BLOQUE 5 EL PLAN FINANCIERO

COSTOS DEL NEGOCIO Para operar un negocio con eficiencia y obtener ganancias, es vital que t mismo controles y organices las finanzas. Las herramientas que debers utilizar para este objetivo son el plan financiero y los registros contables. Con la ayuda de estas herramientas lograras entre otras cosas: a. Pronosticar cuales sern tus costos y ventas durante el primer ao de funcionamiento de tu negocio. b. Calcular cunto podran ser tus ganancias o utilidades en tu negocio. c. Identificar los problemas financieros con anticipacin para buscar soluciones inmediatas. d. Llevar un control financiero minucioso que te permita solicitar prstamos, buscar inversionistas y mantener tu solvencia en buen estado. En el transcurso de este bloque, iremos desarrollando cada uno de los elementos del plan financiero y llenando registros contables, para que posteriormente lo puedas utilizar en tu negocio. 16.1. Los costos.Son la inversin de dinero de una persona o uina empresa realiza, con el objetivbo de producir un producto, comercializar mercancas y/o prestar servicios. Al determinar los costos, podemos establecer adecuadamente los precios de venta de los productos, bienes p servicios. Al determinar los costos, podemos establecer adecuadamente los precios de venta de los productos, bienes o servicios.

Los costos se pueden clasificar de las siguientes maneras:

16.1.1. Costos segn la funcin que realizan.a. Costos de produccin: Son los que se generan en el proceso de transformar las materias primas en productos elaborados. Se subdividen en :

Costos de materia prima.- Es el costo de los materiales constitutivos del producto. Por ejemplo, para elaborar el pan se requiere de harina, azcar, levadura, etc. Costos de mano de obra.- Es el costo de los sueldos de las personas que intervienen directamente en la transformacin del producto. Por ejemplo, para elaborar el pan serian los sueldos de los operarios para las maquinas y el panadero que elabora el pan serian los sueldos de los operarios para las maquinas y el panadero que elabora la masa del pan. Gastos indirectos de fabricacin.- Son los otros costos que intervienen en el proceso de fabricacin del producto, con excepcin de la materia prima y la mano de obra. Por ejemplo, el sueldo del supervisor, la depreciacin, mantenimiento de las maquinas, etc.

b. Costos de distribucin o ventas: Son los que se generan en el rea que se encarga de llevar los productos terminados, desde la empresa hasta el consumidor. Por ejemplo, publicidad, comisiones, transporte,etc. c. Costos de administracin: Son los que se generan en el rea administrativa, es decir, con los relacionados a la direccin y manejo de todas las operaciones de la empresa. Por ejemplo, gastos telefnicos, arriendo, sueldo de la recepcionista, sueldo del gerente,etc. d. Costos financieros: Son los que se generan por la realizacin de prstamos de dinero, pagos de intereses, sobregiros de las cuentas corrientes,etc.

16.1.2. Costos segn l actividad que realizan.a. costos directos: Representan el valor de aquellos recursos que se pueden identificar y cuantificar para cada unidad de produccin, tales como la materia prima directa y la mano de obra directa. b. Costos indirectos: Representan en valor de aquellos recursos que no son identificables con una produccin o servicio dado, relacionndose con estos en forma indirecta. Son aquellos que por regla general, se originan en otras reas organizativas de apoyo a las acciones fundamentales de la entidad. Son ejemplos de costos indirectos los administrativos, los de reparacin y mantenimiento, etc. 16.1.3. Costos segn su comportamiento en: a. Costos fijos: son aquellos que permanecen inalterables aunque aumente o disminuya el nivel de los servicios prestados o de la produccin. No tienen relacin proporcional con la cantidad de artculos producidos o servicios prestados. Ejemplo: salario del personal administrativo, seguros. b. Costos variables: son aquellos que varian proporcionalmente a los cambios experimentados en el volumen de la produccin. Ejemplo: materias primas y materiales directos, combustible y energa con fines tecnolgicos.

c. Costos mixtos: tienen las caractersticas de los fijos y variables. El costo total para producir un bien o servicio es le resultado de la suma de todos los costos directos e indirectos. Para resumir, el costo total para producir un bien o servicio es la suma de todos los costos directos e indirectos. Costos totales= Costos de material directo + Costos de personal directo+ Costos indirectos

16.2. Diferencia entre costo y gasto.La principal diferencia entre el costo y el gasto, es que el costo es parte integrante del producto terminado, puede verse en dicho producto, ya sea en su produccin, en la prestacin de un servicio o en su comercializacin, mientras que el gasto no es percibido en el producto sino en la ejecucin de las labores de administracin y venta.

16.3. La depreciacin.Es un termino contable que indica la disminucin en el valor de un Activo Fijo Tangible debido a (1) deterioro fsico o desgaste natural; (2) el propio tiempo desgasta gradualmente un bien de capital, independientemente de que se utilice o no; y (3) las mejoras en la tcnica pueden reducir el valor de las existentes al quedar estas obsoletas. Para calcular el valor de la depreciacin, divide el costo total del equipo para el numero de aos que esperas utilizarlo. Generalmente, la depredacin se calcula solo para los equipos que tienen un alto valor y que duran mas de un ao.

Para calcular la depreciacin en tu negocio debes utilizar los siguientes valores:

Por ejemplo, para calcular la depreciacin de una computadora seria de la siguiente manera:

Con esta informacin puedes armar el cuadro de depreciacin por equipos.

DIFERENCIAS ENTRE EMPRESARIO Y

EMPRENDEDOR

Capital de trabajo Antes de que empiece a funcionar tu nuevo negocio o emprendimiento, necesitaras dinero para varios pagos. Por ejemplo: el arriendo y la garanta para el local en el que va a funcionar, la maquinaria, la materia prima inicial, etc. Este dinero es lo que se conoce como inversin o capital inicial. Con este dinero podrs cubrir los costos, mientras puedas generar ingresos por las ventas de tus productos y/o servicios. Si escuchas las historias de muchos emprendedores, te comentaran que los primeros meses posiblemente no tengas ganancias e incluso hay la posibilidad de que trabajes a perdida durante este periodo de despegue, por lo que tu capital de trabajo te permitir pagar gastos tales como: alquiler de los locales, sueldos de los trabajadores, compra de los materiales de la materia prima y otros costos de produccin. A continuacin, observaras como calcular al detalle tus gastos, para saber cuanto dinero necesitas para iniciar tu negocio sin inconvenientes. Primero debes considerar que existen dos tipos de pagos;: 1. Pagos pre-operativos 2. Capital de trabajo

17.1. Pagos pre-operativos.A los pagos pre-operativos tambin se los denomina como inversiones inciales, que representan los montos que tendrs que pagar antes de que el negocio inicie sus actividades. Estos pagos pueden incluir: pago por local, muebles y equipos, maquinaria, etc. Observa el siguiente ejemplo. De los pagos pre-operativos que tuvo que realizar Jos para iniciar su taller de fabricacin de muebles de madera:

17.2. Capital de trabajo.Como dijimos anteriormente, el capital de trabajo es el dinero que necesitaras para operar en los primeros meses, hasta que puedas producir el suficiente dinero para cubrir esos gastos y puedas pagarlos co los ingresos por ventas. La cantidad de capital de trabajo es variable, dependiendo del tipo de negocio que emprendas, pues no es lo mismo instalar una tienda de abarrotes en un barrio, que el montar una fabrica industrial. Revisemos los gastos operativos que ha calculado Jos, para los primeros 3 meses de trabajo.

Recuerda agregar a los costos, la depreciacin sufrida por cada una de las maquinas.

17.3. Fuentes de financiamiento Una vez que has calculado el capital de trabajo necesario para poner en marcha tu negocio, el siguiente paso es decidir cmo obtener ese capital. Para financiar el negocio, tienes las siguientes alternativas: a. Utilizar tu propio dinero, es decir tus fondos propios. Para esto realiza una matriz de tu flujo de caja personal. Esto te permitir negociar con otras instituciones o personas, porque estars demostrando tu compromiso y tus ganas de sacar adelante tus ideas.

b. Puedes solicitar un prstamo a amigos y/o familiares. Para ello igualmente debers presentarles tu plan de negocios y mantenerlos al tanto de tus progresos. El riesgo de esta tipo de financiamiento es que en caso de que el negocio fracase, ellos perdern su dinero y esto te afectara en tus relaciones interpersonales, c. Puedes solicitar un prstamo a una entidad financiera como cooperativas, bancos fundaciones y otras entidades dedicadas a este fin. Para ello debers realizar una solicitud y cumplir con una serie de requisitos que ellos te solicitaran, entre los que debers incluir tu plan de negocios. Por lo general, las instituciones financieras no cubren el 100 % de lo que necesitas y ellas evaluaran la rentabilidad del negocio, las garantas presentadas, tu historial crediticio y otros requisitos que varan segn la institucin a la que solicites el crdito. Otra opcin es la utilizacin de las tarjetas de crdito. Recuerda incluir en los costos los intereses bancarios que te cobraran por la realizacin del prstamo. d. Recibir donaciones, tras presentar tu plan de negocios a un concurso y lograr financiamiento a travs del premio. 1 Una vez que hayas determinado tus fuentes de financiamiento, consolida el capital de trabajo que necesites con las fuentes de financiamiento obtenidasnidas. Observa el siguiente ejemplo sobre la manera en que Jose, financio su proyecto:

10 DIFERENCIAS ENTRE UN JEFE Y UN LIDER

PLAN DE VENTAS Y COSTOS Al iniciar un negocio, econmicamente debes lograr dos objetivos: 1. Obtener utilidades o ganancias 2. no tener problemas de liquidez 18.1. utilidades.Son las ganancias o beneficios que obtiene una empresa o negocio debido a la produccin y venta de sus bienes y/o servicios. Para determinar la utilidad bruta de un negocio, restamos los costos totales de los ingresos por las ventas totales. Es decir: Ventas Costo total = Utilidad Bruta

La ganancia o utilidad bruta no representa aun el dinero que puedes gastar o invertir, pues tienes que pagar impuestos sobre dicho valor. A este impuesto se le denomina impuesto a la renta se lo clacula al finalizar el ejercicio fiscal (generalmente el 31 de diciembre) Para obtener la utilidad neta, debes restar a la utilidad bruta el impuesto a la renta. Es decir: Utilidad bruta impuesto a la renta = Utilidad neta

Para el ao 2012 la tabla para liquidar el impuesto a la renta es la siguiente

18.2. Diferencia entre utilidad y rentabilidad.Como vimos anteriormente, la utilidad es el simple resultado de restarles a las ventas 8ingresos), la suma de los costos y los gastos, y si como resultado de ese clculo, los ingresos son mayores habr utilidad, caso contrario habr una perdida. La utilidad aumenta el patrimonio de los socios, mientras que la prdida lo disminuye. En cambio, la rentabilidad es el inters que genera el patrimonio que los socios tienen invertidos en la empresa. A travs de un anlisis de rentabilidad, los socios podrn comprobar si su capital invertido, es ms rentable e esta empresa, que invirtiendo esos recursos en otro negocio. 18.3. El plan de ventas y costos.El plan de ventas y costos debe contener toda la informacin necesaria para ver si tu negocio generara ganancia o tendrs problemas financieros. Para elaborar este plan debes seguir los siguientes pasos: 1. Determinar las ventas mensuales y anuales de tu producto. 2. Restar los costos de personal y operativos de tu producto. 3. Determinar los costos de depreciacin.

4. Determinar los intereses de las fuentes de financiamiento 5. Restar los ingresos menos los costos. 6. Calcular el impuesto a la renta generado, utilizando la tabla referencial 7. Restar la ganancia bruta menos los impuestos. Observa el siguiente plan de ventas y costos por mes, desarrollada para el emprendimiento de la panadera Sabor Integral:

El pan de ventas y costos es una herramienta fundamental para medir el desempeo financiero de tu negocio, con el cual podrs determinar el valor de tus utilidades y si estas son lo suficientemente altas para proteger tu negocio, en caso de que se presenten imprevistos tales como ventas por debajo de lo proyectado, daos en la maquinaria incremento en los costos de la materia prima, etc. Si una vez implementado tu plan de ventas y costos, el negocio funciona a prdida o con una utilidad insuficiente, deberas revisar la siguiente informacin y ajustar uno o mas de los siguientes tems: a. El volumen de ventas proyectado b. Los precios de los productos o servicios c. Los costos de los materiales y mano de obra d. Las remuneraciones y personal asignado.

18.4. Plan de flujo de cada proyectado.El flujo de caja es un documento o informe financiero que muestra los flujos de ingresos y egresos de efectivo que ha tenido una empresa durante un periodo de tiempo determinado.

La diferencia entre los ingresos y los egresos de efectivo se conoce como SALDO, el cual puede ser favorable cuando los ingresos son mayores a los egresos o desfavorables cuando los ingresos son menores a los egresos. Adems de mostrar la entrada y salida de efectivo, el flujo de caja nos permite saber si nuestro negocio tiene un dficit o un excedente de efectivo, y con esta informacin determinar: Cuanto podemos comprar de mercadera Si es posible comprar al contado o es preferible solicitar crdito Si es necesario cobrar de contado o podemos otorgar crditos Si es posible pagar deudas a su fecha de vencimiento o es necesario refinanciarlas. Si tenemos un excedente de dinero suficiente como para poder invertirlo, por ejemplo, en la adquisicin de nueva maquinaria, etc.

Para elaborar un flujo de caja vedemos contar con la informacin de los ingresos y egresos de efectivo que haya tenido la empresa. Pero tambin podemos elaborar un flujo de caja proyectado (tambin conocido como presupuesto de efectivo), para lo cual necesitamos las proyecciones de los futuros ingresos y egresos de efectivo de la empresa para un periodo de tiempo determinado. Mediante el flujo de caja proyectado, podremos: Anticiparnos a un futuro dficit (o falta) de efectivo y tomar la decisin de conseguir financiamiento oportunamente. Pronosticar un excedente de efectivo y poder tomar la decisin, por ejemplo, de invertirlo en la adquisicin de nueva maquinaria. Establecer una base solida para sustentar el requerimiento de crditos, por ejemplo, al presentar el flujo de caja proyectado dentro de un plan de negocios.

Elaboremos paso a paso el flujo de caja: 1. Determinar el efectivo a inicios de mes. Suma el dinero que tienes en efectivo. Este deber coincidir con el capital de trabajo. El monto de efectivo que tienes a inicios de cada mes debe la fila numero 1 de tu plan de flujo de cada para dicho mes. 2. Determinar tu ingreso de ventas. Revisa tu plan de ventas y costos. Observa si alguna de tus ventas es a crdito, pues dicha cantidad no ingresara durante un mes. Incluye solamente la cantidad de efectivo que obtendrs durante ese mes, la cual deberas escribir en la fila nmero 2 del plan. 3. Determina otros ingresos. Se trata de otros ingresos que esperas recibir en tu negocio, como prestamos acreditados o intereses por tus cuentas. Escribe este monto en la fila numero 3 4. Determina el efectivo total. Suma los pasos 1,2,3 y escribe esa cifra en la fila 4. 5. Determina tus egresos por costos de personal. Revisa tus costos de personal y escrbelos en la fila numero 5

6. 7.

8. 9.

. Determina tus egresos por costos operativos. Se trata del resto de costos, quitando los costos de personal. Escribe este monto en la fila numero 6 Otros egresos. Se trata de la cantidad en efectivo de otros egresos que no hayan sido considerados en los puntos anteriores tales como pago de intereses, paso de impuestos, patentes, etc. Egreso total. Suma el total de egresos de las filas 5,6 y 7. Registra ese monto en la fila numero 8. Total de efectivo de fin de mes. Resta el egreso total del ingreso total para obtener el monto de efectivo que esperas tener a fin de mes. Escribe este monto en la fila numero 9 y en la primera fila del siguiente mes.

Observa el plan de flujo de caja de la panadera Sabor integral.

Punto de equilibrio El punto de equilibrio es la cantidad de ventas mnima diarias con las que se cubren los costos fijos del negocio, y a partir de la cual la utilidad por cada unidad vendida se puede considerar como ganancia. Al analizar el punto de equilibrio de un negocio, podremos determinar: a. El nivel de operaciones que se debe mantener para cubrir todos los costos de operacin. b. La productividad de cada uno de los niveles de venta. Para determinar el punto de equilibrio, utilizamos la siguiente frmula:

Punto de equilibrio= Costos fijos x unidades producidas / Ventas totales- Costos variables Observa el siguiente ejemplo de la panadera Sabor integral, en la cual tomaremos para el anlisis los datos del primer mas de funcionamiento:

Si estos datos lo reemplazamos en la formula tendremos:

PE= (2817 x 50000) (6250 4578) Es decir, el punto de equilibrio ser: 84240 panes al mes, o lo que es lo mismo 2808 panes diarios. Para que la panadera Sabor integral este en un punto donde no existan perdidas ni ganancias, deber vender aproximadamente 84240 unidades de pan mensualmente. Si hay un aumento en las unidades vendidas, tendr ganancias o utilidades.