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GESTION DE CONTRATISTAS FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versin 2

CONTENIDO

1. 2. 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

OBJETIVO ...................................................................................................................... 2 GLOSARIO ..................................................................................................................... 2 DESARROLLO ................................................................................................................. 3 Fase de Planeacin .......................................................................................................... 4 Fase de Seleccin o Pre Contractual ................................................................................. 31 Fase de Ejecucin .......................................................................................................... 32 Fase de Finalizacin o Post Contractual ............................................................................. 35 Roles y Responsabilidades .............................................................................................. 35 Otras Consideraciones. .................................................................................................. 43 Periodo de Transicin ..................................................................................................... 44

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GESTION DE CONTRATISTAS FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-G-043 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y directrices que se deben aplicar para la Gestin HSE (Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y de Procesos y Medio Ambiente) de Contratistas, en los procesos de seleccin que tramite y en los contratos que celebre ECOPETROL S.A. en calidad de contratante de bienes y servicios, de manera que se asegure una adecuada y consistente planeacin, seleccin, ejecucin y terminacin de la relacin contractual, implementando un sistema de control idneo que elimine los incidentes en HSE asociados a las actividades encargadas a los Contratistas. La presente gua, establece los requisitos de HSE a considerar en cada fase del proceso de contratacin (planeacin, seleccin de contratista, ejecucin, terminacin y liquidacin del contrato) , en funcin de los riesgos que se encuentren asociados a las actividades de ejecucin del objeto y alcance del contrato, con el fin de garantizar: Una planeacin seria, oportuna y completa, que sea consciente de los riesgos en HSE a que estn expuestos el personal, el medio ambiente, las comunidades del rea de influencia y las instalaciones, con ocasin de la ejecucin del futuro contrato. La inclusin, en las bases del proceso de seleccin de contratistas, de requerimientos en HSE generales y especficos, segn el calificativo de riesgos que aplique, direccionados a la excelencia en las operaciones de la Empresa; as como la verificacin de su cumplimiento ntegro durante todas las actividades contractuales a ser desarrolladas. Evaluacin y seguimiento al desempeo HSE de las empresas contratistas, estableciendo las medidas necesarias para la correccin de las desviaciones de la gestin en HSE encontradas durante la ejecucin del contrato. La implementacin de medidas que busquen estimular la adopcin de las mejores prcticas en HSE por parte de las empresas contratistas de Ecopetrol S.A. Elaborado 19/04/2013 Versin 2

2. GLOSARIO CEC: Condiciones Especficas de Contratacin. CGC: Condiciones Generales de Contratacin. Contratista: Persona Natural o Jurdica con la que ECOPETROL S.A. establece un vnculo o relacin contractual; se reconoce como un colaborador, socio o aliado que por sus calidades tcnicas, operativas, logsticas, legales y en especial en HSE, se constituye en un eje fundamental para alcanzar la excelencia operacional de la Empresa, sin incidente alguno. Control Operacional: Para efectos de la presente Gua, se considera que existe Control Operacional, cuando teniendo la autoridad, Ecopetrol S.A. toma la decisin de introducir sus estndares HSE en el contrato celebrado para la ejecucin de la obra o servicio, y/o efecta directamente o a travs de un tercero el seguimiento a su cumplimiento. Disciplina Operativa (D.O.): Es la dedicacin y el compromiso profundamente arraigado de cada miembro de una organizacin para llevar a cabo cada tarea de forma correcta siempre. DPS: Documentos del Proceso de Seleccin FCC: Formato de Compras y Contratacin
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HSE: Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y de Procesos, y Medio Ambiente (Por sus siglas en ingles Health, Safety, Environment); entendindose Seguridad de Procesos como ASP. Instalacin: Se refiere e incluye instalaciones de refineras, pozos, lneas de flujo, campos de produccin, bateras de recoleccin, estaciones de bombeo, torres de comunicaciones, sistemas de transporte (tuberas de oleoductos, poliductos, gasoductos, entre otros), oficinas administrativas de ECOPETROL S.A., o las de las UNIS de salud, Policlnica, casinos, reas de llenado o despacho de productos, talleres, derechos de va, terminales fluviales y martimos, plataformas marinas, monoboyas, localizaciones de pozos, bloques de exploracin, y en general toda rea o infraestructura fsica en donde la Empresa ostente un derecho o inters y desarrolle su actividad operacional. Matriz para Evaluacin de Riesgos RAM: Por sus siglas en ingls Risk Assessment Matriz; Herramienta para la evaluacin de los riesgos y para su clasificacin MASE: Manual de Manejo Seguro del sistema Elctrico de ECOPETROL Riesgo: Producto de combinar la probabilidad de que un evento especfico indeseado ocurra y la severidad de las consecuencias. RUC: Registro Uniforme de Evaluacin del Sistema de Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente - SSOA- para Contratistas del Sector de Hidrocarburos y otros Sectores Contratantes, estructurado y administrado por el Consejo Colombiano de Seguridad. Subcontratista: Persona natural o Jurdica a la que, previa autorizacin de Ecopetrol S.A., y mediante una relacin de naturaleza comercial, el Contratista encarga la realizacin de actividades que hacen parte del objeto y alcance del contrato celebrado con Ecopetrol S.A. Para los nicos efectos de la presente Gua, el Subcontratista se considera parte de la fuerza laboral del Contratista, por lo que es responsabilidad de ste, asegurar que aquel cumpla los compromisos contractuales adquiridos. 3. DESARROLLO Esta Gua se constituye en el documento base que dispone una serie de parmetros, directrices y lineamientos en HSE, que aplican al proceso de gestin de contratistas de obras y servicios, y que, por lo mismo, se deben cumplir en todas sus fases, esto es, planeacin, seleccin, ejecucin y finalizacin, sin eximir al Contratista del cumplimiento de la legislacin vigente que aplique a la actividad contratada. Su aplicacin se extiende tambin a las compras y suministros en las cuales el proveedor incluya pruebas, garantas o servicios adicionales, que involucren la instalacin y montaje, puesta en marcha y mantenimiento preventivo (de cualquier tipo), entre otras actividades inmersas en la misma, que sean realizadas dentro de las instalaciones de Ecopetrol S.A., o en reas en las que el Contratista este bajo el Control Operacional de Ecopetrol S.A. En este caso, el Funcionario Solicitante de la compra o suministro, revisa y adapta los requerimientos que obran en este documento, y una vez realizada la compra o suministro, el Administrador y/ Gestor asegurar el cumplimiento de todos los requisitos que en materia de HSE deba cumplir el proveedor. Este documento no aplica a los contratos cuya ejecucin se realice fuera de las instalaciones de Ecopetrol S.A. y de su Control Operacional; en este evento, el Contratista debe cumplir con la normatividad legal en HSE vigente. De otra parte, en el evento que se requiera ampliar el objeto y/o el alcance de un contrato en ejecucin, o alterar el tiempo de ejecucin pactado inicialmente, es responsabilidad del Administrador del contrato, revisar, validar y de ser necesario ajustar a las nuevas
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condiciones, la definicin del mximo nivel de Riesgo de las actividades del contrato y los requisitos HSE del mismo, e incluirlos en el respectivo adicional u otros. Cuando se presenten dificultades para la aplicacin de esta Gua, las consultas deben ser remitidas a la Direccin de HSE, para su anlisis y concepto. Como normas complementarias, se encuentran las siguientes: ECP-DEA-P-006 Procedimiento de Desempeo de Contratistas. ECP-DHS-G-024 Gua para la evaluacin, control y seguimiento de la gestin HSE de contratistas.

Utilizando como referencia el flujo-grama de la Figura 1, a continuacin se describen los lineamientos para la gestin de Contratistas con foco HSE, a desarrollar en cada una de las cuatro fases de la gestin de contratos de Ecopetrol S.A.: Planeacin de la contratacin para atender la necesidad. Seleccin del Contratista o Precontractual. Ejecucin del contrato, compuesta por: (i) Validacin de los requisitos HSE de ejecucin; (ii) desarrollo contractual del objeto y alcance del contrato; (iii) orientacin, seguimiento, y evaluacin durante la ejecucin del contrato. Finalizacin o Evaluacin post contrato: consistente en la calificacin del desempeo del Contratista en el foco HSE, a travs de la asignacin de un puntaje determinado. Figura 1. Flujograma de la Gestin de Contratistas, foco HSE
NECESIDAD DEFINICIN DEL EQUIPO DE PLANEACION DEL CONTRATO PLANEACIN CARACTERIZACIN DEL VALORACIN DEL RIESGO SERVICIO Y EJECUCION VALIDACIN DE LOS REQUISITOS HSE DE EJECUCIN REUNIN Y ACTA DE INICIO

DEFINICIN DE REQUISITOS (GENERALES Y ESPECIFICOS)

DE

HSE

MOVILIZACIN

DEFINICIN DE LOS FACTORES HSE DE EVALUACIN DE OFERTAS

EJECUCIN

MONITOREO Y VERIFICACIN FCC Y DPS PRELIMINAR SELECCIN O PRECONTRACTUAL PUBLICACIN DE LOS DPS SOLICITUD DE INFORMACIN HSE AUDIENCIA INFORMATIVA Y VISITA DE CAMPO FINALIZACIN O POSTCONTRACTUAL

EVALUACIN POST CONTRATO

REALIMENTACIN DEL REGISTRO Y DEL CONTRATISTA

3.1

Fase de Planeacin

EVALUACIN DE OFERTAS Y ASIGNACIN DEL CONTRATO

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3.1.1 Definicin del equipo de planeacin del contrato: Una vez establecida la necesidad de la contratacin, cada negocio conforma el equipo de planeacin del contrato, en el que: (1) Participar por lo menos un funcionario con conocimiento de la actividad objeto de la contratacin, quien asegurar que dentro del contrato se establezcan los requerimientos para que toda tarea se complete con seguridad, de acuerdo con procedimientos y/o prcticas seguras de trabajo, y consistentes con los principios y caractersticas esenciales de la Administracin de Seguridad de los Procesos (ASP); (2) uno de sus integrantes asumir la funcin HSE. Dicha persona estar encargada de asesorar al equipo de planeacin en la definicin del mximo nivel de riesgo de las actividades del contrato, el establecimiento de los requisitos HSE especficos y los parmetros del presupuesto para la gestin HSE del contrato. 3.1.2 Caracterizacin del servicio y valoracin del riesgo: El equipo de planeacin del contrato, caracteriza el alcance y objeto del mismo, identificando para ello las actividades a ejecutar, la naturaleza del contrato, el lugar de ejecucin de las labores (incluyendo las instalaciones de apoyo), los mtodos de trabajo a utilizar, y otros aspectos que se encuentran sealados en el Anexo No. 1 Planeacin Contractual- del Manual de Contratacin de Ecopetrol S.A., de forma que, utilizando la Matriz RAM, se puedan identificar los riesgos HSE a que estn expuestas las personas (trabajadores del Contratista, de ECOPETROL y de la comunidad), el medio ambiente, los activos, y la imagen de ECOPETROL. El equipo evaluar las actividades que se desarrollarn con el contrato, analizando el tipo de trabajo a realizar, de forma que se aplique la mejor tecnologa de proceso y se seleccionen equipos que permitan disminuir la exposicin al Riesgo, a un nivel tan bajo como sea razonablemente factible. La valoracin del Riesgo mximo de las actividades del contrato, es el insumo bsico para la determinacin del esquema de contratacin y la estructura de control de gestin, incluyendo el nivel de competencia de la Gestora requerida para el contrato, as como para la definicin del alcance en la aplicacin de la presente Gua; por lo tanto, siempre debe incluirse en el FCC. 3.1.3 Definicin de requisitos de HSE: El Funcionario Solicitante deber incluir los siguientes requisitos mnimos en el Pliego de Condiciones (segn la calificacin del Riesgo del contrato) durante la planeacin y confeccin de las bases del proceso de seleccin: 3.1.3.1 Requisitos mnimos HSE de participacin: Para que la propuesta sea admisible o elegible, se debe acreditar que: 1) Si el Riesgo HSE mximo del contrato es N o L: Para las personas naturales o jurdicas en Colombia se debe acreditar que EL PROPONENTE o TODOS Y CADA UNO de los integrantes del PROPONENTE (en el caso de Proponentes Conjunto), a la fecha de apertura del proceso de seleccin contaba con: I. Programa de Salud Ocupacional o Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo II. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial; III. Plan y/o cronograma de conformacin de brigadas y primeros auxilios, simulacros y entrenamientos por Riesgo especfico. Lo anterior se debe acreditar con certificacin emitida por la Administradora de Riesgos Laborales a la que se encuentre(n) afiliado(s) en Colombia, expedida dentro de los dos meses
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anteriores a la fecha de apertura del proceso de seleccin. En la certificacin debe constar que se cuenta con todos los documentos antes relacionados (a menos que, por la naturaleza del empleador, la normatividad vigente no le exija tener uno o varios de ellos). 2) Si el Riesgo HSE mximo del contrato es M, H o VH: El PROPONENTE o TODOS Y CADA UNO de los integrantes del PROPONENTE (en el caso de Proponente Conjunto), debe cumplir con los requisitos establecidos en los literales a) y b) o los literales a) y c): a. Para personas naturales o jurdicas en Colombia se debe acreditar que a la fecha de apertura del proceso de seleccin El PROPONENTE o TODOS Y CADA UNO de los integrantes del PROPONENTE (en el caso de Proponente Conjunto)contaba con: I. Programa de Salud Ocupacional o Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo II. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial; III. Plan y/o cronograma de conformacin de brigadas y primeros auxilios, simulacros y entrenamientos por riesgo especfico. Lo anterior debe acreditarse con certificacin emitida por la Administradora de Riesgos Laborales a la que se encuentre(n) afiliado(s) en Colombia, expedida dentro de los dos meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de seleccin y en ella debe constar que se cuenta con todos los documentos antes relacionados (a menos que, por la naturaleza del empleador, la normatividad vigente no le exija tener uno o varios de ellos). b. Se debe acreditar que a la fecha de apertura del proceso de seleccin El PROPONENTE o TODOS Y CADA UNO de los integrantes del PROPONENTE (en el caso de Proponente Conjunto) contaba con por lo menos una de las siguientes certificaciones: i) RUC vigente y asociado a la naturaleza del contrato1 con una calificacin de mnimo 80 puntos, expedido por el Consejo Colombiano de Seguridad,

ii) Certificacin OHSAS 18001/2007 vigente y asociada a la naturaleza del contrato1, expedida por una entidad certificadora; iii) Certificacin de la implementacin de un Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional bajo otros estndares reconocidos por la industria petrolera, tales como Cdigo IGS/ISM Code Norsok S-006, o STOW, etc. vigente y asociada a la naturaleza del contrato1, expedida por una entidad certificadora. NOTAS: La entidad que expida la certificacin debe estar reconocida por la IAF (INTERNATIONAL ACCREDITATION FORUM, INC), o por el ente de control del pas de origen de la certificacin que cumple funciones de la misma naturaleza; y debe permitir su
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Entindase la naturaleza del contrato, como el tipo y/o clasificacin genrica bajo la cual se enmarca el objeto y alcance de la actividad que se contrata; ejemplo de ello, puede ser: construccin de obras civiles, compras, servicio de alimentacin, consultora, transporte de combustible, transporte de personal, mantenimiento mecnico, mantenimiento elctrico, mantenimiento de obras civiles, entre otras.

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corroboracin, por ejemplo, en la pgina web de la IAF http://www.iaf.nu/, en la pgina de la ONAC (Organismo Nacional de Acreditacin de Colombia http://www.onac.org.co), etc. En el caso de compaas extranjeras sin sucursal en Colombia, la copia de Certificacin de la implementacin de un Sistema de Gestin en HSE expedida por un evaluador independiente y registrado para evaluarlo, ser aceptable como documentacin soporte para la acreditacin de este requisito. En el caso de la evaluacin bajo el esquema Norsok S-006 realizada por una entidad certificadora, sern vlidas aquellas expedidas por entidades acreditadas para evaluar OHSAS 18001 e ISO 14001. En el caso de proponentes conjuntos preexistentes a la fecha de apertura del proceso de seleccin que se encuentren participando en calidad de Proponente o de Integrante de un Proponente Conjunto, se aceptar que aporten su certificacin del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, siempre y cuando: a) dicha certificacin est asociada al objeto y alcance de la contratacin y est vigente, y b) el consorcio sea el mismo y no haya habido cambios en su composicin (en cuanto a integrantes y porcentaje de participacin); NO SE ACEPTARA la certificacin si el consorcio que la aporta tiene variaciones en su composicin (integrantes o porcentaje de participacin) en relacin con el que la obtuvo y para el cual fue emitido No son aceptables autocertificaciones o autodeclaraciones.

La ausencia en la propuesta de la documentacin soporte que acredite lo exigido en este numeral ser subsanable siempre y cuando el PROPONENTE haya manifestado en cualquier acpite de la oferta que cumple con el requisito mnimo exigido en materia de HSE; la subsanacin se realizara de acuerdo con las reglas del pliego de condiciones. c. En contratos cuyo presupuesto oficial estimado sea superior a US$10.000.000, o cuando en la planeacin se identifique imposibilidad del mercado para cumplir el numeral b, el Funcionario Solicitante podr sustituir el requerimiento que obra en dicho literal por la evaluacin de la implementacin de un Sistema de Gestin HSE a travs de la aplicacin de la Matriz para Evaluacin, Control y Seguimiento de la Gestin HSE de Contratistas ECPDHS-F-090 o el documento que lo sustituya o derogue, en el sitio donde el PROPONENTE o TODOS Y CADA UNO de sus integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) se encuentre(n) ejecutando actividades similares al objeto y alcance del contrato. Deber dejar constancia documental de las razones del cambio, que debern obrar en el expediente contractual. En este evento, el requisito mnimo en el Pliego de Condiciones corresponder al siguiente: Se debe acreditar que a la fecha de apertura del proceso de seleccin El PROPONENTE o TODOS Y CADA UNO de los integrantes del PROPONENTE (en el caso de Proponente Conjunto) contaba con un Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional implementado y homologable al sistema de gestin HSE de Ecopetrol S.A o superior, para lo cual El PROPONENTE o TODOS Y CADA UNO de los integrantes del PROPONENTE (en el caso de Proponente Conjunto) debe(n) adjuntar copia de su sistema de gestin HSE, cuya implementacin ser evaluada por ECOPETROL en el sitio donde el PROPONENTE o sus integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) se encuentre(n) ejecutando actividades similares al objeto y alcance del contrato. El resultado de dicha evaluacin no podr ser inferior a 80 puntos, y tendr una vigencia de dos aos.
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El funcionario solicitante deber indicar en los DPS la forma como se realizar dicha evaluacin que puede corresponder a una o varias de las siguientes opciones: (1) Ecopetrol a travs de al menos un representante del rea solicitante y un representante de la Direccin HSE, o (2) A travs de un tercero competente, o (3) Solicitar la evaluacin al interesado como parte de los requisitos mnimos HSE de participacin; evento ltimo en el cual ECOPETROL designar el(los) tercero(s) competente(s). 3.1.3.2 Requisitos generales HSE: Los siguientes son los requisitos generales que en materia de HSE debe cumplir el Contratista, sus Subcontratistas y proveedores, para contratos con actividades de riesgo mximo M, H o VH; para hacerlos ms especficos pero no menos restrictivos, podrn ser adaptados por el Funcionario Solicitante de la contratacin o compra, durante la fase de planeacin, e incluidos en los DPS. Para los contratos con riesgos N y L, el Funcionario Solicitante de la contratacin revisa y adapta los requerimientos que obran segn planeacin-, en la siguiente clausula contractual. CLAUSULA CONTRACTUAL OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA EN MATERIA HSE EL CONTRATISTA es el nico responsable ante ECOPETROL y ante las autoridades internacionales, nacionales y locales por el cumplimiento de los requisitos y obligaciones en HSE que adquiere con ocasin de este contrato. Los requisitos, roles y responsabilidades deben ser extendidos y deben ser cumplidos por sus Subcontratistas, por lo cual, cualquier subcontrato debe incluir y cumplir los mismos requisitos del Contrato principal en materia HSE, sin lugar a excepcin. EL CONTRATISTA es el responsable exclusivo por cualquier incumplimiento HSE en relacin con sus trabajadores, comunidades vecinas, autoridades gubernamentales, sus Subcontratistas y el medio ambiente. El CONTRATISTA se obliga a acatar la normatividad vigente Nacional y de ECOPETROL en seguridad, salud ocupacional y ambiente, as como a desarrollar y asegurar para el Contrato los siguientes elementos mnimos de gestin: 1) Liderazgo y compromiso La responsabilidad HSE recae en el Gerente de la empresa o representante legal, bajo la premisa que la seguridad no se delega. El Gerente deber involucrarse personalmente en la gestin HSE. El compromiso se reflejar en todos los niveles de la empresa contratista, garantizando una actitud positiva del personal con respecto a los temas HSE, alineados con las polticas generales de la Compaa, especialmente, el Compromiso con la Vida. El Gerente de la empresa contratista o quien haga sus veces, participara en la evaluacin del cumplimiento de los aspectos HSE y proveer los recursos necesarios para la implementacin de los planes de accin que resulten de esta evaluacin. Es responsabilidad del Gerente o quien haga sus veces, liderar la ejecucin del plan HSE, y asistir a los comits y reuniones HSE que a nivel local, regional y/o nacional le sean convocados por ECOPETROL, quien definir la frecuencia y perfil de los asistentes a las mismas. La empresa contratista deber cumplir con las solicitudes de informacin a presentar en dichos comits y reuniones, as como deber acatar los compromisos que en el desarrollo de las mismas se generen.

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GESTION DE CONTRATISTAS FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-G-043 2) Poltica y objetivos estratgicos El CONTRATISTA debe asegurar que su poltica HSE sea divulgada y aplicada por todos sus empleados involucrados en el Contrato. La participacin activa de todos los empleados debe ser evidente, buscando asegurar los objetivos y metas HSE del Contrato, a travs de controles y seguimiento. La poltica, objetivos y metas deben estar alineados con los de ECOPETROL. 3) Organizacin y recursos El CONTRATISTA debe realizar la planeacin y seguimiento a los recursos econmicos y fsicos as como al talento humano requeridos para la ejecucin del Contrato y el desarrollo del Plan HSE. Las responsabilidades HSE deben estar definidas para todos los empleados del CONTRATISTA vinculados al Contrato como parte intrnseca de su gestin operativa, para lo cual se debe garantizar su formacin, comunicacin y competencia en el desarrollo de su funcin. 3.1 Recursos para la gestin HSE El CONTRATISTA es responsable de disponer de los recursos necesarios para adelantar su gestin HSE y dar cumplimiento al Plan HSE especfico del Contrato, as como de garantizar la integridad de las personas, el medio ambiente y la infraestructura operativa, durante la ejecucin del contrato. Sin embargo, ECOPETROL establece y requiere como mnimo el equipo de trabajo de HSE, descrito en la Tabla 1: En este aparte, el equipo de planeacin, de acuerdo con el mximo nivel de riesgo de las actividades del contrato, establece los requerimientos mnimos de recurso para la gestin HSE que exigir al contratista, con base en la Tabla 1, sus notas complementarias y los perfiles de Coordinador HSE y HSE operativo establecidos; pudiendo hacer ms exigente pero nunca menos riguroso el mnimo del requisito, si lo considera adecuado. Tabla 1. Recurso para la Gestin HSE RIESGO MAXIMO DE N de trabajadores LAS ACTIVIDADES DEL simultneos en un frente FUNCION HSE CONTRATO de trabajo 20 - 200 1 Coordinador HSE M 1 HSE Operativo y uno ms por cada 200 trabajadores simultneos 20 - 150 1 Coordinador HSE H, VH 1 HSE Operativo y uno ms por cada 150 trabajadores simultneos VH <20 1 HSE Operativo Notas: En el caso que por el tipo de contrato el CONTRATISTA requiera guardia externa de seguridad, de control de emergencias, (por ejemplo: trabajos en espacios confinados), ste puede ser un miembro de la misma cuadrilla de labor, para lo cual el CONTRATISTA debe asegurar su competencia en el rol. Si el CONTRATISTA tiene trabajadores dispersos sin completar frentes de 20 trabajadores, no se exige en primera instancia un HSE Operativo o Coordinador HSE, salvo que el riesgo
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mximo de las actividades del Contratosea VH. Sin embargo, cuando por las condiciones especficas del Contrato el equipo de planeacin considere necesario contar con dicha funcin HSE, deber especificar dicho requerimiento en los DPS del Contrato. Para contratos con riesgo N/L, la funcin HSE se desarrollara a travs de la estructura HSE con que cuente la empresa contratista. De requerirse funciones HSE adicionales a las aqu establecidos, se consultar previamente a DHS y VTH.

Cada Coordinador HSE, debe cumplir con uno de los siguientes requisitos: Profesional de cualquier especialidad con experiencia laboral mnima de cuatro (4) aos en HSE, de los cuales por lo menos dos (2) aos deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En el caso especfico de parada de plantas en VRP, deber tener cuatro (4) aos de experiencia mnima en HSE en plantas de proceso, y haber participado en por lo menos tres (3) paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroqumica. En todos los casos, ejecutando actividades de planeacin, asesoramiento, direccin y/o aseguramiento de planes HSE. Tecnlogo en higiene y seguridad industrial en salud ocupacional con experiencia laboral mnima de cinco (5) aos en HSE, de los cuales por lo menos dos (2) aos deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En el caso especfico de parada de plantas en VRP deber tener cinco (5) aos de experiencia mnima en HSE en plantas de proceso, y haber participado en por lo menos cinco (5) paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroqumica. En todos los casos, ejecutando actividades de planeacin, asesoramiento, direccin y aseguramiento de planes HSE. Tecnlogo en otra especialidad. Deber acreditar una experiencia mnima de seis (6) aos en HSE, de los cuales por lo menos dos (2) aos deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En el caso especfico de parada de plantas en VRP deber tener seis (6) aos de experiencia mnima en HSE en plantas de proceso, y haber participado en por lo menos cinco (5) paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroqumica. En todos los casos, ejecutando actividades de planeacin, asesoramiento, direccin y aseguramiento de planes HSE.

Cada HSE Operativo debe cumplir con uno de los siguientes requisitos: Profesional de cualquier especialidad con experiencia laboral mnima de dos (2) aos en HSE (Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y de Proceso y Medio Ambiente), de los cuales por lo menos un (1) ao debe corresponder a experiencia especifica asociadas al objeto del contrato, ejerciendo el rol de HSE. En Paradas de Planta en VRP, deber comprobar experiencia laboral mnima de un (1) ao en HSE en plantas de proceso, haber participado en por lo menos tres (3) contratos en paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroqumica. Tecnlogo en higiene y seguridad industrial, u otras especialidades tecnolgicas que tengan relacin con el objeto del contrato. Deber acreditar una experiencia mnima de tres (3) aos en HSE, de los cuales por lo menos un (1) ao debe ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En el caso especfico de paradas de plantas en VRP, deber comprobar experiencia de por lo menos dos (2) aos en HSE en plantas de proceso, cinco (5) contratos en paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroqumica, ejerciendo el rol de inspector gestor HSE.
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Tcnico en cualquier especialidad que tenga relacin con el objeto del contrato. Deber acreditar una experiencia mnima de cuatro (4) aos en HSE, de los cuales por lo menos dos (2) aos deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En el caso especfico de paradas de plantas en VRP, deber tener tres (3) aos en HSE en plantas de proceso, cinco (5) contratos en paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroqumica, ejerciendo el rol de inspector gestor HSE. Emprico. Deber acreditar una experiencia mnima de (6) aos ejerciendo el rol de HSE, de los cuales por lo menos cuatro (4) aos deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En el caso especfico de paradas de plantas en VRP, deber tener mnimo tres (3) aos de experiencia como ejecutor de mantenimiento u operaciones en la industria de hidrocarburos y/o Petroqumica y seis (6) meses ejerciendo el rol de HSE en la industria de hidrocarburos y/o Petroqumica; o acreditar cuatro (4) aos de experiencia en HSE y seis (6) contratos en paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroqumica, ejerciendo el rol de inspector gestor HSE.

Adicionalmente, el equipo de planeacin debe establecer la experiencia profesional requerida para los cargos de Coordinador HSE y HSE Operativo (se refiere al tiempo mnimo desde el momento en que se expide la tarjeta profesional, cuando aplique, o fecha de grado). En todos los casos, la asignacin salarial se establecer conforme a los criterios definidos en la Tabla de Niveles Salariales para Carrera Tcnica y Administrativa de Ecopetrol o el documento que haga sus veces. La ubicacin del cargo en la referida tabla depender de la acreditacin de la experiencia profesional, que se contabilizar de acuerdo con lo reglamentado para cada profesin (ej. Ingeniera y profesiones auxiliares y afines, a partir de la expedicin de la matrcula profesional); en el caso de tcnicos y tecnlogos, a partir del ttulo que los acredita como tales, a no ser que la profesin est reglamentada (Ej, Tcnicos electricistas, que deben contar con matrcula profesional). Si el nivel de Riesgo del contrato es M, H, o VH, en las CEC, el equipo de planeacin del contrato debe especificar si es necesario contar con una ambulancia tipo TAB e incluirla en el presupuesto del contrato; en caso contrario, se indicar la infraestructura existente para la atencin mdica en caso de emergencias. Para definir este requerimiento, el equipo de planeacin analizar con Control de Emergencias o con quien haga las veces de lder del plan de emergencias del rea en que se desarrollaran las actividades, o con la Direccin de HSE, con el fin de verificar simultaneidad de contratos, dispersin, poblacin, o existencia de atencin centralizada, entre otros. 3.2 Definicin de roles y funciones HSE El CONTRATISTA deber establecer claramente los roles y funciones HSE para los cargos del personal de su organizacin, haciendo parte de ellos el Declogo de Compromisos con la Vida de ECOPETROL. Deber efectuar seguimiento a su cumplimiento mediante herramientas como el aseguramiento de comportamientos, reuniones sistemticas y auditoras, entre otras, y tomar acciones cuando se presenten desviaciones. En este sentido, ECOPETROL o quien obre en su nombre, se reserva el derecho de realizar la evaluacin de las competencias y/o conocimiento del Coordinador HSE y del HSE Operativo, para su aceptacin y/o una evaluacin durante el desarrollo del Contrato; las funciones especficas de estos roles se encuentran descritas en la Tabla 2.

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Tabla 2. Descripcin de Funciones Especficas para los Roles HSE 1. ALCANCE DE LA FUNCION HSE (Funcin Bsica) Asesorar a la Empresa en todos los aspectos HSE para el cabal desarrollo del Plan HSE especfico, as como el aseguramiento de los requisitos HSE de ley aplicables a las labores objeto del Contrato, con dedicacin exclusiva en este rol. 2. DESCRIPCIN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Difundir entre los trabajadores de su compaa, las polticas, objetivos y metas HSE de la Empresa, y los objetivos HSE y metas propios del Contrato. Asegurar el cumplimiento legal en salud ocupacional, medio ambiente y seguridad industrial, aplicable. Asegurar el cumplimiento y correcta ejecucin de los estndares, normas, reglamentos, procedimientos e instructivos de ECOPETROL, incluyendo, Permisos de trabajo, Manejo y Gestin de Residuos Slidos, Sistema de Aislamiento Seguro y dems normas establecidas; as como la divulgacin de los mismos en caso de que se deroguen, modifiquen o emitan nuevos documentos. Disear el Plan HSE del Contrato o proyecto y hacer seguimiento a la implementacin de este durante el tiempo de duracin del mismo. Definir los mecanismos necesarios para la implementacin de procedimientos, estndares y normas HSE. Coordinar actividades con la ARL de la Empresa como capacitaciones, visitas de campo, etc. Asegurar la implementacin del procedimiento de Gestin de Fallas de Control e Incidentes ECP-DHS-P-031 y los documentos que lo modifiquen o deroguen. Asegurar la notificacin de las fallas de control e incidentes ante la gestora de ECOPETROL y la ARL. Participar en la investigacin de los incidentes, y hacer seguimiento a la implementacin de las acciones que se deriven de la investigacin de las fallas de control e incidentes. Coordinar programas preventivos de Salud e Higiene y estrategias HSE para el control de ausentismo laboral. Supervisar y/o participar en las actividades especficas de promocin y proteccin de la salud laboral, en temas como diagnstico de salud, programas de vigilancia epidemiolgica, estilos de vida saludable, autocuidado de la salud, monitoreo y control de riesgos para la Salud (entre otros: ruido, iluminacin, temperaturas extremas, material particulado, vibraciones). Elaborar los Informes HSE mensuales y finales, y cualquier otro requerido por ECOPETROL. Participar en las reuniones programadas por los representantes HSE de ECOPETROL y la reunin mensual HSE. Asegurar el funcionamiento del Comit Paritario de Salud Ocupacional COPASO. Realizar para los trabajadores de su compaa, la induccin frente a los peligros y aspectos especficos asociados a las actividades a ejecutar. Coordinar la conformacin y entrenamiento de las Brigadas de Emergencia de la firma contratista, alineada a las de ECOPETROL; y la participacin de los trabajadores en las prcticas contra incendio, control de emergencias y rescate; y garantizar la realizacin de los simulacros, de acuerdo con la programacin presentada en el plan HSE, as como su evaluacin y planes de mejora. Realizar recorridos HSE durante el transcurso del servicio y de manera inmediata corregir las fallas de control evidenciadas, como actos o condiciones sub-estndar, o en su defecto, suspender las actividades si lo anteriormente indicado no es posible. Divulgar los incidentes y lecciones por aprender presentadas a la fecha, en especial las de la lnea o negocio atendido.
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Mantener actualizados los indicadores de gestin de accidentalidad y morbilidad, as como el estado de las acciones implementadas provenientes de su anlisis. Proponer acciones preventivas y correctivas que lleven a la preservacin de la salud de los trabajadores, la conservacin del medio ambiente, el sostenimiento del negocio y la imagen de la empresa, con base al anlisis estadstico de las fallas de control, incidentes y las no conformidades del Sistema de Gestin HSE encontradas en los recorridos de seguridad, inspecciones y auditorias. Divulgar y asegurar el despliegue de las campaas corporativas en materia de HSE realizadas por ECOPETROL. Asegurar el cumplimiento del plan de capacitacin de los mdulos del manual de control de trabajo Asegurar el cumplimiento de las actividades propuestas en las Fichas del PMA del rea operativa donde se ejecute el contrato o proyecto. Mantener disponible la informacin requerida por ECOPETROL para el ndice de cumplimiento legal ambiental ICLA y el indicador LTO, as como para la actualizacin de la herramienta CAMI. Suministrar la informacin requerida para la respuesta de los actos administrativos emitidos por las Autoridades Ambientales y entes de Control; y para la elaboracin de los ICAInformes de Cumplimiento Ambiental de acuerdo al Manual de Seguimiento Ambiental de Proyectos, del Ministerio del Medio Ambiente Suministrar la informacin requerida para el reporte ambiental que se presenta anualmente ante la Contralora General de la Nacin; y aquella requerida para diligenciar el RUA (Registro nico Ambiental del Sector de Hidrocarburos) del IDEAM. Suministrar trimestralmente la informacin requerida para el diligenciamiento del GRI (Global Reporting Initiative). Las dems funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de su cargo. 3. FORMACIN COMPLEMENTARIA Tcnicas: Procesos productivos bsicos de la industria de petrleo y gas y los peligros presentes en esta. Sistema de Gestin de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial OHSAS-18001, de Gestin Ambiental ISO-14001 y de calidad ISO 9001. Legislacin en HSE vigente. Metodologa para Anlisis e Investigacin de Incidentes. Elaboracin y actualizacin de Panorama de Factores de Riesgos. Conceptos relativos al comportamiento del fuego y caractersticas generales de los hidrocarburos y sistema comando de incidentes Metodologas de Anlisis de Riesgos en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente Metodologa de Evaluacin de Riesgos por Matriz RAM. Metodologa de Evaluacin y Control de Riesgos en Operaciones Concurrentes o Simultneas. Conocer las normas, reglamentos, instructivos y procedimientos HSE de ECOPETROL. Aspectos bsicos para prestacin de primeros auxilios. Manejo de herramientas informticas y metodologa de control de documentos Administrativas: Liderazgo Capacidad de trabajo en equipo y bajo presin Planeacin y toma de decisiones
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Manejo de Personal Capacidad de ensear a grupos y liderar reuniones 3.3 Capacitacin y Entrenamiento El CONTRATISTA es responsable de asegurar que el personal a su cargo est calificado para desarrollar con seguridad el trabajo contratado, incluyendo las metodologas utilizadas para analizar los riesgos inherentes a los trabajos a ejecutar y definir las medidas de seguridad que se deben observar en la ejecucin de los mismos, y en cmo reaccionar frente a situaciones de emergencia. La formacin debe incluir riesgos potenciales conocidos de incendio, explosin o emisiones txicas, relacionadas con su trabajo y proceso; reglas, normas, estndares y dems instrucciones de HSE establecidas por ECOPETROL, relacionadas con las actividades a cargo del CONTRATISTA; elementos aplicables del plan de respuesta y control de emergencias, y prcticas de trabajo seguro aplicables. Adicional a su plan de formacin, el CONTRATISTA y sus Subcontratistas acataran lo dispuesto en el INSTRUCTIVO PARA EL DESARROLLO DEL FOMENTO DEL TRABAJO SEGURO, LIMPIO Y SALUDABLE EN ECOPETROL S.A. (Nivel Bsico) ECP-DHS-I-028 o los documentos que lo modifiquen, complementen o deroguen, para los trabajadores que deban ingresar a las instalaciones de ECOPETROL y/o se encuentren bajo su control y supervisin. Las brigadas o equipos de atencin de emergencias (contraincendios, rescate, primeros auxilios, evacuacin y mitigacin ambiental) deben recibir o haber recibido formacin especfica para la atencin de diversas situaciones que pueden surgir durante el Contrato. El personal del CONTRATISTA y Subcontratista debe contar con la acreditacin y certificacin de competencias para las especialidades que as lo requieran (soldadores, electricistas, armadores y certificadores de andamios, operadores de equipos pesados, mecnicos, conductores, etc.); incluyendo las referidas con su participacin en el sistema de control del trabajo, y contenidas en el Manual de Control del Trabajo ECP-DHS-M-OO1, o los documentos que lo modifiquen, complementen o deroguen. Las certificaciones deben ser expedidas por instituciones avaladas nacional o internacionalmente, de conformidad con la legislacin colombiana. El personal debe ser entrenado en los procedimientos crticos que le conciernen, competente, apto e idneo en su tarea y debe realizar y aprobar las evaluaciones que eventualmente efectu ECOPETROL, quien podr solicitar sustitucin de personal cuando el CONTRATISTA no acredite que tiene las competencias para ejecutar los trabajos que le fueron asignados o no cumpla con los procedimientos, dado que ello, adems de implicar un incumplimiento del Contrato, conlleva riesgos para la vida propia, de los dems, para el medio ambiente y/o infraestructura y bienes de la empresa. No se podr invocar como justa causa de terminacin de los contratos de trabajo del personal del CONTRATISTA, la solicitud de sustitucin de personal realizada por ECOPETROL, al no ser ello, la causa raz del reemplazo. Cuando por razn del alcance del Contrato se deban realizar actividades tales como construccin, interventoria, recepcin, operacin, mantenimiento o inspeccin, que conlleven intervencin de una instalacin elctrica o de un sistema elctrico, estas debern ser realizadas por personas calificadas, con matricula profesional, certificado de inscripcin profesional o certificado de matrcula, que de acuerdo a la legislacin vigente lo faculte para ejercer dicha actividad. Tales personas respondern por los efectos resultantes de su participacin en la instalacin.
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La competencia para realizar dichas actividades corresponder a las personas calificadas, tales como: ingenieros electricistas, electromecnicos, de distribucin y redes elctricas, o electrnicos en los temas de electrnica de potencia, control o compatibilidad electromagntica; tecnlogos en electricidad, tecnlogos en electromecnica o tcnicos electricistas con matrcula profesional, certificado de inscripcin profesional o certificado de matrcula, vigentes, teniendo en cuenta lo dispuesto en las leyes y normas reglamentarias que regulan el ejercicio de cada una de estas profesiones, en especial lo referido a sus competencias. El CONTRATISTA, por lo menos cuatro (4) das hbiles antes de iniciar actividades que impliquen intervencin de una instalacin elctrica o sistema elctrico, deber entregar al Gestor del Contrato un memorando en el que consigne los nombres de las personas que la realizarn, adjuntando en relacin con cada uno, copia de su tarjeta profesional (para el caso de ingenieros), o del documento que acredite la especialidad correspondiente, y la habilitacin para el ejercicio de la misma (por ejemplo en el caso de tcnicos electricistas: CONTE). Este plazo no aplicar en caso de emergencias; en este ltimo evento, el CONTRATISTA deber entregar al Gestor del Contrato, previo inicio de labores, la documentacin anterior. El CONTRATISTA debe entregar certificado de vigencia de la inscripcin, expedido por el Consejo Profesional competente dentro de los tres (3) meses anteriores, en relacin con las personas para las cuales el Gestor del Contrato lo solicite. 3.4 Conformidad Legal El CONTRATISTA, durante toda la ejecucin del Contrato, debe contar con una matriz de identificacin de los requisitos legales en HSE aplicables al objeto del mismo, establecer los mecanismos para el cumplimiento de tales requisitos; y mantener la informacin actualizada. Debe comunicar la informacin pertinente sobre requisitos legales y de otra ndole a todos sus empleados y dems partes interesadas. 3.5 Gestin de Subcontratistas En caso de que este Contrato permitiese la subcontratacin y ECOPETROL la autorice, el CONTRATISTA debe estipular con todos sus Sub-contratistas las mismas exigencias HSE pactadas en esta clusula, y revisar regularmente el cumplimiento de las mismas por parte de sus Subcontratistas, so pena de ser responsable directo, nico y exclusivo ante ECOPETROL por cualquier siniestro, dao o perjuicio que se cause por la accin u omisin en el cumplimiento de dichas exigencias a cargo del Subcontratista. 3.6 Mecanismos de Comunicacin El CONTRATISTA debe contar con mecanismos idneos y oportunos para la comunicacin efectiva de los temas HSE a todo su personal; asegurando que las campaas en HSE a su cargo, sean previamente avaladas por la Direccin de HSE o la Unidad de Comunicaciones Corporativas de ECOPETROL; as como, mantener un conducto regular con ECOPETROL, mediante el que se notificarn los temas de HSE de su competencia.

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GESTION DE CONTRATISTAS FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-G-043 3.7 Induccin y Reinduccin El CONTRATISTA debe contar con un procedimiento propio y/o programacin de inducciones y reinducciones HSE a sus trabajadores y a sus visitantes. En l, se comunicaran temas HSE relevantes, entre los que se destacan: peligros y aspectos especficos del cargo y de las actividades a realizar, normas fundamentales de seguridad, salud, medio ambiente y respuesta ante emergencias, entre otros; efectuando refuerzos cuando sea requerido, con una frecuencia mnima anual, o cuando la actividad especfica a realizar por sus trabajadores sea modificada substancialmente. El CONTRATISTA asegurar que sus visitantes conozcan los riesgos propios del rea y los procedimientos de emergencia del sitio. 4) Procedimientos y Prcticas Seguras El CONTRATISTA debe contar con procedimientos y practicas seguras para las actividades y tareas crticas objeto del Contrato, los cuales deben estar redactados de forma coherente y clara, y estar disponibles para todo el personal. El CONTRATISTA debe asegurarse que sus trabajadores y Subcontratistas, los conozcan y ejecuten con rigurosidad, tomando acciones frente a las desviaciones. El CONTRATISTA debe conocer y acatar los procedimientos y prcticas seguras establecidas por ECOPETROL, cuando se realicen trabajos dentro de las instalaciones de ECOPETROL y/o cuando estando bajo el control y/o supervisin de ECOPETROL, as se le solicite. Dentro de ellos se tienen: Si el Contrato contempla trabajos de alto riesgo (Entrada a Espacio Confinado con Atmsfera Peligrosa, Apertura de Lneas de Tea Viva o Gases Txicos, Hot-tap en Lneas o Equipos, Hottap en Tanques, Entrada a Espacio Confinado con Atmsfera No Peligrosa, Radiografas Industriales, Trabajos en Altura, Excavaciones, Manejo de Cargas, Trabajo con Productos Qumicos o Materiales Peligrosos, Trabajos Elctricos, entre otros) y/o actividades de reparacin, modificacin, construccin, instalacin, inspeccin y prueba de equipos o componentes crticos para la seguridad de los procesos, como mnimo se debe: i. Incluir en el plan HSE el listado de tareas crticas y los respectivos procedimientos e instructivos de trabajo seguro para cada una de ellas; en los que se deber cumplir con los lineamientos y procedimientos establecidos por ECOPETROL, y lo contenido en la normatividad legal vigente. En caso de que ECOPETROL no cuente con el lineamiento respectivo, o as lo considere, el CONTRATISTA podr utilizar sus propios procedimientos, previa aprobacin de ECOPETROL. Implementar programas necesarios para la identificacin, evaluacin y control de los riesgos asociados a las tareas crticas; que incluya su revisin mnimo una vez al ao. Implementar medidas de control colectivas y particulares segn el alcance de la actividad. Disponer de personal competente y calificado (adjuntar los certificados de competencias del personal), para la ejecucin de tareas crticas. Garantizar programas de capacitacin y entrenamiento a todo trabajador que est involucrado en la ejecucin de las actividades de alto riesgo. Garantizar la operacin y solicitar pruebas que garanticen el buen funcionamiento de los sistemas y equipos de proteccin y/o los certificados que lo avalen. Asegurar la compatibilidad de los elementos que componen los sistemas y equipos de proteccin. Elaborado 19/04/2013 Versin 2

ii. iii. iv. v. vi. vii.

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Incluir dentro del Plan de Emergencias, los procedimientos y planes de rescate, segn el alcance de los trabajos a ejecutar, los cuales deben ser elaborados por personas calificadas y/o certificadas, y deben estar actualizados y disponibles en el lugar de la labor.

Cumplir con: a. La normatividad legal en HSE y la normatividad interna de ECOPETROL sobre esta materia (que hace parte integrante de este Contrato). b. La elaboracin de los anlisis de riesgos, utilizando metodologas previamente aprobadas por el Interventor o el Gestor, si aplica, y segn sea el caso. c. La implementacin de los controles identificados en los anlisis de riesgos y de manejo de contingencias para los trabajos a desarrollar durante la ejecucin del Contrato. d. El Manual de Manejo Seguro del Sistema Elctrico de Ecopetrol-MASE (ECP-DHS-M-003) y el Reglamento Tcnico de Instalaciones Elctricas-RETIE, para el caso especfico de trabajos que impliquen riesgos elctricos; incluyendo actividades e instalaciones para suministro de energa elctrica provisional. e. Avisar a ECOPETROL la presencia de riesgos propios del trabajo del CONTRATISTA no identificados inicialmente, o riesgos encontrados durante el desarrollo del trabajo del CONTRATISTA.

Mantener una interface continua con los representantes de HSE de ECOPETROL y de otros contratistas en el rea de trabajo, para minimizar/controlar oportunamente los riesgos de HSE y compartir lecciones por aprender. El CONTRATISTA debe contar con un programa escrito de mantenimiento de equipos y herramientas, incluyendo listas de chequeo y calibracin de instrumentos; debiendo utilizar equipos y herramientas de los cuales, se asegure su estado tcnico de diseo original y en condiciones de higiene y seguridad adecuadas para la labor contratada, acorde con la clasificacin de reas donde se realizar el trabajo. Debido a que en las instalaciones se pueden presentar atmsferas potencialmente explosivas, los radios y dems equipos y herramientas a utilizar en las zonas industriales de ECOPETROL, deben ser intrnsecamente seguros, listados por UL/FM para reas clasificadas como peligrosas: Clase I, II, III. Divisin 1, Grupo DFG y Clase I, Divisin 2 Grupo ABCD. En general, de acuerdo con la clasificacin del rea donde se vayan a ejecutar las actividades. Cuando se opera con instrumentos de medicin en atmsfera que puedan ser inflamables, estos equipos deben ser "Intrnsecamente Seguros".

Contar con un procedimiento para asegurar que los cambios significativos en cualquier aspecto que puedan afectar el desempeo HSE (organizacionales, equipos, prcticas, productos, etc.), sean identificados y gestionados apropiadamente durante la ejecucin del Contrato.

5) Gestin de Riesgos Las actividades de salud ocupacional, seguridad industrial y de procesos, y medio ambiente, deben estar enfocadas en la prevencin y proteccin de las personas, ambiente e instalaciones, contra los riesgos relacionados con agentes qumicos, fsicos, ergonmicos, biolgicos, de seguridad (elctricos, mecnicos, locativos, fsico-qumico, entre otros), sicosociales y otros derivados del vinculo laboral.
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5.1 Identificacin de peligros y riesgos-aspectos e impactos ambientales El CONTRATISTA debe alimentar su matriz de identificacin de peligros y riesgos / aspectos e impactos ambientales propios de su actividad, con los riesgos especficos del lugar donde se realizar el trabajo, incluyendo los casos HSE del rea, entregados por ECOPETROL. Dicha matriz deber ser actualizada como mnimo anualmente o cuando se requiera por ECOPETROL, adems debern ser implementadas las medidas de control requeridas para la administracin de los riesgos; la matriz debe ser entregada, segn se indica en el numeral 7. 5.2 Equipo de proteccin personal-EPP El CONTRATISTA debe suministrar a su personal ropa y equipo de proteccin personal acorde con la actividad a desarrollar, y contar con disponibilidad inmediata en el sitio de trabajo de aquellos que pueda llegar a necesitar con ocasin del mismo. Para ello, debe contar con una matriz de elementos de proteccin personal por cargo. La ropa y los equipos de proteccin personal se deben mantener en buenas condiciones y se deben utilizar en las oportunidades en que se necesiten, segn lo indiquen las notas, las instrucciones, los Permisos de Trabajo, y las reglamentaciones de seguridad. Las condiciones para el buen uso y mantenimiento de los equipos de proteccin personal formarn parte de la capacitacin impartida a los trabajadores. En aquellos contratos que tengan como plazo un perodo superior a los ocho (8) das, sin importar el rgimen salarial y prestacional del Contrato, as como el monto del salario del trabajador, se considera necesario que el CONTRATISTA entregue a sus trabajadores, al inicio de labores y cada cuatro (4) meses, dos (2) mudas de ropa. En relacin con los trabajadores que devenguen menos de dos salarios mnimos legales mensuales vigentes (SMLMV), el CONTRATISTA, adems de dar cumplimiento a lo anterior, en forma gratuita debe suministrar un (1) par de zapatos de labor cada cuatro (4) meses. (Art. 230 del Cdigo Sustantivo del Trabajo); mientras que para el personal que devengue ms de dos (2) SMLMV, el CONTRATISTA debe entregar un (1) par al inicio del contrato, que se repondr dependiendo de si su labor implica desgaste y uso permanente en desarrollo de la ejecucin del Contrato con ECOPETROL. En cuanto a los colores de cascos de seguridad y ropa de trabajo utilizados en zona industrial por trabajadores de empresas contratistas, debe cumplirse el instructivo ECP-DHS-E-003, ESPECIFICACIONES TCNICAS PARA CASCOS DE SEGURIDAD, ROPA DE TRABAJO Y CALZADO DE SEGURIDAD o los documentos que lo modifiquen, complementen o deroguen. ECOPETROL no aceptar que un trabajador utilice ropa marcada con un nombre diferente al de la compaa o persona con la que trabaja, quien la afili al sistema de seguridad social integral; de evidenciarse tal situacin, ECOPETROL, podr implementar los correctivos contractuales de apremio o sancionatorios pertinentes ante el CONTRATISTA. El CONTRATISTA, suministrar a sus trabajadores, antes de su ingreso a una zona industrial, como mnimo el siguiente equipo bsico de proteccin personal:

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Tabla 3. Equipo Bsico de Proteccin Personal PARTE DEL CUERPO Cabeza ELEMENTO Casco de seguridad (fecha de fabricacin no mayor a 8 aos y que presente buen estado al momento de chequearlo). Tipo 2 par trabajos en alturas Gafas de seguridad o cualquier otro elemento protector de ojos y cara (monogafas, viseras, caretas para soldar, etc., Capuchones en tela con visera en malla fina, en lugares donde se evidencie la presencia de abejas africanizadas y avispas). NORMA OBSERVACIONES

Ojos y cara

Sistema auditivo Protectores auditivos cualquier tipo) (de

Deben estar en buenas condiciones, ANSI Ztanto el casco como el tafilete. El 89.1 y 89.2 sistema de graduacin debe funcionar correctamente; preferiblemente de Icontec. ajuste con perilla. Incluir barbuquejo 1523 en el caso de trabajos en alturas. Deben estar en buen estado tanto los lentes como los dems elementos de sujecin. Se debe suministrar un cordn sujetador con presilla para las ANSI Zgafas y as mejorar su ajuste sobre la 87.1 de cara. 2003 El tipo de proteccin seleccionado estar acorde con la actividad que se desarrolle; analizando si se requieren tanto lentes claros como oscuros. Los elementos desechables se deben suministrar como mnimo diariamente. Todos deben estar en buen estado. ANSI Z 3.19 Ser vlido guiarse por estudios de de 1974 ruido realizados en el rea para definir la necesidad de utilizar simultneamente protectores de insercin y de copa. Estndares NIOSH y OSHA para proteccin respiratoria Deben ser suministrados para uso individual, de acuerdo a la talla de cada usuario y segn los contaminantes a los que se est expuesto y deber obedecer a un plan de proteccin respiratoria local.

Sistema respiratorio

Manos

Pies

Elementos de proteccin respiratoria, segn la tarea para la que se vaya a utilizar, ejemplo proteccin contra polvos molestos, contra humos de soldadura, contra gases o vapores. Guantes de resistencia fsica (vaqueta, carnaza, guantes de soldador, etc.) y guantes de resistencia qumica (nitrilo, neopreno, caucho, PVC, PVA, etc.), dielctricos; segn la tarea para la que se vaya a utilizar. Botas de seguridad (con puntera), dielctricas, de caucho o de material sinttico, dependiendo de las condiciones y la actividad a realizar.

Deben estar en buen estado, nunca Estndares rotos o remendados, ni impregnados de la CEE e de cualquier sustancia; y de acuerdo ISO 9002 con la actividad a desarrollar.

Las suelas deben tener buen labrado, el cuero no debe estar rajado, la ANSI Z-41 platina no podr estar expuesta, los DE 1991 dems elementos de las botas tambin deben estar en buen estado.
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PARTE DEL ELEMENTO NORMA CUERPO Todo el Elementos de proteccin contra cuerpo* cadas: arns (el nico elemento aceptable para ANSI deteccin de cadas ser el Z359.1 de arns de cuerpo completo), 1992 cuerdas, conectores, lneas de vida, entre otros. Todo el Trajes especiales (en tyvek, cuerpo* tichem QC, nmex, etc. Impermeables y botas de invierno. NFPA 2112 Para actividades sobre sistemas o EN 531 elctricos o donde se contemple la presencia del riesgo elctrico, utilizar los EPP descritos en el MASE. * En caso de ser requerido por la labor a desarrollar. 5.3 Subprograma de medicina preventiva y del trabajo

OBSERVACIONES Deben ser verificados por una persona competente, que garantice que tales elementos se encuentran en buenas condiciones para ser usados. Su requerimiento, debe responder a los riesgos establecidos en la matriz de riesgos de las actividades del contrato. Deben estar en perfecto estado. Los trajes que se sometan a contacto con contaminantes, deben ser desechados y correctamente dispuestos. Los impermeables deben cubrir todo el cuerpo sin restringir el desplazamiento y/o movimiento.

El CONTRATISTA debe establecer el alcance de los exmenes de ingreso, peridicos, post incapacidad y de egreso, requeridos por todo el personal, de acuerdo con las funciones y el cargo a desempear. Debe contar con los certificados de aptitud de cada trabajador emitido por Mdico Especialista en Salud Ocupacional, acorde a la normativa (Resolucin 2346 de 2007 y 3673 de 2008), as como a la Gua ECP-DHS-G-017- Examen mdico de ingreso laboral al personal de empresas contratistas que prestan servicios o desarrollan proyectos en Ecopetrol S.A; o los documentos que las deroguen, modifiquen o complementen. Dicho examen debe incluir la prctica de exmenes de laboratorio y paraclnicos que permitan identificar las patologas de riesgo que pueden incidir en la certificacin de aptitud para cada trabajador. El profesional que realice esta certificacin debe conocer las matrices de riesgo de la empresa, el perfil de riesgos del cargo y contar con instalaciones, equipos y tiempo de la consulta que garanticen la calidad del examen y certificado emitido. Para trabajos de alto riesgo, se debe especificar en el certificado que es apto para el trabajo crtico respectivo, de conformidad con la normatividad legal vigente. El CONTRATISTA deber disponer de esta informacin por cuanto ECOPETROL la podr solicitar en cualquier momento, a travs de la Gestora o del profesional HSE de ECOPETROL. El CONTRATISTA establecer un programa para asegurar que el personal que trabaja en instalaciones de proceso que manejan sustancias peligrosas sea apto para la labor y no se comprometa con influencias externas. Para ello, entre otras, dar cumplimiento a la normativa que est vigente sobre la prevencin de adicciones en las empresas, incluyendo dentro de las actividades de su Programa de Salud Ocupacional, aplicables al Contrato, campaas especficas, tendientes a fomentar la prevencin y el control de la frmaco dependencia, el alcoholismo y el tabaquismo, dirigidas a sus trabajadores. El CONTRATISTA implementar las Actividades de Promocin y Proteccin de la Salud, requeridas segn el Diagnstico en Salud y los Riesgos para la Salud propios de cada trabajo, ejecutando los Programas de Vigilancia Epidemiolgica, Inmunizaciones, Auto cuidado, Estilos de Vida Saludable, control del
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estrs laboral, control de enfermedades endmicas propias de la regin, calistenia y ejercicios fsicos, actividades de sano esparcimiento y uso del tiempo libre, etc. El CONTRATISTA debe atender las visitas de inspeccin a la implementacin de los procesos de Salud Ocupacional en la organizacin; en las que el mdico industrial de ECOPETROL podr verificar que se cumplan las restricciones y recomendaciones dadas por la ARL o EPS a los trabajadores accidentados o reintegrados despus de una incapacidad, con el fin de garantizar que no se vea obstaculizada la recuperacin del trabajador lesionado o incapacitado. Se prohibir el ingreso a laborar a trabajadores que de acuerdo con el concepto de la ARL o EPS correspondiente, estn incapacitados. 5.4 Subprograma de higiene industrial Se deben revisar los estudios de higiene industrial de las reas donde se ejecutara el Contrato, con el fin de conocer los niveles de ruido, vibraciones, iluminacin, los agentes qumicos presentes en las actividades y del medio en el cual se realizan los trabajos etc., segn aplique; as como una posterior comparacin contra los lmites mximos permisibles o TLVs determinado por la ACGIH (American Conference of Governmental Industrial Hygienists); con el fin de incorporarlos en sus anlisis y controles de riesgos. Para la medicin de los agentes qumicos presentes en el medio de trabajo y de inters ocupacional, en caso de requerirse, se debe contar con equipos porttiles o personales, calibrados por una persona competente, o monitoreo realizado por Proveedor competente, con Licencia en Salud Ocupacional vigente y certificaciones de calibracin de equipos vigentes. 5.5 Subprograma de saneamiento bsico El CONTRATISTA debe proveer y mantener el medio ambiente ocupacional en adecuadas condiciones de higiene y seguridad, de acuerdo a lo establecido en la Resolucin 2400 de 1979 y en las que la modifiquen, complementen o deroguen; incluyendo alojamiento, servicios sanitarios y de alimentacin, cuando los suministre. 5.6 Control del trabajo El CONTRATISTA debe aplicar la reglamentacin del sistema control del trabajo segn lo establecido en el Manual de Control del Trabajo ECP-DHS-M-OO1, o los documentos que lo modifiquen complementen o deroguen, y que forma parte integral de este Contrato. 5.7 Medio ambiente El CONTRATISTA cumplir con la normatividad ambiental aplicable a ECOPETROL, el Estudio de Impacto Ambiental, el Plan de Manejo Ambiental, Medidas de Manejo Ambiental y permisos, segn apliquen. Mantendr sus instalaciones y equipos en ptimas condiciones de orden y aseo, asegurando diariamente la gestin y evacuacin de los residuos previamente separados y clasificados a los sitios de disposicin final autorizados debidamente por las Autoridades Ambientales. Para ello, contar con un procedimiento de manejo y disposicin de residuos domsticos e industriales, que refleje que la gestin integral de los residuos se realiza de acuerdo con la normatividad Nacional que aplique. 5.8 Plan de emergencias El CONTRATISTA debe contar con un plan de evacuacin que incluya entre los escenarios evaluados la evacuacin de lesionados, alineado con el procedimiento ECP-DHS-P-004-Procedimiento para la
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atencin mdica y evacuacin del personal afectado o lesionado en el sitio de trabajo. Para el caso de trabajos en altura, dicho plan debe contener el procedimiento de rescate especfico para este escenario, avalado por persona competente o calificada. Adicionalmente, contar con un plan de emergencias que alineado con la gua para la Planeacin y Respuesta a emergencias de Ecopetrol (ECP-DHS-G-037) o los documentos que lo modifiquen complementen o deroguen, cubra los probables escenarios, incluyendo el anlisis de los potenciales impactos ambientales generados por las emergencias, de forma separada a la atencin de heridos y/o incendios. Se establecer la composicin de las brigadas y la capacitacin dada o a cubrir para dar respuesta ante emergencias que se presenten durante la ejecucin del Contrato, as como la programacin de simulacros, y la red hospitalaria y mdica disponible en el rea de influencia, bajo el escenario de la mxima exigencia de respuesta que pueda presentarse. Dicho personal debe ser suficiente, tener funciones asignadas para las etapas preventiva, reactiva y correctiva, para los diferentes grados de emergencia establecidos, de acuerdo con los lineamientos de ECOPETROL. La operacin de los equipos o brigadas de emergencia debe estar enmarcada dentro del Plan de Atencin de Emergencias elaborado para la ejecucin especfica del Contrato, y alineado con el del sitio de ejecucin de las labores. Donde aplique y sea factible organizar, se establecern Planes de Ayuda Mutua para atender emergencias. El CONTRATISTA, proporcionar y utilizar equipos de seguridad (primeros auxilios, extintores de incendio, etc.), como mnimo del tipo y en la cantidad exigidos en los estndares legales e industriales de acuerdo a las actividades a desarrollar, y en los considerados en los anlisis de riesgos, entre otros, manteniendo registros actualizados de todos ellos. Es responsabilidad del CONTRATISTA suministrar capacitacin al personal sobre el uso correcto de stos equipos. En lo referente al Kit de emergencias, el CONTRATISTA deber suministrar, como mnimo, lo solicitado por ECOPETROL en el Instructivo ECP-DHS-J-005 CONTENIDO KIT DE PRIMEROS AUXILIOS o en los documentos que lo modifiquen, complementen o deroguen. 6) Evaluacin y monitoreo El CONTRATISTA debe planificar auditoras internas o de primera parte, e inspecciones de seguridad, que permitan verificar su gestin en HSE mediante la evaluacin de indicadores. El resultado de dichas auditoras y ejercicios de revisin, debe comunicarse al Gestor Administrativo o Tcnico de ECOPETROL, con el fin de adoptar las medidas de correccin o aseguramiento que sean pertinentes. De otra parte, el desempeo HSE del CONTRATISTA ser evaluado a travs de la Matriz para Evaluacin, Control y Seguimiento de la Gestin HSE de Contratistas ECP-DHS-F-090; segn lo estipulado en la gua para la evaluacin, control y seguimiento de la gestin HSE de contratistas-ECPDHS-G-024, o los documentos que la modifiquen, completen o deroguen; documento, ste, que el CONTRATISTA declara que conoce y acepta ntegramente como medio para la evaluacin de su desempeo en HSE. 6.1 Indicadores de gestin HSE y anlisis de tendencias El CONTRATISTA podr establecer indicadores proactivos y de resultado, que le permitan direccionar sus actividades al cumplimiento de los objetivos y metas en HSE del Contrato a travs del anlisis peridico de tendencias, evidenciando los planes trazados y los resultados obtenidos.
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Adicionalmente, deber presentar mensualmente y/o al finalizar el contrato al Gestor contractual y/o profesional HSE de ECOPETROL, un informe de seguimiento al cumplimiento del Plan HSE y el Plan de Manejo Ambiental PMA; incluyendo las estadsticas presentadas en la Tabla 4. El total de horas hombre registradas durante el mes dentro y fuera de instalaciones de Ecopetrol, debe ser reportado al Gestor contractual, en los dos (2) primeros das calendario del mes siguiente. Tabla 4. Estadsticas HSE DESCRIPCIN IF (ndice de Frecuencia de Accidentalidad con Prdida de Tiempo): Mide el nmero de accidentados por causa o con ocasin del trabajo, de personal directo, contratista y subcontratistas que sufre lesiones personales con incapacidad mdica mayor o igual a un (1) da, por cada milln de horas-hombre trabajadas. Calcular de acuerdo con la Hoja de vida del indicador de ECOPETROL S.A. (ECP-VEC-F-014 o documento que lo modifique, complemente o derogue). TRIF (ndice de Frecuencia Total de Casos Registrables): Mide el nmero de accidentados por causa o con ocasin del trabajo, de personal directo, contratista y subcontratistas que sufre lesiones personales con incapacidad mdica mayor o igual a un (1) da, ms aquellos con trabajo restringido, ms los que se encuentren con tratamiento mdico, por cada milln de horas-hombre trabajadas. Calcular de acuerdo con la Hoja de vida del indicador de ECOPETROL S.A. (ECP-VEC-F-014 o documento que lo modifique, complemente o derogue). Severidad: Mide el total de das perdidos y/o cargados por accidentados por causa o con ocasin del trabajo, de personal directo, contratista y subcontratista que sufre lesiones personales con incapacidad mdica mayor o igual a un (1) da, por cada milln de horas-hombre trabajadas. Horas Hombre Trabajadas: Incluye el total de horas trabajadas (tiempo ordinario y horas extras), de personal directo, y subcontratista vinculado a las labores contratadas; as como el tiempo proporcional que Personal Directivo/Administrativo dedique especficamente a las labores contratadas. Las cuales deben estar desagregadas como HHT dentro de instalaciones de Ecopetrol S.A y HHT fuera de instalaciones de Ecopetrol S.A. en desarrollo de actividades asociadas del contrato. Nmero de incidentes ocupacionales con primeros auxilios Accidentes incapacitantes o con prdida de tiempo, das perdidos o cargados, descripcin Accidentes con trabajo restringido, descripcin Nmero de accidentes con atencin medica, descripcin Rcord: Cantidad de das acumulados sin accidentes incapacitantes. Nmero de casos de enfermedad profesional diagnosticada Horas Hombre de capacitacin durante el mes % de cierre de recomendaciones de investigaciones de incidentes: Incluye las acciones a cargo del contratista, derivadas de investigaciones de incidentes ocurridos durante la ejecucin del contrato. % de cierre de recomendaciones de Fallas de Control: Incluye las acciones a cargo del CONTRATISTA, derivadas de Fallas de Control
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FORMULA

(No. ACPT / H-H ) * 6 10

(No. ACPT + trabajo restringido + tratamiento mdico) / 6 H-H) * 10

(Das ACPT / H-H ) * 6 10 HHT dentro instalaciones Ecopetrol S.A. HHT fuera instalaciones Ecopetrol S.A. de de de de

N de recomendaciones o acciones implementadas/N total de


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GESTION DE CONTRATISTAS FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versin 2 FORMULA recomendaciones o acciones x 100%

DESCRIPCIN % de cierre del plan de accin resultante de la evaluacin de gestin en HSE: Incluye las acciones derivadas de la evaluacin de desempeo HSE (ECP-DHS-F-090). N de Incidentes Ambientales por causa operacional. Calcular de acuerdo con la Hoja de vida del indicador de (ECP-VEC-F-014 o documento que lo modifique, complemente o derogue). Volumen derramado por incidentes ambientales Nmero de incidentes operacionales y elctricos

(N de Accidentes de ndice de Frecuencia o Tasa de accidentes vehiculares (TAV). Mide el trnsito x 1000.000 nmero de accidentes vehiculares terrestres que implican consecuencias en Km)/Total Km personas y/o dao material, por cada milln de kilmetros recorridos recorridos) ACPT: Accidentados con prdida de tiempo mayor o igual a un da (incapacitantes) NOTAS: H.H.: Horas Hombre trabajadas. 6.2 Auditorias El programa de auditoras internas e inspecciones del CONTRATISTA, deber estar ajustado al desarrollo del Plan HSE y al Plan de Trabajo (PDT), buscando asegurar las tareas crticas durante la ejecucin del Contrato; y deber contemplar la evaluacin peridica de la eficacia de las acciones propuestas para el cierre de brechas, a la mayor brevedad posible. El CONTRATISTA debe desarrollar por lo menos una auditora interna durante la ejecucin del Contrato o por lo menos una al ao, dependiendo de la duracin del mismo. El CONTRATISTA deber informar a ECOPETROL los resultados de las auditoras internas, junto con las acciones correctivas y preventivas que controlen y mitiguen los riesgos HSE; as como, suministrar la informacin necesaria para la evaluacin del desempeo en HSE y el cumplimiento de los requisitos HSE, en los plazos que seale ECOPETROL. De acuerdo con los procedimientos establecidos por ECOPETROL. para auditar los trabajos contratados, el CONTRATISTA debe: Permitir que ECOPETROL. tenga acceso al personal, equipos y registros cuando lo solicite, para efectuar la inspeccin o auditoria a cualquier aspecto de las operaciones del CONTRATISTA, relacionadas con temas HSE. Ejecutar el 100% de las recomendaciones emitidas por ECOPETROL en las auditorias y visitas de seguridad; incluyendo aquellas resultantes de las inspecciones establecidas en el MASE. Mantener durante la vigencia del Contrato y cinco aos ms, toda la informacin relacionada con temas de HSE, disponible y accesible, en medios idneos que permitan su fcil y oportuna consulta. 6.3 Seguimiento de la gestin de fallas de control e incidentes HSE El CONTRATISTA deber cumplir con el Procedimiento de Gestin de Fallas de Control e Incidentes HSE de ECOPETROL (ECP-DHS-P-031) o los documentos que lo modifiquen, complementen o deroguen: registrar, valorar, notificar e investigar las fallas de control e incidentes, con prdidas reales o potenciales, que con ocasin de sus actividades afecten o puedan afectar personas, bienes, ambiente y/o la imagen de ECOPETROL.
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GESTION DE CONTRATISTAS FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-G-043 Plan HSE para el desarrollo de la labor Con la suscripcin del Acta de Inicio, se debe entregar para validacin del Gestor del Contrato de ECOPETROL, el Plan HSE. El documento, como mnimo, debe contener lo previsto en la Tabla 5. Tabla 5. Contenido Mnimo y Estructura del Plan HSE Deber establecerse el alcance y cronograma de ejecucin de las actividades relacionadas con los siguientes seis elementos: 1. Liderazgo y compromiso: Demostracin del compromiso visible de los lderes de la organizacin, a travs de actividades tales como visitas, participacin en inspecciones planeadas y auditorias, etc. 2. Poltica y objetivos estratgicos: Incluye la poltica, as como los objetivos y metas en HSE del Contrato. 3. Organizacin y recursos Contiene como mnimo: Organigrama del Contrato Roles y responsabilidades HSE por cargo, del personal asignado al Contrato Plan de capacitacin y matriz de capacitacin por cargo; incluyendo la definicin de los multiplicadores y el plan de capacitacin de los mdulos del manual de control de trabajo de Ecopetrol. Presupuesto / recursos requeridos Matriz de requisitos legales aplicables al Contrato Gestin de Subcontratistas (Cuando aplique):Procedimiento para asegurar el cumplimiento de los requisitos HSE, en las labores desarrolladas por Subcontratistas Mecanismos de comunicacin de temas HSE Programacin de inducciones y reinducciones 4. Procedimientos y prcticas seguras: Procedimientos crticos de trabajo, requeridos para las labores objeto del Contrato. Elaboracin de un listado de tareas crticas y los respectivos procedimientos e instructivos de trabajo seguro para cada una de ellas, incluyendo la Evaluacin de Riesgos y su Clasificacin Matriz RAM, y Anlisis de Riesgo. Dentro de los trabajos crticos se considera entre otros: trabajo en alturas, en espacios confinados (tanques de almacenamiento, silos, ductos de ventilacin, tneles, tuberas, u otros), con llama abierta o chispa (corte y soldadura con oxi-acetileno, soldadura elctrica, esmerilado, pulido, lijado, trabajo con chorro de abrasivos, rotura de concreto en seco, operacin de equipos elctricos, u otros), o trabajos mecnicos y/o elctricos, excavaciones, manejo mecnico de cargas, etc. Programa de seguridad vial y conduccin defensiva, cuando aplique; alineados a lo establecido en el Manual para el uso de vehculos automotores en Ecopetrol S.A. ECPDHS-M-006. Procedimiento de control de cambios (organizacionales, equipos, prcticas y productos) Programa de inspeccin y mantenimiento de herramientas y equipos; incluyendo listas de verificacin de herramientas y equipos elctricos, y calibracin de instrumentos 5. Gestin de riesgos: Incluye: Panorama de factores de riesgos identificando los peligros que afecten la salud e integridad de los trabajadores en el Contrato, y/o infraestructura. Incluyendo, si aplica, los riesgos viales o Rutograma, para las vas y/o carreteables normalmente utilizados en los desplazamientos terrestres, haciendo amplia difusin a los conductores y de ser necesario, a los usuarios de la va.
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Plan de inspeccin de sus instalaciones elctricas ubicadas en el rea de Ecopetrol, de acuerdo con lo establecido en el MASE Matriz de aspectos e impactos ambientales Matriz de EPP por oficio Programacin de exmenes mdicos ocupacionales de ingreso / egreso/peridicos Desarrollo de programas de promocin y prevencin orientados a fomentar la cultura participativa y auto-cuidado que permita estilos de vida saludables como mejoramiento de la calidad de vida Protocolos de Vigilancia Epidemiolgica a implementar durante la vigencia del Contrato Revisin, y si es el caso ejecucin, de estudios de higiene peridicos de los agentes y factores de riesgos de acuerdo al panorama. Actividades para suministro de agua potable / Servicios Sanitarios (baos, duchas, lavamanos, etc.) / alimentacin etc., y otras que apliquen de acuerdo a las fichas del plan de manejo ambiental del sitio Plan de Cumplimiento Ambiental, que incluya el plan integral de manejo y disposicin de residuos (industriales y domsticos), y de qumicos El plan de evacuacin, emergencias, cronograma de simulacros y un documento donde conste la composicin de la brigada actualizada y capacidad de respuesta ante emergencia del Contrato 6. Evaluacin y monitoreo: Especificar: Indicadores de la gestin HSE a utilizar en el Contrato Actividades para la gestin de fallas de control e incidentes Plan de auditoras internas e inspecciones planeadas a ejecutar durante el Contrato Nota: Servicios de corto plazo: Para la contratacin de servicios de duracin menor a siete das calendario al ao, y valoracin de riesgo N, L y M (servicios de corto plazo), o en caso de que la formalizacin por escrito del instrumento contractual est imposibilitada (por ejemplo, en caso de Emergencia o Apremio), el Funcionario Solicitante del servicio, la compra o suministro, deber: Evaluar y documentar el grado de riesgo del Contrato Contratar un prestador de servicios calificado. Acompaar la ejecucin del servicio, a travs de un representante de ECOPETROL, establecido formalmente en la reunin de inicio. Entregar al CONTRATISTA un resumen que contenga, la informacin HSE bsica del rea o las instalaciones donde trabajar, y los procedimientos de emergencia vigentes y aplicables, panorama de factores de riesgo del sitio; as como el sistema de control de trabajo. Con base en la informacin suministrada al CONTRATISTA, ste diligenciar un Plan HSE ajustado al alcance del Contrato, con la siguiente estructura mnima: Tabla 6. Contenido Mnimo y Estructura del Plan HSE-Servicios de Corto Plazo 1. Organigrama del Contrato 2. Roles y responsabilidades HSE por cargo, del personal asignado al Contrato 3. Indicadores de la gestin HSE del Contrato 4. Certificados de exmenes ocupacionales de ingreso y aptitud para el cargo 5. Panorama de factores de riesgos identificando los peligros que afecten a la salud de los trabajadores en el Contrato a realizar, el ambiente y/o infraestructura y medidas de control a
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GESTION DE CONTRATISTAS FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-G-043 implementar 6. El plan de evacuacin, emergencias, y un documento donde conste la capacidad de respuesta ante emergencias durante la ejecucin del Contrato 7. Listado de tareas crticas y los respectivos procedimientos e instructivos de trabajo seguro para cada una de ellas, incluyendo la Evaluacin de Riesgos y su Clasificacin Matriz RAM, y Anlisis de Riesgo; y certificados de competencias para las especialidades que lo requieran. 8. Programa de inspeccin y mantenimiento de herramientas y equipos 9. Procedimiento de manejo y disposicin de residuos domsticos e industriales 10. Suministro de agua potable / Servicios Sanitarios (baos, duchas, lavamanos, etc.) / alimentacin etc., si aplica. NOTA: Independientemente de los puntos anteriores, se deber considerar el cumplimiento de todos los requisitos legales o de otra ndole que sean aplicables. 7) Entrega de documentos HSE para el inicio de la ejecucin del Contrato. Para la suscripcin del Acta de Inicio del Contrato, adicional a lo indicado en la clusula correspondiente a Requisitos de Ejecucin, el CONTRATISTA debe entregar los siguientes documentos: i. ii. iii. Plan HSE acorde a la clausula contractual OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA en materia de HSE. Certificado de exmenes ocupacionales de ingreso y de aptitud de los trabajadores a su cargo. Certificacin de competencia para las especialidades que as lo requieran (soldadores, electricistas, armadores y certificadores de andamios, operadores de equipos pesados, mecnicos, etc.); expedidas por instituciones avaladas nacional o internacionalmente, de conformidad con la legislacin colombiana. Permisos o licencias ambientales requeridas para ejecutar la obra, cuando estn bajo la responsabilidad expresa del CONTRATISTA. La constancia de la clasificacin del Nivel de Riesgo de la empresa de acuerdo con el Contrato a ejecutar (Certificacin de la ARL, de acuerdo con el artculo 2 del Decreto 1607 de 2002), cuando aplique. Elaborado 19/04/2013 Versin 2

iv. v.

Paralelamente el Gestor del Contrato, previa gestin de los pases de ingreso del personal a las instalaciones de ECOPETROL, adems de asegurar la entrega a satisfaccin de los documentos anteriores, verificar las personas que aprobaron el curso Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A. y la informacin de la vigencia del mismo en la base de datos del operador del curso. PARAGRAFO PRIMERO. Cada vez que en la clusula anterior se mencione a personal o trabajadores del CONTRATISTA, la obligacin en cuestin tambin aplicar en relacin con el personal o trabajadores de su(s) Subcontratista(s) (en caso que ECOPETROL hubiere aprobado previamente la subcontratacin). PARAGRAFO SEGUNDO. El CONTRATISTA se obliga a suspender los trabajos, asumiendo los costos, cuando cualquier funcionario de ECOPETROL o Gestor as lo direccione y/o determine, por observar una violacin de las normas HSE que pongan en peligro la vida o amenacen la integridad fsica de
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personal de ECOPETROL, del CONTRATISTA o de terceros, el medio ambiente, las instalaciones y los equipos. El funcionario de ECOPETROL o Gestor que direccione y/o determine la suspensin, deber plasmarlo en la bitcora, consignando la fecha, hora y las razones por las cuales tom la decisin en cuestin, asumiendo la responsabilidad del asunto, e informar inmediatamente al Administrador y Gestor del Contrato. EL CONTRATISTA se obliga a subsanar las razones que motivaron la suspensin en el menor plazo posible, sin perjuicio que ECOPETROL pueda imponerle las sanciones pactadas en el Contrato por incumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo. PARAGRAFO TERCERO. En caso de infraccin de las obligaciones HSE estipuladas en esta clausula, ECOPETROL podr aplicar las sanciones pecuniarias pactadas en el Contrato, sin perjuicio de que pueda darlo por terminado de manera anticipada, de conformidad con el procedimiento de Gestin de Contratistas vigente; facultad sta, que el CONTRATISTA declara que conoce y acepta ntegramente con la asignacin y firma del Contrato, sin salvedad o condicin alguna. PARAGRAFO CUARTO. Adicional a sus funciones consagradas en este u otros documentos, el Gestor de Contrato tendr la funcin de velar por el cumplimiento de las obligaciones HSE del CONTRATISTA; notificando oportunamente al Administrador del Contrato, cuando se presente o evidencie un incumplimiento expreso a las obligaciones en HSE a cargo del CONTRATISTA, quin adoptar las medidas o sanciones contractuales pactadas en el Contrato. Los documentos internos de ECOPETROL, que se deben acatar al desarrollar contratos cuya ejecucin pueda presentar riesgos potenciales para personas, dao a los bienes, al medio ambiente, a la imagen de la Empresa y/o a la satisfaccin del cliente, se encuentran actualizados en la intranet de la Empresa en el espacio de Normativa Corporativa, cargados en P8. 3.1.3.3 Requisitos Especficos de HSE. Cuando el equipo de planeacin del contrato lo juzgue pertinente, adems de la clausula contractual Obligaciones del Contratista en materia HSE y de la procedencia obligatoria de los requisitos mnimos de participacin sealados en el numeral 3.1.3.1 de este documento, podr incluirse otros requisitos HSE y requerimientos de seguridad de procesos propios de las actividades a contratar que deben ser aplicados por contratistas de operacin y mantenimiento y otros que estn expuestos a los riesgos de proceso, los cuales harn parte integral de las CEC, para lo anterior se debe utilizar la gua de Administracin de Seguridad de Procesos ECP-DHSG-019 o los documentos que lo modifiquen o deroguen . La definicin de los requisitos especficos para el contrato estar a cargo del equipo de planeacin y debe basarse en detalles tcnicos de las actividades, y contar con la asesora de un Funcionario con competencias HSE/ASP del negocio, del Profesional HSE del negocio y/o el Profesional de la Direccin de HSE, segn se requiera. En cualquier caso, la procedibilidad de dichos requisitos estar sujeta a la aprobacin por parte del Funcionario Autorizado, quin podr apoyarse en el respectivo Comit de Compras y Contratacin. 3.1.4 Definicin de los Factores HSE de Evaluacin (asignacin de puntaje): De acuerdo con la mxima evaluacin o calificacin de Riesgos HSE de las actividades del contrato, los factores HSE de evaluacin correspondern a:
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a. Si el riesgo HSE mximo del contrato es N o L, cuando el Funcionario Solicitante de la contratacin lo considere pertinente, y as se consigne en los DPS, el puntaje atribuido a este factor ser de 100 puntos que se asignarn de acuerdo con las siguientes reglas: a.1. Si a la fecha de Apertura del proceso de Seleccin: i. El PROPONENTE o todos los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE Conjunto) tiene(n) Certificacin OHSAS 18001 o Certificacin de la implementacin de un Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional bajo otros estndares reconocidos por la industria petrolera, vigentes y expedidos por una entidad certificadora, se otorgarn 80 puntos; o ii. El PROPONENTE o uno o varios de los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE Conjunto) no tiene(n) Certificacin OHSAS 18001 vigente o 18001 o Certificacin de la implementacin de un Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional bajo otros estndares reconocidos por la industria petrolera, vigentes y expedidos por una entidad certificadora, se otorgarn: 60 puntos (*) Si el RUC o similar (**) vigente del PROPONENTE, o el resultado de promediar el RUC o similar, de los integrantes del PROPONENTE Conjunto, est entre 80 y 90 puntos de calificacin. 80 puntos (*) Si el RUC o similar (**) vigente del PROPONENTE, o el resultado de promediar el RUC o similar de los integrantes del PROPONENTE Conjunto, est entre 91 y 100 puntos de calificacin.
(*) En el caso de proponente conjunto, si uno o varios de los integrantes tiene Certificacin OHSAS 18001 vigente y expedida por una entidad certificadora, para calcular el promedio indicado en el literal ii, se asignar 80 puntos de calificacin al o los integrantes del proponente conjunto que se encuentren certificados en OHSAS 18001. (**) Se consideraran similares a RUC los sistemas de evaluacin por puntaje tales como Norsok S-006, STOW, u otros de reconocimiento internacional.

Los numerales i) y ii) anteriores son excluyentes entre s; solo se asignar puntaje por concepto de uno u otro. a.2. Si a la fecha de Apertura del proceso de Seleccin el PROPONENTE o uno o varios de los integrantes (en caso de PROPONENTE conjunto) tiene(n) ISO-14001/2004 o posterior, vigente, se otorgarn 20 puntos. b. Si el riesgo HSE mximo del contrato es M, el puntaje atribuido a este factor ser de MAXIMO 200 puntos que se asignarn de acuerdo con las siguientes reglas: b.1. Si a la fecha de Apertura del proceso de Seleccin: i. El PROPONENTE o todos los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE Conjunto) tiene(n) Certificacin OHSAS 18001 o Certificacin de la implementacin de un Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional bajo otros estndares reconocidos por la industria petrolera, vigentes y expedidos por una entidad certificadora, se otorgarn 150 puntos; o ii. El PROPONENTE o uno o varios de los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE Conjunto) no tiene(n) Certificacin OHSAS 18001 vigente o 18001 o Certificacin de la implementacin de un Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional bajo otros estndares reconocidos por la industria petrolera, vigentes y expedidos por una entidad certificadora, se otorgarn:
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GESTION DE CONTRATISTAS FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-G-043 100 puntos (*) 150 puntos (*) Elaborado 19/04/2013 Versin 2 o el resultado de del PROPONENTE o el resultado de del PROPONENTE

Si el RUC o similar (**) vigente del PROPONENTE, promediar el RUC o similar, de los integrantes Conjunto, est entre 80 y 90 puntos de calificacin. Si el RUC o similar (**) vigente del PROPONENTE, promediar el RUC o similar de los integrantes Conjunto, est entre 91 y 100 puntos de calificacin.

(*) En el caso de proponente conjunto, si uno o varios de los integrantes tiene Certificacin OHSAS 18001 vigente y expedida por una entidad certificadora, para calcular el promedio indicado en el literal ii, se asignar 150 puntos de calificacin al o los integrantes del proponente conjunto que se encuentren certificados en OHSAS 18001. (**) Para efectos de la asignacin de puntaje, se consideran similares a RUC los sistemas de evaluacin por puntaje tales como Norsok S-006, STOW, u otros de reconocimiento internacional.

Los numerales i) y ii) anteriores son excluyentes entre s; solo se asignar puntaje por concepto de uno u otro. b.2 Si a la fecha de Apertura del proceso de Seleccin el PROPONENTE o uno de los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE conjunto) tiene ISO-14001/2004 o posterior vigente, se otorgarn 50 puntos.

b.3 En contratos que dentro de la planeacin el requisito mnimo correspondi la literal c., se omitir la asignacin de Puntaje a OHSAS, Certificacin del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, RUC e ISO-14001/2004 (ordinales b.1 y b.2 anteriores) y en cambio se asignar el puntaje correspondiente a la evaluacin del Sistema de Gestin HSE realizada por Ecopetrol. Al PROPONENTE que obtenga el mayor puntaje en dicha evaluacin se le otorgarn 200 puntos y de manera proporcional a los dems PROPONENTES; siempre y cuando el resultado de sus evaluaciones sea 80 puntos. La frmula a aplicar es la siguiente: Puntaje asignado = __Puntaje PROPONENTE_ x 200 Mximo puntaje obtenido En caso de Proponentes Conjuntos, el Puntaje del Proponente a que se refiere la frmula anterior corresponder al promedio aritmtico de las evaluaciones individuales de todos y cada uno de los integrantes del Proponente Conjunto. c. Si el riesgo HSE mximo del contrato es H o VH el puntaje atribuido a este factor ser de MAXIMO 300 puntos que se asignarn de acuerdo con las siguientes reglas: c.1. Si a la fecha de Apertura del proceso de Seleccin: iii. El PROPONENTE o todos los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE Conjunto) tiene(n) Certificacin OHSAS 18001 o Certificacin de la implementacin de un Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional bajo otros estndares reconocidos por la industria petrolera, vigentes y expedidos por una entidad certificadora, se otorgarn 200 puntos; o iv. El PROPONENTE o uno o varios de los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE Conjunto) Conjunto no tiene(n) Certificacin OHSAS 18001 vigente o 18001 o Certificacin de la implementacin de un Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional bajo otros estndares reconocidos por la industria petrolera, vigentes y expedidos por una entidad certificadora, se otorgarn:
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GESTION DE CONTRATISTAS FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-G-043 150 puntos (*) 200 puntos (*) Elaborado 19/04/2013 Versin 2 o el resultado de del PROPONENTE o el resultado de del PROPONENTE

Si el RUC o similar (**) vigente del PROPONENTE, promediar el RUC o similar, de los integrantes Conjunto, est entre 80 y 90 puntos de calificacin. Si el RUC o similar (**) vigente del PROPONENTE, promediar el RUC o similar de los integrantes Conjunto, est entre 91 y 100 puntos de calificacin.

(*) En el caso de proponente conjunto, si uno o varios de los integrantes tiene Certificacin OHSAS 18001 vigente y expedida por una entidad certificadora, para calcular el promedio indicado en el literal ii, se asignar 200 puntos de calificacin al o los integrantes del proponente conjunto que se encuentren certificados en OHSAS 18001. (**) Para efectos de la asignacin de puntaje, se consideran similares a RUC los sistemas de evaluacin por puntaje tales como Norsok S-006, STOW, u otros de reconocimiento internacional.

Los ordinales i) y ii) anteriores son excluyentes entre s; solo se asignar puntaje por concepto de uno u otro. c.2 Se otorgarn 100 puntos si a la fecha de Apertura del proceso de Seleccin, el PROPONENTE o TODOS los integrantes del PROPONENTE (en caso de PROPONENTE conjunto) tiene(n) ISO14001/2004 o posterior, vigente. c.3 En contratos que dentro de la planeacin el requisito mnimo correspondi la numeral c., se omitir la asignacin de Puntaje a OHSAS, Certificacin del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, RUC e ISO-14001/2004 (ordinales c.1 y c.2 anteriores) y en cambio se asignar el puntaje correspondiente a la evaluacin del Sistema de Gestin HSE realizada por Ecopetrol. Al PROPONENTE que obtenga el mayor puntaje en dicha evaluacin se le otorgarn 300 puntos y de manera proporcional a los dems PROPONENTES; siempre y cuando el resultado de sus evaluaciones sea 80 puntos. La frmula a aplicar es la siguiente: Puntaje asignado = __Puntaje PROPONENTE_ x 300 Mximo puntaje obtenido En caso de Proponentes Conjuntos, el Puntaje del Proponente a que se refiere la frmula anterior corresponder al promedio aritmtico de las evaluaciones individuales de todos y cada uno de los integrantes del Proponente Conjunto. 3.1.5 Establecimiento de objetivos y metas de HSE para el contrato: Teniendo en cuenta los objetivos del negocio, proyecto o planta implicados en el alcance del contrato, se establecern y registraran en las CEC, los objetivos, metas e indicadores de la gestin de HSE para el contrato, as como su correlacin con los eventuales apremios y reconocimientos que sern aplicados al contratista durante la vigencia del mismo; los cuales solamente podrn ser excepcionales frente a determinadas situaciones que as lo ameriten y justifiquen. 3.2 Fase de Seleccin o Pre Contractual 3.2.1 FCC y DPS preliminar: Los Documentos de Proceso de Seleccin (DPS) preliminares y el Formato de Compras y Contratacin (FCC), deben redactarse incorporando en forma visible los requisitos HSE establecidos en la fase de planeacin. Para ello, el Funcionario Solicitante del servicio o
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compra, debe anexar en el FCC el concepto y dems consideraciones HSE para el contrato, incluyendo como mnimo los siguientes incisos: Riesgo mximo de las actividades del contrato Requisitos generales y especficos HSE Objetivos y metas HSE para el contrato Informacin HSE a solicitar a los proponentes, si aplica

3.2.2 Preparacin de los documentos para el proceso de seleccin- DPS: Durante esta etapa se debe garantizar la inclusin de los requerimientos HSE que en la fase de planeacin se identificaron, asegurando que stos sean definidos claramente en las especificaciones tcnicas del contrato. La minuta del contrato debe indicar las actividades que no podrn ser subcontratadas, y/o que en caso de subcontratarse sin la autorizacin de ECOPETROL ocasionarn la terminacin anticipada del contrato, en funcin del grado de riesgo de su alcance. 3.2.3 Solicitud de informacin HSE a los proponentes: Se debe establecer en los DPS, las fechas y condiciones de entrega de documentacin que soporte la verificacin de la informacin para la evaluacin HSE de las ofertas, para contratos de riesgo H y VH, y monto de contrato mayor a US$10.000.000, si el Funcionario Solicitante as lo considera, conforme lo especificado en el tem 3.1.4. 3.2.4 Audiencia informativa y visita de campo: Se ejecutan de acuerdo con lo establecido en la etapa de planeacin. Su objetivo consiste en aclarar dudas sobre el alcance del contrato y sus requisitos, incluyendo los requisitos HSE/ASP especficos. Se debe comunicar a los interesados, las fechas para la reunin de aclaracin de dudas sobre el contenido del contrato, y de la visita de reconocimiento a las instalaciones de ECOPETROL, donde se van a ejecutar los servicios en cuestin. Es responsabilidad del Funcionario Solicitante participar en la audiencia informativa y acompaar la visita de campo; las cuales sern obligatorias para contratos de Riesgo H y VH y optativas para los dems niveles de Riesgo. La visita de los PROPONENTES a las instalaciones que sern utilizadas en la ejecucin del objeto del contrato, debe ser monitoreada por un representante del negocio en el sitio, que conozca y entienda el alcance del contrato; de forma que el Contratista visualice a priori elementos crticos para la ejecucin del contrato, incluyendo potencial conocido de incendio, explosin, o riesgos de emisin txica relacionados con el trabajo del Contratista y el proceso (para contratistas trabajando en o cerca de un proceso que contenga sustancias peligrosas); reglas y procedimientos de seguridad de la instalacin aplicables, incluyendo prcticas seguras de trabajo para el control de riesgos y entrada a reas de proceso; elementos aplicables del plan de respuesta y control de emergencias de la instalacin. 3.2.5 Evaluacin de ofertas y asignacin del contrato: Se realizar la evaluacin de las ofertas conforme a lo establecido en los DPS del proceso. 3.3 Fase de Ejecucin

Una vez asignado el contrato, y para asegurar el compromiso del Contratista con todos los trminos contractuales, incluyendo los compromisos HSE, se realizaran acciones de alineamiento antes de dar inicio a la ejecucin del contrato; as como el seguimiento, monitoreo y evaluacin a la implementacin
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del plan HSE durante la ejecucin de las labores, dando nfasis a la comunicacin directa y clara entre ECOPETROL y el Contratista. 3.3.1 Actividades Pre-ejecucin: Con el fin de clarificar expectativas, responsabilidades y el alcance esperado del plan HSE, se ejecutaran de acuerdo con lo establecido en la planeacin del contrato: Reuniones pre trabajo, revisiones pre-movilizacin, hojas de ruta, documentos puente, etc. Adicionalmente, la Gestora debe asegurar la ejecucin por parte del Contratista, del Programa de Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable, en todas sus fases. 3.3.1.1 Validacin de requisitos de ejecucin: Despus de la firma del contrato se realizar una reunin o varias, entre los lderes del Contratista (gerentes y supervisores del contrato), y el Administrador del contrato y la Gestora Administrativa y Tcnica de ECOPETROL y sus delegados, enfocada a aspectos HSE; ser liderada por el representante de ECOPETROL y en ella, como mnimo y en funcin del alcance del contrato, se debern tratar los siguientes aspectos HSE: Poltica HSE de ECOPETROL y del Contratista. Objetivos y metas HSE del contrato. Plan HSE de la empresa contratada, especfico para el contrato y conforme a esta Gua, como respuesta a los requisitos generales y especficos HSE del mismo. Responsabilidades de cada una de las partes, y lneas de comunicacin. Indicadores de desempeo en HSE a monitorear durante el desarrollo del contrato. Reconocimientos y clausulas sancionatorias relacionadas con HSE, y modo de aplicacin. Procedimiento y frecuencia de las verificaciones, inspecciones y evaluaciones HSE. Frecuencias y alcance de las reuniones HSE a desarrollar durante el contrato. Programa de capacitacin (matriz y plan de capacitacin, reinducciones y actualizaciones) del Contratista. Certificacin de personal y equipos. Reportes HSE y frecuencia de elaboracin. Elementos para el seguimiento del programa de aseguramiento de comportamientos del Contratista, si aplica: realizacin de las observaciones / realimentaciones; indicador a utilizar; personal formado y por formar en la prctica durante el contrato. Requisitos legales y normas HSE internas de ECOPETROL; as como datos y orientacin sobre los riesgos, caractersticas, exigencias y dificultades en HSE, inherentes al alcance del contrato. Verificacin de la compatibilidad de los procedimientos y programa de respuesta a emergencias del Contratista con los de ECOPETROL. Alcance del procedimiento para el control del trabajo a implementar. Comunicacin, registros y tratamiento de incidentes y fallas de control. Ubicacin y condiciones de instalaciones provisionales, si aplica. Verificacin de la ejecucin del Curso de Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable. Revisin de la licencia ambiental, los actos administrativos y compromisos, incluyendo la socializacin del proyecto con comunidades, en el caso que aplique.

En el acta de la reunin se debe identificar y registrar cual(es) representante(s) de ECOPETROL y del Contratista, sern los facilitadores para asuntos HSE durante la vigencia del contrato. 3.3.1.2 Reunin y acta de inicio: Debe realizarse una reunin formal de inicio de las actividades en el sitio, en la cual participaran el Administrador, las Gestoras, los representantes de la empresa Contratista y el representante del negocio en el sitio, si aplica. En esta reunin se debe asegurar la presentacin del equipo de trabajo, trminos de referencia, PDT y acta de compromisos de ajuste al
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plan de HSE, estrategias de ejecucin y relacionamiento entre el negocio, Gestora Administrativa y Tcnica, y contratista. 3.3.1.3 Movilizacin: Previa movilizacin de equipos, todo el personal involucrado debe cumplir las etapas del plan de induccin y capacitaciones bsicas, incluyendo inducciones especficas en el(los) sitio(s) de las labores. De otra parte, las reas y/o instalaciones de ECOPETROL a ser utilizadas por el contratista, si aplica, deben quedar delimitadas, para efectos de asegurar la administracin y supervisin. Previa movilizacin, en el evento que sta actividad se encuentre bajo el control operacional de ECOPETROL, el Contratista debe entregar un plan de movilizacin incluyendo, como mnimo: Cronograma de movilizacin de personal, cargas y/o plan de movilizacin, incluyendo la identificacin y gestin de riesgos durante la actividad, segn aplique. Plan de administracin HSE del subcontratista, si aplica. Procedimiento de izaje y movilizacin de cargas. Certificacin de equipos y personal para las actividades de cargue y descargue.

3.3.2.1 Reuniones y comits HSE: Con el fin de comunicar al Contratista los resultados de su desempeo, y esclarecer sus dudas respecto a la gestin HSE esperada, es necesario implementar siempre una estrategia o plan de comunicacin continuo para el contrato; en el que se incluyan adems de los informes y reuniones y charlas diarias, la participacin del Contratista en los espacios creados por ECOPETROL para compartir las experiencias y los aprendizajes de otros contratistas con intereses similares. Adicionalmente y en forma sistemtica, el contratista, el Administrador del contrato y sus Gestores, deben analizar los reportes de investigaciones de incidentes y accidentes que abarquen lesiones, daos al ambiente, a los bienes, y/o a la imagen, e incidentes potenciales ocurridos al Contratista, de manera que se realimente con recomendaciones y posibles mejoras del Sistema HSE. 3.3.3 Monitoreo y verificacin: Las actividades de monitoreo y verificacin del desempeo del Contratista incluyen auditorias HSE, evaluaciones HSE con base en la Gua para la Evaluacin, Control y Seguimiento de la Gestin HSE de Contratistas (ECP-DHS-G-024), inspecciones planeadas y no planeadas, procedimiento de aseguramiento del comportamiento, seguimiento a los indicadores de resultado HSE, y otros. Las evaluaciones y monitoreo, deben asegurar la existencia de disciplina operativa en el cumplimiento de los siguientes puntos: Objetivos y metas HSE Programa de auditoras en HSE Procedimientos operativos y de atencin a emergencias, y simulacros Procedimiento de control del trabajo, incluyendo el Plan de capacitacin de los mdulos del manual de control de trabajo Legislacin aplicable y de los requisitos contractuales HSE Planes de accin asociados con los reconocimientos y sanciones Reuniones especficas de HSE Durante la ejecucin del contrato, se realizar la evaluacin peridica del desempeo del Contratista, de acuerdo con lo establecido en la Gua para la Evaluacin, Control y Seguimiento de la Gestin HSE
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de Contratistas, ECP-DHS-G-024, y el Procedimiento de Desempeo de Contratistas, ECP-DEA-P-OO6; y sus resultados deben ser revisados en las reuniones de seguimiento que el Administrador del contrato debe establecer como parte de la estructura de control de gestin, con el objetivo de hacer un anlisis crtico, comparando los resultados obtenidos con los objetivos y metas contractuales. Los resultados del anlisis crtico deben registrarse y comunicarse formalmente al Contratista, para que ste elabore un plan de accin de ajuste, objeto de seguimiento por parte de la Gestora del contrato. 3.4 Fase de Finalizacin o Post Contractual

3.4.1 Evaluacin Post Contrato: La consolidacin de la evaluacin del desempeo del Contratista, se realizar despus de haber concluido la prestacin de servicios o entrega de obra, y deber considerar los registros de los resultados de las inspecciones, verificaciones, auditorias, reuniones y anlisis crticos realizados en el transcurso del contrato, de acuerdo con con lo establecido en la Gua para la Evaluacin, Control y Seguimiento de la Gestin HSE de Contratistas, ECP-DHS-G-024, y el procedimiento ECP-DEA-P-OO6 (Procedimiento de Desempeo de Contratistas). Dichos resultados, se comunicaran al Contratista en una reunin de realimentacin, que ser promovida por el Administrador del contrato y que contar con la participacin de los Gestores (Administrativo y Tcnico), el representante de HSE del negocio, y los representantes de las reas de ECOPETROL involucradas; en conjunto con representantes del Contratista (legal, de operaciones y HSE). Esta reunin debe quedar registrada en un acta que documente todos los puntos discutidos, y ser enviada a los representantes del Contratista para formalizar la conclusin del contrato, difundir la informacin a los interesados y hacer la realimentacin del registro en SAP. Es importante registrar oportunidades de mejora del proceso de gestin de contratistas con foco en HSE de ECOPETROL, as como aquellas relacionadas con la gestin HSE propia del Contratista. 3.5 Roles y Responsabilidades

Los siguientes son los roles y responsabilidades crticos de ECOPETROL o quien haga sus veces, asociados a la Gestin de Contratistas-foco HSE de ECOPETROL; as como las competencias mnimas requeridas. Tabla 7. Roles y Responsabilidades Crticos, Asociados a la Gestin de Contratistas-Foco HSE ROL Participantes de los Subcomits de Gestin de Contratistas de la Estructura de Control de Gestin en HSE de ECOPETROL
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RESPONSABILIDADES Conocer los avances en la aplicacin de la Gua de Gestin de Contratistas foco HSE y sus resultados, apoyando a los responsables directos de su implementacin. Garantizar que exista comunicacin entre los miembros de los diferentes negocios, con el objetivo de optimizar la implementacin del presente documento. Ejercer un liderazgo proactivo en el proceso de mejora continua de la gestin de

COMPETENCIAS Entendimiento bsico de los lineamientos contenidos en la presente Gua, y del Proceso de contratacin de ECOPETROL y sus directrices.

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GESTION DE CONTRATISTAS FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-G-043 ROL Elaborado 19/04/2013 Versin 2 COMPETENCIAS

RESPONSABILIDADES contratistas-foco HSE. Participar de los comits HSE de Contratistas, en el nivel que les corresponda. Ejercer un liderazgo proactivo en el proceso de mejora continua de la Gestin de Contratistas-foco HSE. Trabajar en la estrategia para que los Administradores de contratos aseguren los requerimientos HSE en los contratos vigentes, de la forma como se especifica en el presente documento, y para que los Contratistas cumplan los acuerdos de HSE. Asegurar el mantenimiento al da de la base de datos de las evaluaciones de desempeo de los Contratistas. Participar en la induccin de los riesgos de la instalacin (Fase 3 del Curso de Fomento Seguro, Limpio y Saludable), y en las reuniones pre arranque del contrato. Asegurar que en su rea de responsabilidad se audite la Gestin de Contratistas-foco HSE, para garantizar el cumplimiento del presente documento. Identificar y corregir a travs de sus equipos de trabajo, la problemtica de la Gestin de Contratistas-foco HSE. Propiciar la realizacin peridica y liderar reuniones HSE con los Contratistas Asesorar el establecimiento del Riesgo mximo de las actividades del contrato. Participar en la definicin de los requisitos especficos de HSE y de ASP de los contratos, y el presupuesto. Participar en la auditoria HSE a los contratistas, cuando aplique. Evaluar cuando se le solicite, las ofertas de acuerdo con los DPS aprobados para el proceso de seleccin respectivo.

Jefe de Unidad de Servicios Compartidos de Compras y Contratacin

Entendimiento de los lineamientos contenidos en la presente Gua y del modelo de Gestin de HSE de ECOPETROL.

Lderes de la lnea: Gerentes/Superinten dentes/Lder in situ

Entender los lineamientos contenidos en la presente Gua y del modelo de Gestin de HSE de ECOPETROL.

Persona a cargo de la funcin HSE del Negocio/ proyecto, en el equipo de planeacin del contrato

Ser competente en los lineamientos contenidos en la presente Gua. Completar los mdulos de Gestin de Incidentes y Fallas de Control; Anlisis de Riesgos; Conceptos bsicos de salud ocupacional y Legislacin HSE.

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GESTION DE CONTRATISTAS FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-G-043 ROL Elaborado 19/04/2013 Versin 2 COMPETENCIAS

Administrador contrato

del

Gestora Administrativa (Para ms detalle, consultar la Tabla 8. Matriz RACI de la Gestin HSE para Actividades Contratadas en Ecopetrol S.A.; as como la Tabla 9, para establecer el perfil de competencias
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RESPONSABILIDADES Asegurar la implementacin rigurosa de la presente Gua, en los contratos a su cargo. Establecer la estructura de control de gestin del contrato, asegurando la existencia de mecanismos para que todas las comunicaciones HSE (necesarias y obligatorias), se realicen en forma oportuna y correcta. Asegurar el cumplimiento de los requerimientos contractuales, durante todas las etapas de las actividades a desarrollar. Fomentar en el Contratista la ayuda y la proteccin mutua, el trabajo en equipo y el empoderamiento organizacional, de forma que se desarrolle una cultura preventiva en seguridad. Administrar el proceso de evaluacin del desempeo HSE los contratistas y dar seguimiento al mismo, garantizando la implementacin de planes de accin preventivos y correctivos para los incidentes, desviaciones y no conformidades potenciales Participar en auditorias e inspecciones HSE al Contratista Aplicar las clusulas de reconocimiento, sanciones o apremios, en funcin del anlisis del desempeo del Contratista Liderar las reuniones HSE con las empresas Contratistas a su cargo. Asegurar que se efecte la realimentacin formal de los resultados de la evaluacin de desempeo al Contratista, recopilando las lecciones por aprender, producto del desarrollo del contrato. Revisar el plan HSE y su correspondencia con el alcance del contrato, evaluando su planeacin en el formato ECP-DHS-F-090; as como la documentacin HSE requerida para la suscripcin del acta de inicio. Asegurar el cumplimiento de las necesidades de capacitacin HSE del Contratista; incluyendo la verificacin de los resultados del curso de Fomento de Trabajo Seguro Limpio y Saludable. Llevar los registros de desempeo de Contratistas HSE, emitiendo reportes y tendencias de indicadores mensualmente al Administrador del contrato.

Entender los lineamientos contenidos en la presente Gua, y del Proceso de contratacin de ECOPETROL. Completar el mdulo de Anlisis de riesgos.

Ser competente en los lineamientos contenidos en la presente Gua, la evaluacin de desempeo HSE de Contratistas a travs de la ECP-DHS-F090 y en el Proceso de contratacin de ECOPETROL. Completar los mdulos de Control de Trabajo; Gestin de Incidentes y Fallas de Control; Anlisis de Riesgos; Conceptos bsico
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GESTION DE CONTRATISTAS FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-G-043 ROL mnimas para la contratacin de gestores, segn el tipo de contrato.) Gestora Tcnica HSE, profesional HSE de ECOPETROL, o quien haga sus veces. (Para ms detalle, consultar la Tabla 8. Matriz RACI de la Gestin HSE para Actividades Contratadas en Ecopetrol S.A.; as como la Tabla 9, para establecer el perfil de competencias mnimas para la contratacin de gestores, segn el tipo de contrato.) Elaborado 19/04/2013 Versin 2 COMPETENCIAS de salud ocupacional, Legislacin HSE y aseguramiento de comportamientos. Ser competente en los lineamientos contenidos en la presente Gua, la evaluacin de desempeo HSE de Contratistas a travs de la ECP-DHS-F090 y en el Proceso de contratacin de ECOPETROL. Completar los mdulos de Control de Trabajo; Gestin de Incidentes y Fallas de Control; Anlisis de Riesgos; Conceptos bsico de salud ocupacional, Legislacin HSE y aseguramiento de comportamientos. Ser competente en los lineamientos contenidos en la presente Gua, la evaluacin de desempeo HSE de Contratistas a travs de la ECP-DHS-F090 y en el Proceso de contratacin de ECOPETROL. Completar los mdulos de Control de Trabajo; Gestin de Incidentes y Fallas de Control; Anlisis de Riesgos; Conceptos bsico de salud ocupacional, Legislacin HSE y aseguramiento de comportamientos.

RESPONSABILIDADES Solicitar a los Contratistas y hacer seguimiento a los planes de mejoramiento derivados de la aplicacin de la presente Gua. Ejecutar, un programa de inspecciones, auditoras a procedimientos, revisiones de aseguramiento de comportamientos, etc., para el seguimiento del control operativo de la gestin HSE del Contratista. Efectuar la evaluacin, control y seguimiento de la gestin HSE de los Contratistas en campo, verificando el cumplimiento de la legislacin vigente, los estndares de ECOPETROL, los Planes de Manejo y actos administrativos de las Autoridades Ambientales, y dems requerimientos en HSE especficos del contrato. Verificacin en campo de los avances y la efectividad de los planes de accin y mejora de los hallazgos, producto de evaluaciones de desempeo, inspecciones, visitas de seguridad, investigacin de incidentes, entre otros.

Representante de HSE de la Direccin HSE

Asesorar a la lnea de mando en la observancia y aplicacin correcta de la Gua de Gestin de Contratistas foco HSE. Auditar la adherencia de las unidades de negocio a la Gua, identificando desviaciones en su ejecucin y/o documentacin. Las brechas identificadas, alimentan los planes anuales del negocio; as como los de mejoramiento del proceso mismo, liderado por DHS desde el Corporativo.

La Tabla 8 detalla los roles y responsabilidades de las Gestoras Administrativas y Tcnicas en HSE o quien haga sus veces, ya sea que stas sean contratadas o de ejecucin directa de ECOPETROL; mientras que en la Tabla 9 se establecen los perfiles mnimos para la contratacin de externos en el rol de Gestores HSE Administrativos y Tcnicos, con funciones exclusivas en HSE. Para aquellos
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funcionarios que efectan labores de Gestora HSE como parte de su rol, su programa de formacin deber incluir el aseguramiento de las competencias mnimas en HSE establecidas en la tabla 7. Tabla 8. Matriz RACI de la Gestin HSE para Actividades Contratadas en Ecopetrol S.A. GESTORIA GESTORIA ADMINISTRATIVA TCNICA O o QUIEN HAGA QUIEN HAGA SUS VECES SUS VECES

ROLES Y FUNCIONES Revisar la documentacin HSE requerida para la suscripcin del acta de inicio, incluyendo el plan HSE y su correspondencia con el alcance del contrato, evaluando su planeacin en el formato ECP-DHS-F-090, de acuerdo con la Gua de Gestin de Contratistas y los documentos especficos en HSE que tenga definido cada negocio. Programar la reunin de inicio de contrato con representantes del Contratista, la cual debe liderar el negocio. En esta reunin se debe asegurar la presentacin del equipo de trabajo, trminos de referencia, tiempos y acta de compromisos de requisitos faltantes, estrategias de ejecucin y relacionamiento entre el negocio, Gestoras y Contratista. Revisar la certificacin de competencias del personal tcnico requerido en el contrato. Realizar el despliegue del modelo de gestin HSE de ECOPETROL a los Contratistas. Divulgar y asegurar el despliegue de las campaas corporativas en materia de HSE. Inscribir al personal del Contratista en el curso de "DESARROLLO DEL FOMENTO DEL TRABAJO SEGURO, LIMPIO Y SALUDABLE EN ECOPETROL S.A (Nivel Bsico)" ante el operador, verificar su inscripcin y notificar al Contratista la programacin y los resultados. Verificacin y seguimiento de la vigencia del curso " Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable" al personal del Contratista. Inscripcin del personal para inducciones especificas en HSE del rea donde se ejecutara el contrato. Realizar el trmite de licencias de conduccin interna (liviano y/o pesado), incluye revisin de requisitos de acuerdo a los procedimientos de ECOPETROL y normatividad legal vigente. Tramitar autorizacin de ingreso de vehculos y equipos a las instalaciones Elaborar y enviar a quien corresponda, el informe mensual y acumulado de la gestin HSE de los contratos a cargo, a nivel regional.
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DHS

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ROLES Y FUNCIONES Realizar la evaluacin de desempeo HSE de acuerdo con la ECP-DHS-G-024 Revisar documentalmente los informes de cumplimiento HSE entregados por el Contratista, as como los soportes de ejecucin y cierre de los planes de accin y mejora de los hallazgos producto de auditoras, inspecciones, investigacin de incidentes, entre otros. Esta informacin debe ser comunicada al negocio atendido, para verificacin en campo. Asegurar durante la ejecucin y finalizacin del contrato, el control de los documentos que evidencian el cumplimiento de la gestin HSE mensual de acuerdo con la Gua de Gestin de Contratistas y sus actualizaciones o modificaciones. Verificacin en campo de los avances de los programas HSE presentados por el Contratista, as como la efectividad de los planes de accin y mejora a los hallazgos producto de auditoras, inspecciones, visitas de seguridad, investigacin de incidentes, entre otros. Verificar la divulgacin de los incidentes y lecciones aprendidas presentadas a la fecha, en especial las de la lnea o negocio atendido. Verificar el cumplimiento legal vigente en salud ocupacional y seguridad industrial aplicable. Asegurar el cumplimiento de los estndares de ECOPETROL, as como la divulgacin de los mismos en caso de que se deroguen, modifiquen o emitan nuevos documentos. Asegurar la aplicacin del Procedimiento de Gestin de Fallas de Control e Incidentes ECP-DHS-P-031 y / o sus modificaciones. Solicitar la informacin al Contratista para el aseguramiento de la gestin de incidentes y fallas de control Realizar seguimiento al estado de los incidentes y fallas de control reportados en la herramienta para la Gestin de Riesgos e Incidentes (GRI). Mantener actualizada la informacin en la herramienta para la Gestin de Riesgos e Incidentes (GRI) con la informacin suministrada por la Gestora Administrativa HSE. Evaluar la eficacia de las acciones correctivas resultantes de las investigaciones de fallas de control e incidentes. Consolidar y notificar al negocio la informacin
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ROLES Y FUNCIONES correspondiente al IF, TRIF e ndice de Incidentes Ambientales. Definir y ejecutar un programa de visitas e inspecciones en campo, para el seguimiento del control operativo de la gestin HSE de los Contratistas. Proponer acciones preventivas y correctivas que lleven a la preservacin de la salud de los trabajadores, la conservacin del medio ambiente, el sostenimiento del negocio y la imagen de la Empresa, con base al anlisis estadstico de las fallas de control, incidentes y las no conformidades del sistema de Gestin HSE encontradas en las visitas de seguridad, inspecciones y auditorias. Verificar el cumplimiento de las actividades propuestas en las Fichas del Plan de Manejo Ambiental. Solicitar a los Contratistas la informacin requerida para la realizacin de los Informes de Cumplimiento Ambiental (ICA). Asegurar el cumplimiento de los Actos Administrativos emitidos por las Autoridades Ambientales. Mantener actualizado el ndice de cumplimiento legal ambiental ICLA y el indicador LTO. Realizar seguimiento y mantener actualizada la herramienta CAMI frente a las licencias, permisos y actos administrativos. Participar en la respuesta de los actos administrativos emitidos por las Autoridades Ambientales y Entes de Control. Atender las visitas de las Autoridades Ambientales y Entes de Control. Realizar el informe de cumplimiento ambiental de acuerdo al Manual de Seguimiento Ambiental de Proyectos. Recopilar la informacin requerida para el reporte ambiental que se presenta ante la Contralora General de la Repblica, establecida en los formatos destinados para tal fin. Mantener actualizada la informacin requerida para diligenciar el RUA (Registro nico Ambiental del Sector de Hidrocarburos del IDEAM). Mantener actualizada la informacin requerida para el GRI (Global Reporting Iniciative). Registrar en SAP la evaluacin de desempeo HSE.

GESTORIA GESTORIA ADMINISTRATIVA TCNICA O o QUIEN HAGA QUIEN HAGA SUS VECES SUS VECES

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ROLES Y FUNCIONES

GESTORIA GESTORIA ADMINISTRATIVA TCNICA O o QUIEN HAGA QUIEN HAGA SUS VECES SUS VECES R C R I A,R R

DHS

Efectuar la realimentacin formal de los resultados de la evaluacin de desempeo HSE a los Contratistas Presentar los incumplimientos graves del Contratista listados en el numeral 4,5 del Procedimiento de Gestin de Contratistas en el Comit respectivo. Recopilar las lecciones por aprender en HSE, producto del desarrollo del contrato Asegurar durante la ejecucin y finalizacin del contrato, el control de los documentos que evidencian el cumplimiento de la gestin HSE mensual de acuerdo con la clusula contractual. R: Responsable A: Garante: Garantiza y rinde cuentas

I I

R C: Consultado

R I: Informado

Tabla 9. Perfiles Mnimos para la Contratacin de Gestores HSE Administrativos y Tcnicos TIPO DE PERFIL MINIMO OBSERVACIONES GESTORIA Profesionales nivel 9: La especializacin o maestra debe estar relacionada Experiencia mnima especifica de con Gestin Ambiental o Salud Ocupacional o ADMINIS3 aos con especializacin o 4 Seguridad industrial. TRATIVA aos sin especializacin. De igual forma, la experiencia especfica debe Tcnico operativo I nivel 7 corresponder a gestin, seguimiento y/o control HSE en el sector de hidrocarburos. De acuerdo a la lnea en la cual se presta el servicio, la formacin del profesional deber estar De acuerdo con el nivel de riesgo relacionada como se indica a continuacin: Exploracin Ssmica: Ingenieros de cualquier del contrato: VH: Profesional nivel 11: especialidad, Gelogos, Bilogos y Arquelogos. de Experiencia mnima especifica de Perforacin/Completamiento/Mantenimiento 10 aos con especializacin o 12 Pozos: Ingenieros de Petrleos, Industriales, Ambientales, Civiles, Forestales, Mecnicos y aos sin especializacin. en Salud Ocupacional; con H: Profesional nivel 10: Profesionales Experiencia mnima especifica de Certificacin Rig Pass de la IADC expedida en los TECNICA 6 aos con especializacin o 7 tres ltimos aos. Construccin de plataformas, vas de acceso y aos sin especializacin. M: Profesionales nivel 9: lneas de conduccin: Ingenieros de cualquier Experiencia mnima especifica de especialidad, Profesionales en Salud Ocupacional, 3 aos con especializacin o 4 Gelogos, Bilogos y Arquelogos. Programas de abandono, recuperacin y aos sin especializacin restauracin: Ingenieros de cualquier especialidad, Tcnico operativo I nivel 7 Gelogos, Bilogos y Arquelogos. Mantenimiento y operacin de Estaciones, Plantas y Lneas de Conduccin: Ingenieros de cualquier especialidad, Profesionales en Salud Ocupacional.
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PERFIL MINIMO

OBSERVACIONES Servicios de Operacin contra Incendios: Ingenieros Mecnicos, Industriales u otra rama de la ingeniera con CEPI de la NFPA. Mantenimiento de Lneas y sistemas elctricos: Ingeniero Electricista o elctrico con Certificacin CONTE. Todos los profesionales y/o tcnicos que conduzcan vehculos deben cumplir con lo estipulado en el Manual para el uso de vehculos automotores en Ecopetrol S.A. ECP-DHS-M-006; y los Gestores Tcnicos debern tener formacin en auditoras.

3.6

Otras Consideraciones.

Con el fin de prevenir la ocurrencia de situaciones que puedan ser calificadas como incidentes de afectacin social en la comunidad en la que opera ECOPETROL S.A., y propiciar a su vez, la aplicacin de la presente Gua en armona con las Polticas de Responsabilidad Social de la Empresa, se excepta de la aplicacin de lo dispuesto en el numeral 3.1.3.1, sub numeral 2, literal b, la contratacin de Lneas de Contratacin Local definidas por ECOPETROL S.A., de conformidad con la Gua para la Implementacin de la Contratacin Local como Estrategia de Abastecimiento ECP-DEA-G-002 o la norma que la modifique o sustituya. No obstante, la Direccin de Centro de Servicios Compartidos, a travs de su Unidad de Servicios Compartidos de Compras y Contratacin, los Administradores y Gestores de Contratos (cada quien en lo de su competencia), asegurarn lo siguiente: Si el plazo de ejecucin del contrato es mayor a seis (6) meses, el Contratista se obligar a acreditar el cumplimiento de los requisitos y exigencias objeto de excepcin, a su costo y bajo su propia responsabilidad, durante dicho plazo. Se eximen de este requerimiento, las siguientes lneas de contratacin local en las que el Contratista deber garantizar durante dicho plazo, una calificacin de mnimo 80 puntos en la evaluacin de su sistema de gestin HSE a travs de la Matriz para Evaluacin, Control y Seguimiento de la Gestin HSE de Contratistas de ECOPETROL S.A. (ECP-DHS-F-090): - Aseo General en reas Administrativas - Mantenimiento de Instalaciones (adecuaciones, plomera, carpintera, cerrajera) - Cafetera - Camarera - Lavandera - Rocera y Mantenimiento de zonas verdes administrativas e Industriales - Reforestacin

En caso de incumplimiento, ECOPETROL podr cancelar el Contrato y en todos los casos exigir al Contratista en futuros procesos de seleccin el cumplimiento de los requisitos y exigencias objeto de excepcin. Si el plazo de ejecucin del contrato fuere menor o igual a seis (6) meses, el Contratista se obligar a cumplir, antes de dar inicio a dicha ejecucin, los requisitos que para asegurar una
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debida gestin de riesgos se hubieren establecido durante la planeacin contractual y consignado en los respectivos Documentos del Proceso de Seleccin. Independientemente de la duracin del plazo de ejecucin del contrato, el Contratista estar en la obligacin de cumplir con la legislacin nacional relacionada con el objeto y alcance del mismo, especialmente la que aplique en materia de HSE, as como completar, previa ejecucin del contrato, las tres fases del Curso de Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable que tiene dispuesto ECOPETROL S.A. 3.7 Periodo de Transicin

La implementacin de la presente gua dar inicio con la aprobacin y publicacin del documento en P8, bajo la siguiente estrategia: 2012 3 4 TRI TRI 2013 1 2 TRI TRI

Elemento PLANEACION

ACTIVIDAD

RESP

2 TRI

Equipo de planeacin del contrato

Asegurar competencias en HSE de la funcin de HSE en los equipos de planeacin de los contratos, y su participacin en la planeacin de los mismos. (Competente en la gua; gestin de incidentes y fallas de control; anlisis de riesgos; conceptos bsicos de salud ocupacional y legislacin HSE). METAS: Diciembre de 2012:50% Junio de 2013: 100%

Negocio/ Usuario/ DHS

Caracterizacin del servicio y valoracin del riesgo Requisitos generales HSE Requisitos especficos HSE Objetivos metas HSE
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Asegurar la valoracin del riesgo mximo en HSE de las actividades del contrato a travs de la matriz RAM, y su inclusin en todos los FCC, inteligencias de mercado, etc Inclusin de la nueva clusula contractual obligaciones del contratista en materia HSE; en los nuevos contratos- Ajuste de Minutas Establecer requisitos especficos en HSE, en caso de requerirse , validarlos con HSE del negocio o profesional DHS previa inclusin en el contrato Asegurar la inclusin de objetivos y metas HSE para el contrato, en las CEC, alineadas con el negocio, proyecto o

Negocio/ Usuario

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GESTION DE CONTRATISTAS FOCO HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE ECP-DHS-G-043 Elaborado 19/04/2013 Versin 2 2012 3 4 TRI TRI 2013 1 2 TRI TRI

Elemento planta. PRE-CONTRACTUAL

ACTIVIDAD

RESP

2 TRI

Garantizar la inclusin de los requerimientos HSE/ASP en los DPS y FCC Efectuar Audiencias informativas y visitas a campo (obligatorias para contratos de riego H y VH y optativas para los dems niveles de riesgo Asegurar la evaluacin de ofertas de contratos, con la nueva estructura propuesta en la gua EJECUCION Contratos con vigencia hasta el 31 de Enero de 2013, continan midindose frente a la clusula contractual establecida en el contrato. Evaluacin de desempeo HSE con la ECP-DHS-F-090 para aquellos estructurados bajo la ECP-VST-P- 005. Contratos con vigencia mayor a 31 de Enero de 2013, negociar Otro s para incluir la nueva clusula contractual. En todos los casos, la evaluacin de desempeo HSE con la ECP-DHS-F-090 Asegurar que Contratos firmados a partir del 15 de Abril de 2012, y Otro s y contratos adicionales con vigencia superior a Enero de 2013, apliquen en su totalidad la gua Asegurar competencias HSE de las gestoras (Competente en la gua, la evaluacin de desempeo HSE de Contratistas a travs de la ECP-DHS-F-090; control del trabajo; gestin de incidentes y fallas de control; anlisis de riesgos; conceptos bsicos de salud ocupacional y legislacin HSE; Aseguramiento de Comportamientos); as como perfiles mnimos para gestoras contratadas. METAS EN COMPETENCIAS: Diciembre de 2012:50% Junio de 2013: 100% POST- CONTRACTUAL Asegurar la realimentacin del contratista en cuanto a su desempeo HSE durante la ejecucin del contrato y su evaluacin final Asegurar la inclusin en SAP, en lnea y tiempo real la Evaluacin de desempeo HSE del contratista

Negocio Negocio Negocio/ DSC/VIJ/ DHS

Negocio/ DSC

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RELACIN DE VERSIONES Versin 1 2 1 1 Fecha 21/07/2006 25/05/2010 26/03/2012 12/06/2012 Cambios Elaboracin del documento Actualizacin del documento por la directriz, el cual deroga ECP-DRI-N 003 Actualizacin del documento, el cual deroga la directriz ECP-DHS-J-001. Actualizacin del cdigo el cual deroga la Gua PDO-G-003 e inclusin del numeral 3.6. Otras consideraciones Actualizacin del documento: adiciones en el numeral 3.1 Recursos para la Gestin HSE; modificacin del numeral 3.1.4 Definicin de los Factores HSE de Evaluacin (asignacin de puntaje) y cambio de la sigla ARP por ARL.

19/04/2013

Para mayor informacin sobre este documento dirigirse a la Dependencia Responsable de este documento: Elabor: Jennie Carrillo con el apoyo del Comit Tcnico Gestin de contratistas Foco HSE. Telfono: 54284 Buzn: Jennie.carrillo @ecopetrol.com.co Dependencia: Direccin de HSE

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