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MANUAL DE MICROSOFT PROJECT 2007

F. I. Povea

PROJECT 2007

Manual de Formacin

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Manual de Formacin

CONTENIDO
Captulo I: Introduccin a la gestin de proyectos. ............................. Pg. 5 Captulo II: Ejecucin de programa ................................................... Pg. 12 Apertura y almacenamiento de un archivo de proyecto .. Pg. 12 Visualizacin del proyecto en vistas ................................ Pg. 13 Ajuste de la escala temporal. .......................................... Pg. 15 Captulo III: Diagramas de Tareas. Dependencia entre tareas ........... Pg. 18 Captulo IV: Gestin de recursos ........................................................ Pg. 30 Utilizacin de calendarios................................................ Pg. 34 Programacin con recursos ............................................ Pg. 37

Captulo V: Gestin de las cargas de trabajo de recursos ................. Pg. 42 Programacin de las delimitaciones de tareas ................ Pg. 46 Aplicacin de filtros y ordenacin de datos..................... Pg. 48 Captulo VI: Creacin de tablas personalizadas ................................. Pg. 54 Creacin de informes personalizados ............................ Pg. 56 Captulo VII: Personalizacin del Diagrama de Gantt .......................... Pg. 60 Creacin de barras de herramientas .............................. Pg. 61 Captulo VIII: Casos Prcticos .............................................................. Pg. 63

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Captulo I:
Introduccin a la gestin de proyectos.

Qu es un proyecto. Desarrollo de las partes de un proyecto. Uso de las herramientas de gestin de proyectos.
Diagrama de Gantt. Diagrama de Red.

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MICROSOFT PROJECT 2007 es una aplicacin de gestin de


proyectos, que nos ayudar a mantener una disciplina constante a lo largo del ciclo de vida (Inicio, Diseo, Ejecucin, Control y Cierre) de un determinado proyecto, para que este pueda concluir con la calidad, costo y tiempo previstos. Antes de ver cmo utilizar esta aplicacin es necesario comentar algunos conceptos que nos pueden ayudar a comprender mejor el uso y la utilidad de una aplicacin informtica para la planificacin de proyectos.

QU ES UN PROYECTO? Podemos definir un proyecto, como un conjunto de actividades complejas interrelacionadas, realizadas con criterios diferentes a los habituales, utilizando recursos de distintas reas de la organizacin, reunidos en una organizacin temporal, dirigidas hacia la consecucin de un objetivo claro y medible. Un proyecto es un trabajo con un principio y un final identificable. Resumimos de forma esquemtica su ciclo de vida, todas las fases de los que se compone un proyecto (desde que surge la necesidad hasta que el proyecto finaliza), como sigue a continuacin:

PREPROYECTO REQUISITOS SOLUCIN NEGOCIO

NECESIDAD
COSTO / VIABILIDAD BENEFICIO RIESGO PERSONAS CLAVES

DISEO DEFINIR

ORGANIZAR EJECUCIN PUESTA EN MARCHA REPLANIFICAR TRABAJO TECNICO GESTIONAR EXCEPCIONES

SEGUIR E INFORMAR

REVISAR CIERRE Y REVISIN COMPLETAR EL PROYECTO BENEFICIO - METAS

FEED-BACK

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DESARROLLO DE LAS FASES DE UN PROYECTO Una vez que hemos definido nuestro proyecto, pasamos a la fase de Planificacin, teniendo en cuenta que planificar supone: Descomponer en tareas e hitos, o sea, realizar la EDT, estimar duracin de las tareas, establecer dependencias entre ellas y asignar recursos y costes este ltimo apartado correspondera a la realizacin de la EDO.

PROYECTO

CAPITULO 1 SUBPROYECTO 1

CAPITULO 2 SUBPROYECTO 2

CAPITULO 3 SUBPROYECTO 3

UNIDAD 1 FASE 1

UNIDAD 2 FASE 2

UNIDAD 3 FASE 3

UNIDAD 4 FASE 4

SISTEMA CONSTRUCTIVO 1 PAQUETE DE TRABAJO 1

SISTEMA CONSTRUCTIVO 2 PAQUETE DE TRABAJO 2

SISTEMA CONSTRUCTIVO 3 PAQUETE DE TRABAJO 3

OPERACIN 1 ACTIVIDAD 1

OPERACIN 2 ACTIVIDAD 2

OPERACIN 3 ACTIVIDAD 3

RECURSOS COSTOS CDIGOS SISTEMAS ORGANIZACIN DEPARTAMENTO ETC.

La Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT), es una estructura tipo de rbol que incluye cada tarea y cada resultado, cada nivel de la estructura refleja un nivel diferente de detalle, cada tarea recibe un nmero de esquema, siendo el nivel ms bajo de la estructura aquellas tareas que admiten parmetros concretos para su realizacin.

Descripcin de los componentes de la EDT:

Tareas: Tambin se les llama actividades y definen el mbito del objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos elementos qu tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las vacaciones, los elementos seran: lugar de vacaciones, medio de transporte, personas que van,... Y las tareas por

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ejemplo para el lugar de vacaciones seran: visitar agencias de viajes, ver qu lugares estn disponibles en una fecha, reservar hotel,... Al identificar las tareas hay que organizarlas jerrquicamente, en la llamada Estructura de descomposicin del trabajo. Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar simultneamente. Tambin tenemos que detallar la duracin, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea. Project permite especificar la duracin en aos, meses, semanas, das, horas o minutos. Normalmente, para estimar la duracin de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos: 1. Informacin histrica, recogida de otros proyectos similares. 2. Participacin de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias. 3. Experiencia de alguien que la ha realizado anteriormente. 4. Indeterminacin. Cuando no se tiene otra informacin.

Hitos: Representan la finalizacin de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project, los hitos suelen tener como duracin cero ya que marcan la finalizacin de un plan. Cada vez que se concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querr decir que el proyecto se ha concluido. En definitiva un hito no consume ni tiempo ni recursos.

La Estructura de descomposicin de la Organizacin (EDO), es la base de datos que tiene el programa para introducir todos los parmetros y especificaciones necesaria de los recursos que se necesitan para llevar a cabo el proyecto.

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Descripcin de los componentes de la EDO:

Recursos: En los recursos estn incluidas las personas, herramientas, instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Adems de detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento. Tipos de Recuros: Los recursos pueden ser de tipo trabajo, los que trascienden al proyecto, de tipo material que se quedan en el proyecto y de tipo costo.

GESTIN DE PROYECTOS Segn el PMI se define la Gestin de Proyectos: Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. MICROSOFT PROJECT 2007 nos permite de una manera sencilla llevar la gestin y mantener bajo control todos los elementos anteriormente

mencionados. Gracias a este software de gestin de proyectos podemos:

Ver cmo algn cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto.

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Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen que hacer y cundo tienen que hacerlo. Entre otras cosas que veremos a continuacin.

Cmo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar:

Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de Planificacin, una vez que se han establecido las tareas a desarrollar y los recursos con los que se cuenta, se puede aumentar la efectividad del proyecto basndonos en sugerencias y trucos que estos ofrecen. Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo el seguimiento de las tareas, si se van realizando como se esperaban, si hay algn retraso en su finalizacin,... y tambin se tiene en cuenta los imprevistos que puede haber. Comunicacin de los resultados del proyecto: Como generalmente son muchas las personas que participan en un proyecto, stas tienen que estar informadas para que puedan trabajar efectivamente. Mediante el uso de los informes, se puede presentar la informacin necesaria en cada caso. Evaluacin del proyecto: Project almacena toda la informacin relacionada con las tareas, los costes,... y esta informacin ayuda a realizar la evaluacin final del proyecto. Tambin permite hacer sugerencias para proyectos futuros.

Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden ayudar en diversos momentos de la planificacin y la ejecucin de un proyecto, quizs las dos ms tiles son el Diagrama de Gantt, que se encarga del tiempo en el que se programan las tareas, y el Diagrama de Red, que aclara la relacin entre las mismas. Veamos cada uno de ellos ms ampliamente.

Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea est representada por una barra horizontal, y se sitan a lo largo de un perodo de tiempo llamado escala temporal, de forma que la longitud de cada barra corresponde al tiempo que se tiene estimado para cada tarea. Tambin a travs del diagrama de Gantt podemos ver la relacin entre tareas, cuando varias barras horizontales se unen entre s indicando que una tarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que realizar cuando haya terminado la anterior.

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Escala Temporal

Tareas

Lnea de Vinculo

Barras de Gantt

Diagrama de Red: Este diagrama nos interesa en el caso de que queramos comprobar las relaciones de las tareas y no tanto su duracin. En el diagrama de red las tareas estn representadas por recuadros, llamados nodos, que contienen informacin de las mismas, y cuando varias tareas estn relacionadas, bien porque una vaya inmediatamente despus de otra bien porque una dependa de otra, se unen por lneas.

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Captulo II:

Ejecucin del programa. Apertura y almacenamiento de un archivo de proyecto. Visualizacin del proyecto en vistas. Ajuste de la escala temporal.

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EJECUCIN DEL PROGRAMA Una vez vistos algunos aspectos tericos vamos a ver cmo se ejecuta el programa MICROSOFT PROJECT 2007. 1. 2. 3. 4. Desplegamos el Botn INICIO. Vamos hasta la opcin PROGRAMAS. Seleccionamos MICROSOFT OFFICE. Elejimos MICROSOFT OFFICE PROJECT 2007

APERTURA Y ALMACENAMIENTO DE UN ARCHIVO DE PROYECTO

Cuando tenemos abierto el programa MICROSOFT PROJECT, si queremos abrir un archivo existente, tenemos que desplegar el Men Archivo y elegir la opcin Abrir o pulsar el icono de la barra de herramientas que me permite abrir los archivos. Tras esto nos aparece la siguiente ventana

En esta ventana elegiremos dnde est el archivo que queremos abrir, en el cuadro Buscar en, y despus seleccionaremos el archivo en cuestin y pulsaremos el botn Abrir.

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Al abrir un archivo podemos ver lo que ste contiene as como hacer cambios. Una vez hechos los cambios pertinentes debemos guardar el archivo, y para ello tenemos dos opciones: a) Guardar los cambios hechos en el archivo usando el nombre existente. Para ello tan slo tenemos que pulsar el botn Guardar de la barra de herramientas:

O desplegar el Men Archivo y elegir la opcin Guardar. b) Guardar los cambios hechos pero con un nombre distinto. Para esto debemos desplegar el Men Archivo y elegir la opcin Guardar como...

VISUALIZACIN DEL PROYECTO Cuando trabajamos en PROJECT 2007, podemos elegir la forma en la que deseamos ver e introducir informacin en nuestro proyecto. Por defecto la vista que siempre aparece es la de Diagrama de Gantt, en la que a la izquierda se muestra la tabla de entrada de informacin y a la derecha, el diagrama de Gantt, mencionado en la primera parte, que organiza las tareas previstas en una escala temporal. Project nos proporciona tres categoras de vistas cada una de las cuales muestra informacin del proyecto de forma distinta: 1. Vista de hoja: Es muy til cuando tenemos que introducir mucha informacin de tareas y recursos de una vez ya que la presenta en un formato de filas y columnas. 2. Vista grfica y de diagrama: Esta vista nos viene muy bien cuando tenemos que presentar una informacin visual sin tantos detalles. 3. Vista de formulario: Debemos utilizar esta vista cuando queramos examinar detalladamente la informacin de una tarea o recurso determinado. Todas estas vistas se pueden mostrar en un formato individual (una nica hoja, diagrama, grfico o formulario) o combinado (como es el caso del Diagrama Gantt, que combina la tabla de entrada, que es una hoja, y el diagrama de Gantt que es una vista).

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Podemos seleccionar hasta 26 vistas que nos ofrece Project a travs del Men Ver y elegir la opcin Barra de Vistas o de la Barra de Vistas situada a la izquierda de la ventana de aplicacin de Project. Algunas de las vistas ms utilizadas las detallamos a continuacin: Calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones.

Calendario

Diagrama de Gantt

Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que muestra las tareas y sus duraciones. Muestra todas dependencias. las tareas y sus

Diagrama de Red

Uso de tareas

Lista de tareas y recursos para cada tarea. Nos permite comparar la programacin de la lnea base con la programacin actual. Nos muestra la informacin de un recurso individual o en grupo a lo largo del tiempo. Nos permite introducir y editar informacin sobre recursos en un formato similar al de una hoja de clculo. Muestra las tareas que estn agrupadas en cada recurso. Muestra una lista con todas las vistas disponibles.

Gantt de seguimiento

Grfico de recursos

Hoja de recursos

Uso de recursos

Ms vistas

En muchas ocasiones la vista elegida no nos permite ver la totalidad de la informacin que sta tiene, por eso tenemos que saber cmo movernos por las diferentes vistas. Para ello tenemos barras de desplazamiento en la mayora de los casos, las teclas del cursor o la tecla TAB para desplazarnos entre los campos o cuadros de una vista, o ya ms concretamente, en el Formulario de tareas podemos utilizar los botones anterior y siguiente para desplazarnos en la lista de recursos o tareas, de uno en uno. Tambin se

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puede ir a un punto concreto del proyecto desde el Men Edicin en la opcin Ir a.

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AJUSTE DE LA ESCALA TEMPORAL

Para realizar ajuste rpido en la escala temporal, disponemos en la barra de herramientas de los botones Alejar y Acercar.

Qu cambios podemos conseguir?

Si en la escala temporal intermedia aparece el primer da de una semana, y por tanto en la escala temporal inferior aparecen los das de la semana, al pulsar Acercar, en la escala intermedia aparecen los das y en la inferior incrementos de seis horas. Si en la escala temporal intermedia aparece el primer da de una semana, y por tanto en la escala temporal inferior aparecen los das de la semana, al pulsar Alejar, en la escala intermedia aparecen los meses y en la inferior incrementos de tres das.

Aunque para realizar ajuste en la escala temporal con el objetivo de hacer un informe personalizado, es ms operativo realizar los cambios en el men Formato + Escala temporal, apareciendo en nuestra pantalla la ventana que aparece a continuacin:

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Vemos que Microsoft PROJECT 2007 dispone de tres niveles que podemos mostrar en las opciones de escala temporal, y posteriormente, eligiendo las distintas solapas de (nivel superior, nivel intermedio y nivel inferior), podemos personalizar la vista que nos resulte ms conveniente para el proyecto en cuestin.

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Captulo III:
Diagramas de tareas. Dependencia entre tareas.

Inicio de la programacin de un proyecto. Introduccin de tareas y duraciones.


Edicin de la lista de tareas. Introduccin de tareas repetitivas.

Creacin de un esquema. Descripcin de las dependencias entre tareas.


Descripcin del tiempo de posposicin y de adelanto.

Camino Crtico.

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INICIO DE LA PROGRAMACIN DE UN PROYECTO Como ya hemos indicado en apartados anteriores, a la hora de programar un proyecto con PROJECT 2007 tenemos que tener una idea general de cmo vamos a plantear la planificacin de nuestro proyecto, en lo que respecta a las tareas que se han de realizar, la duracin estimada de las mismas y los recursos con los que contamos parta llevar a cabo la ejecucin del proyecto. Para iniciar un proyecto en PROJECT 2007, abrimos el programa y nos aparece un proyecto en blanco en el que podemos empezar a introducir la informacin del proyecto. Lo primero que debemos realizar es establecer las variables de entorno del proyecto en: HERRAMIENTAS + OPCIONES

Vamos pasando por todas las solapas de este formulario y elegimos los distintos parmetros para trabajar en el proyecto.

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El siguiente paso para la planificacin de un proyecto, es introducir la fecha de comienzo del proyecto que aprece en: PROYECTO + INFORMACIN DEL PROYECTO slo tenemos que desplegar la flecha que aparece en el formulario de esa opcin y elegir del calendario que se abre, el mes, ao y da. Si no introducimos ninguna fecha de comienzo o fin, Project utilizar automticamente la fecha actual como fecha inicial de la programacin que se est creando. La fecha de fin la calcular Project dependiendo de la informacin que introduzcamos referente a las tareas y recursos.

Tambin podemos programar un proyecto basndonos en una fecha final creando lo que se conoce como programacin hacia atrs. De esta forma a partir de la fecha final, conocida, se calcula la fecha en la que debe comenzar el proyecto para poder terminar en la fecha establecida. No es recomendable utilizar esta ltima opcin.

Otras informaciones como los objetivos o el responsable del proyecto las podemos detallar en la opcin Propiedades del Men Archivo, en la solapa Resumen.

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En el cuadro Ttulo, pondremos el ttulo del proyecto. En Comentarios, podemos escribir el objetivo del proyecto. En Autor, escribimos el nombre de la persona que realiza el proyecto. En Comentario, debemos de poner los objetivos del proyecto.

Una vez realizado esto guardamos los cambios, no para acabar de realizar el proyecto sino para que no haya peligro de prdida del trabajo realizado. INTRODUCCIN DE LAS TAREAS Y DURACIONES Tras haber determinado cul es el tiempo de inicio y algunas propiedades del proyecto ya podemos comenzar a introducir las tareas a realizar y la duracin de las mismas. Las tareas las introduciremos en la columna Nombre de Tarea de la tabla de entrada de la vista Diagrama de Gantt. Cada una de las tareas est identificada por un nmero que se va escribiendo automticamente a medida que vamos introduciendo las tareas. Tras introducir una tarea pulsamos INTRO y podemos incluir una tarea nueva, as sucesivamente hasta que hayamos escrito todas las tareas a realizar.

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Las duraciones las vamos escribiendo en la columna duracin de la tabla de entrada del Diagrama de Gantt. Estas duraciones las podemos especificar en perodo laborable (limitado por las horas del da y el nmero de das en los que los recursos trabajan) o tiempo transcurrido (que incluye perodos laborables y no laborables basados en un da de 24 horas y en una semana de 7 das). Como duracin predeterminada aparece 1 da, si queremos modificarla simplemente tenemos que introducir el nmero, referente a la cantidad de tiempo, y la unidad del mismo siguiendo el siguiente esquema:

m h d s ms a mt ht dt st mt at

minuto hora da semana mes ao minuto transcurrido hora transcurrida da transcurrido semana transcurrida mes transcurrido ao transcurrido

As, si queremos indicar que la duracin es de 3 semanas, tendremos que escribir en duracin 3s. Para introducir un hito, tan slo debemos introducir la tarea y en el campo duracin introducir el valor de cero das. En el diagrama de Gantt, aparecer el hito representado con un rombo (), por defecto, aunque podemos elegir otro smbolo en el men Formato Estilo de barras. Para introducir sucesivamente cada tarea y su duracin podemos escribir la tarea, pulsar TAB (tabulador) y escribir a continuacin la duracin de la misma. Una vez detalladas una serie de tareas quizs tengamos que hacer modificaciones como: introducir tareas nuevas, eliminar o desplazar algunas de las introducidas. Para ello procederemos de la siguiente forma:

Introducir tareas nuevas: Teniendo en cuenta que la nueva fila en blanco para introducir esta nueva tarea aparecer sobre la fila en la

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que estemos en el momento de insertarla, debemos colocarnos en la fila adecuada y a continuacin desplegar el Men Insertar y elegir la opcin Nueva tarea, o bien, pulsar la tecla Insert tantas veces como tareas queramos insertar.

Eliminacin de tareas: Para ello seleccionamos las tareas a eliminar a travs de su identificador, cuadro gris. Una vez seleccionada elegimos la opcin Eliminar del Men Edicin. Cuando una tarea se elimina la lista de tareas es renumerada. Microsoft PROJECT 2007, te avisa con dos opciones antes de eliminar una tarea, y son: 1 Borrar slo el contenido de la celda de Nombre de tarea. 2 Eliminar toda la tarea. Desplazar tareas: Para mover una tarea a otra posicin pulsamos el identificador de la tarea a mover y manteniendo el puntero del ratn sobre ste arrastramos hasta la posicin nueva. Tambin se pueden utilizar los botones Cortar y Pegar de la barra de herramientas.

En ocasiones a la hora de preparar un proyecto tenemos que introducir tareas que se van a repetir muchas veces a lo largo del mismo, como reuniones semanales, informes o inspeccin del proyecto quincenal,... esto es lo que en Project se conoce con el nombre de Tareas repetitivas. En estos casos no vamos a escribir una tarea todas las veces que nos haga falta sino que vamos a utilizar las herramientas que tiene el programa para este tipo de tareas. Para introducir una tarea repetitiva nos situamos en el campo nombre de la ltima tarea introducida, desplegamos el Men Insertar y elegimos Tarea repetitiva. En este momento nos aparece una ventana como la que sigue:

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En esta ventana indicaremos el nombre de la tarea, la duracin de la misma, cundo va a tener lugar (diariamente, semanalmente, mensualmente, anualmente), qu da de la semana y cuntas veces se tiene que repetir a partir del da en el que comience. Una vez indicada toda esta informacin pulsamos ACEPTAR. Podemos comprobar que en la lista de tareas ha aparecido una nueva que a su izquierda tiene un smbolo que indica que es una tarea repetitiva.

Id 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54

Nombre de tarea

Duracin

07 jun '04 S X D

21 jun '04 L V

05 jul '04 S X

19 jul '04 L V

02 ago '04 S X D

16 ago '04 L V

30 ago '04 S X D

13 sep '04 L V

Oficina
1 Activ idades de Gestin 1.1 Replanteo 1.2 Predi seo 1.3 Reu. Cl iente Defi ni cin 1.4 Preparaci n del Diseo 1.5 Aceptacin del Diseo 1.6 Permisos 1.6.1 P. Ayuntamiento 1.6.2 Contratos de servi ci os 1.7 Peticion de Oferta 1.7.1 Falso T echo 1.7.2 Electricidad Voz y datos 1.7.3 Climati zaci n 1.7.4 Fontanero 1.7.5 Pintores 1.7.6 Sol ado 1.7.7 Carpi ntera 1.7.8 Cristalero 1.7.9 Mobil iario 1.7.10 Area de servicio 1.7.11 Seguridad 1.7.12 REUNIONES 1.8 Contratacin 1.8.1 Falso T echo 1.8.2 Electricidad Voz y datos 1.8.3 Climati zaci n 1.8.4 Fontanero 1.8.5 Pintores 1.8.6 Sol ado 1.8.7 Carpi ntera 1.8.8 Cristalero 1.8.9 Mobil iario 1.8.10 Area de servicio 1.8.11 Seguridad 1.8.12 Fin Contrataci ones 2 Ejecucin de Obra 2.1 Fal so T echo 2.2 Seguridad 2.3 Climati zaci n 2.4 Fontanera 2.5 Electricdad Voz y datos 2.6 Pintura

64 d
60 d 2d 3d 1d 5d 1d 4d 1d 3d 56 d 1d 1d 1d 1d 1d 1d 1d 1d 1d 1d 1d 56 d 6d 1d 1d 1d 1d 1d 1d 1d 1d 1d 1d 1d 0d 32 d 4d 2d 4d 2d 7d 3d 16/07

Barra de Tareas Repetitivas

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CREACIN DE UN ESQUEMA Un esquema organiza la lista de tareas en grupos, estando cada grupo encabezado por una tarea de resumen que describe brevemente las subtareas que de ella parten. Cuando una tarea se convierte en tarea de resumen, la duracin, fecha de comienzo y fin y la programacin de costo cambian para resumir la informacin de las subtareas. Para crear y mostrar un esquema se utilizan los botones de esquema que se encuentran en la barra de herramienta de Formato, en las vistas de Diagrama de Gantt, Hoja de Tareas y Uso de Tareas. Estos botones son los que aparecen a continuacin: Transforma una tarea en otra tarea de nivel superior. Transforma una tarea en subtarea, creando una tarea de resumen por encima. Muestra el contenido de la tarea resumen. Oculta el contenido de la tarea resumen. En la vistas de uso de recursos y Uso de tareas, muestra las asignaciones de recursos. Muestra todas las subtareas del esquema.

Anular Sangra

Aplicar Sangra

Mostrar Subtareas

Ocultar Tareas

Ocultar asignaciones

Mostrar todas las Subtareas

Para crear subtareas simplemente tenemos que seleccionar las tareas concretas a transformar y pulsar el botn Aplicar Sangra. Lo mismo, pero con el botn Anular Sangra, si queremos cambiarlas a un nivel superior. Para mostrar y ocultar subtareas de una tarea resumen, seleccionamos la tarea resumen en cuestin y pulsamos los botones Mostrar Subtareas y Ocultar Tareas respectivamente. Igualmente haremos con el botn Mostrar todas las Subtareas. Nota: Cuando eliminamos una tarea resumen, se eliminan todas las subtareas que se encuentran dentro de ella.

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A medida que hemos ido introduciendo tareas, hemos visto que a la izquierda aparecan unos nmeros de identificacin de las tareas, pues bien, al crear subtareas estos nmeros tambin varan acoplndose al esquema creado y siguiendo el siguiente orden:
Id 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nombre de tarea Duracin 07 jun '04 S X D

Oficina
1 Activ idades de Gestin 1.1 Replanteo 1.2 Predi seo 1.3 Reu. Cl iente Defi ni cin 1.4 Preparaci n del Diseo 1.5 Aceptacin del Diseo 1.6 Permisos 1.6.1 P. Ayuntamiento 1.6.2 Contratos de servi ci os

12 d
12 d 2d 3d 1d 5d 1d 4d 1d 3d

Tarea de resumen
J M

21 jun '04 L V

05 jul '04 S X

19 jul '04 L V

02 ago '04 S X D

16 ago '04 L V

30 ago '04 S X D

13 sep '04 L V

Subtareas

DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS Cuando en un principio elaboramos la lista de tareas, stas se disponen d tal forma que pueden indicar el orden de sucesin de las mismas, pero en cuanto al momento de comenzar, todas estn, por defecto, preparadas para empezar al mismo tiempo. PROJECT 2007 puede crear dependencias entre tareas de forma que se pueda diferenciar si dos tareas comienzan al mismo tiempo o una comienza al finalizar otra, .... La tarea que tiene que comenzar o terminar antes de que otra pueda comenzar se llama predecesora y la tarea que depende de sta se llama sucesora. La dependencia de tareas reduce o alarga la duracin de la planificacin del proyecto, veamos en qu consisten los cuatro tipos de dependencias y cmo afectan a esa duracin:

Dependencia Fin a comienzo: Es la ms utilizada. El final de una tarea marca el principio de otra. Aumenta la duracin del proyecto.

A B

Dependencia Comienzo a comienzo: Las tareas comienzan a la vez. Reduce la duracin ya que las tareas se solapan.

A B

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Dependencia Fin a fin: Las tareas finalizan a la vez. Reducen la duracin.

A B

Dependencia Comienzo a fin: Es la menos utilizada ya que el principio de una tarea marca el final de otra.

A B
Para vincular tareas seleccionamos las tareas a vincular y pulsamos el botn Vincular tareas de la barra de herramientas.

En el caso que queramos vincular tareas no contiguas tenemos que seleccionarlas con la tecla CONTROL pulsada a la vez.

Lnea de vnculo

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Para desvincular tareas, seleccionamos las tareas que queramos desvincular y elegimos el botn Desvincular tareas que tambin lo encontramos en la barra de herramientas. Si no indicamos el tipo de vinculacin, se har por defecto una Dependencia de Fin a Comienzo. En el caso de que queramos cambiar esta dependencia por otra de las arriba indicadas, pulsamos dos veces en la lnea de vnculo, de la dependencia que queremos modificar, y nos aparecer la ventana Dependencia entre tareas. En esta ventana indicaremos en el cuadro Tipo el tipo de dependencia que nos interesa y pulsamos el botn ACEPTAR.

En esta ventana tambin podemos cambiar el tiempo de posposicin y el tiempo de adelanto. El primero de ellos retrasa el inicio de la tarea sucesora, con lo que se aumenta la duracin del proyecto. En el caso del tiempo de adelanto, se desplaza hacia atrs, se adelanta, la tarea sucesora, con lo que se reduce la duracin del proyecto. Por ejemplo, si tenemos dos tareas con dependencia de fin a comienzo y ponemos el tiempo de adelanto de 1 da, las dos tareas se solapan en un da, ya que el ltimo da de la predecesora es el primero de la sucesora. En cambio si ponemos el tiempo de posposicin de 1 da, habr un da entre el fin de la predecesora y el comienzo de la sucesora. Ambos tiempos se especifican en el cuadro tiempo de posposicin, poniendo con un nmero negativo el tiempo de adelanto y con un nmero positivo el de posposicin.

Tiempo de posposicin de un da 30

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IDENTIFICACIN DEL CAMINO CRTICO El camino crtico lo forman las tareas que son crticas para la duracin del proyecto. Tareas crticas son aquellas que no tienen margen de demora, es decir, que no pueden sufrir ningn cambio en su fecha de inicio sin que tenga repercusin en la duracin total del proyecto. Para ver el camino crtico tenemos que formatear la programacin del proyecto, para ello vamos a utilizar el Asistente para Diagramas de Gantt, que permite seleccionar diferentes opciones de formato de este Diagrama.

Una vez formateada la programacin, las tareas crticas aparecern en color rojo mientras que las que no lo son lo harn en azul. A medida que hagamos modificaciones para ajustar las duraciones de estas tareas, el camino crtico se ir actualizando.

Todo lo que hemos visto hasta ahora acerca de la dependencia de las tareas y sus duraciones lo podemos ver tambin bastante detallado en el Formulario de tareas, mostrndose ste como una vista individual o combinada segn nos interese ms. Esto ltimo lo podemos indicar en la Barra de Vistas en la opcin Ms vistas.

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Captulo IV:

Gestin de recursos.

Asignacin de recursos. Coste de los recursos.

Utilizacin de calendarios.

Creacin de un nuevo calendario base. Asignacin de recursos a diferentes calendarios bases. Creacin de perfiles de trabajo.

Programacin con recursos.


Visualizacin de las cargas de trabajo de recursos y asignaciones de tareas. Resolucin de conflictos de recursos.

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GESTIN Y PROGRAMACIN DE RECURSOS Los recursos son las personas, lugares y elementos necesarios para realizar una tarea. Se pueden planificar proyectos sin la asignacin de recursos.

ASIGINACION DE RECURSOS Cada tarea de un proyecto necesita tener asignados todos los recursos necesarios para llevarla a cabo. PROJECT 2007 considera tres tipos de recursos, los recursos materiales, los recursos de trabajo y los recursos tipo costo. Los nombres de recursos pueden ser genricos o especficos en sus descripciones. Un recurso que realiza labores administrativas puede llamarse <<auxiliar administrativo>> o <<Juan Prez>>. Cuando se incorpora un recurso de trabajo en un proyecto, se introduce por omisin una unidad o 100%, en el campo Capacidad Mxima del recurso; por omisin las unidades de recursos se muestran como porcentajes; tambin puede mostrar las unidades de recursos en decimales. Cuando incorporamos un recurso material debemos de especificarlo en la columna tipo y a continuacin definir la etiqueta de material del recurso como por ejemplo m2 , Ud. Cuando introducimos un recurso tipo costo que es nuevo en Project 2007, debemos especificarlo en la columna tipo. l nmero mximo de unidades puede aumentar o disminuir. No se debe asignar a una tarea ms unidades de un recurso de las disponibles en un proyecto. Pulsando el botn Asignar recursos, en la barra de herramientas estndar, nos aparecer la siguiente ventana:

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Para introducir los recursos en la hoja de recursos, en la barra de men Ver, pulse la opcin Hoja de recursos:

Donde se aadir los recursos del proyecto, quedando de la siguiente manera:

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ASIGNACION DE UNA UNIDAD DE RECURSO Siguiendo los pasos anteriores, pulsando sobre el botn de la barra de herramientas Asignar Recursos, donde podremos asignar cada unidad a cada recurso: Pulsando sobre la columna de Unidades tendremos la opcin de asignar la unidad correspondiente, como se ve en la siguiente figura:

ASIGNACION DE VARIOS RECURSOS Como hemos dicho anteriormente, una tarea puede requerir ms de un recurso para realizar un trabajo. Para seleccionar varios recursos, mantendremos pulsada la tecla <<control>> y vamos haciendo clic con el botn izquierdo sobre los que interesen asignar.

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INTRODUCCION DE DETALLES DE LOS RECURSOS Los detalles de los recursos ofrecen informacin adicional sobre un recurso y pueden introducirse en la Hoja de recursos en el cuadro de dilogo Informacin del recurso. Para poder introducir la informacin, haremos doble clic con el botn izquierdo sobre cualquiera de los recursos de la ventana Asignar recursos.

1. Solapa General: Donde podremos introducir informacin como l nmero de unidades disponibles, su direccin de correo electrnico, etc. 2. Cambiar calendario laboral: En la cual podremos indicar el horario de cada recurso. 3. Solapa Costos: En Microsoft Project existen dos tipos de costos: A. Costos de recursos: Nos van a permitir cambiar la tasa a lo largo de la duracin del proyecto. B. Costos Fijos: Se usan cuando la tarea en si tiene un costo asociado.

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Al introducir informacin sobre los costos, se pueden crear presupuestos de proyecto y analizar costos, as como identificar posibles salidas de presupuesto. Cada recurso o tarea puede tener asociado un costo, como una tarifa por una hora, un salario anual o el alquiler de un equipo. Tambin podemos utilizar los costos por uso: Se pueden definir como los costos asociados a un recurso o una tarea que se cargan una sola vez, independientemente de la duracin de la tarea o l nmero de unidades asignadas.

4. Solapa Notas: Nos permiten guardar informacin adicional sobre el recurso. 5. Solapa Campos Pers. (Campos personalizados): Nos indica los campos del programa que estn ocupados por determinada informacin del recurso.

UTILIZACION DE CALENDARIOS Usando los calendarios, se puede determinar cuando trabajan y cuando no lo hacen, los recursos de un proyecto. Con esta herramienta podremos: 1. Cambiar el periodo laborable y no laborable en el calendario estndar.
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2. Cambiar el periodo laborable y no laborable en el calendario de recursos. 3. Crear nuevos calendarios base. 4. Asignar calendarios base distintos a los recursos. En Ms Project se dispone de tres tipos de calendarios:

Calendarios base: Van a definir los das laborables y la jornada laboral de un proyecto o un conjunto de recursos. Calendarios de recursos: Definen los das laborables y la jornada laboral de un recurso especfico. Calendarios de la actividad.

Nota: Los calendarios de recursos se actualizan automticamente al cambiar el calendario base asignado al recurso. Para ver las opciones por omisin, en la barra de men Herramientas, clic en Opciones, y pulsamos la ficha <<Calendario>>.

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En ella, podremos modificar el comienzo de la semana, de cuantas horas laborales consta, la hora de entrada, etc. Para realizar cambios del horario local, en la barra de men Herramientas, seleccionaremos la opcin <<Cambiar Calendario Laboral>>

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En esta ventana podremos modificar el tipo de calendario, definir el horario laborable, no laborable, e incluso las horas asignadas para cada proyecto. Para editar un calendario de recursos, tendremos primero que seleccionar el nombre del recurso deseado; posteriormente haremos doble clic con el botn izquierdo sobre dicho recurso, donde nos aparece la siguiente ventana:

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O bien, en el men Herramienta opcin Cambiar calendario laboral, podemos seleccionar, en la ventana Para, en la cual aparece por defecto Estndar (Calendario del proyecto), el recurso al cual deseamos cambiar el calendario. En ella, se podr hacer modificaciones sobre el horario del recurso, periodo de vacaciones, etc. PROGRAMACION CON RECURSOS A medida que avanza la planificacin de una programacin de un proyecto, se realizan ajustes para reflejar el alcance del proyecto, las asignaciones, etc. Se podrn realizar: 1. Cambiar la configuracin del tipo de tarea para controlar como afectan los recursos a las asignaciones de tareas.

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2. Aplicar un perfil de trabajo predeterminado para cambiar la distribucin de los valores del trabajo. 3. Personalizar el perfil de trabajo de una asignacin de recursos. Uso de la programacin condicionada por el esfuerzo: El trabajo total de una tarea esta determinado por la duracin esperada de una tarea y por la asignacin inicial de los recursos. Por ejemplo: La tarea Z tiene una duracin esperada de un da (8 horas); si la asignacin inicial de los recursos es de dos unidades del recurso A, el trabajo total de la tarea ser de 16 horas. A medida que se aaden suprimen recursos tras la asignacin inicial, el trabajo total es redistribuido entre los diferentes recursos. La configuracin del tipo de tarea tambin influye en como se programan las tareas; se pueden definir 3 tipos de tareas: Unidades Fijas, Duracin Fija y Trabajo Fijo; usando uno de estos tres tipos de tareas, se puede controlar cualquier variable de la ecuacin estndar: Trabajo = Duracin X Unidades de Recurso Para cambiar la vista Entrada de tarea y poder ver las asignaciones de recursos, haremos clic con el botn derecho del ratn sobre cualquiera de las tareas que tenemos disponibles, y sobre el men contextual haremos clic sobre la opcin <<Dividir>>, donde nos aparece la siguiente ventana:

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Indicador de Perfil

Una vez tenemos visible la ventana, podr modificar las diferentes opciones, como el nombre del recurso, el comienzo, la duracin, etc.

Creacin de Perfiles: Cuando se asigna un recurso a una tarea, el trabajo total de la tarea se distribuye por omisin uniformemente a lo largo de la tarea; a esto se le llama Perfil Uniforme. Los perfiles permiten asignar fechas de comienzo, de fin, de horas de trabajo de un recurso de una tarea. La siguiente tabla nos describe cada uno de los perfiles preestablecidos. Patrn del Perfil Uniforme Creciente Decreciente Descripcin
l nmero de horas de trabajo se distribuye uniformemente a lo largo de la duracin de la tarea. l nmero de horas por periodo de tiempo es bajo al principio y se incrementa gradualmente hasta un 100% hacia el final de la tarea. l nmero de horas por periodo es de un 100% hacia el principio de la tarea y disminuye gradualmente hacia el final del proyecto.

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Dos picos

l nmero de horas por periodo de tiempo sube 2 veces al 100% a lo largo de la duracin de la tarea. l nmero de horas por periodo de tiempo sube al 100% en el primer cuarto de la duracin de la tarea. l nmero de horas por periodo de tiempo sube al 100% en l ultimo cuarto de la duracin de la tarea. l nmero de horas por periodo de tiempo sube al 100% hacia la mitad de la duracin de la tarea. El nmero de horas por periodo de tiempo sube al 100% hacia la mitad de la duracin de la tarea. La diferencia con la Campana consiste en que los porcentajes inicial y final son ms altos.

Pico inicial Pico Final Campana

Campana achatada

Al trabajar con perfiles de trabajo, hay que tener presente:

Una vez aplicado un perfil especifico, al aadir nuevos valores de trabajo total, s reaplica automticamente el patrn de perfil por omisin. Los nuevos valores de trabajo de la tarea son distribuidos primero a lo largo de un periodo de tiempo afectado y luego se asignan nuevos valores de trabajo a los recursos de la tarea. Si se cambia la fecha de comienzo de una tarea un recurso, el perfil es aplicado de nuevo basndose en la nueva fecha. Se redistribuyen todos los valores de trabajo. Si se cambia la duracin de una tarea, el perfil es alargado para incluir el periodo de tiempo aadido. Si se edita manualmente un valor de trabajo, el perfil ya no es aplicado. No obstante, se puede volver a aplicar un perfil para redistribuir los valores de trabajo. Si se ha introducido informacin sobre el trabajo actual de una tarea recurso, los cambios del trabajo total o restante son redistribuidos sobre los valores de trabajo restante, no del trabajo actual.

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Indicador de perfil

Asignaciones de recursos de una tarea

Valores de trabajo

Nueva distribucin de los valores de trabajo

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Captulo V:
Gestin del trabajo de recursos. Programacin de las delimitaciones de tareas. Aplicacin de filtros y ordenacin de datos.

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GESTION DE LAS CARGAS DE TRABAJO DE RECURSOS En esta seccin se podr realizar:

Ver las cargas de trabajo de recursos. Localizar sobreasignaciones de recursos. Usar la opcin redistribucin sobreasignaciones. de recursos para resolver

Resolver las sobreasignaciones de recursos por otros mtodos.

Al asignar recursos a las tareas de un proyecto, pueden darse conflictos en los recursos. Un conflicto de recursos se produce cuando un recurso esta programado para realizar mas de un trabajo del que se puede llevar a cabo en el periodo laborable disponible. Una vez identificados los conflictos de recursos, es necesario analizar la programacin y tomar decisiones respecto a la forma de resolver conflictos. Con Microsoft Project, podemos identificar rpidamente los conflictos de recursos usando varias vistas diferentes. Los conflictos se identifican destacando la informacin del conflicto en rojo y mostrando un indicador de redistribucin.

Visualizacin de las cargas de trabajo de recursos y asignaciones de tareas.

La visualizacin de las cargas de trabajo de recursos nos van a ayudar a identificar hasta que punto un recurso esta sobrecargado infrautilizado. La informacin obtenida al ver las cargas de trabajo ayuda a resolver conflictos de recursos dentro de una programacin. La barra de herramientas Administracin de recursos nos ofrece herramientas para resolver este tipo de problemas, as tambin como para asignar recursos. BOTON NOMBRE DEL BOTON Vista Asignacin de recursos Vista Entrada de tarea DESCRIPCION
Consta de la vista Uso de recursos en la parte superior y la vista Gantt de redistribucin en la parte inferior. Consta de la vista Diagrama de Gantt en la parte superior y vista formulario en la parte inferior.

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Ir a la sobreasignacin siguiente Asignar recursos Compartir recursos

Se desplaza sobreasignacin. Abre el cuadro recursos.

la

siguiente

de

dialogo

Asignar

Muestra el cuadro de dialogo, Compartir recursos, en el que pueden ponerse recursos a disposicin de otros proyectos.

BOTON

NOMBRE DEL BOTON Actualizar Fondo de recursos Renovar Fondo de recursos Libreta de Direcciones Detalles del recurso Que utilizan el recurso Ayuda para la distribucin

DESCRIPCION
Actualiza el fondo de recursos proyecto. Renueva el fondo de recursos. del

Muestra la libreta de direcciones de correo electrnico para localizar recursos. Muestra el cuadro de dialogo Propiedades para el recurso seleccionado. Filtran las tareas de un recurso con el filtro. Muestra un conjunto de procedimientos para redistribuir recursos.

Localizar sobreasignaciones de recursos Lo podemos realizar en cualquier vista de recursos. Pulsaremos el botn Uso de recursos y seguidamente el botn Ir a la tarea seleccionada.

Indicador de redistribucin que muestra que el recurso del arquitecto esta sobreasignado 49

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Usar la opcin redistribucin sobreasignaciones.

de

recursos

para

resolver

La redistribucin es una estrategia usada para resolver las sobreasignaciones de recursos, retrasando o dividiendo las tareas. Las sobreasignaciones de recursos pueden ser redistribuidas por la aplicacin: Project examina las sobreasignaciones estudiando las dependencias, el tiempo de demora, las fechas, prioridades, etc, y determina si una tarea puede ser retrasada o dividida para resolver un conflicto de recursos. Para realizar esta accin, nos iremos a la barra de men Herramientas y seleccionaremos la opcin Redistribuir Recursos.

Resolver las sobreasignaciones de recursos por otros mtodos.

La redistribucin de recursos con la herramienta que nos facilita el programa redistribuir recursos, puede producir ajustes no deseados en la programacin soluciones que no resultan prcticas para un proyecto en particular. Cuando esto sucede, pueden usarse otras tcnicas de programacin para resolver las sobreasignaciones de los recursos como por ejemplo, usando la vista de administracin de recursos y seleccionando el icono correspondiente a vista asignacin de recursos. Aparece la pantalla que sigue a continuacin

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En la parte superior tenemos la vista Uso de recursos y en la inferior la vista Gantt de redistribucin. Con esta vista podemos valorar, ms asertivamente, los siguientes puntos: 1. La razn de la sobreasignacin. 2. El presupuesto del proyecto. 3. La disponibilidad de los recursos. 4. La flexibilidad de las tareas. 5. Cuales seran los ajustes ms aceptables para el proyecto. La forma para conseguir llevar a cabo una resolucin ptima ser: 1. Incrementar la capacidad mxima del recurso: Al incrementar las unidades de un recurso, se reduce l nmero de horas que necesita trabajar cada unidad del recurso de la tarea. 2. Reprogramar la tarea que ha creado la sobreasignacin: Se puede retrasar el comienzo de una tarea hasta que se disponga de un recurso poder dividir la tarea. 3. Aadir horas extras: Al aadir horas extras, el trabajo es programado por encima del horario laboral de un recurso, pero no se aade trabajo adicional. La asignacin de horas extras reduce la duracin de una tarea.

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4. Ajustar las dependencias delimitaciones una tarea: La modificacin de las dependencias entre tareas puede suprimir el solapamiento entre tareas que usan el mismo recurso. 5. Suprimir el recurso si no es importante para la tarea: Eliminar un recurso de una tarea puede cambiar la duracin de la misma. El trabajo asignado al recurso eliminado es redistribuido entre los restantes recursos asignados a la tarea.

PROGRAMACION DE LAS DELIMITACIONES DE TAREAS En el transcurso de un proyecto, pueden aparecer situaciones en las que es necesario comenzar terminar tareas en una fecha exacta aproximada. Cuando se impone una limitacin de una fecha de comienzo fin de una tarea, disminuye la capacidad de esa tarea para adaptarse a cambios en la programacin. Si un proyecto esta programado para una fecha de comienzo, al introducir una tarea, se le asigna por omisin una delimitacin <<Lo antes posible (LAP)>>. La tabla siguiente describe los tipos de delimitaciones y cuando son flexibles: Delimitacin Lo antes posible Lo mas tarde posible No finalizar antes de No comenzar antes de No finalizar despus de No comenzar del Descripcin
La tarea comienza lo antes posible, basndose en otras delimitaciones. La tarea comienza lo mas tarde posible, basndose en otras delimitaciones. La tarea termina en la fecha introducida en una posterior.

Es flexible
Todos los proyectos.

Todos los proyectos.

Proyectos programados a partir de una fecha de comienzo La tarea comienza en la fecha Proyectos programados a introducida en una posterior. partir de una fecha de comienzo. La tarea termina en la fecha Proyectos programados a introducida una anterior partir de una fecha de fin. introducida una anterior. programados partir de una fecha de fin. a

despus La tarea comienza en la fecha Proyectos

Debe comenzar el Debe finalizar el

La tarea comienza en la fecha Delimitacin inflexible. introducida. La tarea finaliza en la fecha Delimitacin inflexible. introducida.

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Programacin de delimitaciones que crean conflictos.

Cuando se definen delimitaciones de tarea, pueden producirse conflictos que pueden afectar a la fecha de fin de proyecto a una dependencia de la tarea. Cuando esto sucede, se muestra el Asistente para Planeacin, indicando que va a producirse un conflicto, si se aplica la restriccin. Haciendo doble clic sobre cualquier tarea, visualizaremos la ventana de Informacin de la tarea, seguidamente, marcando la pestaa Avanzado, si hacemos cualquier modificacin sobre <<Delimitar la tarea>>, y hay un conflicto, se mostrara la siguiente ventana: El Asistente para planeacin, donde tendremos las diferentes opciones.

Divisin de tareas.

Una tarea puede ser dividida reprogramada para interrumpir el trabajo y reanudar el resto del mismo en un punto posterior de la programacin. Si se produce una interrupcin una vez comenzada la tarea, puede ser dividida en el punto en que se interrumpe el trabajo y el resto de la tarea puede ser reprogramado. Una tarea puede ser dividida varias veces para crear huecos de cualquier duracin en el trabajo; en el diagrama de Gantt, muestra un hueco, que representa la longitud de la interrupcin del trabajo.

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Para dividir una tarea, en el diagrama Gantt, situando el puntero del ratn sobre la tarea a dividir, botn derecho del ratn, men contextual, y elijo la opcin <<Dividir tarea>>:

Seguidamente seleccionamos el da en que queremos partir la tarea, con el botn izquierdo y aparecer la tarea dividida; tener en cuenta que no tenga conflictos con otras tareas.

APLICACIN DE FILTROS Y ORDENACION DE DATOS En Microsoft Project, el filtrado y la ordenacin de datos, nos permiten mostrar informacin especfica de la programacin de un proyecto. Project Incluye muchos filtros predefinidos, como tareas en curso, trabajo con coste mayor del presupuestado, tareas pospuestas, etc.

Aplicacin de Autofiltros.

Autofiltro ofrece una forma rpida de localizar informacin en un campo; cuando se activa el autofiltro, se visualizan unas flechas en cada encabezado de columna; estas flechas se usan para aplicar un filtro a los datos de los campos de la columna. La herramienta Autofiltro incluye dos filtros comunes: 1. El Filtro Todas: Se utiliza para suprimir cualquier criterio de filtrado.

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2. El Filtro Personalizado: Se usa para filtrar una columna por mas de un criterio para aplicar operadores.

Para activar el Autofiltro, haremos clic con el botn izquierdo en la barra de herramientas Formato, en el botn Autofiltro:

Creacin de un filtro personalizado:

Si un filtro predefinido no satisface determinados criterios, se puede crear un filtro personalizado. Un filtro personalizado puede crearse desde cero bien se puede editar un filtro existente.

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Un filtro puede tener uno varios criterios. Cuando un filtro tiene varios criterios, estos se combinan mediante operadores lgicos <<Y>> y l <<O>>. Los operadores se usan para especificar la relacin entre dos o ms criterios. El operador <<y>> especifica que es necesario que se cumplan ambos criterios para devolver el resultado. El operador <<o>> especifica que puede cumplirse el primer criterio, el segundo, ambos, para devolver un resultado. Para crear un filtro personalizado, hacemos clic sobre cualquiera de los filtros de los campos, y seleccionamos la opcin <<Personalizar>>

Tambin es posible crear un filtro personalizado, seleccionando en la barra de men Proyecto, <<Filtro para:Todas las tareas>>, y hacemos clic en mas filtros, donde nos aparecer la siguiente ventana:

En ella podemos aplicar un filtro tanto a una tarea como a un recurso.

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Haremos clic en el botn de Nuevo y nos aparece la ventana donde podemos personalizar el filtro: Modificar el nombre del campo, Criterios, Valores, etc.

Segn los datos de la ventana, vamos a crear un filtro personalizado llamado Depuracin, donde hemos creado un criterio en el Nombre de Campo de Comienzo (Tareas) para una fecha que sea el 15/8/2000 posteriores.

Ordenacin de tareas y recursos.

Por omisin, las tareas y recursos se muestran en orden ascendente por su numero de identificacin, de menor a mayor. La ordenacin crea una presentacin alternativa del orden de las tareas recursos, basada en un campo especfico. Cuando la informacin del campo de ordenacin esta duplicada, la ordenacin puede realizarse sobre varias claves.

Las claves son los campos por los que se ordena la informacin. Por omisin, la ordenacin se realiza teniendo en cuenta la estructura del esquema. Pasos para la utilizacin de la funcin Ordenar: 1. En la Barra de Vistas (izquierda de la ventana principal), seleccione el icono Mas vistas, o bien, en el men Ver seleccione Mas vistas.

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2. En el cuadro Vistas, seleccione Hoja de tareas y luego pulse aplicar, donde visualizaremos la siguiente ventana:

Seguidamente, en la barra de men, nos vamos a la opcin de Proyecto, y nos situamos en la opcin Ordenar: Donde encontraremos las diferentes opciones para ordenar las tareas, como ordenar por prioridad, por costo, etc. Seleccionaremos la opcin <<Ordenar por>>

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Tenemos 3 opciones de criterio para generar una ordenacin, como muestra el ejemplo de la ventana anterior.

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Captulo VI:
Creacin de tablas personalizadas. Creacin de informes personalizados.

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CREACION DE UNA TABLA PERSONALIZADA Las tablas son columnas y filas de informacin de programacin; PROJECT 2007 incluye 19 tablas de tareas predefinidas, as como 8 tablas de recursos predefinidas. Si ninguna de las tablas predefinidas ofrece informacin necesaria, puede crear una tabla personalizada para mostrar la informacin requerida. Las tablas personalizadas pueden crearse a partir de cero, a partir de una modificacin de una tabla existente basndose en una tabla existente; se crean definiendo el nombre del campo, la alineacin, el ancho de la columna y l ttulo de la columna. Para crear una tabla personalizada, en la barra de men Ver, seleccionaremos la opcin <<Tabla: Entrada>>, donde marcaremos la opcin <<Ms Tablas>>.

Marcaremos de la ventana, la opcin <<Resumen>> y haremos clic en el botn <<Copiar>>, donde podremos, generar el nombre de nuestra tabla, insertar una nueva fila, cambiar los campos, etc.

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Y como podra insertar una columna nueva en la tabla? Simplemente, sobre la tabla que tengo activa, en la barra de men Insertar, marcaremos la opcin <<Columna>>

Donde tendremos que seleccionar el tipo de campo, el nombre del campo (Ttulo), as como la alineacin del ttulo y los datos.

Definicin de vistas personalizadas.

Una vista organiza la informacin de programacin para su presentacin e introduccin. Project nos ofrece 26 vistas predefinidas. Para crear nuestra propia vista, nos iremos a la barra de men Ver, y nos situamos en la opcin <<Ms Vistas>>

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Donde podemos visualizar todas las vistas predefinidas de la aplicacin; para crear nuestra propia vista, haremos clic en el botn Nueva, donde tendremos dos opciones a elegir:

Vista nica: Donde podemos definir los parmetros de la vista, incluso tenemos la posibilidad de aadir un filtro.

1. Vista Combinada: En esta ventana, tenemos la posibilidad de poder visualizar los datos en dos ventanas diferentes:

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La opcin <<Visible Men>> nos insertara la vista que hemos generado en las opciones de Vistas. CREACION DE UN INFORME PERSONALIZADO Project incorpora informes utilizados para imprimir informacin del proyecto en formatos distintos para ofrecer informacin que no se muestra en una tabla vista predefinida. Project incorpora 25 informes predefinidos en cinco grupos de informes. Podemos crear los informes a partir de cero, podemos modificar un informe existente, podemos crear un informe nuevo basndose en un filtro de informe con ciertos parmetros. Podemos crear nuevos informes a partir de cuatro plantillas de informe: 1. 2. 3. 4. Plantilla de Tarea. Plantilla de Recurso. Plantilla de Calendario Mensual. Plantilla General.

Para generar un informe, nos iremos a la barra de men Informe, donde seleccionaremos, la opcin <<Informes>>

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Segn la opcin seleccionada, nos aparecer una nueva ventana, en un ejemplo, seleccionaremos la opcin <<Costos>>, haciendo doble clic:

Seguidamente haremos doble clic sobre la opcin Flujo de Caja, donde automticamente nos aparecer una vista previa del informe: En Informe + Informes Visuales, podemos exportar los datos del proyecto a Visio o bien a Excel para obtener nuevos tipos de informes tanto grficos como de datos.

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Captulo VII:
Personalizacin del Diagrama de Gantt. Creacin de barras de herramientas.

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En Microsoft PROJECT 2007, se puede hacer ms eficiente la creacin y gestin de la programacin de un proyecto personalizando el aspecto de la aplicacin. En la vista de diagrama de Gantt, puede personalizar las barras, cambiando la informacin mostrada cambiando los colores para hacer destacar las barras. Tambin pueden crearse nuevas barras de Gantt para presentar informacin no presentada por ninguna barra de Gantt predefinida. Se pueden crear barras de herramientas predefinidas para mejorar la eficacia, mostrando botones que usemos frecuentemente, mens, rdenes, etc. PERSONALIZACION DEL DIAGRAMA DE GANTT Cada vista del Project tiene diversos elementos. Cada uno de estos elementos, como la fuente de la letra, el color, la trama la presentacin, puede ser personalizada cambiando la configuracin de la vista. 1. Cambio de color en la escala temporal: En la barra de men Formato, seleccionar la opcin <<Escala Temporal>>, donde visualizaremos la siguiente ventana:

Marcaremos la ficha de <<Periodo no laborable>>, donde tendremos los cuadros combinados de Calendario, Color, y trama, para realizar las modificaciones necesarias sobre la barra de Gantt.

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2. Dar formato a las barras de Gantt: La barra de Gantt puede cambiarse aadiendo texto a la izquierda en el interior de la misma. El formato aplicado a una barra individual anula el formato aplicado a su categora. Para aplicar un formateo sobre cualquier barra de Gantt, situando el puntero del raton sobre cualquier barra, el puntero se convierte en una flecha de cuatro puntas, y pulsaremos el boton derecho, donde tendremos:

En ella podremos modificar la forma inicial de presentacion, el tipo, etc. CREACION DE BARRAS DE HERRAMIENTAS, MENUS Y ORDENES PERSONALIZADAS Los botones de las barras de herramientas permiten acceder rapidamente a ordenes de los menus y procedimientos. Podemos crear barras de herramientas personalizadas que simplifiquen el entorno de trabajo, organizando los botones y ordenes del menu usados con mas frecuencia en una unica barra de herramientas. Cuando se crea una barra de herramientas personalizada, Project la guarda en la plantilla global. Cualquier archivo de proyecto abierto en el ordenador que use la plantilla global tendra acceso a la nueva barra de herramientas. Ademas tambien podemos guardar la barra de herramientas como plantillas especializadas, para que dicha barra solo este disponible para un archivo creado a partir de esa plantilla. Iremos a la barra de menu, Ver, marcaremos la opcion <<Barra de Herramientas>>, y <<Personalizar>>.

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Haremos clic en el boton <<Nuevo>>, donde nos pedira el nombre de la barra de herramientas que vamos a crear.

Seguidamente, tendremos la posibilidad de situar la barra, en el sitio que deseemos, para posteriormente aadir los botones que usemos frecuentemente.

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Captulo VIII:
Casos Prcticos.

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