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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA GESTIN DE TALENTO HUMANO EXCEL NIVEL I ROBERTO MARTNEZ CASTRO

Instructor
1. Entrada al Excel 1. Entrada 2. Ventana principal 2 3. Ventana del libro de trabajo 1 Partes de la ventana de Excel Activar y desactivar barras de herramientas 1. HOJA DE CALCULO 1.1 Fila 1.2 Columna 1.3 Celda 1.2 Entrada de datos 1. Tipo de datos 2. Entrada de datos Editar datos en una celda 1. Insertar caracteres 2. Borrar caracteres El auto llenado 1. Que es el auto llenado 2. Completar series con el auto llenado Grabar y recuperar Archivos 1. Grabar un archivo 2. Abrir un archivo 3. Salir de Excel

1.3

1.4

1.5 3

2. EDITAR UNA HOJA DE CLCULO 2.1 2.2 Seleccionar Celdas Seleccionar una o varias Filas

2.3

Seleccionar una o varias columnas 3. Seleccionar Rangos

2.2 Filas y Columnas 2. Insertar una o varias Filas 1. Insertar una o varias Columnas Eliminar una o varias Filas Eliminar una o varias columnas 2.3 Rangos 2. Mover Rangos Arrastrando: Copiar Rangos 1. Copiar rangos usando comandos 2. Copiar rangos arrastrando: 2.4 Bsqueda y Reemplazo 1. Bsqueda: 2. Reemplazos 3. Corregir ortografa FORMATEAR UNA HOJA DE CALCULO Alto de fila y ancho de columna 1. Alto de fila 2. Ancho de columna Presentacin de nmeros 1. Formatos numricos 2. Alineacin de datos en una hoja de clculo: Alinear datos y centrar ttulos 1. Alineacin de datos y centrar ttulos 2. Proceso de alineacin 3. Proceso de centrado de ttulos Presentacin de texto 1. Tipos, Estilos, Tamaos 2. Procesos Aadir Bordes FORMULAS Y FUNCIONES Que es una formula

3 3.3

3.4

3.5

3.6

3.7 4 4.3

1. Concepto 2. Operaciones con formulas 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 Introduccin de una formula Edicin de una formula Que es una funcin: Lgicas 1. Concepto 3. Estructura de una funcin Introduccin de una funcin Copiar formulas y funciones 1. Referencias relativas y absolutas 2. Copiar formulas

6. GRAFICOS EN EXEL 6.1 Que es un grfico 1. Concepto 2. Estructura de un grfico Creacin de un grfico con l a asistente 1. Seleccin de datos para el grfico

6.2

7. LIBROS Y HOJAS 7.1 Libros de trabajo y Hojas de clculo 1. Libros de Trabajo y Hojas de Calculo 2. Presentacin en pantalla de un libro de trabajo 3. Botones de desplazamiento 7.2 7.3 4 5 7.4 Modelos de libros y hojas de trabajo Trabajo con hojas de clculo 1. Crear una nueva hoja de trabajo 2. Cambiar el nombre de una hoja de clculo 3. Movimiento entre las hojas de calculo 4. Reordenamiento de las hojas de clculo 5. Eliminar una hoja de calculo 6. Copiar Hojas de Trabajo Interactuar entre hojas de Trabajo 1. Seleccionar Varias Hojas Contiguas 2. Seleccionar Varias Hojas no Contiguas 4. Copiar y Mover datos entre hojas

5. Enlazar datos a travs de las hojas de Calculo 6. Cargar una formula a travs de la Hoja de calculo

MANUAL EXCEL BASICO Activar y desactivar Barras de Herramientas : Se hace desde el men Ver Barras de Herramientas; se activan o se desactivan segn se desee. A un libro de Excel se le puede insertar hasta 256 hojas de trabajo. 1. HOJA DE CALCULO Una hoja de clculo es: una cuadricula compuesta por filas y columnas Fila: Es una lnea horizontal de casillas (registro), estn numeradas desde 1 hasta 65.536 para Excel 2000 Columna: es una lnea vertical de casillas (campos), cada columna tiene como nombre una letra desde A hasta la combinacin IV para un total de 256 columnas. Celda: Es la intercepcin de un afila y una columna y consta de una direccin particular. Celda Activa: Es aquella en la cual se introducen los datos a comenzar a escribir, solo una celda puede estar activa a la vez y esta se muestra con un borde ancho. 1.1.1 1.1.2 1.2 Libro de trabajo: esta compuesto por varias hojas de trabajo Aplicacin de la hoja de calculo: La hoja de calculo se utiliza para hacer: clculos, anlisis, listados, grficos etc. Entrada a Excel

Entrada: Inicio, programas, Microsoft Excel 1.2.1 Ventana Principal: - Barra de ttulos - Barra de mens desplegables - Barra de herramientas - Botones de minimizar y maximizar - rea de mensajes

1.1.3 Ventana de libro de trabajo

1.3

Barras de desplazamiento Fechas de desplazamiento Etiquetas de hojas Botones de etiquetas

ENTRADA DE DATOS

1.3.1Tipos de datos: Texto, Numero, fechas, horas, formulas, funciones. 1.3.2 Entrada de datos. Ubicacin de la celda en donde se desea introducir los datos, digitar los datos, pulsar enter. 1.3.3 Correccin de errores: Si se comete un error y ya se ha validado la informacin: se selecciona la celda en donde esta el error, se puede corregir desde la barra de formulas, pulsando la tecla F2, o haciendo doble clic, con las teclas de desplazamiento se posiciona en donde esta el error y se corrige. 1.4 1.5 Auto llenado (series): En Excel se pueden hacer series ya sea de etiquetas o de nmeros, basados en los datos de las dos primeras celdas. Grabar archivos por primera vez: Se hace desde el men Archivo, guardar como, se selecciona la carpeta o drive en donde se desea guardar, se digita el nombre del archivo, se pulsa guardar.

Cuando el archivo ya ha sido guardado basta con dar guardar. 1.6 Abrir archivos - Se hace desde el men Archivo, Abrir, Se selecciona el drive o directorio en donde se encuentra el archivo.

Cerrar archivo 1.6.3 Salir de Excel 2. EDITAR UNA HOJA DE CLCULO 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 Seleccionar celda Seleccionar fila: Se hace clic en el nmero que encabeza la fila. Seleccionar columna: Se hace clic en la letra que encabeza la columna. Seleccionar toda la hoja Seleccionar rango: Se hace clic en la primera celda del rango a seleccionar, luego se arrastra hasta cubrir el rango que se desea seleccionar, o con la tecla shift y con las teclas de movimiento. Seleccionar Rangos mltiples: Se selecciona el primer rango, luego se mantiene oprimida la tecla ctrl. Y se seleccionan los dems rangos uno a uno.

2. FILAS Y COLUMNAS 2.1 Insertar fila: Se posiciona el cursor en la fila anterior a la insercin, luego desde el men Insertar\Fila, para insertar mas de una fila se selecciona primero la cantidad de filas a insertar y luego Insertar\Fila. O con clic derecho. Insertar columna: Se posiciona el cursor en la columna anterior a la insercin, luego desde el men Insertar\Columna, para insertar mas de una columna se selecciona primero la cantidad de columnas a insertar y luego Insertar\columna. O con clic derecho. Eliminar fila: Se selecciona la fila a eliminar y desde el men: Edicion\Eliminar\Fila o con clic derecho. Eliminar Columna: Se selecciona la columna a eliminar y desde el men: Edicion\Eliminar\Columna o con clic derecho.

2.2

2.3 2.4

4. Rangos 3.1 Copiar Rango: Se selecciona el rango a copiar y desde el men: Edicion\copiar, se posiciona el cursor en la celda destino y luego desde el men: Edicin \ pegar, o con clic derecho. 3.2 Mover Rangos: Se selecciona el rango a mover, luego desde el men Edicin \ cortar, se posiciona el cursor en la celda destino y luego desde el men Edicin \ pegar. 3.3 Mover Rangos arrastrando: Se selecciona el rango a mover y con el cursor se arrastra. 4. Bsqueda y Reemplazo Bsqueda: Desde el men Edicin \ buscar se digita la informacin que se desea encontrar, luego pulsar en: Buscar siguiente. Reemplazo: Desde el men Edicin \ buscar se digita la informacin que se desea encontrar, luego se digita la informacin por la que se va a reemplazar se pulsa reemplazar todas: 5. Corregir ortografa: Se puede hacer desde el men de Herramientas \ ortografa o con el botn ortografa. 7. FORMATEAR UNA HOJA DE CALCULO El formato se utiliza para destacar los datos o hacer que sean ms fciles de leer y que tengan una apariencia ms atractiva.

El formato se puede asignar antes o despus de incorporar los datos a la hoja de clculo, los formatos de una celda son entidades independientes del contenido de la misma, los formatos de una celda pueden ser copiados.

7.1

Formato de celdas

7.1.2 Formato de nmero Desde la celda se puede dar formato de nmeros en las categoras de (Nmero, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Fraccin, Cientfica, Porcentaje, etc). Se hace desde: Formato \ Celda \ Numero 7.1.3 Formato de alineacin - Horizontal, a la izquierda, al centro, a la derecha. - Vertical, Superior, Centro, inferior - Ajustar al texto - Combinar celdas Formato\Celda\Alineacin 7.1.4 Formato de fuente:

Se puede cambiar: la fuente. El tamao, el estilo y el color de la letra, colocar letra negrita, cursiva o subrayar, independientemente de que sean texto valores o formulas. Formato\Celda\fuente 7.1.5 Formato de Bordes

Excel ofrece variedad de tipos y anchos de bordes que se pueden utilizar para crear una hoja de clculo ms atractiva y eficiente. Formato\Celda\Bordes Se pueden quitar las lneas de divisin de una hoja Herramientas\Opciones\Desactivar lneas de divisin 7.1 Alto de Fila Para cambiar el alto de una o varias filas, se selecciona la fila o filas, luego desde, Formato\ fila\ alto, y se digita el alto deseado.

Otra forma, es colocando el puntero o indicador del Mouse en la lnea inferior del encabezado de la fila, arrastrar el puntero o indicador del Mouse hasta darle el alto deseado. Otra forma es haciendo doble click en la parte inferior del encabezado de la fila (esta forma ajusta al tamao del texto). 7.2 Ancho de Columna: Para cambiar el ancho de una o varias columnas, se selecciona la columna o columnas a cambiar y desde: Formato\ Columna\ ancho, se digita el ancho deseado, Otra forma es con el Mouse colocando el puntero en la lnea derecha del encabezado de la columna a cambiar y arrastrar hasta dar el ancho deseado. Otra forma es, haciendo doble click en la parte derecha del encabezado de la columna (esta forma ajusta al tamao del texto) 7.3 Alineacin de datos y centrado de ttulos:

Se puede cambiar la posicin de los datos en una celda de diferentes maneras, tambin se puede centrar un titulo en un rango de varias celdas. Se puede cambiar la fuente del texto, colocar bordes a una o varias celdas, colocar color al fondo de la celda. 7. FORMULAS Y FUNCIONES 7.1 FORMULAS: Es un conjunto de instrucciones que le ordenan a Excel un conjunto de clculos a realizar. Toda formula se inicia con el signo = 7.2 introduccin de una frmula: - se digita el signo = - direccin de la primera celda - operador 7.3 Edicin de una formula: Para cambiar una formula se puede hacer activando la barra de formulas: Ver\barra de formulas y hacer el cambio necesario o con la tecla F2. 7.4 Operadores 7.4.1 Matemticos: Son los que se emplean para producir resultados numricos. + Suma - Resta * Multiplicacin

/ Divisin % porcentaje Exponenciacion 7.4.2 Texto: Las celdas que tienen formato de texto se pueden sumar con el operador & de concatenacin. Ej. Celda A1 contiene la palabra Juan, la celda A2 contiene la palabra Jos, la formula quedara as: =A1&A2 y produce el resultado Juan Jos, si se desea que queden separadas las dos palabras se introducen comillas as: =A1& &A2. Luego se copia la informacin unida y se pega con Pegado especial, VALORES, para poder eliminar las columnas origen 7.4.3 Comparacin: Los operadores de comparacin se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lgico, verdadero o falso, como resultado de la comparacin. < Menor que > Mayor que = igual que <> Distinto que <= menor o igual que >= mayor o igual que 7.5 Funciones: Las funciones son herramientas especiales que permiten ejecutar clculos de forma rpida y sencilla. Una funcin es una formula lista para ser usada. 7.5.1 Copiar formulas y funciones 7.6 Referencias Relativas y Absolutas - Relativas: Es aquella en que Excel cambia las celdas de referencia en la formula. Absolutas: Es aquella celda que al copiarla no cambia, para ello es necesario bloquear la celda de referencia, se hace digitando el signo pesos $ antes y despus de la letra de la columna. As: a1*$b$1 o digitando la celda y pulsando F4.

Aadir Bordes Se puede aadir bordes a los datos para recalcar su importancia y mejorar su presentacin. LIBROS Y HOJAS Un libro de trabajo es semejante a un portafolio, un libro de trabajo contiene varias hojas. Las hojas se presentan en la parte inferior de la pantalla. A un libro de Excel se le pueden insertar hasta 256 hojas de trabajo.

Crear una nueva hoja de trabajo: Se ubica el cursor en la hoja anterior a la hoja en donde se desea insertar la nueva hoja, se da clic derecho, Insertar \ hoja de calculo \ aceptar. Cambiar el nombre a una hoja de clculo: Clic derecho sobre la hoja a la que se desea cambiar el nombre, Cambiar nombre \ digitar el nuevo nombre \ hacer clic por fuera Cambiar la posicin de las hojas de clculo: Se puede cambiar de sitio a las hojas de trabajo haciendo clic sobre la hoja, arrastrar y dejar caer en la nueva posicin en donde se desea que esta la hoja Eliminar hojas de clculo: Clic derecho sobre la hoja, eliminar \ Aceptar Copiar hojas de clculo: Clic derecho sobre la hoja a copiar \ Mover o copiar \ se activa en crear una copia \ Indicar en donde debe quedar la nueva hoja \ aceptar. Ocultar hojas Formato/ hoja/ ocultar Colocar Fondo a una hoja Formato / hoja / fondo Referencias remotas: se puede vincular informacin entre hojas de clculo por medio de referencias remotas, se indica el nombre de la hoja y la celda ej. Se desea llevar el valor de la cela A1 de la hoja1 a la celda A1 de la hoja2: se ubica el cursor en la celda A1 de la hoja2 y se digita: =hoja1!A1 Tambin se puede vincular informacin de un archivo a otro as: se ubica el cursor en la celda a donde se desea llevar la informacin, se indica el nombre del archivo, el nombre de la hoja y la celda en donde esta la informacin a vincular as: =[archivo1]Hoja1!A1 esto indica que a la celda activa trae el valor de la cela A1 de la Hoja1 del archivo llamado archivo1. Configurar Pagina Configurar pgina: - Archivo - Configurar Pgina - Pgina

-Vertical - Horizontal - % - Mrgenes - Superior - Inferior - Izquierda - Derecha - Encabezados y pies de pgina Se hace desde el comando: - Archivo - Configurar pgina - Se selecciona la ficha Encabezado y pie de pgina - Se elige el botn Personalizar - encabezado, o personalizar pie de pgina - Se escribe el texto que se desea, en la seccin que se desee - Se selecciona Aceptar Para eliminar los encabezados y pie de pgina: se hace desde Archivo Configurar pgina Se elige la ficha encabezado y pie de pagina Con la flecha hacia abajo se elige ninguno

- Hoja - Area de impresin - Repetir Filas 8. GRAFICOS Un grfico es una representacin por medio de un dibujo Creacin de un grfico: Se selecciona el rango de celdas para el grfico incluyendo encabezados, Seleccionar la opcin Insertar \ Grafico Seleccionar el tipo de grfico (columnas, barras, lneas etc.) Seleccionar el subtipo de grfico Colocar ttulos

Nota: Cuando a un grafico no se le coloca titulo y se quiere colocar despus de haberlo terminado se hace as: click derecho en cualquiera de los dos fondos (fuera de las graficas), opciones de grafico / ttulos (digitar ttulos) En Excel 2007.

Para que la grafica quede en otra hoja: Despus de hacer la grafica en:

Diseo / con el icono de mover grafico de ubicacin. Para ttulos: En presentacin / titulo de grafico 8.1 Ordenar Informacin: Desde el men Datos \ ordenar - Si la lista tiene encabezados de columnas se activa - Se indica la columna por la cual se va hacer el primer ordenamiento - Si se hace por ms de un criterio se indica INMOVILIZAR SECCIONES Para inmovilizar una fila se ubica en la fila siguiente y desde: Ventana \ inmovilizar paneles. Ej. Para inmovilizar la fila 1 nos ubicamos en la celda A2. Para inmovilizar una columna se ubica en la columna siguiente y se hace desde: Ventana \ inmovilizar paneles. Ej. Para inmovilizar la columna A nos ubicamos en la celda B1. Para inmovilizar fila y columna se ubica despus de la fila y la columna que se desea inmovilizar Ej. Para inmovilizar la fila 1 y la columna A, nos ubicamos en la celda B2. Para movilizar sea fila o columna se hace desde: Ventana\movilizar paneles. OCULTAR OCULTAR UNA O VARIAS FILAS. Se selecciona la fila o filas a ocultar y se hace desde: Formato \ Fila \ Ocultar. Para volverlas a mostrar se hace desde: Formato \ Fila \ Mostrar OCULTAR UNA O VARIAS COLUMNAS. Se selecciona la columna o columnas a ocultar y se hace desde: Formato \ Columna \ Ocultar. Para volverlas a mostrar se hace desde: Formato \ Columna \ Mostrar Para colocar todos los nombres de los vendedores en la grafica circular se hace desde: Diseo / diseos de grafico / se escoge el diseo 1.

OCULTAR UNA O VARIAS HOJAS. Se selecciona la hoja u hojas a ocultar y se hace desde: Formato \ Hoja \ Ocultar. Para volverlas a mostrar se hace desde: Formato \ Hoja \ Mostrar. MOSTRAR Y OCULTAR BARRAS DE HERRAMIENTAS Las barras de herramientas se pueden ocultar y mostrar as: - Haciendo doble clic, luego se activa o desactiva la herramienta deseada. - Desde el men Ver \ Barra de Herramientas, se activa o desactiva la barra deseada. Proteger y desproteger una hoja de clculo: Se hace desde el men de Herramientas \ proteger \ proteger hoja. Para desproteger se hace as: Herramientas \ proteger \ desproteger hoja. Pegado Especial El comando Pegado Especial, permite cambiar propiedades del rango de celdas situadas en el portapapeles. Ej. Se puede hacer que un valor que proviene de una formula se convierta en valor En la celda C1 sumamos: A1+b1, copiamos la celda C1 y le damos pegado especial en la misma celda activando Valores. Informes de inventarios 1. Kardex Por producto Producto: Aceite Fecha Cant Inicial Entradas 1-Ene-04 500 2-Ene-04 100 3-Ene-04 300 4-Ene-04 5-Ene-04 6-Ene-04 7-Ene-04 8-Ene-04 9-Ene-04 10-Ene-04 Salidas 200 100 N.Saldo 500 400 600 600 600 600 600 600 600 600

2. Inventario a precio de compra

Producto Aceite Chocolate Arroz Cigarrillos Total

Medida Caja*12 Caja*12 Arroba Paca*24

Cantidad 50 80 150 60

Valor.U 45.000 36.000 12.000 60.000

Total 2.250.000 2.880.000 1.800.000 3.600.000 10.530.000

3. Inventario a precio de venta Producto Aceite Chocolate Arroz Cigarrillos Total Utilidad 12% Medida Caja*12 Caja*12 Arroba Paca*24 Cantidad 50 80 150 60 Valor.U 45.000 36.000 12.000 60.000 Total 2.250.000 2.880.000 1.800.000 3.600.000 10.530.000 Precio de venta 2.520.000 3.225.600 2.016.000 4.032.000 11.793.600

4. Inventario con utilidad Individual Producto Aceite Chocolate Arroz Cigarrillos Total 4. Informe Stocks Producto Aceite Chocolate Arroz Cigarrillos Medida Caja*12 Caja*12 Arroba Paca*24 Saldo 50 50 150 40 Stock.min 30 60 100 50 Stock Mnimo Stock Medida Caja*12 Caja*12 Arroba Paca*24 Cantidad 50 80 150 60 Valor.U 45.000 36.000 12.000 60.000 Total 2.250.000 2.880.000 1.800.000 3.600.000 10.530.000 Utilidad 12% 10% 9% 15% 0 Precio.Vent a 2.520.000 3.168.000 1.962.000 4.140.000 11.790.000

Mnimo 5. Movimiento por mes Enero Febrero Saldo.An Entradas Salidas N.saldo Saldo,Ant Entradas Salidas N.Saldo 100 20 50 30 50 80 150 60 80 30 40 20 70 70 160 70 70 70 160 70 100 120 80 70 50 30 70 50 120 160 170 90

Producto

U.Medida

Aceite Caja*12*100cm Chocolate Caja*12*500gr Arroz Arroba Cigarrillos Paca*24

EXCEL NIVEL II CONTENIDO -Formularios 1. Que es un formulario 2. Creacin de un formulario 3. Aadir nuevos datos a un formulario por medio de una ficha 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13 7.14 7.15 7.16 7.17 Filtros, tipos de filtros (auto filtro, filtro avanzado), Funciones: Estadsticas (MAX, MIN, PROMEDIO, CONTAR.SI), Bsqueda y referencia (elegir, vnculo, buscar V), lgicas (si), matemticas y trigonomtricas (sumar. si), texto (concatenar) formato condicional. Tablas dinmicas Auditoria Comentarios Macros (crear, ejecutar, crear botones para ejecutar macros) Creacin de barras de herramientas Guardar archivos como texto Convertir archivos de texto a Excel Vnculos Validacin de datos Buscar V Subtotales Redondeo de nmeros, potencias, raz cuadrada Seno, coseno de grados, minutos, segundos

EXCEL NIVEL ll 1. FORMULARIO (LISTA) Es un conjunto de informacin organizada en filas y columnas, en donde todas las columnas estn rotuladas y los datos (elementos) de las filas son similares, la primera fila contiene los rtulos de las columnas, los rtulos de las columnas constituyen los nombres de los campos.

Una lista es considerada como una base de datos Las listas facilitan el ordenamiento de los datos, hacer filtros, crear tablas dinmicas. Creacin de un formulario: Rotular las columnas, luego s digita los datos del formulario debajo de cada encabezado. Todas las columnas deben estar rotuladas en la primera fila Utilizar el mismo formato de las celdas de una columna Mantenimiento de una lista mediante una ficha de datos Una vez creada una lista se puede: agregar, buscar, editar, eliminar datos o registros a una lista, mediante una ficha de datos Aadir Datos a un Formulario: Se entra al formulario desde: Datos \ Formulario, aparece una ventana con los encabezados del formulario y se crea nuevos registros. A Apellidos y Nombres Carlos Maria B C D E F % comisin Valor Comisin 600.000 300.000

Direccin Telfono Ventas carrera 11 1520 2891520 12.000.000 5 10.000.000 3

Nota: No formatear la columna de comisin para porcentaje y formular la columna F de valor comisin Ficha de datos: Es un cuadro de dialogo que muestra un registro completo con los rtulos de las columnas, los botones de comando, y cuadros de edicin de una lista Los campos de edicin de una lista se pueden cambiar, los clculos no son editables. Los campos de la fila aparecen en el orden que aparecen en la lista de izquierda a derecha. Datos \ formulario Nota: la columna de comisin se coloca la comisin en nmero entero y se aplica la formula as: =D2*E2/100 y se continua insertando datos desde formulario. Crear formularios en Excel 2007

Es necesario agregar el icono del formulario as: Botn de office / opciones de Excel / personalizar En: Comandos disponibles; Comandos que no estn en la cinta de opciones / buscar el botn FORMULARIO (est en orden alfabtico) / agregar. FILTROS La filtracin constituye un mtodo fcil y rpido para encontrar subconjuntos de datos en una lista. Cuando se filtra una lista, Excel muestra solamente las filas que contienen el criterio de bsqueda TIPOS DE FILTROS 1. Auto filtro o filtro automtico. Es un filtro sencillo que coincide con el contenido de la celda. Con este filtro Excel coloca flechas desplegables en el rotulo de cada columna de la lista, al desplegar la flecha en un rotulo muestra los elementos de esa columna, si se selecciona un elemento Excel saca un listado de todas las filas que contengan dicho elemento (criterio). Si se desea hacer un filtro nicamente a determinadas columnas, es necesario sealar primero las columnas a las que deseamos hacer el filtro y luego si dar la orden de filtro Para eliminar un filtro se elige la opcin: Todas en la flecha del rotulo de la columna filtrada y muestra todo el contenido de la lista. Con el criterio: Las 10 mas: Se puede sacar rangos de valores ej. Los 10 o 20 sueldos mayores o inferiores Personalizar: Se pueden hallar criterios personalizados para cada columna mostrando filas con valores exactos o rangos ej. Sueldo igual a 450.000; sueldos superiores o inferiores a 800.000; sueldos mayores de 800.000 y menores de 1.000.000 etc. NOTA: Para hallar un nombre o apellido que se encuentre en la columna A de: Apellidos y Nombres, se hace por: Datos /filtro / autofiltro / se abre la pestaa de Apellido y Nombres / personalizar / se abre la pestaa y se da el criterio; contiene. Es decir que busque esa palabra y si la encuentra sin importar la ubicacin, saque el informe con ese criterio. Filtros de colores: se hace a informacin que tenga colores Ej. Si el estado civil esta con un color cada estado: Datos / ordenar y filtrar / filtros / abrir pestaa de encabezado de columna / filtra por color / escoger color. 2. Filtro Avanzado. Son filtros basados en criterios complejos, con este comando, Excel no muestra las flechas desplegables en los rtulos de las columnas, es necesario colocar los criterios en un rango aparte, indicando el rotulo de la columna y el criterio. Ej. Si deseamos buscar a JULIO en el rotulo Nombre, se debe colocar: As: Nombre (en una celda) JULIO (en la siguiente celda)

Nombre JULIO Si JULIO aparece en la primera posicin de la celda lo encuentra y lo muestra, pero si julio no se encuentra en la primera posicin, es necesario colocarle el comodn * para que lo encuentre ej. CARLOS JULIO NOMBRE CARLOS JULIO Para buscarlo se debe colocar *JULIO As: NOMBRE * JULIO Datos \ Filtro \ Filtro Avanzado \ dar rango de la lista \ dar rango del encabezado de la columna y el criterio El rango de la lista (Excel lo indica automticamente) si el indicador del Mouse esta en una celda que contenga datos de la lista. Indicar el rango del criterio (se seleccionan las celdas de Nombre y *PABLO) Aceptar En un filtro se puede buscar varios criterios a la vez Ej. CIUDAD MEDELLIN ESTADO CIVIL CASADO CARRO SI

Si se desea buscar varias ciudades se coloca el encabezado y luego las ciudades as: CIUDAD BOGOTA MEDELLIN NOTA: Para hallar rangos por filtro avanzado se debe colocar el encabezado en dos columnas y en una colocar el inicio y en la otra el final del rango as: ej. Hacer un informe de ventas que estn en el rango de 3 a 5 millones de pesos. VENTAS <5000000 VENTAS >3000000

FUNCIONES 1. Estadsticas a. Max: Se utiliza para hallar el valor mximo dentro de un rango: ej., Hallar el valor mximo de ventas. =MAX (rango de donde se desea buscar el valor mximo) b. Min: Se utiliza para hallar el valor mnimo dentro de un rango: ej. Hallar el valor mnimo de las ventas. =Min (rango) c. PROMEDIO: Se utiliza para hallar el valor promedio dentro de un rango. =PROMEDIO (rango) d. CONTAR.SI. Se utiliza para contar por un determinado criterio, ej. Contar los casados =CONTAR.SI (rango de estado civil, criterio) 2. Matemticas y trigonomtricas a. SUMA: Se utiliza para sumar cualquier rango. =SUMA(rango) b. SUMAR.SI: Se utiliza para sumar utilizando un criterio ej. Sumar las ventas de los casados. =SUMAR.SI (rango del estado civil; criterio; rango de las ventas) VENTAS MAX MIN PROMEDIO SOLTERO CASADO VIUDO SEPRARDO CON CARRO SIN CARRO 3. Texto. CONCATENAR: Se utiliza para unir o concatenar texto. Ej. Unir el contenido de 2 columnas en una sola. Ej. Concatenar columna A y columna B en la columna C. COMISIONES CANTIDAD

En la celda C1 =CONCATENAR (A1, B1) Si se desea dejar un espacio entre el contenido de A1 y el contenido de B1, se coloca texto1 el contenido de A1, texto2 se deja en blanco, texto3 el contenido de B1. 4. LOGICAS Cuando se desea que a un criterio se d un nmero y hay ms de dos criterios. Ejemplo SOLTERO = 1 CASADO = 2 VIUDO = 3 SEPARADO = 4 En el archivo de filtros Si G2=SOLTERO Por verdadero 1 Por falso: si(g2=CASADO;2;SI(G2=VIUDO;3;4)) Si no funciona con; se coloca, FORMATO CONDICIONAL (colocar colores) Se utiliza para colocar una condicin a una celda o rango ej. Colocar color verde a los vendedores casados, se aplica as: Formato/formato condicional En condicional, se coloca valor de la celda (sealar columna) En la segunda pestaa se coloca la condicin, ej. Igual a, a continuacin se coloca la descripcin de la condicin, ej. CASADO, Luego se hace clic en formato/color/ se escoge el color/aceptar Clic en el botn: copiar formato (escoba)/ seleccionar el rango al cual se desea aplicar el formato Para 2007 Seleccionar columna / inicio / estilos / formato condicional / resaltar celdas / es igual a / colocar criterio (ej SOLTERO) / formato personalizado / escoger color. TABLAS DINAMICAS Una tabla dinmica es una hoja de clculo interactiva que resume rpidamente grandes cantidades de datos usando el formato y los mtodos de clculo que el usuario elija.

Una tabla dinmica esta compuesta por campos y elementos, en la elaboracin de una tabla los elementos se pueden convertir en campos Las tablas dinmicas se crean a partir de una lista Las tablas dinmicas calculan automticamente, totales, por tanto no es necesario incluir en la creacin, filas o columnas que contengan totales. Creacin de una tabla dinmica Ubicacin en una celda cualquiera de la lista \ datos \ Asistente para tablas dinmicas \ Excel indica el rango de la tabla \ siguiente \ crear diseo \ siguiente \ terminar

GRAFICOS EN TABLAS DINAMICAS Insertar / tablas / tabla dinmica / grafico dinmico / sealar o verificar rango de datos. En la lista de campos activar los campos de la grafica deseada (no se crea el informe primero): Ej. Crear una grafica de ventas por ciudad: Insertar / tablas / grafico dinmico digitar o verificar rango / se activa ciudad y ventas. PROMEDIOS EN TABLAS DINAMICAS En una tabla dinmica se puede (sumar, contar, sacar promedios, mximo mnimo etc.) As: Clic derecho en una celda del rango en el que se dese hacer la operacin / configuracin de campo de valor / escoger la operacin que deseamos. NOTA: Cuando al crear una tabla dinmica y se coloca el concepto, comisiones, en datos, y no coloca las comisiones sino nmeros como si estuviera contando, es porque hay una columna que esta sumada y no tiene espacio en blanco entre el resultado de la suma y la base de datos MACROS Una macro es un pequeo programa compuesto por un conjunto de formulas y comandos, escritos en un lenguaje llamado Visual Basic, que permite a Excel ejecutar una tarea automticamente o acelerar procedimientos respectivos. Las macros se crean con una grabadora de macros que almacenan lo que se desea realizar en una hoja. Creacin de una macro: Activar una hoja de calculo Desde Herramientas \ Macro \Grabar nueva macro \ Dar nombre a la macro \ Ejecutar los procesos que se desea grabar en la macro

En el nombre de la macro se le puede colocar una letra en donde dice mtodo abreviado, y al ejecutar se puede oprimir ctrl y la letra que se haya dado y la macro ejecuta, o desde ejecutar sealando el nombre. Detener Grabacin: Herramientas \ Macro \ Detener Grabacin. Ejecutar Macro Herramientas \ Macro \ Macros \ Seleccionar el nombre de la macro a ejecutar \ Ejecutar Si en el nombre se coloco una letra para ejecutar se da ctrl y la letra que se haya dado, en algunos casos ctrl shiff y la letra Asignar un botn a una macro Ver \ barra de herramientas \ personalizar / comandos, escoger una categora para seleccionar un botn, que puede ser auto formas, seleccionar un botn y arrastrarlo a una barra de herramientas, hacer clic derecho en el botn, asignar macro, seleccionar la macro a la que se desea asignar el botn, Aceptar Para quitar el botn, se debe regresar el botn a su sitio de origen. Bajar nivel de seguridad (activar macros) Botn de office / opciones de Excel / centro de confianza / configuracin del centro de confianza / configuracin de macros / activar: Habilitar todas las macros

Creacin de una macro manualmente Ejemplo crear una macro para que deje el rango de h2 a h10 en cero: Alt + F11 / insertar / modulo / insertar / procedimiento / limpiar / aceptar / digitar procedimiento ej. Range(H2:H10).value=0 Cerrar ventana de editor, quedando en Excel: vista / macros escoger macro (limpiar) ejecutar. En 2010: Archivo / ayuda / opciones / centro de confianza / configuracin del centro de confianza / configuracin de macros / activar: Habilitar todas las macros

Asignar un botn a una macro en Excel 2007 Clic derecho en un espacio en blanco de la barra de mens / activar: personalizar barras de herramientas de acceso rpido / comandos ms utilizados / macros / sealar macro y agregar / modificar (sise desea cambiar de icono) / escoger icono / dar el nombre que mostrara el icono / aceptar. NOTA: Cuando al crear macros dice macros deshabilitadas y no permite crear ms macros, se hace lo siguiente: Herramientas/macros/seguridad/bajo

CONTROLES Activar el men programador cuando no est activado Botn office / opciones de Excel / ms frecuentes / Activar: mostrar ficha programador en la cinta de opciones Se colocan as desde: programador / controles / insertar / escoger botn / llevar a la pantalla, desplazar / asignar macro. CREAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS Ver \ barra de herramientas \ personalizar \ barra de herramientas \ nueva \ dar nombre Eliminar barra de herramientas Ver \ barra de herramientas \ personalizar \ sealar la barra de herramientas que se desea eliminar / eliminar Cambiar nombre a una barra de herramientas Ver \ barra de herramientas \ personalizar \ sealar la barra de herramientas que se desea cambiar el nombre / cambiar nombre / dar nuevo nombre Colocar iconos grandes Ver \ barra de herramientas \ personalizar \ opciones / activar: iconos grandes Mostrar informacin de los iconos Ver \ barra de herramientas \ personalizar \ opciones / activar: Mostrar informacin de pantalla en las barras de herramientas / click derecho sobre el icono / ah se puede cambiar el nombre

AUDITORIA Este comando permite hacer rastreos en las formulas para detectar posibles errores en la introduccin de las mismas, muestra una representacin grfica del flujo de clculos para ver las celdas que utiliza la formula. Se hace desde el men de: herramientas \ Auditoria \ Rastrear precedentes o dependientes. Precedentes (directos): Son las celdas a las que hace referencia una formula directamente. ej. =suma(A1:a3) esta formula es un dependiente directo de de las celdas a1:a3 Dependientes (indirectos): Son celdas que contienen formulas que se refieren a otras celdas indirectamente. Ej. Hacer una suma en la celda A4 de A1:A3 luego una suma en la celda A8 de las celdas A5:A7, luego en la celda A10 sumo las celdas A4+A8 entonces el resultado de A10 depende de los resultados de las celdas A4 y A8 Para quitar las flecha de rastreo se hace desde: Herramientas \ Auditoria \ Quitar todas las flechas.

MEN DE HERRAMIENTAS Herramientas \ opciones Ver: Activar y desactivar barra de formulas Activar y desactivar formulas, (para que aparezcan las formulas a cambio de los resultados) Activar y desactivar encabezados de filas y columnas Activar y desactivar lneas de divisin Activar y desactivar barras de desplazamiento Activar y desactivar etiquetas de hojas Color de lneas de divisin Activando Formulas, muestra solamente las formulas

Modificar: Mover seleccin despus de entrar (abajo, derecha, arriba, izquierda)

General: Activar y desactivar Estilo de referencia F1C1

(Colocar nmeros en el encabezado de las columnas)

- Numero de archivos usados recientemente - Numero de hojas en un libro - Nombre del usuario (es el que aparece cuando se va a insertar un comentario) - Fuente - Tamao - Ubicacin predeterminada de archivos Listas personalizadas En este rango se pueden colocar las listas con las cuales se pueden hacer series Ej. Si no se puede hacer series con el abecedario, se incluye como NUEVA LISTA y as se puede hacer series Transicin: Guardar archivos de Excel en otras versiones ej. Excel 5.0, Excel 97 etc. Cuando se desconfiguran las teclas de movimiento:

Es porque esta activa la tecla Scroll / Lock Comprobacin de errores - Color de indicador de error COMENTARIOS Insertar Comentario: Se ubica el cursor en la celda en donde se desea colocar el comentario, luego desde; Insertar \ comentario o clic derecho Insertar Comentario, digitar el comentario deseado, hacer clic por fuera de la celda del comentario. En 2007 Se hace desde: Revisar / comentarios Ocultar Comentario: Clic derecho en la celda en donde se encuentra el comentario, Ocultar Comentario. Modificar Comentario: Clic derecho en la celda en donde esta el comentario, Modificar Comentario. Eliminar Comentario: Clic derecho en la celda en donde esta el Comentario, Modificar Comentario.

8.5.2

Enlazar datos a travs de las hojas de Calculo (vnculos):

Cuando se desea que una celda, rango, fila columna etc de una hoja de calculo muestre la misma informacin que otra celda, se pueden unir los datos, de modo que si se cambian los datos de la celda original, los datos de la celda destino tambin cambien. Se proceda as: Se selecciona el rango a vincular en la hoja origen, s selecciona Edicin / Copiar, s selecciona otra hoja (hoja destino), Edicin / Pegado Especial, Pegar Vnculos, se puede observar que cualquier cambio que se haga en la hoja origen, automticamente se hace en la hoja destino, si se cambia un dato en la hoja destino se pierde el vinculo. Se pueden crear vnculos entre celdas de la misma hoja, entre celdas de libros diferentes, o entre archivos diferentes. Para eliminar el vinculo simplemente se elimina la celda destina HIPERVINCULOS Un hipervnculo es aquel que crea un acceso directo o un salto que abre un documento, trae una imagen almacenado en cualquier programa Crear un hipervnculo que abra un archivo de otra pagina Insertar / hipervnculo / archivo o pagina web existente / buscar archivo (explorador) y sealarlo / Aceptar. Crear un hipervnculo que abra un archivo y baya a una celda determinada en Excel de otra pagina Insertar / hipervnculo / archivo o pagina web existente / buscar archivo (explorador) y sealarlo / marcador / sealar la hoja / en referencia digitar la celda deseada / Aceptar. Crear un hipervnculo para ir a una determinada hoja en el mismo archivo donde estamos Insertar / hipervnculo / lugar de este documento / sealar la hoja que se quiere abrir y celda si queremos ir a una celda determinada / Aceptar. Nombre del hipervnculo Se le puede cambiar el nombre ubicndonos en la celda y digitando el nombre deseado (se debe llegar a la celda con las teclas de movimiento) 8.5.5 Cargar una formula a travs de la Hoja de clculo: Cargar una formula a travs de la hoja de clculo: Se puede cargar una formula en una hoja de clculo, que utiliza los datos de otra hoja de clculo.

Las formulas que hacen referencia a varias hojas de calculo se escriben de la forma habitual, pero adems se debe indicar la hoja de calculo en que se encuentra la celda. Ej., =hoja!A1+hoja2!A2 esto indica que el contenido de la celda A1 de la hoja de calculo hoja1 se suma al contenido de la celda A2 de la hoja de calculo hoja2.

3.1

Cajas de texto: Las cajas o cuadros de texto son objetos situados encima de la hoja de trabajo, se utilizan para colocar observaciones que se quieran destacar.

Se puede hacer activando el comando de dibujo, del men Ver, barra de herramientas, y con el botn cuadro de texto, ubicndonos en el sitio donde se desea colocar el texto. Abrir archivos de texto (TXT) en Excel Desde Excel: Archivo / abrir / En tipo de archivo: todos los archivos / buscar archivo / siguiente / en separadores: activar Espacio / siguiente / finalizar Separar una columna en varias en 2010 As: Sealar columna / datos / herramientas de datos / texto en columnas Guardar archivos como texto (TXT) Archivo / Guardar como / en guardar como tipo: Texto (delimitar por tabuladores) Sumar Texto Las celdas que tienen formato de texto se pueden sumar con el operador & de concatenacin. Ej. Celda A1 contiene la palabra Juan, la celda A2 contiene la palabra Jos, la formula quedara as: =A1&A2 y produce el resultado Juan Jos, si se desea que queden separadas las dos palabras se introducen comillas as: =A1& &A2. Luego se copia la informacin unida y se pega con Pegado especial, VALORES, para poder eliminar las columnas origen Funcin potencia Ej. Elevar el nmero 5 a una potencia 2 Insertar / funcin / matemticas y trigonomtricas / potencia / dar el numero base / dar la potencia. Cambiar el tamao de los Iconos

Herramientas \ personalizar \ Opciones Enviar archivos por Internet Crear archivo Archivo / enviar a / destinatario de correo /.... Dividir una hoja en paneles de control Para paneles horizontales, desplazar la barra que aparece sobre la flecha derecha de desplazamiento vertical y ubicarla en la fila deseada. Para paneles verticales, desplazar la fecha que aparece en la cabeza de la flecha de desplazamiento horizontal y ubicarla en la columna deseada Solucin de problemas Cuando la celda activa no se mueve con el teclado hacia abajo: oprimir tecla Despl Colocar fondo (pagina) Formato / Hoja / Fondo / escoger fondo / Insertar Bloq

CONVERTIR NUMEROS EN TEXTO Ej. Convertir 1 = SOLTERO 2 = CASADO 3 = SEPARADO 4 = VIUDO

FUNCION ELEGIR Elegir. Debe ser un numero entre 1 y 29 se utiliza para devolver un valor de una lista Se hace as: insertar / funcin (bsqueda y referencia) / en num ndice se coloca la celda en donde esta el criterio / en valor1 la palabra que se desea si es 1, en valor2 la palabra que se desea si es 2 y as sucesivamente. Ej. Si K2

Valor1 Valor2 Valor3

a b c

Funcin si (lgica) Insertar / funcin (lgica) / si / en prueba lgica se coloca la condicin / en verdadero se coloca el resultado que se desea si es verdadero / en falso lo que se desea que aparezca si es falso. COLOCAR COLOR A LAS CELDAS: Abrir el botn, llamado color de relleno que esta en la barra de herramientas de formato COLOCAR COLOR A LA FUENTE EN LAS CELDAS Abrir el botn, llamado color de fuente que esta en la barra de herramientas de formato INDICADORES Son los colores que aparecen en forma de triangulo en la parte superior derecha o izquierda de las celdas Cuando aparece un indicador de un color diferente al amarillo significa que es un indicador de errores, ej. Que una celda este formateada como texto y al digitar un nmero aparece un indicador, el color de ese indicador puede ser cambiado desde: Herramientas / Opciones / comprobacin de errores / color de indicador de error En 2007 Botn office / opciones de Excel / Formulas / Comprobacin de errores CONVERTIR VALORES DE TEXTO A NMERO Clic en la celda en donde esta el texto o seleccionar el rango del texto, empezando desde la primera celda que contenga texto / clic en el rombo amarillo / convertir en numero

TRIANGULOS EN LAS ESQUINAS DE LAS CELDAS Un triangulo verde en la esquina superior izquierda indican error en la formula, un triangulo rojo en la esquina superior derecha indica un comentario

(Indicadores) Copiar celdas utilizando el ratn Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a copiar. Situarse sobre un borde de la seleccin y pulsar la tecla CTRL. Observa como el puntero del ratn se transforma en .

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango. Soltar la tecla CTRL.

OCULTAR HOJAS Formato/ hoja/ ocultar Colocar Fondo a una hoja Formato / hoja / fondo =RAIZ(25) calcula la raz de 25 =5

BORRAR CELDA: Todo, formatos, Contenido, comentarios

Edicin / Borrar Suprimir solo borra el contenido COLO CAR Y QUITAR COLOR DE ETIQUETA (el color del nombre de la hoja) Seleccionar hoja / Formato / hoja /color de la etiqueta / escoger color / aceptar / picar en otra hoja Para quitar color: Seleccionar hoja / Formato / hoja /color de la etiqueta / sin color / aceptar / picar en otra hoja MOVER HOJAS DE UN ARCHIVO PARA OTRO Seleccionar el archivo y la hoja que se desea mover / edicin o clic derecho, mover o copiar hoja / (aparecen los archivos abiertos a los cuales podemos mover la hoja) indicar el archivo al cual se desea mover y la posicin en donde se desea dejar la hoja que se va a mover Tambin se puede copiar hojas en otros archivos REDONDEAR NUMEROS Se hace desde la funcin Matemticas y trigonomtricas REDONDEAR (nmero; nm_ decimales) Nmero: es el nmero que desea redondear. Nm_decimales: Observaciones

especifica el nmero de dgitos al que desea redondear el argumento nmero.

Si el argumento nm_decimales es mayor que 0 (cero), nmero se redondear al nmero de lugares decimales especificado. Si el argumento nm_decimales es 0, nmero se redondear al entero ms prximo. Si el argumento nm_decimales es menor que 0, nmero se redondear hacia la izquierda del separador decimal.

Ejemplo El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo?

1. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco. 2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda 3. Presione CTRL+C. 4. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. 5. Para alternar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el men Herramientas, elija Auditoria de frmulas y, a continuacin, haga clic en Modo de auditoria de frmulas. A B Frmula Descripcin (Resultado) =REDONDEAR(2,15; 1) Redondea 2,15 a una posicin decimal (2,2) =REDONDEAR(2,149;1) Redondea 2,149 a una posicin decimal (2,1) =REDONDEAR(-1,475;2) Redondea -1,475 a dos posiciones decimales (-1,48) Redondea 21,5 a una posicin decimal a la izquierda del =REDONDEAR(21,5; -1) separador decimal (20)

1 2 3 4 5

COLOCAR DATOS O MODIFICAR EN VARIAS VENTANAS AL TIEMPO Para digitar datos en varias hojas al tiempo, se oprime la tecla ctrl y se sealan las hojas en las cuales se desea hacer el cambio o insertar informacin, luego se digita o cambia la informacin en una de las hojas seleccionadas. COLOCAR COLORES A NUMEROS Sealar rango / formato / Formato condicional / colocar condicin / formato / Color COCATENAR =CONCATENAR(A1,B1,C1,DI) Se puede hacer desde insertar funcin, y se busca la funcin, CONCATENAR

Para dejar espacio entre cada texto, se coloca la celda en donde esta el texto1, en el texto2 se da espacio con la barra espaciadora, luego se da la direccin de la siguiente celda VALIDADCION DE DATOS Se crea una lista, ejemplo: una lista de los Departamentos, se selecciona el rango en donde estn los departamentos, se le da un nombre a esa lista, ejemplo: Departamento, este nombre se coloca atrs del de la barra de formulas, en el indicador de la celda activa. Datos/validacin/en permitir, se da: Lista/en origen se da = y el nombre de la lista en este caso: Departamento as: =Departamento/aceptar. Esa formula se copia en todas las celdas que deseemos que salga (antes de digitar informacin) ESTADO DOCUMENTO DE FECHA DE NOMBRE DIRECCION CIVIL IDENTIDAD NACIMIENTO TIPO NUMERO DIA MES AO PEDRO CRA5 CASADO CEDULA 191863.67 6 MAYO Otros datos Para Validar: SENO de grados, minutos, segundos Ej: 280 17, 44, =seno(a1+(b1/60) + (C1/3600)*3.1416/180 ORGANIGRAMAS PROCESO. Ej. Vaca, leche, queso RADIAL: Padre en el centro, hijos alrededor PIRAMIDE: Hermanos, en orden ascendente o descendente VENN: Frutas CIRCULOS CONCENTRICOS: Hermanos, en orden ascendente o descendente GERARQUIA: Para ordenar las formas (izquierdo, derecho, a ambos lados) Sealar forma / diseo / crear grafico / abrir pestaa de diseo-. En 2010

LUGAR DE NACIMIENTO PAIS DPTO MUNICI

Para agregar: Clic derecho sobre el nivel anterior / agregar forma / agregar forma debajo Cambiar Colores: Diseo / diseos / Cambiar colores Color de texto: Formato / estilos wordArt / relleno de texto Ampliar el organigrama (todo): Formato / tamao Color de fondo a la forma: sealar la forma / formato / relleno de forma Color al fondo del organigrama: Clic dentro del organigrama sin sealar ninguna forma / formato / relleno de forma Color del contorno de la forma: sealar la forma / formato / contorno de forma Organizar formas a los lados (izquierda, derecha, estndar, ambos lados): se puede hacer nicamente con el diseo d: jerarqua / organigrama (es decir con asesor) BUSCARV Busca un criterio en una columna determinada dentro de una matriz y devuelve una referencia en una nica celda. Ejercicio: criterio por el cual se va a busca es la placa, indicando la placa que nos indique que clase de carro es: Se hace con la funcin: Bsqueda y referencia / Buscar V 1. Colocar en una celda cualquiera el criterio por el cual se va a buscar ejemplo: PLACA. Para este ejercicio la colocamos en la celda M4. 2. Colocar en otra celda el criterio a buscar ej. CLASE, para este ejercicio la colocamos en la celda M5. 3. Ubicarnos en la celda en donde queremos la respuesta del criterio a buscar, para este ejercicio me ubico en la celda N5. 4. Ir a formulas de bsqueda y referencia, seleccionar BUSCARV 5. Llenar esa ventana as: En: Valor_ buscado: colocar la celda en donde est el criterio por el cual se va a buscar, para este ejercicio colocamos N4, que es en donde est la placa. En: Matriz_ buscar_ en: sealar el rango en el cual se va a buscar Para este ejercicio se seala desde A1:K185 En: Indicador_ columnas: se indica la columna en donde est el criterio por el cual se va a buscar, teniendo en cuenta que no se da la letra de la columna sino el numero ej. A=1, B=2 etc. Para este ejercicio que vamos a buscar la clase se da columna 2.

En: ordenado: se coloca falso, Aceptar y obtenemos el resultado segn la placa digitada. Nota: Cuando el resultado de lo que se quiere buscar es un numero ej. Ao; se debe formatear la celda de salida para numero; cuando el resultado de salida es una fecha la celda de salida se debe formatear para fecha; cuando la salida tiene letras y nmeros, se debe formatear como General. AGRUPAR Y DESAGRUPAR AGRUPAR: La informacin debe estar ordenada. Sealar informacin / datos / esquema / agrupar / filas y/o columnas DESAGRUPAR: Sealar informacin / Esquema / desagrupar / filas y/o columnas Cuando se agrupa queda marcado con una lnea y al final un signo menos (-), Si se desea que el grupo sealado se oculte se hace clic en el signo menos y el grupo se oculta y queda un signo ms (+), cuando se desee mostrar el rango que est oculto se hace clic en el signo ms (+). SUBTOTALES Primero se debe ordenar la informacin por el concepto o columna que se desea totalizar Se hace desde: Datos / esquema /subtotal En: para cada cambio en: se coloca el concepto o encabezado de la columna por la cual se desea totalizar ej. Ciudad En: usar funcin: indicar lo que se desea hacer ej. Sumar, calcular mnimo o el mximo etc. En: agregar subtotal a: colocar el concepto o encabezado de la columna que se desea totalizar ej. Ventas Activar: - Reemplazar subtotales actuales - Resumen debajo de los datos Aceptar Nota: - Para quitar los subtotales se da en la misma ventana: Quitar todos - En la parte superior izquierda de la hoja de trabajo aparece 1 2 3

En 1 muestra el total general (agrupado) En 2 muestra el total por el concepto escogido (agrupado) En 3 muestra toda la informacin totalizada por el concepto escogido Formas de formular un rango en blanco para que al digitar datos posteriormente, los sume. 1. Me ubico en la celda en donde va a ir la sumatoria / digitar =s / dar doble clic en SUMA / con el mouse, sealar el rango y cerrar el parntesis. 2. Sealar un rango / colocarle un nombre / me ubica debajo del rango sealado / digitar =S / dar doble clic en SUMA / digitar el nombre del rango / Cerrar parntesis. EXCEL 2007 Activar y desactivar botones de Barras de herramientas : Clic derecho sobre cualquier men / activar o desactivar: Minimizar la cinta de opciones. Cambiar de sitio a la barra de acceso rpido: Clic derecho sobre cualquier men / Mostrar la barra de herramientas de acceso rpido por debajo o por encima de la cinta de opciones.

FRECUENCIAS Tomando la base de datos vendedores colocar en la columna I (1=SOLTERO 2=CASADO 3=VIUDO 4=CASADO En la celda f51 digitamos la palabra: grupos y digitamos los grupos as: Grupos 1 2 3 4 De la celas f52 a f55. En la celda g51 digitamos la palabra frecuencias Luego seleccionar los rangos de la f52 a f55 y a su vez el rango de la g52 a g55 (g52:g55) Luego digitamos =frecuencia( indicamos en donde estn los datos en este caso de (i2:i46); indicamos en donde est el rango, en este caso de: f52:f55) oprimimos las teclas: ctrl y shift al tiempo y dar enter as. =frecuencia(i2:i46;f52:f55) ctrl + shift, enter

Digitar =frecuencia(rango de datos (i2:i46); rango de grupos (f52:f55) oprimir las teclas: ctrl y shift al tiempo y dar enter =frecuencia(g17:g20;f18:f20) ctrl y shift al tiempo y dar enter

Funcin SI anidada (Es lo mismo que la funcin lgica SI) La funcin SI. Lo que sta funcin hace es probar si una condicin es verdadera falsa. Si la condicin es verdadera entonces la funcin hace alguna cosa, y si la condicin es falsa entonces se hace otra cosa diferente. Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de letras a nmeros de la siguiente manera: A = 5 y B = 10 Si la celda es igual a A entonces el valor ser 5, pero si la celda es B entonces el valor ser 10. Esto lo podemos resolver con la siguiente funcin SI anidada: SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10)) El resultado ser el siguiente:

Si necesitamos formular una funcin que devuelva un juicio, dependiendo de un criterio Ej. En la base de datos vendedores se puede preguntar por la ciudad y de acuerdo a la ciudad aplicar un porcentaje a las ventas.

Ej. Si es Bogot, un 2%, si es Caqueza un 3%, si e Neiva un 3.5%, si es otra ciudad el 4%.

As: =SI(C2="BOGOTA";E2*2%;SI(E2="CAQUEZA";E*3%;SI(E2="NEIVA";E2*3,5%;E2*4%)))

Prueba Lgica: C2="BOGOTA"

Valor Si Verdadero: E2*2%

Valor SI falso: Si(E2="CAQUEZA";E*3%;SI(E2="NEIVA";E2*3,5%;E2*4%)))

Una funcin si anidada permite solamente hasta siete niveles FORMULAS MATRICIALES Una matriz es un conjunto de datos organizados en filas y columnas, una hoja Excel tiene forma de una gran matriz porque est divida en filas y columnas. Una frmula matricial es una frmula que se aplica a todas las celdas de una matriz 1. Ejecutar varias operaciones y devolver un nico valor en la celda donde se la introduce.

Se crea la formula matricial as: me ubico en la celda d8 y digito =suma(d2:d7*e2:e7) Oprimo ctrl y shift y doy enter al tiempo

2. Ejecutar varias operaciones y devolver mltiples valores en distintas celdas. Frmulas matriciales que devuelven mltiples valores

Se selecciona el rango de la f2 hasta f7 Lugo se digita as: =d2:d7*e2:e7 Se oprime ctrl + shitf y enter al tiempo Y tenemos el siguiente resultado

CONVERTIR COLUMNAS A FILAS O VICEVERSA

Seleccionamos el rango a invertir en este caso de la a1:b13 Damos: Copiar / nos ubicamos en donde deseamos dejar los datos (en este caso en d1); damos: Pegado especial / activamos: Transponer

BUSCAR EL NUMERO QUE MAS SE REPITE EN UN RANGO DE EXCEL

Nos ubicamos en la celda en donde deseamos que salga la respuesta y damos la siguiente formula =MODA(rango en donde estn los nmeros Ej =MODA(A1:A50)

O desde funciones estadsticas, escoger moda y dar rango 2 1 3 3 3 3 =MODA(A1:F1)

Solver Es una de las herramientas ms potentes de Excel, ya que permite hallar la mejor solucin a un problema, modificando valores e incluyendo condiciones o restricciones. Realice el siguiente ejercicio para conocer el funcionamiento de esta herramienta. Digite la siguiente tabla, donde se reflejan las ventas de tres productos. En las columnas D, E y F introduzca las frmulas necesarias para hallar los valores correspondientes.

El ejercicio se trata de ajustar los precios de los productos de forma que el precio total (f9) se rebaje a 20000. Se debe tener en cuenta que el precio de cada producto no puede ser superior o inferior a un precio determinado. Evidentemente, se pueden manipular los precios manualmente hasta conseguir ms o menos el objetivo, pero esta tarea podra tardar bastante tiempo. Cmo se hace con Solver? Activar solver: Archivo / opciones de Excel / complementos / ir / activar SOLVER / aceptar / si pregunta por una instalacin decir que s. El comando solver queda activo en el men DATOS. Nos ubicamos en la celda del valor total (F9) y hacemos clic en solver Aparece una ventana llamada parmetros de solver y colocamos lo siguiente: En Celda objetivo pulsa en F9, que es el precio de venta al pblico (P.V.P.) que se desea rebajar a 20000. Activar la casilla Valores de y digitar 20000 que es el valor al que deseamos rebajar. En Cambiando las celdas seleccionar el rango B4:C6, o puede ser B4:b6 que es el rango donde se pueden modificar los datos, ya que no son frmulas.

Pulsar Agregar y aparece la ventana para dar las restricciones as: 1. B4 debe ser mayor o igual a 1500 (dar agregar)

2. B4 debe ser menor o igual a 2500 (dar agregar)

Lo cual significa que se quiere que Solver cambie los valores de B4 pero que el resultado no sea inferior a 1500 ni superior a 2500. Pulsar nuevamente en Agregar y aadir las siguientes restricciones: Que el valor de B5 no sea superior a 3400 ni inferior a 2500 Que el valor de B6 no sea superior a 4500 ni inferior a 3500 Clic en Aceptar. Debe quedar de la siguiente forma:

Para finalizar pulse clic en el botn Resolver.

Observe que Solver indica que ha hallado una solucin al problema. Mire la hoja de clculo y observe los resultados.

Solver ha ajustado los precios de los productos, hallando un valor para cada uno de ellos, y el valor final coincide con el buscado: 20000. Si pulsa Aceptar, Solver modificar la tabla, escribiendo los nuevos valores. Tambin se puede activar la casilla Restaurar valores originales. Seleccionar la opcin Respuestas de la casilla Informes que est a la derecha y aceptar. Se crea una nueva hoja llamada Informe de respuestas 1. En donde se muestran los valores iniciales, los valores cambias y las restricciones.