TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MIDSTATE UNIVERSITY BUSINESS PLACEMENT OFFICE: MANAGEMENT OF THE COMPUTER SYSTEM

Oleh: Lereina Tri Sinar K Ajeng Faudinar Dian Palupi Dwi Henny W 040214718 040214574 040214502 040214461

Profil Perusahaan
The Midstate University merupakan sebuah universitas yang menggunakan sistem komputer pada Business Placement Office nya (bagian akademik). Sistem komputer pada BPO ini merupakan bagian yang penting dari keseluruhan kegiatan operasional BPO, dimana menghubungkan aktivitas para staf BPO dengan aktivitas staf departemen lain..Tanpa sistem komputer, BPO tidak bisa berfungsi. Lebih dari itu, system BPO telah diciptakan dan secara terus-menerus dikembangkan oleh staf-staf BPO. Maka dari itu Jim Wine, direktur BPO, adalah manajer de facto dari bagian kecil sebuah departemen yang menangani sistem informasi, dan kunci kesuksesannya sebagai manajer tergantung kepada sejauh mana dia mampu untuk mengatur fungsi sistem informasi tersebut.

Director Systems Technology Bill Alcorn Operatians Supervisor Dick Greene Chief Programmer Ernie Mc Artor Web Coordinator Doran May Part-time Programmer Part-time Programmer .BPO Computer Group Organization Chart Assoc.

bertanggungjawab terhadap konsultasi penempatan karier bagi para MBA. Bertanggungjawab penuh terhadap kegiatan operasional BPO. Selain manajer diatas.Technical Assistant Mary Parsons Junior Programming John Long 1. staf pelatihan dan pengembangan serta tata usaha pada fasilitas BPO. Margareth Brown : assosiate director. bertugas mengatur kegiatan operasional harian BPO. merangkap pembantu dekan pada sekolah bisnis. Greene sudah melakukan banyak usaha dalam pengorganisasikan proses komputer danjuga usaha untuk mendapatkan system . 4. penempatan para MBA. BPO juga memiliki beberapa asisten direktur yang terdiri dari beberapa tenaga ahli komputer dan juru tulis. dan proyekproyek khusus. system rancangan. Elliot Gordon : senior assosiate director. 5. Stanley Russ : assosiate director. pengembangan pegawai. program konsultasi bagi pelajar. 1. program internasional. bertanggungjawab atas seluruh operasional kantor. bertanggungjawab atas operasional sehari-hari back room. Dia memiliki tim manajemennya yang bertugas menjalankan kegiatan operasional sehari-hari 2. 3. mengarahkan operasional komputer yang ada di BPO. termasuk untuk masalah teknis. bertanggungjawab terhadap kegiatan perekrutan. pemrograman dan pengaturan. Bill Alcorn : assosiate director. Jim Wine : direktur BPO. pemasaran eksternal dan dokumentasi operasional. Dick Greene : Pengawas operasional komputer.

Dia direkrut setelah Wine dan Alcorn memutuskan untuk mengganti system yang telah ada menjadi system Web. bukan pada teknologi itu sendiri. Adanya dualisme kepemimpinan antara Bill Alcorn dan Jim Wine yang menyebabkan ketidakotoritasan pada Jim Wine dalam mengambil keputusan. bertanggungjawab atas perubahan berkelanjutan dan penambahan system. Wine menemukan bahwa kesulitan dalam pengembangan teknologi lebih pada masalah politis dan birokrasi. menangani beberapa hal ynag berhubungan dengan pemeliharaaan program dan bekerja pada proyek yang ditugaskan oleh McArtor.dokumentasi dalam bentuk yang baik. Selain itu dia juga bertindak sebagai pengawas dari asisten teknis yang bernama Mary Parsons (tugasnya mengatur aliran data antara unix server dengan web server dan untuk mendapatkan data pada system kemudian mendistribusikan laporannya. Selain itu Parsons juga memproses e-mail yang masuk ke BPO 2. Doran May : koordinator system Web. Masalah bidang teknologi Adanya perubahan di bidang teknologi sangat menguntungkan banyak pihak termasuk Midstate University. Dampaknya banyak terjadi turn over karena ketidakmampuan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Keharusan dalam merubah sistem operasi pada setiap perubahan hardware dan dengan konsekuensi melatih ulang karyawan beserta sistemnya. Selain itu Ernie juga bertidak sebagai pengawas untuk seorang programer junior bernama John Long (tugaasnya meneliti. sehingga dia mengambil tenaga-tenaga administrasi dimana mereka tidak memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai untuk mengisi kekosongan jabatan tersebut. ISU DAN PERMASALAHAN : Masalah departemen personalia Wine tidak memiliki kekuasaan untuk merekrut beberapa orang untuk mengisi posisi yang dibutuhkan. 3. Namun memang tidak mudah mengembangkannya. Solusi yamg sebaiknya diambil oleh Midstate University: . Ernie McArtor : kepala bagain pemrograman.

berdampak keefisienan bagi perusahaan dalam mencegah terjadinya kesalahan / kebocoran biaya yang diakibatkan ketidakmampuan karyawan dalam mengoperasikan sistem yang baru. mendapatkan hasil. Manajer akan dapat melakukan tugas mereka sendiri dalam pengembangan dan modifikasi sistem tanpa menyuruh tenaga teknik yang akan melakukan untuk manajer. Peran IT dalam membantu memecahkan permasalahan: Pada tahun-tahun awal aktivitas yang universitas lakukan ditentukan oleh keterbatasan hardware. keterbatasan keahlian tekhnik. dan biaya. . dan memberikan hasil tanpa perlu bergantung pada program tertentu. Manajer junior terbiasa menggunakan banyak program dalam memecahkan sebuah masalah. Sebelumnya universitas dilema dalam me-maintaining dan mengembangkan sistem yang kita sekarang gunakan atau mempertimbangkan membeli packaged system namun keuntungannya jauh lebih terlihat dalam maintaining. Hingga Wine akhirnya menyewa seorang petugas administrasi dengan biaya sebesar $ 10. Dan mengeluarkan biaya sekitar $ 20. Director System Technology adalah memberikan kewenangan pada Wine untuk merekrut karyawan yang memiliki kompetensi di bidangnya tanpa harus menunggu persetujuan dari Bill Alcorn. Untuk menghadapi tantangan teknologi. saat ini pekerja hanya cukup mengalokasikan data yang dibutuhkan. Akhirnya Universitas telah menerapkan powerfull Pentium PCs dari Apple Computer. jumlah permintaan pengkodean akan lebih sedikit. perusahaan diharuskan mengadakan program pelatihan bagi karyawan agar dapat beradaptasi dengan perubahan sistem yang baru. Sehingga Jim Wine merekrut karyawan yang berada dibawah struktur organisasinya yaitu tenaga-tenaga admistrasi. kebijakan-kebijakan. Akhirnya yang harus dilakukan Bill Alcorn selaku Assoc. mendownload ke sistem mereka.000 / tahun dan mengajarkan mereka programming untuk mengisi jabatan yang kosong. dimana mempunyai latar belakang pendidikan yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan. Dengan pengeluaran anggaran untuk program pelatihan. Dalam masa yang akan datang programming lebih berorientasi secara luas.Walaupun secara formalitas Bill Alcorn menjabat sebagai associate director dari Midstate University namun kenyataannya Jim Wine selaku de facto manager tidak mempunyai kekuasaan untuk merekrut karyawan baru yang memiliki kredibilitas sesuai dengan yang dibutuhkan.000 untuk menginstalkan server yang akan lebih memberikan powerfull dibandingkan dengan sistem yang digunakan universitas dahulu dalam bid processing. pesan data.

Pemeliharaan memberikan fleksibilitas yang tinggi karena penjual hanya akan melakukan perubahan satu kali dalam setahun dan harus melakukan konfirmasi dalam penjadwalan yang kita punya. . Tetapi Wine berharap penjual akan menawarkan sistem yang terbaik dan kita tidak perlu mengeluarkan biaya ekstra untuk mempunyai sistem yang unik dan akan memberikan keuggulan kompetitif .

Sediakan sumber daya ke akses informasi 3. Pengurangan biaya fasilitas 2. Jaringan komunikasi formal 4. Pengurangan penghentian kerja 5. strategi yang kelima adalah tanggung jawab pegawai (http://indrasufian. yang kelima adalah keutungan seorang pegawai yang tadinya sulit memperoleh pekerjaan karena keterbatasan fisik. perusahaan harus memperhatikan faktor-faktor tersebut.blogspot. Pengurangan biaya peralatan 3. Lakukan rutinitas kerja lima strategi yang pertama tanggung jawab perusahaan. Strategi Implementasi: 1.Sediakan sumber daya komputer 2. Gunakan konferensi telepon atau video 5. Ketegangan keluarga semua kerugian adalah kerugian pegawai. agar implementasi office automation berhasil. Rasa tidak memiliki 2.Hasil Studi Kasus "Kantor Maya" Secara umum Office Automation dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen yang di-pergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hardcopy. Takut kehilangan pekerjaan 3. Kerugiannya: 1. keunggulan ekonomis apakah yang dapat direalisasikan jika kampus perguruan tinggi menerapkan konsep kantor maya untuk kebutuhan komputasi mahasiswa? Kondisi yang terjadi: Jumlah mahasiswa = 100 orang Jumlah Komputer yang disediakan = 30 unit Jumlah Netbook yang diberikan = 100 unit .com/2007/09/kantor-maya-office-automation. Jadualkan pertemuan rutin 6. melainkan dalam bentuk elektronik. Keuntungannya: 1. Sediakan perlengkapan nonkomputer 4.html) Pertanyaannya menjadi. Semangat kerja yang rendah 4. Kontribusi sosial Empat keuntungan yang pertama adalah yang diterima perusahaan.

000 2 unit AC @Rp6.000.000.000.000 .000.-/bulan 12.200.000. TABEL ANGGARAN KOMPUTASI Pra Kantor Maya Jumlah Kebutuhan Deskripsi Harga Satuan Jumlah 30 unit Komputer dan Meja @Rp7.000.500.000.Pemasukan diambil dari biaya SPP mahasiswa Sistem anggaran dihitung dalan kurun waktu pertama.000 Biaya Telepon @Rp1.-/unit 6.000 1 unit Loker Mahasiswa 5.000.-/bulan 18.000.000 Konsep Kantor Maya disini adalah: Bagaimana mahasiswa dapat menggunakan fasilitas yang diberikan oleh Perguran Tinggi untuk dapat menunjang kegiatan belajar.000.000.000.000 1 orang Pegawai @Rp1.000 1 unit Lemari Arsip 1.000..-/unit 12.000.000.000.000 Alat Tulis Kantor 500.000.000.000. tanpa harus menunggu jadwal kuliah di lab.= Rp1. Bagaimana mahasiswa dapat memanfaatkan akses internet yang disediakan oleh Perguruan Tinggi.000.000.000.000.-/unit 210.000 Tinta 1.Rak Server 5.000.000 1 orang Teknisi Reparasi Komputer @Rp2.000 Biaya Listrik @Rp4.000.000.000 2 unit Printer 800.500.untuk biaya perkuliahan semester 1 Jadi … 100 X Rp15.000.000 1 unit Lemari .000.000 12 rim Kertas 4. untuk tahun pertama Pemasukan Biaya: 1 Mahasiswa = Rp15.000 Paket 30 unit Software 15.-/bulan 48.000 1 unit LCD Projector 1.000 20 unit Alat-alat listrik 3.000.000 1 orang Teknisi Komputasi Komputer @Rp300.500.-/bulan 24.000.000 1 unit Scanner 1.000 1 unit Telepon 250.000.

000.500.Rak Server 5.000.000.-/bulan 24.000.800.000 TABEL ANGGARAN KOMPUTASI Pasca Kantor Maya Jumlah Kebutuhan Deskripsi Harga Satuan Jumlah 100 unit Netbook @Rp2.000.000.000. yaitu: Biaya Fasilitas PRA penerapan Konsep Kantor Maya > Biaya Fasilitas PASCA penerapan Konsep Kantor Maya .000.000.000 1 unit LCD 1.-/bulan 24.-/unit 250.000 1 unit Lemari .000 5.000 5 unit Hotspot 2.000.000.-/bulan 1.Biaya perawatan Biaya tak terduga TOTAL @Rp2.000 1 unit Scanner 1.000.000.500.000 Alat Tulis Kantor 500.000 Biaya Listrik @Rp125.000.000.000.000 Tinta 1.200.000 JADI : Keuntungan ekonomis yang didapat setelah menerapkan Konsep Kantor Maya.000 1 orang Teknisi @Rp2.500.000.000.000 Internet Provider @Rp500.000 12 rim Kertas 4.000 50 unit Alat-alat listrik 500.000.000 397.000 Biaya tak terduga 2.000 TOTAL 353.000 Paket 100 unit Software 50.-/bulan 6.250.000 2 unit Printer 800.000 Biaya Perawatan 5.

memiliki jam-jam operasi yang berbeda-beda memberikan akses untuk printer. kertas dan catridge tinta Biaya pendanaan perguruan tinggi Buatlah satu daftar untuk biaya-biaya situasi komputasi saat ini di kampus anda dan daftar kedua untuk biaya-biaya yang didasarkan atas kampus yang berpindah ke komputasi maya bagi para mahasiswanya. keunggulan ekonomis apakah yang dapat direalisasikan jika kampus perguruan tinggi menerapkan konsep kantor maya untuk kebutuhan komputasi mahasiswa? Anda mungkin ingan memmbuat satu spreadsheet untuk melakukan perbandingan sehingga anda dapat mendokumentasikan estimasi yang anda buat dan juga melakukan perubahanperubahan untuk mengukur pengaruh ekonomi dari perubahan pada estimasi anda. Kebanyakan perguruan tinggi memiliki lab komputer yang di gunakan oleh para mahasiswa. dan memberikan unsur-unsur pendidikan lainnya. a) b) c) d) e) . Pertanyaannya menjadi. 1. 3. menawarkan akses atas bantuan dalam menggunakan komputer dan peranti lunak.CYBER U Dalam latihan ini anda akan menerapkan konsep-konsep kantor maya pada penggunaan lab komputer dikampus anda. Lab-lab ini akan mendukung tugas mata kuliah. Pastikan anda memasukkan paling sedikit unsur-umsur berikut ini : Biaya pembelian sebuah komputer dan printer bagi seorang mahasiswa Biaya mahasiswa dapat akses ke internet Biaya lab komputer (dikalikan dengan jumlah lab yang didanai oleh Perguruan tinggi) Biaya peranti keras komputer Biaya peranti lunak komputer Biaya asisten lab Biaya printer. berlokasi dikampus. Akan tetapi mayoritas mahasiswa dengan ini memiliki akses ke komputer dan jaringan di luar kampus dan asrama-asrama. 2.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful