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Departamento de Expresin Grfica y Proyectos de Ingeniera Escuela Universitaria de Ingeniera Tcnica Industrial e Ingeniera Tcnica en Topografa

Vitoria - Gasteiz

GESTION DE PROYECTOS Introduccin

Autores: Jenaro Fernndez Martnez Alfredo Martnez Argote Karle Olalde Azkorreta Fecha: Noviembre 1999

Ref.: GesPro-V10 Palabras claves: gestin-proyectos

Oficina Tcnica y Proyectos

GESTIN DE PROYECTOS: Introduccin

Indice. Tabla de Contenidos


1Gestin de Proyectos: Introduccin 1 1.1 Qu es la gestin de proyectos?............................................. 1 1.2 Porqu se realiza? .................................................................. 1 1.3 Cuales son sus objetivos?....................................................... 1 1.4 Quin realiza la gestin del proyecto? .................................... 2 1.5 El director del proyecto.............................................................. 2 1.6 Fases de la gestin de proyectos.............................................. 3 1.7 Herramientas de gestin de proyectos...................................... 3

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GESTIN DE PROYECTOS: Introduccin

1 Gestin de Proyectos: Introduccin


1.1 Qu es la gestin de proyectos?
Desde el punto de vista de la gestin, " Proyecto es la realizacin de una actividad compleja, susceptible de descomponerse en una serie de tareas interdependientes entre s en cuanto a su orden de ejecucin ". La experiencia demuestra que no son vlidos los principios de gestin que se emplean para actividades de naturaleza continua, porque los proyectos presentan dificultades particulares que aconsejan el uso de mtodos de gestin tambin especficos.

1.2 Porqu se realiza?


La naturaleza especial de los proyectos como actividades complejas y discontinuas lleva aparejada la necesidad de establecer sistemas especiales y adaptados para poderlos gestionar y dirigir adecuadamente. No se trata de aplicar mtodos totalmente diferentes o contrarios de los que se emplean en el resto de actividades de una empresa. Las funciones de direccin del proyecto son bsicamente las mismas que competen a los directivos del resto de las actividades : planificacin, organizacin, toma de decisiones, direccin del equipo humano, control de resultados. Sin embargo, todo ese conjunto de tareas de direccin ha de estar concebido y estructurado de una forma adaptada a la naturaleza de las actividades discontinuas, condicin indispensable para tener xito en la gestin de proyectos.

1.3 Cuales son sus objetivos?


El objetivo fundamental de la gestin "es poner en marcha el proyecto para conseguir resultados planificados dentro de un lmite de tiempo y de un presupuesto de costos". Para poder llevar esto acabo debemos realizar las siguientes acciones: - Definir claramente el objetivo del proyecto, - Determinar que tareas se requieren para llevarlo a cabo, - Determinar el calendario de trabajo, - Fijar las duraciones de las distintas actividades, as como hitos importantes, - Planificar la realizacin de las tareas, - Asignar recursos a dichas tareas, - Estudiar las relaciones entre tareas y resolver conflictos entre recursos, - Establecer los costes de las tareas, - Seguir la obra en curso y compararla con el plan, - Seguir los costes y compararlos con el presupuesto, - Prever, analizar y llevar acabo las acciones correctoras debidas, - Dotarnos de la estructura adecuada al proyecto y al equipo, - Hacer participe al equipo en la programacin y en la resolucin de los problemas, - Buena calidad de los informes sobre el estado y el avance del proyecto.

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1.4 Quin realiza la gestin del proyecto?


La Gestin de Proyectos es el conjunto de tcnicas, mtodos y aptitudes que permiten la obtencin de los objetivos del proyecto. Para conseguir los resultados propuestos, el "director de proyectos" debe definir los objetivos, organizar los recursos, efectuar su planificacin, establecer presupuestos y controlar resultados obtenidos respecto a los objetivos propuestos.

1.5 El director del proyecto


El director de proyectos es un gestor con plena responsabilidad sobre la planificacin, direccin y control de los recursos de la organizacin aplicados al proyecto. El director del proyecto, como responsable directo del mismo, tiene asignadas unas funciones y unas actividades que podran resumirse en las siguientes : - Planificacin del proyecto. - Direccin del proyecto. - Relacin con clientes y suministradores. - Control del proyecto. - Informacin y decisin en materia de costes, plazos y tcnicas que aseguren el cumplimiento de los objetivos del proyecto. En la prctica, el director del proyecto conseguir cumplir sus funciones, ms que apoyndose en la autoridad, haciendo uso de sus cualidades de liderazgo, prestigio profesional, poder de persuasin, negociacin y capacidad de organizacin. Un director de proyecto debe tener un buen dominio de los mtodos de gestin, es decir, debe ser experto en las habilidades tcnicas y metodologas tales como planificacin, grafos PERT, previsiones, anlisis y control de costes, negociacin de contratos, etc. El director de proyectos debe poseer, adems de las mencionadas hasta el momento, otra serie de cualidades que se citan a continuacin : - Dominio de las tecnologas implicadas en el proyecto. - Orientacin de la calidad del proyecto hacia la satisfaccin del cliente. - Capacidad de sntesis y anlisis. Debe tener habilidad para establecer planes, programas y prioridades, con una visin general bastante amplia. - Capacidad de toma de decisiones en el control del proyecto. - Habilidad en la utilizacin eficaz de los recursos. - Aptitud para crear un equipo de proyectos fuerte y unido : seleccionar el personal idneo, determinar las funciones adecuadas, darles recursos y motivarlos. - Capacidad en la comunicacin : el director del proyecto debe ser un buen negociador en el trato con el cliente, subcontratistas, suministradores, etc. - Delegar responsabilidad, seleccionando los miembros del equipo ms adecuados para darles autoridad y recursos. - Destreza para captar lo esencial del proyecto, y aunque ste sea complejo, transformarlo en simple, para transmitirlo a su equipo con descripciones sencillas. - Estabilidad, flexibilidad y adaptabilidad. Estabilidad para mantener la perspectiva y direccin durante un cambio rpido, flexibilidad para satisfacer demandas en conflicto y adaptabilidad a las nuevas tecnologas, entorno social, circunstancias econmicas, etc.. - Buena salud para soportar la presin extrema y la carga de trabajo constante.

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1.6 Fases de la gestin de proyectos


La Gestin de Proyectos es un proceso ntimamente ligado a la Direccin, que comprende las siguientes actividades : - Planificacin - Seguimiento - Control - Toma de decisiones - Comunicacin - Evaluacin Para la correcta ejecucin del proyecto es indispensable, desde el comienzo del mismo, planificar las distintas actividades involucradas, ordenndolas y definiendo sus relaciones de dependencia, prioridades y distribucin en el tiempo. Planificar un proyecto es establecer las actividades a ejecutar, darles prioridades, analizar sus interrelaciones lgicas y ordenarlas secuencialmente en el tiempo. Cuanto ms se desmenuce el proyecto, mejor se conocer, ms fcil ser detectar las prioridades obligadas, y establecer las subjetivas. Los planes previstos inicialmente de cmo se debe desarrollar el proyecto, pueden verse modificados en la realidad por numerosos motivos. Seguimiento es el proceso de recopilacin de informacin sobre el funcionamiento real del proyecto, as como la obtencin de los informes de estado que facilitan la comunicacin entre el director y los dems responsables del proyecto. El control es la funcin que permite llevar la ejecucin real del proyecto de acuerdo con los planes iniciales, a partir de la informacin proporcionada por el seguimiento. En definitiva, controlar supone aplicar las medidas correctoras necesarias para aproximar los hechos reales a los previstos, cuando las desviaciones no se consideren admisibles. La evaluacin es una fase posterior al control. En la fase de evaluacin se tiene en cuenta la calidad y la efectividad del proyecto realizado, aprendiendo de la propia experiencia para futuros proyectos. La evaluacin ser por tanto, la ltima fase de la gestin de proyectos.

1.7 Herramientas de gestin de proyectos


1.7.1 Programacin de tiempos
El tiempo es el elemento principal en toda planificacin, que por definicin consiste ante todo en situar en el tiempo las tareas a realizar. En el transcurso de cualquier proyecto, se hace indispensable contar con una serie de tcnicas de programacin que faciliten su desarrollo. Entre las tcnicas de programacin existentes podemos establecer una clasificacin atendiendo a la duracin de las actividades, a los recursos o a los costes. Entre las tcnicas de programacin ms interesantes, y que sern desarrolladas ms adelante, cabe destacar los diagramas GANTT, PERT, CPM, ROY, PDM.

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1.7.2 Gestin de recursos


Otro de los problemas recursos. que plantea la gestin de un proyecto es la disponibilidad de los

En muchos de los casos que se presentan en la realidad, los recursos disponibles se encuentran en cantidades limitadas, lo cual puede provocar alteraciones con respecto al calendario previsto de ejecucin del proyecto. Por tanto, a la hora de gestionar los recursos, habr que adaptarlos a la mayor o menor disponibilidad de stos.

1.7.3 Anlisis de costes


En la mayora de los mtodos de programacin de tiempos, se considera fijo el tiempo de ejecucin de las diferentes actividades. Ello quiere decir, que una vez que han sido calculadas la duracin de las actividades, se las trata ya como un dato. Este razonamiento se podra considerar vlido si para ejecutar las diferentes actividades se opera con un nivel de utilizacin de recursos fijo (nmero de trabajadores, de mquinas, etc.). Por el contrario, si el nivel de utilizacin de los recursos no es fijo, no habr una duracin fija para cada actividad, sino que a cada nivel de utilizacin de recursos le corresponder una duracin determinada. Por ejemplo, en el proyecto de electrificacin de un edificio, la duracin de la actividad "instalacin del alumbrado" tiene una duracin de 20 das. Este valor se ha obtenido en base a un determinado nivel de utilizacin de recursos (un grupo de seis electricistas y un turno de trabajo). Indudablemente, este tiempo podra reducirse incrementando el nmero de electricistas y/o los turnos de trabajo. Por tanto, en cada proyecto se intentar encontrar la relacin ideal tiempo-coste.

1.7.4 Control de la calidad


El control de calidad es una labor compleja que requiere conocimientos tcnicos profundos en la materia que se trate. Se ha de concretar mediante muestreos, anlisis y mediciones adecuadas. En muchas ocasiones se contratan con empresas especializadas para garantizar la objetividad y la eficacia del control. El control de calidad slo es efectivo si se realiza en los momentos oportunos. En muchos proyectos, si los defectos no son detectados a tiempo, los costes de reparacin pueden ser prohibitivos. Para que el control de calidad sea correcto, debe efectuarse a lo largo de toda la obra, para poder corregir sin gran coste aadido las deficiencias que se van detectando. La calidad debe entenderse siempre en sentido funcional, y no como calidad intrnseca, y depender en todo caso de las especificaciones determinadas en el pliego de condiciones tcnicas del proyecto.

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