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4.MARCO RERFERENCIAL 4.2.

Marco historico o institucional


Aqu debern describir todo acerca de la MISION VISION empresa,regimen,nit capital.todo.

4.2.Marco Terico
En todo ente economico de carcter comercial lucrativo o no es indispensable ; de alli surge la necesidad de implementar un sistema contable en la Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valindose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirn a la misma tomar decisiones financieras. Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar informacin financiera de una empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuracin cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan intimamente ligada que integre de tal manera el esquema gral de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. El sistema contable de cualquier empresa independientemente de que sea lucrativa o no, se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. 1.Registro de la actividad financiera : en un sistema contable se debe llevar un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada mas que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios. 2.Clasificacin de la informacin : un registro completo de todas las actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero. 3.Resumen de la informacin : para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitar la informacin de ventas resumida por almacn. Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo mas que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar informacin a los gerentes y tambin a varios usuarios externos que tienen inters en las actividades financieras de la empresa. Utilizacin De La Informacin Contable La contabilidad va mas all del proceso de creacin de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilizacin de esta informacin, su anlisis e interpretacin. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relacin que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro. Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la informacin contable, tambin deben tener un conocimiento acerca de cmo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensin es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que este en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la informacin contable se basa en

estimativos mas que en mediciones precisas y exactas. Caractersticas de un sistema de informacin contable efectivo. Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. Control : un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las caractersticas especiales de un negocio en

4.3. Marco tcnico PASOS A SEGUIR


INTRODUCCION Una de las preguntas que es necesario responder cuando se crea una empresa o microempresa y se inicia una actividad en la misma es la referente al sistema contable necesario que va a servir para el control de la actividad, su evaluacin y la toma de decisiones sobre su funcionamiento. En definitiva, nuestro cuestin radica en implementar y adaptar un sistema de informacin que sea capaz de canalizar todas las operaciones que realiza la microempresa NATURAL SON de acuerdo con un proceso lgico y un modelo contable que nos permita obtener la mxima informacin necesaria con el mnimo costo posible. Es importante destacar que muchas pequeas y medianas empresas entienden que implantar un Sistema Contable consiste tan solo en introducir datos en un programa de contabilidad cualquiera, sin detenerse en analizar las peculiaridades de su empresa y actividad. Esta concepcin lleva a dificultades en la captacin de datos, falta de control interno y, en definitiva obtencin de una informacin ineficiente y en muchos casos, poco ajustada a la realidad de la entidad. Por todo ello, y dado que entendemos que en muchos casos la elaboracin de un sistema eficiente no requiere la aplicacin de grandes esfuerzos, vamos a exponer los pasos necesarios que debemos de dar a la hora de implantarlo. En primer lugar veamos los anlisis previos necesarios a realizar. Seran los siguientes:

PASOS PREVIOS EN LA IMPLANTACIN DE UN SISTEMA CONTABLE A LA MICROEMPRESA NATURAL SON

1.- Anlisis de la microempresa y de su entorno: El primer paso que tuvimos en cuenta a la hora de implantar un sistema contable en la microempresa NATURAL SON es el anlisis de la misma y de su medio de trabajo.

Para ello, tendremos en cuenta los siguientes factores que van a establecer en el sistema contable:

FACTORES A ANALIZAR 1.1.- Anlisis de la actividad y el sector 1.2.- Anlisis del tamao y el entorno. 1.3.- Anlisis de la organizacin

1.1. Anlisis de la actividad y el sector Que actividad va a realizar la empresa? La empresa natural son tiene como actividad comercial la creacin, diseo y elaboracin de instrumentos ldicos folklricos musicales conociendo esto podemos sacar las siguientes conclusiones: a) nuestro sistema poseer un manejo de existencias almacenables lo cual implica que necesitamos incidir de manera relevante en el control de inventario En consecuencia, sabremos que a la hora de adquirir el programa de contabilidad deberemos de tomar en cuenta aplicaciones para este fin.

b) Por otra parte y dada la estructura propia de la actividad de la microempresa se debe llevar acabo un estudio y aplicacin de lods diferentes costos en que incurra el ente para establecer un plan de utilidades

2.- Anlisis de las operaciones que realiza 3.- Anlisis de la informacin requerida

Supongamos, por ejemplo, que vamos a realizar una implantacin de un S.I.C. y el primer dato que recibimos es que se trata de una pequea compaa de seguros. Con solo este dato podemos sacar las siguientes conclusiones:

A) En nuestro sistema, carecer de importancia el captulo de existencias almacenables, que se reducir bsicamente al almacn de material de oficina, lo cual implica que no necesitamos incidir de manera relevante en el control de almacn. En consecuencia, sabremos que a la hora de adquirir el programa de contabilidad no deberemos de tomar en cuenta aplicaciones para este fin. B) Por otra parte y dada la estructura propia de la actividad de una compaa de seguros, (cobrar primas y pagar siniestros), nuestro sistema se deber detener en la emisin de plizas , control de cobros de primas y en el pago de prestaciones (siniestros), pudiendo llegar al caso de ser objeto de subdepartamentos con entidad propia.. Adems de lo ya comentado, los datos sobre la actividad o sector en el que opera, nos van a informar sobre la existencia o no de legislacin propia a aplicar en el mismo, tanto mercantil como propiamente contable; si dispone o no de un adaptacin

sectorial del Plan General de Contabilidad o si tiene que presentar informaciones adicional a las contempladas en el Cdigo de Comercio, ley de Sociedades Annimas, etc. En el caso antes aludido, sabramos que las compaas de seguros disponen de una adaptacin sectorial de Plan General de Contabilidad de obligado cumplimiento. As mismo, tienen la obligacin de presentar un informe anual muy detallado de su actividad a la Direccin General de Seguros, con una extensa informacin contable. Dicha informacin debe poder extraer directamente del sistema a implantar y, por tanto, supone ya un requerimiento mnimo e imprescindible para nuestro S.I.C. 1.2. Anlisis del tamao y el entorno Otro de los aspectos fundamentales que debemos de tener en cuenta es el relativo al tamao de nuestra empresa. A nuestros efectos, es preciso resear que dicho tamao no viene determinado nicamente por los parmetros convencionales de medicin (volumen de facturacin, nmero de trabajadores, etc.) sino por otras variables entre las que destacan: FACTORES QUE INFLUYEN EN EL TAMAO DEL S.I.C. 1.- Nmero de operaciones econmicas diferentes que realiza. 2.- Complejidad administrativa de las mismas 3.- Nmero de veces que se repiten las operaciones. 4.- Nmero de centros de actividad diferentes - Nmero de sucursales - Nmero de actividades diferenciadas.

Desde esta ptica, consideramos que la empresa precisar un S.I.C. ms desarrollado si realiza un nmero de operaciones muy amplio, si la complejidad administrativa de las mismas es elevada y si adems, la frecuencia de repeticin de la misma es muy elevada. Es muy importante el destacar que no hemos mencionado en ningn caso el importe nominal en pesetas de las operaciones econmicas, ya que al sistema le cuesta prcticamente lo mismo procesar una operacin de 5.000 pesetas que de 500 millones. Este dato es frecuentemente olvidado por los gestores, que normalmente vinculan el tamao del departamento administrativo al volumen de facturacin de la empresa . Volmenes grandes implican dotaciones presupuestarias importantes en el S.I.C. y viceversa, cuando la relacin, como puede verse, no es directa. De hecho, muchas pequeas empresas, dada su complejidad de operaciones, distintas actividades, gran nmero de transacciones, requieren un esfuerzo administrativo muy superior en trminos relativos frente a grandes empresas, lo cual suele conllevar conflictos entre el

nivel productivo de la empresa y el nivel administrativo. Por tanto, es muy importante concienciar a los gestores de esta cuestin. Retomando nuestro ejemplo, y suponiendo que la compaa de seguros des de asistencia sanitaria puede tener en su periodo inicial un volumen muy pequeo de facturacin, medido por el nmero de plizas y el precio de las mismas. No obstante, en el ramo de las asistencia sanitaria, las prestaciones (siniestros), a pesar de tener un coste medio bajo, son muy numerosas1. Adems, si el fraccionamiento d pago es mensual, como suele ocurrir en este ramo, a diferencia de otros en el que el pago es anual o trimestral, el esfuerzo administrativo se incrementa notablemente. Este dato en una pequea empresa con pocos recursos humanos y materiales y necesitando un control individualizado de plizas, cobro de primas y prestaciones, suele suponer tensiones en el departamento administrativo frente a la gerencia , que solicita una informacin que no puede ser correpondida por S.I.C. El otro aspecto mencionado referente al tamao es el nmero de centros de actividad diferenciados que posea nuestra organizacin. Por centros centros diferenciados entendemos tanto las distintas sucursales que puede disponer la entidad, como las distintas actividades que puedan desempearse en una misma oficina o sucursal. Seran centros de actividad, por ejemplo, cada una de las seis oficinas que dispone nuestra compaa en Madrid, pero tambin seran diferenciados si en una misma sucursal realizamos actividades diferenciadas, (vendemos seguros y adems disponemos de una gestoria). En el caso de existir un slo centro de actividad, el problema se reduce notablemente, ya que podemos canalizar toda la informacin por una sola va y el proceso contable es nico. Probablemente un slo equipo informtico y un programa de contabilidad y gestin standard pueda satisfacer todas nuestras necesidades. El problema real se plante cuando la entidad dispone de ms de un centro de actividad. En este caso pueden darse dos situaciones: A) Todos los centros de actividad se aglutinan en una sola ubicacin . Se tratara de empresas que realizan varias actividades en un solo local. En este caso, el nico problema es el estudiar la conveniencia de integrar las actividades en un solo sistema o llevarlas por separado, si bien en este ltimo caso debe de habilitarse los procedimientos de consolidacin. Hoy en da, la gran mayora de los programas comerciales permiten llevar en el mismo distintas contabilidades de empresas o secciones por separado con la facultad de consolidar ambas en una sola entidad. Caso diferente es el que se plantea cuando las distintas actividades se producen en ms de una ubicacin espacial. En este caso surge el problema de la centralizacin o no del sistema. Esta consiste en captar toda la informacin de las distintas sucursales y procesarla en nico centro . La centralizacin tiene las siguientes ventajas:
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Las personas que suscriben una pliza de asistencia sanitaria la utilizan con mayor frecuencia que en otros ramos, aunque slo sea para visitar al medico, realizarse un chequeo, etc.

A) La empresa slo precisa personal administrativo contable en la central. esto implica que todos los administrativos trabajan conjuntamente y en equipo, mientras que en las distintas sucursales nicamente se precisa que se ordene y ponga a disposicin la informacin generada por la misma. B) Implica un menor coste, tanto en recursos humanos, como en medios informticos, al no precisar de terminales en cada centro. C) Es la solucin ms conveniente cuando, con pocos recursos, se pretende llevar un control ms cerca de cada sucursal, ya que la autonoma administrativa conlleva, en primera instancia, un menor control . Este hecho suele darse en empresa de tamao reducido con un nmero limitado de centros (no ms de seis u ocho). D) Al procesar todas las operaciones de un modo conjunto y nico, no se producen problemas de consolidacin de datos. Frente a las ventajas reseadas, podemos destacar tambin los inconvenientes: A) Implica disponer de un sistema de transmisin de informacin eficaz. Dichos sistemas pueden variar, desde el envo mediante mensajero o correo interno, transmisin de datos por fax, correo electrnico, etc. En cualquier caso, estos sistemas suelen presentar debilidades a la hora de la captacin de datos. B) Implica, en la mayora de los casos , un retraso mayor en el proceso contable, y por tanto en obtener la informacin de salida. El hecho de tener que preparar la informacin para su envo, recibirla y luego procesarla, suele conllevar retardos por extravos, peticiones de informacin complementaria, aclaraciones, etc. Anlogamente, la descentralizacin del S.I.C. en cada sucursal, (manteniendo, como es lgico, una central de datos), implica mayores costes, tanto en recursos humanos, como en equipos informticos; tcnicas de transmisin de datos por modem o redes con clientes remotos, etc.; auqnue la eficacia y seguridad del sistema es mucho mayor y la informacin puede ser obtenida en menor tiempo posible. Dicho sistema es aconsejable, cuando no imprescindible, cuando el nmero de transacciones y su variedad alcanza un volumen considerable. Por ltimo, dentro de este apartado, puede llegar a ser de enorme vala el conocimiento de los sistema de informacin de las empresas que operan en nuestro sector, especialemente las de similar tamao y organizacin. En este sentido, la experiencia de otros puede ser muy interesante para nosotros de cara a detectar puntos fuertes y dbiles del sistema. Lamentablemente, el acceso a dicha informacin no siempre es fcil, ya que no se trata de informacin pblica. 1.3. Analisis de la Organizacion

Conocido el sector donde va a opera la empresa y su tamao, el ltimo punto de analisis de la empresa es conocer su organizacin interna. Aqu podemos tener dos casos: A) Empresas en funcionamiento con organizacin determinada. B) Empresas de nueva creacin sin organizacin previa. A) Empresas en funcionamiento con organizacin determinada. En esta situacin, se tratara de conocer : Qu departamentos que la integran? Qu personas los forman y que capacitacin tienen? Qu compentencia tienen? Qu capacidad de cambios existe? Este ltimo datos, el nivel de posibilidad de realizar cambios en la organizacin resulta de vital importancia, ya que normalmente suele ocurrir en muchas PYMES que la estructura de poder es muy fija y, por tanto, cualquier cambio resulta complicado. Esto es especialmente as cuando los cargos directivos son ocupados por los propios propietarios de la empresas, que en casiones, no renen el perfil necesario para la tarea administrativa encomendada. Incluso en estos casos, lo ms importante es conocer la empresa por dentro, su organigrama. El implantador del sistema, si quiere llevarlo a cabo con xito, tiene que tener en cuenta estas restricciones y no enfrentarse frontalmente a ellas, ya que el mejor sistema no es el ms eficaz tericamente, sino el que es capaz de funcionar del modo ms eficiente con las restricciones existentes. B) Empresas de nueva creacin sin organizacin previa. Cuando se trata de empresas que an no estan en funcionamiento, las ventajas son enormes, ya que la nica restriccin es la presupuestaria. En estos casos resulta imprescinble, para el diseo de la estructura ptima, realizar correctamente el analisis de operaciones propuesto en el punto siguiente, de cara a detectar cuales son los movimientos administrativos de cara operacin y confeccionar nuestra organizacin en funcin de estos.

2.- ANALISIS DE OPERACIONES.


Analizadas la empresas y su entorno, la parte fundamental y ms laboriosa de cara a nuestro objetivo, es el anlisis pormenorizado de todas las operaciones que realiza o va a realizar nuestra empresa. Dicho analisis consiste en:

PASOS A DAR EN EL ANALISIS DE OPERACIONES 1.- Identicacin de todas operaciones diferenciadas. 2.- Definicin de cada operacin 3.- Modelos contables . 4.- Normas de valoracin y corte de operaciones. 5.- Departamentos que intervienen 6.- Procesos administrativo. 7.- Normativa legal aplicable.

En primer lugar, tenemos que identificar todas y cada una de las operaciones que realiza la empresa. A estos efectos, consideramos operaciones iguales aquellas que impulsan la misma circulacin econmica y el mismo proceso administrativo. Por ejemplo, todas la compras de se suministros se consideran como una sola, as como todos los pagos de cuotas de prestamos, etc. De esta manera, se elabora un ndice de operaciones a realizar. A continuacin, se desarrolla el analisis de cada una, confeccionando una ficha por operacin que comienza con la definicin de la misma. Esta definicin contendr los sujetos que intervienen en la misma y la circulacin econmica que genera. A partir de esta, se confecciona el modelo contable de la operacin que reflejar las posibles variantes de la misma y sus asientos correspondientes. A este modelo, se le aaden las normas de valoracin correspondientes a cada una de las variables que intervienen y se expone el corte de operaciones, concretando en que momento debe ser contabilizada dicha operacin. Por otra parte, debemos identificar qu departamentos de nuestra empresa van intervenir en la operacin as como cal es el proceso administrativo de la misma. Este anlisis consiste en exponer cmo se desarrolla secuencialemente la operacin, qu documentos intervienen, por qu departamentos pasan, quin la autoriza y dnde se archiva. En el caso de que la empresa sea de nueva creacin, este proceso deber ser objeto de anlisis para su diseo, aducuandolo a la realidad de los recursos disponibles. 3.- ANALISIS DE LA INFORMACION QUE SE DESEA OBTENER. Como ltimo paso previo a la implantacin de un Sistema Informativo Contable, se precisa conocer qu informacin de salida es la que quiere obtener del Sistema, es decir, cal es el producto final a obtener; ya que en funcin de lo que queramos obtener ass deber ser el sistema . Algunos directivos, ante esta pregunta, responden que les gustara obtener toda la informacin posible. Este tipo de contestaciones no pueden ser admitidas ya que existe una realcin directa entre informacin y coste de la misma y tendremos que adecuar una variable a la otra. Otra postura bastante frecuente es no tener claro cal es la informacin que se requiere, solicitando, en primera instancia un determinado volumen y una vez montado el sistema para atender dichas necesidades,

querer ampliar las necesidades de informacin. Hay que advertir que aunque cada da los sistemas son ms flexibles, puede llegar un momento, en el sistema no pueda crecer ms y tenga que redisearse de nuevo. Por ello, es muy importante concienciar a la direccin para que concretice lo ms posible: Que tipo de informacin desea obtener? A que nivel la quiere? En que plazos? Con que periodicidad? Pongamos un ejemplo. Supongamos que disponemos de una cartera de 1.000 clientes. A la hora de emotir informes relaccionados con los mismos, las agrupaciones que podemos realizar son muy numerosas: por localizacin geogrfica, por tipo de producto, por volumen, etc. No parece lgico que en nuestro sistema definamos 20 30 caracteristicas , con el coste que eso conlleva, si realmente slo son tiles tres, por lo que ser preciso concretar cales, de estas caractersticas, son las que se van a utilizar.

4.- DISEO E IMPLANTACION DEL SISTEMA.


Realizado el analisis previo, y disponiendo de todos los datos previos, podemos ya realizar el diseo del sistema que, en entre otros podra tener los siguientes pasos:

PASOS PARA DISEAR E IMPLANTAR EL S.I.C. 1.- Diseo del Plan de Cuentas. 2.- Fijacin de los procesos administrativos. 3.- Eleccin del Equipo informatico. 4.- Implantacin y control del sistema

4.1. Diseo del Modelo Contable. El diseo del modelo contable adaptado a la entidad objeto de estudio ha sido siempre en lo que ms han puesto nfasis los contables cuando se plantean el implantar un S.I.C. No obstante hay que destacar, que nicamente despues de haber analizado todas las operaciones a realizar por la empresa y conocidas las necesidades de informacin de la misma, podemos establecer con el suficiente rigor el modelo necesario y justo. Dicho modelo se traducir en un plan de cuentas a medida . En este apartado, se pueden cometer dos errores: realizar un plan demasido desagregado, con excesivas cuentas que no dan la informacin necesaria y que estan entorpeciendo el trabajo, obligando a agregaciones adicionales y tambin puede darse el caso de realizar

un plan demasiado agregado que no facilita la informacin necesaria, en cuyo caso, el problema es ms grave, ya que habra que volver a disear el sistema. Llegados a este un punto tenemos que recordar que un buen S.I.C. no es el que facilita la mxima informacin posible sino el que suministra toda la informacin requerida por la direccin, con gran eficacia y al mnimo coste. Como es lgico, el plan contable deber nicamente las variables que se han recogido en el anlisis de operaciones. El grado de desagregacin en cuentas de desglose y subcuentas nos lo dar las necesidades de informacin que nos han sido manifestadas. 4.2. Fijacin de los procesos administrativos. Adicionalmente al diseo del plan de cuentas, tenemos que definir claramente cal va a ser nuestra estructura administrativa. Para este punto contamos, en el caso de empresas ya creadas, con el sistema existente, que habr sido analizado tanto en el captulo de anlisis de la organizacin como en el estudio de operaciones, donde hemos conocido los circuitos administrativos de cada una de ellas. Por tanto, aqu se tratara de evaluar si dichos procesos son eficientes yu siel control interno jercicdo por los mismos es aceptable, teniendo siempre en cuanta las restricciones presupuestarias de nuestra entidad. En el caso de empresas de nueva creacin ser el momento de crear el sistema, para el que ya se dispone de informacin suficiente para saber que despartamentos deben crearse, que funciones deben tener, que sistema de archivo, etc... 4. 3.- Eleccin del Equipo Informatico. Este debe ser el ltimo punto de eleccin del sistema, ya que una mala eleccin del equipo condiciona todo lo anteriomente realizado. Dicha eleccin debe ser competencia nica del implantador del sistema. (En algunas pequeas empresas, el empresario adquiere un equipo con un programa que le aconsejan sin tener en cuenta sus propias necesidades y despus contrata al que le va a montar el sistema). En definitiva, hay que realizar una doble eleccin: por un lado tendremos que optar por el tipo de ordenador que necesitamos. Ello depender bsicamente del tamao de nuestra organizacin, sei existen o no sucursales, etc. Hoy en da, no obstante, en el caso de una PYME, se puede comenzar con un ordenador compatible de altas prestaciones y bajo coste comparativo. La ventaja de estos equipos es que existe una amplia gama de programas disponibles y tienen la opcin, si llega el caso, de poder actuar como servidor de una red , con lo que el sistema puede crecer, sin modificaciones. Se puede continuar con la implantacin de una red La segunda opcin es la relativa al software o aplicaciones informticas necesarias. Sin detenernos demasiado en el tema, deberemos optar por adquirir, con

carcter general, un programa lo ms standard posible dentro de que cubra nuestras necesidades. Las aplicaciones a medida en contabilidad, dada el carcter abierto de los nuevos programa, van careciendo de inters, salvo que nuestras operaciones sean demasiado especficas. En cualquier caso habr que decidir tambin si vamos a necesitar modulo especficos para controlar determinadas parcelas de nuestra actividad , tales como control de inventarios, clientes, nominas, facturacin, etc, ya que lo ideal ser que todos estn integrados en el sistema; buscando una aplicacin que disponga de los mismos. Toda esta informacin la obtendremos de los datos facilitados por el analisis de la sector de actividad, el tamao de la empresa y de las operaciones que realiza. 4. 4.- Implantacin y control del sistema. Una vez organizado todo el Sistema Informativo Contable, slo nos queda implantarlo. Sobre este tema, hay que comentar que todo cambio en la empresa y especialemnte si se trata de aspectos administrativos, suele provocar un rechazo entre los miemebros del departamento especialmente si se introducen nuevos equipos y programas informticos. Por tanto, la transicin de uno a otro modelo debe realizarse del modo ms pedaggico posible para con las personas que en l van a intervenir. En algunas empresas se opta por mantener transitoriamente, elementos del antiguo sistema, como contabilizar en el equipo nuevo y el viejo, aunque esto duplicar esfuerzos, pero va dando confianza en el nuevo sistema. As mismo, para que la implantacin sea un xito, las tareas y procedimientos deben estar suficientemente explicitadas siendo incluso muy conveniente elaborar el manual de procedimientos, ya que n caso de duda, la tendencia del trabajador ser la de retornar al antiguo sistema. En el caso de empresas de nueva creacin este problema no se da, aunque se deber de tener una mayor seguimiento ya que probablemete no hayamos podido todas y cada una de las operaciones que se iban a realizar, por lo que el sistema necesitar implementar modificaciones. Por ltimo, y en cualquiera de las situaciones, es importante realizar un seguimiento muy cercano del sistema , para introducir mejoras en el mismo, y corregir deficiencias. Dicho seguimiento y control consistir en: SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL S.I.C. 1.- Analizar si se realiza correctamente la captacin de datos 2.- Estudiar si se realizan operaciones no contempladas. 3.- Evaluar el proceso administrativo y su archivo. 4.- Comprobar si el sistema nos suministra la informacin requerida 5.- Comprobar que la informacin se obtiene en el tiempo fijado.

MARCO CONCEPTUAL

En la microempresa NATURAL SON vamos a implantar un sistema contable, por lo cual necesitamos tener muy claro algunos terminos y sus respectivas definiciones. GLOSARIO Activo. Un activo es la representacin financiera de un recurso obtenido por el ente econmico como resultado de eventos pasados, de cuya utilizacin se espera que fluyan a la empresa beneficios econmicos futuros. Pasivo. Un pasivo es la representacin financiera de una obligacin presente del ente econmico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deber transferir recursos o proveer servicios a otros entes. Patrimonio. El patrimonio es el valor residual de los activos del ente econmico, despus de deducir todos sus pasivos. . Ingresos. Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinacin de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestacin de servicios o por la ejecucin de otras actividades realizadas durante un perodo, que no provienen de los aportes de capital. Costos. Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisicin o la produccin de los bienes o la prestacin de los servicios, de los cuales un ente econmico obtuvo sus ingresos. Gastos. Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinacin de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administracin, comercializacin, investigacin y financiacin, realizadas durante un perodo, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes. Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razn social, ubicacin fsica, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad. Informes: expresan la situacin de la empresa. Estos estn integrados por: 1- El Balance General 2- Estado de G y P Tambin pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son: 1- Estado de Costo Estimado 2- Estadisticas de ventas, etc. La gerencia los utiliza para evaluar su actuacin y determinar su posicin financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio. Cualidades. * Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa. * Contiene los parametros de una buena comunicacin: claridad, coherencia, estratificacin, etc.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima seran necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberan agregarse al sistema. Objetivos. * Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementacin de un catalogo de cuenta similar. * Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras. * Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad. *Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeracin se basa en el sistema mtrico decimal. Se comienza por asignar un nmero indice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:

Balance General 1- Activo 2- Pasivo 3- Capital Estado de Resultado 4- Ingreso 7- Otro ingresos 5- Costos 8- Otros egresos 6- Gastos En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas dbito y crdito para ubtener un balance. La codificacin es considerada como una operacin preliminar para la clasificacin. Manual de procedimiento: es la gua que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acrredoras. Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar informacin en las diferentes reas de una empresa. Contituyen un elemento que siempre y cuando est autorizado (firmado) podr servir como comprobante para garantizar una operacin. Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misin en el mecanismo funcional del rgimen contable, como elementos de registracin, informacin y control (facturas, recibos, etc.) Toda operacin debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilizacin y que sirva para conocer los diferentes datos. Requisitos de todo formulario: 1) Numeracin

2) Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control. 3) Redaccin clara, sin errores. 4) Adems del original, emitir las copias necesarias 5) Poseer firmas Entre los principales formularios tenemos: *Facturas *Recibo *Ordenes de compra *Otros, etc. La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderas u otros efectos. En l se hacen constar las mercaderas vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes. El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagar, mercancas u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la conpia es conservada por el que lo recibe. La orden de compras es un formulario comercial que identifica la mercancas y/o productos que desea comprar una compaa. La nota de dbito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se enva a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original. La nota de crdito es una notificacin que se enva al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crdito a favor de la empresa en el Diario de Compras. El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crdito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorizacin para girar aunque no disponga de saldo. El desembolso de caja o recibo de caja menor es un formulario que sellena cuando hay un egredo de dinero para realizar pagos por distintos conceptos,. La requisicin de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa enva a una compaa para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institucin.

Entre los reportes podemos mencionar: Nomina Ventas Compras Cheques emitidos Los reportes se haran de acuerdo a lo que la gerencia de la microempresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad. La nomina es la lista de personas que trabajan en una microempresa con indicacin de su salario. Estados financieros: son aquellos que presentan la situacin de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc. Los estados financieros resultan de la relacin entre los rubros del activo que representan recursos lquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidacin del activo. El Balance General presenta la situacin de una empresa es decir sus recursos de operacin as como sus deudas a coro/largo plazo. El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algn tip de beneficio o fracaso durante un perodo determinado. Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la informacin o los datos necesarios para conocer su situacin y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y prdidas. Los Diarios: en los cuales se registran cronolgicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones. Son conocidos tambin como libros de entra original. El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de informacin para conformar los estados financieros. Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relacin detallada de las existencias finales listas para la venta valoradas al costo. El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e intrepreta toda la informacin financiera, que mediante el mecanismo de control interno sern recibidas. Control interno: que no es mas que un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la finalidad de: Proteger los activos

Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera Promover la eficiencia de las operaciones.

MARCO LEGAL En la microempresa natural son vamos a implementar un sistema contable en el cual vamos a implementar los siguientes artculos segn el Decreto 2649 de 1993 por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia

Art. 1o. Definicin. De conformidad con el articulo 68 de la Ley 43 de 1990, se


entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurdicas, apoyndose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente econmico, en forma clara, completa y fidedigna.

Art. 2o. mbito de aplicacin. El presente decreto debe ser aplicado por todas las
personas que de acuerdo con la ley estn obligadas a llevar contabilidad. Objetivos y cualidades de la informacin contable

Art. 3o. La informacin contable debe servir fundamentalmente para:


1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el perodo. 2. Predecir flujos de efectivo. 3. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los negocios. 4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito. 5. Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico. 6. Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico.

7. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas. 8. Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional, y 9. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad econmica de un ente represente para la comunidad.

Art. 4o. Cualidades de la informacin contable. Para poder satisfacer adecuadamente


sus objetivos, la informacin contable debe ser comprensible y til. En ciertos casos se requiere, adems, que la informacin sea comparable. La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de entender. La informacin es til cuando es pertinente y confiable. La informacin es pertinente cuando posee valor de realimentacin, valor de prediccin y es oportuna. La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos econmicos. La informacin es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.

Art. 6o. Ente econmico. El ente econmico es la empresa, esto es, la actividad
econmica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.

Art. 8o. Unidad de medida. Los diferentes recursos y hechos econmicos deben
reconocerse en una misma unidad de medida. Por regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional. La moneda funcional es el signo monetario del medio econmico en el cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo.

Art. 9o. Perodo. El ente econmico debe preparar y difundir peridicamente estados
financieros, durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideracin al ciclo de las operaciones. Por lo menos una vez al ao, con corte al 31 de diciembre, el ente econmico debe emitir estados financieros de propsito general.

Art. 11. Esencia sobre forma. Los recursos y hechos econmicos deben ser
reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad econmica y no nicamente en su forma legal. Cuando en virtud de una norma superior, los hechos econmicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposicin sobre la situacin financiera y los resultados del ejercicio.

Art. 12. Realizacin. Solo pueden reconocerse hechos econmicos realizados. Se


entiende que un hecho econmico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente econmico tiene o tendr un beneficio o un sacrificio econmico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.

Art. 13. Asociacin. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada perodo los
costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara beneficios o sacrificios econmicos en otros perodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el perodo corriente.

Art. 14. Mantenimiento del patrimonio. Se entiende que un ente econmico obtiene
utilidad, o excedentes, en un perodo nicamente despus de que su patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado. Esta evaluacin puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o del patrimonio fsico (operativo). Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la utilidad, o excedente, se establece respecto del patrimonio financiero debidamente actualizado para reflejar el efecto de la inflacin.

Art. 15. Revelacin plena. El ente econmico debe informar en forma completa,
aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situacin financiera, los cambios que esta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelacin plena se satisface a travs de los estados financieros de propsito general, de las notas a los estados financieros, de informacin suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situacin econmica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno. Tambin contribuyen a ese propsito los dictmenes o informes emitidos por personas legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la informacin con sujecin a las normas de auditora generalmente aceptadas.

Art. 16. Importancia relativa o materialidad. El reconocimiento y presentacin de los


hechos econmicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa. Un hecho econmico es material cuando, debido a su naturaleza o cuanta, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones econmicas de los usuarios de la informacin. Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relacin al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, segn corresponda.

Art. 19. Importancia. Los Estados financieros, cuya preparacin y presentacin es


responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar informacin contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente econmico. Mediante una tabulacin formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilacin, clasificacin y resumen final de los datos contables.

Art. 20. Clases principales de estados financieros. Teniendo en cuenta las


caractersticas de los usuarios a quienes van dirigidos o los objetivos especficos que los originan, los estados financieros se dividen en estados de propsito general y de propsito especial.

Art. 21. Estados financieros de propsito general. Son estados financieros de propsito
general aquellos que se preparan al cierre de un perodo para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el animo principal de satisfacer el inters comn del publico en evaluar la capacidad de un ente econmico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisin, claridad, neutralidad y fcil consulta. Son estados financieros de propsito general, los estados financieros bsicos y los estados financieros consolidados.

Art. 22. Estados financieros bsicos. Son estados financieros bsicos:


1. El balance general. 2. El estado de resultados. 3. El estado de cambios en el patrimonio. 4. El estado de cambios en la situacin financiera, y 5. El estado de flujos de efectivo.

Art. 23. Estados financieros consolidados. Son estados financieros consolidados


aquellos que presentan la situacin financiera, los resultados de las operaciones, los

cambios en el patrimonio y en la situacin financiera, as como los flujos de efectivo. de un ente matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola empresa.

Art. 25. Balance inicial. Al comenzar sus actividades, todo ente econmico debe
elaborar un balance general que permita conocer de manera clara y completa la situacin inicial de su patrimonio.

Art. 26. Estados financieros de perodos intermedios. Son estados financieros de


perodos intermedios los estados financieros bsicos que se preparan durante el transcurso de un perodo, para satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores del ente econmico o de las autoridades que ejercen inspeccin, vigilancia o control. Deben ser confiables y oportunos. Al preparar estados financieros de perodos intermedios, aunque en aras de la oportunidad se apliquen mtodos alternos,se deben observar los mismos principios que se utilizan para elaborar estados financieros al cierre del ejercicio.

Art. 27. Estados de costo. Son estados de costos aquellos que se preparan para
conocer en detalle la erogaciones y cargos realizados para producir los bienes o prestar los servicios de los cuales un ente econmico ha derivado sus ingresos.

Art. 28. Estado de inventario. El estado de inventario es aquel que debe


elaborarse mediante la comprobacin en detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general. Comentario. la microempresa natural son por tener actividad economica manufacturera enfatizara en los articulos 27y 28

Art. 29. Estados financieros extraordinarios. Son estados financieros extraordinarios,


los que se preparan durante el transcurso de un perodo como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los mismos no puede ser anterior a un mes a la actividad o situacin para la cual deban prepararse. Son estados financieros extraordinarios, entre otros, los que deben elaborarse con ocasin de la decisin de transformacin, fusin o escisin, o con ocasin de la oferta pblica de valores, la solicitud de concordato con los acreedores y la venta de un establecimiento de comercio.

Art. 31. Estados preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de
los principios de contabilidad generalmente aceptados. Con sujecin a las normas legales, para satisfacer necesidades especficas de ciertos usuarios, las autoridades pueden ordenar o los particulares pueden convenir, para su uso exclusivo, la elaboracin y presentacin de estados financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Son ejemplos de otras bases comprensivas de contabilidad, las utilizadas para preparar declaraciones tributarias, la contabilidad sobre la base de efectivo recibido y desembolsado y, en ciertos casos, las bases utilizadas para cumplir requerimientos o requisitos de informacin contable formulados por las Autoridades que ejercen inspeccin, vigilancia o control. La preparacin de estos estados no libera al ente de emitir estados financieros de propsito general.

Art. 32. Estados financieros comparativos. Son estados financieros comparativos


aquellos que presentan las cifras correspondientes a mas de una fecha, perodo o ente econmico. Los estados financieros de propsito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del perodo inmediatamente anterior, siempre que tales perodos hubieren tenido una misma duracin. En caso contrario, la comparacin se debe hacer respecto de estados financieros preparados para mostrar un mismo lapso del ciclo de operaciones. Sin embargo, no ser obligatoria la comparacin cuando no sea pertinente, circunstancia que se debe explicar detalladamente en notas a los estados financieros.

Art. 34. Enumeracin y relacin. Son elementos de los estados financieros, los activos,
los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos, la correccin monetaria y las cuentas de orden. Los activos, pasivos y el patrimonio, deben ser reconocidos en forma tal que al relacionar unos con otros se pueda determinar razonablemente la situacin financiera del ente econmico a una fecha dada. La sumatoria de los ingresos, los costos, los gastos y la correccin monetaria, debidamente asociados, arroja el resultado del perodo.

Art. 42. Cuentas de orden contingentes. Las cuentas de orden contingentes reflejan
hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente econmico.

Art. 45. Cuentas de orden de control. Las cuentas de orden de control son utilizadas
por el ente econmico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situacin financiera de aqul. Se usan tambin para ejercer control interno.

Art. 46. Propsito. En desarrollo de las normas bsicas, las normas tcnicas generales
regular el ciclo contable. El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos econmicos se reconocen y transmiten correctamente a los usuarios de la informacin.

Art. 47. Reconocimiento de los hechos econmicos. El reconocimiento es el proceso


de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos econmicos realizados. Para que un hecho econmico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definicin de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable. La administracin debe reconocer las transacciones en la misma forma cada perodo, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la informacin. En adicin a lo previsto en este decreto, normas especiales pueden permitir que para la preparacin y presentacin de estados financieros de perodos intermedios, el reconocimiento se efecte con fundamento en bases estadsticas.

Art. 48. Contabilidad de causacin o por acumulacin. Los hechos econmicos deben
ser reconocidos en el perodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

Art. 50. Moneda funcional. La moneda funcional en Colombia es el peso.. Art. 52. Provisiones y contingencias. Se deben contabilizar provisiones para cubrir
pasivos estimados, contingencias de prdidas probables as como para disminuir el valor reexpresado si fuere el caso de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas tcnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables. Una contingencia es una condicin, situacin o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o prdida por parte de un ente econmico, duda que se resolver en ultimo termino cuando uno o mas eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir. Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas. Son contingencias probables aquellas respecto de las cuales la informacin disponible, considerada en su conjunto, indica que es posible que ocurran los eventos futuros. Son contingencias eventuales aquellas respecto de las cuales la informacin disponible, considerada en su conjunto, no permite predecir si los eventos futuros ocurrirn o dejaran de ocurrir. Son contingencias remotas aquellas respecto de las cuales la informacin disponible, considerada en su conjunto, indica que es poco posible que ocurran los eventos futuros. La calificacin y cuantificacin de las contingencias se debe ajustar al menos al cierre de cada perodo, cuando sea el caso con fundamento en el concepto de expertos.

Art. 53. Clasificacin. Los hechos econmicos deben ser apropiadamente clasificados
segn su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificacin se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente econmico. El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicacin de su descripcin, de su dinmica y de los cdigos o series cifradas que las identifiquen.

Art. 55. Diferidos. Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la
obligacin correlativa este total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio econmico este total o parcialmente consumido o perdido.

Art. 56. Asientos. Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los


hechos econmicos se deben registrar en libros en idioma castellano, por el sistema de partida doble. Pueden registrarse varias operaciones homogneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse cronolgicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a mas tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado. Dentro del trmino previsto en el inciso anterior, se deben resumir los movimientos dbito y crdito de cada cuenta y establecer su saldo. Cualquier error u omisin se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

Art. 57. Verificacin de las afirmaciones. Antes de emitir estados financieros, la


administracin del ente econmico debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explcitas e implcitas, en cada uno de sus elementos. Las afirmaciones que se derivan de las normas bsicas y de las normas tcnicas, son las siguientes: Existencia _ los activos y pasivos del ente econmico existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el perodo. Integridad _ todos los hechos econmicos realizados han sido reconocidos. Derechos y obligaciones _ los activos representan probables beneficios econmicos futuros (derechos) y los pasivos representan probables sacrificios econmicos futuros (obligaciones), obtenidos o a cargo del ente econmico en la fecha de corte. Valuacin _ todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados.

Presentacin y revelacin _ los hechos econmicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados.

Art. 58. Ajustes. Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes
necesarios para cumplir la norma tcnica de asignacin, registrar los hechos econmicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la prdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.