Live@edu User Guide 

IITS Main Office
SINGAPORE MANAGEMENT UNIVERSITY
Administration Building, Level 11
81, Victoria Street
Singapore 188065
Phone: 65-6828 1930
Email: iits@smu.edu.sg

Please visit the Helpdesk website for more information:
http://www.smu.edu.sg/IITS/helpdesk_support/index.asp

Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010 

Table of Contents 

1. 

INTRODUCTION........................................................................................................................................ 3 
1.1  ABOUT THIS DOCUMENT ............................................................................................................................ 3 
1.2  AUDIENCE OF THIS DOCUMENT .................................................................................................................. 3 
1.3  SCOPE OF THIS DOCUMENT ......................................................................................................................... 3 

2. 

EMAIL ACCESS THROUGH WEB - STUDENT OWA ........................................................................ 4 
2.1 
2.2 
2.3 
2.4 

3. 

ACCESS YOUR EMAIL VIA STUDENT OWA (HTTP://LIVE.SMU.EDU.SG)...................................................... 4 
CREATE RULES .......................................................................................................................................... 5 
CHANGE PASSWORD (VIA STUDENT OWA ONLY) ..................................................................................... 5 
OTHER FEATURES/FUNCTIONALITIES ........................................................................................................ 8 

EMAIL ACCESS THROUGH EMAIL CLIENT PROGRAM - OUTLOOK 2007 .............................. 8 
3.1  CONFIGURE OUTLOOK 2007 TO ACCESS EMAILS (LIVE@EDU) .................................................................. 8 
3.1.1  CONFIGURE PERSONAL FOLDERS (ARCHIVED EMAILS)....................................................................... 14 
3.2  CREATE RULES ........................................................................................................................................ 15 
3.3  OPEN OTHER MAILBOX ........................................................................................................................... 16 
3.4  GRANT DELEGATE ACCESS ...................................................................................................................... 16 
3.5  OTHER FEATURES/FUNCTIONALITIES ...................................................................................................... 19 

4. 

EMAIL ACCESS THROUGH OTHER EMAIL CLIENT PROGRAMS ........................................... 20 
4.1  GENERAL SETTINGS FOR IMAP AND POP3 ACCESS ................................................................................. 20 
4.2  USING OUTLOOK 2003 ............................................................................................................................. 21 
4.2.1  ACCESS EMAIL USING IMAP (RECOMMENDED) ................................................................................. 21 
4.2.1.1 
CONFIGURE OUTLOOK 2003 FOR IMAP ACCESS ............................................................................ 21 
4.2.1.2 
ACCESS YOUR EMAIL USING OUTLOOK 2003 (IMAP) .................................................................... 27 
4.2.2  ADDITIONAL INFORMATION ON USING IMAP OR POP E-MAIL PROGRAMS ........................................ 27 
4.3  CREATE RULES ........................................................................................................................................ 27 
4.4  EMAIL APPLICATIONS FOR MAC .............................................................................................................. 28 
4.4.1  SET UP MAC OS 10.6 SNOW LEOPARD ACCESS TO OUTLOOK.COM ..................................................... 28 
4.4.2  SET UP OTHER MAC-BASED EMAIL PROGRAMS ................................................................................... 28 

Page 2 of 28 

sg  2. Calendars) are also covered.edu.  Postgraduates and Alumni).  some  of  the  most  common  and  productive  features  (such  as  Rules.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  1. Outlook 2003 where configurations are required  1. Student OWA (web‐based)  ‐ http://live.  namely:    1.smu. Introduction    1.3    Scope of this document    This  document  does  not  cover  all  the  topics  of  the  Live@edu  but  focuses  on  the  functions  that  SMU  students  will  be  using. Email clients such as Outlook 2007.  In  addition.1    About this document    This  document  describes  how  students  can  configure  and  connect  to  their  Live@edu  accounts.2    Audience of this document  The  intended  audiences  for  this  document  are  SMU  Students  (Undergraduates.    1.    The  document  will  also  cover  the  most  common  ways  to  access  Live@edu  accounts.  Any  new  Live@edu  updates  after  the  published date of this document will not be reflected too.   Page 3 of 28  .

 you will be redirected to Outlook Live where you can read your email. Upon successful login. If Single Sign‐On does not work.                5.    Page 4 of 28  .  Launch your browser. please use Manual Login with your SMU Login ID and  Password as follows:   Username: your SMU login ID (e. mary.  2.sg)    1.smu.smu.              3.  You will be prompted with the following screen. go to http://live. Click on Login. click Login at Single Sign‐On.1    Access Your Email via Student OWA (http://live.edu.  compose new message.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  2.lim.g. Email Access through Web ‐ Student OWA    2.sg.2007)   Password: SMU login password  4.edu. or manage your Calendar and Tasks.

 highlight a rule.3    Change Password (Via Student OWA only)     1.sg). 4. click here. click Options > Organize E‐Mail > Inbox Rules  You can use the Inbox Rules tab to create/edit/delete rules.2    Create Rules   You can create rules that help you to automate your e‐mail system and to stay better  organized. For example.  6. and then click Delete to delete the rule    You  can  also  create  rules  directly  from  messages. or open the message and then click Create Rule on the toolbar. click New   To edit an existing rule.  Select the address you want your mail sent to by double‐clicking on it in the address book  view. If the address you want to redirect to doesn't appear. select Redirect the message to.  Under When the message arrives. 5.  To  create  a  rule  directly  from  a  message:    Right‐click the message in the message list pane.smu. At SMU Login page.    1. highlight a rule. you can create a rule to automatically move all mail sent to a  group you're a member of to a specific folder. 3. After you sign in to your account. select Apply to all messages. and then click Details to see and edit the  rule   To delete an existing rule.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  2.  7.  2.    2. Click OK to save your selections and return to the new rule window.  Under Do the following. go to Student OWA   (http://live.  To manage rules.  On the Inbox Rules tab. you can enter the e‐mail address  in the To field. click New. Click Save to save your rule and return to the Inbox Rules tab.edu. click To change your password. 2.  Page 5 of 28  . Launch your browser. click Options > Organize E‐Mail > Inbox Rules.     To create a new blank rule using the Inbox Rules tab.    Example: Automatically redirect all messages another account    One  useful  example  of  rules  is  to  automatically  redirect  emails  to  another  email  account.  Click Create Rule.

Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010            3. !$#.g. mary.     Page 6 of 28  .lim.. %&)   o At least eight (8) characters or more.  Tab  Description  Username:  This is your SMU Login ID   (for example.2007)  Old Password:  This is your existing SMU Login password  New Password:  This is your new desired SMU Login password *  Confirm New Password:  Type in your new desired SMU Login password again *    * IMPORTANT: Your password must meet all of the following conditions:     Is not based on the user’s account name   Contain “characters” from at least 3 out of the following 4 categories:   o Uppercase alphabet characters (A‐Z)   o Lowercase alphabet characters (a‐z)   o Arabic numerals (0 – 9)   o Non‐alphanumeric characters (e. Type in the following information into the right pane and click Change Password.

  It  is  applicable each time you change your SMU password. You will see the following screen.  you  will  continue  to  use  your  old  password  to  login  to  your  notebook  but  your  new  (changed)  password  to  access  all  other  SMU  resources.  This  section  is  applicable  to  notebooks  that  have  been  configured  and  joined  to  the  SMUSTU  domain.    Page 7 of 28  . Subsequently.                                5. upon successfully change of password.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010              4. you will use the  new password for all logins including logging into your notebook. *Note:  Changing  SMU  Login  password  within  and  outside  of  SMU  campus.  This  is  applicable until you bring your notebook and log in within SMU.  For  students  who  are  joined  to  the  SMUSTU  domain  and  have  changed  their  SMU  Login  password  outside  SMU  campus.

outlook. In the Mail Setup dialog box.     NOTE: Changing Password at Outlook Live  You are advised not to change your SMU Login password at Outlook Live. (In Classic view.com.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  This  is  the  feature  of  the  notebook  and  many  students  have  been  logged  out  of  your  notebooks because of this.  In the 64‐bit edition of Windows Vista. double‐click Mail)  3. Click Start > Control Panel  In the 32‐bit edition of Windows Vista.com  site  using  only  your  e‐mail  address  and  password  sign‐in  information. click User Accounts (or User Accounts and  Family Safety) > Mail.smu. Close Outlook 2007 if it's open.  double‐click Mail)  In Windows Vista/Windows 7. In Control Panel. click Show Profiles. Email Access through Email Client Program ‐ Outlook 2007  This chapter covers all the key aspects of accessing/using your Live@edu account via  Outlook 2007.sg). (In Classic view. click Mail.    3. and then double‐click Mail. You will use the new password  for all logins including activating your notebook.      In Windows XP.1    Configure Outlook 2007 to access Emails (Live@Edu)      You  can  automatically  set  up  Office Outlook 2007  to  access  your  account from  Outlook. Instead it is strongly  recommended  that  you  change  your  SMU  Login  password  via  Student  OWA  (http://live.    1.  your  notebook  would  have  been  automatically synchronized when the password was changed. Click Start > Control Panel > User Accounts > Mail. Page 8 of 28  . select Additional Options > View 32‐bit  Control Panel Items.edu.    3.  2.   2.4    Other Features/Functionalities    For guides on other features/functionalities. The reason is that your notebook still holds the old password until  it is synchronized in SMU.      For  students  who  change  their  passwords  within  SMU. you can refer to http://help.  Currently only the 2007 version of the program is supported.

 give the profile a name  that identifies it as the profile for your account in Outlook.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  4.com).  Page 9 of 28  . Type a name for the profile and then click OK.  5. (As a best practice. Click Add. Select Prompt for a profile to be used.

Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  Page 10 of 28  .

 If you don't want to see  this message every time auto‐setup runs. then click Next. Outlook 2007 will display a message that asks you to allow the Web site to automatically  set up your account. select Don't ask me about this website again.  and then click Allow.  Page 11 of 28  . The program runs auto‐setup periodically. enter your name. e‐mail  address. When the Add New E‐Mail Account dialog box opens. and password in the appropriate fields. 7.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  6.

 click Finish. You may be prompted to enter your user name  and password several times before you connect.lim.sg).smu.   Make sure you enter your full e‐mail address as your user name (e.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  8. Outlook 2007 will automatically set up the account.   3 Page 12 of 28  .. You will be prompted as follows.g.edu.  mary.2007@business.    9. You'll be asked for your user name  and password before Outlook 2007 can connect to your account.

   13. click on Outlook.lim.2007@business.  (e.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  10. To access to your email.edu. choose your Live@edu profile.   12.. You will be prompted to select profile. Then.g.  Click OK.  Enter your full e‐mail address as your user name and your password. click OK at the next screen.      Page 13 of 28  .smu. Click OK. You will be prompted to key in your username and password. mary.sg)                 15.  11.   14.

Highlight Personal Folder File (.   Keep in mind that if you overwrite your existing PST file with your backup PST file.   1.. All you do is copy the backup PST file(s) into the folder that you located when  you initially backed up your work.         Page 14 of 28  .. any  new data since the last backup will be deleted. Click on File > Import and Export.pst) and click Next.1.1 Configure Personal Folders (Archived Emails)  If  you  have  correctly  backup  your  Outlook  data  into  a  backup  PST  file(s).  2. Highlight Import from another program or file and click Next. If you have recent data that is not on  the backup copy of your PST file and you do not want to lose the recent data.  restoring  is  simple.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  3.        3. then you  can use the Import command to add data instead of overwriting data.

 click Mail.   7.  Click New Rule. repeat the process for other PST files such as your archive.  6. If needed.pst. From existing templates. 4.aspx  Page 15 of 28  . and click Next. select the Run  this rule now on messages already in "folder" check box on the last page of the Rules  Wizard. click Rules and Alerts. and then click Next.   Under Select when messages should be checked.     3. and then click Next.2    Create Rules   You  can  create  rules  that  help  you  automate  your  e‐mail  system  and  stay  better  organized. 5.   1. For example.com/en‐us/outlook/HP052428971033. For more information.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  4. select Check messages when they  arrive or Check messages after sending.    There are many other ways to create rules. select the Create this rule  on all accounts check box on the last page of the Rules Wizard.  Click Start from a blank rule. 2. messages  etc. Browse to the PST file that you want to import. If you want to run this rule on messages already in one of your folders. 3.    To have this rule apply to all your e‐mail accounts and Inboxes. please refer to the following URL:‐  http://office. In the Navigation Pane.  On the Tools menu. you can create a rule to automatically move all mail sent to a  group you're a member of to a specific folder  This section covers creating a rule from scratch.  5. folders.microsoft. Follow the rest of the instructions in the Rules Wizard.

Click the Delegates tab.4    Grant Delegate Access   A  delegate  automatically  receives  Send  on  Behalf  permissions.  determine  the  level  of  access  that  you  want  to  give  the  delegate. the manager  Receive meeting request responses sent to you. the manager  Compose and send an e‐mail message that.3    Open Other Mailbox  Just as you might have an assistant who helps you manage your incoming paper mail. and then click Add.  you  can  use  Outlook  with  Exchange  server  e‐mail  accounts  to  give  another  person  access to your Inbox and any other Outlook folder. The delegate can also organize meetings  on your behalf and respond to your meeting requests and task requests.  This  means  your  delegate can do the following:       Respond to a meeting request sent to you. modify. and delete items.     1. the delegate can read only the meeting requests and responses sent to the  manager. On the Tools menu. will have Delegate Name  on behalf of Manager Name next to From  By default.  and  respond  to  requests  for  another person is call “Delegate Access”.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  3.  2. click Options.    3. The delegate does not have access to read any other messages in your Inbox.  read  and  create  items.  Page 16 of 28  . The process of granting someone  permission  to  open  folders.    The  person  granting  permission.  You  can  give  a  delegate  permission  to  read  items  in  your  folders  or  to  read. You can give a delegate permission to send and  respond to e‐mail messages on your behalf. create. when received.

  In the Manage list. create. the  default permission settings. Type the name of the person whom you want to designate as your delegate.    If a delegate needs permission to work with meeting requests and responses only.  You are using POP3 or IMAP email access protocol. The administrator creates and maintains this address  book.    Note:   The delegate must be a person in the Exchange Global Address List (Global  Address List: The address book that contains all user.   In the Add‐In Manager dialog box. and then click Go. The Outlook status  bar should display Connected to Microsoft Exchange or Online. and then click Open   Click OK to close the Add‐In Manager dialog box  We recommend that you restart Outlook after the changes. Click Add.  Meeting requests and responses will go directly to the delegate's Inbox. the meeting is automatically added to your Calendar folder. you must install the add‐in.  o o o On the Tools menu. click Install   Select dlgsetp. and then click OK. group.    If Delegate Access is not listed.  5. select the Delegate Access check box.  Page 17 of 28  . is sufficient.  3.  The add‐in that contains the Delegate Access feature might not be installed or turned on. click Exchange Client Extensions.    4.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  If the Delegates tab or Add button is missing    The Delegates tab or the Add button might be missing because of one or more of the  following reasons:       An active connection does not exist between Outlook and Exchange. including Delegate receives copies of meeting‐related  messages sent to me.  In the Add‐In Manager dialog box.ecf. because after the delegate responds to the meeting  on your behalf. and distribution list e‐mail  addresses in your organization. and modify items)  permission to your Calendar folder. In the Delegate Permissions dialog box.    Note:   By default. click Trust Center. and then click Add‐ins. It may also contain public folder e‐mail addresses). You can leave the Inbox permission setting at None. or search  for and then click the name in the search results list. the delegate is granted Editor (can read. you can accept the default permission settings or  select custom access levels for Exchange folders.

 select the  Automatically send a message to delegate summarizing these permissions check box.  Page 18 of 28  .    Important   This is a global setting that affects all of your Exchange folders. For example. the delegate can do everything that an Author has  permission to do and additionally can modify and delete the items that the  manager created. If you want.  Editor   With this permission. Notes. Click OK. including all  Mail. the delegate can read items in the manager's  folder. To send a message to notify the delegate of the changed permissions. Tasks. Calendar. Contacts. and  modify and delete items that you create. select the Delegate can see my private items check box.  6.    8. You cannot allow access to  private items in only one folder. and Journal folders. a delegate can create task  requests and meeting requests directly in the manager's Task or Calendar folder  and then send the item on the manager's behalf.    7.  Author   With this permission. the delegate can read and create items.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010    Descriptions of delegate permissions levels  o o o Reviewer   With this permission.

Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010    3.microsoft. you can refer to  http://office.com/en‐us/outlook/FX100647191033.aspx  Page 19 of 28  .5    Other Features/Functionalities  For more help and How‐to guides on Outlook 2007.

 You'll  need to set or verify those settings later in this procedure   Write down the values for the SMTP port and encryption method. select About. Email Access through other Email Client Programs    You can access your Live@edu account via any IMAP/POP3 Client. At the drop down option. After you sign in successfully.com.  and then click About (at top right corner).Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  4. You'll need to  set or verify those settings later in this procedure  Page 20 of 28  . Scroll down to External POP Setting:      Note:      Write down the values for the POP or IMAP port and encryption method.   4.   1. click the drop‐down arrow next to the Help question mark.1    General Settings for IMAP and POP3 access  You can find the POP or IMAP server settings for your e‐mail account by signing in to  Outlook Web App at the following address: https://outlook.  2.      3.

1 Access Email Using IMAP (Recommended)   4. your SMTP server name is  pod51003. Click on Show Profiles.outlook.2.1 Configure Outlook 2003 for IMAP Access    You can connect Outlook 2003 to your e‐mail account using only POP3 or IMAP4  connectivity.    Here we will show you how to configure Outlook 2003 using IMAP connectivity.outlook.com  ‐ Port: 587  ‐ Encryption method: TLS  4. if the About page shows the following.  Page 21 of 28  . Click on Start > Control Panel > Mail.2    Using Outlook 2003   4.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010   For example. In WinXP.  1.2.com    External SMTP setting:  ‐ Server name: pod51003.  2.1.

Click on Prompt for a profile to be used. Click OK. give the profile a name  that identifies it as the profile for your account on Outlook.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  3. Type a name for the profile and then click OK.com)  Page 22 of 28  .  4. (As a best practice.

Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  5. Click on IMAP.   6. then click Next. Page 23 of 28  . Click on Add a new e‐mail account. then click Next.

Under Your Name: Key in your name (e.1 to get the server settings )  i.  mary.2007@business. At the next screen   a.2007@business.smu.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  7.outlook. Mary Lim)  ii.edu.  mary.sg)  b.g. User Name: Key in your email address  (e.sg)  ii. Outgoing mail server (SMTP): Key in pod51003.lim.g. Server Information: (refer to section 4.lim. Under User Information:  i.com  ii.com  c.g.smu. Logon Information:  i. Password : Key in your password    NOTE:   Do NOT select Log on using Secure Password Authentication (SPA)  Page 24 of 28  .outlook. E‐mail Address: key in your email address (e.edu. Incoming mail server (IMAP): Key in pod51003.

  d. select My outgoing server (SMTP) requires  authentication. type the name you want to use for this  email account. Make sure Use same settings as my incoming mail server is  selected.  e.  Page 25 of 28  . under Mail Account. At General Tab.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  8. At Outgoing Server tab.  Click on More Settings and you will be prompted with the next screen.

  Page 26 of 28  . select the This server requires an encrypted  connection (SSL) check box   Under Outgoing server (SMTP).Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  f. select the This server requires an encrypted  connection (SSL) check box.    Under Incoming server (IMAP). On the Congratulations page. click Finish. On the Advanced tab. and then click OK  g.

com/en‐us/140/cc875899.microsoft.1. click Rules and Alerts. Click on Outlook. select the Run this  rule now on messages already in "folder" check box on the last page of the Rules Wizard.lim. please refer to the following URL:  http://office.smu. Key in your username and password when prompted.  There are many other ways to create rules.  messages etc.2007@business. Follow the rest of the instructions in the Rules Wizard. For more information. In the Navigation Pane.2 Access your Email using Outlook 2003 (IMAP)    1. From existing templates.2.   If you want to run this rule on messages already in one of your folders.   Under Select when messages should be checked.sg)  4.g. mary.  Username: your full email address (e.2 Additional Information on Using IMAP or POP E‐Mail Programs  You can find more information on using IMAP or POP email programs at  http://help.3 Create Rules   You can create rules that help you to automate your e‐mail system and to stay better  organized.aspx  Page 27 of 28  .  2. folders.2.  2.  5. Click Start from a blank rule. click Mail.   1. select the Create this rule on  all accounts check box on the last page of the Rules Wizard.  3. and then click Next. select Check messages when they arrive  or Check messages after sending.aspx  4.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  4. On the Tools menu. Click New Rule. select your Live@edu profile.outlook.  To have this rule apply to all your e‐mail accounts and Inboxes.com/en‐us/outlook/HP052428971033. and then click Next. For example. you can create a rule to automatically move all mail sent to a  group you're a member of to a specific folder    This section covers creating a rule from scratch.  4.

aspx ~ End of Document ~  Page 28 of 28  . please refer to  the following URL: http://help.4.aspx  4.com    To set up Mac OS 10. please  refer to the following URL: http://help.com/en-us/140/cc875899.2 Set up other Mac‐based Email Programs     To set up other Mac‐based email programs to access your Live@edu email account.outlook.6 Snow Leopard access to Outlook.Live@edu User Guide                                                                                                21‐June‐2010  4.outlook.4    Email applications for MAC  4.com/en-us/140/ee461396.1 Set up Mac OS 10.4.6 Snow Leopard to access your Live@edu email account.