SUBSECRETARA DE EGRESOS

Sistema de Contabilidad Gubernamental

Norma de Archivo Contable Gubernamental

NACG 01

Disposiciones Aplicables Al Archivo Contable Gubernamental

2012
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NDICE PRRAFO OBJETIVO 1-3 1 2 3 4 5 6-12 13 14-15 16 17-18 19 20 21-24 25 26 MARCO LEGAL Leyes Reglamentos Acuerdos MBITO DE APLICACIN DEFINICIONES REGLAS GENERALES CONDICIONES MNIMAS DE SEGURIDAD PLAZOS DE GUARDA Y CUSTODIA PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE ARCHIVOS PROCEDIMIENTO PARA INFORMAR SOBRE DOCUMENTACIN SINIESTRADA MICROFILMACIN O GRABACIN EN DISCO PTICO CONSERVACIN DE LIBROS RESPONSABILIDADES VIGENCIA INTERPRETACIN PGINA 5 5 5 6 6 6 7 10 13 13 14 19 20 21 21 22 22

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ANEXOS 1 Acta Circunstanciada 2 Instructivo de Llenado 23 25 27

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OBJETIVO Atender lo dispuesto en el Artculo 2, prrafo segundo del Acuerdo Presidencial por el que se Establecen los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable Gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 25 de agosto de 1998, para dar a conocer a los poderes Legislativo y Judicial, y a las reas centrales de contabilidad de la Administracin Pblica Federal, las disposiciones emitidas por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, lo referente a la guarda, custodia y conservacin de los archivos contables originales, as como para la autorizacin de su baja definitiva. MARCO LEGAL 1 Leyes Ley Federal de Archivos Ley General de Contabilidad Gubernamental Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas Ley General de Sociedades Mercantiles Ley Federal de Responsabilidad Administrativa de los Servidores Pblicos Ley Federal de Gubernamental Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

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2 Reglamentos Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Reglamento Interior de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico 3 Acuerdos Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable Gubernamental (D.O.F. 25-VIII-98) Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los Archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. (D.O.F. 20-II-2004) Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, la Procuradura General de la Repblica, las unidades administrativas de la Presidencia de la Repblica y los rganos desconcentrados donarn a ttulo gratuito a la Comisin Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartn a su servicio cuando ya no les sean tiles. (D.O.F. 21-II-2006) Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administracin Pblica Federal y el Manual Administrativo de Aplicacin General en las materias de Transparencia y Archivos (D.O.F. 12-VII-2010 y D.O.F. 27-VII-2011) MBITO DE APLICACIN 4 La presente Norma es de aplicacin general para los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, este ltimo integrado por los ramos administrativos y generales, y entidades paraestatales, as como para los rganos autnomos.

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DEFINICIONES 5 Para los efectos de la presente Norma, se consideran las siguientes definiciones: reas Centrales de Contabilidad.- Son las unidades responsables con atribuciones para llevar la contabilidad y emitir los informes contables y presupuestarios que reflejan la situacin financiera. Se podrn auxiliar para el ejercicio de sus funciones de oficinas, delegaciones estatales o equivalentes. Archivo de Concentracin.- rea encargada de guardar, custodiar, conservar y relacionar de manera uniforme, la documentacin contable y administrativa remitida por las diferentes unidades generadoras de la informacin y cuya consulta por estas unidades es espordica y permanecen ah los documentos hasta su baja definitiva. Archivo Contable Original.- Conjunto de documentacin original justificativa, comprobatoria y de soporte del ingreso y/o gasto pblicos federales, que afectan la Hacienda Pblica Federal, as como los documentos que sustenten registros patrimoniales de ingreso y gasto, sin efecto presupuestario, y los autorizados en casos excepcionales o extraordinarios por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, conforme al Artculo 261, segundo prrafo del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por los poderes de la unin y los rganos autnomos. Archivo de Trmite.- Unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. rea Generadora de la Documentacin.- Corresponde al rea que por sus funciones (de acuerdo a su Reglamento Interior o documento equivalente),

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lleva a cabo la operacin contable, ya sea de la Dependencia, Ramo, Poder, rgano Autnomo o Entidad Paraestatal. rea Tramitadora de la Baja Documental Contable.- Es la encargada de llevar a cabo las gestiones ante la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico para solicitar la autorizacin de la baja de archivo contable original, de la Dependencia, Ramo, Poder, Entidad Paraestatal u rgano Autnomo; as como de la donacin o destruccin de la documentacin en su caso ante la CONALITEG. Baja Documental.- Accin de eliminar, previa autorizacin de esta Secretara, aquella documentacin contable original que haya prescrito de acuerdo con el plazo de guarda establecido, vigente. Catlogo de Disposicin Documental.- Documento emitido por cada rea central de contabilidad de la Administracin Pblica Federal, incluidos los Poderes Legislativo y Judicial, en el cual se establecen los valores documentales, los plazos de conservacin, la vigencia documental, la clasificacin de reserva o confidencialidad y el destino final. Documentos Comprobatorios.- Documentos originales o copias autorizadas por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico que generan y amparan registros en la contabilidad y demuestran que:

Recibi o proporcion bienes y/o servicios. Obtuvo o entreg dinero en efectivo o ttulos de crdito.

Sufri transformaciones internas o se dieron eventos cuantificables que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes.

Ejemplos de documentos comprobatorios: facturas, notas, nminas, pliza cheque, fichas de depsitos, cuentas por liquidar, formularios autorizados por el pago de contribuciones, avisos de cargo o dbito, etc. Se consideran autorizadas las copias con carcter de original y que son

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emitidas por la recepcin o entrega de recursos, la compra o venta de bienes y/o servicios. Documentos Generales.- Son los distintos a los Comprobatorios, Justificativos y de Soporte y que inciden en el sistema y registro contables, tales como: acuerdos oficiales, actas del Consejo de Administracin u rganos de Gobierno, dictmenes, registros sociales, demandas judiciales que afectan o puedan afectar el patrimonio pblico, etc. Documentos Justificativos.- Disposiciones y documentos legales en los que se establecen las obligaciones y derechos que tienen las reas centrales de contabilidad, que permiten demostrar el cumplimiento de los ordenamientos jurdicos aplicables en cada operacin registrada; por ejemplo: contratos, oficios de comisin, etc. Documentos Soporte.- Son los que sin ser justificativos o comprobatorios respaldan el registro contable, tales como los manuales y normas especficas, establecidos por autoridades en la materia; tambin forma parte de este archivo la informacin generada por el sistema de registro contable, catlogos de cuentas, o cualquier otro instructivo de contabilidad, al igual que los diseos, diagramas, manuales u otra informacin necesaria para la operacin de los sistemas de registro electrnicos. Expediente.- Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trmite. Inventario de Baja.- Relacin en la cual se detalla el contenido y caractersticas de la documentacin contable original que se proponga para su baja, debiendo apegarse a los lineamientos establecidos en las presentes Disposiciones. rgano Administrativo Desconcentrado.- Unidad administrativa responsable, sin personalidad jurdica ni patrimonio propios,

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jerrquicamente subordinada a la Dependencia de la Administracin Pblica a la que pertenece, y sus facultades son especficas para resolver sobre la materia y mbito territorial que se determine en cada caso por las leyes que le apliquen. Seccin de Archivo Contable.- Sitio dentro de las reas centrales de contabilidad (unidades centrales, oficinas, delegaciones estatales o equivalentes), donde se clasifica, controla y conserva durante el ejercicio vigente la documentacin de afectacin contable y de soporte en legajos uniformes, de manera que sean fcilmente manejables e identificables, adems de todos aquellos documentos que amparen la informacin necesaria para integrar la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal y dems informes derivados de la contabilidad gubernamental. Unidad Especializada de Archivo.- Lugar donde se conserva la documentacin contable original en forma separada por un perodo de dos aos, despus del cual se turna al Archivo de Concentracin. REGLAS GENERALES 6 Corresponde a las Oficialas Mayores o su equivalente, emitir los lineamientos administrativos particulares que deben observar para el funcionamiento de su archivo contable. Se debe incluir en el Manual de Procedimientos, un apartado especfico sobre archivo contable donde, entre otros aspectos, se precisen las funciones y responsabilidades del archivista contable y los procedimientos formales para el manejo, control, guarda, custodia, depuracin y baja de los documentos. Los procedimientos de operacin de archivo contable deben actualizarse e integrarse de forma ordenada, en coordinacin con las unidades de Organizacin o equivalentes, a efecto de proporcionar el servicio de

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consulta con la debida oportunidad y eficacia. 9 En el caso de las reas centrales de contabilidad que para el cumplimiento de sus funciones determinen descentralizar la contabilidad y se auxilien de unidades centrales, oficinas, delegaciones estatales o equivalentes, debern especificar en su Manual de Procedimientos, la responsabilidad respecto al manejo, control, guarda, custodia, depuracin y baja de la documentacin contable original, atendiendo lo sealado en las presentes Disposiciones,. Los Poderes Legislativo y Judicial, as como las reas centrales de contabilidad o centros de registro responsables de la Administracin Pblica Federal, entidades paraestatales y rganos autnomos, son los responsables de llevar a cabo las siguientes actividades: a) Integrar un inventario que permita la plena identificacin de la documentacin contable original que se encuentra bajo su resguardo. b) Turnar a la Seccin de Archivo Contable (de la unidad central, oficina, delegacin estatal o equivalente), los documentos originales de afectacin contable del ao en curso y los de soporte debidamente identificados e integrados, los cuales una vez contabilizados se les anotar la referencia de la afectacin contable correspondiente. En el caso de dependencias y entidades que descentralicen la contabilidad, podrn delegar la responsabilidad a las unidades centrales, oficinas, delegaciones estatales o equivalentes, para la guarda y custodia de la documentacin en cada Seccin de Archivo Contable, correspondiente. c) Conservar de manera completa y ordenada la documentacin del archivo contable, tanto del ao en curso como anteriores, as como en su caso la grabacin en disco ptico y/o la microfilmacin de documentos. d) Llevar un control permanente de la documentacin que se haya enviado a la Seccin de Archivo Contable, a la Unidad Especializada de Archivo

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Contable y a la que por razones justificadas se localice fuera de ambas. 11 El archivo contable se controlar a travs de: Seccin de Archivo Contable (de la unidad central, oficina, delegacin estatal o equivalente): a) Se constituir de manera tal que su organizacin asegure la guarda, custodia, conservacin y consulta de la documentacin a travs de vales de prstamo, as como la que turne a la Unidad Especializada de Archivo Contable. b) Mantendr por separado la documentacin original que ampare las inversiones de activos fijos y obras pblicas, as como los originales que sirvieron de base para el fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales, o los necesarios para solventar observaciones y/o recomendaciones de instancias fiscalizadoras. Unidad Especializada de Archivo Contable (de la unidad central, oficina, delegacin estatal o equivalente): a) Recibir los documentos de la Seccin de Archivo Contable para su clasificacin y custodia, por un perodo de dos aos. b) Controlar el prstamo de documentos mediante vales. c) Transferir al Archivo de Concentracin la documentacin contable original para su guarda, custodia, conservacin y de proceder su baja definitiva. Archivo de Concentracin (de la unidad central, oficina, delegacin estatal o equivalente): a) Recibir de la Unidad Especializada de Archivo Contable, la documentacin contable original para su guarda, custodia, conservacin y de proceder su baja. b) Controlar el prstamo de documentos mediante vales.

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c) Tramitar las bajas de archivo contable definitivas, considerando los plazos establecidos. La obligacin de conservar la documentacin contable, se refiere a los documentos originales y copias contables que se reciban con ese carcter, al igual que aquellos autorizados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.

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CONDICIONES MNIMAS DE SEGURIDAD 13 Los locales destinados a la guarda, custodia y conservacin del archivo contable original, deben disponer de espacio suficiente, con la ubicacin, orientacin, iluminacin, grado de humedad y ventilacin apropiadas; adems, se establecern medidas de seguridad contra plagas, incendios, inundaciones y sustracciones de todo tipo.

PLAZOS DE GUARDA Y CUSTODIA 14 El cmputo del tiempo de guarda y custodia de la documentacin inicia a partir del trmino del ejercicio contable en que se genera el registro. Tratndose de documentacin que ampare gasto corriente e ingreso, su perodo mnimo de conservacin es de 5 aos; para la relativa a inversiones en activos fijos, obras pblicas, as como la que sustente recomendaciones u observaciones de reas fiscalizadoras por solventar, y aquella que sirva de base para el fincamiento de responsabilidades, denuncias ante el Ministerio Pblico, litigios pendientes, observaciones o controversias de cualquier ndole, una vez concluidos stos ser de 12 aos. Se deber conservar la documentacin comprobatoria original de los activos fijos que amparen bienes como son muebles, vehculos, maquinaria y valores, entre otros, hasta la baja de stos, no obstante que se haya cumplido el plazo de conservacin.

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PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE ARCHIVOS 16 Para la autorizacin de la baja definitiva de archivo contable original, una vez transcurrido el tiempo de guarda y custodia establecido en el numeral 14, se deben cubrir los siguientes requisitos: 1. Solicitar mediante oficio ante la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, la baja definitiva de la documentacin contable especificando claramente que se trata de original, el nombre del rea generadora y la tramitadora de la documentacin, as como el perodo al que corresponde. 2. Remitir el inventario de baja en original, con base en el catlogo de disposicin documental autorizado, con la descripcin detallada de la documentacin, conteniendo bsicamente lo siguiente: a) Nombre de la Dependencia, Poder, Ramo, Entidad Paraestatal u rgano Autnomo que enva, en el encabezado de cada una de las hojas del inventario. b) Nombre del rea generadora de la informacin. (Unidad responsable interna, oficina, delegacin estatal o equivalente) y del rea tramitadora de la baja en cada una de las hojas del inventario. c) Relacionar exclusivamente documentacin contable original, o copia autorizada por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, indicndolo sin excepcin, en cada concepto u hoja. d) Detallar invariablemente dentro de la relacin del inventario, el tipo de gasto al que corresponde, si es corriente o de inversin, o bien si se trata de documentacin comprobatoria de ingreso u otros conceptos.

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e) Nmero del expediente, datos que deben ser plenamente identificables. f) Relacionar y describir la documentacin contable original para su baja que integra los expedientes, especificando la numeracin que le corresponde en los casos que proceda, ejemplo: pliza de diario o cuenta por liquidar certificada de la No.__________ a la No.__________. g) Enunciar la documentacin contable original anexa que acompaa los expedientes o conceptos solicitados para su baja, tales como facturas, notas, oficios de comisin o autorizacin, recibos, etc. h) Perodo o ao al que corresponde la documentacin contable. Cuando se incluya documentacin correspondiente a fracciones de un ejercicio (meses), deber indicarse en cada concepto. Si se remite documentacin similar por el mismo perodo, no podr ser autorizada nuevamente. i) Incluir un nmero de folio en forma consecutiva en todas las hojas del inventario (relacin). j) El desglose del inventario debe presentarse de manera continua, sin dejar espacios en blanco, o en su caso, cancelarlos. k) Relacionar en cada concepto las cajas, paquetes o legajos con numeracin consecutiva, sin omisin alguna sealando el total, el cual debe coincidir con el total que se indique en la leyenda final del mismo. l) Precisar al final del inventario, sin excepcin, la leyenda que indique el nmero de hojas que contiene el inventario, la sumatoria total (no parcial) de las cajas, paquetes o legajos en donde se encuentra contenida la informacin; nmero de

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expedientes, perodo de la misma, as como el peso aproximado de la documentacin. m) La ltima hoja debe contener nombres, cargos y firmas autgrafas de los responsables, a nivel de Direccin, tanto del rea generadora (de la unidad central, oficina, delegacin estatal o equivalente), como de la tramitadora (encargada de la custodia y de llevar a cabo la baja), rubricando las hojas anteriores por los mismos servidores pblicos involucrados. Los datos y firmas no deben presentarse separados del texto del inventario. n) No debern remitirse para su autorizacin inventarios con un peso menor de 500 kilogramos. El peso indicado en el inventario no deber presentar variacin del 10% con relacin al que se especifique en el Acta Circunstanciada. o) No podr autorizarse la baja si en el inventario se relaciona documentacin de carcter administrativo y/o copias no autorizadas, ya que la instancia para autorizar su baja es el Archivo General de la Nacin, a quien deben turnar directamente la peticin; as como si presenta tachaduras o enmendaduras. 3. Al inventario de baja, se anexar la Declaratoria y la Ficha Tcnica de Prevaloracin, elaboradas con base en los lineamientos establecidos para tal efecto por el Archivo General de la Nacin (AGN), excepto en los antecedentes y datos de los responsables; en cuyo primer punto debern sealar adems del nmero y fecha del dictamen emitido por el AGN, el nmero del oficio y fecha con que les fue autorizado por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, y en cuanto a los datos presentar los nombres, cargos y firmas de los responsables tanto del rea generadora (de la unidad central, oficina, delegacin estatal o equivalente) como de la que tramita su baja; ambos documentos con fecha similar a la peticin e inventario y en original.

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4. En caso de que se solicite la baja de documentacin que ampare inversiones en activos fijos y obras pblicas, sealar en la Declaratoria de Prevaloracin, que en dicha documentacin no se incluyen originales que formen parte de juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico y fincamiento de responsabilidades pendientes de resolucin o sustentan recomendaciones u observaciones de reas fiscalizadoras por solventar; as como que los activos fijos no hayan cumplido con el perodo de guarda de doce aos posteriores a su adquisicin, o finiquito tratndose de obras pblicas. El mismo tratamiento deber darse a aquella documentacin contable original que en su momento fue clasificada como confidencial o reservada, de acuerdo a lo sealado en los artculos 13, 14 y 15 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental. 5. Tratndose de rganos administrativos desconcentrados, oficinas, delegaciones estatales o equivalentes, la solicitud de baja de la documentacin contable original, deber incluir invariablemente copia de la aprobacin por escrito del rea central de contabilidad de la Dependencia o Entidad a la que estn adscritos. 6. La Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, contar con 45 das hbiles a partir de su recepcin, para autorizar o rechazar la peticin de baja de la documentacin contable. 7. Con base en la autorizacin emitida por parte de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes Sobre la Gestin Pblica para la baja de la documentacin contable original, se deber remitir comunicado al Archivo General de la Nacin, para que dictamine su valor histrico, y una vez aprobado por esa instancia, se har entrega fsica de dicha documentacin a la Comisin Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG), conforme al Decreto publicado en el D.O.F. del 21-II-2006, misma que deber formalizarse a travs del Acta Circunstanciada correspondiente conforme al formato anexo, donde se

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especifique el evento de baja y donacin, la cual debe incluir, sin excepcin, el nombre, cargo y firma del representante del rgano Interno de Control y de todos los dems participantes. En caso de que la CONALITEG no est en condiciones de aceptar la donacin de los archivos contables autorizados para su baja, se deber anexar copia del comunicado donde lo indique y podrn destruirla de cualquier otra forma, situacin que se sealar en el Acta Circunstanciada. 8. La formalizacin de la baja a travs del Acta Circunstanciada no deber rebasar ms de un ao a partir del oficio emitido por esta Unidad (este punto se verificar con la fecha de la misma Acta remitida). En caso de rebasar dicho tiempo, es necesario enviar justificacin al respecto avalada por su rgano Interno de Control. Asimismo, cuando no se reciban las actas circunstanciadas correspondientes de las bajas autorizadas por parte de la Unidad de Contabilidad e Informes sobre la Gestin Pblica en un plazo de un ao a partir de su aprobacin, se podrn rechazar las nuevas peticiones. 9. Para las entidades que se encuentren en proceso de liquidacin, nicamente el Liquidador designado formalmente, podr solicitar la baja de la documentacin contable original que haya cumplido el plazo de guarda sealado en el numeral 14, siempre y cuando haya sido generada antes del inicio de dicho proceso, indicando en el oficio de solicitud, la fecha de resolucin de la liquidacin publicada en el Diario Oficial de la Federacin, anexando copia de sta, el inventario, Ficha Tcnica y Declaratoria de Prevaloracin, elaborados con base en las presentes Disposiciones. 10. La documentacin contable original generada en el perodo comprendido entre el inicio del proceso de liquidacin hasta su conclusin, se deber conservar mnimo 10 aos despus de la fecha de su conclusin, tal y como lo establece el Artculo 245 de la Ley General

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de Sociedades Mercantiles. Una vez transcurrido dicho perodo, se podr tramitar su baja, anexando al oficio de solicitud, el inventario de baja que cumpla con los requisitos de las presentes Disposiciones (ambos debidamente firmados por el Liquidador), identificando en los encabezados del oficio, el inventario, la Declaratoria de Prevaloracin y la Ficha Tcnica que se trata de una entidad extinta o liquidada. Adems, es necesario remitir copia de las publicaciones en el Diario Oficial de la Federacin del inicio y conclusin de la liquidacin, as como del Balance Final de la Entidad. 11. Como medida de control, las reas responsables integrarn un expediente con los originales de las autorizaciones otorgadas por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica y el Archivo General de la Nacin, incluyendo inventarios sellados, declaratorias, actas circunstanciadas y dems constancias formuladas para este fin, conservando estos documentos por un perodo mnimo de cinco aos. La presentacin de solicitudes para la autorizacin de baja ante la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, ser a ms tardar el ltimo da hbil del mes de octubre de cada ao. PROCEDIMIENTO PARA INFORMAR SOBRE DOCUMENTACIN SINIESTRADA 17 No ser posible emitir autorizacin para la baja de documentacin contable original siniestrada por causas ajenas o imprevisibles, como son los desastres naturales; sin embargo, es necesario informar sobre los hechos a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, dentro de los 45 das posteriores al evento, anexando copia del Acta de Levantamiento de Hechos emitida por el Ministerio Pblico y Acta Administrativa que debe contar con el nombre, cargo y la firma del representante del rgano Interno de Control.

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18 De igual forma cuando se trate de documentacin en malas condiciones con riesgo de contaminacin, la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica no emitir autorizacin, nicamente ser necesario informar de esta situacin, anexando copia del Acta de Levantamiento de Hechos emitida por el Ministerio Pblico y Acta Administrativa que debe contar con el nombre, cargo y firma del representante del rgano Interno de Control; dichos comunicados no eximen de la responsabilidad de los servidores pblicos que custodian, conservan y resguardan dicha documentacin y/o de los efectos que pudieran derivarse de esa accin conforme al marco jurdico aplicable. Asimismo, se recomienda la intervencin del rea de Proteccin Civil para que emita las acciones procedentes. Independientemente de dar aviso sobre estos hechos a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, ser necesario informar al Archivo General de la Nacin en los trminos que determine en estos casos y remitir la documentacin que requiera. MICROFILMACIN O GRABACIN EN DISCO PTICO 19 Se podr solicitar autorizacin para la microfilmacin o grabacin en disco ptico de la documentacin contable que respalda gasto de inversin y que haya cumplido el perodo de cinco aos, cubriendo los siguientes requisitos: a) Enviar a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica junto con la solicitud y el inventario, copia del Acta que certifique por parte del rgano Interno de Control y del responsable del rea central de contabilidad, que la documentacin que se propone microfilmar o grabar ya fue auditada, cumple con el plazo establecido, corresponde a originales existentes en el archivo a la fecha de la solicitud, y no est sujeta a juicio o fincamiento de responsabilidades. b) Agrupar la documentacin de manera que los totales puedan ser

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confrontados con los contenidos en los sistemas y registros contables. c) Una vez microfilmada la documentacin contable original, se consignar en el acta correspondiente la fecha y hora de inicio y termino en que se realiz, as como los duplicados expedidos debiendo ser firmada por el representante asignado formalmente por el rgano Interno de Control, as como por el responsable de la documentacin. d) Conservar en el rea responsable del archivo de la documentacin, un ejemplar de la microfilmacin o grabacin, en caja de seguridad que resguarde su indestructibilidad; asimismo, se deber garantizar la actualizacin de las microfilmaciones o grabaciones conforme a los avances informticos para su lectura cuando se requiera. CONSERVACIN DE LIBROS 20 Los criterios para la baja sern aplicables para el libro Diario. En lo referente al Mayor y al de Inventarios y Balances, por considerarse de carcter histrico se conservarn por tiempo indefinido y, en su caso para la baja se deber contar previamente con la autorizacin oficial del rgano Interno de Control, misma que deber anexar con la solicitud que remitan ante la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico elaborando el inventario, la Declaratoria y Ficha Tcnica, de acuerdo a lo establecido en estas Disposiciones.

RESPONSABILIDADES 21 La baja de la documentacin contable original, una vez autorizada por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, no exime de los efectos que pudieran derivarse de esta accin conforme al marco jurdico aplicable para este fin. Es responsabilidad de las Oficialas Mayores o reas equivalentes, contar con las instalaciones adecuadas que consideren las medidas de seguridad y
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permitan la conservacin, custodia y salvaguarda del archivo contable original. 23 En caso de no formalizar el Acta Circunstanciada en los trminos sealados en stas Disposiciones, se entender como proceso inconcluso y se asumirn por parte de la Dependencia, Ramo, Poder, Entidad Paraestatal u rgano Autnomo, las acciones y responsabilidades que se deriven. El incumplimiento de las disposiciones anteriores, dar lugar a la aplicacin de las sanciones establecidas en el marco jurdico aplicable y a la Ley Federal de Responsabilidad Administrativa de los Servidores Pblicos.

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VIGENCIA 25 La presente Norma General de Informacin Financiera Gubernamental tendr vigencia para el ejercicio 2012.

INTERPRETACIN 26 La Secretara de Hacienda y Crdito Pblico a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, ser la instancia facultada para la interpretacin de esta Norma.

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ANEXOS

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ACTA CIRCUNSTANCIADA En _______________(2)____________ el da ________(3)______ del mes de ______(4)______ del ao _______(5)____, a las ________(6)________ horas y en las instalaciones de la CONALITEG _______________sita en___________________(7)__________________los C.C.__________________________________(8)_________________________________ _________________________________________________________________________ ______________ manifiestan que se levanta la presente Acta Circunstanciada con motivo de la baja y donacin de la documentacin contable a la CONALITEG de _________________(9)_________________ cuyas relaciones completas en ____________(10)___________ hojas tiles se adjuntan como parte integrante de la misma, que corresponde a la detallada en oficio de autorizacin No. _________(11)______ del ______(12)_______, emitido por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico; as como al Dictamen No. ________(13)________ del ________(14)________ del Archivo General de la Nacin. Los firmantes hacen constar expresamente que han presenciado la baja y donacin a la CONALITEG de la documentacin a que se refieren la autorizacin, y el dictamen antes mencionado, con un peso de _________(15)_________ misma que fue llevada a cabo de la manera siguiente: __________________________________(16)____________________________________ _________________________________________________________________________ ___________________________________ tambin que el original de esa Acta y las relaciones que forman parte de la misma, quedan en poder de _______________________________(17)__________________________________con cargo de________________(18)____________________en______________________________ _____________________________(19)_________________________________________ ____.

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En el Acto se plantearon las observaciones siguientes: _____________________________________(20)_________________________________ _________________________________________________________________________ __________ A las _____(21)_____hrs. del da ______(22)______ de ______(23)______ del ao ____(24)__, se dio por concluido el Acto, firmando de conformidad, tanto el Acta Circunstanciada y las relaciones que la conforman, las personas que en el mismo intervinieron.

(25) Nombre, cargo y firma del Representante del rea Generadora de la Documentacin

(26) Nombre, cargo y firma del Representante del rea Tramitadora de la Documentacin

(27) Nombre, cargo y firma del representante del rgano Interno de Control

(28) Nombre, cargo y firma del Representante de la CONALITEG que certifica la recepcin de la documentacin

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ACTA CIRCUNSTANCIADA (Instructivo de llenado) I. El Acta debe presentarse sin abreviaturas, raspaduras ni enmendaduras, conteniendo los datos como a continuacin se detallan: 1). 2). 3). 4). 5). 6). 7). 8). Logotipo y nombre de la Dependencia, Ramo, Poder, rgano Autnomo o Entidad Paraestatal que lleva a cabo la baja. Localidad en que se celebra el evento de baja y donacin. Da del mes. Nombre del mes. Ao correspondiente. Hora de inicio del acto. Domicilio completo de las instalaciones. Nombre de los representantes del rea a cargo de la documentacin, del representante del rgano Interno de Control y dems participantes, anotando los siguientes datos: nombre, registro Federal de Causantes o CURP, edad, domicilio particular, nacionalidad, estado civil, cargo que desempea y unidad de adscripcin. Nombre de la Dependencia, Ramo, Poder, rgano Autnomo o Entidad Paraestatal que genera la documentacin.

9).

10). Nmero total de hojas que integran el inventario de la documentacin que se destruye.

11). Nmero de oficio de autorizacin de baja de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.

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12). Fecha del oficio de autorizacin. 13). Nmero de dictamen del Archivo General de la Nacin. 14). Fecha del dictamen. 15). Consignar el peso en kilogramos de la documentacin que se da de baja y se dona. El cual deber coincidir con el sealado en el inventario autorizado para su baja, o en su caso no podr tener una variacin del 10% a lo sealado en el oficio de autorizacin e inventario. 16). Describir la forma en que se procedi. 17). Nombre de los servidores pblicos responsables del resguardo del acta original tanto de la Dependencia o Entidad generadora de la documentacin, como de la CONALITEG. 18). Cargo que ocupa. 19). Lugar de Adscripcin. 20). Describir los acontecimientos extraordinarios que se hubiesen presentado durante la baja y donacin de la documentacin. 21). 22), 23) y 24). Hora, da, mes y ao en que concluye el evento. 25). Nombre, cargo y firma del representante del rea responsable de la documentacin (rea Generadora). 26). Nombre, cargo y firma del representante del rea de Recursos Materiales. 27). Nombre, cargo y firma del representante del rgano Interno de Control. 28). Nombre, cargo, firma del representante de la CONALITEG. NOTAS:

Todas las hojas del Acta deben contener el nombre y logotipo de la Dependencia o

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Entidad, as como nmero de folio u hoja que le corresponde.

El Acta debe rubricarse en todos sus folios, as como los anexos que la integren. El presente modelo de Acta Circunstanciada no es limitativo, por lo que la Dependencia, Ramo, Poder, Entidad Paraestatal u rgano Autnomo, podrn agregar, conforme a las necesidades, la informacin que considere aclaratoria, complementaria o de particular inters, sin omitir los datos aqu sealados.

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