Síntesis Módulo II Tablas
Principales operaciones a) En una tabla con datos Se puede agregar o eliminar registros, modificar o eliminar datos de un registro y navegar a través de los registros. También es posible filtrar y ordenar los datos. Además se puede agregar campos a la tabla en la vista diseño. b) Creación de una tabla Se puede crear una tabla de tres formas:

  

En vista diseño Utilizando un asistente Introduciendo datos

Diseño y disposición de una tabla a) Creación de campos Al crear una tabla en vista diseño se define cada campo con un nombre y con el tipo de datos que almacenará, el que se puede elegir de la lista que se muestra en el sector Tipo de datos y que contiene los siguientes tipos: Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Autonumérico, Si/No, Objeto OLE, Hipervínculo y Asistente para búsqueda. También se puede asignar a un campo la clave principal, seleccionándolo y presionando el botón clave principal de la barra de herramientas Diseño. b) Propiedades de los campos Cada campo tiene una serie de propiedades que controlan la manera en que serán almacenados, manipulados y presentados los datos en el campo, las principales son:          Tamaño del campo, establece el máximo de datos que se pueden guardar en el campo Formato, establece la manera en que serán presentados los datos Máscara de entrada, es una guía para el ingreso de ciertos datos en el campo Título, es el nombre que se mostrará para el campo Valor predeterminado, valor por defecto para un campo Regla de validación, expresión que evalúa el dato ingresado al campo Texto de validación, mensaje que se muestra al no cumplirse la regla de validación Requerido, sirve para especificar si es necesario que exista un valor en un campo Indexado, permite realizar búsquedas sobre ese campo de forma más rápida

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con el botón Tipo de combinación. Además en la ventana Modificar relaciones está la opción de exigir integridad referencial. Al exigirse integridad referencial se activan las opciones de actualizar en cascada y eliminar en cascada. Finalmente se puede establecer las propiedades de la combinación. opción Guardar Relaciones de tablas a) Creación de relaciones Para establecer una relación entre dos tablas. En la ventana Mostrar tabla que aparece. es necesario abrir la ventana de relaciones. definir y determinar las propiedades de los campos. opción Mostrar tabla. Uno a varios que es la más común y Varios a varios. opción Mostrar tabla o presionando botón derecho del mouse sobre la ventana relaciones. menú Relaciones. aparece la ventana Modificar relaciones donde se puede establecer reglas y propiedades de la relación. opciones que consisten en la actualización o eliminación de todos los registros relacionados en la tabla o tablas relacionadas cuando cambia un registro de la tabla principal. se debe guardar la tabla asignándole un nombre. esto se puede hacer de tres maneras: Presionando el botón Mostrar tabla de la barra de herramientas Relación. se seleccionan las tablas a relacionar y se incorporan a la ventana relaciones con doble clic o con el botón Agregar. mediante el menú Archivo. existen tres opciones cada una de las cuales permitirá decidir que regisros de cada tabla se incluirán en la relación. además Access determina el tipo de relación de acuerdo a las características de los campos relacionados. Edutecno  2 . desde el menú Herramientas. En la ventana de relaciones se muestran en forma de rectángulo las tablas incorporadas. esta característica de las bases de datos relacionales genera reglas que se deben observar para mantener las relaciones definidas entre tablas al introducir o eliminar registros. hacer clic y arrastrar hasta el campo correspondiente de la otra tabla. Para construir la relación sólo es necesario posicionarse sobre el campo de una de las tablas. b) Reglas en las relaciones Al crearse la relación entre tablas.  c) Guardar la tabla Después de crear. En seguida se deben agregar las tablas que se van a relacionar. Los tipos de relaciones que se pueden crear son: Uno a uno. Relaciones o presionando el botón Relaciones en la barra de herramientas Base de datos. En la ventana se muestran las tablas seleccionadas y el campo de cada una de ellas que se usó para la relación. cada una con su nombre y dentro de ella los campos que tiene. Los campos clave se destacan en negrita.

Los dos procesos se realizan a través del menú Archivo. tambien cambian en la tabla de Access vinculada. submenú Obtener datos externos.  Importar y vincular tablas a) Importar Permite copiar datos desde un archivo de texto. Una diferencia importante entre tablas importadas y vinculadas es que en tablas importadas se puede acceder al diseño de la tabla y modificar las características de los campos. hoja de cálculo o tabla de base de datos en una tabla de Access. b) Vincular Genera una tabla en Access vinculada a un origen de datos externo. Los datos importados se pueden utilizar para crear una tabla nueva o bien se pueden anexar (agregar) a una tabla existente cuya estructura de datos coincida. en las tablas vinculadas sólo se puede observar el diseño. Edutecno  3 . de manera que si cambian los datos en el origen.

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