DOCUMENTOS COMERCIALES

Son todos los comprobantes extendidos por escrito, en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad comercial, de acuerdo con usos y costumbres y de acuerdo a las disposiciones de la ley. Funciones: * permiten dejar concretada la relación jurídica entre las partes que intervienen en la operación. * constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de actos de comercio * constituyen un elemento fundamental para contabilizar las operaciones. * sirven para el control de las empresa. Pedido: es el documento mediante el cual una persona o empresa, formula un pedido de compra a otras empresa. Obliga al comprador si el vendedor se ajusta al pedido en cantidad y calidad. Nota de Venta: en algunas empresas, una vez recibido el pedido, se emite la nota de venta, que sirve para documentar todos los pedidos, puesto que éstos pueden recibirse por teléfono, personalmente . De esta manera se concreta el compromiso entre las partes y además se pueden programar las entregas de la mercadería. Remito: se usa para entregar la mercadería vendida. En él, la persona que recibe los bienes deja constancia de la conformidad y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Factura: después de entregada la mercadería (mediante el correspondiente remito o sin él) se extiende la factura. Con este documento de contabiliza la deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado el compromiso de pago. Nota de débito: tiene como objeto contabilizar una partida a favor de una empresa y en contra de un cliente de ella. Se usa cuando se han hecho gastos que debe pagar el cliente (fletes, sellados), cuando se formula un cargo por intereses a cobrar y cuando se comete un error por defecto en la factura.
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Es el que realmente justifica el pago. Resumen de cuenta: es le comprobante en el que se detallan los débitos y créditos que se le han practicado al cliente en un determinado período de tiempo. cheques o pagaré. Pagaré: es un documento mediante el cual una persona adquiere el compromiso de pagar a otra una suma de dinero en una fecha determinado.Nota de crédito: sirve para documentar un crédito a favor de un cliente por devoluciones. CONTABILIDAD La contabilidad es la herramienta que nos permite obtener gran parte de la información que se utiliza en una empresa para tomar decisiones. La contabilidad clasifica. Mediante la contabilidad : 1) Se registra la actividad económica de la empresa a fin de reunir la información necesaria para conocer su situación. acumula y presenta los diversos hechos económicos que se generan dentro del ámbito de la empresa. Recibo: es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido de otra una determinada suma de dinero. registra. incluyendo también el saldo correspondiente. Cheque: es una orden de pago dada sobre un banco. 2) Se consigna en los libros de comercio el derecho de propiedad de la empresa sobre sus bienes y las deudas a su cargo. sus beneficios y pérdidas. 3) Se resguardan esos bienes con sistemas de control destinados a impedir fraudes y errores. etc. rebajas de mercadería. a fin de conocer la situación y los resultados de la empresa y controlar todo cuanto se relaciona con su desenvolvimiento. DEFINICION: Es una metodología concebida para producir información sistemáticamente organizada. en el cual tiene un librador fondos depositados en cuenta corriente a su orden o créditos en descubierto. para corregir excesos efectuados por error en las facturas. Página 2 .

etc. Cuenta o rubro es la agrupación de todas las partidas o anotaciones que son de la misma naturaleza o responden al mismo concepto. Esos datos deben ser agrupados. para poder llevar un ordenamiento. Las operaciones registradas en los libros de contabilidad son hecho revelados contablemente. con el fin de cumplir las disposiciones de la ley y lograr la información necesaria para conocer su situación . Definición de cuenta: Es elemento básico para la compilación de los datos. dependiendo de su origen. El libro de Inventarios y balances. todas las operaciones de la empresa.TENEDURIA DE LIBROS: Es la técnica de que se vale la contabilidad para llevar a cabo la tarea de registrar las operaciones de una empresa en sus libros principales y auxiliares. También se registran los balances y estados de ganancias y perdidas y el inventario de los bienes y deudas a la fecha de cada balance. ). un control y su propio estudio. etc. y en orden en que se realizan. compras. Estas agrupaciones de la que hablamos se denominan cuentas. Página 3 . y para probar éstos hechos es necesaria la documentación comercial. En la contabilidad se trabaja con datos de distinta naturaleza ( ventas. con la determinación precisa de las partidas acreedoras y deudoras. documentos a cobrar. LIBROS DE COMERCIO Son los registros en donde se anotan las operaciones que realiza la empresa. 2) Los libros declarados indispensables son: El Diario. mercaderías. que se inicia con la anotación de todo lo que el comerciante posee (dinero. propiedades. donde se asientan día por día . Resumen de disposiciones legales: 1) Todo comerciante esta obligado a llevar cuenta y razón de todas sus operaciones. ) y de todo lo que debe a sus acreedores.

es el que se dispone una hoja para cada cuenta y se anota cada movimiento de la misma. 4) Los libros indispensables deben estar encuadernados y foliados y deben rubricarse en el Registro Público de Comercio. Como condición inexcusable de exactitud. estática ) Activo . ( ec dinámica ) PARTIDA DOBLE: Es un sistema de contabilidad mediante el cual en toda anotación o asiento se registran una o más partidas ( importes que se anotan ) deudoras o acreedoras. intereses a pagar. con excepción de los minoristas que lo pueden realizar cada tres. Está formado por el conjunto de los bienes económicos y derechos de una persona o asociación y también por los cargos que la gravan.Pasivo = Capital + Ganancias .Pasivo = Patrimonio Neto ( ec. PATRIMONIO. Cada cuenta está dividida en dos partes: el debe y el haber. documentos a pagar. 5) Conservar los libros hasta diez años después del cese de actividades Libros no indispensables : El Mayor . documentos a cobrar. mercaderías. etc ) Se denomina Patrimonio Neto a la diferencia que existe entre el activo y el pasivo. el importe de las partidas deudoras debe coincidir con el de las partidas acreedoras. Activo: Son los bienes económicos que se poseen ( dinero.3) Los balances deben ser confeccionados todos los años.Pérdidas. Página 4 . Activo . etc ) Pasivo: Es todo lo que se debe por distintos conceptos (obligaciones con terceros.

3) Lo que entra se debita y lo que sale se acredita. Reglas prácticas para determinar el deudor y el acreedor.Principios fundamentales de la partida doble. 5) Un aumento de activo o una disminución de pasivo se debitan. mercadería. 1) No hay deudor sin acreedor y viceversa. documentos a cobrar. etc. 6) Un aumento de pasivo o una disminución de activo se acreditan. ) Página 5 . ( caja. Para determinar partidas deudoras: quién recibe ? qué cuenta recibe ? qué recibo ? qué entra ? Para determinar partidas acreedoras: quién entrega ? qué cuenta entrega ? qué entrego ? qué sale ? Clasificación de las cuentas 1) cuentas patrimoniales 2) cuentas de resultados 3) cuentas de orden 1) Las cuentas patrimoniales se dividen en tres grupos: Cuentas activas o de activo: comprenden todos los bienes y derechos de que es titular la sociedad. 2) La cuenta que recibe le debe a la que da. 7) Las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan. 4) Todo lo que entra es igual a todo lo que sale.

Cuentas representativas del patrimonio neto: representa el exceso de activo sobre el pasivo y además la participación de los socios en el total del activo de la sociedad. acreedores varios: represente las deudas con los proveedores . bienes de uso: son los bienes que utiliza la empresa para poder realizar sus operaciones comerciales. créditos: son los derechos que la empresa tiene contra terceros para recibir sumas de dinero u otros bienes y servicios. Página 6 . pasivos corrientes: son aquellos cuyo vencimiento se produce dentro de los doce meses a partir de la fecha de cierre de balance. activos no corrientes: son los que se exceden del período de doce meses previsto para considerarlo corriente. bienes de cambio: incluyen las cuentas donde se van a contabilizar los bienes con cuya producción o compraventa se persiguen los beneficios de la empresa. y compromisos. inversiones: son las colocaciones efectuadas con ánimo de obtener una renta u otro beneficio y no formen parte de la estructura comercial de la empresa. cuentas pasivas o de pasivo: comprende todos los derechos que a la fecha de cierre de balance los terceros adquieran o puedan llegar a adquirir contra la empresa. pasivos no corrientes: son aquellos cuyo vencimiento se produce en un período en el cual no se los considera corriente.activos corriente: son aquellos cuyas realización se produce dentro de los doce meses a partir del balance general. disponibilidades: Constituyen el dinero que dispone la empresa para enfrentar sus compras. gastos. obligaciones a pagar: representa las deudas documentadas contra terceros.

y beneficios o utilidades. gastos. Descuentos: Se contabilizan los descuentos que obtenemos cuando por ejemplo anticipamos un pago a un proveedor. Intereses: Contabiliza los intereses pagados a nuestro cargo. etc. 3) cuentas de orden: Son representativas de operaciones que no repercuten directamente en el patrimonio. alquileres: Se cargan en esta cuenta los importes pagados en conceptos de locación de los edificios afectados a la explotación. Impuestos: Pago de impuestos a la propiedad. Sueldos: contabiliza los sueldos pagados al personal. Gastos generales: en este rubro se registran gastos como por ejemplo pago de luz. b) cuentas de resultado positivo: Ventas: en este rubro se contabilizan las ventas de mercadería. teléfonos. de cualquier naturaleza que sean. que se refleja en el saldo de las cuenta Ganancia y Pérdida. pérdidas. Intereses: Se registran en esta cuenta los intereses que percibimos por capitales prestados a otras personas o por el crédito que le concedemos. a) cuentas de resultados negativos: Costo de mercadería vendida: se usa para contabilizar el costo de las mercaderías que se han vendido a los clientes.2) Cuentas de resultado: tienen como finalidad de contabilizar todos los quebrantos. Es la fuente principal de ganancias de la empresa. para determinar el aumento o la disminución del patrimonio. Página 7 . ni afectan a los resultados de la explotación. etc. De lo expuesto se deduce que existen cuentas de resultados negativos ( costos y pérdidas ) y cuentas de resultado positivo ( ingresos de la explotación y beneficios ). Renta de propiedades: Se acreditan en esta cuenta los alquileres que percibimos por la locación de nuestros edificios.

con sus respectivos importes acreedores y deudores y el saldo que resulta de estos. BALANCE DE SUMAS Y SALDOS Es un estado en el cual se consignan todas las cuentas abiertas en el libro mayor. PASE AL LIBRO MAYOR. JORNALIZACION DE LAS OPERACIONES Se denomina de esta manera al acto de registrar los asientos de contabilidad en el libro diario. donde se dedica un folio para cada una de éstas. ³ 1 ³ caja ³ ³ a capital ³ ³ 20000 ³ ³2³ ³ ³ 20000 ³ ( inicio de las operaciones con un capital únicamente efectivo) FUENTE DE LA JORNALIZACION Los documentos son la fuente de donde provienen los datos necesarios para la JORNALIZACION de las operaciones. Se debita por mercaderías que recibimos en consignación y se acredita por las que salen. Valores recibidos en garantía: Se debita por los valores que recibimos en garantía. por ejemplo en el caso de un contrato de alquiler. Tiene como objetivo clasificar las distintas partidas acreedoras o deudoras de cada cuenta.Mercaderías a consignación: Su saldo es deudor. Se acredita cuando devolvemos esos valores. Tiene como objetivo comprobar si el pase de los asientos de Diario al Mayor ha sido hecho Página 8 . Diario de dos Columnas.

No es obligatorio. Este balance se confecciona periódicamente. el pasivo y la diferencia resultante ( patrimonio neto ). En general. CONCEPTO DE EJERCICIO ECONÓMICO El ejercicio económico es el período de tiempo que media entre las fechas de dos balances consecutivos. Las operaciones previas a la preparación del balance general son: Página 9 . formada por el capital y las reservas. La situación patrimonial que revela el balance se advierte a través de la composición que presenta el activo. más las ganancias o menos las pérdidas de las operaciones realizadas. según la necesidad de cada empresa. pero casi todas las empresas cierran su ejercicio el 31 de diciembre. el ejercicio debe cerrarse al concluir una temporada de producción y venta. y por ello se lo denomina también Balance de Comprobación. según se trate de un beneficio o un quebranto. Sirve además para la preparación del balance general que se practica al final de cada ejercicio. y se demuestran por medio del estado de ganancias y pérdidas. en donde figuran todas las cuentas que representan ingresos de la explotación y beneficios y todas las que se utilizan para contabilizar costos y pérdidas. Los resultados económicos se reflejan en el saldo final de la cuenta Ganancias y pérdidas. BALANCE GENERAL El balance general es un estado de contabilidad que permite conocer la situación patrimonial de una empresa o comerciante y sus resultados económicas. para que la información brindada por el mismo se no sea incompleta.correctamente. que por naturaleza incrementa o reduce el patrimonio. respectivamente. por lo general se lo realiza al final de cada mes.

e) Refundición de cuentas: para practicar el balance de todas las cuentas de resultados deben refundirse en la de ganancia y pérdida. se desvalorizan por su desgaste o deterioro. 3) Control de cuentas: Con el balance de comprobación debe verificarse la exactitud de los saldos que han de integrar el balance general y el estado demostrativo de ganancias y pérdidas. etc ). 2) Inventario: Para practicarlo hay que proceder al recuento de las mercaderías. con el objeto de conocer la ganancia o pérdida neta del ejercicio. pues el anterior habrá sufrido diversas modificaciones. d) Todas las empresas tienen deudores incobrables. por ejemplo. Ello debe ser subsanado mediante la contabilización de asientos de ajuste. etc). En el inventario también se incluyen los depósitos en los bancos. instalaciones. Si este control se corre el peligro de que ese estados no reflejen la verdadera situación de la empresa. o por cual hay que contabilizar la depreciación respectiva a efectos de ajustar el valor de estos bienes. y la arqueo de los valores en existencias ( dinero. si se han producido pérdidas o roturas. Así. muebles. obligando a realizar los ajustes pertinentes. f) Balance final de comprobación y saldos: Después de contabilizar los asientos de ajuste hay que preparar otro balance de comprobación y saldos. 4) Ajustes: Estas operaciones tienen los siguientes objetivos: a) Hacer concordar los valores de inventario con los saldos de libros. las cuentas a cobrar no documentadas y el pasivo de la empresa. c) Las mercaderías pueden desvalorizarse por diferentes razones ( roturas.1) Balance de comprobación y saldos. Página 10 . es posible que el saldo de la cuenta mercadería no coincida con los valores recontados. Con este se confecciona el balance general y su estado de ganancias y pérdidas. b) Los bienes de uso ( maquinarias. máquinas y otros bienes semejantes. En consecuencia. cambio de moda. es necesario regularizar el valor de las mercaderías y contabilizar la depreciación que hayan sufrido. etc ). documentos. muebles.

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