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Unidad 4 Sistema Integrado de Gestión 4.

1 Componentes del Sistema Integrado de Gestión Un sistema integrado de gestión es aquel que reúne un conjunto de actividades relacionadas entre sí que tiene por objeto orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los diferentes subsistemas que lo componen, estos son, Gestión de Calidad, Gestión Documental y Archivo, Gestión de Seguridad de la Información, Seguridad y Salud Ocupacional, Responsabilidad Social, Gestión Ambiental, Control Interno, y adicionalmente para los Hospitales del Distrito Capital el Subsistema Único de Acreditación.

Figura 2. Componentes de un Sistema Integrado de Gestión

A continuación se desarrolla cada uno de estos componentes, la mayoría de ellos, con definiciones basadas en la “Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites” 1, recientemente elaborada como resultado de la alianza entre El Departamento Administrativo de la Función Pública y la Alcaldía Mayor de Bogotá: 4.2 Subsistemas: Definiciones y características 4.2.1 Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC) Los requisitos para la implementación de Sistemas de Gestión de la Calidad se establecieron a través de la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2000. Como sistema de gestión, apunta a adoptar una visión estratégica que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, especialmente orientado a mejorar la calidad de los productos, a consolidar estándares que reflejen las necesidades implícitas y
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Disponible en línea. Ver: http://190.27.245.28/dmdocuments/GUIA_NACION_DE_TRAMITES.pdf

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades. adicionalmente. requiere.obligatorias. a tener cultura por la mejora continua. objetivos que apuntan en la misma dirección que la política de racionalización de trámites consagrada en la ley 962 de 2005. entre otros beneficios. a proveer información confiable. la autogestión y el autocontrol. los elementos de calidad y por supuesto. se estableció la obligación a cada entidad pública de tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público. la generación y aplicación de una cultura de mejoramiento que se fortalece con principios tales como la autorregulación.” Para la implementación de un Sistema de Gestión Documental es fundamental tener como referente la norma ISO 15489. Esto hace que sea imprescindible alinear esta norma con un sistema integral de control que permita a los directivos mantener un seguimiento y monitoreo permanentes. Los procesos de gestión documental cumplen un papel relevante en la implementación de sistemas de gestión de calidad y por lo tanto en la consecución de los objetivos y retos planteados por un sistema de información integral. que en nuestro caso es MECI). que desde la perspectiva de gobierno electrónico debe ser integral para los diversos soportes de los documentos. con el objeto de facilitar su utilización y conservación.2. a garantizar el fácil acceso al información relativa a resultados del sistema. Cabe resaltar que el Subsistema de Gestión de la Calidad en sí mismo no constituye la garantía de un estado eficiente dado que el cumplimiento los requisitos que este señala. La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. 4. a simplificar procesos y a crear un sistema laboral orientado hacia la productividad. como elemento básico de ese trabajo está la gestión documental. desde su origen hasta su destino final. dado que en ésta establece los requisitos de un Programa de Gestión Documental (PGD) articulando los elementos de control (auditoría.2 Subsistema de Gestión Documental y Archivo (SIGA) Mediante Decreto 514 de 2006. lo cual proporciona de manera eficaz el modelo MECI. a emprender acciones preventivas y correctivas. la participación y el control político y ciudadano. a buscar relaciones óptimas entre calidad y costo. lo definió como “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación. . a satisfacer a los ciudadanos. a promover la transparencia.

La segunda parte corresponde a las Directrices para la implementación de sistemas de gestión documental. 4. 4.La Norma ISO 15489 se estructura en dos partes: ISO 15489-1 –Generalidades-. visitantes y cualquier otra persona en el lugar de trabajo.2.3 Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) La implementación de un Sistema de Información Integral de ofrecer un marco de gestión que garantice la seguridad de información. como a efectos de responsabilidad social. El referente por excelencia para este tema es la norma ISO 18001. La primera parte tiene como finalidad proporcionar a los directivos de las entidades conceptos suficientes para generar consciencia de la importancia de gestionar adecuadamente sus documentos. contratistas. e ISO/TR 15489-2 –Directrices. tanto en defensa de sus propios intereses. integridad y disponibilidad. la norma ISO 27001. Un Sistema Gestión de Seguridad de la Información – SGSI. propone ayudar a la organización a: (i) Comprender y mejorar las actividades y resultados de la prevención de riesgos laborales.2. gestión y operación de todo lo relacionado con la implantación de un SGSI.4 Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO) Este subsistema se refiere a la gestión de condiciones y factores que afecten o podrían afectar la salud y seguridad de empleados. De este modo. (ii) Establecer una . es la evolución del código de buenas prácticas 17799 y su certificación avala la adecuada planeación. un SGSI se implanta acuerdo a estándares de seguridad como el ISO 27001 (el cual fue adoptado por la Comisión Distrital de Sistemas). estructura organizativa. el cual se centra en la preservación de las características de confidencialidad. métricas de indicadores que permiten establecer un marco adecuado de gestión de la seguridad de la información para las organizaciones. comprende la política. procedimientos. Este marco lo provee un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. trabajadores temporales. procesos y recursos necesarios para implantar la gestión de la seguridad de la información. siendo la norma más completa que existe en implantación de controles. En particular. se basa en códigos de buenas prácticas y objetivos de control como los establecidos en ISO 17799. la cual es de aplicación voluntaria y en cuyo modelo de gestión propuesto para la gestión de riesgos laborales.

con el propósito de concertar. . y el segundo. La norma se ha concebido para gestionar el delicado equilibrio entre el mantenimiento de la rentabilidad y la reducción del impacto medioambiental. (iii) Implantar la estructura necesaria para desarrollar esa política y objetivos. La norma ISO/DIS 2600 es el documento de referencia guía sobre responsabilidad social. el primero relacionado con el compromiso del cumplimiento de la legislación y otros requisitos que la organización suscriba. con el objeto de evaluar en un momento y en un espacio determinados.política de prevención de riesgos laborales que se desarrollaron en objetivos y metas de actuación.2. una organización socialmente responsable es aquella que acepta la responsabilidad que abordar los impactos de sus decisiones y actividades a través de un comportamiento transparente y ético.2. mediano y largo plazo. que está integrado en toda la organización y se lleva a la práctica en todas sus decisiones.5 Subsistema de Responsabilidad Social (SRS) Este subsistema se refiere a la gestión de actividades encaminadas a la adopción de la responsabilidad social de la organización. El referente normativo para la implementación de este sistema. la rendición de cuentas. En definitiva. la cual establece los requisitos de implantación de un Sistema de Gestión Medioambiental eficaz. La responsabilidad tiene a la organización como su centro de interés y abarca las responsabilidades de un organización respecto la sociedad y al medio ambiente. relacionado con el compromiso de mejora continua que deberá estar reflejado en objetivos y metas. encaminadas a lograr un desarrollo sostenible. es la norma ISO 14001:2004. el respeto a la ley y a los derechos humanos. las interacciones entre el medio ambiente y los elementos que se relacionan y/o aspiran a relacionarse con él. Tiene como principio fundamental el respeto a la ley y el cumplimiento de las obligaciones legalmente vinculante. adoptar y ejecutar decisiones con efectos de corto. 4. entendida como la comprensión de las expectativas e intereses de la sociedad. y cuenta establece como principios la transparencia. (iv) Establecer dos (2) compromisos mínimos que han de estar fijados en la política de la organización.6 Subsistema de Gestión Ambiental (SGA) Este subsistema se entiende como el conjunto de actividades adelantadas tanto por las instituciones del Estado como por los particulares. 4.

2. que aplica exclusivamente a los hospitales del Distrito. Como es común en este tipo de procesos. Este proceso previo a la visita se denomina “ruta de preparación para la acreditación”. se parte de la autoevaluación. como herramienta gerencial adoptada por el Estado con base en el artículo 209 de la Constitución Política de 1991. (ii) Acreditado: .2. para que los mismos sean confrontados con los estándares de acreditación.7 Subsistema de Control Interno (SCI) Este subsistema tiene como propósito el control de la estrategia. contribuye a que tanto las entidades como los servidores públicos entiendan que el ejercicio del control es una actividad individual y propia de cada una de las personas que laboran en las entidades del Estado. definiendo los parámetros básicos y los factores que garanticen su implementación y su efectividad para alcanzar los objetivos de gestión que impone nuestra Constitución Política. mediante la revisión de los procesos internos. Una vez se ha realizado la visita. tiene como objeto la obtención de niveles superiores de calidad. implementación y mejoramiento de los procesos definidos en estos estándares con el objeto de que se logre un nivel de refinamiento que permita preparar a la entidad para solicitar la visita por parte del ente acreditador (ICONTEC). En este sentido. de las entidades públicas.4. en las que se establecen los estándares de acreditación con sus respectivos manuales. El Control Interno. con base en el nivel de observancia de los estándares de acreditación y las prácticas adelantadas por la entidad. se puede obtener uno de los siguientes conceptos: (i) Acreditado con excelencia: cuando el ente acreditador otorga un puntaje mayor o igual a 400 puntos. orientada hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales. creando una Estructura Única de Control Interno. más que una función únicamente adjudicada a las oficinas de control interno. nace de la necesidad de repensar la estructura del Sistema de Control Interno para efectos de lograr una mayor eficacia e impacto en las entidades del Estado. como subsistema. 4. el Modelo Estándar de Control Interno. además. lo que permite realizar el levantamiento.8 Subsistema Único de Acreditación (SUA) Este subsistema. Los principales referente para este subsistema son las resoluciones 1445 de 2006 y 3960 de 2008. la gestión y la evaluación.

financiera y de capacidad técnico-administrativa.1 introducción Además de los subsistemas citados en el punto anterior. normas. mantener y mejorar la calidad de los servicios de salud en el país. en el que relacionan a los componentes de Sistema Integrado de Gestión. Es de obligatorio cumplimiento por parte de los prestadores de servicios de salud y las empresas administradoras de planes de beneficios (EPS.3 Otros sistemas relacionados 4. indispensables para la entrada y permanencia en el sistema. el cual es el conjunto de normas. requisitos y procedimientos mediante los cuales se establece. es oportuno señalar otros sistemas también relacionados. requisitos. Buscando dar seguridad a los usuarios frente a los potenciales riesgos asociados a la prestación de servicios. de los cuales. registra.3. tanto del régimen contributivo como del subsidiado y Empresas de Medicina Prepagada). es el conjunto de instituciones.3.cuando el ente acreditador otorga un puntaje entre 280 y 399 puntos. en el marco del Decreto Distrital 176 de 2010. En lo relacionado con la implementación de Sistemas Integrados de Gestión. El segundo componente del SOGCS es la Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención de Salud. Sin embargo. y.2 Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en Salud (SOGCS) El Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en Salud – SOGCS. sólo uno de sus componentes está expresamente señalado como requisito de implementación. mecanismos y procesos deliberados y sistemáticos que desarrolla el sector salud para generar. se resalta los siguientes: 4. (iii) Acreditado condicionado: Cuando el ente acreditador otorgue un puntaje entre 200 y 279 puntos. El primer componente del SOGCS es el Sistema Único de Habilitación. (iv) No acreditado: Cuando el ente acreditador otorga un puntaje menor de 200 puntos. a continuación se señalan todos sus componentes. la cual se define como un mecanismo sistemático y . además la suficiencia patrimonial. 4. verifica y controla el cumplimiento de las condiciones básicas de capacidad tecnológica y científica. que es el correspondiente al Sistema Único de Acreditación. estos sólo aplican a entidades del sector salud y de conformidad con lo establecido en el Decreto Distrital 176 de 2010.

con el objeto de lograr que las entidades y sectores administrativos planifiquen su gestión. de manera que puedan tomar decisiones informadas en el momento de ejercer los derechos que para ellos contempla el Sistema General de Seguridad Social en Salud. siendo la seguridad del paciente un tema que adquiere vital importancia y para el que se busca que en el caso de eventos adversos.3.continuo de evaluación y mejoramiento de calidad observada respecto a la calidad esperada de la atención en salud que recibe los usuarios. permita orientar a los usuarios en el conocimiento de las características del sistema. El tercer componente del SOGCS es el Sistema Único de Acreditación. este sistema se ha venido estableciendo mediante la aplicación de 2 Entidades Administradoras de Planes de Beneficios de Salud . que está compuesto por el conjunto de entidades. Por parte de los sectores administrativos y de sus correspondientes redes institucionales. Distritales y Municipales que voluntariamente decidan acogerse a este proceso.3 Sistema de Gestión de Desarrollo Administrativo (SDA) El Sistema de Desarrollo Administrativo (SDA). registrados para su estudio y soportar la generación de estrategias que contribuyan a la prestación de servicios de salud con una mayor calidad. destinados a demostrar. El cuarto componente del SOGCS es el Sistema de Información para la Calidad que se constituye en instrumento para estimular la competencia por calidad entre los agentes del sector que al mismo tiempo. las EAPB 2 y las Direcciones Departamentales. ya citado en el subtema anterior. lo que persigue esta norma es que los prestadores en salud se ciñan a un conjunto de requisitos procurando minimizar los riesgos a los cuales puedan estar expuestos los pacientes cuando acuden a los servicios de salud. actividades de apoyo y procedimientos de autoevaluación. En definitiva. seguimiento y mejora de los procesos prioritarios y es de obligatorio cumplimiento. y por esta vía puedan cumplir de manera efectiva sus metas y misión. estándares. Implica una evaluación. mejoramiento y evaluación externa. evaluar y comprobar el cumplimiento de niveles superiores de calidad por parte de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. sean controlados. como el que representan a lesiones no intencionales causadas por la intervención asistencial y no por la patología de base o situación de origen del paciente. establecido en la Ley 489 de 1998. en el ejercicio de sus derechos y deberes y en los niveles de calidad de los Prestadores de Servicios de Salud y de las EAPB. está orientado hacia el fortalecimiento de la capacidad y el desempeño institucional. 4.

4. es pertinente acoger los aspectos señalados en la “Guía Nacional para la simplificación. Hacer.3. el mejoramiento y la racionalización de procesos.245. del SGA. Ver: http://190. Los fundamentos. así: 3 Disponible en línea. del MECI.4 El Mejoramiento Continuo como proceso de soporte de una gestión pública eficiente Es imposible concebir una gestión pública eficiente sin el soporte de un proceso de gestión basado en el mejoramiento continuo.las políticas de desarrollo administrativo que ha formulado el Departamento Administrativo de la Función Pública. procedimientos y trámites”3.28/dmdocuments/GUIA_NACION_DE_TRAMITES. en su artículo tercero se hace referencia a que el Sistema Integrado de Gestión estará enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo Administrativo.27. Verificar y Actuar).pdf . En concordancia con lo anterior. Aunque en el marco del Decreto Distrital 176 de 2010. El proceso de mejoramiento se basa en un ciclo PHVA (Planear. y teniendo en cuenta que los productos y servicios que prestan las entidades están asociadas a los trámites que adelantan los interesados en obtenerlos. son también marco para la implementación del Sistema Integrado de Gestión. que para efectos del sistema integrado de gestión integral los elementos prioritarios de la Norma Técnica de Calidad. Esto significa que las políticas que lo enmarcan. para la implementación de ciclo PHVA. del SIGA y demás componentes del sistema requeridos para elevar la satisfacción de los receptores de los productos y servicios de las entidades. Las siguientes políticas enmarcan el sistema: » Desarrollo del Talento Humano estatal » Gestión de la Calidad » Democratización de la Administración pública » Moralización y transparencia en la Administración pública » Rediseños organizacionales. operatividad y responsables del Sistema se encuentran establecidos en el Decreto 3622 de 2005. este sistema ya no está referido como subsistema.

al igual que la responsabilidad de la alta dirección y la gestión de recursos del Sistema de Calidad.Figura 3. el componente de información y comunicación pública dentro del sistema de control. así como la disponibilidad. Ciclo PHVA y Sistemas de Gestón Fuente: Guía Nacional para la simplificación. en la fase del actuar. En la fase de verificación. y el Sistema de Gestión de Calidad. En la fase del hacer. así como la prestación del servicio en el sistema de calidad son los ejes que deben orientar automatización y mejoramiento de la eficiencia y eficacia de las entidades con apoyo de las TIC. incluyen los mecanismos orientados a satisfacer las necesidades reales del ciudadano. la administración de riesgos y el ambiente de control como componentes MECI y de otros de los subsistemas. la dirección estratégica. en la autoevaluación y la evaluación independiente. confidencialidad e integridad de la información. procedimientos y trámites En la fase de planeación institucional. Finalmente. en la medición y el análisis. tanto el Sistema de Gestión de la Calidad como el Modelo Estándar de Control Interno se encuentran orientados a un mejoramiento permanente de la gestión y el sistema de control de las entidades del Estado. el mejoramiento y la racionalización de procesos. sumados al análisis y . el MECI. son elementos indispensables en la planeación de los trámites y servicios que se desean incorporar a un Sistema de Información Integral. Los planes de mejoramiento formulados en el interior de la entidad. Complementariamente la articulación de requisitos como los establecidos en los Sistemas de Gestión Documental y Seguridad de la Información permiten fortalecer los procesos de gestión.

se tratarán en detalle los aspectos comunes entre los diferentes componentes del Sistema Integrado de Gestión y cómo articularlos para la implementación de un Sistema de Información Integral.mejora de los productos de cada entidad facilitan la obtención de los resultados establecidos en la fase de planeación. En la siguiente Unidad de este curso. .