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ContaPlus

Gua de ayuda

ENTORNO DE TRABAJO

Al iniciar la aplicacin, el entorno de trabajo le ofrece la posibilidad de trabajar con dos presentaciones distintas:

Vista Nueva Vista Clsica

Vista Nueva Esta Vista est compuesta por:

Men Horizontal. Contiene todas las opciones de trabajo de la aplicacin.

Barra de favoritos. Zona de accesos directos a opciones del programa o a archivos externos. Puede configurarla con la funcionalidad "arrastrar y soltar" de su ratn, o bien marcando dentro de cada opcin de men el botn Favoritos. Puede adems realizar agrupaciones y ordenaciones de los elementos pulsando el botn derecho del ratn sobre esta barra. Dentro de esta barra tambin existe el botn Carrusel de Pantallas, donde podr seleccionar la pantalla de trabajo de forma visual.

rea de trabajo con el Escritorio Sage. La pantalla principal de la aplicacin incorpora un escritorio que le proporcionar informacin de sus datos y procesos ms relevantes, as como un panel de informacin actual relativo al producto. Podr visualizar dicha informacin desde la opcin Ir al Escritorio Sage, dentro del men til, o bien pulsando la techa F3.

Vista Clsica Dentro de esta Vista, podremos navegar a travs del Men Vertical o Panel de Exploracin o del Men Horizontal.
Importante: A travs del Panel de Exploracin el acceso a las distintas opciones es ms intuitivo y rpido, sin embargo hemos decidido mantener el men y la barra de botones superior de siempre. Por lo tanto podr acceder a las distintas opciones de la aplicacin a travs del men horizontal, de la botonera superior o mediante el nuevo Panel de Exploracin (Men Vertical)

Nuevo Look

Como puede observar el desglose de men es similar al men superior u horizontal, Empresa, Plan Contable, Asientos (gestin de asientos)... Navegar por el Panel de Exploracin es muy sencillo de ah que recomendamos su uso. A continuacin pasamos a explicar su composicin y funcionalidades.

BARRAS DE MEN Para movernos por el Panel de Exploracin debemos hacerlo a travs de las barras de men. Al pulsar la barra, sta cambiar de color azul a amarillo, el Titulo inicial tomar el nombre de la barra de men y las opciones de su men se visualizarn. Las barras de men pueden configurarse, si desea saber ms consulte la "Personalizacin del Panel" OPCIONES Dentro de cada barra de men se encuentran las opciones (acciones) separadas por CABECERAS, podemos encontrar:

TAREAS, suele contener opciones de "aadir " nuevos registros en la aplicacin, como nuevo asiento, nueva empresa, nuevo vencimiento, etc. BUSCAR, le dar acceso directo a la opcin para localizar un registro/s determinados dentro de la opcin. Para realizar de forma ms fcil la bsqueda dispone de un filtro situado arriba a la derecha para ordenar los registros de la opcin.

Orden de bsqueda

Podremos tener abiertas simultneamente varias opciones de bsqueda. Para identificarlas fjese en las pestaas situadas en la parte inferior; estas pestaas sirven para seleccionar las ventanas abiertas o cerrar las mismas. En la parte superior se sita la botonera. Si pincha en la flecha situada a la izquierda de la botonera, sta, se ocultar. Para volver a visualizar la botonera vuelva a pinchar la misma flecha que habr cambiado de direccin.

UTILIDADES, engloba distintas opciones de "control y mantenimiento" dentro de un men determinado, como eliminar, comprobar, copiar asiento, etc.

Cuando tenemos varias ventanas abiertas y deseamos visualizarlas todas a la vez podremos hacerlo situando el ratn sobre una de las pestaas y al pulsar el botn derecho seleccionar alguna de las siguientes opciones.

Mosaico Horizontal, distribuye las ventanas abiertas de forma horizontal

Mosaico Vertical, distribuye las ventanas abiertas de forma vertical

Si pulsa la opcin de "Maximizar" la ventana volver a su estado normal. Para cerrar todas las ventanas pulse "Cerrar todas". PERSONALIZACIN DEL PANEL El Panel de Exploracin puede acomodarse a sus necesidades, para ello dispone de una serie de opciones que le permitirn su configuracin. Arrastrando la barra superior formada por una lnea de puntos podr aumentar o disminuir el tamao del Panel de Exploracin. Al disminuir el tamao del Panel las barras de men que no quepan en el tamao elegido se minimizarn en la parte inferior en forma de iconos. Para seleccionar el men minimizado slo deber pulsar el icono, este se pondr sobre un fondo amarillo y pasar al ttulo inicial visualizando las distintas opciones del men seleccionado. Men de Control Al pulsar opciones:

situado en la barra inferior del panel se desplegar un Men de Control con las siguientes

Mostrar ms botones, le permite ir aadiendo barras de men que se encuentran minimizadas en forma de icono. Mostrar menos botones, minimiza la ltima barra de men en forma de icono. 5

Opciones del Panel de Exploracin, permite subir, bajar u ocultar los iconos de men.

Agregar o quitar botones, podr aadir y ocultar botones del Panel de Exploracin

GLOBAL

Bajo este ttulo agrupamos aquellas opciones que realizan funciones globales y que, salvo excepciones, se dispondrn en toda la lnea Windows.

Men Global

En esta opcin podremos configurar una fecha de trabajo, independiente de la fecha del sistema; podremos realizar operaciones con nuestras empresas-ejercicios contables; identificaremos la empresa activa y por ltimo saldremos de ContaPlus. Cada una de estas operaciones las realizaremos mediante las siguientes opciones que encontraremos realizando un clic en el men Global y que son las siguientes: Fecha de Trabajo Seleccin de Empresa Datos de Empresas Terminar

Veamos detalladamente cada una de estas opciones.

Fecha de Trabajo Seleccionando esta opcin aparecer una pantalla con el campo fecha introducido automticamente y que corresponde inicialmente con la fecha que tenga en su propio ordenador. Puede seleccionar la fecha que desee, ayudndose del calendario presentado. La fecha que aparece en esta opcin, se puede cambiar para asignar la fecha de trabajo que interese, la cual puede o no coincidir con la real. Ejemplo As, si tuviramos que contabilizar una cantidad importante de documentos en una fecha distinta a la actual (por ejemplo el 17/09/03) podremos establecer dicha fecha en este apartado con lo que al realizar los asientos obtendremos por defecto dicha fecha evitando el trabajo que supondra tener que cambiar la misma para contabilizar estas operaciones.

Modificacin de la fecha de trabajo

Seleccin de Empresa Esta opcin nos permite la gestin de nuestras empresas. ContaPlus trata los distintos ejercicios de una misma empresa como si fuesen empresas diferentes, de esta forma, deberemos crear una nueva empresa para cada ejercicio de una misma empresa.

Seleccin de empresa

Al entrar en la opcin, el programa nos muestra una pantalla en la que podemos diferenciar una serie de botones de mantenimiento: aadir, modificar, eliminar, zoom, localizar, filtro de datos, imprimir, salir, ayuda, etc. As mismo, encontramos una lista de las empresas disponibles en las que podemos observar su cdigo, nombre, ejercicio, estado, P.G.C. utilizado, histrico y usuarios conectados. En la ventana principal de aadir empresa podremos encontrar entre otros, los siguientes botones: Aadir Empresa Modificar Empresa Filtro de Empresas Impresin de los Datos de una Empresa Histrico

Aadir Empresa Partiendo de la ventana Opciones de Empresa, realizaremos clic con el ratn en el botn rotulado como Aadir. Aparece una nueva ventana con varias carpetas diferentes, cada una de ellas con un ttulo en la pestaa:

Datos de Empresa En esta carpeta definimos los datos ms importantes para la contabilidad de nuestra empresa. Nos encontramos los siguientes campos.

Aadir nueva empresa\Datos de empresa

Cdigo y Nombre de la Empresa Estos dos campos se utilizan para la identificacin de la empresa. El cdigo est compuesto por dos dgitos alfanumricos, por lo que puede introducir tanto nmeros como letras. Ejemplo: Un ejemplo de cdigos correctos pueden ser A1, 01, 94, BC, etc. En cuanto al campo Nombre de la Empresa deber introducir el nombre designado a sta, por ejemplo Papelera Lpez S.A. Importante: El orden de los datos introducidos en este campo afectan a los modelos oficiales, por lo que se recomienda introducir (cuando se trate de una persona fsica), Apellidos y Nombre. Anteriormente ya dijimos que ContaPlus distingue distintos ejercicios econmicos como distintas empresas por lo que cada ejercicio tendr un cdigo diferente aunque el nombre podr utilizarse el mismo.

Fecha Inicio Ejercicio Campo tipo fecha (dd-mm-aa) en el que definiremos la fecha inicial del ejercicio a partir de la cual se producirn los movimientos contables. Por ejemplo, Fecha inicio ejercicio podra contener el 01-01-03, fijando esta fecha como comienzo del ejercicio. Todos los asientos que se introduzcan deben tener una fecha posterior o igual a la introducida en este campo, ya que el programa no permitir la introduccin de ningn asiento con fecha anterior.

Fecha Fin Ejercicio Campo tipo fecha (dd-mm-aa) en el que definiremos la fecha final del ejercicio. ContaPlus propone automticamente una fecha de final de ejercicio, la cual no tiene por qu ser aceptada si el usuario no la desea. La nica condicin es que la fecha final sea posterior a la inicial. Importante: La utilizacin del Nuevo Plan Contable adaptado es OFICIALMENTE OBLIGATORIO para ejercicios 2008 en adelante. Si no utiliza el Nuevo Plan, y se trata del primer ejercicio contable de su empresa la informacin que almacene en la aplicacin no estar acorde a la normativa oficial y por tanto las cuentas anuales e informes elaborados no sern vlidos. Si no se trata del primer ejercicio contable de su empresa, cree el ejercicio con el mismo tipo de Plan Contable que su ejercicio anterior, y adapte su contabilidad al Nuevo Plan Contable a travs del Mdulo Conversor

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Importante: Algunas opciones no son operativas si el intervalo de fechas no corresponde a un perodo de 12 meses. Por ejemplo, los balances podrn tener datos del mismo mes y diferente ao. Esto podra ocurrir tambin con el IVA. Fecha Acceso Contable Este campo contiene otra fecha tipo (dd-mm-aa), la cual, impedir al usuario realizar ningn tipo de movimiento contable, podramos decir que acta como "tope", impidiendo realizar cualquier movimiento que se efecte con fecha anterior a la aqu indicada. Habitualmente, en esta opcin se utiliza como fecha la de la ltima liquidacin de IVA, para bloquear la introduccin de facturas anteriores a la liquidacin presentada en Hacienda. Ejemplo: Si declaramos trimestralmente el IVA, una vez realizada la liquidacin del primer trimestre podremos entrar en dicha opcin y establecer en este campo la fecha 01-04-03, con ello estaramos impidiendo que se hiciera cualquier tipo de apunte con fecha anterior a la arriba indicada. Dgitos Subcuenta Este campo contendr la cantidad de dgitos con los que operar la empresa. Estos deben estar comprendidos entre 5 como mnimo y 12 como mximo. El nmero que se introduce corresponde al Desglose que habr en el fichero de Subcuentas. Importante: Una vez seleccionada la cantidad de dgitos con la que trabajar su empresa, cuando usted introduzca apuntes en su empresa, ya no podr variar este parmetro, pues una vez que se introducen apuntes esta opcin se bloquea. Histrico Este campo visualiza el Histrico asignado a la empresa. Si no tiene histrico, aparecer en blanco. Ao Ejercicio Ao natural de referencia del ejercicio. Dependiendo de la "fecha inicio ejercicio", ContaPlus propone un ao. Presentacin de los Balances/PGC Para continuar con la configuracin de nuestra empresa deberemos seleccionar, de entre los siguientes, el tipo de presentacin de nuestros Balances y el Plan Contable de los que dispondremos a la hora de trabajar con nuestra empresa. Disponemos de cuatro opciones: 11

Estndar Es aquel que dotar a la recin creada empresa de los ficheros contables conforme a la normativa del Plan General de Contabilidad en su presentacin Estndar. Una vez copiado este Plan, habr que dar de alta aquellos ficheros particulares para cada empresa que constituyen los ficheros de desglose propios, como el de Subcuentas, etc. Importante: No debemos olvidar que el cuadro de cuentas no es obligatorio, por lo que si estuviramos en el caso de que nuestra empresa tuviera alguna o algunas cuentas que no existieran en el cuadro de cuantas podremos aadir e incluso modificar las existentes.

Abreviado Es aquel que dotar a la recin creada empresa de los ficheros contables conforme la normativa del Plan General de Contabilidad, para aquellas empresas que puedan presentar sus balances segn este Plan abreviado. Una vez copiado, habrn de darse de alta aquellos ficheros particulares para cada empresa que constituyen los ficheros de desglose propios como subcuentas, presupuestos, etc.

De otra Empresa Copiar a la Empresa recin creada el Plan de Cuentas existente en otra empresa. Esta opcin es muy prctica a la hora de abrir nuevos ejercicios contables de una empresa. Ejemplo Supongamos una empresa que cierra su ejercicio contable de 2002 y abre el correspondiente para 2003. Introducir un nuevo cdigo para dar de alta a la empresa que corresponda al nuevo ejercicio, al que dar un determinado nombre, y rellenar los campos correspondientes a fechas, dgitos de subcuenta, etc. Posteriormente aparecer un nuevo cuadro de seleccin con el ttulo Seleccin de empresa y Ficheros maestros. Importante: La empresa de la que se copia el Plan Contable debe contener el mismo nivel de subcuenta que la empresa a la que se copia el Plan Contable. Ejemplo: Esta opcin puede resultar muy prctica para aquellas sociedades que trabajan con varias empresas en las que el Plan General que utilizan (Subcuentas) es prcticamente el mismo. Con ello evitaramos el esfuerzo que supondra personalizar individualmente cada una de las empresas.

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Personalizado nuevo Estar vaco por defecto, se implementar el nuevo Men para empresas adaptadas.

Nuevo Plan Contable normal Marcado por defecto si introduce un ejercicio del 2008. Se puede modificar. Se encuentra desactivado si el ejercicio es anterior a este ao.

Nuevo Plan Contable abreviado Nuevo Plan Contable en su versin abreviada.

Nuevo Plan Contable pymes Nuevo Plan adaptado a las pequeas y medianas empresas.

Nuevo Plan Contable personalizado Podemos personalizar el Nuevo Plan Contable para una ms fcil utilizacin y entendimiento. Adems, existe la posibilidad de cambiar el Plan Contable de la empresa. Si la empresa origen tena P.G.C. normal, se puede cambiar a abreviado y viceversa. Importante: Esta opcin no es vlida si se cre la empresa con Plan personalizado, no obstante s se traspasarn las subcuentas.

Aadir nueva empresa\Plan General Contable de otra empresa

En el cuadro aparecen las empresas-ejercicios aadidos con anterioridad. Dentro del campo Zonas a copiar, vemos que las opciones que el programa nos brinda para que

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asignemos a la nueva empresa, son la totalidad de los ficheros de datos con que contamos en cada una de las empresas especificadas. As, tenemos una serie de ficheros opcionales a copiar para el paso de una empresa a otra, de los cuales el programa marcar algunos por defecto pero que podrn ser desmarcados segn las necesidades:

Datos Empresa P.G.C. Vencimientos Cuentas Analtica Subcuentas Cheques Desgloses Amortizaciones e inventario Conceptos Diario Movimientos Nuevo Plan General Contable Asientos predefinidos Mov. Predefinidos Nuevo Plan General Contable Divisas Presupuestos Cambio de las divisas Asientos Peridicos Caja Auxiliar Conversin a Euros

Importante: Cuando marque la casilla "Asientos Predefinidos, se selecciona automticamente la opcin para traspasar tambin a la nueva empresa los "Movimientos Predefinidos Nuevo PGC" Si marca la casilla "diario" quedar seleccionado por defecto la casilla "Movimientos Nuevo Plan General Contable" y por lo tanto la nueva empresa contendr el diario del P.G.C y los movimientos sometidos al Nuevo Plan General Contable que posea la empresa origen de la copia. La casilla Asientos Peridicos aparece marcada por defecto, le permitir pasar a la nueva empresa los asientos peridicos de la empresa origen seleccionada.

Finalmente, y tras aceptar, generar los ndices correspondientes a todos los ficheros que componen el programa, y as la tabla de Opciones de Empresa se habr modificado, apareciendo la nueva empresa. Slo las tablas que se encuentran seleccionadas con un asterisco, Analtica, Vencimientos, Inventario y Presupuestos, son aquellas que cuando se seleccionen para la copia si est marcado el campo de "Conversin a EUROS" sus importes pasarn en EUROS. 14

Importante: Acte con precaucin, el proceso de conversin a EUROS es irreversible, por eso aconsejamos realizar copias de seguridad. Personalizado Nos permite definir desde cero la totalidad de los ficheros del Plan. Este tipo de Plan Contable establecer en su empresa slo las estructuras y no los datos, es decir, tras seleccionar este Plan, ContaPlus proceder con la creacin de la empresa y cuando seleccione la empresa y la active, comprobar en la opcin Estructura P.G.C., que no existe ninguna informacin incluida en este fichero aunque s existe el fichero. De este modo, ser usted el encargado de introducir todos los datos del Plan, pudiendo configurarlo como desee. Importante: Slo se recomienda la utilizacin de esta opcin a personas con un profundo conocimiento contable, ya que los resultados de los Balances saldrn de las frmulas de estos ttulos. Restaurar Plan Contable Pulsando esta opcin la aplicacin restaurar el Plan Contable que estaba por defecto y en un principio. Euro En este apartado se presentan la moneda euro, como moneda local y constante.

Ruta de Programas SP Con esta opcin indicamos la ruta de FacturaPlus o TPVplus y SP NominaPlus. De esta forma, podremos aprovechar los enlaces existentes entre dichos programas y ContaPlus, para as obtener la informacin que necesitamos en el momento preciso. Importante: Si ContaPlus detecta que la versin del producto con la que est intentando enlazar es anterior al producto actual, le avisar de ese hecho y le informara que deber actualizar su versin de ese producto, para poder enlazar entre ambos productos.

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Aadir nueva empresa\Ruta programas de SP

Si se conoce la ruta exacta, se puede escribir directamente en la caja destinada al efecto. Si no es conocida, pulse sobre la carpeta situada a la izquierda. As localizaremos el fichero a travs de los directorios de nuestro disco. Una vez introducida la ruta, podremos elegir la empresa de FacturaPlus/TPVplus y/o SP NominaPlus que queremos asociar con nuestra empresa en ContaPlus. Pulse la lupa si quiere buscar la empresa. Gracias a esta opcin podremos, por ejemplo, consultar pedidos, albaranes, facturas de la empresa asociada, as como los datos de los trabajadores de dicha empresa. Traspasar la Coleccin de Asientos Predefinidos Realiza el traspaso de los asientos predefinidos que propone el programa. Traspasar la Coleccin de Predefinidos al Nuevo PGC Marcado por defecto, permite el paso de los Predefinidos de Movimientos al nuevo Plan General Contable. La opcin se deshabilitar si desmarca la casilla " Traspasar Coleccin de Predefinidos". Importante: Debemos tener en cuenta que para realizar los asientos predefinidos el programa necesita una serie de subcuentas por lo que al elegir esta opcin no slo se traspasarn a nuestra empresa los asientos predefinidos sino que tambin copiar las subcuentas utilizadas en dichos predefinidos. Correo Electrnico Campo para introducir una direccin de correo electrnico, si se tiene.

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Clave de Acceso Empresa En este campo introduciremos una clave de acceso para la empresa activa. De este modo, cada vez que seleccionemos dicha empresa, el usuario tendr que introducir la clave asociada para poder trabajar en ella.

Editor Memoria Definimos la ruta donde se encuentra el editor que deseamos utilizar para editar y visualizar la memoria y el cuadro de financiacin.

Opciones de Empresa En esta carpeta configuraremos opciones generales de la empresa que no ataen a su estructura. Las opciones son las siguientes.

Aadir nueva empresa\Opciones de empresa

Acceso a Campos Analticos en Asientos Nos permitir, en la introduccin de asientos, el acceso a Proyectos; y en Balances y Mayor, el acceso al campo proyecto, pudiendo llevar al mismo tiempo que la contabilidad financiera una contabilidad analtica paralela.

Acceso a Campo de Documento en Asientos Al igual que en el campo anterior podremos acceder, siempre que seleccionemos esta opcin, al campo documento en la Gestin de asientos. Importante: Si su ejercicio trabaja con moneda extranjera, active esta opcin.

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Tiempos de Espera con Contador Si se selecciona esta opcin aparecer una barra de estado que nos informa del progreso de la accin que estemos realizando (listados, organizacin de ficheros, etc.).

Borrado de Vencimientos despus de Preprocesar Esta opcin activa el borrado de vencimientos con posterioridad al preprocesado (para ms informacin dirjase al apartado de Vencimientos).

Eliminar Cheques y Pagars despus de pasar al Diario Alternativa para tener el fichero de Cheques slo con los pendientes de emitir (para ms informacin dirjase al apartado de Cheques).

Acceso a Serie Facturacin Activa el campo de serie para introducir los datos correspondientes en la gestin de asientos.

Activar control de subcuentas Nuevo PGC Con la activacin de esta opcin, el programa controlar en cada lugar en el que se trate de grabar un asiento con la marca "Incluir para Nuevo PGC", que las subcuentas utilizadas en dichos asientos estn incluidas entre las subcuentas del Nuevo PGC Men Nuevo Plan General Contable. En caso de que no se trate de subcuentas compatibles con el Nuevo Plan, se lanzar un mensaje de aviso para que se introduzca el asiento correspondiente desde la Gestin de Asientos y Ajustes del men Nuevo Plan General Contable, ya que los asientos se guardarn automticamente sin la marca de "Incluir para nuevo PGC". Importante: Se recomienda activar esta opcin si desea preparar la informacin comparativa entre ejercicios bajo el Nuevo PGC.

Acceso a Segmentos en asientos Incluye la posibilidad de indicar en cada partida del diario un segmento. Facilita la tabla de segmentos para mayor facilidad.

N. Mximo de Asientos en la Sesin para paso al Maestro Determinaremos el nmero mximo de asientos que quedan en memoria antes de su paso al diario. A estos "asientos en memoria" se les denomina "asientos de la sesin". Ejemplo En este campo sealamos como nmero de asientos para pasar al maestro 5, ello quiere decir que una vez realizado estos cinco asientos pasarn automticamente al maestro, es decir, quedarn definitivamente grabados en el diario.

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Parmetros de Empresa En esta carpeta encontraremos los siguientes campos.

Aadir nueva empresa\Parmetros de empresa

Nivel de Seguridad de la Empresa Nivel asignado a la empresa para que ningn usuario de nivel inferior tenga accesos o derechos sobre ella.

Subcuenta de Banco ms Utilizada Contendr, la subcuenta del banco que utilicemos con ms frecuencia. Si este campo tiene informacin, cada vez que se haga alusin a una cuenta del banco (vencimientos, etc.), ContaPlus automticamente mostrar la informacin de dicho campo, con lo que se evita el tedioso trabajo de teclear la subcuenta continuamente.

Asiento de Apertura Se rellena automticamente al cierre del ejercicio. Este campo puede ser modificado por el usuario.

Asiento de Regularizacin Se rellena automticamente al cierre del ejercicio. Este campo puede ser modificado por el usuario.

Asiento de Cierre Se rellena automticamente al cierre del ejercicio.

Fecha ltima Liquidacin del IVA Al realizar el asiento de regularizacin del IVA, ContaPlus guarda la fecha de la ltima liquidacin en este campo. De este modo, si intentamos realizar un asiento de IVA con

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fecha anterior a la aqu reflejada, nos aparecer un mensaje de advertencia, aunque el asiento puede continuarse con normalidad. Esta fecha puede ser modificada por el usuario. Importante: La diferencia de esta opcin con respecto a la ya vista Fecha de Acceso Contable, es que esta no nos permite realizar asientos con fecha anterior a la aqu indicada mientras que la opcin que acabamos de ver supone nicamente una advertencia. Tratamiento del IVA como I.G.I.C. Activando esta opcin se sustituir en las cabeceras de listados y tablas referidas al IVA, las siglas IVA por I.G.I.C., para la documentacin oficial requerida en Canarias. Comentarios Se dispone de un cuadro de texto para hacer cualquier tipo de anotacin sobre la empresa en cuestin.

Vencimientos A travs de esta opcin, podemos recibir informacin sobre la fecha en que se deben procesar los vencimientos.

Aadir nueva empresa\Vencimientos

Fecha de Vencimiento El programa nos avisar cuando la fecha de vencimiento coincida con la que el usuario establezca en este campo.

Anterior a Fecha de Vencimiento Si rellenamos esta opcin el programa nos avisar con el mismo margen de antelacin que nosotros le especifiquemos.

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Posterior a Fecha de Vencimiento Esta opcin es la contraria a la anterior es decir, si el usuario prefiere que SP ContaPlus le avise de los vencimientos que tiene que procesar, despus de su caducidad, deber de rellenar este campo.

Da Semana Aqu decidiremos qu da de la semana queremos ser avisados.

Da Mes Es otro dato complementario a los anteriores, ya que podemos ser ms precisos y especificar no slo el da de la semana, sino tambin que da del mes que queremos ser avisados.

Fecha Si los datos incluidos en la ventana Aadir Empresa son correctos y tras pulsar el botn Aceptar el programa crear la empresa mostrndola como en la pantalla anterior.

Deshabilitar aviso de vencimientos en EUROS para el 2002 Esta nueva opcin nos permite configurar un nuevo aviso en vencimientos, para aquellos registros que nos aadamos en la tabla de vencimientos con fecha de vencimiento igual o superior al 01-01-2002. Si no lo marcamos el programa nos avisar automticamente al aadir un nuevo vencimiento superior a la fecha anterior sugirindonos introducir el vencimiento en EUROS. Si por el contrario lo marcamos el programa no nos avisara aunque la fecha de vencimiento supere el 01-01-02.

Modificar Empresa En esta opcin puede variar los datos de una empresa ya creada. Como novedad, puede Restaurar Plan Contable. Si desea hacerlo la aplicacin le recomienda que realice una copia de seguridad antes de ejecutarlo. Si pulsa la tecla Continuar, se sustituir la estructura de balance existente por la estructura del balance que se da por defecto segn el plan contable seleccionado.

Filtro de Empresas Con este botn se puede localizar cualquier empresa introduciendo algn dato conocido. Al pulsar al botn de filtrar, el programa buscar todas las empresas que cumplen esas condiciones. Si se marca

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el check de excluyente, indicamos al programa que nos saque las empresas que cumplan las condiciones.

Filtro de empresas

Impresin de los Datos de una Empresa En los anteriores apartados estudiamos la forma de crear y configurar una empresa, para ello el programa nos requera la introduccin de cierta informacin. Esta informacin es guardada en el fichero que crea ContaPlus y con esta opcin podremos volcar por impresora estos datos.

Histrico Este botn asigna a la empresa activa su ao contable anterior (Ejercicio N-1). De esta forma, podremos obtener los distintos balances y memorias comparando los datos con el ejercicio anterior. Para utilizar esta opcin siga los siguientes pasos: 1. Seleccionar la empresa a la que queremos asignar un histrico y pulsar Seleccin para que se encuentre activa. 2. Volver a la opcin Seleccin de Empresa. 3. Situarse sobre la empresa que se utilizar como histrica. 4. Pulsar en el botn Histrico. Importante: La asignacin de histrico se realizar de forma automtica en el caso de realizar un cierre de ejercicio. Si a una empresa se le asigna como histrico ella misma, se borrar su histrico anterior.

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Datos de Empresas Desde esta opcin podremos introducir los datos generales de la empresa activa, que sern utilizados para la impresin de los distintos documentos que genera automticamente SP ContaPlus, como balances, liquidaciones de IVA, etc. Podemos encontrar cuatro carpetas diferentes. Debido a su simplicidad y a su carcter autoexplicativo, algunos campos no sern tratados en profundidad.

Fiscales En esta carpeta se encuentran una serie de campos que deben ser rellenados por el usuario, con la informacin fiscal que se solicita.

Datos de empresas\Fiscales

Importante: El orden de los datos introducidos en los siguientes campos afecta a los modelos oficiales, por ello introdzcalos correctamente: Personas Jurdicas: Razn Social Personas Fsicas: Nombre, 1 y 2 Apellido

Representante de la Empresa En estos campos, se introducirn los datos del representante legal de la empresa, si lo tuviera.

Datos del representante legal (solo menores de 14 aos) En este apartado incluiremos los datos de la persona que representa el menor: nombre y DNI o CIF.

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Hacienda En esta carpeta se encuentran una serie de campos, que deben ser rellenados por el usuario con la informacin sobre su delegacin de Hacienda.

Datos de empresas\Hacienda

Ingresos a Favor del Hacienda Pblica En el caso de que al realizar las liquidaciones salgan a pagar, podremos elegir entre "Pago en efectivo", "Adeudo en cuenta" (tenemos que rellenar de forma obligatoria los siguientes campos) o "Domiciliacin"(indicar la CCC para la domiciliacin de ingresos)

Sin Actividad Nos permitir generar los Modelos trimestrales de IVA sin necesidad de que existan datos.

Regis. Dev Mensual (inscrito) Registro de Devolucin Mensual (Inscrito)

CCC de Devolucin de Hacienda Cdigo Cuenta Cliente, Entidad, Oficina, Dgitos de Control (D.C.) y Cuenta Corriente donde queremos que Hacienda nos ingrese las cuotas negativas con derecho a devolucin.

CCC de Ingreso a Hacienda Cdigo Cuenta Cliente, Entidad, Oficina, Dgitos de Control (D.C.) y Cuenta Corriente donde queremos que Hacienda nos adeude las liquidaciones positivas.

Cuenta Tributaria Devolucin/Ingreso Podr indicar el Cdigo de Cuenta Tributaria para el resultado de ingreso o devolucin del Modelo 300.

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Comienzo Apellido Mod.300 Telemtica En este campo consignaremos las 4 primeras letras de los apellidos, obligatorio para poder lanzar el Modelo oficial 300 o bien el 320 por va telemtica.

Rgimen Especial del grupo de entidades (mode. 390 IVA telemtica): La declaracin-resumen anual es una declaracin tributaria que contiene las operaciones realizadas a lo largo del ao natural relativas a la liquidacin del Impuesto sobre el Valor Aadido. Estn obligados a presentar la declaracin-resumen anual todos aquellos sujetos pasivos del IVA que tengan la obligacin de presentar autoliquidaciones peridicas por este Impuesto, ya sean mensuales o trimestrales. Los sujetos pasivos que tengan la consideracin de Grandes Empresas, por haber realizado operaciones en el ejercicio anterior por importe superior a 6.010.121,04 euros, calculado segn lo dispuesto en el artculo 121 de la Ley del impuesto, presentarn la declaracin-resumen anual en el modelo 392, obligatoriamente por va telemtica. No tienen que presentar declaracin-resumen anual los sujetos pasivos que tengan la obligacin de presentar autoliquidaciones no peridicas segn lo dispuesto en el artculo 71.7 del Reglamento del IVA. Es importante decir que la presentacin de las declaraciones correspondientes al modelo 390, se efectuar con carcter obligatorio por va telemtica cuando se trate de sujetos pasivos que tengan forma jurdica de sociedad annima o sociedad de responsabilidad limitada, asimismo, la presentacin podr ser efectuada potestativamente por va telemtica por los restantes sujetos del Impuesto obligados a la presentacin de declaraciones peridicas, incluidos los sujetos pasivos autorizados a la presentacin conjunta de autoliquidaciones, segn lo dispuesto en el artculo 71.5 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Aadido.

Balances En esta carpeta se encuentra una serie de campos, que debemos rellenar con la informacin necesaria para imprimir los Balances Oficiales.

Datos de empresas\Balances

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Presentador En esta carpeta se encuentran una serie de campos, que debemos rellenar con la informacin referente al presentador de los documentos oficiales de la empresa activa.

Datos de empresas\Presentador

Imprimir Datos Generales de Identificacin Esta opcin nos permite imprimir la primera hoja oficial de datos generales de identificacin de los documentos que presentamos, en los balances oficiales.

Imprimir Datos Generales de Identificacin

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Terminar Esta opcin le permitir abandonar el programa Contabilidad. Antes de salir, el sistema le pedir confirmacin.

Finalizar trabajo

Si finalizamos la sesin, la aplicacin nos mostrar la siguiente ventana:

Desde aqu podremos seleccionar hacer una copia de seguridad del trabajo realizado, o bien desactivar esta opcin, de esta forma no aparecer esta ventana cada vez que cerremos sesin. Si queremos configurar esta accin, podemos hacerlo desde el men Ayuda \ Aviso de copias de seguridad.

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FINANCIERA

En este men encontraremos las opciones financieras ms utilizadas en la gestin contable de cualquier empresa. Dichas opciones son las siguientes:

Plan General Contable Opciones de diario Balances Vencimientos Opciones de IVA Fin de ejercicio Configuracin Banca Electrnica

Cada una de ellas contempla distintas posibilidades que iremos analizando detalladamente.

Plan General Contable y Subcuentas Esta opcin contiene la informacin contable bsica para la correcta consecucin de la contabilidad de la empresa. Dentro de esta opcin podemos encontrar las siguientes opciones:

Plan General Contable Estructura PGC Subcuentas Subcuentas de IVA y recargo de equivalencia

Plan General Contable Con ContaPlus, la creacin del Plan de Cuentas y su correspondiente desglose de subcuentas para cada empresa, es rpido y sencillo. La estructura contable viene totalmente configurada segn el Nuevo Plan General Contable. De esta forma en Global\Opciones de Empresa, si pulsamos el botn Aadir, se abrir una nueva ventana para que el usuario pueda aadir una nueva empresa, seleccionando adems una de las diferentes formas de creacin del Plan de Cuentas para la empresa que va a crear. La seleccin de un determinado Plan ha de hacerse al momento de creacin de la nueva Empresa - Ejercicio, y solamente podremos seleccionar una de las opciones existentes. Importante Una vez creada la Empresa y escogido un Plan Contable para ella, no podremos modificarlo. Ser necesario dar de alta una nueva empresa seleccionando Plan De otra empresa, marcar la empresa 28

que contiene los datos y seleccionar el plan correcto. En el caso de que la empresa tuviera un Plan personalizado ser necesario exportar los datos, dar de alta una nueva con el nuevo Plan escogido e importar en ella dichos datos. ContaPlus es un programa que permite un alto grado de configuracin. Es posible crear (adaptndose a las necesidades de cada usuario) un modelo diferente de Cuentas de Prdidas y Ganancias, con sus correspondientes asignaciones particulares en cuanto a Epgrafes y Cuentas, Niveles de Desglose, etc. No obstante, existen una serie de modelos ya definidos que pueden ser utilizados por cualquier usuario. Basta que, en el momento de creacin de la empresa, seleccionemos aquel que concuerde con nuestras necesidades. Todo ello teniendo en cuenta que, una vez creado cualquier Plan de cuentas para una empresa, cada uno de sus ficheros, puede ser variado a voluntad, aadiendo, modificando, borrando, cuantos registros se desee hasta la adaptacin perfecta a las necesidades de cada Empresa o usuario. Importante El borrado de algunas cuentas fundamentales en los procesos contables puede repercutir en un mal funcionamiento de algunos procesos (Balances, Cierres Ejercicio). Acte con seguridad en lo que borra o modifica.

Estndar Es aquel que dotar a la recin creada empresa de los ficheros necesarios conforme a la normativa del Nuevo Plan General de Contabilidad para la presentacin de los balances en formato estndar. Una vez copiado este Plan, habr que dar de alta aquellos ficheros particulares para cada empresa que constituyen los ficheros de desglose propios, como el de Subcuentas, (conteniendo los desgloses diferentes de clientes, bancos proveedores), el fichero de presupuestos, si se desea, los asientos predefinidos, etc.

Abreviado Es aquel que dotar a la recin creada empresa de los ficheros necesarios conforme a la normativa del Nuevo Plan General de Contabilidad, para aquellas empresas que puedan presentar sus balances en formato abreviado. Una vez copiado este Plan, habrn de darse de alta aquellos ficheros particulares para cada empresa que constituyen los ficheros de desglose propios, como el de Subcuentas (conteniendo los desgloses diferentes de Clientes, Bancos Proveedores.), el fichero de presupuestos, si se desea, los asientos predefinidos, etc.

De otra Empresa Copiar a la Empresa recin creada el Plan de Cuentas existente en otra empresa. Este caso es muy prctico a la hora de abrir nuevos ejercicios contables de una empresa. Ejemplo: Supongamos una empresa que cierra su ejercicio contable de 2002 y abre el correspondiente al 2003. Introducir un nuevo cdigo para dar de alta a la empresa que corresponda al nuevo ejercicio, al que

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dar un determinado nombre, as como rellenar los campos correspondientes a fechas, dgitos de subcuenta, etc. Siguiendo los pasos que deber hacer desde el programa, vemos cmo primero tendr que abrir la opcin Global correspondiente del men principal, pinchar en Seleccin de Empresa.

Seleccin de empresa Ahora pulsar el botn Aadir para que ContaPlus le permita introducir los datos necesarios para la creacin de la nueva empresa.

Aadir empresa

Comprobar que aparece una nueva ventana de captura de datos en la que habr que introducir los siguientes campos: Cdigo de la nueva empresa, Nombre, Fecha inicio ejercicio, Fecha fin de ejercicio, etc. Importante: Para ms informacin sobre creacin de empresas dirjase al tema correspondiente de esta gua. Una vez introducida la informacin que se desee en estos, pasamos a definir el tipo de Plan contable que vamos a asignar a la empresa, en este caso ser el correspondiente al De otra Empresa.

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Una vez seleccionada la opcin y tras pulsar aceptar, aparecer, un nuevo cuadro de seleccin con el ttulo Seleccin de empresa y Ficheros maestros. Importante: La empresa de la cual queremos copiar el Plan Contable debe tener el mismo nivel de desglose que la empresa a la cual queremos copiar el Plan Contable. En dicha ventana aparecen las Empresas ya dadas de alta con anterioridad. Dentro del Campo Zonas a Copiar, encontramos las opciones que el programa nos brinda para asignar a la nueva empresa (la totalidad de los ficheros de datos con que contamos en cada una de las empresas especificadas). As, tenemos como ficheros opcionales a copiar para el paso de una empresa a otra: P.G.C. Diario Movimientos Nuevo Plan General Contable Cuentas Vencimientos Subcuentas Analtica Desgloses Cheques Conceptos Amortizaciones e Inventario Asientos predefinidos Mov. Prefenidos Nuevo Plan General Contabilidad Divisas Presupuestos Cambios de las divisas Caja Auxiliar Conversin a Euros

Por defecto, aparecern marcadas las 4 primeras, ms Divisas, pudiendo desmarcarlas segn las necesidades del usuario.

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Opciones copia otra empresa

Estas opciones permiten que el usuario configure rpidamente la nueva empresa, sin tener que efectuar trabajos repetitivos de cualquiera de los datos almacenados previamente en ContaPlus. Tambin permite que se pueda cambiar el tipo de Plan Contable de la Empresa de la cual se copia la informacin, de tal forma que podemos tener toda la informacin de una Empresa pero con otro Plan General Contable. Importante - Cuando marque la casilla "Asientos Predefinidos" , se selecciona automticamente la opcin para traspasar tambin a la nueva empresa los "Movimientos Predefinidos Nuevo Plan General Contable" - Si marca la casilla "diario" quedar seleccionado por defecto la casilla "Movimientos Nuevo Plan General Contable" y por lo tanto la nueva empresa contendr el diario del P.G.C y los movimientos sometidos al Nuevo Plan General Contable que posea la empresa origen de la copia. Pero adems del paso de todas las cuentas y subcuentas de una empresa a otra tambin se nos da la posibilidad de pasar datos al resto de las tablas que componen la aplicacin. Para ello se ha introducido el nuevo campo de Conversin a Euros, que si lo marcamos pasarn a Euros, slo las tablas que se encuentran seleccionadas con un asterisco, Analtica, Vencimientos, Inventario y Presupuestos. Importante Acte con precaucin, el proceso de conversin a EUROS es irreversible, por eso aconsejamos realizar copias de seguridad. Una vez aceptados los datos sobre ficheros, el programa termina la opcin de creacin de ficheros y procede a la copia de aquellos previamente seleccionados en el punto anterior. 32

Personalizado Permite al usuario definir desde cero la totalidad de los ficheros del Plan. Este ltimo tipo de Plan Contable establecer en su empresa slo las estructuras y no los datos del mencionado Plan, es decir, tras seleccionar este Plan y cuando seleccione la empresa y la active, comprobar, por ejemplo, en la opcin Estructura del P.G.C., que no existe ninguna informacin incluida en este fichero, aunque s existe el fichero. De este modo, ser usted el encargado de introducir todos los datos del Plan, pudiendo configurarlo como desee.

Nuevo Plan Contable Solo al inicio de la actividad. Est marcado por defecto si la aplicacin detecta que el usuario est aadiendo un ejercicio de 2008 en adelante. Se puede modificar. Si la aplicacin detecta que el ejercicio es anterior al 2008, aparecer desmarcado.

Personalizado Nuevo Si selecciona esta opcin, el Plan Contable se ofrecer vaco por defecto, pero se implementar el nuevo Men para empresas adaptadas. Importante El usuario ser responsable de la creacin de epgrafes y cuentas y sus correspondientes frmulas para el clculo de balances. Se recomienda la utilizacin de esta opcin a personas con un gran conocimiento contable.

Estructura PGC Nos encontramos ante una poderosa opcin de ContaPlus, gracias a la cual, las tareas de configuracin de nuestro Plan General Contable sern sumamente sencillas. Cuando entramos en esta opcin del programa, aparecer en la pantalla el rbol de nuestro Plan General Contable, de forma totalmente grfica.

rbol P.G.C.

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En l, podremos observar como la estructura es la de un Balance Oficial completo, es decir, Situacin, Prdidas y Ganancias, con sus correspondientes ttulos y cuentas. Si observamos la estructura, vemos como existen una serie de epgrafes resaltados en color, de los cuales "nacen" o bien otro epgrafe o una serie de cuentas. Estos epgrafes vienen precedidos por un icono en forma de cuadrado y con un color caracterstico dependiendo de la parte del balance donde nos encontramos.

Epgrafes

Cada epgrafe lleva asociado un cdigo de balance que se puede ver en la parte inferior de la ventana, conjuntamente con su frmula, si la tuviera. Las cuentas vienen precedidas por un icono en forma de carpeta, y conforman el ltimo nivel del rbol contable, es decir, desde esta opcin no podemos dar de alta las subcuentas, esta accin se har desde la tabla de subcuentas.

Cuentas

De este modo, se pueden dar de alta epgrafes o cuentas, para lo cual debemos situarnos sobre el epgrafe del cual va a depender nuestra nueva "rama". Importante Desde el nivel de cuentas, no se pueden dar de alta ni epgrafes ni cuentas, ya que es el ltimo nivel del rbol.

Seleccin de rbol

En la parte superior central de la ventana, existe un men desplegable que nos permite visualizar la parte del rbol con la que queremos trabajar o consultar. Las opciones disponibles son:

Plan General Contable Muestra el rbol al completo, excepto los desgloses.

Balance Situacin 34

Muestra el Activo y el Pasivo del P.G.C.

Prdidas y Ganancias Muestra el Debe y el Haber del P.G.C.

Sumas y Saldos Muestra el rbol con estructura de sumas y saldos.

Activo, Pasivo, Debe, Haber, Cuentas y Desgloses Muestra de forma individual la estructura seleccionada.

Cada opcin est precedida de un cdigo numrico de un dgito, de tal forma que pulsando dicho cdigo desde la ventana del P.G.C. accederemos de forma rpida a dicha opcin, sin necesidad de desplegar el men. De esta forma, podremos "navegar" de forma sencilla por las distintas partes del P.G.C.

Aadir Epgrafe/Cuenta Para aadir un epgrafe o cuenta, nos situaremos en el epgrafe del cual queremos que dependa. Una vez posicionados, pulsamos Aadir.

Aadir epgrafe\Datos

Aparecer una ventana con dos pestaas que nos llevan a distintas opciones:

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Datos Si estamos dando de alta un epgrafe, podemos elegir si queremos que sea un epgrafe inicial, activando la opcin correspondiente. As mismo, tenemos que dar un cdigo para el balance. Dependiendo del nivel en el que nos encontremos, ContaPlus pone automticamente los cdigos de las ramas inferiores, dejando que el usuario ponga el cdigo de su nivel. Si estamos dando de alta una cuenta, se habilitarn los campos "cuenta" y "desglose", en los cuales introduciremos los datos necesarios. El campo "desglose" nos indica a que nivel queremos que aparezca esta cuenta en los balances. Por defecto, el nivel de desglose ser de 3 (nivel de cuenta) y el mximo es el nivel de desglose introducido en la creacin de la empresa (nivel subcuenta). Si modificamos el valor 3 e introducimos otro, obtendremos ambos desgloses en cada partida de la cuenta. Si marcamos el check Gestionar actividades continuadas / interrumpidas, todas las subcuentas que dependan de esta cuenta tendrn la opcin de poder elegir o no esta opcin dentro de ellas. Deberemos poner una descripcin del epgrafe o cuenta en el campo destinado al efecto. La naturaleza viene dada automticamente, ya que el programa asocia la naturaleza del epgrafe desde donde nace el nuevo elemento. Importante Dependiendo del origen del epgrafe, ContaPlus sabe si podemos dar de alta un epgrafe o una cuenta, es decir, si por ejemplo, nos situamos en un epgrafe del cual dependen otros epgrafes, ContaPlus sabe que, a ese nivel, no podemos introducir cuentas, por ello desactiva esa opcin. Dicho de otra forma, no pueden existir epgrafes y cuentas al mismo nivel.

Configuracin Desde esta opcin podremos introducir una frmula asociada al epgrafe as como su nmero de identificacin en el balance oficial. Si se trata de una cuenta, solo podemos introducir la segunda opcin. Una vez dados de alta los epgrafes y cuentas, estos pueden ser modificados, eliminados o consultados utilizando las herramientas disponibles.

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Configuracin

Cuando al editar una lnea de una cuenta o epgrafe que tenga naturaleza igual al Balance de Situacin, en la pestaa de Configuracin mostrar el campo Notas de la memoria, ser un campo alfanumrico y aparecer en el borrador del Balance de Situacin a la derecha de la columna destinada a los importes. NOTA En todas aquellas cuentas o epgrafes cuya "Naturaleza" sea Prdidas y Ganancias o Estado de cambios en el patrimonio neto, el campo Nmero identificacin en el balance oficial permanecer oculto.

Localizar Epgrafe Con esta opcin podemos localizar un registro del rbol contable con slo rellenar unos campos.

Localizar epgrafe

Cuenta-Desglose En este campo introduciremos la cuenta o el desglose que se busca. Dependiendo donde nos encontremos dentro del rbol, obtendremos xito en la bsqueda. Por ejemplo, no 37

localizaremos nunca la cuenta 430 si estamos visualizando la opcin 4. Pasivo pero s la 129. Para localizar la cuenta 430 tendramos que estar en 0. Plan General Contable o 1. Balance de Situacin o 3. Activo. Descripcin Desde este campo se pondrn localizar aquellos registros atendiendo a la descripcin que tengan asociada. Cdigo en el Balance El programa localizar los registros cuyo cdigo sea el mismo que el introducido en este campo.

Visualizar Saldos Se ha incluido esta opcin para facilitar de forma rpida la informacin de los saldos de la cuenta en el ao. De esta forma, se accede a una pantalla en la que se ofrece informacin mensual del Debe, Haber y Saldo, junto con los correspondientes saldos de inicio del ejercicio (Asiento de apertura) y total de ejercicio. Importante Esta pantalla comienza siempre por el mes de enero y termina en Diciembre, siendo su mbito de aplicacin restringido a estos 12 meses. Cualquier empresa-ejercicio definido para un perodo de fechas diferente a 01-01/31-12, no podr efectuar esta opcin por recoger el mismo saldo duplicados en meses coincidentes.

Saldos mensuales

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Cambio de Desglose Mediante la ejecucin de esta opcin, podemos efectuar un cambio general en los niveles de desglose de un grupo de cuentas. Al seleccionarla, vemos que aparece en pantalla una ventana de entrada de datos, con un rango de cuentas y un nuevo nivel de desglose.

Cambio de desgloses

En esta pantalla seleccionamos el rango de cuentas sobre el que queremos aplicar el nuevo desglose, as como el nuevo desglose. Ejemplo Supongamos que se ha definido una empresa con un nivel de trabajo en subcuenta de 9 dgitos. Este nmero indica que para cada Cuenta del Plan General, disponemos de una cifra igual a 999.999 posibilidades de nombrar diferentes subcuentas. Si suponemos la cuenta de Clientes, podramos definir novecientos noventa y nueve mil diferentes, o diferentes bancos o diferentes proveedores, etc. Ahora bien, con las ventajas que nos ofrece el programa ContaPlus, podemos agrupar la informacin valindonos de desgloses por categoras que nos van a permitir la obtencin ms racional de informacin. Imaginemos, siguiendo con el ejemplo, que la empresa creada quisiera tener una distribucin de sus clientes por provincia. Para ello, bastara con asignar los dgitos 4 y 5 a este efecto. Con ello tendramos:

430 Cuenta genrica de Clientes 430 28 0001 Cliente 1 de Madrid 430 28 0002 Cliente 2 de Madrid 430 08 0001 Cliente 1 de Barcelona 430 46 0001 Cliente 1 de Valencia

Ejemplo en el que la separacin se ha efectuado solamente basndose en posibilitar una mejor comprensin de los grupos definidos. A partir de los tres primeros dgitos (Cuenta de Clientes), las dos siguientes posiciones engloban a todos aquellos con residencia Madrid (cdigo 28) al igual que Barcelona, Sevilla, etc., mientras los cuatro dgitos restantes permiten la identificacin propia del Cliente. 39

Volvemos a insistir en que las formas de codificacin que se plantean en ste y el resto de los ejemplos descritos en este manual, son totalmente orientativas y en modo alguno obligatorias. Continuando con el ejemplo vemos, que si bien la definicin de cada cliente consta de 9 dgitos (como se defini el tamao de subcuenta), tenemos otra clasificacin a un nivel inferior (5 dgitos) que nos engloba los clientes (3 dgitos) ms las provincias (2 dgitos). Debemos definir en el apartado Desgloses de la opcin Plan General Contable, estos desgloses con sus Ttulos:

430 28 Clientes de Madrid 430 08 Clientes de Barcelona 430 46 Clientes de Valencia

Supongamos ahora que en el fichero de Cuentas modificamos el desglose de esta cuenta de clientes y le asignamos el valor 5 en lugar de 3 que trae por defecto. A la hora de efectuar un Balance de situacin aparecern todos nuestros clientes clasificados por provincias.

Imprimir Desde esta opcin, podemos obtener distintos listados de la estructura del P.G.C.

Imprimir

Tipo de Impresin Desde aqu podemos elegir la parte del rbol de la cual deseamos obtener un listado, a travs del men desplegable.

Desde/Hasta Rango de epgrafes del listado. El programa propone un rango completo, dependiendo del tipo de impresin elegido, el cual puede ser modificado por nosotros mismos.

Incluir Cuentas/Subcuentas/Incluir frmulas Seleccionar la opcin adecuada si queremos que se incluyan en el listado los cdigos de cuentas, subcuentas y/o frmulas, respectivamente. 40

Mayor Pulsando este botn, podremos acceder al mayor de la cuenta elegida.

Mayor de clientes

En esta nueva ventana vemos todas las partidas de los asientos de la cuenta con toda la informacin necesaria, exactamente como aparece en el asiento. En la parte superior encontramos una serie de campos que nos permite obtener los datos en un rango determinado de fechas. Si cambiamos el periodo de fechas, debemos pulsar el botn recalcular para actualizar los saldos. Adems, si deseamos visualizar el asiento completo, basta con posicionarnos sobre una de sus partidas y pulsar Asiento. En ella vemos todas las partidas del asiento y su comentario.

Asiento enlazado

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Cambio Nivel de Cuenta Esta opcin nos permite expandir o comprimir un nivel la cuenta que est seleccionada. De esta forma podemos transformar fcilmente una cuenta de 3 dgitos a 4 dgitos, sin tener que realizar movimientos de subcuentas en el diario. Igualmente, estos cambios no afectarn a las subcuentas que dependan de dicha cuenta.

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Subcuentas Desde la tabla de subcuentas, podremos llevar un completo mantenimiento y seguimiento de las mismas. Se trata de una tabla que contiene mucha informacin necesaria para el control de los movimientos contables de nuestra empresa.

Ventana subcuentas

Si pulsamos y activamos el botn de Activacin / Desactivacin informacin extendida, del men se subcuentas, al marcar con el ratn una de ellas, la aplicacin nos mostrar sus datos fiscales, as como un grfico con la informacin del saldo mensual. Importante Todos los apuntes en el Diario deben introducirse utilizando subcuentas, con todos sus dgitos, aunque sean completados con ceros. En cada subcuenta visualizaremos las siguientes carpetas:

Datos Parmetros Vencimientos Cheques

Importante Si al entrar en alguna subcuenta a modificar algn dato y cambia el NIF o la Descripcin de la Subcuenta, la aplicacin le preguntar si desea actualizar los datos fiscales de la subcuenta en las partidas de impuesto del diario. Si pulsa No, se guardarn los cambios en la subcuenta pero sin ningn efecto en el diario, pero si por el contrario pulsa S, el programa le pedir una fecha inicio y fin para definir el rango dentro del cual se realizarn los cambios en el diario. Las fechas tienen que estar dentro del ejercicio activo.

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Datos

Primera carpeta que muestra el programa al entrar en una subcuenta, estar formada por los siguientes campos:

Aadir subcuenta\Datos

Cdigo de la Subcuenta Campo numrico y sus dgitos dependern del dato introducido en el momento de la creacin de la empresa. Disponemos de una bsqueda incremental al lado del campo para que pueda consultar el resto de las subcuentas creadas. Ejemplo Si al crear la empresa establecimos como nmero de dgitos 7 una posible subcuenta sera 4300001. Importante Para una correcta validacin del 349, los dos primeros dgitos de las subcuentas de clientes y proveedores comunitarios, deben ser el cdigo del pas.

Descripcin Campo de 40 caracteres con la posibilidad de complementarlo con la Descripcin larga de la subcuenta. Importante Todos los listados utilizarn el campo Descripcin con 40 caracteres. Para obtener listados con la descripcin larga hay que remitirse al mdulo de Informes y posicionar este campo en el listado.

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Descripcin larga de la subcuenta

Al finalizar la introduccin del campo subcuenta, se activarn el resto de campos. Identificacin fiscal. Beneficiario En este apartado cumplimentaremos todos los datos fiscales del beneficiario de la subcuenta. Ordenante De igual modo debemos facilitar los datos del ordenante de esta subcuenta. Representante legal (solo para menores de 14 aos) En el caso de que lo hubiera, hay que facilitar los datos de la persona que representa al menor de 14 aos.

Parmetros

Dentro de esta nueva pantalla tenemos ms opciones de configuracin de subcuentas. Si estamos aadiendo una subcuenta en moneda extranjera, se seleccionar la opcin destinada al efecto, lo cual activar los campos asociados a esta funcin.

Subcuenta en divisas

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Moneda o Subcuenta moneda extranjera Marcamos esta opcin si el importe de la subcuenta que estamos aadiendo es distinto al euro. La especificaremos en la casilla Divisa. o Divisa Se introducir en el cdigo de la misma. La divisa ha de ser creada con anterioridad. o Documento Obligatorio Opcin que nos obliga a asociar un documento con las operaciones en moneda extranjera, para as tener un control ms exhaustivo. Esta opcin es altamente recomendable si realizamos operaciones en moneda extranjera. o Regularizacin Automtica en Moneda Extranjera en el Proceso de Ajuste de Divisas Activa/desactiva la empresa para los procesos de ajuste de divisas. Desde esta carpeta, tambin podremos definir las subcuentas de IVA soportado y repercutido, tomando las distintas combinaciones que ofrece el programa.

Analtica Podr asociar la subcuenta a un proyecto determinado, de tal forma que cada vez que realice algn proceso que genere asientos e intervenga una subcuenta con proyecto asignado automticamente en el asiento se indicar ese proyecto.

Segmentos Puede recoger el cdigo de segmento por defecto que la subcuenta llevar automticamente en los asientos.

Subcuenta contrapartida para el cierre El usuario debe indicar obligatoriamente una subcuenta ya existente en la tabla.

Gestionar actividades continuadas / interrumpidas El usuario marcar con un check si desea esta opcin.

Gestionar cobros en metlico Esta opcin la marcaremos si permitimos que en el comportamiento de esta subcuenta podamos utilizar como forma de pago metlico.

Cobro ms frecuente en metlico Si la opcin ms habitual va a ser forma de pago metlico, debemos marcar la opcin.

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Comentarios de la Subcuenta En este campo podemos aadir comentarios respecto a la subcuenta en la que estamos.

Vencimientos

Desde esta ventana podemos vincular todos los vencimientos asociados a la subcuenta activa.

Visualizacin de vencimientos

Los datos son consultivos, no pueden ser modificados. A continuacin, explicaremos la serie de botones que aparecen en la pantalla: Zoom Vencimiento Amplia el vencimiento activo mostrando todos sus datos. Localizar Vencimiento Localiza un vencimiento a travs de su fecha.

Cheques

Desde esta ventana podemos visualizar todos aquellos cheques o pagars asociados a la subcuenta activa.

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Visualizacin de cheques

Los datos son consultivos, no pueden ser modificados. En la pantalla anterior podemos ver una serie de botones que son explicados a continuacin: Zoom Cheque Amplia el cheque activo mostrando todos sus datos. Localizar Cheque Localiza un cheque a travs de su fecha.

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A continuacin, explicaremos algunos de los botones del men horizontal, que facilitarn el uso del programa:

Ver Saldos Se ha incluido esta opcin dentro de este men, por la facilidad de uso que su ejecucin conlleva.

Ver Saldos

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Para ms informacin sobre la misma dirigirse al apartado de Estructura P.G.C. donde se explica ms detalladamente.

Mayor Pulsando este botn, podremos acceder al mayor de la subcuenta elegida.

Mayor de la subcuenta

En esta nueva ventana vemos todas las partidas de los asientos de la subcuenta con toda la informacin necesaria, exactamente como aparece en el asiento. En la parte superior encontramos una serie de campos que nos permite obtener los datos en un rango determinado de fechas. Si cambiamos el periodo de fechas, debemos pulsar el botn recalcular para actualizar los saldos. En la primera columna de la izquierda I, aparecer marcada si la forma de pago es Importe en metlico, al visualizar el asiento esta columna tambin nos la mostrar en la parte derecha. Adems, si deseamos visualizar el asiento completo, basta con situarse sobre una de sus partidas y pulsar Asiento. En ella vemos todas sus partidas y comentarios.

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Visualizacin de asientos

Gestin Documental

Correo electrnico

Esta nueva opcin, abrir automticamente el programa de correo electrnico que tengamos instalado en nuestro ordenador. Si la subcuenta sobre la que estemos posicionados tiene relleno el campo e-mail, de la carpeta de "Datos", en la ventana del nuevo correo aparecer relleno el campo "Para".

Euro

Al pulsar sobre esta opcin, todos los importes de la ventana activa aparecern en euros. El tipo de cambio aplicado se configura desde la ventana Datos de empresa, dentro de Seleccin de empresas.

Gestin del Conocimiento NominaPlus FacturaPlus/TPV Plus Evaluacin del Riesgo Buscador de Informes Imprimir Subcuentas

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