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ESCUELA DE POSTGRADO

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA NACIONAL DE DISTRIBUCIN DE GRANOS CARAVELI S.A.

PRESENTADO EN LA ASIGNATURA DE:

AUDITORIA FINANCIERA II

POR EL GRUPO 6 : HORMIGUITAS ADRIN COTRADO ADUVIRE YOLANDA PAREDES LINARES JORDANA VILDOSO DELGADO

DOCENTE: MG. CPC JOSE AGUILAR ALVAREZ

TACNA, ENERO DE 2003

AUDITORES ASOCIADOS S.C.

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA NACIONAL DE DISTRIBUCIN DE GRANOS CARAVELI S.A.

1996
Av. Roosevelt N 1158 1162 Santiago de Surco Lima Telf : 477-7502 - Fax: 247-2056

AUDITORES ASOCIADOS S.C. A los seores Accionistas y Directores de: EMPRESA NACIONAL DE DISTRIBUCIN DE GRANOS CARAVELI CIUDAD. Muy seores nuestros: Como parte de nuestro examen de los Estados Financieros de la EMPRESA NACIONAL DE DISTRIBUCIN DE GRANOS CARAVELI S.A., al 31 de diciembre de 1995, hemos estudiado y evaluado el sistema de control interno en la medida y alcance de los procedimientos de auditora empleados, los cuales fueron necesarios para expresar una opinin sobre los Estados Financieros de la Empresa. Como es de vuestro conocimiento el sistema de control interno contable de una empresa, tiene como finalidad principal salvaguardar los activos de la misma, asegurar que las transacciones se contabilicen adecuadamente y, que los estados financieros sean preparados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Establecer y mantener dicho sistema es responsabilidad de la Alta Direccin, la que tiene que evaluar cuidadosamente el beneficio a obtener en relacin con el costo de los procedimientos de control empleados. Nuestro estudio y evaluacin revel algunas observaciones y recomendaciones que presentamos en las siguientes pginas, para ayudar a la Empresa en el proceso continuo del perfeccionamiento de sus controles. Tales recomendaciones no cubren necesariamente todas las debilidades que el sistema existente pudiera tener, dado que el alcance de nuestro estudio y evaluacin no tuvo por objeto expresar una opinin sobre dicho sistema tomado en sus conjunto. Aprovechamos la oportunidad para expresarles nuestro reconocimiento por la colaboracin que nos ha brindado para el desarrollo de nuestro examen, el mismo que hacemos extensivo a todos los funcionarios y personal de la Empresa. Lima Per, 3 de marzo de 1996 ----------------------------------- (Socio) CPC Adrian Cotrado Aduvire Contador Pblico Matrcula 13-057

Av. Roosevelt N 1158 1162 Santiago de Surco Lima Telf : 477-7502 - Fax: 247-2056

EMPRESA NACIONAL DE DISTRIBUCIN DE GRANOS CARAVELI S.A. MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO I. INTRODUCCIN Como parte integrante de nuestro examen de los Estados Financieros de la Empresa Nacional de Distribucin de Granos Caraveli S.A., al 31 de diciembre de 1995, cuyo dictamen se presenta por separado, hemos revisado y probado el sistema de control interno contable y administrativo, para lo cual hemos aplicado Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, los cuales conjugan su concepto terico general, con las Normas de Auditora Gubernamental NAGU aprobadas por resolucin de Contralora N 162-95-CG del 22-09-95 y las Normas que contiene el Decreto Ley 26162, Ley orgnica del sistema Nacional de Control, las cuales regulan los exmenes de auditora y los sistemas de control interno de las empresas con participacin del Estado, as como otros procedimientos que fueron considerados de acuerdo con las circunstancias, con la finalidad de establecer una base de confiabilidad para determinar la naturaleza y oportunidad con que fueron elaborados los registros contables. El objeto del control interno contable, es la de prever una razonable, aunque no absoluta seguridad respecto a la salvaguarda de los activos contra prdidas derivadas del uso o disposicin no autorizados y de la confiabilidad de los registros contables en la preparacin de los estados financieros y mantenimiento de los activos bajo control. El concepto seguridad razonable tiene en cuenta que el costo de un sistema de control interno, no debera exceder a los beneficios derivados del mismo y tambin reconoce que la evaluacin de estos factores necesariamente requieren estimaciones y juicios por parte de la Gerencia. Los procedimientos de control existentes en la EMPRESA NACIONAL DE DISTRIBUCIN DE GRANOS CARAVELI S.A. o en cualquier otra, cuya efectividad depende de la separacin de funciones, pueden ser desvirtuados mediante colusin, de la misma manera, los procedimientos de control pueden ser intencionalmente burlados por la administracin de una empresa, con respecto tanto a la ejecucin y registro de transacciones como respecto de las estimaciones y juicios requeridos en la preparacin de estados financieros, ms an la proyeccin del resultado de cualquier eventualidad de control interno a perodos futuros, est sujeta al riesgo de que los procedimientos puedan volverse inadecuados por los cambios en las condiciones existentes y que el grado de sujecin a los procedimientos establecidos pueda deteriorarse.

1. INFORMACIN RELATIVA AL EXAMEN 1. MOTIVO DEL EXAMEN La Contralora General de la Repblica en uso de sus facultades mediante publicaciones efectuadas en el Diario Oficial El Peruano los das 22 y 23 de agosto, convoc a Concurso Pblico de Mritos N 01395-CG, a efectos de designar Sociedades de Auditora para realizar treinta y cinco (35) exmenes a los Estados Financieros y otros aspectos operativos. Para cumplir con este objetivo nombr una Comisin Especial de Designacin de Sociedades de Auditora mediante Resolucin de Contralora N 075-95-CG, Visto el Informe N 010-95CG/CE el Contralor General mediante Resolucin de Contralora N 102-95-CG el 24 de Setiembre de 1995, design a nuestra Firma AUDITORES ASOCIADOS S.C., para examinar los estados financieros e informacin complementaria (CONASEV) de la Empresa Nacional de Distribucin de Granos Caraveli S.A., por el perodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 1995, habindose suscrito el Contrato de Locacin de servicios el 5 de noviembre de 1995. 2. NATURALEZA Y OBJETIVOS De acuerdo a lo establecido en las bases del concurso, as como, en la clusula primera del contrato de locacin de servicios profesionales de Auditora Externa, el examen es de carcter financiero operativo, cubriendo los siguientes objetivos: a. b. c. d. e. f. 3. Emitir opinin sobre los Estados Financieros ajustados e informacin complementaria (CONASEV) al 31 de diciembre de 1995 de conformidad con la normatividad vigente. Emitir opinin sobre la informacin presupuestaria requerida por la Contadura Pblica de la Nacin. Evaluar el control de Cuentas por Cobrar. Evaluar el programa de procesamiento de los datos, utilizado en el sistema de comercializacin para el desarrollo de sus actividades. Evaluar y verificar el seguimiento de la adopcin de las medidas correctivas en relacin a las recomendaciones derivadas de acciones de control anteriores. Evaluar la gestin de los procesos legales de la empresa en los aspectos laborales y tributarios.

ALCANCE Nuestro examen a los estados financieros de la empresa, comprende desde 01 de enero al 31 de diciembre de 1995, los mismos que se han efectuado de acuerdo a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, Ley del Sistema Nacional de Control aprobado por Decreto Ley N 26162 y las Normas de Auditora Gubernamental aprobadas por Resolucin de Contralora N 162-95-CG de 26 de Setiembre de 1995.

4.

COMUNICACIN DE OBSERVACIONES Como resultado de nuestra primera visita llevado a cabo el 14 de noviembre al 15 de diciembre de 1995, hemos efectuado la evaluacin del Sistema de Control Interno, Financiero y Administrativo, cuyas observaciones resultantes de dicha evaluacin fueron puestas en conocimiento de cada uno de los funcionarios; as como, tambin aquellas observaciones que se han encontrado como resultado de la segunda visita, para dar cumplimiento con lo dispuesto en la NAGU 3.60 Comunicacin de Observaciones. Nuestra comisin durante el desarrollo del examen en forma permanente ha puesto en conocimiento a los funcionares responsables, las observaciones emergentes de la accin de control a efectos que presenten sus descargos documentadamente, consecuentemente, en el presente informe slo se incluye aquellas observaciones que no han sido descargadas y/o los documentos presentados para tal fin no han sustentado la observacin formulada. 2. INFORMACIN EXAMINADA RELATIVA A LA ENTIDAD

1.

Antecedentes y Base Legal Empresa Nacional de Distribucin de Granos Caraveli S.A., es una empresa estatal de derecho privado, constituida bajo la forma de Sociedad Annima. Cuenta con autonoma propia para realizar sus actividades y es responsable de la comercializacin de granos. Su objetivo es reducir el nmero de intermediarios entre el productor y el consumidor y evitar el alza injustificada de precios. La Empresa Nacional de Distribucin de Granos Caraveli S.A., fue creada por la Ley N 24012 el 28 de julio de 1981. Iniciando sus operaciones el 01 de enero de 1982.

2.

Relacin de Funcionarios de la Empresa Nombres y Apellidos Fulano de Tal Napolen Bonaparte Francisco Maturana Cargo Gerente General Jefe de Contabilidad Jefe de Crditos y Cobranzas Perodo Desde 1/1/95 Desde 1/1/95 Desde 1/1/95

II.

OBSERVACIONES 1. De la evaluacin selectiva efectuada a los expedientes de 45 clientes que totalizan un monto de cuentas por cobrar de S/. 6 451 200,00 que corresponden a crditos antiguos concedidos sin tener en cuenta los requisitos

mnimos de seguridad y cuya probabilidad de recuperacin no ha sido debidamente garantizada, se ha determinado lo siguiente: De las ventas efectuadas a los minoristas Sr. VALERIANO PERA y MARCELINO DIAZ, por un valor total de S/. 374 000,00, de los cuales se cancel el importe de S/. 133 000,00 mediante cheques, los mismos que fueron devueltos por falta de fondos, habindose evidenciado que no existe una adecuada poltica de evaluacin de clientes, dado que a pesar de haber sido devueltos cheques por falta de fondos, se siguieron otorgando ventas al crdito a los mismos clientes. La Pliza de fidelidad presentada por EL NORTEO con la finalidad de proteger las operaciones, no garantiza la posibilidad de cobro inmediato, dado que las referidas plizas slo proceden para el caso de funcionarios pertenecientes a la misma entidad pblica, tal como lo expresa la Ley N 18220. Existencia de saldos por cobrar con antigedad hasta de tres aos, siendo el plazo mximo establecido de un ao. Los vendedores, a parte de encargarse de todas las gestiones para la realizacin de la operacin de ventas, tiene facultad para aprobar el otorgamiento de los crditos; en muchos casos tambin efectan labores de cobranza, los mismos que no cumplen con rendir cuenta peridicamente de los montos cobrados. No se efecta investigacin sobre la capacidad de endeudamiento del cliente. No se efectan oportunamente gestiones de cobranza al vencimiento de los saldos. No existen monto lmite de concesin de crdito por cliente.

La situacin comentada se ha originado entre otros, a la falta de lineamientos o disposiciones internas que permitan garantizar una adecuada concesin de los crditos otorgados a los clientes y a que el Organo de Auditora Interna de la empresa auditada no examin el rubro de cuentas por cobrar, no teniendo en cuenta que el mismo constitua el 39,2 % del activo. Lo comentado puede originar el riesgo potencial de incobrabilidad de los crditos otorgados a clientes. III. RECOMENDACIONES 2. Sugerimos que el Gerente General a travs del rea de racionalizacin formulen una directiva para la adecuada concesin de crditos otorgados a los clientes.

Lima Per, 3 de marzo de 1996 ----------------------------------- (Socio) CPC Adrian Cotrado Aduvire Contador Pblico Matrcula 13-057