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Excel Básico

Módulo 1
1 ¿Qué es y para que sirve una planilla de cálculos? Su principal función es realizar operaciones matemáticas, de la misma manera que trabaja la más potente calculadora, pero también la de computar complejas interrelaciones y ordenar y presentar en forma de gráfico los resultados obtenidos. Además, Excel permite colocar, ordenar y buscar datos, así como insertar bloques de texto e imágenes. Los principales elementos de trabajo son: • • • • Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. Título de fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números. Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. Título de columna: Está siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de Excel 2000 van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente. Celda: Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con la columna F, se denomina F29. Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura vemos la representación del rango de ejemplo.

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Iniciar Excel Los pasos para entrar al programa son los siguientes: Inicio  Programas  Microsoft Office  Microsoft Office Excel 2003. Aparece la siguiente pantalla:

2.1 2.1.1

Partes de la pantalla: Barra de título En esta barra aparece el nombre del documento, que por defecto es Libro 1 hasta que el usuario le coloque un nombre.

2.1.2

Barra de menú Aparecen todos los comandos

2.1.3

Barra estándar Permite ejecutar los comandos más comunes: guardar, abrir, copiar, pegar, etc.

2.1.4

Barra de formato Permite ejecutar los comandos más comunes: negrita, subrayado, cursiva, alineación, etc.

2.1.5

Barra de fórmulas En la parte izquierda de la barra se muestra la celda activa, que en este caso es la A1, hacia la derecha, se muestra una zona para insertar o escribir las fórmulas.

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Ingresar datos Hacer clic con el mouse (botón izquierdo) en la ubicación deseada, en el ejemplo B2, escribimos y presionar Enter. También se puede mover con las flechas de orientación del teclado. Ahora escribir Precios en la celda C2. Queda así:

4 4.1

Guardar y Abrir archivos Guardar

.3 4.1.4 Hacer doble clic sobre la carpeta o ubicación donde se desea que se guarde el archivo.5 4.1. Normalmente esto no se utiliza. En este caso no aparecerá ningún cuadro de diálogo. Mis documentos. así que se deja la opción predeterminada Libro de Microsoft Excel (. Se pueden abrir varios archivos a la vez desde el cuadro de diálogo Abrir. Hacer doble clic en el libro que desee abrir..xls) .2.2 4. a continuación. .Los métodos de guardado de Excel son iguales a los de otros programas. etc. 4. En el cuadro Nombre de archivo se escribe el nombre con el que se identificará al archivo.2.1. hacer clic en la unidad o la carpeta que contenga el libro que desea abrir y. Hacer clic sobre el botón Guardar. Por su parte.2 4.1 En la lista Buscar en. Para ello: • 4.1. localizar la carpeta en la que se encuentre el libro y hacer doble clic en ella.6 4. En la barra vertical aparecen lugares comunes como Escritorio. En el cuadro Guardar como tipo hay algunas opciones para guardar el trabajo con otros formatos diferentes al de Excel. Para Guardar con el mismo nombre y la misma ubicación en la que ya estaba el archivo simplemente hay que elegir Menú Archivo > Guardar o hacer clic sobre el icono de disquete de la barra de herramientas. la opción Guardar permitirá guardarlo con el mismo nombre que ya tenía en su misma ubicación. La opción 'Guardar como' permite guardar por primera vez un libro de Excel en un archivo.1 Se elige Menú Archivo > Guardar como.1. o guardar con otro nombre y otra ubicación el que está abierto.2 • Seleccionar el menú Archivo. Abrir Libros de trabajo Abrir un libro en el disco duro • • Hacer clic en el botón Abrir de la barra estándar.1. Para Guardar como sigue estos pasos: 4. Aparecerá un cuadro de diálogo: 4.

a izquierda o derecha. Hacer clic sobre el botón Aceptar.. Pulsar la tecla CTRL del teclado. los demás estarán por debajo Ver demostración 5 Formatos Aplicar formato a celdas Utilice el menú Formato / celdas para aplicar formato a una celda seleccionada. moneda.3 • • • • • Elegir la opción Abrir. cambiar su ancho. Seleccionar un archivo a abrir.).• 4. Todos los archivos se abrirán solo que uno de ellos se visualizará en pantalla. mantener presionada la tecla del Mouse y arrastrar. etc. y manteniéndola pulsada seleccionar otro archivo.. hora. haga clic en una opción del cuadro Categoría y seleccione las opciones para las que desea especificar un formato de número (fecha.1 Tamaño de filas y columnas Como no se visualiza el contenido de la celda B2. De la misma forma se puede variar el alto de las filas. El cuadro Ejemplo muestra el aspecto que tendrán las celdas seleccionadas con el formato elegido. Haga clic en Personalizado si desea crear sus propios formatos personalizados para números (como códigos de producto. Para ello hay que posicionar el Mouse entre los encabezados de B y C. Repetir el paso anterior hasta que estén seleccionados todos los archivos que desear abrir. . por ejemplo). O hacer clic sobre le botón Abrir de la barra estándar. Desde la solapa Número. 5.2. hasta el tamaño deseado.

. Es conveniente probar las distintas visualizaciones.2 Bordes Introducir el resto de los datos: Una opción es utilizar de la barra de Formato. el comando Bordes.También se puede utilizar el Zoom. Primero hay que seleccionar todas las celdas y elegir de Bordes. 5. que está en la barra de herramientas. Todos los bordes.

estilo y color.Si se necesita una mayor gama de posibilidades para bordes. .3 Fuentes Seleccionar las celdas y buscar en la Barra de Formato la lista desplegable de fuentes. según se indica en la siguiente ilustración: Desde aquí se selecciona el borde (se puede trabajar con contorno y/o interior o seleccionar solo aquellos que se necesitan). 5. Pulsar sobre el botón que muestra un triángulo para cambiar el tipo de letra. usar el menú Formato > Celdas > Bordes. . Y seleccionar por ejemplo Verdana.

También está disponible la oferta de estilos más usados en la Barra de Formato: Negrita Cursiva Subrayado Si la pantalla no muestra el botón Color de Fuente. Todas estas opciones también pueden encontrarse en el menú Formato > Celdas > Fuente. 5. pulsar sobre el botón Mas Botones que se encuentra al final de la Barra de Formato.Se puede modificar el tamaño de letra con el desplegable que se presenta a continuación.4 Relleno de Celdas Seleccionar la celdas a las que desear cambiar el color del fondo en la Barra de Formato pulsar sobre Color de relleno y pulsar sobre el color verde claro. Marcar el color deseado. usando el siguiente cuadro: . Pulsar sobre el botón Color de fuente.

se puede ver su contenido sin necesidad de desplazar las columnas. el dato sigue estando allí.5. Esto se produce cuando el dato no cabe en el espacio visible de la celda. No. Hay varias formas en que Excel actúa frente al desbordamiento. Eso no significa que haya habido un error o que se hayan perdido los resultados de los cálculos. numérica sin formula. el comportamiento de Excel depende de la situación de la celda situada inmediatamente a su derecha. sencillamente pulsando en ella y se verá como su valor aparece en la barra de formulas Puede haber otras ocasiones en que no importe ampliar un poco la celda. Si está vacía. dependiendo si el desbordamiento se produce en una celda con datos textos o con datos numéricos Si el desbordamiento se produce con datos texto. el texto se prolongara a su derecha libremente.5 Desbordamiento de datos Es bastante frecuente que cuando se manejan operaciones numéricas se produzca un desbordamiento de celda. Cuando esto ocurre Excel llama la atención sobre ello con el símbolo #. Pero si está ocupada entonces solo será visible la parte del texto que quepa en la zona visible de la celda. La notación científica se lee simplemente multiplicando el numero mostrado por 10 elevado a la cifra que hay tras el signo +. se corre la coma tantos puestos a la derecha como el numero que haya tras el signo + . para verlo solo hay que modificar el ancho de la columna hasta que aparezca el dato Si se desborda una celda. En estos casos se puede ver el contenido de la celda en notación científica. En otras palabras.

4 5. Este menú se aplica sobre las filas seleccionadas. también se puede utilizar el menú Formato/Fila.5.7 Autoformato Cuando no se desee emplear tiempo pensando qué formato aplicar a un modelo puede dejar que Excel lo haga automáticamente.2 5. Abrir el menú Formato/Autoformato (se visualizará el cuadro de diálogo Autoformato). que le permite graduar con precisión la altura de la fila. ocultarla o mostrarla. cuando el puntero del ratón cambia de forma arrastrar hacia la izquierda o hacia la derecha para reducir o aumentar la anchura de la columna. Hacer clic en ACEPTAR y automáticamente se reflejará en el rango seleccionado el tipo de formato escogido. • Para ajustar el ancho de las columnas: Este menú se aplica a las columnas seleccionadas. ponerla en anchura estándar.5 Seleccionar el rango de celdas a aplicar autoformato.3 5.7.7. • Para ajustar la altura o anchura a la selección: • • Señalar la línea que divide la cabecera de dos columnas o de dos filas.7. 5. • Señalar la línea que divide la cabecera de dos columnas. ocultarla o mostrarla. también se puede utilizar el menú Formato/Columna.7. . ponerla en altura estándar. que le permite graduar con precisión la anchura de la columna.1 5. Para eliminar un autoformato hacer clic en Deshacer o bien seleccionar la opción Ninguno en el menú Formato/Autoformato. 5. cuando el puntero del ratón cambia de forma arrastrar hacia arriba o hacia abajo para reducir o aumentar la altura de la fila.6 Alto y ancho de filas y columnas Excel permite de forma sencilla e intuitiva ajustar la altura de las filas y la anchura de las columnas a las necesidades y/o preferencias del usuario. Seleccionar un formato en la lista de formatos de tabla (veremos una muestra de ese formato en la parte derecha de la pantalla). Para ajustar la altura de las filas: • Señalar la línea que divide la cabecera de dos filas.7. Excel analiza la estructura de los datos del modelo y aplica un formato predefinido. Hacer doble clic (las filas o columnas se ajustan para mostrar el contenido mayor).

a veces. Para reemplazar los caracteres introducidos automáticamente.1 8. Excel rellenará sólo las entradas que contengan texto o una combinación de texto y números. se podrá seleccionar entre una lista de las entradas ya contenidas en la columna. Para aceptar la entrada propuesta.1. hacer clic en Elegir de la lista del menú contextual. Para ver la lista. elegir la opción "Elegir de la lista". Microsoft Excel rellenará automáticamente los demás. Y cuando se vaya a repetir un dato ya introducido. fechas u horas no se rellenarán. hay que presionar ENTER. tras teclear una columna de datos Situarse en la primera celda vacía que haya tras los datos y pulsar el botón derecho del ratón En el menú que se ha desplegado.Ver demostración 6 Listas Excel tiene funcionalidades orientadas a facilitarnos la introducción de datos en las hojas de cálculo. presionar RETROCESO (←). Las listas consisten en que mientras se van introduciendo datos en una columna Excel crea automáticamente una lista con todos ellos. sólo se hace a filas o a columnas. Excel mostrara una lista con todos los datos introducidos en la columna hasta el momento. Por ejemplo. 8. Para insertar uno de ellos en la celda elegida solo hay pulsar en él. Para eliminar los caracteres introducidos automáticamente. . La entrada completa seguirá exactamente el modelo de mayúsculas y minúsculas de las entradas existentes. presionar ALT+FLECHA ABAJO o hacer clic en la lista con el botón secundario del mouse (ratón). 8 Edición de filas y columnas El funcionamiento de las opciones de edición para filas o columnas es idéntico. Además. Excel permite seleccionarlo de la lista en vez de rescribirlo. 7 Autocompletar Rellenar rápidamente entradas repetidas en una columna: Si los primeros caracteres que se escriba en una celda coinciden con una entrada ya existente en la misma columna. A continuación. todo lo que se indica en esta sección es válido para ambas y. Una de ellas son las listas. por ejemplo si se escribe lunes y se arrastra la ventana. Las que contengan sólo números. continuar escribiendo. por tanto. Aparecerá una nota que va mostrando los distintos días de la semana y si se suelta el ratón Se ve que se crea automáticamente una lista con los días de la semana. Excel tiene otras funciones de automatización relacionada con las listas.1 Inserción de filas/columnas: Seleccionar el número de filas que desea insertar.

5.1. a su vez éstos están compuestos por hojas. Ocultar filas/columnas: seleccionar las columnas a ocultar. Para seleccionar varias hojas consecutivas hacer clic en la primera y MAYUSC CLIC en la última.4 Seleccionar el menú Insertar/Filas o hacer clic en el botón derecho del ratón y seleccionar INSERTAR en el menú contextual.2 8. Para seleccionar varias hojas no consecutivas hacer clic en la primera y CTRL CLIC en las siguientes. Ver demostración 9 Trabajo con diferentes hojas Como ya se dijo anteriormente. .3.2. mientras que Eliminar se asemeja a cortar con unas tijeras las celdas. Hacer clic con el botón derecho y seleccionar INSERTAR en el menú contextual (se visualizará el cuadro de diálogo Insertar).1 8. Diferencia entre ELIMINAR y BORRAR: Recuerde que Borrar elimina el contenido de la celda.2 9.3.1 9. 8.3 Seleccionar el rango donde desea insertar las nuevas celdas. Mostrar filas/columnas Seleccionar el menú Formato/Columna (Mostrar) o hacer clic en el botón derecho del ratón y seleccionar MOSTRAR en el menú contextual.2 8. Cuando se hace esto. seleccionar el menú Formato/Columna (Ocultar) o hacer clic en el botón derecho del ratón y seleccionar OCULTAR en el menú contextual.2 8. Borrar equivale a borrar con una goma de borrar.1 9.5 Insertar celdas en blanco: Además de insertar filas y columnas también se puede insertar nuevas celdas en un rango seleccionado. Siga los siguientes pasos: 8.8.2 8.3 8. 9. mientras que Eliminar elimina el continente.1.2 8. seleccionar el menú Edición/Eliminar o hacer clic en el botón derecho del ratón y seleccionar ELIMINAR en el menú contextual.1.1.2.3 Selección de hojas: Para seleccionar una hoja hacer clic sobre la etiqueta de la misma. Excel pregunta hacia donde desea desplazar la selección (hacia la derecha o hacia abajo). Seleccionar la opción de desplazamiento deseada y hacer clic en ACEPTAR.1 8. los documentos de Excel se denominan Libros.5.1 8. Eliminación de filas/columnas: seleccionar las filas/columnas a eliminar.5.

Hacer clic en el botón derecho del ratón y seleccionar ELIMINAR en el menú contextual (también puede seleccionar el menú Edición/Eliminar hoja. Introduzca el nuevo nombre en el cuadro de diálogo Cambiar nombre.2 Inmovilizar secciones: Si se desea inmovilizar la parte de la hoja que muestra los títulos se puede hacer mediante el menú Ventana/Inmovilizar Secciones. Cuando se desee eliminar la división hacer doble clic en la línea de división.2 9.3 Cambiar el nombre de una hoja: Seleccionar la hoja. Hacer clic en el botón derecho y seleccionar CAMBIAR NOMBRE en el menú contextual (también puede seleccionar el menú Formato/Hoja y Cambiar nombre.2 9.1 9. Cuando se desee volver a la situación anterior seleccionar Ventana/Movilizar Secciones.3. Excel visualiza un mensaje de confirmación. es frecuente perder de vista las cabeceras.1 9.1 División de la hoja en paneles: Cuando un modelo tiene muchos datos.3 Zoom: .4. También se puede operar como sigue: Seleccionar la hoja. introduzca las opciones deseadas y hacer clic en ACEPTAR (para copiar hay que activar el cuadro de verificación Crear una copia). d) hacer clic en ACEPTAR.9. Esto se realiza haciendo clic en la marca de división horizontal o vertical que aparece junto a las barras de desplazamiento y arrastrando hacia la izquierda o abajo para dividir la hoja.4.4 9. Se visualizará el cuadro de diálogo Mover o Copiar. 10.3.3.2.2. Para ello deberá posicionarse en la celda correspondiente a la fila / columna siguiente a la que desea inmovilizar.3. Esto se puede evitar dividiendo la hoja horizontal o verticalmente en dos paneles. 10 Opciones de visualización En el manejo cotidiano de Excel podrá utilizar distintas opciones que le permitirán ver los modelos de la hoja de cálculo de la manera que más se ajuste a sus necesidades y/o preferencias personales. Para copiar hacer la operación con CTRL ARRASTRAR.4 9.2 9. Mover o copiar una hoja: Para mover hay que arrastrar la etiqueta hasta la nueva ubicación. 10.3 9.2 9. 10.1 9. Eliminar una o varias hojas: Seleccionar la hoja u hojas a eliminar. Seleccionar el menú Edición/Mover o Copiar hoja.3 9. pulsar en ACEPTAR para eliminar la hojas.4.2.3 9.

Por ejemplo. Ver demostración Trabajo Práctico Módulo 1 Excel Básico Módulo 2 1 1. Se puede realizar operaciones con valores de la hoja de cálculo.1 Introducir fórmulas ¿Cómo funcionan las fórmulas? Una fórmula ayuda a analizar los datos de una hoja de cálculo. . Las fórmulas deben comenzar con un signo igual (=) • • • 1. lógicos o referenciales) y constantes (valores que no han sido calculados y que. realiza una operación y devuelve un valor o valores). Si se desea ver toda la hoja seleccionar el modelo completo y hacer clic en el desplegable Zoom y escoger la opción Selección. ¿Cómo funcionan los operadores? Los operadores especifican la operación que se desea realizar con los elementos de una fórmula.) Para introducir una fórmula en una celda de una hoja de cálculo. o los valores resultantes de las fórmulas. la multiplicación y la comparación. referencia (a celdas. hojas de cálculo. 1. se debe escribir una combinación de estos elementos en la barra de fórmulas. operadores (signos o símbolos que especifican el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. el número 210 y el texto Ingresos trimestrales. Para aplicar el Zoom hacer clic en el desplegable Zoom de la barra de herramientas y elegir el grado de aumento o reducción deseado. -. Una fórmula puede incluir cualquiera de los siguientes elementos: funciones (siendo una función una fórmula ya escrita que toma un valor o valores. comparativos. no son constantes. Por ejemplo: suma. resta o multiplicación. por tanto. Las expresiones. no varían. como la suma.3 Los operadores aritméticos mas utilizados son: +. pudiendo ser matemáticos.. /.Otra posibilidad que permite aumentar o reducir lo que se ve en la hoja de cálculo es el zoom o control de visualización.2 Operadores. funciones y nombres. referencias. Se utiliza una fórmula cuando se desea introducir valores calculados en una hoja de cálculo. * Una fórmula siempre comienza con el signo (=) Una constante es un valor numérico o de texto que se escribe directamente en una celda. valores.

4 Forma de introducir una fórmula • • Seleccionar la celda en la que desea introducir la fórmula Escribir un signo (=) seguido de una fórmula. 1. Si se comienza una fórmula pegando un nombre o una función Microsoft Excel insertará automáticamente el signo igual. combinan valores numéricos y producen resultados numéricos. También se podrá introducir una fórmula utilizando el Asistente para funciones o pegando información copiada. = Igual > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> No es igual que El operador de texto une uno o más valores de texto en un sólo valor de texto combinado. • .Resta(o negación si se coloca antes del valor. + Suma . como en 20%) ^ Exponenciación • Los operadores de comparación comparan dos valores y producen el valor lógico VERDADERO o FALSO. como en -1) / División * Multiplicación % Porcentaje (Colocado después de un valor.• Los operadores aritméticos realizan operaciones matemáticas básicas.

se denominan referencias externas.…. . También es posible cambiar los encabezados de las columnas para que sean números en lugar de letras.) y las filas se titulan con números. D. De manera predeterminada Excel utiliza el estilo de referencia A1 en el que las columnas se titulan con letras (A. BC.1 Uso de referencias ¿Cómo identifica Microsoft Excel las celdas De manera predeterminada. Con las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula o utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. BB. C. Por ejemplo la referencia absoluta $A$1 del estilo de referencia A1.…Z. Las referencias externas. En el estilo L1C1 se indica la ubicación de una celda con una “L” seguida de un número de fila y una “C” seguida de un número de columna. Si la celda activa es A1 la referencia relativa L(1)C(1) se referirá a la celda situada una fila hacia abajo y una columna hacia la derecha o B2. AZ. El estilo de referencia L1C1 en el que se numeran filas y columnas es una alternativa al estilo de referencia A1 que resulta útil para mostrar las referencias relativa. esto es lo que se conoce estilo de referencia L1C1.4. B.1. etc. Excel muestra la referencia de la celda activa en el extremo izquierdo del área de referencia de la barra de fórmulas. Utiliza el estilo de referencia A1 que titula las columnas con letras (de A hasta IV o un total de 256 columnas) y titula las filas con números (del 1 al 16384). Las referencias a datos de otras aplicaciones se denominan referencias remotas Las referencias de celdas están basados en los encabezados de fila o columna de una hoja de cálculo. AA. BA. También se podrá hacer referencia a las celdas de otros libros. AB. Una referencia identifica una celda o grupo de celdas en una hoja de cálculo e indica en qué celdas se debe buscar los valores que se desean utilizar en una fórmula.

2 • • • 1. Los nombres hacen que las intersecciones sean más fáciles de usar. Por ejemplo si el rango B3:M3 contiene cifras de ventas y el rango C2:C8 contiene diversos datos relativos a febrero la fórmula =B3:M3 C2:C8 utilizará el operador de intersección para referirse a la celda C3 el valor situado en la intersección de los dos rangos.4. 2 Diferencia entre referencias relativas y absolutas La distinción entre referencias relativas y absolutas es importante si se piensa copiar una fórmula de una celda a otra. Si en una fórmula se especifica una referencia a una fila o columna que debería ser una referencia a una sola celda Excel sólo realizará la operación en una celda de la referencia. Por ejemplo si se define el nombre Ventas como rango B3:M3 y el nombre febrero como rango C2:C8 con la fórmula = Ventas febrero se producirá el mismo resultado (celda C3) que en el ejemplo anterior.1. Microsoft Excel utilizará la celda C3 que es la empleada en la fórmula. un espacio para hacer referencia a una celda que comparten dos rangos de celdas cruzados. Referencias a celdas en intersección de rangos Excel utiliza un operador de intersección.3 ¿Qué son los operadores de referencia? Existen tres tipos de operadores de referencia: Rango (dos puntos) Produce una referencia para todas las celdas entre las dos referencias incluyéndolas. Como valor predeterminado Excel copiará la referencia absoluta tal y como aparece en a fórmula original. Unión (punto y coma) Produce una referencia que incluye dos referencias. Intersección (espacio) Produce una referencia para las celdas comunes a las dos referencias. Dado que el rango llamado Ventas (B3:M3) contiene una celda en la columna C la misma que la de la fórmula. .4. Por ejemplo si se introduce la formula = Ventas*15% en la celda C10 Microsoft Excel buscará una celda de la misma fila o columna que se adapte a la descripción de la fórmula.

y el resultado será 200. Excel ajusta para que haga referencia a la celda B1. . Si en el ejemplo anterior se ha comenzado con una referencia absoluta en lugar de una relativa tanto la fórmula original como la copiada multiplicarán por 2 la celda A1. En este ejemplo la celda A2 contiene una fórmula que multiplica por 2 el valor de la celda superior La fórmula utiliza la referencia relativa “A1” y el resultado de la fórmula es 200.la celda situada inmediatamente encima de la que contiene la fórmula es 1000. Cuando se copia la fórmula en la celda B2. como las referencias relativas se ajustan automáticamente a la nueva ubicación las que se encuentren en la fórmula copiada o movida harán referencia en la fórmula es la misma que la relación entre las celdas a las que se hace referencia en la fórmula original y la celda que contiene la propia fórmula.Sin embargo.

como A$1 o $A1. al hacer esto se le coloca un signo de pesos antes de la letra del nombre de la celda y del número de la celda Ejemplo: $D$4:$E$5 2.2 Referencias a celdas Absolutas Se usan cuando se van a copiar fórmulas y se desea conservar las referencias de celda o rangos de celdas. donde los argumentos se encuentran separados por punto y coma. . El programa Excel cuenta con gran número de funciones predefinidas a las que se accede fácilmente partiendo del botón Insertar Función. C4 y D4 y el resultado aparecerá en E4. La media aritmética suma los números y los divide entre el número de elementos sumados.)..3 Referencias a celdas Mixtas Consiste en definir uno de los dos elementos que identifican la celda como absoluto y el otro como relativo. B4. Excel ajustará la letra de la columna o el número de la fila (la que no tenga un símbolo “$”) y dejará la otra parte de la referencia sin cambios. 2. por ejemplo: $D4:$E5 ó D$4:E$5 Ver demostración 3 Uso de funciones Las funciones adoptan la forma de =FUNCION(argumento1.argumento3.. Por tanto nuestra función realizará la operación matemática de sumar 4+6+2+10 y dividir por cuatro.1 Referencias a celdas relativas Al copiar fórmulas con referencias relativas Excel cambia las direcciones de celda o de rango automáticamente adaptándolas a la posición que ocupa la celda en que se han copiado por Ejemplo si se va a copiar en F6 la formula =B5*C5. • Hay que situar el puntero en la celda donde se desea colocar la fórmula y donde se mostrara el resultado de la función. para ello se selecciona la celda donde se encuentra la fórmula a copiar y se pulsa la tecla F4. la cual se encuentra en D5 Excel la actualiza de la siguiente manera =B6*C6 2.argumento2.También se podrá usar las referencias mixtas. en nuestro ejemplo se calculará la media aritmética de los valores introducidos en las celdas A4.

• • Y una vez seleccionada la Categoría de la función hay que seleccionar en el cuadro inferior el nombre de la función Pulsar Aceptar y aparece otro cuadro. es el cuadro correspondiente a la función elegida. es decir pulsar sobre una Categoría de la función. . Ahora se trata de especificar los argumentos de la función.• • En la Barra de Fórmulas pulsar sobre el botón Insertar Función Aparece un cuadro en el que hay que seleccionar primero el grupo en que se encuentra la función que se desea utilizar. En nuestro ejemplo la función media aritmética se encuentra dentro la Categoría de funciones Estadísticas.

A2.A4) Utilizar la función SUMA pero ahora resumiendo las celdas escribiendo la primera. Se van a utilizar dos funciones: • Una para calcular las sumas y Utilizar la función SUMA y escribir todos los argumentos uno detrás de .3. A3 y A4 hay varias posibilidades • otro =SUMA(A1.1 Autosuma Es la función que nos permite realizar la suma de los números introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde: • • • Se debe comenzar la función con el signo igual "=" para indicar al programa que se trata de una función. dos puntos y la última =SUMA(A1:A4) Sumar mediante el operador matemático suma u escribiendo todas las celdas =A1+A2+A3+A4 EJEMPLO A partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen.A3. Por lo tanto para sumar los números introducidos en las celdas A1. El nombre de la función que se quiere realizar. La operación que se desea realizar en este caso SUMA El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se encuentran los números a sumar. A2.

• Una función para calcular que cantidad corresponde a las ventas más bajas de un mes y zona. El argumento es la zona de datos sobre la que desear calcular el mínimo. El texto Ventas mensuales se teclea en la celda A1 y luego se marca desde la celda A1 a la E1 y se pulsa el botón Combinar y centrar.3 Promedio Corresponde a la media aritmética. es decir B4:B7. el programa automáticamente asume que son los números que se encuentran sobre la casilla donde se está introduciendo la fórmula. . Se utilizará primero la función Autosuma para calcular los totales. Si nos ubicamos en B8.2 Mínimo Independientemente del cálculo anterior se va a calcular el menor valor de las ventas utilizando la función Mínimo que se designa por MIN. Para sumar la primera columna la función quedaría =SUMA(B4:B7) 3. Consiste en especificar las celdas que contienen los números a los que queremos calcular la media aritmética. Si el programa no pone correctamente las celdas que se quiera utilizar para el cálculo hay que cambiar los nombres de las celdas donde dice Número1. Es decir desde B4 a C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7) La función queda =MIN(B4:C7) 3.

haga clic sobre el botón Insertar Función de la Barra de Fórmulas. En fin. la hora actual.4. Si se quiere saber a qué día de la semana corresponde una fecha determinada. son muchas las posibilidades que se tienen en Excel para llevar a cabo todos estos trabajos. por ejemplo. Si se quiere extraer solo el año o el mes de una fecha. 3. Ejemplo: AHORA() da como resultado 25/02/2010 14:04 3.4. etc. En Categoría de la función seleccione Fecha y Hora. en Nombre de la función aparece la lista de todas las funciones disponibles para manipular fecha y hora 3. se la puede ver dependiendo del formato que le de a la celda que contiene la función.4 Fecha y hora Estas funciones permiten hacer cálculos y manipular los datos que son de tipo fecha y hora.2 AÑO(núm_de_serie) Toma la fecha dada como argumento y devuelve el año. Se puede obtener la fecha actual.1 AHORA() La función devuelve la fecha y la hora actuales. establecer el número de días que hay entre dos fechas. si es lunes o martes.Y en la celda marcada se coloca la función y muestra el resultado de aplicar dicha función a los argumentos seleccionados. Ejemplo: AÑO(“01/01/1999”) da como resultado 1999. Para insertar una función.3 DIA(núm_de_serie) . En el ejemplo la media aritmética da cinco y medio como se muestra en la celda B8 donde se introdujo la fórmula Ver demostración 3.4.

“29/02/2004”.5 SIFECHA Calcula el número de días. es decir. como números de serie (por ejemplo. "2001/1/30"). 36921. para efectos de cálculo pasa a ser 30 del mismo mes. De forma predeterminada. si fecha_inicial o fecha_final es 31 del mes.FALSO) da como resultado 58 DIAS360(“01/01/2004”. 12 meses de 30 días. Unidad El tipo de información que desea obtener: DIAS360(“01/01/2004”. Ejemplo: DIA(“28/01/2003”) da como resultado 28 3.FALSO) da como resultado 30 • • Comentarios Las fechas están almacenadas como números de serie secuenciales para poder utilizarse en los cálculos. que representa el 30 de enero de 2001 si se utiliza el sistema de fechas de 1900) o bien como resultado de otras fórmulas o funciones (por ejemplo.fecha_final. FECHANUMERO("2001/1/30")). • dias . el 31 de diciembre de 1899 es . Fecha_final: Fecha que representa la última fecha o fecha final del período. Las fechas se pueden escribir como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo.método) Esta función devuelve el número de días que hay entre los argumentos fecha_inicial y fecha_final.fecha_final. Ejemplo: • dias.“31/01/2004”. meses o años entre dos fechas SIFECHA(fecha_inicial.unidad) • Fecha_inicial: Fecha que representa la primera fecha o fecha inicial del período. 3. El valor devuelto está comprendido entre 1 y 31.4.4 DIA360(fecha_inicial.Da como resultado el día que está representado en la fecha. Al utilizar el método europeo.4. Para el cálculo toma el año de 360 días.

La función SIFECHA es muy útil en fórmulas en las que se necesita calcular un período transcurrido.05. Esta es una de las pocas funciones sin argumentos.el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448. HORA(núm_de_serie) Devuelve un número comprendido entre 0 y 23 que representa la hora para el valor dado como argumento. suponiendo que se está en febrero.01) da como resultado la fecha febrero 2 de 2004 FECHA(2001. . Ejemplo 3. tomará la apariencia que se desee. Esta función es un agregado de Excel.4. Ejemplo: • • • HORA(“12:00:00 am”) da como resultado 0 HORA(“1:25:00 am”) da como resultado 1 HORA(“11:00:00 pm”) da como resultado 23. HOY() Devuelve la fecha actual y se la puede ver dependiendo del formato dado.7 FECHA(año.mes.01) da como resultado la fecha mayo 1 de 2001 FECHA(01. MES(núm_de_serie): El resultado de esta función es un valor numerico entre 1 y 12 que representa el mes al que corresponde la fecha dada en el argumento núm_de_serie . porque está 39.4. sino que deberá tipearla directamente en la celda destino (donde espera obtener el resultado).20) da como resultado la fecha junio 20 de 2001 .8 3. por lo que no está disponible en el menú INSERTAR / FUNCION. Este ejemplo también tiene como objetivo mostrar que se pueden utilizar funciones compuestas por otras funciones.6 • • • 3.9 MES(HOY() Da como resultado 2 que corresponde a febrero. 3.448 días después del 1 de enero de 1900.4.02.4.06. Ejemplo: FECHA(2004.dia) El resultado de la función es la fecha resultante de los argumentos dados.

introducir la edad y en la A2 la estatura de la persona medida en centímetros.1 SI La función SI permite realizar una pregunta lógica. <= se puede preguntar por menor o igual. =SI(Y(A1>16.) Ejemplo: En la celda A1. correspondiente a marzo.2 Y Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función Si permite realizar en lugar de una pregunta. En el caso que alguna de las dos condiciones no se cumplan.B1>150). en cambio si la respuesta es falsa. Estructura: SI(Pregunta lógica."Mayor de edad". Estructura: Y(Pregunta 1. > para saber si un valor es mayor que otro. < para preguntar por menor. Los dos primeros argumentos son los únicos obligatorios para esta función. La función a escribir sería =SI(A1>=18. 1. Ver demostración Trabajo Práctico Excel Básico Módulo 3 1 Funciones lógicas Son funciones que permiten preguntar sobre una condición definida por el usuario y actuar según la respuesta obtenida.. pregunta 3. >= con este se puede conocer si es mayor o igual. se realizará el tercer argumento: "Menor de edad". Acción en caso falso). mientras que se quiere que aparezca "Menor de edad" en caso que la edad sea menor de 18. Para realizar la pregunta lógica se puede utilizar los siguientes operadores de comparación: = para preguntar si dos valores son iguales. la cual puede tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida. Lo que se escriba dentro del segundo y tercer argumento serán las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica sea verdadera o sea falsa."NO puede .• MES(“03/03/2003”) da como resultado 3. pregunta 2."Menor de edad") En el primer argumento se pregunta por mayor o igual que 18. Y sólo se realizará el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean verdaderas. y si desea mirar sin son diferentes se utilizará <> Ejemplo: En A1 se escribe la edad de una persona y en la celda A2 se desea que aparezca el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea igual o superior a 18. 1."Puede pasar".. varias.. aparecerá el texto "NO puede pasar". Acción en caso verdadero. si la respuesta a la pregunta es Verdadera se realizará el segundo argumento: "Mayor de edad". En la celda A3 aparecerá el texto "Puede pasar" si la edad es mayor de 16 años y mide más de 150.

de forma vertical el valor que se escribe en el primer argumento.) se escribe dentro del primer argumento de la función Si.. Normalmente esta búsqueda Excel la hace tomando como que esta primera columna está ordenada. será cuando las dos preguntas no se cumplan.. De esta manera con que se cumpla una de las dos aparecerá el texto "Puede pasar". Para ello solamente hay que escribir la función siguiente en la celda A2. Si los valores no lo estuvieran hay que indicárselo para que pueda encontrar el dato.3 O Esta función también se suele utilizar conjuntamente con la función Si. y así todos los valores que se deseen Lo que se pretende es que el usuario de esta hoja introduzca un código en la celda A1 y automáticamente en la celda A2 aparezca la descripción que depende del código.A5:B8.FALSO) En esta función se busca el valor de la celda A1. pero con la diferencia que busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y devuelve un valor que está dentro de la misma columna del valor encontrado.B1>150).1 Funciones de búsqueda Buscarv Esta función permite buscar un valor en una primera columna de una matriz. recuerda que Excel busca primero por la primera columna. muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que se desea obtener. Si la tabla no está ordenada se debe escribir Falso en el argumento que llamado Ordenado. Con ella también se puede realizar varias preguntas dentro del Si y la parte que está en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera.2 Buscarh Esta función realiza lo mismo que la función anterior.pasar") Observa que toda la función Y(. Matriz de datos donde buscar datos. 1. Introducir a partir de la celda A5 donde el primer código. pregunta 3. sólo se realizará en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la O sea verdadera.. Ordenado) Excel busca en la primera columna de la matriz... =BUSCARV(A1. Para ello primero de todo se necesita una tabla de valores. 2.) Ejemplo: Con el mismo ejemplo anterior se permitirá pasar si la persona es mayor de 16 años o mide más de 150.. Como resultado mostrará lo que encuentre en la segunda columna de la fila del valor encontrado."NO puede pasar") Ver demostración 2 2. Estructura: BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz.2. En la celda A6 escribir X-2 y en la B6: Camiones. . definida en el segundo argumento. dentro de la matriz A5:B8. por ejemplo X-1. El único caso que aparecerá "NO puede pasar". =SI(O(A1>16. Estructura: O(Pregunta 1. una vez localizado. Ejemplo: Crear una pequeña hoja en la que según el código de un artículo devuelva la descripción de este dependiendo de una lista.."Puede pasar". Columna que se desea obtener dato. En la celda B5 la descripción: Coches. pregunta 2.

siguiendo un orden numérico o alfabético. se pueden seguir estos pasos: . merece destacar las claves de ordenación. También se puede indicar si se quiere que se tenga en consideración o no el tipo de letras (mayúsculas o minúsculas) durante la ordenación. La prioridad que se aplica es la siguiente: • Números (del más negativo al más positivo). Al ordenar estos elementos. los datos se pueden organizar de forma ascendente o descendente. Las celdas en blanco siempre son las últimas. Excel muestra un cuadro de diálogo. texto. Matriz de datos donde buscar datos. Ordenado) Ejemplo: Se puede utilizar el mismo caso que el anterior.FALSO) Ver demostración 3 ORDENAMIENTO DE DATOS Excel puede ordenar según distintos criterios y con gran facilidad los datos de una lista. entre los elementos que se incluyen en dicho cuadro de diálogo. base de datos o columnas de una hoja de cálculo. Así de esta forma se puede utilizar la siguiente función: =BUSCARH(A1.Estructura: BUSCARH(Valor que se desea buscar en la matriz. independientemente del orden que se haya seleccionado. el tipo de ordenación a seguir y la presencia o no de encabezamientos. valores lógicos (FALSO. valores ERROR y por último las celdas en blanco. VERDADERO). Excel puede usar diferentes campos como criterios para la ordenación de la lista. Al elegir el comando Datos/Ordenar. simplemente que los códigos que a utilizar deberán estar distribuidos en columnas y las descripciones en la siguiente fila. Cada uno de ellos se especifica en las diferentes opciones para criterios que aparecen en los cuadros desplegables Los botones de opción Ascendente y Descendiente determinan en qué sentido se va a realizar la ordenación: ascendente (de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A).A5:D6. Para ordenar una lista o base de datos.2. Fila que se desea obtener dato.

simplemente no se muestran.5 3.4 3. Ejecutar el comando Ordenar por e introduzca el nombre de la columna que se quiera utilizar primero. 3. se utiliza la letra que la identifica. después se pulsa en el menú Datos > Ordenar. Si la columna no tiene un nombre. Así se evita que estos nombres sean ordenados junto con los demás datos.3 Seleccionar las celdas que va a ordenar. los restantes registros permanecen visibles en la hoja de cálculo.7 Para ordenar toda la lista de forma correcta se debe seleccionar todas las celdas empezando desde el ID del cliente para que la lista quede ordenada con respecto a éste campo. Se pueden aplicar hasta tres criterios de ordenación. es decir hacer clic sostenido desde la celda A7 hasta la celda F22.2 3. Seleccionar el orden Ascendente o Descendente. Hacer clic en Aceptar. seleccionar el botón de opción Fila de Encabezado.6 3. 4 Filtros automáticos En Excel los filtros automáticos proporcionan un acceso rápido a la gestión de listas de datos.1 3. Esta columna se llama primer criterio. . veremos el ID del cliente estará ordenado y con los datos que le corresponde.3. se pueden filtrar o eliminar rápidamente aquellos datos que no se desea ver o imprimir. después por el segundo y finalmente por el nombre. Ejecutar el comando Datos/Ordenar. Los datos que no cumplen los criterios que se han especificado. Es típico utilizar estos tres criterios para ordenar nombres de personas alfabéticamente: primero por el primer apellido. Con operadores tan simples como seleccionar y hacer clic. según se muestra en el cuadro de diálogo Ordenar. A diferencia de la ficha de datos. los filtros automáticos muestran los datos en la misma hoja de cálculo. Si la lista o base de datos tiene encabezados en la fila superior (y se han seleccionado junto con los datos).

el resultado final equivale a realizar una operación lógica "Y" o "AND" entre todas las condiciones. Si en un momento dado se quieren mostrar de nuevo todos los registros. Con el comando Datos/Filtro/Filtro avanzado se tiene acceso a otras posibilidades más avanzadas que no serán explicadas aquí. Para crear un filtro automático en una lista. . Esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de activación al lado de la opción Datos > Filtro > Autofiltro. En el cuadro de diálogo Subtotales se puede elegir la columna en la que desea basar los subtotales (como por ejemplo para cada uno de los valores distintos de la columna Semana). se selecciona el comando Datos/Filtro/Mostrar todo. En el caso de que la base de datos o lista esté formada por distintos campos. 5 Cálculo de Subtotales Excel puede calcular subtotales o totales de parte de los datos contenidos en hojas de cálculo. Por ejemplo. aparecen en la hoja de cálculo. olvidándose por tanto de las condiciones expresadas en cada uno de los filtros automáticos. Por ejemplo. primero puede ordenar los productos por categoría y. en una hoja de cálculo que contenga datos sobre ventas correspondientes a tres categorías de productos distintas.Antes de seleccionar un filtro automático. Sólo se mostrarán aquellos registros que cumplan todas las condiciones expresadas en cada uno de los filtros. se podría calcular los subtotales de la cantidad de unidades vendidas en cada categoría. Los nombres de campo que están como encabezados de las columnas pasan a ser listas desplegables que permiten realizar la selección. solo hay que seleccionar los datos que forman la lista y ejecutar el comando Datos > Filtro > Autofiltro. a continuación. se selecciona la opción Todas en el menú desplegable. Una vez definidos los subtotales. y que se haya aplicado a cada uno de ellos un filtro automático. en el cual se pueden elegir dos condiciones relacionadas mediante “Y” o “O”. Seleccionando la opción Personalizar en el menú desplegable se abre un cuadro de diálogo. el cálculo de resumen que se desea realizar y la columna o columnas que contienen los valores que deben resumirse. hay que asegurarse de que no hay ya otro activado. y basadas cada una de ellas en los operadores relacionales. el filtro anterior se debe desactivar antes de volver a empezar volviendo a elegir ese comando. seleccionar todas las celdas que contienen datos y abrir el cuadro de diálogo Subtotales (menú Datos > Subtotales). En caso de que exista. Si para un campo determinado no se quiere imponer ninguna condición.

Excel también define grupos tomando como base las filas usadas para calcular los subtotales. al hacer clic en un botón de • . La sección de esquema de la parte izquierda de la hoja de cálculo contiene controles que puede utilizar para mostrar u ocultar grupos de filas. Las agrupaciones forman un esquema de su hoja de cálculo según los criterios usados para crear los subtotales. el botón que aparece junto al grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles .Cuando se agregan subtotales a una hoja de cálculo. aparece un botón para ocultar detalles junto a dicho grupo. En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles: • • Botones Ocultar detalles ( ): Cuando las filas de un grupo están visibles. Botones Mostrar detalles ( ): Cuando se oculta un grupo de filas. Al hacer clic en un botón Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja de cálculo. etc. Botones Nivel ( ): Cada uno de los botones de nivel numerados representa un nivel de organización dentro de una hoja de cálculo. las filas que contienen herramientas en otro. Todas las filas que contienen productos de mobiliario aparecen en un grupo.

pero quedarían visibles en la hoja de cálculo la fila del total general (nivel 1) y todas las filas que contienen los subtotales de cada producto (nivel 2). puede que desee ocultar las ventas de vallas. al hacer clic en el botón de nivel 2 se ocultarían las filas que contuvieran datos sobre las ventas de productos concretos.1 Gráficos Crear un gráfico: Se pueden presentar los datos de Excel en un gráfico. Si desea quitar todos los subtotales de una hoja de cálculo. haga clic en la opción Subtotales del menú Datos y. Elegir el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Agrupar.2 Quitar un grupo • • Seleccionar las filas incluidas en un grupo. 5. lo que le permitirá ocultar detalles concretos de vez en cuando.1 Crear un nuevo grupo de esquema dentro de un grupo existente • • Seleccionar las filas que desea agrupar.nivel se ocultan todos los niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace clic. campanillas y estacas de bambú (que sabe vender bien) para ver el nivel de ventas de los demás productos y compararlos entre sí. Ver demostración Trabajo Práctico Excel Básico Módulo 4 6 6. Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos. Para mayor flexibilidad. 5. Elegir el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Desagrupar. en Quitar todos. como se puede ver en la imagen siguiente. Nivel 1 2 3 Descripción Total general Subtotales de cada grupo Filas de la hoja de cálculo En la hoja de cálculo presentada en la imagen anterior. Excel creará un nuevo grupo en un nuevo nivel (nivel 4). puede agregar niveles de detalle al esquema creado por Excel. después. Por ejemplo. La tabla siguiente identifica los tres niveles de organización del gráfico anterior. Se pueden crear .

Para hacer más visibles los sectores pequeños. podrá agruparlos como un solo elemento del gráfico circular y. los valores Y correspondientes en las filas o columnas adyacentes. a fin de hacer hincapié en la comparación de valores y haciendo menos énfasis en el tiempo transcurrido. Las categorías se organizan horizontalmente y los valores verticalmente. o agrupaciones. Anillos Al igual que un gráfico circular. Siempre mostrará una única serie de datos.3 6. aunque puede contener más de una sola serie de datos. Entre otros se pueden realizar los siguientes tipos de gráficos 6.1.gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos. El gráfico de columnas en perspectiva 3D compara puntos de datos a lo largo de dos ejes. o ilustra las comparaciones entre elementos.1.1. desiguales de datos. 6. Barra Los gráficos de barras ilustran las comparaciones entre elementos individuales. Al organizar los datos. Los gráficos de columnas apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo. Área Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo.1. cada categoría tiene su propio eje de valores con epicentro en el punto central.8 . descomponer dicho elemento en un gráfico circular y de barras más pequeños situado junto al gráfico principal. y resulta de utilidad cuando se desea destacar un elemento significativo. Al presentar la suma de los valores trazados.1 Columna Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de determinado período de tiempo. Este tipo de gráficos muestra los intervalos. Radial En los gráficos radiales. a continuación. a continuación. un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo.1. Las líneas conectan todos los valores de las mismas series.1.7 6. Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo.1. Cada anillo de un gráfico de anillos representa una serie de datos. Circular Los gráficos circulares muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en función de la suma de elementos.6 6. sitúe los valores X en una fila o columna y. con el objeto de resaltar la variación que se ha producido en el transcurso del tiempo. un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo. Línea Los gráficos de líneas muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.5 6.4 6.2 6. Las categorías aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente. o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. y suele utilizarse para los datos científicos.1. XY (Dispersión) Los gráficos XY (Dispersión) muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos.

los colores y diseños indican las áreas que se encuentran dentro del mismo rango de valores. cierre suele utilizarse para ilustrar la cotización de acciones.10 Burbujas Un gráfico de burbujas es un tipo de gráfico XY (Dispersión).1. 6.1 6.2. máximos. Puntos de datos Cada uno de los números de una serie de datos. Un gráfico de cotizaciones que mide volúmenes tiene dos ejes de valores: uno correspondiente a las columnas que miden el volumen. cilindro y pirámide Los marcadores de datos en forma de cono.12 Cono. debe situar los valores X en una fila o columna y. mínimo. 6.1. Área de trazado Es el área donde se dibujan las series de datos.1. cierre o en un gráfico Apertura. Se deben organizar los datos en el orden correcto para estos y otros tipos de gráficos de organizaciones.1.2 Componentes de un gráfico Un gráfico está compuesto por una serie de elementos que son susceptibles de recibir formato.2. a continuación. mínimos. 6. Asimismo.9 Superficie Los gráficos de superficie resultan de utilidad cuando se desea buscar las combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos.2. que se utilizan en las representaciones gráficas basadas en coordenadas cartesianas. Ejes Son el eje X y el eje Y. Área ocupada por la ventana del gráfico Incluye todos los elementos que forman el gráfico. como por ejemplo para indicar cambios de temperatura. 6.4 6. este tipo de gráficos puede utilizarse para datos científicos. Se podrá incluir el volumen en un gráfico Máximo.2 6.5 . cilindro y pirámide pueden realzar y mejorar la presentación de gráficos de columnas y barras 3D. 6. El tamaño del marcador de datos indica el valor de una tercera variable. cierre. introducir los valores Y y los tamaños de burbuja en las filas o columnas adyacentes.3 6. mínimo.2. y el otro para la cotización de los valores. Como en un mapa topográfico. Para organizar los datos.2. Series de datos Cada una de las dos series que se representadas. Para seleccionar el gráfico completo hay que hacer clic en algún punto situado fuera del área de trazado que no contenga ningún elemento.11 Cotizaciones El gráfico Máximo.6.

Como regla general.6 6. sirven como referencias visuales. series. • Con el botón de la barra de herramientas Estándar Asistente para gráficos.3. 6. Creación de gráficos Existen dos maneras de crear gráficos en Excel: manual y mediante el Asistente de gráficos.2.3 6. Leyenda. etc.6 Introducción de texto en un gráfico En un gráfico se pueden introducir títulos al gráfico y/o los ejes y texto libre.4 Cambiar el tipo de gráfico: Se puede cambiar el tipo de gráfico de varias maneras: • Con la barra de herramientas Gráfico. 6. Creación manual Seleccionar los datos que desea representar gráficamente y pulsar la tecla F11. pulsar entonces el botón Siguiente y elegir el tipo de gráfico y así sucesivamente hasta llegar al último paso pulsar Finalizar y se mostrará el gráfico en la misma hoja.2.2. 6. Con el Asistente de gráficos Seleccionar los datos a representar.9 6. Marcas de graduación Son las líneas cortas que intersectan los ejes X e Y. para aplicar formato a un elemento: • Hacer doble clic sobre el elemento para visualizar un cuadro de diálogo con las opciones de formato asociadas al elemento. • Mediante el botón Paleta galería de gráficos. Dichos elementos son susceptibles de diversos formatos. • Con el menú Formato/Tipo de gráfico. .2.7 6. se creará una hoja de cálculo nueva que contendrá el gráfico. Leyenda Es un cuadro explicativo del significado de las series representadas gráficamente.). etiquetas de texto.2 Ver demostración 6.6. hacer clic en el botón Asistente de gráficos y se visualizará un cuadro de diálogo que mostrará los pasos a dar y el rango seleccionado.8 Nombre de categorías Es el nombre de los puntos de datos. Líneas divisorias Son unas líneas horizontales y verticales trazadas perpendicularmente a los ejes por sus marcas de graduación.5 Formato de gráficos Los gráficos se componen de elementos (ejes.3.1 6.

rótulo de datos. 7. Dejar la hoja con su orientación horizontal.1 7.4 .2 7.8 Ver demostración 7 Configurar Página para Impresión La manera en que la hoja de cálculo entra en la hoja de papel. Tamaño de Papel = A4 Primer número de página = Automático La orientación horizontal se usa a menudo en las hojas de cálculo. el ancho de los márgenes. Para saber cuantas páginas insumirá imprimir esta hoja. Se puede seleccionar el tamaño y la orientación del papel.1. para las hojas de cálculo que insumirán varias hojas de papel. Procedimiento para configurar la página Abrir. Volver al diálogo de Configuración de Página. • Los ajustes por defecto son mostrados en el cuadro de diálogo • • • • Orientación = Vertical. Hacer un clic nuevamente en vista preliminar.6. mediante un clic en el botón Configurar. orden de las series y opciones. Para ver cuantas hojas se necesitarán para imprimir esta hoja. escala. Hacer un clic en el botón Vista Preliminar de Impresión. Se visualizará el cuadro de diálogo Formato de ejes. que es lo que va en el encabezamiento y en el pie de cada página y el orden de las celdas que serán impresas. Se debe mirar en la zona de Mensajes de la barra de estado. Configurar Página y. 7. en la barra de herramientas. porque con ella se pueden mostrar más columnas. Escala = 100%.1 7.- 6. Archivo. para volver al diálogo. número y alineación. el cual presenta cinco fichas que permiten aplicar opciones de formato relativas al diseño. formas. se puede cambiar la orientación por Horizontal.7 Formato de los ejes Hacer doble clic sobre el eje X o Y.3 Hacer un clic en el botón Configurar.1. fuentes. En el diálogo Configuración de Página. Formato de las series Hacer doble clic sobre una serie y ver el cuadro de diálogo Formato de las series de datos que permite aplicar diseño..1. puede ser controlada desde el cuadro de diálogo Configurar Página.1. hacer un clic en la ficha de Página. si es necesario.

La hoja entrará ahora en un solo papel. 7. Se puede reducir en un determinado porcentaje el tamaño del documento en la página. • 7. Para borrar el área de impresión seleccionar Archivo/Área de impresión y elegir Borrar Área de impresión. La vista previa cierra. o hacerlo caber dentro de un cierto número de páginas. • Si se cambia a Escala desde 100% o se usa la función Ajustar a. hay que volver a abrir la Vista Preliminar de Saltos de página y hacer los cambios.1. seleccionar Establecer Área de impresión. seleccionar Ajustar a: 1(por ejemplo) página(s) de ancho por 1 de alto. En la sección Escala. • Orientación: vertical o apaisada del papel al imprimir. Hacer un clic en el botón Aceptar Vista Preliminar de impresión. • Escala: permite la opción de aumentar o reducir el tamaño de la hoja de cálculo con respecto a la página.1.8 7. Para obtener nuevamente los saltos de página. Siempre imprimirá el Área de impresión que esté definida.3 Página En esta carpeta se selecciona todo lo referente a la página. Encabezado /pie Por defecto en todos los documentos de Excel por defecto sale en el encabezado el nombre del documento y en el pié de página el número de hoja.7 En la sección Escala.5 7. Si hay muchos datos para reducirlos a una sola página. • Ajustar a: es muy útil cuando los datos ocupan una o dos columnas en exceso del ancho. Impresión • Impresión de un documento de Excel Como cualquier programa Excel dispone de opciones que permiten imprimir los documentos propios del programa: hojas de cálculo. 7. cómo se encaja el cuadro de Excel en la página. según sea mayor o menor de 100.2 Hacer un clic en el botón Cerrar. 7. abre el diálogo con las opciones de impresión y no el diálogo de Opciones de Excel.1.6 7. Con las celdas ya seleccionadas abrir el menú Archivo y pulsar Área de Impresión.7. Antes de imprimir siempre es aconsejable definir el área de impresión y preparar la página para la impresión. Todas las fuentes han sido reducidas en su tamaño.5 .4 Márgenes Aquí se determinan los márgenes del documento y cómo se centra el cuadro con respecto a los márgenes. su orientación. las cosas se vuelven diminutas. o una fila o dos demasiado altas. el tamaño de la página en la que se va a imprimir. gráficos y macros.1. • Establecer área de impresión Seleccionar el rango de celdas que se quiera imprimir. aparecerán dos opciones. También se configura el tamaño del encabezado y del pie de página. los saltos de página anteriores serán ignorados. El botón de Opciones en la Configuración de Página.

8 Ver demostración . Dentro de Imprimir se puede elegir entre todas estas opciones: • Líneas de división: tiene la opción de elegir si quiere que aparezca la cuadrícula que separa las celdas de Excel. y también a los márgenes y desde allí volver aquí para comprobarlo. 3. También sin cerrar la ventana ha y que seleccionar con el mouse las filas y columnas que se desea que aparezcan repetidas en cada una de las páginas del documento.6 Hoja Desde esta ventana también es posible definir el Área de impresión. B. Sin cerrar la ventana seleccionar el rango de celdas que se desee imprimir. • Calidad de borrador: la impresión será más rápida pero la calidad resultante será muy baja.De modo que antes de imprimir conviene retocar el encabezado y el pie si no nos interesa que aparezcan así. sin embargo si la orden de impresión se le da en blanco y negro las tonalidades se distinguen perfectamente.. haga clic sobre la zona que quiera ampliar. Desde aquí se puede acceder a preparar página para realizar cambios..o A. Si se quiere ver algún elemento con más detalle pulsar zoom y mover el ratón sobre la hoja. Para volver a ver la hoja en las proporciones anteriores vuelva a hacer clic con el ratón sobre la página.. Imprimir En este cuadro de diálogo se deberá seleccionar la impresora en la que quiere imprimir. 2. el imprimir en color resulta muy confuso.7 Presentación Preliminar Esta opción ahorra mucho tiempo ya que se puede ver el documento como si realmente estuviera impreso sin la necesidad de hacerlo. En todo momento se pueden visualizar los cambios efectuados pulsando el botón Presentación Preliminar. • Encabezado de Filas y Columnas : activa/desactiva la impresión de la hoja con los nombres de identificación de filas y columnas (1. El orden de las páginas es necesario cuando hay varias páginas. Luego pulse el botón aceptar. el cursor se convertirá en una lupa con un símbolo +. 7.. 7. También se puede dar la orden de Imprimir si todo es correcto. y el número de copias que se quiere hacer. • Notas: los comentarios ocultos de las celdas también se pueden imprimir eligiendo esta opción.). • Blanco y negro: a veces si la impresora es en blanco y negro. Elija el orden que le resulte más cómodo. Presionando sobre Personalizar encabezado/pie de página aparecerá una ventana en la que se pueden realizar los cambios. C. Seleccione lo que quiere imprimir.