You are on page 1of 9

Contractor  Information  Pack  –  BST  2013  


  Contractor  Information  Pack   British  Summer  Time  @  Hyde  Park  2013  


      Site  Basics     Site  postal  address   Hyde  Park  Concert  Series.  London.Contractor  Information  Pack  –  BST  2013     Introduction   In  conjunction  with  the  Royal  Parks  AEG  will  be  hold  Barclaycard  Presents   British  Summertime  in  Hyde             .  W2  2UH     Build  and  Break  Timings     Build  Dates   Monday  24th  June  2013  until  Thursday   4th  July  2013   Site  Open                                                            08:00  –  20:00   Site  Open                                                          08:00    -­‐  20:00   Arena   Friday  5th  July  2013  until  Sunday  14th  July  2013   Staggered  opening  times:  Show  days  12:00                                                                                                  Mid-­‐week  content  08:00       Break  Dates   Monday  14th  July  2013  until  TBC   Production  team   The  festival  is  co-­‐produced  by  AEG  Live  and  Loudsound     Festival  Director:  Jim  King   Operations  Manager:  Dan  Craig   Assistant  Operations  Manager:  James  Lynch   Site  Manager:  Christina  Von  Bonin   Infrastructure  Coordinator:  Tim  Spears   Creative  Production  Manager:  Ian  Greenway   Any  Questions?  info@loudsound.  the  Parade  Ground.  Hyde  Park.

    There  is  strictly  no  access  or  parking  for  personal  vehicles  on  site.  Parking  is   available  at  a  discounted  rate  in  the  Park  Lane  underground  car  park.     There  are  strict  procedures  in  place  to  manage  the  arrival  and  departure  of   vehicles  throughout  the  event.  on  a  per-­‐arrival  basis.     Contractors  will  be  advised.  to  use  either     -­‐ North  Carriage  Drive   -­‐ Serpentine  Road     The  arrival  route  will  be  determined  by  size  and  axle-­‐weight  of  each  vehicle  as   well  as  the  time  and  date  of  arrival.       Please  Note   •  Large  vehicles  must  take  extra  care.   •  Vehicles  must  give  way  to  pedestrians  at  all  times.     All  vehicles  arrivals  MUST  be  booked  in  advance  with  the  site  office  using  the   vehicle  booking  system.                         .  which  all  drivers  must  abide  by.Contractor  Information  Pack  –  BST  2013     Access  to  the  site     The  site  is  accessible  by  all  standard  road-­‐going  vehicles.     Booking  of  vehicle  arrival  with  timely  and  accurate  information  will  form  part  of   the  KPIs  for  every  contract.  A  link  to  the  system  can  be  found  on  the  contractor  hub.

Contractor  Information  Pack  –  BST  2013     Show  Day  Timings     Site  Open   1400     th 6  July  2013     Concert  (Rolling  Stones)   No  earlier  than   1200     th 7  July  2013   Concert     No  earlier  than   1200     8th  July  2013   Open  Access   0800     th 9  July  2013   Open  Access   0800     th 10  July  2013   Open  Access     0800     th 11  July  2013   Open  Access   0800     th 12  July  2013   Concert   1400     13th  July  2013   Concert  (Rolling  Stones)   No  earlier  than     1200   14th  July  2013   Concert  (Lionel  Richie)   No  earlier  than   1200   5th  July  2013                                           Date   Event  Format   Concert  (Bon  Jovi)   Site  Close   2230   2230   2200   2200   2200   2200   2200   2230   2230   2200     .

        Staff  and  Contractors  who  break  these  rules  will  be  removed  from  site     Accidents  and  First  Aid       .       Accidents  and  First  Aid   Show  Days     Anyone  requiring  first  aid  treatment   should  request  medical  assistance  from   Event  Control  (see  radio  channel  list)     Build  and  Break   PPE  &  Noise   Show  Days     Contractors  are  responsible  for   During  the  show  ear  defenders  must  be   providing  their  own  PPE.  as  identified   worn  in  high-­‐level  noise  areas.   Any  accidents  that  occur  must  be   reported  to  the  Site  Office  immediately.   -­‐  plugs.       When  working  in  high  level  noise  areas   Other  PPE  as  required  should  be   you  are  responsible  for  providing   available.   situations.  please  use  hazard  lights   •  Where  fitted.  including  for  contingency   earplugs  for  your  staff.     All  Contractors  to  have  Hi-­‐Vis  and   The  site  office  will  have  a  supply  of  ear   appropriate  footwear.Contractor  Information  Pack  –  BST  2013     Site  Traffic  Rules     •  Site  speed  limit  5mph   •  When  reversing  a  banksman  must  be  used   •  Where  a  beacon  is  not  fitted.  reversing  horns  must  be  WHITE  NOISE   •  Foot  plate  riding  on  plant  is  strictly  prohibited!   •  Staff  or  contractors  who  breach  these  rules  will  be  removed  from         Health.  Safety.   in  their  risk  assessments  for  each  task.   Any  near  miss  incidents  must  be   reported  immediately  to  the  site  office.  Security  and  Welfare     Build  and  Break   Accidents  and  First  Aid   All  contractors  are  required  to  provide   their  own  first  aiders.

uk  by  Friday  07th  June.  Method  Statements   .  Licenses   .Contractor  Information  Pack  –  BST  2013     General  Welfare     •  Secure  site  tool  recharging  points  are  available  in  the  site  office.  Evidence  of  appropriate  Public  Liability  insurance   .  Evidence  of  flame  proofing  or  fire  retardancy  for  fabrics         On  Site  Sign  Offs   .co.  Please  make  sure  all  your  staff  are  aware  of  this  and   act  accordingly.  Keep   your  belongings  locked  up.loudsound.  Environmental  Risk  Assessments   .  Gas  Certification   .net/bstinfo       Onsite  Behavior     • • This  is  a  family  show.     .     The  promoters  are  not  liable  for  any  loss  of  property  whilst  on  site.   •  Toilets  for  the  sole  use  of  contractors  will  be  provided.       Advance     Health  &  Safety  Documents     All  of  the  listed  documentation  should  be  advanced  to  info@mrl-­‐ limited.   Abusive  or  inappropriate  behaviour  is  never  acceptable  on  Loudsound   sites.   •  Drinking  water  is  available  from  the  production  area   •  Weather  updates  and  general  site  status  reports  will  be  available  online  at   www.  Risk  Assessments   .  PAT  Testing   .

      Accreditation   You  must  request  the  number  of  passes  you  require  in  advance  of  the   event  using  the  online  accreditation  system.     Your  passes  will  not  be  issued  until  all  the  H&S  documentation  has   been  received  by  the  production  &  site  team.     If  you  do  not  have  this  form  please  email  passes@loudsound.  No  access.     No  accreditation.   These  must  be  given  to  the  safety  officer  before  Wednesday  3rd  Information  Pack  –  BST  2013     All  contractors  are  expected  to  provide  a  formal  completion   certificate  that  their  works  are  complete.     We  reserve  the  right  to  request  proof  that  all  of  your  listed  staff  is   bona-­‐fide  members  of  your  team.       Accreditation  remains  the  property  of  the  promoter  and  can  be   withdrawn  at  any  time.  The  promoter  reserves  the  right  to  charge  for   replacement  accreditation  in  case  of  loss.     It  is  your  responsibility  to  ensure  all  of  your  crew  is  entered  on  this   form  for  the  right  passes.                                     .  Blank  forms  are  available  from  the  Site/H&S  office.  safe  and  suitable  for  the   intended  use.

  .  which  you  do  not  own   and/or  are  not  trained  to  use.   •  Do  not  work  whilst  tired.Contractor  Information  Pack  –  BST  2013         Site  Rules   Please  pass  a  copy  of  this  page  to  every  member  of  your  team     •  Strictly  no  driving  on  the  grass  without  signed  permission  from  the   site  manager  –  hugely  important  on  this  show.   •  All  accidents  must  be  reported  to  the  health  and  safety  manager  or   the   Site  Office  and  recorded  in  the  accident  book.   •  Follow  your  company’s  risk  assessments  and  method  statements   for  the  job  that  you  are  doing.  Trackway  can  also  be  very  slippery  to  walk  on.   •  Do  not  use  or  interfere  with  any  equipment.   Always  follow  the  directions  of  security.   •  Take  care  driving  on  trackway  –  speeding  on  the  trackway  can   damage  your  vehicle.   •  Report  any  safety  concerns  you  may  have  to  your  manager  or  to  the   on-­‐site  health  and  safety  manager.   •  Take  extra  care  in  inclement  weather  and  wear  appropriate   clothing  for  the  conditions.   •  Take  notice  of  all  signage.  You  must  also  wear  any  other  PPE  appropriate  for  your  job.  Take  sufficient  breaks  and  make  sure  you   remember  to  eat  regularly  and  drink  sufficient  amounts.   •  Medical  assistance  is  available  from  the  health  and  safety  manager   or  the  site  office.  Keep  to  marked  routes  &  do  not  drive  on   the  grass     •  Observe  any  one  way  system  or  other  traffic  management  system  in   place.  who  is  available  on  the  site  radio.  it  is  there  for  your  safety.   •  Site  speed  limit  is  5  mph.   •  All  near  misses  must  be  reported  to  the  Health  and  Safety  Manager   of  the   Site  Office.   •  You  must  wear  your  hi-­‐vis  jacket  and  appropriate  footwear  whilst   on  site.   •  All  crew  bosses  must  complete  the  permit  to  work  prior  to  starting   work  onsite.

Contractor  Information  Pack  –  BST  2013     •  Drinking  Alcohol  or  taking  Drugs  whilst  onsite  is  prohibited.   •  The  decision  of  the  Site  Manager  and/or  safety  officer  is  final                 .