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CAPITULO I PERFIL DE PROYECTO 1.

INTRODUCCION Hoy en da, el crecimiento de las empresas depende de los recursos tecnolgicos que ste utilice. A mayores necesidades mayores recursos de gestin informtica necesitar la organizacin para poner en marcha sus proyectos. El uso inadecuado de stos puede generar una difcil administracin, contratacin de personal altamente calificado para atender las necesidades de cada herramienta, as como la prdida de control y gestin sobre los recursos informticos. Administrar una infraestructura significa atender diversos problemas y necesidades. Por lo que es necesario que el rea de (TIC) adquiera diferentes soluciones para hacerlos frente de un modo adecuado, ya que el punto crucial es cuando se necesita que las diversas soluciones se comuniquen entre s, intercambien informacin y provean de un nico punto de referencia a los usuarios. A este proceso se le denomina: Integracin. En esta etapa, el beneficio ms notorio es la reduccin de costos, porque solo se gestiona aquello que es absolutamente necesario. En segunda instancia se logra mejorar notablemente el grado de satisfaccin del cliente. Efectuar cambios tecnolgicos no slo quiere decir renovar equipos sino tambin mejorar toda la plataforma informtica de una compaa. Actualmente existen en el mercado productos de gestin que ayudan a mejorar los niveles de servicio y atencin a los recursos y usuarios de la empresa. Con la aplicacin de estas soluciones, se logra entre otras cosas reducir la complejidad de administracin de los recursos tecnolgicos, aumentar la satisfaccin y productividad de los usuarios. La administracin informtica es universal, como necesidad, como disciplina, como proceso, como conjunto de tcnicas y herramientas que son necesarias para estudiar con toda seriedad y profundidad. Son las condiciones polticas, econmicas, sociales y culturales las que determinan las modalidades de administracin general, pero son problemas empresariales los que exigen soluciones prcticas, ante los diferentes acontecimientos en torno a la nueva era de la globalizacin como por ejemplo, los tratados de Libre Comercio, Tendencias Tecnolgicas, entre otras, desde esa dimensin surge la necesidad de la administracin informtica. Las empresas actualmente deben de llevar a cabo una eficiente administracin, de tal manera que logren alcanzar un excelente funcionamiento, pues de ellas depende que tan adecuado sea el uso de los recursos con que cuentan para realizar sus operaciones informticas. Administracin es la ciencia, tcnica o arte que por medio de los recursos humanos, materiales, y tcnicos, pretende el logro optimo de los objetivos mediante el menor esfuerzo para lograr una mayor utilidad. 2

Por lo tanto el presente trabajo dirigido pretende desarrollar e implementar la administracin informtica de los recursos tecnolgicos de la Universidad Real de la Cmara de Comercio, que permitir proponer, formular, organizar, dirigir, e implementar las polticas y planes en el uso de las tecnologas de la informtica y de las comunicaciones, de manera que estos provean el soporte adecuado a su correspondiente funcin 2. ANTECEDENTES 2.1. ANTECEDENTES INSTITUCIONALES 2.1.1. HISTORIA La Universidad Real se fund en 1999 y est autorizada por el Ministerio de Educacin de Bolivia, mediante Resolucin Ministerial No. 035/00 de enero de 2000. Cuenta con todos los requisitos mercantiles exigidos por Ley. La nueva administracin desde el ao 2010, ha marcado un gran paso ya que forma parte de una institucin muy prestigiosa como es la Cmara Nacional de Comercio, permitido acrecentar los alcances y logros de los objetivos marcados por nuestra Misin y Visin, siguiendo el camino de nuestros fundadores. Las carreras y programas que conforman la oferta acadmica estn orientadas al futuro, apoyados en el uso adecuado de las NTIC`s, formando a los estudiantes con perfil emprendedor con un firme compromiso social y solidario y la aplicacin del programa ESL que permite a nuestros profesionales comunicarse en el idioma ingls como una segunda lengua. Los programas de formacin continua, se han caracterizado por su alta calidad y actualizacin en reas de Tecnologa y Comunicacin Audiovisual, al ser la ms importante institucin responsable de la capacitacin de los principales medios de comunicacin de nuestro medio y capacitacin del idioma ingls a las ms destacadas empresas. La Universidad Real de la Cmara Nacional de Comercio, est compuesta por diferentes Departamentos, los cuales mencionaremos a continuacin. Departamento Acadmico Departamento Administrativo

El Departamento Acadmico es quien se encarga de formular y llevar adelante con la ayuda de los coordinadores, asesores y los jefes de carrera a su cargo las acciones educativas en las tres fases de planificacin, ejecucin y evaluacin. Es la responsable de proponer y llevar adelante un plan de formacin acadmica que lleve a lograr metas generales planteadas por la entidad promotora. Es responsable al desarrollo, vivencia y estilo de vida que promueve la entidad, tambin es una unidad de servicios acadmicos que rene a los docentes que cultivan disciplinas relacionadas entre s, coordina las actividades acadmicas de sus miembros, y elabora y actualiza los slabos de acuerdo con los requerimientos

curriculares de la Facultad. Proporciona su concurso acadmico a la Facultad de Educacin y a otras Facultades y Escuelas en la UCAM, de acuerdo a los planes de estudio por ellas elaborados. Lleva a cabo labores de investigacin, de extensin y de proyeccin universitaria, de acuerdo a sus caractersticas y posibilidades. El Departamento Administrativo tiene diferentes reas las cuales debemos mencionar: Direccin General de la Institucin. Es quien sabe hacia dnde va la universidad y establece los objetivos de la misma, se basa en un plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en situaciones crticas. Muchas veces es el representante de la empresa y es quien lleva las finanzas de la institucin Adems es el encargado de mantener la unidad en el equipo de trabajo, y tambin de llevar un ambiente de cordialidad y respeto en la institucin para motivar al personal. Direccin Administrativa Financiera. Administrar y coordinar la planeacin y cumplimiento de las polticas, normas, procedimientos y servicios, dadas por las directrices de la Junta Directiva y de Rectorado, a fin de alcanzar el logro en la administracin de recursos humanos, compras, infraestructura y recursos financieros, bajo principios de responsabilidad, racionalidad, equidad y representante de la presidencia del proceso de Calidad. Direccin Recursos Humanos El objetivo bsico que persigue la funcin de la direccin de Recursos Humanos con estas tareas es alinear el rea o profesionales de RRHH con la estrategia de la institucin, lo que permitir implantar la estrategia organizacional a travs de las personas, quienes son consideradas como los nicos recursos vivos e inteligentes capaces de llevar al xito organizacional y enfrentar los desafos que hoy en da se percibe en la fuerte competencia. Es imprescindible resaltar que no se administran personas ni recursos humanos, sino que se administra con las personas vindolas como agentes activos y proactivos dotados de inteligencia, creatividad y habilidades intelectuales. Direccin de Tic s La direccin de Tics tiene capacidades administrativas y tcnicas. Su tarea es la de aparejar los sistemas de informacin con los planes de la compaa, elaborar y administrar presupuestos y coordinar equipos tcnicos. La direccin de sistemas de informacin es considerado parte del equipo de administracin de la institucin. Con ese propsito, se rene con el Directorio, debe considerar los pedidos de otros ejecutivos e informarles acerca de sus actividades.

Direccin Mrquetin La direccin de marketing es la aplicacin prctica de las tcnicas de marketing. Es el anlisis, planeacin, implementacin y control de programas diseados para crear, construir y mantener intercambios de beneficio mutuo con los mercados objetivo. La direccin de marketing tiene la tarea de influir sobre el nivel, el tiempo y la composicin de la demanda de modo que pueda alcanzar los objetivos organizacionales. Misin y Visin Misin: Somos una comunidad acadmica cuya MISIN es formar profesionales emprendedores, altamente competitivos y solidarios, promoviendo lderes con capacidad de analizar, comprender y transformar la realidad de sus entornos, para que, a travs de la investigacin continua, de la ciencia y de la tecnologa adquieran conocimiento y desarrollen capacidades y valores que les permitan enfrentar con disciplina, creatividad y eficiencia los desafos de siglo XXI Visin: Somos una institucin educativa lder a nivel nacional, que utiliza intensivamente la tecnologa como apoyo a la educacin. Formamos parte de redes acadmicas constructoras de la sociedad del conocimiento a nivel internacional, y estamos comprometidos con el desarrollo humano, cientfico, tecnolgico y cultural al servicio de la sociedad 2.2. ANTECEDENTES DEL TEMA Con ms de medio siglo de existencia, las computadoras han renovado el mercado a travs de estrategias, tales como las tecnologas de Informacin y comunicacin (tics), aunque estas ltimas han sido desarrolladas ms recientemente, implementando sistemas automatizados creando asi una nueva generacin de administracin informtica. 2.3 TRABAJOS AFINES TITULO: GERENCIA INFORMATICA PARA LA ADMINISTRACION SEGUIMIENTOS Y EVALUACIONES DE PLANES OPERATIVOS ANUALES PARA LA FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIAS AUTOR: Marcelo Guzmn Quiroga. RESUMEN: Se desarrollo un sistema integrado (web aplicacin) de apoyo, que sistematiza tanto la administracin y seguimiento de los planes operativos anuales para el personal encargado, tambin se llena las actividades del personal de las unidades donde se tengan dichos planes operativos.

La diferencia de los trabajos ante el que quiere realizarse es: Aplicar la Administracin Informtica en los recursos tecnolgicos de la universidad, de tal modo, que proponga, formule, organice, dirija e implemente las polticas y planes de aplicacin del uso de las tecnologas que se encuentren en la institucin. 3.1 PLANTEAMINETO DEL PROBLEMA. 3.1.1. AMBITO DEL PROBLEMA. Muchas veces los departamentos denominados como servicios, no son considerados tan importantes como los que generan divisas, los que tienen contacto directo con los clientes consumidores, los que venden, etctera sin embargo son tan importantes como aquellos, ya que sin los servicio que estos ofrecen, las compaas difcilmente serian lo que son. La mayora de las veces la falta de atencin hacia los departamentos se debe al desconocimiento de los mismos y de sus actividades, se sabe que existen, que tienen gastos pero no se tiene y panorama amplio y real de lo que hacen y de sus alcances. Actualmente la universidad real, est constituida por muchas departamentos los mismos que tambin tiene sus reas, una de ellas es el Departamento de Sistemas con que esta encaminada por el funcionamiento de los recursos tecnolgicos y los sistemas de informacin que apoyan a toda la gestin de la Universidad. El departamento de sistemas tiene un sub departamento que es el de Soporte Tcnico el cual se encarga de la administracin de recursos tecnolgicos con consentimiento del departamento de activos fijos, el problema mayor es el que no tienen un control tcnico especifico del mantenimiento de los recursos tecnolgicos el cual causa el inadecuado manejo de informacin ya que se lleva de forma manual. La informacin se va incrementando cada vez mas y hace que los archivos se incrementen, no conocen cuantas veces tiene mantenimiento un equipo, por lo que esta informacin es muy importantes para limitar las exigencias de la misma y as no tener el problema de daar los equipos, Tambin no se conoce un cronograma que este diseado para el mantenimiento de los recursos tecnolgicos, solo hay mantenimientos espordicos o as cuando lo necesite el usuario. Toda la informacin recabada de los diferentes equipos se realiza de forma manual y transcrita en hojas Excel por los funcionarios de la oficina. El proceso de mantenimiento de los equipos no es preciso no cuentan con un plan de trabajo, carecen de normas y polticas para el debido soporte. 3.1.2 PROBLEMA PRINCIPAL. El control y la administracin de los recursos tecnolgicos de la Universidad Real es lento y moroso por los procesos manuales con los que se lleva acabo y sin ningn tipo de planificacin, como

consecuencia se tiene un control equivocado, tardo y muchas veces duplicado de los recursos tecnolgicos con los que cuenta la intstitucin. 3.1.3 PROBLEMAS ESPECIFICOS. Inadecuada coordinacin del personal adcrito al departamento de sistemas sobre el mantenimiento de los recursos tecnolgicos de la universidad. Carece de polticas de uso de los recursos tecnolgicos de la universidad. Demora en la reparacin de los recursos tecnolgicos por causa de falta de repuestos. No cuentan con registros de los repuestos de los recursos tecnolgicos. Demora en los reportes

3.3.1 OBJETIVOS 3.3.2 OBJETIVO PRINCIPAL. Desarrollar el proceso de administracin informtica de los recursos tecnolgicos de la Universidad Real para proporcionar informacin eficiente y oportuna a los diferentes departamentos, en base a la identificacin de las necesidades especficas de la institucin.

3.3.3 OBJETIVOS ESPECIFICOS. Controlar de forma organizada cada una de las actividades que se realizan en el departamento de sistemas. Implementar un sistema para registrar todos los diferentes accesorios y repuestos de los recursos tecnolgicos. Dar seguimiento a cada una de las actividades mediante un cronograma de actividades. Implementar un control del flujo de informacin de las tareas, para evitar prdidas de informacin. Reduccin de errores y mayor precisin en los procesos de entrega de equipos reparados Reduccin de costos mediante la optimizacin o eliminacin de recursos no necesarios. Integracin de todas las reas y subsistemas de la Universidad. Actualizacin y mejoramiento de los servicios a los usuarios. Aceleracin en la recopilacin de datos. Reduccin en el tiempo de procesamiento y ejecucin de tareas. Automatizacin optima de procedimientos manuales.