DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

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REGLAMENTO OPERATIVO PARA EL MANEJO DE FONDOS CON CARGO A CUENTA DOCUMENTADA

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Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------INDICE Capítulo I. Artículo 1. Artículo 2. Artículo 3. Artículo 4. Artículo 5. Artículo 6. Capítulo II. Artículo 7. Artículo 8. Artículo 9. Capítulo III. Artículo 10. Artículo 11. Artículo 12. Artículo 13. Artículo 14. Disposiciones Generales. Concepto – Cargos de Cuenta Objetivo del Reglamento Marco Legal Disposición Interna Alcance del Reglamento Responsables Disposiciones Administrativas. Autorización Cuantía y Certificación Presupuestaria Aplicación de Fondos. Informes de Ejecución y Aprobación. Período de Descargo Del Procedimiento de Descargo De la Recepción del Descargo Del Informe de Recepción del Descargo De las acciones por incumplimiento de los descargos 7 6 4

Capítulo IV. Prohibiciones y Sanciones Artículo 15. Artículo 16. Artículo 17. De la Ejecución de la Cuenta De las Sanciones Del Proceso de Seguimiento y Control

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Procedimientos Diagrama de Flujo Glosario de Términos Técnicos

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Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada

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REGLAMENTO OPERATIVO PARA EL MANEJO DE FONDOS CON CARGO A CUENTA DOCUMENTADA

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Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada

i Ley N° 31 Ley Marco de Autonomías y Descentralización “Andrés Ibáñez” de 19 de julio de 2010. formalmente autorizado para que realice una gestión determinada observando los procedimientos establecidos en el presente reglamento para su apertura y descargo o rendición de cuenta. de 3 de noviembre de 1992. que lo modifica. Decreto Supremo No 181. Enriquecimiento ilícito e Investigación de Fortunas” Marcelo Quiroga Santa Cruz”. de 20 de julio de 1990. Establecer los lineamientos generales para la aplicación de las acciones que exijan el cumplimiento de los descargos. Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios – Gobernación Tarija. Decreto Supremo No 23318 – A. - Artículo 3ª (Marco Legal) La base legal del presente reglamento es el siguiente: Ley 1178. de Administración y Control Gubernamentales. Facilitar el seguimiento al cumplimiento de los tiempos de descargo de conformidad a los procedimientos de control interno. Ley 004 Ley de Lucha Contra la Corrupción. de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB –SABS). el uso adecuado de los fondos otorgados en calidad de Cargos de Cuenta y/o fondos en avance y establecer los procedimientos de descargo de cuentas. de 28 de junio de 2009. 4 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1° (Concepto – Cargos de Cuenta) Entrega de fondos o recursos que realiza la Administración de la Gobernación a un Servidor público (personal de planta). de 29 de junio de 2001. que aprueba el Reglamento de Responsabilidad por la función pública y Decreto Supremo No 26237. Artículo 2° (Objetivo del Reglamento) Reglamentar para la Gobernación del Departamental de Tarija. Facilitar la continuidad de las operaciones contables y de seguimiento para el manejo de los Cargos de Cuenta Documentada.

Directores de Servicios. Directores Departamentales. - - - - 5 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada . El titular del área solicitante. Los Ejecutivos Seccionales. Artículo 5.. ARTICULO 6. El servidor público responsable de la ejecución del gasto y del correspondiente descargo. así como instruirá la aplicación del presente reglamento.(Alcance del Reglamento) De uso y aplicación exclusiva para las unidades operativas dependientes de la Gobernación de Tarija y de cumplimiento obligatorio para los servidores públicos de la Gobernación responsables de la administración de recursos de fondos en avance.DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------Artículo 4. que aprobarán la asignación de recursos dentro de su área de jurisdicción en el marco de las disposiciones descritas en el presente reglamento. Secretarios Departamentales. Jefes de Programas y Proyectos y Servidores Públicos que tengan a su cargo un fondo con cargo de Cuenta Documentada.(Disposición Interna) Se aprobará según Resolución Administrativa de la Gobernación. Son responsables del cumplimiento del presente reglamento las siguientes instancias: Secretario Departamental de Hacienda. el mismo que debe firmar el requerimiento y supervisar la aplicación del Cargo de Cuenta. que aprobará la asignación de recursos en el marco de las disposiciones descritas en el presente reglamento..(Responsables). El Director de Finanzas que aprobará cuando corresponda la solicitud de asignación de recursos dentro de esta modalidad..

mediante Resolución Expresa delegará la autorización para la entrega de Cuentas Documentadas por un monto superior a 20. La ejecución de los Cargos de Cuenta será autorizada por el titular de la Secretaria Departamental de Hacienda o Ejecutivo Seccional. La autorización debe cumplir lo siguiente: De 1 a 20.DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------CAPITULO II DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS ARTÍCULO 7° (Autorización). Corresponderá la aprobación al Secretario Departamental de Hacienda.000. se procederá a la entrega de Cuenta Documentada por un monto superior a 20.(Veinte mil 00/100 bolivianos). - Artículo 9.(Aplicación de Fondos).. a requerimiento del Responsable de la Unidad Solicitante. previa justificación documentada y autorización a través de Resolución Expresa de la Gobernación.(Veinte Mil 00/100 Bolivianos). Para las Unidades Seccionales. 6 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .000. El Gobernador.000. Presupuesto por objeto de gasto... Se establece como monto máximo para la entrega bajo la modalidad de Fondos de Avance la suma de 20.000 Bs.(Veinte mil 00/100 bolivianos) a las Unidades Desconcentradas. mediante nota de solicitud. los montos deberán ser establecidos y aprobados por el Ejecutivo Seccional. Fecha. el mismo que debe consignar: Nombre del Servidor Público Objeto del Cargo de Cuenta. Excepcionalmente.. Certificación presupuestaria ARTÍCULO 8° (Cuantía). Para la aplicación de los recursos de Fondos en Avance y/o Cargos de Cuenta se deberá observar lo siguiente: Los recursos solicitados dentro de esta modalidad deberán estar previstos en el POA del área organizacional requirente.

La documentación de descargo o legajo.(De la Recepción del Descargo). El Informe de Descargo deberá ordenarse de conformidad al monto asignado y ajustarse a los procedimientos establecidos en el Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.(PERIODO DE DESCARGO).. las mismas que procederán a la revisión de la ejecución de la cuenta documentada de acuerdo a lo siguiente:  Revisión de la ejecución de conformidad al objeto de gasto. Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NBSABS). ARTICULO 11.(DEL INFORME DE DESCARGO).DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------Los recursos deberán aplicarse exclusivamente al objeto del gasto registrado en la solicitud. El tiempo máximo previsto para el descargo del Cargo de cuenta es de treinta días hábiles. 7 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .. ARTICULO 12. por lo que podrá presentar solicitud de ampliación de descargo (hasta un máximo de cinco días) debidamente sustentado a la Dirección de Finanzas. de 28 de junio de 2009. CAPITULO III INFORMES DE EJECUCION Y APROBACIÓN ARTÍCULO 10.. Para las cuantías de gasto de los fondos de cargo de cuenta. tiempo que deberá ser computable a partir de la fecha de entrega del fondo. sustentada en la solicitud de apertura de Cuenta Documentada. considere insuficiente el tiempo otorgado para el cumplimiento de su descargo. El servidor público responsable de la administración del fondo. se recepcionará por las instancias operativas de la Secretaria Departamental de Hacienda. deberá considerarse los procedimientos establecidos en el Decreto Supremo No 0181. La ampliación del plazo de presentación del descargo podrá considerarse en las siguientes situaciones: El Informe de Descargo este observado por lo que se otorgará un plazo adicional de cinco días para su ajuste y rectificación.

8 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada . solicitando en detalle la documentación adicional faltante y estableciéndose un plazo de cinco días hábiles para la complementación del descargo. Verificación de las facturas y documentos de sustentación del gasto (se debe considerar la presentación de las facturas dentro del mes en el que se realizó el gasto). etc. las mismas que deberán consignar: nombre o razón social del proveedor. el técnico responsable de la revisión de los Cargos de Cuentas en un tiempo máximo de diez días procederá a emitir Informe sin Observación y/o Informe con Observación según corresponda. emitida en las fechas de ejecución del gasto. Jefe de Unidad. En ausencia de las firmas responsables. ARTICULO 13. (Del Informe de Recepción del Descargo). responsable del manejo de la cuenta. Una vez verificada la documentación.DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------   Apropiación correcta de los gastos en cada una de las partidas presupuestarias. y del visto bueno del Director Departamental. Corresponderá Informe con Observaciones en las siguientes situaciones:      Cuando la ejecución de los descargos no tengan relación con el objeto solicitado en la apertura de la cuenta. según boleta bancaria. que corresponda. Verificación de los depósitos realizados por saldos no utilizados. El Director de Finanzas hará llegar una copia de la nota de devolución del legajo al Técnico de Cargo de Cuenta para el cómputo del tiempo de descargo. sello de la Casa Comercial o número de carnet de identidad del proveedor (si corresponde). Los gastos no estén sustentados por las correspondientes hojas de cotizaciones. en los formularios de solicitud. donde el Técnico de Cargo de Cuenta. a través del Director Financiero. Estas situaciones ocasionarán Informe de Recepción de Descargo con Observaciones. devolverá el legajo al Titular de la Unidad Solicitante. Cuando la documentación no cumpla con los requisitos establecidos en el presente reglamento. Jefe de Proyecto. No se adjunte la correspondiente Factura.

CAPITULO IV PROHIBICIONES Y SANCIONES ARTICULO 15. Identificados los incumplimientos. condolencias y padrinazgos. entregue a terceras personas para el gasto. Uso de los fondos para pago de los Bienes y Servicios no reconocidos por el Estado como ser: Clínicas. Responsable de la cuenta de gasto.. subsidios. Se establecen las siguientes prohibiciones: Reconocer compromisos asumidos por un monto superior al desembolso. atenciones.(De la Ejecución de la Cuenta). - 9 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------El informe de recepción sin observaciones se emitirá cuando la documentación o legajo no genere las observaciones anteriormente señaladas. Este Informe se adjuntará al Comprobante de Contabilidad registrándose la baja del mismo y remitiéndose constancia del Informe sin Observación al responsable de la ejecución del fondo. Los incumplimientos de los procedimientos y plazos establecidos dentro del manejo de fondos en avance y/o fondos con cargo de cuenta documentada. salutaciones. premios. ayudas económicas.(De las acciones por incumplimiento de los descargos). haciendo conocer a los interesados la remisión del Informe por incumplimiento a la Dirección de Auditoría Interna y a la Dirección Jurídica. generan responsabilidad según lo establecido en las normas legales en actual vigencia.. subvenciones. para cuyo efecto deberá emitirse Informe de Recepción sin Observación. Aperturar otro cargo de Cuenta para aquel servidor público que tenga pendiente un cargo anterior. Artículo 14. obsequios. según reporte técnico. donaciones o cualquier otro gasto extra presupuesto. la Dirección de Finanzas y sus similares dentro del Nivel Territorial notificarán al Titular de la Unidad solicitante y al responsable de la cuenta documentada y/o fondos en avance el incumplimiento incurrido.

efectuándose el registro y estado de las rendiciones de cuenta. Artículo 17. Registro específico sobre las observaciones realizadas a los informes presentados. Servicios) a través de sus unidades operativas correspondientes establecerá las acciones necesarias para organizar el seguimiento y control a la ejecución de los Fondos de Cargo de Cuenta en función a las siguientes acciones:     A través del Sistema de Contabilidad. Los responsables de la ejecución de la Cuenta Documentada serán pasibles a sanciones disciplinarias según Reglamento Interno de la Gobernación y el marco normativo definido en el artículo 3° del presente reglamento y para los siguientes casos: Por incumplimiento de descargos efectuados dentro de los períodos establecidos en el presente reglamento.(Del Proceso de Seguimiento y Control).(De las Sanciones ). Cuenta de Fondos de Avance. Por manejo discrecional de los fondos entregados. 10 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada ... Remisión de Informe por incumplimiento a los plazos otorgados a través de los equipos técnicos de Auditoría de los niveles desconcentrado y territorial a la Dirección de Auditoria Interna de la Gobernación.DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------ARTICULO 16. Se realizará conciliaciones de saldos de la cuenta Fondos en Avance a través de Contabilidad. El Secretario Departamental de Hacienda a través de su Dirección de Finanzas y/o sus similares dentro del nivel desconcentrado y territorial (Unidades Seccionales. Programas y Proyectos.

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- PROCEDIMIENTOS 11 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .

20. Secretario Departamental de Hacienda Ejecutivo Seccional 12 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada . contempladas en el POA y que sean de interés de la Gobernación. Aprueba o rechaza la solicitud.2.20. Aprueba se emite Memorándum. Ejecutivos Seccionales Unidades Ejecutoras de Proyectos Solicitud con los antecedentes que sustente la necesidad del requerimiento. mediante la Apertura contable de un Cargo de Cuenta Documentada. registro en el POA.000. 1. Gobernador del Departamento.1. Sistema de Administración de Bienes y Servicios. Secretaria Departamental de Hacienda. 2. Rechazo se archiva el requerimiento.000. Nº 1. considera niveles de autorización y escala de cuantía aprobada. firma documento y se remite a la Secretaria Departamental de Hacienda para su ejecución. Activ. Recibe Nota de Solicitud y antecedentes de Apertura de Cargo de Cuenta. instruir y efectuar el registro contable del Cargo de Cuenta Documentada Responsables: Área Solicitante.) 1/2 día Áreas Solicitantes: Secretarías Dptales. Del Fondo. verificar.000. Carta oficial de solicitud de Apertura de cargo de cuenta documentada Original – Dirigida a la Instancia correspondiente Copia – Archivo de la Unidad Solicitante Tiempo (Estim. aprobar. 2 Gobernador Departamento del 1. Gobernador del Departamento: Para solicitudes mayores a Bs. Verifica registro de las actividades dentro del POA de la Unidad.DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------Hoja Nº PROCEDIMIENTO APERTURA DE CARGO DE CUENTA DOCUMENTADA 1 de 3 Nº Procedimiento: Nº Actividades 5 Procedimiento: Corresponde al Sistema: Apertura de Cargo de Cuenta Documentada Sistema de Tesorería. monto requerido desglosado en partidas presupuestarias y nombre del servidor público responsable de la administración del fondo. Ejecutivos Seccionales. Resolución de Gobernación. Memorándum Original – Legajo Copia – Servidor Público Resp.1 1 Descripción de la Actividad La Unidad Solicitante considera la necesidad de apertura de Cargo de Cuenta Documentada. Características: Reúne los documentos oficiales necesarios que los niveles organizacionales autorizados elaboran para solicitar. Emite Nota de solicitud en Original y Copia y remite: Responsable Documento Utilizado 1. Tiempo: 9 días Objetivo: Operativizar y atender actividades especiales e inmediatas. considera la necesidad y procede: (De conformidad a los Niveles de Autorización) Montos de 1 a 20. El legajo de requerimiento se remite según los niveles de aprobación a las siguientes instancias:  Secretaria Departamental de Hacienda: Para solicitudes hasta Bs.

1. Informe de Contabilidad.3 Procesa Certificación Presupuestaria Responsable de Presupuestos. Autorización. Original – Legajo de Requerimiento 3.1 Recibe Solicitud. afecta el sistema contable. Certificación Presupuestaria. 3.4. Informe de Contabilidad Original – Legajo Copia – Archivo Contabilidad 4 4. autoriza e instruye:   Hoja Nº: 2 de 3 Responsable Documento Utilizado Circular Interna 1 días Tiempo (Estim) Secretario Departamental de Hacienda Procesar Certificación Presupuestaria. Nº 3 Descripción de la Actividad 3. Circular Interna 3.DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------Procedimiento Apertura de Cargo de Cuenta documentada Activ.Egreso.2 Recibe e instruye a Presupuestos procesar Certificación Presupuestaria Instruye a Contabilidad elaborar Informe de Contabilidad sobre Cargos pendientes. Certificación presupuestaria. Elaborar Informe de Contabilidad situación Cargos de Cuenta. Informe de Contabilidad Comprobante de Contabilidad Original-Legajo ½ día 5 5. Contabilidad ½ día 13 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .1Valida la Información correspondiente a la Certificación presupuestaria.1Procesa Comprobante de Contabilidad . registra la operación. Carta de Solicitud. requiere firmas. documento de aprobación. Considera requerimiento. Jefe de Contabilidad y Tesorería Legajo del Requerimiento. Dirección de Finanzas. Elabora Informe de Contabilidad Responsable de Contabilidad 2. Antecedentes Documento de Aprobación. documentación adicional que sustenta el requerimiento. Se aplica Formulario de Cargo de Cuenta. instruye la liquidación.

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------Procedimiento Apertura de Cargo de Cuenta documentada Activ. 14 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada . Se archiva transitoriamente el Legajo de la Operación Contable.3. Procesa Cheque. Nº Descripción de la Actividad Responsable Hoja Nº: 3 de 3 Documento Utilizado Tiempo (Estim) 5. Nº Actividades: 5 Tiempo máximo: Procedimiento Concluido Fecha de Aprobación: (sello fechador) 3 Días Fecha de elaboración: Área responsable de actualización: DIMODI Nota: Las operaciones contables solo están representadas referencialmente. requiere firmas y se entrega al servidor público: Cheque Copia del Formulario de Apertura de Cargo Reglamento de Fondos en Avance Contabilidad Tesorería Comprobante de Contabilidad ½ día 5. FIN DEL PROCEDIMIENTO DE APERTURA DE CARGO DE CUENTA.2.

. 00/100 (. . . . . . . para realizar los siguientes gastos: PARTIDA OBJETO DEL GASTO IMPORTE (Bs) Público Nombre(s) Ap.) días hábiles a partir de la fecha. . . .. . DEUDOR 15 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada . . . ) días por motivos justificados. . . . . . . . . . . . la suma de: Bs. . ( . de . . .. . . . . . me confieso deudor de la cantidad recibida o saldo resultante que devolveré a la Gobernación del Departamento a simple notificación. . Para el fiel cumplimiento de lo estipulado. . . . . . (. . .DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------APERTURA DE CARGO DE CUENTA DOCUMENTADA FORM ACD-01 Nº Orden: Gestión: Área solicitante: Servidor de Cuenta: Declaro. Si no presentase el descargo mencionado en el término estipulado o en la prórroga obtenida. . afianzo esta obligación con todos mis bienes habidos y por haber.. . . . . . Materno Carnet Identidad responsable del Cargo TOTAL Me comprometo a presentar el descargo respectivo a la Secretaría Departamental de Hacienda de la Gobernación del Departamento de Tarija. . Tarija. . . . . . .. .. . Paterno Ap. . en el término de . . . . . .. que podrá tener una prórroga de . . . . . . . ... . .. . . . sujetándome en caso contrario a las sanciones de Ley. ..00/100 Bolivianos). ... . declarando conocer las reglamentaciones vigentes sobre manejo de fondos fiscales. . . . . . .. .. . . . . con la documentación auténtica y fidedigna de acuerdo a preceptos legales en vigencia. .. .. . . . . . . . . .. . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . Según Comprobante de Cuenta documentada Nº.. . . que en la fecha he recibido de la Gobernación del Departamento de Tarija.. . . . . . . de.Gestión . .

.......... Director de Finanzas Original = Trámite.. Los fondos entregados deben invertirse precisamente en el objeto que se indica.... ......... La Gobernación del Departamento... no reconoce saldos acreedores..... en la rendición de cuentas respectiva..... lo contrario significará malversación de fondos... Todo saldo sobrante debe devolverse a la Gobernación del Departamento. acompañando el recibo de depósito bancario en tres ejemplares.. 3er.DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------PARA CONOCIMIENTO DEL DEUDOR 1ro..... Copia 1 = Servidor público . De Hacienda 16 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada ..... por consiguiente no debe erogarse mayor suma que la recibida... sancionada por leyes vigentes.. Secretario Dptal.. 2do...

Valida el procedimiento firmando la documentación y archiva transitoriamente la documentación. Acta de Recepción. Orden de T. Nº Descripción de la Actividad Responsable Documento Utilizado Tiempo (Estim. Compras de Bienes y/o Servicios hasta bs.3 Reúne en un legajo clasificando todos los formularios. Orden de Compra/Trab ajo (1) Origin al Factura Legajo: Orden de C. Establecer los procedimientos para el cumplimiento de las normas de adquisición de bienes y servicios para la aplicación de los fondos en los fines previstos en el objeto del gasto autorizado. etc.2 Cancela la adquisición y recibe la Factura verificando el registro del NIT de la Gobernación y datos necesarios. firmas de asistencia y otros que respalden la adquisición de bien y/o servicio para continuar con el procedimiento de Descargo o Rendición de Cargo de Cuenta documentada.DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------EJECUCION CARGO CUENTA Hoja Nº: 1 de 2 Tiempo: 4 días (*) Nº Procedimiento: Nº Actividades 3 Procedimiento: Corresponde al Sistema: Modalidad: Objetivo: Ejecución Cargo de Cuenta Sistema de Tesorería. actas.) ¼ día (viene del procedimiento 5.000.2 2. Cuadro Comparativo. Orden de Compra/Trabajo. 20. Características: El responsable del Cargo de Cuenta. Lista y Firma de asistentes e Informe Final. Valida Orden de Compra/Trabajo. 1 día 17 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada . 2.1 Elabora la Orden de Compra o de Trabajo según corresponda de conformidad a los datos y características requeridas por el solicitante. 2.1 Recibe el cheque del cargo de cuenta documentada e inicia la aplicación de los fondos para atender requerimientos internos expuestos en su programa/plan de trabajo. Sistema de Administración de Bienes y Servicios Compras Directas / Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (ANPE). facturas.2 Apertura del Cargo de Cuenta Documentada) 1 1. debiendo documentar el proceso mediante los formularios de Cotización. Servidor Público a cargo de la Cuenta documentada Servidor público a cargo de la Cuenta documentada Formulario. según corresponda. aplica internamente los procedimientos establecidos para la modalidad de Compra Directa o ANPE. Facturas Hojas de Asistencia a Talleres. Nombre del evento. quién actúa como RPA. Factura. Responsable: Servidor Público a cargo de la Apertura de Cuenta Documentada. dependiendo de la cuantía en cuestión. Activ.4. listas. 2.

Unidad de manejo. 4 4. material.9.001 adelante FIN PROCEDIMIENTO EJECUCION DE LOS RECURSOS DE FONDOS CON CARGOS A CUENTA. dimensiones y cómputo métrico.4 Elabora el Cuadro Comparativo evalúa y califica propuestas. de acuerdo al tipo de contratación. Valida firmando la documentación del proceso de adjudicación y archiva transitoriamente el legajo.5 Adjudica a la oferta con el precio más bajo y se ajuste a las especificaciones técnicas exigidas. 3.7 Elabora Acta de Recepción. Nº Descripción de la Actividad Compras de Bienes o Servicios de Bs. (1) Original Formulario de Cuadro Comparativo (1) Original Orden de Compra (1) Original Id id id Formulario de Acta de Recepción. 3.adelante. 3.001. 3. ½ día Legajo 1 Legajo 2 Legajo 3 18 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada . unidad de medida. cobertura de servicio.1.8 Procesa Factura. Servidor Público asignado para administración del fondo. 3. acompañando con las especificaciones Técnicas o términos de Referencia. detallando con claridad las características de los bienes y servicios a adquirir y/o contratar: Cantidad. liquidación contraprestación de Documentación Legajo Id Servidor Público asignado para administración del fondo Formularios de: Cotizaciones (3) DBC Responsable Hoja Nº: 3 de 3 Documento Utilizado Tiempo (Estim) Id Formulario de: Cuadro Comparativo. tipo de garantía y otros detalles.1 Solicitud de cotización o propuesta.2 Elaboración del Documento Base Contratación (DBC) y publicación (si corresponde). color. Documentación en Archivo Transitorio Modalidad Compras Directas Modalidad ANPE 20. 3.6 Elabora Contrato u Orden de Compra o de Trabajo según corresponda de conformidad a los datos y características de la cotización y cuadro comparativo. 3. 3 3. (1)Original 3.DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------Procedimiento Ejecución del Cargo de Cuenta documentada Activ. 20.3 Recaba tres cotizaciones de proveedores legalmente establecidos.

.. o Autoridad alterna Nota: Los Servidores públicos que solicitan bienes y/o servicios son responsables de las especificaciones técnicas 19 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .......................................................................................... Especificaciones Técnicas Firma Solicitante del Bien y/o Servicio Servidor Público Responsable de Cargo de Cuenta VºBº Secretario Dptal..... Especificaciones Técnicas ......DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------SOLICITUD DE BIENES Y/O SERVICIOS GENERALES ADMINISTRACION INTERNA DE CARGO DE CUENTA SOLICITANTE: Área Solicitante: Destino del Bien y/o Servicio General: (Justificación de uso en Programa........... ...... Uso interno del área) PRECIO REFERENCIAL Bs............................................................................ ..................................... ........................... Proyecto....... ....................................................................................................................................... Especificaciones Técnicas ..................................... ................................................................................................. ............................................ Nº Control Interno Hoja 1 de 1 FECHA: Cantidad Unidad DESCRIPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO ..................................

.......... ............... ............. Especificaciones Técnicas ............................................................... ......................... ....... ... .... ...... ..... ................ ...... ..... .................. ... ..................... ................. ...... Cargo de Cuenta Firma (sello) Datos del Oferente Firma (Sello) Nombre Propietario: 20 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada ....... ..................... ...... ......... .................. ........ .. ................................................................ Solicito a usted(es) cotizar los siguientes Bienes y/o Servicios........................ Plazo entrega (días) Especificaciones Técnicas ............................ ... ........ ............... ..... .................... Validez de la oferta (DIAS) Nombre Comercial: Dirección: NIT: Telef/Fax e-mail: Resp..................... ............ ........ Especificaciones Técnicas .................................................. .. . ................... .......................... ... ............................ ................... ........ Especificaciones Técnicas ......... Cantidad Unidad Manejo Descripción (Especificaciones Técnicas) Precio Unitario Bs.. ...... .. ............ ............... Fecha de Presentación: Total Bs............ ............................................... ........ ....... ......................DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nº COTIZACION ADMINISTRACION INTERNA DE CARGO DE CUENTA Fecha: Señor: ..... .......... ............... ............... ...........

(VALIDEZ DE LA OFERTA) O PLAZO DE ENTREGA EN DIAS SUGERENCIA DE ADJUDICACION: OFERTANTE: OFERTANTE: IMPORTE Bs. PRECIO TOTAL Bs. IMPORTE Bs. OBSERVACIONES 1 2 3 4 5 6 7 PRECIO TOTAL OFERTADO Bs.DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES ADMINISTRACION INTERNA DE CARGO DE CUENTA Nº: APERTURA DE CUENTA ÁREA SOLICITANTE: OFERENTE 1 Nº ITEM DESCRIPCION DEL ITEM COTIZADO CANT. PRECIO TOTAL Bs. PRECIO TOTAL Bs. OFERENTE 2 PRECIO UNIT Bs. Nº Prenumerado FECHA APERTURA: OFERENTE 3 PRECIO UNIT Bs. SECRETARIO DEL ÁREA SOLICITANTE (FECHA) FECHA ADJUDICACION RESP. adicionar formulario y continuar el registro 21 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada . CARGO DE CUENTA (FECHA) Si existen más de tres cotizaciones. UNID PRECIO UNIT Bs.

/Fax: Dirección: Plazo de entrega: Agradecemos a Uds.DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ORDEN DE COMPRA ADMINISTRACION INTERNA DE CARGO DE CUENTA FECHA EMISIÓN Señores: (Nombre o Razón Social del Proveedor) Persona Contacto: Telef. UNIT TOTAL COSTO TOTAL: LITERAL: Aprobación del Inmediato Superior Nombre y Firma 22 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada . proveernos los bienes y/o servicios detallados a continuación: La factura deberá detallar los bienes y/o servicios adquiridos y el NIT del Gobierno Autónomo Departamental de Tarija # 178928029 CANTIDAD PEDIDA DESCRIPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO PRECIO Bs.

.... ............................ ............... .............................. ................................ ................. .................................................. Especificaciones Técnicas ........... .......................................................................................................................DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------ACTA DE RECEPCIÓN ADMINISTRACION INTERNA DE CARGO DE CUENTA FECHA ELABORACION NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO RESPONSABLE DEL CARGO DE CUENTA: DEPENDIENTE DEL ÁREA SOLICITANTE: La Gobernación del Departamento de Tarija............................................................................ RECIBI CONFORME ENTREGUE CONFORME PROVEEDOR RESPONSABLE DE CARGO DE CUENTA 23 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada ............ .............................................................................. certifica la conformidad por la recepción de los siguientes Bienes y/o Servicios adquiridos por Administración interna de Cargo de Cuenta...................................................................................................................... mediante la presente ACTA...... CANT UNID DESCRIPCION Especificaciones Técnicas ............................................. ........................................... ... ........ Especificaciones Técnicas ............ ............. ..................... ................................................................................................... ........ .. por intermedio del Servidor público citado............... ...................................................................................... ....... ............................................................................................... ................. ...

Informe Original – legajo de Descargo. Legajo. 1 de 3 Tiempo: 10 días Nº Procedimiento: Nº Actividades 5 Objetivo: Ordenar la documentación de descargo estableciendo un legajo en forma cronológica.DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------Hoja Nº: PROCEDIMIENTO – RENDICION DE FONDOS EN AVANCE Y/O CARGOS DE CUENTA Procedimiento: Corresponde al Sistema: Modalidad: Rendición de Cuenta Documentada Sistema de Tesorería. Responsable: Servidor público a cargo de la Apertura de Cuenta Documentada. copia 2. en original. Legajo de Ejecución del Fondo. Activ. Sistema de Administración de Bienes y Servicios Compra Directa / Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (ANPE) Características: La información que alimenta este procedimiento se encuentra descrita en los procedimientos anteriores. copia 1. Copiaarchivo unidad solicitante 24 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .4 Jefe de la Unidad Solicitante. Legajo 3) 1. Nº Descripción de la Actividad Viene del Procedimiento 4. 1. 1 1.1 Procesa Informe de Rendición de Documentada. revisa valida el mismo y emite Nota a la Secretaría Departamental de Hacienda en Original y Copia. Adjunta Legajo y detalle del mismo en la nota de remisión.2.1 Ejecución del Cargo de Cuenta Documentada. Responsable Documento Utilizado Tiempo (Estim.3 Valida la información. Cuenta Servidor público a cargo de la Cuenta documentada. firma nota y remite al inmediato superior para su aprobación. Original – SH. Jefe Unidad Solicitante Nota de remisión. considera informe. sistemática y tabulada de manera que se exponga claramente los gastos realizados en las partidas presupuestarias aprobadas. Copia 1 – Archivo Unidad Solicitante Copia Servidor Público Resp.2 Adjunta documentación de conformidad al proceso ejecutado (Legajo 1. 2.) ¼ día 1.

Apropiación correcta de los gastos en cada una de las partidas.Papeleta de Depósito (1) Cuando corresponda según el monto 2. según ingresos bancarios. .Revisión de la ejecución de conformidad al objeto de gasto. Circular Interna Legajo.Recibe Nota de presentación de Informe de Descargo de Cargo de Cuenta y Legajo Carta a Secretaria Dptal. recibos. . Circular Interna Legajo. Nº Descripción de la Actividad Responsable Hoja Nº: 2 de 3 Documento Utilizado Tiempo (Estim) 2 2. .Verificación de los ingresos realizados por resultado de saldos.1. Informe Original – Servidor Público Copia 1. sustentada en la solicitud de apertura de Cuenta Documentada. Responsable Técnico para la revisión de los Informes de Cargos de Cuenta.DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------Procedimiento Rendición de Cuenta Documentada Activ. 3. de Hacienda Dirección de Finanzas. Elabora Informe con Observación y devuelve al Servidor Público responsable del Cargo de Cuenta.Acta de Recepción . de Hacienda.3 Considera descargo. verifica e instruye al Responsable Contable para la emisión del Informe de Aprobación/Observación. Orden de Trabajo /Orden de Compra Cotizaciones (1) Cuadro Comparativo (1) Adjudicación (1) Facturas. Lista de Asistentes a Talleres con la firma de Superior / Ejecutivo Seccional .Verificación de las facturas y documentos de sustentación del gasto. 2. Legajo de documentación (1) Original. Legajo de Descargo 3 días Responsable Técnico para la revisión de los Informes de Cargos de Cuenta. Procede a la revisión del descargo Verifica: . Copia Apertura de Cargo de Cuenta.1.2. .Firma en los documentos de descargo 3.Archivo 25 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .2 Remite a la Dirección de Finanzas. pasajes. Secretaria Departamental de Hacienda. 2 días Secretaria Dptal. 3.

Informe Original – Legajo Copia 1. Registro y Archivo documentación PROCEDIMIENTO CONCLUIDO DE LA ADMINISTRACIÓN.2. Legajo de Descargo Comprobante de Contabilidad 3 días 5. Legajo de Descargo y Comprobante de Contabilidad. Nº Descripción de la Actividad Responsable Hoja Nº: 3 de 3 Documento Utilizado Tiempo (Estim) 3.3.1. Responsable Técnico para la revisión de los Informes de Cargos de Cuenta. Legajo de documentación (1) Original – Ajustada. EJECUCIÓN Y DESCARGO DE RECURSOS DE FONDOS EN AVANCE Y/O CARGOS DE CUENTA. ajusta descargo y procesa descargo (vuelve a la actividad 1 del presente procedimiento). aprueba y firma formulario “Rendición de Cuentas” y Comprobante de Contabilidad y remite a la Secretaría de Hacienda. Copia Formulario de Rendición de Cuentas Aprobado. Remite al área Contable e instruye registro. 5. foliado y archivo del legajo y entrega del Formulario de Rendición de Cuentas Aprobado al responsable del cargo de cuenta.2. Elabora Informe sin Observación. Adjunta información. de Hacienda Legajo de Descargo Comprobante de Contabilidad. revisa informe. firma Formulario de Rendición y Comprobante de Contabilidad y remite a la Dirección de Finanzas Director de Finanzas Secretario Dptal. Recibe. Legajo de Descargo y Comprobante de Contabilidad.DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------Procedimiento Rendición de Cuenta Documentada Activ.3. adjunta legajo y remite a la Dirección de Finanzas. 26 Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada . Revisa. Director de Finanzas.Archivo 3. Responsable del Archivo Contable 5. 5.4. 4.Servidor Público Copia 2 . firma. Entrega formulario de Rendición de Cuentas Aprobado. 2 días Responsable Técnico para la revisión de los Informes de Cargos de Cuenta. 4 4.1. Responsable ejecución del fondo.

. recibos. . por fondos recibidos de la Gobernación del Departamento de Tarija en la Apertura de Cargo de Cuenta Documentada. .. .DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nº Orden: DESCARGO O RENDICION DE CUENTA DOCUMENTADA FORM RCD-02 Área que presenta el descargo: Gestión: Servidor Público que presenta el Descargo de Cuenta: Nombre(s) Apellido Paterno Carnet Identidad Rendición de Cuentas que presenta el suscrito Servidor público.. . . . de . . . El detalle de los formularios administrativos.. .. . . .. . . . . .. .... ... DEUDOR SIGUE AL REVERSO 27 Reglamento Administrativo para el manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .) TOTAL Bs. de . .. Tarija.. facturas que se adjuntan a la presente Rendición de Cuentas son auténticos y corresponden a las partidas que motivaron el pago. .. .. . . en fe de ello protesto de su veracidad. .. . .. conforme al siguiente detalle: IMPORTE IMPORTE DESCARGO (Bs.. .. .) Fecha CONCEPTO CARGO (Bs.. . .

. . .. se Aprueba el Descargo o Rendición de Cuentas presentado por el Servidor público citado.. .. . ... Director de Finanzas . .. . .... .. .... correspondiendo su aprobación por la suma de Bs. ........ . . .. . . .. . .. . .. ... ... . ... .. .. .....DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------VIENE DEL ANVERSO DESCARGO O RENDICION DE CUENTA DOCUMENTADA Informe técnico de Área Contabilidad: Revisada la documentación que sustenta la presente Rendición de Cuentas.. . . ... ... ... .. de ..... . . .00/100 Bolivianos) Tarija.. . . . de acuerdo a disposiciones legales en vigencia. .. . . . .. . . . ... . . . .... . RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL DESCARGO Dictamen de Aprobación: En atención al informe técnico del área de Contabilidad. . .. De Hacienda 28 Reglamento Administrativo para el manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .. . . . . . .. . .... de . .. ... .. . se deja constancia de la conformidad del descargo. . . .... .. . . . .. .. .. ... (. .. .. .. .. . . . .. . . .. de . de ... .. .. .. ..... ...... ……………………………………………………… RESPONSABLE CONTABILIDAD Tarija..... .. .... . Secretaria Dptal. . . .. . .. VºBº . ...

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- DIAGRAMA DE FLUJO 29 Reglamento Administrativo para el manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 30 Reglamento Administrativo para el manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 31 Reglamento Administrativo para el manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 32 Reglamento Administrativo para el manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 33 Reglamento Administrativo para el manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 34 Reglamento Administrativo para el manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- GLOSARIO DE TÉRMINOS TECNICOS 35 Reglamento Administrativo para el manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada .

informes. Diagrama de Flujo Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales en donde se muestran las unidades administrativas o los puestos que intervienen en cada operación descrita. Fondos en Avance Recursos financieros que se entregan en forma excepcional y con la debida justificación a un servidor público. considerando todos los campos establecidos en los anexos del presente reglamento. 27 Inc. c). (1) Las Unidades Seccionales. i Especialmente en sus Art. Documentos de Respaldo Constituyen el respaldo documentado de las transacciones registradas en los comprobantes contables tales como: contratos. Art. Programas y Nivel Desconcentrado podrán hacer uso de los formularios establecidos y/o ajustar de conformidad a su ordenamiento organizacional.DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Procedimiento Sucesión cronológica y secuencial de operaciones administrativas relacionadas entre sí. 28 Inc. b) y c). etc. autorizaciones escritas. con la finalidad de atender ciertos pagos autorizados. a). que describen cada una de las tareas. Art. 36 y 38 36 Reglamento Administrativo para el manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada . planillas. facturas. Rendición de Cuentas Es la presentación de descargos documentados por parte del cuentadante que evidencian o demuestran el pago o transacción efectuada en los fines autorizados dentro de los plazos establecidos.

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