Tesis - Gestion de La Innovacion Aplicada A Proyectos Culturales en El Maac Cine Guayaquil

CONTENIDO
Introduccin .................................................................................................................. 1 CAPTULO 1: Antecedentes del MAAC Cine ............................................................. 4 1.1 Breve Historia ..................................................................................................... 4 1.2 Situacin Actual .................................................................................................. 5 1.3 Anlisis comparativo de la gestin de Ocho y Medio y ESPOL ........................ 9 CAPTULO 2: Procesos operativos del MAAC Cine................................................. 14 2.1 Resumen General de la Actividad del MAAC Cine ......................................... 17 2.2 Definicin de procesos ...................................................................................... 19 2.2.1 Proceso para la elaboracin de la parrilla de programacin ...................... 20 2.2.2 Proceso para la calendarizacin de actividades varias ............................... 22 2.2.3 Proceso de registro de proveedores ............................................................ 24 2.2.4 Proceso de trfico de pelculas ................................................................... 26 2.2.5 Proceso de elaboracin de rdenes de pago a proveedores ........................ 28 2.2.6 Proceso de depsito de recaudacin de taquilla ......................................... 30 2.2.7 Proceso de entrega de pases de cortesa ..................................................... 32 2.2.8 Proceso de distribucin y entrega de la revista MAAC Cine..................... 34 2.2.9 Proceso de venta de tarjetas de socio ......................................................... 36 CAPTULO 3: Misin, Visin y Manual de polticas ................................................ 38 3.1 Misin del MAAC Cine .................................................................................... 44 3.2 Visin del MAAC Cine ..................................................................................... 44 3.3 Alcance del manual de polticas ........................................................................ 45 3.4 Poltica de uso de las instalaciones ................................................................... 46 3.5 Poltica de uso de equipos de cmputo y proyeccin ....................................... 48 3.6 Poltica para traslado de equipos ....................................................................... 50 3.7 Poltica de administracin del personal............................................................. 52 3.8 Poltica de manejo de la informacin ................................................................ 54 3.9 Poltica de uso de la conexin a Internet y correo electrnico .......................... 57 CAPTULO 4: Manual de funciones .......................................................................... 59 4.1 Organigrama funcional del proyecto MAAC Cine ........................................... 60 4.2 Funciones del director del proyecto .................................................................. 61 4.3 Funciones del administrador ............................................................................. 63 4.4 Funciones del director de programacin ........................................................... 66 4.5 Funciones del relacionista pblico .................................................................... 68 4.6 Funciones del editor de la revista MAAC Cine ................................................ 70 4.7 Funciones del responsable de trfico ................................................................ 72 4.8 Funciones del responsable de apoyo grfico ..................................................... 74 4.9 Funciones del proyeccionista ............................................................................ 76 4.10 Funciones del luminotcnico .......................................................................... 78 4.11 Funciones del boletero/acomodador ............................................................... 80 4.12 Funciones del auxiliar de logstica y servicios ................................................ 82
CAPTULO 5: Software para procesos operativos ..................................................... 84 CAPTULO 6: Indicadores de gestin de producto .................................................... 90 6.1 Indicadores de capital relacional ....................................................................... 91 6.1.1 Nmero de convenios con distribuidores internacionales de pelculas ...... 92 6.1.2 Nmero de convenios con distribuidores nacionales de pelculas ............. 93 6.1.3 Nmero de convenios con entidades pblicas ........................................... 94 6.1.4 Nmero de convenios con entidades privadas ........................................... 95 6.2 Indicadores de capital estructural ...................................................................... 96 6.2.1 Nmero de festivales cinematogrficos auspiciados.................................. 97 6.2.2 Nmero de funciones de cine ..................................................................... 98 6.2.3 Nmero de eventos de artes escnicas ....................................................... 99 6.2.4 Nmero de eventos del programa Cultura para todos .......................... 100 6.2.5 Promedio de asistencia por funcin de cine ............................................. 101 6.2.6 Promedio de asistencia a eventos de artes escnicas ............................... 102 6.2.7 Promedio de asistencia a eventos del programa Cultura para todos..... 103 6.2.8 Porcentaje de ocupacin de la sala ........................................................... 104 6.2.9 Nmero de cesiones de espacio sin costo ................................................ 105 6.2.10 Nmero de alquileres de la sala ............................................................. 106 6.2 Indicadores econmicos .................................................................................. 107 6.3.1 Recaudacin por funcin de cine ............................................................. 108 6.3.2 Costo promedio de la programacin de cine ............................................ 109 7. Bases del concurso ................................................................................................ 110 Conclusiones y recomendaciones ............................................................................. 116 ndice de Tablas ........................................................................................................ 118 ndice de Figuras ....................................................................................................... 120 Referencias y documentacin utilizada..................................................................... 121
Proyecto de Graduacin - MSIG

Gestin de la Innovacin Aplicada a Proyectos Culturales en el MAAC Cine de Guayaquil
Introduccin
MAAC Cine es un proyecto de la Direccin Regional de Cultura del Banco Central del Ecuador que funciona desde hace ms de 5 aos con el objetivo de desarrollar la cultura cinematogrfica nacional. La gestin de un proyecto cultural de este tipo requiere un conocimiento profundo de las diferencias entre las diferentes formas de hacer cine:
Cine de autor Cine independiente Cine arte Cine comercial Cine experimental
A la luz de la explicacin previa, resulta evidente que la operacin del MAAC Cine y su programacin difieren en varios aspectos al manejo de las salas de cine comerciales, en virtud de que el proyecto MAAC Cine no tiene fines de lucro ni persigue otro rendimiento, que el de presentar producciones del sptimo arte de gran calidad que difcilmente podran ser apreciadas en las salas de cine comerciales, debido a la dificultad de recuperar la inversin econmica realizada para la adquisicin de los derechos de exhibicin.

Para ver e sta pelcu la, d ebe disponer de QuickTime y de un descompresor TIFF (Uncompressed).
Figura 1: exteriores del MAAC Cine, Cine del Puente
Esta propuesta tiene como objetivo fundamental contribuir al establecimiento de las bases y criterios administrativos, adems de los parmetros de medicin, que los directivos del Banco Central del Ecuador y de las entidades responsables de administrar el proyecto debern considerar para evaluar el cumplimiento de los objetivos para los cuales este espacio fue creado.
Una vez concluido el documento, el lector podr encontrar en l una orientacin clara de los procesos fundamentales que permiten el funcionamiento de la sala, un conjunto de polticas y la definicin de las funciones que el personal de MAAC Cine deber desempear en el ejercicio de sus cargos.

Es mi aspiracin que este trabajo sea tambin de utilidad para los directivos del Banco Central del Ecuador y de la Direccin Regional de Cultura, sobre quienes pesa la responsabilidad de designar a la entidad que administre este espacio, construido y en funcionamiento gracias a fondos pblicos destinados a financiar la ejecucin de polticas culturales, que correctamente aplicadas faciliten la difusin de las artes en todas sus formas y expresiones.
Debo expresar tambin que lo que se detallar a continuacin, es producto de la observacin, el seguimiento, el anlisis y las opiniones del suscrito, quien por encontrarse cumpliendo la tarea de administrar el MAAC Cine, conoce de primera mano el da a da y todas las actividades que se programan en este espacio, sus problemas, limitaciones y la gran cantidad de opiniones y crticas que a favor y en contra se emiten de la ESPOL, entidad responsable del proyecto MAAC Cine, as como de la Direccin Regional de Cultura y del Banco Central del Ecuador.

CAPTULO 1: Antecedentes del MAAC Cine

1.1 Breve Historia
En la ciudad de Guayaquil, debido a la inexistencia de un espacio dedicado
exclusivamente a la proyeccin de cine alternativo de calidad, el Banco Central del Ecuador, a fin de ofrecer a la comunidad un servicio cultural, inaugur en diciembre 2003 el MAAC CINE como producto anexo al Museo Antropolgico y de Arte Contemporneo (MAAC). Desde entonces el MAAC CINE ha recibido a ms de 2.000 espectadores por mes, y ha proyectado alrededor de 300 pelculas por ao tanto de produccin nacional como internacionali.
La direccin del MAAC Cine estuvo a cargo del grupo OCHO Y MEDIO durante los primeros 4 aos, siendo stos los responsables del proyecto. Desde el 2008, ao en que la ESPOL gan el concurso organizado por el Banco Central del Ecuador, la institucin ha trabajado de manera coordinada con el Banco Central del Ecuador para fortalecer la imagen que la Direccin Cultural Regional y ofrecer sus servicios a fin de brindar un producto alternativo que busca incentivar la cultura cinematogrfica en nuestro pas.

1.2 Situacin Actual

Quienes formamos el equipo de trabajo de MAAC Cine, estamos concientes de que no slo debemos programar un cine para el pblico, es nuestra responsabilidad crear un pblico para el cine y trabajar para que, en algn momento, muchos de los jvenes que estn sentados en la sala se conviertan en creadores de cine y no slo en consumidores.
Cuando se plantea un desafo tan trascendente como convertirse en el mediador entre un pblico vido de cultura cinematogrfica y el medio que puede concretar esta aspiracin, las perspectivas y desafos son mltiples, sobre todo si pensamos que un proyecto de esta naturaleza puede ser autosustentable si se crean estrategias inteligentes y creativas de posicionamiento, si se programa a partir de un profundo conocimiento del medio, con un compromiso que convierta a los espectadores en partcipes activos del proyecto cultural.
El cine como ninguna de las artes nos permite una visin introspectiva (mirarnos a nosotros mismos). Sin embargo vivimos en un pas con muy pocas imgenes propias, con una cultura que recicla las imgenes de otras culturas. Por esta razn no se pueden aislar los procesos y programar con criterios subjetivos de un programador, sin propuestas integrales que promuevan el desarrollo de una cultura cinematogrfica del entorno, sobre todo si no conocemos profundamente el pblico al que nos dirigimos.

No nos podemos imaginar un pas sin msica propia, una cultura sin danza, plstica, narrativa, sin identidad, sin historia. Hace algunos aos el dramaturgo cubano Lichi Diego durante la dcimosexta version del festival de Cine de la Habana, deca: ver una pelcula ecuatoriana, es algo extraordinario, algo inslito, tanto como ver un tigre de bengala albino o algo as, es algo extico, raro, como una especie en extincinii.
Hacer llegar cada mes a los cinfilos y al ciudadano de a pie, una programacin cinematogrfica de calidad con criterios museogrficos, demanda una ardua labor; son tambin muchas las horas de trabajo invertidas en elaborar la revista que, mes a mes, MAAC Cine entrega de forma gratuita gracias al auspicio de entidades privadas comprometidas con este proyecto de difusin cinematogrfica.
Cada da, adultos, nios, jvenes, estudiantes, maestros y pblico en general que independientemente de su condicin social, nivel de formacin o su ideologa, han encontrado en el MAAC Cine el espacio adecuado para entretenerse, aprender, intercambiar ideas u opiniones y, con su presencia, contribuir al mejoramiento continuo de este espacio cultural.
El xito del MAAC Cine nos ha permitido reconocer que su operacin y programacin difieren en varios aspectos a lo realizado en las salas de cine comerciales, en virtud de que este proyecto cultural no tiene fines de lucro ni persigue otro rendimiento, que el de presentar el otro cine, aquellas producciones del

sptimo arte que difcilmente podran ser apreciadas en otras salas de cine debido a la dificultad de recuperar la inversin econmica necesaria para la adquisicin de los derechos de exhibicin.
Hoy, MAAC Cine no es slo un espacio dirigido a la promocin del cine, es tambin el lugar donde confluyen las obras y los creadores de las ms variadas expresiones artsticas: pintura, escultura, arquitectura, literatura, msica y danza. El cine del puerto tambin ha dado cabida a varios exponentes de las ms diversas disciplinas cientficas; mltiples conferencias sobre los ltimos adelantos tecnolgicos, medio ambiente y problemticas sociales han permitido que un gran nmero de personas tengan acceso a informacin oportuna y veraz.
Nuestra conviccin y voluntad de contribuir a la democratizacin de los espacios culturales nos ha permitido, de la mano con el programa Cultura para Todos del Banco Central del Ecuador, acercar a los adultos mayores y a los ms pequeos al cine y al teatro. No puedo describir con palabras la emocin de los nios, en su mayora de escuelas fiscales y municipales, que llegan de la mano con sus profesores a presenciar por primera vez la proyeccin de una pelcula en pantalla gigante.
Todo esto no sera posible sin el aporte del selecto grupo humano de las reas de programacin, trfico, edicin, diseo grfico, relaciones pblicas, tcnicos de cabina y acomodadores. En captulos posteriores, se detallarn los procesos y las

responsabilidades de todos quienes hacen posible que MAAC Cine sea algo digno de imitarse.
La capacidad de innovar constituye un recurso ms de la empresa al igual que sus capacidades financieras, comerciales y productivas y debe ser gestionado de una manera rigurosa y eficienteiii.

1.3 Anlisis comparativo de la gestin de Ocho y Medio y ESPOL
ASISTENCIA DEL PBLICO AL MAAC CINE GUAYAQUIL

** SLO FUNCIONES DE CINE EN PROGRAMACIN REGULAR **
DATOS REALES
OCHO Y MEDIO - RESUMEN ASISTENCIA 2007 TOTAL ASISTENCIA, FUNCIONES 7 DAS A LA SEMANA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO DE ENERO A JULIO - 2007
DATOS PROYECCIN
PROYECCIN ASISTENCIA, FUNCIONES 5 DAS A LA SEMANA DE ENERO A JULIO - 2007
MAAC CINE GUAYAQUIL

CINE - PROGRAMACIN REGULAR
3.433
2.978
2.796
2.599
7.954
3.477
2.647
25.884
DATOS REALES
18.489
DATOS PROYECCIN
PROYECCIN ASISTENCIA, FUNCIONES 7 DAS A LA SEMANA DE ENERO A JULIO - 2008
ESPOL - RESUMEN ASISTENCIA 2008
TOTAL ASISTENCIA, FUNCIONES 5 DAS A LA SEMANA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO DE ENERO A JULIO - 2008
MAAC CINE GUAYAQUIL

CINE - PROGRAMACIN REGULAR
1.748
2.724
4.797
1.909
1.553
2.501
3.583
18.815
26.341
EL ANLISIS DE LAS CIFRAS EST ELABORADO CONSIDERANDO QUE DE ENERO A JULIO DEL 2007, AO EN EL QUE SE REALIZABAN FUNCIONES DE CINE LOS 7 DAS DE LA SEMANA, ASISTIERON A MAAC CINE 25.884 PERSONAS; EN EL 2008, CON SLO 5 DAS DE ACTIVIDAD A LA SEMANA, ASISTIERON 18.815 PERSONAS. REALIZANDO UNA PROYECCIN DE ESTAS CIFRAS, SI DURANTE EL 2008 DURANTE LA ADMINISTRACIN DE LA ESPOL SE HUBIERAN PROGRAMADO FUNCIONES DE CINE LOS 7 DAS DE LA SEMANA, LA ASISTENCIA ESTIMADA SERA DE 26.341 PERSONAS, REPRESENTANDO UN CRECIMIENTO DEL 1,8% RESPECTO AL AO ANTERIOR.
Tabla 1

RESUMEN ASISTENCIA 2008 MAAC CINE GUAYAQUIL

CINE ALQUILERES CULTURA PARA TODOS CESION DEL ESPACIO CINE DEL PUENTE
TOTAL ASISTENCIA 2008
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
1.748 285 -
2.724 274 -
4.797 546 -
1.909 424 120
1.553 550 600 126
2.501 147 882 2.070 -
3.583 1.151 331 901 -
2.419 208 2.147 323 49
2.249 2.086 1.354 35
3.236 621 1.492 2.360 35
2.028 1.280 1.060 918
2.886 931 1.246 333 65
31.633 5.173 10.268 9.199 310
TOTAL:
2.033
2.998
5.343
2.453
2.829
5.600
5.966
5.146
5.724
7.744
5.286
5.461
56.583
Tabla 2
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Cuando se trata de determinar los aspectos positivos y negativos de la gestin realizada por la institucin a cargo del proyecto MAAC Cine, la tarea es complicada.
Cmo cuantificar el xito o fracaso de una actividad cultural? En los cuadros anteriores se muestran los resultados obtenidos al medir el nico indicador considerado desde el origen del proyecto: el ndice de asistencia a la sala, desde la perspectiva de las categoras asignadas a los eventos segn el criterio del Banco Central del Ecuador.
Es as como, al cuantificar las cifras, stas corresponden a las siguientes categoras relacionadas directamente con los antecedentes de cada evento:
CINE ALQUILERES CULTURA PARA TODOS CESIN DEL ESPACIO CINE DEL PUENTE
CINE y ALQUILERES corresponden a eventos que han generado algn tipo de ingreso econmico para el Banco Central del Ecuador, mientras que CULTURA PARA TODOS, CESIN DEL ESPACIO Y CINE DEL PUENTE corresponden a eventos de entrada libre que no reportan ingresos econmicos.
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En CINE se incluye la proyeccin de pelculas en programacin regular definida por el Director de Programacin en coordinacin con el grupo de trabajo de MAAC Cine, segn la disponibilidad de pelculas por parte de los proveedores y las presentaciones especiales en estreno y avant premiere.
ALQUILERES resume los eventos en los que la Direccin Regional de Cultura ha decidido facilitar el uso de la sala a empresas o entidades que, luego de cancelar algn valor econmico por el espacio, organizan actividades (culturales, artsticas, educativas, empresariales, etc.) en MAAC Cine. Aqu tambin se incluye a las presentaciones teatrales y de danza que generan un ingreso econmico al Banco Central del Ecuador por participacin de taquilla, en procentajes que fluctan entre el 30% y 40%.
CULTURA PARA TODOS es el nombre que recibe uno de los programas de la Direccin Regional de Cultura con el objetivo de acercar a las personas de escasos recursos econmicos y sectores marginales de la ciudad y la provincia a las actividades artsticas y de promocin cultural que son organizadas peridicamente, sin fines de lucro.
CESIN DEL ESPACIO resume los eventos en los cuales la Direccin Regional de Cultura ha cedido el MAAC Cine a terceros (entidades y personas naturales) para la realizacin de eventos sin costo.
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CINE DEL PUENTE se refiere a las proyecciones que se realizan en los exteriores del MAAC Cine, que pueden ser apreciadas en horario nocturno por las personas que acuden los fines de semana al Malecn 2000.
En varias oportunidades se ha detectado que la categorizacin de los eventos utilizada no refleja de forma fidedigna la naturaleza de los mismos; tampoco establece una diferencia clara entre eventos organizados por el operador del MAAC Cine o por gestin directa de la Direccin Regional de Cultura del Banco Central del Ecuador.
Tampoco se tienen datos respecto del tipo de pblico que acude a la sala en lo referente a sus edades y su gnero, puesto que la rigidez y falta de parametrizacin del sistema informtico utilizado en la boletera no facilita la realizacin de esta medicin.
A la luz de todo lo explicado anteriormente, es notorio que se requieren otros indicadores que permitan medir cualitativa y cuantitativamente la calidad de la gestin de los operadores de MAAC Cine, por lo que en el captulo 6 Indicadores de Gestin de Producto se presentan otros parmetros de medicin que servirn a futuro para monitorear y tomar correctivos por la acciones u omisiones de quienes son los responsables del proyecto.
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CAPTULO 2: Procesos operativos del MAAC Cine

Las organizaciones, funcionalmente, desarrollan mltiples actividades que tienen como fin comn la entrega de un producto o servicio. Dichas actividades se pueden desarrollar en las diferentes reas de la organizacin, a este conjunto de actividades coordinadas una tras otra, reciben el nombre de proceso.
<< El proceso se define como un conjunto de actividades que reciben uno o ms insumos y crea un producto de valor para el cliente, sea este cliente interno o externoiv >>
Siendo el MAAC Cine propiedad del Banco Central de Ecuador y, con la finalidad de mantener un mejor control en los resultados de las actividades se han establecido varios tipos de procesos, tales como:
Procesos gobernantes o estratgicos: se considerarn a aquellos que proporcionan directrices a los dems procesos y son realizados por el directorio u organismo que haga sus veces y por la alta gerencia para poder cumplir con los objetivos y polticas institucionales, en relacin directa con la Misin y la Visin.
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Procesos productivos, fundamentales u operativos: son los procesos esenciales de la entidad destinados a llevar a cabo las actividades que permitan ejecutar efectivamente las polticas y estrategias relacionadas con la calidad de los productos o servicios que ofrecen a sus clientes.
Procesos habilitantes, de soporte o apoyo: son aquellos que apoyan a los procesos gobernantes y productivos, se encargan de proporcionar personal competente, reducir los riesgos del trabajo, preservar la calidad de los materiales, equipos y herramientas, mantener las condiciones de
operatividadv.
Para efectos de cumplir los objetivos de este captulo se mantendr un enfoque orientado hacia los procesos operativos, sin embargo para identificarlos se realiz un anlisis de la cadena de valorvi.
Cada proceso se representa a travs de su respectiva ficha de proceso, en la cual se pueden visualizar los elementos de entrada y salida, la disponibilidad de recursos e informacin para la posterior definicin de los parmetros de medicin de cumplimiento.
Cada proceso puede ser realizado por una sola persona, o dentro de un mismo departamento. Los procesos ms complejos fluyen en la organizacin a travs de
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diferentes reas funcionales y departamentos, por lo que es fundamental que en la documentacin del proceso se incluya:
El objetivo, indicando de manera clara y concisa cual es la funcin principal del proceso. En muchas ocasiones corresponde a una descripcin similar al nombre del proceso.
El responsable del proceso, debido a que al estar distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes reas funcionales, lo habitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales.
Los documentos que fluyen en el proceso.
Las herramientas informticas utilizadas.
El marco normativo, que debe guardar relacin con las polticas definidas en el manual respectivo
El diagrama de flujo del proceso, especificando las entradas y salidas del mismo para validar la ejecucin correcta del mismo.
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2.1 Resumen General de la Actividad del MAAC Cine

Contrario a la percepcin de quienes durante aos hemos acudido a los cines y visto en estas salas la oportunidad de disfrutar de algunas horas de esparcimiento y distraernos de la rutina cotidiana, mantener operando una sala de cine va mucho ms all de poner una pelcula en la mquina de proyeccin:
Son variadas las actividades que deben cumplirse para que las pelculas lleguen desde sus lugares de origen hasta las salas en las fechas requeridas.
Atender los mltiples requerimientos para la calendarizacin de eventos y presentaciones de artes escnicas que se efectan regularmente.
La coordinacin de esfuerzos para la correcta elaboracin de la parrilla de programacin mensual atendiendo criterios presupuestarios, de disponibilidad de pelculas, de pertinencia de horarios, de la censura y otros factores que minimicen la necesidad de realizar cambios de ltima hora.
Mltiples son las gestiones que deben coordinarse para la llegada de directores, productores, artistas, crticos, periodistas, delegados de
representaciones diplomticas de pases amigos, autoridades e invitados cuando se realizan funciones especiales o se organizan ciclos de cine con temas especficos.
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Las responsabilidades que boleteros y admistradores deben cumplir para recaudar y depositar los ingresos econmicos deben estar en coordinacin con los delegados de la Direccin Cultural Regional.
Tambin el cuidado de las relaciones comerciales de la sala con los diversos proveedores de bienes y servicios exige celeridad y precisin en los diversos pasos que se deben cumplir para su pago.
La gestin de cobranza al Banco Central del Ecuador requiere la presentacin de informes peridicos de gestin, cuya elaboracin est a cargo del administrador del MAAC Cine, quien posteriormente deber dar seguimiento y reportar a la direccin del proyecto la ejecucin de la transferencia.
Existen otros procesos que sirven de soporte a las reas de relaciones pblicas y edicin de la revista MAAC Cine, permitiendo que la gestin desplegada por las reas antes mencionadas, se traduzca en el aumento de la asistencia y los porcentajes de ocupacin de la sala.
Muy importante es garantizar que la revista MAAC Cine, pases de cortesa, notas de prensa y publicidad de toda ndole, llegue oportunamente a clientes internos y externos.
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2.2 Definicin de procesos

Todo lo anteriormente expuesto justifica plenamente la definicin de los procesos fundamentales que hacen posible el funcionamiento de la sala con normalidad.
Los procesos que se detallarn a continuacin, con su respectiva ficha y diagrama por cada uno de ellos, estn directamente relacionados con las siguientes reas funcionales:
Administracin Trfico Programacin Direccin Edicin de la revista Relaciones Pblicas Logstica Contabilidad/Financiera Boletera Cabina
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2.2.1 Proceso para la elaboracin de la parrilla de programacin
FICHA DEL PROCESO

1. GENERALES DEL PROCESO CDIGO DEL PROCESO NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO RESPONSABLE DEL PROCESO 2. ESTADO DEL PROCESO ESTADO DEL MODELO APROBADO POR REVISADO POR VERSIN 3. INFORMACIN DEL PROCESO CARGOS Programador Trfico PARTICIPANTES Trfico Director del Proyecto Directora Regional de Cultura Gerente General BCE CARGOS RESULTADOS Editor Administrador ACTIVIDAD Elaborar parrilla de programacin Gestionar disponibilidad de pelculas Elaborar presupuesto de obtencin de pelculas Aprobar parrilla y presupuesto de programacin Aprobar parrilla de programacin Aprobar parrilla de programacin ENTREGABLES Parrilla de programacin para elaboracin de revista Parrilla de programacin para control de proyeccin Aprobado Director - MAAC Cine Administrador - MAAC Cine 1 FECHA DE APROBACIN FECHA DE REVISIN FECHA DE ACTUALIZACIN 13/3/09 13/3/09 13/3/09 PO - 01 TIPO DE PROCESO Operativo
Elaboracin de la parrilla de programacin

Definir la parrilla de programacin para la proyeccin de pelculas en el MAAC Cine Programador FRECUENCIA Mensual
DOCUMENTACIN DOCUMENTACIN SOPORTE Catlogo de pelculas por proveedor Programacin de meses anteriores
TIPO DE DOCUMENTACIN Manual Manual
DESCRIPCIN DE HERRAMIENTA SOPORTE INFORMTICO Excel
TIPO DE HERRAMIENTA Utilitario Aplicativo
4. VALORACIN La programacin debe realizarse mensualmente, durante los 5 primeros das del mes anterior al inicio de la programacin. La programacin debe ser autorizada por todas las entidades que corresponda 15 das antes de su inicio. Marzo 2009 La aprobacin de la parrilla de programacin pasa por tres niveles de autorizacin que utilizan criterios subjetivos no documentados.
MARCO NORMATIVO
FECHA LTIMA REVISIN PRINCIPALES NOVEDADES ENCONTRADAS
Tabla 3
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Tabla 4
21

2.2.2 Proceso para la calendarizacin de actividades varias
FICHA DEL PROCESO

1. GENERALES DEL PROCESO CDIGO DEL PROCESO NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO RESPONSABLE DEL PROCESO 2. ESTADO DEL PROCESO ESTADO DEL MODELO APROBADO POR REVISADO POR VERSIN 3. INFORMACIN DEL PROCESO CARGOS Directora Regional de Cultura Programador PARTICIPANTES Directora Regional de Cultura Administrador ACTIVIDAD Evaluar la pertinencia de la realizacin de la solicitud Elaborar informe de criterios para soporte de toma de decisin Aprobar solicitud Registrar evento en el cronograma de actividades Aprobado Director - MAAC Cine Administrador - MAAC Cine FECHA DE APROBACIN FECHA DE REVISIN FECHA DE ACTUALIZACIN 13/3/09 13/3/09 13/3/09 PO - 02 TIPO DE PROCESO Operativo
Cale ndarizacin de activ idade s v arias

Mantener actualizado el calendario de actividades Administrador FRECUENCIA Especfico
CARGOS RESULTADOS Admisnitrador
ENTREGABLES Registro del evento en cronograma del MAAC Cine
DOCUMENTACIN DOCUMENTACIN SOPORTE Solicitud para prestacin de sala Informe de criterios museogrficos Contrato de responsabilidad de las instalaciones DESCRIPCIN DE HERRAMIENTA SOPORTE INFORMTICO Rainlendar
TIPO DE DOCUMENTACIN Manual Manual Manual TIPO DE HERRAMIENTA Utilitario
4. VALORACIN La solicitud de prestacin de la sala del MAAC Cine puede ser realizada por personas naturales o jurdicas, sin restriccin alguna.
MARCO NORMATIVO
Marzo 2009
Para la aprobacin de prestacin de sala se utilizan criterios subjetivos no documentados.
Tabla 5
22

Tabla 6
23

2.2.3 Proceso de registro de proveedores
FICHA DEL PROCESO

1. GENERALES DEL PROCESO CDIGO DEL PROCESO NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO RESPONSABLE DEL PROCESO 2. ESTADO DEL PROCESO ESTADO DEL MODELO APROBADO POR REVISADO POR VERSIN 3. INFORMACIN DEL PROCESO CARGOS Administrador Director PARTICIPANTES Contabilidad Proveedor externo ACTIVIDAD Revisar la documentacin del proveedor Aprobar la solicitud de registro de proveedor Realizar el registro del proveedor en el sistema Entregar toda la documentacin respectiva Aprobado Director - Maac Cine Administrador - Macc Cine FECHA DE APROBACIN FECHA DE REVISIN FECHA DE ACTUALIZACIN 13/3/09 13/3/09 13/3/09 PO - 03 TIPO DE PROCESO Operativo
Re gistro de prov e e dore s

Mantener actualizada la base de proveedores del Maac Cine Administrador FRECUENCIA Especfico
CARGOS RESULTADOS Contabilidad
ENTREGABLES Registro del proveedor en el sistema
DOCUMENTACIN DOCUMENTACIN SOPORTE Requisitos del proveedor para su registro Solicitud para registro de proveedor
DESCRIPCIN DE HERRAMIENTA SOPORTE INFORMTICO Word Sistema Financiero
4. VALORACIN Todo proveedor de venta de bienes o servicios debe estar registrado en el sistema de proveedores previamente
MARCO NORMATIVO
Marzo 2009
Tabla 7
24

Tabla 8
25

2.2.4 Proceso de trfico de pelculas
FICHA DEL PROCESO

1. GENERALES DEL PROCESO CDIGO DEL PROCESO NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO RESPONSABLE DEL PROCESO 2. ESTADO DEL PROCESO ESTADO DEL MODELO APROBADO POR REVISADO POR VERSIN 3. INFORMACIN DEL PROCESO CARGOS Programador Trfico PARTICIPANTES Cabina Trfico ACTIVIDAD Presentar parrilla de programacin aprobada Gestionar la obtencin de pelculas con distribuidor Probar la calidad de las pelculas Distribuir las pelculas entre Guayaquil y Manta Aprobado Director - MAAC Cine Administrador - MAAC Cine 1 FECHA DE APROBACIN FECHA DE REVISIN FECHA DE ACTUALIZACIN 13/3/09 13/3/09 13/3/09 PO - 04 TIPO DE PROCESO Operativo
Trfico de pe lcula s
Obtener oportunamente las pelculas en cumplimiento con la parrilla de programacin Trfico FRECUENCIA Mensual
CARGOS RESULTADOS Trfico
ENTREGABLES Cumplimiento de parrilla de programacin
DOCUMENTACIN DOCUMENTACIN SOPORTE Parrilla de programacin Contratos con distribuidores Guas de envo DESCRIPCIN DE HERRAMIENTA SOPORTE INFORMTICO
TIPO DE DOCUMENTACIN Manual Manual Manual TIPO DE HERRAMIENTA
4. VALORACIN La cesin de derechos de pelculas deber constar por escr ito, seg n los compromisos adquir idos con los distribuidores
MARCO NORMATIVO
Marzo 2009
Tabla 9
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Tabla 10
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2.2.5 Proceso de elaboracin de rdenes de pago a proveedores
FICHA DEL PROCESO

1. GENERALES DEL PROCESO CDIGO DEL PROCESO NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO RESPONSABLE DEL PROCESO 2. ESTADO DEL PROCESO ESTADO DEL MODELO APROBADO POR REVISADO POR VERSIN 3. INFORMACIN DEL PROCESO CARGOS Proveedor externo Administrador PARTICIPANTES Director Contabilidad ACTIVIDAD Entregar la factura Realizar oficio de solicitud de pago Aprobar pago Realizar pago va transferencia bancaria Aprobado Director - MAAC Cine Administrador - MAAC Cine 1 FECHA DE APROBACIN FECHA DE REVISIN FECHA DE ACTUALIZACIN 13/3/09 13/3/09 13/3/09 PO - 05 TIPO DE PROCESO Operativo
Elaboracin de rde ne s de pago a prov e e dore s

Gestionar el pago a proveedores Administrador FRECUENCIA Mensual
CARGOS RESULTADOS Contabilidad Pago a proveedor
ENTREGABLES
DOCUMENTACIN DOCUMENTACIN SOPORTE Factura Oficio para pago
DESCRIPCIN DE HERRAMIENTA SOPORTE INFORMTICO Sistema de Control Financiero Word
TIPO DE HERRAMIENTA Aplicativo Utilitario
4. VALORACIN
MARCO NORMATIVO
Las facturas deben ser entregadas los primeros 15 das de cada mes.
Marzo 2009
Tabla 11
28

Tabla 12
29

2.2.6 Proceso de depsito de recaudacin de taquilla

FICHA DEL PROCESO
1. GENERALES DEL PROCESO CDIGO DEL PROCESO NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO RESPONSABLE DEL PROCESO 2. ESTADO DEL PROCESO ESTADO DEL MODELO APROBADO POR REVISADO POR VERSIN 3. INFORMACIN DEL PROCESO CARGOS Boletero Administrador PARTICIPANTES Administrador Administrador ACTIVIDAD Realizar cuadre diario de caja Emitir los reportes del sistema Realizar informe de recaudacin diaria por funcin y por tipo de boletos Entregar los valores al Responsable de Contabilidad de la Direccin Regional de Cultura Aprobado Director - MAAC Cine Administrador - MAAC Cine 1 FECHA DE APROBACIN FECHA DE REVISIN FECHA DE ACTUALIZACIN 13/3/09 13/3/09 13/3/09 PO - 06 TIPO DE PROCESO Operativo
De psito de re caudacin de taquilla

Entregar los valores recaudados por funcin Administrador FRECUENCIA Diario
CARGOS RESULTADOS Contabilidad Contabilidad
ENTREGABLES Registro de valores recaudados Acepta la recepcin de valores
DOCUMENTACIN DOCUMENTACIN SOPORTE Reporte de recaudacin diaria Oficio de valores recaudados
TIPO DE DOCUMENTACIN Electrnico Manual
DESCRIPCIN DE HERRAMIENTA SOPORTE INFORMTICO Word Sistema de Control de Boletera
4. VALORACIN
MARCO NORMATIVO
Todo depsito debe realizarse al siguiente da laborable de la recaudacin de taquilla.
Marzo 2009
Tabla 13
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Tabla 14
31

2.2.7 Proceso de entrega de pases de cortesa

FICHA DEL PROCESO
1. GENERALES DEL PROCESO CDIGO DEL PROCESO NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO RESPONSABLE DEL PROCESO 2. ESTADO DEL PROCESO ESTADO DEL MODELO APROBADO POR REVISADO POR VERSIN 3. INFORMACIN DEL PROCESO CARGOS Cliente externo Administrador PARTICIPANTES Administrador ACTIVIDAD Solicitar pases de cortesa Realizar la aprobacin de la solicitud externa Distribuir los pases de cortesa a clientes internos y externos (seg n las solicitudes) del MAAC Cine Aprobado Director - MAAC Cine Administrador - MAAC Cine 1 FECHA DE APROBACIN FECHA DE REVISIN FECHA DE ACTUALIZACIN 13/3/09 13/3/09 13/3/09 PO - 07 TIPO DE PROCESO Operativo
Entre ga de pase s de corte sa

Distribuir los pases de cortesa a los clientes internos y externos Administrador FRECUENCIA Bimensual
CARGOS RESULTADOS Administrador
ENTREGABLES Pases de cortesa entregados
DOCUMENTACIN DOCUMENTACIN SOPORTE Control de pases entregados
TIPO DE DOCUMENTACIN Manual
DESCRIPCIN DE HERRAMIENTA SOPORTE INFORMTICO
TIPO DE HERRAMIENTA
4. VALORACIN
MARCO NORMATIVO
Marzo 2009
El retorno de los pases de cortesa a nombre de ESPOL son de un 25% a 30%
Tabla 15
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Tabla 16
33

2.2.8 Proceso de distribucin y entrega de la revista MAAC Cine
FICHA DEL PROCESO

1. GENERALES DEL PROCESO CDIGO DEL PROCESO NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO RESPONSABLE DEL PROCESO 2. ESTADO DEL PROCESO ESTADO DEL MODELO APROBADO POR REVISADO POR VERSIN 3. INFORMACIN DEL PROCESO CARGOS Administrador ACTIVIDAD Receptar la entrega de los 5000 ejemplares mensuales Realizar la entrega a cliente internos: - Unidades Acadmicas de la Espol - Dependencias del MAAC - Sucursal Mayor del Banco Central del Ecuador Realizar la entrega a cliente externos: - Hoteles - Universidades - Empresas P blicas y Privadas - Suscriptores de la revista MAAC Cine Enviar 750 ejemplates para MAAC Cine de Manta Aprobado Director - MAAC Cine Administrador - MAAC Cine 1 FECHA DE APROBACIN FECHA DE REVISIN FECHA DE ACTUALIZACIN 13/3/09 13/3/09 13/3/09 PO - 08 TIPO DE PROCESO Operativo
Distribucin y e ntre ga de re v ista

Realizar la distribucin de la revista mensual del MAAC Cine Administrador FRECUENCIA Mensual
Administrador PARTICIPANTES
Administrador Administrador
CARGOS RESULTADOS Administrador Entrega de ejemplares
ENTREGABLES
DOCUMENTACIN DOCUMENTACIN SOPORTE
TIPO DE DOCUMENTACIN
DESCRIPCIN DE HERRAMIENTA SOPORTE INFORMTICO
TIPO DE HERRAMIENTA
4. VALORACIN FECHA LTIMA REVISIN PRINCIPALES NOVEDADES ENCONTRADAS Marzo 2009
Los gastos de publicacin de la revista MAAC Cine son asumidos por Pacificard
Tabla 17
34

Tabla 18
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2.2.9 Proceso de venta de tarjetas de socio

FICHA DEL PROCESO
1. GENERALES DEL PROCESO CDIGO DEL PROCESO NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO RESPONSABLE DEL PROCESO 2. ESTADO DEL PROCESO ESTADO DEL MODELO APROBADO POR REVISADO POR VERSIN 3. INFORMACIN DEL PROCESO CARGOS Cliente PARTICIPANTES Boletero Boletero Administrador Responsable de Contabilidad CARGOS RESULTADOS Responsable de Contabilidad ACTIVIDAD Solicitar la venta de la tarjeta de socio Realizar el registro de la tarjeta en el sistema Elaborar la nota de venta Entregar copia de nota de venta y valores recaudados Receptar y registrar valores por venta de tarjeta ENTREGABLES Registro de venta de tarjeta de socio Aprobado Director - MAAC Cine Administrador - MAAC Cine 1 FECHA DE APROBACIN FECHA DE REVISIN FECHA DE ACTUALIZACIN 13/3/09 13/3/09 13/3/09 PO - 09 TIPO DE PROCESO Operativo
Ve ntas de tarje tas de socio

Gestionar la venta de tarjetas de socio de MAAC Cine Administrador FRECUENCIA Especfico
DOCUMENTACIN DOCUMENTACIN SOPORTE Nota de venta
TIPO DE DOCUMENTACIN Manual
DESCRIPCIN DE HERRAMIENTA SOPORTE INFORMTICO Sistema de Control de Boletera
TIPO DE HERRAMIENTA Aplicativo
4. VALORACIN La tarjeta de socio tiene vigencia de un ao a partir de la fecha de adquisicin. Concluido el tiempo la tarjeta se puede reactivar por un ao, al mismo costo.
MARCO NORMATIVO
Marzo 2009
Tabla 19
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Tabla 20
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CAPTULO 3: Misin, Visin y Manual de polticas

Hasta hace no mucho tiempo, el tener una "Misin y Visin" fue bsicamente una moda empresarial. Poco a poco, la moda se fue convirtiendo en reflexiones de un conjunto de herramientas para orientar a las organizaciones, como brjula hacia el norte deseado.
El proceso de establecimiento de la Misin, Visin y Valores se denomina "Proceso de Visualizacin", en el cual se proyecta la imagen de excelencia que se desea crear.
La Misin es la razn de existir de una persona, equipo y empresa, con lo que le permite lograr rentabilidad. La Misin proyecta la singularidad de la organizacin, sin importar el tamao, la situacin HOY.
Idealmente la declaracin debe constar de 3 partes:
Descripcin de lo que la organizacin hace. Para quin est dirigido el esfuerzo, el target. Presentacin de la particularidad, lo singular de la organizacin, el factor diferencial.
No debe confundirse la Misin con el "lema" de la empresa. Un lema puede enunciar un principio, mas no proyecta lo que la misin, como algo permanente y duradero.
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La Visin es una imagen del futuro deseado que buscamos crear con nuestros esfuerzos y acciones. Es la brjula que guiar a lderes y colaboradores. Ser aquello que permitir que todas las cosas que se hagan, tengan sentido y coherencia. La organizacin en el FUTURO.
La Visin debe considerar los siguientes aspectos:
Debe ser factible alcanzarla, no debe ser una fantasa. La Visin motiva e inspira. Debe ser compartida. Debe ser clara y sencilla, de fcil comunicacin.
La metodologa GOALvii (Gestin Organizacional de Acciones y Logros), elegida para cumplir los objetivos de este captulo, entiende la Misin y la Visin dentro de la matriz organizacional de acciones y logros. Es decir, como toda organizacin tiene acciones y logros, para esta metodologa la Misin se define como aquella accin que hace la organizacin para poder lograr la Visin.
Por esta razn la Visin debe ser lograble, no importa en qu horizonte de tiempo, y tanto la accin para lograrla como el logro mismo son medibles, y por tanto es necesaria la definicin de indicadoresviii.
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En trminos sencillos, la Misin sera la accin organizacional que aglutina todos los niveles de acciones de manera jerrquica y concatenada (polticas, estrategias, portafolios, programas, proyectos, fases, actividades, tareas, etc), mientras que la Visin sera el logro organizacional (institucional) propuesto que consolide todos los logros propuestos, de manera jerrquica y concatenada (impactos de poltica, objetivos estratgicos, resultados institucionales, objetivos especficos, alcances, hitos, entregables, etc).
Antes de definir la Misin y la Visin del MAAC Cine, es necesario agregar un componente adicional a este anlisis: La Cultura Corporativa o Cultura Organizacional.
La cultura corporativa o cultura organizacional corresponde al conjunto de valores, costumbres, hbitos y creencias existentes en una organizacin. No hablamos de valores, costumbres, hbitos y creencias positivos, algunos de los componentes pueden ser negativos en la realidad. De ah que tenemos "culturas actuales" y "culturas ideales".
Las culturas no se crean, existen.
En otro enfoque, podramos decir que las culturas se crean porque se van esculpiendo da a da, con las acciones de todos, dirigentes y dirigidos. Toda empresa tiene su
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propia cultura y es el recurso humano el que genera la cultura de una organizacin, con la permanente interaccin entre lderes y colaboradores y actores externos: proveedores y clientes, influenciados por las polticas de la empresa, la cultura del macro-entorno, ciudad, regin, pas.
No debe confundirse la cultura organizacional con el clima laboral. El clima laboral es temporal, y puede variar rpidamente. La cultura es permanente y puede variar o ser modificada travs de procesos de cambio a mediano y largo plazo.
Por mucho tiempo los directivos han enfocado su nfasis en el "Lado Formal de la Organizacin", soslayando el "Lado Informal de la Organizacin", provocando lo que se denomina el Efecto Icebergix.
En un iceberg, apenas sobre la superficie se divisa el 10% de la masa total. En la empresa existe el llamado "Efecto Iceberg" que analiza los 2 aspectos: lo formal y lo informal de la organizacin, ponderando a cada uno de ellos.
El 30% de la empresa, est compuesto por lo "formal", lado en el cual se hallan: Misin, Visin, Objetivos, y a la Planificacin Estratgica en s misma; mientras que el 70% corresponde a lo "informal" en el cual se incluye a los deseos, anhelos, creencias, pensamientos de los colaboradores, as como la admiracin hacia los
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lderes, entre otros factores que comprenden la cultura organizacional o cultura corporativa.
Figura 2: detalle del efecto iceberg
El tema de la cultura organizacional en muchas empresas ha pasado desapercibido, sin embargo su relevancia es sustancial. Todas las sociedades tienen una cultura, as pues la familia, los pueblos, las ciudades y los pases, tienen su propia cultura que los distingue a unos de otros. Si consideramos a una organizacin como una micro sociedad al igual que lo es la familia, en la empresa se produce un choque multicultural.
La cultura corporativa, es el conjunto de pensamientos, filosofas y costumbres, creencias, principios y valores producidos dentro de un ciclo, por los procedimientos
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y sistemas propios de la organizacin, que en gran medida son influenciados por sus dirigentes.
El proceso de adaptacin es ms sencillo cuando las culturas involucradas son ms o menos similares con valores similares y esto se puede lograr, desde el proceso de seleccin del talento humano.
Por mencionar un ejemplo, en Amrica Latina existe la famosa "hora latinoamericana", que cada pas se la atribuye como propia (la hora mexicana, la hora ecuatoriana, la hora peruana, la hora venezolana), y esta expresin proyecta aspectos de nuestra cultura y esta influye en la sociedades ms pequeas: la empresa y la familia. La cultura organizacional est formada por los valores compartidos por las personas dentro de cada institucinx.
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3.1 Misin del MAAC Cine

Utilizando la metodologa GOAL, que en su parte medular establece que la misin y la visin son componentes fundamentales dentro de la matriz organizacional de acciones y logros, adems de considerar los criterios propuestos por la empresa consultora Yturralde y Asociados, la misin del MAAC Cine se propone como:
<< Promover y difundir las artes y la cultura en todas sus expresiones, con nfasis en el arte cinematogrfico, contribuyendo a la formacin integral de los ciudadanos y ciudadanas del Ecuador >>
3.2 Visin del MAAC Cine

En relacin con las proyecciones y visin de futuro que al respecto de la sala tiene el equipo de trabajo actual, la Visin del MAAC Cine propuesta es:
<< Ser la sala de cine alternativo ms representativa del Ecuador, lder en la difusin de las producciones
cinematogrficas nacionales e integrante de los circuitos de cine latinoamericanos y del caribe >>
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3.3 Alcance del manual de polticas

Las polticas aqu descritas, previa aprobacin de los directivos del Banco Central del Ecuador, sern de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte del personal que preste sus servicios en la sala.
Es obligacin del Director del MAAC Cine velar por el cumplimiento de las polticas y es responsable ante las autoridades del Banco Central del Ecuador por la inobservancia de las mismas.
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3.4 Poltica de uso de las instalaciones
MAAC CINE
ACCESO A REAS RESTRINGIDAS Aprobado por:
MANUAL DE POLTICAS POL-01 Versin: 1
Fecha de Aprobacin:
Marzo, 2009
Vigencia:
Marzo, 2009
ltima modificacin:
OBJETIVO Identificar reas restringidas en MAAC Cine y establecer normativas de seguridad para el ingreso de personas ajenas a las mismas. ALCANCE Todo el personal del MAAC Cine. DETALLE DE LA POLTICA Son reas de acceso restringido: Cabina de proyeccin Boletera Oficinas administrativas Bodega Escenario Camerinos
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El personal de las reas anteriormente sealadas tienen libre acceso nicamente mientras se encuentren en el desempeo de sus funciones.
En caso de que un empleado de dichas reas requiera su ingreso en horas que no corresponden a su horario de trabajo, turno o en perodo de vacaciones, est en la obligacin de comunicar el motivo de su ingreso y solicitar la respectiva autorizacin de ingreso al administrador de la sala.
Todo ingreso realizado por personal de otra empresa o entidades clientes debe estar acompaado por personal de MAAC Cine responsable de las actividades a realizarse.
Es responsabilidad del empleado del rea comunicar al Administrador cualquier eventualidad relacionada con la presencia de una persona ajena y que comprometa procesos o conlleve a revisiones del rea. Tabla 21
47

3.5 Poltica de uso de equipos de cmputo y proyeccin
MAAC CINE
USO DE EQUIPOS DE CMPUTO Y PROYECCIN Aprobado por:
Fecha de Aprobacin:
Marzo, 2009
Vigencia: OBJETIVO
Marzo, 2009
ltima modificacin:
Asegurar el uso eficiente de los computadores y equipos de proyeccin asignado al personal para sus funciones. ALCANCE Todo el personal del MAAC Cine. DETALLE DE LA POLTICA Los empleados no pueden instalar y/o desinstalar programas, ni deshabilitar servicios sin la autorizacin de su jefe inmediato.
Debe respetarse y no modificar la configuracin de hardware y software establecida por el departamento de sistemas del Banco Central del Ecuador.
Los equipos de proyeccin sern utilizados nicamente por el personal tcnico especializado.
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Los equipos computacionales y de proyeccin slo deben usarse para actividades de trabajo y no para otros fines tales como juegos, pasatiempos y proyeccin cinematogrfica no establecida dentro de la programacin del MAAC Cine.
No pueden moverse los equipos o reubicarlos sin permiso.
Los computadores asignados a cada usuario deben de apagarse al final de la jornada de trabajo, salvo el caso de los equipos que estn destinados a monitoreo.
Tabla 22
49

3.6 Poltica para traslado de equipos
MAAC CINE
TRASLADO DE EQUIPOS Aprobado por:
MANUAL DE POLTICAS POL-03 Versin: 1 Fecha de Aprobacin: Marzo, 2009
Vigencia: OBJETIVO
Marzo, 2009
ltima modificacin:
Evitar el traslado no autorizado de equipos ALCANCE Todo el personal del MAAC Cine. DETALLE DE LA POLTICA Los equipos slo deben usarse en los lugares donde hayan sido destinados.
A menos que se indique lo contrario, los usuarios deben asumir que no pueden trasladar equipos a diferentes lugares dentro fuera de MAAC Cine.
Todo traslado o asignacin de equipos debe ser autorizado por el administrador de la sala, con la debida justificacin del usuario solicitante.
Los traslados deben ser notificados a la administracin del MAAC.
En caso de requerir trasladar equipos fuera de las instalaciones de MAAC Cine,
50

deber llenar la nota de salida de equipos, indicando el motivo, la descripcin del equipo y responsables de la salida. La salida debe quedar registrada en la bitcora del guardia.
Una copia de la nota de salida de equipos debe ser entregada al guardia de seguridad, el cual la entregar a su supervisor.
Tabla 23
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3.7 Poltica de administracin del personal
MAAC CINE
ADMINISTRACIN DEL PERSONAL Aprobado por:
Fecha de Aprobacin:
Marzo, 2009
Vigencia: OBJETIVO
Marzo, 2009
ltima modificacin:
Pautar las acciones administrativas que deben ejecutarse durante la permanencia de un empleado en la Empresa. ALCANCE Todo el personal del MAAC Cine. DETALLE DE LA POLTICA Ser responsabilidad exclusiva del director del proyecto ejecutar y coordinar todas las acciones necesarias conducentes a seleccionar y reclutar personal para el MAAC Cine.
El director del proyecto ser responsable por verificar el cumplimiento de todas las disposiciones legales vigentes en materia de contratacin laboral. Es poltica de MAAC CINE que todas y cada una de sus acciones se encuadren dentro de las leyes vigentes.
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El rgimen de pago de sueldos del personal se ajustar a las disposiciones de la legislacin vigente. Los pagos se efectuarn mediante transferencia bancaria de manera mensual.
En caso de personal contratado bajo la modalidad de servicios profesionales, ste deber presentar la factura dentro de los primeros 10 das de cada mes.
Tabla 24
53

3.8 Poltica de manejo de la informacin
MAAC CINE
MANEJO DE LA INFORMACIN Aprobado por:
MANUAL DE POLTICAS POL-05 Versin: 1 Fecha de Aprobacin: Marzo, 2009
Vigencia: OBJETIVO
Marzo, 2009
ltima modificacin:
Identificar, clasificar y proteger la informacin que se distribuye en distintos medios. ALCANCE Todo el personal del MAAC Cine. DETALLE DE LA POLTICA Se estable que toda informacin o conocimiento referente a MAAC Cine es propiedad del Banco Central del Ecuador, por lo tanto es responsabilidad de todos los empleados difundir internamente los conocimientos adquiridos, previa autorizacin del jefe inmediato.
Est prohibido cualquier prctica de comentar, intercambiar o poner a disposicin de terceros la informacin referente al MAAC Cine, salvo lo debidamente autorizado publicado en la revista de circulacin mensual.
La informacin impresa o almacenada en un medio fsico de fcil transportacin debe ser provista de los mecanismos de seguridad necesarios para asegurar su integridad
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(claves de acceso, encriptacin, etc.).
La informacin confidencial debe ser almacenada de manera tal que resulte inaccesible a personas ajenas al proyecto y que slo se encuentre a disposicin de las personas autorizadas.
Toda la informacin de MAAC Cine debe estar claramente identificada y catalogada de acuerdo a los niveles de clasificacin.
Las clasificaciones de seguridad de la informacin deben ser entendidas, reconocidas y aceptadas por todos los empleados de la empresa.
La informacin queda clasificada de la siguiente manera: Informacin General Informacin Restringida Informacin Confidencial
La informacin general corresponde a toda la informacin que es divulgada y debe ser conocida por todos los empleados del MAAC Cine, tales como: reglamento interno, manuales, polticas y procedimientos, etc. Habitualmente est disponible para ser consultada y utilizada por todos los empleados en la medida en que la necesiten para desempear adecuadamente sus tareas.
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La informacin restringida es la informacin otorgada a cada uno de los empleados del MAAC Cine, para el cumplimiento de sus responsabilidades de acuerdo a las funciones y tareas especficas asignadas. Es restringida, por cuanto la debe conocer nicamente el empleado autorizado. Se incluye dentro de esta clasificacin la informacin de tipo privada que genera el usuario en su trabajo.
La informacin confidencial es aquella que es vital para la existencia del proyecto y es analizada en funcin del potencial impacto negativo que puede sufrir la empresa en caso de que fuese divulgada, perdida, robada, comprometida o destruida. Se establece que la informacin confidencial impresa debe permanecer en sus archivos, preferentemente bajo llaves. Est prohibido mantener despus del horario normal de trabajo cualquier clase de documentos sobre el escritorio. Con la finalidad de garantizar la privacidad y no divulgacin por personal no autorizado de la informacin restringida y de la informacin confidencial, se establece que toda informacin calificada en estos grupos deben permanecer dentro del rea generadora de la misma.
Tabla 25
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3.9 Poltica de uso de la conexin a Internet y correo electrnico
MAAC CINE
USO DE LA CONEXIN A INTERNET Y CORREO ELECTRNICO Aprobado por:
Fecha de Aprobacin:
Marzo, 2009
Vigencia: OBJETIVO
Marzo, 2009
ltima modificacin:
Establecer el buen uso del correo electrnico e Internet ALCANCE Todo el personal del MAAC Cine. DETALLE DE LA POLTICA El acceso a Internet ser utilizado para investigacin y consultas relacionadas con el desempeo laboral del empleado.
Debe entenderse que el acceso Internet es un privilegio, no un derecho, y el uso inapropiado resultar en la cancelacin de dicho privilegio.
Est prohibido ingresar a sitios Web con material ofensivo, pornogrfico o lascivo para los usuarios.
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El usuario debe colaborar en el uso racional del ancho de banda de la red, evitando las descargas de videos, msica y archivos no autorizados.
El usuario no debe utilizar los recursos de la empresa para navegacin ociosa.
Est prohibido instalar software descargado de Internet, especialmente los de libre distribucin o que permiten conexin peer to peer (Kazaa, BitTorrent, etc.).
El uso del correo electrnico deber limitarse a tareas relacionadas con la actividad laboral.
El usuario deber evitar anexar a sus mensajes archivos con tamao superior a 2 MB.
Es responsabilidad de cada usuario respaldar mensualmente los mensajes de su cuenta de correo electrnico y borrarlos del servidor.
MAAC Cine se reserva el derecho de acceder y dar a conocer el contenido de todo mensaje enviado sobre su sistema de correo electrnico, con cualquier propsito. Para este fin, los usuarios no debern tener ninguna expectativa de privacidad mientras utilizan equipamiento perteneciente a la institucin.
Tabla 26
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CAPTULO 4: Manual de funciones

El propsito de este manual es el de instruir al personal del MAAC Cine sobre los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura organizacional del proyecto, procurando minimizar el desconocimiento de las obligaciones de cada uno, la duplicacin o superposicin de funciones, lentitud y complicaciones innecesarias en los trmites, mala o deficiente atencin al p blico y desconocimiento de los procedimientos administrativos.
Cada una de las funciones y actividades aqu descritas estn proyectadas y al mismo tiempo integradas y relacionadas de tal manera que todo el sistema lleve, sino a alcanzar, al menos a avanzar progresivamente hacia el resultado buscado, acorde con la misin y la visin anteriormente definidas.
Cabe mencionar que de ser aprobado por las autoridades responsables del proyecto, el contenido de este manual ser de obligada lectura y cumplimiento por parte de todos los integrantes del equipo de trabajo del MAAC Cine.
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4.1 Organigrama funcional del proyecto MAAC Cine
Figura 3: organigrama del MAAC Cine
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4.2 Funciones del director del proyecto

DATOS DE IDENTIFICACIN
DENOMINACIN DEL CARGO: DEPARTAMENTO: REPORTA A: SUPERVISA A: Director del Proyecto MAAC Cine Direccin Rector de la ESPOL Relacionista Pblico Administrador Programador Editor de Revista
OBJETIVO DEL CARGO Planificar, dirigir y controlar la gestin realizada en el proyecto MAAC Cine
DESCRIPCIN FUNCIONAL
Funcin 1. Aprobar la parrilla de programacin 2. Aprobar pagos a proveedores 3. Plantear los lineamientos del proyecto 4. Aprobar registros/cambios de proveedores 5. Atender novedades presentadas en el proyecto 6. Gestionar y aprobar contratacin de personal para MAAC Cine Frecuencia Mensual Mensual Semestral Especfica Especfica Especfica
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Funcin 7. Mantener informado al Rector de la ESPOL el desarrollo del proyecto 8. Elaborar presupuesto del proyecto
Frecuencia Mensual
Anual
RELACIONES INTERPERSONALES INTERNAS

(Otras reas del MAAC Cine diferentes a la suya)
rea de Relacin Administracin Relaciones Pblicas
Frecuencia Semanal Mensual
Propsito de la Relacin Conocer las novedades presentadas y estado del proyecto Aprobar lineamientos para la ejecucin de la estrategia de comunicacin y posicionamiento de imagen del MAAC Cine
Programacin
Mensual
Revisin de la programacin de actividades de MAAC Cine
Trfico
Mensual
Aprobacin de presupuesto de parrilla de programacin
RELACIONES INTERPERSONALES EXTERNAS

(Clientes, Proveedores, Empresas, Instituciones Pblicas)
Con quin Gerente Pacificard Directora Cultural Regional Gerente Sucursal Mayor BCE
Frecuencia Mensual Mensual Especfica
Propsito de la Relacin Auspicio Revista MAAC Cine Revisin de la parrilla de programacin Revisin de estado del proyecto
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4.3 Funciones del administrador

DENOMINACIN DEL CARGO: DEPARTAMENTO: REPORTA A: SUPERVISA A: Administrador del MAAC Cine Administracin Director del Proyecto MAAC Cine Proyeccionista Luminotcnico Boletero/Acomodador Auxiliar de Servicios
OBJETIVO DEL CARGO Administrar la sala de cine/auditorio y supervisar su operacin
Funcin 1. Realizar depsitos, reportes de gestin y estado del proyecto 2. Solicitar la elaboracin de facturas y gestionar el cobro de los servicios de operacin del MAAC Cine 3. Solicitar pagos a proveedores y personal contratado por servicios profesionales con los soportes respectivos 4. Elaborar y hacer cumplir las polticas para el buen uso de las instalaciones Especfica Especfica Frecuencia Diario Diario
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Funcin 5. Solicitar mantenimiento preventivo y correctivo de equipos a la administracin del MAAC 6. Gestionar la entrega oportuna de la revista MAAC Cine 7. Coordinar con los productores/artistas/entidades la realizacin de eventos por alquiler de la sala y/o cesin gratuita del espacio
Frecuencia Especfica
Mensual Especfica

rea de Relacin Trfico
Frecuencia Mensual
Propsito de la Relacin Coordinar la logstica para el envo/recepcin de pelculas e informar sobre el estado del material para exhibicin cinematogrfica entrante/saliente
Cabina
Especfica
Conocer las novedades presentadas por fallo de equipos y estado de material cinematogrfico Coordinar preparativos para eventos especiales y cambios en la programacin
Logstica
Diaria
Disponer el envo de documentos y adquisicin de suministros de operacin
Boletera
Diaria
Analizar informes de novedades, recibir la recaudacin y validar los reportes de cierre de caja
Relaciones Pblicas
Especfica
Atender los requerimientos materiales para la realizacin de foros y peticiones de invitados especiales
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Con quin Administrador MAAC Proveedores de bienes y servicios
Frecuencia Especfica Especfica
Propsito de la Relacin Coordinar actividades extra-programa Adquisiciones
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4.4 Funciones del director de programacin

DENOMINACIN DEL CARGO: DEPARTAMENTO: REPORTA A: SUPERVISA A: Director de Programacin del MAAC Cine Programacin Director del Proyecto MAAC Cine Responsable de Trfico
OBJETIVO DEL CARGO Definir el programa mensual de actividades del MAAC Cine
Funcin 1. Elaborar la parrilla de programacin mensual 2. Gestionar con representantes diplomticos, cinematecas y distribuidores de pelculas el material cinematogrfico a exhibirse 3. Dirigir foros y colaborar en la realizacin de eventos de artes escnicas 4. Elaborar artculos para la revista MAAC Cine relacionados con la programacin y/o temtica de la publicacin Mensual Especfica Frecuencia Mensual Mensual
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rea de Relacin Direccin
Frecuencia Mensual
Propsito de la Relacin Revisin de la programacin de actividades de MAAC Cine
Relaciones Pblicas
Especfica
Coordinar la realizacin de entrevistas con prensa escrita, radio y televisin y definir lineamientos para la ejecucin de la estrategia de comunicacin y posicionamiento de imagen del MAAC Cine
Trfico
Mensual
Analizar costos de derechos de exhibicin y disponibilidad de material

Con quin Directora Cultural Regional
Propsito de la Relacin Coordinar lineamientos para elaborar la parrilla de programacin
Distribuidores de pelculas Medios de comunicacin
Mensual Especfica
Obtener material cinematogrfico Difundir las actividades programadas
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4.5 Funciones del relacionista pblico

DENOMINACIN DEL CARGO: DEPARTAMENTO: REPORTA A: SUPERVISA A: Relacionista Pblico del MAAC Cine Relaciones Pblicas Director del Proyecto MAAC Cine n/a
OBJETIVO DEL CARGO Difundir la programacin de actividades y desarrollar una imagen pblica favorable
Funcin 1. Establecer relaciones con los medios de comunicacin 2. Definir estrategias de comunicacin y de posicionamiento de imagen 3. Gestionar auspicios para financiar la realizacin de eventos 4. Redactar y difundir boletines de prensa 5. Mantener la base de datos de clientes y suscriptores de la revista MAAC Cine 6. Recibir y atender los requerimientos de los invitados especiales y autoridades que visitan la ciudad para asistir a eventos segn lo establecido en la parrilla de programacin Especfica Especfico Especfica Especfica Frecuencia Especfica Mensual
68


Frecuencia Mensual
Propsito de la Relacin Definir lineamientos para la ejecucin de la estrategia de comunicacin y posicionamiento de imagen del MAAC Cine
Administracin
Especfica
Programacin
Especfica
Coordinar la realizacin de entrevistas con prensa escrita, radio y televisin y definir lineamientos para la ejecucin de la estrategia de comunicacin y posicionamiento de imagen del MAAC Cine

Con quin Clientes
Frecuencia Mensual
Propsito de la Relacin Responder a los requerimientos de informacin
Medios de comunicacin
Especfica
Difundir las actividades programadas
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4.6 Funciones del editor de la revista MAAC Cine

DENOMINACIN DEL CARGO: DEPARTAMENTO: REPORTA A: SUPERVISA A: Editor de la revista MAAC Cine Edicin Director del Proyecto MAAC Cine Responsable de Apoyo Grfico
OBJETIVO DEL CARGO Editar la revista MAAC Cine segn los lineamientos definidos en la estrategia comunicacional y supervisar que la elaboracin de material publicitario y los anuncios en prensa escrita estn acorde a la lnea grfica de la revista
Funcin 1. Definir la temtica a tratar en la revista 2. Redactar el editorial de la revista 3. Gestionar la colaboracin de reconocidos esctitores y crticos de cine para la revista 4. Coordinar con el proveedor seleccionado la impresin de la revista estableciendo parmetros de calidad de material, tamao, cantidad de pginas y fecha de entrega 5. Colaborar en la redaccin de artculos y sinopsis de pelculas a exhibirse Especfica Mensual Frecuencia Mensual Mensual Mensual
70


Frecuencia Mensual
Propsito de la Relacin Definir lineamientos para la ejecucin de la estrategia de comunicacin y posicionamiento de imagen del MAAC Cine
Administracin
Especfica
Programacin
Especfica
Coordinar la realizacin de entrevistas con prensa escrita, radio y televisin
Apoyo Grfico
Mensual
Coordinar actividades para la elaboracin de la revista

Con quin Escritores
Frecuencia Mensual
Propsito de la Relacin Asignar la redaccin de artculos para la revista MAAC Cine
Proveedores de servicios de impresin
Mensual
Definir parmetros para la impresin de la revista
71

4.7 Funciones del responsable de trfico

DENOMINACIN DEL CARGO: DEPARTAMENTO: REPORTA A: SUPERVISA A: Responsable de Trfico Programacin Director de Programacin MAAC Cine n/a
OBJETIVO DEL CARGO Gestionar los derechos de exhibicin, el envo y recepcin de material cinematogrfico desde y hasta las salas de cine de Guayaquil y Manta, adems de coordinar la movilizacin del personal del proyecto, invitados especiales y autoridades.
Funcin 1. Elaborar contratos por derechos de exhibicin 2. Gestionar la compra de pasajes areos y hospedaje 3. Revisar la parrilla de programacin considerando criterios de envo y recepcin del material y disponibilidad presupuestaria 4. Ejecutar el envo y verificar la recepcin de material cinematogrfico entre las salas de cine y distribuidores de pelculas 5. Dar seguimiento a los trmites de pago de distribuidores de materiales cinematogrficos Mensual Mensual Frecuencia Mensual Especfica Mensual
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Funcin 6. Verificar las transferencias de pago a agencias de viajes, hoteles, artistas e invitados especiales

rea de Relacin Programacin
Frecuencia Mensual
Propsito de la Relacin Analizar costos de derechos de exhibicin y disponibilidad de material
Direccin Administracin
Mensual Mensual
Aprobacin de presupuesto de parrilla de programacin Coordinar la logstica para el envo/recepcin de pelculas y verificar estado de material de exhibicin

Con quin Distribuidores de pelculas
Frecuencia Mensual
Propsito de la Relacin Obtener datos de material cinematogrfico disponible
Hoteles
Especfica
Coordinar el hospedaje de invitados especiales
Agencias de viajes
Especfica
Gestionar el traslado de invitados especiales
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4.8 Funciones del responsable de apoyo grfico

DENOMINACIN DEL CARGO: DEPARTAMENTO: REPORTA A: SUPERVISA A: Responsable de Apoyo Grfico Apoyo Grfico Editor de la Revista MAAC Cine n/a
OBJETIVO DEL CARGO Disear afiches, volantes, pases de cortesa, anuncios para prensa escrita y material publicitario en general, adems de colaborar en la elaboracin de la revista
Funcin 1. Disear material publicitario 2. Gestionar con el proveedor designado la impresin del material publicitario 3. Colaborar en la elaboracin de la revista MAAC Cine, segn instrucciones del Editor 4. Mantener un respaldo digital de todos los diseos publicitarios elaborados para el proyecto Mensual Mensual Frecuencia Especfica Especfica
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rea de Relacin Edicin revista
Frecuencia Mensual
Propsito de la Relacin Coordinar actividades para la elaboracin de la revista

Con quin Proveedores de servicios de impresin
Propsito de la Relacin Gestionar la impresin de material publicitario
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4.9 Funciones del proyeccionista

DENOMINACIN DEL CARGO: DEPARTAMENTO: REPORTA A: SUPERVISA A: Proyeccionista Cabina Administrador del MAAC Cine n/a
OBJETIVO DEL CARGO Operar los equipos de proyeccin digital, DVCam y 35mm. del MAAC Cine
Funcin 1. Operar la mquina proyector CHRISTIE, modelo SLC de 35 mm, con CROMO modelo P35 GPS de 3 lentes, componente de 3 platos modelo Mini Wind y amplificador de sonido digital cinema procesador marca SMART, modelo CP650 2. Operar reproductores de DVD, DVCam y proyectores multimedia 3. Verificar la existencia del material cinematogrfico y su buen estado, segn lo detallado en la parrilla de programacin 4. Realizar mantenimiento preventivo a los equipos de proyeccin 5. Asistir a la preparacin y ejecucin de eventos de artes escnicas Mensual Especfica Diaria Semanal Frecuencia Diaria
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rea de Relacin Administracin
Propsito de la Relacin Informar las novedades presentadas por fallo de equipos y estado de material cinematogrfico Coordinar preparativos para eventos especiales

Con quin Clientes/Usuarios de la sala
Propsito de la Relacin Coordinar actividades de apoyo a eventos especiales
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4.10 Funciones del luminotcnico

DENOMINACIN DEL CARGO: DEPARTAMENTO: REPORTA A: SUPERVISA A: Luminotcnico Cabina Administrador del MAAC Cine n/a
OBJETIVO DEL CARGO Operar los equipos de iluminacin del MAAC Cine
Funcin 1. Operar la consola de luces 2. Coordinar con los productores de eventos de artes escnicas la configuracin y secuencia de luces segn demanda 3. Colaborar con el montaje de escenografas 4. Realizar mantenimiento preventivo y correctivo a la consola e infraestructura de iluminacin Especfico Mensual Frecuencia Especfico Especfico
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Propsito de la Relacin Informar las novedades presentadas por fallo de equipos e infraestructura de iluminacin Coordinar preparativos para eventos especiales

Propsito de la Relacin Coordinar actividades de apoyo a eventos especiales
79

4.11 Funciones del boletero/acomodador

DENOMINACIN DEL CARGO: DEPARTAMENTO: REPORTA A: SUPERVISA A: Boletero/Acomodador Boletera Administrador del MAAC Cine n/a
OBJETIVO DEL CARGO Venta de boletos, asistencia y control para el buen uso de las instalaciones
Funcin 1. Vender boletos para funciones de cine y artes escnicas con el uso del sistema de control de boletera 2. Elaborar reportes de cierre de caja 3. Controlar el ingreso ordenado de personas y mantener el orden en el interior de la sala 4. Verificar la existencia de novedades con respecto a la infraestructura fsica al finalizar cada funcin 5. Al finalizar cada da, apagar las luces de la sala Diaria Diaria Diaria Diaria Frecuencia Diaria
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Frecuencia Diaria
Propsito de la Relacin Informar las novedades encontradas y entregar la recaudacin e informes de cierre de caja

Propsito de la Relacin Venta de boletos y asistencia para la correcta ubicacin al interior de la sala
81

4.12 Funciones del auxiliar de logstica y servicios

DENOMINACIN DEL CARGO: DEPARTAMENTO: REPORTA A: SUPERVISA A: Auxiliar de Logstica y Servicios Logstica Administrador del MAAC Cine n/a
OBJETIVO DEL CARGO Asistir al Administrador en el cumplimiento de sus funciones, mantener el archivo de documentos, mensajera y adquisicin de suministros de operacin para el MAAC Cine
Funcin 1. Entrega de correspondencia y documentacin interna 2. Archivar toda la documentacin entrante y saliente 3. Permanecer en la oficina de administracin en caso de ausencia del administrador 4. Imprimir reportes del sistema de control de taquilla para la elaboracin de informes 5. Adquirir suministros, con autorizacin previa del administrador Diaria Diaria Frecuencia Diaria Diaria Diaria
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Frecuencia Diaria
Propsito de la Relacin Asistir al administrador en el cumplimiento de sus funciones

Propsito de la Relacin Atencin al pblico y proveer informacin
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CAPTULO 5: Software para procesos operativos

En el MAAC Cine se cine se utilizan las siguientes aplicaciones:
Lotus Notes, para la gestin de correo electrnico Sistema de control de taquilla - Infoware
Figura 3: ventana de ingreso a Lotus Notes
Para el caso del correo electrnico, el software no ofrece la capacidad de acceder a las cuentas de correo electrnico a travs de Internet, limitando la capacidad de gestin de los directores de rea del proyecto, quienes por la naturaleza de sus funciones deben ausentarse de sus oficinas con cierta regularidad.
Esto ha llevado a la duplicidad en el uso de las cuentas de correo y al uso de servicios de correo electrnico gratuitos (hotmail, gmail, etc.) para actividades que guardan relacin directa con el desempeo de actividades propias del MAAC Cine,
84

dificultndose as el seguimiento de tareas y la coordinacin de esfuerzos, adems de complicar innecesariamente la comunicacin con proveedores y clientes externos.
Figura 4: listado de mails en Lotus Notes
Con estos antecedentes y cumpliendo con la tendencia en las empresas pblicas de fomentar el uso de software libre, se sugiere al Banco Central del Ecuador la utilizacin de Zimbra Collaboration Suitexi en reemplazo de Lotus Notes, para facilitar lo siguiente:
85

Figura 5: ventana de ingreso a Zimbra
Cumplimiento del decreto 1014 de la Presidencia de la Repblica del Ecuador, para el fomento del software librexii.
Posibilidad de sincronizacin nativa de mensajes de correo, contactos, calendario y tareas de Zimbra a Outlook 2007.
Posibilidad de acceder a Zimbra desde cualquier BlackBerry y dispositivos J2ME, o desde cualquier otro browser mvil, como el del Apple iPhone.
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Las Tareas de Zimbra permiten monitorizar las fechas de comienzo y finalizacin, prioridad, progreso y porcentaje de cumplimiento de cada tarea.
Mensajera instantnea va web, con soporte de mltiples conversaciones y chats de grupo.
Posibilidad de compartir la bandeja de entrada y otras carpetas de correo con otros, incluyendo la posibilidad de ofrecer acceso de slo lectura o bien control total.
Figura 6: Zimbra, bandeja de entrada
87

Con respecto al software para el control de taquilla, ste no ofrece la posibilidad de venta de boletos para ubicaciones especficas dentro de la sala, ni permite la creacin de zonas especficas con tarifas diferenciadas que agrupen rangos de butacas, por lo que en ms de una oportunidad el personal de boletera se ha visto en la necesidad de controlar manualmente las ubicaciones vendidas.
Figura 7: distribucin interna del MAAC Cine
Con este antecedente, se recomienda actualizar el software de control de taquilla incorporando la capacidad de venta de boletos con numeracin de butacas y la generacin de reportes que estn acordes a los indicadores de gestin definidos en el captulo siguiente.
88

Figura 8: sistema de control de taquilla, versin
Figura 9: sistema de control de taquilla, programacin de eventos
89

CAPTULO 6: Indicadores de gestin de producto

En estos das resulta evidente el auge que est teniendo la gestin de las relaciones con los clientes, tambin conocido como Marketing Relacional. Mltiples sistemas informticos conocidos como CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP
MANAGEMENT) van apareciendo en el mercado. Pero se habla mucho de actitudes, filosofas y orientaciones, ofrecindose pocas METODOLOGAS Y MODELOS DE REFERENCIA realmente tiles para poderlo medir.
El modelo elegido para cumplir los objetivos de este captulo recibe el nombre de Cuadro de Mando Relacionalxiii y, siguiendo estos parmetros, se han definido los indicadores para medir la gestin de MAAC Cine, en las reas de RELACIN CON SUS CLIENTES Y SOCIOS ESTRATGICOS, ESTRUCTURAL y FINANCIERA.
Para el caso de un proyecto cultural como lo es el MAAC Cine, la medicin exclusivamente en trminos econmicos no es suficiente, pues slo refleja la informacin econmica-financiera del proyecto. No se miden los elementos
intangibles, cuando el verdadero valor reside en muchos ms factores que los eminentemente econmico-financieros.
Los indicadores econmico-financieros no son capaces de explicar de forma completa por qu se producen los resultados obtenidos, ni contribuyen a la definicin de qu acciones concretas han de realizarse para lograr resultados.
90

6.1 Indicadores de capital relacional

El capital relacional se refiere al valor que tiene para una entidad el conjunto de relaciones que mantiene con el exterior.
La calidad y sostenibilidad de la base de clientes de una entidad y su potencialidad para generar nuevos clientes en el futuro, son cuestiones clave para su xito, como tambin lo es el conocimiento que puede obtenerse de la relacin con otros agentes del entornoxiv.
No son los clientes el activo ms importante que posee cualquier empresa ?
Por tanto, la importancia del valor de la red de relaciones que posee una entidad es cada vez ms importante como ventaja competitiva.
Entre los factores claves de gestin que se pretende medir estn:
Establecimiento de convenios con distribuidores de pelculas Establecimiento de convenios con entidades pblicas y privadas Satisfaccin de los clientes Fidelizacin de los clientes
91

6.1.1 Nmero de convenios con distribuidores internacionales de pelculas
Tabla 27
92

6.1.2 Nmero de convenios con distribuidores nacionales de pelculas
Tabla 28
93

6.1.3 Nmero de convenios con entidades pblicas
Tabla 29
94

6.1.4 Nmero de convenios con entidades privadas
Tabla 30
95

6.2 Indicadores de capital estructural

El capital estructural es propiedad de la empresa, queda en la organizacin cuando sus personas la abandonan. Un slido capital estructural facilita una mejora en el flujo de conocimiento e implica una mejora en la eficacia de la organizacin.
La pregunta clave en esta perspectiva es:
Cul debe ser el camino a seguir para alcanzar la propuesta de valor definida para los clientes y cmo mantener satisfechos a los directivos?
Entre los factores claves de gestin que se pretende medir estn:
La capacidad de organizacin y generacin de eventos La calidad del producto El ndice de asistencia a la sala de cine
96

6.2.1 Nmero de festivales cinematogrficos auspiciados
Tabla 31
97

6.2.2 Nmero de funciones de cine
Tabla 32
98

6.2.3 Nmero de eventos de artes escnicas
Tabla 33
99

6.2.4 Nmero de eventos del programa Cultura para todos
Tabla 34
100

6.2.5 Promedio de asistencia por funcin de cine
Tabla 35
101

6.2.6 Promedio de asistencia a eventos de artes escnicas
Tabla 36
102

6.2.7 Promedio de asistencia a eventos del programa Cultura para todos
Tabla 37
103

6.2.8 Porcentaje de ocupacin de la sala
Tabla 38
104

6.2.9 Nmero de cesiones de espacio sin costo
Tabla 39
105

6.2.10 Nmero de alquileres de la sala
Tabla 40
106

6.2 Indicadores econmicos

Son valores estadsticos que reflejan el comportamiento de las principales variables econmicas y financieras, obtenidos a travs del anlisis comparativo entre perodos de timpo determinadosxv.
En el caso especfico del proyecto MAAC Cine, los indicadores que se detallan a continuacin son exclusivamente para control contable y de anlisis econmico del porcentaje de retorno de la inversin.
El xito de la gestin del proyecto no debe ser medida por estos indicadores, debido a que por ser una iniciativa del estado no tiene fines de lucro ni se espera que el 100% de lo invertido se recupere.
A pesar de lo expuesto, es necesario mantener un control de los ingresos y egresos del proyecto y mantener estos indicadores para uso de las autoridades del Banco Central del Ecuador, entidad duea de este espacio cultural:
Recaudacin por funcin de cine Costo promedio de la programacin de cine
107

6.3.1 Recaudacin por funcin de cine
Tabla 41
108

6.3.2 Costo promedio de la programacin de cine
Tabla 42
109

7. Bases del concurso

La definicin de las bases y parmetros de operacin del MAAC Cine es potestad del Banco Central del Ecuador, sin embargo, con base en la experiencia adquirida, a continuacin se detalla una propuesta referencial:
ESPECIFICACIONES TCNICAS PARA EL CONCURSO PRIVADO PARA LA CONTRATACIN DE: PROGRAMACION Y OPERACIN DEL PROYECTO MAAC CINE GUAYAQUIL Y MANTA
1. OBJETIVOS DE LA CONTRATACIN El Banco Central del Ecuador requiere la contratacin de servicios de Programacin y Operacin para continuar ofreciendo al pblico el proyecto MAAC Cine en los auditorios ubicados al interior de los museos de la Direccin Cultural Regional en las ciudades de Guayaquil y Manta. Estos servicios incluyen recursos humanos, gastos administrativos, gastos de operacin y difusin.
2. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO Mantener en funcionamiento las salas de cine con proyeccin de pelculas segn una programacin con criterios museogrficos acorde con los objetivos del MAAC, de mircoles a domingo en la ciudad de Guayaquil y de jueves a domingo en la ciudad de Manta, con un mnimo de tres funciones diarias por cada ciudad.
110

Brindar apoyo logstico y tcnico sin ningn costo adicional para el Banco Central del Ecuador para la realizacin de eventos de artes escnicas y otros eventos que programe la Direccin Cultural Regional tanto en Guayaquil como en Manta. Estos eventos sern coordinados entre el contratista y la Direccin Cultural Regional, considerando que los mismos podrn realizarse en cualquier da y hora de la semana.
Gestionar ante las embajadas, cinematecas y distribuidores nacionales e internacionales los permisos respectivos para la exhibicin de las pelculas y pagar por stos, cuando fuere necesario.
Elaborar la programacin de pelculas que debe ser de orden cultural dirigida a adultos mayores, adolescentes, estudiantes, nios, grupos sociales menos favorecidos y pblico en general, en espacios dedicados a cada segmento.
Proyectar videos promocionales y/o educativos para la
difusin de las
actividades, programas culturales y eventos educativos y de artes escnicas organizados por la Direccin Cultural Regional y/o por el Banco Central del Ecuador.
Atencin al pblico en todas las reas que corresponden al proyecto MAAC Cine: boletera, auditorio, cabina de proyeccin y oficinas administrativas.
111

Gestionar, elaborar y financiar directamente o mediante auspicios, con la aprobacin previa de la Direccin Cultural Regional, medios de difusin (folletos, catlogos, afiches) de la programacin, festivales y actividades del MAAC Cine para ser distribuidos mensualmente a los medios de comunicacin, socios, colaboradores y clientes internos y externos.
3. PERSONAL REQUERIDO Para la ejecucin de lo anteriormente detallado, el oferente deber contar como mnimo con el siguiente personal, que deber cumplir con las obligaciones detalladas en el manual de funciones correspondiente:
1 Director de Proyecto 1 Director de Programacin 2 Administradores 3 Proyeccionistas 2 Luminotcnicos (1 para Guayaquil y 1 para Manta). (2 para Guayaquil y 1 para Manta). (1 para Guayaquil y 1 para Manta).
5 Boleteros/Acomodadores (3 para Guayaquil y 2 para Manta).
El personal debe ser especializado en cada una de las reas sealadas, residentes en la ciudades de Guayaquil y Manta segn corresponda y su experiencia debe ser acreditada con la hoja de vida junto con la documentacin de soporte.
112

El oferente deber asumir todas las obligaciones laborales derivadas del Cdigo de Trabajo, Ley y reglamento del Seguro Social obligatorios y dems obligaciones patronales con su personal.
4. MANEJO DE LA PROGRAMACION DEL PROYECTO MAAC CINE El oferente elaborar y ejecutar la programacin mensual del actividades del MAAC Cine tomando como referencia los siguientes criterios:
Programar, difundir y proveer de pelculas debidamente licenciadas para su exhibicin en las salas, entendindose como tal la responsabilidad de seleccionar y contratar las pelculas que se proyectarn.
Organizar muestras retrospectivas, festivales cinematogrficos y funciones especiales de los grandes clsicos de la historia del cine mundial y de las producciones de cine contemporneo.
Incorporar en la programacin lo ms destacado de la produccin cinematogrfica ecuatoriana.
Presentar la propuesta de la programacin mensual hasta el da 5 del mes anterior a la realizacin de la misma, para la revisin y aprobacin de la Direccin Cultural Regional.
113

Gestionar y financiar el trfico de las pelculas a fin de que stas, lleguen desde su lugar de origen y retornen segn las condiciones acordadas con los propietarios y/o dueos de los derechos de las mismas.
5. REQUISITOS DEL OFERENTE Los interesados debern cumplir los siguientes requisitos:
Ser persona natural o jurdica, habilitada legalmente para proveer los servicios de operacin y programacin de salas de cine.
Tener experiencia probada en exhibicin cinematogrfica.
Tener como mnimo, 2 aos de experiencia en gestin de proyectos cinematogrficos y/o de produccin audiovisual.
6. RECAUDACION DE LA TAQUILLA La recaudacin de la taquilla tanto de las proyecciones de pelculas como de presentacin de artes escnicas, ser a beneficio del Banco Central del Ecuador, salvo en casos especiales establecidos de acuerdo a normas y derechos existentes para este tipo de actividades.
114

7. ALQUILER DE LA SALA El oferente tendr la facultad de programar eventos culturales previa coordinacin y aprobacin de la Direccin Cultural Regional, para lo cual los porcentajes de reparto de taquilla sern propuestos por el oferente y analizados y aprobados por el Banco Central del Ecuador.
8. PLAZO El contrato ser por un ao calendario.
9. PRESUPUESTO REFERENCIAL Servicio Operacin y Programacin MAAC Cine Guayaquil y Manta Valor Anual US$ 168.000
10. FORMA DE PAGO En forma mensual previo presentacin de informes de gestin, que debern ser aprobados por la Direccin Cultural Regional previo a la autorizacin de pago.
11. MULTAS POR INCUMPLIMIENTO Por cada da de retardo en el cumplimiento de las obligaciones, el oferente pagara al Banco Central del Ecuador, por concepto de multa el equivalente al 1x1000 del valor total del contrato.
115

Conclusiones y recomendaciones
A partir de la informacin obtenida de las diferentes reas funcionales del MAAC Cine y luego de socializar el contenido de este documento con los responsables de cada una de ellas, concluyo que:
La carencia actual de manuales de polticas y procedimientos dificulta el proceso de adaptacin del personal e incide de forma directa sobre su productividad.
Existe un inadecuado manejo de la documentacin del proyecto y dificultad en la coordinacin de actividades entre las diferentes reas.
El software de apoyo a la gestin no satisface las necesidades de monitoreo, control y servicios que el proyecto demanda.
Considerando lo anterior, recomiendo:
Aprobar e instruir al personal en el uso de los manuales de funciones y procedimientos
116

Fortalecer la imagen del MAAC Cine y posicionarlo como un referente del cine alternativo en el pas, independientemente de la entidad que lo administre, fomentando la Misin y Visin establecidas en este documento.
Someter a un anlisis ms profundo las limitaciones del software de soporte a los procesos operativos, para justificar el desarrollo o compra de nuevos sistemas de informacin y utilitarios.
Salvo la ampliacin de detalles de naturaleza tcnica, tomar como referencia las bases del concurso recomendadas en el captulo 7 de este documento.
Establecer reuniones peridicas con los jefes de rea para el anlisis de las cifras mostradas por los indicadores de gestin de producto y tomar correctivos, de ser el caso.
117

ndice de Tablas
Tabla 1: asistencia de pblico al MAAC Cine de Guayaquil..................... Pg. 9 Tabla 2: resumen de asistencia 2008........................................................... Pg. 10 Tabla 3: etc. Tabla 4 Tabla 5: Tabla 6: Tabla 7: Tabla 8 Tabla 9: Tabla 10: Tabla 11: Tabla 12 Tabla 13: Tabla 14: Tabla 15: Tabla 16 Tabla 17: Tabla 18 Tabla 19: Tabla 20: Tabla 21:
118

Tabla 22 Tabla 23: Tabla 24 Tabla 25: Tabla 26: Tabla 27: Tabla 28 Tabla 29: Tabla 30: Tabla 31: Tabla 32 Tabla 33: Tabla 34: Tabla 35: Tabla 36 Tabla 37: Tabla 38 Tabla 39: Tabla 40: Tabla 41: Tabla 42:
119

ndice de Figuras
Figura 1: exteriores del MAAC Cine, Cine del Puente................................ 2 Figura 2: detalle del efecto iceberg.............................................................. Pg. 42 Figura 3: organigrama del MAAC Cine...................................................... Pg. 60 Etc. Pg.
120

Referencias y documentacin utilizada

i
Fuente: archivos del MAAC Fuente: David Grijalva, cineasta graduado en Cuba www.getec.etsit.upm.es/docencia/ginnovacion/gestion/gestion.htm
ii
iii
iv
www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/1/modcalidad.htm
Resolucin 834 de la Superintendencia de Bancos www.uexternado.edu.co/contaduria/programas/auditoriainternayoperac.htm http://www.metodologiagoal.7p.com/ http://www.misionvisionvalores.com/
vi
vii
viii
ix
www.yturralde.com/cultura_corporativa.htm
http://blog.pucp.edu.pe/?amount=0&blogid=304&query=goal http://www.opensistemas.com/soluciones/sistemas_y_seguridad/zimbra_solucion_d
xi
e_correo/
xii
http://ia360931.us.archive.org/0/items/decreto/Decreto_1014_software_libre_Ecuad
or.pdf
xiii
http://www.monografias.com/trabajos28/cuadro-mando-relacional/cuadro-mando-
relacional.shtml
xiv
http://www.microsoft.com/spain/empresas/marketing/indicadores.mspx
xv
http://es.mimi.hu/economia/indicadores_economicos.html
121

Tesis - Gestion de La Innovacion Aplicada A Proyectos Culturales en El Maac Cine Guayaquil

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Tesis - Gestion de La Innovacion Aplicada A Proyectos Culturales en El Maac Cine Guayaquil

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CONTENIDO

Proyecto de Graduacin - MSIG

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Figura 1: exteriores del MAAC Cine, Cine del Puente

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CAPTULO 1: Antecedentes del MAAC Cine

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1.2 Situacin Actual

Proyecto de Graduacin - MSIG

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1.3 Anlisis comparativo de la gestin de Ocho y Medio y ESPOL

ASISTENCIA DEL PBLICO AL MAAC CINE GUAYAQUIL

MAAC CINE GUAYAQUIL

ESPOL - RESUMEN ASISTENCIA 2008

MAAC CINE GUAYAQUIL

Proyecto de Graduacin - MSIG

RESUMEN ASISTENCIA 2008 MAAC CINE GUAYAQUIL

AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

1.909 424 120

1.553 550 600 126

2.501 147 882 2.070 -

3.583 1.151 331 901 -

2.419 208 2.147 323 49

2.249 2.086 1.354 35

3.236 621 1.492 2.360 35

2.028 1.280 1.060 918

2.886 931 1.246 333 65

31.633 5.173 10.268 9.199 310

Proyecto de Graduacin - MSIG

Proyecto de Graduacin - MSIG

Proyecto de Graduacin - MSIG

Proyecto de Graduacin - MSIG

CAPTULO 2: Procesos operativos del MAAC Cine

Proyecto de Graduacin - MSIG

Proyecto de Graduacin - MSIG

Los documentos que fluyen en el proceso.

Las herramientas informticas utilizadas.

Proyecto de Graduacin - MSIG

2.1 Resumen General de la Actividad del MAAC Cine

Proyecto de Graduacin - MSIG

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2.2 Definicin de procesos

Proyecto de Graduacin - MSIG

2.2.1 Proceso para la elaboracin de la parrilla de programacin

FICHA DEL PROCESO

Elaboracin de la parrilla de programacin

TIPO DE DOCUMENTACIN Manual Manual

DESCRIPCIN DE HERRAMIENTA SOPORTE INFORMTICO Excel

TIPO DE HERRAMIENTA Utilitario Aplicativo

FECHA LTIMA REVISIN PRINCIPALES NOVEDADES ENCONTRADAS

Proyecto de Graduacin - MSIG

Proyecto de Graduacin - MSIG

2.2.2 Proceso para la calendarizacin de actividades varias

FICHA DEL PROCESO

Cale ndarizacin de activ idade s v arias

CARGOS RESULTADOS Admisnitrador

ENTREGABLES Registro del evento en cronograma del MAAC Cine

TIPO DE DOCUMENTACIN Manual Manual Manual TIPO DE HERRAMIENTA Utilitario

FECHA LTIMA REVISIN PRINCIPALES NOVEDADES ENCONTRADAS

Para la aprobacin de prestacin de sala se utilizan criterios subjetivos no documentados.