La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres

1
Gabriela Grisales Restrepo
Wilson Ivn Valencia Agudelo
Tecnlogos en Archivstica
Universidad de Antioquia Sede Sonsn
2009
Los Tecnlogos en Archivstica sensibilizan a las Administraciones Pblicas y Privadas del importante
papel que juegan los archivos en la toma de decisiones y en la salvaguarda del patrimonio documental
de las regiones.
Mara Teresa Mnera Torres
Directora Escuela Interamericana de Bibliotecologa
Universidad de Antioquia
La Orfandad de Juanito,
un Documento que Naci Sin Padres
Cartlla Pedaggica Sobre Archivos
2
Esta publicacin se realiza en el marco de la Cuarta Convocatoria
de Proyectos de Extensin en las Regiones - 2008 de la Universidad de Antioquia
Rector de la Universidad de Antioquia
Alberto Uribe Correa
Director de Regionalizacin
John Jairo Arboleda Cspedes
Directora de la Escuela Interamericana de Bibliotecologa
Mara Teresa Mnera Torres.
Ilustraciones:
Julio Csar Manrique
Textos:
Gabriela Grisales Restrepo
gabigrisales@gmail.com
Celular: 3104067898
Wilson Ivn Valencia Agudelo
wagudelo@yahoo.es
Celular : 3147826177
Corrector de textos
Jos Fernando Botero Grisales
Diseo y Diagramacin
Jeison Alejandro Tabares Lpez
Suimagen Publicidad
Impreso por:
Suimagen - Julio de 2009
La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres
3
La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci
Sin Padres, es una cartlla dirigida a sensibilizar
a nios, jvenes y adultos, sobre la importancia
que los archivos tenen para la realizacin de
gestones administratvas en insttuciones pblicas
y empresas privadas, de una manera efciente
y transparente y para la supervivencia de la
historia.
La idea inicial de su elaboracin surgi siendo
los autores, estudiantes del curso Prevencin
y Conservacin Documental, en la Carrera de
Tecnologa en Archivstca, de la Universidad de
Antoquia Sede Sonsn, egresados.
Consta de dos partes: La primera, el cuento La
Orfandad de Juanito, Un Documento que Naci
sin Padres, en l a travs de la prosopopeya,
fgura literaria que consiste en atribuir a las cosas
inanimadas o abstractas, acciones y cualidades
propias de seres animados, (DRAE, 22 ed, 2001),
se da vida a un documento.
La segunda parte es el dilogo entre Documento
Histrico y Juanito el Documento, protagonistas
del cuento; ellos hablan de temas relacionados
con los archivos: historia, archivos del mundo y de
Colombia, normatvidad, recomendaciones sobre
manejo.
La cartlla cuenta adems, con notas al pie de
pgina que defnen los trminos archivstcos
empleados, de una manera sencilla y comprensible,
sin descuidar el necesario rigor tcnico.
Esperamos que, en sus manos, cumpla con los objetvos para
los cuales fue creada: despertar inters en el tema de los
archivos y que quienes la lean se conviertan en difusores de
su contenido.
P
r
e
s
e
n
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a
c
i

n
Cartlla Pedaggica Sobre Archivos
4 Agradecimientos:
A nuestra Alma Mater, Universidad de Antoquia Sede Sonsn, por la
formacin brindada profesional y por permitrnos materializar la idea
inicial, a travs de la Convocatoria de Proyectos de Extensin de la
Direccin de Regionalizacin.
A las orientaciones de la Escuela Interamericana de Bibliotecologa.
A las lecturas juiciosas y crtcas realizadas por los profesores Mara
Cristna Betancur Roldn, Marta Luca Giraldo Lopera, Nohelia Toro
Giraldo, Luz Marina Jurado lvarez, Jaime Alberto Gmez Espinosa.
A la Insttucin Educatva Escuela Normal Superior Presbtero Jos
Gmez Isaza, por permitrnos realizar con sus estudiantes, la prueba
piloto.
Igualmente, a nuestros compaeros archivistas: Carlos Samuel Ospina
Ospina y Jos Fernando Botero Grisales por sus valiosos aportes
intelectuales y logstcos.
La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres
5
, el documento, naci en la Secretara
de Ventas del Municipio de Periy.
Hijo legtmo de su desalmado productor, el jefe de ofcina,
Justniano Casas y Beatriz, su secretaria. Haba nacido
exactamente el da en que con un sencillo Acto Administratvo
1
,
pero con mucha comida y champaa, se declaraba jurdica y
legalmente consttuida la secretara como tal y para cumplir
a regaadientes con un requisito impuesto por la Ley. Sus
creadores le bautzaron con el nombre de Acta
2
de Fundacin
de la Secretara de Ventas.
Beatriz, la secretaria, le quera mas nunca se preocup por l
lo sufciente; a Justniano le estorbaba en todas partes, le fas-
tdiaba verle rodando de lugar en lugar, de rincn en rincn,
de escritorio en escri-
torio y lleg a odiarle
tanto que pens mil
veces en destruirlo.
Sin embargo pensaba
que haba sido conce-
bido a travs de una
difcil Actvidad Ad-
ministratva
3
, un con-
junto de tareas, ope-
raciones, acciones y
trmites reglamenta-
das por las normas de
procedimiento y llevadas a cabo por la Seccin
4
.
Haba sido creado mediante el proceso de Produccin de Do-
cumentos
5
y a pesar de que nunca estuvo de acuerdo con
tanto protocolo y tanta pendejada, como l mismo lo expre-
sara, no senta amor por el beb documento; aunque s le
causaba preocupacin el hacerlo desaparecer.
Como muchos productores de documentos, slo pensaron
en crearlo; nunca se concientzaron que el nuevo documento,
Juanito, necesitaba cuidados especiales y que para ello era
preciso brindarle una excelente Gestn Documental
6
.
El sufrimiento de Juanito no tena lmites. Careca de
lo ms indispensable. No le compraron una cuna tan
siquiera, es decir, una Unidad de Conservacin
7
en
donde reposar protegido del sol y del fro, del polvo
y la contaminacin, de los excesos de luz, de humedad
y de las manos ociosas, dainas.
Por mucho tempo se vio condenado a vivir solo, pues sus
padres fueron dndole ms y ms hermanitos que corran
su propia suerte, los mantenan aislados de los dems,
nunca los dejaban jugar ni agruparse como pequeos que
eran para compartr sus juegos y travesuras, ni siquiera les
era permitdo a los documentos - que eran muy parecidos -
y a los que sus productores llamaron tpos documentales
8
.
1
Acto Administrativo: Accin de un funcionario dentro de una entidad pblica o privada que queda escrita en un documento que le da legalidad al trmite realizado.
2
Acta: Documento que relata lo tratado y acordado en una reunin, redactado por la persona que acta como secretario y aprobado por el comit, junta, asamblea.
3
Actividad administrativa: conjunto de tareas, operaciones, acciones y trmites establecidas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por la Unidad
Administrativa.
4
Seccin: Unidad tcnico-operativa de una institucin.
5
Produccin Documental: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones y el programa de gestin documental.
6
Gestin Documental: Tcnicas dirigidas por archivistas, para planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, conservacin, uso y seleccin de los documentos
de cualquier institucin y que facilita el modo de obtener economa y efciencia en la creacin, mantenimiento y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo vital
institucional.
7
Unidad de Conservacin: Pueden ser unidades de conservacin entre otras: carpetas, una caja de cartn desacifcado, un libro, un tomo, un CD.
8
Tipos Documentales: Documentos cuya forma, contenido informativo y soporte, entendindose este ltimo como el material fsico en que se registra la informacin
(papel, pergamino, papiro, cintas, discos magnticos, pelculas fotogrfcas, etc.), son iguales, por ejemplo: Historia Clnica, Historia Laboral.
Cartlla Pedaggica Sobre Archivos
6
Lamentablemente l era una Unidad Documental, o
Pieza Documental
9
. Tampoco poda relacionarse con los
Expedientes
10
, pues despus de mucha discusin y con
bastante mala gana, Justniano, su productor, les haba
construido una habitacin por aparte, ya que por las
actvidades que deban realizar, se distnguan de los dems
por formar parte de otra familia a la cual le llamaban Unidad
Archivstca
11
.
A pesar de su corta edad, cada da, Juanito se senta ms
y ms triste. Se le vea amarillo, arrugado, con pequeas
manchitas rojas, circulares. Muchos decan que eran los
microorganismos que lo tenan as, que debido al polvo
y a la humedad haba sido atacado por los mohos y
las bacterias; o quizs tambin que la causa de sus
males radicaba en los insectos como las cucarachas,
los piojos de los libros, las termitas, los pececillos, de
plata, las ratas, ratones y las personas cuando ensalivan
sus dedos y tocan los documentos, en fn, que sin nmero
de enemigos tena a su alrededor Juanito, el documento!
No haba transcurrido el mes despus de su nacimiento,
cuando Juanito se llev el ms terrible susto de su corta
vida. Despus de escuchar ruidos por toda la ofcina,
sint que la caja ya medio roda, donde se encontraba era
ferozmente atacada por un animal grande y peludo que
emita unos sonidos escalofriantes y cuya acttud pareca
querer destruirlo todo.
El feroz animal emprendi veloz carrera con la caja en el
hocico. Despus de recorrer un largo trecho y al momento
mismo en que se dispona a desbaratar totalmente el reci-
piente para devorar lo que haba dentro, unos pasos preci-
pitados y una luz centelleante, hicieron que el animal aquel,
trara por el suelo la caja y emprendiera las de Villadiego.
Juanito, el documento, temblando, qued trado en un rincn
de aquel saln grande y majestuoso, limpio y ordenado don-
de se respiraba vida, aseo, pulcritud; donde haba miles y mi-
les de documentos iguales a l, contentos, sanos, radiantes,
felices que compartan entre ellos en una forma tan ordena-
da y perfecta, que le pareci estar viviendo un sueo.
9
Pieza documental: Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplo de piezas documentales entre
otros, un acta, un ofcio, un informe.
10
Expedientes: Unidad documental formada por un conjunto de documentos elaborados por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto. Ejemplo, los
expedientes judiciales.
11
Unidad archivstica: Conjunto de piezas o tipos documentales, puede ser unidad archivstica entre otras, un expediente.
La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres
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A pesar de no haber podido conciliar el sueo en toda la
noche, Juanito amaneci contento. Se vio rodeado de muchos
documentos. Algunos solos, otros agrupados, la mayora
entrados en aos pero muy bien conservados. Se mostraron
amables, interesados en l, le miraban con tristeza pero a
su vez con una luz de ilusin en sus semblantes que le era
trasmitda a Juanito, el documento. Con un dejo de amor y
de cario, un anciano documento se le acerc y sin dejar de
observarle le pregunt con gran afabilidad.
- De dnde vienes?
No s - respondi Juanito, el documento.
-Cmo te llamas?
- Mi nombre es Juanito. Represento a todos los documentos
bebs. Sin embargo todos me conocen como Acta de
Fundacin de la Secretara de Ventas.
- Cmo llegaste hasta ac?
-Un animal grandote me trajo anoche.
Guardaron algunos minutos de silencio. Entonces fue
Juanito, el documento, quien tmido se atrevi a preguntar
al anciano documento.
- Dnde estoy? El anciano con voz suave le respondi:
Cartlla Pedaggica Sobre Archivos
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- En el Archivo General de la Nacin
12
.
-Y usted cmo se llama?
-Todos nosotros pertenecemos a una gran familia, la familia
de los Documentos Histricos, nos llaman as porque ya no
representamos utlidad a los fnes administratvos, pero si
servimos para ayudar a los investgadores e historiadores
en la bsqueda de informacin sobre hechos y actvidades
pasadas.
Mi nombre es como el tuyo, mira qu coincidencia, yo
tambin soy un Acta de Fundacin de una Insttucin
muy importante.
- Entonces Usted podra ser mi pap? - Pregunt
Juanito, el documento.
- Ojal, qu ms quisiera, hijo!, pero perteneces a
un hogar, a una ofcina muy diferente, - le respondi el
anciano con tristeza.
- Ms bien cuntame Cuntos aitos tenes?
- No s seor documento histrico, no tengo tarjeta de
identdad, pues nunca me describieron en un inventario,
ni realizaron sobre m un Registro de Entrada,
13
y mucho
menos un Asiento
14
que pudiera identfcarme y contara
sobre m ms pormenores.
El anciano se inclin sobre el nio y pudo ver claramente
la fecha de su nacimiento. No poda creerlo; un mes!; era
solo un documento, beb, era un Documento Actvo, un
Documento de Gestn
15
, no poda ser!, y en el estado en
que se encontraba.
- A ver mi nio, contnu el viejo documento.
-A qu se dedican tus paps?
- No shablan mucho, discuten
demasiado, toman tnto, reciben a
unas personas que llaman usuarios
16

pero nunca dialogan con ellos. Ellos
van en busca de informacin, nunca la
encuentran, los atenden mal y lo ms
triste seor, es que a nosotros, no
nos quieren nos maltratan
Se hizo un largo y profundo
silencio. El anciano comprendi
que el documentto no saba nada
de s mismo, de su Ciclo Vital
17
,
de los cuidados que sus padres
debieron haberle brindado desde el
momento mismo de su concepcin,
de sus derechos como Documento
de Archivo
18
, sobre cmo se forman los
12
Archivo General de la Nacin: Institucin pblica del orden NACIONAL, adscrita al Ministerio de Cultura encargada de la conservacin permanente de los documentos
histricos de las entidades nacionales y regulador de las polticas archivsticas del pas.
13
Registro de entrada: Anotacin de los datos del documento en las planillas de control.
14
Asiento: Conjunto de datos informativos con que se describe un documento en un libro o planilla.
15
Documento activo, Documento de gestin: Es el que acaba de ser producido y es vigente. Es el documento utilizado todava para atender las actividades por las
cuales fue creado.
16
Usuarios: Personas que se benefcian de los servicios que prestan las empresas y ofcinas. En este caso, el usuario hace uso de la informacin que se encuentra en
los documentos de archivo.
17
Ciclo vital: Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en las ofcinas, pasando por el archivo central y/o intermedio, hasta
que se eliminan o se conservan en un archivo histrico.
18
Documento de archivo: Son los documentos producidos o recibidos por una persona o entidad en razn a sus actividades diarias, que tiene valor administrativo, fscal
o legal, o valor cientfco o cultural y debe ser objeto de conservacin.
La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres
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grupos familiares: Expedientes, Series
19
, Subseries
20
, sus ms allegados parientes. Sobre todo estos aspectos, l; como mayor
que era, se senta en la obligacin de contarle, de instruirle, de educarle.
Entonces, el anciano documento le explic con paciencia que ellos dos como Actas de Fundacin de las Insttuciones tenen
una existencia permanente, que nunca van a morir. Que en estos momentos, l es un documento beb, es un Documento
Actvo, que muchas personas allegadas a
la ofcina donde fue creado, le consultarn
para verifcar disposiciones y fechas, y
cuando tenga unos cuantos aos ms, se
convertr en un apuesto joven documento,
cuya calidad de vida ser Semi-Actva, le
trasladarn del lugar donde naci a
otro mucho ms grande.
- Es este el lugar? Inquiri el beb
documento.
- No, An te falta mucho para llegar
aqu.
- Cmo podra hacerlo? Inquiri Juanito,
el documento
- Mediante la atencin que puede prestarte
un archivista.
- Un archi, qu?
- Un archivista. Una persona especialista
en el manejo de los documentos: los
COM
IT DE
ARCHIVOS
CONSEJO
MUNICIPAL DE
ARCHIVOS
COMIT EVALUADOR
DE DOCUMENTOS
A
R
CH
IV
ISTA
S IN
V
ITA
D
O
S
19
Series: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido uniforme, producidos por un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones especfcas, por ejemplo: actas, informes, comunicados.
20
Subseries: Divisin de las series documentales, dependiendo de sus caractersticas administrativas y funcionales. Ejemplos, actas del comit de archivos, informes de
gestin, comunicados de gerencia.
Cartlla Pedaggica Sobre Archivos
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controla, los cuida, los custodia, los conserva, en una
palabra, es el administrador de los archivos, respondi el
viejo documento.
- Y Por ac hay muchos de esos archi, archivistas que usted
dice?, volvi a preguntar Juanito, el documento.
No pudieron contnuar con el dilogo. La puerta del recinto
se abri de repente y por ella aparecieron tres seoras que
venan a realizar sus labores de limpieza rutnarias.
Como les fuera posible, entre dos documentos histricos
alzaron el beb documento del suelo, trepndolo
rpidamente en uno de los estantes metlicos que
estaban cerca y metndole en una cunita, esa unidad
de conservacin que l siempre so. Permaneci
inmvil, en silencio
Qu confortable estaba todo all! Un lugar fresco, acogedor.
Por un momento, record con triste nostalgia aquella ofcina
donde fuera creado, aquel hogar que, aunque existera,
nunca fue suyo.
Sint miedo porque cada vez que hacan el aseo en su hogar,
le traban el polvo encima y le hacan estornudar; despus,
como si fuera poco, pasaban la trapera llena de jabn y agua
sucia y le mojaban los bordes y muchas veces emparamaron
su superfcie, de ah el mal estado de salud que siempre le
acompaaba.
All era diferente. No barran. Las aspiradoras y traperas
permanecan secas y con cuidado de madre cariosa, las
aseadoras pasaban los implementos de aseo con
tal delicadeza que eran casi imperceptbles a los
documentos.
Los miraban con cario, con calor humano, con
el respeto con que se trata a las personas, en una
palabra, los amaban.
Juanito y su nuevo amigo se disponan a bajarse
del estante, cuando escucharon voces que se
acercaban. No pudiendo contener su curiosidad,
Juanito pregunt muy bajito al odo del
Documento Histrico. - Ellos, quines son? El
anciano respondi:
- En manos de ellos se encuentra nuestro futuro,
son las personas encargadas de conocernos
ms a fondo, de analizarnos, de evaluarnos.
Ellos forman parte del Comit Evaluador
de Documentos
21
, que a nivel nacional, nos
observan con detenimiento por algn tempo para poder
defnir nuestro futuro, mediante el estudio de los valores
que cada uno de nosotros tenemos. Sabes que tenemos
dos valores? los valores primarios, para informacin
administratva y los valores secundarios, para informacin
cultural, histrica e investgatva.
- Cada cierto tempo, por orden de ellos, se realizan anlisis
de los documentos en los archivos para luego hacer las
Selecciones
22
y as generar muestreos
23
, sacando los
documentos que ya no prestan ningn servicio.
21
Comit evaluador: Personas que trabajan en el Archivo General de la Nacin, encargados de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los
documentos, es decir, el valor que adquieren los documentos por la importancia de su contenido para la historia.
22
Selecciones: Operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.
23
Muestreos: Escoger muestras representativas de los documentos para realizar una seleccin.
La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres
11
- No, no te asustes. Esos seores son muy formales y comprensivos.
Mira, por ejemplo, a aquellos que estn en aquella esquina; ellos
forman parte del Comit de Archivos
24
, son muy importantes
sus decisiones porque ellos son especialistas en Archivstca,
Derecho y Contabilidad y dan consejos sobre cmo tratarnos a
nosotros tanto administratva como tcnicamente.
Ves aquellos que forman corrillo en el centro del saln? Ellos son
de la alta direccin, pertenecen al Sistema Nacional de Archivo
25
,
vienen de las empresas y son los encargados de defnir las
poltcas de los programas de trabajo y de la toma de decisiones
en los procesos administratvos y tcnicos de los archivos.
- Como bien puedes ver
Juanito, no tenes nada de
qu preocuparte, ni nada
qu temer. Es muy triste
que tus productores no
te quieran, pero existe un
sinnmero de personas que
se interesan por t y, tarde o
temprano, irn a rescatarte.
Tras varias horas de conversa-
ciones sobre temas archivs-
tcos, Juanito, el documento,
cmodo en su cajita de cartn
desacidifcado, escucha con
atencin y sorpresa todo lo que aquellos documentos
histricos comentan.
Se enter, por ejemplo, que en su hogar tene
familiares comunes a l, pues sus temas, motvos,
argumentos, y negocios son similares a los suyos, son
Asuntos homogneos; adems de ellos, cuenta con
otros parientes que le son de gran utlidad como los
Documentos de Apoyo y los Documentos Esenciales
26
.
Nunca haba hablado con ellos, ni siquiera los haba
conocido.
Comprendi tambin, muy a su pesar, porqu
su amigo, el Documento Histrico, le haba
dicho que no poda quedarse con ellos en el
suntuoso archivo.
Tena razn, su destno, si algn da se conociera su
existencia, estaba en manos de las Tablas de Retencin
Documental
27
, en las cuales, los seores que antes se
haban reunido, fjaran en forma defnitva el futuro de
su existencia - despus de realizada la Decisin Final:
si podra gozar de una Conservacin Temporal, si sera
Eliminado, destruido o, por el contrario, se quedara
por siempre al lado de los ancianos documentos, que
tanto afecto y cario le haban demostrado.
24
Comit de archivos: Grupo de consejeros de la alta direccin, responsable de defnir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.
25
Sistema Nacional de Archivos: Programa del Archivo General de la Nacin, que integra las instituciones archivsticas, pblicas y privadas, del pas para estandarizar
los procesos archivsticos y la normalizacin de los mismos.
26
Documentos de apoyo y documentos esenciales: Aquellos documentos necesarios para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y
testimonial garantizan el conocimiento de las funciones y actividades del mismo an despus de su desaparicin, por lo tanto, posibilita la reconstruccin de la historia
institucional.
27
Tablas de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital de los documentos
Cartlla Pedaggica Sobre Archivos
12
El da trascurri tranquilamente. Uno que otro
historiador llegaba a investgar sobre aquel
mundo exterior que Juanito no conoca y se
pasaban toda la tarde de ac para all y de all
para ac, mirando, comparando, examinando,
escribiendo, pensando. Juanito, el documento,
refexionaba en la gran importancia que
representaba ser un documento histrico y lleg
hasta a formularse la pregunta que estaba seguro,
preocupaba a todos los documentos: Llegara l
tambin a ser algn da un Documento Histrico?
Sin poder encontrar respuesta a su pregunta, se
qued dormido.
Era ya tarde en la noche cuando despert
sobresaltado. Los amigos estaban a su
lado y le sonrean con benevolencia.
- Debers partr, Juanito. Te queremos mucho
pero debes regresar a casa. Si no lo haces, tu
vida terminar muy pronto. Trataremos de
buscar tu hogar, entregarte a tus productores.
Les convenceremos de que te cuiden, que
velen por t, por tu futuro.
Juanito, el documento, baj la cabeza en seal
de obediencia y emprendi con ellos el retorno
a casa.
Aunque tmbraron varias veces, nadie sali a
recibirles. Juanito, el documento se despidi de
sus amigos no sin antes agradecerles todo lo que
haban hecho por l y les promet contarles cmo haba terminado toda
esta aventura.
Apesadumbrados los Documentos Histricos se despidieron del pequeo,
no sin antes recomendarle se cuidara mucho para su bien y el de su propia
familia.
Las horas pasaron eternas. El fro se haca cada vez ms insoportable. A
la madrugada, el guardia de turno, al realizar su cotdiana ronda abri la
puerta principal que da a la calle y Juanito, el documento,
en un descuido de ste, se col hasta el interior del
edifcio.
Al llegar al tercer piso donde se ubicaba su casa,
cul sera la sorpresa al encontrar la puerta
abierta de par en par. Mir hacia arriba
y ya no vio el rtulo que identfcaba su
residencia y donde claramente se lea:
Ofcina de Ventas. Entr rpidamente
llamando a sus productores y su extraeza
fue en aumento al encontrar las ofcinas
desocupadas, sin muebles, sin estantes, sin
escritorios, sin sus productores sin sus hermanos
sin sus parientes
Se acurruc en un oscuro rincn y llor
desesperadamente. Estaba solo, perdido, abandonado
a su propia suerte. Su familia le haba olvidado tal vez
para siempre y el sueo de convertrse en un Documento
Histrico desapareca por completo de su futuro, de su
realidad.
La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres
13
Se preguntaba con repetda insistencia por qu sus creadores
le haban trado al mundo si no iban a cuidar de l, por qu no
lo queran, por qu siempre haba representado un estorbo
para ellos. As, entre una y otra meditacin, Juanito, el
documento, empapado por las lgrimas que vertan sus ojitos
inocentes, y que hacan correr las tntas con que muchos
insensibles haban estampado orgullosos sus frmas fras e
indescifrables, se qued dormido.
Despert sobresaltado. Sint que alguien que no conoca le
tomaba entre sus manos con una singular delicadeza, con un
cuidado tal como nunca lo haban hecho sus productores; le
acariciaba con ternura, le observaba con detenimiento y, al
mirarlo despierto, le habl suavemente para no asustarlo.
- Cmo te sientes?
- Un poco mal. -Le respondi Juanito, el documento.
- No temas, yo voy a cuidarte, Voy a cuidarte como debe
Administrarse un Documento de Archivo. Te llevar a una
clnica donde te prestar los primeros auxilios. Te har todo
un tratamiento de conservacin, te evaluar para analizar
todos y cada uno de tus valores, te clasifcar para que
puedas entrar a formar parte del Archivo Actvo,
es decir, que te consulten con frecuencia. Har
que fgures en la Tabla de Retencin
Documental y sers reconocido por
todos. Te brindar un futuro feliz,
como feliz debi haber sido toda tu
existencia, vas a ver cmo te voy a
curar, a cuidar, a consentr.
- Y podr llegar a ser un Documento Histrico?
- Claro que s, que no te quepa la menor duda. Contest
sonriendo el muchacho.
- Puedo hacerle una pregunta? Inquiri tmidamente Juanito,
el documento.
- Claro, todas las que quieras
- Dnde estn mis productores?
- El da que desapareciste, a ellos les fue requerida
el Acta de Fundacin de la Secretara de Ventas, y
recuerda que ese documento eres t. Al no poder
ensearte como prueba legal requerida, por el
maltrato que tus hermanitos y parientes reciban
de ellos, por la falta de atencin y buen servicio a los
usuarios, tus creadores fueron despedidos y la Secretara
fue declarada cerrada.
Tras algunos instantes de silencio, Juanito, el documento, se
atrevi a preguntarle:
- Quin eres y qu haces?
- Bueno, yoyo soy Archivista y mi misin es amar y cuidar a
todos los documentos ancianos, jvenes y bebs como t.
Al cabo de algn tempo y gracias a los cuidados de aquel
archivista, Juanito, aquel documento que naci sin padres y
que por mucho tempo, vivi en la orfandad, hoy forma parte
del Archivo Total
28
como Documento Histrico.
28
Archivo Total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso general de la formacin del archivo en su ciclo vital y que comprende: Produccin
o recepcin, distribucin, consulta, retencin, almacenamiento, preservacin y disposicin fnal.
Cartlla Pedaggica Sobre Archivos
14
despus, Juanito, el documento que naci sin
padres y el Documento Histrico, se encuentran
nuevamente.
-- No sDon Histrico, tengo tantas dudas sobre el tema de los
archivos.
-- Claro, es lgico. Ven, conversemos un rato sobre este interesante
tema. Tienes tempo? Qu deseas conocer?
-- Deseara saber mucho, mucho sobre los documentos y los
archivos. Puedes contarme qu es un archivo?
- S Juanito. El archivo es un conjunto de documentos:
cartas, fchas, hojas de vida, actas, entre otras, sea cual
sea su fecha de creacin; as se encuentren en papel, Cds.,
disquetes y que se van acumulando segn los trmites y procesos
de las empresas, entdades
pblicas o privadas, en el
transcurso de su gestn.
- Para qu sirven?
- Sirven como testmonio e
informacin a la persona o
insttucin que los produce
o a los ciudadanos, o como
fuentes para construir la
historia. Consttuyen una
herramienta indispensable
para la gestn administratva,
econmica, poltca y cultural
del Estado y las Insttuciones
privadas.
- Y Los Archivos tenen historia, don Histrico? Qu
bueno conocerla!
- Claro Juanito, siempre es importante partr por el
principio y aunque la historia de los archivos en el
mundo es tan, pero tan larga, tratar de contarte
algunos momentos signifcatvos.
El desarrollo de los archivos ha transcurrido de forma
paralela a la escritura, por ms de 5.000 aos; el primer
archivo de negocios, exist 5.000 aos antes de Cristo;
el Archivo Secreto Vatcano tene documentacin
desde el ao 1198, ms de 800 aos de historia!. Entre
muchsimos ms archivos antguos.
- Siempre se han aplicado los mismos mecanismos
para el manejo de los archivos?
- No, Juanito. Da a da, el hombre se ingenia tcni-
cas para obtener: mayor rapidez de respuesta, ma-
yor productvidad en el trabajo, un mejor servicio al
usuario y una mejora en el control de la calidad.
La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres
15
- Entonces Qu
tecnologas se
utlizan hoy en
da para el mejo-
ramiento de los
archivos?
- Hoy, es posible
capturar y
transformar los
documentos en
papel a imagen o
a texto, por medio de los escneres, existe el almacenamiento
electrnico, adems, herramientas que recuperan la informacin,
clasifcan, describen y valoran los documentos.
- Don Historico. Existen archivos muy grandes?
- Muchos, muchos, muchos. No podra
nombrrtelos todos. Tenemos, por
ejemplo, el Archivo General de la
Administracin de Espaa, Con
175 kilmetros de estantera, una
superfcie de 40.000 m2, repartda
en 8 plantas, tene en espera 300
kilmetros de documentos. El
Archivo Secreto Vatcano con
85 kilmetros de estantera. El
Archivo General de Indias conserva
ms de 43.000 legajos, instalados
en 8 kilmetros de estantera, con
unos 80 millones de pginas de documentos
originales.
- Bueno, pero yo tambin quiero saber sobre la historia
de los archivos en Colombia.
- Es evidente, Juanito. No ms faltaba que no hablramos
de lo nuestro.
La Corona Espaola, desde el comienzo mismo de
la Conquista, pretendi proteger la documentacin
generada por la administracin de las Indias. As,
Francisco Pizarro recibi la orden de conformar archivos
ofciales y que tal disposicin se siguiera en todas las
posesiones espaolas. Hacia 1567, la Real Audiencia
del Nuevo Reino de Granada dispuso la creacin
de un archivo, para evitar la prdida de
documentos a causa de los contnuos incendios
que se sucedan en los sitos de su custodia.
- En estos momentos dnde se encuentran esos
documentos?
- A que no adivinas dnde!, con estos documentos,
nace el Archivo General de la Nacin que ahora
posee ms de 40 millones de folios en los que
se registran los hechos ms importantes del
pas desde 1.500.
- Me gustara tanto que todos mis amiguitos
lo visitaran. Cuntanos por fa, dnde se
encuentra situado y cmo se puede consultar
en l.
- El Archivo General de la Nacin se encuentra
en Bogot, Telfono 3282888.
www.archivogeneral.gov.co
contacto@archivogeneral.gov.co
Cartlla Pedaggica Sobre Archivos
16
Otros importantes acervos documentales los encontramos
en Medelln, como el Archivo Histrico de Antoquia, donde
se custodia la historia de Antoquia y la de todos sus muni-
cipios.
- Seor Documento Histrico, yo puedo visitarlo?
- Sin duda, Fjate bien en los datos que voy a darte:
Palacio de la Cultura Rafael Uribe Uribe.
Telfono: 2541444 Ext. 69, 61 y 66.
archivoh@antoquia.gov.co
- Cuando encuentre mis creadores,
les pedir me lleven a este
interesante archivo.
- Eso est muy bien,
Juanito. Pero no debes
olvidar que en Medelln
existe otro archivo
importante y es el Archivo
Histrico de Medelln. Es el
lugar donde se alberga parte
de la memoria histrica
de la ciudad. All reposan
documentos originales
producidos por los entes del
gobierno municipal desde
1675.
- Yo quiero ir all.
- Es fcil. Comuncate al
Telefax: 5126547

- Juanito, pero tambin existen otros archivos muy
importantes, los que se encuentran en los municipios
del suroriente antoqueo, ms exactamente en la Zona
Pramo: Abejorral, Argelia, Nario y Sonsn.
- Y son tambin muy importantes estos archivos?
- Por supuesto!, Juanito. Estos municipios cuentan con ar-
chivos como los producidos en las administraciones muni-
cipales, notaras, juzgados, fscalas, hospitales, parroquias,
centros de reclusin, entre otros. Todos son muy importan-
tes ya que documentan la evolucin de los distn-
tos sectores y la contribucin de cada
uno de ellos al desarrollo de la regin
y del pas.
- Aparte de los archivos
administratvos, la zona
Pramo cuenta con otra
clase de archivos?
- Los municipios poseen
tambin junto a los archivos
administratvos, archivos pblicos,
privados y personales. Todos
contribuyen a la creacin de los
archivos histricos, ya que son
registros insusttuibles para la
investgacin de las prctcas
sociales, econmicas y
poltcas.
En el municipio de Sonsn,
aunque un incendio destruy
La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres
17
el archivo municipal en el ao 1957, existen en fondos acumula-
dos
29
, escritos originales de
fnales del siglo XVIII, que en
su tempo tuvieron gran va-
lor administratvo y que hoy,
hacen parte del patrimonio
histrico. As mismo, el Cen-
tro de Historia San Jos de
Ezpeleta de Sonsn donde
se conservan cien aos de
archivo notarial, cuyo primer
documento es el acta de fundacin de la ciudad
- Maravilloso! Debe ser sensacional tener ese documento ante mis
ojos.
- Sin duda, una experiencia inolvidable, Juanito. Si algn da
quieres visitar estos archivos, infrmate en el telfono: 869 4444.
contactenos@sonson-antoquia.gov.co.
- Si visitas el archivo administratvo del Municipio de Nario, conoce-
rs desde los documentos originales, como acuerdos y resolucio-
nes, el paso a paso, el quehacer
administratvo de la regin y las
decisiones ms importantes to-
madas por la Gobernacin de
Antoquia, Alcaldes y Concejo
Municipal, desde principios del
siglo XX hasta nuestros das. Ha-
llars, por ejemplo, copia de la
Ordenanza N 37 del 23 de abril
de 1913, por medio de la cual
se segrega el corregimiento de
Nario, del municipio de Sonsn, y se erige Distrito
Municipal.
- Infrmanos por fa, cmo ubicar estos archivos.
- Si quieres saber sobre los hechos administratvos
e histricos del municipio de Nario, ubcate en:
www.narino-antoquia.gov.co/ Telfono: 868 0113
- 868 0204 - 868 0179 - Fax: 868 0077 - Parque
Principal. All, encontrars ms informacin.
- Qu interesante conocer la historia de estos
municipios a travs de los documentos originales.
Don Histrico, Comntanos, sobre los archivos del
municipio de Argelia.
- S, Juanito, imagnate ciento ocho aos de vivencias
pueblerinas!, contados a partr de su fundacin
en 1.891. En sus archivos se encuentra copia de
la Ordenanza N 19 del 05 de diciembre de 1960,
emanada de la Gobernacin de Antoquia, por
medio de la cual se crea el municipio de Argelia.
- Qu interesante documento, Don Histrico!
29
Fondos acumulados: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivstico determinado de organizacin y de
conservacin, producto de la carencia de poltica archivstica del Estado, del desgreo administrativo y de los cambios constantes de la administracin.
Cartlla Pedaggica Sobre Archivos
18
- Y hay ms, Juanito. Has escuchado hablar de grandes
poetas y escritores antoqueos, de gran fama nacional e
internacional como lo son: Gregorio Gutrrez Gonzlez y
Toms Carrasquilla?
Aseguran que Gregorio Gutrrez Gonzlez fue el fundador de
Argelia y que Toms Carrasquilla vivi en este municipio. Te
imaginas a los nuevos tecnlogos en archivstca recuperando
entre toda la informacin contenida en los archivos de Argelia,
documentos originales de personajes tan importantes?
- Espectacular, Don Histrico, sencillamente espectacular! Y
para lograrlo Qu se necesita?
- Que tanto las administraciones municipales como las
dems entdades responsables de los archivos, tomen
conciencia sobre la importancia que ellos representan para
la administracin y la historia; se sensibilicen frente a las
problemtcas que stos presentan, buscando soluciones
mediante la presentacin de propuestas y proyectos,
encaminados a su mejoramiento.
- Me llama tanto la atencin visitar este archivo, Don His.
Cuando lo desees, comuncate con el telfono; 865 00 77,
865 01 63. contactenos@argelia-antoquia.gov.co.
- Don Histrico y si quiero investgar sobre los archivos del
municipio de Abejorral qu hago?
- Ah, Abejorral! Uno de los pueblos ms tradicionales y
paisas de Antoquia. En su memoria histrica y documental
se conserva viva la tradicin y la cultura, expresadas en:
su Parque Principal, el mercado dominical, su arquitectura
de principios del siglo XX y el ambiente rural que no ha
desaparecido, de ah que el Ministerio de la Cultura lo haya
declarado: Bien Cultural de Inters Nacional.
Si gustas conocer ms sobre sus archivos, Llama al
8647182. contactenos@abejorral-antoquia.gov.co o llama
tambin a la Casa de la Cultura: Telfonos: 864 8308 y 864
7145.
- Oh!, cunto me gustara conocerlos todos. Algn da
vamos a visitarlos?
- S, prometdo. Pero, adems de querer conocerlos, debes
aprender a cuidarlos para que contnen prestando un
servicio tan valioso.

- Por qu?, son muy delicados, verdad?
- S Juanito, debes aprender mucho sobre ellos y tener
La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres
19
cuidados especiales a la hora de producir, tramitar, guardar
y consultar los documentos.
Entonces Qu debo aprender sobre la produccin de
documentos?
- El buen uso de las tntas utlizadas en las impresoras y en las
mquinas de escribir, por ejemplo, la calidad del papel, los
equipos y tles de ofcina, los formatos, la letra, la frma.
- Y para tramitarlos?
- Si recibes documentos debes comprobar que estn
completos, que correspondan a lo que dice el contenido
escrito, los radicas que quiere decir ponerle un consecutvo
a cada documento que llega a la insttucin y registras
para cuando tengas qu consultarlos, puedas determinar
rpidamente, cules te llegaron, quin te los envi y cundo
los recibiste.
- Don Histrico, Qu debo tener en cuenta para guardarlos
bien guardaditos?
- Juanito, tener en cuenta la calidad de las carpetas, la
cantdad de documentos que te caben en ellas; si vas a
utlizar cajas, de cartn, preguntars cules son las que
tenen menos cido, pues cuando son demasiado cidas,
producen mohos, hongos muy pequeos que producen
ruptura, manchas de diferentes colores, olor a hmedo y
mala apariencia.
Adems tendrs en cuenta las condiciones ambientales del
lugar donde va a permanecer el material.
- Cules son esas condiciones ambientales Don His?
- Los documentos en papel, como t o como yo, tenemos
muchos enemigos que los humanos deben tener en cuenta
para evitarlos o combatrlos a tempo. Para conservarnos
sanos y fuertes, es necesario que los lugares donde nos
guarden, gocen de: una temperatura ambiente entre 15 y
21C; una humedad relatva entre 45 y 65%; luz fuorescente,
se deber tener cuidado que por puertas y ventanas no
penetre polvo, humo, gases carburantes y personas ajenas
al quehacer del archivo.
- Si las personas no tenen en cuenta estas condiciones. qu
nos puede ocurrir don Documento?
- Muy sencillo, Juanito: Las temperaturas y humedades
relatvas incorrectas, nos producen hongos y bacterias;
las luces infrarrojas y ultravioletas, decoloran nuestros
pigmentos y las humedades nos causan mohos.
- Qu horror! ya tengo los pelos de punta
- Y eso que todava no he acabado de contarte.
Cartlla Pedaggica Sobre Archivos
20
- Cmo!, es que hay ms?
- Claro, Juanito. Se debe tener cuidado con los lugares que
se escojan para almacenarnos, en ellos tenemos que estar
protegidos de otros enemigos como: desastres, terremotos,
inundaciones, incendios, ataques de grupos armados, entre
otros. Y al momento de consultarnos, deben cuidarnos de
las suciedades en manos y superfcies, del comer y beber
sobre nosotros; igualmente, del vandalismo.
- Y a todas estas, don Histrico. Quin o quines controlan
todos estos aspectos?
- Existen organismos encargados de velar por la correcta
administracin y conservacin de los documentos y
los archivos:
- En todas partes del mundo?
- S, Juanito. En todo el
mundo.
- Dos insttuciones de
carcter internacional
han contribuido a que
profesionales y organismos
afronten decididamente los
problemas que conlleva la gestn
de documentos: la Organizacin
de las Naciones Unidas para
la Educacin, la Ciencia y la
Cultura (UNESCO) y el Consejo
Internacional de Archivos (CIA)
- Y en Colombia?
- En Colombia, existen entes nacionales,
departamentales y municipales, encargados de hacer
cumplir la normatvidad archivstca y de velar por la
custodia, preservacin y conservacin de los archivos.
El Archivo General de la Nacin, por ejemplo, es el ente
rector de la gestn archivstca.
- Don Histrico, estos entes trabajan cada uno por su lado, o
cmo es la cosa?
- Interesante pregunta, Juanito. Ellos se unen y conforman
el Sistema Nacional de Archivos: Un Programa del
Archivo General de la Nacin, que integra las insttuciones
archivstcas, pblicas y privadas, del pas para estandarizar
los procesos archivstcos y dictar las normas para el
mismos. Promueve el desarrollo y modernizacin de
estos centros de informacin, salvaguarda el patrimonio
documental y fomenta el acceso de los
ciudadanos a la informacin y a los
documentos de archivos pblicos
y privados. Son rganos
asesores, coordinadores y
ejecutores.
- Pero Don His, a
ellos no les queda muy
difcil controlar toda
la archivstca del pas?
Tanta?
- Claro, Juanito. Para hacerlo
ms fcil, se crean los Consejos
Departamentales de Archivos:
Sirven de interlocutores entre los
Sistemas Municipales de Archivos,
el Gobierno Departamental y
La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres
21
el Archivo General de la Nacin. Es un ente asesor,
normalizador y veedor del Gobierno Departamental en la
formulacin de la poltca pblica de archivos.
-Qu ms hacen los Consejos Departamentales de
Archivos?
- Aprueban las Tablas de Retencin Documental y Tablas
de Valoracin Documental
30
de las entdades del carcter
departamental, - a la vez que cumplen funciones de
asesora, asistencia tcnica, vigilancia y control sobre
la gestn y la funcin archivstca de los municipios
y entdades departamentales, realizando visitas de
inspeccin, artculando programas de capacitacin y
divulgacin.
- Y ya no hay nadie ms?, porque faltan los municipios.
- Claro, Juanito que para los municipios tambin se crearon
los Consejos de Archivos.
- Cules son esos, Don Historico?
- Estos son los encargados de dictar su
propio reglamento, vigilar el
cumplimiento de las poltcas
y normas archivstcas, apo-
yar la gestn de programas
y proyectos de los archivos
de su competencia, crear el
comit evaluador
de documentos,
30
Tablas de Valoracin Documental: Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposicin fnal.
aprobar las tablas de retencin documental y las tablas de
valoracin documental del municipio, informar semestral-
mente, al Consejo Departamental de Archivos las acciones
que desarrollan las insttuciones de su competencia en ma-
teria archivstca.
- A propsito de archivos municipales, Juanito, quiero que
aprendas sobre ellos algo muy importante.
- Cuntamelo, por fa, Don Histrico
-Quiero que recuerdes siempre, Juanito: Muchas veces la gente
equivocadamente, piensa que los archivos municipales
no son importantes porque no cuentan con grandes
extensiones de documentacin o porque no se
encuentran situados en grandes ciudades.
- Un archivo municipal gestonado adecuadamente,
permite hacer un seguimiento de la administracin
pblica y detectar posibles irregularidades. Los
ciudadanos tenen la responsabilidad de velar por la
proteccin del patrimonio documental nacional y de
exigir a los alcaldes, que como representantes del Estado
en la rama ejecutva, cumplan con lo estpulado por la ley
relacionado con la creacin, organizacin y servicio de los
archivos municipales.
- Don Histrico, lo que ms me preocupa es saber cmo hace
toda esa gente para ponerse de acuerdo al momento de
defnir las poltcas archivstcas en bien de los documentos
y los archivos?
- Escucha, Juanito. Existen leyes, resoluciones, acuerdos,
Cartlla Pedaggica Sobre Archivos
22
normas y requisitos, que amparan y protegen
los archivos, haciendo posible que todas
las insttuciones antes mencionadas,
puedan decidir unnimemente, lo que
debe o no hacerse en cada caso.
- Sera importante conocer algunas.
- La Consttucin Poltca
de Colombia: En sus
art cul os:8,15,20,23,27,63,70,
71,72,74,94,95,112,113, se refere
al derecho que tenen los
ciudadanos al acceso a la
informacin y al deber de todos
en la conservacin del patrimonio
histrico y cultural del pas.
- Nada ms stas Don Histrico?
- No, son muchas, Juanito. Es interesante saber que el Con-
greso de Colombia, decret en julio 14 de 2000, la Ley 594,
Ley General de Archivos. Esta Ley, entre sus disposiciones,
defne al Estado como responsable de los archivos pblicos
del pas, responsabilidad que est en manos de cada ente
territorial y en cada una de sus ramas: legislatva, ejecutva
y judicial.
- Entonces, son muchas las entdades que contribuyen al
buen manejo de la documentacin y los archivos?
- S. Fjate, Juanito cmo, tambin, las Entdades de Derecho,
consignan en los Cdigos de Procedimiento Civil y Penal,
Cdigo Contencioso Administratvo, Cdigo de Comercio
y Cdigo Sustantvo del Trabajo, al igual que las Normas
de Certfcacin de Calidad (ICONTEC) y las Normas ISO,
los requerimientos para el buen manejo de la
informacin y los archivos.
Ah!, se me olvidaba contarte, Juanito:
la Sociedad Colombiana de Archivistas
present al Congreso de la Repblica el
Proyecto de Ley por el cual se reglamenta
el ejercicio profesional de la archivstca, de
sus profesiones auxiliares y se dictan otras
disposiciones, relacionadas con el
ejercicio de esta disciplina.
- A todas estas don Histrico,
cuntame, por fa, si estas normas y
leyes legales y archivstcas son nicamente
para archivos de empresas pblicas.
- De ninguna manera Juanito. Todas estas leyes y
normas cobijan igualmente a las empresas privadas que
presten servicio pblico y los archivos privados, pues ellos
tambin encierran inters econmico, social, tcnico,
cientfco, cultural y poltco.
Por ejemplo, el Decreto 4124 de 2004, artculos: 10 al 17,
reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y dicta dispo-
siciones relatvas a los archivos privados; igualmente la Ley
General de Archivos, en sus artculos 19,21,47,48,49.
- Don Histrico, creo que ya lo tengo cansado con tanta
preguntadera, pero me gustara bastante saber sobre el
joven archiarchi
- Archivista, Juanito, Archivista.
- S, el joven archivista que me salv la vida. Qu es eso de la
La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres
23
Archivstca y dnde se estudia?
Vers, Juanito: La doctora en Historia de Amrica y Archivista,
Antonia Heredia Herrera, de origen espaol, nos dice que la
archivstca es la ciencia que estudia la naturaleza de los ar-
chivos, los principios de su conservacin y organizacin y los
medios para su utlizacin o aprovechamiento.
- Y dices que en Colombia existen insttuciones educatvas que
ensean archivstca como la Universidad de Antoquia?
- S, Juanito, a propsito, En los primeros meses de este
ao 2009, y despus de seis semestres de preparacin en
las sedes de Yarumal, el Carmen de Viboral y Sonsn, 52
estudiantes de la Universidad de Antoquia, de la Escuela
Interamericana de Bibliotecologa, se graduaron como
Tecnlogos en Archivstca, 24 de ellos en la Sede Sonsn.
- Don His, sta es una buena notcia?
- Indudablemente, Juanito. Estos egresados se encuentran
capacitados para intervenir los archivos de su regin y de
cualquier lugar del pas, implementando programas de
gestn documental que hagan posible alcanzar los objetvos
para los cuales se crean los archivos: Brindar informacin
rpida, veraz y oportuna a los usuarios y conservar los
documentos para la historia.
- Finalmente, Don His. Me
gustara tanto, pero tanto,
regalarle un detalle de
agradecimiento al archivista
que me salv la vida. Cmo
hiciera?
- Muy sencillo, Juanito. Averiguamos dnde vive y el da de
los archivos le haces llegar el detalle. De acuerdo?
- S, Don Documento; Pero, Cundo se celebra en Colombia
el da de los archivos?
El 9 de octubre se celebra en Colombia el DA NACIONAL DE
LOS ARCHIVOS.
- Que buena historia esta, Don Histrico. Qu importante
todo lo que me enseaste!
- Oh, se hizo tarde, Juanito y debes dormirte ya!
Maana, nuevamente, volveremos a hablar sobre
los documentos y los archivos y te responder
muchas preguntas ms.
- Qu lstma!, ya me estaba encarretando con todo
esto. Gracias Don Histrico por lo enseado hoy Iremos
algn da a visitar los archivos de los que me hablaste?
- S. Juanito. Tmalo como una promesa de mi parte.
INVITA A TUS AMIGUITOS, a Todas las Instituciones
y a Todos los Lectores de Esta Cartilla Para que
Conozcan los Archivos y Soliciten los Servicios que
Prestan los Archivistas de tu Region.
Cartlla Pedaggica Sobre Archivos
24
Bibliografa
Colombia. Consttucin Poltca. 1991
Colombia. Archivo General de la Nacin. Hacia
un Diccionario de Terminologa Archivstca.
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Cultural. Direccin de Fomento a la Cultura de
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Laboratorio de Restauracin. Curso-Taller de
Conservacin Para Archivos. Medelln, 7 a 11
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Colombia. Imprenta y Publicaciones de la
Universidad Pedaggica de Tunja, Tunja, 2002.
Glosario