You are on page 1of 39

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 03 Legislao Arquivstica

a Ol, sofredores! Tudo bem? Finalmente nossa ltima aula de Arquivologia para o MPU! Depois desta aula teremos estudado tudo o que nos foi pedido. J peo desculpas pela demora, mas foi por um bom motivo: tive de adaptar os ltimos contedos para esta aula. E isso levou mais tempo do que esperava... Mas nada que v prejudicar seu aprendizado, eu garanto! E depois dessas mudanas, termos para esta aula a seguinte estrutura: Excertos da Constituio; Lei 8.159/91 e Decreto 4.073/02; Decreto 4.915/03; Lei 5.433/68, Decreto 1.799/96 e Resoluo CONARQ 10; Lei 12.527/11

Como sempre, estarei disponvel para solucionar suas dvidas. Contem sempre com meu auxlio e dedicao. Os espero no frum do curso e no email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Ento, sem mais perda de tempo, vamos ao trabalho! Prof. Mayko Gomes Abril/2013

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Legislao Arquivstica

Introduo Comeando por alguns excertos da Constituio Federal, vamos comentar a Legislao Arquivstica que mais comumente aparece em provas. No vou colocar as leis na ntegra para no ocupar todo o espao da aula e nem lhes passar informaes que sejam desnecessrias. Contudo, peo a vocs que, caso disponham de algum tempo, leiam as leis para no lhes faltar nenhuma informao. As leis possuem textos pequenos e pouco tcnicos, o que facilita seu entendimento. Partiremos em nossos estudos, conforme manda o Direito, seguindo a hierarquia das normas, fazendo nossos comentrios sobre alguns excertos da Constituio que tratam do assunto. Toda legislao arquivstica se baseia em trs principais excertos da Constituio: o art. 5 (inciso XXXIII), o artigo 215 e o artigo 216 (especialmente o 2 deste). Vamos coment-los. O artigo 5, em seu inciso XXXII, afirma o seguinte: Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado.

(Constituio Federal de 1988, art. 5, inciso XXXIII).

Assim, A Constituio j deixa claro que o Estado tem o dever de garantir que as informaes sejam preservadas e estejam acessveis a todos que a procuram. O excerto acima inclusive j menciona a possibilidade de responsabilizao do Estado pelo no cumprimento da determinao. Contudo, a prpria Constituio tambm limita as informaes as quais os cidados tero direito de acesso: podem ter acesso somente s informaes de carter particular, coletivo ou geral, E NO PODEM ter acesso a informaes que comprometam a segurana da sociedade e do Estado. So exemplos de informaes que comprometam a segurana da sociedade os resultados de pesquisa cientfica, informaes sobre acordos polticos ou internacionais, etc. E so exemplos de documentos que comprometem a segurana do Estado os planos e operaes de guerra e os acordos diplomticos.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES At alguns meses atrs este excerto da Constituio era regulamentado pela Lei Federal 11.111/05. Mas esta Lei foi revogada e substituda pela Lei Federal 12.527/11, de que falaremos mais adiante. O artigo 215 trata indiretamente da Arquivstica. Na verdade, ele afirma que o Estado tem tambm o dever de proteger, promover, valorizar e difundir a criao cultural do pas. O Estado tem o dever de proteger a produo cultural sob as diversas formas em que se apresentem. Podemos considerar tambm os documentos como uma dessas formas de produo cultural (uma vez que, como vimos, os documentos podem ter valor para a Cultura). O artigo 216 trata de definir os bens que constituem o patrimnio cultural brasileiro. Destaca que esses bens podem ser de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira. Especificamente no inciso IV temos a afirmao de que os documentos podem ser considerados bens que constituem o patrimnio cultural, frisando o dever do Estado de proteg-los e garantir o seu acesso. De forma ainda mais direta, a Constituio determina que o Poder Pblico deva promover a Gesto de Documentos de carter publico, conforme o texto extrado: Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
(Constituio Federal de 1988, art. 216, 2)

Esta lei a que se refere o pargrafo a Lei 8.159/91, que estudaremos mais adiante. Para terminar esta introduo da aula, vamos resumir o que determina a Constituio: deve do Estado preservar as informaes e garantir o acesso a elas, observado o carter particular, coletivo ou geral; e a segurana da sociedade e do Estado. Tratamos aqui da base constitucional das leis Arquivsticas. Contudo no precisam se preocupar com essa parte, pois o contedo da Constituio no aparece quando as provas tratam do assunto. No Brasil existem programas que buscam a divulgao de documentos que o governo no publica. H um movimento muito grande em torno da divulgao de documentos sobre a Guerra do Paraguai que ainda permanecem sigilosos; ou sobre a questo do prazo de guarda dos documentos. O mais importante deles diz respeito divulgao de documentos sobre o perodo da Ditadura Militar, que o governo se nega a conceder acesso irrestrito, mesmo tendo vencido o prazo dos graus de sigilo.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Lei Federal n 8.159/91 e Decreto Federal n 4.073/02 A lei federal n 8.159/91 a mais importante norma que regulamenta a atividade de gesto de arquivos no pas. Tambm conhecida como Lei de Arquivos ou Poltica de Arquivos. Esta lei trata da Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados, ou seja, estabelece algumas diretrizes a serem observadas por todos na gesto e preservao de documentos de arquivo. Importante ressaltar que esta lei trata de vrios assuntos j abordados no curso, como a Gesto de documentos e o Ciclo Vital. Portanto, no estranhem se nos depararmos com alguns conceitos, pois ser uma reviso sob a tica da legislao. Vamos ressaltar alguns artigos mais importantes e coment-los, medida que tambm acompanharemos pelo Decreto. Art. 2: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Este artigo muito importante por trazer, como vimos na primeira aula, uma das definies de arquivo. Sob a tica da lei, o arquivo sempre formado por conjunto de documentos produzidos em decorrncia do exerccio de atividade especfica, no importando seu tamanho, formato, suporte, gnero, etc. O Decreto, em seus artigos de 15 a 17, define o que so arquivos pblicos, os produzidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais e municipais, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; por agentes pblicos no exerccio do cargo ou funo; por empresas pblicas e sociedades de economia mista; e por organizaes sociais e servios sociais autnomos. Afirma ainda o Decreto que do agente pblico ou da entidade a responsabilidade pela manuteno e preservao dos documentos pblicos; e tambm que os arquivos de empresas em processo de desestatizao devero ser recolhidos instituio pblica de sua esfera de competncia (federal, estadual ou municipal). Art. 3: Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Aqui temos a definio legal de Gesto de Documentos. Notem que a Lei traz as trs fases: a produo, a utilizao e a destinao.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES O Decreto, em seus artigos de 18 a 21, trata da transferncia e do recolhimento dos documentos pblicos aos arquivos pblicos. Afirma que todos os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal devem ter uma Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A esta comisso cabe avaliar e analisar os documentos para lhes atribuir valor e destinao. A comisso deve observar, para os documentos relativos atividade meio, a aplicao da Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificao elaborados pelo CONARQ para toda a Administrao Pblica Federal. Para os documentos relativos atividade fim, a comisso deve elaborar uma Tabela de Temporalidade e um Plano de Classificao nos moldes do CONARQ. Esta Tabela de Temporalidade e este Plano de Classificao de Documentos das Atividades Meio so objeto de estudo da Resoluo do CONARQ n 14, que veremos ainda nesta aula. Art. 4: Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Aqui temos o que afirma a prpria Constituio, sobre o direito do cidado a ter acesso s informaes de seu interesse, e sobre o dever do Estado em fornec-las, ressalvados os casos de segurana da sociedade e do prprio Estado. Art. 7: Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Este artigo traz novamente a questo da definio de arquivo. Mas sua importncia est em seus pargrafos. No primeiro traz a considerao, muito importante, de que sero considerados pblicos os documentos de pessoas fsicas e jurdicas de carter particular, DESDE QUE SEJAM ENCARREGADAS DA GESTO DE SERVIOS PBLICOS. No significa que todos os documentos de uma instituio privada
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES sero pblicos, mas apenas aqueles relativos atividade pblica que a instituio desenvolve. Por exemplo: se uma empresa de transporte atua no transporte pblico municipal, os documentos dessa empresa relativos a esta atividade sero pblicos. Mas se a mesma empresa tambm trabalha na rea de excurses tursticas, uma atividade privada, os documentos dessa empresa relativos a esta atividade sero privados. No segundo pargrafo determina o que acontece com os documentos de uma instituio quando esta cessa suas atividades. Seria o chamado fundo fechado. Quando uma instituio encerra suas atividades, seu arquivo no pode mais receber documentos, devendo ser tambm encerrado. Se no houver uma instituio que a substituir em suas atividades, o fundo fechado deve ser recolhido instituio arquivstica pblica e l ser mantido. Se houver uma instituio que a substitua em suas atividades, o fundo fechado permanecer aos cuidados desta instituio. Ateno para que, mesmo o fundo estando aos cuidados da nova instituio, no deve ser confundido nem misturado: sero dois fundos diferentes aos cuidados de uma s instituio. A respeito de recolhimento, o Decreto afirma que os documentos de valor permanente recolhidos ao Arquivo Nacional devero estar avaliados, organizados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle. Afirma ainda que todos os custos decorrentes dessas operaes devem correr por conta da entidade produtora, e que cabe ao Ministro da Justia baixar instruo normativa que regulamentar essas operaes (Instruo Normativa AN/N 1, de 18 de abril de 1997, caso queiram consultar). Art. 8: Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas frequentes. 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Aqui no h muito que falar, seno que o tratamento que a lei d a chamada Teoria das Trs Idades. Pode-se perceber a importncia dessa teoria pela sua meno no texto da lei. Ento peo a ateno de vocs para que gravem o conceito apresentado aqui. Ainda, devem considerar que esses arquivos podem aparecer com outros nomes, para contundi-los. Ento vou colocar uma lista com todos os nomes desses arquivos que j apareceram em provas:
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Art. 10: Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. Uma ligao ao Princpio da Territorialidade. Os documentos compem, conforme mencionado na Constituio, os bens culturais do pas. Portanto devem permanecer aqui, em territrio nacional. Sendo inalienveis, os documentos no devem ser doados, vendidos ou trocados, e seus direitos no devem ser cedidos nem transferidos a terceiros devido ao seu valor secundrio. Sendo imprescritveis, os documentos devem ser preservados para sempre. Art. 12: Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Este artigo determina que os documentos de instituies privadas que tenham relevante importncia para a sociedade devem ser declarados de interesse pblico, e tratados como tal. o caso, por exemplo, de acervos documentais de pessoas importantes, que contriburam para o desenvolvimento da sociedade (mdicos, polticos, jornalistas, etc.). O Poder Pblico tem preferncia na aquisio de arquivos particulares, desde que sejam de interesse pblico. O Decreto afirma que os documentos particulares podem ser declarados de interesse pblico mediante decreto presidencial, por solicitao do CONARQ e ouvido o Ministro da Justia. A declarao de interesse pblico no implica sua transferncia ou recolhimento ao arquivo pblico, ficando o detentor dos arquivos responsvel por sua guarda e preservao. Contudo, o detentor pode firmar acordos e ajuste a fim de receber apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo. A perda total ou parcial do acervo, ou sua transferncia de local de guarda devem ser comunicadas ao CONARQ; e caso o detentor pretenda alienar esses arquivos deve notificar a Unio para que manifeste interesse na aquisio no prazo de 60 dias. Ainda segundo o Decreto, esto automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social os documentos tombados
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES pelo Poder Pblico, os registros civis das entidades religiosas e os arquivos presidenciais, conforme veremos mais adiante. Art. 18: Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Artigo muito importante, pois determina a competncia do Arquivo Nacional, que a Gesto e o recolhimento dos documentos do PODER EXECUTIVO FEDERAL. Deve ainda facilitar a consulta a esses documentos, alm de implementar a Poltica Nacional de Arquivos. Veremos mais detalhadamente quando tratarmos do SINAR. Dica de prova: O Art. 23, que era muito comum em provas de concurso, foi revogado pela Lei 12.527/11. Como esse artigo determinava que decreto fixasse as categorias (graus) de sigilo, e isso foi feito pelo Decreto 4.553/02, alguns juristas entendem que houve uma revogao tcita desta norma. J para outros no houve revogao do Decreto por que o mesmo trata de outros assuntos alm dos graus de sigilo de documentos. Ento como essa discusso ainda no teve um fim, vamos estudar o Decreto normalmente, mas os alerto para que tenham sempre em mente que ele pode estar revogado! Art. 25: Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Novamente temos o cuidado da lei em garantir a preservao dos documentos e a responsabilizao daqueles que contriburem ou no impedirem sua perda. Art. 26: Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). Um dos artigos mais importante, pois trata da criao do Sistema Nacional de Arquivos, o SINAR. Tambm cria o Conselho Nacional de Arquivos, o CONARQ, rgo superior do Arquivo Nacional. Vimos que uma das funes do Arquivo Nacional definir e implementar a Poltica Nacional de Arquivos. Ele realiza essas atividades atravs do CONARQ e do SINAR. Vejamos:
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES CONARQ = define a Poltica Nacional de Arquivos pblicos e privados. SINAR= implementa a racionalizao das atividades arquivsticas. O Decreto trata da composio e da competncia do CONARQ. Afirma que este vinculado ao Arquivo Nacional e rgo central do SINAR. formado por representantes do Arquivo Nacional, incluindo seu presidente, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio, as instituies arquivsticas estaduais, do DF e municipais, das instituies de ensino superior onde exista curso de Arquivologia, das associaes de arquivistas e outras instituies que congreguem profissionais das reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso s fontes de informao. J falando do SINAR, o Decreto afirma que formado pelo CONARQ (que o rgo central), pelo Arquivo Nacional e pelos arquivos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio Federal, pelos arquivos dos Trs Poderes estaduais e do DF, e pelos arquivos dos Poderes Executivo e Legislativo municipais. Ainda h a possibilidade de pessoas fsicas e jurdicas de direito privado comporem o SINAR, mediante acordo com o CONARQ, que o rgo central. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Segundo a lei em questo, a gesto de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou transferncia para guarda permanente. Resoluo O item est incorreto. Apesar de descrever exatamente quais so os conjuntos de procedimentos que fazem parte da gesto de documentos, tambm afirma que os documentos so transferidos para o arquivo permanente, e segundo aprendemos na aula 02, os documentos somente so transferidos para o arquivo intermedirio; quando enviados ao arquivo permanente, eles so recolhidos.

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, representa, no Brasil, o CONARQ. Resoluo O item est incorreto. Houve uma inverso nas definies de SINAR e CONARQ. O CONARQ rgo vinculado ao Arquivo Nacional e simultaneamente rgo central do SINAR.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Decreto 4.915/03 Este Decreto trata da funo mencionada no artigo 18 da Lei 8.159/91. A Gesto de Documentos, no mbito dos rgos e entidades da administrao pblica FEDERAL, fica organizada sob a forma de sistema, denominada Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA. O Decreto em si trata apenas de sua composio e finalidades. Art. 2: O SIGA tem por finalidade: I - garantir ao cidado e aos rgos e entidades da administrao pblica federal, de forma gil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restries administrativas ou legais; II - integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de arquivo desenvolvidas pelos rgos setoriais e seccionais que o integram; III - disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo; IV - racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica; V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentao arquivstica pblica; VI - preservar o patrimnio documental arquivstico da administrao pblica federal; VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gesto da informao pblica federal. Notem que as finalidades so os objetivos a serem alcanados com a Gesto de Documentos, alm de cumprir com as obrigaes legais do Estado quanto ao acesso e preservao dos documentos. Ainda, importante citar que o SIGA no edita qualquer norma, tendo apenas o dever de dissemin-las. Tambm deve procurar meios eficientes para a produo de documentos, com o objetivo de reduzir custos e utilizao de recursos. Art. 3: Integram o SIGA: I - como rgo central, o Arquivo Nacional; II - como rgos setoriais, as unidades responsveis pela coordenao das atividades de gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes;
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

10

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES III - como rgos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes. Aqui o Decreto deixa evidente a relao de hierarquia no SIGA: o Arquivo Nacional como rgo central; logo abaixo esto as unidades responsveis pela gesto de arquivos nos ministrios ou equivalentes (setoriais); e unidades gestoras de arquivos e entidades vinculadas aos ministrios, como as autarquias, por exemplo. Art. 4: Compete ao rgo central: I - acompanhar e orientar, junto aos rgos setoriais do SIGA, a aplicao das normas relacionadas gesto de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; II - orientar a implementao, coordenao e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas gesto de documentos nos rgos setoriais; III - promover a disseminao de normas tcnicas e informaes de interesse para o aperfeioamento do sistema junto aos rgos setoriais do SIGA; IV - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais; V - estimular e promover a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo. A partir de agora o Decreto trata das obrigaes de cada rgo do SIGA. Comeando pelo central (Arquivo Nacional), podem perceber que suas obrigaes so de natureza diretiva, ou seja, ele deve acompanhar as atividades de Gesto de Documentos nos rgos setoriais e seccionais, e orientar-lhes em mtodos, normas e procedimentos que lhes deem melhores resultados. Art. 5: Compete aos rgos setoriais: I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gesto de documentos de arquivo, em seu mbito de atuao e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu mbito de atuao e de seus seccionais, visando padronizao dos procedimentos tcnicos relativos s atividades de produo, classificao, registro, tramitao, arquivamento, preservao, emprstimo, consulta,
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

11

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES expedio, avaliao, transferncia e recolhimento ou eliminao documentos de arquivo e ao acesso e s informaes neles contidas; de

III - coordenar a elaborao de cdigo de classificao de documentos de arquivo, com base nas funes e atividades desempenhadas pelo rgo ou entidade, e acompanhar a sua aplicao no seu mbito de atuao e de seus seccionais; IV - coordenar a aplicao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos as atividadesmeio, instituda para a administrao pblica federal, no seu mbito de atuao e de seus seccionais; V - elaborar, por intermdio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividadesfim; VI - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais; VII - proporcionar aos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualizao. Agora tratando dos rgos setoriais, vemos que suas atividades so de natureza mais executiva, tratando de implementar as rotinas da Gesto de Documentos. Cabem ainda a estes rgos a elaborao das Tabelas de Temporalidade e dos Cdigos de Classificao dos documentos da atividade fim e sua remessa para aprovao do Arquivo Nacional. Notem que todos devem contar com uma Comisso Permanente de Avaliao, que tem a funo de elaborar as ferramentas descritas, cuidar das suas atualizaes e avaliar os documentos da instituio. Notem tambm que lhes reservada alguma atividade de natureza diretiva, quando se trata de auxiliar e supervisionar os rgos seccionais. Art. 6: Fica instituda, junto ao rgo central, a Comisso de Coordenao do SIGA, cabendo-lhe: I - assessorar o rgo central no cumprimento de suas atribuies; II - propor polticas, diretrizes e normas relativas gesto de documentos de arquivo, a serem implantadas nos rgos e entidades da

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

12

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES administrao pblica federal, aps aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; III - propor aos rgos integrantes do SIGA as alteraes ou adaptaes necessrias ao aperfeioamento dos mecanismos de gesto de documentos de arquivo; IV - avaliar os resultados da aplicao das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessrios, visando modernizao e ao aprimoramento do SIGA. Essa Comisso de Coordenao assessoramento ou aconselhamento. uma espcie de rgo de

Art. 7: Compem a Comisso de Coordenao do SIGA: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidir; II - um representante do rgo central, responsvel pela coordenao do SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional; III - um representante do Sistema de Administrao dos Recursos de Informao e Informtica - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Oramento e Gesto; IV - um representante do Sistema de Servios Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Oramento e Gesto; V - os coordenadores das subcomisses dos Ministrios e rgos equivalentes. 1o Podero participar das reunies como membros ad-hoc, por solicitao de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a voz e no a voto, quando julgado necessrio pela maioria absoluta de seus membros. Esta parte dificilmente aparecer em provas. Quando se trata deste Decreto, o que mais costuma ser pedido so sua composio e suas funes ou finalidades. Mesmo assim, peo ateno especial neste assunto, pois como dito, a FGV no tem costume de elaborar concursos para esta rea, e pode inovar em suas questes sobre o tema. Art. 8: Devero ser constitudas nos Ministrios e nos rgos equivalentes, no prazo mximo de trinta dias aps a publicao deste Decreto, subcomisses de coordenao que renam representantes dos rgos seccionais de seu mbito de atuao com vistas a identificar necessidades e

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

13

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES harmonizar as proposies a serem apresentadas Comisso de Coordenao do SIGA. Pargrafo nico. As subcomisses sero presididas por representante designado pelo respectivo Ministro. Em resumo, dentro dos rgos setoriais deve haver subcomisses de coordenao, como existe uma para assessorar o rgo central. Ateno para que estas sero compostas por membros do ministrio, designados pelo ministro, e por membros dos rgos seccionais. (ABIN/2010 Cespe/UnB) So rgos setoriais do SIGA as unidades responsveis pela coordenao das atividades de gesto de documentos de arquivo nos ministrios e rgos equivalentes. Resoluo O item est correto. Sua afirmao exatamente o que determina o artigo 3, II.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) Incluem-se entre as competncias dos rgos seccionais do SIGA a coordenao da elaborao do cdigo de classificao de documentos de arquivo e o acompanhamento de sua aplicao. Resoluo O item est correto. Uma das competncias dos rgos seccionais coordenar a atividade de elaborao do cdigo de classificao junto Comisso Permanente de Avaliao.

Lei n 5.433/68; Decreto n 1.799/96; Resoluo CONARQ 10 Devem se recordar de nossa primeira aula, onde tratamos da classificao dos documentos quanto ao seu gnero. E uma dessas classificaes era o gnero dos documentos microgrficos, ou seja, aqueles em suporte de microficha que so resultado do processo de microfilmagem. A tcnica da microfilmagem tratada pela Lei n 5.433, de 08 de maio de 1968, e regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30 de Janeiro de 1996. Essa prtica surgiu como soluo para a falta de espaos nos arquivos, consequncia do alto volume na produo de documentos. Assim, o principal objetivo da microfilmagem a economia ou reduo do espao a ser ocupado pelo arquivo (cerca de 98%!). Atualmente utilizada em grande escala por

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

14

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES bancos (que microfilmam cheques) e cartrios. Outras entidades a utilizam em pequena escala. Contudo a microfilmagem apresenta outras vantagens, como a facilidade na conservao dos documentos, a preservao dos originais e a manuteno do sigilo da informao. As desvantagens so o alto custo do processo e a dificuldade de comparar uma imagem microfilmada a outra. Considerando os outros motivos para realizar a microfilmagem, esta pode receber nomes especficos: Microfilmagem de segurana: realizada com o objetivo de garantir a autenticidade da informao. Geralmente utilizada para evitar adulteraes fraudulentas no contedo de documentos, ou para manter a informao em caso de danos irreparveis ao mesmo. Microfilmagem de substituio: realizada com o objetivo de manter a informao aps a eliminao documento. Utiliza-se em documentos de valor temporrio que contenham informaes relevantes. Assim os documentos podem ser eliminados e a informao mantida. Microfilmagem de complemento: realizada com o objetivo de manter no arquivo da instituio documentos que pertencem a outras instituies. Geralmente so documentos muito importantes para uma instituio e pertencem a outras naes. Como exemplo h documentos que mostram a histria da extrao de diamantes em Minas Gerais, mas que pertencem a Portugal. O mais comum que esses documentos pertenam a pases que tinham colnias em outros continentes. Microfilmagem de preservao: realizada com o objetivo de evitar o manuseio dos documentos originais. Geralmente utilizada em documentos muito antigos, frgeis ou parcialmente danificados, para que sejam preservados por mais tempo. Os documentos originais so armazenados sob condies favorveis, e os usurios tm acesso somente aos microfilmes. dois pontos muito importantes, pontos estes que o examinador usa para confundir o candidato quando se trata desse assunto:
Dica Super Ultra Importantssima de prova: Vou chamar a ateno para

Primeiro: o documento microfilmado tem o mesmo valor legal dos documentos originais, produzindo os mesmos efeitos em juzo ou fora dele. Segundo: os documentos digitalizados podero ser eliminados a critrio da autoridade competente, salvo os de valor histrico que, como vimos, devem ser preservados indefinidamente. De fato, o documento que foi microfilmado, apenas por este motivo no pode ser destrudo. O que vai determinar a destruio do documento original apenas a Tabela de Temporalidade e
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

15

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Destinao, que vimos nas aulas anteriores. O fato de estar microfilmado ou no pouco importa para esse fim. Outra considerao, os documentos microfilmados, mesmo que autorizada a sua eliminao, devem estar arquivados, isto , no podem estar em trmite. Vamos a algumas questes: (Correios/2011 Cespe/UnB) Aps a microfilmagem de documentos de arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente de terem valor primrio ou secundrio. Resoluo O item est incorreto. Vimos que o fato de estar microfilmado no suficiente para determinar se um documento pode ou no ser eliminado. Esse fato pode at influenciar na deciso por manter ou no um documento, mas no determina que deva ser eliminado.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a reduo das massas documentais acumuladas nos arquivos, a cpia microfilmada de um documento oficial no reconhecida legalmente. Resoluo O item est incorreto. Por meio de determinao legal, que veremos mais adiante, todos os documentos microfilmados tm o mesmo valor legal, produzindo os mesmos efeitos em juzo ou fora dele, desde que observadas as normas estabelecidas para o processo. Aproveito para, mais uma vez, chamar a ateno do candidato para as duas consideraes em que os examinadores mais apostam para eliminar os candidatos desavisados: os documentos microfilmados tm o mesmo valor legal que os originais; e o fato de um documento estar microfilmado no fator para decidir sobre sua eliminao. A Lei Federal n 5.433/68 trata da prtica da microfilmagem, instituda com objetivos de segurana e economia de recursos em meados da dcada de 50. Esta Lei bem pequena, razo pela qual daremos mais ateno ao Decreto n 1.799/96, que a regulamenta. Vamos a eles ento: A Lei possui apenas seis artigos, do que vou destacar os tpicos mais importantes:

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

16

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Por esta lei, autorizada a prtica da microfilmagem de documentos oficiais em todo o territrio nacional. Os microfilmes e cpias fotogrficas obtidas a partir dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. Muito importante que o candidato tenha isso em mente, pois as bancas sempre tentam confundir com esse assunto! Os documentos microfilmados podem ser eliminados ou transferidos para outro local, desde que haja lavratura de termo, por autoridade competente, em livro prprio. No caso da eliminao, s podem ser eliminados documentos microfilmados que no estejam mais em trmite (tenham sido arquivados) e que no possuam valor permanente. A regra que s podem ser microfilmados documentos que tenham sido arquivados (no esto mais em trmite). Contudo, por autorizao de autoridade competente e por excepcional medida de segurana, podem ser microfilmados documentos ainda em trmite. Vamos passar agora pelo Decreto. Ele trata mais de questes da prtica da microfilmagem, que objeto de estudo do nosso concurso. O mesmo define as etapas do processo de microfilmagem, que so: Preparo: aqui feito o tratamento do documento para a microfilmagem. Deve ser higienizado, desamassado, retirado todos os grampos e objetos metlicos, e procedimentos similares. Microfilmagem: aqui os documentos sero colocados no equipamento que far a leitura da imagem. O equipamento e a tecnologia a serem escolhidos dependero de vrios fatores. Processamento: aqui comea o processo de visibilidade ao documento microfilmado. O equipamento utilizado vai trabalhar para gerar uma imagem do documento. Duplicao: aqui os microfilmes originais sero copiados, e as cpias sero guardadas em local diverso por motivo de segurana. O Decreto define o microfilme como sendo o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Muito importante tambm levar este conceito para a prova! A microfilmagem ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, e com garantia de qualidade da imagem, de segurana e de reproduo do material. obrigatria a extrao de filme cpia, por motivo de segurana, que dever ser guardado em local diferente
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

17

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES do original. E no permitida a utilizao de filmes que sejam atualizveis, tanto para a confeco do microfilme original quanto do filme cpia. Como j dito, a microfilmagem pode ser feita em qualquer grau de reduo, desde que garantida a legibilidade do documento e a qualidade da reproduo. Em caso de o documento ser maior que o equipamento utilizado para a microfilmagem (faltar pedao de documento que no coube na bandeja), poder ser feita em etapas, desde que haja repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas. As sries de documentos microfilmados devero constar de imagens de abertura e de fechamento com os seguintes elementos: Abertura: - identificao do detentor dos documentos; - nmero do microfilme, se for o caso; - local e data da microfilmagem; - registro no Ministrio da Justia; - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de reduo; - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. (TJDFT/2008 Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada srie de documentos microfilmados dever ter os seguintes elementos: grau de reduo e equipamento utilizado. Resoluo O item est correto. De acordo com o determinado no Decreto, estas so algumas das informaes que devem constar na imagem de abertura do microfilme. Fechamento: - identificao do detentor dos documentos microfilmados; - informaes complementares relativas identificao dos documentos microfilmados;
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

18

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies legais; - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. A microfilmagem poder ser realizada por empresas e cartrios regularmente registradas no Ministrio da Justia e sujeitas a fiscalizao deste quanto aos cumprimentos legais sobre a sua prtica. Estas empresas e cartrios devero fornecer um documento de garantia, declarando que: O processo foi realizado de acordo com as normas legais; Responsabilizam-se pelo padro de qualidade exigido; O usurio passa a ser o responsvel pelo manuseio e conservao do microfilme. Os microfilmes produzidos no exterior somente tero valor legal quando autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem firma reconhecida por autoridade consular brasileira, e vierem acompanhados de traduo oficial. Os microfilmes devero observar os prazos de guarda e destinao de seus documentos originais quando necessrios prestao de contas ou sujeitos fiscalizao A empresa ou cartrio que incorrer em infrao s normas do Decreto esto sujeitas s penalidades de advertncia e suspenso do registro. Em caso de reincidncia, o registro ser cassado definitivamente. As penalidades mencionadas no causam prejuzo a outras sanes penais e civis cabveis. (ABIN/2010 Cespe/UnB) Os documentos microfilmados que apresentarem imagens ilegveis, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original. Resoluo O item est correto. Como os filmes no podem ser editveis, no permitido fazer cortes para acrescentar ou retirar. Caso algum documento tenha ficado fora, deve ser microfilmado em outro filme com as devidas anotaes.

(MPU/2010 Cespe/UnB) A extrao de filme cpia do original e o seu armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidas de segurana obrigatrias.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

19

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo O item est correto. Tanto a Lei quanto o Decreto determinam que, do processo de microfilmagem, devem ser produzidos um filme original e uma cpia, que permanecero guardados em locais diferentes. Resoluo n 10 A Resoluo n 10 do CONARQ pode ser tratada como um complemento da Lei n 5.433/68, pois determina a aplicao dos smbolos da ISO 9878/1990 no processo de microfilmagem de documentos.

Estes smbolos, ou sinalticas, como pode aparecer na prova, e seus significados devem ser decorados pelo candidato. As bancas costumam mostrar um deles e inverter seus significados, portanto peo ateno ao tratar desse assunto. Notem que os smbolos que tratam do incio, fim e continuao do rolo de microfilmes devem ser adotados sempre; e os demais devem ser adotados conforme a necessidade da situao.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

20

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo abaixo indica o final do rolo.

Resoluo O item est correto. Esta sinaltica informa que o rolo est no fim, e no h mais imagens que pertena a aquela srie microfilmada.

(MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo a seguir indica existncia de texto ilegvel no original.

Resoluo O item est incorreto. Conforme vimos pela norma estudada, esta sinaltica informa que o documento original est com numerao de folhas, pginas ou datas incorretas.

(MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo a seguir indica que o documento no foi reproduzido, na ntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto, continua no prximo rolo.

Resoluo O item est incorreto. Segundo a resoluo, esta sinaltica informa que h pginas ou nmeros em falta no documento original.

Resoluo n 14 CONARQ A Resoluo n 14, j conhecida nossa, trata da implementao do Cdigo de Classificao de Documentos da Atividade Meio, e a Tabela de Temporalidade para Documentos da Atividade Meio. Estas ferramentas so de aplicao obrigatria para todos os rgos e entidades integrantes do SINAR.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

21

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Cumpre ressaltar que os integrantes do SINAR devem adotar essas ferramentas como modelo, ou seja, podem elaborar tabelas e cdigos diferentes, mas nos mesmos padres desta. o caso de estados e municpios que possuem um sistema d arquivos e adotam tabelas e cdigos que lhes sejam mais convenientes. Contudo, estas ferramentas esto no mesmo padro das ferramentas elaboradas pelo CONARQ. Tabela de Temporalidade: documentos da atividade meio.

A figura acima uma parte da Tabela de Temporalidade elaborada pelo CONARQ. Esta parte retrata os prazos de reteno (lembrar da aula anterior) para documentos que tratam de assuntos diversos, alem de sua destinao. O campo observaes serve para anotar qualquer fato ou considerao que interfira ou que seja relevante para a escolha dos prazos ou para a adoo de outros prazos. Cito como exemplo o caso de documentos que tratam da compra de materiais: no geral seu prazo de reteno de um ano no arquivo corrente, cinco anos no arquivo intermedirio e depois deve ser eliminado. Contudo, devemos observar que os prazos de reteno podem diferir do determinado se, por acaso, os materiais comprados forem produtos qumicos ou farmacuticos, que possuem legislao especfica. Outra considerao que esta Tabela dirigida apenas aos documentos da atividade meio, conforme j dito. Para os documentos da atividade fim cada
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

22

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES instituio dever elaborar sua prpria Tabela, que dever ser aprovada pela entidade arquivstica da sua esfera de competncia. Ainda, mesmo que os documentos tenham cumprido seus prazos de reteno e tenha como destino a eliminao, esta somente ocorrer com a autorizao da entidade arquivstica da sua esfera de competncia. Plano de Classificao: documentos da atividade meio.

Devem notar pela estrutura que o Plano adotado pelo CONARQ do tipo ideogrfico numrico decimal (lembrem-se da aula anterior, onde estudamos os mtodos de classificao). Por esta estrutura, no cdigo de classificao as funes, atividades, espcies e tipos documentais so genericamente denominados assuntos, e
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

23

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES esto hierarquicamente distribudos de acordo com temas de que tratam a instituio. Os assuntos recebem cdigos numricos, os quais refletem a hierarquia funcional, partindo-se sempre do geral para o particular. Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 300 Classe 400 Classe 500 Classe 600 Classe 700 Classe 800 Classe 900 Tomando como referncia a classe 000, desenvolvimento para conhecer as subclasses: vamos realizar o seu

010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 020 PESSOAL 030 MATERIAL 040 PATRIMNIO 050 ORAMENTO E FINANAS 060 DOCUMENTAO E INFORMAO 070 COMUNICAES 080 PESSOAL MILITAR (includo pela Resoluo n 21) 090 OUTROS ASSUNTOS DA ADMINISTRAO GERAL Continuando seu desenvolvimento, teremos os grupos e subgrupos. Para exemplo, vamos desenvolver parte da subclasse 010: CLASSE SUBCLASSE GRUPO SUBGRUPOS 000 010 012 012.1 012.11 ADMINISTRAO GERAL ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO COMUNICAO SOCIAL RELAES COM A IMPRENSA CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

E assim se faz com todos os demais cdigos. importante que saibam: as classes 000 e 900 foram reservadas classificao de documentos da atividade meio; e as classes de 100 a 800 esto reservadas classificao de documentos da atividade fim. Cada instituio deve desenvolv-las conforme as peculiaridades e necessidades de suas atividades finalsticas, e remeter instituio arquivstica em sua esfera de competncia para aprovao. Rotinas para a Classificao dos documentos Os documentos devem passar pelo estudo, que a leitura de seu contedo para o conhecimento do assunto de que tratam (exceto os sigilosos e particulares); e pela codificao, que a atribuio do cdigo referente ao assunto de que trata o documento. Eis as rotinas para a classificao:
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

24

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES
1. Receber o documento para classificao; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo; 3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio; 4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento; 5. Preencher a(s) folha(s) de referncia, para os assuntos secundrios.

Rotinas para o Arquivamento dos documentos Os documentos, depois de classificados e tramitados, devem ser arquivados. Passam pelas atividades de inspeo, que consiste em verificar se o documento destina-se ao arquivamento, se possui anexos e o cdigo de classificao; e de ordenao, que a reunio de documentos classificados no mesmo assunto. Eis as rotinas para o arquivamento:
1. Verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); 2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; 3. Ordenar os documentos que no possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida (cronolgica, alfabtica, geogrfica ou outra), formando dossis. Verificar a existncia de cpias, eliminando-as. Caso o original no exista, manter uma nica cpia; 4. Fixar cuidadosamente os documentos s capas apropriadas com prendedores plsticos, com exceo dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio; 5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visvel as pastas suspensas, gavetas e caixas; 6. Manter reunida a documentao seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o registro em uma nica folha de referncia, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operao sempre que chegar um novo nmero.

Rotinas para Destinao de documentos na fase corrente


1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso; 3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos, pois, neste caso, ele dever ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado guarda permanente, registrando-se a alterao nos instrumentos de controle; 4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 5. Eliminar as cpias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossi; 6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; 7. Proceder eliminao; 8. Elaborar termo de eliminao; 9. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para a fase intermediria (guias/listagens de transferncia); 10. Operacionalizar a transferncia, seguindo orientaes do setor responsvel pelo arquivamento intermedirio.

Rotinas para Destinao de documentos na fase intermediria


1. Ler atentamente as explicaes contidas no instrumento;

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

25

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES
2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso; 3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 4. Proceder triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente, separando aqueles que, em relao ao conjunto documental ao qual pertencem, no constituem elemento de prova e/ou informao que justifique sua guarda; 5. Proceder alterao de suporte, se for o caso; 6. Proceder ao registro dos documentos eliminados; 7. Proceder eliminao; 8. Elaborar termo de eliminao; 9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relao/listagem de recolhimento); 10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientaes da instituio arquivstica responsvel pela guarda permanente.

Triagem de documentos na fase intermediria A triagem se confunde com a avaliao, na medida em que ambos os processos se relacionam depurao dos documentos de arquivos, eliminando-se os desprovidos de valor e preservando-se aqueles que o tenham, seja para fins administrativos ou de pesquisa histrico-cientfica. A tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu prprio contedo quando assinala que sero preservados apenas exemplares nicos de documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais eliminao, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, j se encontram preservados. Contudo, outros critrios de triagem podem ser estabelecidos para documentos que, embora corretamente classificados, no possuam o mesmo valor dos demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao contedo das informaes. Nestes casos, os responsveis pela destinao dos documentos em fase intermediria devem realizar a triagem previamente ao recolhimento, garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peas cujo contedo justifique sua guarda do ponto de vista probatrio e/ou informativo. Caso queiram consultar os documentos na ntegra (o que muito recomendado), podem acessar a verso digital disponvel no stio do CONARQ: www.conarq.arquivonacional.gov.br.

Lei 12.527/11 Esta Lei, que entrou em vigor h poucas semanas, j tem alterado muito o cenrio tanto poltico quanto administrativo do Estado. Ento fundamental que a estudem, no s para a Arquivologia, mas para disciplinas como Atualidades ou Direito. Vamos fazer uma anlise dela, mesmo no havendo questes de prova para orientao. E sugiro tambm que leiam o o Decreto 7.724/12, que regulamento sua aplicao.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

26

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Garantias do direito de acesso Em seus artigos 3, 6 e 7 a Lei no s reafirma o direito constitucional de todo cidado a ter acesso a informaes pblicas, como tambm o dever do Estado em garantir esse acesso inclusive com observncia de diretrizes e dos princpios bsicos da administrao pblica. Regras sobre a divulgao de rotina ou proativa de informaes Nos artigos 8 e 9, a Lei determina as categorias de informaes, os modos de divulgao e os servios utilizados para divulgao. As informaes mnimas a serem divulgadas so: - Registro das competncias e estrutura organizacional, endereos e telefones das respectivas unidades e horrios de atendimento ao pblico; - Registros de quaisquer repasses ou transferncias de recursos financeiros; - Registros das despesas; - Informaes concernentes a procedimentos licitatrios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados; - Dados gerais para o acompanhamento de programas, aes, projetos e obras de rgos e entidades; - Respostas a perguntas mais frequentes da sociedade. Para divulgar as informaes o rgo ou entidade deve utilizar de todos os meios e ferramentas de que dispuser, especialmente os sites oficiais, que devero conter possibilidades de pesquisa, acesso automatizado em sistemas externos e formatos abertos, garantia de autenticidade e atualizao da informao, canal de comunicao do cidado com a instituio, e garantia de acesso por pessoas deficientes. O acesso a essas informaes est assegurado mediante criao de servio de informaes ao cidado e realizao de audincias ou consultas pblicas, incentivo participao popular ou a outras formas de divulgao. Processamento de pedidos de Informao Em seus artigos de 10 a 14 a Lei trata dos pedidos de informao. Estes podem ser apresentados por qualquer cidado, desde que tenha a identificao do requerente e a especificao da informao solicitada. Os pedidos devem ser protocolados no rgo ou entidade, e mesmo assim, essas devem oferecer a alternativa de realizao do pedido pelos seus sites oficiais da internet. Aps o recebimento do pedido, o rgo ou entidade deve fornecer o acesso imediato informao solicitada, ou faz-lo em um prazo de no mximo 20 dias, prorrogvel por mais 10 dias com justificativa expressa, informando ao requerente a data, local e modo para realizar sua consulta, reproduo ou emisso de certido.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

27

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES O rgo ou entidade deve ainda fornecer meios para que o requerente pesquise a informao solicitada, bem como comunicar ao requerente caso no possua a informao solicitada, indicando que instituio ou pessoa a possui, e o motivo da no autorizao para consulta, em caso de documento sigiloso, dos prazos, condies e indicao de autoridade competente a quem dirigir o recurso contra a deciso. O servio de busca e fornecimento de informaes, em regra, gratuito, sendo cobrado apenas o valor decorrente de custos de reproduo (energia gasta, materiais utilizados, ferramentas, etc). Caso a informao esteja em documento cuja manipulao oferea risco sua conservao, pode ser oferecido o servio de cpias com certificao, ou caso no seja possvel, possvel solicitar que a reproduo seja realizada por outros meios, s expensas do requerente e sob superviso de servidor. Direito de recurso a recusa de liberao de informao O recurso contra deciso que negue o acesso informao solicitada deve ser realizado em at dez dias, a contar do conhecimento da deciso. Este recurso deve ser dirigido autoridade hierarquicamente superior, que ter o prazo de cinco dias para apresentar deciso. Em caso de deciso denegatria neste recurso, o requerente pode realizar nova interposio de recurso Controladoria Geral da Unio, que tambm tem o prazo de cinco dias para manifestao. Excees ao direito de acesso Nem todas as informaes podem ser acessadas por todos os cidados. Aquelas cujo contedo oferea riscos sociedade ou ao Estado so classificadas como sigilosas, e, portanto, tem seu acesso restrito a pessoas autorizadas. Informaes e documentos sigilosos podero ser classificados nos seguintes graus de sigilo: - Ultrassecreta: at 25 anos; - Secreta: at 15 anos; - Reservada: at 05 anos. Os prazos passam a contar sempre da produo do documento. E vocs devem se atentar para as seguintes situaes: 1 - como alternativa aos prazos citados, podem ser estabelecidos o acontecimento de fatos especficos como condio para a desclassificao de um documento sigiloso, desde que observados os prazos mximos. Exemplo: classifico um documento como reservado, e determino que ele fique assim at a presidenta escorregue numa casca de banana. Neste caso o documento ser automaticamente desclassificado se a presidenta escorregar na casca de
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

28

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES banana, ou se atingir o prazo mximo de classificao nesse grau de sigilo (o que vier primeiro). 2 mediante provocao ou de ofcio, um documento pode ser reavaliado pela autoridade que o classificou, ou autoridade superior a esta, para mudana de grau de sigilo, para desclassificao ou mesmo para reduo de prazo, caso em que o novo prazo continua a ser contado da produo do documento. Tratamento de Informaes Pessoais Quanto s informaes pessoais devem ser tratadas com transparncia e respeito honra, imagem, intimidade, vida privada, liberdades e garantias individuais. Essas informaes so de acesso restrito somente a agentes pblicos autorizados e s pessoas a que se refiram, ou por estas autorizadas. A restrio de acesso ser por um perodo de cem anos, a contar da produo do documento. A restrio de acesso informaes pessoais no pode ser invocada com o objetivo de prejudicar processo de apurao de irregularidades em que o titular das informaes estiver envolvido, ou aes voltadas para a recuperao de fatos histricos de maior relevncia. Responsabilidade dos Agentes Pblicos O agente pblico estar sujeito a responsabilidade nos seguintes casos: - Recusar-se a fornecer informao requerida, retardar deliberadamente o seu fornecimento ou fornec-la intencionalmente de forma incorreta, incompleta ou imprecisa; - Utilizar indevidamente, subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente, informao sob sua guarda ou a que tenha acesso ou conhecimento em razo do exerccio das atribuies de cargo, emprego ou funo pblica; - Agir com dolo ou m-f na anlise das solicitaes de acesso informao; - Divulgar, permitir a divulgao, acessar ou permitir acesso indevido informao sigilosa ou informao pessoal; - Impor sigilo informao para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou para fins de ocultao de ato ilegal cometido por si ou por outrem; - Ocultar da reviso de autoridade superior competente informao sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuzo de terceiros; - Destruir ou subtrair documentos referentes a possveis violaes de direitos humanos por parte de agentes do Estado Tambm pessoas fsicas ou jurdicas de direito privado que detiver informaes em virtude de vnculo de qualquer natureza com a administrao pblico e deixar de observar os dispositivos legais estar sujeita s seguintes sanes:
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

29

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES - Advertncia; - Multa; - Resciso do vnculo com o poder pblico; - Suspenso temporria de participar em licitao e impedimento de contratar com a administrao pblica por prazo no superior a 2 (dois) anos; - Declarao de inidoneidade para licitar ou contratar com a administrao pblica, at que seja promovida a reabilitao perante a prpria autoridade que aplicou a penalidade. Os rgos e entidades pblicas, as pessoas fsicas ou entidade privada que, em virtude de vnculo de qualquer natureza com rgos ou entidades respondem diretamente pelos danos causados em decorrncia da divulgao no autorizada ou utilizao indevida de informaes sigilosas ou informaes pessoais, passveis de responsabilidade. (TJ-AL/2012 Cespe/UnB) Assinale a opo em que so apresentadas informaes que no se submetem Lei de Acesso Informao brasileira. a) Informao sobre projetos de pesquisa relacionados ao desenvolvimento cientfico ou tecnolgico, assim como a sistemas, bens, instalaes ou reas de interesse estratgico nacional. b) Informao resultante de inspees, auditorias, prestaes e tomadas de contas realizadas pelos rgos de controle interno e externo, incluindo prestaes de contas relativas a exerccios anteriores. c) Informao contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus rgos ou entidades, recolhidos ou no a arquivos pblicos. d) Informao sobre atividades exercidas pelos rgos e entidades, inclusive as relativas a sua poltica, organizao e servios. e) Informao referente implementao, ao acompanhamento e aos resultados dos programas, projetos e aes dos rgos e entidades pblicas, bem como s metas e aos indicadores propostos. Resoluo De acordo com a Lei, no se aplica suas determinaes sobre informaes referentes a projetos de pesquisa, desenvolvimento cientfico ou tecnolgico, e sobre sistemas, bens, instalaes ou reas de interesse estratgico. Isso por que esses documentos, apesar de no serem sigilosos, podem causar grandes prejuzos caso sejam divulgados indevidamente. Alm disso, por se tratar de interesse estratgico, essas informaes devem ser de conhecimento do menor nmero de pessoas possvel. Portanto a alternativa correta a de letra A.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

30

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios

01 - (STM/2011 Cespe/UnB) O ano a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ. 02 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Aos rgos e entidades que adotarem o cdigo de classificao da rea-meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especficas ou atividades-fim, as quais devem ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica federal. 03 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Organizadas sob a forma de sistema, as atividades de gesto de documentos no mbito da administrao pblica federal fazem parte do Sistema de Servios Gerais (SISG). 04 - (MTE/2008 Cespe/UnB) O MTE tem total autonomia para lidar com seus arquivos, pois, no Brasil, no existe ainda uma poltica nacional que oriente os rgos e entidades da administrao pblica federal com relao a arquivos. 05 - (MDS/2006 Cespe/UnB) A lei determina que os rgos pblicos tm a obrigao de fornecer, a qualquer cidado que solicitar, as informaes contidas em documentos de arquivo que forem do interesse particular do solicitante ou que representem interesse geral da sociedade, excetuadas aquelas consideradas sigilosas, cujo sigilo foi estabelecido porque tais informaes podem afetar a segurana da sociedade e do Estado ou violar a intimidade, a honra, ou a imagem das pessoas. 06 - (MS/2010 Cespe/UnB) Para os documentos considerados de guarda permanente, a microfilmagem pode ser utilizada como uma maneira de preservar o original, sem elimin-lo. 07 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Na microfilmagem, pode ser utilizado qualquer grau de reduo, devendo o armazenamento do filme original ser feito em local diferente daquele em que se encontra o respectivo filme-cpia. 08 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo abaixo significa documento original em cores.

09 - (MPU/2010 Cespe/UnB) proibida a utilizao de filmes atualizveis para confeco de microfilme original, visto que tais filmes devem ser utilizados exclusivamente para extrao de cpias.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

31

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 10 - (MPU/2010 Cespe/UnB) Emprega-se o smbolo seguinte para indicar ausncia de partes do documento ou de documentos inteiros no conjunto microfilmado.

11 - (MPU/2010 Cespe/UnB) Qualquer documento original, oficial ou pblico pode ser eliminado aps ser microfilmado e autenticado. 12 - (MPU/2010 Cespe/UnB) Utiliza-se o smbolo abaixo para indicar o incio do rolo.

13 - (TRE-ES/2010 Cespe/UnB) De acordo com a legislao em vigor, o original do documento permanente microfilmado no pode ser eliminado. 14 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) O Conselho Nacional de Arquivos, formulador da poltica nacional de arquivos, o rgo central do SIGA. 15 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A implantao de uma poltica de gesto de documentos em um rgo pblico tem por objetivo a produo, a manuteno e a preservao de documentos confiveis, autnticos, acessveis e compreensveis. 16 - (Correios/2011 Cespe/UnB) O programa de gesto de documentos deve ter como base uma poltica arquivstica e a designao de responsabilidades, alm de estar alinhado com a misso institucional e a legislao arquivstica em vigor. 17 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Uma das competncias do Conselho Nacional de Arquivos subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados. 18 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A Constituio Federal e a lei que determina a poltica nacional de arquivos garantem que todo cidado tem direito de acesso a informaes que sejam de seu interesse particular, ou que sejam de interesse geral da sociedade, contidas em documentos de arquivos dos rgos pblicos. Assim, a administrao pblica tem a obrigao de permitir a consulta aos documentos, ou fornecer as informaes solicitadas. 19 - (STM/2011 Cespe/UnB) O Sistema Nacional de Arquivos tem como finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

32

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 20 - (TRT-21/2011 Cespe/UnB) Para a implementao da Poltica Nacional de Arquivos Pblicos, criou-se o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), que tem por objetivos a gesto, a preservao e o acesso aos documentos de arquivos exclusivamente pblicos, sem se estender aos arquivos privados. 21 - (TRE-ES/2010 Cespe/UnB) A elaborao da poltica nacional de arquivo compete ao Sistema Nacional de Arquivo. 22 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) Na reclassificao dos documentos com grau de sigilo, o novo prazo de durao contado a partir da data de produo do dado ou informao. 23 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O direito de receber informaes dos rgos pblicos restrito, pois no se aplica quelas cujo sigilo seja imprescindvel para a segurana da sociedade e do Estado. 24 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O SIGA tem como objetivo garantir ao cidado e aos rgos e entidades da administrao pblica federal o acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles contidas, preservando os aspectos de sigilo e as restries administrativas ou legais. 25 - (MPU/2010 Cespe/UnB) Alm dos arquivos do Poder Executivo, do Legislativo e do Judicirio, tambm integram o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), mediante acordo ou ajuste com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), os arquivos de pessoas fsicas e jurdicas de direito privado. 26 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) No cdigo de classificao recomendado pelo CONARQ, proposta a utilizao de uma classificao por assuntos, a fim de agrupar os documentos sob um mesmo tema, que deve servir de base para a recuperao da informao e para todas as demais tarefas arquivsticas, por serem realizadas com base no contedo do documento. 27 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) O resultado da avaliao um instrumento conhecido como tabela de temporalidade. Segundo o CONARQ, indispensvel que a estrutura da tabela contenha um campo para o assunto, onde devem aparecer os conjuntos documentais relativos a um mesmo tema, um campo para registrar os prazos de guarda em cada fase do ciclo vital e um campo para palavras-chave, que permite agilizar a localizao dos elementos na tabela. 28 - (Serpro/2008 Cespe/UnB) Em um rgo pblico federal, quando h, na Tabela de Temporalidade, a indicao para eliminao de documentos, os funcionrios elaboram uma lista dos documentos a serem destrudos, encaminham-na para anlise no Congresso Nacional e, uma vez aprovada a eliminao naquela instncia, dever ser sancionada pelo presidente da Repblica, para que possa ser executada.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

33

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 29 - (TSE/2012 Consulplan) Considerando a autonomia entre os Poderes da Repblica em seus diferentes nveis de atuao, pode-se afirmar sobre a Lei n 12.527 promulgada pela Presidente Dilma Russeff, em 18 de novembro de 2011, que regula o acesso aos documentos de arquivo e revoga, no apenas a Lei n 11.111/2005, mas tambm alguns dispositivos da Lei n 8.159/1991, que a) no se aplica ao Tribunal Superior Eleitoral. b) no se aplica ao Poder Judicirio. c) exclusiva ao Poder Executivo Federal. d) se aplica aos trs poderes da Repblica. 30 - (TRT-6/2012 FCC) De acordo com a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, a qualidade da informao coletada na fonte, com o mximo de detalhamento possvel, sem modificaes, identificada como a) objetividade. b) autenticidade. c) integridade. d) primariedade. e) disponibilidade

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

34

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito

Item
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Resposta
Certo Errado Errado Errado Certo Certo Certo Certo Errado Errado Errado Certo Certo Errado Certo Certo Certo Certo Certo Certo Errado Certo Certo Certo Certo Certo Errado Errado D D

Comentrio
Os prazos de guarda dos documentos sempre sero expressos em anos. Deve ser aprovada pela instituio arquivstica pblica da respectiva esfera de competncia. As atividades de gesto de documentos esto organizadas no SINAR. O MTE deve seguir as diretrizes do CONARQ, pois existe a poltica arquivstica. direito de todo cidado, estabelecido na Constituio e na Lei de Arquivos. Os documentos de guarda permanente no podem ser eliminados, mesmo os microfilmados. o que determina a Lei: obrigao de extrao de filme cpia e guarda em local diferente do original. A sinaltica deve ser utilizada quando o documento original for colorido. O filme atualizvel no pode ser utilizado para a extrao de cpia. Esta sinaltica dever ser utilizada para indicar que o documento est deteriorado. O fato de estar microfilmado no suficiente para determinar a eliminao ou no de documentos. Esta sinaltica deve ser utilizada para indicar o incio de uma srie microfilmada. Documentos permanentes jamais podem ser eliminados. O Conselho Nacional de Arquivos rgo central do Sistema Nacional de Arquivos SINAR. A finalidade da Gesto de Documentos garantir a funo primordial do arquivo: proteger os documentos O arquivo deve subsidiar a administrao, e por isso deve estar alinhada com a instituio. O CONARQ deve cuidar de todas as diretrizes que se refiram Poltica Nacional de Arquivos. A administrao pblica tem o dever de zelar pelos documentos e atender aos cidados em seus acessos. dever do CONARQ definir e do SINAR implementar as diretrizes da Poltica Nacional de Arquivos. O SINAR deve atender s entidades privadas que compem sua estrutura. A elaborao da poltica nacional de arquivo compete ao CONARQ. Os prazos para documentos sigilosos sempre so contados da data de sua produo. um direito condicionado natureza do assunto e ao interessado direto. O SIGA deve garantir e controlar o acesso aos documentos pblicos. possvel que entidades privadas e pessoas fsicas integrem o SINAR por acordo firmado com o CONARQ. O Cdigo do CONARQ agrupa todos os documentos por assunto, pois considera a sua informao. A Tabela deve conter um campo para assunto, um para os prazos e um para observaes gerais. A eliminao deve ser aprovada pela instituio arquivstica na respectiva esfera de atuao. Deve ser observada por todos os Poderes, em todas as Esferas.

Qualidade determinada no artigo 4, inciso IX da referida Lei.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

35

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES E assim terminamos nossa aula. E concluindo esta aula, terminamos tambm com o contedo pedido no edital! Ento vocs esto muito preparados para fazer este concurso. Infelizmente a quantidade de questes de Arquivologia em provas no to grande, o que nos obriga a utilizar questes mais antigas. Ainda, no caso da Lei 12.527/11, somente em um concurso da banca apareceu uma questo sobre ela, e ainda em modalidade diferente (mltipla escolha) daquela que devemos estudar. Portanto no estranhem a presena de questes assim nesta aula, pois so as nicas que temos sobre o assunto. Tambm no so muito comuns questes que tratem de Armazenamento e Acondicionamento, mas observem que no um contedo difcil. Por todos esses motivos eu recomendo e peo a vocs que estudem o mximo possvel esses assuntos, em especial a Lei 12.527/11, pois ainda um campo inexplorado e pode trazer muitas surpresas. Analisem questes (mesmo que de outras bancas) e anotem todas as suas dvidas. Espero que tenham gostado, aprendido muito e, principalmente, que tenham percebido o quanto esta disciplina importante para sua aprovao! Foi uma imensa satisfao acompanh-los nessa jornada, e de ajud-los na conquista de seu sonho. Apesar de ser uma despedida, no pensem que os deixarei to cedo. Estarei ainda disponvel no frum e no e-mail: mayko@pontodosconcursos.com.br. Desejo muito sucesso, muitas felicidades e muita fora para continuar sua luta. Que sua Pscoa seja muito abenoada! Um forte abrao a todos, timo feriado, bons estudos e boa sorte!

Prof. Mayko Gomes Abril/2013

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

36

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios Resolvidos na Aula

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Segundo a lei em questo, a gesto de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou transferncia para guarda permanente. Item incorreto. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, representa, no Brasil, o CONARQ. Item incorreto. (ABIN/2010 Cespe/UnB) So rgos setoriais do SIGA as unidades responsveis pela coordenao das atividades de gesto de documentos de arquivo nos ministrios e rgos equivalentes. Item correto. (ABIN/2010 Cespe/UnB) Incluem-se entre as competncias dos rgos seccionais do SIGA a coordenao da elaborao do cdigo de classificao de documentos de arquivo e o acompanhamento de sua aplicao. Item correto. (Correios/2011 Cespe/UnB) Aps a microfilmagem de documentos de arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente de terem valor primrio ou secundrio. Item incorreto. (ABIN/2010 Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a reduo das massas documentais acumuladas nos arquivos, a cpia microfilmada de um documento oficial no reconhecida legalmente. Item incorreto. (TJDFT/2008 Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada srie de documentos microfilmados dever ter os seguintes elementos: grau de reduo e equipamento utilizado. Item correto. (ABIN/2010 Cespe/UnB) Os documentos microfilmados que apresentarem imagens ilegveis, por falha de operao ou por problema
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

37

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original. Item correto. (MPU/2010 Cespe/UnB) A extrao de filme cpia do original e o seu armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidas de segurana obrigatrias. Item correto. (MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo abaixo indica o final do rolo.

Item correto. (MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo a seguir indica existncia de texto ilegvel no original.

Item incorreto. (MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo a seguir indica que o documento no foi reproduzido, na ntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto, continua no prximo rolo.

Item incorreto. (TJ-AL/2012 Cespe/UnB) Assinale a opo em que so apresentadas informaes que no se submetem Lei de Acesso Informao brasileira. a) Informao sobre projetos de pesquisa relacionados ao desenvolvimento cientfico ou tecnolgico, assim como a sistemas, bens, instalaes ou reas de interesse estratgico nacional. b) Informao resultante de inspees, auditorias, prestaes e tomadas de contas realizadas pelos rgos de controle interno e externo, incluindo prestaes de contas relativas a exerccios anteriores. c) Informao contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus rgos ou entidades, recolhidos ou no a arquivos pblicos. 38 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES d) Informao sobre atividades exercidas pelos rgos e entidades, inclusive as relativas a sua poltica, organizao e servios. e) Informao referente implementao, ao acompanhamento e aos resultados dos programas, projetos e aes dos rgos e entidades pblicas, bem como s metas e aos indicadores propostos.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

39