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ADMINISTRACION DE COMPRAS

OBJETIVOS, FUNCIONES, PROCEDIMIENTO, MODALIDADES DE COTIZACION, REGISTRO DE PROVEEDORES, EVALUACION DE COMPRAS

ADMINISTRACION COMPRAS OBJETIVOS


MANTENER CONTINUIDAD EN EL ABASTECIMIENTO. PAGAR PRECIOS JUSTOS POR PRODUCTOS DE CALIDAD. MANTENER EXIGENCIAS ECONOMICAS CON LA SEGURIDAD Y SIN PREJUICIO PARA LA EMPRESA. EVITAR DUPLICIDAD DE COMPRA Y GENERACION DE DESPERDICIOS. CARACTERISTICA DE NEGOCIADOR.

ADMINISTRACION COMPRAS OBJETIVOS

BUSCAR NUEVAS FUENTES DE SUMINISTROS. BUSCAR UN COSTO BAJO DE REPOSICION. REVISION DEL MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS. INVESTIGAR NUEVOS PROCEDIMIENTOS. PERMANENTE CAPACITACION. MANTENER INFORMADO A LOS SUPERIORES.

ADMINISTRACION COMPRAS FUNCIONES


COMPRAS: Elaboracin del plan de compras y entregas de material a usuarios. Establecer contactos con usuarios y proveedores para iniciar proceso de compra. SEGUIMIENTO: Mantener correspondencia con proveedores. Visitar fbricas y proveedores. Seguimiento oportuno a rdenes de compra.

ADMINSITRACION COMPRAS FUNCIONES


INVESTIGACION: Estudio de mercado para la consecucin de nuevos proveedores. Analizar la aparicin de nuevos productos en el mercado, con mayor eficiencia y mejores propiedades tcnicas.

ADMINSITRACION COMPRAS FUNCIONES


Estado de materiales y mercados. Anlisis de costos. Anlisis de proveedores. Obtener datos de precios, proveedores, etc. Obtener datos sobre stocks y consumos. Informacin tcnica sobre artculos. Especificaciones sobre catlogos.

ADMINISTRACION COMPRAS FUNCIONES


JEFATURA: Organizar, dirigir y controlar la Administracin de Compras. Dotar de una infraestructura tcnica-administrativa actualizada. Atender la totalidad de lo comprendido en el plan de compras. Asesorar en confeccin de presupuestos a las dems reas. Evaluacin de su dependencia.

OTRAS: Negociacin de contratos con proveedores. Verificacin de facturas para cancelacin. Eleccin de si se fabrica o se compra. Standarizacin y simplificacin. Sustitucin de materiales en coordinacin con usuario. Presupuesto de adquisiciones. Poltica comercial. Redaccin de informes.

AMINISTRACION COMPRAS ACTIVIDADES

FUNCION COMPRAS
VISITAS A COMPAIAS. REALIZAR UN PROGRAMA DE VISITAS A LOS PROVEEDORES, DEBIDAMENTE INSCRITOS EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES. ENTREVISTARSE CON EL GERENTE DE VENTAS O REPRESENTANTE DE LA COMPAA CON QUIEN SE REALIZARA LOS TRATOS.

FUNCION COMPRAS

ACLARA TODOS LOS PORMENORES INHERENTES AL SERVICIO QUE EL PROVEEDOR PROPORCIONARA , TALES COMO:
CONDICIONES DE PAGO, CREDITO Y DESCUENTOS. HORARIOS DE ENTREGA. CALIDAD DE LOS PRODUCTOS. CAPACIDAD DE SURTIDO.

CLASIFICACION DE COMPRAS
SEGUN LA PROCEDENCIA DEL MATERIAL. IMPORTACION (importacin directa). NACIONALES (material importado de stock en el Pas + material de procedencia nacional). SEGUN LA MODALIDAD. STOCK (consumo repetitivo). CARGO DIRECTO (consumo nico). PROYECTOS (trabajos especiales).

CLASIFICACION DE COMPRAS
SEGUN EL LUGAR DE COMPRA. LOCALES (compras hechas en el lugar de ubicacin de la dependencia principal de la empresa). ZONALES (compras hechas en los lugares donde funciones otras dependencias de la empresa).

ADMINISTRACION DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO

ADMINISTRACION COMPRAS PROCEDIMIENTO

1.-ANALIZAR REQUERIMIENTOS DE MATERIAL. 2.-SELECCIONAR MODALIDAD DE COTIZACION (en base al monto total). 3.-SELECCIONAR PROVEEDORES (en base al Registro de Proveedores). 4.-GENERAR SOLICITUD COTIZACION (indicando condiciones contractuales). 5.-ATENDER CONSULTAS TECNICAS.

AMINISTRACION COMPRAS PROCEDIMIENTO

6.-RECEPCION DE OFERTAS. 7.-INGRESAR DATOS A COMPUTADOR. 8.-OBTENER CUADRO COMPARATIVO. 9.-EVALUAR CUADRO COMPARATIVO: (calidad cantidad - precio - descuento forma de pago - tiempo de entrega - lugar de entrega - tipo de empaque) 10.-DETERMINAR EL GANADOR BUENA PRO.

ADMINISTRACION COMPRAS PROCEDIMIENTO

11.-APROBAR CUADRO COMPARATIVO (segn niveles de aprobacin). 12.-GENERAR ORDEN DE COMPRA. 13.-APROBAR ORDEN DE COMPRA (segn niveles de aprobacin). 14.-ENTREGAR ORDEN A PROVEEDOR. 15.-LABORES DE SEGUIMIENTO.

ADMINISTRACION DE COMPRAS
MODALIDADES DE COTIZACION

MODALIDADES DE ADQUISICION O CONTRATACION


ADQUISICIONES/CONTRATACIONES MENORES. MENOR A US$ 200:

sin requisito de cotizacin se establece la factura como nico documento de control contable

ENTRE US$ 201 Y US$ 500:

solicitar cotizacin telefnica y/o va fax

MODALIDADES DE ADQUISICION O CONTRATACION


ADQUISICIONES/CONTRATACIONES POR COMPETENCIA. Para solicitudes de reposicin que superan los US$ 500 Invitacin selectiva o invitacin pblica - Concurso o Licitacin Pblica - segn:

PRECIO - CALIDAD - OPORTUNIDAD FORMAS DE PAGO - GARANTIAS - ETC.

MODALIDADES DE ADQUISICION O CONTRATACION


SELECCION SELECTIVA:
Las propuestas se hacen en sobre cerrado. Se fija da, hora y lugar.

INVITACION PUBLICA:

Dependiendo de los montos totales estimados, se puede clasificar en:


CONCURSO PUBLICO. LICITACION PUBLICA.

MODALIDADES DE ADQUISICION O CONTRATACION

NEGOCIACIONES DIRECTAS: Se negocia directamente con el proveedor las condiciones econmicas y tcnicas de la adquisicin del bien o servicio. El proceso de negociacin lo lleva a cabo la unidad responsable de realizar el proceso con la finalidad de obtener la mejor alternativa en trmino de plazos, calidad y precios.

MODALIDADES DE ADQUISICION O CONTRATACION


ADJUDICACION DIRECTA. Se realizan sin solicitar cotizaciones, en base a tarifas, precios predeterminados o listas de precios actualizadas. Se debe evaluar peridicamente en el mercado los precios de productos o servicios de proveedores similares a fin de evaluar en coordinacin con los usuarios las sustituciones posibles.

RECOMENDACIONES PARA EL EXPORTADOR

ANALIZAR QUE EL TEXTO DE LA CC SE AJUSTE A LO ACORDADO EN EL CONTRATO COMPRA-VENTA O CONFIRMACION DEL PEDIDO. PRESENTAR EN ORIGINALES TODOS LOS DOCUMENTOS DE EMBARQUE SOLICITADOS EN EL CREDITO DOCUMENTARIO. PRESENTAR DOCUMENTOS DENTRO DEL PLAZO FIJADO EN LA CC. LA INFORMAC. PROPORCIONADA EN LOS DOCUMENTOS DEBERA COINCIDIR CON ESPECIFICACIONES CONTENIDAS EN LA CC.

RECOMENDACIONES PARA EL EXPORTADOR

LA FACTURA COMERCIAL DEBERA EMITIRSE EN LA MISMA MONEDA DE LA CC, SALVO QUE ESTA ESPECIFIQUE LO CONTRARIO. LOS EMBARQUES PARCIALES DEBERAN SER INDEPENDIENTES Y CADA UNO DEBERA PRESENTAR SU JUEGO DE DOCUMENTOS. LA POLIZA O CERTIFICADO DEL SEGURO DEBERA EMITIRSE EN LA MISMA FECHA O ANTES DE LA FECHA DE EMBARQUE.

RECOMENDACION PARA EL IMPORTADOR

LOS IMPORTADORES DEBERAN SER SUMAMENTE CUIDADOSOS CON LAS INSTRUCCIONES QUE DEN AL BANCO PARA LA APERTURA DE SU CC, ESPECIFICANDO TODOS LOS REQUISITOS PARA LLEVAR A BUEN TERMINO SU NEGOCIACION.