GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD MONITOREO Y EVALUACIÓN © República de Colombia - Derechos Reservados

Bogotá, D.C., Octubre de 2008

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FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO
Título: Fecha elaboración aaaa-mm-dd: Sumario: Palabras Claves: Formato: Dependencia: Código: Categoría: Autor (es): Revisó: Aprobó: Información Adicional: Ubicación: MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL. 2007-10-21 Conjunto de criterios o parámetros para la elaboración de documentos generados por procesos y actividades del Programa Agenda de Conectividad, en el marco del Sistema de Gestión de Calidad. Documento, Plantillas, Formatos, Comunicaciones Internas. DOC Lenguaje: Español

Ministerio de Comunicaciones: Programa Agenda de Conectividad. Estrategia de Gobierno en línea. GELMEMA-004 Estándares Carmen Cecilia Henao Espinosa Eliecer Vanegas Murcia Eliecer Vanegas Murcia No disponible. El archivo magnético asociado al documento está localizado en está localizado en la página del Programa Agenda de Conectividad:
programa.gobiernoenlinea.gov.co/Documentos/SistemadeGestiondeCalidad/Monitoreo yEvaluación/GELMEMA-004.

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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓ N 1.0 2.0 3.0 FECHA 2007-10-21 2008-04-07 2008-10-07 RESPONSABLE Eliécer Vanegas Murcia Eliécer Vanegas Murcia Eliécer Vanegas Murcia DESCRIPCIÓN Creación del documento. Elaboración de ajustes al documento y plantillas. Ajustes a las plantillas de acuerdo con el Manual de Identidad Institucional del Programa

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TABLA DE CONTENIDO DERECHOS DE AUTOR...................................................................................................8 CRÉDITOS......................................................................................................................9 1. AUDIENCIA...............................................................................................................10 2. INTRODUCCIÓN........................................................................................................11 3. ESPECIFICACIONES GENERALES – DOCUMENTOS FÍSICOS.......................................12 3.1 Papel 12 3.2. Fuente 12 3.3. encabezado y pié de pÁgina 12 3.4. Redacción 13 3.5. Puntuación 13 3.6. Márgenes 13 3.7. NUMERACIÓN 14 3.8. otras especificaciones 14 3.9. Codificación de los documentos 15 3.10. matriz de responsabilidades y autoridades en la documentación del Sistema de gestión de calidad 17 3.11. PIRÁMIDE DE ESTRUCTURA DOCUMENTAL 17 3.11.1. Manual 18 3.11.2. Procedimiento 18 3.11.3. Registro 18 3.11.4. Formato 18 3.11.5. Documentos 18 4. ESPECIFICACIONES GENERALES – DOCUMENTOS DIGITALES...................................20 4.1 DILIGENCIAMIENTO DE LOS MENSAJES POR CORREO ELECTRÓNICO 20 4.1.1 ASUNTO 20 4.1.2 FIRMA en CORREOS ELECTRÓNICOS 20 5. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE APOYO...........................................................21 5.1. carta U OFICIO 21 5.1.1. Definición 22 5.1.2. Área de Difusión 22 5.1.3. Facultad para firmar Oficios o Cartas 22 5.1.4. Partes de la Carta u Oficio 22 5.2. CUBIERTA DE FAX 24 5.2.1. Definición 25 5.2.2. Partes de la cubierta de Fax 25 5.3. MEMORANDO 26 5.3.1. Definición 27 5.3.2. Área de Difusión 27 5.3.3. Facultad para firmar Memorandos 27 5.3.4. Partes de un Memorando 27
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......1...2..2.8...1.3.3...3.84 Página 5 de 85 .2.1.3. Partes del acta de reunión 32 5..6.2..... Partes del Informe EXTRAORDINARIO 43 5....2.....4..4.........2.6.. CARACTERIZACIÓN 67 6...3. ACTAS DE REUNIÓN 32 5.6......4.1....4.3.... definición 43 5. Área de difusión 43 5...6. Partes de la ayuda de memoria 30 5...... PARTES QUE COMPONEN UN MANUAL 63 6..2......2. DOCUMENTOS BASE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD...6.2..6....5..3... elementos de los procedimientos 74 6.3.... CONSIDERACIONES GENERALES 63 6.. Informe Extraordinario 43 5...GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5.1..7.1.. formato 78 6...... elementos de UN FORMATO 78 7.5................... Definición 45 5.3......1...5.... Partes del Informe DE ACTIVIDADES 40 5... Informe Ordinario o de actividades 35 5.4. definición 63 6.1. Definición 78 6....6. Partes de la presentación 49 6.. Clases de Memorando 28 5... definición 40 5..3.. PROCEDImientos 71 6.1.. informes 35 5.1.....2. FORMATO HORIZONTAL 73 6.... MANUAL o documento 50 6.3.. Definición 74 6.......6... PARTES QUE COMPONEN UNA CARACTERIZACIÓN 68 6.3..........3.. TERMINOLOGÍA.2......2.80 8..7..1...1.3. presentaciÓn institucional en power point 47 5..4..8...1.....1... CONCLUSIONES. Definición 32 5.3....2.. Observaciones 31 5.. Estaciones o momentos de la sesión 33 5... Partes de la Nota Interna 45 5...1.4.3. ayuda de memoria 29 5... Partes del Informe técnico 43 5..8... Definición 30 5.2. Área de difusión 43 5..6.50 6..2.. definición 67 6. definición 43 5.......5. Informe técnico 43 5. FORMATO VERTICAL 71 6..1.6.....7..2.3.....4..6..2...6..1...... Área de difusión 40 5..2. NOTA INTERNA O REMISORIA 45 5.......6....1......... Definición 49 5...........1..5..

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Plantilla Descripción de Actividades Horizontal . Plantilla Formato 15 18 20 23 25 28 34 35 36 37 38 44 46 46 47 47 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 66 70 71 72 73 77 Tabla 1.Presentación Figura 16. Plantilla Control de Cambios – Manual o Documento Figura 20. Plantilla Introducción – Informe Ordinario Figura 11. Plantilla Memorando Figura 6. Plantilla Portada – Informe Ordinario Figura 8. Plantilla Apéndices – Manual o Documento Figura 30. Plantilla Cubierta de Fax Figura 5. Plantilla Descripción de Actividades Vertical . Plantilla Derechos de Autor – Manual o Documento Figura 23. Plantilla Desarrollo Contenido – Presentación Figura 15. Matriz de Responsabilidades y Autoridades en la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad 16 Página 7 de 85 .Procedimiento Figura 34. Plantilla Ayuda de Memoria Figura 7. Plantilla Créditos – Manual o Documento Figura 24. Plantilla Portada Vertical . Plantilla Desarrollo Contenido 2 – Presentación Figura 17.Procedimiento Figura 33. Plantilla Nota Interna o Remisoria Figura 13. Plantilla Tabla de Contenido – Informe Ordinario Figura 10. Plantilla Conclusiones – Manual o Documento Figura 29. Plantilla Introducción – Manual o Documento Figura 26. Plantilla Portada Horizontal . Plantilla Portada – Presentación Figura 14. Plantilla Formato Preliminar al documento – Manual o Documento Figura 19. Plantilla Desarrollo del Documento – Manual o Documento Figura 27. Plantilla Desarrollo Gráfica . Plantilla Formato Preliminar al documento – Informe Ordinario Figura 9.Procedimiento Figura 35. Plantilla Portada – Manual o Documento Figura 18. Codificación de documentos Figura 2. Plantilla Audiencia – Manual o Documento Figura 25. Plantilla Terminología – Manual o Documento Figura 28. Plantilla Caracterización Figura 31. Plantilla Relación de actividades adelantadas – Informe Ordinario Figura 12. Criterios de codificación de acuerdo al proceso y el tipo de documento 15 Tabla 2. Plantilla Carta Figura 4. Plantilla Tabla de Contenido – Manual o Documento Figura 21.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL LISTA DE FIGURAS Y TABLAS Figura 1.Procedimiento Figura 32. Plantilla Lista de Figuras – Manual o Documento Figura 22. Pirámide documental Figura 3.

Todos los derechos reservados”. Página 8 de 85 . Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de la República de Colombia. La copia no se hace con el fin de ser distribuida comercialmente. El título del documento debe ser incluido al ser reproducido como parte de otra publicación o servicio. el copyright (traducido literalmente como derecho de copia y que. debe solicitar el permiso entrando en contacto con el Programa Agenda de Conectividad del Ministerio de Comunicaciones de la República de Colombia. Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos. Los materiales se deben reproducir exactamente y no se deben utilizar en un contexto engañoso.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL DERECHOS DE AUTOR A • • • • • menos que se indique de forma contraria. comprende la parte patrimonial de los derechos de autor) del texto incluido en este documento es del Gobierno de la República de Colombia. por lo general. bajo las siguientes condiciones: El texto particular no se ha indicado como excluido y por lo tanto no puede ser copiado o distribuido. Se puede reproducir gratuitamente en cualquier formato o medio sin requerir un permiso expreso para ello.

132 p. el equipo de trabajo del Área de Monitoreo y Evaluación y las demás áreas del Programa. y manejo de documentos. donde el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia. por el cual se modifica el acuerdo Nº 07 del 29 de junio de 1994. Guía para numeración de divisiones y subdivisiones en documentos escritos. Presentación de tesis. trabajos de grado y otros trabajos de investigación. entre las que se encuentran: o INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Documentación. elaborado por el Archivo General de la Nación en el cual se busca dotar a las entidades públicas y privadas que presten servicios públicos de un instrumento que describe los procesos y procedimientos de un Programa de Gestión Documental (PGD). Bogotá: ICONTEC. para la elaboración. Documentación. 132 p. Normas expedidas por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC. presentación. resultado de un trabajo conjunto realizado con la asesoría de la firma consultora Bureau Veritas Colombia. se consideraron para el contenido de este Manual los siguientes elementos ajustados al Programa Agenda de Conectividad: Ley 594 de 2000 expedida por el Congreso de la República y por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y otras disposiciones. “Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental” . (NTC 1075) - - Página 9 de 85 .GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL CRÉDITOS D - entro del marco de documentación e implementación del Sistema de Gestión de Calidad en el Programa Agenda de Conectividad. se han generado un conjunto de criterios de estandarización para la elaboración y presentación de documentos. 1994. actualiza el Reglamento General de Archivos en su artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario. Así mismo. (NTC 1486) o INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Acuerdo Nº 027 de 2006. Bogotá: ICONTEC. 1996.

de manera práctica y organizada. mediante la utilización de plantillas y formatos con su correspondientes instrucciones de diligenciamiento y aspectos relevantes que deben ser tenidos en cuenta. permite fortalecer la imagen institucional con entregables de alta calidad destinados a clientes externos como internos. Aplicable a documentos internos. El manual fuera de ser una herramienta de estandarización al interior del Programa. orienta la elaboración y presentación de documentos. AUDIENCIA E ste documento está dirigido a los consultores del Programa Agenda de Conectividad. externos y los generados dentro del Sistema de Gestión de Calidad.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 1. Página 10 de 85 . como un insumo que contiene información mediante el cual.

y el cual permite que se identifiquen todos los documentos que son generados. además de fortalecer la proyección de una imagen corporativa unificada. Página 11 de 85 . convirtiéndose en un herramienta que permita continuar con el proceso de normalización documental. respondiendo a las necesidades y objetivos actuales. y pretende unificar criterios y definir pautas para la elaboración y presentación de los documentos que se generan en el Programa.gobiernoenlinea. se define una codificación específica a través de la pirámide documental aplicada de acuerdo con las condiciones. En el sitio Web http://programa. características y necesidades específicas del Programa.Sistema de Gestión de Calidad.gov. dentro del Manual de Calidad del Programa. INTRODUCCIÓN E l presente documento es generado por el Área de Monitoreo y Evaluación. Las normas establecidas en el presente manual. Metodológicamente el manual se encuentra orientado en dos partes: la primera consiste en los formatos de apoyo administrativo para la elaboración de documentos y en la segunda sección se incluyen aquellos formatos y plantillas base del Sistema de Gestión de Calidad. se encuentran disponibles las plantillas y formatos que se relacionan en el cuerpo del documento.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 2.co en el link de Documentos . según lo definido por el Sistema de Gestión de Calidad implementado en el Programa Agenda de Conectividad. Para lo anterior. ajustadas a los requerimientos del Programa buscan contribuir al mejoramiento de su gestión.

3. la lectura y la reproducción del documento. 3.1 e describen algunas especificaciones generales para la generación de documentos físicos. En el pie de página se emplea letra tipo Arial centrado a un tamaño de siete (7) puntos.2. programas o computadores. En el encabezado se emplea un cuadro de texto para el nombre del documento centrado. Sin embargo. El tamaño varía de acuerdo al tipo de documento. Página 12 de 85 . En algunas ocasiones cuando se elaboran cuadros se utiliza Arial en un tamaño que sea visible. se sugiere imprimir el documento utilizando las dos caras de la hoja con el objetivo de economizar papel. coherencia en el desarrollo y utilización del material impreso. se recomienda utilizar en los títulos de los capítulos el tipo Tahoma en tamaño dieciséis (16) y dentro del documento el arial tamaño de diez (10) a doce (12) puntos dependiendo de la extensión del documento. Comic Sans MS. permitiendo mediante la aplicación de estos formatos estándar el ahorro y facilidad en la comunicación tanto interna como externa. Se utiliza generalmente tamaño carta y por una sola cara de la hoja. a reglón o interlineado sencillo. Trebuchet MS. donde se aplica una mayor normalización. el cual aplica en documentos demasiado extensos y que requieren la utilización de este formato. En documentos de gran extensión como son los documentos técnicos. opacidad y calidad deben facilitar la impresión. en negrilla y un tamaño de texto de doce (12) puntos. PAPEL Su color. informes o términos de referencia.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 3.3. Times New Roman y Verdana. tal y como se presenta en el desarrollo del documento. ESPECIFICACIONES GENERALES – DOCUMENTOS FÍSICOS S 3. Para los títulos se recomienda las siguientes fuentes: Tahoma. Existen algunas excepciones en el caso del manejo del tamaño oficio. ENCABEZADO Y PIÉ DE PÁGINA Dependiendo del tipo de documento se maneja el formato del encabezado y pie de página de acuerdo con lo establecido para cada uno de los casos. FUENTE Para la generación de documentos se sugiere utilizar letra tipo arial en su contenido para una mayor comprensión y manejo en otras versiones.

Página 13 de 85 . los corchetes. REDACCIÓN Los documentos se redactan de manera impersonal y cumpliendo con el estándar del documento a realizar. PUNTUACIÓN Para el manejo de la puntuación se deben tener las siguientes condiciones: . todos ellos compuestos por un signo de apertura y uno de cierre. las comillas y las rayas que encierran aclaraciones e incisos.El punto. . se escriben así: los de apertura se separan por medio de un espacio de palabra o signo al que siguen. 2 cm. la coma. los dos puntos y los puntos suspensivos se escriben siempre sin dejar un espacio de separación con respecto a la palabra o el signo que lo precede. 2 cm. MÁRGENES Las márgenes de los documentos serán aplicables de acuerdo con el tipo de documento a realizar. y separados por un espacio de la palabra o el signo que sigue. el formato que se utiliza es el logo del Ministerio de Comunicaciones en la parte izquierda del documento y en su parte derecha la imagen de Gobierno en línea. Para el pié de página. y los signos de cierre se escriben sin espacio de separación con respecto a la palabra o signo al que siguen. es la siguiente: Izquierdo: Derecho: Superior: Inferior: Encabezado y pié de página: 3 cm. 3. según las normas ICONTEC las márgenes adecuadas de los documentos que faciliten la encuadernación y posible reproducción. como los de interrogación y exclamación. 3 cm.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL El encabezado en documentos como el presente manual.5. y se escriben sin espacio de separación con respecto a la palabra a la que anteceden. los paréntesis.4.6. Sin embargo. separados por un espacio de la palabra a la que preceden y sin este espacio si lo que sigue es un signo de puntuación. el formato para un documento de “Y” páginas es: Página X de Y 3. 3 cm. 3.Los signos dobles. el punto y coma. a no ser que este sea de cierre.

Todos los títulos. • • OTRAS ESPECIFICACIONES Todos los párrafos del documento comienzan contra el margen izquierdo y sin dejar sangría. Para el caso del Programa Agenda de Conectividad. áreas. Las figuras. igual que los subtítulos. y el perfil en el caso de los Directores de proceso. 3. en números arábigos hasta la última página del documento. contenido. La fecha en los documentos emplea el formato aaaa/mm/dd. y llevan el título distintivo en la parte superior. Se compone por un sólo dígito el cual deber ser un número entero. Se excluyen los formatos. tal y como se describe en la sección de pié de página. debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal. simple. evitando el uso de términos en idioma extranjero. el título se registra en la parte inferior. alcance. se enumeran por separado consecutivamente y llevan el título distintivo en la parte superior de la misma. acrónimos. se enumeran por separado consecutivamente. lo cual también se verá reflejado en el control de cambio de versión de acuerdo a lo representativo que haya sido el cambio. para su respectivo control.7. 2. El control de cambios describe brevemente las modificaciones realizadas al documento y se define la nueva versión que se genera por el cambio. Para la numeración de las páginas. completa y precisa. Manejo de minúsculas y mayúsculas. se escribe con mayúscula inicial el nombre de las entidades y nombres propios. se deben relacionar los cambios efectuados en el ítem de Control de cambios.) que ha tenido el documento a través del tiempo. La redacción del texto debe ser clara.8. Siempre que se realice una modificación a un documento perteneciente al Sistema de Gestión de Calidad. se incluye centrada en el margen inferior.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 3. Los cuadros. procesos. etc. excepto cuando corresponda al lenguaje común de uso técnico. o Versión Mayor: Representa los cambios sustanciales (estructura. siglas. objetivo. Los títulos se escriben en mayúscula. descripción de actividades. se enumeran por separado consecutivamente. Por ejemplo: 1. subtítulos y numerales de las secciones del documento se alinean al lado izquierdo y se escriben en negrilla. Adicionalmente. NUMERACIÓN Las tablas. • • • • • Página 14 de 85 . El texto se escribe a interlineado sencillo. Para el manejo de Control de Versión. mientras que los numerales se escriben en mayúscula inicial. se utilizan los siguientes criterios. 3.

CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Para la codificación de los documentos se realizan los siguientes pasos: o Definir macroproceso. CODIFICACIÓN CODIFICACIÓN TIPO PROCESO TIPO DOCUMENTO PROCESO DOCUMENTO Direccionamiento DR Manual MA Investigación y Planeación IP Caracterización CR Articulación y Gestión AG Procedimiento PR Desarrollo Operación Apropiación Monitoreo y Evaluación Administrativa. Criterios de codificación de acuerdo al proceso y el tipo de documento. o Identificar el proceso y escribir código de acuerdo a lo establecido en la columna de CODIFICACIÓN PROCESO ubicada en la Tabla 1 Criterios de codificación de acuerdo al proceso y el tipo de documento. GEL AdC DR PR 001 MACROPROCESO PROCESO TIPO DOCUMENTO CONSECUTIVO Figura 1. los documentos que se generen en el Programa Agenda de Conectividad. Codificación de documentos.9. 3. Tabla 1. deben utilizar los criterios definidos en el mismo. o Indicar consecutivo numérico de acuerdo a la cantidad de documentos generados por el Sistema de Gestión de Calidad.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL o Versión Menor: Representa los cambios o modificaciones mínimas del documento. Página 15 de 85 . los cuales son controlados por el Representante de la Dirección. Financiera y Jurídica DE OP AP ME AF Formato FM o Identificar el tipo de documento y codificar de acuerdo a lo establecido en la columna de CODIFICACIÓN TIPO DOCUMENTO ubicada en la Tabla 1 Criterios de codificación de acuerdo al proceso y el tipo de documento. correspondientes a forma y estilo. por medio del Listado Maestro de Documentos. NOTA: A partir de la fecha de aprobación y la correspondiente socialización de este Manual.

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• Elaborar el documento en la plantilla aprobada para tal fin. Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad. Matriz de Responsabilidades y Autoridades en la documentación del Sistema de Gestión de Calidad. Director del proceso. Consultor del proceso.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 3. Consultor del proceso. • Verificar que el documento éste elaborado en la plantilla aprobada para tal fin. PIRÁMIDE DE ESTRUCTURA DOCUMENTAL La documentación del Sistema de Gestión de Calidad describe cómo funciona el Programa Agenda de Conectividad. • Verificar la trazabilidad del documento. Verificar: • Que el contenido técnico sea correcto. PERFIL RESPONSABLE DE REVISAR EL DOCUMENTO Director del proceso. de acuerdo con Página 17 de 85 . el tipo de documento y la "Matriz de Responsabilidades y autoridades en la documentación del Sistema de Gestión de Calidad". El Programa ha decidido clasificar su documentación en 5 niveles. CLASE DE DOCUMENTO Manual Política y objetivos de calidad Procedimiento Formato Documentos externos PERFIL RESPONSABLE DE ELABORAR EL DOCUMENTO Director del proceso. coherente. • Que la información descrita dé alcance al cumplimiento de las normas vigentes de Calidad. PERFIL RESPONSABLE DE ELABORAR EL DOCUMENTO PERFIL RESPONSABLE DE REVISAR EL DOCUMENTO • Verificar la pertinencia en cantidad y descripción de las actividades documentadas. • Realizar los cambios al documento que sean requeridos. • Verificar la pertinencia de los documentos durante su implementación. Director del proceso. aplicable y trazable desde la funcionalidad. PERFIL RESPONSABLE DE APROBAR EL DOCUMENTO PERFIL RESPONSABLE DEL CONTROL DOCUMENTAL FUNCIONES • Escribir exactamente cómo se realizan las actividades. • Que las funciones y responsabilidades sean pertinentes a lo establecido en los perfiles. de forma estandarizada. • Que lo descrito sea razonable. PERFIL RESPONSABLE DE APROBAR EL DOCUMENTO Director (a) del Programa Agenda de Conectividad Director (a) del Programa Agenda de Conectividad Director del proceso Director del proceso No aplica PERFIL RESPONSABLE DEL CONTROL DOCUMENTAL Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad 3. Director del proceso. • Identificar y distribuir las copias controladas. • Constatar la asignación de responsabilidades y el alcance de las mismas. No aplica. • Actualizar el Listado Maestro de Documentos.11. así como la alineación con el(os) proceso(s) vinculante(s). MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Tabla 2. • Constatar que las modificaciones efectuadas a los documentos. de conformidad con el proceso. • Mantener actualizado el archivo magnético de los documentos originales y obsoletos. la gestión documental. • Realizar seguimiento al documento hasta su implementación. • Disponer de los documentos obsoletos. • Verificar que la plantilla y codificación. sean necesarias y suficientes según el objeto y alcance del documento. Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad. • Verificar que la codificación asignada corresponda a las directrices establecidas.10. legales y técnicas. estén alineadas con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos y en el GELMEMA-004 Manual de Parametrización Documental.

Documentos Información y su medio de soporte iii. Formato Documento elaborado para consignar el resultado de una tarea o actividad.11.11. pueden ser internos o externos. Plan de acción sectorial para la implementación de Gobierno en línea. Ejemplos: GELMEMA-001 Manual de Calidad. y la metodología para la elaboración de planes de acción sectorial para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL lo establecido en el Manual de Calidad en el numeral 2. Documentos que sirven como soporte para tomar decisiones en procesos y/o proyectos.11. GELMEPR-002 Procedimiento para el control de registros. Solicitud de servicio de operación. Estado Comunitario: desarrollo para todos. Documento Interno: Documento generado dentro del Programa Agenda de Conectividad o el Ministerio de Comunicaciones como soporte para la gestión del Programa.Ejemplos: Informe consolidado de avance de la Estrategia de Gobierno en línea: proyectos Programa Agenda de Conectividad. Ejemplos de documentos externos: CONPES 3072 del 2000. 3.1. GELMEMA-003 Manual de Riesgos. Ejemplos: GELMEPR001 Procedimiento para el control de documentos. Página 18 de 85 - . Ejemplos: GELAPFM-001 Solicitud de sensibilización o capacitación. Documentos Externos e internos 3. Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010.2. GELMEMA-002 Manual de ProcedimientoIndicadores. éstos una vez diligenciados se denominan registros. acciones correctivas y preventivas.3. 3. Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadasii.11. Documento Externo: Documento generado por entes externos que establece compromisos que deben ser cumplidos por el Programa Agenda de Conectividad o que sirven de soporte a la gestión del Programa.11.4. “ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD”.5. 3. GELMEFM-003 Reporte de No conformidades. GELDEFM-001 Requerimiento para desarrollo. Guía de contratación. GELAGFM-002 Ficha de proyecto. GELMEPR-003 Procedimiento para control de producto No Conforme. Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso i.4. de la siguiente manera: 3. Manual Manual Es un documento que contiene una descripción genérica con respecto a un tema específico. Ejemplos de documentos internos: Metodología para la elaboración de diagnósticos sectoriales para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.

GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL Estos documentos son elaborados. Página 19 de 85 . Pirámide documental. codificados. Manual Procedimiento Registro Formato Documentos Externos e Internos Figura 2. aprobados y actualizados siguiendo los parámetros establecidos en GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos.

Un ejemplo de firma: ELIÉCER VANEGAS MURCIA Director de Monitoreo y Evaluación Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en línea Ministerio de Comunicaciones Edificio Murillo Toro Cra. el nombre del Programa Agenda de Conectividad.9. número de teléfono y fax. los dos puntos.3442270 Fax: +57 (1) 3442248 Página 20 de 85 . Por ejemplo: un mensaje remitido por un consultor del Área de Operación relacionado con el envío de una póliza de un contrato.1.1 4.C. ESPECIFICACIONES GENERALES – DOCUMENTOS DIGITALES S 4. el modelo a utilizar esta compuesto por los siguientes campos: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que envía el mensaje. Criterios de codificación de acuerdo al proceso y el tipo de documento . para una mayor normalización y coherencia en el desarrollo tanto en la comunicación interna como externa. la ruta del sitio Web del Programa (http://programa. (Director o Consultor) y el nombre del área a la que pertenece.co Teléfono: +57 (1) 3443460 Ext. Colombia http://programa.gov.2 FIRMA EN CORREOS ELECTRÓNICOS Con el fin de estandarizar las firmas de los mensajes de salida. el cual debe ir en mayúscula sostenida y en negrilla. Codificación de los documentos en la Tabla 1. el nombre del Ministerio de Comunicaciones.gov. 1011 .1..GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 4.1 e describen algunas especificaciones generales para la generación de correos electrónicos.co). y luego el tema relacionado con el mensaje que se envía. 8 entre Calles 12 y 13 Bogotá D. ciudad y país.gobiernoenlinea. 4.gobiernoenlinea. sería: GEL_OP: Envío póliza Contrato Nº 195044. dirección de ubicación del Ministerio. el nombre de la Estrategia de Gobierno en línea. DILIGENCIAMIENTO DE LOS MENSAJES POR CORREO ELECTRÓNICO ASUNTO Se diligencia con las iniciales del Programa seguido de las iniciales del área o proceso según lo establecido en el numeral 3. Perfil del Consultor.

Plantilla Carta. Página 21 de 85 .GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5. CARTA U OFICIO CIERRE CUERPO ENCABEZADO Figura 3.1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE APOYO 5.

5. es decir.1. y en lo posible escriba el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)). remitir documentos. 5. ÁREA DE DIFUSIÓN El oficio o carta se define en dos niveles: nivel externo. la empresa. A nivel interno. Escriba el nombre del departamento o país cuando vaya dirigida a otro lugar. institución o razón social.4. no use abreviaturas.3.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5. que tiene como objetivo principal dar un mensaje. según sea el caso. invitar.PACO del Ministerio de Comunicaciones al momento de ser radicada. dirección (si aplica) y la ciudad.1. son firmados solamente por la Directora del Programa Agenda de Conectividad o en su ausencia por quien ejerza el perfil. Los oficios de circulación interna. y nivel interno. pedir. - Página 22 de 85 . el nombre del destinatario. son firmados por quienes desempeñan perfil de dirección en el Programa Agenda de Conectividad. Podrá ser dirigida a personas naturales y/o jurídicas. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera del Programa. A nivel externo.1.1. PARTES DE LA CARTA U OFICIO MEMBRETE: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseñado. los demás datos se deben escribir sin negrilla ni mayúsculas. Se imprime un original dirigido al remitente. FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS O CARTAS Los oficios de circulación externa. DEFINICIÓN La CARTA u OFICIO es una comunicación escrita. fuera del Programa Agenda de Conectividad. compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en línea sobre el lado derecho superior. dentro de ella. una copia para la carpeta relacionada con el tema o asunto referenciado en la carta y si la comunicación es a nivel externo.1. como son el cargo o perfil. 5. contestar o suministrar información. mes y año. se imprime una copia adicional para ser entregada en el Punto de Atención al Ciudadano y al Operador . Se emplea para comunicar y coordinar acciones. CIUDAD Y FECHA: Se incluye la ciudad y la fecha de despacho de la comunicación.2. enlazan a los que desempeñan perfil de dirección o consultoría dentro del Programa Agenda de Conectividad. NOMBRE COMPLETO DEL DESTINATARIO: Colocar en negrilla sin subrayar y en mayúsculas sostenidas. puede hacerse pero sólo por un Director de Área. agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos. el formato de la fecha es día. aún tratándose de correspondencia local. establece comunicación con personas ajenas al Programa.

TEXTO: Se escribe a interlineado sencillo entre renglones y a dos entre párrafos. El remitente debe ajustarse a lo definido en el presente documento en el numeral 5. revisó y aprobó el documento. directa. con mayúscula inicial y sin subrayar.1. el nombre del Programa Agenda de Conectividad. La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra. breve. como son el perfil (Director(a) o Consultor(a)) y área a la que pertenece. REVISA. Se coloca al margen izquierdo de la hoja.) (Ej. NOMBRE COMPLETO DE QUIEN ELABORA. El perfil se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. - - - - - Página 23 de 85 .: Agradecemos su gentil colaboración o Cordial saludo.) (Ej. Para los demás datos no utilizar negrilla. Facultad para firmar oficios o cartas.). el nombre de la Estrategia de Gobierno en línea y el nombre del Ministerio de Comunicaciones.: Atentamente.3. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (. sencilla y cortés. omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por carta. Es importante agregar una firma o visto bueno por cada uno de los participantes. En el caso de hacer referencia dentro de la comunicación a un solo anexo de consignará la frase “lo enunciado” o el tipo de anexo. subrayar o centrar.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL REFERENCIA: (Opcional) Constituye la síntesis del tema de la carta.) o frase de cortesía terminada en punto (. Y APRUEBA: Consignar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) de quien elaboró. Ejemplo: Apreciado Doctor Ramírez. Redactar el texto en forma clara. NOMBRE COMPLETO DEL REMITENTE: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) en mayúsculas sostenidas en negrilla. ANEXOS: (Opcional) Si se requiere o dependiendo del carácter de la comunicación se deben enumerar si son varias hojas y la cantidad de folios que hacen parte del documento como anexos. expresado máximo en 6 palabras. SALUDO: Encabezado de la carta con el título y apellido a quien es dirigida.

GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5. Plantilla Cubierta de Fax.2. Página 24 de 85 . CUBIERTA DE FAX Figura 4.

PARTES DE LA CUBIERTA DE FAX MEMBRETE o ENCABEZADO: Mantenerse la plantilla como se ha diseñado. Se emplea en comunicaciones cortas y copia de documentos que se disponen de manera física. ACCIONES: Seleccionar con una “X” en la casilla de acuerdo al tratamiento e importancia del documento. Se deja un espacio en blanco que puede ser utilizado a discreción del remitente.2. DEFINICIÓN El FAX es el documento que se transmite y recibe mediante la red telefónica conmutada y que se basa en la conversión a impulsos de las imágenes “leídas”. Las variables a considerar son urgente. Así mismo se diligencian el número de hojas o páginas que se remiten incluyendo la carátula y número de fax del remitente. y número de fax. NOMBRE DE LA ENTIDAD: Se encuentran pre diligenciados los datos del Programa Agenda de Conectividad y la Estrategia de Gobierno en línea (como son dirección física. según sea el caso. revisar. 5. FECHA: Diligenciar la fecha en la que se envía la comunicación. comentarios. DESTINATARIO: Diligenciar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) de la persona o contacto a la que va dirigido el documento. - - - - - Página 25 de 85 . Podrá ser dirigida a personas naturales y/o jurídicas. y para información. REMITENTE: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor del Programa que envía el documento. dirección de sitio Web). compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en línea sobre el lado derecho superior. número telefónico y de fax.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5. el nombre de la compañía o institución.1. ASUNTO y/o COMENTARIOS: Breve resumen del tema a que se refiere el documento.2.2.

GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5. MEMORANDO Figura 5.3. Plantilla Memorando. Página 26 de 85 .

breve y directo. Es flexible y práctico. Se recomienda omitir temas personales y tratar sólo un asunto por carta excepto cuando los temas sean relacionados. ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. para lo segundo. usan la carta para lo primero.3. 5. ÁREA DE DIFUSIÓN El memorando es un documento de carácter interno. compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en línea sobre el lado derecho superior.3. por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos.3. y el memorando. PARTES DE UN MEMORANDO MEMBRETE o ENCABEZADO: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseñado. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar un memorando sobre un tema específico. Lo mismo que muchas empresas.4. DEFINICIÓN Es un documento de comunicación que se utiliza para transmitir información. Facultad para firmar memorandos.2. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su comunicación interna. 5.3. Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorando. 5. Establece comunicación entre todos los Consultores del Programa. porque solamente se difunde al interior del Programa Agenda de Conectividad.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5. expresado máximo en 6 palabras.3. - - Página 27 de 85 . con mayúscula inicial y sin subrayar. FACULTAD PARA FIRMAR MEMORANDOS Los memorandos solo pueden ser firmados por la Directora del Programa Agenda de Conectividad o en su ausencia por quien ejerza el perfil.3.1.3. TEXTO: Se escribe a interlineado sencillo entre renglones y a dos espacios entre párrafos. puede ser firmado por un Director de Área. FECHA: Se relaciona la fecha en que es genera la comunicación. DE: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor que emite el memorando quien es el Director (a) del Programa de acuerdo a lo señalado en este manual en el numeral 5. PARA: Diligenciar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor o consultores a los cuales va dirigido el memorando. orientaciones y pautas entre todas las áreas del Programa Agenda de Conectividad.

NOMBRE COMPLETO DE QUIEN ELABORA. No utilizar negrilla. Facultad para firmar memorandos. ANEXOS: (Si aplica) Si se requiere o dependiendo del carácter de la comunicación se debe enumerar si son varias hojas y la cantidad de folios que hacen parte del documento como anexos. en forma simultánea. CLASES DE MEMORANDO - - 5. La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra. Para los demás datos como el perfil y el nombre del Programa Agenda de Conectividad y la Estrategia de Gobierno en línea.5. dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL DESPEDIDA: (Opcional) El memorando no incluye por obligación que tenga frase de cierre es voluntaria. el cual debe ser coherente con lo escrito en el campo “DE” y alineado con los señalado en el manual en el numeral 5. revisó y aprobó el documento. Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Múltiple. Página 28 de 85 .3. Es importante agregar una firma o visto bueno por cada uno de los participantes. para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. El Memorando múltiple se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información.3. subrayar o centrar. a varios destinatarios. remitir. en mayúsculas sostenidas en negrilla. REVISA. FIRMA: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor que emite el memorando. (Ejemplo: comunicación oficial de la Directora del Programa comunicando a los directores de las áreas las fechas de realización del taller de planeación estratégica). en general.3. pedir o transcribir documentos. El Memorando simple se utiliza para comunicar disposiciones. Y APRUEBA: Consignar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) de quien elaboró. En el caso de hacer referencia dentro de la comunicación a un solo anexo de consignará la frase “lo enunciado” o el tipo de anexo. (Ejemplo: comunicación oficial de la Directora del Programa informando a un consultor sobre la aprobación de las pólizas de su contrato).

AYUDA DE MEMORIA Figura 6. Página 29 de 85 .4. Plantilla Ayuda de Memoria.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5.

FIRMAS: (Opcional) Aprobación por medio de una firma. cargo o perfil y la entidad o institución a la cual pertenece o representa el participante. FECHA: Día. COMPROMISOS: Se relacionan los compromisos asignados derivados de las decisiones.4.4. Se designa la elaboración de la ayuda de memoria antes de iniciar la reunión o dependiendo de los acuerdos definidos con anterioridad dentro de un contrato o proyecto. DURACIÓN: Tiempo en minutos de ejecución de la reunión. Las ayudas de memoria. DECISIONES: Relacionar los acuerdos en consenso que sean discutidos y aprobados por los asistentes a la reunión y que por su importancia debe constar evidencia por escrito en la ayuda de memoria. se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. PROYECTO o TEMA: Se indica el proyecto o tema sobre el cual se realiza la ayuda de memoria. HORA: Hora de inicio y hora de finalización de la reunión. identificando el responsable y la fecha de ejecución de la actividad. Los que intervienen pueden sugerir la adición. suspensión o rectificación de alguna incidencia que consideren pertinente.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5. ASISTENTES: Listado de los participantes a la reunión. NUMERO DE AYUDA DE MEMORIA: Número consecutivo de la ayuda de memoria dependiendo del tipo o tema.1. por parte de cada uno de los asistentes que intervinieron en el hecho que consta en el acta. Una vez redactadas. 5. PARTES DE LA AYUDA DE MEMORIA Presenta las siguientes partes obligatorias: MEMBRETE o ENCABEZADO: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseñado. compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en línea sobre el lado derecho superior. DEFINICIÓN Se conoce con este nombre a los diferentes documentos que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de interés ocurridos en el cumplimiento de las obligaciones cotidianas. se elabora utilizando viñetas. son leídas y firmadas inmediatamente por los participantes de la reunión. TEMAS A TRATAR: Es el orden del día de la reunión. mes y año en que se realiza la reunión. Se debe relacionar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)). Se escribe el nombre - - - Página 30 de 85 .2.

contratos.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL completo (nombre(s) y apellido(s)) en mayúsculas sostenidas en negrilla y encima la rúbrica en tinta negra. se deben complementar con guiones o rayas con el fin de prevenir la adición dolosa de algún dato o texto posteriormente. 5. elaborando un visto bueno en cada una de ellas. resoluciones. b) Los renglones que quedan en blanco por la falta de texto o por otra razón. el cargo o perfil y la institución o entidad a la que pertenece.3.4. OBSERVACIONES a) Si la ayuda de memoria comprende varias páginas. Página 31 de 85 . etc. las personas firmantes deben adoptar las mismas medidas de seguridad que se toman al firmar directivas. que comprenden también varias páginas.

FIRMAS: Aprobación por medio de una firma. instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes. mes. los cuales se encuentran bajo la custodia de un responsable de las mismas. deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones.1. Se denomina "Sesión" a la reunión formal de un grupo de personas. 5. por parte de cada uno de los asistentes que intervinieron en el hecho que consta en el acta. Un ejemplo de esta clase de reuniones son: el Comité Operativo de Fonade y las reuniones de la Junta Administradora del Proyecto Cumbre. ORDEN DEL DIA: Son los temas a tratar en dicha reunión. Las actas de las sesiones se llevan en libros especiales llamados Libros de Actas. ASISTENTES: Listado de los participantes a la reunión. 5. Y se conoce como "órgano deliberante" a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse. PARTES DEL ACTA DE REUNIÓN El acta debe contener como mínimos los siguientes elementos: MEMBRETE o ENCABEZADO: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseñado. - - - Página 32 de 85 . que se convoca o cita.5. FECHA Y HORA: Día. TÍTULO: Permite tipificar el tipo de acta de reunión. cargo o perfil y la entidad a la cual pertenece o representa el participante.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5. CIERRE DEL ACTA: Se relaciona la hora de finalización de la reunión y en la cual se da por terminada la sesión. estatus o normas establecidas en cada entidad sea pública o privada. Se escribe el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) en mayúsculas sostenidas en negrilla y encima la rúbrica en tinta negra. Se debe relacionar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)). ACTAS DE REUNIÓN DEFINICIÓN Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más importantes que han sucedido en la sesión de un órgano deliberante. año y hora en que se realiza la reunión. compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en línea sobre el lado derecho superior.5. Ejemplo: Comité Operativo del Convenio Fonade Nº 193046.5.2. avance o comentarios al respecto. que deben ser sometidos a aprobación por parte de los asistentes. DESARROLLO DEL ORDEN DEL DÍA: Se menciona para cada uno de los puntos del orden del día el correspondiente progreso.

Cualquier pedido de tratamiento de nuevos temas. Los pedidos se formulan en términos generales y el secretario o quien lidera la sesión los recepciona sin objeción alguna. ya que se realiza a manera de información. Concluida la votación. se podrá solicitar en la estación siguiente. serán admitidos a debate o rechazados. lee la agenda de la sesión. En esta estación.3. tienen la oportunidad de proponerlos. El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el siguiente: a) Presentación o exposición del tema. El secretario o quien lidera la sesión. Incluso. Pedidos. para deducir con la facilidad que los que están asistiendo representan realmente el quórum requerido para la sesión. asunto o problema por cualquier miembro. por acuerdo de los presentes. su redacción o extensión. Desarrollo del orden del día. ESTACIONES O MOMENTOS DE LA SESIÓN Debido al carácter legal o jurídico que enmarca un acta de reunión. Posteriormente. pero siempre y cuando este número sea igual o superior a la Página 33 de 85 . podrá alterarse el orden del tratamiento de los asuntos considerados. Es la estación más importante. Adopción de acuerdo o desacuerdos por la votación. si es necesario se hace mención al número de asistentes que conforman legalmente el órgano que se ha reunido. Terminado el debate sobre el tema. En esta etapa. se da por instalada formalmente la sesión. La agenda que se ha leído no se somete a discusión ni aprobación de los asistentes. cuando se ha agotado el tratamiento de los puntos de la agenda. b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles soluciones o acuerdos. Con la asistencia de los miembros que representan el quórum. Se realiza llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesión un recuento de los asistentes a la reunión a fin de determinar si se cuenta o no con el quórum necesario para dar inicio a la sesión. los miembros que deseen que en la sesión se traten así mismo otros temas no considerados en la agenda. existen varios momentos durante la sesión que deben ser profundizados en detalle con las siguientes observaciones: Control de asistencia. la misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o citación correspondiente. También se hace referencia a los documentos e informes que pasaron al "orden del día" para ser discutidos y aprobados dentro de la reunión. Aquí se debaten todos los temas de la agenda y los documentos e informes. Sin embargo.5. Estas propuestas reciben el nombre de "pedidos". de lo que se deja constancia en el acta.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5. serán fundamentados y. por acuerdo de los asistentes. el secretario o quien lidera la sesión declara ganadora a la propuesta que ha recibido mayor número de votos. no se genera discusión alguna. se somete a votación las propuestas de posibles soluciones o acuerdos formulados durante el debate. se lee únicamente con el propósito de dar una idea general de los asuntos que serán tratados en la sesión. Lectura de la agenda.

el secretario o quien lidera la sesión invita a los autores de los "pedidos" a fundamentarlos. Mientras no se ha tomado acuerdo sobre el tema en debate. Aprobación del acta. no se puede empezar a debatir otro. Este mismo proceso se aplica para cada punto de la agenda. se da por levantada la sesión. Y es una formalidad que solo requiere que el acta sea leída en voz alta y que se vote su aprobación. Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e informes que lo hubieren querido. Tratamiento de pedidos. De lo contrario. se debe someter a consideración de los presentes la aprobación del acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesión. que incluye la exposición. lo somete a consideración de los asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. se genera desorden y caos en la sesión. Aprobada el acta. Tiene que concluir primero con acuerdo. La admisión a debate de un pedido o rechazo se efectúa por votación.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL mitad más uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte automáticamente en uno de los acuerdos de la sesión. En las actuales circunstancias. Página 34 de 85 . esta aprobación del acta es un requisito imprescindible para que adquiera fuerza legal. NOTA: No todas las estaciones o momentos se pueden desarrollar en un acta de reunión. si llegara a no cumplirse una de ellas simplemente no se considera. Escuchada la fundamentación de un pedido. Cuando se haya agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda. El pedido admitido a debate recibe el mismo tratamiento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente válidos. debate y acuerdo.

5. y la regularidad con que se presentan.1. extraordinario. los cuales se pueden clasificar en informe ordinario. y técnicos.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5.6.6. dependiendo de los consultores que los emplean. Portada Figura 7. Plantilla Portada – Informe Ordinario Página 35 de 85 . INFORME ORDINARIO O DE ACTIVIDADES a. la rigidez que se observa en su redacción. INFORMES Existen variedad de informes.

Formato preliminar al documento Figura 8.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL b. Plantilla Formato Preliminar al documento – Informe Ordinario Página 36 de 85 .

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c. Tabla de Contenido

Figura 9. Plantilla Tabla de Contenido – Informe Ordinario

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d. Introducción

Figura 10. Plantilla Introducción – Informe Ordinario

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e. Relación de actividades adelantadas

Figura 11. Plantilla Relación de actividades adelantadas – Informe Ordinario

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5.6.1.1.

DEFINICIÓN

Es un documento usado para informar el avance o la culminación de acciones y/o actividades adelantadas de acuerdo con el contrato, ya que proporciona información sobre el progreso en períodos determinados de tiempo durante los cuales se ejecutaron dichas acciones. Según los casos el informe puede ser breve o pormenorizado, por lo tanto, de extensión variable, pudiendo abarcar incluso varias páginas. Son características de los informes ordinarios o de actividades su regularidad y rigidez, y que se emiten por períodos de tiempo definidos, como por ejemplo: semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, entre otros. Para el caso del Programa Agenda de Conectividad, el Informe Ordinario es de generación obligatoria y se realiza generalmente de manera mensual reportando las actividades del mes inmediatamente anterior, a excepción de casos en donde el contrato de referencia del informe indique otra periodicidad. 5.6.1.2. ÁREA DE DIFUSIÓN

El informe es un documento que se anexa para información de supervisores de los contratos de consultoría y aquellas personas interesadas en el mismo. Así mismo, es soporte fundamental de los pagos estipulados en los contratos. 5.6.1.3. PARTES DEL INFORME DE ACTIVIDADES

El informe está compuesto por varias partes así: a. PORTADA Es la parte inicial del informe, y está compuesto por los siguientes elementos en el formato establecido. MEMBRETE o ENCABEZADO: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseñado, compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en línea sobre el lado derecho superior. TÍTULO DEL INFORME: Denominar el informe y el número del contrato relacionado. Ejemplo: Informe de Actividades Contrato Nº 506020. PERÍODO: Se relaciona el rango de tiempo al que pertenece el informe. Ejemplo: correspondiente al periodo comprendido entre el día 2 de enero y 1 de febrero de 2007. ÁREA: Nombre del área del Programa Agenda de Conectividad a la cual pertenece el consultor que elabora el informe. NOMBRE: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor que elaboró el informe.

-

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Ejemplo: . AUTOR: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que elabora el documento y su correspondiente firma al frente. CODIGO: Codificación según el Listado maestro de documentos y registros. Ejemplo: Informe de Actividades Contrato Nº 506020. TÍTULO: Denominar el informe. DEPENDENCIA: Se diligencia el nombre del Ministerio de Comunicaciones. PALABRAS CLAVES: Son aquellas palabras que dentro del documento sirven como referencia de ubicación. Ejemplo: Informe de actividades de la contratista Carmen Cecilia Henao Espinosa. FORMATO: Se relaciona el tipo de archivo en que se encuentra elaborado el documento.XLS. . SUMARIO: Detallar el contenido del informe. - - - - Página 41 de 85 . FECHA: Se relaciona la fecha de elaboración del documento. VERSIÓN: Indica el número de la actualización del informe y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. compuesta por la imagen de Gobierno en línea sobre el costado izquierdo superior y el nombre del área del Programa Agenda de Conectividad a la cual pertenece el Consultor que elabora el informe sobre el costado derecho superior.DOC. APROBÓ: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que aprueba el documento y su correspondiente firma al frente. REVISÓ: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que revisa el documento y su correspondiente firma al frente. correspondiente al periodo comprendido entre el 2 de enero y 1 de febrero de 2007. en calidad de Consultor del Área de Monitoreo y Evaluación. el nombre del Programa Agenda de Conectividad y el nombre del área a la cual pertenece el Consultor que elabora el informe.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL b. conformada por los siguientes elementos: ENCABEZADO: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseñado. correspondiente al periodo comprendido entre el 2 de enero y el 1 de febrero de 2007. asignado a los informes de actividades de los Consultores del Programa. FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO Se realiza una breve descripción del contenido del documento. el número del contrato relacionado y el período que abarca el informe.

. la fecha en que se realizó. d. RELACIÓN DE ACTIVIDADES ADELANTADAS Se relacionan en detalle todas y cada una de las actividades que se realizaron durante el período reportado. Se ubica luego de la tabla de contenido. y el tipo de cambio específico introducido en el documento. (POIRA/Áreas/Informes de Gestión) HISTORIA: Permite relacionar el control o seguimiento de los cambios que se le han realizado al documento. que le permita una fácil búsqueda. realiza la presentación del tema del informe. cuando se ha terminado todo el informe. UBICACIÓN: Se relaciona la posición magnética del informe. e. es decir una breve descripción capitular. es decir.1. 1. Debe ser clara y concreta. INTRODUCCIÓN Es la comunicación inicial que permite (sin necesidad de explicar) penetrar a detalles del documento. relacionado con el objeto del contrato y las obligaciones estipuladas en el mismo. No se presentan resultados ni definiciones. Página 42 de 85 . 1. Realizar una breve descripción del tema del informe y los objetivos. TABLA DE CONTENIDO Es un listado de títulos que integran el documento y la página en que se ubican. c.1. Para redactar la introducción deben cumplirse las siguientes recomendaciones: Redactarla al finalizar el ordenamiento y clasificación de todos los datos. La estructura de títulos definida es por niveles (nivel 1. señalando la versión.1. Ejemplo: 1.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL INFORMACIÓN ADICIONAL: Espacio para relacionar aquella información que considere de importancia dentro del informe. los propósitos esenciales y datos generales del contenido estructural del escrito. Esta tabla debe ser ubicada al inicio del documento. nivel 2 y nivel 3)..

PARTES DEL INFORME EXTRAORDINARIO El informe extraordinario está compuesto por las mismas partes del informe ordinario o de actividades.6. ÁREA DE DIFUSIÓN El informe extraordinario.2. PARTES DEL INFORME TÉCNICO El informe técnico se elabora en el mismo esquema del informe ordinario. Se redacta solo cuando es solicitado.6. no es obligatorio. incluyendo el planteamiento del problema a resolver en el informe. por lo tanto su elaboración depende de un requerimiento o solicitud directa del supervisor del contrato. ya que es un documento ilustrativo.2. INFORME EXTRAORDINARIO DEFINICIÓN Es un documento usado para informar sobre asuntos diversos de trabajo y tal como lo indica es poco común y contiene elementos que no son relacionados en el informe ordinario o de actividades. Es necesario incluir la referencia del proyecto o tema especifico que se desarrolla en el informe.6. trata temas o hechos relevantes. INFORME TÉCNICO DEFINICIÓN Se utiliza para informar sobre un proyecto o tema especifico.6.3.1. 5. por lo tanto su elaboración depende de una solicitud directa elaborada al Consultor.2. 5. orienta acciones.6. que suministra elementos de juicio. 5.6. importantes.6.3. ANTECEDENTES: Revisión de aspectos previos relacionados con el tema. soluciona problemas. 5.3.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5. 5. No relaciona un periodo de tiempo específico sino depende de la actividad realizada. 5. Página 43 de 85 .1.2. 5. pero debe contener las siguientes secciones adicionales: INTRODUCCIÓN: Se relaciona el motivo o las razones que impulsan la elaboración del informe. ÁREA DE DIFUSIÓN El informe técnico.6. no es obligatorio. delicados o de interés que requieren de conocimientos especializados en la materia. Como por ejemplo: participación en alguna actividad académica o el informe sobre un viaje o visita realizada por el consultor.2.2.3. Sirve de instrumento valioso para la toma de decisiones.3.3.

con el fin de conocer y clasificar sus principios. En las conclusiones todo aquello que fluye se presenta y expresa en forma directa. características o elementos. - - Página 44 de 85 . y poder tomar decisiones sobre el tema. disposiciones legales. en base a los antecedentes. RECOMENDACIONES: Se relacionan o sugieren las posibles soluciones con relación al asunto tratado. CONCLUSIONES: Contiene la deducción lógica del análisis que se realiza. relación directo a hechos e ideas expuestas. etc.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL ANÁLISIS: Estudio destinado a separar y distinguir las partes que integran un todo. argumentos.

mes y año en que se diligencia el formato.7. NÚMERO INTERNO: Código o número interno que se le asigna a la comunicación de acuerdo con el consecutivo del Programa Agenda de Conectividad. PARA: Seleccionar y marcar con una (x) el área a la cual está dirigida la comunicación para su correspondiente trámite.7.2.1. FECHA DE RECEPCIÓN: Día. que se diligencia a mano. cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite. 5. NOTA INTERNA O REMISORIA Figura 12. Página 45 de 85 . entre las áreas del Programa y los consultores. DEFINICIÓN Es un formato preimpreso de carácter interno. 5.7.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5. PARTES DE LA NOTA INTERNA MEMBRETE: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseñado. Plantilla Nota Interna o Remisoria.

FIRMA DE RECIBO: Firma o rúbrica del consultor que recibe la comunicación. para enterarse y devolver. favor preparar respuesta para mi firma. OPCIONES DE TRÁMITE: Se debe seleccionar y marcar con (x) donde corresponda. de acuerdo al trámite que se espera con la comunicación. - Página 46 de 85 . favor dar respuesta y enviar copia. favor encárguese del asunto. Nº RADICADO: Número de radicado asignado por la oficina PACO de recepción de correspondencia del Ministerio de Comunicaciones. favor dar concepto. favor tramitar. expresado máximo en 6 palabras. favor informar por escrito. el cual se puede ubicar entre las siguientes opciones: para su información. favor archivar. ASUNTO o REFERENCIA: Constituye la síntesis del tema de la comunicación recibida. y por último favor diligenciar y devolver.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL DE: Este campo viene prediligenciado con el nombre del área de Monitoreo y Evaluación responsable de dar trámite a la correspondencia. OBSERVACIONES: Describe brevemente las observaciones o aspectos relevantes de la comunicación o de la acción. FECHA Y HORA DE RECIBO: Datos precisos de la hora y fecha en que se recibe la misma.

bloque de texto. bloque de texto. Plantilla Desarrollo Contenido – Presentación Página 47 de 85 . bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. Plantilla Portada – Presentación b. bloque de texto. bloque de texto.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. Bloque de texto. Portada Título Presentación Subtítulo Presentación Figura 13. bloque de texto. bloque de texto. Bloque de texto. Figura 14. bloque de texto. PRESENTACIÓN INSTITUCIONAL EN POWER POINT a. Bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. Desarrollo Contenido Bloque de texto.8.

bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. Desarrollo Gráfica Título de la gráfica Título del Párrafo Bloque de texto. bloque de texto. Bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. Plantilla Desarrollo Contenido 2 – Presentación Página 48 de 85 . bloque de texto. Desarrollo Contenido 2 Bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. Figura 15. Bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. Plantilla Desarrollo Gráfica – Presentación b. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL b. bloque de texto. Figura 16. bloque de texto. bloque de texto. bloque de texto. Bloque de texto. bloque de texto.

azul y rojo. PARTES DE LA PRESENTACIÓN PORTADA Es la primera diapositiva que conforma la presentación. b.2. DEFINICIÓN Instrumento que permite realizar una síntesis sobre un tema específico y difundirlo ante un público seleccionado.8. Las diapositivas deben ser claras y permitir que se trasmita el mensaje lo desea. Se utiliza para presentaciones a nivel interno y externo. manteniendo el diseño y formato en títulos y contenido.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 5. DESARROLLO Se desarrollan los puntos a tratar con el estilo que se propone en la plantilla donde cada diapositiva cambia de color en el orden amarillo. 5. en la cual se incluye el tema específico que se va a tratar y el nombre del Programa Agenda de Conectividad. a.8. en este caso el Programa Agenda de Conectividad.1. Página 49 de 85 .

Plantilla Portada – Manual o Documento Página 50 de 85 . Portada Figura 17.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 6. DOCUMENTOS BASE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 6. MANUAL O DOCUMENTO a.1.

Plantilla Formato Preliminar al documento – Manual o documento Página 51 de 85 .GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL b. Formato preliminar al documento Figura 18.

GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL c. Plantilla Control de Cambios – Manual o documento Página 52 de 85 . Control de Cambios Figura 19.

Tabla de Contenido Figura 20. Plantilla Tabla de Contenido – Manual o documento Página 53 de 85 .GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL d.

Plantilla Lista de Figuras – Manual o documento Página 54 de 85 .GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL e. Lista de Figuras Figura 21.

Derechos de Autor Figura 22. Plantilla Derechos de Autor – Manual o documento Página 55 de 85 .GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL f.

Plantilla Créditos – Manual o documento Página 56 de 85 .GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL g. Créditos Figura 23.

Audiencia Figura 24.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL h. Plantilla Audiencia – Manual o documento Página 57 de 85 .

Plantilla Introducción – Manual o documento Página 58 de 85 .GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL i. Introducción Figura 25.

GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL j. Plantilla Desarrollo del Documento – Manual o documento Página 59 de 85 . Desarrollo del Documento Figura 26.

Terminología Figura 27.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL k. Plantilla Terminología – Manual o documento Página 60 de 85 .

Plantilla Conclusiones – Manual o documento Página 61 de 85 . Conclusiones Figura 28.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL l.

Plantilla Apéndices o Anexos – Manual o documento Página 62 de 85 .GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL m. Apéndices o Anexos Figura 29.

se ha definido el siguiente esquema: ENCABEZADO: A excepción de la portada.1. Manual de Parametrización Documental.1. 6.3. y está compuesto por los siguientes elementos en el formato establecido. PORTADA Es la parte inicial del informe. CIUDAD Y FECHA: Diligenciar la ciudad y el mes y año del documento. responsabilidades o procedimientos comunes del Programa Agenda de Conectividad. PARTES QUE COMPONEN UN MANUAL - 6. DEFINICIÓN Es una descripción genérica con respecto a un tema específico. conformada por los siguientes elementos: Página 63 de 85 .2.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 6. a. de forma individual (n) y con relación al número total de páginas del documento (m). ÁREA: Nombre del área del Programa Agenda de Conectividad a la cual pertenece el manual. MEMBRETE: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseñado. Ejemplo: Manual de Indicadores. Sistema de Gestión de Calidad y el nombre del Programa Agenda de Conectividad y la Estrategia de Gobierno en línea. recursos. en el formato “Página N de M”. compuesta en las páginas pares por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y el nombre del manual sobre el costado derecho superior. Se incluye a partir de la segunda hoja del documento.1. compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en línea sobre el lado derecho superior. para el encabezado debe mantenerse la plantilla como se ha diseñado. que permite ser una herramienta de consulta para el manejo de actividades. Manual de Calidad. - - b. FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO Se realiza una breve descripción del contenido del documento. TÍTULO DEL MANUAL: Denominar el manual de acuerdo con su tema especifico. intercalando en la siguiente página o las páginas impares con la imagen de Gobierno en línea mencionando al costado derecho superior el área al que pertenece el manual.1. CONSIDERACIONES GENERALES Para el manejo del encabezado y pie de página. PIÉ DE PÁGINA: Corresponde a la numeración de cada una de las páginas.

En revisión.doc. el cual pertenece al Sistema de Gestión de Calidad del Programa Agenda de Conectividad.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL TÍTULO: Denominar el manual de acuerdo con su tema específico. el nombre del Programa Agenda de Conectividad y la Estrategia de Gobierno en línea. DEPENDENCIA: Se diligencia el nombre del Ministerio de Comunicaciones. FECHA DE ELABORACIÓN: Se relaciona la fecha de elaboración del documento en el formato día. mes y año. Ejemplo: En proceso. Estrategia de Gobierno en línea. Ejemplo: Estándares. CÓDIGO: Codificación según el Listado maestro de documentos. AUTOR: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que elabora el manual y su correspondiente firma al frente. VERSIÓN: Indica el número de la actualización del documento y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos.xls. Generado. Sistema de Gestión de Calidad. Programa Agenda de Conectividad. INFORMACIÓN ADICIONAL: Espacio para relacionar aquella información que considere de importancia dentro del manual. PALABRAS CLAVES: Son aquellas palabras que dentro del documento sirven como referencia de ubicación. Ejemplo: Manual de Indicadores. FORMATO: Se relaciona el tipo de archivo en que se encuentra elaborado el documento. CATEGORIA: Es la tipificación que tiene el manual. SUMARIO: Detallar el contenido del manual. APROBÓ: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que aprueba el manual y su correspondiente firma al frente. . LENGUAJE: Es el idioma en que se encuentra redactado el documento. REVISÓ: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que revisa el manual y su correspondiente firma al frente. asignado al Manual. - - - - Página 64 de 85 . el nombre del área a la cual pertenece el manual. Ejemplo: Conjunto de criterios o parámetros para la elaboración y presentación de documentos generados por procesos y actividades del Programa Agenda de Conectividad. Ejemplo: . finalmente. ESTADO: Es la clasificación de acuerdo con el avance de generación del documento.

d. relacionando en números arábigos la página en la que se encuentran. e. imágenes y tablas. g. DERECHOS DE AUTOR Se realiza una descripción de la propiedad intelectual del manual aplicado al Programa Agenda de Conectividad.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL UBICACIÓN: Se relaciona la posición magnética del manual que permita su fácil búsqueda. INTRODUCCIÓN Es el preámbulo que permite describir detalles relevantes del documento y la importancia y beneficios de aplicarlo en el quehacer diario. AUDIENCIA Hace referencia al alcance del manual. i. Esta tabla debe ser ubicada al inicio del documento. c. LISTA DE FIGURAS Y TABLAS Cuando el documento lo requiera se anexa un listado de las figuras. 1. h. señalando la versión.1. la fecha en que se realizó la modificación. mencionando el campo de aplicación y cobertura del mismo. f. aportes y fuentes que fueron tenidos en cuenta y sirvieron de insumo para la elaboración del manual. TABLA DE CONTENIDO Es un listado de títulos que integran el documento y la página en que se ubican. la necesidad de que sea de consulta frecuente y que se encuentre disponible en los lugares de uso permanentemente Página 65 de 85 . En este capítulo se reconoce su apoyo y colaboración.1. CONTROL DE CAMBIOS Permite relacionar el control o seguimiento de los cambios que se le han realizado al documento. el cual protege la publicación del documento. Ejemplo: 1.1. La estructura de títulos definida es por niveles (nivel 1. el número de solicitud con que se aprobó dicho cambio y el tipo de cambio específico introducido en el manual. donde el manual suministrará información de gran utilidad para el desarrollo de actividades diarias. 1. nivel 2 y nivel 3). que hacen parte del manual. CRÉDITOS Relaciona la participación.

Por ejemplo: una lista de referencias. incluyendo cuando se requiera formatos y los parámetros para el diligenciamiento de los registros. Página 66 de 85 . diagramas de flujo y la definición de responsabilidades. Se ubica luego de la tabla de contenido. DESARROLLO DEL DOCUMENTO Se profundiza en detalle cada uno de los temas que forman parte del contenido del manual. Debe ser clara y concreta. Para redactar la introducción deberán cumplirse las siguientes recomendaciones: j. l. Se menciona el tema del manual y los objetivos. el manual. No se presentan resultados ni definiciones. Entrega una breve descripción de lo que se hizo. listado de municipios o localidades. Además de resaltar la importancia y utilidad en las actividades diarias del Programa Agenda de Conectividad. k. a través de definiciones con palabras claras y usuales y directamente relacionados con el tema específico del manual. m. se mencionan los propósitos esenciales y metodología utilizada dentro del documento. Así mismo.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL actualizado. etc. CONCLUSIONES La conclusión consiste en emitir un comentario o idea final que resuma los aspectos más importantes tanto del tema como del documento elaborado. TERMINOLOGÍA Instrumento en forma de diccionario que permite unificar y aclarar el sentido de los conceptos manejados en el Programa Agenda de Conectividad. resultados de análisis estadísticos. APÉNDICES o ANEXOS Los apéndices son utilizados para incluir información secundaria o material importante relacionado con el tema especifico del manual que es demasiado extenso para formar parte del mismo. es decir.

indicadores. 6. documentos de aplicación. DEFINICIÓN Descripción esquematizada que plasma las características propias de cada uno de los procesos definidos dentro del Sistema de Gestión de Calidad del Programa Agenda de Conectividad. mostrando interrelaciones. proveedores. Plantilla Caracterización. riesgos. independientes para cada proceso.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 6. salidas. y recursos. entradas. CARACTERIZACIÓN Figura 30. Página 67 de 85 . actividades.2. Las caracterizaciones forman parte del Manual de Calidad del Sistema de Gestión de Calidad del Programa Agenda de Conectividad. objetivos.2.1. acciones de control.

etc. Ficha de proyecto. ENTRADAS: Son los productos. planillas. servicios. VERSIÓN: Indica el número de la actualización y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. relacionado con la codificación de documentos. de forma individual (n) y con relación al número total de páginas del documento (m).GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 6. y/o sistema que es entregado por el proveedor para dar inicio al desarrollo de la actividad. organizaciones y/o personas. - Página 68 de 85 . reportes. documentos (informes. manuales. Por ejemplo: Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010. que suministran entradas para el desarrollo de la actividad. Estado Comunitario: desarrollo para todos. Estrategia de Gobierno en línea. formatos. Debe mantenerse la plantilla como se ha diseñado. asignado de acuerdo a lo descrito en el numeral 3. La redacción debe iniciar con un verbo. recomendaciones. registros. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Conformado por los siguientes elementos: OBJETIVO: Descripción de la esencia y función del proceso y el aporte que realiza en el logro de los objetivos del Programa. CONPES 3072 de 2000. PARTES QUE COMPONEN UNA CARACTERIZACIÓN a. PROVEEDORES: Identificación de los procesos. Solicitud de servicio de operación.2. ENCABEZADO Esta sección aplica únicamente para la primera página del documento. en caso contrario es externo. b. fichas. Plan de acción Programa Agenda de Conectividad del año en vigencia. Manuales de contratación. Si el proveedor hace parte del Programa Agenda de Conectividad o del Ministerio de Comunicaciones. Proveedor Externo: Entidades. Documento Visión Colombia Segundo Centenario: 2019.2. NOMBRE DEL DOCUMENTO: Identificación del documento. PÁGINA N DE M: Corresponde a la numeración de cada una de las páginas. En el centro se diligencia la siguiente información: MACRO PROCESO: según lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia el nombre Programa Agenda de Conectividad y de la Estrategia de Gobierno en línea. Organismos Internacionales y Multilaterales. se considera como interno. compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en línea sobre el costado derecho superior. entidades.). Ejemplo: Proveedor Interno: Ministerio de Comunicaciones y Procesos Programa Agenda de Conectividad. información.8 del presente manual. Administrador de Recursos.

de información. funciones y procedimientos internos asociados con el sistema de información. manuales. de infraestructura física. infraestructura tecnológica. Definir y verificar los requisitos técnicos. Administrador de Recursos. DOCUMENTOS EXTERNOS: Relación de los documentos generados por entes externos que establecen lineamientos que deben ser cumplidos por el Programa Agenda de Conectividad. 1. Solicitud de sensibilización o capacitación. planillas. RIESGOS: Relación de las posibilidades de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones del Programa Agenda de Conectividad Página 69 de 85 - - - - . Definir y verificar roles. Términos de Referencia. etc. PARTICIPANTES: Denominación de los perfiles que toman parte en la ejecución de las actividades descritas en el proceso. se considera como interno. Definir esquema de operación para los Sistemas de Información. financieros. Ejemplo: 1. entidades. Cliente Externo: Entidades.3. Definir los requisitos de la infraestructura. en caso contrario es externo. que reciben las salidas del desarrollo de la actividad. documentos (informes. Organismos Internacionales y Multilaterales. 1. RECURSOS: Relación de los elementos necesarios para el desarrollo de las actividades del Proceso y los cuales pueden ser: humanos. recomendaciones. Si el cliente hace parte del Programa Agenda de Conectividad o del Ministerio de Comunicaciones.2. Las actividades se dividen en actividades principales y se detallan originando las actividades secundarias. SALIDAS: Son los productos. Esquema de operación de Sistemas de Información. Por ejemplo: Acuerdo de nivel de servicio.1. REGISTROS DE CALIDAD: Relación de los documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de las actividades desempeñadas.). que transforma la información suministrada para obtener un resultado dentro del proceso.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL ACTIVIDADES: Debe iniciar con un verbo para indicar la acción que se ejecuta dentro del proceso. información y/o sistema que es resultado de la ejecución de actividades dentro del proceso. RESPONSABLES: Denominación del perfil del Programa Agenda de Conectividad. 1. registros. Estudio de Mercado. organizaciones y/o personas. CLIENTES: Identificación de los procesos. fichas. DOCUMENTOS INTERNOS: Relación de los documentos generados dentro del Programa Agenda de Conectividad. Acuerdo de nivel de operación. aprobado y publicado. Ejemplo: Cliente Interno: Ministerio de Comunicaciones y Procesos Programa Agenda de Conectividad. formatos. Requerimiento de contratación. servicios. reportes. que se encarga de velar por el cumplimiento del proceso.

de forma individual (n) y con relación al número total de páginas del documento (m). PÁGINA N DE M: Corresponde a la numeración de cada una de las páginas. En las caracterizaciones de los procesos del Programa Agenda de Conectividad.8 del presente manual.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL y afectar el logro de los objetivos establecidos. PIE DE PÁGINA Esta sección varia de acuerdo a la página donde éste ubicado. y la correspondiente fecha y firma. es la calificación dada en el análisis de la matriz de riesgos. y la correspondiente fecha y firma. asignado de acuerdo a lo descrito en el numeral 3. Se incluye a partir de la segunda hoja del documento. ACCIONES DE CONTROL: Descripción de las acciones identificadas para mitigar los riesgos altos. eficiencia y/o efectividad del proceso. VERSIÓN: Indica el número de la actualización de la caracterización y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. REVISADO POR: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor y el nombre de perfil de quien revisa el documento. relacionado con la codificación de documentos. y la correspondiente fecha y firma. en el formato “Página N de M”. NOMBRE DEL DOCUMENTO: Identificación del documento. FECHA Y FIRMA: Identifica el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor y el nombre del perfil de quien elabora el documento. se contemplan los riesgos cuya evaluación es alta. - A partir de la segunda página solamente se incluye el pié de página. APROBADO POR: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor y el nombre de perfil de quien aprueba el documento. En la primera página de la caracterización esta conformado por: ELABORADO POR. - - Página 70 de 85 . c. INDICADORES: Relación de los indicadores definidos para medir la eficacia. el cual está compuesto por: MACROPROCESO: según lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia el nombre Programa Agenda de Conectividad y la Estrategia de Gobierno en línea. El detalle se encuentra descrito en el Manual de Indicadores.

3. Plantilla Portada Vertical . 6.3.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 6. PROCEDIMIENTOS FORMATO VERTICAL a.Procedimiento Página 71 de 85 . Portada Figura 31.1.

Procedimiento Página 72 de 85 . Plantilla Descripción de Actividades Vertical . Descripción de actividades Figura 32.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL b.

3.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 6.Procedimiento Página 73 de 85 . Plantilla Descripción de Actividades Horizontal . Portada Figura 33.Procedimiento b. FORMATO HORIZONTAL a.2. Plantilla Portada Horizontal . Descripción de actividades Figura 34.

4. o Página n de m: Corresponde a la numeración de cada una de las páginas. DEFINICIÓN Es una herramienta que de forma detallada específica el paso a paso para desarrollar una actividad. ENCABEZADO: Esta sección aplica únicamente para la primera página del documento.8 del presente manual.3. registros. se utiliza cuando la cantidad de perfiles que intervienen en la actividad de acuerdo con el diagrama de flujo es mayor a tres responsables. tiempos (cuando aplique). Página 74 de 85 . Además define responsabilidades.3. o Nombre del documento: Identificación del procedimiento compuesto por el código y la denominación dada.3. flujograma y el como desarrollar el procedimiento.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 6. Debe mantenerse la plantilla como se ha diseñado. o Proceso: Nombre del proceso al cual corresponde la descripción de las actividades mencionadas en el documento. En el centro se diligencia la siguiente información: o Macroproceso: según lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia el nombre del Programa Agenda de Conectividad y de la Estrategia de Gobierno en línea. asignado de acuerdo a lo descrito en el numeral 3. de forma individual (n) y con relación al número total de páginas del documento (m). ELEMENTOS DE LOS PROCEDIMIENTOS Los procedimientos están compuestos por dos secciones: a. se utiliza cuando la cantidad de perfiles que intervienen en la actividad de acuerdo con el diagrama de flujo es menor o igual a tres responsables. compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en línea sobre el costado derecho superior. o Versión: Indica el número de la actualización y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. Los procesos del Programa Agenda de Conectividad deben llevar cuantos procedimientos requieran de acuerdo a las actividades que adelanten. relacionado con la codificación de documentos. El formato de procedimiento horizontal. 6. El nombre debe coincidir con el asignado en el mapa de procesos dentro del GELMEMA-001 Manual de calidad. PORTADA Se hace referencia a la información general del procedimiento. El formato de procedimiento vertical.

en el formato “Página N de M”. de forma individual (n) y con relación al número total de páginas del documento (m). DEFINICIONES: Glosario de los términos técnicos que son mencionados en el cuerpo del documento o aquellos que tienen alguna relevancia y por su naturaleza requieren ser ampliados para su mayor comprensión. o Versión: Indica el número de la actualización de la caracterización y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. ALCANCE: Describir el ámbito de aplicabilidad del procedimiento. A partir de la segunda página solamente se incluye el pié de página. fecha y firma: Identifica el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor y el nombre del perfil de quien elabora el documento. relacionado con la codificación de documentos.8 del presente manual. o Aprobado por: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor y el nombre de perfil de quien aprueba el documento. el cual incluye área(s). proceso(s) y actividad(es) que requieren aplicar lo descrito. Se incluye a partir de la segunda hoja del documento. En la primera página de la caracterización esta conformado por: o Elaborado por. asignado de acuerdo a lo descrito en el numeral 3. o Nombre del documento: Identificación del documento. y la correspondiente fecha y firma. PIE DE PÁGINA: Esta sección varia de acuerdo a la página donde éste ubicado. La redacción debe iniciar con un verbo. o Página n de m: Corresponde a la numeración de cada una de las páginas. o Revisado por: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor y el nombre de perfil de quien revisa el documento. y la correspondiente fecha y firma. CONDICIONES GENERALES: Establece aquellas condiciones especiales cuyo cumplimiento es necesario para la eficacia del procedimiento.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO: Descripción del logro que se pretende alcanzar con el desarrollo de las actividades descritas en el procedimiento. y la correspondiente fecha y firma. el cual está compuesto por: o Macroproceso: según lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia el nombre Programa Agenda de Conectividad. - Página 75 de 85 .

ANEXOS: Registros de calidad que son utilizados durante el procedimiento y que se encuentran referenciados en el Listado maestro de registros. En las actividades que se considere adecuado se establecerán tiempos.1. Cuando se menciones documentos como manual. se desarrolla en un plazo de 5 a 7 días. o Macroproceso: según lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia el nombre Programa Agenda de Conectividad y de la Estrategia de Gobierno en línea. REGISTRO: Nombre de los registros de calidad en los cuales se deja evidencia de que se ha realizado la actividad. RESPONSABLES: Nombre de los perfiles que tienen la responsabilidad de ejecutar lo establecido en las actividades. Debe iniciar con un verbo.año (dd – mm aaaa). con titulo en negrilla. o Motivo de cambio: Describe las modificaciones realizadas al documento.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL b. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Se describe el flujo de actividades que son desarrolladas para llevar a cabo el procedimiento. Compuesta por: DESCRIPCIÓN: Detalle de los pasos que soportan la ejecución de las actividades que hacen parte del proceso y que por su grado de complejidad o comprensión requieren ser ampliadas. interpretado que la actividad 1. se hará un link que llevará al documento referenciado. 5-7 días.1.. formato. Ejemplo: Tiempos: 1. procedimiento. DIAGRAMA DE FLUJO: Representación gráfica de la descripción detallada de la actividad de acuerdo con el responsable de la ejecución. o Fecha: Corresponde a la fecha a partir de la cual se aprueba el cambio en el documento y/o fue actualizado. CONTROL DE CAMBIOS: Se determina de acuerdo con: o Versión: Indica el número de la actualización y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. PIE DE PÁGINA: La información se debe diligenciar concordante a la escrita en el encabezado de la portada del procedimiento. - Página 76 de 85 . etc. o Responsable de aprobación del cambio: Nombre de perfil con el nivel de autoridad para aprobar el cambio efectuado en el documento. Se utiliza el formato día – mes .

8 del presente manual. o Página n de m: Corresponde a la numeración de cada una de las páginas. Se incluye a partir de la segunda hoja del documento. Página 77 de 85 . de forma individual (n) y con relación al número total de páginas del documento (m). relacionado con la codificación de documentos. o Versión: Indica el número de la actualización de la caracterización y se establece de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. en el formato “Página N de M”.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL o Nombre del documento: Identificación del documento. asignado de acuerdo a lo descrito en el numeral 3.

Cada vez que se diligencie un formato se empieza a generar un registro. PROCESO: Nombre del proceso al cual corresponde el formato.4. Página 78 de 85 . de acuerdo a la necesidad de los datos que requiera registrar. En el centro se diligencia la siguiente información: MACRO PROCESO: según lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia el nombre Programa Agenda de Conectividad y de la Estrategia de Gobierno en línea. El cuerpo del formato es definido por el director del proceso generador y recolector del registro.4. El nombre debe coincidir con el asignado en el Mapa de Procesos. 6.4.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 6. FORMATO Figura 35.1. ELEMENTOS DE UN FORMATO El encabezado debe mantenerse en la plantilla como se ha diseñado. DEFINICIÓN Son aquellos documentos que son diseñados por cada proceso para llevar un seguimiento o evidencia de las actividades realizadas.2. compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en línea sobre el costado derecho superior. Plantilla Formato 6.

compuesto por el código y la denominación dada. FECHA: Indica la fecha en la cual se diligencia el formato.8 del presente manual. asignado de acuerdo a lo descrito en el numeral 3.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL DOCUMENTO: Identificación del formato. - Página 79 de 85 . de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos. VERSIÓN: Indica el número de la actualización y la fecha. relacionado con la codificación de documentos.

• CONTRATISTA O PROVEEDOR: Es la persona natural o jurídica que mediante contrato suministra bienes o servicios requeridos por el Programa Agenda de Conectividad. • DISPOSICIÓN FINAL: Destino final de los registros. contratación y pago de bienes y servicios requeridos para el Programa Agenda de Conectividad. cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en generaliv. • ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. para que mediante su aplicación se alcance el objetivo propuesto.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 7. • APROBACIÓN DE DOCUMENTOS: Acción mediante la cual un perfil previamente autorizado evalúa el contenido de un documento y los requerimientos que debe cumplir. • CLIENTE: Organización. • ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión del área respectiva. • DOCUMENTO: Información y su medio de soporteviii. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados v. • CIUDADANOS: Cualquier persona natural que es usuario o usuario potencial de los servicios de Gobierno en línea. • CALIDAD: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitosvi. entidad o persona que recibe un producto y/o servicio vii. TERMINOLOGÍA • ADMINISTRADOR DE RECURSOS: Es la entidad a través de la cual se adelanta el proceso de selección. Acción que se toma una vez se ha cumplido el tiempo de retención o conservación establecido para un registro. • CONTROL DE VERSIÓN: Es la acción de controlar los cambios que tiene un documento a través del tiempo y se evidencia en el número de versión que se establece desde la edición del mismo documento. Página 80 de 85 .

• IMPACTO: Consecuencias que se pueden ocasionar por la materialización del riesgo. • FORMATO: Documento elaborado para consignar el resultado de una tarea o actividad. estos una vez diligenciados se denominan registros. • LEGIBILIDAD: Característica de poderse leer la información contenida en el documento.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL • DOCUMENTO EXTERNO: Documento generado por entes externos que establece compromisos que deben ser cumplidos por el Programa Agenda de Conectividad o que sirve de soporte a la gestión del Programa. • ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Acción mediante la cual un documento se suprime o elimina del Sistema de Gestión de la Calidad. Página 81 de 85 . • LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Registro que lista los documentos internos y externos que deben ser controlados puesto que influyen directamente sobre los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad del Programa Agenda de Conectividad. El Programa Agenda de Conectividad trabaja con aquellas Entidades que han demostrado interés en la implementación de Gobierno en línea. • MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestión de Calidad de una organizaciónxi. puesto que pierde funcionalidad dentro del mismo. • MANUAL: Documento que contiene una descripción genérica con respecto a un tema específico. • EFICACIA: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificadosix. Adicionalmente se consideran a los entes privados que realicen funciones públicas. • DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido. • ENTIDAD: Entes de la rama ejecutiva del poder público y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003 x. • LISTADO MAESTRO DE REGISTROS: Registro que lista los documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas. • MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: Acción a través de la cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden ser de forma o de fondo. • EMPRESARIOS: Cualquier representante de una persona jurídica debidamente constituida que es usuario o usuario potencial de los servicios de Gobierno en línea. • DOCUMENTO INTERNO: Documento generado dentro del Programa Agenda de Conectividad o el Ministerio de Comunicaciones como soporte a la gestión del Programa.

• REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadasxvii. una vez que una Solución TIC sea puesta en Operación. • PROGRAMA: Cuando se usa dentro de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad. persona o grupo que tenga un interés en el desempeño de una entidadxiii. En el Programa Agenda de Conectividad se entiende por Sistema de Gestión de Calidad al conjunto conformado por la estructura organizacional. los procesos y los recursos necesarios para lograr la satisfacer las necesidades. • PROBABILIDAD: Número de veces que el riesgo puede presentarse o se ha presentado en un determinado tiempo. Los productos generados actualmente en el Programa se relacionan con el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en línea. todo lo que pasa a operación se convierte en producto / servicio. Para el Programa Agenda de Conectividad. • PARTE INTERESADA: Organización. • PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar acabo una actividad o un proceso xiv. y nace como respuesta a una necesidad detectada. • PROYECTO: Conjunto de acciones planificadas en función de un objetivo. • SOPORTE DEL DOCUMENTO: Medio en el que se encuentra adherida la información. Es importante aclarar que en el Programa Agenda de Conectividad se entiende que. en un plazo determinado con un presupuesto definido. los procedimientos.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL • ORGANIZACIÓN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades. puede ser electrónico. • PRODUCTO O SERVICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos xvi. • SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad xix. Página 82 de 85 . • RIESGO: Posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones del Programa Agenda de Conectividad y afectar el logro de los objetivos establecidosxviii. • PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados xv. autoridades y relacionesxii. deja de ser proyecto y se convierte en producto / servicio. hace referencia al Programa Agenda de Conectividad. magnético o físico. asegurando la conformidad de los productos con los requisitos especificados. expectativas y requisitos de las partes interesadas.

Versión: 1. ya sea el establecido por la ley o el establecido por la organización de acuerdo a las necesidades de operación. las versiones se definen así: o Versión Mayor: Representa los cambios sustanciales (estructura. etc.) que ha tenido el documento a través del tiempo.0. subseries y tipos documentales de registros. con sus correspondientes tiempos de retención. descripción de actividades. alcance. Ej. o Versión Menor: Representa los cambios o modificaciones mínimas del documento correspondientes a forma y estilo. Para el Programa Agenda de Conectividad. • VERSIÓN: Número de edición de un documento. Por ejemplo: 1. 3. objetivo. Página 83 de 85 .GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL • TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es el instrumento que contiene la relación de series. En el Programa Agenda de Conectividad se representa por un número entero. • TIEMPO DE RETENCIÓN: Período de tiempo que se conservan y mantienen los registros dentro de un archivo físico o electrónico. 2. Se compone por un solo dígito el cual debe ser un número entero. contenido.

generando productos de alta calidad alineados dentro con la filosofía del Sistema de Gestión de Calidad. Así mismo. CONCLUSIONES E l Manual de Parametrización Documental es un herramienta de consulta permanente para cada uno de los consultores del Programa Agenda de Conectividad. donde se definen y unifican criterios para la elaboración y presentación de los documentos que se generen en el Programa. la utilidad de tener una manual que oriente en la estandarización de los documentos permite fortalecer la imagen institucional del Programa tanto interna como externa.GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIÓN DOCUMENTAL 8. Página 84 de 85 . convirtiéndose en un insumo en el proceso de normalización documental.

ix Norma ISO 9000:2000.1. Numeral 3. xiv Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública en NTCGP 1000:2004. iii Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública en NTCGP 1000:2004. xii Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública en NTCGP 1000:2004. Numeral 3. x Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública en NTCGP 1000:2004.38.2.10. Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública en NTCGP 1000:2004.2.2.7.i Norma ii Técnica de Calidad para la Gestión Pública en NTCGP 1000:2004. xvi Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública en NTCGP 1000:2004. Numeral 3.39. vi Norma técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. xv Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública en NTCGP 1000:2004. xvii Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública en NTCGP 1000:2004.35.18. Numeral 3. xix Norma ISO 9000:2000.40. xiii Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública en NTCGP 1000:2004.14. Numeral 3.42.3. viii Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública en NTCGP 1000:2004. . Numeral 3. Numeral 3.33.46. xi Norma técnica de Calidad para la Gestión Pública en NTCGP 1000:2004. Numeral 3. Numeral 3. v Ley 594 de 2000.6. vii Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública en NTCGP 1000:2004.23.38. Numeral 3. iv Ley 594 de 2000. Numeral 3. Numeral 3. Numeral 3. Numeral 3. xviii Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública en NTCGP 1000:2004. Numeral 3.3. Numeral 3.42. Numeral 3.

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