Apostila de Excel 2007

Sumrio
Conhea A Guia Incio ................................................................. 3 Conhea A Guia Inserir................................................................ 4 Conhea A Guia Layout Da Pgina ................................................ 5 Conhea A Guia De Frmulas ....................................................... 6 Conhea A Guia De Dados ........................................................... 7 Conhea A Guia De Reviso ......................................................... 8 Iniciando O Documento ............................................................... 9 Trabalhando Com Planilhas ..................................................... 17 Renomeando Planilhas ............................................................ 18 Trabalhando Com Linhas E Colunas ............................................ 18 Inserindo E Excluindo Linhas E Colunas .................................... 18 Alterando A Altura E Largura De Linhas E Colunas ...................... 19 Formatando A Tabela ................................................................ 19 Inserindo E Excluindo Grficos ................................................... 20

CONHEA A GUIA INCIO

Alinha o texto em cima Centraliza Aumentar e diminuir Fonte nEGRITO Tamanho da Fonte nEGRITO Fonte nEGRITO Sublinhado nEGRITO Itlico Negrito nEGRITO Alinha o texto em baixo Alinha o texto esquerda Centraliza Alinha o texto direita Quebra automtica de texto Mesclar clula nEGRITO

Inserir linha acima nEGRITO Excluir linha nEGRITO Vrias opes de formatao de clulas nEGRITO

Colar nEGRITO Pincel nEGRITO Copiar nEGRITO Recortar nEGRITO

Orientao do Texto nEGRITO Aumenta ou Diminui o recuo Cor nEGRITO da Fonte nEGRITO Cor do Preenchimento nEGRITO Borda nEGRITO

Opes de Formatao de Nmeros Opes de Formatao de Tabelas, Clulas e Formatao Condicional

Vrias Opes para classificao e Filtragem de Dados

CONHEA A GUIA INSERIR

Criar uma Tabela Dinmica nEGRITO Criar uma Tabela nEGRITO Inserir uma Imagem

Inserir Cabealho e Rodap Inserir assinatura Digital Nome, Cargo, E-mail, Etc

Inserir Caixa de Texto Centraliza Opo para Inserir Alinha o texto direita Hiperlink

Inserir Clip-Art Vrias opes para criar diferentes Grficos nEGRITO Opes para diversos tipos de WordArt.

Inserir Auto-Formas Quadrado, Retngulo, Crculos, etc.

Inserir Diversos Tipos de Smbolos

Inserir SmartArt Vrios Tipos de Diagramas Inserir um objeto Clipes, Apresentaes de PowerPoint, etc.

CONHEA A GUIA LAYOUT DA PGINA

Imprimir Ttulos Define qual linha ou coluna deve ser impressa em cada pgina da planilha Opes de Tema Fontes, cores, efeitos aplicveis principalmente em objetos inseridos planilha Configurar Margens Define as Margens como normal, estreita, Moderada...... Plano de Fundo Centraliza Insere ou Exclui uma imagem de Alinha ocomo textoplano direita fundo da Planilha. Linha de Grade Oferece a opo de exibir ou ocultar as linhas de grade na planilha, assim como a de imprim-las ou no. Ttulos Oferece a opo de exibir ou ocultar os ttulos na planilha, assim como a de imprimi-las ou no.

Quebra de Pgina Insere ou Remove Quebra de pginas

Orientao da Pgina Define Modo, Paisagem ou Retrato

Dimensionar para Ajustar Oferece Diversas opes de impresso tais como: nmeros de pginas tanto na largura como na Altura e a Escala de Zoom usado na Impresso.

Tamanho da Pgina Define tamanho da Pgina: A4, Carta, Ofcio, Etc.

rea de Impresso Define A rea da Planilha que ser impressa

CONHEA A GUIA DE FRMULAS

Opes de Funes mais usadas no Excel

Diversas Opes menos usadas no Excel que no abordaremos neste material.

Biblioteca de Funes Oferece uma infinidade de opes de funes organizadas por categorias tais como: financeira, lgica, texto, etc. Remover as Setas usadas para mostrar interligao de clulas atravs de funes ou frmulas como mostradas na figura abaixo Rastreia clulas que esto ligadas entre si por meio de funes ou frmulas. Usa setas para indicar estas clulas como mostrado abaixo.

Vrias outras funes do Excel.

CONHEA A GUIA DE DADOS

Atualiza todos os dados obtidos de fontes externas Obter dados externos Vrias opes para obteno de dados externos a partir de diversas fontes, tais como, Access, Web, Text, Ect

Diversas outras Opes

Organiza os dados de forma Crescente ou Decrescente

Insere ou Exclui Filtros.

Oferece opes avanadas para classificao de dados, tais como: Cor da Fonte ou cor da clula, etc.

CONHEA A GUIA DE REVISO

Verifica a ortografia

Ferramentas de Pesquisa, tais como: Sinnimos e Traduo. Algumas dessas ferramentas necessitam estar conectadas internet.

Diversas Opes para proteo da planilha em uso ou da pasta de trabalho.

Comentrios Oferece vrias opes para gerenciamento de comentrio, exibir o comentrio anterior ou o prximo, mostrar todos os comentrios, etc.

Diversas opes para compartilhamento da pasta de trabalho com outros usurios atravs da rede.

INICIANDO O DOCUMENTO
Quando voc cria uma planilha nova, a tela do computador dividida em linhas e colunas, formando uma grade. A interseo de uma linha e de uma coluna chamada de clula. As linhas so numeradas seqencialmente, as colunas so identificadas por letras tambm seqenciais e cada clula pela linha e coluna que a forma. Uma clula pode conter nmeros, texto ou frmulas. Por exemplo, a clula A4 (na tela abaixo) contm o valor 10 e a clula D2 contm o texto Valor total.

Em geral, informaes da mesma categoria so digitadas em uma coluna (no exemplo, a coluna B a descrio do produto vendido; a coluna C o valor unitrio), mas essa estrutura no rgida: voc pode agrupar as informaes por linha ou por outras formas mais convenientes para o seu caso. A possibilidade de usar frmulas o que diferencia um programa de planilha de uma calculadora. Quando colocamos uma frmula em uma clula, dizemos que o contedo dessa clula deve ser calculado em funo dos valores contidos em outras clulas. Na planilha abaixo, o preo total de uma venda calculado multiplicando-se o preo unitrio pela quantidade vendida de produtos do mesmo tipo. Em nosso exemplo, a coluna A registra a quantidade de produtos e a coluna C traz o preo unitrio do produto. A coluna D mostra o preo total. O contedo de cada clula calculado multiplicando-se os valores da coluna A pelos valores da coluna C. Para que esse clculo seja feito automaticamente, devemos digitar a frmula =A4*C4 na clula D4. Quando modificamos o valor de A4, o valor de D4 recalculado automaticamente de acordo com a frmula registrada na clula.

Normalmente, uma planilha criada em duas etapas. Primeiro voc determina os itens que deseja calcular e as frmulas a serem usadas para fazer esse clculo. Depois, na fase de utilizao da planilha, preciso digitar os valores correspondentes a cada item; os resultados sero calculados automaticamente. Aqui mostraremos como criar uma planilha, usando o programa Microsoft Office Excel 2007, mas o procedimento descrito aplica-se a qualquer programa de planilha. Como exemplo, vamos fazer uma planilha para controlar o faturamento de uma empresa que vende apenas quatro produtos. Embora as frmulas sejam diferentes para cada planilha, o procedimento ser sempre o mesmo.

Quando abrimos o Microsoft Office Excel 2007, j aparece um desenho bsico de planilha na tela. Precisamos, ento, organizar as informaes em linhas e colunas e determinar uma regio para cada tipo de informao. No layout, apenas definimos onde cada informao ser colocada, mas ainda no a digitamos. No nosso exemplo, vamos registrar o faturamento de cada um dos quatro produtos, ms a ms. A partir dessas informaes, calcularemos: _ O faturamento mensal de cada produto. _ O faturamento anual de cada produto. A planilha tem espaos reservados tanto para as informaes que sero digitadas quanto para as que sero calculadas automaticamente. As informaes sero digitadas da clula B4 at a clula E15. Por exemplo, na clula B4 digitaremos o faturamento do ms de janeiro correspondente a engrenagens; na clula C4, o faturamento de janeiro de parafusos; na clula B5, o faturamento de fevereiro de engrenagens, e assim por diante, at o faturamento de dezembro de arruelas na clula E15. As informaes da coluna F, sobre faturamento mensal total, e as informaes da linha 17, sobre o faturamento anual por produto, sero calculadas automaticamente. Primeiro, vamos escrever as frmulas para calcular o faturamento total mensal (coluna F). Esse faturamento a soma dos valores vendidos de cada produto. Assim, o faturamento total de janeiro (clula F4) ser a soma do faturamento de cada produto nesse ms (da clula B4 at a E4). Portanto, na clula F4 digitaremos a seguinte frmula:

Clula Frmula

Clula F4

Frmula =B4+C4+D4+E4

Isso indica para o programa de planilha que o valor de F4 ser a soma dos valores das clulas B4, C4, D4 e E4.

A frmula da clula F5 muito parecida com a frmula da clula F4 e o mesmo acontece com todas as clulas, at F15.

Clula Frmula

Clula F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 F13 F14 F15

Frmula =B4+C4+D4+E4 =B5+C5+D5+E5 = B6+C6+D6+E6 = B7+C7+D7+E7 = B8+C8+D8+E8 = B9+C9+D9+E9 = B10+C10+D10+E10 = B11+C11+D11+E11 = B12+C12+D12+E12 = B13+C13+D13+E13 = B14+C14+D14+E14 = B15+C15+D15+E15

Como seria bastante trabalhoso digitar essa mesma frmula 12 vezes, vamos copi-la. Posicione o cursor sobre a clula F4. Abra a guia Incio e escolha o comando Copiar (CTRL + C); o computador copiar o contedo de F4. Selecione da clula F5 F15. Para isso, clique sobre a clula F5 e, mantendo o boto do mouse pressionado, arraste-o at a clula F15.

Pressione a tecla ENTER. O programa percebe que a frmula mudou de linha e altera o seu contedo: em vez de copiar =B4+C4+D4+E4 para todas as linhas, ele adequar a frmula para cada linha. Assim, na clula F5 ser escrito =B5+C5+D5+E5; na clula F6, =B6+C6+D6+E6 e assim por diante. O procedimento para calcular o faturamento anual de cada produto bastante parecido com o anterior: o faturamento anual de engrenagens a soma do seu faturamento em cada ms. Na clula B17, poderamos digitar a seguinte frmula:

Clula Frmula B17 =B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15

Clula Frmula

Quando a frmula for muito grande, usaremos a funo SOMA do Microsoft Office Excel 2007, que facilita o clculo, somando todas as clulas especificadas. Na clula B17, a frmula ser:

Clula B17

Frmula =(B4:B15)

A notao B4:B15 indica que devem ser utilizadas todas as clulas no intervalo de B4 at B15. Assim, essa frmula ir somar os valores em todas essas clulas e exibir o resultado na clula B17.

Agora, precisamos copiar essa frmula para as clulas de C17, D17 e E17. Podemos usar o mesmo procedimento que foi descrito acima. O programa perceber que elas foram colocadas em outra coluna e ajustar as referncias das colunas automaticamente. Assim, aps copiar a frmula para a coluna C17, teremos =Soma(C4:C15); na clula D17 aparecer =Soma(D4:D15), e assim por diante. Agora, nossa planilha est completa e basta digitar os valores unitrios relativos a cada ms e a cada tipo de produto, das linhas 4 a 15,

das colunas B a E. O programa nos dar, automaticamente, os valores da linha 17 e da coluna F. A rapidez uma das grandes vantagens dos programas de planilha. Se voc cometer um erro ou quiser modificar o valor de uma clula, basta digitar o valor correto e todos os outros valores sero atualizados automaticamente. Funes de uma planilha so comandos mais compactos e rpidos para se executar frmulas. Com elas possvel fazer operaes complexas com uma nica frmula. As funes so agrupadas em categorias, para ficar mais fcil a sua localizao. As funes tambm facilitam o trabalho com planilhas especializadas. Um engenheiro pode utilizar funes matemticas para calcular a resistncia de um material. Um contador usar funes financeiras para elaborar o balano de uma empresa. Entre as diversas funes, destacamse: Funes financeiras - Para calcular juros, rendimento de aplicaes, depreciao de ativos etc. Funes matemticas e trigonomtricas - Permitem calcular raiz quadrada, fatorial, seno, tangente etc. Funes estatsticas - Para calcular a mdia de valores, valores mximos e mnimos de uma lista, desvio padro, distribuies etc. Funes lgicas - Possibilitam comparar clulas e apresentar valores que no podem ser calculados com frmulas tradicionais. A escolha de um ou outro tipo de funo depende do objetivo da planilha. Por isso, a Ajuda do programa de planilha um valioso aliado. Ela contm a lista de todas as funes do programa, normalmente com exemplo. Para ilustrar, usaremos a funo estatstica MDIA e a funo lgica SE em uma planilha que controla a nota dos alunos de uma escola. Se a mdia for superior a 5, o aluno aprovado; caso contrrio, reprovado. Na tela abaixo, as notas foram digitadas nas colunas de B at E e suas mdias colocadas na coluna F, com o auxlio da funo MDIA. Essa funo calcula a mdia das clulas indicadas. Para aplic-la:

Digite a frmula =Mdia(B3:E3) na clula F3. Ela indica o prximo passo a ser dado: o clculo da mdia das clulas de B3 a E3 (a mdia de B3, C3, D3 e E3).

Clula F3

Frmula =Mdia(B3:E3)

Para que o programa indique se um aluno foi aprovado ou no, a mdia obtida por esse aluno deve ser comparada com 5. Isso feito digitando-se a frmula =Se(F3<5;Reprovado;Aprovado) na clula G3. O contedo da clula G3 determinado pela condio de teste F3<5. Ela exibir o Reprovado caso a condio F3<5 seja verdadeira, ou seja, se o aluno obtiver mdia inferior a 5. Mostrar o valor Aprovado no caso de a condio F3<5 ser falsa, ou seja, se o aluno obtiver uma mdia igual ou maior que 5.

Clula

Clula G3

Frmula =SE(F3<5;REPROVADO;APROVADO)

TRABALHANDO COM PLANILHAS

Inserindo e Excluindo Planilhas

Uma pasta de trabalho padro apresenta, inicialmente, 3 planilhas. Caso necessite de mais planilhas, voc pode inclu-las, utilizando o seguinte comando: Inserir Planilha (SHIFT + F11).

Uma pasta de trabalho padro apresenta, inicialmente, 3 planilhas. Caso no necessite de todas, voc pode excluir as desnecessrias, selecionando-as e utilizando os comandos: Clique com o boto direito do mouse sobre a planilha e clique na opo Excluir.

Renomeando Planilhas
No Microsoft Office Excel 2007, um arquivo, ou seja, uma pasta, pode conter vrias planilhas diferentes, sendo, portanto, fundamental nome-las de maneira a distingui-las. A nomeao no grava a planilha, por isso necessrio utilizar o comando Salvar (CTRL + B). Para nomear a planilha, utilize um dos seguintes comandos: Clique duplamente na guia da planilha que deseja renomear. Digite o nome da planilha e pressione a tecla ENTER.

TRABALHANDO COM LINHAS E COLUNAS

Inserindo e Excluindo Linhas e Colunas
Imagine que, durante a digitao de uma seqncia de dados, alguns dados foram esquecidos, ficando a tabela incompleta. Os dados podem ser introduzidos posteriormente nos locais corretos, bastando para isso fazer a escolha adequada entre as opes de insero, encontradas na guia Incio: Selecione o local adequado e clique na ferramenta Inserir, Inserir Linhas na Planilha ou Inserir Colunas na Planilha.

De modo semelhante possvel fazer a excluso de colunas ou linhas que tenham sido introduzidas equivocadamente ou que no sejam mais necessrias.

O comando de excluso de linhas ou colunas pode ser encontrado na guia Incio, na ferramenta Excluir, Excluir Linhas da Planilha ou Excluir Colunas da Planilha.

Alterando a Altura e Largura de Linhas e Colunas

A definio de tamanho extremamente comum para as linhas e colunas. Porm, no Microsoft Office Excel 2007, as linhas e colunas da planilha que contm ttulos ou aquelas que contm clulas de contedo formatado com um tipo de letra diferente podem ter a altura aumentada ou diminuda. Para alterar a altura de uma linha ou largura de uma coluna, faa o seguinte: aponte o mouse entre as linhas 1 e 2, clique e arraste para alterar a altura da linha ou aponte o mouse entre as colunas A e B, clique e arraste para alterar a largura da coluna

FORMATANDO A TABELA
Seo Fonte

Voc pode mudar o visual das letras, nmeros ou outros caracteres digitados das clulas selecionadas.

Seo Alinhamento

Voc pode modificar o alinhamento das letras, nmeros ou outros caracteres digitados das clulas selecionadas.

Voc pode formatar os nmeros das clulas selecionadas.

INSERINDO E EXCLUINDO GRFICOS

O Microsoft Office Excel 2007 apresenta um excelente recurso para a criao dos grficos: a guia Inserir. Com esse recurso, o programa orienta o usurio a construir um grfico. Para inserir um grfico, selecione a rea com os dados que deseja apresentar nele. Selecione, inclusive, os dados que sero apresentados como legenda e como grfico.

O Microsoft Office Excel 2007 identifica dentro da rea selecionada o que ir ser apresentado como legenda e como grfico, porque o programa entende que, na maioria das vezes, a rea selecionada est disposta segundo padres que facilitam a identificao dos elementos.

Lembrasse: antes de fazer qualquer tipo de grfico necessrio selecionar pelo menos um grupo de textos para servir como legenda e um ou mais grupos de nmeros para servir como grfico. Selecione os meses que vo servir como legenda, mantenha a tecla CTRL pressionada e selecione os valores que vo servir como grficos, clique na guia Inserir e escolha um modelo de grfico mais adequado.