Manual de Contratacion para Adoptar PDF

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REPUBLICA DE COLOMBIA - DEPARTAMENTO DEL QUINDIO INSTITUCIN EDUCATIVA SANTA MARIA GORETTI Aprobado por resolucin N20553 de noviembre 17 de 1.983 MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL Institucin Educativa Decreto N 000473 del 30 de septiembre de 2.002 SECRETARIA DE EDUCACION DEPARTAMENTAL Inscripcin nmero B.O.S. 081219 Registro Dane 163470000445 Cdigo Icfes 013177 Nit 801.001.823-5 SEDE JESUS MAESTRO Telefax 7538062
ACUERDO N 003 ABRIL DE 2011 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION Y LOS REGLAMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL DECRETO 4791 DE 2008 PARA LA INSTITUCION EDUCATIVA SANTA MARIA GORETTI EL CONSEJO DIRECTIVO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA SANTA MARIA GORETTI EN USO DE SUS FACULTADES LEGALES, ESPECIALMENTE LAS CONFERIDAS EN LA LEYES 115 DE 1994, 715 DE 2001, DECRETOS 4791 DE 2008 Y CONSIDERANDO: Que la Constitucin Poltica de Colombia, en su artculo 209 establece que la funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad. Que en el ejercicio de las facultades otorgadas por la ley 115 de 1994, DECRETO 1860 DE 1994, .decreto 4791 de 2008, le corresponde al Consejo Directivo establecer los criterios para la administracin del Fondo de Servicios Educativos y los reglamentos para la contratacin cuando la cuanta no supere los 20 SMLMV. Que la entidad para cumplir los fines sociales del Estado que se le han delegado requiere adelantar diversos procesos de contratacin, para los cuales se hace necesario organizar dentro del proceso administrativo, jurdico la implementacin del sistema de contratacin, tanto para los actos reglamentados por el consejo Directivo, como para aquellos que deben someterse al estatuto de contratacin pblica. Que La Ley 1150 de 2007, Decretos 2474 del 7 de Julio de 2008, 2025 de 2009 y 3576 de 2009,992 de 2002, introdujeron cambios en el sistema de contratacin estatal, y por tanto el Manual de contratacin debe adoptarse conforme a los mismos.
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Que el decreto 3576 de 2009, en su artculo 89 reglamenta la obligatoriedad que tienen todas las entidades sometidas al estatuto general de contratacin, de contar con un manual de contratacin, en el que se sealen funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de delegacin o desconcentracin de funciones, as como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecucin contractual. Que en consideracin a lo expuesto el Consejo Directivo de la institucin: ACUERDA
CAPITULO 1. DE LAS DISPOSICIONES GENERALES. OBJETO FINES PRINCIPIOS
ARTICULO 1. Objeto Adoptar el presente Manual de Contratacin y de Procedimientos para la administracin del Fondo de servicios educativos, en la Institucin educativa SANTA MARIA GORETTI, como herramienta de trabajo para los funcionarios de la institucin y de manera especial para los encargados de adelantar los trmites que exigen las normas en la administracin del Fondo de Servicios Educativos y en los procesos de contratacin que la entidad requiere.
ARTICULO 2. Normas Aplicables. La administracin del Fondo de servicios educativos y Las actuaciones de contratacin que realice la entidad se ajustarn a las normas legales, la ley 715 de 2001, normas expedidas por la Contralora General de la repblica, normas de control fiscal, el cdigo de comercio y cdigo civil, las del presente Acuerdo y las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993 con sus normas complementarias en los aspectos que le sean aplicables, as mismo las del decreto 4791 de 2008, Decreto 992 de 2002
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ARTICULO 3. Principios que regirn las actuaciones contractuales: La entidad aplicar los principios que rigen la contratacin pblica y de la funcin administrativa en los aspectos que le sean competentes. Dichos principios son: Igualdad, Publicidad, Transparencia, Eficacia, Economa, Celeridad, Objetividad, Imparcialidad y de Responsabilidad. ARTICULO 4. Fines de la Contratacin y del Ejercicio administrativo del fondo de Servicios Educativos: Al celebrar y ejecutar los contratos, as mismo al administrar el Fondo de Servicios educativos, la institucin buscar el cumplimiento de los fines estatales a su cargo, es decir, la continuidad y la eficiencia en la prestacin del servicio pblico educativo.
CAPITULO II DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS Artculo 5: Definicin: Los fondos de servicios educativos son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestin presupuestal y de ejecucin de los recursos de los establecimientos pblicos estatales para la adecuada administracin de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversin distintos a los de personal. Artculo 6: Administracin del Fondo: El Rector en coordinacin con el Consejo Directivo, administra el fondo de servicios educativos, de acuerdo con las funciones otorgadas en la ley 715 de 2001 y en el decreto 4791 de 2008, Decreto 992 de 2002. La administracin del Fondo de Servicios educativos supone acciones de: Presupuesto: Elaboracin y ejecucin del presupuesto de ingresos y gastos. Contratacin: Aplicacin de normas y procesos contractuales. Tesorera: Recaudo y pago
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Contable: Registro e informe de operaciones. Rendicin de cuentas: ante los entes de control. Artculo 7: Ordenador del gasto: El Rector es el ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos de la institucin. Artculo 8: SISTEMA PRESUPUESTAL: es la herramienta dirigida a organizar la planeacin financiera en los fondos para una vigencia fiscal, de acuerdo con las competencias que se han asignado, tiene las siguientes etapas: Programacin Ingresos Gastos - Ejecucin - Cambios al presupuesto Adiciones Reducciones Traslados - Cierre Artculo 9: Trmite de aprobacin: Elaboracin del presupuesto por parte del rector, segn niveles de desagregacin de grupos e tems de ingresos y desagregacin de gastos en funcionamiento e inversin( funcionamiento por rubros e inversin por proyectos) para su presentacin ante el Consejo Directivo, quien analiza y aprueba mediante acuerdo, igualmente es el encargado de aprobar modificaciones y ajustes. Artculo 10: Presupuesto de ingresos: Los fondos deben programar los recursos destinados a la institucin, provenientes de todas las fuentes, considerando la destinacin especfica cuando as lo determine el recurso. El presupuesto contendr la totalidad de los ingresos, tanto los generados por la institucin como los transferidos por entidades pblicas, se clasifica en grupos, con sus correspondientes tems de ingresos as: -
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a. Ingresos operacionales: venta de servicios (derechos complementarios, expedicin de constancias, certificados etc.) Otras rentas: arrendamientos, prestacin de servicios educativos, cursos de extensin. b. Transferencias: Son los recursos financieros que las entidades pblicas de cualquier orden y sin contraprestacin deben girar al establecimiento educativo a travs de los fondos de servicios educativos. A saber los recursos de la GRATUIDAD, del sistema general de participaciones de la nacion. c. Recursos del capital: Son rentas que se obtienen por concepto de recursos del balance, rendimientos financieros, entre otros. Artculo 11: presupuesto de gastos o apropiaciones: Contiene la totalidad de gastos, las erogaciones o apropiaciones que requiere la institucin para su normal funcionamiento y para las inversiones que el P.E.I demande, diferentes de gastos de personal. Las partidas aprobadas deben entenderse como autorizaciones mximas de gastos. Artculo 12: Ejecucin del presupuesto: La ejecucin del presupuesto de servicios educativos debe realizarse con sujecin a lo determinado en la ley 715 de 2001, Decreto 4791 de 2008, Decreto 992 de 202, y las dems disposiciones expedidas en materia presupuestal. El rector, no puede asumir compromisos o pagos por encima del flujo de caja o sin contar con la disponibilidad de recursos en tesorera, ni puede contraer obligaciones imputables al presupuesto sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible. Artculo 13: compromiso con transferencias: Las transferencias que las entidades efecten al fondo de servicios educativos no pueden ser comprometidos por el rector, hasta tanto se reciban los recursos en las cuentas del respectivo fondo. Artculo 14 ingresos con destinacin especfica: Los ingresos con destinacin especfica deben destinarse nicamente para lo que fueron aprobados por quien asign el recurso.
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Artculo 15: Utilizacin de recursos (artculo 11 decreto 4791 de 2008) Los recursos del fondo slo podrn utilizarse en los siguientes conceptos, siempre que guarden estricta relacin con el P.E.I a. Dotaciones pedaggicas (mobiliarios, textos, libros, materiales didcticos, audiovisuales, licencias de productos informticos y adquisicin de derechos de propiedad intelectual, con sujecin al plan de compras aprobado por el Consejo directivo. b. Mantenimiento, conservacin, reparacin, mejoramiento y adecuacin de los bienes muebles e inmuebles del establecimiento educativo. c. Adquisicin de bienes de consumo duradero que deban inventariarse y estn destinados a la produccin de otros bienes y servicios , como muebles, herramientas y enseres, equipo de oficina, de labranza, cafetera, mecnico y automotor.( de acuerdo con el Plan de compras.) d. Adquisicin de bienes de consumo final que no son objeto de devolucin como papel y tiles de escritorio, elementos de aseo, cafetera, medicina, gas, e. carbn o cualquier otro material o combustible para la I.E (de acuerdo con el plan de compras). f. Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el funcionamiento de la I.E (de acuerdo con el plan de compras). g. Adquisicin de impresos y publicaciones. h. Pago de servicios pblicos domiciliarios, telefona mvil e internet, en las condiciones fijadas por la entidad territorial. i. Pago de primas por seguros para amparar bienes de la institucin, cuando no estn amparados por la entidad territorial. j. Primas por expedicin de plizas de manejo obligatorias. k. Gastos de viaje de educandos, transporte, hospedaje, cuando sean aprobados por el Consejo Directivo. l. Se podrn pagar gastos de docente acompaante, siempre y cuando la comisin otorgada por la entidad territorial no haya generado el pago de viticos.
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m. Costos destinados al sostenimiento de semovientes y proyectos pedaggicos productivos. n. Contratacin de servicios tcnicos y profesionales prestados para una gestin especfica y temporal, en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas por personal de planta. Deben ser autorizados por el consejo directivo y se rigen por normas de la contratacin estatal. o. Realizacin de actividades pedaggicas, cientficas, deportivas y culturales para los educandos, en las cuantas autorizadas por el consejo Directivo. p. Inscripcin y participacin de los educandos en competencias deportivas, culturales, pedaggicas y cientficas de orden local, regional, nacional, internacional, previa autorizacin del Consejo Directivo. q. Acciones de mejoramiento de la gestin escolar, enmarcadas en los proyectos y planes de mejoramiento institucional. Artculo 16: Prohibiciones: a. No se podrn celebrar contratos de trabajo ni establecerse obligaciones propias de las relaciones laborales, tales como subordinacin, cumplimiento de jornada laboral o pago de salarios. b. Otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos del fondo de servicios educativos. c. Reconocer viticos y gastos de viaje, pasajes, desplazamiento y dems, independiente de la denominacin que se le d, excepto los de estudiantes a eventos que hayan sido aprobados por el Consejo directivo, o en aquellos casos permitidos por la Ley. d. Contratar servicios de aseo vigilancia. Artculo 17: Flujo de caja: Es el instrumento mediante el cual se define mes a mes los recaudos y los gastos que se pueden pagar, clasificados de acuerdo y con el presupuesto y con los requerimientos del plan operativo. Artculo 18: manejo de Tesorera: Los recursos del fondo se reciben y se manejan en una cuenta especial a nombre del Fondo de Servicios Educativos de la institucin,
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registrada en la tesorera de la entidad territorial certificada a la cual pertenece la institucin. La cuenta ser abierta por el rector Artculo 19. Plizas: El manejo de tesorera debe estar amparado por una pliza equivalente por lo menos al valor presupuestado el ao inmediatamente anterior. Artculo 20. Contabilidad: La contabilidad se har de acuerdo con las normas expedidas por la Contadura General de la nacin. Artculo 21: Control y asesora: Corresponde a las Secretaras de Educacin certificadas ejercer el control interno, brindar asesora y apoyo administrativo, contractual, financiero, presupuestal y contable de acuerdo con las normas vigentes. Artculo 22: Rendicin de cuentas y publicidad: (artculo 19 decreto 4791 de 2008) Para garantizar los principios de moralidad, imparcialidad, publicidad y transparencia en el manejo de recursos del Fondo de servicios educativos de la Institucin Educativa SANTA MARIA GORETTI; el rector debe garantizar: - Publicar en la Pgina WEB de la institucin o en lugar visible y de fcil acceso, el informe de ejecucin de los recursos y de los estados contables del fondo de servicios educativos. - Publicar mensualmente en lugar visible yd e fcil acceso la relacin de contratos y convenios celebrados durante el perodo transcurrido de la vigencia, en la que por lo menos se especifique el nombre del contratista, objeto, valor, plazo, y estado de ejecucin del contrato. - Al inicio de cada vigencia fiscal enviar a la Secretara de Educacin copia del acuerdo del presupuesto anual del fondo, numerado, fechado y aprobado por el Consejo Directivo. - A ms tardar el ltimo da de Febrero de cada ao y previa convocatoria a la comunidad educativa, celebrar audiencia pblica para presentar el informe de gestin realizada, con la explicacin de la informacin financiera correspondiente, - incluyendo los convenios con particulares, premios, donaciones, u otros, cuyo propsito sea el de beneficiar la comunidad educativa.
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CAPITULO III MODALIDADES DE CONTRATACION ARTICULO 23. MODALIDADES DE CONTRATACIN ESTATAL DE LA INSTITUCION: Hasta 20SMLMV De acuerdo a lo aprobado por el Consejo Directivo: CONTRATACION SIN FORMALIDADES PLENAS Artculo 25: CUANTIAS HASTA 20 SMMLV Cuando la cuanta de contratacin no supere los 20 smlmv de acuerdo con el artculo 17 del decreto 4791 de 2008, Decreto 992 de 2002, el rector puede ejercer la contratacin siguiendo los siguientes criterios: 1. Que el gasto se encuentre planeado y aprobado en el presupuesto de la vigencia por parte del Consejo Directivo, y en consecuencia que exista la Disponibilidad Presupuestal y el recurso econmico. 2. Hacer invitacin en lugar visible del establecimiento, durante tres das hbiles. La invitacin contendr la descripcin del elemento a contratar, detalles tcnicos, y otros necesarios y convenientes para la institucin, as como los criterios para definir el proceso; una vez hecha la justificacin previa a que se refiere el pargrafo 1 del artculo 2 de la ley 1150 de 2007.
3. En la invitacin se establecern los requisitos mnimos habilitantes, as como los criterios de seleccin que se aplicarn para definir el proceso, dejando claro los factores tcnicos y econmicos. 4. Cuando se trate de adquisicin de bienes de caractersticas tcnicas uniformes, despus de analizadas las ofertas, se debe seleccionar la oferta ms favorable en precios, en caso de varios oferentes, Si se presenta una sola oferta deben consultarse precios de mercado y se aceptar, siempre que satisfaga las necesidades de la entidad.
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5. No se exigir estar inscritos en el RUP (decreto 3576 de 2009, artculo 2.) ni aportar garanta de seriedad de la oferta. 6. El contrato constar por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios y aceptada por la institucin, tambin pueden ser rdenes de trabajo, rdenes de compra, rdenes de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que rena condiciones de existencia y validez del negocio jurdico. (Artculo 2, decreto 3576 de 2009). Deber tenerse en cuenta en primera Instancia la contratacin con personas del Municipio de Montenegro y/o el Municipio circunvecino que ofrezca las garantas de este proceso de contratacin y el lleno de los requisitos exigidos por la Ley 80. De 1993. Con el objetivo de apoyar el comercio local y regional. Contratacin entre 20 smlmv e inferiores al 10% de menor cuanta: Cuando se adquieran bienes o servicios cuyo valor se encuentre entre 20 SMV y no supere el 10% de la menor cuanta se har por seleccin abreviada, subasta inversa, es decir, se adjudica el contrato al mejor postor y atendiendo los siguientes criterios de acuerdo con el artculo 1 del decreto 3576 de 2009: 1. Se hace la justificacin previa de acuerdo con la ley 1150 de 2007, artculo 2 2. Se formula la invitacin pblica a presentar ofertas en lugar de fcil acceso al pblico o en la pgina WEB institucional. Dicha invitacin debe contener los requisitos mnimos habilitantes que sern verificados solamente a la oferta de mejor precio. 3. Se escoge aquella que satisfaga las necesidades de la institucin y se encuentre en condiciones del mercado. 4. Cuando haya empate se invita a los oferentes a presentar una nueva oferta, esta situacin se repite cuantas veces se requiera.
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5. Si se presenta una sola oferta se analiza bajo los requerimientos de la institucin y de acuerdo con precios del mercado. 6. El contrato constar por escrito, bien sea en documento firmado por las partes, o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en rdenes de trabajo, compra o servicio o en cualquier otro instrumento, siempre y cuando rena las condiciones de existencia y validez del negocio jurdico.( artculo 2, decreto 3576 de 2009) 7. La institucin dejar constancia escrita de los trmites realizados, tomando las medidas que se requieran para conservacin de la informacin, de conformidad con las normas de archivo. 8. Para servicios de consultora que no superen el 10% de la menor cuanta la seleccin se har de conformidad con los criterios que se hayan establecido en la invitacin respectiva por parte de la entidad, con base en la experiencia del proponente o en el equipo de trabajo, segn se satisfagan las condiciones requeridas en la ejecucin de la consultora de que se trate. La invitacin se debe formular a un mnimo de 3 oferentes e incluir los criterios de habilitacin y seleccin que la institucin educativa considere necesarios para el caso.( artculo 6, decreto 2025 de 2009) Artculo 26: LICITACION PBLICA Actos o contratos que superen la menor cuanta se harn por licitacin pblica de acuerdo al decreto 2474 de 2008 y decreto 2025 de 2009. Pasos: 1. Convocatoria:
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Los procedimientos correspondientes a la convocatoria son los establecidos en el artculo 8 del decreto 2474 de 2008. 2. Acto administrativo de la apertura del proceso de seleccin ( artculo 5 decreto 2474 de 2008 y artculo 1 del decreto 2025 de 2009) 3. Publicacin del pliego de condiciones ( artculo 7 del decreto 2474 de 2008 y artculo 2 del 2025 de 2009) 4. Presentacin de la oferta de manera dinmica mediante subasta inversa, si se va a aplicar la mejor alternativa de evaluacin de la relacin costo-beneficio a que se refiere el literal b del numeral 3 del artculo 12 del decreto 2474 de 2008. 5. Presentacin de documentos por los oferentes que acreditan la capacidad jurdica y el cumplimiento de las condiciones exigidas en relacin con la experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera requerida por la entidad. 6. Verificacin del cumplimiento de requisitos por parte de los oferentes, con el fin de determinar cules oferentes pueden continuar en el proceso de seleccin. 7. Con los oferentes habilitados, en la hora y fecha previstas en el pliego de condiciones, se realiza la subasta inversa para la conformacin dinmica de la oferta. 8. Al trmino de la subasta se adjudica el contrato a quien haya presentado la oferta con la mejor relacin costo-beneficio de conformidad con lo previsto en el artculo 12 del decreto 2474 de 2008. 9. Legalizacin del contrato. ARTCULO 27: Competencia para contratar: La competencia para ordenar y dirigir el proceso de contratacin corresponde al rector.
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ARTICULO 28. De la Facultades para Contratar: El rector de la institucin tendr facultades para celebrar todos los contratos con personas naturales y jurdicas que la entidad requiera para cumplir su misin y funcin social. Articulo 29. Existencia y representacin: Los contratistas acreditarn su existencia representacin legal conforme a las normas legales vigentes. y
ARTICULO 30. De las inhabilidades e incompatibilidades: No podrn celebrar contratos con la entidad las personas naturales y/o jurdicas sealadas en la Constitucin Poltica, artculos 8, 9 y 10 de la Ley 80 de 1993, normas reglamentarias, adems de las
Inhabilidades e incompatibilidades contempladas en las leyes 190 de 1995 y 734 de 2002 y las dems normas que regulen la materia de inhabilidades e incompatibilidades.
ARTICULO 31. De los deberes, derechos, responsabilidades y Sanciones: Para efectos del presente reglamento, se aplicarn las establecidas en las Ley 80 de 1993, Ley 190 de 1995, 734 de 2002 y dems normas concordantes. CAPITULO IV DE LOS CONTRATOS. ARTICULO 32. Contratos de prestacin de servicios: Son contratos de prestacin de servicios los que celebre la institucin para desarrollar su objeto misional y Social y los cuales no puedan prestarse con personal de planta de la institucin, o requieran conocimientos especializados. ARTICULO 33. Contratos de suministro: El contrato de suministro tiene por objeto la adquisicin de elementos, dotaciones pedaggicas, bienes de consumo, software, materiales, repuestos,
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papelera, equipos, elementos de aseo y de oficina, accesorios que se ofrezcan en el mercado en forma sucesiva y a precios unitarios. En todo contrato de suministro se debe precisar en forma clara su valor y cantidad. Siempre se tendrn en cuanta los precios del mercado y la oferta ms favorable para la entidad. Articulo 34. De los contratos de arrendamiento. Los contratos de arrendamiento se celebrarn directamente por el rector cuando se requieran bienes inmuebles para la prestacin del servicio educativo y que no superen los 20smlmv, cuando superen este valor se deber aplicar lo establecido en el artculo 4, del decreto 3576 de 2009, por modalidad de contratacin directa. ARTICULO 35. Contratos de Obra: Son contratos de obra los que se celebren para la construccin, mantenimiento, adecuacin, refacciones, instalacin y en general, para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecucin y pago.
ARTICULO 36. DE LA URGENCIA MANIFIESTA: Slo en los casos excepcionales regulados en la Ley 80 de 1993, la institucin podr hacer uso de dicha facultad cumpliendo el procedimiento que regula dicha situacin.
CAPITULO V DE LOS PROCEDIMIENTOS PRECONTRACTUALES
ARTICULO 37. Etapa Precontractual: Para los efectos del presente Manual se entiende como Etapa Precontractual, aquella que se inicia con la identificacin de la necesidad, estudio previo y expedicin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
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ARTICULO 38. De los Procedimientos Precontractuales: Salvo en los casos de contratacin por Urgencia Manifiesta, los procedimientos Precontractuales cuando el valor del contrato supere los 20 SMLMV sern: 1. Identificacin de las necesidades de adquisicin y venta de bienes y servicios. 2. Elaboracin del presupuesto estimado. 3. Certificado de disponibilidad presupuestal, de acuerdo al valor estimado de la compra (valor de programacin ajustado). 4. Elaboracin de los trminos de referencia, fichas tcnicas, especificaciones, estudios tcnicos, todo dependiendo del contrato que se vaya a realizar. 5. Invitacin pblica a presentar propuestas cuando la modalidad de seleccin as lo requiera. 6. Estudios previos a la ejecucin del contrato (tcnico, jurdico y econmico) y verificacin de la inscripcin (cmara de comercio) de los oferentes en el registro de proponentes (en caso de licitacin pblica). 7. Escogencia del procedimiento de contratacin segn el presupuesto oficial. 8. Seleccin del contratista y adjudicacin del contrato. 9. Elaboracin de la minuta. 10. Apertura de carpeta con soportes y cronograma de contratacin. 11. Perfeccionamiento del contrato. 12. Expedicin de registros presupuestales. 13. Acta de inicio de la ejecucin del contrato.
ARTICULO 39. Del Presupuesto Estimado y de la Disponibilidad Presupuestal: El presupuesto es un estimativo del valor real de los bienes y/o servicios a contratar, preparado por la dependencia que tenga estas funciones y aprobado por el Consejo directivo No se podr realizar actividad pre contractual o contractual alguna sin que se haya expedido el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y se cuente con la aprobacin del rector.
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ARTICULO 40. ORGANIZACIN DE CARPETAS DE CONTRATACION: La Institucin deber disponer la organizacin del proceso contractual y garantizar la organizacin y custodia de la documentacin fsica y de medios magnticos que soporten la contratacin. ARTICULO 41. DE LOS PREPLIEGOS: La institucin para desarrollar los procesos precontractuales deber elaborar como mnimo: Descripcin de las necesidades que la institucin pretende satisfacer. Objeto a contratar con sus especificaciones esenciales. Requisitos, objetivos necesarios para participar en el proceso de seleccin. Reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la elaboracin de los ofrecimientos requeridos y aseguren una escogencia objetiva y, en caso de tratarse de una Convocatoria, eviten la declaratoria de desierta. Definir con precisin las condiciones de costo, requisitos tcnicos y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para ejecutar el objeto del contrato. No incluir condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivad de los datos, informes y documentos que se suministren. La determinacin y ponderacin de los factores objetivos de seleccin, los derechos y obligaciones de las partes, y todas las dems circunstancias de tiempo, modo y lugar que sean necesarias para garantizar reglas objetivas. Determinar plazo lugar, fecha y hora a partir de las cuales se pueden presentar propuestas y las de su cierre). Plazo razonable segn la naturaleza, objeto y cuanta del contrato, para que la entidad realice los estudios tcnicos, econmicos y jurdicos. Plazo para efectuar la adjudicacin y para la firma del contrato. Proyecto de minuta del contrato.
Todos los actos de los procesos pre y contractuales debern publicarse en la pgina WEB o en un lugar de la institucin de fcil acceso, tal como lo exigen las normas de contratacin que regulan la materia.
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ARTICULO 42 Constitucin de Garantas: La entidad exigir a los contratistas las plizas determinadas, de acuerdo a procedimientos y modalidades de seleccin. ARTICULO 43. Perfeccionamiento y ejecucin del Contrato: El contrato se perfecciona con la firma de las partes y la presentacin de documentos exigidos por la institucin Cdula de ciudadana del contratista o representante legal de la entidad RUT (registro nico tributario) Certificado de antecedentes Procuradura General de la Nacin Certificado de Cmara de Comercio Si es persona jurdica, certificado de existencia y representacin legal expedido por la Inscripcin en el SICE (sistema integrado de contratacin estatal) para actos contractuales superiores al 10% de la menor cuanta. CAPITULO VI DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTRACTUALES.
ARTICULO 44. Vigencia y control: La vigilancia en el cumplimiento del contrato estar en cabeza del rector. El funcionario administrativo responsable de los aspectos contables y tesorera, prepara los documentos relacionados con la contratacin, verifica el cumplimiento de requisitos y organiza las cuentas para pagos y anticipos. ARTICULO 45. PROCEDIMIENTO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS CONTRATOS. 1. Acta de recibo a satisfaccin de los bienes y/o servicios.
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2. Sustentar las modificaciones contractuales, si es necesario. 3. Solicitar la suspensin del contrato, si es necesario. 4. Liquidar el contrato.
ARTICULO 46. Suspensin del Contrato: Cuando se presenten causas de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, la institucin, y el contratista suscribirn un Acta de Suspensin del contrato, en la cual expresarn con claridad y precisin las causas o motivos de tal decisin, el avance del contrato, el estado de la obra, bien o servicio contratados y el tiempo de suspensin. Una vez superadas las causales o motivos de suspensin, las partes suscribirn el acta de reinicio. En ningn caso el plazo de suspensin podr ser superior a (15) das. Superado este plazo, las partes procedern a su inmediata liquidacin. ARTICULO 47. De la Terminacin Anticipada de Comn Acuerdo y su Trmite: La terminacin anticipada proceder si se da el mutuo acuerdo entre las partes, de lo cual se dejar constancia escrita, se liquidar el contrato y adems se dejar constancia de Paz y Salvo entre las partes. ARTICULO 48. Liquidacin de los Contratos: Los contratos se liquidarn de mutuo acuerdo dentro del trmino fijado en los pliegos de condiciones o en sus equivalentes o dentro del que acuerden las partes para tal efecto. En aquellos casos en los que el contratista no se presente a la liquidacin, previa notificacin o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendr facultad de terminar en forma unilateral dentro de los dos meses siguientes. (Artculo 11 de la ley 1150 de 2007)
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CAPITULO VII DE LOS PROCEDIMIENTOS POSTCONTRACTUALES. ARTICULO 49. Etapa Postcontractual: Se inicia una vez se haya terminado el contrato y se proceder a la liquidacin se solucionen diferencias que no se hayan podido subsanar entre las partes y se evale finalmente el cumplimiento. ARTICULO 50. De los Procedimientos Postcontractuales: Son procedimientos Postcontractuales: 1. Evaluacin de la ejecucin del contrato. 2. Solucin de Diferencias que hayan podido acontecer entre las partes, a travs de la conciliacin, amigable composicin y finalmente el arbitramento. 3. hacer efectivas las garantas si es necesario. 4. Adelantar las acciones judiciales cuando no sea posible llegar a un acuerdo y se demuestre el incumplimiento o dao patrimonial a la entidad.
CAPITULO VIII DE LAS DISPOSICIONES FINALES
ARTICULO 62. Publicacin y Divulgacin: El presente Acuerdo se publicar en carteleras de la Institucin, en la pgina WEB y ser socializado con el personal que tenga que ver con su ejecucin. ARTICULO 63. Aprobacin, Vigencia y Modificacin del Presente Acuerdo: El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su aprobacin por parte del Consejo Directivo y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
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PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Montenegro Quindo a los 5 das del mes de Abril de 2011
Firmado CONSEJO DIRECTIVO
JOHN EVER OYUELA RAMIREZ RECTOR
ACUERDO N. 003- Abril de 2011. MANUAL DE CONTRATACION
HERMANA ELSY DE LAS MERCEDES PEREZ CASTAEDA REPRESENTANTE SEDE JESUS MAESTRO
JAISNOVER VILLA ROJAS REPRESENTANTE DOCENTES SECUNDARIA
MARIA MARGARITA CARDONA MUOZ - REPRESENTANTE DOCENTES PRIMARIA
SONIA CRISTINA BUSTAMANTE SERNA REPRESENTANTE ASOCIACION PADRES DE FAMILIA
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Viene anexo para firmas ACUERDO N. 003- Abril de 2011. MANUAL DE CONTRATACION
YARLY YULIETH ORTIZ BERMUDEZ - REPRESENTANTE DE LOS EXALUMOS
JENNY FERNANDA GALVIZ AGUDELO REPRESENTANTE ALUMNOS 2011
MAURICIO BONILLA DIAZ REPRESENTANTE DEL SECTOR PRODUCTIVO MARLENY FORERO CORREA - REPRESENTANTE CONSEJO DE PADRES
Redactora- Marta Lucia Bedoya Ospina Aux- Admtiva-Tesorera.
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CAPITULO 1. DE LAS DISPOSICIONES GENERALES. OBJETO FINES PRINCIPIOS

CAPITULO V DE LOS PROCEDIMIENTOS PRECONTRACTUALES

CAPITULO VIII DE LAS DISPOSICIONES FINALES

Dado en Montenegro Quindo a los 5 das del mes de Abril de 2011

Firmado CONSEJO DIRECTIVO

JOHN EVER OYUELA RAMIREZ RECTOR

ACUERDO N. 003- Abril de 2011. MANUAL DE CONTRATACION

JAISNOVER VILLA ROJAS REPRESENTANTE DOCENTES SECUNDARIA

MARIA MARGARITA CARDONA MUOZ - REPRESENTANTE DOCENTES PRIMARIA

SONIA CRISTINA BUSTAMANTE SERNA REPRESENTANTE ASOCIACION PADRES DE FAMILIA

YARLY YULIETH ORTIZ BERMUDEZ - REPRESENTANTE DE LOS EXALUMOS

JENNY FERNANDA GALVIZ AGUDELO REPRESENTANTE ALUMNOS 2011

Redactora- Marta Lucia Bedoya Ospina Aux- Admtiva-Tesorera.

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