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aulaClic. Curso de Word 2007. ndice


Cmo utilizar este curso. 1. Mi primer 9. Estilos. 17. Crear tablas de contenidos, tablas de documento. 10. Plantillas. ilustraciones, ndices. 2. 11. Imgenes y 18. Notas al pie, marcadores y referencias Introduccin.Elementos grficos. cruzadas. de Word2007 12. Impresin. 19. Compartir documentos. 3. Edicin bsica. 13. Pginas Web 20. Organigramas y diagramas. 4. Guardar y abrir con Word2007. 21. Macros. documentos. 14. Combinar 22. Seguridad 5. Formato carcter y correspondencia. prrafo. 15. Esquemas. 6. Ortografa y 16. Documentos gramtica. maestros. 7. Diseo de pgina. 8. Tablas.

ndice

detallado
Unidad 12. Impresin.

Unidad 1. Mi primer documento.

Arrancar Word2007 El primer texto Guardar un documento Cerrar un documento Abrir un documento Cerrar Word2007 Conceptos iniciales, el ratn El teclado Las ventanas Cuadros de dilogo Los mens contextuales Compaginar dos sesiones
Unidad 2 Introduccin. Elementos de Word2007

Desde la opcin de men Impresin rpida Desde el comando Imprimir Descripcin de la ventana Imprimir Vista preliminar Instalar una impresora Asistente instalar una impresora
Unidad 13. Pginas Web con Word2007.

Distintas formas de arrancar Word2007 Elementos de la pantalla inicial Ayuda de Word Las barras de herramientas Ms formas de arrancar Word2007 Mens inteligentes Personalizar barras
Unidad 3. Edicin bsica

Introduccin Trabajar con una pgina Web Insertar hiperenlaces en una pgina Web Modificar un hiperenlace Guardar la pgina Web Convertir a HTML Publicar en Internet Diseo
Unidad 14. Combinar correspondencia

Desplazarse por un documento Seleccionar Eliminar Deshacer y rehacer Copiar, cortar y pegar Opciones de pegado

Conceptos previos Crear el documento principal La pestaa Correspondencia Insertar campos de combinacin Ver datos combinados Desplazarse por los registros Buscar un registro Destinatarios de combinar correspondencia Filtrar destinatarios

Buscar Buscar y reemplazar Distintas formas de ver un documento Ver varios documentos a la vez Desplazarse por un documento Ratn con rueda El nuevo portapapeles Buscar y reemplazar
Unidad 4. Guardar y abrir documentos.

Ordenar destinatarios Asignar campos Combinar al imprimir Combinar en correo electrnico


Unidad 15. Esquemas.

Guardar. Guardar como Abrir Recuperar archivos Unidades, archivos y carpetas Diferentes visiones de Abrir Cambiar carpeta predeterminada Bsqueda avanzada
Unidad 5. Formato carcter y prrafo.

Introduccin Conceptos previos Crear un esquema Pestaa de Esquema Botones especiales de la pestaa Diferencias entre Mapa de documento y esquema
Unidad 16. Documentos maestros.

Introduccin Botones del Documento maestro Crear Documento maestro Manipulando Documentos maestros
Unidad 17. Crear TDC, tablas de ilustraciones, ndices.

Formato de un texto Formato carcter. Fuentes Formato prrafo. Tabulaciones Cambio a maysculas. Copiar formato Paneles de formato Formato carcter Escribir al vuelo Formato prrafo Tabulaciones Trabajar con ecuaciones
Unidad 6. Ortografa y gramtica.

Introduccin Conceptos bsicos Insertar marcas de ndices Insertar ndices Tablas de contenido Actualizar la tabla de contenido Tablas de ilustraciones y otras
Unidad 18. Notas al pie, marcadores y referencias cruzadas.

Revisin ortogrfica Revisin gramatical Autocorreccin Errores ortogrficos Errores gramaticales Opciones de ortografa
Unidad 7. Diseo de pgina.

Introduccin Conceptos bsicos Insertar marcadores Referencias cruzadas Notas al pie y notas al final Referencias cruzadas a elementos numerados
Unidad 19. Compartir documentos

Configurar pgina Encabezados y pies de pgina Nmeros de pgina


Unidad 8. Tablas.

Creacin de tablas Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas Barra de herramientas Tablas y bordes Men contextual de Tablas Modificar tablas Ajustar texto y mrgenes

Introduccin La pestaa Revisar Herramienta de resaltado Comentarios Control de cambios Comparar cambios sobre un documento Formularios propiedades comunes de los controles Controles de contenido Proteger formularios Modificar el autor de los comentarios Modificar el formato de los comentarios

Mover libremente, tablas anidades y ajuste de imgenes Convetir texto en tabla y viceversa
Unidad 9. Estilos.

Personalizar los cambios


Unidad 20. Organigramas y diagramas

Aplicar estilos Crear, modificar y borrar estilos Preferencias entre estilos Ms sobre estilos Propiedades de los estilos Personalizar Organizador de estilos
Unidad 10. Plantillas.

Introduccin Organigramas Modificar el diseo Modificar el aspecto del diagrama


Unidad 21. Macros

Introduccin Utilizacin de las plantillas de Word Modificar plantillas Crear plantillas a partir de documentos Word Temas
Unidad 11. Imgenes y grficos.

Introduccin Personalizar comandos de Word Crear macros con la grabadora Insertar la macro en la barra de acceso rpido Ejecutar macros Entorno del editor Visual Basic
Unidad 22. Seguridad

Introduccin Tipos de archivos grficos Insertar imgenes Manipular imgenes Insertar Autoformas y dibujar Aadir texto a los grficos Modificar grficos Insertar WordArt Insertar grficos de Excel Insertar imgenes desde Internet Insertar imgenes desde el portapapeles Insertar imgenes prediseadas Insertar desde Galera multimedia

Introduccin Aadir contrasea a nuestro documento Restricciones de formato y edicin Otras opciones de seguridad Gestin de derechos de informacin (IRM)

Unidad 1. Mi primer documento (I)


Este tema est pensado para las personas que no conocen nada de Word 2007, si ya has usado Word 2007 puedes pasar a la Unidad 2. Aqu aprenderemos a crear y guardar nuestro primer documento, te dars cuenta de lo fcil que es Word 2007 y espero que te animes a seguir el resto del curso. Si no conoces funciones bsicas tales como manejar el ratn, teclado, manejar ventanas, etc. aqu puedes aprenderlas .

Unidad 1. Nivel Bsico. Conceptos inciales.


Vamos a ver unos conceptos bsicos que son necesarios para seguir el resto del curso. En esta animacin puedes ver cmo manejar el ratn y las ventanas.

El ratn
El ratn permite realizar acciones sobre elementos de la pantalla, basta colocar el puntero del ratn sobre un elemento y pulsar un botn. Normalmente se utilizan dos botones del ratn, el principal y el secundario que corresponden con el botn izquierdo y derecho respectivamente. Si eres zurdo puedes cambiar esta configuracin en Configuracin, Panel de Control, icono Mouse y activar la casilla "Zurdo". Con el botn principal se realizan las operaciones ms usuales como hacer clic, doble clic y arrastrar. Mientras que con el botn secundario normalmente aparece el men contextual.

Operaciones: Clic, es la operacin ms usual consiste en pulsar una vez el botn principal. Doble clic, consiste en pulsar dos veces el botn principal. Las dos pulsaciones han de ser bastante rpidas. Para ajustar a tu gusto el tiempo entre las dos pulsaciones se puede ir a Configuracin, Panel de Control, icono Mouse. Prubalo haciendo doble clic sobre una letra y vers como se selecciona toda la palabra. Arrastrar y soltar, consiste en pulsar con el botn principal sobre una palabra o icono y, sin soltar el botn, mover el ratn a otro lugar, y entonces soltar el botn. Vers como la palabra o el icono ha sido arrastrado a ese lugar. Puedes probar seleccionando una palabra con doble clic, y luego arrastrarla a otra lnea. En Word tambin se usa arrastrar y soltar para seleccionar una parte del texto. Coloca el puntero delante de la primera letra que quieres seleccionar y arrastra hasta la ltima letra que quieras seleccionar, aunque sea en otra lnea, arrastra y suelta. Clic en el botn secundario. Normalmente aparece un men contextual con las opciones ms utilizadas segn en la situacin en que nos encontremos en cada momento. Por ejemplo, si tenemos seleccionada una tabla, aparecern las opciones ms usadas en el manejo de las tablas. Ratn con rueda. Estos ratones permiten desplazarse por un documento o pgina web moviendo la rueda. Tambin permiten, al pulsar sobre la rueda entrar en un modo especial que hace que nos desplacemos por las pginas del documento solo moviendo el ratn.

5 Punteros del ratn: Normal. El aspecto normal del puntero del ratn es una flecha tomar estas otras formas: , pero puede

Ocupado. Tiene la forma de un reloj de arena. El ordenador esta procesando y no permite hacer ninguna otra operacin hasta que no acabe la actual. Texto. Cuando estamos en un lugar en el que es posible escribir texto toma esta forma.

Punto de insercin. Tiene esta forma . No confundir con el puntero del ratn. El punto de insercin es el lugar donde se insertar la prxima letra que escribamos. El punto de insercin se va desplazando solo segn vamos introduciendo texto, pero tambin se puede desplazar con las teclas de las flechas del teclado, y tambin al hacer clic con el ratn se coloca en la posicin donde est el puntero.

El teclado
El teclado, bsicamente, permite introducir texto. Pero tambin realizar algunas cosas ms. Teclas de Funcin: Estas teclas, F1, F2, ..., F12 permiten realizar funciones especficas en cada programa. Como, por ejemplo, solicitar ayuda pulsando la tecla de funcin F1. Teclas de movimiento del cursor: Estas cuatro teclas (arriba, abajo, izquierda, derecha) permiten desplazarse por el documento. Teclas especiales: La tecla Alt Gr sirve para introducir el tercer carcter de una tecla, por ejemplo, la @ que hay en la tecla del nmero 2. (En la imagen la tecla Alt de la derecha es la equivalente a Alt Gr).

Algunos teclados tienen la tecla Windows que permite abrir el men Inicio, y la tecla Aplicacin que abre el men contextual, igual que el botn secundario del ratn. Combinar teclas: Para realizar algunas funciones hay que pulsar dos o ms teclas a la vez, por ejemplo, se puede salvar el documento pulsando Ctrl + G, es decir, pulsar la tecla Ctrl y, sin soltarla, pulsar la tecla "g".

Las ventanas
Las ventanas tienen en la parte superior la barra de ttulo, que nos dice como se llama la ventana. En el cuerpo de la ventana esta la informacin que muestran o los campos para introducir datos. Puede haber varias ventanas abiertas pero slo una esta activa; la ventana activa es la que tiene la barra de ttulo en color azul. Cuando la informacin no cabe en la ventana tienen una barra de desplazamiento en el lateral derecho para avanzar y retroceder.

Acciones con las ventanas Utilizaremos los botones de la esquina superior derecha. Cerrar. Cerrar una ventana supone dos cosas, dejar de verla y finalizar el programa asociado a la ventana, mientras que minimizar una ventana solo supone dejar de verla, sin acabar el programa asociado, cuando volvamos a maximizarla todo seguir igual. Para cerrar una ventana haz clic en el icono cerrar . Tambin puedes cerrar Word con la combinacin Alt + F4, o en el Botn Office, eligiendo Salir. Minimizar. Minimizar una ventana es hacer que desaparezca de la pantalla y se cree un icono en la barra de tareas, para minimizar hacer clic en , para volver a maximizarla basta hacer clic en el icono de la barra se tareas. Cambiar el tamao. Para darle el tamao que quieras a una ventana pulsa el botn restaurar , para que deje de estar maximizada. Entonces podrs cambiar el tamao colocando el cursor en el borde de de la tabla y cuando tome la forma de una doble flecha, arrastralo para darle el tamao que quieras. Maximizar. Despus de cambiar de forma el botn central se convierte en el botn maximizar y toma esta forma . Para volver al tamao mximo de la ventana pulsa en este botn. Mover. Para mover una ventana sita el puntero en la barra de ttulo, haz clic y arrastralo hasta el lugar deseado.

Cuadros de dilogo
Cuando el usuario tiene que introducir informacin se suelen utilizar los cuadros de dilogo. Como por ejemplo el que vemos aqu correspondiente al comando Guardar como... Vamos a ver de que elementos consta: Botones Al hacer clic sobre el botn tiene lugar la accin indicada. En este caso guardar el archivo. Si el rtulo del botn esta en color atenuado indica que no se puede hacer clic sobre l en ese momento. Iconos Tienen la misma funcin que los botones. Pero en lugar de llevar un rtulo son dibujos que representan la accin que realizan. Por ejemplo este icono lleva a la carpeta de nivel superior. Caja de texto Cuando tenemos que teclear informacin lo hacemos sobre cajas de texto. Por ejemplo Nombre de archivo. nos

8 En algunos casos, como en este, tenemos tambin un botn con un tringulo que, al hacer clic, nos muestra una lista con los ltimos valores que se han introducido. Si queremos copiar algn valor de la lista basta hacer clic sobre l. Caja de lista Este campo slo puede contener uno de los valores que contiene la lista que se despliega al hacer clic en el tringulo de la derecha. No se pueden teclear otros datos. Por ejemplo el campo Guardar como tipo.

Los mens contextuales


Los mens contextuales o emergentes son los mens que se despliegan haciendo clic con el botn derecho del ratn. Segn la situacin o contexto donde se encuentre el puntero del ratn al hacer clic aparecer una informacin u otra en el men contextual. Por ejemplo, si hacemos clic con el botn derecho en la zona de un documento en la que hay texto normal y corriente aparecer el men contextual que ves aqu. Tambin aparece en sta nueva versin, las herramientas de formato en forma de men contextual, en la parte superior.

Mientras que si haces clic en un texto que contiene un hipervnculo aparecer este otro men contextual que tiene acciones referentes a los hipervnculos que no aparecan en el men contextual anterior. En general, los mens contextulaes son bastante tiles porque contienen comandos relacionados con la situacin en que nos encontramos y ahorran tiempo.

Como seria muy largo explicar todos los diferentes mens contextuales es conveniente que vayas probndolos tu mismo en diferentes situaciones, slo tienes que pulsar el botn derecho del ratn y ver como es el men que aparece.

Arrancar Word 2007

Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2007es, obviamente, arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias formas, como vers en la Unidad 2, ahora slo vamos a ver una de ellas: Desde el men Inicio. Al men Inicio se accede desde el botn situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla y desde ah se pueden arrancar prcticamente todos los programas que estn instalados en el ordenador.

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Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botn se despliega un men parecido al que ves a la derecha, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegar una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador.

En esta imagen tienes un ejemplo de una lista con programas, busca el elemento Microsoft Office Word 2007 y haz clic sobre l para que se arranque. Es conveniente que vayas practicando lo que te vamos explicando lo antes posible. Una buena forma de hacerlo es tener dos sesiones, una con este curso y otra con Word 2007. As cuando lo creas oportuno puedes pasar a la sesin de Word 2007 para practicar lo que acabas de leer.

Si no sabes cmo ir pasando de Word 2007 a este curso o cmo tener en cada mitad de la pantalla una sesin, aqu te lo explicamos .

Unidad 1. Nivel Bsico. Compaginar dos sesiones.


Tener otra sesin con Word2007 te permite ir probando las cosas que acabas de leer en el curso de Word. Una vez arrancada la sesin con Word puedes ir pasando de la sesin del curso o a la sesin con Word y viceversa de dos formas bsicas: Presionando las teclas Alt + tabulador ( la tecla tabulador esta a la izquierda, encima de la tecla para bloquear las maysculas ). Pinchando en el icono de cada sesin en la barra de tareas que hay en la parte inferior de la pantalla.

Adems, en algunas ocasiones, puede ser interesante tener las dos sesiones a la vez en la misma pantalla. Sobre todo si tu monitor es grande (17" o ms) puedes seguir el mtodo que se explica a continuacin para conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con la sesin del curso y otra con Word.

11 1.- Abrir las dos sesiones, la del curso y la de Word. 2.- Colocar el cursor en la barra de tareas de Windows (en la parte inferior de la pantalla) y pulsar con el botn derecho del ratn, entonces aparecer una ventana como esta: 3.- Elegir la opcin Mosaico Vertical o Mosaico Horizontal, y aparecer la pantalla dividida en dos partes, una con el curso y otra con Word. La sesin activa es la que tiene la barra del ttulo en color azul oscuro, para cambiar a la otra sesin basta con hacer clic en cualquier parte de la pantalla ocupada por esa sesin.

El primer texto
Al arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial como sta. En la Unidad 2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar slo en algunas cosas. En la parte superior esta, en color celeste, la barra del ttulo, en la que aparece el nombre del documento sobre el que estamos trabajando.

12 Cuando arrancamos Word 2007 sin abrir ningn documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.

Ahora vamos a explicar cmo escribir tu primer documento, y aprenders cmo corregir los pequeos errores y cmo desplazarte por el documento. Ms abajo tienes el ejercicio Crear un documento donde est todo explicado paso a paso.

Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegues al final de la lnea, observars cmo salta automticamente de lnea. (La tecla INTRO tambin se llama ENTER o retorno de carro; en el teclado de la imagen se llama "ent").

Observars que hay una pequea barra vertical parpadeante que va avanzando segn vas escribiendo, se llama punto de insercin, y nos sirve para saber dnde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el

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punto de insercin con el puntero del ratn que tiene esta forma

cuando est

dentro del rea de texto y esta otra cuando est encima de los mens, e incluso puede tomar otras formas que iremos viendo ms adelante. Tambin puedes ver una raya horizontal como sta que indica dnde acaba el documento. Cuando mueves el ratn, lo que ests moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de direccin, mueves el punto de insercin. Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posicin borrando la ltima letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece como bksp en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda). Cuando te das cuenta del error despus de haber escrito unas cuantas letras ms, debes pulsar la tecla con la flecha pequea hacia la izquierda, que no borra las letras, slo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error. Por ltimo, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos de donde est el error, mueve el ratn hasta colocar el puntero detrs del error y pulsa el botn izquierdo del ratn; vers cmo el punto de insercin se desplaza justo a esa posicin y entonces ya puedes pulsar Retroceso. La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de insercin. En este ejercicio paso a paso puedes practicar lo que acabamos de explicar.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso, Escribir un documento

Unidad 1. Nivel Bsico. Conceptos inciales.


Vamos a ver unos conceptos bsicos que son necesarios para seguir el resto del curso. En esta animacin puedes ver cmo manejar el ratn y las ventanas.

El ratn
El ratn permite realizar acciones sobre elementos de la pantalla, basta colocar el puntero del ratn sobre un elemento y pulsar un botn. Normalmente se utilizan dos botones del ratn, el principal y el secundario que corresponden con el botn izquierdo y derecho respectivamente. Si eres zurdo puedes cambiar esta configuracin en Configuracin, Panel de Control, icono Mouse y activar la casilla "Zurdo". Con el botn principal se realizan las operaciones ms usuales como hacer clic, doble clic y arrastrar. Mientras que con el botn secundario normalmente aparece el men contextual.

14 Operaciones: Clic, es la operacin ms usual consiste en pulsar una vez el botn principal. Doble clic, consiste en pulsar dos veces el botn principal. Las dos pulsaciones han de ser bastante rpidas. Para ajustar a tu gusto el tiempo entre las dos pulsaciones se puede ir a Configuracin, Panel de Control, icono Mouse. Prubalo haciendo doble clic sobre una letra y vers como se selecciona toda la palabra. Arrastrar y soltar, consiste en pulsar con el botn principal sobre una palabra o icono y, sin soltar el botn, mover el ratn a otro lugar, y entonces soltar el botn. Vers como la palabra o el icono ha sido arrastrado a ese lugar. Puedes probar seleccionando una palabra con doble clic, y luego arrastrarla a otra lnea. En Word tambin se usa arrastrar y soltar para seleccionar una parte del texto. Coloca el puntero delante de la primera letra que quieres seleccionar y arrastra hasta la ltima letra que quieras seleccionar, aunque sea en otra lnea, arrastra y suelta. Clic en el botn secundario. Normalmente aparece un men contextual con las opciones ms utilizadas segn en la situacin en que nos encontremos en cada momento. Por ejemplo, si tenemos seleccionada una tabla, aparecern las opciones ms usadas en el manejo de las tablas. Ratn con rueda. Estos ratones permiten desplazarse por un documento o pgina web moviendo la rueda. Tambin permiten, al pulsar sobre la rueda entrar en un modo especial que hace que nos desplacemos por las pginas del documento solo moviendo el ratn.

Punteros del ratn: Normal. El aspecto normal del puntero del ratn es una flecha tomar estas otras formas: , pero puede

Ocupado. Tiene la forma de un reloj de arena. El ordenador esta procesando y no permite hacer ninguna otra operacin hasta que no acabe la actual. Texto. Cuando estamos en un lugar en el que es posible escribir texto toma esta forma.

Punto de insercin. Tiene esta forma . No confundir con el puntero del ratn. El punto de insercin es el lugar donde se insertar la prxima letra que escribamos. El punto de insercin se va desplazando solo segn vamos introduciendo texto, pero tambin se puede desplazar con las teclas de las flechas del teclado, y tambin al hacer clic con el ratn se coloca en la posicin donde est el puntero.

El teclado

15 El teclado, bsicamente, permite introducir texto. Pero tambin realizar algunas cosas ms. Teclas de Funcin: Estas teclas, F1, F2, ..., F12 permiten realizar funciones especficas en cada programa. Como, por ejemplo, solicitar ayuda pulsando la tecla de funcin F1. Teclas de movimiento del cursor: Estas cuatro teclas (arriba, abajo, izquierda, derecha) permiten desplazarse por el documento. Teclas especiales: La tecla Alt Gr sirve para introducir el tercer carcter de una tecla, por ejemplo, la @ que hay en la tecla del nmero 2. (En la imagen la tecla Alt de la derecha es la equivalente a Alt Gr).

Algunos teclados tienen la tecla Windows que permite abrir el men Inicio, y la tecla Aplicacin que abre el men contextual, igual que el botn secundario del ratn. Combinar teclas: Para realizar algunas funciones hay que pulsar dos o ms teclas a la vez, por ejemplo, se puede salvar el documento pulsando Ctrl + G, es decir, pulsar la tecla Ctrl y, sin soltarla, pulsar la tecla "g".

Las ventanas
Las ventanas tienen en la parte superior la barra de ttulo, que nos dice como se llama la ventana. En el cuerpo de la ventana esta la informacin que muestran o los campos para introducir datos. Puede haber varias ventanas abiertas pero slo una esta activa; la ventana activa es la que tiene la barra de ttulo en color azul. Cuando la informacin no cabe en la ventana tienen una barra de desplazamiento en el lateral derecho para avanzar y retroceder. Acciones con las ventanas Utilizaremos los botones de la esquina superior derecha. Cerrar. Cerrar una ventana supone dos cosas, dejar de verla y finalizar el programa asociado a la ventana, mientras que minimizar

16 una ventana solo supone dejar de verla, sin acabar el programa asociado, cuando volvamos a maximizarla todo seguir igual. Para cerrar una ventana haz clic en el icono cerrar . Tambin puedes cerrar Word con la combinacin Alt + F4, o en el Botn Office, eligiendo Salir. Minimizar. Minimizar una ventana es hacer que desaparezca de la pantalla y se cree un icono en la barra de tareas, para minimizar hacer clic en , para volver a maximizarla basta hacer clic en el icono de la barra se tareas. Cambiar el tamao. Para darle el tamao que quieras a una ventana pulsa el botn restaurar , para que deje de estar maximizada. Entonces podrs cambiar el tamao colocando el cursor en el borde de de la tabla y cuando tome la forma de una doble flecha, arrastralo para darle el tamao que quieras. Maximizar. Despus de cambiar de forma el botn central se convierte en el botn maximizar y toma esta forma . Para volver al tamao mximo de la ventana pulsa en este botn. Mover. Para mover una ventana sita el puntero en la barra de ttulo, haz clic y arrstralo hasta el lugar deseado.

Cuadros de dilogo

17 Cuando el usuario tiene que introducir informacin se suelen utilizar los cuadros de dilogo. Como por ejemplo el que vemos aqu correspondiente al comando Guardar como... Vamos a ver de que elementos consta: Botones Al hacer clic sobre el botn tiene lugar la accin indicada. En este caso guardar el archivo. Si el rtulo del botn esta en color atenuado indica que no se puede hacer clic sobre l en ese momento. Iconos Tienen la misma funcin que los botones. Pero en lugar de llevar un rtulo son dibujos que representan la accin que realizan. Por ejemplo este icono lleva a la carpeta de nivel superior. Caja de texto Cuando tenemos que teclear informacin lo hacemos sobre cajas de texto. Por ejemplo Nombre de archivo. En algunos casos, como en este, tenemos tambin un botn con un tringulo que, al hacer clic, nos muestra una lista con los ltimos valores que se han introducido. Si queremos copiar algn valor de la lista basta hacer clic sobre l. Caja de lista Este campo slo puede contener uno de los valores que contiene la lista que se despliega al hacer clic en el tringulo de la derecha. No se pueden teclear otros datos. Por ejemplo el campo Guardar como tipo. nos

Los mens contextuales

18 Los mens contextuales o emergentes son los mens que se despliegan haciendo clic con el botn derecho del ratn. Segn la situacin o contexto donde se encuentre el puntero del ratn al hacer clic aparecer una informacin u otra en el men contextual. Por ejemplo, si hacemos clic con el botn derecho en la zona de un documento en la que hay texto normal y corriente aparecer el men contextual que ves aqu. Tambin aparece en sta nueva versin, las herramientas de formato en forma de men contextual, en la parte superior.

Mientras que si haces clic en un texto que contiene un hipervnculo aparecer este otro men contextual que tiene acciones referentes a los hipervnculos que no aparecan en el men contextual anterior. En general, los mens contextulaes son bastante tiles porque contienen comandos relacionados con la situacin en que nos encontramos y ahorran tiempo.

Como seria muy largo explicar todos los diferentes mens contextuales es conveniente que vayas probndolos tu mismo en diferentes situaciones, slo tienes que pulsar el botn derecho del ratn y ver como es el men que aparece.

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Unidad 1. Nivel Bsico. Compaginar dos sesiones.


Tener otra sesin con Word2007 te permite ir probando las cosas que acabas de leer en el curso de Word. Una vez arrancada la sesin con Word puedes ir pasando de la sesin del curso o a la sesin con Word y viceversa de dos formas bsicas: Presionando las teclas Alt + tabulador ( la tecla tabulador esta a la izquierda, encima de la tecla para bloquear las maysculas ). Pinchando en el icono de cada sesin en la barra de tareas que hay en la parte inferior de la pantalla.

Adems, en algunas ocasiones, puede ser interesante tener las dos sesiones a la vez en la misma pantalla. Sobre todo si tu monitor es grande (17" o ms) puedes seguir el mtodo que se explica a continuacin para conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con la sesin del curso y otra con Word. 1.- Abrir las dos sesiones, la del curso y la de Word. 2.- Colocar el cursor en la barra de tareas de Windows (en la parte inferior de la pantalla) y pulsar con el botn derecho del ratn, entonces aparecer una ventana como esta: 3.- Elegir la opcin Mosaico Vertical o Mosaico Horizontal, y aparecer la pantalla dividida en dos partes, una con el curso y otra con Word. La sesin activa es la que tiene la barra del ttulo en color azul oscuro, para cambiar a la otra sesin basta con hacer clic en cualquier parte de la pantalla ocupada por esa sesin.

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Unidad 1. Ejercicio paso a paso. Escribir un documento.


Arrancar Word
1. Haz clic en el botn Inicio izquierda de la pantalla. que est en la esquina inferior

2. Haz clic en Todos los programas (para Windows XP) o en Programas (para Windows 98). 3. En la lista que se ha desplegado, haz clic en Microsoft Word 2007. Esto har que se arranque el programa.

Escribir un documento
Una vez iniciado Word, el programa abre automticamente un nuevo documento en blanco y le asigna el nombre Documento 1. Ahora copia el texto que ves a continuacin y sigue las instrucciones para corregir los errores que contiene. Este es el texto que tienes que teclear:

21 Al asomat la cabeza, qued deslumbrado. Mir hacia abajo, hacia la penumbra de donde l surga. Entre sus botas de goma negra, brillantes, vio el rostro de su compaero mal afeitado, prematuramente viejo 4. Empieza a escribir este texto Al asomat, pulsa la tecla Retroceso para borrar la letra "t" y escribe la letra "r" 5. Escribe la cabeza, qued deslumbrado. pulsa la flecha para mover el punto de insercin hacia la izquierda hasta que quede entre las letras "u" y "n" de la palabra deslumbrado, ahora pulsa la tecla SUPR y se borrar la letra "n", escribe la letra "m". 6. Pulsa la tecla FIN y el cursor ir al final de la palabra deslumbrado, contina escribiendo y observa como salta de lnea automticamente cuando llegues al final de la lnea, observa como no corta la ltima palabra sino que la pasa a la lnea siguiente. Escribe Mir hacia abajo, hacia la penumbra de donde el surga. Entre sus botas de goma negra, brillantes, vio el rostro de su compaero mal afeitado, prematuramente viejo. 7. Ahora vamos a usar el ratn para desplazar el punto de insercin. Haz clic con el ratn justo detrs de la letra "e" donde dice "el surga", observa cmo el punto de insercin se coloca en esa posicin. Ahora borra la letra "e" con la tecla Retroceso y escrbela con acento "". Ahora deberas guardar el documento, para ello puedes ver el ejercicio "Guardar un documento" que encontrars en la pgina siguiente.

Unidad 1. Mi primer documento (II)


Guardar un documento
Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu ordenador; si apagases el ordenador, se perdera y no lo podras recuperar. Con el comando Guardar quedar grabado en el disco duro del ordenador (o en un disquete) de forma permanente. Pulsa en el icono Guardar y aparecer una ventana como sta.

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Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de documento que ests guardando y la carpeta que contendr tu documento. El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone El da amaneci triste, teclea Primero, que es el nombre que le vamos a dar a nuestro primer documento. El tipo del documento se lo decimos en el campo Guardar como tipo; para los documentos Word ser Documento de Word, que ya viene escrito. Los documentos dentro del disco duro estn organizados en carpetas. La carpeta se indica en el campo Guardar en; la carpeta en la que se guardan los documentos de Word, por defecto, es Mis documentos, que ser la que debe aparecer en la ventana de tu ordenador. Si no fuese as, haz clic en el icono Mis documentos que hay en la parte izquierda de la ventana. Haz clic en el botn Guardar y observa cmo cambia la barra de ttulo; ahora podr Primero, en lugar de Documento1. Nuestro documento ya est guardado con el nombre Primero en la capeta Mis documentos. En la Unidad 3 veremos con ms profundidad todo lo que referente a guardar documentos.

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Cerrar documento
Despus de guardar un documento, ste contina en nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con l. Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo;al cerrarlo no lo borramos del disco, simplemente dejamos de utilizarlo y liberamos la memoria que estaba utilizando.

Para cerrar un documento hacer clic en el Botn Office , y luego hacer clic en Cerrar. (Si hemos hecho alguna modificacin en el documento desde la ltima vez que lo guardamos, nos preguntar si queremos guardar los cambios; contestar que S). Al cerrar el documento veremos cmo ste desaparece de la pantalla. Al cerrar Word tambin se cierran los documentos que tengamos abiertos.

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Abrir un documento
Para utilizar un documento que tenemos guardado, primero, hemos de abrirlo. Para ello hacer clic en el icono del Botn Office y luego seleccionar la opcin Abrir, aparecer una ventana similar a la que vemos aqu. Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana basta seleccionarlo haciendo clic sobre l (veremos como su nombre cambia de color) y luego pulsar en el botn Abrir. Otra forma ms rpida de abrir el documento es haciendo doble clic sobre l. Inmediatamente el documento aparecer en nuestra pantalla. En esta ventana se ven todos los documentos que estn dentro de la carpeta que aparece en el campo Buscar en: Dentro de una carpeta hay documentos pero tambin puede haber otras carpetas, las carpetas se reconocen porque tienen delante un icono amarillo.

Cerrar Word2007
Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo haciendo clic en el icono cerrar Office de la esquina superior derecha de la pantalla o en el Botn

elegir Salir de Word.

25 Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso Guardar un documento

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para practicar algunas funciones bsicas.

Ejercicios del Tema 1.

Prueba evaluativa terica del Tema 1.

Ejercicios Unidad 1. Mi primer documento.


1.- Escribir y guardar documentos
En este primer tema hemos visto pocas cosas, con lo cual es difcil proponerte ejercicios que sean diferentes a los que hemos visto en los dos ejercicios paso a paso, Escribir un documento y Guardar un documento. Como lo que interesa es que practiques estos conceptos ahora te propondremos dos ejercicios similares a los anteriores. a - Escribir un documento. Abre un documento en blanco y escribe el siguiente texto: Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias caractersticas de formato a la vez Recuerda utilizar las distintas formas de mover el cursor, con el ratn y con las flechas del teclado. b- Guardar un documento. Guarda el documento anterior con el nombre estilo.

2.- Conocer la versin de Word que ests utilizando.


El aspecto de Word2007 ha variado bastante con respecto a las versiones anteriores, puede que en alguna ocasin, por ejemplo, si hablamos de versiones anteriores, al utilizar otro ordenador distinto del tuyo no sepas cual es la versin de

26 Word que estas utilizando, pero seguramente te dars cuenta si la versin es Word 2007. Como se puede saber la versin de Word?

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ayuda Ejercicios Unidad 1. Mi primer documento


1.-Escribir y guardar documentos
Como decamos antes, estos ejercicios son iguales a los dos ejercicios paso a paso vistos en el tema 1, por lo tanto si tienes alguna duda puedes volver a consultarlos. Escribir un documento Guardar un documento

2.- .Conocer la versin de Word que estas utilizando.


Para ver la versin de Word (en versiones anteriores a Word 2007) haz clic en el signo de interrogacin de la parte derecha de la barra estndar y luego en Acerca de Microsoft Word. Ah vers la informacin sobre Word, como, por ejemplo, la versin del programa, el usuario autorizado, el identificador del producto, etc. En el caso de Word 2007, no ser necesario, ya que la versin vara totalmente, tiene barras de herramientas de acceso rpido que no existen en las versiones anteriores.

Prueba Evaluativa de la Unidad 1. Mi primer documento


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Cmo sabemos el nombre del documento que tenemos abierto? a) Mirndolo con el Explorador de Windows. b) Si no lo hemos guardado, no podemos saberlo.

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c) Figura en la barra de ttulo. 2. Podemos elegir libremente el nombre con el que queremos guardar un documento. a) Verdadero. b) Falso. 3. El punto de insercin es lo mismo que el puntero del ratn. a) Verdadero. b) Falso.

4. El punto de insercin y el puntero del ratn estn ... a) ... siempre en posiciones distintas. b) ... pueden estar en distintas posiciones. c)... pueden estar en distintas posiciones. 5. Para borrar letras podemos usar... a) La tecla "Supr". b) La tecla "Backspace". c) Las dos anteriores respuestas son correctas.

Restablecer

Unidad 2. Elementos de Word2007 (I)


Vamos a ver varias formas de iniciar Word2007 y cuales son los elementos bsicos de Word2007, la pantalla, las barras, etc. Aprenderemos cmo se llaman, donde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear documentos en el siguiente tema.

Distintas formas de

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arrancar Word2007
Hay varias formas de arrancar Word.

Desde el botn Inicio , situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Desde el icono de Word que puede estar situado en el escritorio, en la barra de tareas, en la barra de Office o en el men Inicio. Arranque automtico al iniciar Windows. Desde un documento Word situado en el escritorio o en la lista del Explorador de Windows. Aqu puedes ver explicadas estas distintas formas de arrancar Word .

Unidad 2. Avanzado. Ms formas de arrancar Word.


A continuacin vamos a ver ms formas de arrancar Word2007. Seguro que, de entre todas ellas, hay alguna que se adapta mejor a tu forma de trabajar o que te resulta ms cmoda.

Crear un icono para arrancar Word2007 desde el escritorio

29 Para crear un icono en el escritorio desde el que podamos arrancar Word hay que situarse como se ve en la imagen. Para ello hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men como el de la parte izquierda de la imagen inferior, y al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador como vemos en la parte derecha imagen inferior, buscar Microsoft Office Word 2007 y hacer clic sobre l con el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Enviar a, y en la ventana que se abrir elegir Escritorio (crear acceso directo).

Esto har que aparezca un icono

que nos permite arrancar Word desde el escritorio.

Este icono es un acceso directo que permite arrancar Word2007 desde el lugar en el que se encuentre. Segn donde coloquemos este acceso directo arrancaremos Word2007 desde un lugar o desde otro, como vamos a ver a continuacin.

Arrancar Word2007 desde la barra de tareas de Windows

30 Si queremos que aparezca un icono para arrancar Word desde la barra de tareas, basta con repetir los pasos anteriores hasta que aparezca el nuevo acceso directo en el escritorio con el nombre Microsoft Word(2) y entonces arrastrar el icono hasta la barra de tareas.

Arrancar Word2007 desde el primer nivel del botn Inicio


Para que aparezca un icono para arrancar Word desde el primer nivel del botn Inicio, como vemos en la imagen, basta hacer clic sobre el botn Inicio colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador, buscar Microsoft Office Word 2007 y hacer clic sobre l con el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Anclar al men inicio.

Arrancar Word2007 automticamente al encender el ordenador

31 Si queremos que cada vez que encendamos el ordenador tambin se arranque Word hay que repetir los pasos anteriores para crear un acceso directo pero ahora este acceso directo debemos arrastrarlo a la carpeta Inicio, para ello abriremos el Explorador de Windows y: - Para Windows98, nos colocaremos en C:\Windows\Men Inicio\Programas\Inicio y arrastraremos el acceso directo a esta carpeta. La prxima vez que arranquemos el ordenador tambin se arrancar Word. - Para Windows XP la carpeta esta en C:\Documents and Settings\usuario-xxx\Men Inicio\Programas\Inicio

Arrancar Word2007 desde un documento Word situado en el escritorio


Si al guardar un documento elegimos la carpeta Escritorio en la ventana Guardar como, crearemos un acceso directo al documento Word que quedar situado en el escritorio. Al hacer doble clic en este icono se arrancar Word a la vez que se abrir ese documento.

Arrancar Word2007 desde un documento de la lista del Explorador de Windows


Si abrimos el Explorador de Windows y hacemos doble clic en un documento Word se arrancar Word2007, a la vez que se abrir ese documento. Para cerrar Word hacer clic en el botn cerrar de teclas ALT+F4. o mediante la combinacin

Elementos de la pantalla inicial


Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes elementos los hemos sealado con lneas y texto en color rojo. As podrs saber, en el resto del curso, a qu nos referimos cuando hablemos de la Barra de estado o de la Banda de opciones. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

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La banda de opciones. Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando

Cmo funcionan?
Ahora los mens tienen un comportamiento "inteligente" ya que se adaptan al uso de cada usuario. Inicialmente, cuando abrimos Word2007 aparece un men de pestaas. Al seleccionar cada pestaa, aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos ms utilizados, y podra decirse que casi todos los comandos utilizados.

Lo que antes sola llamarse el men Insertar, ahora es una pestaa que contiene grupos de herramientas de acceso rpido.

De esta forma los mens son ms simples, como vemos en esta primera imagen, para la pestaa Insertar, donde se pueden observar en la banda de opciones, los grupos de herramientas correspondientes a: Pginas, Tabla, Ilustraciones, Vnculos, Encabezado y pie de pgina, Texto y Smbolos.

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Para acceder al cuadro de dilogo de un grupo de herramientas determinado, hay que pulsar el botn que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo de la banda de opciones y obtendremos un cuadro de dilogo como el que se observa a la derecha, correspondiente al grupo de herramientas Fuente que se encuentra en la pestaa Inicio.

34 Algunas herramientas de acceso rpido cuentan con un botn en su parte inmediata inferior, que abre ms opciones de esa herramienta. Por ejemplo, en la imagen que se observa a continuacin pueden verse las opciones de la herramienta Tabla.

Se puede aadir a la barra de acceso rpido, cualquiera de los grupos de herramientas que aparecen en cualquier pestaa.

Slo hay que hacer clic derecho sobre el grupo de herramientas que se desea aadir y en el men que se abre, hacer clic en la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.

En la imagen puede obsevarse que se ha hecho clic derecho sobre el grupo de herramientas Ilustraciones. Luego de hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido, se observar el siguiente cambio en la barra de acceso rpido, donde se agregar un botn de acceso al grupo de herramientas Ilustraciones.

Para eliminar el botn de acceso rpido de la barra de herramientas Estndar, slo hay que hacer clic derecho sobre el botn y seleccionar la opcin Eliminar de la barra de acceso rpido. Si se desea cambiar la posicin de la barra de acceso rpido , solo se tendr que hacer clic sobre la flecha que tiene a la derecha y luego clic sobre la opcin

35 Colocar la barra de herramientas de acceso rpido por debajo de la banda de opciones. La barra de acceso rpido pasar a la parte inferior de la banda de opciones (debajo de los distintos grupos de herramientas).

La pestaa Inicio contiene las operaciones ms comunes sobre copiar, cortar y pegar, adems de las operaciones de Fuente, Prrafo, Estilo y Edicin.

En Word2007 la pestaa Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las operaciones correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamao de letra, tipo de letra, etc.), Prrafo (alineacin de texto, separacin entre lneas, sangra, etc.), Estilo y Edicin (buscar texto, reemplazar, etc.), no como en anteriores versiones de Word donde cada parte de las recin nombradas, ocupaban una barra de herramientas aparte. Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rpido a la tarea que se desea realizar. Una forma ms fcil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el men que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo est diseado con iconos de acceso rpido.

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La barra de herramientas de acceso rpido contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms habituales, como Guardar, Deshacer. En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rpido y el Botn Office, lo que antes era el men Archivo, que en esta nueva versin de Word, aparece como un botn redondo de color naranja con el logo de office. Personalizar. Podemos decidir qu iconos deben aparecer y cuales no en la barra de acceso rapido, es lo que se suele llamar "personalizar". A lo largo de este curso vers imgenes con iconos que no estn en las barra por defecto, para saber cmo agregar y quitar iconos es importante que veas este tema avanzado donde te lo explicamos.

Barra de acceso rpido personalizada


Podemos personalizar la barra de herramientas de acceso rpido, agregndole o quitndole botones. Al hacer clic sobre el botn derecho de la barra, se muestra un listado de los comandos ms comunes que puedes aadir a la barra. Haz clic en Ms comandos para aadir otros, se abre un cuadro de dilogo que permite modificar los botones que se ven.

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El cuadro de dilogo permite personalizar los botones que se observan en la barra de herramientas de acceso rpido. Por defecto, trae incorporados los botones Guardar, Deshacer y Ortografa y gramtica.

Agregar y quitar botones

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Los botones que se quiere agregar, pueden seleccionarse de la lista de la izquierda. En la imagen anterior, se observan la lista de comandos disponibles en Comandos ms utilizados, pero tambin se pueden seleccionar botones de otra lista.

Para ello, hacer clic en ste botn desplegar la lista de comandos disponibles y seleccionar otro.

para

Para quitar o agregar botones de la barra hacer clic en Agregar o en Quitar, slo basta con hacer clic sobre la descripcin, por ejemplo Abrir..., y luego hacer clic en el botn Agregar para aadirlo, aparecer entonces del lado derecho de la ventana, a continuacin, marcar o desmarcar del lado derecho, el botn a quitar de la barra y pulsar el botn Quitar.

Luego de agregar el botn, aparece en la lista de la derecha, al final del listado. Con los botones de subir y bajar nivel para ubicarlo en el lugar deseado. , se puede mover la posicin del botn

Aparece al final un botn Restablecer , que nos permite restablecer la barra de herramientas, y dejarla como en la instalacin inicial.

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Estos elementos que acabamos de explicar son los ms importantes de Word2007, si no conoces el resto de los elementos que aparecen sealados en color rojo en la imagen de ms arriba puedes verlos aqu.

Las barras
La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre provisional Documento1, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar. En la parte derecha tambin puede tener la barra del Office, que contiene los iconos para arrancar programas de Office como Excel, Access, etc.

La Cinta o Banda de opciones con sus diferentes fichas contiene las herramientas de Word, agrupados en grupos de herramientas con botones de acceso directo. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Word, a travs de grupos de herramientas con botones de acceso rpido. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. El icono permite cerrar el documento actual. del extremo de la derecha, nos

Las diferentes pestaas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando Alt y luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando. Por ejemplo en la pestaa Insertar, al presionar Alt, aparecen los comandos de teclado para activar las distintas herramientas, A2, D1, D2, etc.

Si presionas D, se visualizarn slo los comandos que se pueden habilitar con esa letra.

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Por ltimo si presionas 1 o 2 se habilitarn las herramientas de Diseo de pgina o Referencias respectivamente. Por ejemplo al presionar 1 aparecen las herramientas de Diseo de pgina, como se observan en la imagen a continuacin.

La barra de herramientas estndar contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Imprimir, etc. La pestaa Inicio contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. Estn en esa pestaa, porque son las tareas iniciales que se realizan luego o al momento de escribir un documento.

Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Copiar como el icono Cortar aparecen con el color ms claro.

Las reglas nos permiten establecer tabulaciones y sangras en los prrafos

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seleccionados, colocar los mrgenes, etc.

La barra de estado nos muestra la pgina en que nos encontramos. Tambin el idioma y los botones de visualizacin del documento, as como tambin una barra de desplazamiento que permite aplicar Zoom a la pgina, para verla ms cerca o lejos.

Los

botones

de

presentacin. En Word2007 un mismo documento lo podemos ver de diferentes formas es lo que se llama modo de presentacin. Estos botones permiten pasar de un modo de presentacin a otro. Son equivalentes a los comandos del men Ver.

En Word2007 hay otros grupos de herramientas como por ejemplo, el grupo Shapes que contiene los comandos ms habituales para dibujar, y otras muchas que se pueden activar desde las pestaas.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, iconos para arrancar algunos programas, como Internet Explorer, etc. y tambin un botn por cada documento de Word que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un documento a otro haciendo clic en estos iconos. Esta barra no pertenece a Word, sino a Windows, como su propio nombre indica.

Unidad 2. Avanzado. Ms formas de arrancar Word.

42 A continuacin vamos a ver ms formas de arrancar Word2007. Seguro que, de entre todas ellas, hay alguna que se adapta mejor a tu forma de trabajar o que te resulta ms cmoda.

Crear un icono para arrancar Word2007 desde el escritorio


Para crear un icono en el escritorio desde el que podamos arrancar Word hay que situarse como se ve en la imagen.

43 Para ello hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men como el de la parte izquierda de la imagen inferior, y al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador como vemos en la parte derecha imagen inferior, buscar Microsoft Office Word 2007 y hacer clic sobre l con el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Enviar a, y en la ventana que se abrir elegir Escritorio (crear acceso directo).

Esto har que aparezca un icono desde el escritorio.

que nos permite arrancar Word

Este icono es un acceso directo que permite arrancar Word2007 desde el lugar en el que se encuentre. Segn donde coloquemos este acceso directo arrancaremos Word2007 desde un lugar o desde otro, como vamos a ver a continuacin.

Arrancar Word2007 desde la barra de tareas de Windows


Si queremos que aparezca un icono para arrancar Word desde la barra de tareas, basta con repetir los pasos anteriores hasta que aparezca el nuevo acceso directo en el escritorio con el nombre Microsoft Word(2) y entonces arrastrar el icono hasta la barra de tareas.

Arrancar Word2007 desde el primer nivel del botn Inicio

44 Para que aparezca un icono para arrancar Word desde el primer nivel del botn Inicio, como vemos en la imagen, basta hacer clic sobre el botn Inicio colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador, buscar Microsoft Office Word 2007 y hacer clic sobre l con el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Anclar al men inicio.

Arrancar Word2007 automticamente al encender el ordenador


Si queremos que cada vez que encendamos el ordenador tambin se arranque Word hay que repetir los pasos anteriores para crear un acceso directo pero ahora este acceso directo debemos arrastrarlo a la carpeta Inicio, para ello abriremos el Explorador de Windows y: - Para Windows98, nos colocaremos en C:\Windows\Men Inicio\Programas\Inicio y arrastraremos el acceso directo a esta carpeta. La prxima vez que arranquemos el ordenador tambin se arrancar Word. - Para Windows XP la carpeta esta en C:\Documents and Settings\usuario-xxx\Men Inicio\Programas\Inicio

Arrancar Word2007 desde un documento Word situado en el escritorio

45 Si al guardar un documento elegimos la carpeta Escritorio en la ventana Guardar como, crearemos un acceso directo al documento Word que quedar situado en el escritorio. Al hacer doble clic en este icono se arrancar Word a la vez que se abrir ese documento.

Arrancar Word2007 desde un documento de la lista del Explorador de Windows


Si abrimos el Explorador de Windows y hacemos doble clic en un documento Word se arrancar Word2007, a la vez que se abrir ese documento.

Unidad 2. Avanzado. Explicacin del funcionamiento de las pestaas.


Cmo funcionan?
Ahora los mens tienen un comportamiento "inteligente" ya que se adaptan al uso de cada usuario. Inicialmente, cuando abrimos Word2007 aparece un men de pestaas. Al seleccionar cada pestaa, aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos ms utilizados, y podra decirse que casi todos los comandos utilizados.

Lo que antes sola llamarse el men Insertar, ahora es una pestaa que contiene grupos de herramientas de acceso rpido. De esta forma los mens son ms simples, como vemos en esta primera imagen, para la pestaa Insertar, donde se pueden observar en la banda de opciones, los grupos de herramientas correspondientes a: Pginas, Tabla, Ilustraciones, Vnculos, Encabezado y pie de pgina, Texto y Smbolos.

46 Para acceder al cuadro de dilogo de un grupo de herramientas determinado, hay que pulsar el botn que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo de la banda de opciones y obtendremos un cuadro de dilogo como el que se observa a la derecha, correspondie nte al grupo de herramientas Fuente que se encuentra en la pestaa Inicio.

Algunas herramientas de acceso rpido cuentan con un botn en su parte inmediata inferior, que abre ms opciones de esa herramienta. Por ejemplo, en la imagen que se observa a continuacin pueden verse las opciones de la herramienta Tabla.

Se puede aadir a la barra de acceso rpido, cualquiera de los grupos de herramientas que aparecen en cualquier pestaa.

Slo hay que hacer clic derecho sobre el grupo de herramientas que se desea aadir y en el men que se abre, hacer clic en la opcin

47 Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.

En la imagen puede obsevarse que se ha hecho clic derecho sobre el grupo de herramientas Ilustraciones. Luego de hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido, se observar el siguiente cambio en la barra de acceso rpido, donde se agregar un botn de acceso al grupo de herramientas Ilustraciones.

Para eliminar el botn de acceso rpido de la barra de herramientas Estndar, slo hay que hacer clic derecho sobre el botn y seleccionar la opcin Eliminar de la barra de acceso rpido. Si se desea cambiar la posicin de la barra de acceso rpido , solo se tendr que hacer clic sobre la flecha que tiene a la derecha y luego clic sobre la opcin Colocar la barra de herramientas de acceso rpido por debajo de la banda de opciones. La barra de acceso rpido pasar a la parte inferior de la banda de opciones (debajo de los distintos grupos de herramientas).

Unidad 2. Avanzado. Personalizar barras.


Barra de acceso rpido personalizada
Podemos personalizar la barra de herramientas de acceso rpido, agregndole o quitndole botones. Al hacer clic sobre el botn derecho de la

48 barra, se muestra un listado de los comandos ms comunes que puedes aadir a la barra. Haz clic en Ms comandos para aadir otros, se abre un cuadro de dilogo que permite modificar los botones que se ven.

El cuadro de dilogo permite personalizar los botones que se observan en la barra de herramientas de acceso rpido. Por defecto, trae incorporados los botones Guardar, Deshacer y Ortografa y gramtica.

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Agregar y quitar botones


Los botones que se quiere agregar, pueden seleccionarse de la lista de la izquierda. En la imagen anterior, se observan la lista de comandos disponibles en Comandos ms utilizados, pero tambin se pueden seleccionar botones de otra lista.

Para ello, hacer clic en ste botn desplegar la lista de comandos disponibles y seleccionar otro.

para

Para quitar o agregar botones de la barra hacer clic en Agregar o en Quitar, slo basta con hacer clic sobre la descripcin, por ejemplo Abrir..., y luego hacer clic en el botn Agregar para aadirlo, aparecer entonces del lado derecho de la ventana, a continuacin, marcar o desmarcar del lado derecho, el botn a quitar de la barra y pulsar el botn Quitar.

Luego de agregar el botn, aparece en la lista de la derecha, al final del listado. Con los botones de subir y bajar nivel para ubicarlo en el lugar deseado. , se puede mover la posicin del botn

Aparece al final un botn Restablecer , que nos permite restablecer la barra de herramientas, y dejarla como en la instalacin inicial.

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Unidad 2. Elementos de Word2007 (II)

Ayuda de Word
Para activar la Ayuda de Word podemos hacer clic en el interrogante de la barra de pestaas. Veremos este men en el que podemos elegir entre varias formas de obtener ayuda: Con respecto a otras versiones anteriores a Word2007, sta ha modificado el acceso a la ayuda, orientndola ms a la ayuda online.

Men de Ayuda de Microsoft Word. Tambin se accede al pulsar F1. Se nos mostrar una ventana en la que veremos estas opciones: 1. Buscar. Podemos introducir el texto a buscar y pulsar Intro o hacer clic sobre la flecha verde. Y nos mostrar una lista con los temas relacionados con el texto introducido, la cual se realiza en base a la ayuda de Microsoft Office en Internet. 2. Tabla de contenido. Nos muestra una tabla de contenidos para ver los temas de ayuda. Haciendo clic en el smbolo + que aparece delante de cada tema

51 podemos ver los puntos de que consta ese tema. Al hacer clic en un punto, se nos muestra la explicacin en una pantalla aparte.

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para identificar las barras, y solicitar ayuda.

Ejercicios del Tema 2.

Prueba evaluativa terica del Tema 2.

Ejercicios Unidad 2. Elementos de Word2007.


1.-Distintas formas de arrancar Word2007.
Se puede arrancar Word2007 de diferentes formas, como hemos explicado en esta unidad 1, ahora intenta hacerlo tu mismo.

2.- Ayuda de Word.


Intenta utilizar la Ayuda de Word para buscar informacin sobre cmo guardar el documento. Prueba a utilizar estos tres mtodos, as podrs ver cual te resulta ms efectivo. a) Utilizando la tecla F1.

52 b) Utilizando el botn de interrogacin.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ayuda Ejercicios Unidad 2. Elementos de Word2007.


1.-Distintas formas de arrancar Word2007.
Te recordamos algunas de las distintas formas de arrancar W2007.

a) Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

b) Desde el icono de Word2007 que puede estar situado en el escritorio, en la barra de tareas, en la barra de Office o en el men Inicio. c) Desde un documento Word situado en la lista del Explorador de Windows.

2.- Ayuda de Word.


Activar la Ayuda de Word para buscar cmo guardar el documento. a) Utilizando la tecla F1. Se nos mostrar un cuadro de dilogo con lo que explicamos a continuacin. 1. Contenido. Nos muestra una tabla de contenidos con todos los temas de ayuda, buscar el tema guardar documento. 2. Buscar. Nos permite hacer preguntas en lenguaje natural, introducir la palabra guardar.

53 b) Utilizando el botn Interrogacin. Elegir en la barra de men la opcin ?, y luego aparecer una ventana como la que se ve a la derecha; Escribir la palabra guardar y pinchar en el botn Buscar, buscar en el listado hasta encontrar el tema que buscamos. Para hacer desaparecer la ayuda de Word, hacer clic sobre el botn cerrar .

Prueba Evaluativa de la Unidad 2. Elementos de Word2007


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Es posible que al encender el ordenador se arranque el programa Word automticamente? a) No. b) Si, pero es muy complicado y puede afectar a otros programas. c) Si, de forma sencilla y segura. 2. Cules son las ventajas de arrancar Word desde la barra de tareas? a) Tiene las mismas ventajas que cualquier otra forma de arrancar Word. b) Se arranca con un slo clic y el icono no es tapado por otras aplicaciones.

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c) Se arranca con un slo clic. 3. Los mens inteligentes son capaces de detectar y mostrar los comandos que se necesitan utilizar al momento? a) Verdadero. b) Falso.

4. Cuntas formas de arrancar Word es conveniente tener activas? a) Todas la que nos sean tiles. b) Con dos o tres es suficiente, para no gastar memoria. c) Solo una, la que ms nos guste. 5. Es conveniente cambiar los botones de la barra de herramientas? a) Si, pero podemos olvidarnos de cmo recuperar algunos botones tiles. b) Si, pero sin quitar botones, slo aadir o cambiar de posicin. c) Si, siempre podemos recuperar la distribucin inicial. 6. La barra de pestaas ... a) ...contiene todos los comandos de Word. b) ...contiene todos los comandos de Word, salvo los que aparecen en la barra estndar. c) ...contiene todos los comandos de Word, salvo los que aparecen en otras barras.

Restablecer

Unidad 3. Edicin bsica (I)

55 Aprenderemos lo necesario para editar documentos. Desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar y deshacer. Tambin veremos cmo buscar y reemplazar palabras; y diferentes formas de ver un mismo documento.

Desplazarse por un documento


Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificacin. Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese. Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y as poder elegir la ms til en cada momento. Recordar que el elemento que define la posicin dentro de un documento Word es el punto de insercin , que es una lnea vertical parpadeante y nos indica dnde se va a escribir la prxima letra que tecleemos.

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla: Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de insercin se colocar en ese lugar. Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de insercin una posicin a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de insercin una lnea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la lnea y la tecla Inicio al principio de la lnea. Combinacin de teclas. Para desplazarse Una palabra a la izquierda Una palabra a la derecha Un prrafo arriba Un prrafo abajo Presione las teclas Crtl + flecha izquierda Crtl + flecha derecha Crtl + flecha arriba Crtl + flecha abajo

56 Desplazamientos a lo largo de todo el documento: Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la pgina la definimos nosotros. Combinacin de teclas. Para desplazarse Una pgina adelante Una pgina atrs Al principio del documento Al final del documento Presione las teclas Crtl + AvPg. Crtl + RePg. Crtl + Inicio Crtl + Fin

Nota: En los teclados en ingles las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPg=Pup, RePg=Pdn

Mediante las Barras de desplazamiento. Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma grfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeo que hay en su interior representa la posicin actual del punto de insercin. Podemos desplazarnos de las siguientes formas: - Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento. Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posicin en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 pginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la pgina 10 aproximadamente. - Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o tringulo de la parte superior/inferior nos desplazaremos una lnea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos lnea a lnea de forma rpida hasta que la soltemos. - Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la pgina, de forma que al hacer clic en la

57 doble flecha arriba/abajo. superior/inferior nos desplazaremos una pgina

Haciendo clic en el botn central del crculo podemos cambiar el objeto pgina por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.

Mapa del documento. En el men Vista tenemos la opcin Mapa del documento que nos muestra una especie de ndice en la parte izquierda de la pgina. Haciendo clic en las lneas de ese ndice nos desplazaremos a la parte del documento que contiene dicha lnea.

Las barras de desplazamiento horizontal. Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea ms ancho de lo que cabe en una pantalla.

Puedes ver cmo desplazarse con ms detalle aqu, as como tambin cmo utilizar un ratn con rueda (IntelliMouse) .

Unidad 3. Bsico. Desplazarse.


Desplazarse por un documento
El punto de insercin nos indica el lugar exacto del documento en el que nos encontramos. Podemos mover el punto de insercin mediante las teclas de direccin a lo largo del texto que tenemos visible en la pantalla. Si movemos el punto de insercin hasta la ltima lnea y pulsamos la tecla con la flecha ABAJO veremos como todo el documento se desplaza una lnea hacia arriba para que podamos ver la siguiente lnea. Si mantenemos pulsada la tecla ABAJO veremos como el documento se desplaza rpidamente. No obstante tenemos formas ms efectivas de desplazarnos por el documento. Si queremos avanzar/retroceder una pantalla completa podemos pulsar la tecla AvPg/RePg. Si queremos

58 avanzar hasta el principio de la siguiente pgina podemos pulsar Ctrl + AvPg o hacer clic en el icono 'doble flecha' de la barra vertical de desplazamiento. Observar la diferencia entre avanzar una pantalla y avanzar una pgina. El tamao de la pgina lo fijamos en Configurar pgina del Botn Office. Y el tamao de la pantalla se puede variar fcilmente y normalmente esta en funcin del tamao del monitor. Cuando estamos viendo en la pantalla un documento Word solo podemos ver lo que cabe en una pantalla. Podemos desplazarnos con las teclas AvPg y RePg, pero tambin con el deslizador de la barra derecha, con las dobles flechas y con la opcin buscar.

Ratn con rueda. (IntelliMouse)


Hay algunos ratones que tienen un rueda entre los dos botones que permite realizar algunas funciones adicionales: Para desplazarse hacia arriba o hacia abajo, girar la rueda hacia arriba o hacia abajo. Para desplazarse de forma rpida, mantener presionado el botn de la rueda y arrastrar el ratn hacia arriba/abajo, segn la velocidad de arrastre el texto se mover ms o menos rpidamente. Para desplazarse automticamente hacer clic en el botn de la rueda, mover un poco el ratn y el texto comenzar a avanzar lentamente, sin tener que seguir moviendo el ratn. Para detener el movimiento volver a hacer clic en el botn de la rueda. Para hacer zoom sobre el texto y que aumente o disminuya el tamao de los caracteres, mantener presionada la tecla CTRL mientras se gira la rueda, hacia adelante para hacer el texto ms grande y hacia atrs para hacerlo ms pequeo.

Unidad 3. Edicin bsica (II)


Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre qu parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque esta en vdeo inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar con el ratn y con el teclado. Ratn. Para seleccionar mediante ratn hay dos mtodos:

59 Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la seleccin, presionar el botn izquierdo y, sin soltar el botn, mover el cursor hasta el final de la seleccin. Observaremos cmo lo seleccionado aparece en vdeo inverso. Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedar seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la lnea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la lnea completa quedar seleccionada; si hacemos doble clic, el prrafo completo quedar seleccionado. - Para seleccionar un grfico o una imagen basta con hacer clic encima, el grfico quedar enmarcado por un recuadro negro.

Teclado Para seleccionar Un carcter a la derecha Un carcter a la izquierda Palabra a la derecha Palabra a la izquierda Hasta el final de la lnea. Hasta el principio de la lnea. Una lnea abajo Una lnea arriba Hasta el final del prrafo Hasta el principio del prrafo Una pantalla abajo Una pantalla arriba Hasta el final del documento Presione las teclas Mays. + flecha derecha Mays. + flecha izquierda Ctrl + Mays.+ flecha derecha Ctrl + Mays.+ flecha izquierda Mays. + Fin Mays. + Inicio Mays. + flecha abajo Mays. + flecha arriba Ctrl + Mays. + flecha abajo Ctrl + Mays. + flecha arriba Mays. + AvPg Mays. + RePg Ctrl + E

60

Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla: Para borrar Un carcter a la izquierda Una palabra a la izquierda Un carcter a la derecha Una palabra a la derecha Presione las teclas Retroceso (BackSpace) Ctrl + Retroceso Supr Ctrl + Supr

TRUCO: Para borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automticamente se borrar la palabra seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta.

Unidad 3. Edicin bsica (III)


Deshacer y rehacer
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fcilmente. Si acabamos de borrar un prrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el prrafo que queramos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la accin errnea y recuperar el prrafo. Veamos cmo deshacer acciones:

La ltima accin realizada. Para deshacer la ultima accin realizada, pulsar el icono Deshacer, barra de acceso rpido. Otra forma ms de deshacer es pulsar CTRL + Z. de la

61 Las ultimas realizadas. acciones

Si hacemos clic en el tringulo que hay a la derecha del icono deshacer , aparecer una lista con ltimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en la tercera lnea de la lista desharemos tres acciones. La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos deshacer, por ejemplo, Escritura "Desplazamientos cortos de " nos dice que podemos deshacer la escritura de la frase que empieza por Desplazamientos cortos de

Rehacer. Utilizando el icono Rehacer , de la misma forma, podemos rehacer las acciones que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un prrafo y deshacemos la accin porque pensamos que no queda bien en cursiva pero al cabo de un momento pensamos que s queda mejor en cursiva podemos rehacer la accin y volver a dejarlo en cursiva.

Copiar, cortar y pegar


Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios mtodos.

Mediante el ratn y los iconos en la barra de herramientas Portapapeles, que se encuentra en la pestaa Inicio:

62 Seleccionar el elemento ( carcter, palabra, prrafo,..) a copiar o cortar, hacer clic en el icono copiar o cortar, , colocar el cursor en el punto de destino y

hacer clic en el icono pegar.

Mediante ratn: Vamos a ver varios mtodos: 1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, elegir copiar o cortar, en el men contextual ir a la posicin donde vamos a copiar o pegar, presionar botn derecho y elegir pegar. 2 ) R pid o. Sel eccionar con doble clic, presionar el botn derecho, cuando aparezca un pequeo cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posicin donde vamos a copiar, soltar el botn y aparecer un men: elegir la opcin copiar aqu.

Slo con el teclado: Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY + Ctrl + flechas, seleccionamos palabras). Segundo, copiar con Ctrl + C. Y por ltimo, ir a la posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl + V. Es aconsejable practicar todos los mtodos y elegir el que nos sea ms cmodo. Tener en cuenta que el mtodo Slo con el teclado, no requiere coger el ratn y, aunque parece engorroso, para las personas que teclean rpido, puede ser muy eficaz.

63 Cuando copiamos o cortamos, Word2007 se lo guarda en el portapapeles, de esta forma disponemos de las ltimas 24 "cosas" que hemos copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar una de ellas. Si quieres ver ms sobre el manejo del portapapeles, puedes verlo aqu .

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso Copiar y pegar

Unidad 3. Ejercicio Paso a Paso. Copiar y Pegar


Utilizar Copiar y Pegar
Vamos a utilizar los comandos Copiar y Pegar para escribir un texto intentando escribir lo menos posible. Este es el texto que tienes que escribir: El da 30 de diciembre de 1997, 2.500 tornillos a Alzira (Valencia) El da 23 de julio de 1997, 1.350 tuercas a Gandia (Valencia) 1. Empieza por escribir la primera frase El da 30 de diciembre de 1997, 2.500 tornillos a Alzira (Valencia). 2. Ahora debes tener el punto de insercin al final de la frase, para seleccionar toda la frase, pulsa la tecla Maysculas y luego la tecla Inicio, toda la frase debe quedar seleccionada. 3. Para copiarla al cortapapeles pulsa Ctrl + C. 4. Para dejar de seleccionar la frase pulsa la tecla flecha derecha o la tecla Fin. Cuidado! No pulses una tecla con una letra porque se borrara lo que tienes seleccionado. 5. Para ir a la siguiente lnea pulsa la tecla Enter. 6. Para pegar lo que tenemos en el portapapeles pulsa Ctrl + V. 7. Ahora vamos a modificar lo que acabamos de copiar para que quede como queremos. Primero colocamos el punto de insercin delante del nmero 3. Para ello podemos hacer clic con el ratn o mover el punto de insercin con las teclas de direccin. 8. Escribimos el nmero dos y borramos el nmero cero, as tendremos el 23.

64 9. Vamos a cambiar la palabra diciembre por julio. Para ello hacemos doble clic en la palabra diciembre para seleccionarla, y sin tocar otra tecla, al pulsar la letra "j" se borrar la palabra diciembre y se escribir la letra "j". Acaba de escribir julio. 10. Para borrar el resto de la frase que no nos interesa, movemos el punto de insercin hasta el principio de 2.500 y pulsamos cuatro veces seguidas Maysculas + Crtl + Flecha derecha, as seleccionamos una palabra cada vez, hasta tener seleccionadas las cuatro palabras 2.500 tornillos a Alzira, para borrarlas basta con empezar a escribir el resto de la frase 1.350 tuercas a Gandia. Ya hemos acabado. Aunque ahora te parezca un poco engorroso cuando domines estas tcnicas copiars y pegars muy deprisa. Si quieres puedes repetir el ejercicio utilizando los iconos Copiar y Pegar

y el ratn; en lugar de combinaciones de teclas para copiar, pegar y seleccionar el texto.

Unidad 3. Edicin bsica (IV)


Opciones de pegado
Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que tena. Por ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamao 18, al pegar se pegar tambin en negrita y tamao 18. Sin embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya que desentonara en el lugar donde lo vamos a copiar. Para solucionar esto existen las Opciones de pegado.

Cmo se usan estas opciones? Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si hacemos clic en ese icono se despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen.

65 Al hacer clic en Pegado especial, se abre una ventana como la que se observa a continuacin.

Texto sin formato. Inserta el contenido del portapapeles como texto sin formato. Texto Unicode sin formato. Inserta el contenido del portapapeles como texto sin formato.

Buscar
Mediante el botn Buscar podemos buscar texto en el documento.

Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio en el grupo de herramientas Buscar o con la combinacin de teclas Ctrl + B.

Si antes de llamar a este comando, seleccion amos la palabra o

66 frase a buscar, esta aparecer en el campo Buscar, si no lo hacemos tendremos que teclearla. Pulsar el botn Buscar siguiente y cuando Word encuentre la palabra, nos llevar a esa posicin y la palabra encontrada se pondr en vdeo inverso. Si queremos buscar otra ocurrencia de la palabra pulsar de nuevo el botn Buscar siguiente. Cuando Word llegue al final del documento aparecer un mensaje indicndolo y preguntado si queremos seguir buscando desde el principio del documento.

Si necesitamos refinar nuestra bsqueda tenemos ms opciones disponibles con el botn Ms, puedes verlas aqu .

Buscar y reemplazar
Si queremos reemplazar una palabra por otra tenemos el botn Reemplazar . Podemos ejecutarlo desde el grupo de herramientas Buscar que se encuentra en la pestaa Inicio, o con la combinacin de teclas Ctrl + L. En el campo Buscar pondrem os la palabra o frase a buscar y en el campo Reempl azar con pondrem os la palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada. Ahora podemos elegir una de las tres acciones que nos permiten los tres botones disponibles: -Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar. -Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia. -Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automticamente, sin preguntar cada vez. Al acabar nos informa del nmero de ocurrencias que ha reemplazado.

67 Nota: Despus de realizar una bsqueda, las doble flechas de la barra de desplazamiento vertical, que normalmente tienen la funcin de avanzar y retroceder una pgina y son de color negro, cambian a color azul y al pulsarlas se repite la bsqueda. Para activar otra vez su funcin habitual (avanzar pgina) abrir Buscar y en la pestaa Ir a, y elegir Pgina.

Unidad 3. Avanzado. Buscar y reemplazar.


Buscar
Cuando pulsamos en el botn Ms aparecen las siguiente opciones: a) Buscar: Permite buscar en todo el documento, hacia delante o hacia atrs. b) Podemos hacer que la bsqueda diferencie o no entre maysculas y minsculas. c) Tambin se puede especificar que busque texto que contenga la palabra buscada o que busque exactamente la palabra completa.

d) Para ver qu smbolos se pueden usar como comodn, activar esa casilla y hacer clic en el botn Especial. Por ejemplo, el comodn ? sustituye a cualquier carcter; el comodn * sustituye a cualquier conjunto de caracteres, etc.

68 e) Si queremos que tambin intervengan caractersticas de formato en la bsqueda utilizaremos el botn Formato. Por ejemplo, podemos buscar una palabra slo cuando est en negrita. f) Con el botn Especial, podemos buscar, por ejemplo, marcas de prrafo, de tabulacin, etc. es til para bsquedas avanzadas

Reemplazar
De forma similar se comporta la pestaa de Reemplazar. Salvo que hay que especificar la palabra que va a reemplazar la la palabra buscada.

Unidad 3. Edicin bsica (V)


Distintas formas de ver un documento

69 Con los presentacin inferior botones de en la esquina izquierda,

o en la pestaa Vista, podemos visualizar de distinta forma un mismo documento.

Diseo de impresin. En esta vista se pueden aplicar formatos y realizar la mayora de las tareas habituales. Es la vista predeterminada. En esta vista no se ven los grficos ni los encabezados y pies de pgina.

Lectura de pantalla completa. Esta vista permite visualizar la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc.

En esta vista desaparecen todas las barras, reglas, etc. y el documento se visualiza en dos pginas por pantalla en forma de libro. Adems de esto se modifican las barras de botones y se aade una barra en la parte superior con botones para desplazarnos ms cmodamente por el documento. Al hacer clic sobre el botn central que indica la pgina en la que se encuentra, se abre un men que permite seleccionar las opciones de Ir a la ltima pgina de lectura, ir a la primera pgina o seleccionar exactamente el nmero de pgina al que se desea ir. Tambin podr utilizar el botn Buscar, ver miniaturas de las pginas del lado izquierdo y habilitar la opcin Mapa del documento.

Diseo Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como si se estuviera viendo en Internet con un navegador como Explorer o Netscape.

Esquema. En esta vista se puede observar las herramientas de documento maestro, con los niveles esquemticos del documento. En esta vista aparece un marco en la parte izquierda del documento que contiene un esquema del documento. Haciendo clic en los elementos del esquema

70 nos desplazamos a esa parte del documento. Con esta vista se puede trabajar y examinar la estructura del documento. Se puede ver el documento en diferentes niveles, es til para documentos largos que estn bien estructurados.

Para sacar utilidad a esta vista hay que utilizar la caracterstica Nivel de esquema, que consiste en asignar a los ttulos de cada tema, captulo, apartados,... de nuestro documento un nivel jerrquico. Se puede hacer de dos formas: la ms cmoda es utilizar un estilo predefinido (Ttulo 1, Ttulo2, ...) cada vez que escribamos un ttulo en nuestro documento.

Borrador. En esta vista se optimiza el tamao de la hoja y de las fuentes, para facilitar la lectura en pantalla.

Ver varios documentos a la vez


En el men Vista encontramos el botn Cambiar ventanas, que es til cuando tenemos varios documentos abiertos. En la parte inferior nos muestra una lista con todos los documentos que tenemos abiertos. Basta hacer clic en un elemento de la lista para que este pase a ser el documento activo. El men Vista tambin permite ver varios documentos a la vez, cada uno ocupando una zona de la pantalla, As como ver un mismo documento en dos ventanas independientes. Organizar todo, si abrimos dos, o ms documentos y utilizamos este comando, veremos como aparecen dos o ms ventanas en la pantalla, una para cada documento. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que tiene la barra de ttulo de color ms oscuro. Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del rea de la ventana. Podemos variar el tamao y la forma de cada ventana a nuestro gusto. Basta con situar el cursor en las esquinas de las ventanas y, cuando ste cambie de forma, arrastrarlo a la posicin elegida. A continuacin se muestran una forma de organizar las ventanas en horizontal.

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Dividir, si utilizamos este comando, del men Vista, aparecer una lnea horizontal con una doble flecha, para que la movamos con el cursor y dividamos la pantalla en dos ventanas, con el mismo documento en ambas.

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para practicar algunas funciones de edicin bsicas.

Ejercicios del Tema 3 .

Prueba evaluativa terica del Tema 3.

Ejercicios Unidad 3 . Edicin bsica.


1.- Edicin: copiar, cortar y pegar.

72 Para practicar estos comandos vamos a crear un documento. Abrir un archivo nuevo pinchando en el primer icono de la barra estndar ( el de la pagina en blanco), y teclear el siguiente texto: En julio, seores, siendo cobrador en un tranva, cuesta sonrer. En julio se suda demasiado; la badana de la gorra comprime la cabeza. En julio las calles son blancas y cegadoras como platos, o negras y frescas como cuevas. Julio es precisamente el tiempo en que a los viejos cobradores suelen darles el delicado, docente y aburrido encargo de ensear al que no sabe; esto es, mostrar a los aspirantes a tranviarios cmo se debe cobrar rpida y educadamente.(Cuentos completos. Ignacio Aldecoa).

1.- Copiar. Copiar la palabra tranva detrs de la palabra gorra. Hacerlo mediante varios mtodos, iconos, teclado y ratn.

2.- Cortar. Mover la palabra seores detrs de la palabra gorra. Hacerlo tambin mediante varios mtodos.

Consultar la solucin Aqu

2.- Edicin: buscar y reemplazar.


1.- Buscar. Buscar la palabra Julio. Qu hay que hacer para que encuentre Julio pero no encuentre julio?. Buscar si en el texto est la palabra tranva, pero que no encuentre palabras como tranviarios. (Para efectos del ejercicio, escribe dentro del texto tranvia sin acento )

2.- Buscar y reemplazar. Cambiar julio por agosto todas las veces que aparezca.

73 Consultar la solucin Aqu.

3.- Diferentes tipos de vista. Crear un esquema


Abre el archivo vistas.docx que encontrars en carpeta doc del curso y practica las diferentes formas de ver un documento.

Consultar la solucin Aqu.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ayuda ejercicios propuestos Unidad 3 . Edicin bsica.


1.- Edicin: copiar, cortar y pegar.
1.- Copiar. Seleccionar la palabra tranva y copiarla detrs de la palabra gorra. Puedes hacerlo mediante estos mtodos:

1.- Seleccionar el texto y utilizar los botones Copiar

y Pegar

2.- Seleccionar la palabra con doble clic, presionar el botn derecho, cuando aparezca un pequeo cuadrado, sin soltar, ir a la posicin donde vamos a copiar, soltar el botn y aparecer un men: elegir la opcin Copiar aqu. 3.- Solo con teclado: Seleccionar el texto con MAY + flecha derecha, copiar con Control + C, ir a la posicin donde vamos a pegar y pulsar Control + V.

2.- Cortar. Seleccionar la palabra seores y colocarla detrs de la palabra gorra. Puedes hacerlo tambin mediante varios mtodos. Incluso se pueden combinar mtodos, por ejemplo: seleccionar con el ratn, hacer clic en el icono de Cortar , y pegar con Control + V.

74 Volver al ejercicio sin resolver.

2.- Edicin: buscar y reemplazar.


1.- Buscar. Haz clic en el botn Buscar de la pestaa Inicio (o pulsar Control + B ) y buscar la palabra Julio. Observar que encuentra julio y Julio. Ahora pulsar el botn de Ms y activar la casilla de Coincidir maysculas y minsculas, y volver a buscar julio; ya no encontrar Julio. Al buscar tranvia (sin acento), y encontrar tambin tranviarios. Activar Palabras completas y no encontrar nada.

2.- Buscar y reemplazar. Cambiar julio por agosto. Haz clic en el botn Reemplazar de la pestaa Inicio

Volver al ejercicio sin resolver.

3.- Diferentes tipos de vista. Crear un esquema


1.- Abre el archivo vistas.docx y practica las diferentes formas de ver un documento. Al abrir el archivo vers que contiene grficos que no se ven en la vista Normal. En la vista Esquema vers cmo hay una estructura con los puntos del documento.

Volver al ejercicio sin resolver.

Ayuda ejercicios propuestos Unidad 3 . Edicin bsica.


1.- Edicin: copiar, cortar y pegar.
1.- Copiar.

75 Seleccionar la palabra tranva y copiarla detrs de la palabra gorra. Puedes hacerlo mediante estos mtodos:

1.- Seleccionar el texto y utilizar los botones Copiar

y Pegar

2.- Seleccionar la palabra con doble clic, presionar el botn derecho, cuando aparezca un pequeo cuadrado, sin soltar, ir a la posicin donde vamos a copiar, soltar el botn y aparecer un men: elegir la opcin Copiar aqu. 3.- Solo con teclado: Seleccionar el texto con MAY + flecha derecha, copiar con Control + C, ir a la posicin donde vamos a pegar y pulsar Control + V.

2.- Cortar. Seleccionar la palabra seores y colocarla detrs de la palabra gorra. Puedes hacerlo tambin mediante varios mtodos. Incluso se pueden combinar mtodos, por ejemplo: seleccionar con el ratn, hacer clic en el icono de Cortar , y pegar con Control + V.

Volver al ejercicio sin resolver.

2.- Edicin: buscar y reemplazar.


1.- Buscar. Haz clic en el botn Buscar de la pestaa Inicio (o pulsar Control + B ) y buscar la palabra Julio. Observar que encuentra julio y Julio. Ahora pulsar el botn de Ms y activar la casilla de Coincidir maysculas y minsculas, y volver a buscar julio; ya no encontrar Julio. Al buscar tranvia (sin acento), y encontrar tambin tranviarios. Activar Palabras completas y no encontrar nada.

2.- Buscar y reemplazar. Cambiar julio por agosto. Haz clic en el botn Reemplazar de la pestaa Inicio

76

Volver al ejercicio sin resolver.

3.- Diferentes tipos de vista. Crear un esquema


1.- Abre el archivo vistas.docx y practica las diferentes formas de ver un documento. Al abrir el archivo vers que contiene grficos que no se ven en la vista Normal. En la vista Esquema vers cmo hay una estructura con los puntos del documento.

Volver al ejercicio sin resolver.

Ayuda ejercicios propuestos Unidad 3 . Edicin bsica.


1.- Edicin: copiar, cortar y pegar.
1.- Copiar. Seleccionar la palabra tranva y copiarla detrs de la palabra gorra. Puedes hacerlo mediante estos mtodos:

1.- Seleccionar el texto y utilizar los botones Copiar

y Pegar

2.- Seleccionar la palabra con doble clic, presionar el botn derecho, cuando aparezca un pequeo cuadrado, sin soltar, ir a la posicin donde vamos a copiar, soltar el botn y aparecer un men: elegir la opcin Copiar aqu. 3.- Solo con teclado: Seleccionar el texto con MAY + flecha derecha, copiar con Control + C, ir a la posicin donde vamos a pegar y pulsar Control + V.

2.- Cortar. Seleccionar la palabra seores y colocarla detrs de la palabra gorra.

77 Puedes hacerlo tambin mediante varios mtodos. Incluso se pueden combinar mtodos, por ejemplo: seleccionar con el ratn, hacer clic en el icono de Cortar , y pegar con Control + V.

Volver al ejercicio sin resolver.

2.- Edicin: buscar y reemplazar.


1.- Buscar. Haz clic en el botn Buscar de la pestaa Inicio (o pulsar Control + B ) y buscar la palabra Julio. Observar que encuentra julio y Julio. Ahora pulsar el botn de Ms y activar la casilla de Coincidir maysculas y minsculas, y volver a buscar julio; ya no encontrar Julio. Al buscar tranvia (sin acento), y encontrar tambin tranviarios. Activar Palabras completas y no encontrar nada.

2.- Buscar y reemplazar. Cambiar julio por agosto. Haz clic en el botn Reemplazar de la pestaa Inicio

Volver al ejercicio sin resolver.

3.- Diferentes tipos de vista. Crear un esquema


1.- Abre el archivo vistas.docx y practica las diferentes formas de ver un documento. Al abrir el archivo vers que contiene grficos que no se ven en la vista Normal. En la vista Esquema vers cmo hay una estructura con los puntos del documento.

Prueba Evaluativa de la Unidad 3. Edicin bsica

78 Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Si en un documento de 8 pginas, estamos en la pgina 1 Cul es la forma ms rpida de desplazarse hasta la mitad del documento ? a) Avanzando tres pginas, con la combinacin de teclas Ctrl + AvPag. b) Avanzando tres pginas, haciendo clic tres veces en las dobles flechas de la barra de desplazamiento. c) Moviendo el botn de la barra de desplazamiento vertical hasta la mitad. 2. Si en un documento de 23 pginas, estamos en la pgina 1 Cul es la forma ms rpida de desplazarse hasta la pgina 17 ? a) Mover el botn de la barra de desplazamiento hasta un poco ms de la mitad y luego avanzar o retroceder pgina. b) Ir al final del documento con Ctrl + Fin y luego retroceder pginas. c) Con el comando Ir a... 3. Es posible copiar y pegar imgenes de forma similar a como si fueran palabras. a) Verdadero. b) Falso.

4. El comando Buscar y Reemplazar permite ... a) ...obligatoriamente reemplazar una palabra todas las veces que ocurra. b) ...ir recorriendo las palabras encontradas y reemplazar slo las que queramos. c) ...remplazar una palabra un nmero determinado de veces. 5. El comando Buscar y Reemplazar permite ... a) ...reemplazar una palabra por otra, pero solo las veces que est en negrita

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b) ...reemplazar una palabra por otra slo si coinciden tambin las maysculas y minsculas c) Las dos respuestas anteriores son ciertas. 6. Cules de las siguientes afirmaciones son ciertas? a) La vista normal, no permite ver los grficos. b) La vista Web nos muestra la pgina como si la visemos en Internet. c) las dos respuestas anteriores son ciertas.

Restablecer

Unidad 4. Guardar y abrir documentos (I)


Guardar. Guardar como
Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del Botn Office (o el icono de la barra de acceso rpido) para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrar un cuadro de dialogo como el que ves a continuacin que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. Al utilizar el comando Guardar no se abrir ningn cuadro de dialogo, simplemente se guardarn en su actual ubicacin los cambios que hayas efectuado en el documento. Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrir el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como.

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En la parte central de este cuadro de dilogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso Mis documentos. Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de dilogo: - Guardar en - Nombre del archivo - Guardar como tipo

Veamos cmo rellenarlos: Guardar en, aqu debes indicar la carpeta o directorio dentro del cual vas a guardar el documento. Por defecto aparecer la carpeta predeterminada Mis documentos, si quieres guardar tu archivo en otra carpeta debes buscarla y hacer doble clic sobre ella para copiarla en el campo Guardar en. Tambin se puede cambiar la carpeta predeterminada.

Cambiar la carpeta predeterminada


Para cambiar la carpeta predeterminada que aparece en el comando Guardar como... debemos ir al Botn Office, y hacer clic en el botn Opciones de Word.

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All aparecer un cuadro de dilogo en el que seleccionaremos la categora Guardar, donde aparecern las opciones a modificar.

Aqu debemos seleccionar la nueva carpeta que queremos que aparezca como predetermin ada y hacer clic en Aceptar. Para seleccionar la nueva carpeta puedes hacer clic en el botn Examinar que aparece a la derecha del campo

82 Ubicacin de archivo predeterminada.

Si la carpeta que buscas no es una de las que se muestran en el cuadro de dilogo puedes buscarla mediante el icono que te lleva a la carpeta de nivel inmediatamente superior. Para bajar al nivel inferior basta con hacer doble clic en una carpeta. Pinchando en el botn con el tringulo (o dentro del campo Guardar en) puedes visualizar la estructura de carpetas, como se ve en esta imagen, desde el nivel en que nos encontramos hacia arriba. Para ir a una carpeta de esta estructura, o a otra unidad, basta con hacer clic sobre ella. Mediante el icono volvemos a la carpeta anterior. , la carpeta se

Tambin puedes crear una nueva carpeta con este icono crear dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en.

Para facilitarnos la bsqueda de nuestra carpeta Word dispone de seis carpetas (Plantillas de Confianza, Documentos recientes, Mis documentos, Escritorio, Mi PC, Mis sitios de red) a las que se puede acceder haciendo clic en uno de los seis iconos de la izquierda.

Aqu puedes ver todo esto con ms detalle, junto con una explicacin de los conceptos de unidad fsica, unidad lgica, archivo, carpeta, etc.

Unidades, Archivos y Carpetas


Para comprender cmo manejar los archivos de Windows vamos a explicar brevemente algunos conceptos.

83 Unidad fsica. Son los discos reales del ordenador, pueden ser un disco duro, una unidad de disquetes de 3 1/2, un CD-Rom, una unidad Zip, un DVD, una tarjeta CompactFlash, etc. Unidad lgica. El sistema de archivos no puede referirse a las unidades fsicas como tales sino que lo hace a travs de una unidad lgica. Podemos simplificar diciendo que una unidad lgica es el nombre con el que Windows se refiere a las unidades fsicas. Las unidades lgicas se nombran con letras maysculas seguidas de dos puntos. As la unidad fsica disquete se corresponde con la unidad lgica A:, si hubiera otra unidad de disquetes sera la unidad B:, el primer disco duro sera la unidad lgica C:, la unidad D: ser el siguiente disco duro o el CD-Rom o el DVD, ... y as sucesivamente. Puede darse el caso que una sola unidad fsica contenga dos unidades lgicas, por ejemplo, un slo disco duro puede estar formateado en dos particiones con lo cual tendremos dos unidades lgicas, por ejemplo, C: y D: que residen en el mismo disco.

Archivos. Los datos se guardan en el disco en forma de archivos. Vamos a ver las dos caractersticas fundamentales de los archivos: el tipo y el nombre. Tipos de Archivos. Hay diferentes tipos de archivos segn la clase de datos que contienen, por ejemplo hay archivos de imgenes, archivos de programas, archivos de documentos Word, etc. Para distinguir el tipo de datos que contienen, a los archivos se les asigna un tipo de archivo o documento. Antes de Windows95 los nombres de archivos estaban compuestos por el nombre y el tipo ( o extensin) separados por un punto, por ejemplo, carta.doc, programa.exe, ... Actualmente ya no hay que poner el tipo aunque internamente sigue existiendo. Cuando trabajamos en Word los archivos son de tipo Documento de Word (.doc) y por defecto siempre se crean de este tipo. Salvo que explcitamente nosotros digamos lo contrario en el momento de guardar el documento. Nombres de archivos. El nombre puede tener hasta 255 caracteres, puede contener letras, nmeros, espacios en blanco y caracteres especiales como guiones, subrayado, @, $, &, pero hay un grupo de caracteres especiales que estn prohibidos ( ", ? , , \, >, <, | ). Antes ( en DOS) slo se permitan nombres de 8 caracteres.

Carpetas. Para organizar los archivos dentro del disco se utilizan las carpetas ( tambin llamadas directorios). Podemos crear varias carpetas dentro de otra carpeta. De esta forma una carpeta puede contener archivos y otras carpetas. Los nombres de las carpetas siguen las mismas reglas que los nombres de los archivos.

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Estructura de archivos
La organizacin de unidades, archivos y carpetas es lo que llamamos estructura de archivos de Windows. Se puede decir que es una estructura arborescente porque se parece a un rbol invertido. El tronco sera la unidad lgica, las ramas las carpetas y las hojas los archivos. Cada rbol tiene un slo tronco del que salen varias ramas, de las que a su vez salen otras ramas y al final de las ramas estn las hojas. Lo nico que rompe la analoga es que las ramas iniciales de los rboles no tienen hojas, mientras que cualquier carpeta puede contener archivos, adems de otras carpetas. Para desplazarnos por esta estructura

disponemos del icono que nos lleva a la carpeta de nivel inmediatamente superior, y para bajar al nivel inferior basta con hacer doble clic en una carpeta. Mediante el icono carpeta anterior. volvemos a la

Podemos crear la estructura de archivos que ms se ajuste a nuestros datos, creando y eliminando carpetas. Para ello disponemos del icono crear una nueva carpeta, la carpeta se crear dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en. Tambin disponemos del icono eliminar seleccionado. que elimina el archivo o carpeta

Tambin podemos visualizar la estructura de carpetas, como se ve en esta imagen, desde el nivel en que nos encontramos hacia arriba, pinchando en el botn con el tringulo. Para ir a una carpeta de esta estructura o a otra unidad basta con hacer clic sobre ella.

Guardar como... Carpetas con icono propio.

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En estas carpetas podemos guardar nuestros documentos de forma que luego podamos acceder ms rpidamente a ellos haciendo clic en el icono correspondiente. Plantillas de confianza. Nos muestra las plantillas guardadas en la carpeta Template. Documentos recientes. Muestra los documentos recientemente creados. Escritorio. Al guardar aqu un documento se crea un acceso directo al documento en el escritorio. Desde el escritorio podemos acceder al documento haciendo clic en el icono. Si Word no esta arrancado, se arrancar automticamente. Es la forma ms rpida de acceder a un documento, ya que nada ms arrancar el ordenador podemos hacer clic en este icono del escritorio. La desventaja es que si lo utilizamos para muchos documentos tendremos el escritorio lleno de estos iconos. Mis documentos. Es la carpeta predefinida para Word. Siempre que utilizamos Guardar como... aparecer esta carpeta en el campo Guardar en. Este icono permite acceder rpidamente a esta carpeta tan utilizada. Mi PC. Muestra el lugar donde se encuentran las unidades lgicas. Discos A: , C:, etc. Mis sitios de red. Si tenemos acceso a un servidor Web podemos copiar en l nuestros documentos y pginas Web. Es decir, al guardar un documento en esta carpeta lo estamos guardando en nuestro servidor de Internet.

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Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento. Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento, en el caso de la imagen de esta pgina aparece El dia amanecio triste. Si no quieres utilizar este nombre empieza a escribir otro nombre, sin hacer clic, y automticamente se borrar. Si quieres modificarlo haz clic sobre l.

Guardar como tipo, el tipo de documento normalmente ser Documento de Word, pero tenemos un men despegable (haciendo clic en el tringulo de la derecha) con otros tipos, para, por ejemplo, guardar el documento como una pgina Web, como ya veremos en el punto correspondiente.

Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro de dilogo en el que tenemos que elegir una de las tres opciones. 1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y ser sustituido por el nuevo que estamos guardando. 2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el cuadro de dilogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando. 3. Combinar cambios en un archivo existente. Se aadir el archivo que estamos guardando al que ya exista, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo. Truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma ms rpida cuadro de dilogo Guardar como.

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Unidad 4. Guardar y abrir documentos (II)

Otros comandos y opciones de Guardar. Haciendo clic en este icono se elimina el archivo o carpeta seleccionado.

Herramientas. Se abre una ventana como la que ves aqu para que elijas una de las opciones disponibles que permiten eliminar, cambiar de nombre y agregar a Favoritos el archivo seleccionado. Si tu ordenador forma parte de una red puedes conectar un archivo remoto a una unidad de red. Puedes ver las propiedades del archivo. Tambin puedes acceder a las Opciones al guardar, Opciones generales, Opciones Web y Comprimir imgenes.

Haciendo clic en el icono se abre este men en el que puedes seleccionar el formato con el que vers la lista de documentos. Hay ocho posibilidades: 1) Vistas en miniatura. Veremos una miniatura del archivo (si es de un tipo grfico) o

88 un icono que indica el tipo de archivo en otro caso. 2) Mosaicos. Veremos el nombre del archivo y un icono grande que indica el tipo de archivo. 3) Iconos. Veremos el nombre del archivo y un icono pequeo que indica el tipo de archivo. 4) Lista. Solo vemos el nombre del archivo, es la opcin por defecto. 5) Detalles. Se muestra el nombre, el tamao, el tipo de documento y la fecha de la ltima modificacin. Se puede ordenar la lista por estas caractersticas haciendo clic en la cabecera de una de ellas. 6) Propiedades. Se divide la ventana en dos partes, en la izquierda se ve una lista con los nombres de los archivos y en la parte derecha toda la informacin con las propiedades del archivo seleccionado, ttulo, autor, plantilla, nmero de palabras, nmero de lneas, etc. 7) Vista Previa. Tambin se divide la pantalla en dos partes, pero en este caso, en la parte derecha se muestran las primeras lneas del contenido del archivo. 8) Vista Web. Veremos una miniatura de la pgina web. En este tema bsico puedes ver unas imgenes de cada tipo de vistas.

Unidad 4. Bsico. Diferentes visiones de la lista de Abrir.


Haciendo clic en el icono se abre este men en el que podemos seleccionar el formato con el que veremos la lista de documentos. Tenemos 8 posibilidades: 1) Vistas en miniatura. 2) Mosaico.

89 3) Iconos. 4) Lista. 5) Detalles. 6) Propiedades. 7) Vista previa. 8) Vista Web.

1) Vistas en miniatura. Se muestra una vista en miniatura del archivo, siempre que sea un archivo de tipo grfico, en el caso de documentos Word se ve un icono.

2) Vistas en mosaico. Se muestra una vista muy similar a la anterior pero con los iconos ms pequeos y en mosaico, siempre que sea un archivo de tipo grfico, en el caso de documentos Word se ve un icono.

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3) Iconos. Slo vemos el nombre del archivo, y un icono que indica el tipo de archivo. Como puedes ver en esta imagen

4) Lista.

91 Slo vemos el nombre del archivo, es la opcin que permite ver ms archivos en un cuadro de dilogo.

5) Detalles. Se muestra el nombre, el tamao, el tipo de documento y la fecha de la ltima modificacin. Podemos ordenar la lista por cualquiera de estos campos, tanto en orden ascendente como descendente. Slo hay que hacer clic en la cabecera de cada caracterstica. Para ordenar en sentido descendente volver a hacer clic en la cabecera. Puedes mostrar ms detalles haciendo clic derecho en cualquiera de las cabeceras:

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6) Propiedades. Se divide la ventana en dos partes, en la izquierda se ve una lista con los nombres de los archivos y en la parte derecha toda la informacin con las propiedades del archivo seleccionado: ttulo, autor, plantilla, nmero de palabras, nmero de lneas, etc.

93 7) Vista Previa. Tambin se divide la pantalla en dos partes, pero en este caso, en la parte derecha, se muestran las primeras lneas del contenido del archivo.

Truco: Si tienes varios documentos abiertos puedes guardarlos todos a la vez con el comando Guardar Todo, este comando no aparece normalmente en el Botn Office, para verlo debes pulsar la tecla Maysculas mientras haces clic en el Botn Office.

Unidad 4. Guardar y abrir documentos (III)


Abrir
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir del Botn Office.

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Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal estriba en que dispones de algunas opciones para buscar el documento que queremos abrir. Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la lista que se nos muestra, y bastar con hacer doble clic sobre l para abrirlo. Si conocemos el nombre del documento bastar escribirlo en el campo Nombre del archivo y hacer clic en el botn Abrir. Si no lo encontramos en la carpeta actual podemos buscarlo manualmente desplazndonos por la estructura de carpetas utilizando los mismos iconos que acabamos de ver para el comando Guardar como...

Dentro del comando Herramientas, puedes cambiar el nombre, eliminar el archivo que se encuentre seleccionado, enviar a Imprimir el archivo seleccionado, o conectar a una unidad de red para buscar el archivo. Todo esto lo puedes ver con ms detalle aqu .

En el campo Tipo de archivo se especifica que tipos de archivos van a aparecer en el cuadro de dilogo.

95 Por defecto aparece Todos los archivo (*.*), pero disponemos de un cuadro despegable para elegir si queremos que aparezcan solo los archivos de determinado tipo, por ejemplo, de tipo .rtf . html, etc. Si tenemos una carpeta con varios tipos de archivos y muchos documentos, puede resultar confuso buscar un archivo, en ese caso es muy til utilizar el campo Tipo de archivo para poner el tipo de archivo que andamos buscando, as aparecern muchos menos archivos en el cuadro de dilogo y nos resultar ms fcil buscar un determinado archivo.

Recuperar archivos
Ya hemos visto que desde los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como, haciendo clic en este icono se elimina el archivo o carpeta seleccionado.

Una vez borrado un archivo se puede restaurar de la papelera de reciclaje. Vamos a ver como hacerlo suponiendo que estemos utilizando el sistema operativo Microsoft Windows. Restaurar Archivos o carpetas de la papelera de reciclaje a su lugar de origen. 1) Para abrir la papelera sitate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de papelera de reciclaje. 2) Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos utiliza la tecla Control para seleccionarlos o la tecla May si son consecutivos. 3) Una vez seleccionados aparecer en la flecha verde de la parte izquierda un rtulo que dice Restaurar este elemento o Restaurar los elementos seleccionados Los archivos seleccionados volvern a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser eliminados.

Si no tienes visible la parte derecha de la papelera tambin puedes restaurar desde el Botn Office seleccionando la opcin Restaurar. Si no sabes dnde estaban anteriormente los elementos a restaurar fjate antes de restaurarlo en la ruta que aparece en la columna Ubicacin original ya que es ah donde lo guardar.

Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden recuperar los archivos por este mtodo.

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Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para practicar cmo guardar un documento.

Ejercicios del Tema 4.

Prueba evaluativa terica del Tema 4.

Ejercicios Unidad 4. Guardar y abrir documentos.


1.- Crear un documento.
1.- Crear un nuevo documento. Escribir este texto. Mi primer documento se llamar corto, obviamente. Guardar un documento. Darle este nombre: corto.

2.- Crear un nuevo documento partiendo del que ya tenemos. Para ello, escribiremos una lnea ms: Mi primer documento se llamar corto, obviamente. Este sigue siendo corto pero se llamar Lucas. Darle este nombre: lucas.

3.- Pasar de un documento abierto a otro. En este momento deberamos tener dos documentos guardados y abiertos. Pasar de un documento a otro

4.- Cerrar todos los documento abiertos.

Consultar la solucin Aqu

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1.- Crear un documento.


Una vez iniciado Word, como ya se ha visto, el programa abre automticamente un nuevo documento en blanco y le asigna el nombre Documento 1. En la pantalla en blanco, teclear el texto siguiente: Mi primer documento se llamar corto, obviamente. 1.- Crear un nuevo documento. Hacer clic en el botn Guardar , como es la primera vez que guardamos el documento, se abrir la ventana Guardar como... para que demos un nombre al documento. Probablemente aparecer el nombre Documento1 (sombreado en azul) en la casilla Nombre del documento, esto es as por si queremos guardarlo con ese nombre, como no es el caso, en su lugar escribiremos el nombre que queremos darle: corto. De momento no cambiar nada ms. Hacer clic en el botn la barra del ttulo aparece el nombre corto. Ya est guardado. . Vers como en

2.- Crear un nuevo documento partiendo del que ya tenemos. Como tenemos abierto el documento slo tendremos que escribir una lnea ms: Mi primer documento se llamar corto, obviamente. Este sigue siendo corto pero se llamar Lucas. Ahora iremos al Botn Office, opcin Guardar como... en la casilla Nombre del documento escribiremos Lucas. Hacer clic en el botn Guardar. 3.- Pasar de un documento abierto a otro. En este momento deberamos tener dos documentos guardados y abiertos. Para comprobarlo, pinchar en la pestaa Vista y all hacer clic en el botn Cambiar ventanas. Aparecer una lista con los nombres corto y Lucas. Para pasar de uno a otro basta con pinchar en su nombre. Comprobarlo. 4.- Cerrar un documento. Ahora vamos a cerrar el documento corto nos aseguramos que el nombre que aparece en la barra de ttulo es corto, y vamos al Botn Office, opcin Cerrar. Podemos comprobar que ya no aparece en la lista del men Vista / Cambiar Ventanas. Ahora esta cerrado, pero no borrado. Puedes cerrar el documento Lucas, cerrar tambin el Word, tomarte un respiro y continuar con el siguiente punto.

98 Volver al ejercicio sin resolver.

2.- Guardar en otra carpeta.


1.- Vamos a repasar brevemente como estn estructurados los directorios o carpetas en Windows. Podemos ver esta estructura como un rbol invertido, con el tronco en la parte superior y las ramas en la parte inferior. El tronco es el disco duro de nuestro ordenador, la unidad C:/ que se ramifica en varias carpetas, por ejemplo, Mis documentos, Archivos de Programa y Windows. Cada una de estas carpetas se puede volver a ramificar, y as sucesivamente. En cada carpeta podemos guardar documentos y otras carpetas. Si no hemos cambiado nada, los documentos que hemos guardado antes estarn guardados en la carpeta Mis documentos ( es la carpeta por defecto para Word) y ahora vamos a crear una carpeta nueva. Abrir el documento lucas, y hacer clic en Archivo / Guardar como, pinchar en el icono Carpeta nueva y escribir el nombre Ejercicios y pinchar en Aceptar. Veremos como aparece un elemento ms en la lista de la ventana: la carpeta Ejercicios. Vamos a ver cmo nos desplazamos por la estructura de carpetas. Para bajar un nivel (bajar una rama) hay que pinchar en el icono de la carpeta a la que queremos descender. Para subir un nivel pinchar en el icono Subir nivel .

As, con el documento lucas abierto, si estamos en la ventana de Guardar como, y pinchamos en la carpeta que acabamos de crear (Ejercicios), aparecer una lista vaca, si escribimos en Nombre del documento Tranva y pinchamos en Guardar, ya tendremos nuestro documento grabado en C:/Mis documentos/Ejercicios. Es importante fijarse bien antes de guardar un documento si lo estamos guardando en la carpeta adecuada. El nombre que aparece en la casilla Guardar en es el nombre de la carpeta en la cual estamos guardando el documento.

Volver al ejercicio sin resolver.

3.- Borrar y recuperar un documento.


1.- Borrar el archivo Corto: Ir a Archivo, Abrir, colocarse en la carpeta Mis documentos (o en la que lo hayamos guardado) pinchar en el nombre Corto para seleccionarlo (se pondr en azul) y pulsar la tecla Supr.

99 2.- Se puede recuperar un documento que borramos anteriormente, (si todava est en la papelera) para ello: minimizar Word pinchando en el primer botn de los tres que hay en la esquina superior derecha en la barra del ttulo), hacer clic en el icono de la Papelera de reciclaje, buscar Corto, seleccionarlo, hacer clic en Restaurar este elemento, o, lo que es lo mismo, ir al Botn Officey seleccionar Restaurar.

2.- Guardar en otra carpeta.


1.- Crear una carpeta nueva llamada Ejercicios y grabar el documento llamado lucas con el nombre Tranvia.

Consultar la solucin Aqu.

3.- Borrar y recuperar un documento.


1.- Borrar el archivo Corto.

2.- Recuperar el archivo Corto.

Consultar la solucin Aqu.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Prueba Evaluativa de la Unidad 4. Guardar y abrir documentos


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.

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1. Puede haber dos documentos con el mismo nombre ? a) No. b) Si, siempre que esten en carpetas distintas. c) Si. 2. En el dilogo Guardar como... en el recuadro Guardar como tipo, se puede poner ... a) Alguno de los tipos que aparecen en el men desplegable. b) Cualquier tipo que sea compatible con el documento que vamos a guardar. c) Slo tipo "Documento de Word". 3. Es equivalente utilizar los comandos Guardar y Guardar como... ? a) Slo si es la primera vez que guardamos el documento b) Si.

4. Para qu sirve pulsar la tecla F12? a) Para mostrar la pantalla completa. b) Para abrir rpidamente el cuadro de dilogo Guardar Como. c) Para guardar rpidamente el documento. 5. Se puede recuperar un archivo borrado? a) No. b) Si, mediante una utilidad del sistema operativo. c) Si, utilizando la papelera de reciclaje. 6. Respecto a la lista de documentos del cuadro de dilogo Cules de las siguientes afirmaciones son ciertas? a) Podemos ver las primeras lneas de cada documento. b) Podemos ver la lista ordenada por la fecha de

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modificacin de los documentos. c) Las dos respuestas anteriores son ciertas.

Restablecer

Unidad 5. Formatos (I)


Formato de un texto
Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un prrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones tpicas de formato que slo afectan a la forma en cmo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto. Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en l, la forma en la que lo vemos tambin tiene mucha importancia. Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fcil dar un formato atractivo con Word2007. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseo de forma que tus documentos se diferencien del resto. En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos. 1. Formato carcter. Afectan a los caracteres en s mismos como el tipo de letra o fuente, tamao, color, etc.. 2. Formato prrafo. Afecta a grupos de caracteres como lneas y prrafos, por ejemplo alineacin y sangras. 3. Otros formatos. Aqu incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a maysculas, numeracin y vietas, bordes y sombreados, etc. Ahora vamos a ir viendo cada uno de estos tipos de formato. Adems de las tcnicas que vamos a ver en esta unidad, existen otras posibilidades para dar formato al texto: los estilos y las plantillas. Como veremos ms adelante, los estilos y plantillas son adecuados para dar un formato definido previamente. Por ejemplo, en una empresa suele existir una plantilla para escribir cartas, de esa forma todas las cartas tienen un aspecto caracterstico de esa empresa.

102 No siempre es necesario utilizar plantillas y estilos. Cuando queremos dar un determinado formato a una lnea del documento no hace falta definir un estilo, lo haremos con los comandos bsicos que vamos a ver ahora. Los estilos y plantillas no son ms que una agrupacin de formatos bsicos. As que lo primero que hay que aprender es a manejar esos formatos bsicos, que es lo que vamos a hacer en esta unidad.

Formato carcter. Fuentes


Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imgenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar. Vamos a ver las posibilidades ms comunes para variar el aspecto de los caracteres que estn disponibles en la pestaa Inicio dentro del grupo de herramientas Fuente.

Tambin aparecen las herramientas de formato automticamente al seleccionar una palabra o frase para poder modificar, fuente, tamao y estilo de fuente,etc.

Fuente Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinar en gran medida el aspecto del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o lneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuacin hacer clic sobre el pequeo tringulo que hay al lado de la fuente actual, esto har que se abra una ventana con las fuentes disponibles. Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. El men despegable tiene dos zonas separadas por una doble

103 lnea horizontal, en la parte superior estn las ltimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles. Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el botn central para movernos ms rpidamente. Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.

En lugar de desplazarnos por el men despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente. Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se ver igual en la pantalla que en la impresora.

Tamao De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el tringulo para buscar el tamao que deseemos, o escribirlo directamente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados son 10 y 12 puntos.

Estilo Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado . y hacer clic en el botn correspondiente. Basta seleccionar el texto

Observar como al aplicar un estilo, el botn correspondiente queda presionado (se ve en un tono anaranjado). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo. Tambin se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

Mediante las opciones de la pestaa Inicio, Fuente se pueden manejar las opciones que acabamos de ver y otras ms como el color de los caracteres, subrayado, subndices, etc., en este tema avanzado puedes verlo . Tambin puedes ver cmo cambiar la fuente predeterminada de forma que todos los nuevos documentos que crees utilicen esa fuente.

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Formato carcter. Fuente


Mediante las opciones de la pestaa Inicio, en el grupo de herramientas Fuente se pueden manejar las opciones ms comunes (Fuente, Estilo y Tamao) que tambin estn disponibles desde el inicializador del cuadro de dilogo fuente, que se encuentra en la parte inferior derecha del grupo de herramientas Fuente, y otras que se utilizan menos pero que son tambin muy tiles y que vamos a ver ahora. El cuadro de dilogo Fuente es el que se muestra a continuacin, tiene dos solapas o pestaas: Fuente y Espacio entre caracteres.

Fuente Vamos a ver las diferentes posibilidades que nos ofrece esta pestaa. Color de la fuente

105 Podemos cambiar el color de los caracteres. Seleccionar el texto al que vamos a cambiar el color y hacer clic en el botn con el tringulo en Color de fuente, aparecer esta ventana para que hagamos clic en el color deseado. Si el color que buscamos no est en la ventana, hacer clic en Ms colores... y aparecer una paleta con ms colores para elegir.

Subrayado Elegir uno de los estilos de subrayado. Una vez hemos elegido un tipo de subrayado se de subrayado, y podremos que la de color de fuente para subrayado.

activar la opcin Color abrir una ventana igual elegir el color del

Efectos A continuacin tenemos unas casillas para aplicar los efectos de Tachado, Doble Tachado, etc. En la ventana Vista previa se nos muestra el resultado de aplicar estos efectos. La casilla Oculto nos permite ocultar texto en un documento, de forma que no se ver en pantalla ni aparecer al imprimir el documento. Para ver dicho texto al imprimir o en vista preliminar, ir al Botn Office, en Imprimir, seleccionar el botn Opciones y activar la casilla Imprimir texto oculto. Para ver el texto oculto en la pantalla, hacer clic en el botn Inicio. de la pestaa

Predeterminar Por defecto, cada vez que abrimos un documento nuevo la fuente activa es Calibri (cuerpo) de tamao 11. Mediante el botn Predeterminar..., podemos cambiar esta situacin y hacer que cualquier otra fuente, tamao, estilo, etc. sea el predeterminado, es decir, que sea el que se utiliza en la plantilla llamada NORMAL. En esta plantilla estn definidas las caractersticas que tiene un nuevo documento.

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Lo nico que hay que hacer es elegir las caractersticas deseadas y hacer clic en Predeterminar... aparecer un mensaje como ste pidindonos la confirmacin.

Espacio entre caracteres. Si hacem os clic en esta pesta a verem os el siguie nte cuadro de dilog o que nos permit e cambi ar las propor ciones de los caract eres, mante niendo el tama o de fuente fijado en el cuadro de dilogo anterior. La diferencia entre Escala y Espaciado es la siguiente: Escala afecta a la anchura de cada letra, mientras que Espacio slo afecta a la distancia de separacin entre caracteres. Con la opcin Posicin disminuido, podemos escribir subndices, y con Posicin elevado escribiremos superndices.

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Para practicar estos formatos te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso Utilizar fuente, tamao y estilo

Vamos a practicar modificando la fuente, el tamao y el estilo en un documento Word. Este es el texto que vamos a escribir:

Estos son los pasos a seguir: 1. Primero hay que escribir el texto sin formato. Asociacin Espaola de Ftbol Profesional Temporada 2002-2007 Competicin: Supercopa de Espaa. Fecha: 20 de Agosto del 2002. Estadio: Santiago Bernabeu Equipos: Deportivo de La Corua - Valencia C.F. Ahora iremos dando formato a cada lnea. 2. Selecciona la primera lnea. Coloca el cursor en el margen izquierdo, en frente de la primera lnea y cuando tome forma de flecha, haz clic y la lnea quedar seleccionada, como siempre que seleccionamos texto veremos como el fondo de la lnea est en color negro y las letras en blanco.

108 3. Para cambiarle el tamao a 16 puntos haz clic en el tringulo del tamao de la barra de formato y elige 16 en el men despegable. 4. Para cambiar la fuente a Arial, haz clic en el tringulo Fuente del grupo de herramientas Fuente y en la lista despegable haz clic en Arial. 5. Selecciona la segunda lnea. Para cambiar el estilo a cursiva haz clic en el icono cursiva de la barra de formato. 6. Selecciona las palabras Supercopa de Espaa de la tercera lnea. Para cambiarles el estilo a negrita haz clic en el icono negrita formato. de la barra de

7. Selecciona la palabra Fecha de la cuarta lnea. Para cambiarle el estilo a subrayado haz clic en el icono subrayado de la barra de formato.

8. Selecciona la palabra Estadio de la quinta lnea. Para cambiarle el estilo a subrayado haz clic en el icono subrayado de la barra de formato.

9. Selecciona la sexta lnea. Para cambiar la fuente a Verdana, haz clic en el tringulo Fuente del grupo de herramientas Fuente y en la lista despegable haz clic en Verdana. Sin dejar de seleccionar la lnea pasar al paso siguiente. 10. Cambiale el tamao a 14 puntos, haz clic en el tringulo del tamao en el grupo de herramientas Fuente y seleccionar 14 en el men despegable. 11. Selecciona la palabra Equipos: de la sexta lnea. Para cambiarle el tamao a 12 puntos haz clic en el tringulo del tamao y elegir 12. Guarda el documento puesto que lo utilizaremos en el siguiente ejercicio paso a paso.

Unidad 5. Formatos (II)


Formato prrafo
En Word2007, un prrafo es el texto comprendido entre dos marcas de prrafo , normalmente las marcas de prrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el icono marca de prrafo de la pestaa Inicio.

Se inserta una marca de prrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO. Cuando estamos introduciendo texto y llegamos al final de la lnea

109 automticamente el texto contina en la siguiente lnea, pero no se inserta marca de prrafo. Al insertar un prrafo, este toma las mismas caractersticas de formato del prrafo anterior. Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con seleccionar su marca de prrafo y modificar las caractersticas que queramos. Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caractersticas de formato, pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras unidades ms amplias son las secciones, que veremos ms adelante. Las marcas de prrafo contienen los cdigos que definen el formato del prrafo en el que se encuentran. Manipular una marca de prrafo tiene consecuencias sobre el formato de ese prrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer visibles las marcas de prrafo para evitar borrar una marca de prrafo accidentalmente. Si queremos borrar todo el prrafo tambin debemos borrar su marca de prrafo.

Las caractersticas ms importante de formato de prrafo son la alineacin y la sangra, ambas estn disponibles en la pestaa Inicio.

Alineacin. Estos son los botones de alineacin:


Izquierda Centrada

para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos


Derecha Justificada

Este prrafo tiene Este prrafo tiene Este prrafo tiene Este prrafo tiene establecida establecida la establecida una alineacin alineacin alineacin alineacin justificada. izquierda. centrada. derecha.

Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su alineacin respecto de los mrgenes de la pgina, pero tambin podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla. La forma de fijar los mrgenes de la pgina se ver en el captulo correspondiente. Si quieres ver otra forma de definir la alineacin del prrafo que se va a escribir aqu tienes la forma de Escribir al Vuelo . Esta forma de escribir es til para crear pginas de ttulo, ya que permite escribir en cualquier parte de la pgina, insertando automticamente las lneas en blanco necesarias.

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Unidad 5. Avanzado. Hacer "clic" y escribir. (Escribir al vuelo)


Cmo se usa?
Al abrir un documento nuevo en Word2007 vers, si mueves el cursor por la pantalla, que ste toma "extraas formas" . Es debido a la funcin que te permite escribir libremente o escribir "al vuelo" insertando a la vez una alineacin de prrafo y sangras. Esta funcin permite escribir en casi cualquier parte de una pgina nueva, sin necesidad de crear lneas en blanco. Solo es necesario colocar el cursor y hacer doble clic, y ya podremos comenzar a escribir en ese punto. Para que nos hagamos una idea del formato que se va a utilizar cuando utilizamos esta funcin el cursor toma una forma especial segn cada caso. De esta forma sabemos el formato de prrafo que se va a aplicar segn el lugar donde coloquemos el cursor. Veamos esas "extraas formas" del cursor: Al colocar el cursor junto al margen izquierdo aparece un pequeo prrafo

alineado a la izquierda. Si posicionamos el cursor un poco ms a la izquierda y aparece con una

sangra Cuando colocamos el cursor por el centro de la pgina, veremos como el

cursor toma la forma de un pequeo prrafo centrado. Y, si ponemos el cursor junto al margen derecho toma la forma de un prrafo

alineado a la derecha.

Ms cosas
Es til, por ejemplo, cuando creamos una pgina de ttulo para un trabajo. Podemos escribir al principio de la pgina el lugar y la fecha, en el centro el propio ttulo del trabajo y al final de la pgina el autor del trabajo. Todo en los lugares exactos, sin tener que ir insertando lneas en blanco.

111 Hay que estar en vista diseo. No funciona en vista normal, vista esquema y vista prelimina r.

Sangra. Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la pestaa Inicio en el grupo de herramientas Prrafo, segn queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha. As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin se puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cmo se hace, junto con otras opciones de la pestaa Inicio, como la forma de variar el espacio que separa los prrafos, y el espacio que separa las lneas o interlineado.

Unidad 5. Formato avanzado. Prrafo


Formato prrafo
Mediante las opciones de la pestaa Inicio, en la barra de herramientas Prrafo se pueden manejar todas las caractersticas del formato prrafo. Al hacer clic en el inicializador del cuadro de dilogo de prrafo, veremos la pestaa Sangra y espacio, la otra pestaa Lneas y saltos de pgina la cual veremos en el siguiente tema avanzado.

112 Sangra y espacio. En esta pestaa vamos a ver la Alineacin, el Espaciado y el Interlineado, el Nivel de esquema lo veremos ms adelante. Alineacin. En este campo tenemos un botn para desplegar la lista con los cuatro tipos de alineacin disponibles. Izquierda, derecha, centrada y justificada. TRUCO: Si despus de alinear justificado un prrafo, a la ltima lnea del prrafo le falta un poco para llegar hasta el final de la lnea, colocar el cursor al final de esa lnea y pulsar MAYS + INTRO, esto har que la lnea se reparta homogneamente para que llegue hasta el final, con lo cual el prrafo quedar perfectamente justificado. Sangra. Podemos fijar los cm. que queremos que se desplace el prrafo tanto a la izquierda como a la derecha rellenando los campos Izquierda y/o Derecha. Tambin podemos indicar uno de los dos tipos de sangra Especial disponibles en la ventana que se despliega al hacer clic en el botn de la derecha. Primera lnea: desplaza la primera lnea del prrafo un poco a la derecha. Francesa: desplaza todas las lneas del prrafo hacia la derecha excepto la primera lnea. Espaciado. Aqu podemos fijar el espacio vertical que quedar entre el prrafo que hemos seleccionado y el prrafo anterior y posterior. Interlineado. El interlineado es el espacio vertical que separa las lneas, podemos modificarlo mediante la ventana de Interlineado que nos ofrece las siguiente posibilidades: Sencillo, es el establecido por defecto. 1,5 lneas. Doble. Dos lneas. Mnimo, al elegir esta opcin podemos especificar en el recuadro "En" de la derecha los puntos deseados pero hasta un valor mnimo para que no se superpongan las lneas.

113 Exacto, como la opcin anterior pero permitiendo la superposici n de las lneas. Mltiple, en el recuadro "En" de la derecha podremos poner un nmero de lneas, incluso con decimales.

Relacin entre Saltos de pgina y prrafos. Word200 7 inserta automticamente los saltos de pgina cuando llega al final de la pgina. Tambin se pueden insertar saltos de pgina manualmente desde la pestaa Insertar,

haciendo clic en el botn

, como veremos en el punto correspondiente.

Al insertar un salto de pgina automticamente puede ocurrir que un prrafo quede dividido entre dos pginas, normalmente esto no supone ningn problema, pero en determinadas ocasiones puede interesarnos que un prrafo no sea partido por un salto de pgina. Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar lneas juntas que se encuentra en el iniciador del cuadro de dilogo Prrafo, pestaa Lneas y saltos de pgina. Tambin hay otras opciones relacionadas con este tema que puedes ver aqu.

Unidad 5. Formato avanzado. Prrafo (II)

114 Lneas y saltos de pgina. En esta pantalla podemos controlar como se comportan los saltos de pgina respecto de los prrafos.

Control de lneas viudas y hurfanas. Si activamos esta casilla impediremos que por un salto de pgina automtico quede la ltima lnea de un prrafo en la primera lnea de una pgina (lnea viuda). Tambin evitaremos que quede la primera lnea de un prrafo como ltima lnea de una pgina (lnea hurfana).

Conservar con el siguiente. Activando esta casilla impediremos que el prrafo seleccionado y el siguiente sean separados por un salto de pgina.

Conservar lneas juntas. Al activar esta casilla impediremos que un salto de pgina reparta entre dos pginas el prrafo seleccionado.

Salto de pgina anterior. Si activamos esta casilla se insertar un salto de pgina delante del prrafo seleccionado, por lo que el prrafo seleccionado ser el primer prrafo de la pgina.

Suprimir nmeros de lnea. Esta casilla activada evitar que aparezcan los nmeros de lnea, si los hubiere, al lado del prrafo seleccionado.

No dividir con guiones. As evitaremos que, en el prrafo seleccionado, las palabras sean divididas con guiones al final de la lnea, si es que esta opcin se encuentra activada.

Vista previa.

115 Adems de todas estas opciones al final del dilogo disponemos de una vista previa, donde podemos ver en cada momento los cambios seleccionados.

Para practicar estos formatos te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso Alineacin, sangra y saltos de pgina.

Unidad 5. Ejercicios Paso a Paso. Alineacin, sangra y saltos de pgina


Vamos a practicar ejercicios de formato prrafo, modificaremos la alineacin, sangra y saltos de pgina. Partimos de este texto con formato del ejercicio anterior.

Este es el documento que vamos a obtener:

1. Abre el documento del ejercicio anterior de este tema.

116 2. Selecciona la primera lnea. Coloca el cursor en el margen izquierdo, en frente de la primera lnea y cuando tome forma de flecha, haz clic y la lnea quedar seleccionada. 3. Para cambiarle la alineacin a centrada haz clic en el botn alineacin centrada de la seccin de prrafo. 4. Selecciona el grupo de las lneas 2, 3, 4, y 5. Coloca el cursor en el margen izquierdo, en frente de la lnea dos y cuando tome forma de flecha, haz clic y arrastra hasta la lnea cinco, as el grupo de lneas quedar seleccionado 5. Vamos a aplicarle una sangra a todo el grupo. Para ello haz clic en el icono sangra derecha de la seccin de prrafo. Observa cmo el grupo se desplaza un poco a la derecha. 6. Selecciona la ltima lnea. Para cambiarle la alineacin a centrada haz clic en el botn alineacin centrada de la seccin de prrafo.

Para evitar que un futuro salto de lnea parta un conjunto de lneas ir a la pestaa Inicio, en el grupo de herramientas Prrafo, abrir el cuadro de dilogo Prrafo, haz clic en la pestaa Lneas y saltos de pgina y marca la casilla Conservar lneas juntas. En este ejercicio no tiene mucho sentido hacerlo ya que todos los prrafos tienen tan solo una lnea pero puedes hacerlo como ejercicio.

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para practicar cmo aplicar formatos.

Unidad 5. Formatos (III)


Otros formatos. Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulacin TAB. Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy utiles las tabulaciones. Word2007 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Adems podemos definir la alineacin para cada tabulacin. Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen.Para establecer cada tabulacin repetir estos dos pasos, luego de habilitar la regla, haciendo clic en el botn para activar la regla (se encuentra sobre la barra de desplazamiento vertical):

117 1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineacin de la tabulacin que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irn apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, lnea de separacin, sangra de primera lnea y sangra francesa. 2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos establecer la tabulacin y hacer clic, veremos como se inserta el icono con la tabulacin seleccionada. Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de esa tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin.

Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes tabulaciones: Izquierda posicin 2,5 Centrada posicin 4,7 Derecha posicin 6,7 en la

en

la

en

la

Lnea vertical de separacin en la posicin 8,2 Decimal posicin 9,2 en la

Tambin podemos hacer doble clic sobre la regla horizontal para que aparezca el dilogo de tabulaciones que vemos en la imagen de la derecha donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o eliminarlas.

Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedara una tabla parecida a la que vemos en la imagen inferior.

118 Observar la alineacin de cada tabulacin, la alineacin decimal coloca la coma decimal en la misma columna .Tambin se pueden las Tabulaciones, dando la posicin exacta en cm. y especificando un carcter de relleno, como puntos o guiones, entre las tabulaciones.

Unidad 5. Otros formatos avanzados


Tabulaciones
Mediante la pestaa Inicio, en el grupo de herramientas Prrafo, al hacer clic en el inicializador del cuadro de dilogo Prrafo, se pueden establecer las tabulaciones desde el botn Tabulaciones que se encuentra en la parte inferior izquierda. Tambin se pueden aplicar tabulaciones desde la regla horizontal. Para establecer las tabulaciones se teclea la posicin en cm. en el campo Posicin, a continuacin hacer clic en el tipo de alineacin deseada, luego podemos elegir un tipo de relleno con el que se rellenarn los espacios en blanco a la izquierda de la tabulacin y por ultimo pulsar el botn Fijar, esto har que la tabulacin que acabamos de crear aparezca en la la lista de tabulaciones. Si queremos eliminar una tabulacin debemos seleccionarla, haciendo clic en la lista y pulsar el botn Eliminar. Tambin tenemos un botn para eliminar todas las tabulaciones del prrafo en que nos encontramos. Una vez tengamos todas la tabulaciones preparadas pulsaremos el botn Aceptar y volveremos a nuestro documento donde veremos en la regla horizontal los iconos de las tabulaciones que acabamos de fijar. Para modificar cualquier tabulacin se puede utilizar esta ventana o la regla horizontal, independientemente de la forma en la que se creo la tabulacin. Por ltimo, en esta ventana podemos variar la distancia a la que se colocan las tabulaciones predeterminadas, que es de 1,25 cm. basta con escribir otro nmero en la ventana.

119

Cambio a maysculas
En la pestaa Inicio, dentro del grupo de herramientas Fuente, se encuentra la opcin Cambiar a maysculas y minsculas... , nos ofrece cinco posibilidades para cambiar las maysculas del texto seleccionado: Tipo oracin. La primera letra despus de cada punto en maysculas el resto en minsculas. minsculas. Todas las letras en minsculas. MAYSCULAS. Todas la letras en maysculas. Poner en manysculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayscula y el resto de la palabra en minsculas. Alternar MAY/min. Cambia las maysculas por minsculas y viceversa. Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionando Maysculas + F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas, siguientes: MAYSCULAS. minsculas. Tipo oracin.

Copiar formato
En la pestaa Inicio, dentro del grupo de herramientas Portapapeles, tenemos disponible el icono para copiar formato Este icono permite copiar las caractersticas de formato de un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba. Este icono se puede utilizar para copiar un formato una vez o para copiar un formato varias veces. Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato , el cursor tomar la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella. Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en el icono de copiar formato, , el cursor tomar la forma de brocha, a continuacin hacer clic sobre

120 tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato. En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato se copiar sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato caracter como el formato prrafo. Puede ser til copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un documento con varios ttulos de puntos o apartados, si decidimos cambiar el formato de esos ttulos bastara con hacerlo en el primer ttulo y luego copiar el formato a los dems ttulos del documento. Aunque si queremos tener almacenado ese nuevo formato para ttulos para poder utilizarlo en otros documentos quizs sea mejor crear un estilo con ese formato, como veremos ms adelante.

Unidad 5. Formatos (IV)


Paneles de formato
Al trabajar con un documento puede surgirnos esta pregunta Como podemos saber que formatos tiene aplicado un determinado texto? Hay varias formas de responder a esta pregunta. El panel Estilos muestra de forma muy sencilla y visual los formatos existentes y que se pueden utilizar en el documento. Vamos a verlos ahora. Para acceder al panel Estilos, ir a la pestaa Inicio, y dentro del grupo de herramientas Estilo, hacer clic en el inicializador del cuadro de dilogo Estilo. Panel Estilos. En la parte superior tenemos un elemento que permite Borrar todo. Debajo se encuentra la lista de estilos disponible. Debajo vers 3 botones que corresponden a: Nuevo Estilo , Inspector de Estilos . , Administrar Estilos

stos botones permiten crear nuevos estilos a

121 gusto del usuario o que se puedan ver los estilos utilizados en el documento con el Inspector de Estilos. Con este panel se pueden hacer muchas cosas, como veremos en el tema 9 al hablar de estilos, ahora vamos a hablar de una forma sencilla, pero potente, de utilizar este panel.

Aplicar formatos. Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel nicamente hay que seleccionar el texto al que queremos aplicarle el formato y hacer clic en la lnea del panel que contenga el formato que queremos aplicar. Si desea borrar el formato, hacer clic en el botn superior que dice Borrar todo.

Crear formatos. Para crear un formato haz clic en el botn Nuevo estilo y rellena los campos que se te mostrarn en el siguiente cuadro de dilogo.

Una vez hayas terminado pulsa Aceptar y el estilo estar listo para utilizarse. Inspector de estilos.

122 En esta zona podemos ver las caractersticas del texto que tenemos seleccionado (si no hay texto seleccionado, del texto donde tenemos el punto de insercin). Su funcionamiento es muy sencillo, en la parte superior Formato de prrafo se nos muestra el nombre y el ejemplo del estilo aplicado sobre el prafo completo. Ms abajo encontrars un rea llamada Formato de nivel de texto, aqu se mostrar el nombre del estilo y su ejemplo aplicado sobre el texto seleccionado o en su defecto el del punto de insercin. La explicacin para la diferencia de esta clasificacin es sencilla. Un estilo se aplica sobre un prrafo completo, aunque siempre es posible aplicar un segundo estilo sobre una parte de ese prrafo. De este modo, el Inspector de estilo nos informa del estilo del prrafo y del texto seleccionado dentro de ese prrafo. Haciendo clic en el botn Mostrar formato vemos el siguiente panel.

Panel Mostrar Formato. Este panel muestra el detalle del formato del texto. En la zona Formato del texto seleccionado tenemos descrito con todo detalle el formato, tanto a nivel de formato fuente, como a nivel de formato prrafo e incluso a nivel de seccin. Por ejemplo, en esta imagen vemos que se ha seleccionado el texto Se puede insertar un... y que tiene un formato fuente Cuerpo de 11 puntos; tambin vemos que tiene un formato prrafo con alineacin izquierda, con sangra a la izquierda. Como puedes comprobar el texto seleccionado tiene aplicado su propio formato. Vamos a ver las dos forma bsicas de utilizar este panel. 1. Ver el formato. En este caso slo podemos ver el formato de la parte del documento que tenemos seleccionado, mientras que en el panel anterior podamos ver los distintos formatos que contena el documento. Sin embargo en este panel el formato est descrito de una forma mucho ms amplia.

123 2. Modificar el formato. Al hacer clic en uno de los elementos del formato que aparecen en color azul, se abrir el cuadro de dilogo correspondiente para que cambiemos el formato. Por ejemplo al hacer clic en Fuente se abrir el cuadro de dilogo para modificar la fuente. De la misma forma que se abrira si hicisemos clic en la pestaa Inicio, Fuente. De esta manera tenemos un acceso ms directo a los diferentes cuadros de dilogo del men Formato. Es decir, podemos modificar todos los elementos desde el propio panel, lo cual es una gran ventaja.

Si deseas aprender cmo introducir ecuaciones y frmulas en el siguiente avanzado te explicamos cmo utilizar el editor de ecuaciones.

Unidad 5. Trabajar con ecuaciones.


Introducir ecuaciones
Word dispone de un editor de ecuaciones el cual nos ayuda a introducir ecuaciones y frmulas matemticas. Para utilizar el editor de ecuaciones debemos acceder a la pestaa Insertar, dentro del grupo de herramientas Smbolos se encuentra la herramienta Ecuacin y la herramienta Smbolo.

Al hacer clic en la herramienta Ecuacin, se abren las herramientas de Diseo de ecuaciones. Dichas herramientas se agrupan en Herramientas, Smbolos y Estructuras.

Tambin se observa en la hoja un lugar especfico donde podemos insertar la ecuacin/formula que deseemos.

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Un ejemplo de cmo quedara una ecuacin hecha con el editor de ecuaciones sera como el siguiente. Esta es la ecuacin vista en el cuadro editor de ecuaciones.

Y esta es la misma ecuacin vista desde fuera del editor, desde el documento de Word que estbamos desarrollando.

Ejercicios del Tema 5.

Prueba evaluativa terica del Tema 5.

Ejercicios Unidad 5 . Formato.


1.- Crear un documento utilizando formatos.
Vamos a utilizar distintas fuentes, estilos y tamaos. Abre un documento nuevo y teclea este texto:

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A continuacin intenta modificarlo t mismo para conseguir que quede con este formato:

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

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Ayuda Ejercicios Unidad 5. Formato.


1.- Crear un documento utilizando formatos.
Veamos cmo conseguir que el texto tenga este aspecto:

1.- Selecciona la primera lnea. 2.- Hacer clic pestaa Inicio, sobre el icono Negrita. 3.- Poner el tamao de fuente en 16 puntos. 4.- Escoger el tipo de fuente Arial 5.- Poner la alineacin Centrada. 6.- Selecciona la segunda lnea (Escritores contemporneos). 7.- Poner el tamao de la fuente en 12 puntos. 8.- Escoge como tipo de fuente Verdana. 9.- En la pestaa Inicio hacer clic sobre Cursiva, Subrayado. 10.- Poner la alineacin Izquierda. Para seleccionar un prrafo completo hay que hacer doble clic en la zona del margen izquierdo.

127 11.- Selecciona el prrafo La muerte... 12.- Elige como fuente Times New Roman. 13.- Poner el tamao de la fuente en 10 puntos. 14.- Poner la alineacin Izquierda. 15.- Selecciona el prrafo En Julio... 16.- Elige el tipo de fuente Verdana 17.- En la pestaa Inicio hacer clic sobre Cursiva 18.- Poner la alineacin Justificada. 19.- Desplaza el prrafo hacia la izquierda con el icono Aumentar sangra que est a la derecha de las alineaciones. 20.- Selecciona la ltima lnea Cuentos... 21.- Elige Cursiva. 22.- Poner el tamao de la fuente en 10 puntos. Con todo esto debe quedar como queramos.

Prueba Evaluativa de la unidad 5. Formato


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Cmo podemos hacer que todos los nuevos documentos tengan una fuente determinada, por ejemplo Arial en lugar de la clsica Times New Roman o la nueva fuente Calibri? a) Cambiando la fuente al crear cada documento. b) Con el botn Predeterminar... del men Formato - Fuente.

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c) Cambiando la fuente en todo el documento una vez concluido. 2. Cul de las siguientes afirmaciones es la verdadera. a) La fuente, estilo y tamao se pueden cambiar slo desde la barra de formato b) La fuente, estilo y tamao se pueden cambiar desde el men contextual fuente y desde la pestaa Inicio, en el grupo de herramientas Fuente. c) La fuente, estilo y tamao se pueden cambiar slo desde el men Formato - Fuente. 3. La alineacin justificada hace que queden alineados los bordes derecho e izquierdo del prrafo. a) Verdadero. b) Falso.

4. Cul de las siguientes afirmaciones es la verdadera. a) Se puede cambiar el color, poner parpadeo rpido o lento y la anchura entre los caracteres. b) Se puede cambiar el color, tachar, poner sombra, el espacio entre los caracteres y la anchura de los caracteres. c) Se puede cambiar el color, tachar, poner sombra, el espacio entre los caracteres y el grosor de los caracteres. 5. Cul de las siguiente afirmaciones es la ms completa, respecto a las marcas de fin de prrafo. a) Permiten separar un prrafo de otro. b) Permiten separar un prrafo de otro y se introducen al pulsar la tecla INTRO. c) Permiten separar un prrafo de otro, dar diferentes formatos a los prrafos y se introducen al

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pulsar la tecla INTRO. 6. Cules de las siguientes afirmaciones son ciertas? a) Podemos controlar que un salto de pgina no parta un prrafo por la mitad. b) Podemos controlar que un salto de pgina no deje una lnea sola al final de una pgina. c) Podemos controlar que un salto de pgina no deje una lnea sola al principio de una pgina. d) Las tres respuestas anteriores son ciertas.

Unidad 6. Ortografa y gramtica (I)


La revisin ortogrfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Word2007 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones. Evitar que hayan errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningn error no quiere decir que, necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto. La forma que tiene Word para detectar las palabras errneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto. Por ejemplo, si escribimos La bibliografa del gran escritor Miguel Delibes es muy basta y Vasta ya de gritar!. Word no detectar ningn error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta". La revisin ortogrfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son errneas y la revisin gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el genero del sujeto y del adjetivo. Con Word podemos realizar una revisin ortogrfica o una revisin gramatical o ambas a la vez, como veremos a continuacin.

Revisin ortogrfica

130 Existen dos formas bsicas de revisar la ortografa, revisar una vez concluida la introduccin del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma. Revisar al finalizar.

Para establecer esta forma de revisin debemos ir al Botn Office hacer clic en el botn Opciones de Word Revisin.

y all seleccionar

Aparecer un cuadro de dilogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla Revisar ortografa mientras escribe.

131 Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografa podemos hacerlo de una de estas formas: 1.- Haciendo clic en la pestaa Revisar y luego sobre el icono

de la barra de herramientas de acceso rpido. 2.- Pulsando F7. Word comenzar a efectuar la revisin ortogrfica y cuando encuentre un posible error se detendr y nos mostrar una ventana informndonos de ello. Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana. Vamos a verlo con el ejemplo que se muestra en la siguiente pgina...

Unidad 6. Ortografa y gramtica (II)


En la parte superior de la ventana, en la barra de ttulo, nos informa del idioma q u e s e e s t u ti li z a n d o en la correccin, en este caso, el Espaol. En la zona titulada No se encontr: aparece en color rojo la palabra no encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra. Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras ms parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrar la palabra correcta (Bastaron). En este caso el error era el cambio de la B por la V.

132 En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese as bastara hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla. Llegados a esta situacin debemos decidir qu botn de la derecha pulsamos, en este caso el ms adecuado sera "Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno de ellos Omitir una vez. No realiza ninguna accin sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento. Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasar por alto sin realizar ninguna accin sobre ella. Continua revisando el documento. Agregar al diccionario. Aade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta accin cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada. Por ejemplo, si no queremos que detecte como error el nombre de nuestra empresa "aulaClic". Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituir a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccin que creamos oportuna y pulsar este botn. Cambiar todas. Cambia automticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada. Autocorreccin. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccin. Ms adelante se explica en qu consiste la autocorreccin.

Si quieres ver ms ejemplos de diferentes tipos de errores ortogrficos.

Errores ortogrficos

133 V a m o s a v e r a l g u n o s c a s o s tpicos de los errores que puede encontrar Word cuando revisa la ortografa. En el caso de la imagen de la derecha hemos escrito "pin-pil" en lugar de "pil-pil", vemos que no hay ninguna sugerencia vlida. Para corregir el error hacemos clic en la palabra no encontrada y cambiamos "pin" por "pil", la ventana pasar a tener el aspecto que muestra la siguiente imagen.

A h o r a p o d e m o s c o n fi r m ar el cambio que hemos realizado pulsando en el botn Cambiar o volver al cuadro de dilogo anterior pulsando en Deshacer edicin.

134 Tambin podemos pulsar el botn Cambiar todas o el botn Autocorreccin, aunque en esta ocasin tienen menos sentido, ya que no es probable que haya otro error idntico a este.

E n e s t e c a s o n o h a encontrado correcto que despus de dos puntos aparezca un subrayado en lugar de un espacio, sin embargo en el contexto de este documento no se puede considerar que eso sea un error. Podemos pulsar Omitir, si creemos que no se van a dar ms casos como este, o pulsar Omitir todas para asegurarnos que Word no va a plantear otra situacin como esta.

En el cuadro Idioma del diccionario tenemos el botn del tringulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma. Asegurarse de que el diccionario elegido est disponible en nuestro ordenador. Si queremos que tambin realice la revisin gramatical junto con la revisin ortogrfica, marcar la casilla Revisar gramtica. El botn Opciones nos lleva al cuadro de dilogo que hemos visto al principio de esta pgina. Si quieres ver con detalle las diferentes opciones.

Unidad 6. Ortografa avanzada


Opciones de ortografa

Para modificar las opciones de ortografa debemos ir al Botn Office hacer clic en el botn Opciones de Word

,y

, aparecer un

135 cuadro de dilogo, all seleccionar la categora Revisin y aparecer un cuadro de dilogo como ste. Vamos a ver las diferentes opciones que nos ofrece:

Omitir palabras en MAYSCULAS. Si marcamos esta casilla no tendr en cuenta las palabras en maysculas cuando realice la revisin ortogrfica. De esta forma se evita que detecte errores en los nombres de empresas, organismos, etc. que se suelen escribir en maysculas Omitir palabras con nmeros. Si marcamos esta casilla no tendr en cuenta las palabras que contienen nmeros ( Informe34c, Ejercicio5 ) cuando realice la revisin ortogrfica.

136 Omitir archivos y direcciones de Internet. Si marcamos esta casilla no dar error en los nombres de archivos (cuenta4.exe), ni en las direcciones de internet (http://www.aulaclic.com), ni en las direcciones de correo electrnico (webmaster@aulaclic.com). Marcar palabras repetidas. Cuando repita una palabra a continuacin de otra, Word marcar el error. Permitir maysculas acentuadas en francs. Permite escribir textos con caracteres acentuados en francs (las maysculas) Slo diccionario principal. Si est marcada, slo consultar el diccionario principal para ofrecer sugerencias. Si no est marcada utilizar todos los diccionarios disponibles. Revisar ortografa mientras escribe. Activa la revisin ortogrfica de modo permanente, cuando cometamos un posible error lo subrayar en rojo ondulado. Utilizar ortografa contextual. Si la casilla est activada, revisar la ortografa, de acuerdo al contexto en que se encuentre la palabra. Marcar errores gramaticales mientras escribe. Activa la revisin gramatical de modo permanente, cuando cometamos un posible error lo subrayar en verde ondulado. Revisar gramtica con ortografa. Si est marcada, permite la revisin permanente de gramtica y ortografa en el texto. Ocultar errores de ortografa en este documento. Esta casilla slo se puede marcar si tenemos marcada la casilla anterior. Si la activamos hace que no aparezca el subrayado ondulado rojo en las palabras errneas.

Cuando Word acaba de revisar el documento aparece una ventana como sta avisndonos. Si modificamos el documento podemos revisarlo de nuevo. Si volvemos a revisar un documento la lista de todas las palabras sobre las que hayamos elegido Omitir todas se borrar, por lo cual volvern a ser detectadas como errores.

El botn Deshacer, deshace los ltimos cambios realizados por la revisin ortogrfica, uno a uno, pidindonos la confirmacin.

137

Revisar mientras se escribe. Esta es otra forma de revisar la ortografa; para elegir esta forma de revisin debemos ir al Botn Office , hacer clic en el botn Opciones de Word

y all seleccionar Revisin. En la ventana que se abre, marcar la casilla Revisar ortografa mientras escribe y pulsar Aceptar. A partir de ese momento Word efectuar la revisin ortogrfica de modo permanente, de forma que nos mostrar los errores que ya existan en el texto y los que cometamos segn vamos introduciendo nuevo texto. Otra diferencia respecto al mtodo anterior es que cuando encuentre un posible error no mostrar el cuadro de dilogo que vimos anteriormente, sino que subrayar la palabra no encontrada con un subrayado ondulado en color rojo, como vemos en la imagen de la derecha. Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botn derecho del ratn, entonces aparecer una pequea ventana, como la que vemos en la imagen, que nos permitir tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografa al finalizar. Veamos las opciones de esta ventana: Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos ms que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituir la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la imagen la sugerencia es: establecer. Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasar por alto sin realizar ninguna accin sobre ella y no la volver a mostrar subrayada. En caso de faltar el botn Omitir, no es ningn problema ya que si queremos omitir el error detectado basta con no elegir ninguna opcin de la ventana y hacer clic fuera de la ventana para que se cierre. Si consideramos que la palabra subrayada no es un error no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por

138 dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimir en ningn caso. Agregar al diccionario. Aade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volver a mostrar subrayada. Autocorreccin. Si hacemos clic en Autocorreccin se abrir la lista con las sugerencias para que elijamos cual de ellas aadimos a la lista de autocorreccin. Idioma. Al hacer clic aparecer seleccionemos el nuevo idioma. una lista para que

Ortografa... Si hacemos clic aqu aparecer la misma ventana para corregir los errores que hemos visto en el apartado Revisar al finalizar.

Si utilizamos este mtodo de revisar la ortografa mientras se escribe debemos ser conscientes del tiempo de proceso que conlleva. Si abrimos un documento largo que no ha sido revisado, hasta que Word no acabe de revisar todo el documento no podremos comenzar a trabajar. Ese tiempo depender de la longitud del documento y de la potencia de proceso de nuestro ordenador. Si no vamos a modificar el documento es mejor desactivar esta opcin, antes de abrirlo. Si estamos creando un nuevo documento, no notaremos ningn retraso por tener activada esta opcin.

Unidad 6. Ortografa y gramtica (III)


Revisin gramatical
La revisin gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases. Para realizar esta correccin Word debe trasladar a un lenguaje lgico todas las reglas que rigen la gramtica castellana y adems debe ser capaz de realizar todas las combinaciones que el idioma permite. Esta es una tarea mucho ms compleja que comprobar si una palabra existe en el diccionario. Por lo tanto no es de extraar que la revisin gramatical realizada por Word no sea tan perfecta como la revisin ortogrfica. Igualmente que en la revisin ortogrfica existen dos formas bsicas de revisar la ortografa, revisar una vez concluida la introduccin del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma. Revisar al finalizar.

139 Para elegir esta forma de revisin primero debemos configurar las opciones de Revisin. Para ello ir al Botn Office , y hacer clic en el botn Opciones de Word , aparecer un cuadro de dilogo como el de abajo, all seleccionar en el men de la izquierda, Revisin.

Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar ortografa mientras escribe, y Aceptar. Una vez realizado este cambio podemos comenzar a realizar la revisin de una de estas dos formas:

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1.- Hacer clic en el botn Ortografa y Gramtica del grupo de herramientas Revisin que se encuentra en la pestaa Revisar. 2.- Pulsar F7. Cuando encuentre un posible error se detendr y nos mostrar una ventana informndonos de ello. Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana. Vamos a verlo con el ejemplo que se muestra en la siguiente pgina...

Unidad 6. Ortografa y gramtica (IV)


En la superi or apare ce en color verde la palabr a detect ada como errne a (Los congr eso) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra. Justo encima aparece una explicacin del error encontrado, en este caso Concorcondancia en el grupo nominal y debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: en la parte inferior una lista con las sugerencias para corregir la palabra errnea. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrar la palabra correcta (el congreso).

141 En este caso el error era la falta de concordancia entre el articulo ( los) y el sustantivo (congreso). En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese as bastara hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla. Llegados a esta situacin debemos decidir qu botn de la derecha pulsamos, en este caso el ms adecuado sera "Cambiar", pero veamos el significado de cada uno de ellos Omitir una vez. No realiza ninguna accin sobre la palabra errnea y contina revisando el documento. Omitir regla. Cada vez que vuelva a encontrar un error de este tipo lo pasar por alto sin realizar ninguna accin. Contina revisando el documento. Oracin siguiente. Si la sugerencia ofrecida no es buena podemos hacer clic en la zona "error gramatical" y corregir nosotros mismos el error y a continuacin pulsar el botn Oracin siguiente. Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituir a la palabra errnea. Explicar.... Aparece el asistente con un "bocadillo" explicando el tipo de error encontrado en la frase. Si quieres ver ms ejemplos de diferentes tipos de errores gramaticales.

Errores gramaticales
Vamos a ver algunos casos tpicos de los errores que puede encontrar Word cuando revisa la gramtica.

142 En el caso de la imagen de la derecha vemos que no hay concordancia entre el sujeto (pas) y el verbo (tienen), la sugerencia ofrecida es correcta, por lo tanto deberamos pulsar el botn Cambiar.

E n e l c a s o d e l a i m a g e n de la derecha vemos cmo el corrector gramatical ha detectado que "furgoneta" es de genero femenino y por lo tanto el artculo correcto es "la" en lugar de "el", la sugerencia ofrecida es correcta, por lo tanto deberamos pulsar el botn Cambiar.

E n el l ti m o c a s o v e m o s c mo el corrector gramatical ha detectado que falta abrir la pregunta con el signo de interrogacin, en este caso no hay ninguna sugerencia, aunque est bastante claro cmo solucionar el error: escribiendo el signo de interrogacin al principio de la pregunta.

143 Una vez hecho deberamos pulsar el botn Omitir.

El resto de los botones tienen la misma funcin que ya hemos visto para la ortografa. Revisar mientras se escribe. Esta es otra forma de revisar la gramtica. Para elegir esta forma de revisin debemos ir al men al Botn Office , y hacer clic en el botn Opciones de

Word , aparecer un cuadro de dilogo como el de abajo, all seleccionar en el men de la izquierda, Revisin y marcar la casilla Marcar errores gramaticales mientras se escribe y pulsar Aceptar. A partir de ese momento Word efectuar la revisin gramatical de modo permanente, de forma que nos mostrar los errores que ya existen en el texto y los que cometamos segn vamos introduciendo nuevo texto. La diferencia respecto al mtodo anterior es que cuando encuentre un posible error no nos mostrar el cuadro de dilogo que vimos anteriormente, sino que subrayar el posible error con un subrayado ondulado en color verde, como vemos en la imagen de la derecha. Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botn derecho del ratn, entonces aparecer una pequea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitir tratar el error de forma similar a como acabamos de ver. Veamos las caractersticas de esta ventana: Sugerencias. A partir de la segunda lnea nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos ms que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituir la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En este caso la sugerencia es correcta: bonita. Omitir una vez . Pasar por alto esta oracin sin realizar ninguna accin sobre ella. Gramtica. Al hacer clic aqu nos llevar a la misma ventana que acabamos de ver cuando revisamos la gramtica al finalizar.

144 Acerca de esta oracin. Al igual que ocurra en la opcin explicar del anterior mtodo de repasar la gramtica, al pulsar sobre esta opcin aparece el asistente dando una pequea explicacin sobre el error.

Unidad 6. Ortografa y gramtica (V)


Autocorreccin
Mediante la autocorreccin Word puede corregir algunos errores que no es capaz de detectar por otros mtodos y nos ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones. Por ejemplo, como puedes ver en la imagen, cada vez que encuentre la palabra o once la remplazar con la palabra u once. De igual forma reemplazar por o oscuro por u oscuro. Para ver y modificar las diferentes opciones de la Autocorreccin ir al Botn Office , y hacer clic en el botn Opciones de Word , aparecer un cuadro de dilogo, all seleccionar en el men de la izquierda, Revisin, y a continuacin hacer clic en el botn Opciones de Autocorreccin... y aparecer un cuadro de dilogo como este, vamos a ver las posibilidades ms interesantes.

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Corregir DOs MAysculas SEguidas. Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos maysculas seguidas al principio de una palabra Word sustituir la segunda mayscula por una minscula. Por ejemplo: Corregir DOs MAysculas SEguidas se corregira a: Corregir Dos Maysculas Seguidas. Poner en mayscula la primera letra de una oracin. Pone en mayscula la primera letra despus de un signo de puntuacin que indique el final de una oracin, como por ejemplo un punto, un final de interrogacin, etc. Poner en mayscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace que empiece por mayscula. Poner en mayscula los nombres de das. Pone en mayscula los nombres de los das de la semana. Corregir el uso accidental de bLOQ mAYS. Cuando encuentra una palabra con la primera letra en minscula y las siguientes en maysculas la cambia por la primera en mayscula y las siguientes en minsculas y desactiva el bloqueo de maysculas.

146 Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir errores como los que vemos en la imagen. Por ejemplo, la palabra "que" cuando va detrs de una interrogacin va siempre acentuada. Agregar. Tambin podemos aadir y eliminar filas a esta lista. Basta con rellenar los campos Reemplazar y Con con las palabras que queramos y el pulsar el botn Agregar ( aunque ahora este botn no se ve en la imagen porque hemos aadido la palabra O.N.U. y nos ofrece la posibilidad de Eliminar). Por ejemplo, hemos agregado que cada vez que encuentre las siglas O.N.U. las reemplace por Organizacin de las Naciones Unidas.

Tambin tenemos disponible el botn Excepciones... que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccin. Por ejemplo, para la casilla Poner en mayscula la primera letra de una oracin podemos indicar una lista de abreviaturas para las que no queremos que se aplique la regla, como podemos ver en la imagen. Tenemos otras dos pestaas para asignar excepciones en otros casos.

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para practicar lo visto en la unidad.

Ejercicios del Tema 6.

Prueba evaluativa terica del Tema 6.

Ejercicios Unidad 6 . Ortografa y gramtica


1.- Revisar ortografa.

147 Abrir un documento y teclear este texto, con los errores incluidos: Literatura espaola. Escritores contemporaneos. La muerte arrebat a IGNACIO ALDECOA (1925-1969) en plena madurez creadora, pero la obra que nos a legado basta para situarle entre los grandes narradores contemporneos. En julio, seores, siendo cobrador en un tranva, cuesta sonrer. En julio se suda demasiado; la vadana de la gorra comprime la cabeza. En julio las calles son blancas y cegadoras como platos, o negras y frescas como cuevas. En Julio es precisamente el tiempo en que a los viejos cobradores suelen darles el delicado, docente y aburrido encargo de ensear al que no sabe; esto es, mostrar a los aspirantes a tranviarios cmo se debe cobrar rpida y educadamente .(Cuentos completos, Volumen1. IGNACIO ALDECOA) Revisar la ortografa y solucionar los errores encontrados. Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

.- Revisar ortografa.
Este es el texto que vamos a revisar Literatura espaola. Escritores contemporaneos. La muerte arrebat a IGNACIO ALDECOA (1925-1969) en plena madurez creadora, pero la obra que nos a legado basta para situarle entre los grandes narradores contemporneos. En julio, seores, siendo cobrador en un tranva, cuesta sonrer. En julio se suda demasiado; las vadana de la gorra comprime la cabeza. En julio las calles son blancas y cegadoras como platos, o negras y frescas como cuevas. En Julio es precisamente el tiempo en que a los viejos cobradores suelen darles el delicado, docente y aburrido encargo de ensear al que no sabe; esto es, mostrar a los aspirantes a tranviarios cmo se debe cobrar rpida y educadamente. (Cuentos completos, Volumen1. IGNACIO ALDECOA) Para revisar la ortografa y la gramtica a la vez comprueba que est marcada la casilla Revisar gramtica con ortografa en el Botn Office , hacer clic

en el botn Opciones de Word , aparecer un cuadro de dilogo, all seleccionar en el men de la izquierda, Revisin y verificar que la casilla mencionada est marcada.

148 Una vez tecleado el documento pulsa F7 o haz clic en el icono Ortografa y

gramtica

Comprueba que te va dando los siguientes errores. 1.- Falta el acento en contemporneos. Corregirlo. 2. Observar que ha detectado el error "...que nos a legado..." donde falta la hache en la palabra "ha", aunque la palabra "a" es correcta cuando es preposicin. 3.- badana no se escribe con "v". Corregirlo 4.- Las vadana de la gorra comprime la cabeza. Sugerencia comprimen En este caso la sugerencia no es acertada ya que el error esta en el artculo "Las" que deberia ser en singular "La" Comprobar que al volver a revisar activando antes las opciones Omitir palabras con nmeros y Omitir palabras en maysculas del Botn Office, Opciones de Word, pestaa Revisin dan los siguientes errores. 5.- Volumen1, da error. 6.- ALDECOA da error.

Prueba Evaluativa de la unidad 6. Ortografa y gramtica


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. La revisin ortogrfica detectar error en la frase: "La hola rompi en la arena"? a) No, porque "hola" es una palabra correcta. b) No, porque "hola" tiene dos significados. c) No, porque no hay ningn error. 2. Qu diferencia hay entre 'Revisar ortografa al finalizar' y 'Revisar ortografa mientras se escribe' ? a) 'Revisar al finalizar' realiza una revisin mejor. b) 'Revisar mientras se escribe' consume menos recursos.

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c) La diferencia fundamental radica en el momento en que se realiza la revisin. 3. La revisin gramatical consiste en analizar una frase completa para ver si est bien construida. a) Verdadero. b) Falso.

4. Cundo debemos 'Agregar' una palabra al diccionario? a) Cuando sea correcta y no exista en el diccionario. b) Cuando no exista en el diccionario. c) No conviene agregar palabras al diccionario porque la revisin se hace ms lenta. 5. Con la autocorreccin puedo aadir reglas para ... a) ... que se sustituya una palabra errnea por otra correcta. b) ... evitar tener que utilizar la correccin ortogrfica. c) ... corregir automticamente todos los errores. 6. Para arrancar la revisin ortogrfica puedo ... a) ... pulsar F7. b) ... hacer clic en el icono 'Revisar' de la barra estndar. c) ... ir a la pestaa Inicio y seleccionar el botn Ortografa y gramtica. d) Las tres respuestas anteriores son ciertas.

Unidad 7. Diseo de pgina (I)


Configurar pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.

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Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas Configurar pgina, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Mrgenes, Orientacin, Saltos de pgina, Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones. Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos mrgenes es correcto para el documento que est realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opcin Mrgenes Personalizados.

Tambin se puede modificar el tamao de la hoja, en la cual saldr impreso el documento. Al hacer clic en el botn Tamao, se abre una

lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la opcin Ms tamaos de papel.

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En la pgina siguiente explicamos esta ventana con ms detalle...

Unidad 7. Diseo de pgina (II)


En el cuadro de dilogo de la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.

Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la pgina y la primera lnea del documento. Inferior: indicaremos la distancia entre la ltima lnea del documento y el borde inferior de la pgina. Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la pgina y el principio de las lneas del documento. Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la pgina y el final de las lneas del documento. Encuadernacin. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las pginas para encuadernar un libro.

152 Posicin del margen interno. Posicin del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernacin. Orientacin. Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o horizontal (tambin llamada apaisada). Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones: Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrar claramente en que consisten. En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina. Si pulsamos el botn Predeterminar, los valores actuales sern los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.

En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una. En la pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos dicho que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin, los encabezados y pies de pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes. Los encabezados y pies de pgina son un texto, generalmente de una o dos lneas, que se repite en todas las pginas, donde se suele indicar cosas como el ttulo del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina deberemos ir a la pestaa Diseo y en ese cuadro de dilogo rellenaremos los campos correspondientes: Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera lnea del encabezado. Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y el borde inferior de la pgina.

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Una vez fijados todos los parmet ros que acabam os de ver para apreciar el efecto global de los mrgen es en nuestro docume nto debemo s pasar a vista de Diseo de impresi n. Esta imagen es un ejemplo de vista Diseo de impresin de una pgina con encabezado y pie de pgina. Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que indica el tamao de los mrgenes. Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior. Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del margen. Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona.

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Unidad 7. Diseo de pgina (III)

Encabezados y pies de pgina


Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina. Esto es til para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc. El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele contener los nmeros de pgina. Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar. Se mostrar una nueva pestaa:

Observa como ha aparecido una lnea punteada con el rtulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y tambin se ha abierto la pestaa Herramientas para encabezado y pie de pgina, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles.

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Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar nmeros de pgina, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuacin. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos haciendo clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina, a la derecha de la ventana. Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Veamos ms botones de esta barra. Insertar Propiedades. Al hacer clic en Elementos rpidos y luego en Propiedad, se abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre l. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un slo clic el autor, la pgina y la fecha.

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Insertar una imagen guardada en el disco (foto). Insertar imgenes prediseadas.

Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione.

En la pestaa Diseo tambin encontraremos el siguiente grupo de opciones:

Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada por ejemplo, para cuando la primera pgina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el nmero de la pgina. Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el nmero de pgina se imprime a la izquierda en las pginas impares y en las pginas pares imprimirlo a la derecha.

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Unidad 7. Diseo de pgina (IV)


Nmeros de pgina
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este nmero de pgina no aparece en el documento

Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar, desplegando la opcin Nmero de pgina y eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero.

Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para que elijamos el que ms nos guste. Tambin podemos insertar el nmero de pgina editando el encabezado o pie (segn dnde queremos colocar el nmero de pgina) y seleccionar la opcin Nmero de pgina de la pestaa Diseo:

Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicacin y formato del nmero de pgina.

158 Existe una gran cantidad de formatos prediseados asociados a cada ubicacin, estos estn organizados por secciones para facilitarnos la localizacin del formato que buscamos. En la seccin Simple tenemos nmeros simples con diferentes alineaciones. En la seccin Con formas, los nmeros se escriben dentro de una forma, por

ejemplo con cinta:

En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los

cuales se les aplica algn tipo de formato

En la seccin Pgina X, el nmero de pgina viene acompaado de la palabra Pgina o Pag, por ejemplo .

En la seccin Pagina X de Y, se aade adems el nmero total de pginas del documento, por ejemplo .

Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicacin pueden variar de una ubicacin a otra, la ubicacin Final de pgina dispone de ms formatos. Para ver los encabezados y pies de pgina en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo vista Diseo de Impresin donde se ven en un tono ms claro que el texto normal. Una vez insertado el nmero de pgina podemos variar su formato con la opcin F o r m a t o d e l

nmero de pgina. Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuacin.

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Al hacer clic sobre el tringulo del campo Formato de nmero se despliega una lista con posibles formatos predeterminados para que seleccionemos el formato que ms nos guste. Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las pginas: 1.- Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la primera seccin). 2.- Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en: Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el nmero del captulo junto con el de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de captulo y seleccionando un formato.

Ejercicios del Tema 7.

Prueba evaluativa terica del Tema 7.

Ejercicios Unidad 7 . Diseo de pgina


Ejercicio 1. Abrir un documento y crear nmeros de pgina en la parte de abajo de la pgina, darles formato centrado y en numeracin romana, comenzar a numerar por 3.

Ejercicio 2. Crear el siguiente Encabezado, incluyendo la fecha del da: Curso de introduccin ....................................................20/12/2004 a Microsoft Word2007

Ejercicio 3. Crear el siguiente Pie de pgina con el nmero de pgina y el nmero total de pginas: Valencia (Espaa)............................... .........................................aulaClic.com Pgina 3/9

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

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Ayuda Ejercicios Unidad 7 . Diseo de pgina


Ejercicio 1: Abrir un documento y crear nmeros de pgina en la parte de abajo de la pgina, darles formato centrado y en numeracin romana, comenzar a numerar por 3. Ayuda: Para insertar los nmeros de pgina ir al men Insertar, Pie de pgina, Editar pie. Luego selecciona Nmeros de pgina en la pestaa Diseo. En Posicin elegir Parte inferior y en Alineacin elegir Centrada. Ir a Formato y elegir numeracin romana (I,II,III,...) En el punto Iniciar en poner un 3.

Ejercicio 2: Crear el siguiente Encabezado, incluyendo la fecha del da: Curso de introduccin ..............................................20/12/2004 a Microsoft Word2007

Ayuda: Para insertar el encabezado ir a la pestaa Insertar, y hacer clic en Encabezado. Escribe Curso de ............................................ introduccin a Microsoft Word2007

A continuacin insertar la fecha con el botn Con el botn pasar al pie de pgina para continuar con el ejercicio.

Ejercicio 3: Crear el siguiente Pie de pgina con el nmero de pgina y el nmero total de pginas: Valencia (Espaa)............................... .........................................aulaClic.com Pgina 3/9

Ayuda: escribiremos en la parte izquierda el texto: Valencia (Espaa)............................... e insertaremos el nmero de pgina haciendo clic en el botn , elegiremos uno formato Pgina X de Y, en el que cambiaremos de por /. Para acabar, escribir el texto que falta: ........................................aulaClic.com

161 En la carpeta doc de este curso tienes el archivo Pies_pagina.docx donde vers el resultado.

Prueba Evaluativa de la unidad 7. Diseo de pgina


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Al configurar los mrgenes de la pgina A qu distancia nos referimos? a) Desde el borde de la pantalla al texto. b) Desde el borde de la ventana al texto. c) Desde el borde del papel al texto. 2. Para ver el efecto de los mrgenes debemos estar en ... a) Tipo de vista Normal. b) Tipo de vista Diseo de impresin o Vista preliminar. c) Cualquier tipo de vista. 3. Podemos fijar un espacio adicional para el caso de que vayamos a encuadernar un libro. a) Verdadero. b) Falso. 4. Los nmeros de pgina ... a) ... son obligatorios. b) ... son opcionales. c) ... son opcionales pero no se puede elegir su posicin en la pgina. 5. El Encabezado y Pie de pgina ... a) ... el Encabezado lleva un texto fijo que se repite en todas las pginas, no puede llevar nmero de pgina.

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b) ... el Pie de pgina es apropiado para poner el nmero de pgina. c) ... el Pie de pgina no puede llevar un texto fijo. 6. Cules de las siguientes afirmaciones son ciertas? a) Si tenemos Pie de pgina debemos tener tambin Encabezado. b) El Pie de Pgina y el Encabezado son independientes. c) Hay que tener Encabezado y Pie de pgina o no tener nada. d) El Pie de pgina siempre lleva nmero de pgina.

Unidad 8. Tablas (I)


Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet. Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u otros mtodos. Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, nmeros o grficos.

Creacin de tablas

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Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas estn en la pestaa Insertar, seleccionar dentro de una cuadrcula las filas o columnas, definirla usando numeros para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujndola con el ratn, segn el tipo de tabla ser ms til un mtodo u otro, vamos a ver los tres. Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaa Insertar y seleccionar el botn Tabla, all se muestra una ventana con las tres opciones. 1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sera una celda de la misma. 2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla, este vnculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla. 3. La tercer opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla, aqu se dimensiona la tabla dibujndola con el mouse

Unidad 8. Tablas (II)


Cuando creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle directamente un estilo con un slo clic para ello debers seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaa Diseo, all podrs seleccionar uno entre un amplio listado en la seccin Estilos de tabla.

Mediante esta opcin podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo, Tabla con cuadrcula que es el que est marcado con un cuadro naranja en la imagen. Word aplicar las caractersticas del formato elegido a nuestra tabla.

El programa tambin te permite dibujar, y por lo tanto aadir, nuevos bordes a la tabla.

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De esta forma podr tomar un aspecto mucho ms parecido a lo que tengamos en mente.

Para ello hacer un clic en la pestaa Diseo selecciona el icono del lpiz que est a la izquierda, el cursor tomar la forma de un lpiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectngulo con el tamao total de la tabla. A continuacin dibujar las filas y columnas, como si lo hiciramos con un lpiz.

Este mtodo es ms flexible a la hora de disear tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen.

Unidad 8. Tablas (III)


Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir contenido en ella. En trminos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla. La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero adems, hay algunas formas especficas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuacin. Desplazarse. Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor. Para desplazarse Una celda a la Presione las teclas MAY + TAB

165 izquierda Una celda a la derecha Una celda arriba Una celda abajo Al principio de la fila Al final de la fila Al principio de la columna Al final de la columna TAB flecha arriba flecha abajo Alt + Inicio Alt + Fin Alt + AvPg Alt + RePg

Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila.

Seleccionar. Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondr en negro (vdeo inverso). Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedar en vdeo inverso. Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic. Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.

Borrar. Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma de desplazar el resto de las columnas. Tambin se pueden realizar todas estas funciones desde el men Tabla.

Unidad 8. Bsico. Tablas


Modificar las tablas

166 Teniendo seleccionada una tabla (o con el punto de insercin dentro de la tabla), en la pestaa Presentacin se activan los comandos que nos permiten modificar las caractersticas de la tabla y que vemos en la imagen de abajo. Vamos a enumerar los ms interesantes.

Insertar. Tenemos los comandos para insertar columnas a la derecha o a la izquierda de la columna seleccionada. Para insertar filas en la parte superior o inferior de la fila seleccionada.

Y tambin para insertar celdas, en este caso se abrir otra ventana para que decidamos cmo se desplazan las otras celdas afectadas.

Eliminar. Se desplegar esta iusta para que elijamos entre Eliminar Tabla, Eliminar Columna, Eliminar Fila o Eliminar Celdas, en este ltimo caso Word 2007 nos preguntar tambin cmo se desplazan las celdas afectadas.

Seleccionar. Se despliega esta lista para que elijamos entre Seleccionar Tabla, Seleccionar Columna, Seleccionar Fila o Seleccionar Celda.

167

Dividir celdas. Se abrir esta ventana para que fijemos en cuntas columnas y filas queremos dividir la celda seleccionada.

Estos comandos tambin aparecen en el men contextual de la tabla.

Unidad 8. Tablas (IV)


Herramientas de Tabla
Para abrir stas herramientas, hacer clic sobre una celda de la tabla y nos encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla, aparecen dos pestaas nuevas Diseo y Presentacin componen ambas pestaas. . Observemos cmo se

La pestaa Diseo muestra las herramientas que se observan a continuacin.

Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Opciones de estilo de tabla, Estilos de tabla, Dibujar bordes.

168

La pestaa Presentacin muestra un herramientas de acceso directo, como el de la siguiente imagen.

conjunto

de

Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Tabla, Filas y columnas, Combinar, Tamao de celda, Alineacin, Datos.

Vamos a ver las funciones ms interesantes de stas herramientas.

Dibujar Bordes

Lpiz. Como ya hemos visto, con este lpiz se pueden crear tablas dibujndolas con el ratn.

Borrador. Es el complemento del lpiz en la creacin de tablas, ya que permite borrar las lneas de la tabla. Basta colocarse en la lnea a borrar y hacer clic.

169

Estilo de lnea y grosor de lnea. Con estas dos funciones podemos cambiar el estilo y el grosor de las lneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las lneas que queramos. Color de la pluma. Con este icono podemos dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.

Combinar

Combinar y dividir celdas. El primer icono permite crear una nica celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de prrafo como elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuntas filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada. Dividir tabla. Al seleccionar una celda y luego hacer clic en el botn Dividir tabla, se puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda y las filas de abajo, se transformen en una tabla nueva.

Unidad 8. Tablas (IV)

Alineacin

Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas que se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar la alineacin.

170

Cambiar direccin del texto. El texto de las celdas seleccionadas se escribir en la orientacin que marca el icono, en este caso se escribir hacia la derecha, es decir de forma normal. Haciendo clic en el botn, la orientacin va cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo.

Tamao

Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las filas y columnas uniformemente, de forma que todas las filas/columnas tengan el mismo ancho.

Establecer alto y ancho de celdas. El primer botn permite establecer el alto para las filas seleccionadas (igual para todas). El segundo botn permite establecer el ancho para las columnas seleccionadas (igual para todas). Autoajustar. Cambia el tamao del ancho de columna automticamente basado en el tamao del texto. Puede establecer el ancho de tabla basado en el tamao de ventana o convertirlo para utilizar anchos de columna fijos.

Estilo

Estilos visuales para la tabla. Word trae predeterminados varios estilos visuales para aplicar a la tabla, slo debes seleccionar la tabla y pasar el mouse sobre los estilos de tabla y vers como cambia el formato de tu tabla, cuando encuentres el estilo deseado, simplemente haz clic sobre l para aplicarlo.

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Sombreado y Bordes. De todos modos, si no deseas aplicar exactamente el formato del estilo visual que aparece predeterminado, puedes modificarlo, ya sea aplicando un sombreado distinto o cambiando los bordes, con los botones de Sombreado y Bordes.

Datos

Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente segn su contenido. Si las celdas contienen fechas o nmeros lo tendr en cuenta al ordenar. Formula. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pinchar en este icono, de forma automtica se mostrar la frmula de suma de todas las celdas que estn por encima (en la misma columna) Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas ha de ser nmeros. Si el contenido no son nmeros aparecer un mensaje de error ("Final de frmula inesperado") No obstante, esta funcin tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente" puesto que, por ejemplo, si una columna contiene nmeros en todas las celdas excepto en la primera (donde suele ir el ttulo de la columna) no se produce ningn error y la suma se realiza correctamente. Tambin, si colocamos varios nmeros dentro de una misma celda, separados por blancos, los considerar a todos al realizar las sumas.

A parte de la autosuma, se pueden hacer otras muchas operaciones en una tabla. Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas situadas a la izquierda, y tambin se puede especificar un formato concreto para visualizar los resultados, en el caso que vemos en esta

172 figura, si el valor es cero, aparecer 0,00 y se pondrn los puntos para separar los miles y la coma para separar los decimales.

Unidad 8. Tablas (V)


Men contextual de Tablas
Haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre una tabla se abre el men contextual de Tablas como muestra esta imagen. Desde aqu podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes, y tambin podemos acceder a Propiedades de tabla... donde encontraremos las distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla, as como la forma de establecer mrgenes y espaciado en las celdas:

Ajustar el texto alrededor de la tabla


Es posible decidir si queremos que el texto que rodee la tabla se ajuste a esta. Adems se puede alinear la tabla a la izquierda, centrada y a la derecha. Podemos combinar estas posibilidades para obtener el ajuste deseado. Cmo se hace?. Seleccionar la celda, columna, fila o tabla sobre la que vamos a realizar el ajuste. En la pestaa Prsentacin de las Herramientas de Tabla, se encuentra el grupo de herramientas de acceso directo Tabla, donde est el botn Propiedades.

173 Hacer clic en Propiedades y se abrir la ventana que tenemos a la derecha. Tambin se puede acceder mediante el men contextual de las tablas. Ahora basta pinchar en el icono adecuado segn queramos el Ajuste de texto (Ninguno o Alrededor) y lo mismo con la Alineacin que elijamos (Izquierda, Centro o Derecha).

Mrgenes de celda
Se puede definir el espacio que queremos que exista entre el borde de la celda y el texto o grficos que contiene. Se puede definir el margen superior, inferior, Izquierdo y derecho.

Con espacio

entre

el texto

y el borde

174 Abrir la ventana Propiedades de tabla como se explic en el punto anterior, pinchar en el botn Opciones... y se abrir esta ventana, en la que podremos indicar los mrgenes deseados en las correspondientes casillas.

Espacio entre celdas (Cell spacing)


En la misma ventana podemos marcar la casilla Permitir espaciado entre celdas, y dar los cm. de separacin. Esta opcin nos permite disear las tablas con un espacio determinado de separacin entre celdas. Equivale a hacer el borde ms ancho.
Tabla con entre espacio celdas

Ms cosas
Word 2007 permite meter dentro de una celda otra tabla completa, es lo que se llama anidar tablas. Tambin es posible arrastrar una tabla completa a otra zona de la pgina de forma muy sencilla. Cuando insertamos una imagen dentro de una celda que contiene texto podemos elegir entre varias formas de que el texto se ajuste a la imagen o grfico. Si quieres ver cmo anidar tablas, cmo mover tablas libremente, ajustar imgenes dentro de una tabla, clic aqu.

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Mover las tablas libremente


Ya podemos mover la tabla con el cursor, basta colocar el cursor en la esquina

superior derecha de la tabla y, cuando aparezca este icono arrastrar la tabla al lugar donde queramos.

, pinchar y

Tablas anidadas
Esta opcin nos permite crear una tabla dentro de otra. Es decir, dentro de una casilla podemos crear una nueva tabla con sus propias caractersticas. Si eliminamos la tabla principal tambin desaparece la tabla anidada. Tambin se pueden colocar dos tablas paralelas, una al lado de la otra. Cmo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla.
a1. Esta es la primera casilla o celda de la tabla padre. a2. Esta es la segunda celda de la tabla padre, que b1. Casillas b4. anidada. b2. de la b5 b3. tabla b6

contiene una tabla anidada con seis casillas. a3. la tabla padre tiene cuatro a4 celdas de la a1 a la a4 y la tabla anidada seis celdas dela b1 a la b6.

Ajuste de imgenes dentro de tablas


En Word97 era posible insertar imgenes en las celdas de las tablas pero no se permita que el texto se ajustase a la imagen. Ahora ya es posible ajustar el texto de varias formas. Cmo se hace? Seleccionar la celda en la que queremos insertar la imagen, en la pestaa Insertar, se encuentra el grupo de herramientas Ilustraciones, all seleccionar Imagen si se desea insertar una imagen guardada en el ordenador o en alguna unidad de respaldo, Imgenes prediseadas, SmartArt o Grfico.

176 Una vez insertada la imagen, seleccionarla y aparecern las Herramientas de Imagen, dentro de la pestaa Formato.

Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Ajustar, Estilos de imagen, Organizar, Tamao. Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botn Ajuste de texto, al hacer clic all se abre un men desplegable con varias opciones. Observa la imagen de la derecha. All basta con elegir el estilo de ajuste adecuado (Cuadrado, Estrecho, etc.).

Al selec ciona r la opci n Ms opci ones de dise o, vere mos una venta na como esta en la que debe mos elegir en la pestaa Ajuste del texto, veremos un cuadro de dilogo como el que ves a la derecha, elegir el Estilo de ajuste adecuado (En lnea con el texto, Cuadrado, Estrecho, ...) y la Alineacin horizontal (Izquierda, Centrada, ...).

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Tambin podemos llegar a esta ventana haciendo clic sobre la imagen con el botn derecho del ratn y eligiendo Ajuste de texto, Diseo Avanzado. Aqu abajo vemos un ejemplo:

Convertir texto en tablas. En ocasiones disponemos de datos con una determinada estructura que nos gustara pasar a una tabla. Por ejemplo, tenemos una serie de datos organizados en columnas mediante tabulaciones. Word 2007 dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos de este tipo a tablas. Si los datos estn bien organizados la facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente. Se pueden pasar tanto datos numricos como alfanumricos. De forma similar tambin se pueden pasar los datos contenidos en una tabla a texto. Si quieres ver cmo convertir texto en tablas en este tema avanzado lo explicamos .

Convertir texto en tabla

178 Convertir un texto en una tabla puede ser muy til en ciertas ocasiones. Por ejemplo si tenemos datos antiguos escritos como texto con tabulaciones, como se muestra en esta imagen, puede interesarnos convertirlos a una tabla para poder sumar columnas, obtener medias, etc. Tambin puede interesarnos pasar los datos a tablas para aplicarles ciertos formatos, como bordes, colores, etc.

Para pasar un texto a una tabla debemos seleccionar el texto primero, luego ir a la pestaa Insertar, seleccionar Tabla y elegir Convertir texto en tabla..., como vemos en esta imagen, entonces se abrir el cuadro de dilogo Convertir texto en tabla que vemos en la siguiente imagen.

En este cuadro de dilogo Word nos presentar de qu manera va a convertir el texto en tabla. En esta imagen vemos el resultado para los datos del principio de esta pgina. Podemos comprobar como se van a crear 3 columnas y 5 filas y que para separar el texto se han usado Tabulaciones. Estos datos han sido generados por Word de forma automtica teniendo en cuenta el texto inicial. Nosotros hemos elegido para el Autoajuste, Autoajustar al contenido. Despus de hacer clic en Aceptar se obtiene la tabla que se muestra en la siguiente imagen.

Como puede verse el resultado ha sido perfecto, tenemos una tabla que respeta la estructura de los datos contenidos en el texto del que partamos.

179 Esto ha sido as porque los datos del texto inicial estaban bien separados por tabulaciones. En otras ocasiones los resultados pueden no ser tan perfectos. Para esos casos tenemos la posibilidad de cambiar el elemento que utiliza Word para realizar la conversin. Segn tengamos estructurado el texto inicial nos interesar utilizar como separador marcas de prrafo, punto y coma, tabulaciones o incluso cualquier otro carcter que elijamos. Si an as no conseguimos que la conversin sea buena podemos modificar el texto inicial para insertar algn carcter que separe un dato del siguiente, y luego utilizar ese carcter en el campo "Separar texto en" En general, siempre que los datos inciales tengan alguna estructura los resultados que se obtienen son bastante buenos.

Convertir una tabla en texto


Se puede convertir una tabla en texto de forma similar a la que hemos visto. Una vez seleccionada la tabla ir a la pestaa Diseo, seleccionar Convertir texto a y elegir Convertir tabla en texto..., aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos en esta imagen indicndonos el carcter que va a utilizar como separador en el texto resultante. Si no nos parece adecuado podemos seleccionar otro carcter. Pulsar Aceptar y la tabla ser convertida en texto, se insertar el carcter separador elegido entre los datos de cada par de celdas.

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para practicar lo visto en esta unidad.

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Ejercicios del Tema 8.

Prueba evaluativa terica del Tema 8.

Ejercicios Unidad 8.Tablas


1.- Crear una tabla
Intenta crear la tabla siguiente utilizando las herramientas de Tabla, con frmulas que calculen los totales. Descripcin Cantidad Pltanos 2 Peras 10 Manzanas 5 PVP Total 35 70 31 310 55 275 SUMA TOTAL 655

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

1.- Crear una tabla.


Intenta crear la tabla siguiente utilizando las herramientas de Tabla, con frmulas que calculen los totales. Descripcin Cantidad Pltanos 2 Peras 10 Manzanas 5 PVP Total 35 70 31 310 55 275 SUMA TOTAL 655

Vamos a ver cmo hacerlo. Haz clic en la pestaa Insertar, haz clic en el botn Tabla, y selecciona la opcin Insertar tabla, para que se abra el cuadro de dilogo. Nmero de filas 5, Nmero de columnas 4, lo dems djalo igual y Aceptar. El cursor se colocar en la primera casilla y ya puedes empezar a teclear los datos, para pasar a la casilla siguiente pulsa la tecla Tabulacin. No rellenes nada en la ltima columna. No te preocupes ahora si las columnas no tienen el ancho adecuado.

181 Para calcular los Totales coloca el cursor en la ltima casilla de la segunda fila y haz clic en la pestaa Presentacin, y all selecciona el botn Formula en la ventana aparecer algo como =SUM(left) o =SUMA(izquierda), sustityelo por =PRODUCT(left) o =PRODUCTO(izquierda), haz clic a la derecha de Formato de nmeros y elige el primer formato, haz clic en Aceptar y aparecer el nmero 70 en la casilla o Error de sintaxis si no es correcto. Repetir lo mismo para los otros Totales. Para la casilla de SUMA TOTAL utilizar la frmula =SUM(above) o =SUMA(arriba). Vamos a ajustar la anchura de las columnas, para ello hay que seleccionar toda la tabla, vamos a explicar cmo hacerlo de dos formas: la primera forma es colocando el cursor un poco a la izquierda de la tabla y cuando se convierta en una flecha inclinada hacia la derecha, arrastrar (con el botn izquierdo presionado) desde la primera hasta la ltima fila, y vers como se van poniendo todas las filas de color negro, suelta el botn y ya est selecionada la tabla, la otra forma de seleccionar la tabla es haciendo clic en cualquier parte de la tabla e ir al grupo de herramientas de Tabla, y hacer clic en Seleccionar, Seleccionar Tabla.

Una vez seleccionada la tabla haz clic en Alto y ancho de celda, ahora haz clic en la pestaa Columnas y por ltimo en el botn Autoajuste. La tabla debe tomar el aspecto que ves en esta pgina.

En la carpeta doc de este curso tienes el archivo Tabla_frutas.docx donde vers el resultado.

Prueba Evaluativa de la unidad 8. Tablas


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Para qu sirven las tablas?. a) Para organizar la informacin, hacer clculos y ahorrar espacio. b) Para organizar la informacin, ahorrar memoria y ayudar al diseo.

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c) Para organizar la informacin, hacer clculos y ayudar al diseo. 2. Cul de las siguientes afirmaciones es cierta? a) En una tabla podemos modificar el nmero de filas, el nmero de columnas, el ancho y la altura de filas y columnas. b) En una tabla podemos definir que la anchura se ajuste al contenido de cada celda. c) Las dos respuestas anteriores son correctas . 3. Podemos dibujar una tabla con un lpiz y borrar las lneas que queramos para dejar las filas y columnas del ancho que deseemos. a) Verdadero. b) Falso. 4. Este botn sirve para ...

a) ... realizar una frmula. b) ... insertar el smbolo suma. c) ... autoajustar el contenido.

5. stos botn

permite ...

a) ... ordenar las celdas por antigedad. b) ... ordenar las celdas en orden ascendente y descendente. c) ... ordenar las celdas por tamao. 6. Cul de las siguientes afirmaciones es cierta? a) En una celda se puede introducir texto, nmeros, imgenes, grficos y otra tabla. b) En una celda se puede introducir texto, nmeros, autoformas, grficos y otra tabla. c) En una celda se puede introducir texto, nmeros, imgenes y grficos.

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d) Las tres anteriores son ciertas.

Unidad 9. Estilos (I)


Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias caractersticas de formato a la vez. Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2007, por ejemplo, el estilo Titulo 1 est compuesto por tamao de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y prrafo alineado a la izquierda. Pero, adems, se pueden crear estilos personales, con las caractersticas de formato que deseemos. Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los ttulos de nuestros documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseo propio y nos permite trabajar ms eficientemente.

Aplicar estilos
Para acceder a los Estilos podemos hacerlo desde la pestaa Inicio en el grupo de herramientas Estilo. Desde all tambin se puede acceder al cuadro de dilogo Estilo. Para acceder al cuadro de dilogo Estilo, hacer clic en el botn inicializador del cuadro de dilogo Estilo , que se encuentra en la parte inferior del grupo de herramientas Estilo (pestaa Inicio). En el grupo de herramientas, aparecen Estilos predeterminados que facilitan la tarea, simplemente selecciona el texto que deseas modificar y luego haz clic en el Estilo deseado. Si haces clic en el botn predefinidos. , puedes ver la totalidad de estilos

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Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de dilogo Estilos slo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el panel Estilos. Si haces clic en Borrar todo, el texto seleccionado volver al estado original, es decir, sin ningn tipo de formato. Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicar el estilo al texto que insertemos partir de ese punto hasta que volvamos a cambiar el estilo. Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto, para ello hacer clic en el cuadro de verificacin Mostrar vista previa.

El botn Inspector de Estilos abre un cuadro de dilogo que permite observar el estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier parte del texto.

185 Debajo puede observarse el botn Mostrar Formato ,

En este panel se ven todos los elementos que componen el estilo, como el tipo de alineacin, el tamao de la fuente, etc. Tambin podemos ver los atributos referentes al Prrafo, como la alineacin, nivel de esquema, etc. Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso Aplicar estilos

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para practicar cmo aplicar estilos

Unidad 9. Estilos (II)


Crear, modificar y borrar estilos
Crear un estilo Para crear un estilo de una manera fcil lo mejor es definir el estilo en una parte de nuestro documento. Es decir, aplicar todas las caractersticas de formato que queremos que formen el nuevo estilo a un trozo del documento. A continuacin hacer clic en el botn Nuevo Estilo del panel Estilos, se abrir el cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir del formato, escribir el Nombre del nuevo estilo y pulsar Aceptar. El cuadro de dilogo permite cambiar algunas de las caractersticas del formato que tenenos definido hasta ese momento.

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Por ejemplo, en la imagen puedes ver que el estilo que vamos a definir tiene fuente Arial, 16 pt, Cursiva y Centrado, si ahora quisiramos aadir el estilo negrita no tendramos ms que hacer clic en el botn negrita. Con lo que acabamos de explicar puedes comenzar a crear estilos, una vez hayas practicado un poco con las opciones bsicas puedes entrar a ver las opciones ms avanzadas de este cuadro de dilogo como te explicamos en el punto siguiente a travs de un tema avanzado.

Si prefieres crear un estilo desde la barra de formato es todava ms fcil, slo tienes que seleccionar el texto que contiene el formato y escribir el Nombre del nuevo estilo en el Cuadro de estilos y pulsar la tecla Intro.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio interactivo Crear un estilo

Crear un estilo
Vamos a crear un nuevo estilo tipo prrafo, al que daremos el nombre Propio1, con las siguientes caractersticas:

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Tipo de letra: arial. Tamao: 14. En negrita y cursiva. Alineacin: Justificada. Estos son los pasos que hay que seguir: 1. Abre cualquier documento o crea uno nuevo y escribe un prrafo. 2. Ahora hay que abrir el panel de Estilos, en caso de que no lo tengas abierto ya. Hacer clic en el botn inicializador del cuadro de dilogo Estilo que se encuentra en la pestaa Inicio, dentro del grupo de herramientas de acceso directo de Estilo. Haz clic en el botn Nuevo Estilo del cuadro de dilogo Estilo.

3. En el cuadro Nombre escribe Propio1. 4. En el cuadro Tipo de estilo deja Prrafo. 5. En el cuadro Estilo basado en deja Normal. 6. En el cuadro Estilo del prrafo siguiente djalo en blanco. 7. En el cuadro fuente haz clic en el tringulo y se abrir un ventana en la que debes elegir Arial. 8. En el cuadro tamao haz clic en el tringulo y se abrir un ventana en la que debes elegir 14. 9. Haz clic en el botn negrita. 10. Haz clic en el botn cursiva. 11. Haz clic en el botn alineacin justificada. 12. Te debe quedar un cuadro de dilogo como el que ves en esta imagen, haz clic en Aceptar. Ya tenemos el estilo creado.

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Puedes seleccionar un prrafo y aplicarle este nuevo estilo para ver como queda. En la barra estndar, haz clic en el tringulo a la derecha de la casilla que contiene el estilo activo en cada momento, se desplegar una ventana en la que puedes elegir Propio1. Si ahora abres un documento nuevo vers que el estilo que acabas de crear no aparece en la ventana de estilos. Si quieres que un estilo est disponible en todos los documentos nuevos debes marcar la casilla Aadir a la plantilla. Vuelve al documento que tiene el estilo Propio1 y ahora puedes hacerlo haciendo clic en la lnea del estilo Propio1 del panel de Estilos, elegir Modificar y luego activar la citada casilla.

Modificar un estilo Para modificar un estilo debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres modificar, al hacer clic en el tringulo de la

189 derecha se desplegar un men con la opcin Modificar..., como puedes ver en la imagen de la derecha en la que hemos seleccionado el estilo aulaClic_nuevo. Se abrir el cuadro de dilogo Modificar estilo que puedes ver en la imagen siguiente.

En este cuadro de dilogo puedes modificar las caractersticas del formato que desees, para ello tienes unos botones con los elementos del formato ms usuales, como son el tipo de fuente, el tamao, negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineacin, interlineado, sangras, ... A continuacin puedes ver la ventana con la vista previa del estilo. Cada modificacin que hagas se ver reflejada de forma inmediata en esta ventana, as podrs hacerte una idea del nuevo aspecto del estilo. Debajo de la ventana de la vista previa hay una lnea donde estn descritas todas las caractersticas del estilo. En el caso de la imagen el estilo tiene fuente verdana y negrita.

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Si quieres ver el resto de opciones de este cuadro de dilogo y del anterior, como son los cuadros Estilo basado en, Estilo del prrafo siguiente, etc., visita este tema avanzado . El tema de estilos es un poco ms complicado que lo que habamos visto hasta ahora en este curso de Word2007, por lo tanto te recomendamos practicar primero los conceptos sencillos antes de empezar con los conceptos avanzados.

Avanzada. Estilos.
Propiedades de los Estilos
Al crear y modificar estilos tenemos que rellenar un cuadro de dilogo con algunos cuadros y casillas de verificacin que conviene explicar con un poco de detalle. Es lo que vamos a hacer en este tema avanzado.

Conocer estas cuestiones nos puede ayudar a sacar ms provecho de los estilos. - Tipo de estilo.

191 - Estilo basado en. - Estilo del prrafo siguiente. - Agregar a la lista de estilos rpidos. - Actualizar automticamente.

Tipo de estilo. El cuadro Tipo de estilo admite cuatro valores: Prrafo, Carcter, Vinculado (prrafo y caracter), Tabla y Lista. El estilo de carcter afecta a caracteres, y tiene definidas caractersticas como el tamao de los caracteres, si estn en cursiva, etc. Un estilo de tipo carcter no puede contener caractersticas de formato prrafo, como la alineacin, interlineado, etc. Por esto esas caractersticas estn deshabilitadas en el cuadro de dilogo. Cada tipo de estilo se distingue de los otros por un smbolo que aparece detrs de su nombre. El tipo carcter tiene como smbolo una "a" subrayada como puedes ver en la imagen de la derecha para el estilo llamado "estilo_caracter".

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El estilo de prrafo, puede contener todas las caractersticas del estilo carcter y adems tambin caractersticas del formato de prrafo, como interlineado, sangras, etc. El tipo prrafo tiene como smbolo que lo identifica este: , como puedes ver en la imagen de la derecha para el estilo llamado "estilo_parrafo".

El estilo de lista, se aplica a las listas y puede contener las caractersticas que ves en el cuadro de dilogo de la derecha, como el cuadro "Iniciar en" donde se indica el nmero o letra en que empezar la lista, fuente, estilo, sangras, etc.

193 El tipo lista tiene como smbolo que lo identifica un icono en forma de lista como puedes ver en la imagen anterior para el estilo llamado "estilo_lista".

El estilo de tabla, se aplica a las tablas y puede contener prcticamente todas las caractersticas del estilo carcter y adems tambin caractersticas de las tablas como tipo de bordes, etc. El tipo tabla tiene como smbolo que lo identifica un icono en forma de cuadrcula, como puedes ver en la imagen anterior para el estilo llamado "estilo_tabla".

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Estilo basado en Al definir un estilo podemos utilizar otro estilo para basarnos en l. De esta forma el estilo tomar las caractersticas definidas para el estilo en el que nos basamos, ms la nuevas que aadamos al definirlo. Esta posibilidad es muy til ya que facilita definir varios estilos que se diferencian en pocos detalles ya que nos ahorramos definir muchas caractersticas. Segn el tipo de estilo sea prrafo, carcter o tabla aparecern unos estilos u otros en el cuadro despegable "Estilo basado en".

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Estilo del prrafo siguiente Este cuadro solo est disponible para el tipo de estilo Prrafo. Permite definir el estilo que tendr el prrafo siguiente al estilo que estamos definiendo. Es decir, cuando estemos aplicando el estilo y pulsemos la tecla INTRO dejar de aplicarse el estilo que hemos definido y se aplicar el que pongamos en "Estilo del prrafo siguiente". Esto se suele utilizar por ejemplo en los ttulos en los que el prrafo siguiente ser del estilo normal.

Agregar a la lista de estilos rpidos. Si no marcas esta casilla el nuevo estilo slo estar disponible en el documento actual, si la marcas estar disponible en todos los documentos que utilicen la plantilla actual. Si la plantilla actual es la plantilla Normal, el nuevo estilo estar disponible tambin en los nuevos documentos que se creen. Ya que los documentos nuevos se crean utilizando la plantilla Normal.

196 Los documentos que existan antes de agregar a la plantilla no tendrn accesible el nuevo estilo, slo est accesible para los nuevos documentos. Si queremos que un documento tenga acceso a un estilo creado despus debemos hacerlo con el Organizador. Te recomendamos ver qu es una plantilla en la unidad 10 para entender mejor este punto.

Actualizar automticamente. Word vuelve a definir automticamente el estilo cada vez que se modifique manualmente el estilo. Adems aplica la modificacin a todos los prrafos del documento actual que tengan ese estilo.

Borrar un estilo Para borrar un estilo debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres borrar, al hacer clic en el tringulo de la derecha se desplegar un men con la opcin Eliminar..., como puedes ver en la imagen de la derecha. Hay que tener en cuenta que al eliminar un estilo, desaparecer el formato correspondiente de los prrafos que tuvieran aplicado ese estilo.

Unidad 9. Estilos (III)


Preferencias entre estilos
Los estilos modifican el formato de un documento, pero tambin se puede modificar el formato de forma manual, sin aplicar estilos, como vimos en la unidad 5. Entonces, Qu ocurre si un prrafo de un documento tiene aplicado un estilo y queremos aplicarle un formato manual?. Como hemos visto hay diferentes tipos de estilos, estilos creados por el usuario, predefinidos por Word, estilos de carcter, de prrafo, etc. Cmo interactuan los diferentes tipos de estilos entre si? Qu preferencias existen cuando se aplican varios tipos de estilos sobre un documento?

197 Planteado el tema as parece un poco dificultoso, pero en realidad no lo es, ya que se aplican unas normas de sentido comn que hace que en la mayora de las ocasiones no haya ningn problema. Las normas generales son estas tres: 1. El formato que se aplica en ltimo lugar tiene preferencia sobre los anteriores. 2. Tiene preferencia el formato manual sobre los estilos. 3. Tiene preferencia el formato carcter sobre el formato prrafo. Pero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se producen algunos conflictos que requieren un estudio ms detallado. Por ejemplo, imagina que tenemos un texto con formato de tipo prrafo que pone la letra en cursiva (adems de otras caractersticas), si ahora a cierta palabra del texto le aplicamos un formato carcter que tiene la letra en cursiva (adems de otras caractersticas) Cul ser el resultado? Pues esa cierta palabra del texto no quedar en tipo cursiva, sino en tipo normal. La razn es que Word interpreta que el estilo carcter pretende diferenciar una palabra del resto de texto, y como el resto del texto est en cursiva, para que se diferencie la pone en estilo normal. Lo cual es bastante lgico.

Ms sobre estilos
mbito de un estilo. Un aspecto importante al crear un estilo es saber en qu documentos estar visible. Es decir, cundo aparece el estilo al desplegar el cuadro de estilos de la barra de formato o cundo aparece en la lista del panel de Estilos. Como norma general un estilo slo est visible en el documento en que se crea. Si marcamos la casilla Documentos nuevos basados en esta plantilla estar visible en todos los documentos que se creen con esa plantilla. En cualquier caso, slo est visible para los nuevos documentos no para los antiguos. Una forma de saltarte esta norma es con el Administrador, como vers ms abajo. Otra forma es mostrar todos los estilos en el panel de Estilos.

El Organizador. Cada documento tiene asociados unos estilos disponibles en funcin de la plantilla a la que pertenece y si se han creado nuevos estilos para l. Pero hay una herramienta que permite hacer que un documento tenga acceso a otros estilos. Esa herramienta se llama Administrador. El Administrador tambin permite ver todos los estilos que existen y decidir si hay estilos duplicados, si hace falta alguno nuevo, si hay que cambiar de nombre

198 algn estilo, etc., es decir, como su propio nombre indica ayuda a administrar los estilos. Si quieres saber con ms detalle cmo funciona el Administrador visita este tema avanzado.

Personalizar
El panel Estilos muestra los estilos disponibles para el documento abierto. Pero podemos personalizar los estilos que queremos ver, para ello, a la derecha del panel, haz clic en Cambiar estilos y aparecer un despegable.

En el recuadro Cambiar Estilos tienes una lista para que selecciones los estilos que quieres que se vean. La opcin Estabecer como estilos rpidos predeterminados hace que el estilo elegido sea el inicial o sea que est disponible para el documento actual.

Administrador de estilos
Como hemos dicho un estilo no est disponible en todos los documentos. Como norma general un estilo slo est disponible en el documento en que se crea. Mediante el Administrador de estilos puedes llevar los estilos de una plantilla a un documento y viceversa.

199 Para acceder al Administrad or haces clic en el tercer botn de la ventana de vista previa de estilo, el que se muestra marcado con un cuadro rojo. En el centro de la ventana se puede ver una lista con los nombres de todos los estilos disponibles. Con el botn Eliminar puedes borrar un estilo del lugar que lo hayas seleccionado.

Ejercicios del Tema 9.

Prueba evaluativa terica del Tema 9.

Ejercicios Unidad 9. Estilos


En este ejercicio vas a practicar, la creacin, la modificacin y el uso de estilos. Por ltimo practicaremos con las preferencias entre estilos y veremos lo que ocurre al borrar un estilo.

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1.- Crear un estilo


Abre un documento nuevo y escribe este texto: Algunas citas famosas.
Tema: Astronoma. "Dadme un punto de apoyo y mover el universo" Tema: Filosofa. "Lo bueno si breve dos veces bueno" Tema: Actualidad "Internet es un gran basurero donde a veces se encuentra alguna joya"

1. Crea un estilo con el nombre tema y con las siguientes caractersticas: fuente Arial, estilo cursiva y subrayado, tamao 10 ptos. Selecciona las palabras del texto donde pone Tema: y aplcales el estilo tema. 2. Ahora crea otro estilo con el nombre citas y con las siguientes caractersticas: fuente Verdana, estilo cursiva, subrayado y negrita, tamao 10 ptos. Observa que es muy parecido al estilo que ya tienes creado. Selecciona las lneas del texto donde hay citas y aplcales el estilo citas. 3. Selecciona la palabra de la primera lnea famosas, aplcale estilo negrita, ahora aplcale el estilo tema. Se conservar el estilo negrita? 4. Selecciona una frase que tenga aplicado el estilo citas, ahora cmbiale el tamao a 12 ptos. Se conservarn las dems caractersticas del estilo citas? 5. Ahora borra el estilo tema. Observa lo que ocurre y luego rehaz esta ltima accin.

Consultar la ayuda para realizar este ejercicio, Aqu te ayudamos.

Ayuda Ejercicios Unidad 9 . Estilos


1.- Crear un estilo
1. Para crear el estilo tema puedes seleccionar la palabra a la que lo vas a aplicar, darle las caractersticas de formato y luego pulsar el botn Nuevo del Panel de Estilos y formatos.

201 En el cuadro de dilogo que se abrir slo te faltar darle el nombre. 2. Para crear el estilo citas que es muy parecido al que acabamos de crear podemos hacer lo siguiente para hacerlo ms rpidamente. Pulsa el botn Nuevo del Panel de Estilos, pulsa en el campo Estilo basado en en la lista que se abrir busca el estilo temas (asegrate que en campo Tipo de estilo pone Carcter), de esta forma se heredarn las caractersticas de ese estilo, ahora solo falta aadir las nuevas caractersticas del estilo, en este caso, negrita. Poner el nombre citas y pulsa Aceptar. 3. Selecciona la palabra de la primera lnea famosas, aplcale estilo negrita, ahora aplcale el estilo tema. Se conservar el estilo negrita?. No se conserva el estilo negrita porque el ltimo estilo aplicado tiene preferencia sobre el formato que haba. 4. Selecciona una frase que tenga aplicado el estilo citas, ahora cmbiale el tamao a 12 ptos. Se conservarn las dems caractersticas del estilo "citas"? S se conservan puesto que no tienen nada que ver con el tamao. 5. Ahora borra el estilo tema. Observa lo que ocurre y luego rehaz esta ltima accin. Al borrar un estilo desaparecen todos los formatos de las palabras que tenan ese estilo aplicado. Por este motivo, hay que llevar cuidado al borrar un estilo.

En la carpeta doc de este curso tienes el archivo Citas.docx donde vers el resultado.

Volver al ejercicio sin resolver.

2.- Modificar un estilo


Modificar el estilo tema. 1. Abrir el panel de formato. 2. Hacer clic sobre la flecha derecha que aparece en el estilo tema. 3. Hacer clic sobre Modificar... Aparece el dialogo de Modificar estilo. 4. Realizar los cambios que pone en el ejercicio: fuente Bookman Old Style, estilo negrita y subrayado, tamao 12 ptos.

202 5. Pulsar sobre Aceptar

Modificar el estilo citas. 1. Abrir el panel de formato. 2. Hacer clic sobre la flecha derecha que aparece en el estilo citas. 3. Hacer clic sobre Modificar... Aparece el dialogo de Modificar estilo. 4. Realizar los cambios que pone en el ejercicio: fuente Times New Roman, estilo negrita y cursiva, tamao 12 ptos y color de la fuente Azul oscuro. 5. Pulsar sobre Aceptar. 6. Cerrar el panel de formato.

Volver al ejercicio sin resolver.

3.- Eliminar un estilo


1. Abrir el panel de formato. 2. Hacer clic sobre la flecha derecha que aparece en el estilo tema. 3. Hacer clic sobre Eliminar... Aparece el dialogo para confirmar si queremos eliminar el estilo. 4. Pulsar sobre S. 5. Cerrar el panel de formato.

Volver al ejercicio sin resolver.

2.- Modificar un estilo


1. Modifica el estilo con el nombre tema con las siguientes caractersticas: fuente Bookman Old Style, estilo negrita y subrayado, tamao 12 ptos.

203 2. Modifica el estilo con el nombre citas con las siguientes caractersticas: fuente Times New Roman, estilo negrita y cursiva, tamao 12 ptos y color de la fuente Azul oscuro.

Consultar la ayuda para realizar este ejercicio, Aqu te ayudamos.

3.- Eliminar un estilo


1. Elimina el estilo con el nombre tema.

Consultar la ayuda para realizar este ejercicio, Aqu te ayudamos.

Prueba Evaluativa de la unidad 9. Estilos


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Cul de las siguientes afirmaciones es la ms acertada?. a) Un estilo es conjunto de formatos que facilita la aplicacin rpida de los mismos. b) Un estilo es una forma de escribir documentos Word parecidos. c) Un estilo es un documento que sirve de base para escribir otro documento parecido. 2. Cul de las siguientes afirmaciones es cierta? a) Word permite crear estilos personales a partir de los estilos ya predefinidos. b) Un estilo personal debe definirlo el usuario partiendo desde cero. c) Word no permite crear estilos personales. 3. Para aplicar un estilo hay que seleccionar el texto y hacer clic en el estilo que queramos del panel de tareas. a) Verdadero.

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b) Falso. 4. Este botn sirve para ...

a) ... abrir el panel Estilos. b) ... crear un estilo nuevo. c) ... aplicar un estilo. 5. Cmo podemos acceder a un estilo que se cre en otro documento?. a) Con el Administrador y desde el panel de Estilos con la opcin "Mostrar todos los estilos". b) Utilizando la misma plantilla si se activ la casilla "Agregar a la plantilla". c) De todas las formas descritas en las dos respuestas anteriores. 6. Cul de las siguientes afirmaciones es cierta? a) Para crear un estilo hay que definir en el cuadro de dilogo todas sus caractersticas una a una. b) Se puede utilizar un texto con formato para crear un estilo. c) Para crear un estilo hay que tener antes un texto con formato. d) Las tres anteriores son ciertas.

Unidad 10. Plantillas (I)


Introduccin
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamao, etc., de todo el documento, as como los formatos de las tablas, las

205 tabulaciones incluidas, la configuracin de nmeros de pgina, cabeceras y pies de pgina. Una plantilla puede sernos til cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento ser siempre muy parecido, ya que tendr ttulos para identificar al autor, la direccin, el remitente, el asunto, etc. Una plantilla es un documento de Word 2007 con la caracterstica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dotx) La principal caracterstica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos. Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que abrimos un documento nuevo estamos utilizando la plantilla Normal.dotx. Word 2007 asigna la plantilla Normal.dotx automticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la informacin del tipo de letra, estilo, tamao, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos. En unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el men Formato de Fuente, hay un botn llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a todos los documentos nuevos, esto se consigue modificando la plantilla Normal.dotx. Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero debemos abrirla, hacer los cambios que deseemos y posteriormente guardarla. Si por cualquier motivo hemos realizados demasiados cambios y no nos acordamos cmo estaba en su estado original podemos volver a tener la plantilla original borrndola, es decir eliminar el archivo Normal.dotx de nuestro disco duro. La prxima vez que abramos Word con un documento nuevo se crear automticamente. Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. vamos a aprender a utilizarlas y posteriormente veremos cmo podemos modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades, y tambin cmo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word. Tambin se pueden crear plantillas basadas en formularios de introduccin de datos con controles ms complejos, los veremos en el tema Compartir documentos.

Utilizacin de las plantillas de Word

206 Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento Nuevo desde el botn Office , como puedes ver en esta imagen. Si lo hacemos de la primera forma se abrir el panel Nuevo documento que puedes ver en esta imagen.

207 El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas ms habituales cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente. Tambin nos permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla, que es lo que vamos a ver a continuacin. Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla: Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opcin accedemos al sitio web de Microsoft dnde hay varias plantillas que se pueden utilizar, desde esta pgina Web podemos descargarnos las plantillas que deseemos. Plantillas instaladas, es la opcin que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro del ordenador. Destacado te permite elegir entre las plantillas ms usadas en el ordenador. Mis plantillas, donde apareceran las que hayamos creado.

Este cuadro de dilogo nos muestra las plantillas disponibles sobre el tema Carta elegante. Hacer doble clic en la plantilla que nos interese. Asegurarse que est marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de dilogo, puesto que ahora queremos crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no deseamos modificar la plantilla.

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Unidad 10. Plantillas (II)


Veremos un documento como el que observas en la siguiente imagen, en el que tendremos que sustituir los nombres genricos de la plantilla como Compaia por el nombre que deseemos, y escribir los datos adecuados en los lugares donde dice Haga clic aqu y escriba....

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As conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos, como puedes ver en la imagen siguiente. Ahora slo nos quedara guardarlo como haramos con cualquier otro documento y la plantilla quedara en su estado original. De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como deseemos sin tener que preocuparnos de mantener la plantilla inicial.

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Unidad 10. Plantillas (III)


Modificar plantillas
Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos modificar tanto las plantillas proporcionadas por Word 2007 como las que creemos nosotros a partir de documentos Word 2007, como veremos en el punto siguiente. Para modificar una plantilla primero hay que abrirla, para ello desde el Botn Office elegir Nuevo y seleccionar Plantillas instaladas, de la misma forma que hemos visto en el punto anterior. Se abrir un cuadro de dilogo como ste.

Seleccionar la categora donde se encuentre la plantilla a modificar, por ejemplo, Fax Profesional. Si no dispones de esa plantilla, puedes utilizar otra parecida. Ahora, en la parte inferior derecha, en la zona titulada Crear nuevo, hacer clic donde dice Plantilla, as una vez modificada la plantilla, la guardar como plantilla y no como documento Word. Haremos clic en Crear y se abrir la plantilla Fax profesional (tendr el diseo que ya vimos en el punto anterior).

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Sobre esa plantilla podremos hacer todas las modificaciones en el diseo que queramos. Por ejemplo, sustituiremos Compaa por el nombre de nuestra organizacin, as ya no tendremos que introducirlo cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el tipo de letra de "Fax", etc. Al final obtendremos nuestro propio diseo, como muestra esta imagen. Ahora slo nos quedara guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos a continuacin.

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Unidad 10. Plantillas (IV)


Observar dos cosas importantes. Automticamente Word 2007 nos ha colocado en la carpeta Plantillas, que es la carpeta donde se guardan las plantillas creadas por los usuarios. Hay que guardarla en esta carpeta para que luego aparezcan en la pestaa General cuando queramos abrir una plantilla. El campo Guardar como tipo est rellenado con Plantilla de Word 2007. Esto es as porque anteriormente, al abrir la plantilla, elegimos Plantilla en el campo Crear nuevo. Slo nos queda darle otro nombre a la plantilla (si queremos conservar la plantilla original) y hacer clic en Guardar. Ya tenemos nuestra propia plantilla para mandar faxes.

Para utilizarla haremos lo que vimos en el punto anterior y comprobaremos como nuestra nueva plantilla, Fax_aulaclic, ya aparece para utilizarla normalmente en la opcin Mis Plantillas.

Nota: La carpeta Plantilla puede estar situada en distintos sitios segn el sistema operativo y la instalacin de Word 2007. Por ejemplo, para Windows98 puede estar en C:/Archivos de programa/Microsoft Office/Plantillas o C:\Windows\Application data\Microsoft\Plantillas y para WindowsXP en C:/Documents and Settings/"usuario"/Datos de programa/Microsoft/Plantillas sustituyendo "usuario" por el usuario de cada sistema.

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Crear plantillas a partir de documentos Word 2007


Las plantillas y los documentos Word 2007 se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word 2007 podemos crear una plantilla simplemente cambindole el tipo de documento. As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2007 tendremos que:

Disear el documento Word 2007. Modificar el documento Word 2007 para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, podramos incluir campos del estilo "Haga clic aqu..." , aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por supuesto, tambin podemos partir de un nuevo documento en blanco para disear nuestra plantilla. Guardar como plantilla. Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo de documento seleccionar Plantilla de documento. Como ya vimos en el punto anterior, automticamente Word 2007 nos colocar en la carpeta Plantillas. Darle el nombre a la plantilla y hacer clic en Aceptar, a partir de ese momento podremos utilizar nuestra plantilla desde la carpeta General. Si guardamos la plantilla en otra carpeta que no sea Plantillas, no veremos la nueva plantilla junto con el resto de las plantillas al hacer clic en Plantillas generales.

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Elementos que se guardan en una plantilla. Como hemos ido viendo en esta unidad en una plantilla se guarda un documento base con todas sus caractersticas de formato, pero hay otras cosas que tambin se guardan en la plantilla. Los estilos que se definan en una plantilla se guardarn con ella. Si modificamos las barras de herramientas, aadiendo o quitando iconos estas modificaciones tambin se guardarn en la plantilla. Si creamos o modificamos entradas de Autotexto tambin se almacenarn en la plantilla. Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso. Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2007. De ah la potencia de las plantillas para trabajar de modo ms eficiente con Word 2007.

Unidad 10. Plantillas (V)


Temas
Un tema es el resultado de unificar todos los elementos utilizados en el documento con respecto al diseo y combinaciones de colores. Un tema simplifica la creacin de documentos profesionales bien diseados, para mostrarlos en Word 2007, en el correo electrnico o en el Web. Cuando se aplica un tema a un documento, Word 2007 personaliza los siguientes elementos: vnculos, colores o grficos de fondo, estilos de cuerpo y estilos de ttulo, listas, lneas horizontales, colores de hipervnculos y colores de los bordes de las tablas. Se personalizan las listas de uno y varios niveles. Para cambiar rpidamente el aspecto de estos elementos, puede cambiar el tema. A diferencia de una plantilla, un tema no incluye elementos de Autotexto, barras de herramientas personalizadas, macros, configuraciones de men o teclas de mtodo abreviado. Tambin se pueden seleccionar opciones para aplicar colores ms brillantes a texto y grficos, animar determinados grficos del tema o aplicar un fondo a su documento. Para ver la animacin de grficos del tema, muestre la pgina Web en un explorador Web.

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Para utilizar un tema en nuestro documento debemos acceder a la pestaa Diseo de Pgina y hacer clic sobre el botn Temas:

A continuacin nos aparece una pantalla donde podemos escoger un tema de entre una lista bastante amplia. En muchas ocasiones puede que necesitemos otro tema diferente a lo que nos muestra la pantalla de predeterminados, para eso podemos hacer clic en Ms temas en Office Online Cuando tengamos seleccionado el tema que nos interesa pulsamos sobre l y ya podremos redactar el documento y utilizar los estilos, imgenes de fondo, etc del tema.

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para practicar con las plantillas.

Ejercicios del Tema 10.

Prueba evaluativa terica del Tema 10.

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Ejercicios Unidad 10.Plantillas


1.- Crear una plantilla.
1.- Crear una plantilla para mandar faxes como la que ves a continuacin: FAX Para: Fecha de salida: ASUNTO: Atentamente 2.- Guardala en la carpeta Plantillas y darle el nombre Plantilla-Fax. De: Nm. de pginas:

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

1.- Crear una plantilla.


1.- Abre un documento nuevo desde el botn Office , Nuevo. En el panel Nuevo documento haz clic en Plantillas instaladas, selecciona una de las plantillas que se muestran all y luego haz clic en la parte inferior derecha sobre el crculo Plantilla. Presiona el botn Crear y teclea lo siguiente: FAX Para: Fecha de salida: ASUNTO: Atentamente 2.- Gurdalo y dale el nombre Plantilla-Fax. De: Nm. de pginas:

217 Observa como el tipo de documento es Plantilla de documento y se guarda en la carpeta Plantillas.

Volver al ejercicio sin resolver.

2.- Utilizar una plantilla existente.


Utilizar la plantilla que acabamos de crear: 1.- Abre un nuevo documento desde el Botn Office, Nuevo. En el panel Nuevo documento haz clic en Mis Plantillas, luego haz clic en el botn Crear y se abrir el cuadro de dilogo Plantillas, selecciona una plantilla que debe aparecer llamada Plantilla-Fax y en Crear nuevo en la parte inferior derecha marca el crculo Documento y ... 2.- Escribe los datos particulares de un fax, Para: Roberto Aguilar, De: Antonio Garcia, etc. 3.- Haz clic en Guardar y dale un nombre cualquiera, observa como el tipo es Documento de Word y no Plantilla de documento. As la plantilla permanece como estaba originalmente, para poder utilizarla otra vez.

Utilizar las plantillas que nos ofrece Word: Ir a Archivo, Nuevo, en el panel Nuevo documento haz clic en Plantillas instaladas, elegir Carta combinada mirador y seguir las instrucciones.

Volver al ejercicio sin resolver.

3.- Modificar una plantilla existente.


Modificar una plantilla: 1.- Abre un nuevo documento desde el Botn Office, Nuevo. Haz clic sobre Mis plantillas , selecciona de la ventana de plantillas la plantilla que has creado en el primer ejercicio Plantilla-Fax. Selecciona Plantilla y presiona sobre Crear. 2.- Selecciona los campos y cambia el tipo de fuente que tena por el estilo Times New Roman y el tamao de la fuente en 14 Pts. 3.- Selecciona en la barra de formato el color de la fuente en Azul oscuro.

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4.- Para guardar los cambios en la plantilla, pulsa el botn Guardar y cercirate de que en Guardar como tipo tenga seleccionado Plantilla de documento.

2.- Utilizar una plantilla existente.


Utilizar la plantilla que acabamos de crear: 1.- Abre la plantilla Plantilla-Fax, y escribe los datos particulares de un fax, Para: Roberto Aguilar, De: Antonio Garca, etc. 2.- Gurdala como un documento word.

Utilizar las plantillas que nos ofrece Word: Crear un documento Word a partir de la plantilla Carta combinada mirador de la carpeta Plantillas instaladas.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

3.- Modificar una plantilla existente.


Modificar una plantilla: 1.- Abre la plantilla Plantilla-Fax. 2.- Cambia el tipo de fuente que tena por el estilo Times New Roman y tamao 14 Pts. 3.- Asignale de color de la fuente en Azul oscuro. 4.- Guardar la plantilla.

Prueba Evaluativa de la unidad 10. Plantillas

219 Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. En qu se diferencia una plantilla de un estilo?. a) Prcticamente en nada, los dos sirven para ahorrar tiempo al escribir documentos. b) Las plantillas guardan texto, formato, estilos, autotexto, barras de herramientas, macros, etc., mientras que los estilos slo guardan formato. c) En una plantilla se pueden guardar estilos y adems un texto base, los estilos slo guardan formato. 2. Por qu es tan importante la plantilla Normal.dot?. a) Porque es la que tiene un formato ms normal. b) Porque es la base para crear otras plantillas. c) Porque es la que se utiliza al crear un documento nuevo. 3. Para acceder a las plantillas se utiliza el panel "Nuevo documento". a) Verdadero. b) Falso. 4. Qu diferencia hay entre las plantillas creadas por Word y las creadas por los usuarios? a) Formalmente son prcticamente iguales. b) Las plantillas creadas por Word no se pueden modificar. c) Las plantillas creadas por Word son ms tiles. 5. Cmo podemos crear una plantilla? a) A partir de un documento Word. b) Utilizando una plantilla existente. c) De las dos formas descritas en las dos respuestas anteriores. 6. Se puede convertir un documento en una plantilla

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simplemente cambindole el tipo de documento. a) Verdadero. b) Falso.

Unidad 11. Imgenes y grficos (I)


Introduccin
Hoy en da un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempre que sea necesario, grficos o imgenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet. Un excelente procesador de textos como es Word2007 no poda dejar de tener en cuenta que la imagen cada vez est ms integrada con el texto. Cada nueva versin del programa incorpora mejoras en este aspecto como vamos a ir viendo. En Word se puede trabajar con diferentes tipos de grficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para saber a que nos referimos con cada trmino a lo largo del resto de este tema. Podramos clasificar los elementos grficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imgenes y grficos:

IMGENES. Imgenes vectoriales o prediseadas. Imgenes prediseadas procedentes de las libreras que Word tiene organizadas por temas. Estas imgenes estn construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas sin prdida de resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podramos considerar estas imgenes como un conjunto de objetos grficos. Los grficos creados con las herramientas de Word para dibujar tambin son imgenes vectoriales. Imgenes no vectoriales o de mapa de bits. Imgenes fotogrficas procedentes de cmaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imgenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Estn formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posicin pero no estn relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten cambios de tamaos, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imgenes no vectoriales.

221 GRFICOS. Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas opciones. SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas. Grficos. Representacin de datos en forma grfica.

Hay algunos objetos ms que podran ampliar esta relacin, como el sonido y los vdeos digitales, aunque esto lo trataremos en la prxima ampliacin de este curso. Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas que vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las pestaas Diseo y Presentacin para los grficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una componente grfica atractiva.

Tipos de archivos grficos


Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las caractersticas de los ms utilizados. Un formato grfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensin del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg.

Imgenes no vectoriales o de mapa de bits. JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos. GIF. Es el ms utilizado en Internet, permite una buena compresin con imgenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite crear grficos animados. BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows. PNG. Moderno formato que permite compresin.

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Imgenes vectoriales o prediseadas. WMF. Formato de las imgenes prediseadas de Word.

Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vdeo digital. WAV y MP3 para los de sonido.

Unidad 11. Imgenes y grficos (II)

IMGENES. Insertar imgenes


Al hacer clic en la pestaa Insertar aparecer una seccin con estas opciones. Vamos a ver ahora cmo insertar imgenes prediseadas y desde archivo, en los puntos siguientes veremos el resto de las opciones.

Imgenes prediseadas. Si hacem os clic en Imgen es predis eadas aparec e el panel lateral de Imgen es predis eadas

223 , que puedes ver en esta imagen de al lado. En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecern todas la imgenes disponibles. Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imgenes que tengan relacin con ese concepto, como puedes ver en la imagen de ms a la derecha. Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.

Tambin tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizar la bsqueda, por ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web. En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imgenes, fotografas, pelculas o sonidos; tambin podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos ms concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotografas de tipo JPG.

Al realizar bsquedas de imgenes puede que el sistema solicite que insertes el disco de Word2007 para copiar la imagen a tu disco duro. Puedes ver cmo insertar imgenes prediseadas con ms detalle en este tema bsico.

Insertar imgenes prediseadas.


Haz clic en el botn Imgenes prediseadas de la pestaa Insertar. Vers el panel Imgenes prediseadas. En el cuadro de Buscar puedes introducir las palabras que quieres buscar pero tambin puedes buscar por temas de la siguiente forma: en el cuadro Buscar en haz clic en Colecciones seleccionadas y se abrirn tres posibilidades, Mis colecciones, Colecciones de Office y Colecciones Web. Para ver los temas o categoras de cada una de ellas haz clic en el smbolo + y se expandir el rbol de categoras. Por ejemplo, en la imagen de al lado hemos expandido el rbol de Colecciones de Office. Inicialmente todas la categoras aparecen con la casilla marcada, pero puedes dejar marcadas slo las que te

224 interesen.

En nuestro caso hemos marcado la categora Acadmico y hemos obtenido las imgenes que ves en esta imagen. Si quieres que se amplie la zona donde estn las imgenes haz clic en el icono que hay debajo de donde dice Resultados. Tambin tienes las barras de desplazamiento para recorrer todas las imgenes de la categora.

Si colocas el cursor encima de una imagen aparecer un haces clic sobre como el que ves Este men te cosas con la seleccionada. utilizadas son imagen en el Copiar que copia portapapeles, pegarla en el

tringulo a la derecha, si l se abrir un men en esta imagen. permite hacer diferentes imagen que tienes Las opciones ms Insertar que pega la documento Word; y la imagen al ms tarde puedes documento.

Tambin hay otras opciones para eliminar la imagen de la Galera multimedia, Copiar la imagen a otra coleccin, editar las palabras clave, etc.

Tambin se pueden traer imgenes desde Internet con la opcin Imgenes prediseadas de Office Online. Aqu lo explicamos con ms detalle.

Insertar desde la Galeria multimeda

225 La galera multimedia contiene todas las imgenes prediseadas (clips) tanto de Microsoft como las nuestras. Desde el panel Imgenes prediseadas podemos acceder a opciones para organizar nuestros clips o buscar ms imgenes en Internet, en la pgina de Microsoft. Veamos primero la opcin Organizar clips... Si no tienes el panel abierto brelo desde la pestaa Insertar y seleccionando Imgenes prediseadas.

Si hacemos clic en Organizar clips... aparecer un cuadro de dilogo similar al que ves en la siguiente imagen inferior.

Los clips estn organizados en colecciones temticas. En este cuadro tenemos disponibles las diferentes colecciones de la galera de Microsoft. En la parte izquierda hay una lista de carpetas, en forma de rbol que puede expandirse y contraerse, con las carpetas de nuestro ordenador que contienen elementos multimedia.

226 En la parte de la derecha puedes ver las miniaturas con las imgenes que contiene la carpeta seleccionada. En la carpeta Colecciones de Office estn las diferentes carpetas con los elementos multimedia de Microsoft organizadas por temas. Desde la carpeta Mis colecciones (no se ve en la imagen) podemos acceder a los elementos multimedia que hemos ido grabando en nuestro disco duro y que no tienen porque ser de Microsoft. En la barra de herramientas tambin tenemos un botn para Buscar..., que funciona igual que el que hay el panel de Insertar imgenes prediseadas. En realidad este cuadro de dilogo es otra forma de hacer lo mismo que ya vimos desde el citado panel pero presentado de forma un poco diferente. Si no encontramos la imagen que se adapte a nuestras necesidades podemos buscar ms imgenes en la Galera multimedia en lnea (o Imgenes prediseadas de Office Online).

Insertar desde la Galeria multimeda en lnea


Microsoft proporciona gran cantidad de imgenes en la galera multimedia pero podemos acceder a ms imgenes a travs de Internet, con la ventaja de que estas imgenes pueden estar actualizadas al minuto. Por supuesto, necesitars una conexin a Internet para usar este servicio. Haz clic en el botn Imgenes prediseadas. Vers el panel Imgenes prediseadas. En la parte inferior si hacemos clic en Imgenes prediseadas de Office Online abrir el navegador Web y entrar directamente en la web de Microsoft, en una pgina similar a la que ves en la siguiente imagen: En la pgina principal tenemos el Clip del da, cada da nos ofrece un Clip distinto para descargar.

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En la parte superior tenemos un recuadro para introducir el trmino que deseamos buscar, podemos indicar qu tipo de medios queremos buscar, imagen, fotografa, sonido, etc. Por ejemplo, vamos a realizar una bsqueda por la palabra clave Playa que introducimos en el cuadro Galera de imgenes y pulsamos Intro o hacemos clic con el ratn sobre el botn Buscar.

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Esta es la primera pgina de 17. Debajo de cada imagen hay una casilla que marcaremos si queremos aadir el clip a nuestra cesta de descarga. En la zona inferior de la pgina principal tenemos todas las categoras de imgenes de las que se dispone. De esta forma se pueden explorar las imgenes por temas, tenemos una clasificacin bastante extensa de grupos de imgenes como vemos ms abajo.

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Desde archivo. Se abrir una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word, y que ya conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.

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Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la imagen se copiar en nuestro documento.

Insertar imagen vinculada. Si hacemos clic en el tringulo que hay al lado del botn Insertar, aparecer la opcin Vincular al archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo origen, stos se vern reflejados en el documento Word. En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino que se inserta una referencia al lugar donde est la imagen, si borramos la imagen tambin desaparecer del documento Word.

Unidad 11. Imgenes y grficos (III)


Manipular imgenes
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionndose sobre ella y haciendo clic, la imagen quedar enmarcada por unos pequeos crculos. Una vez seleccionada podremos manipularla selecionando la pestaa Formato:

231

Para modificar el tamao, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aunque tambin puedes hacerlo utilizando las opciones diponibles en la seccin Tamao de esta pestaa:

Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en Recortar, se activar el modo de recorte. Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrastralo hast ala posicin que deseas enmarcar. Vers que de este modo puedes conseguir extraer una zona de la imagen. Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte. En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial haciendo ms amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.

Mediante esta pestaa podrs acceder a otras muchas opciones, veamoslas: Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen. Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen. Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este desplegable tambin encontrars la opcin Color transparente para hacer transparente un color a escoger en imgenes con determinados formatos de imagen (como por ejemplo JPG). Comprimir imgenes. Permite reducir el peso de las imgenes del archivo completo (o solo las seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco. Restablecer imagen. Despus de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botn.

232

Posicin. Ajusta la imagen respecto a la pgina de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de la ventana.

Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de esta ventana.

Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su mismo nivel. Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismo nivel. Alinear. Alinea o distribuye varios objetos segn la opcin que se escoja. Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo.

233 Girar. Muestra un men con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.

Desde estas opcoines podrs aplicar diversos estilos a tu imagen, adems de poder aadirle un contorno o enmarcarla en determinada forma. Utiliza los Estilos predeterminados para aadir mayor vistosidad al resultado final.

Ahora puedes practicar cmo insertar una imagen prediseada, cambiarle el tamao y ajustar el texto, realizando el ejercicio paso a paso: Insertar imagen prediseada

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para practicar cmo insertar una imagen prediseada.

Unidad 11. Imgenes y grficos (IV)


Insertar Formas y dibujar
dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.

234 Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes, mediante las Formas dispondrs de multitud de formas listas para usar que te permitirn realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos grficos. Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginacin se ponga a trabajar. Al hacer clic en el men Formas aparecer el listado de todas las formas disponibles en el programa. Selecciona la que ms te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrs volver a la hoja de calculo y establecer el tamao que tendr la forma. Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratn arrstralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.

Aadir texto a los grficos


Se puede aadir texto a un dibujo mediante el botn Cuadro de texto de la pestaa Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuacin insertar el texto.

235 Otra forma ms cmoda de aadir texto en el interior de un grfico es haciendo clic en el grfico con el botn derecho del ratn, para que aparezca el men contextual, elegir la opcin Modificar texto y automticamente nos crear el cuadro de texto ajustndolo al espacio disponible en el grfico. Aqu tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

Unidad 11. Imgenes y grficos (V)

Modificar grficos
Los grficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamao y proporciones. Para modificar un grfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre l y aparecern unos puntos de control a su alrededor.

236 Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aqu vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha.

Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco ms grande que la original.

Algunos grficos tambin tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del grfico. En este caso un triangulo issceles se ha convertido en escaleno.

Para girar el grfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el circulo verde que vemos en la parte superior central de la imgen, y mover el ratn para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratn.

Tambin se pueden cambiar los colores de las lneas, el color de relleno, aadir efectos de sombra y 3D, ... Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaa Formato. Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las imagenes, adems de estilos rpidos y de forma.

237

En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno, grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.

Unidad 11. Imgenes y grficos (VI)


Insertar WordArt
Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos dentro de nuestra hoja de clculo. Slo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automticamente Word crear un objeto grfico WordArt. Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un grfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un error en un texto WordArt, y tambin que el texto WordArt seguir las reglas de alineacin de los grficos. Para hacemos WordArt Insertar. iniciar WordArt clic en el botn de la pestaa

Al hacer clic sobre el icono aparecer un listado con la Galera de WordArt como la que vemos aqu. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que ms nos guste.

238

A continuacin se mostrar el texto en la hoja de clculo dispuesto para ser modificado. Si hemos seleccionado texto previamente no ser necesario teclearlo ya que aparecer ya escrito. Tambin podemos elegir la fuente, el tamao y el estilo del texto desde las pestaas Inicio y Formato.

Unidad 11. Imgenes y grficos (VII)


Insertar grficos de Excel

239 Word 2007 utiliza Excel para representar informacin numrica en forma grfica. Para insertar un grfico ir a la pestaa Insertar, y hacer clic en el botn Grfico. Aparecer un cuadro de dilogo desde donde podrs seleccionar el tipo de grfico que quieres insertar. Selecciona uno de los de la lista y pulsa Aceptar. Aparecer un grfico similar a este y la cuadrcula (Hoja de datos) que vemos en la siguiente imagen.

Para introducir valores en la hoja de datos, bastar hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos, desplazarse por las casillas de igual modo que en las Tablas de Word. El grfico se dibuja automticamente a partir de los datos introducidos.

Podemos modificar el tipo de grfico, mediante el icono Tipo de grfico

, que aparece en la pestaa Diseo, cuando hacemos clic en un grfico.

240 Tambin aparece la pestaa Presentacin desde la que podrs indicar muchos de las opciones de presentacin del grfico, como sus ejes, leyenda, ttulos, etiquetas, etc...

Desde la pestaa Formato que hemos visto anteriormente podremos establecer el estilo y visulaizacin del grfico tanto globalmente como de cada uno de sus componentes.

Insertar imgenes desde Internet


Muchas de las imgenes que vemos en Internet se pueden copiar a un documento Word de la forma siguiente. Hacer clic con el botn derecho del ratn en la imagen que queremos traer de Internet, se abrir una ventana con una opcin similar a Guardar imagen como... (dependiendo del navegador que utilices) que nos permitir grabar dicha imagen en un fichero de nuestro disco duro. A partir de ese momento podemos insertarla como se explica en el punto insertar imgenes desde archivo. En los navegadores ms modernos al colocar el cursor sobre una imagen aparecen estos iconos en una esquina de la imagen, si haces clic en el icono del disquete aparecer el mismo men Guardar imagen como... a que hacamos referencia anteriormente.

Insertar imgenes desde el portapapeles


Desde otro programa, por ejemplo, Paint o Photoshop, podemos copiar una imagen en el portapapeles, al volver a Word, bastar hacer clic en el icono Pegar, para copiarla desde el portapapeles.

Ejercicios del Tema 11.

Prueba evaluativa terica del Tema 11.

241

Ejercicios Unidad 11. Imgenes y grficos

1.- Insertar imgenes desde Internet.


Copia la imagen de la playa que ves aqu en un documento Word. Una vez tengas la imagen en tu documento Word: 1.- Aumenta un poco el brillo y disminuye el contraste. 2.- Escribe un texto que describa la imagen y ajstalo para que quede rodeando la imagen.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

1.- Insertar imgenes desde Internet.

242 Para copiar la imagen de la playa que ves aqu en un documento Word recuerda lo que vimos en el punto Insertar imgenes desde Internet. Es decir hay que hacer clic con el botn derecho del ratn en la imagen que queremos traer de Internet, se abrir una ventana con una opcin similar a Guardar imagen como... (dependiendo del navegador que utilices) que nos permitir grabar dicha imagen en un fichero de nuestro disco duro. A partir de ese momento podemos insertarla como se explica en el punto insertar imgenes desde archivo.

Una vez tengas la imagen en tu documento Word utiliza los iconos de la pestaa Formato. 1.- Aumentar o disminuir el brillo, utiliza este botn y para aumentar o disminuir el contraste utiliza este botn

2.- Escribe un texto que describa la imagen y haz clic en este botn y elige la opcin Estrecho.

Volver al ejercicio sin resolver.

2.- Autoformas.

243 Apartado 2.Para realizar un grfico como el que ves aqu puedes utilizar la herramienta Formas. El dibujo est hecho insertando las tres figuras y dos lneas de tipo flecha. Para aadir el texto aulaClic S.L dentro de la autoforma pulsa con el botn derecho sobre el rectngulo y elige del men contextual, la opcin Modificar texto. Repite la operacin para los dems textos. Para aadir la sombra, selecciona la autoforma y haz clic en el icono Efectos de formas y selecciona Reflejo.

Volver al ejercicio sin resolver.

3.- WordArt.
Para aadir el ttulo de la imagen slo tienes que aadir un texto WordArt. Haz clic en el icono de la pestaa Insertar.

Elige un estilo similar al que te pedimos; al pulsar Intro aparecer una pantalla para que teclees el texto "aulaClic", y ya est.

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2.- Autoformas.
Intenta realizar un grfico como el que ves aqu.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

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3.- WordArt.
Intenta crear un grfico como el que ves aqu utilizando WordArt.

Prueba Evaluativa de la unidad 11. Imgenes y grficos


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Qu tipo de grficos se pueden insertar en un documento de Word2007?. a) Grficos vectoriales e imgenes prediseadas. b) Grficos no vectoriales y de mapa de bits. c) Todos los de las respuestas anteriores. 2. Cmo se pueden buscar imgenes en las galeras multimedia? . a) Por temas. b) Por temas y palabras clave. c) Slo por temas ya que una imagen no contiene palabras claves. 3. Es posible cambiar el tamao y el color de una imagen fotogrfica pegada en un documento Word. a) Verdadero. b) Falso. 4. De qu forma se puede agregar texto a un grfico creado en Word?. a) Se puede agregar texto al pie del grfico y dentro del propio grfico.

246

b) Slo se puede agregar texto en la parte exterior del grfico. c) No se puede agregar texto a un grfico, solo poner un pie de texto. 5. Qu ventajas tiene vincular una imagen en lugar de pegarla?. a) Que una misma imagen se puede vincular a varios documentos y as el tamao total es menor. b) Que se puede modificar la imagen sin tocar el documento. c) Las ventajas de las dos respuestas anteriores. 6. Los textos escritos con WordArt no son revisados por el corrector ortogrfico de Word. a) Verdadero. b) Falso.

Unidad 12. Impresin (I)


Se puede imprimir de dos formas: a ) D e s d e l a o p c i n d e m e n

247 Impresin rpida que se encuentra dentro del men Imprimir del Botn Office. Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna caracterstica de impresin.

b) Desde la opcin de men Imprimir (CTRL+P) que se encuentra en el Botn Office. Cuando queremos cambiar alguna caracterstica de impresin. Por ejemplo, el nmero de copias, imprimir slo alguna pgina del documento, etc...

Desde la opcin de men Impresin rpida


Se pincha en el Botn Office , se hace clic en la flecha que aparece a la derecha del comando Imprimir y se selecciona la opcin Impresin rpida. Nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las pginas del documento, con las opciones definidas en ese momento. Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el comando Imprimir.

Desde el comando Imprimir


Desde el Botn Office, seleccionar Imprimir o bien directamente (CTRL+P), aparecer el cuadro de dilogo que ves a continuacin.

248

Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botn Aceptar. Haciendo clic en el botn Opciones, se abre otra ventana en la que podemos seleccionar varias opciones, entre otras la de Imprimir colores e imgenes de fondo muy til cuando queremos que los temas que vienen acompaados de soporte visual se reflejen del mismo modo en el papel que en pantalla.

249

Descripcin de la ventana Imprimir


Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de dilogo: Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga la impresin. Se utiliza cuando tenemos ms de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea directamente o por red. Pinchando en el botn Propiedades podemos cambiar algunos parmetros como el tipo de papel, la orientacin del papel, si queremos impresin en color o blanco/negro, etc...

Intervalo de pginas. En este recuadro indicamos las pginas que queremos imprimir, basta con pinchar en la opcin deseada: Todo. Imprime todo el documento. Pgina actual. Imprime la pgina en la que se encuentra situado el punto de insercin en ese momento.

250 Seleccin. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta opcin para que nos imprima nicamente el texto seleccionado. Pginas. Permite indicar qu pginas queremos que nos imprima. Si queremos pginas salteadas, poner los nmeros de pgina separados por coma, por ejemplo: 2,8,10 imprimira las pginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la pgina inicial y la pgina final separadas por un guin, por ejemplo: 4-7 imprimira las pginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin pgina inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimira las paginas 1,2 y 3 (hasta la pgina 3); o bien sin pgina final para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimira las pginas desde la pgina 12 hasta la ltima ambas inclusive. Tambin podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2,3,10- imprimira las pginas 2,3,10,11...hasta la ltima.

Copias. En el recuadro Copias se indica el nmero de copias que queremos, es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de pginas, tantas veces como indicamos en Nmero de copias. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas.

Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones. Pginas por hoja. Permite elegir cuntas pginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimira 4 pginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos. Escalar al tamao del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo A4. Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Pginas por hoja, en Escalar al tamao del papel el men despegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y tambin el valor Sin escala. Este ltimo valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamao del papel que estemos usando, usualmente A4, para este tamao se pueden imprimir de forma legible hasta 4 Pginas por hoja.

251

Unidad 12. Impresin (II)


Vista preliminar
Antes de imprimir un documento podemos ver cmo quedar en el papel, esto podemos hacerlo de dos formas. 1. Vista diseo de impresin. Como ya vimos en el tema 2, un documento se puede ver desde diferentes vistas utilizando los botones de presentacin. El primer botn es la vista Diseo de impresin que permite visualizar la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc. En la mayor parte de la ocasiones ser suficiente utilizar esta vista antes de imprimir pero en ocasiones podemos necesitar algunas funciones ms, en ese caso podemos utilizar la Vista preliminar.

2. Vista preliminar. La vista preliminar permite visualizar la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc. pero adems permite ver varias pginas a la vez, aumentar y reducir el tamao, y algunas cosas ms que vamos a ver ahora. Para desplegar la vista preliminar ir al Botn Office y desplegar la opcin Imprimir y elegir Vista preliminar. Al arrancar la vista preliminar veremos una pantalla similar a la que muestra la siguiente imagen.

252 Como puedes ver la vista preliminar nos permite hacernos una idea exacta de cmo va a quedar el document o impreso ya que muestra elemento que no se ven en la vista Normal como son los grficos, cabecera s y pies de pgina, as como los mrgenes , tambin permite ver la pgina completa. En esta vista, al colocar el cursor en el documento toma la forma de una lupa con el signo ms o el signo menos y hace que el documento aumente o disminuya el tamao. La vista preliminar tiene su propia pestaa para realizar unas funciones adicionales que vamos a ver a continuacin.

Vamos a explicar uno a uno los iconos de esta barra.

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Imprimir. Manda a la impresora el documento. Una pgina. Hace que en la pantalla se vea una sola pgina. Dos pginas. Hace que en la pantalla se vea dos pginas. Ajustar. Al hacer clic en este icono se ajusta la pgina al ancho de la pantalla.

Zoom. Permite fijar diferentes tamaos del documento.

Tamao real. Permite mostrar la hoja a un zoom del 100%. Muestra o oculta las reglas (horizontales y verticales)... . Word intentar reducir en uno el nmero de pginas de un documento para evitar que unas pocas lneas ocupen la ltima pgina. Cerrar. Sirve para cerrar la vista preliminar.

Como has visto hay varias posibilidades de ver el documento, la vista preliminar es realmente til y puede ahorrarnos desperdiciar algunas hojas de papel. Por ejemplo, con la vista preliminar nos daremos cuenta si se va a imprimir una pgina con una sola lnea y as poder corregirlo. Al ver la pgina completa tambin podemos ver que el texto o los grficos quedan mal centrados, etc.

254 Si estamos utilizando la vista diseo de impresin y slo tenemos una pgina no har falta pasar a la vista preliminar ya que no veremos prcticamente nada nuevo.

Unidad 12. Impresin (III)


Instalar una impresora
La impresora es uno de los perifricos ms utilizados del ordenador, en este punto aprenderemos a instalar una impresora y a configurarla en un sistema WindowsXP. Hoy en da es muy fcil instalar nuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya que la mayora utilizan la tecnologa Plug&Play que hace que el sistema operativo reconozca la nueva impresora nada ms conectarla al ordenador y nosotros no tengamos que hacer nada para instalarla. No obstante, en algunos casos podemos necesitar hacer el proceso manualmente. Cuando nosotros conectamos una impresora a nuestro ordenador es preciso instalar los controladores para que el sistema la reconozca. A continuacin aprenderemos a instalar una impresora de forma manual y a personalizar su funcionamiento para que se adapte lo ms posible a nuestras necesidades. Despliega el men Inicio Selecciona la opcin Impresoras y faxes. Si no tienes la opcin Impresoras y faxes en tu men Inicio tambin puedes llegar a ella a travs del Panel de control, opcin Impresoras y otro hardware.

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Aparecer una pantalla como esta, si seleccionas una impresora el panel contextual de la derecha te mostrar las opciones que ves aqu: Agregar una impresora, Ver lo que se est imprimiendo, Seleccionar preferencias de impresin, etc. Estas tareas son las que habitualmente se necesitan para manejar una impresora. Ahora, haz clic sobre el icono Agregar Impresora para iniciar el asistente que te ayudar a instalar una impresora.

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El asistente te ir haciendo preguntas, por ejemplo, si tu impresora est conectada directamente a tu ordenador en modo local o si est en la red; a qu puerto has conectado la impresora y por ltimo aparecer una pantalla como la que ves aqu para que elijas el fabricante y el tipo de impresora para que windows instale el software correspondiente. Tambin puedes utilizar, si los tienes, los discos del fabricante o ir a buscar a Internet mediante Windows Update. En este tema avanzado tienes todo este proceso detallado paso a paso.

Unidad 12. Avanzado. Asistente para instalar una impresora

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Para agregar una impresora despliega el men Inicio, selecciona la opcin Impresoras y faxes. Ahora, haz clic sobre Agregar Impresora y aparecer una pantalla como esta. Es la pantalla inicial del asistente para agregar impresoras. Como ya hemos dicho, si tienes una impresora, Plug and Play no ser necesario que ejecutes este proceso, ya que el sistema la instalar automticamente. Pulsa Siguiente para empezar la instalacin de la impresora.

Lo primero que te preguntar el asistente ser si la impresora est conectada directamente a tu ordenador (impresora local) o si est en la red. Si es local puedes marcar tambin la casilla Detectar e instalar mi impresora Plug and Play automticamente. Pulsa Siguiente.

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El asistente busca una nueva impresora. Normalmente aparecer esta pantalla que nos dice que no ha encontrado nada nuevo, puesto que ya hemos explicado que si el dispositivo fuese Plug&Play el sistema lo hubiese detectado antes de ejecutar este asistente, nada ms conectar el dispositivo. Como queremos instalarla manualmente hacemos clic en Siguiente.

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En esta pantalla debemos indicar el puerto por el que queremos conectar la impresora. El puerto es la va de entrada de la impresora al sistema operativo. Normalmente, si la impresora est conectada fsicamente al ordenador con una conexin como la que ves en la imagen, suele estar conectada al puerto LPT1, aunque ltimamente muchas vienen con conexin USB (Universal Serial Bus). Selecciona el puerto y pulsa Siguiente.

Ejercicios del Tema 12.

Prueba evaluativa terica del Tema 12.

1.- Imprimir un intervalo de pginas


Abre un documento con varias pginas. Imprime la pgina uno y las pginas 3,4,5 y 6. Saca dos copias de estas pginas. Antes de imprimirlo ves a la vista preliminar para ver cmo queda.

260 Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ayuda Ejercicios Unidad 12. Impresin


1.- Imprimir un intervalo de pginas
Para elegir un intervalo de pginas debes abrir el cuadro de dilogo Imprimir, recuerda que debes hacerlo desde el men Archivo, Imprimir o con la combinacin de teclas (CTRL + P). En el cuadro de dilogo Imprimir debes escribir en el cuadro Pginas lo siguiente: 1,3-5 Para sacar dos copias debes escribir un 2 en el cuadro Nmero de copias. Si quieres ver una vista preliminar, antes de realizar lo que acabamos de ver debes ir al Botn Office , Imprimir y elegir Vista preliminar.

Prueba Evaluativa de la unidad 12. Impresin


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Para qu sirve este icono del Botn Office?

a) Para ver las propiedades de la impresora e imprimir. b) Para ver la vista previa del documento e imprimir. c) Para imprimir directamente. 2. Para qu sirve la vista preliminar del documento? a) Para ver el documento con las ltimas modificaciones realizadas. b) Para mostar el documento tal y como se va a imprimir. c) Para poder cambiar el tamao antes de imprimirlo. 3. El cuadro de dilogo "Imprimir" (donde podemos cambiar varias caractersticas de la impresin), no se puede abrir desde el comando Impresin Rpida. a) Verdadero.

261

b) Falso. 4. Para qu sirve la Impresin rpida? a) Para imprimir el documento a baja calidad. b) Para imprimir el documento utilizando menos tinta. c) Para utilizar las ltimas opciones configuradas en la impresin. 5. Para instalar una impresora del tipo "Plug and Play" Qu tenemos que hacer? a) Prcticamente nada, lo hace todo el sistema operativo. b) Slo dar el modelo de la impresora. c) Debemos rellenar varios cuadros de dilogo con las preguntas que nos har un asistente. 6. Mediante el cuadro de dilogo "Impresin" podemos .... a) ... elegir si queremos imprimir la pgina actual, todas o un intervalo. b) ... elegir si queremos imprimir varias pginas en una sola hoja de papel. c) Las dos respuestas anteriores son vlidas.

Unidad 13. Pginas Web con Word2007 (I)


Dado el auge que est experimentando Internet es comprensible que Word incorpore un editor de pginas Web. Por supuesto no se puede comparar con FrontPage, la herramienta especfica de Microsoft en este campo, o con otros programas como Dreamweaver de Macromedia, pero es muy til para empezar a realizar nuestras primeras pginas Web. Sobre todo dada la posibilidad de convertir directamente nuestro documento Word en una pgina Web. En cuanto a las caractersticas de Word respecto de la edicin de pginas Web cabe resaltar que el lenguaje de construccin de las pginas web, el HTML, ha sido integrado completamente dentro de Word2007. Para nosotros, trabajar en una pgina Web desde Word ser completamente trasnparente, y lo haremos como con cualquier documento, sin preocuparnos por el HTML.

262

Trabajar con una pgina Web.


Si queremos crear una nueva pgina, lo haremos como un documento normal, y ya nos preocuparemos a la hora de guardarlo de hacerlo como una pgina Web. Si lo que queremos es editar una pgina existente... Si la pgna est en nuestro disco duro, podemos buscarla y abrirla como un documento normal, a travs del dilogo Abrir. O buscar el archivo, y hacer clic derecho sobre l, y en el men contextual, elegir Microsoft Office Word en el men Abrir con. Otra opcin es abrir una pgina directamente desde su servidor. Para ello, pulsamos en el Botn Office y elegimos Abrir. En la barra de exploracin, donde aparece la carpeta en la que nos encontramos, escribimos la direccin Web completa (podemos copiarla del navegador) y pulsamos Abrir.

Para trabajar con una pgina web, disponemos de la vista Diseo Web, en la barra de vistas o en la pestaa Vistas.

A partir de este punto, trabajaremos con la pgina de la forma que estamos acostumbrados para el resto de documentos. Luego veremos que por las caractersticas del HTML, una pgina Web no soporta todos los formato de Word, y al guardarla, se modificarn.

Unidad 13. Pginas Web con Word (II)


Insertar hiperenlaces en una pgina Web.
Un hiperenlace (o hipervnculo) es una palabra, frase o grfico que al hacer clic sobre l saltamos a la pgina web a la que apunta el hiperenlace. Cuando pasamos el cursor por encima de un hiperenlace, ste cambia de forma y toma la forma de una mano. Los hiperenlaces pueden llevarnos a otra parte dentro de la misma pgina, a otra pgina en el mismo servidor, a otra pgina en otro servidor, a una direccin de correo electrnico, a un servidor ftp, etc.

263 Para insertar un hiperenlace ir a la pestaa Insertar,y pulsar el botn

Hipervnculo. Aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen, debemos rellenar el campo Texto y el campo Direccin, veamos cmo hacerlo:

Texto. Es el texto que contiene el hiperenlace, puedes seleccionarlo en el documento con lo cual ya aparecer en este campo o en otro caso debers escribirlo ahora. Si quieres insertar un hiperenlace en una imagen seleccionala antes de insertar el hipervnculo, vers como aparece <Seleccin del documento> en este campo Texto.

Vincular a. Aqu tenemos cuatro opciones segn vemos en los cuatro iconos de la parte izquierda: 1.- Archivo o pgina Web existente. En el campo Direccin escribiremos una direccin completa de Internet (URL) si queremos enlazar con una pgina de Internet, por ejemplo, http://www.aulaclic.com/index.htm .

264 Tambin podemos escribir la direccin de una pgina de nuestro mismo servidor Web, por ejemplo, tema_14_word.htm, como la pgina est en nuestro servidor no hace falta indicar la primera parte de la direccin (http://www.aulaclic.com) Si la pgina estuviese en otro directorio habra que indicarlo, por ejemplo, Word2007/tema_14_word.htm. 2.- Lugar de este documento. Utilizaremos esta opcin si queremos que nuestro hipervnculo nos lleve a un lugar en el mismo documento en el que nos encontramos. Previamente deberemos haber insertado en nuestro documento el marcador al que hacemos referencia, esto se hace colocndose en el lugar donde queremos insertar el marcador y desde el pestaa Insertar, seleccionar Marcador para que aparezca un cuadro de dilogo donde escribiremos el nombre del marcador. Veremos ms detalladamente el uso de marcadores en los prximos temas. 3.- Crear nuevo documento. El hiperenlace nos llevar al documento que vamos a crear en este momento. En el cuadro de dilogo que aparecer escribir el nombre del archivo nuevo en el campo Nombre del nuevo documento. En el documento original se rellenar el campo Direccin con el nombre de este nuevo documento, y se cerrar el cuadro de dilogo. 4.- Direccin de correo electrnico. En el campo Direccin escribiremos una direccin de correo, como por ejemplo mailto:webmaster@aulaclic.com. Al hacer clic en el hiperenlace se abrir el programa de correo del navegador (por ejemplo, Outlook Express) ya preparado para enviar el correo a esta direccin.

En la parte derecha del cuadro de dilogo tenemos unos botones que vamos a ver ahora. Info. de pantalla... Al hacer clic aparece este cuadro de dilogo para que introduzcamos el texto de la sugerencia. Cuando el usuario coloque el cursor encima del hiperenlace y lo mantenga un cierto tiempo aparecer un cuadrado amarillo (tooltip) con el texto que hemos introducido en la sugerencia. Es una buena forma de dar una explicacin adicional sobre el contenido del hiperenlace. Slo funcionan con IE 4.0 o superior.

265

Si queremos que nuestro hiperenlace nos lleve a un archivo, con este botn podemos elegir ese archivo en nuestro disco. Se abrir una ventana como la que aparece cuando utilizamos el comando Abrir archivo. Una vez encontrado el archivo pulsar INTRO y se copiar en el campo Direccin. Si estamos conectados a Internet, este botn abrir el navegador para que busquemos la pgina a la que queremos que nos lleve el hiperenlace que estamos insertando. La direccin (URL) de la pgina que estemos visitando se copiar en el campo Direccin.

Marcador... Nos muestra los marcadores que contiene la pgina web que tenemos seleccionada (si es que los tiene). Basta hacer clic en uno de los enlaces que se nos mostrarn en una ventana como esta para que el marcador se aada a la direccin de la pgina. Cuando el usuario pulse en el hiperenlace, el navegador se colocar en la posicin de la pgina en la que se insert el marcador.

Mar co de des tino ... Una pgi na web pue de estar dividida en marcos o frames, aqu podemos elegir en qu marco queremos que se abra la pgina apuntada por el hipervnculo

266 Al hacer clic en este botn se abrir un cuadro de dilogo como el que ves aqu para que selecciones el marco de destino. Puedes elegir entre las opciones que ves en la imagen.

Nota: Por defecto, si escribimos una direccin, como por ejemplo www.aulaClic.es, Word genera automticamente un hiperenlace a esa direccin.

Modificar un hiperenlace.
Al seleccionar un elemento que contiene un hiperenlace y pulsar el botn derecho del ratn aparece la ventana que ves aqu, al elegir la opcin Modificar hipervnculo se abrir el cuadro de dilogo Insertar Hipervnculo, que acabamos de ver en el punto anterior y en el que podemos modificar todas las caractersticas del hipervnculo.

Unidad 13. Pginas Web con Word (III)

Guardar la pgina
Si partimos de un documento en blanco, este no ser realmente una pgina Web hasta que no lo guardemos como tal. Y si hemos abierto una pgina directamente desde su servidor, deberemos guardarla en nuestro disco duro para salvar los cambios. Para guardar el documento, basta con pulsar el Botn Office y la opcin Guardar o Guardar como.

267

El dilogo Guardar como ya lo conocemos. Lo que debemos modificar es el tipo de archivo, eligiendo Pagina Web en el desplegable Guardar como tipo:. Al elegir este tipo de archivo, aparece el botn Cambiar ttulo. Pulsando sobre l aparecer un cuadro de dilogo, como el que ves aqu, en el que introducir el ttulo. Este ttulo no tiene nada que ver con el nombre del documento Web que damos cuando guardamos nuestro archivo. Aqu nos referimos al propio ttulo de la pgina Web. Este ttulo es el que se ver en la barra de direcciones y en lista de Favoritos desde un navegador, (cuando se guarde nuestra pgina en Favoritos), y tambin el ttulo que se suele ver cuando un buscador lista nuestra pgina.

Pulsando en el botn Herramientas, encontramos las Opciones Web, donde podremos elegir algunas opciones ms avanzadas sobre la web.

Nota: Del mismo modo, podemos guardar una pgina Web en un formato de documento de Word.

Convertir a HTML.
Cuando guardamos el documento, Word lo convierte a HTML, pero hay algunas caractersticas de formato que no estn disponibles en HTML y, por lo tanto, no sern visibles al ver la pgina en un navegador como Internet Explorer, Mozilla o Netscape Navigator.

268 Por ejemplo, las letras en relieve, los efectos sobre caracteres, el doble tachado y el contorno no tendrn ningn efecto sobre los caracteres en HTML, es decir, que en HTML estas caractersticas de formato desaparecen. Hay otras caractersticas de formato que varan de aspecto en HTML, por ejemplo, todos los estilos de bordes de las tablas y cuadros de texto son vistos en HTML como borde simple; el texto en varias columnas es convertido en una sola columna; las notas al pie son desplazadas hasta el final de la pgina HTML; la alineacin de los grficos y tablas respecto al texto tambin puede variar ligeramente; el texto en vertical es convertido en texto horizontal. Por ltimo, hay algunos elementos que desaparecen en HTML, por ejemplo, los nmeros de lnea, los encabezados y pies de pgina y los mrgenes de la pgina. Si surge alguna de estas incopatibilidades, Word nos lo comunicar en un mensaje.

Ahora puedes crear una pgina web muy sencilla realizando este ejercicio paso a paso Mi primera pgina web

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para practicar cmo crear mi primera pgina web.

Unidad 13. Pginas Web con Word (IV)


Publicar en Internet.
Una vez tenemos acabada nuestra pgina Web podemos publicarla en Internet y podr ser vista desde cualquier parte del mundo. Slo tienes que seguir los pasos que te vamos a indicar, sin gastarte un duro. As de sencillo. Para que tu pgina se vea desde internet simplemente tiene que estar almacenada en un servidor de internet. Cualquiera puede tener un servidor de Internet, slo hace falta un ordenador, una direccin IP fija, una conexin telefnica y un software adecuado, como el servidor Apache que adems es gratuito. Esto explica el gran crecimiento inicial de Internet. Han surgido miles de servidores que comparten su informacin por el simple gusto de aprender y ensear. Y muchos ms que esperan hacer negocio en la red.

269 De todas formas, crear un servidor es bastante ms complicado de lo que vemos en este curso. Sin embargo hay una forma mucho ms fcil de publicar en Internet: basta utilizar los servicios gratuitos que ofrecen algunos servidores comerciales, a cambio de un poco de publicidad. A continuacin te vamos a indicar cmo puedes hacerlo en Espaa, aunque en los dems pases es muy similar.

Obtener espacio gratuito. Hay dos alternativas. 1. Inscribirse en un sitio especializado en ofrecer espacio gratuito como LycosTripod, Geocities, iespaa, Pobladores, etc, 2. Utilizar el espacio gratuito que suelen ofrecer los proveedores de internet como Tiscali, Inicia, Telpolis, WorldOnLine, Jazzfree, Navegalia, Terra, etc.

Colocar tus pginas en internet. Una vez hayas elegido el sitio web que hospedaras tus pginas debes seguir las instrucciones que te darn para transferir tus pginas web a su servidor. Normalmente se hace mediante un programa de transferencia por FTP, por ejemplo Ws_Ftp, a partir del usuario, password y DSN que te proporcionen tendrs dos ventanas, una con los ficheros de tu ordenador y la otra con los ficheros en el servidor Web, mediante unos botones podrs pasar los ficheros de un lado al otro. As de fcil. A partir del momento en que transfieras tus ficheros ya podrs ver tus pginas en internet tecleando la direccin (URL) que te asignen. Por ejemplo. http://members.es.tripod.de/tunombre/tupagina.htm Si la direccin que te asignan es larga y complicada puedes utilizar una ms corta mediante una redireccin. Hay sitios que hacen esto gratuitamente como redireccion.com

Diseo.
Vamos a esbozar algunas consideraciones sobre el diseo de pginas web. Conviene no hacer las pginas demasiado grandes, cuanto ms grandes ms tardarn en cargarse y el usuario se puede cansar de esperar e irse a otra pgina. Entre 20 y 30 Kb. es un buen tamao. Hay que tener en cuenta que la ventana del navegador puede cambiar de tamao segn el monitor con que se est visualizando la pgina web. Es mejor utilizar dimensiones relativas (en porcentaje) que absolutas (en pixels). Conviene utilizar tablas para contener las diferentes partes de la pgina y lograr que se siten en el sitio que ms nos interese.

270 Utilizar formatos grficos que permitan comprimir la imagen como JPG, GIF y PNG. Facilitar la navegacin con ndices y flechas para avanzar y retroceder.

Ejercicios del Tema 13.

Prueba evaluativa terica del Tema 13.

Ejercicios Unidad 13. Pginas Web con Word


Convertir un documento Word en una pgina web
Crea un documento word como el que ves a continuacin entre las dos lneas horizontales. Escribe el texto que aparece y un hiperenlace en la palabra aqu a esta direccin web http://members.easyspace.com/roni/ Una vez creado el documento convirtelo en una pgina web y observa si se producen diferencias entre el documento Word y la pgina web.

271

Nota: La imagen del gato la puedes capturar de aqu.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ayuda Ejercicios Unidad 13. Pginas Web con Word


Convertir un documento Word en una pgina web
Primero vamos a escribir el documento Word.

272 La imagen del gato la puedes capturar de la pgina del enunciado tal y como vimos en el punto "Insertar imgenes desde Internet" de la unidad 10. Una vez tengas la imagen en tu disco duro puedes insertarla en el documento haciendo clic en el pestaa Insertar, y pulsando el botn Imagen. Para insertar un hipervnculo en la palabra aqu, primero seleccinala y luego puedes hacerlo de dos formas o ir al pestaa Insertar, Hipervnculo o bien pulsar con el botn derecho y elegir Hipervnculo en el men contextual que te aparecer. Dar la direccin http://members.easyspace.com/roni/ Una vez tengas acabado el documento Word para convertirlo en una pgina web tienes que ir al Botn Office , Guardar como..., y en tipo de archivo poner Pgina web. Si desde el Explorador de Windows haces doble clic en la pgina web que acabas de crear vers como se abre tu navegador y te muestra la pgina web, si haces clic en la palabra aqu y ests conectado a Internet irs a una pgina web con fotos de gatos. Observa como prcticamente no hay diferencias entre el documento Word y la pgina web, en otros casos, con documentos ms complejos, si se pueden producir algunas diferencias. Con el Explorador de Windows ves la carpeta donde has guardado la pgina web y vers como se ha creado de forma automtica una carpeta que contiene la imagen del gato y otro archivo de extensin .XML.

Prueba Evaluativa de la unidad 13. Pginas Web con Word


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Qu es un editor de pginas web? a) Un programa que permite escribir pginas web automticamente. b) Un programa que ayuda a escribir pginas web. c) Un programa que permite escribir en HTML. 2. Para qu sirve Word como editor de pginas web?

273

a) Word es un editor de pginas web para empezar a escribir pginas web. b) Word es un editor de pginas web para realizar pginas web a nivel profesional. c) Word slo sirve para pasar documentos Word a HTML. 3. Al pasar documentos Word a pginas web no se pierde ninguna caracterstica. a) Verdadero. b) Falso. 4. Al crear una pgina Web, es recomendable usar la vista... a) Diseo Web. b) Vista Navegador Web. c) Diseo de Impresin. 5. Qu cuesta y quin puede poner nuestras pginas web en Internet? a) Es algo slo al alcance de empresas o de personas con conocimientos avanzados de informtica. b) Puede hacerse gratis y lo puede hacer cualquiera con un mnimo de conocimientos informticos y las pginas se podrn ver en todo el mundo. c) Puede hacerse gratis y lo puede hacer cualquiera con un mnimo de conocimientos informticos pero las pginas slo se podrn ver en tu pas. 6. Word nos permite escribir una pgina web sin saber nada de HTML. a) Verdadero. b) Falso.

274

Unidad 14. Combinar correspondencia (I)


Mediante la opcin Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos, etc.

Conceptos previos
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente. Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

Crear el documento principal

275 Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia, all haz clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para cobinar correspondencia.

Se abrir la seccin Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opcin deseada. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc..) Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente. E n el paso 2 defin imos el fija a de

documento inicial, es el documento que contiene la parte partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este momento. Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente continuar con el asistente.

para

276

Unidad 14. Combinar correspondencia (II)


En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva. Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista. Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar... Al hacer clic en la opcin Examinar... se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los datos:

277

En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo ms comn ser utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word. En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, slo nos quedar hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botn Abrir. Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms adelante.

278

Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...

Unidad 14. Combinar correspondencia (III)

279 En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar. Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico... (si tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar. Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.

En este paso examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de datos. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado. Para terminar hacer clic en Siguiente.

280 Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcin Imprimir.... Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

Unidad 14. Combinar correspondencia (IV)


La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.

Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante. . Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes. . Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.

281

. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el asistente. . Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.

. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento. Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante. Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opcin est disponible con un documento de tipo etiquetas.

En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la creacin de la carta.

Unidad 14. Combinar correspondencia (V)


Insertar campos de combinacin

282 P ara inclui r un cam po de com bina cin, hace r clic en el icono de la pestaa Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar. Podemos insertar as todos los campos que queramos. El campo aparecer en el documento principal entre << y >> esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar. A la derecha tienes un ejemplo de un documento con campos de combinacin.

Ver datos combinados


Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en

el botn

Este botn permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.

283 La imagen de la derecha muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos. Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de son del origen de datos, una forma fcil de

solucionar este problema es hacer clic sobre el icono del origen de datos aparecern resaltados.

, los campos

Unidad 14. Combinar correspondencia (VI)


Desplazarse por los registros
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados. Permite ver los datos del primer registro del origen. Permite visualizar el registro anterior. Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el n del registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el documento con los datos del cuarto cliente. Permite visualizar el registro siguiente. Permite visualizar el ltimo registro.

Buscar un registro

284 Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botn . Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qu campo lo tiene que buscar. Al hacer clic en el botn Buscar entrada que vemos a la derecha. aparece el cuadro de dilogo

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar. En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor. Hacer clic en el botn Buscar siguiente.

Si no encuentra ningn registro de las caractersticas buscadas, nos lo indica mediante un mensaje. La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen. Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un cuadro de dilogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas caractersticas.

Unidad 14. Combinar correspondencia (VII)


Destinatarios de combinar correspondencia
Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algn tipo de ordenacin para que mis cartas salgan ordenadas por algn campo de combinacin e incluso podemos introducir condiciones de filtro para que slo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos. Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.

285

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinarn con el documento principal). Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar una carta (o mensaje de correo electrnico, o etiqueta, etc...). La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar los destinatarios que se combinarn, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella. Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicin. Se abrir este cuadro de dilogo:

286

Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos. Si la lista es muy extensa con el botn Buscando se abrir el cuadro de dilogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y se posicionar en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo. Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecer el cuadro de dilogo que te explicamos en la pgina siguiente...

Unidad 14. Combinar correspondencia (VIII)


Filtrar destinatarios
Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinacin (por ejemplo queremos los clientes de Barcelona), primero tenemos que situarnos en el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, por ejemplo con el icono , a continuacin hacemos clic en la flecha que est en el encabezado del campo Provincia y se despliega una lista con varias opciones:

287 (Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin. (Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin. (Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo poblacin.

Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en la poblacin del origen de datos (en este caso tenemos clientes de Barcelona, Valencia, Madrid y Alicante). Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionar del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems no se combinarn. (Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar que veremos a continuacin:

En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias. En la primera lnea se va formando la primera condicin. En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condicin. En Comparacin: seleccionamos el tipo de comparacin que vamos a utilizar. Los tipos de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc). Vaco indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados los clientes que no tengan direccin, seleccionamos Campo: direccin y Comparacin: No vaco, en Comparado con: no pondremos nada.

288 En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacin es Vaco o No vaco. Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: nombre igual a Juan, de esta forma slo apareceran combinados los clientes de nombre Juan. Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin. Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo. Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar. Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.

Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo de ordenacin (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso. Tambin podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar, seleccionar de la lista que aparece la opcin (avanzado...), aparecer el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar, a continuacin hacer clic sobre la pestaa Ordenar registros.

289

Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor). Para ordenar por ms campos rellenar Luego por. En el ejemplo de la derecha saldran las cartas ordenadas por provincia del cliente y dentro de una misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos. Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.

Unidad 14. Combinar correspondencia (IX)


Asignar campos
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea de saludo, etc..., para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse al nombre del destinatario, su direccin, poblacin, etc.... Estos nombres no tienen porque coincidir con los nombres que tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos, esta utilidad me permite decirle a Word cmo se llama el campo estndar en mi origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociacin necesaria. El icono abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones, este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botn Asignar campos....

290

En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estndares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estndar. Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estndar, Word hace automticamente la asociacin. En el ejemplo anterior, en el origen de datos hay un campo que se llama apellidos, otro que se llama nombre y otro que se llama provincia, como tambin son nombres de campos estndares, Word sin preguntar ha definido la asociacin. Para el resto de los campos estndares tendramos que desplegar la lista y elegir el campo a asociar. Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la opcin Bloque de direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones, y cuando Word necesite una asociacin no definida nos lo preguntar o veremos que falta algo.

Combinar al imprimir

291

La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinacin. Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha. Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...). En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero. En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el ltimo. Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3). Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.

Combinar en correo electrnico

292 La opcin Enviar mensajes de correo electrnico permite enviar cada carta del resultado de la combinacin en un correo electrnico. Con la creciente y casi inevitable utilizacin del correo electrnico es evidente que esta utilidad nos va a ahorrar mucho trabajo. Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este, adems de indicar qu grupo de registros queremos enviar (como con la opcin Combinar al imprimir) debemos completar los parmetros del mensaje a enviar. En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la direccin de e-mail del destinatario. En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje. En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos. Para poder disfrutar de esta utilidad debe tener instalado un programa de correo electrnico compatible con MAPI como por ejemplo, Microsoft Outlook 2007.

Ejercicios del Tema 14.

Prueba evaluativa terica del Tema 14.

Ejercicios Unidad 14. Combinar correspondencia


1.- Una carta de felicitacin
Crea un documento Word con la tabla siguiente para almacenar las direcciones de tus amigos. Guarda el documento en la carpeta Mis documentos con el nombre direcciones.docx.

293

Crea una carta para felicitar el ao nuevo a cada uno de tus amigos, con la siguiente forma:

Guarda el documento como nuevo_ao.docx.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ayuda Ejercicios Unidad 14. Combinar correspondencia


1.- Una carta de felicitacin.
Si tienes algn problema para crear el documento con la tabla de direcciones, repasa el tema 8. Abre un documento en blanco, puedes a continuacin redactar el texto que va a ser fijo:

Haz clic en la pestaa Correspondencia, despliega el men Iniciar combinacin de correspondencia y selecciona la opcin Paso a paso por el asistente de combinacin de correspondencia. Selecciona Cartas y haz clic en Siguiente

294 En el paso 2 selecciona Utilizar el documento actual y haz clic en Siguiente. En el paso 3 selecciona la opcin Utilizar una lista existente y haz clic en Examinar... Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos. En el Tipo de archivo: despliega la lista y selecciona el tipo de archivo Documentos de Word (*.docx) En el campo Buscar en: abre la carpeta Mis documentos (donde tienes el archivos direcciones.docx). Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del tipo .docx de la carpeta, haz doble clic sobre el nombre direcciones.docx. Se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en l aparecen los datos que tus amigos. Como quieres enviar la carta a todos haz clic en el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. En el paso 4 vamos a insertar al principio de la carta la direccin a la que enviaremos la carta: Posiciona el cursor en una lnea encima de la palabra Hola y haz clic en el panel en Ms elementos.... Aparecer la lista de todos los campos del origen de datos. Haz clic en el campo Nombre y clic en el botn Insertar, repite la operacin para los campos apellidos, direccin, codpostal, poblacion y provincia. Al final haz clic en el botn Cancelar para cerrar la lista de campos. Vers que los campos se han insertado uno detrs de otro, slo te queda colocar el cursor y aadir los espacios en blanco necesarios y los saltos de lnea para que la direccin quede como deseamos. Posicionate detrs de la palabra Hola, escribe un espacio en blanco, haz clic en el panel en Ms elementos..., haz clic en el campo Nombre y clic en el botn Insertar, finalmente clic en el botn Cancelar. Haz clic en Siguiente del panel de tareas para pasar al paso 5 del asistente. Haz clic en Siguiente del panel de tareas para pasar al paso 6 del asistente. En el paso 6 haz clic en Imprimir... y selecciona Todos. Haz clic en Aceptar.

2.- Un mensaje de cumpleaos.

295 Si tienes algn problema para aadir la columna mes nacimiento y la columna email deberas repasar el tema 8. Para escribir el mensaje de correo electrnico abre un documento en blanco, haz clic en la pestaa Correspondencia, despliega el men Iniciar combinacin de correspondencia y selecciona la opcin Paso a paso por el asistente de combinacin de correspondencia. Selecciona Mensajes de correo electrnico y haz clic en Siguiente En el paso 2 selecciona Utilizar el documento actual y haz clic en Siguiente. En el paso 3 selecciona la opcin Utilizar una lista existente y haz clic en Examinar.... Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos. En el Tipo de archivo: despliega la lista y selecciona el tipo de archivo Documentos de Word (*.docx). En el campo Buscar en: abre la carpeta Mis documentos (donde tienes el archivo direcciones.docx). Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del tipo .docx de la carpeta, haz doble clic sobre el nombre direcciones.docx. Se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en l aparecen los datos que tus amigos. Como quieres enviar el mensaje a los que cumplen los aos este mes, haz clic sobre la flecha que se encuentra a la izquierda de la columna mes nacimiento, se desplegar una lista busca en esta lista el nmero de mes en el que ests, vers que slo quedan los amigos cuyo mes de nacimiento es igual al que has elegido de la lista. Nota: si en la lista no aparece el n de mes en el que ests es porque no tienes ningn amigo con ese mes de nacimiento. Haz clic en el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. En el paso 4 vamos a insertar el nombre del amigo despus de la palabra Hola: Posicionate detrs de la palabra Hola, escribe un espacio en blanco, haz clic en el panel en Ms elementos..., haz clic en el campo Nombre y clic en el botn Insertar, finalmente clic en el botn Cancelar. Haz clic en Siguiente del panel de tareas para pasar al paso 5 del asistente. Haz clic en Siguiente del panel de tareas para pasar al paso 6 del asistente. En el paso 6 haz clic en Correo electrnico.... Si en Para: no aparece el campo email, despliega la lista asociada al campo y selecciona el campo email. Escribe en Asunto: Felicidades!!

296 Elige en Formato de correo: el valor HTML. Selecciona Todos. Haz clic en Aceptar. Nota. Si no has elegido el tipo Mensaje de correo electrnico en el paso 1, lo nico que vara es que en el punto 6 no aparece la opcin Correo electrnico... no pasara nada podras enviar el mensaje de todas formas haciendo clic en el botn Enviar mensajes de correo electrnico.

2.- Un mensaje de cumpleaos


El objetivo del ejercicio es obtener un documento que permita enviar un correo electrnico a todos tus amigos que cumplan los aos este mes. Aade a la tabla de direcciones una columna con el encabezado mes nacimiento, y rellnala con el mes en que naci cada uno de tus amigos (slo el mes) y aade otra columna con el encabezado email para introducir en ella la direccin de correo electrnico de tus amigos. Crea el mensaje de felicitacin y enva los correos a todos tus amigos que cumplan los aos este mes. Guarda el documento como cumpleaos.docx.

Prueba Evaluativa de la unidad 14. Combinar correspondencia


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. El botn sirve para.

a) Imprimir sobres. b) Combinar los datos cuando el documento es de tipo carta. c) Combinar los datos y enviar el resultado en forma de mensajes de correo electrnico.

297
2. Se pueden filtrar los datos del origen? a) No, siempre se combinan todos los registros del origen. b) Si, siempre utilizando el cuadro de dilogo Opciones de consulta. c) Si, y en ocasiones no es necesario utilizar el cuadro de dilogo Opciones de consulta. 3. Para poder insertar un bloque de direcciones los campos del origen se deben llamar como los nombres estndares de Word. a) Verdadero. b) Falso. 4. Cuando nos desplazamos por los registros ... a) ... vemos una copia del documento principal por cada registro del origen de datos antes de aplicar el filtro. b) ... vemos una copia del documento principal por cada registro del origen de datos despus de aplicar el filtro. c) ... para poder ir de un registro a otro tenemos primero que combinar en un documento nuevo. 5. Desde Combinar correspondencia puedo modificar los datos del origen de datos... a) S. b) Slo si los datos estn almacenados en un documento Word. c) Los datos se pueden visualizar pero no modificar. 6. Se pueden ordenar los registros del origen por tres campos. a) Verdadero. b) Falso. 7. El icono sirve para.

a) Mirar la lista de contactos. b) Buscar la carta correspondiente a un registro en concreto. c) Buscar una direccin en la lista de contactos.

298
8. Que utilidad tiene la opcin del ltimo paso Editar cartas individuales? a) Nos permite guardar las cartas en un nuevo documento. b) Permitir enviar luego el documento a otro usuario. c) Ambas son correctas. 9. El icono sirve para asignar campos.

a) Verdadero. b) Falso.

10. El icono permite...

de la barra de combinar correspondencia nos

a) ... pasar la ortografa al documento. b) ... mostrar y ocultar los datos combinados. c) ... resaltar los campos combinados. 11. Para acceder al ltimo registro debemos pulsar. a) b) c) . . .

12. Podemos ordenar los destinatarios por algn campo de ordenacin. a) Verdadero. b) Falso.

299

Unidad 15. Esquemas (I)


Introduccin
Qu es un esquema?, Qu utilidad le podemos obtener de los esquemas?, Sabe Word trabajar con esquemas de forma eficaz?. Todas estas preguntas y algunas ms que te irn surgiendo conforme avances por esta unidad sern resueltas a medida que entremos en el mundo de los esquemas. Para comenzar vamos a explicar que se entiende por esquema, un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Para poder aplicar un esquema el documento debe estar organizado en niveles, es decir que el documento se pueda dividir en puntos y que en el interior de esos puntos existan puntos secundarios, terciarios, etc. Un ejemplo claro y sencillo es este curso; el curso esta dividido en unidades, cada unidad se va dividiendo en puntos secundarios y algunos puntos se subdividen en puntos a tercer nivel. Cuanto ms extenso sea un documento ms interesante es utilizar los esquemas. En un documento corto no es necesario crear un esquema pero un documento largo sin un esquema puede resultar dificil de manejar. Y con respecto a si sabe Word trabajar con esquemas de forma eficaz lo iremos viendo a lo largo de la unidad y podris comprobar que con un pequeo esfuerzo adicional nuestros documentos quedarn perfectamente estructurados. Este es un ejemplo de un documento extendido, en vista normal.

Y este es el mismo documento en vista de esquema, ms adelante veremos cmo crearlo.

300

Conceptos previos
Antes de ver cmo crear esquemas y trabajar con ellos vamos a definir algunos conceptos que utilizaremos en el resto de la unidad. Nivel de esquema. El nivel de esquema es una caracterstica de formato que se puede asignar a un prrafo. De forma similar a cmo asignamos una alineacin a un prrafo, tambin podemos asignarle un nivel de esquema. Hay nueve niveles disponibles (Nivel 1 a Nivel 9). La creacin de esquemas se basa en los niveles de esquema, es decir, para crear un esquema previamente debemos asignar los niveles de esquema es las partes adecuadas del documento. Como iremos viendo a lo largo de esta unidad, los niveles de esquema se pueden asignar directamente o por medio de los Estilos de Ttulo.

Estilo de ttulo. Un estilo de ttulo es unl formato predefinido que se aplica normalmente a un ttulo. Word tiene nueve estilos de ttulo diferentes: Ttulo 1, Ttulo 2, ... , Ttulo 9. Cada estilo tiene sus propias caractersticas de formato (fuente, tamao de letra, etc.) y tambin tiene un nivel de esquema definido. El estilo Ttulo 1 tiene el nivel de esquema 1, el estilo Ttulo 2 tiene el nivel de esquema 2, y as sucesivamente. De esta forma, al aplicar un estilo de ttulo tambin estamos asignando el nivel de esquema correspondiente.

Mapa de documento. Si no nos hemos preocupado de asignar Niveles de esquema a nuestro documento, Word dispone de otra forma de crear algo similar a un Esquema. Se trata del Mapa del documento que es un esquema ms rudimentario creado por Word segn unos criterios internos que no podemos modificar. Si el documento esta bien estructurado Word crear un Mapa de documento bastante bien definido, pero si el documento no tiene una estructura clara el mapa de documento creado por Word nos servir mas bien de poco. Al final del tema compararemos en profundidad las diferencias entre Esquema y Mapa de documento.

Tabla de contenidos. Una tabla de contenido tambin puede tener ciertas similitudes con un esquema. Una tabla de contenidos es lo que en Espaa solemos llamar un ndice. Una tabla de contenidos es una lista de los puntos de un documento con el nmero de pgina donde se encuentra dicho punto. Adems tiene la funcionalidad de poder acceder directamente al punto en cuestin presionando la tecla CTRL y haciendo clic sobre el punto. Tambin tiene la capacidad de actualizarse de forma automtica. La tabla de contenido se explicar con profundidad en la Unidad 17.

301

Unidad 15. Esquemas (II).


Crear un esquema
A la hora de plantearse crear un documento que va a contener un esquema disponemos de 2 estrategias:

1 - Crear el esquema antes de redactar el texto del documento. As podremos utilizar el esquema como gua e ir redactando el texto de cada punto en el orden que deseemos. Para aplicar este mtodo: - Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visin esquema. Desde la pestaa Vista - Esquema o desde botn Esquema de la barra de estado . Se abrir la pestaa Esquema, que veremos con detalle en el punto siguiente. - Escribimos el primer ttulo o punto de nuestro documento y veremos como Word le asigna Ttulo 1 y Nivel de esquema 1. Seguimos redactando los siguientes ttulos o puntos de nuestro documento asignndoles el nivel de esquema que deseemos utilizando los botones siguiente forma: de la pestaa de la

- Despus de escribir un titulo pulsamos la tecla Intro y podremos escribir el siguiente ttulo con el mismo nivel de esquema en el que estbamos, si queremos bajar un nivel pulsamos el botn ,y si queremos subir un nivel pulsamos el

botn . Tambin puedes utilizar el resto de los botones de la pestaa Esquema que tienes explicados en el siguiente punto. - Una vez est creado el esquema, para intruducir el texto normal del documento en el desplegable Nivel de esquema seleccionar Texto independiente. , hay que

2 - Crear el esquema despes de tener el documento redactado. Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastar asignarles el nivel correspondiente (nivel 1, nivel 2, etc)., si no es asi tendremos que ver cmo estructurar el documento distinguiendo los puntos importantes para convertirlos en el nivel que les corresponda. Esta opcin es la que utilizaremos nosotros en los ejemplos de esta unidad. Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas:

302

a) Utilizando los estilos de ttulos predefinidos que nos ofrece Word, Titulo 1, Titulo2... Ttulo 9. Estos estilos tienen la peculiaridad de que ya tienen un nivel asociado que se corresponde con el nmero del ttulo, es decir el Ttulo 1 tiene el Nivel de esquema 1 y as sucesivamente. Para aplicar un estilo de ttulo debemos: - Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el ttulo. - Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el ttulo que corresponda.

El inconveniente de utilizar los ttulos predefinidos de Word es que tienen su propio formato, por ejemplo el Titulo 1 es Cambria con tamao 14 y en azul, y puede darse el caso que este formato no se adapte a nuestro documento.

b) La segunda opcin es definirnos nuestros propios estilos de ttulos y asignarles el nivel de esquema que creamos convenient e. En la unidad 9 puedes repasar cmo definir un estilo, para asignar un nivel de esquema al estilo hay que situarse en el cuadro de dilogo Nuevo

303 estilo y pulsar en el botn de la parte inferior izquierda que dice Formato, se abrir un desplegable, elegir Prrafo, y aparecer un cuadro de dilogo como el que ves en esta imagen. En la parte superior del cuadro est la opcin Nivel de esquema, donde podemos elegir el nivel que deseemos. Tambin podriamos aplicar un nivel de equema a un punto de nuestro documento directamente, es decir, sin definir un estilo nuevo. Bastara seleccionar el texto y aplicarle formato Prrafo para llegar a este cuadro de dilogo y elegir el Nivel de esquema deseado. Aunque lo ms aconsejable es definir un estilo nuevo y aplicarlo cuando lo necesitemos.

c) La tercera opcin para asignar niveles de esquema, es utilizar los botones de la pestaa Esquema, de los que hemos hablado hace un momento y que veremos en el punto siguiente.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear un esquema

Pestaa de Esquema
Supongamos que hemos redactado el documento y hemos aplicado a los ttulos correspondientes los niveles adecuados. Para ver el esquema creado debemos acceder a la pestaa Vista y cambiar la vista a Esquema. O en la parte inferior izquierda de la pantalla donde tenemos los botones de vistas pulsar sobre el 4 icono como vemos marcado en la imagen. Si lo hemos hecho bien veremos nicamente los ttulos del documento con la sangra adecuada a su nivel de esquema. Adems de ver el texto esquematizado nos aparece la pestaa Esquema que vemos en la imagen de abajo.

A continuacin detallamos la funcionalidad de cada botn de la barra de esquema de forma esquemtica y en el punto siguiente explicaremos algunos botones ms detalladamente:

304

Aumentar de nivel a nivel 1. Sube el ttulo seleccionado al nivel ms alto (nivel 1). Aumentar nivel. Sube el ttulo seleccionado un nivel ms alto del que tenga en ese momento. Nivel de esquema. Nos dice el nivel de esquema del texto seleccionado, entre 1 y 9. Si no queremos asignar nign nivel elegiremos "Texto independiente", que es el nivel que debe tener el texto normal de un documento. Disminuir nivel. Baja el ttulo seleccionado un nivel menor del que tenga en ese momento. Disminuir a texto. Baja el ttulo seleccionado al nivel ms bajo (nivel texto independiente). Subir. Traslada el ttulo seleccionado y todo lo que l incluye un lnea arriba. Esta funcin la veremos con ms detalle. Bajar. Traslada el ttulo seleccionado y todo lo que l incluye un lnea abajo. Esta funcin la veremos con ms detalle. Expandir. Situado sobre un ttulo contrado, muestra el texto que incluye en su nivel. Contraer. Situado sobre un ttulo expandido, oculta el texto que incluye en su nivel. . Podemos elegir que niveles deseamos ver. Si seleccionamos todos los niveles mostrar el documento al completo. . Si tenemos el documento expandido completamente al pulsar sobre este botn nos mostrar nicamente la primera lnea de los prrafos. . Por defecto est activada. Sirve para ver el texto con el formato que tengamos definido.

. Muestra / oculta la siguiente serie de botones. Los siguiente botones los explicaremos con ms detalle en la siguiente unidad cuando veamos Documentos maestros.

305

Unidad 15. Esquemas (III).


Botones especiales de la pestaa
Modificar los niveles. En la barra de esquema disponemos de una serie de botones destinados a manipular los niveles del texto. Con el botn conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel 1 independientemente del nivel que tena anteriormente. Con el botn conseguimos aumentar un nivel el texto seleccionado, es decir si antes tena un nivel 2, al seleccionar el texto ( o simplemente colocar el cursor ) y pulsar este botn pasa a tener nivel 1. Este cuadro combinado nos muestra el nivel de esquema que tiene actualmente el texto y presionando sobre el tringulo de la derecha podemos desplegar la lista de posibles niveles y aplicrselo directamente al texto. Con el botn conseguimos disminuir un nivel el texto seleccionado, es decir si antes tena un nivel 2 al pulsar sobre este botn el texto pasa a tener un nivel de esquema 3. Con el botn conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel ms bajo de todos (Texto independiente) sea cual sea el nivel que tena anteriormente. En realidad, el nivel "Texto independiente" equivale a no tener ningn nivel asignado, es el nivel por defecto que tiene un texto normal. Desplazar texto utilizando los botones y :

Una vez tenemos el esquema creado y estando en vista esquema disponemos de la barra que hemos visto en la pgina anterior y en sta barra tenemos estos dos botones (el botn de subir Si tenemos este esquem a, vemos y el botn de bajar )

306 claramente que Unidad 3. Edicin bsica (I) es el primer punto y seguramente sea de nivel 1, en su interior tiene un punto denominado Desplazarse por un documento que tendr un nivel inferior al del ttulo principal y ste a su vez tiene tres puntos en su interior que son Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla, Desplazamientos a lo largo de todo el documento y Mediante las Barras de desplazamiento. que sern del mismo nivel los tres pero evidentemente un nivel inferior al ttulo Desplazarse por un documento. En un docum ento normal si querem os que el punto Mediante las Barras de desplazamiento vaya antes que el punto Desplazamientos a lo largo de todo el documento tendramos que seleccionar todo el texto de ese punto "cortar" y situndonos encima del punto Desplazamientos a lo largo de todo el documento "pegar" el texto. Con la vista en esquema esto lo podemos hacerde una forma ms fcil: simplemente seleccionado el ltimo punto (Mediante las Barras de desplazamiento) y presionando el botn de la barra de esquema. Y con esto desplazamos el ttulo y todo su contenido un lugar por encima de donde estaba como podemos ver en la imagen. Expandir y contraer el texto. En las dos imgenes que podemos ver aqu tenemos el esquema nicamente con los puntos claves del documento. Con la ayuda de los botones y podemos ampliar o reducir el contenido del documento, es decir podemos ir introducindonos para ver el contenido del documento desde el nivel 1 hasta el nivel texto independiente. Veamos un ejemplo: ste es el nivel mnimo que podemos tener en nuestro esquema, con el nivel 1 solo podemos ver el ttulo principal del documento. Si a continuacin pulsamos sobre el botn estando con el cursor sobre este ttulo conseguimos expandir el documento un nivel ms, es decir tendremos el nivel 2 a la vista tambin. Si volvemos a pulsar sobre el botn estando de nuevo sobre el primer ttulo conseguimos expandir un nivel ms en el documento, con lo cual tendremos a la vista aquellos ttulos con el nivel 3.

307 Y volviend o a hacer clic sobre el botn desde el ttulo 1 del documento conseguiremos expandir un nivel ms sobre el documento, en nuestro caso ya no existen ms niveles as que despliega el documento en toda su extensin con el texto normal, como vemos en la siguiente imagen.

Unidad 15. Esquemas (IV).


Diferencias entre Mapa de documento y Esquema
Mapa de documento. El mapa de documento es una lista de ttulos del documento que se muestra en una ventana adjunta a la izquierda de nuestro documento. En la imagen podemos ver el mapa de documento de nuestro documento. As tal cual lo vemos es prcticamente lo mismo que un esquema, hay que decir que es as porque los ttulos tienen el nivel adecuado.

308 Si los ttulos no tuvieran el formato con sus niveles, el mapa de documento tendra un aspecto menos descriptivo, podra no mostrar ninguna lista o mostrar una lista conforme a sus propios criterios internos. Para acceder al mapa de documento debemos ir a la pestaa Vista y marcar la opcin Mapa del documento. Desventajas frente al esquema: - El mapa de documento nicamente nos sirve para desplazarnos a travs del documento. - No podemos realizar ningn tipo de cambio sobre el mapa de documento. - No se actualiza automticamente. Ventajas: - Para desplazarnos a travs del documento es muy til y rpido. - Aunque no hayamos creado los ttulos para el esquema, con documentos que tienen cierta estructura interna suele crear un mapa de documento aceptable. Esquema. Un esquema ya hemos visto lo que es, as pues veamos las ventajas ms palpables con respecto al mapa de documento. - Puedes expandir y contraer porciones del documento. - Podemos ver nicamente las cabeceras de los ttulos que deseemos. - Podemos desplazar partes de un documento de forma fcil y sencilla. - Podemos hacer modificaciones en vista esquema.

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para practicar lo visto en esta unidad. Prueba evaluativa terica del Tema 15.

Ejercicios del Tema 15.

Ejercicios Unidad 15. Esquemas.


1.- Crear esquema de un documento

309

1.- Abre el archivo Crear Esquema de la carpeta ejercicios de nuestro curso y crea un esquema que quede como el que vemos en la imagen utilizando los niveles de esquema con ttulos personalizados. El Titulo 1 se llamar Estilo1 y equivaldr al formato: Fuente: Calibri. Tamao: 16. Formato: Negrita y Cursiva.

El Titulo 2 se llamar Estilo2 y equivaldr al formato: Fuente: Calibri. Tamao: 14. Formato: Negrita.

El Titulo 3 se llamar Estilo3 y equivaldr al formato: Fuente: Calibri. Tamao: 12. Formato: Cursiva.

2.- No guardes este documento.

Nota: Este documento se utilizar en posteriores ejercicios, recomendamos no guardar los cambios sobre este documento. Si desea guardar los cambios, gurdelo con otro nombre.

310 Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ayuda Ejercicios Unidad 15. Esquemas


1.- Crear esquema de un documento
Abrir el archivo Crear Esquema de la carpeta ejercicios de este curso. Cambia a vista de impresin o vista normal. Abre el panel de Estilos. El panel se abre haciendo clic en la flecha al pie de la seccin Estilos de la pestaa Inicio. Pulsa sobre el botn Nuevo estilo y crea el primer estilo con las siguientes caractersticas: El Titulo 1 se llamar Estilo1 y equivaldr al formato: Fuente: Calibri. Tamao: 16. Formato: Negrita y Cursiva. Haz clic en el botn Formato, en la lista desplegable selecciona Prrafo. Se abrir un nuevo cuadro de dilogo, selecciona Nivel 1 en el desplegable Nivel de esquema. Acepta los cuadros de dilogo. Haz lo mismo para los siguientes 2 estilos.

El Titulo 2 se llamar Estilo2 y equivaldr al formato: Fuente: Calibri. Tamao: 14. Formato: Negrita.

El Titulo 3 se llamar Estilo3 y equivaldr al formato: Fuente: Calibri. Tamao: 12.

311 Formato: Cursiva.

Si no recuerdas cmo crear un estilo revisa la unidad 9.

Con los estilos creados: Selecciona el primer ttulo del documento Unidad 3. Edicin bsica (I).

Ve a la pestaa Inicio y selecciona el estilo Estilo1. Selecciona el segundo ttulo importante del documento Desplazarse por un documento. Ve a la pestaa Inicio y selecciona el estilo Estilo2. Selecciona el segundo ttulo importante del documento Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla. Ve a la pestaa Inicio y selecciona el estilo Estilo3. Selecciona el segundo ttulo importante del documento Mediante las barras de desplazamiento. Ve a la pestaa Inicio y selecciona el estilo Estilo3. Selecciona el segundo ttulo importante del documento Desplazamientos a lo largo de todo el documento. Ve a la pestaa Inicio y selecciona el estilo Estilo3.

Cambia la vista a esquema desde la pestaa Vista - Esquema. Observa que el documento ha quedado estructurado.

Prueba Evaluativa de la unidad 15. Esquemas


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Qu es un esquema? a) Es un resumen bien estructurado de un documento basado en niveles.

312

b) Es un resumen bien estructurado de un documento extenso. c) Ambas son correctas. 2. Un estilo de ttulo es... a) ...el formato que se aplica a un ttulo. b) ... el formato de prrafos que puede utilizar para asignar un nivel jerrquico. c) ... una parte de la ventana adjunta a la izquierda del documento. 3. Pulsando sobre el icono marcado Mapa de documento. a) Verdadero. b) Falso. 4. El botn sirve para... accedemos a la vista del

a) ... ocultar el texto que incluye en su nivel. b) ... mostrar la primera lnea de los prrafos. c) ... ver el texto con el formato que tengamos definido. 5. Los botones completo. a) Verdadero. b) Falso. 6. El Mapa de documento nicamente nos sirve para desplazarnos a travs del documento. a) Verdadero. b) Falso. y sirven para desplazar el bloque de texto al

313

Unidad 16. Documentos maestros (I)


Introduccin
Qu es un documento maestro?, De qu modo puedo sacarle partido?. Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal (grficos, tablas, formato de texto, etc) y adems contiene enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos normales. Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se vern reflejadas automticamente en el documento maestro, puesto que este lo que contiene son enlaces a estos subdocumentos. Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus caractersticas est previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios captulos). Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividindolos en subdocumentos ms pequeos y fciles de manejar. En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de trabajo para compartir un documento dividindolo en subdocumentos individuales por ejemplo para trabajar bajo un mismo proyecto, para la realizacin de un manual extenso, donde cada miembro del grupo realiza diferentes captulos, siguiendo la misma estructura en los subdocumentos se pueden fusionar en un documento maestro. Adems de todo esto puedes pensar, si pero y con respecto a los nmeros de pgina, los ndices y dems caractersticas de los subdocumentos no habr organizacin en el documento final. En este sentido no hay problema ya que el documento maestro se trata como un nico documento, teniendo su propio ndice general, nmeros de pginas, encabezados, etc. El mtodo de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para ordenadores que no tienen gran potencia de clculo, pues para estos ordenadores trabajar con documentos muy extensos causa un rendimiento muy inferior al normal, y con la ayuda de los documentos maestros trabajar con estos subdocumentos agiliza la tarea. En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento maestro con sus tres subdocumentos.

314

Botones del Documento maestro.


Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema que vimos en la unidad anterior. Vamos a ver los botones de la barra de esquemas que estn destinados al tratamiento de documentos maestros. En el ltimo punto del tema explicaremos ms detalladamente el uso de estos botones. Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaa Vista - Esquema. O pulsando sobre el 4 icono de la lista de vistas que est en la parte inferior izquierda de la pantalla. Debers hacer clic en el botn Mostrar documento de la pestaa Esquema:

Estos son las nuevas opciones que aparecern:

315

Son los botones destinados a documentos maestros.

. Muestra documentos maestros.

oculta

los

botones

destinados

. Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro. . Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a raz de un ttulo. Lo veremos ms detalladamente a lo largo de la unidad. . Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y deje de existir como subdocumento. . Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento maestro. . Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en uno solo. . Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en varios subdocumentos. . Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo. La funcionalidad de estos botones los veremos a lo largo de la unidad.

Unidad 16. Documentos maestros (II)


Crear Documento

316

maestro.
Para crear un documento maestro tenemos dos opciones: Crear un esquema de un documento maestro. Esta opcin sirve cuando tenemos muy claro la organizacin, estructura y desarrollo del documento. Podemos crearnos un esquema (o ndice) con todos los puntos que vamos a tratar en el documento e ir haciendo la seleccin de los puntos ms importantes y clasificarlos por documentos individuales. Imaginemos que tenemos la planificacin de un libro bien estructurado y sabemos el nmero de captulos con sus ttulos, entonces podemos hacer el documento maestro con un esquema y destinar cada ttulo de un captulo a un subdocumento. Para realizar seguiremos siguientes pasos: esto los

Tenemos el esquema ya redactado con los ttulos de los captulos con su nivel correspondiente. - Seleccionamos el primer ttulo del captulo del libro. - Presionamos sobre para crear un subdocumento.

- A continuacin podemos redactar el contenido del subdocumento. Con el resto de captulos seguimos el mismo procedimiento. Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y adems crea un documento por cada subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el mismo lugar donde tenemos el documento maestro. Por ejemplo en la imagen que tenemos a la derecha tenemos el documento maestro y 3 subdocumentos (Captulo 1, Captulo 2 y Captulo 3). Estos 4 documentos estarn en la misma carpeta de nuestro disco duro. Los nombres que les da por defecto a los subdocumentos son el primer ttulo. En este ejemplo los documentos tienen el nombre de Capitulo 1.docx, etc.

Convertir documentos existentes en un documento maestro.

317 La otra opcin es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y queremos fusionarlos en un nico documento maestro sin tener que estar cortando y pegando. Adems, si creamos un documento cortando y pegando, el rendimiento de trabajo no ser el mismo, cuanto ms extenso sea el documento ms se ralentizar el sistema al trabajar con l. Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos seguir los siguientes pasos: - Crear un nuevo documento que ser el documento maestro. - Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaa Vista - Esquema o presionando sobre .

Basndonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los captulos ya creados. - Escribimos el ttulo del libro y lo ponemos como Titulo 1 para que tenga el nivel de esquema 1. - Para insertar el primer subdocumento (Capitulo 1) presionamos sobre . Aparece el cuadro de dilogo Insertar seleccionemos que documento queremos insertar. subdocumento, para que

- Seleccionamos el Capitulo 1.docx y pulsamos Abrir.

318 Con el resto de captulos se realiza el mismo procedimiento y al final tendremos un documento maestro formado por tres subdocumentos.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear documentos maestros

Unidad 16. Ejercicio Paso a Paso. Crear documento maestro.


1. Vamos a crear un documento maestro en base al contenido del curso, creando para cada unidad un subdocumento. Primero desarrollamos los puntos que tendr el documento. 2. Abre Word. Word se abre con un nuevo documento. 3. Escribe las siguientes lneas que sern los puntos que se desarrollarn en el documento. El ttulo del documento es Curso Word 2007. 4. Escribe Curso Word 2007 en la primera lnea. 5. Escribe el resto de puntos del documento como ves a continuacin: Unidad 1. Mi primer documento. Unidad 2. Introduccin. Elementos de Word2007. Unidad 3. Edicin bsica. Unidad 4. Guardar y abrir documentos. Unidad 5. Formato carcter y prrafo. Unidad 6. Ortografa y gramtica. Tenemos los puntos del documento redactado, ahora hay que crear el documento maestro y asignar a cada unidad un subdocumento. 6. Cambia a vista esquema desde la pestaa Vista - Esquema o desde el botn situado en la zona inferior de la pantalla.

Comprueba cmo cambia la vista y se aade la pestaa de Esquema. Para poder crear los subdocumentos del documento maestro, el documento debe tener una estructura de esquema con los niveles de esquema asignados.

319 7. Asigna a cada unidad el Nivel 1: Para asignar a cada unidad el nivel 1 selecciona el ttulo de la unidad y pulsa sobre de la barra esquema y selecciona Nivel 1.

Ej. selecciona Unidad 1. Mi primer documento. y pulsa sobre seleccionando Nivel 1 en la barra esquema. Ahora ya podemos crear los subdocumentos del documento maestro. 8. Selecciona la primera unidad Unidad 1. Mi primer documento. 9. Pulsa sobre el botn de la pestaa Esquema.

10. Realiza el mismo procedimiento para el resto de unidades. Con todas las unidades asignadas a un subdocumento vamos a guardar el documento maestro y se crearn automticamente los subdocumentos. 11. Pulsa sobre el botn guardar de la barra de acceso rpido Se abre el dilogo Guardar como. 12. Crea una carpeta en el directorio del curso ejercicios y llmale epp_16_doc_maestro. Para crear una carpeta en el directorio, primero debes estar en ese directorio y posteriormente pulsar sobre . .

13. Escribe el nombre de la carpeta epp_16_doc_maestro. 14. Haz doble clic sobre la nueva carpeta para entrar dentro de ella. Ahora podemos guardar el documento maestro con sus subdocumentos. 15. Escribe el nombre del documento en Nombre del archivo Word_2007 y presiona Guardar. Si accedes a tu disco duro en la nueva carpeta podrs comprobar que ha creado el documento maestro Word_2007.docx ms un documento por cada unidad. Nota: Si posteriormente deseas realizar este ejercicio de nuevo recuerda borrar los documentos generados en el disco duro, o crea una nueva carpeta.

Unidad 16. Documentos maestros (III)


Manipulando Documentos maestros.

320 Contraer / expandir documentos. Al inicio de la unidad hemos visto por encima los botones de la barra de esquema asociados a la manipulacin con documentos maestros, ahora los veremos un poco ms en detalle. Con el botn

conseguimos contraer o expandir los subdocumentos que tenemos en el documento maestro. En la imagen podemos ver el efecto que provoca contraer el documento maestro que estamos viendo de ejemplo. Podemos ver que no muestra el contenido de los subdocumentos sino que muestra la ruta de nuestro disco duro donde se encuentra ubicado dicho documento.

Quitar subdocumento. Situndonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el botn para quitar el documento como subdocumento del documento maestro. En ese momento el subdocumento pasa a ser parte del documento maestro y no como un enlace a un subdocumento, aunque el subdocumento no se borra fsicamente de nuestro disco duro.

Combinar / dividir subdocumentos. Combinar. Si llegamos a una situacin en la que tenemos muchos subdocumentos pequeos en nuestro documento maestro puede ser conveniente ir combinando algunos subdocumentos poca extensin para tener menos subdocumentos pero un poco ms extensos. Si queremos combinar varios subdocumentos tendremos que seleccionarlos presionando primero sobre el icono que aparece a la izquierda superior del primer subdocumento y manteniendo pulsada la tecla MAYUS (Shift) de nuestro teclado haremos clic sobre el siguiente subdocumento. Podemos combinar tantos subdocumentos como queramos. Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono . Se fusionarn todos en el mismo subdocumento. Este botn slo estar habilitado si tenemos varios subdocumentos seleccionados.

321

Dividir. El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy extensos y queremos dividirlos en varios subdocumentos. Para realizar la divisin debemos situarnos una lnea encima o al principio del ttulo del subdocumento a partir de donde vayamos a crear otro subdocumento. Una vez estemos ah situados pulsamos sobre el botn botn slo estar habilitado si estamos en la posicin correcta. , este

Bloquear documentos. Cuando estamos trabajando en grupo con un documento maestro que contiene varios subdocumentos, los subdocumentos pueden ser bloqueados automticamente por Word cuando un usuario est utilizando un subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo slo tendr acceso en modo lectura. Tambin podemos modificar la opcin de bloquear/desbloquear nosotros mismos utilizando el icono que tenemos en la barra esquema . Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la izquierda del subdocumento aparece un dibujo en forma de candado . A partir de este momento no podremos modificar el subdocumento, solo tendremos acceso en modo lectura, nosotros y el resto de usuarios.

Ejercicios del Tema 16.

Prueba evaluativa terica del Tema 16.

Ejercicios Unidad 16. Documentos Maestros.


1.- Crear un documento maestro a partir de un esquema.

322 1.- Crea documento. un nuevo

2.- En vista esquema create el esquema que vemos en la imagen. 3.- Haz de cada tema un subdocumento. 4.- Escribe unas lneas de texto cualquiera en cada subdocumento (tema). 5.- Guarda el documento maestro con el nombre Manual maestro en una carpeta llamada Manual.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ayuda Ejercicios Unidad 16. Documentos maestros


1.- Crear un documento maestro a partir de un esquema.
Crear un nuevo documento. Pasa a vista esquema. Desde la pestaa Vista - Esquema. Desarrollar el esquema. Escribir Manual del conductor y darle el formato de Titulo 1. Escribir Tema 1.- Conceptos y darle el formato de Titulo 2. Escribir Tema 2.- Documentos y darle el formato de Titulo 2. Escribir Tema 3.- Sealizacin - 1 y darle el formato de Titulo 2. Escribir Tema 4.- Sealizacin - 2 y darle el formato de Titulo 2. Escribir Tema 5.- Sealizacin - 3 y darle el formato de Titulo 2. Escribir Tema 6.- Circulacin - 4 y darle el formato de Titulo 2.

Para hacer de cada tema un subdocumento debes:

323

Sitate en el ttulo del Tema 1 y pulsa sobre el botn esquema. Repite el mismo proceso para cada tema.

de la barra de

Escribe un poco de texto en cada tema, por ejemplo en el Tema 1 Este es el primer tema y esta dedicado a conceptos bsicos sobre circulacin... Guarda el documento maestro con el nombre de Manual maestro en una carpeta llamada Manual. Para guardar el documento pulsa sobre .

Aparece el cuadro de dilogo de Guardar como. Para crear una carpeta con el nombre Manual del conductor debes pulsar sobre .

Aparece el cuadro de dilogo Nueva carpeta. Escribe Manual y pulsa Aceptar. Entra en esa carpeta y guarda el documento maestro con el nombre de Manual maestro.

Observa que se ha creado el el documento en esa carpeta y que adems se han creado los 6 subdocumentos restantes.

Volver al ejercicio sin resolver.

2.- Convertir un documento ya existente en un documento maestro.


Crear un nuevo documento. Pasa a vista esquema. Desde la pestaa Vista - Esquema. Escribir Manual del conductor y darle el formato de Titulo 1. Pulsar la tecla Enter para bajar de rengln. Pulsa sobre el botn de la barra de esquema.

Aparece el cuadro de dilogo Insertar subdocumento.

324 Busca la carpeta Manual donde has guardado el ejercicio anterior. Selecciona el primer tema (Tema 1.- Conceptos) y pulsa Abrir Repite el mismo proceso para el resto de temas.

Observa que has creado igualmente un documento maestro pero esta vez con los subdocumentos ya creados.

2.- Convertir un documento ya existente en un documento maestro.


Vamos a crear de nuevo el documento anterior, pero en esta ocasin vamos a insertar los subdocumentos creados en este nuevo documento maestro. 1.- Crea un nuevo documento. 2.- En vista esquema escribe el ttulo principal del documento Manual del conductor con ttulo 1. 3.- Inserta todos los temas como subdocumentos. 4.- Cierra sin guardar.

Unidad 17. Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices (I)


Introduccin
Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en Espaa conocemos simplemente como ndice y Word llama ndice a lo que nosotros llamamos ndice alfabtico. En el punto siguiente aclararemos ms las diferencias entre ndice y tabla de contenido. Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn punto importante del documento.

325 Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estrucura del documento y colocar todos los trminos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos. En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas de ilustraciones, grficos y tablas, que nos permitirn organizar estos elementos en tablas que facilitarn su bsqueda y consulta por parte de los lectores.

Conceptos bsicos.
ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra dicha palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama a ndice lo que normalmente nosotros llamamos ndice alfabtico, Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de manera rpida y sencilla. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de de un ndice.

Tabla de conteni do: Una tabla de contenid o es un reflejo de la estructu ra de un docume nto y contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el nmero de pgina y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de que temas trata el libro. Si hemos dado a los ttulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema (Ver Unidad 15) cas tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de una tabla de contenido.

326 Podemos comprobar que se parece mucho a los Esquemas vistos en la unidad anterior, pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que no dispondremos de la posibilidad de pasar a la vista Esquema.

Insertar marcas de ndice.


Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro ndice. Existen 2 formas de marcar las entradas del ndice: De forma automtica: Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crearnos un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de ndice. El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas: - Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice. - En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser exactas, por ejemplo si el ttulo en el documento es "Captulo 2. Tipos de vehculos" en la columna tendremos que escribir ese texto idnticamente, si escribiramos"capitulo 2. Tipos de vehculos" no sera correcto ya que la "c" est en minscula y la "i" no est acentuada y por tanto la tomara como otra frase. - En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el ndice. - Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos querer tener dentro del Captulo 2 una subentrada llamada "Vehculos de motor" entonces en la segunda columna pondremos "Captulo 2. Tipos de vehculos:Vehculos de motor", los dos puntos ":" indican que es un subndice de Captulo 2. - Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el ndice. - Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal. Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos utilizar la opcin de la pestaa Vista - Ver en paralelo. Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento automticamente.

327 - Abrimos el documento a marcar. - Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice .

Aparece el dilogo de ndice.

- Hacemos clic en el botn Automarcar... Aparece un dilogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado. - Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir. El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word a incluido unas marcas en nuestro texto. Una vez tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice como veremos en el siguiente apartado.

Unidad 17. Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices (II)

328

Insertar marcas de ndice.


De forma manual: Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos: - Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a insertar una marca. - Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada o presiona la combinacin de teclas Alt + Shift + X. - Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice, si habamos seleccionado el texto, en el recuadro Entrada estar ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecer en el ndice. Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecern debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene trminos estrechamente relacionados con ella que tambin aparecen en el documento. Por defecto el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una referencia cruzada (se estudiar en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de pginas. Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y cursiva. Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.

Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este dilogo. Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo de Marcar entrada de ndice, en el momento en que est activo el dilogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y as con todas las marcas. Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.

329

Insertar ndice.
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o automticamente podemos crear el ndice. Para insertar el ndice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento. Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice, aparecer un cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la imagen. Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo, Con sangra, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.

En

formatos

podemos

seleccionar

el

estilo

que

tendr

el

ndice.

330 Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se generar el ndice. Un ejemplo de cmo sera un ndice lo tenemos en la imagen de abajo.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear un ndice de trminos.

Unidad 17. Ejercicio Paso a Paso. Crear ndice.


1. Vamos a crear un ndice de trminos para el documento epp_17.docx que tenemos en la carpeta ejercicios. 2. Abre Word. Word se abre con un nuevo documento. 3. Abre el documento epp_17.docx de la carpeta ejercicios que est en la carpeta del curso. Para crear un ndice primero debemos tener marcadas las palabras o frases dentro del documento. 4. Ve a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Insertar ndice Se abre el dilogo ndice. 5. Presiona sobre el botn Marcar entrada... Se abre el dilogo Marcar entrada de ndice. Para cada una de las palabras que ves en la tabla siguiente debes seguir el siguiente procedimiento: Marcador Posicin en el documento .

331 Pg. 1, Lnea 1, Col. 40 Pg. 1, Lnea 11, Col. 32 Pg. 1, Lnea 15, Col. 45 Pg. 1, Lnea 21, Col. 4 Pg. 1, Lnea 31, Col. 30 Pg. 2, Lnea 2, Col. 14. Pg. 2, Lnea 8, Col. 5

Internet TCP/IP Web hipertexto HTML Host servidores

Nota: La posicin del texto lo puedes consultar en la barra de estado. 6. Selecciona el texto en el documento y haz clic sobre el dilogo Marcar entrada de ndice. Se copia el texto en el campo Entrada. 7. Presiona sobre Marcar. 8. Cuando hayamos marcado todas las palabras pulsar sobre Cerrar. Ahora ya tenemos el documento marcado, podemos crear un ndice de trminos al final del documento. 9. Sitate al final del documento. 10. Ve a la pestaa Referencias y selecciona la opcin Insertar ndice. Se abre el dilogo ndice. 11. En la pestaa ndice marca la opcin Alinear nmeros de pgina a la derecha. 12. Pulsa Aceptar. Ya tenemos el ndice de trminos al final del documento. Nota: Recomendamos no guardar los cambios sobre el documento utilizado en el ejercicio, por si se desea volver a realizar el ejercicio desde cero.

Unidad 17. Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices (III)

332

Desde el dilogo de ndice podemos acceder a modificar el estilo del ndice presionando sobre el botn Modificar nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles. Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el formato cada uno de ellos seleccionndolo y presionando sobre Modificar...

Tablas de contenido.
Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que est formada por los ttulos de los apartados que aparecen en el documento. Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos: 1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos. 2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Veamos tres mtodos para preparar una tabla de contenidos. 1. Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word. Vimos en la unidad 15 (Esquemas) que Word dispone de estilos de ttulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos de ttulos (recuerda que hay desde Titulo 1 a Titulo 9) al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos ttulos y crea la TDC a partir de ellos.

2. Crear el documento en vista esquema.

333 Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema de los ttulos del documento. De este modo Word aplicar automticamente el estilo de ttulo apropiado. Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaa Vista - Esquema.

3. Crear estilos de ttulos personalizados. Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC. Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos personalizados una vez estemos en la pestaa de Tabla de contenido en el dilogo Tabla de contenido (que veremos a continuacin) debemos pulsar sobre el botn Opciones... Nos aparece el dilogo como el que vemos en la imagen, donde debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si nos hemos creado los estilos Ttulo 1, Ttulo 2 , etc. lo lgico es que le asignemos a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, a Ttulo 2 el Nivel de TDC 2 y as sucesivamente.

Unidad 17. Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices (IV)


Generar la tabla de contenidos. Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn hemos visto anteriormente y por lo tanto ya estn definidos los elementos que formarn la tabla de contenido slo nos queda generar dicha tabla. Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaa Referencias, desplegar el men Tabla de contenido.

334

Word dispone de dos modelos de Tablas automticas. Eligiendo uno de ellos se generar una tabla de contenidos de forma instantnea, con el estilo que tiene predefinido. Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir, pero aprovechando la estructura que nos ofrece. Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opcin Insertar tabla de contenido..., donde aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

335 En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la presentacin que tendr el estilo seleccionado. Adems podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar nmeros de pgina, Alinear nmeros de pgina a la derecha y si queremos sustituir los nmeros de pgina por hiperenlaces marcaremos la opcin Usar hipervnculos en lugar de nmero de pgina.

Si pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos establecer la relacin entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que nuestra TDC slo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo 3, Titulo 4, etc. Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar sobre Restablecer. Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar. Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el men Tabla de contenido. Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminar; pero pulsando en Guardar seleccin en galera de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se aadir al desplegable para que podamos elegirla en ocasiones futuras.

Actualizar la TDC.
Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento aadiendo o eliminando ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de ratn de una manera fcil y cmoda. Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:

336 Desde la . - Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men emergente donde tenemos la opcin Actualizar campos. Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el dilogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo para seleccionar si deseamos actualizar solo los nmeros de pgina o toda la tabla. pestaa Refeencias disponemos del botn

Unidad 17. Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices (V)


Tablas de ilustraciones y otras.
Tambin podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones, grficos o de tablas. Al igual que hemos visto que para crear ndices y tabla de contenidos primero debemos marcar las entradas y despus generar la tabla. De forma similar a como ocurra con la TDC tenemos dos opciones para marcar las entradas a la tabla de ilustraciones:

- Utilizar los rtulos de ilustraciones predefinidos por Word. Para utilizar esta opcin debemos seleccionar nuestra ilustracin, ya sea tabla, imagen, grfico, etc y acceder a la pestaa Referencias y pulsa el botn Insertar ttulo.

337 Nos aparece el dilogo Ttulo que vemos en la imagen, como podemos ver el ttulo se va a insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el ttulo a cualquier otro tipo de elemento. Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc y seleccionar Ttulo, Word lo detecta automticamente y le asigna el ttulo y el tipo de rotulo adecuado. La posicin del ttulo puede ser incluida encima de la seleccin o por debajo de la seleccin. Adems vemos una serie de botones: - Nuevo rtulo... Este botn sirve para modificar el Ttulo de la ilustracin. - Numeracin... Este botn nos abre el cuadro de dilogo que vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo de la numeracin de los ttulos. - Autottulo... Este botn sirve para generar automticamente los ttulos de un determinado tipo. Por ejemplo podemos hacer que se generen automticamente los ttulos de las imgenes de mapa de bits (*.bmp) que vayamos incluyendo en el documento. Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.

Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier tipo y los

grficos, tablas, etc no estn excluidos. Por tanto podemos definirnos nuestros propios estilos personalizados de ilustraciones y asignrselo

338 posteriormente. Debemos crearnos un estilo propio para la ilustracin y usarlo nicamente para ese motivo, posteriormente cuando hallamos aplicado un ttulo a la ilustracin podemos aplicarle el estilo personalizado. Al generar la tabla de ilustraciones word reconocer esos tipos personalizados. En la opcin Rtulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones queremos incluir la ilustracin.

Unidad 17. Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices (VI)


Generar la tabla de ilustraciones. Cuando hayamos insertado todos los ttulos a las ilustraciones debemos acceder a la pestaa Referencias y hacer clic en el botn Insertar tabla de ilustraciones. Se abrir el dilogo de Tabla de ilustraciones.

339 Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los nmeros de pgina y alinearlos a la derecha o si por el contrario preferimos utilizar hipervnculos en lugar de nmeros de pgina. En la lista despegable de Etiqueta de ttulo podemos seleccionar que tipo de tabla vamos a crear (Tabla, ilustracin, Fig, etc) en la imagen que vemos arriba vemos que esta seleccionada la opcin de Tabla, puesto que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.

Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el dilogo que vemos en la imagen donde podemos seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de ilustraciones personalizado que hayamos creado. La opcin de identificador de tabla es mejor que se asigne automticamente para no mezclar distintas tablas. Este identificador hace referencia a las distintas tablas de ilustraciones que tengamos en nuestro documento, si lo asignamos manualmente podramos repetir el identificador y crear un conflicto por duplicidad de identificadores de tabla. La opcin de Modificar... sirve para modificar el estilo de la tabla que generemos.

Ejercicios del Tema 17.

Prueba evaluativa terica del Tema 17.

Ejercicios Unidad 17. Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices.


1.- Crear un ndice de trminos.

340 1 .Abr e el doc um ent o Cr ear Esquema 2 de la carpeta ejercicios. 2.- Crea la tabla de entradas de marca en un documento nuevo con los trminos y frases que vemos en la imagen. 3.- Guarda el documento que contiene la tabla de marcas de ndice. 4.- Utiliza el documento con la tabla de marcas para crear un ndice al final del documento. 5.- Guarda el documento Crear Esquema 2 con el nombre Esquema-indice. 6.- Como resultado debes obtener un ndice como ves en la imagen de la derecha. 7.- Guarda los cambios realizados en el documento.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

2.- Crear una tabla de contenidos (TDC).


Utilizando el documento anterior. 1.- Crea la tabla de contenidos del documento anterior utilizando el mtodo de estilos de ttulos. 2.- Utiliza el formato Formal. 3.- No utilices hipervnculos en lugar de nmeros de pgina. 4.- Genera la tabla de contenidos al inicio del documento. 5.- Guarda el documento con el nombre Esquema-TDC. 6.- Como resultado debes obtener una TDC como ves en la imagen de abajo. 7.- Guarda los cambios realizados en el documento.

341

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

3.- Crear una tabla de ilustraciones (tablas, grficos, etc).


Utilizando el documento anterior crear una tabla de tablas. 1.- Crea la tabla de las tablas que existen en el documento. 2.- No utilices hipervnculos en lugar de nmeros de pgina. 3.- Genera la tabla de las tablas al final del documento antes del ndice. 5.- Guarda el documento con el nombre Esquema-tablas. 6.- Como resultado debes obtener una tabla de tablas como ves en la imagen de abajo. 7.- Guarda los cambios realizados en el documento.

342

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ayuda Ejercicios Unidad 17. Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices.


1.- Crear un ndice de trminos.
Crear un nuevo documento. 2.- Generar la tabla con las marcas de ndice. Debes crear una tabla de 6 filas por 2 columnas. Con el botn Tabla de la pestaa Insertar puedes crear la tabla. Rellenala con los datos que ves en la imagen. Para no cometer ningn error en la escritura de la primera columna que es la que debe coincidir con el documento original abre los dos documentos (el original y el de la tabla de ndices en paralelo). Para hacer esto sigue los siguientes pasos: Accede al men Vista y presiona sobre Ver en paralelo. Ahora puedes seleccionar las frases del documento original copiarlas y pegarlas a la tabla de ndices.

3.- Guarda el documento de la tabla de ndices en la misma carpeta del documento original con el nombre de ndice 4.- Para utilizar el documento ndice abre la pestaa Referencias y haz clic en el botn Insertar ndice Automarcar... , en el cuador de dilogo ndices haz clic en el botn

343 Aparece el dilogo Abrir archivo de Automarcar ndice. Selecciona el archivo ndice y pulsa Abrir. Ahora se han marcado los puntos del ndice. Para generar el ndice acceder de nuevo a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Insertar ndice cuadro de dilogo ndice pulsa Aceptar. y en el

Observa que se ha generado el ndice como tenemos en la imagen .

5.- Guarda el documento con el nombre de Esquema-indice. Para guardar el documento pulsa sobre Guardar como... del Botn Office. Aparece el cuadro de dilogo de Guardar como. Guarda el documento con el nombre de Esquema-indice.

Volver al ejercicio sin resolver.

2.- Crear una tabla de contenidos (TDC).


Abre el documento original Crear Esquema 2. Para generar la TDC debes preparar el documento aplicando los estilos de ttulos pertinentes a cada punto importante del documento. Estos son algunos ttulos que debes formatear: Unidad 3. Edicin bsica (I) --> Titulo 1 Desplazarse por un documento --> Titulo 2 Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla --> Titulo 3 Con el ratn --> Titulo 4

344 El resto de ttulos deben seguir el mismo esquema, fjate que el Ttulo 1 nicamente es para el Titulo del documento, el Titulo 2 para puntos fuertes, el Ttulo 3 para apartados dentro del Titulo 2 y el Ttulo 4 para subapartados de Titulo 3. Para generar la TDC sitatedonde quieras introducirlo y accede a la pestaa Referencias, despliega el men Tabla de contenido y selecciona la opcin Insertar tabla de contenido. Enel cuadro de dilogo Tabla de contenidos selecciona el formato Formal y quita la seleccin de usar hipervnculos en lugar de nmeros de pginas. Pulsa Aceptar.

Observa que se ha generado la TDC como tenemos en la imagen.

Volver al ejercicio sin resolver.

3.- Crear una tabla de ilustraciones (tablas, grficos, etc).

345 Abre el documento original Crear Esquema 2. Antes de generar la tabla de las tablas del documento, debemos preparar el documento. Revisa cada una de las tablas e inserta un ttulo: Selecciona o posicionate sobre la tabla. Accede a la pestaa Referencias y pulsa el botn Insertar Ttulo. Fjate que el rtulo sea Tabla y en posicin selecciona Debajo de la seleccin. Pulsa Aceptar. Para cada tabla debes seguir los pasos anteriores.

Para generar la tabla sitate al final del documento y accede a la pestaa Referencias y pulsa el botn Insertar Tabla de ilustraciones , selecciona Etiqueta de ttulo Tabla y quita la seleccin de usar hipervnculos en lugar de nmeros de pginas. Pulsa Aceptar.

Observa que se ha generado un ndice con las tablas que tiene el documento.

Prueba Evaluativa de la unidad 17. Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Los ndices, tablas de contenidos y dems tablas... a) ... son de utilidad para documento extensos.

346

b) ... sirven si el documento est bien estructurado. c) Ambas son correctas. d) Ninguna de las anteriores. 2. Qu significan las siglas TDC o TOC. a) Tabla De Contorno o Table Of Contour. b) Tabla De Contenidos o Table Of Contents. c) Ttulo De Cabecera o Title Of Header. 3. En la tabla de marcas de ndices en la primera columna debe ponerse... a) ... las entradas del documento original que queremos tener en el ndice. b) ... el texto que deseemos que aparezca en el ndice. 4. Cmo accedemos al dilogo de ndices. a) Mediante la pestaa Insertar - ndices. b) Mediante la pestaa Referencias - Insertar ndice. c) Mediante la pestaa Herramientas - Referencia - ndice y tablas. 5. PAra actualizar una TDC despus de haber modificado el contenido del documento ser necesario eliminarla y volver a crearla. a) Verdadero. b) Falso. 6. Para las tablas de ilustraciones no podemos modificar el estilo del ttulo ni usar uno personalizado. a) Verdadero. b) Falso.

347

Unidad 18. Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie. (I)


Introduccin
En esta unidad aprenderemos algunas de las tcnicas de las que dispone Word para relacionar informacin en el documento, con los marcadores y las referencias cruzadas, y para hacer aclaraciones con la utilizacin de las notas al pie y las notas al final. Con estas tcnicas nuestros documentos adquirirn un toque ms profesional y sern ms fciles de utilizar. Al redactar un documento, Cantas veces nos hemos encontardo con que estamos hablando de algo que ya hemos explicado anteriormente y nos gustaria que el lector pudiera acceder a ello desde ese punto? Y en muchas ocasiones no lo hemos hecho por no saber cmo. Por ejemplo, " ... como vimos en el grfico del tema anterior..." un enlace a la pgina donde est ese grfico vendra muy bien. Pero si ponemos el nmero de la pgina corremos el riesgo que, ms adelante, modifiquemos el documento y cambie el nmero de pgina y no nos acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya est solucionado de forma automtica con las referencia cruzadas, como vamos a ver a continuacin.

Conceptos bsicos.
Marcadores. Un marcador identifica una posicin o seleccin de texto a la que se asigna un nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un documento tcnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta. En formato digital tambin se puede hacer esto y de una manera ms sofisticada y elegante. Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a estos puntos de manera rpida y sencilla. Adems son la base para crear referencias cruzadas en nuestro documento. Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se muestra la palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen.

348

Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algn elemento que se encuentra en el documento. Por ejemplo cuando estamos recordando algn concepto que hemos explicado en algn tema anterior solemos hacer referencia a ese captulo, o tambin podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a alguna imagen, tabla o grfico dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse automticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la referencia ya no est en la pgina 3 sino en la pgina 4, la referencia se actualiza sola. En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior. El bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratn encima de una referencia cruzada nos informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic accedemos a la posicin donde se encuentra la referencia (en este caso el marcador "ratn").

Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suele utilizarse para aadir informacin o dejar constancia de alguna aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina. Por ejemplo una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algn autor, en la nota al pie se pondr quien es el autor de esa cita. En las imgenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superndice con el nmero 1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie referente al superndice 1. Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de pgina como en este ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPg. Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la pgina para aclarar algn punto y la nota al final se suele poner al final de un captulo o bien al final del documento.

Insertar marcadores.

349 Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de nuestro documento a los que vayamos a hacer referencia ms adelante mediante una referencia cruzada. Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos: Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto. - Acceder a la pestaa Insertar y selecciona la opcin Marcador o presionar Ctrl + Mays + F5. Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen de la derecha. Donde debemos escribir el nombre del marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra, seguidamente puede contener nmeros. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres. Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posicin. Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar. Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar. El botn Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posicin del documento a la que est asociado el marcador.

Cmo ver los marcadores de nuestro documento?. Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opcin Marcadores ocultos. Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento debemos acceder el

350 mne Archivo y hacer clic en el botn Opciones de Word. Una vez abierto el cuadro de dilogo dseberemos seleccoinar la categora Avanzadas, en la lista de opciones de la derecha deberemos bajar hasta encontrar las opciones relativas a Mostrar contenido de documento, all marcaremos la opcin Mostrar marcadores. Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el dilogo Opciones veremos en nuestro documento aquellos marcadores que hemos incluido.

Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo desde la pestaa Inicio, desplegando la opcin Buscar y seleccionando Ir a, o presionando Ctrl + I. En la pestaa Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en la lista despegable podemos seleccionar el marcador que deseemos, posteriormente solo debemos pulsar sobre Ir a.

Unidad 18. Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie. (II)


Referencias cruzadas.

351 Ya hemos comentad o que es una referencia cruzada y su estrecha relacin con los marcadore s. Ahora vamos a ver cmo crear una referencia cruzada a un marcador. Lo primero que tendramos que hacer es insertar los marcadores en los lugares adecuados de nuestro documento, de la forma que hemos visto en el punto anterior. Seguidamente nos tendramos que colocar en el punto del documento en el que deseamos insertar la referencia cruzada e ir a la pestaa Insertar y hacer clic en el botn Referencia cruzada. Aparecera el cuadro de dilogo Referencia cruzada, similar al de esta imagen. En el desplegable Tipo eligiramos Marcador y en la parte inferior del dilogo aparecerian los marcadores que hayamos creado previamente. Ya slo quedaria seleccionar un marcador y hacer clic en el botn Insertar.

Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un hipervnculo. Pero adems de marcadores existen otros tipos de elementos de nuestro documento a los que podemos hacer referencia utilizando las referencias cruzadas, como son los ttulos, ilustraciones, tablas, notas al pie, ...

En el cuadro despegable Tipo podemos seleccionar el tipo de referencia que vamos a crear. En la imagen puedes ver los tipos disponibles. El cuadro despegable Referencia a indica

352 que texto va a aparecer en el documento cuando creemos la referencia cruzada. Si, por ejemplo, seleccionamos Texto del marcador, aparecer el nombre que dimos al marcador cuando lo creamos. Al seleccionar un tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se modifican adaptndose al Tipo seleccionado, segn veremos a continuacin. Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos del tipo en cuestin "preparados" previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia cruzada a una tabla, no solo hace falta que haya una tabla en el documento, sino que ademas hayamos creado un ttulo tipo Tabla. A continuacin vamos a ver cmo hay que hacer esta "preparacin" para cada tipo.

Tipo Ttulo. Para hacer referencia a ttulos debemos crearlos utilizando los Estilos de ttulo predefinidos (Ttulo 1, Ttulo 2, ... Titulo 9) .Para crear un ttulo basta seleccionar el texto, acceder a la barra de formato y en estilo escoger el ttulo que

corresponda. Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Ttulo son: Texto del ttulo. Texto actual de ttulo. Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra el marcador del ttulo. Nmero de ttulo. Muestra el nmero relativo al ttulo. Nmero de ttulo (sin contexto). Muestra el nmero del subttulo. Nmero de ttulo (en contexto). Muestra el nmero del ttulo de cabecera. Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de donde hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.

Tipo Marcadores. Podemos hacer referencia a marcadores creados previamente de la forma que hemos visto en el punto anterior "Insertar Marcadores", de esta misma unidad.

353 Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Marcadores son: Texto del marcador. Inserta el nombre del marcador. Nmero de pgina. Inserta la pgina donde est el marcador. Nmero de prrafo. Muestra el nmero del prrafo relativo al marcador. Nmero de prrafo (sin contexto). Muestra el nmero de prrafo. Nmero de prrafo (en contexto). Muestra el nmero de prrafo. Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de donde hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.

Tipo Notas al pie o Notas al final. Al final de esta unidad veremos como crear Notas al pie y Notas al final, una vez creadas ya podremos asignarles una referencia cruzada sin ms preparacin. Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Notas al pie y Notas al final son: Nmero de nota al pie. Nmero de nota al pie o nmero de nota al final. Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra la nota al pie o la nota al final. Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de donde hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento con respecto a la posicin en que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento. Nmero de nota al pie (con formato). Muestra el nmero del subndice del nmero de pgina con el mismo formato que la indicacin de la nota al pie.

Unidad 18. Marcadores, referencias cruzadas y notas al

354

pie. (III)
Tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla. Para poder crear referencias cruzadas a estos tres tipos de elementos primero, obviamente, debemos crear la Ecuacin, Ilustracin o Tabla y luego debemos colocar el cursor al lado del elemento e ir al men Insertar, Referencia, Ttulo... y aparecera un cuadro de dilogo como el que vemos a la derecha. En primer lugar, en el desplegable Rtulo debemos selecionar entre Ecuacin, Ilustracin o Tabla. En el campo Ttulo aparecer, por ejemplo, Ilustracin 1, si es la primera ilustracin que creamos, Ilustracin 2, si es la segunda, etc. Si queremos cambiarlo debemos hacer clic en el botn Nuevo rtulo. Lo que pongamos en el campo Ttulo luego podr aparecer en la referencia cruzada segn el campo Referencia a. Una vez completado este cuadro de dilogo pulsar en Aceptar y ya tendremos un elemento al que asignar la referencia cruzada. Las opciones del cuadro despegable Referencia a del cuadro de dilogo Referencia Cruzada, para los tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla son: Todo el epgrafe. Muestra todo, el rtulo, el nmero y el texto de la ilustracin. Slo rtulo y nmero. Muestra el rtulo y el nmero. Slo texto del epgrafe. nicamente muestra el texto. Nmero de pgina. El nmero de pgina donde se encuentra la ilustracin. Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de donde hayamos situado la referencia nos mostrar ms adelante si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar ms atrs si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.

Tipo Elemento numerado. Tambin se pueden establecer referencias cruzadas a elementos numerados (creados utilizando las opciones de Numeracin y Vietas).

355 Es un poco ms complicado que el resto de los tipo, si quieres ver cmo hacerlo visita nuestro avanzado Referencias cruzadas de elementos numerados.

Unidad 18. Avanzado. Referencias cruzadas con elementos numerados.


De las diferentes referencias cruzadas que podemos crear, las referencias cruzadas a prrafos numerados sea posiblemente la ms difcil de entender a primera vista. Por este motivo vamos a verlo mejor con un ejemplo. Disponemos de un par de prrafos numerados.

Crear prrafos numerados. Para insertar un prrafo numerado podemos hacerlo antes de redactar el prrafo o bien con el prrafo ya redactado nos situamos al inicio de este y accedemos a la pestaa Insertar y desplegamos la lista Elementos rpidos, all hacemos clic sobre la opcin Campo.

356 Nos aparece el dilogo Campo donde podemos seleccionar la Categora de Numeracin, el nombre de campo dentro de esta categora y las propiedades de las que disponga ese campo.

En el caso que nos ocupa que es insertar un prrafo numerado debemos seleccionar en Categoras Numeracin.

En la lista nombres de campo debemos seleccionar ListNum y en formato seleccionamos el que ms defecto se selecciona

nos convenga. (ninguno).

Por

Al crear referencias cruzadas sobre prrafos nos aparece la lista con los prrafos que tenemos numerados, podemos seleccionar un prrafo y ver que resultados nos ofrece cada una de las distintas opciones.

357

Veamos con el ejemplo las distintas opciones de referencias cruzadas que podemos hacer sobre prrafos numerados. Nmero de pgina. Esta opcin muestra el nmero de pgina donde se encuentra el prrafo. En nuestro ejemplo se encuentra en la pgina 1. Nmero de prrafo. Muestra el nmero del prrafo numerado. En el ejemplo con el prrafo seleccionado es i). Nmero de prrafo (sin contexto). Muestra el nmero del prrafo numerado sin mirar el contexto de donde se encuentra el prrafo. En el ejemplo es i) puesto que no mira el contexto en el que se encuadra el prrafo. Nmero de prrafo (en contexto). Muestra el nmero del prrafo al completo. En el ejemplo es 1)a)i) ya que es el primer prrafo y que est en la primera pgina. Texto de prrafo. El texto que aparece en el prrafo de la referencia. En el ejemplo nos mostrara el texto perteneciente al prrafo I) "Una de la ventajas que han aportado...". Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de donde situemos la referencia nos mostrar ms adelante si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar ms atrs si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.

358 Veamos con el ejemplo de una forma ms sencilla, si la referencia al prrafo 1) la hacemos en la primera lnea del documento al insertar la referencia con la opcin Ms adelante o ms atrs nos mostrar ms adelante ya que est posteriormente en el documento, pero si la referencia la insertamos en la ltima lnea del documento nos mostrar ms

Para practicar estos conceptos realiza este ejercicio de Referencias cruzadas.

Unidad 18. Ejercicio Paso a Paso. Referencias cruzadas.


Vamos a crear unas referencias cruzadas con respecto al texto y algunas imgenes del documento. 1. Abre el documento epp_unidad_18.docx de la carpeta ejercicios. Vamos a crear unas referencias cruzadas de ttulos del documento. 2. Selecciona revisin ortogrfica de la primera pgina en el ltimo prrafo (Lnea 23, Col. 31). 3. Accede a la pestaa Insertar y haz clic en Referencia cruzada. Aparece el dilogo Referencia cruzada. 4. En Tipo selecciona Ttulo y en Referencia a selecciona Texto del ttulo. 5. Selecciona el ttulo Revisin ortogrfica. 6. Presiona Insertar y despus Cerrar. Observa que en documento ha insertado el texto tal cual est en el ttulo con las iniciales en mayscula y un punto en final, podemos modificar el texto y sigue funcionando como una referencia cruzada a nuestro ttulo. 7. Modifica el texto, cambiando la "R" de "Revisin" por "r", borra el punto final de "ortogrfica." y deja un espacio detrs. Observa que si pones es ratn encima de este texto aparece el "bocadillo" de informacin del vinculo. 8. Selecciona revisin gramatical de la primera pgina en el ltimo prrafo. 9. Accede a la pestaa Insertar y haz clic en el botn Referencia cruzada. Aparece el dilogo Referencia cruzada. 10. En Tipo selecciona Ttulo y en Referencia a selecciona Texto del ttulo.

359 11. Selecciona el ttulo Revisin gramatical. 12. Presiona Insertar y despus Cerrar. Observa que en documento ha insertado el texto tal cual est en el ttulo con las iniciales en mayscula y un punto en final, podemos modificar el texto y sigue funcionando como una referencia cruzada a nuestro ttulo. 13. Modifica el texto, cambiando la "R" de "Revisin" por "r" y deja un espacio detrs de gramatical. Observa que si pones es ratn encima de este texto aparece el "bocadillo" de informacin del vinculo. Ahora vamos a realizar unas referencias cruzadas a unas imgenes del documento. 14. Sitate al lado de la referencia cruzada que has creado a revisin ortogrfica. 15. Accede a la pestaa Insertar y haz clic en el botn Referencia cruzada. Aparece el dilogo Referencia cruzada. 16. En Tipo selecciona Ilustracin y en Referencia a selecciona Todo el epgrafe. 17. Selecciona la Ilustracin 1. 18. Presiona Insertar y despus Cerrar. Observa que se inserta el texto Ilustracin 1 automticamente con un vinculo a la imagen de la ilustracin 1. 19. Puedes poner el texto entre parntesis para que quede mejor. 20. Sitate al lado de la referencia cruzada que has creado a revisin gramatical. 21. Accede a la pestaa Insertar y haz clic en el botn Referencia cruzada. Aparece el dilogo Referencia cruzada. 22. En Tipo selecciona Ilustracin y en Referencia a selecciona Todo el epgrafe. 23. Selecciona la Ilustracin 4. 24. Presiona Insertar y despus Cerrar. Observa que se inserta el texto Ilustracin 4 automticamente con un vinculo a la imagen de la ilustracin 4.

360 25. Puedes poner el texto entre parntesis para que quede mejor.

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para practicar con las referencias cruzadas.

Notas al pie y notas al final.


Crear una nota al pie. Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos: - Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota. - Accedemos a la pestaa Referencias. Si seleccionamos la opcin Insertar nota al pie la nota se insertar automticamente y no tendremos que relizar ms acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de dilogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la flecha al pie del grupo Notas al pie. Aparece el dilogo que vemos en la imagen de la derecha. Podemos seleccionar Notas al pie o Notas al final. entre

Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre: - Incluir la nota al final de la pgina o Debajo de la seleccin. Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre: - Incluir la nota al Final del documento o al Final de la seccin.

Adems en el dilogo podemos seleccionar el formato del nmero que deseamos que se muestre como subndice.

361 Podemos incluir una marca personal pulsando en Smbolo... Se puede indicar a partir de que nmero, letra, smbolo comienza la primera nota al pie. Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada nueva seccin o si reinicia en cada nueva pgina. Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios despus seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento. Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratn encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superndice.

Para practicar estos conceptos realiza este ejercicio de Notas al pie y notas al final.

Unidad 18. Ejercicio Paso a Paso. Notas al pie y notas al final.


Vamos a crear unas notas al pie y al final del documento. 1. Abre el documento epp_unidad_18.docx de la carpeta ejercicios. Vamos a crear una nota al pie. 2. Selecciona Omitir de la tercera pgina en la frase Omitir una vez. No realiza.... 3. Accede a la pestaa Referencias y abre el cuadro de dilogo Notas al pie y notas al final haciendo clic en la pequea flecha situada al pie de esa seccin. 4. Selecciona Notas al pie y Final de pgina. 5. En formato de nmero escoge 1,2,3,.... 6. Iniciar en: 1 7. Numeracin: Continua. 8. Aplicar cambios a: Texto seleccionado. 9. Haz clic sobre Insertar. 10. Escribe Dejar de hacer, pasar por alto

362 Observa que ahora la palabra Omitir tiene un superndice con nmero 1 y que en el pie de pagina est el nmero 1 con la frase Dejar de hacer, pasar por alto. Adems si sitas el ratn encima del superndice aparece un bocadillo con esa frase. Vamos a crear una nota al final. 2. Selecciona el ttulo principal del documento Unidad 6. Ortografa y gramtica (I). 3. Accede a la pestaa Referencias y abre el cuadro de dilogo Notas al pie y notas al final haciendo clic en la pequea flecha situada al pie de esa seccin. 4. Selecciona Notas al final y Final del documento. 5. En formato de nmero escoge I,II,III,.... 6. Iniciar en: 1 7. Numeracin: Continua. 8. Aplicar cambios a: Texto seleccionado. 9. Haz clic sobre Insertar. 10. Escribe Herramientas bsicas para correccin ortogrfica y gramatical. Observa que ahora el ttulo principal del documento tiene un superndice con el nmero romano I y que en el pie de pagina del final del documento est el nmero romano I con la frase Herramientas bsicas para correccin ortogrfica y gramatical.. Adems si sitas el ratn encima del superndice aparece un bocadillo con esa frase.

Ejercicios del Tema 18.

Prueba evaluativa terica del Tema 18.

Ejercicios Unidad 18. Marcadores, referencias cruzadas, notas al pie.


1.- Marcadores.
1.- Abre el documento Crear Esquema. 2.- Introduce las siguientes marcas.

363

Texto Desplazarse por un documento Combinacin de teclas Seleccionar Teclado La ltima accin realizada

Nombre marcador Desplazar Combinacin Seleccionar Teclado Ultima

3.- Sitate al inicio del documento y accede directamente al marcardor Teclado. 4.- Utiliza el dilogo Ir a para acceder al marcador Seleccionar.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

2.- Referencias cruzadas.


Vamos a utilizar los marcadores creados en el ejercicio anterior para realizar un par de referencias cruzadas. 1.- Al final del documento realiza una referencia cruzada sobre el marcador Desplazar. 2.- Insertar una referencia cruzada sobre la Tabla 1 al final del documento.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

3.- Notas al pie y notas al final.


Ahora debes insertar un par de notas sobre el documento. Debajo de la Tabla 2 en el punto Combinacin de teclas existe una Nota. 1.- Convierte esa nota en un nota al pie de la pgina. 2.- Inserta una nota al final del documento y que el subndice sea alfabtico y est en Unidad 3. Edicin bsica (I) con el siguiente texto Conocimientos bsicos sobre edicin de un documento, edicin avanzada en otra unidad

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

364

Ayuda Ejercicios Unidad 18. Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie.


1.- Marcadores.
Abre el documento Crear Esquema mediante Botn Office - Abrir...

Introducir los marcadores. Para crear cada marcador selecciona el texto del documento que indica en la celda de la primera columna. Accede a la pestaa Insertar - Marcador... En el dilogo Marcador escribe el nombre del marcador y pulsa Aceptar. Realizar estos pasos para cada marcador.

Acceder a un marcador. Mediante el dilogo Marcador podemos acceder a los marcadores existentes. Accede al men en la pestaa Insertar - Marcador... En el dilogo Marcador selecciona el marcador Teclado y pulsa sobre Ir a. Observa como nos trasladamos directamente a ese punto.

Para abrir el dilogo Ir a debemos ir a la pestaa de Inicio, en la seccin Edicin - Ir a... o pulsar Ctrl + I. En el dilogo Ir a seleccionamos Marcador, escogemos el marcador Seleccionar y pulsamos sobre Ir a. Observa como nos trasladamos directamente a ese punto.

Volver al ejercicio sin resolver.

2.- Referencias cruzadas.

365 Para crear una referencia cruzada al final del documento: - Nos desplazamos al final del documento. - Accedemos al pestaa Insertar y pulsamos en Referencia cruzada, que est en la secin Vnculos. Aparece el dilogo Referencia cruzada. - Escogemos el Tipo Marcador, en Referencia a debe estar seleccionada Texto del marcador. - Seleccionamos el marcador Desplazar. - Presionamos Insertar. Observa que has creado una referencia cruzada sobre ese punto del documento. Al situarte sobre la referencia cruzada si presionas la tecla Ctrl y haces clic accedes directamente a ese punto.

Para crear una referencia cruzada sobre la Tabla 1: - Nos desplazamos al final del documento. - Accedemos al la pestaa Insertar, y pulsamos en Referencia cruzada. Aparece el dilogo Referencia cruzada. - Escogemos el Tipo Tabla, en Referencia a debe estar seleccionada Todo el epgrafe. - Seleccionar la Tabla 1 - Presionamos Insertar. Observa que has creado una referencia cruzada sobre la tabla 1 del documento. Al situarte sobre la referencia cruzada si presionas la tecla Ctrl y haces clic accedes directamente a la tabla 1.

Volver al ejercicio sin resolver.

3.- Notas al pie y notas al final.


Para convertir la nota en una nota al pie de pgina debes hacer lo siguiente: - Selecciona la palabra Nota.

366 - Accede a la pestaa Referencias y pulsa en Insertar nota al pie. - En el pie escribe el texto de la nota o corta y pega. Observa que de esta forma queda un texto ms profesional. Con una nota al pie de pgina.

Para insertar una nota al final del documento debes hacer lo siguiente: - Selecciona el texto Unidad 3. Edicin bsica (I). - Accede a la pestaa Referencias y pulsa en la esquina inferior izquierda de la seccin Notas al pi. Aparece el dilogo Notas al pie y notas al final. - Seleccionar Notas al final y Final del documento - El formato de nmero: a, b , c, ... - Pulsa Insertar. - En el pie escribe Conocimientos bsicos sobre edicin de un documento, edicin avanzada en otra unidad Observa que el pie de pgina se ha insertado al final del documento.

Prueba Evaluativa de la unidad 18. Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Un marcador sirve para... a) ... resaltar un texto dentro de un documento. b) ... identifica una posicin o seleccin de texto. c) Ambas son correctas. d) Ninguna de las anteriores. 2. El concepto de referencia cruzada hace referencia a partes de un documento externo.

367

a) Verdadero. b) Falso. 3. Las notas al pie y notas al final son lo mismo. a) Verdadero. b) Falso. 4. Para acceder directamente a un marcador accedemos... a) ... presionando Ctrl + I. b) ... mediante la pestaa Inicio - Buscar - Ir a. c) Ambas opciones son correctas. 5. Para insertar un marcador seleccionamos el texto y pulsamos Ctrl + Mays + F5. a) Verdadero. b) Falso. 6. Los marcadores pueden ser ordenados por Nombre o por Posicin. a) Verdadero. b) Falso.

Unidad 19. Compartir documentos. (I)


Introduccin
Hoy da es muy frecuente el trabajo en equipo, un documento puede ir pasando por diferentes manos hasta llegar a estar terminado. Esto suele ocurrir, sobre todo, en empresa grandes y tamin en ambientes de teletrabajo, a menudo en el mundo editorial, escritores, periodistas, etc. Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un documento y poderlo compartir con diversos usuarios. Los diferentes usuarios pueden realizar cambios sobre el documento y dejar comentarios, posteriormente se puede consultar quien hizo ese comentario o quien ha realizado cambios sobre el documento original. Tambin existe la herramienta Resaltado

368 que es como si marcsemos texto con un rotulador. Por ltimo, veremos como manejar diferentes versiones de un mismo documento. En la siguiente imagen vemos un documento que nos puede dar una idea del aspecto que tienen las diferentes herramientas de las que dispone Word para facilitar la comparticin de documentos. No te asustes por lo que puede parecer a primera vista, ya que hemos introducido todos los elementos muy juntos para que se pudiesen ver en una imagen.

Los comentarios sirven para aclarar alguna frase o palabras dentro del documento, al insertar un comentario nos resalta la palabra y dibuja un globo a la derecha del documento con el comentario en su interior.

La herramienta de resaltado nos permite subrayar el texto del documento al igual que subrayamos el papel ordinario con un fluorescente. Con el control de cambios activado podemos ver fcilmente mediante globos informativos los diferentes cambios producidos en el documento. En las imgenes de la derecha podemos ver algunos ejemplos de avisos de cambios efectuados en el documento, el primero es un cambio de formato, nos dice que el texto a utilizado la herramienta de resaltar. La siguiente imagen el texto tachado es texto eliminado.

369 Y la tercera imagen nos indica que el texto que est subrayado ha sido aadido por el corrector o la persona que ha hecho los comentarios.

La pestaa Revisar.
La barra de revisin nos permite manejar las opciones ms usuales relativas a compartir documentos, en la siguiente imagen puedes ver su aspecto.

La revisin de cambios no se activar si no hacemos clic en el botn Control de cambios. A partir de ese momento podrs resaltar texto, insertar comentarios y guardar un histrico de los cambios realizados.

La pestaa de revisin tiene los botones agrupados por tipo de herramienta, segn muestran las siguientes imagenes:

Comentarios

Control de cambios Todos estos botones los iremos viendo a lo largo de la unidad conforme estudiemos cada punto.

370

Herramienta de resaltado.
Dentro de la pestaa de Inicio tenemos la herramienta para resaltar Resaltar texto. Para resaltar texto podemos hacerlo de dos formas distintas pero igual de efectivas. La primera opcin es: - Seleccionar el texto o el elemento del documento.

- Escoger el color del resaltado. Si ya tenemos el color seleccionado, nicamente deberemos seleccionar el texto y hacer clic sobre La segunda opcin es: - Hacer clic sobre el botn . , ya podemos .

- El l puntero del ratn tomar esta forma seleccionar el texto y quedar resaltado.

- Hacer clic otra vez sobre el botn , para dejar de resaltar y que el puntero del ratn tome su forma normal.

Quitar efecto resaltado. Para quitar el efecto del resaltado debemos seguir el mismo procedimiento que para resaltar, pero en lugar de seleccionar un color debemos seleccionar Ninguno para que as quite el resaltado. Si tenemos varios resaltados y deseamos eliminarlos todos podemos presionar Ctrl + E para seleccionar todo el documento y posteriormente hacer clic sobre resaltado en Ninguno.

371 Buscar texto resaltado. Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en nuestro documento lo que podemos hacer es situarnos al inicio del documento y acceder a la pestaa Inicio - Buscar o presionar las teclas Ctrl + B. Aparece el dilogo Buscar y reemplazar, debemos estar en la pestaa Buscar, presionamos el botn Ms y se despliega otras opciones de bsqueda ms avanzadas. Pulsamos sobre Formato y seleccionamos Resaltar. Para comenzar la bsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo hacemos de forma habitual, nos ir encontrando los elementos resaltados del documento.

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo donde puedes practicar las acciones que hemos estudiado en este apartado.

Unidad 19. Compartir documentos. (II)


Comentarios
Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un documento con varias personas, sino deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres matizar o apostillar algn concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas que comparten el texto. Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos a la hora de imprimir.

Insertar un comentario. Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario. - Acceder a la pestaa Revisar y hacer clic en el botn Nuevo

comentario

Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido con una lnea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir el texto del comentario.

372 Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrar de una manera o de otra. Por ejemplo estando en vista Normal o Lectura nos aparece una seccin lateral con el globo del comentario a la derecha del documento junto con una lnea discontinua enlazada al texto comentado. El comentario nos ofrece informacin del autor, por ejemplo en este comentario de ejemplo. Lo primero que indica es que es un comentario, entre corchetes escribe las iniciales del autor ( AC--> AulaClic) y el nmero de comentarios que ha realizado este autor, a continuacin muestra el texto del comentario. En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para poder ver los comentarios deberemos abrir el Panel de Revisin. Para ello deberemos desplegar la opcin Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos mostrar, en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.

El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vera como vemos en la imagen de abajo.

Vemos que en el panel nos da algo ms de informacin por ejemplo en el centro nos muestra el nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando introdujo el comentario y un regln ms abajo muestra el comentario.

Podemos modificar el autor de los comentarios, si quieres ver cmo puedes consultar este tema avanzado.

Unidad 19. Avanzado. Modificar la apariencia de los comentarios.


Modificar la apariencia de los comentarios.

373 Para modificar la apariencia de los comentarios debemos acceder por el botn y seleccionar Opciones... Aparece el dilogo Control de cambios, las modificaciones que podemos hacer sobre los comentarios est dividida en dos secciones: En la seccin de Marcas en la ltima opcin podemos modificar el color de los comentarios. Por defecto se asigna un color por autor, pero si deseamos ver todos los comentarios del mismo color podemos seleccionar un color fijo para todos los comentarios independientemente del autor. Adems de modificar el color en la seccin Globos. Podemos modificar el Ancho, el Margen y cuando deseamos que aparezcan para las vistas Diseo de impresin y Web (Siempre, Nunca o Slo para formato o comentario).

Tambin existe un recuadro de seleccin donde podemos marcarlo o no para que aparezca una lnea discontinua de conexin al texto al que se refiere el globo.

374

Veamos el resto de botones de la barra de revisin que hacen referencia a comentarios. Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos. Comentario siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos. Elimina el comentario seleccionado.

Unidad 19. Compartir documentos. (III)


Buscar un comentario. Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al dilogo Ir a mediante la pestaa Inicio, deplegando el men Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5. Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, seleccionamos de la lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor, con los botones Anterior y Siguiente del mismo dilogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.

Podemos modificar el formato por defecto que tienen los comentarios, visita nuestro avanzado.

Mostrar/ocultar comentarios. En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios segn nos interese. Desplegando el men del botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar podemos marcar o desmarcar la opcin que pone Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automtico, si la opcin est seleccionada los comentarios sern visibles de lo contrario no se vern.

375 Imprimir comentarios. Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dnde deben imprimirse. En el men Control de cambios, podemos acceder a la opcin Cambiar opciones de seguimiento, abrir un cuadro de dilogo y en la ltima seccin donde pone Globos existe la opcin Orientacin del papel donde podemos escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen.

Automtico. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel. Conservar. Deja el documento conforme est y lo imprime segn lo vemos. Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor los globos. Adems de esto en el dilogo de Imprimir debemos tener la precaucin de en la opcin Imprimir tener seleccionada la opcin Documento con marcas.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear comentarios.

Unidad 19. Ejercicio Paso a Paso. Crear comentarios.


1. Vamos a insertar algunos comentarios en el documento epp_19.docx que est en la carpeta ejercicios. 2. Abre Word. Word se abre con un nuevo documento. 3. Abre el documento epp_19.docx de la carpeta ejercicios que est en la carpeta del curso. 4. Para insertar un comentario vamos a abrir la pestaa Revisar. 5. Inserta los siguientes comentarios.

376 Para cada texto que ves en la tabla siguiente debes seguir el siguiente procedimiento: Texto seleccionado en el documento

Texto del comentario Protocolo utilizado para la comunicacin entre computadores. TCP (Transfer Control Protocol) IP (Internet Protocol) Lenguaje de programacin basado en etiquetas. Servidor web gratuito basado en la filosofa de cdigo abierto

TCP/IP

HTML Apache

6. Selecciona el texto en el documento y haz clic sobre el botn pestaa Revisar.

de la

Aparece un globo en la parte derecha de la pantalla, ah es donde debes escribir el texto del comentario. 7. Haz clic fuera del comentario al terminar de escribir el texto. Ahora vamos a navegar por los distintos comentarios. 8. Sitate en el inicio del documento presionando las teclas Ctrl+Inicio del teclado. 9. Para visitar los comentario pulsa el botn acceder al siguiente comentario y el botn de la barra revisin para

para visitar el comentario anterior.

Ahora vamos a buscar un comentario en concreto dentro del documento. 10. Abre la pestaa Inicio, despliega el men Buscar y selecciona Ir a. Se abre el dilogo Buscar y reemplazar. 11. En la pestaa Ir a selecciona de la lista de la izquierda la opcin Comentario y en el cuadro despegable debes seleccionar el revisor de los comentarios que quieres ver, en este caso t. 12. Con los botones Anterior y Siguiente puedes navegar entre tus comentarios. Ahora vamos a ocultar los comentarios.

377 13. En la barra de revisin haz clic sobre Mostrar marcas y quita la opcin marcada de Comentarios haciendo clic sobre ella. Para mostrar los comentarios debes realizar la misma operacin. Nota: Recomendamos no guardar los cambios sobre el documento utilizado en el ejercicio, por si se desea volver a realizar el ejercicio desde cero.

Control de cambios
El control de cambios sirve para que word almacene los cambios realizados por cada uno de los miembros de un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones, modificaciones de formato o texto eliminado). Por cada miembro del equipo que realice algn cambio Word le asigna un color diferente, as se puede identificar a cada miembro del equipo por un color.. Por la imagen que vemos sabemos que se han realizado modificaciones pero a simple vista no sabemos que modificaciones se han realizado. Estudiemos que tipo de modificaciones son las que detecta el control de cambios y cmo las muestra. Los cambios que detecta el control de cambios son los que mencionamos a continuacin y la visualizacin por defecto es la indicada: Inserciones. Pone el texto del color asignado al revisor y lo subraya. Cambios de formato. Muestra un globo con el prefijo Con formato: y despus indica que tipo de formato se ha aplicado. Texto eliminado. Muestra el texto original tachado y del color asignado al revisor.

378 Lneas cambiadas. En la parte izquierda del documento muestra una lnea vertical negra, indicando que el documento ha sido editado y modificado.

Esta visualizacin de los cambios puede ser modificada, visita nuestro avanzado para aprender cmo personalizar los cambios.

Unidad 19. Avanzado. Personalizar el control de cambios.


Modificar la apariencia de los controles de cambios. Para modificar la apariencia de los controles de cambios debemos acceder por el botn Control de cambios y seleccionar CAmbiar opciones de seguimiento. Aparece el dilogo Opciones de Control de cambios, las marcas que podemos modificar son las que vemos en la imagen de abajo: Inserciones. Las inserciones se muestran subrayando el texto insertado, aunque podemos escoger entre una de las opciones que muestra la lista despegable.

Eliminaciones. Las eliminaciones se muestran mediante un globo con el prefijo Eliminado: y el texto eliminado. Aunque podemos escoger entre una de las opciones que vemos en la lista despegable.

Formato. El cambio de formato se muestra mediante un globo con el prefijo Formato y posteriormente el tipo de formato aplicado, y las opciones de modificacin que tenemos para demarcar un cambio de formato son las mismas que hemos visto en Inserciones.

Lneas cambiadas. Los opciones para que nos muestre que el documento ha sido modificado estn en la lista despegable que vemos en la imagen y puede ser desde Ninguna, un borde situado en la parte derecha o izquierda del documento o en el exterior.

Tambin podemos asignar un color fijo por cada cambio en lugar de asignar un color dependiendo del autor del cambio como est por defecto.

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Cabe mencionar que dependiendo de la vista que tengamos puesta veremos los cambios de una manera o de otra. Por ejemplo en vista Diseo de Impresin siempre se muestran los globos, sin embargo en vista Esquema si ponemos por ejemplo que las eliminaciones las muestre con el texto tachado se vern con el texto tachado mientras que en vista impresin se seguir viendo el globo de eliminacin. Para que los cambios se hagan efectivos debemos pulsar Aceptar.

380

Unidad 19. Compartir documentos. (IV)


Para activar el control de cambios debemos pulsar el botn de la pestaa Revisar antes de hacer ningn cambio sobre el documento.Otra forma de activar el control de cambios es pulsando Ctrl + Mays + E. Si lo activamos cada cambio que se efecte en el documento se almacenar y posteriormente podremos comparar el documento original con el documento final tras los cambios. Botones de la pestaa Revisar pertenecientes al control de cambios. El primer cuadro despegable sirve para indicar como queremos ver el documento. Marcas mostradas finales. Muestra el documento final con las marcas informando de los cambios realizados. Final. Muestra el documento sin marcas, como quedara si se aceptan los cambios. Marcas mostradas originales. Muestra el documento original y las marcas de los cambios que se han realizado. Original. Muestra el documento original sin marcas.

Una buena opcin es trabajar en vista Final porque as evitamos que por cada cambio que efectuemos aparezca un globo indicando el cambio efectuado, ya que puede resultar bastante agobiante tener el documento cargado de globos. En el men Mostrar marcas podemos indicar qu elementos de revisin mostrar u ocultar. Si pulsamos sobre Panel de revisiones nos aparece una ventana donde podemos ver los cambios y comentarios del documento principal, los cambios de encabezado y pie de pgina, cambios de cuadros de texto, cambios de cuadro de texto de encabezado y pie de pgina, cambios de pie de pgina y cambios de notas al final.

Revisar los cambios efectuados. Aceptar o rechazar cambios. Cuando un documento ha sido modificado por otro componente de un equipo y ha activado el control de cambios, despus otro componente puede revisar el documento con las herramientas de navegacin de cambios y aceptar o rechazar los cambios efectuados.

381

Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras: - Manualmente con los botones, Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento podemos desplazarnos al anterior cambio. Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento podemos desplazarnos al siguiente cambio. Luego simplemente deberemos hacer clic en el botn Aceptar para aplicar el cambio propuesto. - O automticamente Desplegando la opcin Aceptar encontramos Aceptar todos los cambios del documento. Esta opcin sirve para aceptar todos los cambios encontrados con respecto al documento original.

Desde el men que tenemos en el botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar podemos escoger que tipo de marcas queremos ver y cuales queremos ocultar, Comentarios, Anotaciones manuscritas (utilizadas mediante PDAs, Pocket Pc, etc), Inserciones y eliminaciones y marcas de Formato. Dentro del submen Revisores nos aparece una lista despegable con los componentes (revisores) que han modificado en documento con el color asignado a cada uno. Si seleccionamos Todos los revisores se marcan todos los revisores disponibles y veremos las marcas aplicadas por todos los revisores, pero si nicamente queremos ver los cambios aplicados por un revisor dejaremos seleccionado solamente ese revisor. En el submen Globos disponemos de tres opciones para indicar cuando queremos que se muestren

382 los globos. Mostrar revisiones en globos. Indica que siempre que existan globos que se muestren. Mostrar todas las revisiones en lnea. El caso contrario que aunque existan globos que no se muestren, aunque s se mostrarn como tachados, subrayados, etc... Mostrar slo comentarios y formato en los globos. Mostrar solo los globos pertenecientes a formatos o comentarios, el resto se mostrar en lnea.

Unidad 19. Compartir documentos. (V)


Comparar cambios sobre un documento.
Al trabajar en equipo bajo un mismo documento es posible que el documento original sea modificado sin que antes se active la propiedad de control de cambios. Esto quiere decir que en el documento se guardarn los cambios efectuados pero no habr ningn registro sobre los cambios efectuados, por tanto no podremos revisar para aceptar o rechazar los cambios, a no ser que tengamos una copia del documento original y lo podamos cotejar (comparar).

Comparar el documento original con el documento modificado. Consejo: Siempre que trabajemos en equipo bajo un mismo documento es recomendable tener guardada una copia de la ltima versin que tuvimos por si algn miembro del equipo realiza algn cambio sin activar el control de cambios y los guarda. Si tenemos una copia posterior podremos utilizar la herramienta de comparacin que nos ofrece Word. Para ver los cambios realizados en un documento que ha sido guardado sin el control de cambios debemos seguir los siguientes pasos: - Abrir el documento original. - Acceder a la pestaa Revisar y desplegar el botn Comparar, seleccionar la opcin Comparar... Aparece el dilogo Comparar y combinar documentos.

383 - Debemos seleccionar el otro documento, es decir el documento con los ltimos cambios y pulsar Aceptar. Nos muestra un nuevo documento basado en el documento final y con las marcas de los cambios producidos con respecto al documento original. Si hacemos clic en el botn Ms para ver ms opciones nos encontraremos con una muy interesante que nos ofrece tres formas distintas de combinar los documentos. Documento revisado. Las marcas se muestran sobre el segundo documento. Documento original. Las marcas se muestran sobre el documento original. Documento nuevo. Se crea un nuevo documento y se insertan las marcas de los cambios producidos.

Comparar en paralelo dos documentos. Otra forma de comparar dos documentos es vindolos al mismo tiempo ambos documentos el documento original y el documento final. Para realizar este tipo de comparacin debemos seguir los siguientes pasos: - Abrir los dos documentos comparar (documento original y documento final). - Desde el documento original accedemos a la pestaa Vista y seleccionamos Ver en paralelo. Veremos ambos documentos a la vez en la pantalla dividida por la mitad en posicin vertical un documento al lado del otro.

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En la misma seccin de la pestaa Vista encontraremos otras opciones: Desplazamiento sincrnico. Este botn puede activarse o desactivarse. Si est activado como vemos en la imagen al desplazarnos por un documento el otro documento tambin se desplaza al mismo tiempo paralelamente al otro. Restablecer posicin de ventanas. Sirve para poner en posicin vertical ambas ventanas de los documentos, por si las habamos modificado de posicin. Vuelve a hacer clic en la opcin Ver en paralelo para desactivar este modo y volver a la edicin normal.

Unidad 19. Compartir documentos (VI)


Formularios
Otra forma de compartir documentos es elaborando documentos para que otras personas los completen y nos los hagan llegar rellenados. Para ello Word 2007 permite la introduccin y uso de formularios en nuestros documentos. Podemos, en un documento de texto, definir un formulario incluyendo cajas de texto o cuadros de seleccin, donde el lector del documento podr rellenar los datos que

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le solicitemos, de forma parecida a como rellenbamos los documentos basados en plantillas. Un formulario no es ms que un documento que contiene texto fijo y texto que debe ser rellenado por el lector. Para el texto a rellenar debemos definir controles, campos especiales que permiten introducir informacin de forma muy variada. Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos activar la Ficha de programador en la Banda de opciones. Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en el Botn Office. En la seccin Ms frecuentes, buscaremos y marcaremos la opcin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.

Ahora, disponemos de una nueva pestaa, llamada Programador.

Propiedades comunes de los controles


En la seccin Controles encontramos los distintos tipos de controles que podemos agregar al documento. Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde queremos insertar el control y hacer clic sobre el tipo de control deseado en la ficha Programador. Una vez insertado el control, seleccionndolo haciendo clic sobre l, y pulsando en . podemos modificar sus propiedades,

Todos los controles comparten las siguientes propiedades: El Ttulo mostrar el texto que escribamos al editar contenido. Por

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ejemplo, el ttulo Nombre: se mostrara

La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando est activado el Modo Diseo. Marcando las opciones No se puede eliminar el control de contenido, impediremos que el lector pueda borrar el control, y marcando No se puede editar el contenido, no podr editar su contenido. Estas propiedades solo tienen efecto cuando creamos el formulario, los usuarios que lo rellenen las vern.

Los controles que incorporen texto, mostrarn tambin opciones para aplicarles estilos.

Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre l desaparece para ser sustituido por el texto a rellenar. Para cambiar este texto, debemos pulsar en , hacer clic sobre el control e introducir el nuevo texto. El texto que escribamos se mostrar como ayuda.

Unidad 19. Compartir documentos (VII)


Controles de contenido
Los controles Texto enriquecido y Texto permite introducir un cuadro de texto, que el usuario podr rellenar. La diferencia entre ambos es que el control Texto enriquecido permite usar y guardar textos con formato. Las propiedades especiales de estos controles son: Permitir retornos de carro, slo disponible en el control de Texto (sin formato) permite o no, que se puedan crear varios prrafos al pulsar la tecla Intro.

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Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir el texto, este se crear como texto normal y el control desaparecer.

El control Imagen , permite que el usuario pueda aadir una imagen pulsando sobre l.

Los controles Cuadro de lista y Cuadro combinado permiten al usuario elegir entre una serie de elementos disponibles. La diferencia entre ambos es que el cuadro combinado aparece plegado en un principio y permite al usuario escribir, mientras que el cuadro de lista aparece ya desplegado y slo permite elegir una opcin entre las existentes. Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las Propiedades del control. El botn Agregar... nos permite aadir un nuevo valor. Podemos modificar o eliminar uno existente, con los botones Modificar... y Quitar respectivamente. Podemos modificar el orden en que se mostrarn con los botones Subir y Bajar.

El Selector de fecha una fecha.

, despliega un calendario donde el usuario marcar

En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para especificar con qu formato queremos que aparezca la fecha.

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Proteger Formularios
Para crear un formulario, debemos disear el documento como un formulario normal, aplicando estilos y formatos, y aadiendo los controles correspondientes en el lugar donde el usuario debe introducir la informacin. Pero ahora nos queda un ltimo paso, si dejramos el documento tal cual, el usuario podra editar y eliminar lo que quisiese. Para limitar a que nicamente pueda rellenar el formulario, debemos proteger el documento de la siguiente forma: Primero, debemos marcar la opcin Restringir formato y edicin, en el desplegable del botn Proteger documento.

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Abrimos as el panel Restringir formato y edicin. La opcin que nos interesa para rellenar formularios, la elegimos en la seccin Restricciones de edicin, seleccionando la opcin Rellenando formularios. Para que la proteccin tenga efecto, pulsamos el botn S, aplicar la proteccin. Se muestra un dilogo en el que podemos elegir una contrasea. Slo podrn deshabilitar la proteccin aquellos usuarios que conozcan la contrasea.

De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si lo hacemos como una plantilla, los usuarios podrn rellenar el formulario partiendo de la plantilla que hemos creado, y guardar lo que rellenen como un documento normal. Para practicar con los formularios realiza el ejercicio Crear formulario .

Unidad 19. Ejercicio Paso a Paso. Crear formulario


Vamos a crear un formulario de peticin de informacin como el que ves en la imagen.

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El usuario debe poder rellenar el formulario, pero no modificar el diseo. 1 Abre un nuevo documento. 2 Escribe en el documento el texto fijo sin crear todava controles de contenido. Si tienes problemas con los formatos, deberas revisar el tema 5. Ahora, vamos a insertar los controles de contenido. Si no ves la ficha Programador, activa la opcin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones en las Opciones ms frecuentes de Word. 3 Pon el punto de insercin detrs de Nombre:. 4 En la pestaa Programador, seccin Controles, pulsa el icono Texto .

Luego modificaremos sus propiedades, vamos a insertar todos los controles. 5 Introduce otro control de Texto detrs de e-Mail:. 6 Introduce un Cuadro de lista detrs de Curso:.

7 Introduce otro control de Texto detrs de Pregunta:. Ahora vamos a modificar las propiedades de algunos controles. 8 Haz clic sobre el control insertado Cuadro de lista y pulsa el botn Propiedades. Vamos a introducir los valores que el usuario puede elegir:

391 9 En la lista de valores, selecciona Elija un elemento. y pulsa Quitar. 10 Pulsa en Agregar. 11 Escribe Word2007 y pulsa Aceptar. 12 Repite los pasos 10 y 11 para introducir los valores Excel2007, Access2007 y PowerPoint2007. 13 Usa los botones Subir y Bajar para ordenar los valores alfabticamente. 14 Pulsa Acepar. 15 Selecciona el control de texto que est junto a Pregunta: 16 Pulsa en Propiedades. 17 Marca la opcin Permitir retorno de carro para poder escribir varias lneas. Ahora, hay que modificar los textos de informacin. 18 Activa el Modo Diseo pulsando en .

19 Pulsa sobre el control de texto del Nombre y escribe: Introduzca aqu su nombre. 20 Pulsa sobre el control de texto del eMail y escribe: Escriba su direccin aqu. 21 Pulsa sobre el cuadro de lista y escribe: Seleccione un curso. 22 Pulsa sobre el control de texto de la pregunta y escribe: Escriba aqu su pregunta. Por ltimo, nos queda habilitar las restricciones del documento. 23 Pulsa en Proteger documento, y selecciona Restringir formato y edicin. 24 En el panel Restringir formato y edicin, marca la opcin Admitir slo este tipo de edicin en el documento. 25 En el desplegable elige Rellenando formularios. 26 Pulsa el botn S, aplicar la proteccin. Si est desactivado, asegurate que no ests en el Modo Diseo. 27 Establece la contrasea aulaclic y pulsa Aceptar. 28 Guarda el documento con el nombre formulario_cursosoffice y tipo de archivo plantilla de Word.

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Ejercicios del Tema 19.

Prueba evaluativa terica del Tema 19.

Ejercicios Unidad 19. Compartir documentos.


1.- Resaltado.
1.- Abre el archivo Ej_unidad_19.docx que hay en la carpeta ejercicios. 2.- Utiliza la herramienta Resaltar y resalta las siguientes palabras y frases con los diferentes colores. Texto revisin ortogrfica y gramatical Word2007 dispone de potentes herramientas en este campo Con Word podemos realizar una revisin ortogrfica o una revisin gramatical o ambas a la vez, como veremos a continuacin Existen dos formas bsicas de revisar la ortografa Herramientas , Opciones... Posicin en el documento * Color

Pag. 1 Lnea 4 Col. 4 Turquesa Pag. 1 Lnea 5 Col. 24

Amarillo

Pg. 1 Lnea 23 Col. 1

Amarillo

Pg. 2 Lnea 37 Col. 1 Pg. 4 Lnea 25 Col. 9

Verde vivo Verde vivo

* La pgina, lnea y columna se puede consultar en la barra de estado. 3.- Quita el resaltado Turquesa. 4.- Realiza una bsqueda del texto resaltado. 5.- Quita todo el resaltado del documento.

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Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ayuda Ejercicios Unidad 19. Compartir documentos.


1.- Resaltado.
Para utilizar la herramienta resaltar - Activa la revisin de cambios en la pestaa Revisar haciendo clic en Control de cambios. - Haz clic sobre la tringulo negro del botn selecciona el color Turquesa. en la pestaa Inicio y

- Selecciona el texto revisin ortogrfica y gramatical. Para el resto de frases debes seguir el mismo procedimiento, escoger el color y seleccionar el texto.

Para quitar el resaltado Turquesa. - Debes hacer clic sobre el tringulo negro del botn Ninguno. y seleccionar

- Selecciona el texto resaltado en Turquesa, que es el texto revisin ortogrfica y gramatical.

Para realizar una bsqueda del texto resaltado. - Abre el dilogo de Buscar y reemplazar desde la pestaa Inicio - Buscar o pulsando Ctrl + B. - Presiona sobre el botn Ms. - Haz clic sobre Formato y seleccionar Resaltar. - Pulsa sobre Buscar siguiente. Observa como comienza la bsqueda del texto resaltado.

Para quitar todo el resaltado del texto.

394 - Accede a la pestaa Inicio - Seleccionar - Seleccionar todo o pulsa Ctrl + E. - Debes hacer clic sobre el tringulo negro del botn Ninguno. Observa como ya no existe ninguna frase resaltada. y seleccionar

Volver al ejercicio sin resolver.

2.- Comentarios.
Para insertar un comentario: - Selecciona la palabra Word. - Accede a la pestaa Revisar - Nuevo comentario Aparece un globo a la derecha del documento en modo edicin, es decir para escribir. - Escribe Procesador de texto Word. - Para terminar haz clic fuera del globo.

Insertamos un nuevo comentario: Redacta la frase Para ms informacin al final del documento. - Selecciona la frase. - Accede a la pestaa Revisar - Nuevo comentario Aparece un globo a la derecha del documento en modo edicin, es decir para escribir. - Escribe Visita www.aulaclic.es. - Para terminar haz clic fuera del globo. Observa que los comentarios permanecen en el documento con un color algo ms transparente que en modo edicin.

Para guardar el documento haz clic sobre

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2.- Comentarios.
1.- Inserta un comentario sobre la palabra Word de la primera pgina que ponga Procesador de texto Word. 2.- En el final del documento escribe la frase Para ms informacin. 3.- Seleccionala e inserta el comentario Visita www.aulaclic.es. 4.- Cierra el documento guardando los cambios de todos los ejercicios.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

3.- Control de cambios.


Utilizando el documento Ej_unidad_19.docx 1.- Activa el control de cambios. 2.- Resalta revisin ortografica y gramatical, grandes aportaciones, procesadores de texto en color amarillo. 3.- Inserta el texto (el cual puede ir ampliandose por agregaciones nuestras) en la pgina 1, lnea 12, columna 78 despus de ...diccionario que lleva incorporado. 4.- Borra el ltimo prrafo de la primera pgina Con Word podemos realizar una revisin ortogrfica o una revisin gramatical o ambas a la vez, como veremos a continuacin..

Observa que todos y cada uno de estos cambios se han marcado. 5.- Haz una revisin de los cambios automtica, y acepta todos los cambios. 6.- Guarda el documento con el nombre Ej_unidad_19_2.docx en la carpeta ejercicios.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

4.- Comparacin en paralelo

396 1.- Abre los archivos Ej_unidad_19.docx y Ej_unidad_19_2.docx. 2.- Realiza una comparacin en paralelo de ambos documentos. 3.- Prueba a activar y desactivar el sincronismo. 4.- Cierra el archivo Ej_unidad_19_2.docx.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Prueba Evaluativa de la unidad 19. Compartir documentos


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Cmo podemos activar la revisin. a) Accediendo a la pestaa Revisar - Control de cambios. b) Accediendo a la pestaa Vista - Revisin. c) Ambas son correctas. d) Ninguna de las anteriores. 2. El botn sirve para resaltar texto.

a) Verdadero. b) Falso. 3. Qu debemos hacer para insertar un comentario en el documento. a) Seleccionar el texto y acceder a la pestaa Revisar Nuevo comentario. b) Escribir el comentario y acceder a la pestaa Insertar Nuevo comentario. c) Seleccionar el texto y acceder a la pestaa Insertar Nuevo comentario.

4. El botn

sirve para editar un comentario.

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a) Verdadero. b) Falso. 5. Los globos de los comentarios pueden ser modificados. a) Verdadero. b) Falso. 6. El botn sirve para...

a) ... modificar los comentarios. b) ... pasar al siguiente comentario. c) Ninguna de las anteriores. 7. El control de cambios se activa desde... a) ... la la pestaa Revisar pulsando sobre el botn . b) ... la pestaa Herramientas - Control de cambios. c) Ambas son correctas. 8. El botn sirve para sincronizar el desplazamiento de dos documentos. a) Verdadero. b) Falso. 9. Podemos tener comentarios de varios revisores en un mismo documento? a) Si. b) No. 10. Es conveniente comparar un documento revisado con el original por si el revisor ha olvidado activar el control de cambios. a) Verdadero.

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b) Falso.

Unidad 20. Organigramas y diagramas. (I)


Introduccin
Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros tipos de elementos grficos. Un organigrama es un elemento grfico que representa una organizacin, normalmente jerrquica, por ejemplo la organizacin de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser obligatoriamente una organizacin jerrquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre s, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representacin grfica se explica los pasos o componentes con una secuencia lgica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas caractersticas especficas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.

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Organigramas.
Crear organigramas. Para insertar un organigrama debemos: - Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt.

- Se abrir este cuadro de dilogo, seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el botn Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarqua.

Nos dibuja un organigrama bsico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.

400 Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que deseemos. Al insertar un organigrama nos aparecen las pestaas Diseo y Formato.

Agregar formas.

Este botn sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el tringulo negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en que nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es nico no puede tener compaero de trabajo. Un Subordinado es un recuadro que est claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son subordinados de A. Un Compaero se sita al lado del recuadro. Por ejemplo B es compaero de C y viceversa. Un Asistente est un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A.

Unidad 20. Organigramas y diagramas. (II)

Modificar el diseo.
Este botn sirve para modificar el diseo del organigrama. Podemos seleccionar entre diversos diseos que modifican la estructura de colocacin de los recuadros.

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Estndar. Es el diseo que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto que vemos en la imagen.

Dependie ntes a ambos de diseo la lnea vertical el resto se bien a la

lados. Al seleccionar este tipo organizacin se basa en una desde el recuadro principal y sitan o bien a la izquierda o derecha.

Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la izquierda.

Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la derecha salvo los ayudantes.

Autodiseo. Tambin podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del recuadro del organigrama. Es tan fcil como hacer clic, arrastrar y soltar.

Unidad 20. Organigramas y diagramas. (III)


Cambiar el orden de los elementos. Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento de derecha a izquierda. Utilizando esta funcin podemos cambiar el aspecto de nuestro organigrama con un solo clic:

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Cambiar el diseo. Debido a que Word organiza los diagramas en categoras, podemos intercambiar el diseo de nuestro diagrama por uno de su misma categora con un solo clic. Para ello, en la pestaa Diseo hacemos clic en el desplegable Diseos para ver la lista de posibles cambios:

Bastar con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuar automticamente. Tambin podemos seleccionar la opcin Ms diseos para abrir el cuadro de dialogo de Elegir un grfico SmartArt. Ten en cuenta que cuando cambiamos de categora de diagrama, la estructura puede que no sea la misma, obviamente debido a que no todos los diagramas coinciden en ello. Lo que se tomar en cuenta a la hora de convertir un diagrama en otro ser su estructura en el Panel de texto.

El Panel de texto. Con este botn correspondiente a nuestro diagrama. podemos mostrar el panel de texto

Adems de aadir las formas como hemos visto hasta ahora tambin podemos editarlo utilizando este panel.

403

Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar sus propiedades desde la pestaa Inicio. Como veremos ms adelante tambin podrs cambiar su aspecto. Para aadir nuevos elementos sitate en el lugar qu quieras insertarlo y pulsa Enter. Se crear un nuevo elemento, utiliza la tecla Tabulador para subordinarlo, o las teclas Shift + Tabulador para moverlo a un nivel superior.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Trabajando con organigramas.

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso

Unidad 20. Ejercicio Paso a Paso. Organigramas


Vamos a crear un organigrama ficticio de una empresa. 1. Abre un nuevo documento. 2. En la pestaa Insertar selecciona la opcin SmartArt. Aparece el dilogo Galera de diagramas. 3. Selecciona Jerarqua y uno de sus elementos. Se dibuja el organigrama estndar y aparecen las pestaas adjuntas de forma. 4. Elimina el asistente porque no lo vamos a utilizar. Seleccinalo y pulsa SUPR. En el recuadro principal escribe Direccin.

404 El organigrama debe quedar como ves en la imagen. Rellena el resto de recuadros con los nombres que se ven en el organigrama de la imagen. Por si no los ves bien pone comenzando de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha (Direccin, Departamento RRHH, Departamento Financiero, Produccin). Aade 2 subordinados ms a direccin (Mercado y Marketing). 5. Selecciona Direccin.

6. Pulsa sobre y escoge Agregar forma debajo para cada uno de los mencionados (Mercado y Marketing) debes hacer lo mismo. 7. De Mercado deben colgar 2 subordinados (Compra y Venta). 8. Selecciona el elemento Mercado. 9. En Diseo selecciona Estndar. Deber quedarte algo as:

interactivo para practicar cmo Trabajar con organigramas.

405

Unidad 20. Organigramas y diagramas. (IV)

Modificar el aspecto del diagrama


Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado veremos todo lo relacionado a cmo hacerlo. Si utilizas un poco de imaginacin podrs crear organigramas, diagramas y grficos muy vistosos.

En primer lugar seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaa Diseo. SmartArt ofrece, adems de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio de diferentes estilos y colores para cada una de ellas. Para modificar esto utilizaremos las opciones que se encuentran en la seccin Estilos SmartArt:

406 Podemos escoger una combinacin de colores preestablecida para nuestro grfico, para ello, simplemente despliega el men Cambiar colores y selecciona el que ms te guste. Vers que a medida que vas pasando el ratn por cada una de las opciones, tu grfico mostrar la pre visualizacin de cmo quedara si aceptases esa opcin. Estos colores estn clasificados por diferentes categoras, por lo que lo ms recomendable es que en un mismo documento todos los grficos que introduzcas sigan la misma lnea para conseguir un aspecto ms homogneo. Ms adelante veremos que podemos modificar estos colores de forma personalizada.

La segunda opcin que nos ser ms til todava es la de los estilos de grfico predefinido. Estos no cambian los colores del grfico, sino que modifican la forma en que se visualizan. Existen diferentes formas de visualizacin para cada uno de los grficos, de hecho hay algunos que tienen un nmero sorprendente de posibilidades, y lo mejor de todo: en esta ltima edicin de Word, los grficos 3D tienen una calidad impresionante. Para seleccionar un tipo de visualizacin despliega la lista y del mismo modo que antes selecciona uno. Mientras vayas pasando con el ratn vers la pre visualizacin en tu grfico.

407 En cualquier momento puedes hacer clic en la opcin Restablecer grfico

de la pestaa Diseo para devolver el diagrama a su configuracin inicial. Todos los cambios de estructura y estilo que hayas hecho se descartarn y el grfico se reiniciar. Esta accin no borra los diferentes elementos que hayas introducido, solamente la forma en que se visualizan.

Luego nos encontraremos con las opciones de la pestaa Formato.

Desde aqu podremos configurar las opciones de formato del diagrama. Vamos a poder modificar todava ms su aspecto y adems decidir cmo interactuar con el resto de elementos del documento.

En los casos en que hayamos seleccionado una visualizacin en 3D podremos seleccionar el modo Editar en 2D para pasar el grfico temporalmente a 2 dimensiones y poder trabajar con ms comodidad. Cuando hayas terminado vuelve a hacer clic sobre ese botn y el grfico tomar de nuevo la apariencia en tres dimensiones. Los otros tres botones que se encuentran en la seccin Formas nos ayudarn a diferentes tareas: Mayor. Este botn aumenta el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms veces lo pulses ms grande se har. Menor. Este botn disminuye el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms veces lo pulses ms pequeo se har. Cambiar forma. Este botn despliega un men desde donde podrs cambiar la forma de un elemento cualquiera del diagrama, bastar con seleccionarlo, desplegar este men y seleccionar la forma que quieres que tome. Podrs escoger entre todas las autoformas disponibles en Word.

408

Unidad 20. Organigramas y diagramas. (V)


Ms a la derecha encontramos los Estilos de forma. Estas opciones pueden actuar sobre cualquier elemento del grfico o si est seleccionado en su totalidad sobre el objeto entero.

Desde aqu podremos establecer rpidamente el relleno, color, bordes y efectos de nuestros diagramas. Para ello, primero podemos optar por utilizar uno de los estilos preestablecidos por Word desplegando los estilos de forma: Selecciona uno de ellos y se aplicar automticament e. Igual que antes cada vez que pases el ratn por cada uno de ellos vers la previsualizacin en el diagrama.

Este tipo de estilos slo pueden ser aplicados sobre los elementos del grfico, para modificar aspectos relativos al grfico completo utilizaremos al segunda opcin.

Esta segunda opcin es utilizar directamente los desplegables de Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas. Con estas opciones podremos modificar los elementos del diagrama para crear otros estilos diferentes a los que Word nos ofrece en los estilos predefinidos.

409 Observa que en Relleno de forma, adems de poder escoger un color, podemos hacer que el fondo sea una imagen, un degradado o una textura. Seleccionas la opcin Sin relleno, el elemento quedar sin ningn tipo de color de relleno, y en el caso de que por ejemplo el grfico tuviese algn elemento detrs (texto, imgenes, tablas....) seran visibles a traves de l.

Desde el desplegable Contornos de forma podemos seleccionar el tipo nuestro elemento (o de poder elegir su modificar su grosor a rayas, Observa que hay a cmo se unen los elementos

de borde que tendr el grfico entero). Ademas color tambin podremos y el tipo de lnea (solida, punteada...) un desplegable dedicado mostrarn las flechas que de nuestro diagrama.

Dentro del desplegable Efectos de formas encontrars las opciones ms jugosas en cuanto a la visualizacin del diagrama. Dejamos en tu mano que las pruebes todas y decidas cules son las que ms te gustan. An as diremos que al final de los desplegables que forman este men casi siempre encontraremos una opcin para abrir el siguiente cuadro de dilogo:

410

Desde aqu podrs modificar las caractersticas avanzadas del formato del grfico. Este cuadro de dilogo tambin est accesible haciendo clic derecho sobre cualquier parte en el grfico y seleccionando Formato de forma.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Trabajando con diagramas.

Unidad 20. Ejercicio Paso a Paso. Diagramas.


Vamos a crear un diagrama cclico sobre un da cotidiano. 1. Abre un nuevo documento. 2. En la pestaa Insertar selecciona SmartArt. Aparece el dilogo Galera de diagramas. 3. Selecciona la categora Ciclo y haz doble clic sobre el diagrama que ms se ajuste al aspecto que tiene el de la imagen de abajo.

411 Se dibuja un diagrama de ciclo estndar y aparece la barra adjunta de diagramas. 4. Desarrolla el diagrama que ves en la imagen.

El diagrama debe quedar como ves en la imagen de la derecha. Existen 11 pasos en el ciclo del ejercicio. L e v a n t a r s e A s e a r s e , d e s a yunar Ir al trabajo Almorzar Seguir trabajando Comer Seguir trabajando Ir a casa Cine, gimnasio, actividad ldica Cenar Dormir

412

Para aadir ms flechas y etiquetas tenemos que pulsar sobre el botn por cada uno de los elementos que deseemos aadir. En este caso como por defecto son 3 hemos tenido que aadir 8 ms.

Cambia los colores y el estilo del diagrama para que se parezca ms al de la imagen. Ahora haremos ms grandes las tareas que nos gustan ms y ms pequeas aquellas que nos cuesta ms hacer. 5. Selecciona el elemento que quieras y pulsa para agrandarlo. 6. Selecciona otro elemento y pulsa ms pequeo. tantas veces como quieras

tantas veces como quieras para hacerlo

Si quieres puedes cambiar la forma y el diseo del resto del diagrama hasta que te parezca correcto.

Unidad 20. Organigramas y diagramas. (VI)


Para terminar veremos el resto de opciones que se encuentran en esta pestaa:

Como puedes ver, las opciones de la seccin Tamao son muy fciles de comprender. Con ellas puedes establecer el alto y ancho del grfico con un par de clics. Para ajustar mejor tus objetos es muy til, pues a pesar de que podramos definir el tamao del grfico colocando el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que cambiase su forma y luego haciendo clic y arrastrando, el resultado que

413 lograramos aqu no sera tan exacto como si lo hiciesemos desde la opcin Tamao de la pestaa Formato.

El resto de opciones tienen que ver con cmo se comportar el grfico con el resto del documento. En primer lugar, el deplegable Posicin te permite seleccionar la ubicacin exacta del grfico dentro de la pgina. Para ello, simplemente selecciona el grfico y depliega el men. Haz clic sobre la opcin que te parezca correcta y el grfico se situar en el lugar que marcaste. Si ninguna de las opciones que se te ofrecen te gustan puedes hacer clic en el botn Ms opciones de diseo para que se abra el cuadro de dilogo Diseo avanzado desde donde podrs colocar el grfico en la posicin exacta que desees.

Desde este cuadro podrs establecer la posicin vertical y horizontal del objeto respecto a otros objetos (hoja, prrafos, caracteres, etc...).

414 Observa que en la opcin Horizontal tienes tambien un apartado para establecer la posicin en el caso de que el destino final del documento sea ser encuadernado (Diseo de libro), por lo que se tendrn que tomar en cuenta los mrgenes de la paginacin.

Otra opcin que nos pemitir decidir el comportamiento de su posicin en la hoja es el men desplegable Ajuste del texto. El valor que aqu escojas decidir cmo se comportar el objeto grfico con respecto al resto del texto. Veamos qu valores podemos escoger: En lnea con el texto: coloca el grfico a la altura ddel texto, como si fuese un caracter ms. Cuadrado: separa el resto de elementos de s creando un cuadrado invisible de bordes amplios. Estrecho: separa el resto de elementos de s creando un cuadrado invisible de bordes estrechos, con esta opcin estar ms cerca del texto que si utilizsemos la opcin Cuadrado. Detrs del texto: No ocupa ninguna posicin relativa en la hoja, simplemente se limita a estar en el fondo. Delante del texto: Igual que la anterior, slo que en este caso el objeto flota sobre la hoja tapando lo que queda detrs. Arriba y abajo: ocupa todo el espacio vertical de donde se encuentre, el resto de objetos o texto se encontrarn en su parte superior e inferior. Transparente: el texto y los objetos se adaptan a la forma del grfico. Por ejemplo, si tiene forma de tringulo, el texto seguir hasta que llegue a su borde, en este caso el vaco de texto que se crear tendr tambin forma de tringulo. Del mismo modo que con la opcin anterior, podemos hacer clic en Ms opciones de diseo para abrir el cuadro de dilogo anterior pero en la pestaa de Ajuste del texto.

Las opciones de Alineacin, Agrupacin y Orden a las hemos visto anteriormente en el curso.

415

Ejercicios del Tema 20.

Prueba evaluativa terica del Tema 20.

Ejercicios Unidad 20. Organigramas y diagramas.

1.- Organigramas.
1.- Abre un nuevo documento. 2.- Realiza el organigrama que ves en la imagen derecha.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

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2.Diagramas .

1.- Utiliza el mismo documento que en el ejercicio anterior en una pgina nueva. 2.- Recrea el diagrama radial que ves a la derecha. 3.- Guarda los ejercicios con el nombre diagramas.docx en la carpeta ejercicios.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ayuda Ejercicios Unidad 20. Organigramas y diagramas.


1.- Organigramas

417 Para realizar el organigra ma de la imagen. - Hacer clic SmartArt en la pestaa Insertar. Seleccion ar un modelo de la categora Jerarqua y hacer clic sobre Aceptar. - Para escribir debes hacer clic en el recuadro y escribir. En el organigrama, E y F son subordinados de A. Para insertar cada subordinado de A.

- Selecciona A, hacer clic sobre

y seleccionar Agregar forma debajo.

En el organigrama G es subordinado de E. Para insertar el subordinado de E.

- Selecciona E, hacer clic sobre

y seleccionar Agregar forma debajo.

En el organigrama A1 y A2 son asistentes de A y E1 es asistente de E. Para insertar los asistentes de cada recuadro.

- Hacer clic sobre

y seleccionar Agregar asistente.

En el organigrama, A11 es subordinado de A1.

418 Para insertar un subordinado a A1.

- Selecciona A1, hacer clic sobre

y seleccionar Agregar forma debajo.

Selecciona A y haz clic en el desplegable Diseo, selecciona la opcin Estndar. Para cambiar el diseo y los colores utiliza las herramientas que encontrars en la pestaa Diseo.

Volver al ejercicio sin resolver.

2.- Diagramas
Para realizar el diagrama de la imagen. - Hacer clic sobre SmartArt en la pestaa Insertar. - Selecciona la categora Relacin y escoge un diagrama que se parezca al que tenemos en la imagen.

419 Para escribir en el interior de cada circulo. - Hacer clic sobre el circulo y escribir el texto que corresponda en cada circulo. Para agregar ms componentes.

- Pulsar sobre

Para cambiar el diseo y los colores utiliza las herramientas que encontrars en la pestaa Diseo.

Para terminar selecciona el elemento central Automvil y haz lo ms grande pulsando repetidas veces el botn Mayor en la pestaa Formato.

Prueba Evaluativa de la unidad 20. Organigramas y diagramas


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Un organigrama es un elemento grfico que representa una organizacin. a) Verdadero. b) Falso. 2. Un diagrama es una representacin grfica que puede representar un grupo de elementos obligatoriamente relacionados entre s. a) Verdadero. b) Falso. 3. Para insertar un organigrama... a) ... debemos acceder a la pestaa Insertar - SmartArt. b) ... debemos acceder a la pestaa Insertar Organigrama.

420

c) Ambas son correctas. 4. La forma "Asistente" est un nivel por debajo de donde cuelga pero antes que un subordinado. a) Verdadero. b) Falso.

5. El botn

sirve para...

a) Agregar un diagrama. b) Agregar un elemento a un organigrama / diagrama. c) Ambas son correctas. 6. Podemos seleccionar un elemento de un organigrama y moverlo de lugar. a) Verdadero. b) Falso.

7. Qu tipo de diagrama es este a) Diagrama piramidal. b) Diagrama de proceso. c) Diagrama jerrquico. 8. El diagrama piramidal suele utilizarse para mostrar relaciones basadas en infraestructuras. a) Verdadero. b) Falso. 9. El botn sirve para.

a) Cambiar la forma de un elemento en un grfico. b) Mostrar ms tipos de diagramas.

421

c) Ambas son correctas. 10. En un diagrama no podemos cambiar de un tipo a otro. a) Verdadero. b) Falso.

Unidad 21. Macros. (I)


Introduccin
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podran realizarse automticamente utilizando las propiedades de las macros. Una macro no es ms que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado por el usuario, actuando como una nica instruccin y que pueden asignarse a un botn. Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones: - Automatizar una serie de pasos. - Personalizar la barra de acceso rpido aadindole nuevas funcionalidades. - Insertar texto o grficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogn de la empresa, si lo tenemos en una macro nicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo insertamos mediante una macro.

Personalizar comandos de Word.


Antes de estudiar las macros vamos a ver los comandos predefinidos por Word para comprender mejor que es o que se puede llegar a hacer con una macro. Veamos los comandos de Word y qu modificaciones podemos hacer sobre ellos. Si disponemos de los conocimientos necesarios y avanzados podemos hacer macros que funcionen como si fueran comandos de Word y aadirlos a la barra de herramientas o asociar cada macro a una combinacin de teclas especfica. Esto lo veremos a lo largo de la unidad.

Consultar la lista de comandos existentes en Word.

422 Los comandos de los que dispone Word podemos consultarlo s siguiendo los siguientes pasos. Accede a la pestaa Vista Macros Ver macros... Aparece el cuadro de dilogo Macros. - En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word. Se despliega una lista con los comandos disponibles que existen en Word. Con estos comandos nicamente podemos ejecutarlos de forma normal o si estn compuestos de una serie de pasos ejecutarlos Paso a paso.

Hemos visto los comandos existentes que tenemos en Word pero nicamente podemos consultarlos, no podemos realizar ninguna modificacin. Ahora veremos cmo podemos crear nuestras propias macros para poder utilizarlas.

Unidad 21. Macros. (II)


Crear macros con la grabadora.
Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora sta almacenar todos los comandos que vayamos realizando. As pues si hacemos algn comando sobre la marcha que en principio no tiene porqu ejecutarse siempre con la macro que estamos creando, estas acciones sern guardadas en la macro y posteriormente al ejecutarla se llevaran a cabo.

423 Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente que tipo de macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que as salga sin ningn error. Debemos tener en cuenta que cuando est en marcha la grabadora no podemos utilizar el ratn para desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante teclado, con las opciones de desplazamiento que vimos en la Unidad 3. Otra consideracin que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces no podremos utilizarla para posteriores documentos.

Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaa Macros y deplegar el men Macros y seleccionar la opcin Grabar macro.

Aparecer el cuadro de dilogo Grabar macro que vemos a la derecha. Nombre de macro. Aqu escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear. Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones: - Debe comenzar con una letra. - No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y nmeros. - No puede contener espacios ni smbolos. Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya exista o de un comando existente en Word las acciones de la nueva macro sustituirn a la macro anterior o al comando de Word que haba antes. Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro.

424 Dentro de la zona Asignar macro a, podemos seleccionar donde vamos a asignar su ejecucin, si a un botn de alguna barra o alguna combinacin de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botn o el de Teclado apareceran unos nuevos cuadros de dilogo, que vermos en el punto siguiente. No es necesario utilizar estos botones desde este dilogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y posteriormente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas.

Guardar macro en, aqu podemos seleccionar donde vamos a guardar la macro, por defecto nos sugiere guardar la macro para utilizarla con todos los documentos. Tambin podemos escribir una pequea Descripcin sobre que efectos provoca la macro. Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese momento podemos detener la grabacin desde el men Macro o desde la barra de estado:

Tambin podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratn se transforma con la imagen de una cinta.

Guardar la macro. Desde el men tenemos la posibilidad de Pausar la grabacin si queremos efectuar alguna accin que no deseamos que se guarde. Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro seleccionamos la opcin de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de guardar la macro. La macro se guarda automticamente una vez hemos pulsado el botn Detener. Pero es conveniente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas, como veremos a continuacin.

Unidad 21. Macros. (III)


Insertar la macro en la barra de acceso rpido.
Insertar la macro en una barra de mens o en una barra de herramientas. Para insertar la macro en la barra de acceso rpido una vez la hemos creado y le hemos dado un nombre:

425 Accedemos al Botn Office - Opciones de Word. Aparece el dilogo Opciones de Word. Seleccionamos al categora Personalizar.

- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecern listadas todas la macros que hayamos grabado. - Bastar con seleccionar la macro y pulsar el botn Agregar>> para que se aada a la barra de herramientas. La macro se aadir al listado de comandos en barra. En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendr seleccionndola y haciendo clci en el botn Modificar. Se abrir un cuadro de dilogo con diversos iconos preestablecidos para que puedas seleccionar uno y adems puedas modificar su nombre.

Asignar una combinacin de teclas a la macro.

426 Si en el cuadro de dilogo anterior pulsamos el botn Personalizar..., se abrir el cuadro de dilogo que vemos en esta imagen. Tambin se abrir este dilogo si al crear la macro, en el dilogo Grabar macro, pulsamos en el icono del teclado.

Este dilogo Personalizar teclado, permite asignar a la macro seleccionada una combinacin de teclas. Si colocamos el cursor en el recuadro Nueva tecla de mtodo abreviado, y pulsamos una combinacin de teclas, esta se reflejar en dicho recuadro. Si la combinacin de teclas no esta asignada previamente, aparecer el rtulo [sin asignar], como en el caso de la imagen, en el caso contrario, aparcer el evento al que esta asignada. Debemos tener en cuenta no utilizar una combinacin ya existente para otro tipo de comando.

Unidad 21. Macros. (IV)


Editar el cdigo de la macro. Podemos consultar el cdigo generado sobre la macro editndola, adems puede servirnos de uitilidad si tenemos conocimientos de programacin en Visual Basic si se han encontrado errores al ejecutar la macro.

427 Para editar la macro pulsamos la combinacin de teclas ALT + F11 y dentro del dilogo Macros seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y pulsamos Modificar. Nos abre el editor de Visual Basic con la macro seleccionada como vemos en la imagen.

Si deseas consultar el entorno de programacin del editor de Visual Basic consulta nuestro bsico.

Bsico. El entorno del editor Visual basic


El lenguaje de programacin que utiliza Word para trabajar con macros es el VBA (Visual Basic Applications) que como podemos deducir est basado en Visual Basic.

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En la imagen de arriba podemos ver la pantalla general del editor de Visual Basic. El men del editor de Visual Basic

Esta es la barra de men del editor de Visual Basic donde podemos acceder a las diversas opciones y comandos del propio editor. La barra de botones

Esta es la barra de botones de visual basic, donde podemos acceder de una manera ms rpida a las opciones ms comnmente utilizadas, como son la volver a Word, Insertar UserForm, guardar, etc... En la parte izquierda de la pantalla podemos ver el proyecto con sus mdulos y objetos. En la parte derecha tenemos el espacio dedicado a redactar el cdigo de los procedimientos/funciones, y en la parte superior existen dos cuadros combinados donde podemos seleccionar los objetos y las propiedades de ese objeto respectivamente.

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Ejecutar macros.
Ejecutar macros. Para llevar a cabo la ejecucin de la macro debemos: Acceder a la pestaa Vista y hacer clic en Macros. Selecciona r la macro de la lista. - Pulsar Ejecutar. O si la hemos asociado a un botn de la barra de men o a una combinacin de teclas simplemente con pulsar sobre la opcin indicada, tenemos suficiente.

Comentamos el resto de botones del dilogo. Paso a paso. Ejecuta la macro instruccin a instruccin abriendo el editor de Visual Basic. Modificar. Esta opcin es la que hemos explicado en el punto anterior. Crear. Sirve para crear una nueva macro. Eliminar. Esta opcin se explica en el siguiente punto. Organizador... Abre un nuevo dilogo donde podemos organizar si tenemos diversas macros, e intercambiar macros de diferentes documentos.

430 Cancelar. Cierra el dilogo sin realizar ninguna accin.

Tambin podemos crear macros que se autoejecuten, disponemos de diversas opciones de autoejecucin AutoExec. Se ejecuta al abrir Word. AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word. AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla donde tenemos la macro. AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde tenemos la macro. AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde tenemos la macro. Si queremos que se ejecute la macro en alguna de estas opciones debemos asignarle el nombre ese a la macro. Por ejemplo si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute una serie de pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.

Eliminar macros. Para eliminar una macro debemos acceder al dilogo de macros, seleccionar la macro a eliminar y pulsar sobre Eliminar.

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para practicar algunas de las acciones vistas en esta unidad.

Ejercicios del Tema 21.

Prueba evaluativa terica del Tema 21.

Ejercicios Unidad 21. Macros.


1.- Modificar la barra estndar.
1.- Modifica la barra de acceso rpido para que aparezca un botn para crear un nuevo documento en blanco con el icono .

431

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

2.- Macros.
1.- Crea una macro que realice una tabla de 3x4 con el formato que ves en la imagen, asgnale un nuevo botn en la barra de acceso rpido llamado Formato tabla.

2.- Crea una macro que aplique un formato concreto para un texto seleccionado y asignale las combinaciones de teclas Ctrl+F. (Esto es como si aplicases un estilo pero ya tienes el estilo asignado a una combinacin de teclas.). El formato debe ser: Fuente: Corbel Tamao: 14 Color. Verde oscuro. Formato: Negrita y cursiva. 3.- Edita el cdigo de las 2 macros y revsalo.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ayuda Ejercicios Unidad 21. Macros.


1.- Modificar la barra estndar.
Para grabar la macro. - Acceder a la pestaa Vista - Macros - Grabar Macros. - Darle el nombre NuevoDocumento y Aceptar. La macro empezar a grabar. - Hacer clic en el men Archivo.

432 - Seleccionar Nuevo. - En el cuadro de dilogo seleccionar Documento en blanco y pulsar Aceptar. Cuando se abra el documento... - Hacer clic sobre el botn de Stop en la barra de estado.

Ya tenemos la macro grabada. Vamos a incluirla en la barra de acceso rpido. - Abre el Botn Office y pulsa el botn Opciones de Word. - En el cuadro de dilogo que se abre selecciona la categora Personalizar. - En Comandos disponibles en selecciona Macros. - Selecciona la macro que acabamos de crear (muy probablemente ser Normal.NewMacros.NuevoDocumento) y pulsa el botn Agregar>>. - Una vez agregada pulsa el botn Modificar. - En el cuadro de dilogo selecciona la imagen del ejercicio - Dale el nombre Nuevo Documento. - Acepta todos los cuadros de dilogo. .

Volver al ejercicio sin resolver.

2.- Macros
Para crear una macro que genere una tabla con ese formato. - Acceder a la pestaa Vista - Macros - Grabar Macros. Se abre el dilogo Grabar macro. - Hacer clic sobre el botn de Botn. Se abre el dilogo Opciones de Word . - Hacer clic sobre la macro en el panel de la derecha y pasarla a la de la izquierda pulsando el botn Agregar>>.

433 - Seleccionar la macro una vez est en el listado de la derecha y hacer clci en el botn Modificar. - Escribe el nombre de la macro Macro Tabla. - Aplicar una imagen al botn desde Cambiar imagen del botn. - Pulsar Aceptar. Permanece abierto el dilogo Opciones de Word. - Pulsar Aceptar.

Observa que en la barra de estado nos encontramos en modo de grabacin. Ahora puedes realizar los pasos necesarios hasta crear la tabla con el formato que vemos en el ejercicio. - Es decir, crear una tabla de 3x4. - Seleccionar y escoger el color "azul oscuro" para el fondo de la lnea. - Escribir el texto en cada columna con color "amarillo", Columna 1, Columna 2, etc. - Seleccionar y escoger el color "turquesa" para el resto de filas de la tabla. Recuerda que no se puede utilizar el ratn para desplazarnos por el documento ni seleccionar, por tanto para seleccionar las filas debemos utilizar el teclado con las teclas que vimos en la unidad 3. (Manteniendo pulsada la tecla Mays (Shift) y con las flechas del cursor seleccionamos las celdas). - Cuando hayamos terminado de crear la tabla pulsar detener en el men de la grabadora. Observa el nuevo botn en la barra de acceso rpido. Pulsalo para probar que funciona.

Para crear una macro que aplique un formato concreto a un texto seleccionado. - Acceder a la pestaa Vista - Macros - Grabar Macros. Se abre el dilogo Grabar macro. - Hacer clic sobre el botn de Teclado. Se abre el dilogo Personalizar teclado.

434 - En Nueva tecla de mtodo abreviado pulsa Ctrl + F. Aparece directamente las teclas Ctrl + F en el recuadro. - Pulsa Asignar. - Pulsar Cerrar. Ahora realiza el formato descrito en el ejercicio. Fuente: Corbel Tamao: 14 Color. Verde oscuro. Formato: Negrita y cursiva. - Pulsa el botn Detener de la barra de estado - Abre un nuevo documento. - Escribe un texto cualquiera. - Seleccionalo y pulsa las teclas Ctrl + F. Observa cmo ejecuta la macro creada y le aplica el formato descrito.

Prueba Evaluativa de la unidad 21. Macros


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Una macro es una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado por el usuario actuando como una nica instruccin. a) Verdadero. b) Falso. 2. Las macros suelen utilizarse para... a) Automatizar tareas repetitivas. b) Insertar texto o grficos que solemos incluir en diversos documentos.

435

c) Ambas son correctas. 3. Desde Botn Office - Opciones de Word podemos modificar la barra de herramientas de acceso rpido. a) Verdadero. b) Falso. 4. Para ver las macros que tenemos creadas debemos acceder por... a) Insertar - Macros. b) Vista - Macros. c) Vista - Ver Macros - Macros personalizadas... 5. Podemos modificar el cdigo de los comandos definidos por Word. a) Si. b) No. 6. Qu sucede si asignamos un nombre de un comando o de otra macro ya existente a una nueva macro. a) No sucede nada. b) Word nos advierte que ya existe el nombre. c) El cdigo de la nueva macro ser asignado al comando o a la antigua macro.

Unidad 22. Seguridad. (I)


Introduccin
Hoy da existe bastante concienciacin de tener un sistema de seguridad instalado en nuestro PC, con antivirus, cortafuegos, anti-spyware, etc. Y ms an si tenemos contratado un acceso a internet, ya que sabemos el peligro que tenemos de que nuestro ordenador quede en mano de los "asaltantes cibernticos".

436 Tambin es muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los documento en entornos de trabajo donde usuarios diferentes pueden disponer del documento. Por ejemplo, en una empresa una secretaria puede tener acceso a un ordenador donde hay algunos documentos a los que interesa que no tenga autorizacin para modificarlos. En Word tambin existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos. Podemos definir los siguientes niveles de seguridad: - Aadir contrasea a un documento. - Controlar quien puede abrir, modificar o imprimir un documento. - Identificar al autor del documento por medio de la firma electrnica. - Proteger el documento contra virus de macros. - Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento. En esta unidad veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre nuestros documentos. Word proporciona un nivel de seguridad adecuado, pero no es un sistema inviolable cien por cien, por lo que conviene completar, con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.

Aadir contrasea a nuestro documento.


Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es asignndole una contrasea para que nicamente la persona que conozca esa contrasea puede abrir, modificar, etc., el documento. Una contrasea (o palabra de paso, Password, en ingls) es una combinacin de caracteres que pueden contener tanto letras como nmeros y que utiliza un sistema de encriptacin para convertir el texto introducido en una cadena de caracteres indescifrables. Accediendo por el Botn Office - Preparar - Cifrar documento podemos ver este cuadro de dilogo desde el que introduciremos la contrasea.

437

Al escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de dilogo para que volvamos a repetir la contrasea.

Unidad 22. Seguridad. (II)


Restricciones de formato y de edicin.
Restricciones de formato. Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que puedan modificar el formato de nuestro documento. Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del documento, pero no pueden realizar ningn cambio de formato. Para habilitar esta caracterstica debemos acceder a la pestaa Revisar, desplegar la opcin Proteger documento y seleccionar Restringir formato y edicin. Se abrir el panel que ves a tu derecha. La primera opcin Restricciones de formato permite proteger el documento sobre modificaciones de formateo.

438 Pulsando sobre Configuracin... accedemos a un cuadro de dilogo donde podemos seleccionar que tipo de formateos restringimos. Los estilos que vemos marcados son los que estn permitidos, si quitamos la seleccin, esos estilos sern los que NO se permiten hacer sobre el documento. Disponemos de 3 botones. Todo. Marca todos los estilos. Mnimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos segn el criterio de word. Ninguno. No deja marcado ningn estilo.

Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar. En el panel Proteger documento el tercer paso es comenzar a aplicar, se activa el botn Si, aplicar la proteccin. Al pulsar sobre este botn nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contrasea, para que posteriormente podamos desactivar esta restriccin. Para desactivar esta restriccin en este mismo panel debemos pulsar sobre el botn Suspender la proteccin que aparecer, nos aparece un dilogo donde debemos introducir la contrasea y pulsar Aceptar.

Unidad 22. Seguridad. (III)


Restricciones de edicin. Con esta restriccin podemos determinar que tipo de edicin permitimos sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edicin que vamos a ver a continuacin.

439 Al seleccionar la segunda opcin Admitir slo este tipo de edicin en el documento se despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edicin. Podemos seleccionar que tipo de ediciones sobre el documento queremos habilitar. Podemos seleccionar entre la lista que vemos en la imagen. Y en excepciones podemos seleccionar que usuarios pueden realizar modificaciones. Cambios realizados. Esta opcin permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados sern resaltados. Comentarios. Con esta opcin los usuarios nicamente pueden introducir comentarios sobre el documento. Rellenando formularios. Con esta opcin los usuarios solo podrn escribir en las reas de los formularios. Sin cambios. Esta opcin es la ms restrictiva, no permite realizar ningn cambio, equivale a slo lectura.

Unidad 22. Seguridad. (IV)


Otras opciones de seguridad.
La firma digital. En el Botn Office, Preparar encontrars la opcin Agregar una firma digital, donde podemos acceder al dilogo Obtener Id. digital digital, donde Word nos da la posibilidad de crear una firma digital o

440 de solicitarla en alguno de los sitios recomendados por Microsoft. Para tener una firma digital, antes, debemos contratarla a una autoridad certificadora como la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre. Esta y alguna otra compaa ofrecen certificados de firmas digitales, para ms informacin visita su web e infrmate de cmo contratar una firma digital. Una firma digital sirve para asegurar la autora de un documento, es decir que un documento con una firma digital con un certificado contratado podemos asegurar que ha sido realizado (o cuanto menos que ha sido firmado) por el usuario al que pertenece la firma. No vamos a entrar en detalle pero en una firma digital existen 2 tipos de clave para un mismo usuario, la clave pblica que todo el mundo conoce y sirve para cotejar que un documento es de quien dice ser, y una clave privada que es la que utiliza el usuario que firma el documento y que nicamente debe conocer l. Word te da la posibilidad de crear t tu propia certificacin que nicamente te ser valida para identificarte para trabajar con Office. Si ese va a ser el nico uso que le vas a dar a tu firma digital puedes utilizar esta alternativa. Una vez creada la firma vers la ventana que ves a tu derecha. Si queremos cambiar la firma digital haremos clic en Cambiar y seleccionaremos otra que se encuentre en el equipo. En caso contrario, hacer clic en Firmar. A partir del momento en que se firme un documento, este no podr ser modificado. En caso de que sufriese algn tipo de edicin la firma se rompera, pues no sera posible afirmar que el sujeto que ha realizado los cambios es el mismo que firm el documento. Puedes firmar y romper la firma tantas veces como quieras. Lo importante es que cuando el documento este finalizado, al aadirle la firma, cada persona que lo abra ver que lo hiciste t y no podr modificarlo sin romper la firma digital.

Seguridad de macros.

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En el Botn Office, Opciones de Word podemos escoger la categora Centro de confianza. All encontraremos varios enlaces de informacin y un botn que nos llevar a su configuracin: Configuracin del centro de confianza, en el que podemos especificar el nivel de seguridad sobre los documentos. Como vimos en la unidad de macros, las macros se pueden programar para realizar determinadas tareas, de modo que pueden crearse macros malintencionadas que pueden modificar el buen comportamiento de Word y perjudicar nuestro sistema. De modo que puede ser, y de hecho es, un agujero de seguridad que en cierto modo podemos controlar dependiendo del nivel de seguridad que apliquemos. Deshabilitar todas las macros sin notificacin. Es el ms restrictivo puesto que no permite la ejecucin de macros en tu equipo. Deshavilitar todas las macros con notificacin. Permite la ejecucin de macros a peticin del usuario. cuando abras el archiv saltar un aviso que debers aceptar si quieres que las macrosse ejecuten. Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Permite la ejecucin de las macros con firma digital. Habilitar todas las macros. Es el nivel ms bajo de seguridad y por tanto el ms peligroso puesto que no ofrece proteccin alguna sobre las macros. En la categora Editores de confianza podemos seleccionar aquellas firmas digitales de usuarios o compaas de las cuales permitimos ejecutar las macros adjuntas en sus documentos.

Unidad 22. Seguridad. (V)


En la pestaa Seguridad del dilogo Opciones disponemos de una serie de opciones de confidencialidad, como vemos en esta imagen:

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Podemos seleccionar: Quitar informacin personal... Si seleccionamos esta opcin al guardar el documento en Word, eliminar la informacin relativa a la autora del documento, es decir los campos relativos al autor del documento como nuestro nombre y dems se dejarn en blanco. Avisar antes de imprimir... Esta opcin permite que seamos avisados antes de imprimir, guardar o enviar un archivo con modificaciones. Guardar el nmero aleatorio... Word al guardar un documento le asigna un nmero para posteriormente identificarlo, esta opcin genera un nmero aleatorio para el identificador del documento. Hacer visible el marcado oculto... Esta opcin muestra las marcas ocultas al abrir o guardar un documento.

Gestin de derechos de informacin (IRM).

443 Esta es una herramienta enfocada para documento creados a partir de la versin MS Office Professional Edition 2007 o la versin de Word 2007. Adems de estas versiones, para utilizar la herramienta de gestin de derechos de informacin (IRM) es necesario tener instalado el sistema operativo MS Windows Server 2007 o el servicio .NET Passport. Con esta herramienta conseguimos un control completo sobre la seguridad de nuestro documento restringiendo el acceso y modificacin completa o parcial del documento a los usuarios que nosotros especifiquemos.

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para practicar algunas de las acciones vistas en esta unidad.

Ejercicios del Tema 22.

Prueba evaluativa terica del Tema 22.

Ejercicios Unidad 22. Seguridad.


1.- Contraseas.
1.- Abre el documento ejerc_seguridad de la carpeta ejercicios. 2.- Crea una contrasea de apertura con la contrasea aulaclic. 3.- Cierra y guarda el documento con los cambios efectuados. 4.- Abre el documento y comprueba que te pide contrasea para poder abrirlo.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

2.- Restricciones.
1.- Abre el documento ejerc_seguridad de la carpeta ejercicios. 2.- Aplica la proteccin de formato ms restrictiva, es decir que no se permita ningn formato. 3.- Comprueba que funciona intentando modificar el formato. 4.- Quita la proteccin de formato.

444 5.- Aplica la proteccin de edicin con la opcin Cambios realizados, y realiza los siguientes cambios para ver el efecto. - Escribe el ttulo Introduccin con el formato negrita y cursiva. - Asigna los niveles de seguridad que estn con guiones en cursiva (Aadir contrasea a un documento, ...) 6.- Comprueba que funciona.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ayuda Ejercicios Unidad 22. Seguridad.


1.- Contraseas.
Para insertar una contrasea de apertura en un documento: - Accede al Botn Office - Preparar - Cifrar documento. - En el cuadro de dilogo introduce la contrasea aulaclic. - Pulsa Aceptar. Aparece un nuevo dilogo para que repitas la contrasea. - Vuelve a escribir la contrasea aulaclic. - Pulsa sobre el botn guardar .

- Cierra el documento desde Archivo - Cerrar o haciendo clic sobre el aspa del documento. - Abre el documento de nuevo, en el Botn Office debe estar en recientes. Observa que para abrir el documento debes introducir la contrasea aulaclic.

Volver al ejercicio sin resolver.

2.- Restricciones.
Para aplicar una restriccin de formato:

445 - Accede a la pestaa Revisar - Proteger documento - Restringir formato y edicin. Aparece el panel Restringir formato y edicin. - Selecciona la casilla Limitar el formato a una seleccin de estilos. - Pulsa sobre Configuracin. Se abre el dilogo Restricciones de formato. - Marca la opcin Limitar el formato a una seleccin de estilos, pulsa Ninguno y despus sobre Aceptar. Nos pregunta si queremos aplicar la restriccin al documento. - Pulsa sobre S. - Ve al tercer paso del panel Restringir formato y edicin y pulsa Si, aplicar la proteccin. - Introduce la contrasea aulaclic por 2 veces. Comprueba que funciona intentando hacer alguna modificacin de formato, por ejemplo poner alguna parte del texto en negrita o cambindolo de color.

Para quitar la proteccin del formato: - En el panel Restringir formato y edicin pulsa sobre Suspender proteccin. - Debes introducir la contrasea aulaclic. - Quita la seccin de la casilla Limitar el formato a una seleccin de estilos.

Para aplicar la proteccin de edicin con la opcin Cambios realizados: - Pulsa sobre la casilla Admitir slo este tipo de edicin en el documento y selecciona Cambios realizados. Realiza los siguientes cambios. - Escribe el ttulo Introduccin con el formato negrita y cursiva. - Asigna los niveles de seguridad que estn con guiones en cursiva (Aadir contrasea a un documento, ...)

446 Observa que por cada cambio nos muestra un comentario como en el control de cambios.

Prueba Evaluativa de la unidad 22. Seguridad


Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta. Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin. Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Una contrasea es una combinacin de caracteres que puede contener tanto letras como nmeros. a) Verdadero. b) Falso. 2. Qu tipos de contraseas podemos aplicar. a) Contrasea de acceso y contrasea de modificacin. b) Contrasea de apertura y contrasea de escritura. c) Contrasea de apertura y contrasea de modificacin. 3. Qu utilidad tiene la recomendacin de solo lectura. a) Sugerirnos abrir el documento en modo lectura si no vamos a modificar el documento. b) Abrir el documento en modo lectura obligatoriamente. c) Ninguna de las anteriores. 4. Qu tipos de restricciones podemos aplicar. a) Restricciones de edicin. b) Restricciones de formato. c) Ambas son correctas. 5. Para poder insertar una firma digital, antes debemos contratarla con una autoridad certificadora a) Si. b) No.

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6. Cuntos niveles de seguridad ofrecen las macros. a) 3. b) 5. c) 4.