Organizacion de Eventos

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Organizacin de eventos
Autor: Alicia Iruretagoyena
Presentacin del curso

La organizacin de eventos constituyen comunicaciones de gran significacin para los pblicos. Desde la perspectiva de la comunicacin empresarial son mensajes grandilocuentes que inciden en la conformacin de la imagen corporativa. Esta forma directa de relacionarse supone un alto grado de exposicin que pone a prueba el prestigio de la institucin, y el xito muchas veces depende de una correcta planificacin. Este quinto curso es un recorrido por el proceso de organizacin de un evento para examinar cada uno de los pasos; y la descripcin de los eventos ms comunes, siempre en el marco del Ceremonial que est presente en todo el proceso.
1. Los eventos. Concepto y clasificacin

Un evento es un suceso importante y programado, de ndole social, acadmica, artstica o deportiva; est motivado por la celebracin de algn acontecimiento o por la divulgacin de algn hecho trascendente. Es una reunin planificada, de carcter pblico o privado, que suele realizarse en el contexto de una organizacin o en el entorno de una persona o de un grupo para compartir alguna circunstancia especial. La palabra evento se ha incorporado al lenguaje cotidiano. Durante algn tiempo se consideraba una incongruencia planificar un evento, ya que el diccionario explicaba evento como un suceso inesperado. Pero, la Real Academia Espaola finalmente ha agregado otra acepcin que est impuesta por el uso popular y considera como evento lo que en la prctica se refiere a distintos tipos de reuniones empresariales y sociales. Las entidades dedicadas a esta actividad se presentan como organizadores de eventos y ofrecen un servicio que cubre distintos aspectos de la presentacin y el desarrollo de estos encuentros destinados a las celebraciones sociales o empresariales; son acontecimientos que requieren una correcta produccin, una planificacin de las acciones y la aplicacin del protocolo necesario en cada caso. Tanto en el mbito de la empresa como en el crculo social, los eventos se llevan a cabo con un objetivo y respetan una serie de ritos transmitidos por tradicin o por convenciones acordadas para el mejor intercambio en las relaciones; de modo que es necesario un proceso previo para planificar cada una de las acciones. As como en el rea oficial los encargados de la organizacin son los agentes de Ceremonial o las oficinas de Protocolo, en el mbito privado ha surgido en los ltimos aos un nuevo perfil profesional para quienes desarrollan estas tareas: El OPR, Organizador Profesional de Reuniones o Eventos. Si el resultado de los eventos contribuye a la conformacin de la imagen institucional, del mismo modo ocurre con los acontecimientos sociales. Cada individuo ocupa una posicin dentro de su grupo social; l y su familia representan aquellos valores que han proyectado a travs de su comportamiento y con los que su entorno ha conformado una imagen, un concepto que no es otra cosa que su prestigio personal. Crear o mantener esa reputacin es una tarea diaria; pero, el hecho de participar y compartir con el medio los sucesos personales son oportunidades que ponen a prueba la imagen personal. En esas circunstancias, el principal objetivo ser el mayor xito de la reunin para conformidad tanto de los invitados como de los anfitriones. El OPR es quien administra todos los elementos econmicos, polticos y sociales que confluyen en la organizacin de un evento. Tanto los acontecimientos familiares como los empresariales dan lugar a reuniones ms o menos complejas, generalmente compuestas de dos partes: el acto que ocasiona la reunin y el festejo, agasajo o celebracin que se brinda a los invitados. Cualquiera sea el motivo, se deber organizar el aspecto ceremonial del evento con aquellos rituales propios de cada ocasin; una boda, un aniversario o el lanzamiento de producto, por ejemplo, tienen sus propias caractersticas y una rutina tradicional. Luego, el agasajo que en el marco de una reunin gastronmica dar lugar a los festejos, a la diversin o el entretenimiento. Por eso, el OPR tendr el control como coordinador del evento y dirigir un equipo interdisciplinario de trabajo para cubrir las distintas necesidades. Se concentrar en la planificacin de todas las acciones, hasta el ms

mnimo detalle, sin perder de vista los intereses de quienes lo contrataron, y ser el responsable directo de distribuir y supervisar todas las tareas delegadas a terceros. Por ende, deber tener un listado de proveedores confiables para abastecer todos los servicios y contar con un equipo de colaboradores eficiente. Pero adems, nadie puede supervisar lo que no conoce; por lo que deber tomar conocimiento de las tradiciones culturales, las prcticas ceremoniales, los usos sociales, el medio donde se desarrollan y la idiosincrasia de quienes participan. La Produccin de un evento incluye la planificacin, la organizacin de los recursos y el desarrollo de todas las acciones que darn como resultado la concrecin de una idea que se esboz al decidir la realizacin de un evento. En la produccin se conjugan tantas especialidades que se puede decir que un evento es un hecho multidisciplinario que abarca actividades tan diferentes como son las que definen la escenografa, la iluminacin, la animacin y el protocolo, entre tantas otras. Hay distintas formas de clasificar los eventos: Eventos propios - Dentro de la entidad y sin asistencia de terceros: Son aquellos actos propios de la comunicacin interna de la empresa, tales como reuniones de accionistas, de gerencia, de departamentos; seminarios de capacitacin, conferencias para el personal o reuniones de distintas reas de la empresa para tratar temas relacionados con el accionar de la organizacin. - Dentro de la entidad y con asistencia de terceros:Son aquellos actos que se llevan a cabo cotidianamente como parte de las actividades de la empresa, pero en los que participan terceros. Una reunin con proveedores, un visitante, los almuerzos de negocios; las videoconferencias, la firma de convenios y las reuniones de prensa son rutinas habituales en las que se involucran distintos aspectos de la empresa. El estado de la sala de espera y del resto de las instalaciones, la atencin y el tratamiento protocolar que cada ocasin exige son seales que pueden afectar la imagen de la empresa. - Eventos propios organizados fuera de la empresa: Estas reuniones pueden involucrar solamente al personal o contar con la participacin de terceros; inauguraciones, aniversarios, despedidas, presentaciones, desayunos de trabajo, comidas de negocios, son reuniones que por distintos motivos pueden organizarse fuera de la empresa. Eventos de Terceros Son las reuniones organizadas por otras entidades pblicas o privadas que invitan a representantes de la organizacin. En estos casos, la empresa puede tener participacin directa si patrocina el evento o si la reunin se ofrece en homenaje de un directivo o de un socio; o puede no tener participacin directa si sus representantes asisten solamente como invitados. Estos eventos se pueden clasificar segn el mbito donde se desarrollan o la temtica que tratan o por la magnitud de la convocatoria: Sociales: Bautizos, casamientos, aniversarios. Empresariales: Lanzamiento de producto. Culturales: Muestras, conciertos, presentaciones. Acadmicos: Entrega de diplomas, inicio del ao lectivo. Cientficos: Congresos, Convenciones, Jornadas, Foros. Deportivos: Campeonatos, carreras.

Deportivos: Campeonatos, carreras. Macroeventos Comerciales: Ferias y Exposiciones. Macroeventos culturales: Festivales, Semana del cine.
2. La etapa previa al evento

Todos los eventos tienen dos partes bien diferenciadas: el evento propiamente dicho, aquello que dio lugar a la reunin, y el agasajo que puede dar marco al acontecimiento o que puede ser el agasajo que se brinda a los invitados. Tambin la difusin es una tarea que se suma al programa de acciones aunque la actividad se delegue en organizaciones especializadas o en la oficina de prensa de la empresa si cuenta con el personal necesario. Cualquiera sea el mbito, para planificar el desarrollo de un evento se cumplen ciertos pasos, pero antes de empezar el proceso de produccin es necesario contar con una serie de datos. Con este motivo se confecciona un documento que es un resumen detallado sobre el evento; algunos autores lo llaman brief o briefing y consiste en obtener toda la informacin sobre la empresa, sobre la actividad que desarrolla, cmo est posicionada en el mercado, cul ha sido su estilo en eventos anteriores y adems, una descripcin sobre el evento a realizar. De qu se trata, es una inauguracin, un aniversario, el lanzamiento de un producto; cul es la intencin de la empresa para darle un marco adecuado al acontecimiento; con qu propsito lo realiza; desea promover la organizacin o hay motivos subyacentes; cul es la categora de los invitados que desea convocar; cul es el nivel, la amplitud y la divulgacin que quiere dar al acto. Adems, es til saber si se cuenta con la adhesin del personal que directa o indirectamente estar vinculado con el evento. Segn el evento de que se trate, pueden incluirse datos tcnicos o cientficos. El brief sirve para presupuestar el evento, salvo que la empresa aporte informacin precisa sobre lo que est dispuesta a gastar. Estas consideraciones son los aspectos bsicos de la produccin del evento y permiten definir el perfil del evento, a saber: a) Las caractersticas del acontecimiento: Es necesario determinar el motivo y analizar si el suceso realmente justifica la realizacin del evento. Si es as, se debe aclarar la intencin que tiene la empresa para realizar el evento. b) Los objetivos son el por qu y el para qu del evento. Deben ser claros y posibles de alcanzar. Pueden ser parte de un proyecto general de comunicacin a largo plazo o estar previstos para el corto plazo. Pueden ser la consecuencia de una serie de logros de la empresa o pueden considerarse como una respuesta ante algn problema coyuntural. Una vez establecidos, los objetivos determinan la importancia que revestir el acontecimiento y la proyeccin que se desea darle y con estos datos se podr definir el perfil de los invitados. c) Invitados:El evento es un mensaje institucional, de modo que est condicionado por el tipo de pblicos al que va dirigido. Cuando se convocan diferentes grupos, las listas de invitaciones se ordenan por categoras: empresarios, funcionarios del estado, artistas, representantes de la prensa, etc. Las caractersticas del evento, sus objetivos y la cantidad de invitados son los datos que se necesitan para elegir el lugar donde ser desarrollar el evento. d) Dnde:Segn sus caractersticas, el evento puede realizarse dentro de la misma empresa y en ocasiones es un importante factor de difusin institucional; pero si es necesario se busca el lugar o las locaciones ms apropiadas. En general, los grandes hoteles o los espacios destinados a eventos y convenciones suelen estar muy bien equipados y pueden cubrir las necesidades de infraestructura.

e) Cundo:La empresa puede fijar el da y la hora, pero en ocasiones, si se invita alguna personalidad destacada se acuerda una fecha que no est comprometida. Tambin se verifica previamente que en la misma oportunidad no tenga lugar otro evento dirigido al mismo pblico y que con un mayor poder de convocatoria pueda polarizar la concurrencia y de esa forma empaar el xito del evento que se est organizando. f) El presupuesto: En el brief puede estar fijado un tope de gastos. Si el organizador ya conoce cules son los recursos econmicos de la empresa puede determinar los medios y los procedimientos necesarios para llevar a cabo la organizacin del evento y debe disponer la forma ms apropiada de distribuirlos de acuerdo con las necesidades y los objetivos del evento. Muchas veces, el presupuesto puede condicionar la categora del evento, de modo que no permite seleccionar el mejor lugar, ni contratar servicios de primer nivel, ni invitar ms que a un nmero acotado de personas; el evento queda supeditado a otras opciones con las que el organizador debe contar. Salvo que la empresa ya haya elegido el lugar y requiera de antemano determinados servicios, siempre se presentan distintos presupuestos para que los directivos puedan elegir el que consideren ms conveniente. g) El Programa de la ceremonia o el evento : Si la empresa llama a concurso para la produccin de un evento, las propuestas debern ajustarse a determinadas condiciones ya estipuladas en el pliego explicativo que entrega la empresa. Pero si el evento se solicita en forma directa, el organizador trabaja y da forma a la idea general que le ha planteado la empresa. Para eso prepara un programa que se va ajustando a medida que se elabora el proyecto. El programa es una gua para la organizacin; es una descripcin detallada de la secuencia que tendr el evento. All se establecen los distintos pasos a seguir y se especifica cada una de las acciones. Pero es un listado que puede modificarse a medida que se avanza en la produccin del evento. h) El cronograma de las actividades: Se confecciona un listado de todas las acciones necesarias para organizar el evento y se determinan los plazos para desarrollar cada una. El cronograma se plantea con una secuencia lgica de cada tarea, por ejemplo, antes de confeccionar las invitaciones se tiene que elegir el lugar donde se llevar a cabo la convocatoria. A continuacin se observa una planilla tipo que debe estar en la oficina del coordinador del evento.
i) Conformacin del equipo de trabajo: Una vez formado el grupo que se har cargo del trabajo, se designa un coordinador que ser el responsable de distribuir las tareas y de controlar el cumplimiento de las acciones que se han encomendado. En equipos reducidos, es posible que una persona se ocupe de ms de una tarea, incluso de elaborar el resumen final de resultados donde se consignan aciertos y

errores. Cuando la institucin no cuenta con los recursos necesarios puede recurrir a agencias especializadas en la organizacin de estas actividades o en algn aspecto de la misma. Catering, difusin, animacin artstica, etc.
3. El Marketing del evento

Los eventos suelen tener un presupuesto asignado y tambin generar ciertos recursos, como ocurre con las inscripciones que se cobran para participar de un congreso. Pero lo habitual es que a la propia financiacin del evento se sume la contribucin de uno o varios patrocinadores. Esa colaboracin depende del tipo de evento y de lo que la entidad patrocinadora est dispuesta a ofrecer; puede ser un aporte de dinero, de materiales para el evento (bolgrafos, papelera, folletos, carteles, etc.), de servicios (traslado de los participantes, rebaja de tarifas en las locaciones o en los servicios, etc.) o el canje de elementos (productos o servicios) o de otros beneficios en el marco de acuerdos comerciales entre las partes. Tambin el intercambio puede consistir en unir el nombre de la institucin organizadora al de otra de gran prestigio, evaluando si ambas imgenes institucionales estn igualmente posicionadas en el mercado como para favorecer la promocin del evento o conseguir alguna otra utilidad. En cualquier caso, cuando se llega a un acuerdo con un patrocinador se formaliza el compromiso mediante un contrato en el que quedan establecidas las responsabilidades y las atribuciones de cada entidad, la duracin del acuerdo, la ubicacin de los smbolos institucionales, y todos aquellos detalles que se hayan acordado. Pueden ser patrocinadores, los entes oficiales, las empresas y organizaciones sin fines de lucro. El patrocinio es una de las estrategias del marketing y tambin un recurso de la poltica de comunicaciones que no solo tiene como objetivo obtener alguna ventaja para el evento, sino que pretende posicionar una marca o una institucin, de modo que algunos resultados no se obtienen en el corto plazo. Cuando el patrocinio est destinado a actividades culturales se lo reconoce como mecenazgo. Si bien se trata tambin de la contribucin de recursos (dinero, materiales, publicidad, etc.) por parte de personas, empresas o instituciones a otra entidad, este aporte reviste un carcter diferente porque no existe ninguna contraprestacin. No obstante, en algunos pases este tipo de actividades estn reguladas por leyes que en general estimulan estas acciones con la desgravacin de impuestos, lo que finalmente se traduce en un beneficio monetario para el patrocinante. La bsqueda de patrocinadores est orientada por la naturaleza y el contenido del evento; con esos datos se puede perfilar el tipo de institucin que puede estar interesada y con la que conviene asociarse. Para captar contribuciones, se debe presentar una propuesta atractiva segn sus intereses, sus necesidades y la capacidad del potencial patrocinador, exaltando los beneficios que se pueden alcanzar. En este aspecto, el organizador puede encontrar en el mismo evento argumentos slidos para conseguir buenos patrocinios. En efecto, los grandes eventos constituyen un acontecimiento de importantes consecuencias para el lugar donde se desarrollan porque desencadenan una serie de actividades que moviliza y le da impulso a muchas y variadas actividades, y de esta forma se promueve la economa del lugar. Son ejemplos emblemticos de eventos internacionales de gran significacin el Carnaval de Ro de Janeiro en Brasil, el Festival de Tango de Buenos Aires en la Argentina, las Fallas de Valencia en Espaa, por ejemplo. En el orden interno, algunos grandes eventos estn relacionados con la produccin de una regin (cereales, bebidas, etc.) o con las actividades artsticas de una ciudad, y de esta forma se organizan la Fiesta de la Cerveza, la Semana del cine o la Feria del libro. Los medios de comunicacin cumplen una funcin decisiva en la difusin de estos eventos ya no solo pueden promover el acontecimiento sino que tambin pueden poner en primer plano de la agenda internacional la ciudad, la regin o la

pueden poner en primer plano de la agenda internacional la ciudad, la regin o la nacin. En otra escala, tambin las convenciones y los congresos internacionales, por ejemplo, dan cabida a una importante cantidad de personas que llegan desde distintos puntos del planeta, y de esta forma las lneas areas y otros medios de transporte se benefician con una mayor demanda de servicio. Tambin es habitual que se ofrezca un programa para visitar lugares de inters como complemento de las actividades del congreso y estas iniciativas promueven los circuitos tursticos del pas y los servicios que los sustentan. Una ciudad debe contar con la infraestructura necesaria para alojar a los participantes, de modo que la hotelera deber estar preparada y contar con el personal necesario para satisfacer las necesidades de los visitantes, y de esta forma, indirectamente satisface necesidades laborales. Durante su estada, los visitantes consumen con el espritu de quien est de vacaciones; se activa la gastronoma, el comercio en general y los productos locales que se compran como regalos de viaje, la cadena de entretenimiento y espectculos, las comunicaciones y todo tipo de servicios. El organizador de un evento debe lograr que el acontecimiento sea declarado de inters por las autoridades de la ciudad donde se llevar a cabo, de la regin (cualquiera sea su denominacin: provincia, departamento, etc.) y de la nacin. Esta declaracin de inters es la mejor carta de presentacin cuando se necesita realizar alguna gestin y en el caso de necesitar espacios o servicios oficiales es posible que se logre alguna consideracin especial. Si el patrocinador considera que el evento favorece su imagen institucional, la declaracin de inters es un valor agregado que potencia los beneficios. Segn la naturaleza del evento, el organizador debe tramitar contratos y seguros. La situacin ms frecuente se presenta cuando el evento requiere de una locacin fuera de la empresa y se alquilan los espacios; en estos casos, el contrato establece obligaciones y derechos de ambas partes. En cuanto a los seguros, se necesitan para las exposiciones de obras de arte, de instrumental cientfico o de cualquier otro tipo de elemento sofisticado cuyo valor es necesario asegurar. En estos casos, el contrato establece el perodo de exposicin, la forma de traslado y las condiciones en que permanecern los elementos (temperatura y humedad, por ejemplo), la descripcin de responsabilidades de los organizadores, las penalidades por su inobservancia y la asignacin de un tribunal para resolver el incumplimiento de los trminos del contrato. Es evidente que en la organizacin de algunos eventos es necesario contar con asesoramiento legal, ms an cuando las partes comprometidas se encuentran en distintos pases y estn sujetas a distintas legislaciones. Cada pas tiene un marco regulador para respetar la propiedad intelectual mediante el pago de los derechos de autor. Si el evento tiene algn tipo de animacin musical, ya sea que se haya contratado la presentacin en vivo de una orquesta, un conjunto instrumental, un grupo de canto o danza, o que se utilice msica grabada, se debern pagar los respectivos derechos de autor. Del mismo modo se deben obtener los permisos para el uso de fotografas o de ciertas imgenes en carteles, folletos o cualquier otro elemento grfico. Por ltimo, para algunos acontecimientos, el organizador debe contratar un seguro para el personal que trabaja en condiciones especiales tanto en la preparacin como en el desarrollo del evento y de esta forma tener cubierto el riesgo de posibles
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accidentes. Todas estas gestiones que significan una erogacin, se consideran parte de los costos y deben incluirse en el presupuesto del evento.
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4. La produccin del evento

La locacin (el lugar del evento) ha cobrado importancia en los ltimos aos; hoy el mercado ofrece espacios especialmente destinados a diferentes reuniones. Si bien la eleccin de las locaciones refleja el espritu del evento y condiciona en gran medida su realizacin, tambin es cierto que el lugar depende del tipo de reunin y de los objetivos propuestos. Una simple comida de negocios puede ser organizada en un restaurante y en estos casos se elige el ms adecuado para la ocasin; podr ser el gran comedor de un restaurante de primersimo nivel o un saln reservado, ms modesto, pero el lanzamiento de un producto o la celebracin de un aniversario requieren un marco especial y un proceso de produccin ms complejo. En algunas ocasiones el evento se realiza dentro de la misma empresa porque conviene mostrar las instalaciones al pblico y a los medios de comunicacin. En otras, la envergadura de la reunin requiere otros espacios y los hoteles o las salas de convenciones pueden ser la mejor opcin, ya que cuentan con todos los elementos de infraestructura y adems con el personal necesario. En la seleccin incide en gran medida la ubicacin geogrfica: los lugares alejados del circuito de circulacin habitual pueden ser atractivos pero tienen la desventaja de los traslados de personas y equipos. Una vez elegida la locacin, la decisin final depender de la inspeccin de todos los elementos, pues antes de cerrar el trato se supervisa el estado del edificio y la pintura de los salones; se controlan las conexiones elctricas, la toma de agua, el funcionamiento de los sistemas de sonido y de iluminacin y de los equipos de aire acondicionado; los servicios sanitarios, los accesos y todo el equipamiento en general. Los eventos al aire libre suelen ser un riesgo porque quedan supeditados a las variaciones del clima. Aunque se preparen carpas, gazebos o cualquier otra estructura para cobijar a los invitados, en estos casos se recomienda contar con una alternativa para que en caso de lluvia, fuertes vientos u otro fenmeno meteorolgico, el evento se pueda llevar a cabo sin problemas y no se deba postergar la fecha, que no siempre es posible. La esttica de los espacios constituye hoy verdaderas escenografas que se conciben de acuerdo con la dinmica propia de cada evento. Hace unos aos, este criterio se aplicaba en los grandes eventos temticos (fiestas ambientadas en una poca o en determinado contexto), pero hoy se ha reemplazado la simple decoracin de los lugares por autnticas puestas en escena que como en el teatro tienen en cuenta el concepto central de la obra (en este caso, el evento) para organizar cada momento en sus mnimos detalles. Para estas producciones la iluminacin y el color juegan un importante papel porque se suelen utilizar estructuras transitorias, de fcil montaje, y pocos elementos corpreos. El siglo XXI aporta nuevas herramientas tcnicas y una de las ms sofisticadas es el diseo 3D (tres dimensiones) que permite controlar los proyectos virtualmente en la pantalla del ordenador y evaluar previamente el tratamiento de los espacios. La presentacin en su conjunto representa un valor, de modo que el mobiliario, la iluminacin, el sonido, el catering y la animacin deben tener un estilo dentro de los parmetros estticos de cada grupo social. Aunque el presupuesto no permita un gran despliegue escenogrfico, el evento puede mantener en otra escala el mismo criterio. Segn sus caractersticas, se disponen los diferentes elementos (tales como
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criterio. Segn sus caractersticas, se disponen los diferentes elementos (tales como los que se mencionan en la siguiente lista), y el personal. Necesidades Plataformas o palcos para las autoridades. El mobiliario (mesas, sillas, etc.) Los elementos de apoyo (proyectores, pantallas, pizarras, marcadores, tizas, muestras) La ornamentacin (banderas, gallardetes, flores, plantas, cuadros, carteles) La sealizacin (alfombras, cordones, carteles, demarcacin de reas, etc.) El estacionamiento (Playa propia o parking contratado) Personal a cargo de la seguridad Los fotgrafos (vdeo) El personal de apoyo (recepcionistas, asistentes, promotores, etc.) Maestro de ceremonias o animador Otras necesidades (de acuerdo con las circunstancias) El da del evento: Se supervisa el lugar y todos los elementos necesarios, y se atienden los aspectos protocolares de la reunin: Tarjetas de ubicacin de las autoridades y de los invitados especiales: se ubican en los estrados o en los asientos, dependiendo del tipo de evento. Puestos de atencin: Es la ubicacin del personal que recibe y atiende a los invitados (recepcionistas y asistentes del evento) Recepcin y ubicacin de los invitados Lnea de recepcin: se disponen los anfitriones y las personas que correspondan segn la ocasin (Ver detalles en el captulo 4.8. de la Unidad de Ceremonial) Ubicacin de las autoridades en un estrado o en la primera fila del auditorio, segn el tipo de evento. Guin del evento: son las palabras de bienvenida, la presentacin de los oradores, los discursos, el saludo final y cualquier otro parlamento que est a cargo del maestro de ceremonias. Dinmica del evento: es la secuencia de actos que correspondan al evento. Secuencia del evento: En general, los eventos se desarrollan de acuerdo con los siguientes pasos: Palabras de apertura a cargo del maestro de ceremonias. Himnos: cuando sea pertinente por el motivo de la ceremonia. Discursos Accin caracterstica de la ceremonia: Entrega de diplomas, corte de cintas, presentacin del producto o descubrimiento de una placa. Bendicin de instalaciones, de los espacios o de los elementos, si corresponde, y segn los usos del lugar. Recorrida de las instalaciones si es una inauguracin; degustacin o prueba si es la presentacin de un producto. Cierre del evento: puede culminar con la invitacin al agasajo que se ha programado. El Agasajo: ya sea un cctel, una comida o un buf, es posible que se presenten las siguientes opciones. Los Brindis: al iniciar la comida o a los postres.
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Las Palabras: si se han previsto breves discursos, al iniciar la comida o a los postres. El Pergamino: si es un homenaje, es un recuerdo que se entrega al invitado de honor con las firmas de los presentes. Los Obsequios: se entregan como recuerdo en distintos eventos.
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5. Las invitaciones
Son el medio adecuado para invitar por escrito a los distintos eventos; importa tanto el aspecto formal como el contenido, de modo que se recomienda elegir una buena cartulina y una impresin de primera calidad. Hay dos tipos de invitaciones: las personales, que llevan el nombre y apellido del invitado, y las generales o masivas, totalmente impresas, con un texto que puede decir tiene el agrado de invitar a usted, o tiene el agrado de invitarlo, de modo que no es necesario escribir el nombre del destinatario. En las invitaciones personales hay un espacio para completar los datos en forma manuscrita, con buena caligrafa y el mismo color de tinta que se eligi para imprimir la tarjeta. Aunque existe cierta libertad en cuanto a la redaccin, para que la invitacin sea clara, y no deje dudas a quien la recibe, debe responder las siguientes preguntas: Quin invita: Nombre y apellido para los eventos privados. Si invita una organizacin, el cargo de la mxima autoridad tanto para instituciones pblicas como privadas es lo ms correcto, aunque algunos prefieren mencionar tambin el nombre. Por ejemplo, El Presidente de la Asociacin de Amigos del Museo de Arte Espaol, o bien El Director General de la Fundacin Amrica, Dr. Juan Carlos Pea. Estas tarjetas llevan impreso el smbolo de la organizacin; en la esfera oficial, el escudo nacional. A quin se invita: Nombre completo del destinatario, con su correspondiente tratamiento: ...tiene el agrado de invitar al seor Dr. Alberto Rodrguez Loza... Cul es el motivo: No siempre se aclara, pero en ocasiones es conveniente especificar el motivo del acontecimiento: ...a la recepcin que ofrecer con motivo de cumplirse un nuevo aniversario de la Empresa...; ...a la recepcin que en honor del Sr. Ernesto Castro ofrecer... Cundo:Da, fecha y hora del evento: ...el viernes 23 de octubre, a las 20... Aunque en algunos crculos se pone la palabra horas, el mismo sentido de las palabras que siguen a la fecha no deja lugar a dudas y es redundante aclarar que son horas. Dnde:La direccin y los datos precisos del lugar donde se desarrollar el evento: ...en el Saln Amrica del Hotel Continental, San Juan 1255.
Invitacin personal
Invitacin general
Como en el encabezado se especifica quin invita, las invitaciones no se firman y tampoco corresponde imprimir los nombres de los directivos de la institucin despus del texto. A continuacin -sobre la derecha- se detalla el lugar, el mes y el ao que se manda la invitacin: San Jos, agosto de 2009, por ejemplo. En el ngulo inferior izquierdo o en el derecho, se escriben las siglasRSVP (repondez s'il vous
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plait, en francs), o SRC (se ruega contestar, en espaol), con el nmero de telfono para confirmar la asistencia. Tambin en la parte inferior de la tarjeta puede figurar el tipo de vestimenta solicitada: de etiqueta, por ejemplo. Esta indicacin es para que los caballeros vistan de esmoquin; las damas acompaan con una vestimenta acorde. Algunas tarjetas incluyen la leyenda Invitacin personal e intransferible, o bien Se ruega presentar esta invitacin; un recurso para evitar que concurran personas que no han sido invitadas. Si el sitio donde se desarrollar la actividad es poco conocido o de difcil acceso, suele adjuntarse un grfico con la descripcin del camino, marcando los puntos destacados del recorrido. Observaciones Si por alguna circunstancia (un encuentro circunstancial, por ejemplo) se invita directamente, en persona, aunque acepte y confirme su asistencia en ese mismo momento, igualmente, se debe enviar la tarjeta de invitacin. Como en estos casos, es un recordatorio del compromiso asumido, se tachan sutilmente las siglas RSVP y se agrega a mano p/m (pour memoire, en francs) o p/r (para recordar, en espaol). De esta forma se cumple con la formalidad necesaria y se evita que el interesado confunda lugar, da u hora de la recepcin. Para invitar a una ceremonia o a una recepcin a personalidades de mxima jerarqua dentro de su medio (autoridades nacionales, provinciales o municipales de alto rango, directivos de instituciones de primer nivel o personalidades del quehacer nacional en cualquiera de sus especialidades), lo correcto es invitar por medio de una carta firmada por la autoridad que invita. Desde el punto de vista protocolar se prefiere esta modalidad pues la tarjeta se considera impersonal; pero adems, permite dar ms informacin sobre los motivos de la convocatoria, datos que suelen asegurar la presencia del invitado. En caso de que no pudiera asistir, agradecer y enviar excusas, tambin por escrito, junto con una adhesin al evento. Para invitar a una pareja, en el tarjetn se suele poner el nombre del caballero, y a continuacin se agrega y Sra.; pero cuando la destinataria es una dama, lo correcto es enviar en el mismo sobre otra tarjeta en blanco y as tendr libertad de elegir a su acompaante. Si bien no es una regla escrita, es costumbre que -tanto el hombre como la mujer que representan instituciones- concurran acompaados a los actos o ceremonias. Del mismo modo, por tradicin se espera que una dama concurra a una reunin social acompaada, especialmente si la cita es nocturna. Cuando se organizan reuniones sociales y se tiene conocimiento de que dos personas se encuentran enemistadas es importante actuar con prudencia y evaluar cada caso antes de cursarles la invitacin. Aunque las caractersticas personales de los involucrados -y sus antecedentes- avalen una conducta social correcta, se debe evitar cualquier situacin violenta o desagradable para los invitados. Siempre hay que adaptarse a los usos del lugar, pero en general se recomienda enviar las invitaciones con quince das de anticipacin para que los interesados puedan organizar su agenda. Una vez recibida, debe responderse dentro de las 48 horas. La inmediatez es una cortesa que permite organizar la reunin sin improvisaciones ni desajustes. Adems, una invitacin aceptada se cancela, salvo casos de fuerza mayor, cuando los motivos realmente impidan la asistencia.
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6. El agasajo
Un cctel (ver captulo en la Unidad de Ceremonial), un almuerzo o una comida pueden ser la culminacin de una ceremonia o ser un acontecimiento en s mismo. Pueden organizarse para recordar alguna fecha significativa o para festejar algn logro comercial o profesional, luego de concretar un negocio o para homenajear a un personaje que puede estar, o no, acompaado por su propia comitiva. Una vez determinado el presupuesto y establecido el lugar, la fecha y la hora, el Coordinador considerar con suficiente anticipacin una serie de aspectos necesarios para la organizacin, que pueden agruparse de la siguiente manera: Necesidades de infraestructura: Si se cuenta con las instalaciones necesarias, la comida puede ofrecerse en la misma institucin; de lo contrario se contratan los servicios en hoteles o residencias especialmente destinados a estos fines. Una vez elegido el lugar se hace un reconocimiento de las instalaciones para supervisar la comodidad de los salones uno para la recepcin y otro para el servicio de la comida el guardarropa y los sanitarios. Los salones deben ser espaciosos, bien iluminados, climatizados y funcionales, con accesos que faciliten los desplazamientos. Segn las caractersticas del espacio, se analizar la mejor disposicin de las mesas, la decoracin, el funcionamiento de los aparatos de sonido y la iluminacin y cualquier otro detalle de inters. De acuerdo con el tipo de acontecimiento y el nivel de los invitados, se puede colocar una alfombra y cordones para sealar el rea de recepcin. Del mismo modo se organizan las medidas de seguridad y las comodidades necesarias para el estacionamiento de los automviles. Cuando es necesario, se contratarn los servicios de un maestro de ceremonias o de un locutor y de un fotgrafo. Si es oportuno, se prepara un cartel con la inscripcin que describe el motivo del evento o con el nombre de la institucin (Por ejemplo, 50 aniversario de...") La msica grabada es un excelente complemento para dar un marco agradable a la comida; se recomienda seleccionar msica instrumental a un volumen no debe interfiera con la conversacin, y alternar quince minutos de msica y quince minutos de silencio pues un sonido constante finalmente produce fatiga. La msica se interrumpe en el momento de los brindis o de los discursos y cuando se entregan recordatorios u obsequios. Si las comidas son amenizadas con un espectculo musical, se sugiere disponer las presentaciones despus de que los mozos retiran un plato, y antes de que sirvan el siguiente. No es oportuno hacerlo durante el servicio o mientras los invitados estn comiendo pues los artistas merecen respeto por su trabajo. Cuando las grandes instituciones organizan su comida anual, el encargado de prensa debe calcular los tiempos para la difusin del evento. Estas comidas tienen gran trascendencia en el medio porque convocan a muchas personas. Ah se dan cita las mximas autoridades nacionales, los polticos, los empresarios, representantes de las distintas actividades econmicas y culturales, y de los medios de comunicacin. El servicio: Como el servicio ser aprobado por alguna autoridad, se presentan por lo menos tres opciones para elegir el men, los vinos y la copa previa a la comida. Hoy se acostumbra presentar un men con una entrada, un plato principal y
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un postre, y antes de la comida se sirve un cctel para dar tiempo a que lleguen todos los invitados y el equipo de trabajo pueda supervisar los ltimos detalles. El personal: El Coordinador debe calcular la cantidad de asistentes que se necesitan para recibir y atender a los invitados. Habitualmente, si hay muchos invitados se instalan en la recepcin varios puestos de atencin con listados por orden alfabtico para controlar la asistencia e indicar la mesa a los comensales. En cada puesto se exhibe un cartel bien visible donde se aclara qu letras se atienden. A medida que llegan, los invitados se acreditan en el puesto que les corresponde por su apellido. Las Invitaciones: Se confecciona un listado que deber ser aprobado por una instancia superior, ya sea el presidente, el director o el gerente de la entidad. A las mximas autoridades se las invita mediante una nota de estilo, explicando los motivos de la celebracin. Cuando las comidas son organizadas a beneficio de instituciones de bien pblico y se cobra el cubierto para recaudar fondos, es necesario recurrir a un sistema de billetes numerados para llevar el control del dinero. Generalmente, el billete consta de tres partes iguales donde se consignan los datos del invitado. Una parte se entrega al interesado como comprobante de pago, otra a la oficina contable y la tercera se reserva para el Coordinador como confirmacin de asistencia. Por lo general, los invitados especiales no pagan el cubierto, y menos an si la recaudacin no tiene fines benficos. En esta misma categora suelen estar incluidos los periodistas y algunas personalidades relevantes. Ubicacin de los comensales: Una vez enviadas las invitaciones y de acuerdo con las confirmaciones recibidas, el Coordinador organizar la distribucin de los comensales en la mesa (o las mesas) de acuerdo con el orden de precedencias, y determinar la cabecera (o las cabeceras). Se trabaja con un plano de las instalaciones y un grfico de la distribucin de las mesas. Como ya se ha visto, la comida ser presidida por la persona que invita y sus homenajeados, si los hubiera, y los dems comensales se ubicarn segn el orden de precedencias, intercalando damas y caballeros. En caso de que se disponga de mesas individuales, se asignarn las cabeceras y se distribuir al resto de los comensales segn el listado; si los invitados pertenecen a diferentes actividades pero sus jerarquas son equivalentes, se intercalan personas de distintas especialidades o se los rene en grupos por intereses comunes. Para elegir la mejor opcin se tienen en cuentan los objetivos de la reunin; se requiere conocer el medio, tener experiencia en situaciones similares y cierto grado de creatividad. Los planos de orientacin: El Organizador tiene algunos recursos para que los invitados encuentren sus ubicaciones en la mesa. En estas comidas cada comensal tendr en su sitio una tarjeta con el nombre y el cargo; segn ese orden, se expone en un lugar visible y prximo al comedor, un plano de las mesas y un listado de los invitados por orden alfabtico con el nmero de la mesa asignada. Tambin para agilizar las ubicaciones se le entrega a cada invitado un plano reducido de las mesas en el que se seala su sitio; si el saln tiene ms de una puerta, se indica en el plano la que est ms prxima a su asiento. En comidas menos formales, solamente se ponen tarjetas de sitio en la mesa presidencial y el resto de los comensales se sienta libremente. Un modelo similar se aplica en las recepciones organizadas en el mbito de la vida empresarial cuando se usan mesas individuales en las que solo se marcan las cabeceras y cada responsable de las distintas reas (el Gerente de Publicidad, el de Produccin, y el de Marketing, por
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ejemplo) puede invitar en la mesa que l preside a distintas personas, ya sea por afinidad con la actividad o por la relacin de negocios establecida. Es una regla elemental a tener en cuenta que nadie se sienta ni se levanta antes de que lo haga el que preside la mesa. La copa previa: Durante el servicio de la copa o del cctel de recepcin de los invitados, el Coordinador llevar un control de la asistencia y tildar en un listado los nombres a medida que llegan los comensales. Si falta algn invitado, antes de la comida tendr tiempo de redistribuir las ubicaciones para que las mesas queden equilibradas. Es importante observar la ms estricta puntualidad en todo tipo de recepciones, y ms an en aquellas de carcter oficial. Solo un grave motivo justifica faltar a una comida cuando ya se ha confirmado la asistencia, y en estos casos es de rigor avisar si las circunstancias lo permiten en cuanto se conoce el impedimento. Oportunamente, el Coordinador indicar al anfitrin cuando todo est dispuesto para pasar al comedor. El anfitrin y su invitado de honor o quien invista la mayor jerarqua ingresarn en primer trmino; se recuerda que en las comidas mixtas ambos anfitriones son acompaados por el caballero y la dama que sentarn a sus respectivas derechas. Durante la comida, el Coordinador se ubicar en un punto estratgico del saln para atender discretamente cualquier requerimiento; permanecer alerta y controlar que el servicio se desarrolle tal como se ha programado.
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7. Las inauguraciones
El primer paso es esbozar el programa del evento. A partir de los objetivos generales, de la trascendencia institucional que se le dar a la inauguracin y del presupuesto asignado, se hace una descripcin de todas las acciones y los elementos necesarios para la organizacin: INFRAESTRUCTURA 1 ) La locacin Mapas: Se visitar el terreno para marcar en un croquis en escala a designar, las dimensiones y las caractersticas del lugar, el rea destinada para el estacionamiento, las vas de circulacin y los sanitarios. Se determina el mejor lugar para el acto y la instalacin de palcos, gradas o cualquier otro elemento para la ubicacin de autoridades, invitados y pblico en general. Si fuera oportuno, adems del plano general se usarn croquis parciales. Si el proyecto es realizar el acto al aire libre, como ya se mencion, es imprescindible prever un espacio cubierto por si el clima impida hacerlo a cielo abierto. Pabelln de visitas: Si el programa incluye una conferencia informativa previa antes de la inauguracin, y las instalaciones no cuentan con un auditorio, se prepara una sala con capacidad suficiente para los invitados y para la prensa. Desplazamientos: Cuando es necesario que los participantes se trasladen de un punto a otro, se marca el recorrido con alfombras, cordones, etc. Sealizacin : Los carteles indicadores se utilizan para sealar los diferentes sectores del edificio y sirven para orientar a los visitantes. Ornamentacin : Segn el criterio esttico de cada lugar, se usan plantas y arreglos florales; tambin algunas instituciones enven este tipo de presente, de modo que se reserva algn espacio para poder exhibirlo. Banderas: Tanto en el exterior como en el interior pueden colocarse banderas nacionales o institucionales, banderines o gallardetes. Si el acto se desarrolla en el interior y las autoridades se ubican en un estrado o una tarima, la insignia nacional ocupa el sitio de honor y las dems se colocarn respetando las pautas protocolares sobre uso y tratamiento de banderas (Ver Unidad de Ceremonial). Sonido: Se disponen los equipos necesarios para la locucin del acto. En las inauguraciones oficiales de gran trascendencia es habitual que el acto se transmita en cadena por la red nacional de radiodifusin y que el canal oficial de televisin siga en directo el desarrollo del acto. Estas ceremonias tambin cuentan con la participacin de alguna banda militar. Libro de visitas: Forma parte de la memoria de la institucin y se pone a disposicin de los visitantes para que dejen registrada su firma. 2) Personal y servicios complementarios Maestro de Ceremonias : Se contratan los servicios de un profesional. Personal de apoyo: Se distribuirn puestos de atencin para recibir y acompaar a las autoridades y a los invitados en cada uno de los puntos clave del evento.
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Asimismo, se prev personal auxiliar para el estacionamiento y control de automviles y, en algunos casos, un servicio de primeros auxilios. Seguridad: Se determinan las medidas a tomar y el personal necesario. En estos casos se recurre a la institucin policial. Fotgrafo: Se registran las distintas alternativas del acto para la memoria grfica y la historia de la institucin. Adems, la filmacin de momentos claves, como el corte cintas, el descubrimiento de la placa, la visita guiada, o el agasajo pueden utilizarse tambin como un excelente medio de comunicacin institucional. Traslados: Si la empresa inaugura un planta, por ejemplo, lejos de la ciudad donde tiene su sede y ofrece un servicio para trasladar a los invitados especiales, debe organizar con anticipacin este aspecto del evento. Disponer de los vehculos, determinar las ubicaciones en el avin, etc. 3) Requerimientos para la ceremonia Cintas: En inauguraciones de ndole civil se usan cintas con los colores corporativos y la tijera queda como recuerdo en la institucin. En el mbito oficial, la cinta tiene los colores nacionales y en algunos pases no se corta sino que se prepara un moo desde cuyos extremos tirarn las autoridades como smbolo del corte de cintas. Bendicin: Puede o no haber bendicin de las instalaciones. Placa: Es habitual colocar una placa de mrmol o bronce en recordacin del acontecimiento. Se elige el modelo y se encarga la inscripcin correspondiente. Una vez colocada se cubre con un lienzo blanco que las autoridades descubrirn sin dificultad. Guin de la ceremonia: Se preparan las palabras de bienvenida y presentacin de los oradores que estarn a cargo del locutor que oficiar de maestro de ceremonias. Himno: Su ejecucin puede estar a cargo de una agrupacin musical, pero si se optara por una grabacin deber ser la versin apta para el canto, y se recomienda tener un duplicado previniendo cualquier accidente. 4) El tratamiento de los visitantes Recepcin : Se determinar el lugar para recibir a las autoridades y a los invitados especiales; desde all pasarn al saln si est prevista una conferencia previa al acto y en el que se habrn reservado los asientos correspondientes. Es conveniente disponer de otro lugar para recibir al resto de los invitados y a la prensa que as podrn ubicarse a medida que llegan. La precedencia: Cuando concurren jerarquas similares de distintas instituciones se determina la equivalencia de las categoras de acuerdo con las normas vigentes en cada pas, tanto para los organismos gubernamentales, militares y el clero como para los directivos de la entidad organizadora y los representantes de empresas privadas. Para las personalidades que estn fuera de la normativa especfica se aplica la precedencia de cortesa en consideracin a su trayectoria y a sus mritos. Ubicaciones: Se asignarn segn el orden de precedencia tanto para los traslados como para las posiciones en el palco si desde all acompaan el acto. Se tratar de mantener el mismo orden la visita guiada o para cualquier otro desplazamiento. El pblico general y la prensa se sientan libremente.
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La conferencia : Estas conferencias suelen ser informativas, ilustradas con la proyeccin de imgenes, y en general estn a cargo del director de la nueva planta y puede intervenir un especialista para tratar los temas tcnicos. Obsequios: Acorde con la jerarqua de la inauguracin y el nivel de los invitados se puede entregar un recuerdo del evento. Tarjetas de ubicacin: Son cartulinas con el nombre, el cargo y la institucin a que pertenece el visitante, y sirven para indicar las ubicaciones de las autoridades y de los invitados especiales en la conferencia previa y en el palco. Discos para la solapa: En algunos casos (cuando hay muchos invitados) suelen ser de distintos colores y se distribuyen a los invitados para que los organizadores identifiquen rpidamente algn grupo de inters; prensa, por ejemplo. INVITACIONES Listados: Se preparan listas por categoras: autoridades, empresarios, prensa, etc. Los listados sern aprobados por la institucin. Invitaciones: Se seleccionan tanto el texto como el tipo de invitacin. Para las ms altas autoridades y las personalidades de primer nivel se envan notas de estilo. Para el resto de las autoridades e invitados especiales se recomienda imprimir la invitacin en una cartulina doblada por la mitad, de las llamadas "dptico", que permite incluir el programa de la ceremonia en una de las caras de la tarjeta. En la tapa figurar el smbolo y el nombre de la institucin; al abrirla, a la derecha se ver el texto de la invitacin y a la izquierda el programa. Cuando hay gran cantidad de invitados se recurre a cartulinas de distinto color para identificar rpidamente las categoras. Si el lugar donde se realiza el acto no es de fcil acceso, puede adjuntarse un pequeo plano de referencia con el camino marcado e indicaciones para el estacionamiento. Distribucin y seguimiento de las invitaciones: Se enviarn con un mnimo de quince das de anticipacin y un mximo de veinte. Se lleva un control de las confirmaciones y se gestiona la asistencia de aquellas personalidades que ms interesan a la institucin organizadora. EL DESARROLLO DE LA CEREMONIA Antes de la Ceremonia, el responsable de Ceremonial debe dar las instrucciones a los directivos sobre la organizacin general y presentar el programa de las actividades, indicar cules sern las ubicaciones y marcar los desplazamientos. Si se realiza una conferencia previa, una vez concluida, el pblico se desplazar al lugar donde se desarrollar la ceremonia. A continuacin, hacen su entrada las autoridades y los invitados especiales que han de ubicarse en el palco. Habitualmente, la secuencia de los distintos actos de la ceremonia es la siguiente: Apertura de la ceremonia: El maestro de ceremonias dar comienzo al acto y anunciar cada una de las instancias. Himno Nacional: Suele ser una grabacin, aunque en ocasiones puede ser ejecutado por una banda o alguna agrupacin musical convocada por los organizadores. Discurso de un directivo: Son las palabras de bienvenida a los presentes.
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Corte de cintas: Es el smbolo clsico de una inauguracin. Se colocan en un lugar apropiado, y el anfitrin invita a cortarlas a la mxima autoridad presente en el acto. Previamente, se habr designado un padrino que participa de la ceremonia. Descubrimiento de una placa de recordacin : Generalmente descubren dos directivos y los dos invitados de ms alta jerarqua. Bendicin de las instalaciones: En ocasiones, el sacerdote puede dar la bendicin simblicamente desde el palco o acercarse a las instalaciones. Palabras de la ms alta jerarqua invitada: El Presidente de la Nacin, el Ministro o el Secretario del rea a la que se refiera la inauguracin: Educacin, Obras Pblicas, Comercio, etc. cierra los discursos; en ocasiones esta autoridad habla a continuacin de las palabras de bienvenida del anfitrin, pero los organizadores decidirn, en cada situacin, cul es el mejor momento para cerrar los discursos. Visita guiada a las instalaciones: Se efectuar una vez finalizada la ceremonia inaugural y su finalidad es ofrecer ms informacin a los visitantes sobre el proyecto, la infraestructura y la potencialidad futura. Se darn ms detalles y explicaciones tcnicas que las enunciadas en los discursos. Cierre de la ceremonia: Palabras del locutor.
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8. La entrega de diplomas y medallas

La entrega de diplomas o medallas: Cualquiera sea el motivo de la entrega, una colacin de grados o el homenaje de despedida a los empleados que se retiran de una institucin, la organizacin del evento (en este caso se toma como ejemplo una entrega de diplomas) consiste en cubrir una serie de tareas relacionadas con: Los Diplomas (o las Medallas); las invitaciones; el saln y los elementos; la recepcin; y el desarrollo de la Ceremonia. Diplomas Se preparan las listas de los diplomados; se prepara el modelo de diploma y se manda a hacer la impresin. Invitaciones Nmina de Invitados: Generalmente se confeccionan por categoras: lista de autoridades e invitados especiales, de los graduados, de sus familiares y de los periodistas. Se selecciona un modelo de invitacin y una vez aprobado se encarga la impresin y se organiza el envo (entrega por correo o en mano). Saln y elementos El espacio ideal para estos actos es un auditorio. Un saln con butacas suficientes para el pblico invitado y un estrado que permita ubicar cmodamente a las autoridades. Adems, se necesitan los siguientes elementos: Mesa y sillas para las autoridades: Se recomienda cubrir la mesa con un pao oscuro, salvo que sea de calidad y est en perfecto estado. Sobre la mesa, vasos y una jarra de agua cada dos o tres personas. Tambin pueden ponerse los nombres de las autoridades en cada una de las posiciones. Mesa auxiliar para los Diplomas: Se ubican los diplomas, los premios especiales y diplomas de honor en el orden en que sern entregados. Micrfonos: Si es necesario, adems del micrfono de pie que generalmente se ubica a la derecha del estrado, debe contarse con uno de mano. Cartel de la institucin : Se ubica de acuerdo con las caractersticas del saln, pero suele colocarse en la parte superior del estrado. Banderas: La nacional a la derecha (izquierda del espectador) y la de la institucin a la izquierda (derecha del espectador). Si hubiera que ubicar ms banderas se recurre a los esquemas convencionales (Ver el captulo sobre el tema en el de Ceremonial). Prueba de equipos: Antes del evento se controla el funcionamiento de los equipos de sonido, las instalaciones de las luces, etc. Guin de la ceremonia: Se preparan las palabras que leer el locutor, y si es necesario, los discursos de las autoridades. Guardarropa: Es un servicio siempre til, especialmente en poca invernal. Fotgrafos: Se contrata a profesionales de la fotografa o el video.
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Ensayo de los graduados : Segn el orden en que sern nombrados, se dispone la ubicacin de forma tal que se desplacen desde la izquierda, suban al estrado, reciban el diploma y se retiren por la derecha. Recepcin de los concurrentes Autoridades e invitados especiales: Se reserva la primera fila para aquellos que no estarn en el estrado; se los recibe en la entrada y se los acompaa a sus ubicaciones. Las autoridades que presidirn el acto se instalan en el estrado unos minutos antes de iniciar la entrega. Graduados: Se los convoca una hora antes del acto En ese lapso, un equipo de recepcin se encargar de recibirlos e indicarles la ubicacin. El control de la asistencia se har consignando en los listados a los ausentes para retirar los diplomas antes de que empiece la ceremonia. Familiares y pblico en general: Se los ubicar a continuacin de los graduados, en forma libre y a medida que lleguen. Fotgrafos: Son contratados de antemano y registran las alternativas de la ceremonia para el archivo institucional y para los graduados que lo deseen. Prensa : Ingresan y se ubican en forma libre en las filas destinadas al pblico general. Desarrollo de la Ceremonia Iniciacin: El acto se inicia con las palabras de apertura a cargo de un maestro de ceremonias. A continuacin se suele entonar el Himno nacional. Discurso del Rector: El maestro de ceremonias anuncia las palabras que habitualmente dirige la mxima autoridad presente. Juramento de los graduados. En el mbito universitario, si el acto es una colacin de grados corresponde el juramento de prctica. Entrega de Diplomas: Las autoridades Decanos de cada Facultad, Secretarios Acadmicos, o Directores son los que entregan los diplomas a cada graduado. Inmediatamente despus, es costumbre saludar con un apretn de manos, por eso es importante recordar que se recibe el documento con la mano izquierda y de esta forma la derecha queda libre para el saludo. Los graduados suben al estrado en grupos a medida que el maestro de ceremonias los nombra. Ingresan, como se dijo, por la izquierda, y se paran delante de la autoridad que les entregar el diploma. El desplazamiento hacia sus lugares se realiza por el extremo opuesto para no entorpecer el ingreso de los siguientes graduados. Entrega de premios especiales : Los premios de honor y las menciones especiales se entregan con la misma rutina; la medalla de oro al promedio ms alto es el ltimo premio y lo entrega la autoridad de ms jerarqua que preside la ceremonia. Discurso de un egresado: Cuando se incluye en el programa, un graduado es el encargado de hablar en representacin de todos. Cierre del acto: Lo har el maestro de ceremonias.
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9. Organizacin de un congreso
(*) Cabe aclarar que en otra escala, los seminarios y las convenciones tienen caractersticas similares a los congresos. Los Congresos, tanto los nacionales como los internacionales, son un medio para intercambiar los conocimientos en un mundo caracterizado por el gran desarrollo tcnico, cientfico y cultural. La necesidad de dilogo se ve cristalizada en estas reuniones cuyo objetivo es actualizar, seleccionar y difundir el progreso humano, incentivar la creatividad y la solidaridad de los grupos sociales con una participacin concreta y efectiva para compartir la informacin, y fijar metas comunes en el avance de las distintas especialidades. En otros trminos, tanto en la actividad profesional como en la institucional o la empresarial, un Congreso es un encuentro entre personas que tienen intereses, profesiones o actividades comunes, convocado por un ente gubernamental o civil, durante un lapso determinado, con el objeto de facilitar el intercambio de informacin sobre temas de su competencia. La convocatoria a un Congreso se genera tanto en los organismos oficiales como en las instituciones civiles que agrupan profesionales de las distintas disciplinas. Estas reuniones son un instrumento valioso para la comunicacin institucional, siempre que su correcto desarrollo garantice el logro de sus objetivos. Para ello es necesaria la intervencin de un equipo de expertos que atiendan los distintos servicios que se requieren. Las comisiones Generalmente, en los congresos de gran trascendencia, la Presidencia de Honor es ofrecida al Jefe de Estado, a un Ministro del rea de competencia o a alguna personalidad relevante vinculada con el tema, al que acompaar una lista de miembros destacados que constituyen la Comisin de Honor del congreso. Respecto de la temtica, las comisiones cientficas se ocupan de los contenidos, de las ponencias o de los trabajos que los participantes presentan, y de las sesiones de trabajo, segn el Reglamento que las entidades organizadoras de cada congreso elaboran para determinar las responsabilidades y las normas a la que se deben ajustar las acciones. Aunque cada Congreso, Conferencia o Asamblea tiene una modalidad propia para la constitucin de sus rganos especficos, generalmente para la planificacin de estas actividades se forma un Comit Ejecutivo con una Secretara General que es la unidad de mando, de acuerdo con los objetivos que este comit define y aprueba; la Secretara coordina las distintas actividades de los grupos de trabajo; tiene a su cargo los servicios tcnicos y aglutina las actividades relacionadas con el despacho administrativo, la prensa, las publicaciones, la realizacin de las sesiones, las Relaciones Pblicas y el Ceremonial. Los congresos se financian con recursos de diferente origen. Para ello, el Comit de Finanzas cuenta con el dinero de las inscripciones de los participantes, el patrocinio y el aporte privado, pues un acontecimiento de estas caractersticas involucra a las empresas relacionadas con el turismo, con las comunicaciones y el comercio: compaas de transporte areo y terrestre, hoteles, restaurantes, lugares de recreacin y una amplia gama de negocios que comercian productos locales. Otras fuentes de ingresos son la venta de las publicaciones del congreso y el alquiler de espacios destinados a la exhibicin de productos, en el lugar donde se realizan las
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reuniones. En virtud del prestigio y de la promocin del sector turstico y econmico que la convocatoria de un congreso le ofrece a una ciudad y al pas en general, el Gobierno suele dar su respaldo institucional o patrocinar los congresos. Organizacin tcnica del Congreso En realidad, la organizacin consiste en la planificacin coordinada de diferentes unidades de accin como son las ceremonias de inauguracin y de clausura, y las actividades relacionadas con los delegados; el viaje, el hospedaje, las jornadas de trabajo y las de esparcimiento. La primera etapa corresponde a la constitucin institucional del Congreso (comit de honor, etc.), al desarrollo de un programa tentativo y al diseo de una estructura integrada por sesiones plenarias, comisiones, conferencias y seminarios, que permiten estimar los costos y calcular el presupuesto necesario. De acuerdo con las prioridades, en esa etapa es necesario considerar los siguientes temas: Establecer los objetivos del Congreso; definir su duracin, los temas a tratar y las dimensiones de la convocatoria. Elegir la sede; designar un Presidente de Honor del Congreso. Nombrar un Comit organizador y asignar las responsabilidades de los distintos comits. Determinar la cantidad y calidad de invitados especiales. Hacer un estudio previo de las necesidades. Elaborar un programa. Tener en cuenta todas las etapas de trabajo, con las fechas de iniciacin y terminacin y procurar que no coincidan con otros eventos que le puedan impedir la asistencia de personalidades o restar el brillo que el acontecimiento debe tener. Iniciar los contactos con las instituciones afines, en el pas y en el exterior si es un Congreso internacional. Obtener el material que se presentar como ponencias de los profesionales de la especialidad noventa das antes del Congreso para poder analizarla y hacer las copias necesarias. Reservar los espacios necesarios y prever todos los elementos y la infraestructura para el desarrollo de las reuniones. Seleccionar los hoteles, las compaas de transporte y las agencias de turismo, y gestionar las mejores condiciones para los participantes. Elaborar un programa social y uno cultural para los congresistas que sirva de complemento a las sesiones de trabajo, sin interferir con ellas. Del mismo modo, armar el programa turstico para los congresistas y sus acompaantes con inclusin de obsequios y atenciones. De acuerdo con la especialidad del Congreso, preparar un programa tcnico. Organizar los traslados y la atencin de los congresistas en sus necesidades. Preparar el material que se entregar a los congresistas. Administrar los fondos del congreso. La organizacin y las comunicaciones Las Relaciones Pblicas deben tener competencia en todos los aspectos relacionados con las tareas de organizacin y desarrollo que involucren cuidar la imagen institucional del congreso y de la institucin organizadora, hacer efectivas las comunicaciones, y lograr el cumplimiento de los objetivos. Por lo tanto, la actividad est ntimamente ligada a la Oficina de Prensa y a la de Ceremonial para asegurar la mejor funcionalidad del Congreso y proyectar una imagen relevante de la institucin que lo organiza. En la etapa inicial, previa al desarrollo de sus tareas especficas, deber informarse sobre todos los aspectos relacionados con la
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institucin organizadora y con el tipo de encuentro que se realizar: su historia, su trayectoria, sus objetivos, su normativa y el grado de vinculacin con los entes estatales, privados, nacionales e internacionales. Asimismo, recabar informacin sobre los objetivos directos del congreso y tambin los indirectos, generalmente destinados a mejorar la imagen de la institucin; analizar su repercusin y su alcance en el mbito nacional, regional e internacional. Tambin estudiar el Reglamento del Congreso; conocer a los integrantes del comit organizador y sus respectivas competencias. Del mismo modo, obtendr datos sobre los concurrentes al Congreso que sern organizados y fichados por categoras: procedencia, profesin, nivel sociocultural, intereses, actividad, prestigio, acompaantes y calidad de los mismos. Y conocer el presupuesto destinado a Relaciones Pblicas. El trabajo se planifica segn un cronograma de actividades para llevar un control de las acciones y los plazos de cumplimiento. La organizacin requiere del trabajo de un equipo de personas que deben desarrollar las actividades en forma coordinada. Esas acciones pueden agruparse en los siguientes rubros: a) entrevistas y visitas, b) la ambientacin, c) los servicios auxiliares, d) la imagen grfica y simblica, e) las comunicaciones y f) el Ceremonial. a) Entrevistas y visitas : Son de diferente naturaleza: de protocolo, de difusin y de supervisin y control. Las primeras estn destinadas a autoridades, auspiciantes, miembros de la comisin de honor y altas personalidades; implican un asesoramiento a las autoridades de la institucin sobre las formalidades a tener en cuenta, la planificacin de las entrevistas y la preparacin de la documentacin necesaria en cada caso; tambin se realizan los contactos previos y el registro de los resultados obtenidos. Una de las acciones relacionadas con el prestigio de la institucin y con la trascendencia del acontecimiento, es gestionar ante las autoridades de gobierno nacional la declaracin de inters nacional; del mismo modo ante las autoridades provinciales y las municipales. Obtener la declaracin de inters y el auspicio o el patrocinio del rea gubernamental relacionada con la temtica del Congreso, jerarquizan la reunin y facilitan el desenvolvimiento de las tareas de organizacin. Las entrevistas de difusin involucran a la Oficina de Prensa y estn dirigidas al periodismo y los medios. Para la promocin de un Congreso es necesario convertir cada una de las acciones en noticia de inters para los medios de comunicacin. El anuncio de su realizacin, los motivos y el lugar escogido para llevarlo a cabo; la presentacin de los mximos responsables de la organizacin, del Comit de Honor y de las personalidades que participarn; informacin de inters para los profesionales del sector, el anuncio de la apertura y la relacin con los patrocinadores debern ser noticias publicadas. b) La ambientacin: Tiene competencia en la adecuacin de la sede para satisfacer las necesidades referidas a la programacin, a los espacios necesarios, su funcionalidad y confort; la facilidad de los accesos, del estacionamiento y de la comunicacin. De acuerdo con la cantidad de actividades simultneas, entender en la distribucin de los lugares de trabajo, los de descanso y los de esparcimiento; la iluminacin y la acstica adecuadas, la circulacin de los participantes y el servicio gastronmico (restaurante y cafetera). c) Los servicios auxiliares: Comprende la seleccin y supervisin de un amplio repertorio de servicios de apoyo cuya atencin est a cargo, generalmente, de empresas contratadas o de personal especialmente entrenado. Son los distintos hoteles donde se alojan los participantes, las agencias de turismo, los autos y los
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mnibus para los traslados. Tambin la vigilancia, el mantenimiento; la iluminacin, el sonido, la proyeccin de audiovisuales, la msica, la fotografa, las flores, la decoracin, la cafetera y la publicidad. Dada la gran cantidad de servicios que se requieren, es habitual que se contraten las instalaciones de un gran hotel o de un centro de convenciones que contar con todos los elementos necesarios: salones para las reuniones plenarias y para las sesiones de las comisiones de trabajo. Comodidades para instalar un centro de informacin para los congresistas, sala para la prensa, para las comunicaciones telefnicas y postales, y para las prestaciones auxiliares del congreso. Servicio gastronmico y personal para atender los refrigerios y las comidas o bebidas que se servirn durante las jornadas. d) La imagen grfica y el smbolo: Como elemento visual es determinante el buen diseo del smbolo y de la imagen grfica del Congreso. Es una tarea de asesoramiento y control para la presentacin de las comunicaciones escritas y grficas que deben caracterizar todos los elementos de comunicacin: emblemas, logotipos, formato y estilo para la correspondencia; presentacin y contenido de los folletos, de las publicaciones, las invitaciones, los programas, las carpetas con documentacin y los recordatorios; el estilo de los obsequios, las identificaciones del personal y de los congresistas y la sealizacin de los espacios, los carteles, murales, tableros y banderines. e) Las comunicaciones: Tiene competencia en el asesoramiento y el control de todas comunicaciones; cualquiera sea el mensaje o la informacin controla que exista una unidad de criterio en la presentacin y la distribucin, y con este fin trabaja en forma coordinada con la Comisin Tcnica y la de Prensa. f) El Ceremonial: La organizacin de Congresos en una tarea que realiza un equipo capacitado en cada rea especfica de trabajo. El Ceremonial tiene vinculacin con los distintos aspectos de la tarea, y trabaja en estrecha conexin con la Secretara y con Relaciones Pblicas. Es la oficina que tiene a su cargo la atencin y el agasajo de las delegaciones y las tareas referidas al tratamiento de los congresistas. Interviene directamente en todas las ceremonias a que d lugar la conferencia y donde el protocolo y la cortesa son requisitos de una buena relacin: la recepcin de los congresistas, los actos de inauguracin y de clausura, las presentaciones, las visitas y las comidas programadas, las excursiones, los programas especiales para los acompaantes, y cualquier otra contingencia durante el desarrollo de las dems actividades. En ntima relacin con la Oficina de Relaciones Pblicas, debe planificar y establecer el contacto previo para las visitas y entrevistas que realizarn las autoridades de la institucin organizadora. Interviene y es nexo en las relaciones de los miembros de la comisin de honor, de los auspiciantes, de los patrocinadores y de las personalidades del Congreso. Del mismo modo se encarga de las visitas protocolares de los delegados, y colabora, si es necesario, en la presentacin de las comunicaciones escritas y grficas que les son dirigidas: correspondencia, programas, folletos, publicaciones, carpetas, invitaciones, carteles, sealizacin e identificacin de los participantes del Congreso. Participa en la confeccin del programa y servir de enlace entre los participantes y las autoridades. Se encarga de la acreditacin de los congresistas, de la distribucin de las invitaciones y el control del acceso a todas las actividades. Dispone de un servicio de informacin para satisfacer las necesidades de las delegaciones y provee a la oficina de Publicaciones el material necesario para la impresin del diario de sesiones, de las actas de las sesiones plenarias y de los comits de trabajo. Tambin interviene en la ubicacin de las delegaciones, de los invitados especiales y de la prensa; de los smbolos y los carteles, y cuando se trata de reuniones
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internacionales tambin se ocupa de la disposicin de las banderas correspondientes a los pases de los delegados presentes. Del mismo modo, supervisa los elementos utilitarios para uso de los oradores: carteles con sus nombres, elementos de proyeccin y de sonido, jarras con agua y los vasos. Informacin sobre las delegaciones Una vez conocida la fecha de iniciacin del congreso y su duracin, es necesario tener la nmina de las delegaciones para luego preparar el plan general de accin. Con cierta anticipacin, se enva un formulario a cada participante para que pueda remitir a la Secretara de la Organizacin el nombre completo, la direccin, el telfono, el nombre de la institucin a la pertenece, el cargo, si llegar acompaado, el da de llegada al pas, la compaa area y el nmero de vuelo as como los mismos datos referidos al regreso. Junto con el formulario de datos personales se mandan las tarifas de distintos hoteles para que los participantes puedan elegir e informarlo con tiempo suficiente, de modo que los organizadores hagan las reservas, organicen la recepcin de los delegados en el aeropuerto, y soliciten las salas VIP y los alojamientos. Cabe recordar que para agilizar el traslado de los delegados conviene alojarlos en hoteles estratgicamente ubicados respecto de la sede del Congreso. Tambin se acostumbra enviar informacin sobre distintos paquetes tursticos que el participante podr reservar desde el exterior o cuando llegue al pas. Adems, se manda informacin til para el viajero respecto del clima y las temperaturas, el cambio de moneda, los horarios del comercio, los porcentajes de las propinas y los dems usos sociales propios del lugar donde se realizar el congreso. Al preparar el programa se tendr en cuenta das y horas de las reuniones, los temas, los disertantes, el lugar y los salones en que se llevarn a cabo las recepciones que habrn de realizarse, las visitas tcnicas y la reunin de clausura. Conviene dejar libre alguna maana y alguna tarde para que los participantes puedan cumplir con asuntos privados. Recepcin en el Aeropuerto Los congresistas sern recibidos por personal de Ceremonial especialmente destacado. Si una delegacin es presidida por una alta personalidad, tambin debe concurrir a recibirlos un miembro importante de la delegacin local. Es recomendable gestionar anticipadamente las mayores facilidades para los visitantes, particularmente en la Aduana. A tal efecto, la intervencin del encargado de Ceremonial puede ser muy til ya que har valer ante las autoridades competentes el carcter y la importancia de la conferencia internacional que se ha de realizar, para obtener un tratamiento de privilegio para los conferenciantes y los invitados especiales. Una vez que ha llegado la delegacin se los acompaar hasta el vehculo asignado y se los informar sobre el programa de actividades. En los hoteles sern recibidos tambin por personal de Ceremonial destacado en el lugar para satisfacer cualquier requerimiento. En el saln de entrada del hotel se habilitar una cartelera con el programa de las reuniones tcnicas y sociales del da y del siguiente. Salas de reuniones Una perfecta organizacin exige que los salones donde han de desarrollarse las sesiones ofrezcan todas las comodidades: las cabinas para las traducciones simultneas, los auriculares necesarios, la Secretara, la oficina de prensa, la de
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periodistas, la sala principal de reuniones y pequeos salones para el trabajo de las distintas comisiones; telfonos para llamadas locales e internacionales, telefax y una estafeta de correos. La Secretara debe ofrecer un servicio de computadoras y operadores de computacin, mquinas para fotocopiar, papel, tinta y una persona que se ocupe exclusivamente del trabajo de copiado. Se habilitar una oficina de pasajes y turismo para resolver los regresos y los paseos de los delegados. Para ubicacin de los participantes se elige el modelo ms apropiado de acuerdo con la cantidad de congresistas y las dimensiones del saln. Como ya se vio en el captulo correspondiente, en las reuniones plenarias las delegaciones pueden sentarse como en un teatro; frente a ellas y sobre una tarima estar la mesa de la presidencia de la sesin, que incluye al presidente, al vicepresidente y al secretario general. Frente a esta mesa se coloca un pupitre desde donde hablarn los delegados. Las delegaciones sern ubicadas por orden alfabtico. Durante los intervalos de las reuniones es conveniente contar con un servicio de caf, t y gaseosas; las empresas ms caracterizadas del ramo suelen ofrecerlo sin cargo mediante un sistema de contraprestacin publicitaria. Atencin especial para VIP Expositores de primer nivel e invitados especiales reciben el tratamiento especial de los VIP (Very important person). Se les brindan las mayores comodidades desde que llegan hasta que parten, respecto de las reservas de pasajes y de las ubicaciones en los aviones, el uso del saln VIP, atencin de los trmites relacionados con la documentacin, el equipaje, los trmites migratorios, policiales y aduaneros, y todo lo referido al hospedaje. El encargado de Ceremonial debe asistirlo en sus necesidades y le har entrega del programa de las actividades planificadas de antemano y de una propuesta de actividades tursticas para l y, de ser necesario, para su acompaante. Las inscripciones La recepcin de los invitados especiales y los preparativos previos a la inauguracin de un congreso no permiten dar una adecuada atencin a la inscripcin de las delegaciones el mismo da de la inauguracin. Por tal motivo, es habitual que la inscripcin se concrete un da antes, en el marco de una recepcin de bienvenida. Este encuentro permite establecer el primer contacto entre las delegaciones y ajustar cualquier detalle de organizacin. Tambin es el momento de entregar una carpeta con el programa de las reuniones, folletos de informacin general del pas y muy especialmente de la ciudad donde se realiza la reunin, y toda la informacin prctica sobre bancos, teatros, cines, Embajadas, hospitales, correos, y cualquier otro punto de inters. El Programa social Comprende tanto la recepcin de bienvenida como las de apertura y de clausura. En los Congresos internacionales incluye una comida tpica, la visita a la ciudad, a los principales monumentos y lugares de inters. La agenda puede contemplar otras actividades optativas, tales como la presentacin de un espectculo folclrico o de tango, el paseo de compras y las excursiones a distintos puntos tursticos del pas, con itinerarios alternativos, como ya se ha mencionado. Con el mismo criterio, junto con los formularios de inscripcin, se ofrece un programa de actividades para los acompaantes. Una vez confirmada la oferta, se hacen las correspondientes reservas. Las jornadas de inauguracin y de clausura
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Son dos ceremonias y cada una requiere su propia organizacin. La oficina de Ceremonial interviene en la preparacin de un saln con capacidad para todos los participantes; se encarga de ordenar la ornamentacin con las banderas de los pases representados, y se ocupa de la ubicacin de las autoridades del Congreso y de los invitados especiales. De igual modo, reserva las primeras filas para los participantes de acuerdo con un orden de precedencia ya establecido. En ambas ocasiones elabora un guin de la ceremonia y contrata un maestro de ceremonias para las palabras de apertura y cierre, y la presentacin de los oradores. En estas ocasiones es habitual que se organice una velada de gala en un teatro o un saln emblemtico de la ciudad. Este agasajo es un detalle de prestigio para el Congreso y significa un gran atractivo para los participantes por la trascendencia que pueda tener el lugar.
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10. Otros eventos

Descubrimiento de una placa recordatoria En ocasiones, una inauguracin, una fecha representativa en la vida de la institucin o algn acontecimiento importante para la marcha de la organizacin son un motivo para descubrir una placa conmemorativa que ser un testimonio genuino para recordar esos hechos en el futuro. La actividad, generalmente, es un acto ms en el marco de una ceremonia, como la de una inauguracin, pero tambin puede constituirse en una ceremonia en s misma cuando la razn es, por ejemplo la celebracin de un aniversario. Cualquiera sea la circunstancia, los organizadores de la ceremonia desarrollan los pasos que ya se han mencionado y determinan el momento ms oportuno para el descubrimiento; durante una inauguracin, es habitual hacerlo luego de la bendicin de las instalaciones y antes de la recorrida; en un aniversario, luego de los discursos. La placa debe estar cubierta con un pao, de cuyos extremos pendern las cintas para que con un simple movimiento dejen descubierta la placa. Las mximas jerarquas se desplazan hasta el lugar, y si asiste alguna personalidad relevante, el anfitrin lo invita a participar del acto en el que ambos retirarn el pao. En el mbito oficial, las cintas tienen los colores patrios; en la actividad privada pueden tener los colores propios de la empresa. La piedra fundamental Las ceremonias que se organizan con motivo de la fundacin de obras arquitectnicas de inters pblico, tales como escuelas, hospitales o plantas industriales, centran su dinmica en la colocacin del primer ladrillo o lo que se ha dado en llamar la piedra fundamental. Para ello se prepara en el terreno un hoyo tan profundo como para depositar dentro el primer ladrillo; este ladrillo tendr un hueco que pueda contener un cilindro de metal (hoy, de acrlico por ser un material ms resistente a la humedad) donde se coloca un original del acta de fundacin que las autoridades firmarn sobre un pequeo atril durante el acto. Junto con el acta, y como testimonio del momento en que se inicia la obra, se guardan billetes y monedas de curso legal -es decir, dinero en circulacin en ese momento- y uno o dos artculos, vinculados con el tema, publicados en peridicos del da que se realiza la ceremonia o del da anterior. El cilindro se introduce en el ladrillo hueco y las autoridades lo cierran con cemento para colocarlo despus en el hoyo. La ceremonia respeta la secuencia habitual, y luego de los discursos y de las firmas, las autoridades se dirigen al lugar para colocar la primera piedra. El smbolo de esta ceremonia es una pequea pala de plata, o de un metal plateado, en la que se grabar la fecha y una leyenda recordatoria del acontecimiento; con ella las mximas autoridades depositarn la primera colada de cemento para cerrar el ladrillo y la mayor jerarqua, presente en la ceremonia, la conservar como recuerdo. El bautismo de una nave Es habitual llamar as a estas ceremonias; sin embargo, el Diccionario de la Real Academia aclara que Bautismo es el nombre del primero de los Sacramentos de la Iglesia, pero la accin de bautizar y la fiesta con que se solemniza se denominan Bautizo. Durante la ceremonia de botadura de una embarcacin se organiza, tradicionalmente, su bautismo, antes de que inicie su vida til con el viaje inaugural.
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En coordinacin con el personal del astillero que la ha construido, se ubica estratgicamente una gran botella de champn, de modo que al liberarla del soporte que la mantiene sujeta, choque y se rompa contra la nave. Los organizadores deben asegurarse de que la botella se romper al estrellarse contra la embarcacin; lo contrario se considera como un signo de mala suerte. Generalmente, despus de los discursos de las autoridades, la dama designada como madrina, es la encargada de poner en prctica el ritual propio de la ceremonia; luego, una banda puede acompaar musicalmente el momento en que las autoridades y los invitados especiales recorren el interior del barco, si es que se ha programado esta visita. De igual forma se puede organizar el bautismo de una aeronave sobre una de las pistas del aeropuerto donde empezar a operar; pero generalmente, por una tradicin referida a la fragilidad de los aviones, no se rompe la botella sobre el fuselaje. Se la destapa, se agita y se roca simblicamente la nave. El lanzamiento de un producto Es uno de los acontecimientos ms destacados de la vida empresaria por la trascendencia institucional que puede alcanzar, y el xito depende de una correcta organizacin. Una vez destinado un presupuesto, se prepara el programa de la presentacin, se conforma un equipo de trabajo y se distribuyen las acciones de acuerdo con un cronograma de actividades que prev la fecha de la ceremonia. Como cualquier otro suceso de esta naturaleza, se seleccionar el lugar ms apropiado y se considerarn las necesidades de infraestructura. Ser conveniente evaluar la conveniencia de hacer la presentacin en la propia empresa o elegir un espacio ya destinado a estos acontecimientos y que cuenta con todos los elementos necesarios: las instalaciones, el mobiliario, la iluminacin, el sonido, la ornamentacin, la sealizacin adecuada de los espacios, el estacionamiento, la seguridad y el personal (servicio gastronmico, azafatas, promotores, estacionamiento). A veces, solo restar contratar los servicios adicionales (fotgrafos, por ejemplo). En cuanto al tratamiento de los invitados y a la organizacin del agasajo, siguen el mismo orden ya expuesto. Se acordar el mejor momento para los brindis, los discursos y la entrega de los obsequios. El lanzamiento de un producto es quizs el suceso empresario que permite a los organizadores desplegar la mayor creatividad. Es habitual que estas presentaciones se realicen antes o durante una comida. En ocasiones, el marco adecuado es una exhibicin artstica o algn tipo de espectculo con el que se entretiene a los invitados. La originalidad de la presentacin pone a prueba el ingenio de los organizadores para no repetir los consabidos shows que el pblico ya ha presenciado. Tambin se acostumbra gratificar a los invitados con algn recuerdo del lanzamiento, y una vez ms la libertad de accin da lugar a las ms variadas posibilidades. Los aniversarios Son fechas significativas para la institucin en las que se conmemoran hitos importantes de su trayectoria, y dan motivo a celebraciones de diferente tipo. Algunas tienen las caractersticas formales de una ceremonia tradicional en el saln destinado a los actos, con la presencia de las autoridades de la organizacin, el personal e invitados especiales, generalmente representantes del quehacer poltico, econmico y social. Durante estas celebraciones, luego de los discursos de las autoridades, es habitual descubrir una placa conmemorativa y entregar medallas a los empleados ms antiguos. Una vez concluida la ceremonia, se agasaja a los
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invitados con un cctel, un almuerzo o una comida.
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Presentacin del curso

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1. Los eventos. Concepto y clasificacin

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2. La etapa previa al evento

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3. El Marketing del evento

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4. La produccin del evento

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8. La entrega de diplomas y medallas

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