INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION

ALEXANDRA OCAMPO ESPINOSA 1088015504 JENNY ANGELICA VILLALOBOS 1.093.222.422

FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA INTRODUCCION A LA ADMINISTRACIN CONTADURIA PBLICA 2013

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION

PRESENTADO A: OMAR RAMIREZ

ALEXANDRA OCAMPO ESPINOSA 1088015504 JENNY ANGELICA VILLALOBOS 1.093.222.422

FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION CONTADURIA PBLICA 2013

ALEXANDRA OCAMPO ESPINOSA

MAPA CONCEPTUAL ADMINISTRACION influencias filosficas igles. Catlica org.Militar rev. Industrial econ. Liberales globalizacion mundializacion org. Politica com. Global control social modifican empresa como pensamiento administrativo creando asi

tipo de empresa hecho derecho areas funcionales

tipos organizacin mutuo social superior

financiera mercadeo

administrativa produccion

conceptos basicos eficiencia eficacia productividad

filosofia cambio del entorno cambio en la moda fenomeno del cambio

CUADROS COMPARATIVOS (AUTORES) AUTOR FREDERICK WILSON TAYLOR (1856-1915) HISTORIA OBRA PRINCIPIOS Racionalizo el trabajo. Ciencia y no empirismo. Identificacin de intereses. La produccin de la prosperidad

Ingeniero mecnico y economist - Trabajo a estadounidense, estndar promotor de la organizacin 1903 llamado Sho cientfica del trabajo y p Management. es considerado el padre de la Administracin Cientfica Naci en Constantinopla, vivi las consecuencias de la revolucin industrial, ingeniero de minas. Naci en el seno de una familia burguesa. Admn. Industrial. (1916). La incapacidad industrial del estado (1921). Gerencia cientfica (1911). estudio de la fatiga (1916).

HENRY FAYOL (1941-1925)

FRANK B. GILBRETH (1868-1924) Naci en Fairfield, Ingeniero estadunidense y consultor de admn. De empresas, casado con Lilian Evelyn Moller. Ingeniero industrial mecnico estadounide nse. Nacido(Condado de Calvert, Maryland, Est ados Unidos. Terico social profesor de la universidad de Harvard, y especializado en las teoras de las organizaciones, y los movimientos por las relaciones humanas.

HENRY L. GANTT (1861-1919)

"Work, Wages and Profits" (1913) Grafica de Gantt.

Divisin del trabajo. - Autoridad - Disciplina - Remuneracin. - Jerarqua - Orden - Equidad - Estabilidad - Iniciativa - Micromovimient os y movimientos. - Calificar el mrito. - Papel fundamental del psiclogo. - Preocupacin cronolgica. - Valoracin del tiempo. - Psicologa aplicada.

ELTON MAYO (1880-1949)

Teora neoclsica. teora de las relaciones humanas.

Desarrollo de las ciencias humanas. Factor humano como recuso.

Economista estadunidense, DOUGLAS Profesor del MCGREGOR prestigioso instituto (1906 - 1964) Massachussets Institute of Technology durante sus ltimos 10 aos de vida.

Teora x: mando, control, supervisore s. Teora Y: divisin laboral.

El aspecto humano es la empresa. Necesidades sociales. Necesidades de autorrealizacin

(ESCUELAS) ESCUELAS ESCUELAS POSTERIORES ESCUELA DE LAS CONTINGECIAS JERARQUIZACION DE LAS NECESIDADES FREDERICK HERZBERG INVESTIGACION Niveles sociales y ambientale( Renate Mayntz, Ralf Dahrendorf). Investigacin emprica. Normas de grupo. La atmosfera. (kurt Lewin). Situaciones especficas y maneras de responder. Respuesta de la cadena de tensin alimentaria. (Abraham Lewin). Variable para proporcionar situaciones que generen comparacin.

ESCUELAS DE DINAMICA DE GRUPO

JENNY ANGELICA VILLALOBOS AGUIRRE

ALMACENES OLIMPICA

PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN Nombre de la organizacin: Nit: 890107487-3 Avenida 30 de Agosto No. 36 -10 rea Administrativa Sper tiendas y Drogueras Olmpica S.A.

Direccin comercial: Domicilio: Telfono: FAX: 3369881 Home-Site:

Pereira - Risaralda 3361911 Ext. 550

www.olimpica.com

Servicio que presta:

Comercializacin de productos de la canasta familiar a nivel nacional. Nmero de empleados:

Aproximadamente la regional eje cafetero cuenta con 250 empleados.

HISTORIA

Olmpica naci en Barranquilla en el ao de 1953, cuando don Ricardo Char, distinguido comerciante de Lorica, Crdoba, adquiri el almacn Olmpico.Una pequea botica ubicada en la Calle de Las Vacas en la capital del Atlntico Vendiendo abarrotes adems de los artculos de farmacia, don Ricardo gan la confianza de sus clientes y con ello la satisfaccin de sentirse bien servidos. Un ao ms tarde, se abrieron dos drogueras ms, una en el paseo Bolvar y otra en la calle San Blas con 20 de Julio. Pero es Fuad Char, hijo mayor de don Ricardo, quien le dio un vuelco a los negocios tras ponerse al frente de las farmacias, debido al accidente sufrido por su padre. Por intuicin y buen olfato, ms que por experiencia comercial, Fuad se lanz a la conquista del mercado barranquillero en compaa de sus hermanos Jabib, Farid y Simn con quienes constituy CHAR HERMANOS LTDA. 968 es un ao histrico para la organizacin. Se inaugur en Barranquilla la primera Supertienda OLMPICA, ubicada en la calle 30 con carrera 43 esquina, con el slogan: Suba un piso y gane pesos. Con esto se incursion totalmente en ell mercado de los vveres y artculos para el hogar. Su estrategia de comercializacin era Vender ms a menor precio. A comienzos de los 70, se inaugur la Supertienda OLMPICA de la calle 72, pionera del sistema de autoservicio, que represent un completo logro entre los barranquilleros. Consecutivamente, se inici la conquista del mercado nacional con la apertura en Cartagena de la primera droguera y en Santa Fe de Bogot, la Supertienda Olmpica de la calle 100. Aos ms tarde, en la dcada de los 80, la empresa continu su expansin con la inauguracin de nuevos puntos de venta en todo el mbito nacional.

POLTICA DE SERVICIO

En OLMPICA S.A., los trabajadores no slo tienen que ser expertos en su oficio, tambin deben ejecutarlo con la mayor cortesa y amabilidad que siempre nos ha caracterizado como parte de nuestra misin. Los clientes satisfechos son un patrimonio cuyo valor y lealtad son incalculables. Son los inspiradores de nuestra organizacin y nuestro trabajo. Por lo tanto, deben recibir un trato excelente, para que consideren a OLMPICA una organizacin amable, servidora, gil y eficiente, que cumple con sus expectativas de servicio.

MISIN

Somos una de las compaas lderes en la comercializacin de productos de consumo masivo de ptima calidad, a travs de una cadena privada de Drogueras, Super tiendas y Super almacenes, orientadas a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad, ofreciendo un buen servicio y los mejores precios, con el respaldo de un talento humano comprometido e integralmente capacitado, con la confianza de sus proveedores y un avanzado desarrollo tecnolgico, procurando el bienestar de la sociedad y una adecuada rentabilidad.

VISIN

Ser una de las compaas lderes con el ms alto nivel de competitividad y eficiencia en la comercializacin de productos de consumo masivo de ptima calidad. Todo, a travs de una cadena privada claramente diferenciada de drogueras, combinacin de supermercados y drogueras, tiendas de conveniencia y almacenes, siempre orientados a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad colombiana, ofreciendo el mejor servicio amigable del mercado, los mejores precios y la mejor disponibilidad de productos.

VALORES

Trabajo en Equipo: Crear un compromiso compartido con ideas, valores y metas comunes que nos permita reflejar unidad y equilibrio corporativo. Creatividad e Innovacin: Capacidad de generar ideas completamente nuevas e innovadoras que sirvan para obtener resultados beneficios. Aprendizaje: Disposicin para asimilar y poner en prctica conceptos nuevos. Actitud de Servicio: Disposicin para satisfacer las necesidades del cliente, respondiendo en forma afectuosa y oportuna.

RESPONSABILIDAD SOCIAL

OLMPICA S.A. ha trabajado bajo una accin social como la manera de canalizar la solidaridad de nuestros colaboradores, empresa y directivos hacia los ms desprotegidos. En busca de contribuir con el desarrollo sostenible de la sociedad, contribuyendo de manera voluntaria a un mejor pas. Dentro de las fundaciones que apoya la organizacin se encuentran las de tipo: Social: Dentro de esta fundacin OLMPICA S.A. apoya la campaa de Sello social, liderada por Tejido Humano, entidad privada sin nimo de lucro que apoya a travs de fundaciones y otros aliados estratgicos a la poblacin vctima de la violencia en Colombia, con proyectos de generacin de ingreso, salud y educacin para el empleo a discapacitados, viudas y hurfanos de la fuerza pblica, menores y jvenes desvinculados de la violencia y civiles vctimas de minas antipersonal. Cultura y Deportes: OLMPICA S.A. comprometida con el deporte, apoya los diferentes torneos regionales de tenis y bisbol realizados durante el ao. De igual forma, patrocina todos los aos la carrera atltica liderada por Fenalco, la cual rene a ms de 5.000 atletas. Ecolgico y Ambiental El Elefante: Por si algunos no saban, OLMPICA S.A. tiene su propia mascota, un hermoso elefante que habita en el zoolgico de Barranquilla. OLMPICA S.A. adopt a ste ELEFANTE hace ms de dos aos, por medio de un programa que consiste de un convenio publicitario que permite apoyar la misin de la Fundacin Zoolgico de Barranquilla con recursos que se invierten en el mantenimiento anual del animal, entre los que esta alimentacin diaria, cuidados, servicio de veterinaria y biologa, mantenimiento e instalacin de su habitad, servicios generales de agua y energa elctrica, posibilidad de nuevas especies, programas de conservacin y educacin e investigaciones.

SECCIONES

Frutas y Verduras: Te ofrecemos la mejor y ms amplia gama de frutas y verduras, seleccionadas por manos expertas en los campos de Colombia y a los mejores precios. Carnes: Nuestro liderazgo en carnes comienza en los mejores campos de la Costa Atlntica y en los Llanos Orientales de Colombia. Las ganaderas, la seleccin, el empaque y la distribucin son procesos en los que somos lderes por experiencia e innovacin. Panadera: Contamos con las mejores plantas de panadera industrial, materia prima y panaderos expertos, que nos permiten llevar el mejor producto a su mesa. Delicatessen: Todo nuestro proceso en el Delicatessen tiene estndares de calidad. La seleccin detallada de ingredientes, el personal especializado y el departamento de aseguramiento de nuestros alimentos, nos permite entregar un producto de excelencia. Electrodomsticos: Para el hogar, ofrecemos diferentes alternativas en productos de vanguardia y de las mejores marcas en audio y video digital, lnea blanca y tecnologa. Miscelneos: Hemos modernizado nuestra infraestructura de compras en muebles, adornos, artculos de cocina y Navidad, juguetera, ferretera, lencera y motos, importando los productos de mejor calidad y acordes con las tendencias mundiales. Textiles: Tenemos un diverso surtido con las tendencias actuales de la moda, con diseos nacionales, importados y exclusivos. Hoy da contamos con nuestra marca propia Dakota, que ofrece excelentes prendas de gran diseo y calidad. Droguera: Somos lderes a nivel nacional en venta y comercializacin de medicamentos. Manejamos convenios con las entidades ms reconocidas de Colombia. Cosmticos: Ofrecemos una amplia gama de productos cosmticos, con los mejores precios y en marcas mundialmente reconocidas.

SERVICIOS COORPORATIVOS CREDITO INSTITUCIONAL

Crdito otorgado a Empresas, Fondos y Cooperativas, que puede ser utilizado para el consumo de stas o de sus empleados, socios o afiliados, siendo la empresa solidaria o responsable del cupo. Crdito Institucional
o o o o o o o

Crdito rotativo (estudio sin ningn costo). Sin cuota de manejo. Sin tasa de inters. Pago a 30 das. Cobertura nacional en nuestros 4 formatos (Superalmacenes Supertiendas,Superdrogueras y Drogueras). Alternativa para el pago de incentivos y bonificaciones a la fuerza laboral. Vlido para compras de productos en promocin. BENEFICIOS

SAO,

o o o o o o o

Servicio personalizado todos los das del ao. Diferentes tipos de eventos en cada temporada del ao (Escolar, Madres, Padres, Amor y Amistad y Navidad). Alianzas con proveedores en eventos especiales. Ferias empresariales con apoyo publicitario y logstico. Informacin constante de promociones. Mercado a distancia. Ofrecemos a las empresas la mayor cantidad de productos como nico operador y proveedor de sus necesidades Bonos Olmpica Es la mejor alternativa para el pago de incentivos o bonificaciones a sus empleados y una buena opcin para obsequiar en fechas especiales; no generan IVA, redimibles en cualquiera de nuestros 4 formatos, se pueden direccionar a cualquiera de nuestras categoras (vveres, cafetera, escolar, vestuario,electrodomsticos y hogar). Sus denominaciones son: $5.000, $10.000, $15.000, $20.000, $25.000 y $50.000. Tarjeta Monedera Plstico con banda magntica que permite al beneficiario acceder a todos nuestros productos en las Sper tiendas Olmpica y Sper almacenes SAO. El cupo asignado ser definido por la empresa, fondo o cooperativa responsable del crdito.

NUESTRAS TARJETAS

Tu Tarjeta Plata Olmpica te da grandes beneficios:

Acumula un punto por cada $100 en compras. Espectaculares eventos mensuales. Es totalmente gratis. Descuentos en alianzas comerciales, segn convenio vigente. Puedes canjear tus puntos hasta por el 50% del valor de productos de determinadas secciones (Consulta condiciones en el punto de venta). El puntaje tiene vigencia de un ao.

Tu Tarjeta Olmpica te da grandes beneficios:

Descuentos especiales los Mircoles de Plaza en frutas y verduras y peridicamente en muchas otras categoras que se le informaran oportunamente. Avances en efectivo del 30% del cupo diferibles hasta 12 meses. Monto mximo de retiro por da $500.000. Devolucin de 2 puntos del IVA. Acumula puntos igual que la tarjeta plata. Compras diferidas a una cuota sin intereses. Promociones exclusivas para Tarjetahabientes. Expedicin de tarjeta adicional sin costo. Cubrimiento nacional en ms de 180 establecimientos Olmpica del pas. Tambin puede utilizarla en la agencia de viajes Viajar en Bogot y Barranquilla, Joyera Moderna y GoGo Shop en Barranquilla. Seguro de vida gratis que garantiza el pago del saldo adeudado en caso de fallecimiento del Titular de la obligacin. Lnea de atencin gratuita en Barranquilla 3361990 y resto del pais 018000510513. Consulta el estado de tu Tarjeta y realiza pagos enwww.serfinansa.com.co, icono Transacciones.

NUESTRAS MARCAS

Hemos desarrollado para ti una gran familia de marcas propias en las secciones de Vveres, Moda, Hogar, Tecnologa y Electrodomsticos, para disfrutar al ms bajo precio. Encuntralas en nuestros almacenes Olmpica y SAO del pas.

MANUAL DE PROVEEDORES

INTRODUCCIN Una parte fundamental del proceso de prestacin de los distintos servicios propios de la actividad de supermercado que desarrolla OLMPICA S.A., (en adelante OLMPICA), son las relaciones con sus proveedores. La calidad de los productos y servicios que estos suministran a la cadena, recuperen directa o indirectamente en nuestros resultados. Debido a la gran cantidad de proveedores con los cuales OLMPICA debe negociar en forma permanente, se consider necesario disear unas condiciones generales para la contratacin de proveedores en atencin a las caractersticas particulares de estos y de sus productos , con el objeto de garantizarles un trato uniforme y justo, de conformidad con las normas vigentes. El Manual de Proveedores de OLMPICA, ha sido preparado considerando que nuestros proveedores colaboran en la calidad del producto/servicio suministrado y con la finalidad de establecer unas reglas de juego claras y uniformes para el desarrollo armnico y transparente de las relaciones comerciales de la cadena con sus proveedores. En efecto, este manual contiene los compromisos que las partes adquieren en forma recproca y se debe considerar como un documento vinculante, en el manejo de las relaciones comerciales. Por medio del presente Manual OLMPICA establece prcticas y procedimientos administrativos cuyo objetivo es asegurar la competitividad y desarrollo del negocio, para cumplir con las metas de la organizacin y las expectativas de los clientes y proveedores. El presente Manual se aplicar en concordancia con el Acuerdo de buenas Prcticas Industriales y Comerciales firmado el da 18 de diciembre d e 2003 entre ANDI, ACOPI Y FENALCO. Con base en estas pautas, OLMPICA negociar y 1. Seleccin de proveedores OLMPICA se compromete a utilizar parmetros razonables y objetivos para la escogencia de los proveedores y los productos, para lo cual tendr en cuenta las caractersticas de cada uno, as como los criterios contenidos en el presente Manual. Adicionalmente, se abstendr de exigir requisitos adicionales a los previstos en el presente captulo. OLMPICA se compromete a dar a conocer a los proveedores la totalidad de la informacin relevante respecto a las polticas internas de seleccin de proveedores y productos. De igual forma, cualquier modificacin a dichas polticas ser informada, previamente a su implementacin.

La compra y contratacin de bienes se realiza guardando sujecin a las normas aplicables al comercio. Igualmente se desarrolla en forma tal que asegure: Contratar a los proveedores que mejor satisfagan las necesidades de la compaa, a un precio racional y con compromisos reales de servicio y atencin de fallas. La optimizacin de los costos indirectos (diferentes al precio de compra) en la administracin del proceso de abastecimiento. Prevenir posibles fallas del proveedor o de la interaccin OLMPICA-Proveedor que propicien la ocurrencia de prdidas. Establecer una relacin con visin de futuro y enmarcada en una posicin de gana gana. Asegurar el seguimiento total de las actividades del proveedor, para prevenir y evitar problemas, generados por entregas atrasadas, facturacin errnea, etc. OLMPICA se abstendr de aplicar a los proveedores mecanismos coercitivos que no sean objetivos y que no hayan sido previamente establecidos en el Manual de Proveedores, con el fin de que accedan a las condiciones de comercializacin definidas. OLMPICA se compromete a no imponerle a los proveedores en forma unilateral, condiciones desfavorables para la comercializacin y distribucin de productos, a no coaccionarlos para la aceptacin de las mismas, y a no descodificar sus productos, o a los proveedores en caso de que no acepten las mencionadas condiciones. OLMPICA se compromete a negociar, dentro del marco del presente Manual de Proveedores, los aspectos relacionados con las condiciones para el manejo y Manual de comercializacin de productos. As mismo, OLMPICA se abstendr de aplicar condiciones comerciales, financieras y de pago discriminatorias, entre proveedores de condiciones anlogas. OLMPICA se compromete a aplicar dentro del marco de presente Manual de Proveedores, las medidas y decisiones de tipo comercial previamente establecidas en este Manual o en los acuerdos comerciales celebrados con cada proveedor. 1.1. Ingreso a nuestro catlogo de proveedores OLMPICA se compromete a poner disposicin de los proveedores, la totalidad de la informacin relevante respecto de sus polticas de seleccin de proveedores y productos, y a no adoptar medidas o decisiones que no correspondan a las polticas previamente informadas.

Para el registro interno de proveedores es indispensable que se proporcione por escrito la siguiente informacin, sta deber presentarse ante el rea comercial en cualquiera de las ciudades en donde existan puntos de venta de OLMPICA: Condiciones comerciales ofrecidas, la cual debe incluir: Descripcin de los artculos, precios, tipo de descuento que se otorgar (comerciales o financieros), condiciones de pago y sistema de devoluciones. Licencias y registros de los productos (Licencia de importacin, registro sanitario, etc.)segn las normas aplicables y exigidas por las autoridades competentes. Adicionalmente, los proveedores entregarn una muestra del producto para efectos de que el Comit Comercial realice los estudios sobre la aceptacin. 1.2. Comit Comercial Las decisiones relacionadas con la aceptacin de proveedores nacionales y extranjeros, las tomar el Comit Comercial, el cual estar conformado por los siguientes funcionarios: Vicepresidente Comercial Gerente de Perecederos Director Nacional de Vveres Director Nacional de Drogueras Gerente Nacional de Compras Sao Director Nacional Miscelneos El Vicepresidente Comercial presidir el comit y asistir por derecho propio a todas las reuniones convocadas. Manual de Los dems miembros del Comit Comercial asistirn a aquellas reuniones donde se tratarn temas relacionados con los proveedores de sus respectivas reas. A las reuniones podrn ser invitados aquellos funcionarios del rea comercial que no hacen parte del comit de seleccin de proveedores, pero que por su especialidad pueden aportar criterios para la toma de decisiones. El comit Comercial se reunir en forma ordinaria una vez al mes y en forma extraordinaria por circunstancias especiales. Las decisiones del Comit Comercial se tomarn por mayora. Sern funciones del Comit Comercial: 1.2.1. Funciones del Comit Comercial Decidir sobre la aprobacin de solicitudes de inscripcin de proveedores nacionales y extranjeros. Decidir sobre la aprobacin de solicitudes de codificacin de nuevos artculos.

 Recomendar los cambios o modificaciones en las normas, polticas y procedimientos que regulan las relaciones comerciales entre OLMPICA y los proveedores, de acuerdo con circunstancias o factores internos y/o externos. Decidir sobre la continuidad o retiro de proveedores y/o productos. Hacer el seguimiento y estudio de la rotacin de los productos, con fundamento en las estadsticas que miden el nivel de participacin de cada proveedor1, con el fin de adoptar las decisiones del caso. Para tomar sus decisiones el Comit Comercial estudiar la documentacin presentada por el proveedor, las condiciones comerciales ofrecidas y tomar en consideracin, adems del total cumplimiento de los requisitos legales vigentes, lo siguiente: La calidad del producto (segn la muestra) y nivel de rotacin, el cual deber estar definido previamente segn la clase de producto. Que el producto corresponda con una categora de OLM PICA. El nmero de referencias existentes en la categora que se pretende codificar. La disponibilidad de espacio entre los lineales. El producto se codifica siempre y cuando por calida d o condiciones comerciales de Compra sea superior a cualquier otro producto ya codificado 1.3 Codificacin: Se considera que un proveedor ha sido codificado cuando se le ha asignado un nmero que lo identifica en el registro de proveedores internos de OLMPICA. 1.3.1. Codificacin de artculos Se entiende por codificacin de artculos, el proceso mediante el cual, previa aprobacin del Comit Comercial, se da ingreso en el sistema a la mercanca cuya comercializacin se realiza en los puntos de venta de OLMPICA., Una vez aceptado el ingreso de un proveedor, OLMPICA asignar un cdigo o nmero de identificacin interna a cada uno de sus artculos. Dicho cdigo es diferente a la referencia utilizada por el proveedor para identificar sus productos. 1.3.2. Principios y reglas generales de codificacin de artculos La unidad de consumo constituye el nivel bsico de identificacin. Se entiende como tal, la unidad que se presenta al consumidor en el punto de venta y constituye una unidad de compra para el mismo. Cualquier variacin que se efectu en un producto (formato, color, envase, presentacin, etc.) que modifique alguna o varias de las caractersticas esenciales del mismo, implica necesariamente un cambio de identificacin. Como principio general, las variantes promocionales, la agrupacin de varias unidades deben llevar cdigos diferentes.

 El proveedor que cambie alguna de las caractersticas esenciales de su producto y que por lo tanto cambie el cdigo que lo identifica, deber comunicar dicho cambio, al rea Comercial de OLMPICA situada en Barranquilla con una antelacin mnima de 3 semanas, con el fin de que se lleve a cabo la actualizacin de la informacin y se haga la modificacin en el Sistema Comercial de la compaa. De acuerdo a los reglamentos del Instituto Colombiano de Codificacin y Automatizacin Comercial (I.A.C.), el plazo minino para utilizar de nuevo el cdigo que identifica a un producto desaparecido es de tres (3) aos, contados a partir del Para productos en promocin, cuya permanencia en el mercado es de ocho (8) semanas como mximo, este plazo es de un (1) ao, por lo tanto, aquellos proveedores que deseen modificar sus cdigos de barras, debern acogerse a lo establecido en dichas normas. 1.3.3. Requisitos para la codificacin: Si el Comit Comercial resuelve vincular un nuevo proveedor, se le informar por escrito y ste deber diligenciar el formato de Informacin Proveedores, anexando los siguientes documentos: Certificado de existencia y representacin legal de la Cmara de Comercio, si se trata de personas jurdicas y Certificado de matrcula si se trata de persona natural. Copia del Registro nico Tributario (RUT). Una copia anulada de una factura del proveedor y la ciudad donde desee que le sean pagadas sus facturas. Del suministro de la anterior documentacin depende la asignacin del cdigo o identificacin interna del nuevo proveedor. En caso de ser rechazada la solicitud del proveedor, esta situacin le ser comunicada por escrito. 1.4. Causales de descodificacin OLMPICA se compromete a determinar los parmetros objetivos para descodificar referencias, marcas o lneas de productos, los cuales estarn contenidos en los acuerdos celebrados entre OLMPICA y sus proveedores, sin perjuicio de aquellos previstos en el presente Manual. Toda decisin tendiente a descodificar referencias, marcas o lneas de productos se basar en anlisis previos de mercados y se encontrar motivada por parte de OLMPICA, con base en los parmetros objetivos establecidos. El Comit Comercial decidir sobre la descodificacin de un proveedor, en caso de presentarse cualquiera de las siguientes situaciones: Incumplimiento de normas legales por parte del proveedor Orden de autoridad competente

 Deterioro de la calidad del producto imputable al proveedor Baja rotacin, la cual se establecer teniendo en cuenta la rotacin promedio de los productos de la categora correspondiente en un perodo de seis (6) meses. Para Manual de Proveedores medir la rotacin de un producto en un determinado perodo de tiempo el sistema comercial de OLMPICA cuenta con una estadstica del sistema comercial, denominada Das de Inventario2. Bajo nivel de servicio o incumplimiento reiterado en las entregas acordadas del producto. El nivel de servicio de un proveedor se puede apreciar tomando en consideracin de las condiciones establecidas en la Nota de Pedido (tales como cantidad, referencias, valores, fechas) las entregas en el lugar y en las horas establecidas. El sistema comercial de OLMPICA permite medir el nivel del servicio con unos indicadores de gestin, que maneja el punto de venta de acuerdo con las categoras de los diferentes productos y las necesidades del punto de venta. El indicador se denomina Cumplimiento del proveedor, ste permite comparar el nmero de referencias pedidas con el total de mercanca entregada. Dicha comparacin puede realizarse bsicamente por referencias, valores o unidades. Igualmente es posible determinar el tiempo de las entregas y el nmero de veces en que el proveedor atiende un punto de venta. En el primer caso, se mide el tiempo transcurrido entre la fecha de entrega de la Orden de Compra al proveedor y la fecha de reopcin de la mercanca por parte de OLMPICA. En el segundo caso, se ha establecido, de manera general, que un buen nivel de servicio le permite al proveedor atender mnimo cuatro (4) pedidos al mes. Condiciones de compra desfavorables comparadas con el resto del mercado. Para determinar estas condiciones se tendr en cuenta fundamentalmente, el margen de contribucin del producto y la participacin en el mercado segn la categora. Adicionalmente OLMPICA realizar sondeos o chequeos de precio con los competidores, teniendo en cuenta que en el mercado las categoras se manejan con unos mrgenes conocidos por todos los participantes. De tal forma que, con fundamento en los chequeos de precio, OLMPICA podr determinar si las condiciones de precio del proveedor se ajustan a las del mercado. En caso contrario OLMPICA realizar su mejor esfuerzo a fin de renegociar las condiciones con el proveedor. De no llegar a un acuerdo, OLMPICA podr optar por descodificar al proveedor. La decisin de descodificar a un proveedor que se encuentre bajo cualquiera de las condiciones establecidas en los numerales anteriores ser autnoma de OLMPICA, pero deber informarse al proveedor por escrito, con una antelacin de diez (10) das calendario y contar con la aprobacin escrita del Director Nacional de OLMPICA, dependiendo de la categora a la cual pertenece el producto. Notificada al proveedor la decisin de descodificacin, ste contar con un plazo de diez (10) das calendarios para tramitar la devolucin de los productos

descodificados. Independientemente de esto, el proveedor podr presentar mediante el procedimiento descrito en el punto nueve (9) del presente Manual las observaciones que se considere necesarias a su proceso particular de descodificacin, las cuales sern revisadas por OLMPICA. Manual de Proveedores. 2. Actividades Promocionales 2.1 Definicin Las actividades promocionales son un conjunto de actividades comerciales cuya finalidad es intensificar las ventas de la compaa, estimulando la decisin de compra del cliente. Estas actividades pueden ser: De gran impacto e inversin publicitaria, tales como Olimpiadas y Aniversario. De inversin publicitaria importante pero ms limitada, como Semana Santa y Sper ofertas Olmpica. De baja inversin publicitaria, las cuales generalmente se realizan a nivel local, como la reinauguracin de un punto de venta. Anualmente, OLMPICA disea un calendario comercial en el cual se proyectan todas las actividades promocionales que se realizarn en un espacio de tiempo determinado. OLMPICA informar de manera anticipada a los proveedores, sobre los requisitos e incentivos para participar, en forma voluntaria en las promociones relacionadas con la apertura de nuevos almacenes, calendarios promocionales y eventos de aniversario. 2.2. Objetivos Las actividades promocinales de OLMPICA se disean no solamente para incrementar las ventas durante un tiempo determinado sino para desarrollar una relacin ms duradera con el cliente. La promocin debe construir lealtad con los actuales y potenciales clientes, asimismo, introducir los nuevos servicios a los nuevos clientes. OLMPICA se abstendr de fijar precios predatorios. De igual manera, OLMPICA se abstendr de fijar precios de venta al pblico por debajo del precio de compra del producto, salvo cuando se trate de eventos promocionales especiales (Aniversarios, Inauguraciones) en los cuales cuente con el patrocinio del proveedor o por otros motivos, tales como caducidad inminente, discontinuidad, fin de temporada o productos averiados. 2.3. Participacin de los proveedores en las actividades promocinales de OLMPICA Dependiendo del calendario promocional y si el proveedor acepta vincularse, se acuerda de forma particular e individual, con cada uno de ellos, su participacin Manual de proveedores comercial (descuentos, ofertas, etc.) as como la

inversin que cada uno de stos realizar para el desarrollo de las actividades promocinales propias de OLMPICA. OLMPICA se compromete a aplicar, de manera objetiva, las polticas y medidas previamente establecidas en este Manual y en la negociacin celebrada con cada proveedor. En las actividades promocinales solo participarn aquellos proveedores que as lo hayan determinado en los porcentajes y con las caractersticas acordadas previamente entre stos y OLMPICA. La intervencin de los proveedores en las actividades promocinales que realice OLMPICA ser voluntaria y bajo ninguna circunstancia las decisiones del proveedor en este sentido, afectarn sus relaciones con OLMPICA. Los proveedores son libres de negociar su participacin en las actividades promocionales de OLMPICA. OLMPICA se compromete a abstenerse de aplicar sanciones o represalias a los proveedores que decidan no participar en estos eventos. Igualmente OLMPICA se compromete a respetar polticas comerciales que negocien los proveedores con otras cadenas o hipermercados, sin que las mismas puedan dar origen a represalias, presiones o exigencias que no tengan en consideracin criterios objetivos tales como volmenes de compra, puntos de venta y condiciones especficas de negociacin, entre otras. OLMPICA se abstendr de aplicar presiones con el fin de exigir a los proveedores condiciones iguales a las que se otorgan a otras cadenas, sin tener en cuenta los parmetros objetivos antes sealados. Los mencionados parmetros sern informados o acordados con los proveedores antes de su aplicacin. Sin embargo, OLMPICA podr responder comercialmente frente a las promociones de sus competidores con base en parmetros objetivos establecidos en el Manual de proveedores. Como ya se advirti, la participacin de los proveedores en las promociones relacionadas con la apertura de nuevos almacenes, calendarios promocionales y eventos de aniversario, es voluntaria. OLMPICA no obligar a ningn proveedor a participar en estos esquemas promocionales. Los anteriores criterios sern informados a los proveedores antes de su publicacin. 3. Recepcin de Mercanca La recepcin de la mercanca se realiza en los Centros de Distribucin o en los Puntos de Venta segn se haya convenido en la Orden de Compra o Nota de Pedido. Durante la entrega de mercanca el proveedor deber tener en cuenta lo siguiente: Manual de Proveedores.

3.1. Cumplir con la entrega de mercanca en la fecha indicada de acuerdo con las cantidades y las referencias solicitadas en la Orden de Compra. 3.2. La frecuencia de entregas mnima ser de dos (2) veces por semana en la totalidad de los puntos de venta de OLMPICA. 3.3. Se exigir un porcentaje de cumplimiento mnimo equivalente al 97% en el 100% de las entregas en la totalidad de los puntos de venta, tanto en referencias como en unidades. 3.4. Enviar con anticipacin el aviso de despacho. 3.5. Tratndose de proveedores sujetos al Rgimen Comn, deber entregar el original de la factura de venta y una (1) copia. La factura deber cumplir con los requisitos establecidos en el artculo 617 del Estado Tributario. 3.6. Si se trata de proveedores sometidos al Rgimen Simplificado y ste no expide la factura con los requisitos establecidos en el artculo 617 del Estado Tributario, deber firmar el documento equivalente a factura que se entregar al proveedor en el lugar de entrega de la mercanca. 3.7. Facturar a nombre de OLMPICA S.A. e identificar el cdigo del punto de venta o centro de distribucin. 3.8. Entregar copia de la Orden de Compra. 3.9. Verificar que el cdigo de barras correspondiente a los productos que se entregan coincidan con los cdigos de barra de la Orden de Compra emitida por

OLMPICA. 3.10. Organizacin y clasificacin de la mercanca de forma tal que agilice la identificacin de las referencias y la entrega en el punto de venta. En especial se exige la clasificacin de mercancas por referencias. 3.11. Organizacin, clasificacin y embalaje de las mercancas que impida los deterioros causados por razn del transporte. 3.12. La mercanca se recibe por bulto, caja o empaque, el cual deber indicar en su exterior lo siguiente: Destino y cdigo del punto de venta Descripcin de la mercanca Indicacin del manejo de la mercanca 3.13. Sellar correctamente las cajas, evitando violacin del mismo Manual de Proveedores.

3.14. Asegurarse de que el empaque resista el peso de la mercanca que contiene 3.15. El recibo de las mercancas se har a travs de un calendario convenido con el proveedor. 3.16. Entregar el total de la mercanca pedida 3.17. Cuando la entrega es centralizada (directamente en el punto de venta) el cobro del flete lo determinar el rea de Logstica 3.18. Los gastos de transporte de la mercanca corren por cuenta del proveedor 3.19. No se recibir mercanca cuando se encuentre en mal estado o se exceda la cantidad pedida 3.20. El plazo para el pago se contar a partir del recibo a satisfaccin de la mercanca. 3.21. Comunicar por va electrnica y con la debida antelacin las razones de un no despacho Nuestro sistema tomar como base para el pago de facturas, los precios y condiciones vigentes en la Orden de Compra. 4. Devolucin de mercanca OLMPICA se compromete a aplicar a todos los proveedores, los criterios objetivos para la devolucin de mercancas contenidos en el presente Manual, sin perjuicio de que se pacten con algunos Proveedores condiciones especiales en atencin a sus circunstancias particulares. Los motivos de la devolucin sern informados a los proveedores en cada oportunidad. Con el fin de optimizar los controles del proceso de devolucin de mercanca, se ha establecido la siguiente clasificacin de devoluciones: Devolucin de mercanca al momento del recibo de un pedido Devolucin de mercanca ingresada al Sistema 4.1. Devolucin de mercanca al momento del recibo de un pedido OLMPICA no recibir mercanca al proveedor cuando se presente una o ms de las siguientes circunstancias: Mercanca facturada pero no pedida. Manual de Proveedores Mercanca en mal estado, con defectos en su presentacin, vencida o prxima a vencerse. Artculos sin cdigo de barras o con cdigos de barras equivocados. Artculos sin etiquetaje de origen y en cuya nota de pedido se especifica que deban tenerlo. Mercanca entregada con faltante, es decir, cuando la cantidad facturada es mayor a la recibida fsicamente.

En caso de que se deban hacer devoluciones por cualquiera de las causas anteriores, el transportador o encargado de entregar pedidos de mercanca en nuestros puntos de venta o centrales de distribucin, deber retirarlas. La entrega de las devoluciones ser soportada mediante un documento denominado Novedades en el recibo, en el cual se registrarn los artculos no recibidos, documento que se debe contener el nombre y firma del recibidor del punto de venta o central de distribucin, nombre e identificacin del transportador y placas del vehculo. 4.2. Devolucin de mercanca ingresada al Sistema Salvo por motivos ajenos al proveedor y cuando sea este quien asume los riesgos de conformidad con lo establecido en el acuerdo comercial o en la ley, habr devolucin de productos despus de haber sido ingresados al sistema por una o ms de las siguientes causas: Mercanca que no rota o cuya rotacin es muy baja. Mercanca en mal estado, con mala presentacin, vencida o prxima a vencerse. Mercanca en consignacin no vendida. Mercanca de temporada no vendida. 4.3. Retiro de mercanca devuelta al proveedor Cada vez que un proveedor entregue pedidos de mercanca en un punto de venta o central de distribucin a las bodegas del proveedor, sern a cargo del mismo proveedor. Los representantes de los proveedores anotarn su nombre y firma en el documento de devolucin, como constancia de haberse informado sobre esta devolucin. Manual de Proveedores: Una vez firmado el documento de devolucin y si dentro de los treinta (30) das calendario siguientes el proveedor no retira la mercanca, empezar a cobrar bodegaje a partir de la fecha en la cual fue firmado el documento de devolucin. Si en los siguientes treinta (30) das calendarios la devolucin no es retirada OLMPICA dar de baja esta mercanca, y si esta se encuentra en buen estado, ser entregada a nombre del proveedor a una entidad de beneficencia. De igual manera, si un proveedor ha sido notificado de una devolucin y si su representante no se hace presente dentro de los treinta (30) das calendario siguientes a la notificacin en el punto de venta o central de distribucin para firmar el documento de devolucin, se proceder a hacerse efectiva la devolucin, afectando automticamente su pasivo y cargndosele los gastos de bodegaje. Si en los siguientes treinta (30) das calendario la devolucin no es retirada, OLMPICA no ser responsable de su custodia y si sta se encuentra en buen estado, ser entregada a nombre del proveedor a una entidad de beneficencia.

Las novedades de devoluciones les sern notificadas a los proveedores, mediante una nota que aparecer en el siguiente pedido de mercanca que se le sea solicitado. El valor a cobrar a un proveedor por concepto de bodegaje, corresponder a un porcentaje mensual equivalente a la tasa vigente del mercado financiero al momento de hacer el cobro. Los gastos de bodegaje cargados a un proveedor, le sern descontados de su pasivo. Al igual que en las devoluciones efectuadas al momento del recibo de un pedido, y para garantizar que la mercanca fue efectivamente enviada al proveedor, en el documento de devolucin se registrar el nombre y firma del transportador, la identificacin del vehculo, as como el nombre, firma y sello del recibidor del punto de venta o del funcionario de la central de distribucin que despacha la mercanca en calidad de devolucin. 5. Mecanismos para el manejo eficiente de los inventarios OLMPICA se compromete a aplicar los mecanismos necesarios para el manejo eficiente de los inventarios y el autoservicio. La ineficiencia del autoservicio no ser causal para la devolucin de mercancas. El inventario acta como colchn de seguridad entre demanda de los clientes y las entregas o reposiciones por parte de los proveedores, a la vez que sirve para regular las cargas de trabajo en el recibo y para tratar de alcanzar el objetivo de nivel de servicio. Manual de Proveedores. La implementacin de mecanismos para el manejo eficiente de los inventarios no tienen ningn costo para el proveedor, estos mecanismos han sido desarrollados inters del proveedor y de OLMPICA, con el fin de obtener informacin fidedigna directamente de cada uno de los puntos de venta. 5.1. Objetivos Los objetivos para establecer una buena administracin de inventarios son: Mejorar el servicio al cliente Disminuir agotados Reducir la inversin de inventarios a un nivel ptimo Estos objetivos son permanentes y determinantes para mejorar o conservar la imagen, los clientes y continuar en el negocio. 5.2. Anlisis del Inventario Una herramienta til e importante para realizar un manejo eficiente del inventario es la clasificacin ABC, los inventarios cclicos, el control de saldos negativos y el anlisis del informe del sugerido automtico.

5.2.1. Clasificacin ABC Resulta lgico ordenar los elementos de acuerdo con su importancia respecto al conjunto, de esa forma se pueden analizar aspectos como: Unos pocos productos aportan la mayor parte del volumen de las ventas de un negocio. Por ejemplo, un 20% de los artculos representan el 80% de las ventas (en este caso seran los productos A de la clasificacin) y el 80% restante de los artculos contribuye solo con el 20% de la ventas (caso en el cual se denominar los productos B o C segn sea el caso). Aplicando este principio a la poltica de inventarios, se muestra como un pequeo porcentaje de productos representan un gran porcentaje del total del inventario, esta caracterstica permitir que es el esfuerzo mximo y el control mas estricto se ejerzan sobre aquellos productos cuyos resultados econmicos pesen mas en el resultado de la operacin. Cada uno de los posibles grupos de elementos que por este anlisis se lleguen a clasificar, se denominarn, respectivamente productos A, B o C, dando a este orden alfabtico un significado de valoracin econmica, cruzando rentabilidad versus volumen de ventas as: Manual de Proveedores Contribucin a la rentabilidad Volumen de ventas Alto Volumen de ventas Medio Volumen de ventas Bajo: Alto Item altamente rentable, Item moderadamente rentable, Item de exhibicin Medio, Item alto de ventas, Item ventas moderadas, Item surtido Bajo, Item de baja rentabilidad, Item surtido, Item muerto 5.2.2. Inventarios cclicos El inventario cclico permite realizar un control de las existencias sin necesidad de cerrar el punto de venta y con la ventaja de saber siempre lo que se tiene y lo que hace falta. Para realizar el inventario cclico es necesario conocer primero la rotacin de cada producto y el nmero de referencias que maneja el punto de venta surtido. Con estos datos puede calcularse la cantidad de referencias que deben revisarse diariamente. Si un producto tiene alta rotacin (menos de 15 das), se realiza el conteo mnimo seis (6) veces al ao. Para un artculo de mediana rotacin (2 meses), el conteo se efecta tres (3) veces al ao; los dems, se revisan dos (2) veces al ao. 5.2.3. Control de Saldos Negativos La existencia de un saldo negativo de un producto significa que en los archivos del inventario del punto de venta se registra un movimiento de salida por una cantidad mayor que la disponible en el saldo, por lo tanto, evidencia un error en los procesos. Para controlar los saldos negativos, OLMPICA ha establecido el siguiente esquema de control:

 El turno administrativo que le corresponda la apertura del punto de venta debe imprimir el reporte de saldos negativos. Cada uno de los jefes de seccin solicita el listado de negativos de su seccin y coordina la distribucin de los productos y las personas que realizarn el inventario tanto el punto de venta como en la bodega. En el conteo de cada producto se tienen en cu enta los mismos principios del inventario fsico general Identificar y comunicar a las personas directamente involucradas las causas reales que generaron cada negativo. Realizar el respectivo ajuste en el sistema de informacin 5.2.4. Anlisis del informe del sugerido automtico El anlisis del informe del sugerido automtico, es otra herramienta con que cuenta el sistema comercial de OLMPICA para un eficiente manejo del inventario. Es un dato numrico que determina la decisin sobre las cantidades a pedir al proveedor para evitar excesos o faltantes de mercanca. En general, este proceso permite realizar un abastecimiento de acuerdo a la demanda del cliente. 5.3. Sistema de Informacin La gestin de inventarios en OLMPICA se apoya en el uso de las tecnologas de informacin como herramienta indispensable para el control y el procesamiento de la informacin. El uso de la tecnologa y del cdigo de barras, permite disminuir el margen de error en el registro de la informacin relacionada con las ventas debido a que desplaza la identificacin nica a travs de scanner y la grabacin manual de los datos por su captura automtica en lnea. 5.4. Planificacin del Abastecimiento El proceso de Planificacin del Abastecimiento se realiza en cada uno de los puntos de venta de OLMPICA e integra las funciones y actividades de pedir, recibir y almacenar los productos. La metodologa consiste en armar de manera conjunta un calendario en el cual se incluyan el 100% de los proveedores que abastecen el punto de venta y diariamente medir el cumplimiento tanto de los proveedores en su da de entrega como el nuestro en la entrega de las rdenes de compra. 5.5. ndices de gestin del proceso de compra 5.5.1. Medicin del desempeo de la gestin de inventarios Exactitud del inventario: Este indicador mide el grado de exactitud de los inventarios entre los datos tericos (sistema) y los datos reales (fsicos). Se mide en unidades y en pesos (al costo). En la medida en que haya exactitud en el inventario, el proceso de reposicin ser confiable y no habr prdida de venta.

 Inventario obsoleto: Este indicador mide el grado de inventario no disponible para ser comercializado. Se calcula en pesos (costos). Determina si los inventarios corresponden o no con los pronsticos de las ventas que realiza el proveedor. Rotacin del inventario: Este indicador muestra las veces que rota un producto. Se mide mensualmente. Manual de Proveedores Duracin del inventario: Este indicador muestra lo que dura el inventario existente. Nivel de agotados: Este indicador mide el grado de inventario no disponible para la venta. Se calcula por referencia. En trminos generales permite al proveedor y al supermercado cuantificar y controlar las prdidas de ventas. 5.5.2. Medicin del desempeo de la planificacin del abastecimiento Este sistema de medicin permite conocer el Nivel de Cumplimiento del proveedor en los siguientes aspectos: Nivel de servicio por referencia (PLUs): Mide el desempeo y el cumplimiento de los proveedores segn el nmero de referencias pedidas versus el nmero de referencias despachadas. Nivel de servicio por unidades: Hace refe rencia al cumplimiento de los proveedores, segn el nmero de unidades pedidas versus el nmero de unidades despachadas. Errores de facturacin en unidades: Este indicador muestra los errores cometidos por el proveedor entre lo facturado (en unidades) y lo despachado fsicamente. Errores de facturacin en pesos: Este indicador muestra las diferentes en precios existentes entre la factura del proveedor y la orden de compra contra la que se va a recibir el pedido. Cumplimiento de entregas a tiempo: Este indicador mide el cumplimiento de los proveedores segn el tiempo de entrega (lead time) acordado y el desempeo del proceso de recibo. Devoluciones: Este indicador mide el grado de devoluciones hachas por cad a almacn a los proveedores durante un perodo. Este inventario se debe calcular en unidades y en pesos (costo). 5.6. Estructura tecnolgica Nuestros puntos de venta cuentan con tecnologas de informacin (software o aplicacin comercial que soporta todo el ciclo comercial del producto) que permiten registrar y almacenar en el sistema, el movimiento fsico del producto, de esta manera, simplifican, acortan y soportan la ejecucin de todos los procesos de dichos puntos de venta. Manual de Proveedores

6. Parmetros objetivos de rentabilidad El sistema comercial de OLMPICA permite conocer el cumplimiento de metas y logros relacionados con el tema de rentabilidad. OLMPICA se compromete a acordar con sus proveedores, parmetros objetivos de rentabilidad para la ejecucin de la relacin comercial. Dichos parmetros sern informados de manera previa a su aplicacin y evaluacin durante el ao calendario y no respondern exclusivamente a la relacin de promociones por parte de competidores. La medicin de este concepto se hace a travs de los siguientes indicadores de gestin: NIVEL DE SERVICIO POR REFERENCIA (PLUs) Hace referencia al cumplimiento de los proveedores. Compara el nmero de referencia pedidas contra el nmero de referencias despachadas. Este indicador seala las referencias pedidas y no despachadas, as como las referencias despachadas y no pedidas. NIVEL DE SERVICIO POR UNIDADES Este indicador compara el nmero de unidades pedidas contra el nmero de unidades despachadas. Permite conocer el nmero de unidades pedidas y no despachadas, as como las unidades despachadas, no pedidas. ERRORES DE FACTURACIN EN UNIDADES Muestra las diferencias o errores entre lo facturado por (en unidades) y lo despachado fsicamente. ERRORES DE FACTURACIN EN PESOS Este indicador permite conocer las diferencias de precios existentes en la factura del proveedor y los precios establecidos en la orden de compra. CUMPLIMIENTO ENTREGAS A TIEMPO Este indicador permite conocer el nivel de cumplimiento de las entregas del proveedor comparando el tiempo real de la entrega con el tiempo establecido o prometido por el proveedor. PRODUCTIVIDAD POR PERSONA A travs de este indicador podemos conocer la productividad por persona, por Centro de Distribucin y por bodega. Manual de Proveedores. AUSENTISMO Este indicador mide el grado de ausentismo presentado en nuestro centro de distribucin y/o bodegas.

 VENTAS COMPARATIVAS Mide la tasa de crecimiento en ventas de los productos del proveedor comparando meses y aos anteriores. MARGEN BRUTO La diferencia entre el precio de compra y el precio de venta determina la utilidad bruta del negocio, es decir, utilidad antes de gastos. El margen bruto se refiere a la utilidad bruta como porcentaje de precio de venta al pblico. INVENTARIOS Este informe muestra las existencias en unidades y en pesos al costo, se indica por referencia, seccin y por punto de venta. Adicionalmente se debe agrupar segn la clasificacin ABC de los artculos. EXACTITUD DEL INVENTARIO Este indicador mide el grado de exactitud de los inventarios entre los datos tericos (Sistema) y los datos reales (Fsicos). Debe ser medido en unidades y en pesos (al costo) ROTACIN DE INVENTARIOS Muestra el nmero de das que dura el inventario existente. Se puede calcular segn el presupuesto y segn las ventas. PRODUCTIVIDAD DEL INVENTARIO El indicador de productividad compara la utilidad bruta con las ventas. INVENTARIO OBSOLETO Este indicador mide el grado de inventario no disponible para ser comercializado. Se calcula en pesos (costos). NIVEL DE AGOTADOS Este indicador mide el grado de inventario no disponible para el despacho en los puntos de ventas y/o para la venta. Manual de Proveedores DEVOLUCIONES Mediante este indicador podemos saber la cantidad de devoluciones realizadas por cada punto de venta o centro de distribucin al proveedor durante un periodo de tiempo determinado. TIEMPO DE MORA CARGUE VEHCULO PARA PUNTOS DE VENTA Mide el tiempo utilizado por los centros de distribucin para el cargue de vehculos con mercancas para los puntos de venta.

 VENTAS POR METRO CUADRADO Las ventas por metro cuadrado se utilizan para comparar la efectividad de las diferentes secciones en que se divide un punto de venta. VENTAS POR EMPLEADO Mide la productividad por empleado. UTILIDAD BRUTA POR METRO CUADRADO El valor marginal de esta estadstica determina la forma de redistribucin de espacios en puntos de venta. UTILIDAD DIRECTA La utilidad directa es una medida de rentabilidad, luego de restarle los costos identificables directamente asociados a las operaciones de un departamento. No incluye la distribucin de gastos fijos generales. CUMPLIMIENTO PRESUPUESTO DE VENTAS Este indicador muestra el cumplimiento de presupuesto de ventas (unidades y pesos). 7. Sistema de costeo de mercancas 7.1. Requisitos de facturacin La factura deber contener la siguiente informacin: Razn social Domicilio Nmero Nmero de identificacin tributaria Manual de Proveedores Cantidad y descripcin de la mercanca Tipo de actividad del comerciante Precio unitario de cada artculo Precio total Indicar el importe de la factura en nmeros y letras Cdigo de Barra de los artculos

7.2. Condiciones para el pago de las facturas Para el pago de las facturas se aplicarn las siguientes condiciones: OLMPICA solamente reconoce como vlidas las condiciones de compra pactadas con el proveedor, las cuales constan en la respectiva Orden de Compra. Las condiciones de compra que OLMPICA aplica, tales como precios, descuentos y plazos, se encuentran determinadas en la respectiva Orden de Compra. Es con base en esas condiciones que se expiden las facturas. El pago se realiza de acuerdo con los precios y con las condiciones vigentes en la fecha de la Orden de Compra, independientemente de la fecha de entrega de las mercancas. OLMPICA acuerda con los proveedores diferente s perodos para el pago de las facturas segn el tipo de producto. El plazo mnimo de pago es de quince (15) das hbiles para algunos productos perecederos. En general los plazos de pago responden entre otros a los descuentos financieros previamente pactados con los proveedores. El plazo para el pago se cuenta a partir del recibo a sati sfaccin de la mercanca. OLMPICA se compromete a respetar las condiciones de pago acordadas o las que se pacten con algunos proveedores en atencin a sus circunstancias particulares.

7.3. Contenido de la Orden de Compra: La orden de compra se deber contener nicamente la siguiente informacin: Identificacin y domicilio del proveedor Descripcin de la mercanca Nmero de referencia de fbrica Cdigo de barras Nmero de la factura Fecha de pedido Precio unitario Precio total Manual de Proveedores Descuentos Condiciones de pago Lugar para la entrega

 Fecha de entrega Firma de quien recibe la mercanca

8. Pago de facturas Para proceder al pago de sus facturas el proveedor deber presentarse en el Departamento de Tesorera de la ciudad establecida para el pago. El proveedor podr escoger solamente una de las ciudades en donde existan establecimientos de OLMPICA abiertos al pblico. El proveedor deber presentar la Orden de Compra, la cdula de ciudadana y la carta de autorizacin para el retiro de cheques, si es el caso. Los pagos se realizan mediante cheque, en las oficinas de OLMPICA los das viernes de cada semana. OLMPICA conservar como soporte de pago, comprobante de egreso debidamente firmado por el proveedor o la persona autorizada por ste. 9. Procedimientos y Mecanismos de Solucin de Controversias 9.1. Principios Generales Del Mecanismo Para toda controversia que se presente en relacin con un proveedor, tanto OLMPICA como ste se obligan a dar aplicacin a los procedimientos y mecanismos consagrados para ello en el Acuerdo de Buenas Prcticas Industriales, Comerciales y de Defensa del Consumidor firmado entre la Andi, Acopi y FENALCO el 18 de diciembre de 2003. La estructura del procedimiento para la solucin de controversias debe contar con 3 fases: 1.Arreglo directo. 2. Intervencin de buenos oficios de los gremios. 3. Intervencin de un tercero para decidir la controversia. 9.1.1. Legitimidad y Observancia En caso de que cualquiera de las partes (Cadena o Proveedor) decida no utilizar el procedimiento descrito en el Acuerdo de Buenas Prcticas Industriales, Comerciales y de Defensa del Consumidor y en su lugar acuda a las autoridades estatales o a cualquiera otra va, tal actuacin se considerar como una conducta reprochable: La decisin de no tramitar las controversias por dicho procedimiento, impedir a la Cadena o proveedor que incurra en dicha conducta reprochable, invocar en su favor el Acuerdo de Buenas Prcticas para ese caso concreto, en caso de que se presente esta situacin, la parte afectada deber reportar el caso a los gremios, los cuales adoptarn las medidas del caso para garantizar la aplicabilidad del Acuerdo de Buenas Prcticas. Manual de Proveedores

9.1.2. Importancia Del Entendimiento Directo OLMPICA y los proveedores resaltan que el entendimiento directo entre ellos debe ser el mecanismo principal para la solucin de las diferencias. En cualquier fase del procedimiento de solucin de controversias que aqu se establece, las partes podrn dar por terminadas de comn acuerdo sus diferencias. 9.1.3. Prohibicin Mutua De Retaliaciones El mecanismo de solucin de controversias consagrado en el presente manual no dar lugar durante su trmite ni una vez culminado ste, en ningn caso, a la aplicacin de retaliaciones de parte de los proveedores o de OLMPICA. As mismo, el proveedor y OLMPICA debern abstenerse de divulgar la controversia al pblico. 9.1.4. Procedimiento Para La Solucin De Controversias 9.1.4.1. Primero Fase: Arreglo Directo a. Presentacin de la queja y/o reclamo: Las quejas y/o reclamos se presentarn y tramitarn, en el domicilio legal de la compaa en contra de la cual se formule la reclamacin, salvo que las partes acuerden el traslado de la sede una vez iniciada esta fase. En el caso de micros y pequeos proveedores se facilitarn procedimientos no presenciales. Las quejas y/o reclamos debern ser presentados y tramitados en forma individual por el proveedor y/o cadena de almacenes que se considere afectado por la conducta de la respectiva cadena y/o proveedor con quien desarrolla su relacin comercial. Para tal efecto, deber formular el reclamo por escrito, en el cual se identificarn claramente las partes de la relacin comercial, los hechos, la conducta y/o conductas previstas en el Acuerdo que considera violadas, as como las razones y las pruebas en que se funda. El escrito ser entregado mediante correo u otro medio tcnico o electrnico dirigido a la persona con la que se maneja la relacin comercial, con copia a la persona u oficina destinada por la cadena o proveedor para la atencin del PQR. En caso de que se presenten varias reclamaciones de proveedores o cadenas por una misma causa o conducta, los gremios podrn participar en forma privada y reservada, para facilitar la solucin de la controversia. Manual de Proveedores

b. Oportunidad para la formulacin de las quejas y/o reclamos. En los eventos en que exista inconformidad originada en las conductas o situaciones establecidas en el presente Manual o en el Acuerdo Comercial, las partes a las cuales el mismo se aplica debern formular la respectiva queja y/o reclamo dentro de los noventa (90) das siguientes a la fecha en que la parte afectada haya tenido o haya debido tener conocimiento de la respectiva

conducta o situacin. Surtido tal plazo, se entender que la oportunidad para formular la reclamacin de ha extinguido. c. Atencin oportuna y adecuada de quejas y/o reclamos. OLMPICA deber atender de manera oportuna y adecuada las quejas y/o reclamos que le sean presentados en la forma prevista en el aparte anterior. Para tal efecto, toda reclamacin deber ir acompaada de la siguiente informacin: Nombres y apellidos completos del solicitante y direccin Objeto de la queja o reclamo Motivos o razones Relacin de documentos que acompaa Firma del peticionario La reclamacin debe constar por escrito e ir acompaada de los posibles soportes sobre los hechos motivo de la peticin, queja o reclamo. Una vez radicada dicha solicitud ante el comprador, ste de manera inmediata, dependiendo de la solicitud realizada por el proveedor, informar y guiar al proveedor si el reclamo puede ser atendido directamente por l mismo o de lo contrario, informar la dependencia a donde podr dirigirse para tener mayor claridad sobre el tema motivo de su reclamo Ejemplo: cuentas por pagar, aprovisionamiento, aseguramiento de calidad, recibo, unidad de venta, bodega, etc. Tanto el comprador como la dependencia que debe dar respuesta a la peticin Tendrn un trmino mximo de diez (10) das hbiles para temas no contables y quince (15) das hbiles para temas contables, contados a partir de la fecha en que se conocieron la solicitud del proveedor. Si pasado el trmino antes mencionado no se ha dado respuesta a la solicitud del proveedor, ste podr solicitar la intervencin del Coordinador Regional de Compras a fin de que se aclare lo solicitado. Dicho funcionario dispondr de diez (10) das hbiles para temas no contables y quince (15) das hbiles para temas contables mximo, para responder la peticin del proveedor. Si por cualquier causa no existiere respuesta alguna a dicha solicitud, se podr remitir al Gerente Nacional de Compras (Segn el tipo de producto), para que ste a Manual de Proveedores su vez aclare lo sucedido. El trmino para dar respuesta ser mximo de cinco (5) das hbiles para temas no contables y diez (10) das hbiles para temas contables. Las respuestas a las peticiones, quejas y reclamos realizados por el proveedor debern realizarse siempre por escrito. Una vez surgida la controversia, las partes podrn acordar la prrroga o extensin de estos plazos.

Expirado el plazo a que hace referencia el punto anterior sin que se haya llegado a un acuerdo para la solucin del conflicto, cualquiera de las partes podr llevar la controversia a la segunda fase del procedimiento, sin importar el grado de avance en que se encuentre el trmite del PQR. d. Efectos de los acuerdos o arreglos directos Los acuerdos o arreglos, parciales o totales, que resulten de esta fase, debern constar por escrito y producirn los mismos efectos de una transaccin. En consecuencia, el acuerdo har transito a cosa juzgada prestar mrito ejecutivo. 9.1.4.2. Segunda Fase: Intervencin De Buenos Oficios Por Parte De Los Gremios Surtido y agotado el trmite anterior, la parte reclamante solicitar mediante escrito entregado por correo u otro medio tcnico p electrnico al gremio al cual se encuentre afiliado o que represente sus intereses, que le de trmite a la fase de intervencin de buenos oficios. El gremio que reciba la solicitud de inicio de la fase de buenos oficios, cuando estime que existe motivo para ello, notificar por escrito al gremio de la empresa reclamada sobre la iniciacin de esta segunda fase. Para el desarrollo de los buenos oficios, los gremios actuarn con total discrecin y cautela, efectuarn contactos entre ellos y propiciarn un espacio de discusin y dilogo entre las partes a fin de facilitar la solucin de la controversia. La labor de buenos oficios consistir en el asesoramiento directo y la formulacin de recomendaciones privadas por parte de cada gremio a su respectivo afiliado o asesorado, as como en la generacin de los espacios y la facilitacin de las discusiones que permitan el acercamiento entre partes. En ningn caso los gremios realizarn propuestas pblicas ni podrn tomar decisiones respecto de la controversia. Los buenos oficios sern adelantados por las instancias que se designen al interior de cada uno de los gremios. Manual de Proveedores Cuando varias quejas se refieran a una misma conducta, los gremios podrn tramitarlas en forma acumulada en esta segunda fase, con el fin de buscar una solucin comn. Lo anterior no impedir el trmite de la primera fase del procedimiento de solucin de controversias. Para el efecto, el gremio que presente la acumulacin deber en todo caso convocar al gremio de la compaa en contra de la cual se dirige la queja. En caso de acumulacin, los gremios se limitarn a formular propuestas de acuerdo y entendimiento y procurarn que sus afiliados participen en las discusiones con nimo positivo y constructivo con miras a la solucin de la controversia. Esta fase no podr exceder de 15 das hbiles contados a partir de la terminacin de la fase anterior. Los gremios podrn acordar la prrroga o extensin de este plazo con aceptacin de las partes.

Los acuerdos parciales o totales que se obtengan en esta fase debern constar por escrito y producirn los mismos efectos de una transaccin, es decir que hace trnsito a cosa juzgada y presta mrito ejecutivo.

9.1.4.3. Tercera Fase: Comit De Mediacin Surtida la fase de buenos oficios, sin que exista acuerdo total sobre la controversia, cualquiera de las partes podr convocar un Comit de Mediacin, el cual se regir por las reglas que a continuacin de expresan. El Comit de Mediacin funcionar en la sede del domicilio legal de la compaa en contra de la cual se formule la reclamacin, salvo que las partes acuerden el traslado de la sede una vez iniciada esta fase. En el caso de lo micro y pequeos proveedores, se facilitarn mecanismos no presenciales para el desarrollo de esta fase. Esta fase no podr tener una duracin mayor a treinta (30) das hbiles contados a partir de la fecha de integracin del Comit. Las partes podrn ampliar de comn acuerdo este plazo, una vez se haya dado inicio a esta fase. a. Lista de Profesionales Elegibles para la Integracin del Comit de Mediacin Dentro de los noventa (90) das siguientes a la firma de este Acuerdo, los gremios involucrados conformarn una lista de personas de gran reputacin en el medio y conocedoras de la industria y del nuevo comercio de las cadenas, los cuales debern tener domicilio en Bogot, Medelln, Cali, Barranquilla y/o Bucaramanga. Esta lista ser revisada anualmente por lo gremios. Manual de Proveedores los gremios procurarn mantener informadas y actualizadas a las personas integrantes de la lista sobre las tendencias, tecnologas y en general sobre los avances del nuevo comercio. Los gremios buscarn integrar subcomits en lo jurdico, tcnico, econmico y comercial, con el objeto de apoyar la labor del Comit de Mediacin. b. Reglamento del Comit de Mediacin Dentro de los dos (2) meses siguientes a la firma de este Acuerdo, los gremios que lo suscriben expedirn un reglamento nico para el funcionamiento del Comit de mediacin, el cual contendr como mnimo los siguientes elementos: Requisitos de elegibilidad. Reglas para la conformacin de la lista de integran tes, para la permanencia en la misma, as como el rgimen de conflicto de intereses. Costos y honorarios razonables. Forma en la que los gremios, de manera conjunta, determinarn el funcionamiento del Comit.

 Las dems normas que funcionamiento del comit.

consideren

necesarias

p ara

el

adecuado

La falta de expedicin del reglamento no impedir el funcionamiento del Comit. c. Integracin del Comit de Mediacin La parte inconforme, dentro de los tres (3) das hbiles contados a partir de la terminacin de la fase anterior, comunicar a su respectivo gremio sobre su decisin de convocar el Comit de Mediacin. Para el efecto, le har llegar un escrito con sus argumentos y los anexos que considere pertinentes. Dicho escrito, con sus anexos, ser remitido al gremio de la empresa convocada, con el fin de que lo ponga en conocimiento de la parte contra de la cual se dirige. Los costos para el funcionamiento del Comit sern consignados dentro del trmino fijado y en la forma en que establezca el reglamento. De lo contrario, las partes quedarn en libertad para acudir a la justicia ordinaria. Dentro del los tres (3) das hbiles siguientes a la fecha en que los gremios hayan recibido la prueba de la consignacin de los gastos y honorarios, procedern a realizar una audiencia en la cual se integrar el Comit de Mediacin, de conformidad con lo que establezca el reglamento. En dicha audiencia la parte convocada presentar por rescrito su contestacin frente a la reclamacin, junto con los anexos que considere pertinentes. Manual de Proveedores en esta fase, ninguna de las partes podr alegar hechos o infracciones distintas a los ya tratados en las fases anteriores. Solamente se admitirn nuevos hechos o pruebas cuando la parte que los aporte se hubiera encontrado en imposibilidad de proporcionarlos o conocerlos en las fases anteriores. d. Reunin Final La controversia deber resolverse en una nica reunin, la cual se realizar dentro de los quince (15) das hbiles siguientes a la reunin de Integracin del Comit, para lo cual se convocar a las partes indicando para el efecto la fecha, y lugar en el cual se llevar a cabo. La reunin se desarrollar en la forma que establezca el reglamento y la decisin se comunicar a las partes a ms tardar dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la terminacin de esta reunin. e. Contenido y Efectos de la Decisin La decisin ser proferida en la forma que seale el reglamento y establecer si la conducta o conductas reclamadas infringen el Acuerdo de Buenas Prcticas. El Comit no har pronunciamientos sobre la infraccin de otros ordenamientos jurdicos. En el evento en que la decisin califique la conducta o conductas reclamadas como contrarias al Acuerdo de Buenas Prcticas, formular las rdenes correspondientes, para que la conducta y las rdenes impartidas al infractor tengan los efectos de una transaccin. De igual forma, el Comit de Mediacin, instar a las partes para que en un trmino de 10 das hbiles lleguen a un acuerdo sobre le mejoramiento de sus

relaciones comerciales y la indemnizacin de los prejuicios cuando a ello haya lugar como consecuencia de la infraccin del Acuerdo. Los acuerdos a los que lleguen las partes tendrn el efecto de transaccin, en consecuencia har transito a cosa juzgada y prestar mrito ejecutivo. El Comit, con la asesora de peritos, proceder a formular una recomendacin sobre la solucin de la controversia en sus aspectos comerciales y econmicos. Los gastos del trmite pericial sern a cargo de la parte que cometi la infraccin.

10. Operacin logstica de merchandising OLMPICA se compromete a negociar con sus proveedores, el costo de los operadores logsticos en el punto de venta que sean necesarios para la comercializacin del producto. De manera unilateral, OLMPICA no impondr pago alguno por este concepto. Manual de Proveedores.

10.1. Definicin La operacin logstica de merchandising es el proceso del manejo eficiente de mercancas con el propsito de soportar la operacin diaria en lo referente al surtido, exhibicin y control de los artculos en cada una de las categoras de productos, prestando de esta forma un excelente servicio al cliente.

10.2. Beneficios obtenidos por la implementacin de la operacin logstica Beneficios para OLMPICA Surtido eficiente en las gndolas de exhibicin desde la apertura hasta el cierre de los puntos de venta, incluyendo domingos y festivos. Disminucin de agotados en los lineales atribuibles a la Operacin, por presencia permanente del surtidor en el punto de venta. Cambio en las polticas de surtido de los prod uctos por marcas, categoras o gndolas. Supervisin permanente en el punto de venta, a travs del supervisor del operador. Disminucin en las filtraciones de mercanca y averas por exceso de manipulacin. Administracin y control del recurso humano asignado a la Operacin.

 Eliminacin de guerra de espacios en las gndolas por parte de los proveedores. Balanceo adecuado del inventario del punto de venta (Reduccin de inventario de mercanca con poca o ninguna rotacin). Aplicacin correcta de las tcnicas y prcticas del merchandising. Beneficios para el proveedor. Exhibicin y surtido de sus productos en la gndola en todos los puntos de venta que se encuentran en operacin. Adecuado manejo de la rotacin de sus productos. Reduccin de personal directo de merchandising. Reduccin en el costo de Operacin. Manual de Proveedores Comunicacin directa con Olmpica.

10.3. Ciclo del servicio La operacin logstica de merchandising en Olmpica contempla nica y exclusivamente el manejo de las siguientes actividades por parte del personal operativo: Frente o de mercancas Limpieza de mercancas y gndolas Descargue de mercancas en el recibo Almacenamiento de mercancas en las bodegas Marcaje de mercancas Surtido de mercancas Relacin de inventarios cclicos Reporte de informacin de productos agotados Manejo de averas Resurtido Realizacin de inventarios en puntos de venta 10.4. Estructura organizacional 10.4.1. Director Nacional Proyecto de Merchandising Responde por la planeacin, direccin, coordinacin, supervisin y evaluacin de las operaciones del merchandising en los puntos de venta, con el fin de lograr un

ptimo desempeo comercial del personal de mercaderistas y contribuir al mejoramiento de los resultados comerciales y financieros de la empresa y sus relaciones con los proveedores. Reporta a la Vicepresidencia Comercial. 10.4.2. Coordinador logstico por Operador/Regional Coordina el servicio de Operacin logstica en los diferentes puntos de venta, de tal manera que se logre: Homologacin del servicio Optimizacin de los procesos Atencin oportuna a proveedores y a OLMPI CA en la solucin de problemas referentes a la prestacin del servicio y mantenimiento de los estndares definidos en los puntos de venta. El Coordinador logstico reporta a la Gerencia Regional del Operador. Manual de Proveedores. 10.4.3. Supervisor de punto de venta Responde por la administracin y coordinacin del grupo de auxiliares de surtido, con el fin de llevar a cabo una Operacin eficiente. Igualmente responde por la implementacin y aplicacin de las directrices de OLMPICA, en cuanto a surtido y exhibicin se refiere, en el punto de venta. Reporta al Coordinador logstico y al Gerente del punto de venta. 10.4.4. Auxiliares de Merchandising Participan en el descargue, almacenamiento, limpieza, frenteo, surtido, resurtido, realizacin de inventarios cclicos y semestrales en los puntos de venta. Responde, adems, por el marcaje de mercancas y todas las labores concernientes al manejo de exhibiciones, garantizando el cumplimiento de las planimetras definidas por OLMPICA. Reportan al Supervisor del punto de venta.

10.5. Niveles de responsabilidad Con el objeto de mantener una comunicacin permanente con los proveedores y darle solucin inmediata a sus inquietudes, se establecieron los siguientes niveles de responsabilidad: 10.5.1. El gerente del punto de venta responde a OLMPICA y al proveedor por: Atencin directa al proveedor Pedidos Exhibiciones adicionales Ofertas

 Negociaciones Agotados 10.5.2. El supervisor del operador responde al Gerente del punto de venta por: Cumplimiento de las estrategias de exhibicin Surtido eficiente Cumplimiento de turnos Manejo de personal Reemplazos de personal Apoyo en el manejo de vveres a la administracin del punto de venta 10.5.3. El Auxiliar de merchandising responde al Supervisor del Operador del punto de venta por: Frenteo de mercanca Recibo de mercanca Manual de Proveedores Limpieza del producto en el lineal Surtido y resurtido Marcaje de productos Dems actividades inherentes a su labor 10.5.4. El proveedor responde por: La supervisin de la Operacin La capacitacin permanente al personal de merchandising de los puntos de venta en cuanto al manejo y exhibicin de productos

10.6. Proceso para la atencin de quejas y reclamos Todas las preguntas quejas y reclamos del proveedor con respecto a al proceso de la operacin logstica de merchandising debern cumplir el siguiente procedimiento: Cada ocho (8) das un Supervisor del proveedor, deber diligenciar una planilla denominada Informe de Visita en la cual evaluar en cada punto de venta: La exhibicin: Si se ajusta a los modelos de exhibicin que el proveedor maneja para sus productos. Los precios: La correcta marcacin de los productos de acuerdo con los precios de venta, as como para las ofertas.

 El nivel de agotados: Establecer que los productos codificados estn exhibidos y no agotados. Pedidos: Determinar que los pedidos se realicen d e acuerdo a las necesidades de rotacin segn la naturaleza de cada producto en cada uno de los puntos de venta. Exhibiciones adicionales: Revisar si stas funcionan segn lo convenido entre OLMPICA y el proveedor. Dicho informe deber ser presentado al Supervisor del Operador, para su conocimiento, ambos firman la planilla. Posteriormente esta informacin se le remite al Gerente del punto de venta, quien tambin lo firmar en constancia de recibo. El gerente de reunir con los supervisores del operador para tomar los correctivos necesarios o resolver las inquietudes del Supervisor en un plazo no mayor de ocho (8) das calendario. Transcurrido el trmino anterior en la prxima vista del Supervisor del Operador, si no se han resulto los reclamos del proveedor dejar constancia en el Informe de Visita, pero esta vez el Gerente deber enviar copia del mismo al Director de Operaciones de la Regional y al Director de la operacin logstica, quienes tomarn Manual de Proveedores los correctivos necesarios segn se trate de una responsabilidad del gerente o del operador.

10.7. Sistema de pago de la operacin logstica de merchandising OLMPICA facturara mensualmente el valor a pagar por cada uno de los proveedores que reciben el servicio de merchandising a travs de la emisin del documento soporte que se genera por el sistema del Departamento de Crdito y Cartera, acorde con el nmero de horas de servicio convenidas previamente con el proveedor. Este valor se descuenta automticamente del pasivo de los proveedores, a travs del sistema del Departamento de Cuentas por pagar. Lo anterior es generado por software que contiene toda la informacin del nmero de horas de cada uno de los proveedores por punto de venta, el cual alimenta el proceso de facturacin del software financiero (JD Edwards). Olmpica acuerda con los proveedores el nmero de horas de servicio para el manejo de los productos en los puntos de venta, teniendo en cuenta el volumen de compras y el margen de utilidad por categoras de productos. Todas las condiciones sealadas sobre la operacin logstica se encuentran soportadas en la oferta mercantil de servicios con la cual Olmpica formaliza el servicio de merchandising y su cobro a proveedores.

10.8. Secciones de la operacin logstica El servicio de operacin logstica aplica a los proveedores de las secciones de vveres (01, 08,14), hogar (21), licores (26), panadera (06). Esta excluida del manejo a los proveedores de lcteos, carnes fras, frutas y verduras.

10.9. Costos relacionados con la fijacin de tarifas Los costos que se tienen en cuenta para la fijacin de tarifa por hora en la operacin logstica son exclusivamente las siguientes: Salario del surtidor, supervisor, coordinador operador y supernumerarios Pagos domingos, festivos y horas extras Pago de horas extras por realizacin de inventarios Pago de recargo nocturno Prestaciones sociales Bonificaciones a surtidores encargados Incapacidades Dotacin (uniformes) Manual de Proveedores Implementos de trabajo Costos de administracin del operador Informacin a proveedores sobre ventas, agotados, precios por PLU, inventarios (por precios y por unidades). 10.10. Valores agregados al servicio de operacin logstica OLMPICA se beneficia con el manejo a travs del operador logstico contratado al obtener valores agregados en el servicio, tales como: Know How en la operacin de merchandising Experiencia segn aos de servicios aplicados al esquema Infraestructura en todo el territorio nacional Seleccin de personal Capacitacin permanente al recurso humano que ejecuta la operacin Suministro de informacin estadstica, que hace referencia a: Gestin de personal, gestin de precios, Gestin de Inventarios, Encuesta a proveedores y clientes sobre servicio, Resumen de agotados.

11. Confidencialidad Todos los documentos e informacin que se encuentren incorporados al presente manual de proveedores, as como toda la informacin que OLMPICA suministre al destinatario del mismo, o que ste obtenga en virtud de la relacin contractual que se llegue a establecer entre las partes, se consideran

informacin reservada y confidencial. Por lo tanto, quien llegare a conocer de este manual o cuales quiera documentos relacionados con el mismo, por cualquier medio o en cualquier circunstancia no podr revelar el contenido de los mismos. Ni utilizarlo en inters propio o de terceros. La violacin de la obligacin de reserva prevista en esta clusula, har responsable civil y penalmente, de conformidad con lo previsto en las normas correspondientes, al destinatario del presente manual o de los documentos relacionados con el mismo.

12. Vigencia y Modificacin El presente manual regir a partir de su publicacin oficial a los proveedores de OLMPICA y tendr una vigencia (1) ao prorrogable anualmente el contenido de este manual podr ser modificado por OLMPICA con un preaviso de por lo menos treinta (30) das a los proveedores antes de su entrada en vigencia. Manual de Proveedores. Los proveedores podrn, en ese lapso de tiempo, hacer comentarios a las modificaciones, los cuales sern recibidos y analizados por la compaa. Mientras se est durante el periodo de seguimiento de las garantas ofrecidas a la Superintendencia de Industria y Comercio, la modificaciones que se introduzcan al manual, solamente regirn una vez dicha autoridad impartan su aprobacin.

LOGOTIPO

SLOGAN SIEMPRE PRECIOS BAJOS SIEMPRE

DIAGNOSTICO DEL REA DE INTERVENCIN La STO de la avenida 30 de agosto # 36-10 de la ciudad de Pereira, la cual cuenta con ms de 15700 referencias, con un espacio de 1054 metros cuadrados en el almacn, consta de tres pisos, divididas en el rea de vveres, electrodomsticos y recibo. Con la colaboracin del rea de control de inventarios se revisaron los espacios de bodega y almacn, encontrndose en orden, la mercanca se almacena de acuerdo a su categora, perecedero y no perecedero, ejemplo aseo personal, cosmticos, licores, vveres ( aceites, bebidas, mascotas y pasa bocas), los refrigerados y congelados se encuentran almacenados en las cavas de refrigeracin y congelacin. En las reas de almacenamiento se encontraron diferentes falencias, una de ella se evidencio con el deterioro en cavas, pues en la entrada no hay baldosas, formndose hielo, lo cual puede provocar accidentes y deterioro en la mercanca; As mismo se notaron goteras, las cuales cuando llueve se intensifican, mojando la mercanca, hacindola no apta para la venta; Se detectaron roedores, los cuales consumen la mercanca en bodega, provocando rotura en los empaques; faltan estibas en la bodega, se encontr mercanca en el piso y almacenada junto la pared, atentando contra las polticas de almacenamiento manejadas por Olmpica; Se encontr contaminacin cruzada, la cual se da cuando almacenan juntos productos de aseo hogar como desinfectantes, al lado de alimentos, provocando que los segundos puedan tener cambios en sus componentes y ser peligrosos para el consumo humano; por ltimo se determino que las referencias que ms se desperdician son las pastas marca. La STO ubicada en la 30 de agosto de la ciudad de Pereira es la nica del distrito cafetero que cuenta con una persona encargada para la gestin de almacenamiento, por lo cual las anteriores inexactitudes no deberan presentarse. La sper tienda olmpica cuenta con un malacate para subir y bajar la los productos segn las necesidades, en el rea de almacenamiento existen divisiones para los productos que hacen parte de la seccin de electrodomsticos, licores, panadera y aseo personal el almacn no cuenta con un circuito cerrado de seguridad. Las secciones de vveres se organizan as: Congelados Aseo hogar Aseo personal Lcteos Pasa bocas Alimento mascotas La persona encargada de recibir la mercanca es el jefe de recibo, este le da ingreso a los distintos productos, verificando que las cantidades, referencias y fechas de vencimiento sean acordes a los pedidos realizados. En la sper tienda existen 15 operadores logsticos siendo el personal que almacena los productos y los organiza en el piso de venta, los cuales se encargan d cada seccin de vveres en dos turnos, estas personas ordenan los productos en el lineal, as como controlar fecha de vencimiento y la mercanca que estn en mal estado, entregndola al jefe de recibo, el cual se encarga de realizar las devoluciones pertinentes; cuando hay bajas por deterioro o

cuando la mercanca no cumple las polticas de devolucin o se encuentra en convenio, el jefe de recibo solicita el apoyo del rea de control de inventarios para la destruccin de la mercanca. Una herramienta para el control del inventario es el sistema de informacin SAP, el cual recopila toda la informacin de ingreso y salida de mercanca, lo cual cubre compras, traslados, transferencias, bonificaciones, despachos, devoluciones, roturas, consumos, bajas de mercanca y ventas, las cuales pasan al sistema a travs de una interface del sistema de venta POS IBM que maneja la compaa. Este sistema sirve para mantener saldos correctos y poder utilizar indicadores de control como sugeridos automticos. SAP permite el ingreso de inventarios cclicos de los diferentes productos mensualmente, los cuales se realizan segn la programacin de control de inventarios o la necesidad del negocio establecida por la administracin y operacin logstica, estos inventarios dan cuenta de las perdidas por hurto, determinando cuales son los productos ms filtrados y el porcentaje de filtracin sobre la venta, el cual segn la compaa no puede ser superior al 0.5%. SAP tambin es una herramienta de informacin, sirve para conocer cual mercanca esta por ingresar, si hay productos en trnsito entre los distintos negocios, cual mercanca acepto la bodega y cual no, esto con el fin que los inventarios arrojen resultados reales. A travs de SAP se cargan las mermas conocidas como bajas, consumo clientes y rotura, esto lo lleva a cabo el liquidador del negocio. Olmpica actualmente cuenta con dos indicadores, el primero es das de inventario, el cual se desarrolla comparando las ventas presupuestadas con las ventas acumuladas para el mismo periodo; el segundo es el sugerido automtico, el cual es una herramienta para los administradores para establecer cuantas cantidades de una referencia deben pedir, se basan en las ventas de los diferentes productos por das. La empresa Olmpica S.A. da de baja a los productos que se encuentren en mal estado, mala presentacin, por obsolescencia, por deterioro y vencimientos, los cuales se dan cuando los operadores logsticos no detectan los productos del lineal antes de su vencimiento. Olmpica cuenta con una lista en la cual se detalla con cuantos das y meses se deben sacar los productos del piso de venta, esto se encargan los operadores logsticos como ya se menciono. Con un mejoramiento en la gestin de almacenamiento se controlaran las perdidas, pues si se detectan a tiempo los productos prximos a vencer estos se pueden devolver al proveedor para que sea l quien asuma la perdida y no Olmpica, el proceso de devolucin consta de varios estados, el estado cero es el momento de ingresar la mercanca como devolucin al proveedor; Al transcurrir 15 das, pasa automticamente al estado dos, donde la mercanca se considera del proveedor; si este no recoge la mercanca entre los 15 das siguientes, cumpliendo con un tiempo de almacenamiento, el cual genera un costo para la compaa, se pasa al estado tres, para que posteriormente la mercanca sea destruida o donada estando en estado 5, lo anterior se hace mediante SAP, este permite hacer los cambios de estado automticamente. La mercanca presenta deterioro por un mal almacenamiento, pues se puede presentar abolladuras, dao en las tapas, rompimiento del empaque,

que la fecha de vencimiento se borre o la propia marca del empaque. Para la sper tienda olmpica principal se promediaron las prdidas de los ltimos 5 meses dando un total de $506.491. Este valor es alto pues se considera que por cada $50.000 que se d de baja, siendo este el costo, el negocio debe vender $10.000.000 para solventar la perdida, es decir es el 0,5% de las ventas. Lo mismo sucede con las perdidas por deterioro, si se siguen reglas bsicas como no arrumar ms de lo permitido, la mercanca no sufrir daos, pues como se conoce si a una caja se le pone encima ms peso del permitido la mercanca sufrir avera. Con los indicadores que se plantearan en este trabajo se puede verificar y medir el volumen de rotacin para conocer que mercanca rota de manera ms lenta por lo cual est en riesgo de sufrir deterioro y utilizar recursos innecesarios, tambin medir el monto real de las prdidas. Por lo anterior los indicadores de almacenamiento e inventario son de suma importancia para las empresas, pues a travs de ellos se pueden tomar decisiones que optimicen los procesos, en este caso el almacenamiento, para que la empresa tenga un mayor control de su mercanca, siendo el inventario el punto ms importante dentro de olmpica, pues este es el que genera los ingresos de la compaa y es mediante el que se genera la utilidad, teniendo un mayor control se har ms competitiva y rentable la empresa.

LO QUE SE BUSCA CON LA INTERVENCIN A travs del trabajo de prctica se busca establecer un plan de mejoramiento del almacenamiento de las distintas referencias que hacen parte de la seccin de vveres, de la sper tienda olmpica de la 30 de agosto de la ciudad de Pereira, esto se lograra mediante la creacin de un portafolio de indicadores, los cuales ayudaran a la organizacin a controlar, medir, verificar, inspeccionar y comparar la gestin de almacenamiento. Es necesario intervenir el almacenamiento de los productos de la sper tienda Olmpica principal de la ciudad de Pereira, pues el almacenamiento le da un valor agregado a las empresas, pues si se tiene un adecuado almacenamiento se disminuira de forma significativa las prdidas que se presentan al interior de la empresa por mermas tales como por rotura, mal manejo de los productos por parte del personal logstico, detectar las fechas de vencimiento a tiempo para devolverlas al proveedor. Midiendo las perdidas los negocios pueden tomar decisiones para disminuir la cantidad y el costo, haciendo un mayor control sobre la mercanca, pues en ocasiones se desconoce cundo est prximo a su fecha de vencimiento un producto y queda en deuda las buenas prcticas de almacenamiento, inspeccionar es una funcin importante que se puede hacer mediante los indicadores, pues examina y comprueba las causas de las perdidas y el deterioro de la mercanca, por ultimo mide las prdidas de la mercanca, cuantificndolas. Un indicador ayuda a mejorar la calidad del servicio en las empresas, en este caso de Olmpica, siendo este importante con la gran competencia que existe en la ciudad de Pereira por la cantidad de supermercados que existen en la ciudad, donde las empresas deben aportar cada vez ms a un excelente servicio al cliente, teniendo siempre a la mano los distintos productos de la canasta familiar. El almacenamiento de la tienda es llevado a cabo por los operadores logsticos con su correspondiente coordinador, el rea de control de inventarios, controla la gestin, verificando como lo est desarrollando el negocio, para detectar posibles problemas e inadecuadas prcticas. Para finalizar entre las funciones delegadas por el jefe inmediato el cual tiene como cargo coordinador de control de inventario y perdidas est la de verificar que los distintos negocios graven diariamente el desperdicio tanto de la seccin de fruver como de panadera, as mismo que los negocios cumplan con la grabacin de mermas por rotura, bonificaciones, traslados entre negocios, registro de produccin diaria entre otros; as mismo se da un apoyo en los diferentes inventarios generales de los negocios del distrito, con la grabacin por radiofrecuencia de la bodega y cavas, el da del inventario se imprime los diferentes lotes, los cuales hacen parte de los cuerpos o estanteras del lineal de la tienda, tambin con la correccin que se da por malos conteos; as mismo se apoyan los negocios con los inventarios cclicos, dando respuesta oportuna a las preguntas que se tenga con el buen desenvolvimiento del inventario; por ultimo cuando se visita cada negocio el practicante lleva a cabo con el jefe de recibo las bajas de mercanca, esto consiste en sacar del inventario la mercanca no apta para la venta y consumo de los clientes, se hace revisin de las cavas y el almacenamiento de las distintas referencias para hacer las respectivas anotaciones al administrador o gerente del negocio.

JUSTIFICACIN DE LA INTERVENCIN Este trabajo trae como novedad la creacin de indicadores para la compaa en la parte de almacenamiento, tiles para medir, controlar y verificar dicha gestin, trayndole a la compaa un alto valor agregado, con mayor productividad y eficiencia dentro del almacn. Estos indicadores entran a complementar los ya existentes para establecer un sistema de control ms integral. As mismo ayuda a la organizacin del almacn, que esta sea fcil para ubicar los productos, detectando errores en el sistema que vienen implementando y destacando las cosas que se estn haciendo hasta el momento. Este trabajo est dirigido a las personas de operacin logstica, al encargado de la bodega y al administrador de vveres del supermercado olmpica ubicado en la 30 de agosto, pues ellos pueden organizar de una mejor manera la bodega y hacer de una manera ms sencilla y practica su trabajo; as mismo est dirigido al almacn, pues con la disminucin de las perdidas el margen de utilidad se ver afectado de manera positiva. La falta de indicadores entorpece procesos importantes como el control y administracin de los diferentes productos de vveres, con SAP se pueden crear diversas alertas, como por ejemplo con los productos vencidos, esto ayuda a que se puedan detectar a tiempo para llevar a cabo devoluciones a los distintos proveedores y ayudar a disminuir las perdidas por este rubro. Por esta razn es importante para Olmpica contar con indicadores, se tiene un sistema de informacin importante como SAP, el cual tiene mltiples funciones, las cuales se deben utilizar y explotar para el beneficio de la organizacin. Las bajas que se den por vencimiento, obsolescencia y deterioro suman un total de $506.491, este valor es el resultado del promedio de los ltimos 5 meses, resultando un valor alto. Con el trabajo se busca medir, comparar, inspeccionar, verificar y controlar las prdidas de los distintos productos, por medio de una serie de indicadores, lo anterior permite a la organizacin tener porcentajes y cifras del real estado del almacn, conocer cules son los productos con menor rotacin y tomar decisiones al respecto, lo cual 22 demuestras que los indicadores son una herramienta importante con la cual deben contar las empresas, SAP es un sistema de informacin potente dentro de la empresa, el cual se puede ver complementado con los indicadores.

PRESENTACIN Y ANLISIS DE RESULTADOS

Se encontraron una serie de indicadores, los cuales colaboran a la hora de medir, controlar y verificar la gestin de almacenamiento de la STO 1351, se enumeran a continuacin:

ndice duracin de la mercanca= Ventas promedio mes Inventario promedio mes Indica cunto dura el inventario dentro del almacn. Si el indicador arroja un resultado alto, demuestra que existen demasiados recursos empleados en el inventario, los cuales no agregan valor de manera inmediata, corriendo el riesgo que se pierda la mercanca o sufrir obsolescencia. Permite conocer cuantas veces el inventario se convierte en dinero real. Entre ms baja sea la duracin, significa que la mercanca esta menos tiempo en el almacn, sugiriendo una buena administracin y gestin de los inventarios. Las polticas de inventario en general plantean que la rotacin debe ser alta, esto con el fin que la mercanca no sufra deterioro o se vuelva obsoleta. El indicador se aplico para los meses de mayo, junio, julio, agosto, septiembre y octubre del 2012, en el transcurso de este tiempo no se percibieron grandes cambios, ya que el inventario tiene una rotacin de una vez al mes, teniendo su pico ms bajo en agosto con 1.03 veces. La mercanca dura en el almacn desde su llegada 30 das, lo cual demuestra una ptima demanda por parte de los clientes y una eficiente almacenamiento, el cual facilita que la mercanca tenga salida en poco tiempo y no se acumulen dentro de la bodega las distintas referencias, para disminuir el riesgo de sufrir deterioro, cumpliendo con las polticas de tener un inventario tipo PEPS, cabe aclara que este indicador lo maneja actualmente olmpica, en el se basan las compras, midiendo el nivel en que la mercanca sale del almacn.

Calidad del inventario=Unidades daadas +obsoletas +vencidas

X 100

Unidades disponibles Inventarios El indicador muestra el nmero de mercanca no apta para la venta por obsolescencia, deterioro, averiadas, en mal estado y fechas de vencimiento. Est ntimamente relacionado con malas prcticas de almacenamiento, pues la mercanca se daa o deteriora a causa de esto, evaluando las unidades que la empresa deja de vender y por ende la disminucin en las utilidades.

Este indicador se aplico para los meses comprendidos entre mayo y octubre del 2012, se obtuvo una serie uniforme sin grandes cambios, donde el pico ms alto se dio en junio con un 0,37% de la mercanca no apta para la venta, por vencimiento, dao roedor deterioro u obsolescencia, la calidad del inventario es buena con ms del 97% para todos los meses. Pero este indicador puede mejorar, estableciendo pequeos cambios en la infraestructura del almacn, como nuevas estanteras y estibas, para que la mercanca cumpla con requisitos como no estar en el piso ni pegada a la pared, facilitando labores de limpieza y fumigacin, pues se detecto que parte del deterioro de la mercanca era por roedor, siendo necesario que se lleve actividades para disminuir dicha plaga. As mismo se puede ampliar el almacn, para acomodar la mercanca de manera eficiente, con el peso permitido, sin arrumar ms de lo permitido, lo anterior se puede desarrollar en la antigua bodega de fruver, el cual es un espacio no utilizado. Calidad de los pedidos generados=pedidos generados sin problemas x 100 Total pedidos generados El objetivo de este indicador el cual se hace con una periodicidad mensual es controlar la calidad de los pedidos de compras generados, midiendo el nmero y porcentaje de las compras generadas sin retrasos, que no haya necesidad de informacin general, ya sea porque hacen falta cantidades de una referencia o se da un exceso de las mismas. Tiene como impacto el incremento de los costes de mantenimiento de inventarios, as como la perdida de las ventas, pues cuando se desarrolla el pedido, quiere decir que Olmpica detecta la necesidad del consumidor por tener ese bien, es decir, que el indicador se relaciona con la buena atencin al cliente.

Capacidad utilizada=

Cantidades almacn Total metros cuadrados almacn

Este indicador mide como se debe organizar el almacn, indicando cuantos metros cuadrados se destinan por cada unidad, con el fin de optimizar el espacio en bodega, generando un valor agregado al almacn, con la fcil ubicacin de las diferentes referencias. Para determinar si existe espacio ocioso por la mala organizacin de la bodega. El indicador se aplico con informacin real de Olmpica de la avenida 30 de agosto, desde mayo hasta octubre del 2012

CONCLUSIONES La STO 1351 tiene un buen sistema de almacenamiento, esto se evidencio con la duracin ptima del inventario, el cual se demora 30 das aproximadamente en salir del almacn. El volumen de las prdidas para la seccin de vveres es bajo, teniendo en cuenta que en los ltimos seis meses se presentaron pocos artculos no aptos para la venta, aunque este nmero se podra reducir siguiendo las polticas de almacenamiento estipuladas, puesto que la sper tienda tiene varias falencias en su rea de almacenamiento, como mercanca en el piso, pegada a la pared y al techo, as mismo se encontr mercanca que exceda el lmite de peso, con arrumes hasta de 12 cajas, deteriorando los productos. Otro punto es la necesidad de aumentar el espacio destinado al almacenamiento de los productos de la seccin de vveres, utilizando el sitio donde antes era la bodega de fruver, ya que es un espacio que no se est utilizando, la falta de este se evidencia cuando al aproximarse meses como diciembre, donde el stock del inventario es alto, se almacena mercanca en los pasillos y el piso, corriendo el riesgo que la mercanca en mal estado aumente. La calidad de los pedidos es buena, tienen un margen de error mnimo, pero la grafica demuestra que la tendencia va en aumento, por lo cual se deben tomar medidas y trabajarlas de la mano con los proveedores, para que estos cumplan con los pactos estipulados antes de la entrega, para que la sper tienda siempre tenga la mercanca para cuando el cliente la solicite o demande. En el rea de almacenamiento se encontraron productos que generaban contaminacin cruzada, estos productos no pueden salir a la venta ya que pueden traer problemas de salud a las personas que los consuman, adems de posibles demandas hacia Olmpica, entre los productos se encontraron desinfectantes al lado de leche, as como averas al lado de compotas, en una empresa con ese tamao, con un nivel de confiabilidad por parte de las personas, se debe evitar estas prcticas, las cuales hacen quedar mal a la organizacin, donde la calidad y buen servicio hacen parte de las polticas organizacionales. La STO 1351 cuenta con 15 operadores logsticos y una persona encargada del almacn, estos deben trabajar de manera coordinada con el jefe de recibo para detectar la mercanca averiada con tiempo, ya sea para hacer devoluciones a los proveedores o para detectar malas prcticas de almacenamiento, corrigindolas a tiempo para disminuir las cantidades de mercanca daada, la cual afecta el margen del negocio.