Clase 8

Introduccin a la Gestin de Proyectos Proceso de Planificacin
ING. Yamil Quiones Nieto Jefe de Proyectos
Ing. Yamil Quiones Nieto
Gestin de Proyectos 2013-I
1 / 67
Leccin 10 : Estimar Costos Leccin 11 : Presupuestar Costos Leccin 12 : Planificar Calidad Leccin 13 : Planificar RRHH Leccin 14 : Planificar las Comunicaciones Leccin 15 : Planificar de la Gestin de Riesgos Leccin 16 : Identificar de Riesgos Leccin 17 : Analizar Cualitativamente Leccin 18 : Analizar Cuantitativamente
2 / 67
Gestin de (l) (los) (las) 4.Integracin del Proyecto 5. Alcance del Proyecto 6. Tiempo del Proyecto
Iniciacin
4.1 Desarrollar el Acta de constitucin del proyecto.
Planificacin
4.2 Desarrollar el Plan de Gestin del proyecto.
Ejecucin
4.3 Dirigir y Gestionar la ejecucin del proyecto.
Seguimiento y control
4.4 Supervisar y controlar el trabajo del proyecto. 4.5 Control Integrado de Cambios. 5.4 Verificar el alcance. 5.2 Controlar el Alcance. 6.6 Control del Cronograma.
Cierre
4.6 Cerrar el proyecto.
5.1 Recopilar Requisitos. 5.2 Definir el Alcance. 5.3 Crear el EDT 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 Definir Actividades. Secuenciar Actividades. Estimar Recursos para Actividades. Estimar Duracin de las Actividades. Desarrollo del Cronograma.
7. Costos del Proyecto 8. Calidad del Proyecto 9. RRHH del Proyecto
7.1 Estimar los costos. 7.2 Preparar Presupuesto 8.1 Planificar la Calidad 8.2 Realizar el Aseguramiento de Calidad 9.2 Adquirir el equipo del Proyecto. 9.3 Desarrollar el equipo del Proyecto. 9.2 Gestionar el equipo del Proyecto. 10.3 Distribucin de Informacin. 10.4 gestionar las expectativas del Stackeholders
7.3 Control de costos.
8.3 Controlar Calidad
9.1 Planificar los RRHH.
10. Comunicaciones del Proyecto
10.1 Identificar los Stackeholders.
10.2 Plan de Comunicaciones.
10.5 Informe del Rendimiento.
11.Gestin de los Riesgos del Proyecto 12.Adquisiciones del Proyecto
11.1 Planificacin de la gestin de riesgos. 11.2 Identificacin de Riesgos. 11.3 Analizar Cualitativamente. 11.4 Analizar Cuatitativamente. 11.5 Planificar las respuestas de Riesgos. 12.1 Planificar las Adquisiciones. 12.2 Realizar las Adquisiciones.
11.6 Seguir y Controlar riesgos.
12.3 Administrar las Adquisiciones.
12.4 Cerrar las Adquisiciones.
3 / 67
Presupuestar Costos
Objetivos: Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para: Sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una lnea base de costo.
4 / 67
Presupuestar Costos
5 / 67
Entradas
Lnea base del Alcance.

Enunciado del Alcance del Proyecto. Estructura de Desglose de Trabajo. Diccionario de la EDT.
Estimaciones de Costos de las Actividades Base de las estimaciones. Cronograma. Calendario de Recursos Contratos Activo de los procesos de la Organizacin
6 / 67
Tcnicas y Herramientas Estimacin Paramtrica f(m2), f(h-h), f(ldc) la Exactitud depende de la complejidad y de la info incorporada al modelo. Suma de Costos Las estimaciones se suman por paquetes de trabajo de acuerdo con la EDT. Se sigue con los niveles superiores hasta llegar a todo el proyecto. Juicio de Experto Experiencia que sirve para estimar: Otras unidades, consultores, stakeholders, asociaciones profesionales, grupos industriales, etc.
7 / 67
Tcnicas y Herramientas Anlisis de Reservas Considerar contingencias. No forman parte de la lnea base pero estn incluidas en el presupuesto. Conciliacin del limite de financiacin Puede requerir ajustes al cronograma. Se logra aplicando restricciones de fecha a hitos o paquetes de trabajo. Relaciones Histricas Cualquier relacin histrica que de como resultado estimaciones paramtricas o anlogas implica el uso de caractersticas (parmetros) del proyecto.
8 / 67
Tcnicas y Herramientas Algunas buenas practicas La estimacin de costos debe basarse en el EDT para mejorar la exactitud. La estimacin debe ser hecha por la persona que hace el trabajo. La informacin histrica es clave para mejorar los estimados. Los costos(y el tiempo, alcance y recursos) deben ser gestionados permanente para alcanzar los estimados. La lnea base del costo (y el tiempo, alcance y recursos) debe ser mantenida o preservada y no debe cambiar excepto para los cambios aprobados al proyecto.
9 / 67
Tcnicas y Herramientas Algunas buenas practicas Los planes deben revisarse constantes durante la ejecucin del trabajo. Las acciones correctivas deben tomarse cuando ocurren los problemas de costo( y de tiempo, alcance y recursos). Un gerente de proyectos no debe aceptar los requerimientos de tiempo y costo de la gerencia sin haber analizado previamente las necesidades del proyecto, haber calculado sus propios estimados y haber tratado de conciliar diferencias.
10 / 67
Salidas Linea base del Costo
Implica sumar los costos estimados de las actividades o paquetes de trabajo para establecer una lnea base del costo total a fin de medir el rendimiento del proyecto. Para ello hay que expresar los costos en periodos de tiempo.
11 / 67
Salidas
CASA DE CAMPO
$5200
1. Estudios
2. Diseos
3. Construccin
4. Acabados
5. Gestin
$850
$200
3.1. Afirmado 3.2. Ed. reas de descanso 3.3. Ed. reas de recreacin 3.4. Habilitacin de otras reas
$200
Dorm. Padres Dorm. Hijos Dorm. Hijas
2.1. Maquetas
2.2. Planos
$100
$100
Cancha Frontn Cancha Tenis Piscina
5.1. Planeamiento
5.2. Control
$150
$50
12 / 67
Salidas
Acumulacin en el tiempo
Proyecto de casa de campo Fecha

02-Enero 03-Enero 04-Enero 05-Enero 06-Enero 07-Enero 08-Enero 150 50
Valores($)
850 100 100
Acumulados($)
850 950 1050 1050 1050 1200 1250
13 / 67
Salidas
EDT
Lista de Actividades Estndar
RECURSOS Estndar Costos Estndares
ESTRUCTURA SLIDA DE INTEGRACIN ENTREGABLE-ACTIVIDAD-RECURSO/COSTO
14 / 67
Salidas
ALCANCE LNEA BASE
EDT

EL EDT ES LA LNEA BASE DEL ALCANCE
15 / 67
Salidas
ALCANCE LNEA BASE
EDT
CRONOGRAMA LNEA BASE

EL CRONOGRAMA ES LA LNEA BASE DEL TIEMPO, Y HA SIDO CONSTRUIDO EN BASE AL EDT Y LOS RECURSOS ASIGNADOS
16 / 67
Salidas
ALCANCE LNEA BASE
EDT
PRESUPUESTO LNEA BASE

EL PRESUPUESTO ES LA LNEA BASE DEL COSTO, Y HA SIDO CONSTRUIDO SOBRE EL EDT Y EL CRONOGRAMA
17 / 67
Salidas
EDT
ALCANCE LNEA BASE
PRESUPUESTO LNEA BASE
LAS TRES LNEAS BASES ESTN INTEGRADAS SOLIDAMENTE
18 / 67
Salidas Requisitos de Financiacin Los requisitos de financiacin se derivan de la lnea base de costos y pueden establecerse para excederlos con el fin de responder al avance temprano o los sobrecostos En general la financiacin no es continua y aparece como una funcin escalonada. Los fondos totales necesarios son la lnea base ms las reservas de gestin.
19 / 67
Salidas Actualizacin de documentos del Proyecto Registros de riesgos, estimados de costos, cronograma del proyecto.
Cambios Solicitados El proceso Preparacin del Presupuesto de Costes puede generar cambios solicitados que afecten al plan de gestin de costos u otros componentes del plan de gestin del proyecto. Los cambios solicitados se procesan para su revisin y disposicin a travs del proceso Control Integrado de Cambios .
20 / 67
21 / 67
Iniciacin
Planificacin
Ejecucin
Cierre
22 / 67
Planificar Calidad
Objetivos: Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para: Identificar qu normas y/o requisitos de calidad para el proyecto y producto son relevantes y determinar cmo satisfacerlas.
23 / 67
Planificar la calidad
Consiste en identificar qu estndares de calidad son relevantes para el proyecto, y determinar cmo satisfacerlos. Los estndares de calidad pueden ser parte de un modelo de calidad tipo SixSigma, ISO, TQM, CMMI u otro. La calidad se planifica, se disea e incorpora, no se incluye mediante inspeccin.
24 / 67
Entradas
Lnea base del Alcance.

Enunciado del Alcance del Proyecto. Estructura de Desglose de Trabajo. Diccionario de la EDT.
Estimaciones de Costos de las Actividades Base de las estimaciones. Cronograma. Calendario de Recursos Contratos Activo de los procesos de la Organizacin
25 / 67
Entradas
Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la Organizacin Lnea Base del Alcance

EDT Diccionario del EDT. Enunciado del Alcance
Registro de Interesados Lnea base de Costos Lnea base de Cronograma. Registro de Riesgos
26 / 67
Tcnicas y Herramientas Anlisis de costo beneficio El principal beneficio de cumplir con los requisitos de calidad es un menor reproceso, lo cual significa mayor productividad, menores costos y mayor satisfaccin de los interesados. El costo principal de cumplir con los requisitos de calidad son los gastos asociados con las actividades de gestin de la calidad del proyecto. Se debe considerar el balance entre los beneficios y costos de la calidad :
-Beneficio principal : es menor retrabajo, lo cual representa mayor productividad, menores costos y mayor satisfaccin de los stakeholders. -Costo principal : es el gasto asociado con las actividades de gestin de la calidad del proyecto. Es axiomtico que el beneficio de la calidad supera a su costo.
27 / 67
Tcnicas y Herramientas Anlisis de costo beneficio
28 / 67
Tcnicas y Herramientas Estudios comparativos
Comparar prcticas reales o planeadas con otros proyectos, genera ideas de mejora y estndares para medir rendimiento. Otros proyectos pueden estar dentro o fuera de la organizacin, y pueden ser de la misma u otra rea de aplicacin. Ejemplo: Benchmarking
29 / 67
Tcnicas y Herramientas Estudios comparativos
30 / 67
Tcnicas y Herramientas Diseo de Experimentos (DOE) Mtodos estadsticos que ayuda a identificar que factores pueden influir sobre variables especificas de un producto o proceso en desarrollo o produccin. Se usa para optimizar productos o procesos Proporciona un marco estadstico para cambiar todos los factores importantes en lugar de hacerlo uno a uno. Proporciona las condiciones ptimas para productos o procesos, resaltando factores que influencian resultados y revelando interacciones y sinergias entre factores. Ejemplo: Combinacin de sabores aceptadas para un yogurt (mango-pia, pera-higo, etc)
31 / 67
Tcnicas y Herramientas
32 / 67
Tcnicas y Herramientas Costos de Calidad (CoQ) Costo total incurrido en inversiones para prevenir el incumplimiento de requisitos, evaluar la conformidad del producto o servicio con los requisitos, y por no cumplir con los requisitos(reprocesos). Costos de falla pueden ser internos y externos. Costos de falla tambin son conocidos como costos por calidad deficiente.
33 / 67
Tcnicas y Herramientas
Costos que pueden ser obtenidos basndose en la informacin de la contabilidad tradicional.
Prevencin Controlables Evaluacin
Costos Directos Resultantes Costos de Calidad
Fallas Internas Fallas Externas
En que Incurre el cliente Costos Indirectos

Costos cuyos datos normalmente no se registran y que son consecuencia del impacto de nuestras decisiones en el comportamiento del cliente. Ing. Yamil Quiones Nieto
Insatisfaccin del cliente Perdida de Reputacin
34 / 67
Tcnicas y Herramientas Ejemplo de clasificacin de costos de calidad

Costos de Calidad :
Costos de Prevencion
Costos de Evaluacion
Costos Internos de Falla
Costos Externos de Falla
Entrenamiento Estudios de capacidad de procesos Encuestas proveedores Encuestas sub contratistas
Inspeccion y prueba de productos Manten.de equipos de ins/pru Costo de procesar y reportar inpecc Revisiones de diseo
Desperdicios y retrabajos Cargos por cobros tardios Costos de inventario por defectos Costos de ingen por errores diseo
Costos de garantia Entrenamiento personal de servicio Costos de recuperacion y reparacion Representacion legal por resp prod Manejo de reclamos Perdida de negocios futuros
Revisiones diseo interno y demost. Mortalidad infantil (falla prematura) Revisiones de performance de costo Correccion de documentacion
35 / 67
Tcnicas y Herramientas Diagramas de control
36 / 67
Tcnicas y Herramientas Diagramas de control
37 / 67
Tcnicas y Herramientas Muestreo estadistico Diagramas de Flujo Metodologas propietarias de Gestion de Calidad Herramientas Adicionales Tormenta de ideas. Diagramas de afinidad. Anlisis de campos de fuerza. Tcnicas de grupo nominal. Diagrama matriciales. Matrices de priorizacin.
38 / 67
Salidas
Plan de gestin de calidad

Describe

como el equipo del proyecto, implementar la POLITICA DE CALIDAD de la organizacin ejecutante.

Polticas de calidad. Identificacin de todos los clientes internos y externos. Expectativas y requerimientos. El equipo de calidad. Roles y responsabilidades. Estndares. Procedimientos, procesos, herramientas, Mtricas y recursos necesarios.
Ejemplo
de Poltica de calidad. Proporcionar a nuestros clientes
un servicio oportuno y confiable dirigido a satisfacer sus expectativas bajo Esquema de Mejora continua.
39 / 67
Salidas
Mtricas de calidad
Definicin operativa que describe en trminos muy especficos cuales son los factores de calidad relevantes y como sern medidos por el proceso de control de calidad.

Costo por transaccin. Costo total de soporte por mes despus de terminada Porcentaje de entregables aceptados a la primera. Numero de riesgos que fueron exitosamente mitigados Numero de defectos descubiertos despus de la aceptacin final.
Se usan en los procesos de Control de Calidad y Aseguramiento de Calidad.
40 / 67
Salidas
Mtricas de calidad
Satisfaccin del cliente con los entregables del producto (encuesta).

Confiabilidad Tiempo de respuesta Flexibilidad. Seguridad Fcil de entender los mensajes.
41 / 67
Salidas
Lista de control de calidad
Herramienta estructurada usada para verificar que se han ejecutado una serie de pasos requeridos. Especfica para componentes Muchas organizaciones tienen disponibles checklists estandarizados para asegurar consistencia en tareas que se ejecutan frecuentemente. En algunas reas de aplicacin, los checklists tambin estn disponibles en asociaciones profesionales o proveedores comerciales de servicios.
42 / 67
Salidas
Plan de mejoras del proceso
El plan de mejoras del proceso detalla los pasos para analizar los procesos que facilitarn la identificacin de actividades que incrementan su valor. Las reas por considerar incluyen:
Limites del proceso, Describen la finalidad de los procesos, su inicio y finalizacin, sus entradas y salidas, los datos requeridos, el propietario y los interesados. Configuracin del proceso, Una descripcin grfica de los procesos, con las interfaces identificadas, que se utiliza para facilitar el anlisis. Mtricas del proceso, Junto con los lmites de control, permiten analizar la eficacia del proceso. Objetivos de desempeo mejorado, Guan las actividades de mejora del proceso.
43 / 67
Salidas
Actualizaciones a los documentos del proyecto

Registro de Interesados La matriz de asignacin de responsabilidades
44 / 67
45 / 67
Iniciacin
Planificacin
Ejecucin
Cierre
46 / 67
Planificar los RRHH
Objetivos: Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para: Identificar y documentar los roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de informe, as como crear el plan de gestin del personal.
47 / 67
Planificar los RRHH
48 / 67
Entradas Factores Ambientales de la empresa. La definicin de los roles y responsabilidades del proyecto se desarrolla con un entendimiento de los modos en que se involucrarn las organizaciones; y las formas en que las disciplinas tcnicas y las personas interaccionan actualmente.
49 / 67
Entradas Activos de los procesos Organizacionales. A medida que las metodologas de gestin de proyectos maduran en una organizacin, las lecciones aprendidas de experiencias previas estn disponibles como activos de los procesos organizacionales para ayudar a planificar el proyecto actual. Entre estos activos tenemos:

Plantillas. Listas de verificacin.
50 / 67
Entradas Plan de Gestin del Proyecto. Incluye los requerimientos de recursos de las actividades, y las descripciones de las actividades de gestin de proyectos, tales como: aseguramiento de la calidad, gestin de riesgos, y procura, que ayudarn al equipo de proyecto a identificar los roles y responsabilidades requeridos.
51 / 67
Herramientas y Tcnicas Organigramas y descripciones de puestos Existen varias formas de documentar roles y responsabilidades, la mayora cae dentro de los tipos jerrquicos, matriciales y texto.
Algunas otras asignaciones se especifican en otros planes subsidiarios de proyecto.
52 / 67
Herramientas y Tcnicas Organigramas y descripciones de puestos Cualesquiera combinacin de mtodos que se utilice, el objetivo final es asegurar que cada paquete de trabajo tiene un propietario definido y que todo el equipo tiene una clara comprensin de sus roles y responsabilidades.
53 / 67
Herramientas y Tcnicas Organigramas y descripciones de puestos
54 / 67
55 / 67
56 / 67
Herramientas y Tcnicas Creacin de relaciones de trabajo
Es la interaccin formal o informal con otras personas dentro de una organizacin. Comprender los factores polticos e interpersonales que tendrn un impacto sobre la eficacia de diversas opciones de direccin del personal.

Correspondencia proactiva. Almuerzos de negocios. Las conversaciones informales. Conferencias especializadas.
Teora de la Organizacin
Proporciona informacin concerniente a los modos en que se comportan las personas, equipos y unidades organizacionales. Esto puede ayudar a desarrollar el Plan de Recursos humanos y los resultados del mismo.
57 / 67
Salidas Roles y Responsabilidades
Rol, etiqueta que describe la porcin del proyecto por la cual es responsable la persona: ingeniero civil, enlace con los tribunales, analista de negocios, etc. Autoridad, derecho de aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones, y firmar aprobaciones. Responsabilidad, trabajo que el miembro del equipo de proyecto debe ejecutar para completar las actividades del proyecto. Competencia, habilidades y capacidades requeridas para completar las actividades del proyecto.
58 / 67
Salidas Organigrama del Proyecto
Representacin grfica de los miembros del equipo de proyecto y sus relaciones de reporte. Puede ser formal o informal, altamente detallada o esbozada en forma general, de acuerdo las necesidades del proyecto.
59 / 67
Salidas Plan de Gestin del personal
Describe cuando y cmo se satisfar los requerimientos de recursos humanos. Puede ser formal o informal, altamente detallada o esbozado en forma general, de acuerdo las necesidades del proyecto. El plan se actualiza continuamente durante el proyecto para dirigir el reclutamiento continuo y el desarrollo del personal.
60 / 67
Adquisicin del Personal, Cuando se

planifica el reclutamiento surgen las siguientes preguntas:
Los recursos humanos provendrn de la misma organizacin o de fuentes externas? Los miembros trabajarn en un solo local o en varios? Cules son los costos asociados con cada nivel de experiencia necesario? Cunto apoyo se recibir del rea de RRHH de la organizacin?
61 / 67
Horarios
Se debe describir los marcos de tiempo para los miembros del equipo de proyecto, tanto individual como colectivamente, as como tambin se debe detallar cuando se iniciarn las actividades de adquisicin tales como el reclutamiento y otras. Una herramienta que se utiliza para presentar el requerimiento de recursos humanos en forma de diagrama es el histograma de recursos.
62 / 67
Criterios de Liberacin
El determinar el mtodo y la oportunidad para liberar a los miembros del equipo beneficia tanto al proyecto como a los miembros en s mismos. El liberar a los miembros en forma oportuna reduce los pagos innecesarios. La motivacin se mejora si se planifica con anticipacin la transicin de los miembros hacia nuevos proyectos.
63 / 67
Medidas de Entrenamiento
Si los miembros del equipo no tendrn las competencias requeridas se debe desarrollar un plan de entrenamiento como parte del proyecto. Este plan puede incluir modos de ayudar a los miembros a obtener certificaciones que podran beneficiar al proyecto.
64 / 67
Reconocimiento y Recompensas
El tener criterios claros para las recompensas y un sistema planificado para usarlas, promover y reforzar los comportamientos deseados. Para ser efectivos stos reconocimientos y recompensas se deben basar en actividades y rendimientos bajo el control de la persona. El crear un plan para sto asegura que el reconocimiento se har efectivo y no se olvidar a medida que se ejecute el proyecto.
65 / 67
Cumplimiento
Se pueden incluir estrategias para cumplimiento de regulaciones gubernamentales, pactos colectivos, y otras polticas establecidas de recursos humanos.
66 / 67
Seguridad
Se pueden incluir polticas y procedimientos para proteger a los miembros del equipo de peligros de seguridad.
67 / 67
68 / 67
Iniciacin
Planificacin
Ejecucin
Cierre
69 / 67
Planificar Comunicaciones
Objetivos: Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para: Determinar las necesidades de informacin y comunicaciones de los interesados del proyecto.
70 / 67
71 / 67
72 / 67
Determina las necesidades de informacin y comunicaciones de los interesados del proyecto.
Quin necesita cual informacin?
Cuando la necesita?
Cmo se le dar la informacin?
Quin le dar la informacin?
73 / 67
Entradas - Planificar Comunicaciones
Factores Ambientales.

Cultura, normas, Infraestructura, RRHH. Sistemas de Informacin. Lecciones aprendidas, informacin histrica. Procedimientos establecidos. Plantillas, requisitos de comunicacin.
Activo de los procesos de la Organizacin

Registro de Interesados. Estrategia de gestin de Interesados.
74 / 67
Tcnicas y Herramientas - Planificar Comunicaciones Anlisis de Requisitos de Comunicaciones
Da como resultado la suma de las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto. Los requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la informacin requerida, con un anlisis del valor de dicha informacin. Los recursos del proyecto slo deben emplearse en comunicar informacin que contribuya al xito, o cuando la falta de comunicacin puede llevar al fracaso.
75 / 67
76 / 67
77 / 67
Tcnicas y Herramientas - Planificar Comunicaciones Tecnologa de las Comunicaciones
Las metodologas usadas para transferir informacin pueden variar significativamente. Los factores de la tecnologa de comunicaciones que pueden afectar el proyecto son:

Urgencia de la necesidad de informacin . Disponibilidad de la tecnologa. Personal previsto para el proyecto. Duracin del proyecto. Entorno del proyecto.
78 / 67
Tcnicas y Herramientas - Planificar Comunicaciones Modelos de Comunicacin Muestra un modelo de comunicacin bsica, que representa cmo la informacin se enva y se recibe entre dos partes, definidas como el emisor y el receptor. Los componentes clave de este modelo incluyen:
La codificacin. Traducir pensamientos o ideas a un lenguaje que es comprendido por otras personas. El mensaje y el mensaje de retroalimentacin. La salida de la codificacin. El medio. El mtodo utilizado para transmitir el mensaje. El ruido. Todo lo que interfiere con la transmisin y comprensin del mensaje (p.ej., la distancia, la falta de familiaridad con la tecnologa, la falta de informacin contextual). La decodificacin. Traducir nuevamente el mensaje en pensamientos o ideas coherentes.
79 / 67
Tcnicas y Herramientas - Planificar Comunicaciones Modelos de Comunicacin El Grfico 10-8 presenta un modelo de comunicacin bsica. La realizacin de una accin para confirmar recepcin del mensaje es inherente al modelo. Confirmar recepcin significa que el receptor indica que recibi el mensaje, pero no necesariamente que est de acuerdo con l. Otra accin es la respuesta a un mensaje, lo que significa que el receptor ha decodificado el mensaje, lo comprende y responde al mismo.
80 / 67
Tcnicas y Herramientas - Planificar Comunicaciones Mtodos de de Comunicacin
Existen varios mtodos de comunicacin que se emplean para compartir la informacin entre los interesados en el proyecto. De manera general, estos mtodos pueden clasificarse en:
Comunicacin interactiva. Entre dos o ms partes que realizan un intercambio de informacin de tipo multidireccional. Resulta la manera ms eficiente de asegurar entre todos los participantes una comprensin comn acerca de temas especficos, e incluye reuniones, llamadas telefnicas, videoconferencias, etc. Comunicacin de tipo push (empujar). Enviada a receptores especficos que necesitan conocer la informacin. Esto asegura la distribucin de la informacin, pero no garantiza que efectivamente haya llegado a la audiencia prevista ni que haya sido comprendida. Este tipo de comunicacin incluye las cartas, los memorandos, los informes, los correos electrnicos, los faxes, los correos de voz, los comunicados de prensa, etc. Comunicacin de tipo pull (halar). Utilizada para grandes volmenes de informacin o para audiencias muy grandes, que requieren que los receptores accedan al contenido de la comunicacin segn su propio criterio. Entre los mtodos, se incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual, los servidores de contenido, etc.
81 / 67
Salidas Planificar las comunicaciones Plan de Gestin de las Comunicaciones
El plan de gestin de las comunicaciones puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general. Por lo general, el plan de gestin de las comunicaciones proporciona:
o o
Requisitos de comunicacin. Informacin a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel de detalle. Responsable de comunicar. Persona o grupo receptor. Mtodos o tecnologa usada. Frecuencia de la comunicacin. Mtodo de escalamiento para temas polmicos no resueltos. Mtodo de actualizacin y refinamiento del plan. Glosario de terminologa comn.
82 / 67
o o o o o
o o
Salidas Planificar las comunicaciones Plan de Gestin de las Comunicaciones Tambin puede incluir guas para las reuniones de estado del proyecto, reuniones del equipo de proyecto, reuniones virtuales, y correo electrnico. El plan puede ser formal o informal, altamente detallado o esbozado ampliamente, dependiendo de las necesidades del proyecto. El planeamiento de las comunicaciones generalmente involucra la creacin de entregables adicionales que a su vez requieren tiempo y esfuerzo adicional.
83 / 67
Salidas Planificar las comunicaciones Cuadro de Evaluacin de Stakeholder
Matriz de Reporte a Stakeholders
84 / 67
Salidas Planificar las comunicaciones Informacin requerida por tipo de Stakeholders
85 / 67
Salidas Planificar las comunicaciones Tipos de necesidades de Informacin

Obligatorias
Status: Informes y actualizaciones Reuniones con el Comit Directivo Conferencias telefnicas y video conferencias con stakeholders remotos Informes requeridos por la autoridad Informes requeridos por la gerencia
Informativas
Sesiones para poner en conocimiento Entregables impresos colocados en un repositorio comn Informacin disponible en un website
De venta
Newsletter con sesgo positivo Intercambios unoa-uno con los stakeholders clave en forma permanente Road shows para explicar el proyecto y sus beneficios Testimoniales de terceros respecto al valor recibido
86 / 67
Salidas Planificar las comunicaciones Actualizacin de otros documentos Entre los documentos del proyecto actualizarse, se incluyen:

que
pueden
el cronograma del proyecto el registro de interesados la estrategia de gestin de los interesados
87 / 67

Clase 8

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Clase 8

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Introduccin a la Gestin de Proyectos Proceso de Planificacin

ING. Yamil Quiones Nieto Jefe de Proyectos

Ing. Yamil Quiones Nieto

Gestin de Proyectos 2013-I

Ing. Yamil Quiones Nieto

7. Costos del Proyecto 8. Calidad del Proyecto 9. RRHH del Proyecto

7.3 Control de costos.

8.3 Controlar Calidad

9.1 Planificar los RRHH.

10. Comunicaciones del Proyecto

10.1 Identificar los Stackeholders.

10.2 Plan de Comunicaciones.

10.5 Informe del Rendimiento.

11.Gestin de los Riesgos del Proyecto 12.Adquisiciones del Proyecto

11.6 Seguir y Controlar riesgos.

12.3 Administrar las Adquisiciones.

12.4 Cerrar las Adquisiciones.

Ing. Yamil Quiones Nieto

Ing. Yamil Quiones Nieto

Ing. Yamil Quiones Nieto

Lnea base del Alcance.

Ing. Yamil Quiones Nieto

Ing. Yamil Quiones Nieto

Ing. Yamil Quiones Nieto

Ing. Yamil Quiones Nieto

Salidas Linea base del Costo

Ing. Yamil Quiones Nieto

Cancha Frontn Cancha Tenis Piscina

Ing. Yamil Quiones Nieto

Proyecto de casa de campo Fecha

Ing. Yamil Quiones Nieto

Lista de Actividades Estndar

RECURSOS Estndar Costos Estndares

ESTRUCTURA SLIDA DE INTEGRACIN ENTREGABLE-ACTIVIDAD-RECURSO/COSTO

Ing. Yamil Quiones Nieto

ALCANCE LNEA BASE

Lista de Actividades Estndar

RECURSOS Estndar Costos Estndares

Ing. Yamil Quiones Nieto

ALCANCE LNEA BASE

Lista de Actividades Estndar

RECURSOS Estndar Costos Estndares

Ing. Yamil Quiones Nieto

ALCANCE LNEA BASE

Lista de Actividades Estndar

PRESUPUESTO LNEA BASE

RECURSOS Estndar Costos Estndares

Ing. Yamil Quiones Nieto

Lista de Actividades Estndar

CRONOGRAMA LNEA BASE

RECURSOS Estndar Costos Estndares

PRESUPUESTO LNEA BASE

LAS TRES LNEAS BASES ESTN INTEGRADAS SOLIDAMENTE

Ing. Yamil Quiones Nieto

Ing. Yamil Quiones Nieto

Ing. Yamil Quiones Nieto

Ing. Yamil Quiones Nieto

7. Costos del Proyecto 8. Calidad del Proyecto 9. RRHH del Proyecto

7.3 Control de costos.

8.3 Controlar Calidad

9.1 Planificar los RRHH.

10. Comunicaciones del Proyecto

10.1 Identificar los Stackeholders.