Council Member Inquiry Form Demande de renseignement d’un membre du Conseil Submitted at: Environment Committee Présenté au: Comité de l’environnement

From/Exp.: Councillor/Conseillère: Maria McRae

Date: May 22, 2013 Date: le 22 mai 2013

File/Dossier : ENV 01-13

To/Dest.: City Clerk and Solicitor / Greffier municipal et chef du contentieux Subject/Objet: Arbitration Agreement with Orgaworld / Convention d’arbitrage avec Orgaworld Inquiry: At the regular meeting of the Environment Committee of May 21, 2013, the following inquiry was made to the City Clerk and Solicitor from Committee Chair McRae: That the City Clerk and Solicitor, within the limits of the confidentiality requirements set out in the Arbitration Agreement with Orgaworld as well as the National Arbitration Rules, provide all Members of Council with a memo outlining the City's commercial arbitration with Orgaworld, including when Council might anticipate a decision, as well as a broader explanation of the commercial arbitration process, with particular emphasis on the confidentiality required of parties involved in such arbitrations. The City Clerk and Solicitor will work with the Auditor General to provide his insights regarding the audit on this matter. Direction to Staff: Chair McRae requested that this memorandum be sent to members of Council by Friday, 24 May 2013.

Demande de renseignement: Lors de la réunion du Comité de l’environnement du 21 mai 2013, la demande de renseignement suivante a été faite au greffier municipal et chef du contentieux de la présidente du Comité McRae : Que le greffier municipal et chef du contentieux, conformément à la réglementation sur la confidentialité établie dans la convention d’arbitrage conclue avec Orgaworld, ainsi qu’aux Règles d’arbitrage nationales, présente à tous les membres du Conseil une note de service dévoilant les grandes lignes du processus d’arbitrage commercial entre la Ville et Orgaworld, en indiquant notamment le moment où le Conseil peut s’attendre à la prise d’une décision, de même qu’une description générale du processus d’arbitrage commercial, mettant en lumière les exigences en matière de confidentialité des parties concernées par un tel processus d’arbitrage. Le greffier municipal et chef du contentieux travaillera avec le vérificateur général pour fournir son point de vue concernant l’audit sur cette questions. DIRECTIVE DU PERSONNEL : Présidente McRae a demandé que cette note sera envoyée aux membres du Conseil par le vendredi 24 mai 2013.

Response (Date: 2013-May-24) There has been significant public discussion, in the media and elsewhere, regarding the ongoing commercial arbitration between the City of Ottawa and Orgaworld. In order to address some of the questions that have arisen in the context of this litigation, a more comprehensive explanation of the rationale underlying the selection of arbitration as the preferred dispute-resolution mechanism in commercial dealings may be helpful. Commercial Arbitration Process Upon entering into a commercial relationship, parties to a contract must try to foresee and address the wide variety of matters that might affect their relationship. In light of the complexity of some commercial relationships, the possibility that some disagreement will arise over the interpretation or administration of the contract cannot be overlooked. Therefore, the parties will often seek to put in place some mechanism to resolve these disagreements, recognizing both the likely ongoing and long term relationship between the parties and the fact that terminating the relationship in its entirety may not be in the interests of either party to the contract. Therefore, the parties are left either with the traditional recourse to the courts, or to the alternative of commercial arbitration. The reasons why commercial arbitration is frequently seen as the preferred option, as well as the advantages and disadvantages of arbitration, are outlined in further detail below. Why Do Parties to a Contract Select Arbitration? In general, the decision to use arbitration to resolve disputes, rather than the courts, is made at the time the parties enter into a contract. In the event that arbitration is selected as the preferred dispute resolution method, an arbitration clause is inserted into the contract requiring recourse to arbitration rather than civil proceedings in the event of a dispute. The preference for arbitration can be based on a number of factors, including the following: 1. The parties are able to define their own dispute-resolution process. In many commercial contracts, this process includes forms of Alternative Dispute Resolution (ADR), such as informal or formal mediation, that can be used to resolve disagreements before they get to arbitration. The result, in many cases, is a mutually-agreeable dispute resolution mechanism that is arguably more flexible and more efficient than having to resort to the courts where the parties in a commercial relationship need the intervention of a third party to resolve an issue that has arisen.

2. The parties can select who will hear their dispute. The parties involved in a dispute over a commercial contract can select an arbitrator

Réponse (Date: le 24 mai 2013) Le processus d’arbitrage commercial qui est en cours entre la Ville d’Ottawa et Orgaworld a donné lieu, dans les médias et ailleurs, à un débat public important. Afin de répondre à certaines des questions soulevées dans le contexte du présent litige, il peut être utile d’offrir une explication plus détaillée des motifs sous jacents au choix du processus d’arbitrage comme mécanisme privilégié de résolution des litiges en matière de transactions commerciales. Processus d’arbitrage commercial Lorsqu’elles amorcent une relation commerciale, les parties à un contrat doivent essayer de prévoir et de résoudre toute une série de questions susceptibles d’avoir des répercussions sur leur relation. Compte tenu de la complexité de certaines relations commerciales, la possibilité que des désaccords surviennent quant à l’interprétation ou à l’administration du contrat ne peut être négligée. En conséquence, les parties à un contrat s’efforceront souvent de mettre en place un mécanisme quelconque pour résoudre ces désaccords, en reconnaissance du fait qu’une relation durable et à long terme est une possibilité future et qu’une brisure complète de la relation établie n’est pas dans leur intérêt mutuel. Ainsi, les parties ont le choix entre le recours traditionnel aux tribunaux ou un processus d’arbitrage commercial. Les raisons pour lesquelles le processus d’arbitrage commercial est souvent considéré comme l’option privilégiée, de même que les avantages et les inconvénients de ce processus, sont décrites plus en détail ci-après. Pourquoi les parties à un contrat choisiraient-elles l’arbitrage? En général, la décision de recourir à un processus d’arbitrage pour résoudre les litiges plutôt qu’aux tribunaux est prise au moment de la passation d’un contrat entre les parties. Dans l’éventualité où le processus d’arbitrage est choisi comme méthode de règlement des litiges privilégiée, une clause d’arbitrage incluse au contrat exige des parties qu’elles aient recours à l’arbitrage plutôt qu’à des poursuites civiles en cas de litige. La préférence pour l’arbitrage peut être fondée sur un certain nombre de facteurs, y compris les suivants. 5. Les parties sont en mesure de définir leurs propres processus de règlement des litiges. Dans de nombreux contrats commerciaux, ce processus inclut des formes de règlement extrajudiciaire des différends (RED), comme la médiation officieuse ou officielle, qui peuvent être utilisées pour régler des litiges avant d’en arriver au processus d’arbitrage. Dans bien des cas, il en résulte un mécanisme de règlement des litiges qui est mutuellement acceptable et sans doute plus souple et plus efficace qu’un processus judiciaire qui nécessite que les parties entretenant une relation commerciale fassent appel à une tierce partie pour résoudre un litige. 6. Les parties peuvent désigner la personne qui entendra leurs points de vue.

Standing Committees / Commission Inquiries Comités permanents / Commission :

/ Demande de renseignements des

Response to be listed on the Environment Committee Agenda of June 18, 2013 La réponse devrait être inscrite à l’ordre du jour de la réunion du Comité de l’environnement prévue le 18 juin 2013

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