Portaria de Gestão de Documentos nº.

684/2006 Manual de Instruções para a sua aplicação

Lisboa, 2006

ÍNDICE
PREÂMBULO .................................................................................................... 3 1. O QUE É UMA PORTARIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS..................... 4
1.1 Elementos constitutivos da Portaria de Gestão de Documentos.......................................................4 1.2. Funções da Portaria de Gestão de Documentos................................................................................4 1.3 Vantagens de uma Portaria de Gestão de Documentos.....................................................................5

2. CONCEITOS E TEORIAS ARQUIVÍSTICAS................................................. 6
2.1. Documentos administrativos e documentos de arquivo ...................................................................6 2.2. Os documentos e o seu valor...............................................................................................................6 2.3. A Teoria das Três Idades ....................................................................................................................8 2.4. Localização dos arquivos segundo a Teoria das três Idades............................................................9 2.5 Conservação Preventiva.....................................................................................................................10

3. INSTRUÇÕES.............................................................................................. 12
3.1. Instruções para a aplicação da Tabela de Selecção ........................................................................12 3.2. Instruções para remessa de documentos para o Arquivos Intermédio.........................................19 3.3. Instruções para a eliminação de documentos de arquivo...............................................................21

BIBLIOGRAFIA ............................................................................................... 23 CONTACTOS................................................................................................... 24 ÍNDICE REMISSIVO ........................................................................................ 25 ANEXO 1 PORTARIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS Nº ................... 26

Secretaria-Geral do Ministério da Educação
Arquivo Histórico

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Preâmbulo

PREÂMBULO
A publicação da Portaria nº vem revogar a Portaria nº33/99, de 20 de Janeiro e substituí-la. Com efeito, as recentes e várias alterações feitas à lei orgânica da SecretariaGeral tornaram este diploma muito desactualizado e impunham a sua revisão. O presente Manual pretende auxiliar as unidades orgânicas da Secretaria-Geral na aplicação da Portaria de Gestão de Documentos, elaborada para a gestão dos seus arquivos. O seu conteúdo organiza-se em torno de três grandes capítulos. No primeiro capítulo, procede-se à apresentação do que é uma Portaria de Gestão de Documentos, apresentando os seus vários elementos constitutivos, as suas principais funções e, finalmente, as vantagens que decorrem da sua aplicação. O segundo capítulo procura proporcionar aos utilizadores deste Manual um entendimento claro não só da terminologia de que faz uso a Portaria mas também dos conceitos que lhes estão associados. Finalmente, o terceiro capítulo é constituído por um conjunto de instruções e sugestões que pretendem facilitar o cumprimento das disposições previstas na Portaria.

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Arquivo Histórico

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O que é uma Portaria de Gestão de Documentos

1. O que é uma Portaria de Gestão de Documentos 1.1 Elementos constitutivos da Portaria de Gestão de Documentos
A Portaria de Gestão de Documentos é constituída por um: ¾ Regulamento de Conservação Arquivística do qual consta: ¾ Uma Tabela de Selecção ¾ Um modelo de Auto de Entrega ¾ Um modelo de Guia de Remessa de Documentos ¾ Um modelo de Auto de Eliminação

1.2. Funções da Portaria de Gestão de Documentos
É um diploma legal, publicado no Diário da República, que regulamenta: ¾ Os prazos de conservação de todos os documentos produzidos e recebidos por um organismo; ¾ Os procedimentos para a eliminação dos documentos sem valor nem para a Instituição produtora nem para a Memória Colectiva; ¾ Os procedimentos para a remessa de documentos para o Arquivo Intermédio e para o Arquivo Histórico.

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O que é uma Portaria de Gestão de Documentos

1.3 Vantagens de uma Portaria de Gestão de Documentos
A aplicação da Portaria de Gestão de Documentos traz muitos benefícios: ¾ Evita a acumulação de documentos sem interesse administrativo ou histórico, ou seja, reduz a massa documental e liberta espaço físico nos serviços que os produzem. ¾ Agiliza a recuperação de informação. Ao dispor mais facilmente das informações necessárias ao seu funcionamento, as unidades orgânicas irão ganhar mais eficiência na prestação de serviços aos utilizadores internos e aos cidadãos. ¾ Garante a preservação de documentos com interesse nacional e cria condições para que seja exercido o Direito à Memória preservando documentos com interesse para a História da Instituição.

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Arquivo Histórico

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2. contabilísticos. etc. Os documentos e o seu valor Os documentos têm um valor primário. na medida em que consignam ou comprovam direitos e obrigações e são garantia e fundamento de actos. contabilísticos. técnicos … 2. por conterem um conjunto de dados e informações que constituem a prova de uma actividade situada no tempo e no espaço. nomeadamente os que detenham especial valor informativo. Os documentos têm também um valor secundário ou valor histórico. valor inerente aos documentos de arquivo. factos. acontecimentos. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 6 . Podem ser considerados como Actividades (Atribuições e competências) documentos de arquivo logo após a sua criação. fiscais. administrativos.Conceitos e teorias arquivísticas 2. Documentos de arquivo Produzidos Recebidos Para fins administrativos. técnicos. científicos. Documentos administrativos e documentos de arquivo Entidade produtora Os actividades produzidos documentos das e recebidos nascem para das São fins (Secretaria-Geral do Ministério da Educação) organizações. Conceitos e teorias arquivísticas 2.. O valor primário é também chamado valor administrativo ou valor probatório.1. fiscais.

são especialmente relevantes os que. podem vir a constituir o testemunho histórico do funcionamento da entidade produtora e/ou fornecem dados e informações sobre pessoas.Conceitos e teorias arquivísticas Deste ponto de vista. independentemente do fim para que foram elaborados. locais ou assuntos. organizações. Figura 1 – Os documentos e o seu valor de prova Figura 2.Documentos de arquivo Figura 3 – Os documentos e o seu valor secundário valorizado pela investigação histórica Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 7 .

Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 8 . legais … Nesta fase. Mas por causa do seu carácter administrativo e da sua utilidade enquanto prova das acções em curso. fiscais. os documentos estão arquivados em pastas colocadas em armários junto às secretárias de trabalho dos funcionários e constituem os arquivos correntes ou de gestão. O documento deixou de ter utilidade para a entidade produtora. Nesta fase. A frequência da sua utilização administrativa decresce e o seu valor transforma-se. vulgarmente chamado “Arquivo Morto”. da entidade produtora. A Teoria das Três Idades Os documentos têm um ciclo de vida que evolui em três idades ou fases: fase activa.Pelo contrário. ¾ Fase semi-activa Segunda idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual o documento é utilizado de uma forma regular pela entidade produtora para fins administrativos. os documentos estão no Arquivo Intermédio ou Arquivo Geral. a sua utilização tornou-se mais ocasional. Em cada uma delas. Mas tem valor histórico: passa a constituir-se como fonte de conhecimento histórico. deve permanecer relativamente próximo dos serviços produtores.3. Nesta fase. ¾ Fase inactiva Terceira idade do ciclo vital do documento de arquivo. os documentos assumem funções diferentes. os documentos encontram-se no Arquivo Histórico. ¾ Fase activa Primeira idade do ciclo vital do documento de arquivo. Os documentos com valor secundário. podem sempre ser solicitados para servir de prova aquando da reabertura de processos. fase semi-activa e fase inactiva.Conceitos e teorias arquivísticas 2. arquivados em fase inactiva. Fase durante a qual o documento de arquivo já não é de utilização corrente.

Conceitos e teorias arquivísticas 2. serviços documentação nos Os documentos que já não são de uso corrente podem ser arrumados em espaços mais afastados dos serviços produtores. também chamado Arquivo Geral. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 9 . a que se chama Arquivo Histórico. correspondem diferentes depósitos de armazenamento dos documentos de arquivo. Finalmente. São constituídos por arquivada em pastas. Localização dos arquivos segundo a Teoria das três Idades A cada fase do ciclo de vida dos documentos.4. os documentos que deixaram de ter actualidade para os serviços administrativos da entidade produtora mas que podem transformar-se em fontes para a investigação histórica. devem ser conservados noutro local de depósito. Os Arquivos Correntes encontram-se produtores. arrumadas em gabinetes dos vários serviços da nos estantes Secretaria-Geral. no Arquivo Intermédio.

Recomenda-se: Não dobrar o papel Não expor os documentos à luz solar Não rabiscar os documentos Evitar o uso de fita adesiva Evitar utilizar materiais oxidantes. devem ser observadas algumas medidas de conservação preventiva durante a produção dos documentos e a sua arrumação em Arquivos Correntes. próximos de campos magnéticos. grampos. agrafos.5 Conservação Preventiva Para que os documentos cheguem em boas condições de conservação ao Arquivo Histrico.Conceitos e teorias arquivísticas Atenção Por descuido e desinformação. em excesso (clips. disquetes e CD-Rom.) Não perfurar os documentos desnecessariamente Manter as mãos sempre limpas Não comer e beber junto dos documentos Ter cuidado ao transportar os documentos Não apoiar os cotovelos sobre os documentos Não salivar os dedos para folhear os documentos Evitar deixar fitas de cassete ou de vídeo. 2. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 10 . muitas vezes o Arquivo Histórico é incorrectamente considerado “morto”ou“inactivo”. etc.

Conceitos e teorias arquivísticas Quadro sinóptico Relação entre as várias fases do ciclo de vida dos documentos. competências e acções em curso Necessários para consulta esporádica e verificação de direitos Preservação da Memória para investigação histórica Fase semi-activa Intermédio Pouca Fase definitiva Histórico Rara Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 11 . IDADE Fase activa ARQUIVO Corrente FREQUÊNCIA DE UTILIZAÇÃO Muita UTILIDADE Necessários para desempenhar atribuições. o arquivo em que se encontram. a sua frequência de utilização e os motivos de utilização.

Número de referência Este campo indica o número de ordem atribuído a cada uma das séries documentais. 3. ou séries documentais. Instruções para a aplicação da Tabela de Selecção ¾ Definição A Tabela de Selecção faz a relação de todos os grandes conjuntos de documentos. 2.Instruções 3.1. Série Serve para designar as séries documentais identificadas no decorrer das sessões de trabalho efectuadas em cada serviço produtor da Secretaria-Geral. Área temático-funcional Designa a área de actividade em que foi produzida cada uma das séries documentais. ¾ Significado dos vários campos que compõem a Tabela de Selecção A Tabela de Selecção é constituída por 6 campos principais: 1. procedeu-se a uma uniformização da terminologia e procurou-se utilizar a terminologia própria a cada sector de actividade. baseando-se nas principais atribuições e competências das estruturas orgânica-funcionais dos serviços da Secretaria-Geral. Instruções 3. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 12 . produzidos e recebidos pela Secretaria-Geral com a indicação dos prazos de conservação na fase activa e na fase semi-activa e com a indicação dos que são de conservação permanente e dos que podem ser eliminados. Com efeito. verificar-se-ão alterações às designações até agora utilizadas nas lombadas das pastas de arquivo. A indicação desta referência é obrigatória no preenchimento de Guias de Remessa e de Autos de Eliminação. Nalguns casos.

fiscais. O campo relativo aos prazos de conservação subdivide-se em dois sub-campos: Prazo de conservação em fase activa: período de tempo durante o qual os documentos devem ser conservados junto do serviço que os produziu quer por ainda não ter terminado o seu prazo de prescrição. financeiros. durante o qual os documentos devem ser guardados pelo organismo produtor. 4. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 13 . técnicos ou outros. geralmente em anos. Prazos de conservação Indica o período de tempo. etc. por imperativos legais. “Requisições de bens de consumo” em vez de “Requisições de bens de consumo corrente”.Instruções Exemplos de uniformização da terminologia: Preferiu-se adoptar para todos os serviços a palavra “correspondência” em vez de “processos” como se verificou nalguns serviços tal como se preferiu adoptar a designação de “Registo de correspondência” em vez de “Sinopses” …. Exemplos da utilização de termos especializados: “Folhas adicionais de processamento” em vez de “Folhas manuais de pagamento” . quer pela frequência com que ainda são utilizados.

por exemplo. é difícil determinar em número de anos o tempo em que é preciso guardá-las em fase activa e em fase semi-activa. A SecretariaGeral deve guardar em fase activa estas séries documentais durante o período de tempo em que continua a ser actualizada e utilizada. as séries documentais devem ser transferidas para o arquivo intermédio. são os respectivos serviços produtores que devem averiguar o tempo de conservação. Para estes casos constam indicações mais genéricas abaixo descriminadas e explicitadas. "Enquanto útil" Para as séries tais como a referência nº3 (Processo de acompanhamento da Reforma da Administração Pública) ou a referência nº47 (Boletins de identificação de fornecedores) cuja finalização ou actualização também é imprevisível. o "Livro" pode ser totalmente preenchido mais ou menos rapidamente ou servir Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 14 . Prazo de conservação em fase semi-activa: período de tempo. durante o qual os documentos devem ser conservados em arquivo intermédio por só ocasionalmente serem utilizados. Com efeito. Às vezes.Instruções Findos os prazos de conservação em fase activa. ou seja. para determinadas séries documentais. conforme a dimensão da unidade orgânica e o volume das suas actividades. é impossível determinar o seu prazo de conservação em anos para a sua fase activa. "Após o encerramento do livro " Para os documentos registados em livros. enquanto vigorar. Assim. "Enquanto vigorar" Para as séries nº11 (Despachos) e nº12 (Circulares). não existe nenhuma legislação que fixe uma periodicidade para proceder à sua revisão/alteração. fixado em anos. devendo guardá-los todo o tempo que lhes são utéis para desempenhar as suas funções. também é difícil estabelecer um prazo de conservação uniforme para todas as unidades orgânicas da Secretaria-Geral. Esta alteração surge em função de critérios e situações espontâneas próprias à vida interna da Secretaria-Geral.

“Em actualização permanente” A frequência da utilização de determinadas séries documentais não permite que lhes sejam atribuídos prazos de conservação em anos. Observações Serve para colocar a informação correspondante às notas de rodapé utilizadas no campo 5 do Destino Final. nº78). “Mapas de inventário” (série com a ref. devendo para cada uma delas conservar-se apenas um exemplar de cada documento. nomeadamente. Encontram-se nesta situação as seguintes séries: Despachos (ref. Exemplos: “Ficheiro de inventário” (série com a ref. Por isso. por preocupação de rentabilização dos recursos de consumo corrente. São exemplos desta situação as seguintes séries: “Requisições de bens de consumo” e “Livros de protocolo de correspondência”. Estas notas de rodapé contêm esclarecimentos complementares e necessários à correcta aplicação da Tabela de Selecção. 5. Manuais de procedimentos (ref. devem ser conservados em fase activa até ao seu total preenchimento. Estes documentos têm que permanecer junto dos serviços produtores devido ao seu estatuto de referência para o desenvolvimento das actividades para que foram criados e devido às alterações frequentes a que estão sujeitos. Destino final Indica para cada uma das séries documentais identificadas o destino final que lhe foi atribuído: Conservação Permanente Global (C). nº111…). 6. nº 11. “Conservar uma colecção” Algumas séries documentais que se encontram arquivadas em vários exemplares nos diferentes serviços da Secretaria-Geral. nº248). nº77). têm como destino final o de Conservação Permanente Parcial (CP) com a seguinte indicação “Conservar uma colecção”. Conservação Permanente Parcial (CP) ou Eliminação (E). Publicações produzidas na Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 15 .Instruções durante mais do que um ano. quando este é de Conservação Permanente Parcial (CP) ou de Eliminação (E).

as séries documentais cujo destino final é de eliminação contêm. Ainda relativamente à série dos Despachos. nº248). em que estes forem arrumados.Instruções unidade orgânica (ref. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 16 . nº342). Trata-se dos memorandos. a referência a outras séries documentais nas quais a mesma informação pode ser recuperada. “Conservar os memorandos sujeitos a despacho” Na Secretaria-Geral existem duas tipologias documentais com a mesma designação mas cujo valor informativo é muito diferente. Catálogos de materiais e amostras (ref. cada serviço que procede ao seu arquivamento. nº241) e Manuais de procedimentos (ref. Memorando 1: participação de uma ocorrência ou aviso por escrito. também em nota de rodapé. Memorando 2: Nota interna sobre o estado de uma questão. Manuais-documentação técnica e pedagógica (ref. nº297). Registo de Despachos Nº de despacho Data Proveniência/Autoria Assunto “Informação recuperável na série nº” Geralmente. deverá fazer um registo dos mesmos segundo o modelo abaixo proposto. Este registo deverá ser arquivado como página de rosto na mesma pasta.

sujeitos a despacho. nº126).Instruções Os memorandos 1 têm valor informativo pouco relevante para a Secretaria-Geral e podem ser eliminados. encontra-se por exemplo a série nº9 “Actas de reuniões”. Neste caso. nº127) na sua fase definitiva devendo os mesmos ser arrumados juntos aos “Processos individuais” (ref. têm pelo contrário valor informativo muito relevante e devem ser conservados. Estes documentos mais antigos devem ser remetidos para o Arquivo Geral que procederá a sua avaliação. Algumas séries documentais de Conservação Permanente Parcial (CP) têm notas de rodapé para descriminar os documentos a conservar e/ou a eliminar. independentemente do seu suporte. pelo que as convocatórias e as ordens de trabalho podem ser eleminadas. Os memorandos 2. ¾ Área de aplicação A Tabela de Selecção aplica-se aos documentos dos arquivos correntes e intermédios da Secretaria-Geral. A Tabela de Selecção não se pode aplicar aos documentos com mais de dez anos e que se encontram ainda nos arquivos correntes e/ou intermédios. Pois nem toda a documentação de uma mesma série documental tem valor histórico que justifique a sua conservação em Arquivo Histórico na íntegra. ¾ Esclarecimentos A Tabela de Selecção não é um plano de classificação embora possa dar orientações aos serviços quanto à arrumação dos seus documentos. Recorreu-se a uma nota de rodapé para dar indicação do procedimento a usar quanto ao arquivamento dos “Processos de mudança de índice e de escalão” (ref. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 17 .

Podem ser directamente eliminados nos serviços ou entregues nos papelões ou ainda. “Mapas de férias”. etc). “Documentação relativa à formação de pessoal” . serem objecto de oferta a serviços carenciados (no caso de se tratar de boletins ou revistas. faxes. listas de médicos credenciados pela ADSE. independentemente do seu formato e suporte (ofícios. responsável pela sua adequada destruição. normas e outra documentação de referência (boletins e revistas de especialidade. por exemplo …) porque não constituem documentação de arquivo . telegramas. Aquando do levantamento das séries documentais nos diversos serviços da Secretaria-Geral verificou-se a existência de séries documentais constituídas por documentos duplicados e repetidos tais como: “Justificação de faltas”. aconselha-se a conservar os documentos no seu suporte original (suporte informático) e proceder com regularidade às cópias de segurança. Por "correspondência" entende-se o seu sentido mais lato. por exemplo). No entanto. “Listas com números de identificação bancária e fiscal de funcionários do serviço”. Inclui qualquer forma de comunicação escrita. recebida e expedida. não são documentos originais (na medida em que são objecto de publicação) – embora coexistam ao lado dos arquivos correntes dos serviços produtores. informações. trocada entre pessoas singulares e/ou colectivas. Os diversos serviços devem guardar este tipo de documentos todo o tempo que considerem útil para o desempenho das suas funções. e devido à sua qualificação de exemplar secundário (cópia). Para promover a não impressão e a duplicação de documentação. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 18 . Estas séries documentais não constam da Tabela de Selecção para não multiplicar em excesso as referências. estas séries documentais são de eliminação.com efeito. emails. Mais se informa que estes conjuntos de documentos não devem ser enviados para o Arquivo Geral. Os serviços podem continuar a arquivar estes documentos porque permitem controlar as actividades a que dizem respeito e facilita o acesso à informação.Instruções A tabela de selecção não contém nenhuma indicação sobre legislação. devendo ser remetidas para o Arquivo Geral.

as séries documentais transferidas de um depósito para outro. Neste primeiro contacto. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 19 . acordar uma data para efectuar a operação. indicação do ano em que deverá ser eliminado ou indicação do ano em que deverá integrar o Arquivo Histórico. O seu preenchimento é obrigatório todas as vezes que há remessas de documentos mesmo quando essas se destinam a depósitos de arquivo do organismo produtor. serve também de instrumento de controlo e de localização de documentos. Preparação da documentação A documentação a transferir para o Arquivo Geral deverá ser acondicionada em pastas devidamente identifacadas com os seguintes elementos: nome da unidade orgânica ou serviço. isto é.Instruções 3. nome da série. Estes impressos devem ser preenchidos em duplicado. indiquem o número de pastas e os metros lineares que a documentação ocupa. é importante que os serviços produtores informem o Arquivo Geral do volume da documentação a transferir. Instruções para remessa de documentos para o Arquivos Intermédio ¾ Procedimentos a observar Formulários Cada transferência de documentos para o Arquivo Geral deve ser efectuada mediante o preenchimento de uma Guia de Remessa. em conjunto e com antecedência. através da sua descrição. Contactos Antes de proceder a transferências de documentos para o Arquivo Geral. designação da área temático-funcional. A Guia de Remessa permite identificar.2. os serviços produtores devem contactar o Arquivo Geral para. sendo um exemplar conservado pelo serviço que remete e outro guardado pelo serviço que recebe. Além de servir à identificação de documentos transferidos. ano.

procedam à separação das séries documentais de eliminação das de conservação permanente.: 2008 Recomenda-se que os serviços produtores. aquando da transferência de documentos. 20 Serviço: Divisão de Administração Financeira e Patrimonial Área: Recursos Financeiros Série: Comunicação do valor das rendas de casa do Estado à Direcção-Geral do Património Ano: 2005 Data de eliminação.Instruções Exemplos de elementos informativos a constar nas lombadas das pastas ou caixas Serviço: Divisão de Administração Financeira e Patrimonial Área: Recursos Financeiros Série: Contas de Gerência Ano: 2003 Data de remessa para o Arquivo Intermédio: 2005 (Esta documentação será entregada no Arquivo Histórico em 2013). Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 20 .

isto é. ¾ Que documentos Os documentos a eliminar são aqueles que são indicados na Tabela de Selecção da Portaria e assinalados com E (Eliminação). em duplicado. Os casos omissos deverão ser assinalados à Chefe de Divisão de Documentação e Património Cultural que deverá apresentar um relatório ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo. ¾ Procedimentos a observar Aquando da eliminação dos documentos.Instruções 3. deve constar: • • • • a identificação do serviço que procede à eliminação a data de eliminação e o local o processo de eliminação utilizado a referência do diploma legal que autoriza a eliminação Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 21 . Do Auto de Eliminação. quando os documentos já se encontram no Arquivo Intermédio ou Arquivo Geral. ¾ Como A eliminação deve ser feita de modo que seja impossível a reconstituição dos documentos. Instruções para a eliminação de documentos de arquivo ¾ Quem Compete ao Arquivo Geral organizar e coordenar toda e qualquer eliminação de documentos produzidos e recebidos pelos diferentes serviços da SG. ¾ Quando A eliminação das séries documentais sem valor histórico deve ser feita logo que prescrevam os prazos de conservação em fase semi-activa. A escolha do processo de eliminação deve obedecer a normas relativas à confidencialidade e à racionalidade. no qual refere os documentos que quer eliminar e a fundamentação para a eliminação dos mesmos. é obrigatório o preenchimento de um Auto de Eliminação.3. de cuja operação fará prova.

Instruções • • a relação das séries documentais a eliminar as assinaturas dos responsáveis pelo arquivo e pelo organismo (Nomear). Um exemplar do Auto de Eliminação deve ficar arquivado na Divisão de Documentação e Património Cultural da Secretaria-Geral. Outro exemplar deve ser enviado ao Serviço dos Arquivos Intermédios do IAN/TT. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 22 .

1998. 1993. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 23 .Bibliografia BIBLIOGRAFIA Dicionário de terminologia arquivística. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo. Manual para a gestão de documentos.

pt francoise.agostinho@sg.pt Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 24 .pt mrosaria@sg.min-edu.min-edu.pt Arquivo Histórico Interlocutoras Fernanda Ano Bom Maria José Agostinho Françoise Le Cunff Extensão 2127 ou 2153 Correio electrónico fernanda.min-edu.Contactos CONTACTOS Arquivo Geral Interlocutoras Maria Elvira Evarista Maria Rosaria Rabaça Extensão 2110 ou 2157 Correio electrónico elvira.pt maria.evaristo@sg.anobom@sg.lecunff@sg.min-edu.min-edu.

.............. 19...... 6.........9......... 9.......................................... 9..... 8.......... 20 M medidas de conservação preventiva.......... 15............... 16....... 24 P prazos de conservação ..... 4 T Tabela de Selecção ............. 15.............................. 8............... 18 destino final .. 24 valor informativo ......................................................... 8.............. 9 fase semi-activa................. 13... 8....... 9... 10................................. 18 documentação de referência...... 11 memorandos.............. 24 terminologia ............ 8..............Índice Remissivo ÍNDICE REMISSIVO A arquivísticas.. 22 G Guia de Remessa de Documentos........ 17........... 17 prova ... 6 Arquivo Geral..................................................................3.. 19. 8......................4..... 22.... 24 R Regulamento de Conservação Arquivística .8........ 24 Formulários ............... 20 F fase activa ... 17........... 4.... 19 Arquivo Intermédio ......... 8....... 20......... Consulte Arquivo Histórico arquivos correntes . Consulte valor probatório valor histórico .... 21............ 20 Auto de Eliminação ................ 21 D Despachos ...... 17.............................. Consulte valor probatório valor probatório ....... 16................... 13................... 15.............................. 7.... 9..... 13............... 4 C ciclo de vida...... 24......... 17............. 6......... 4 L legislação ........ 14.... 18 N normas ........... 26 V valor administrativo....................................... 12 correspondência ................. 24..... 14............................4.................. Consulte Arquivo Geral Arquivo Morto .......................... 4.......... 20................................................................. 15... 24 procedimentos ............. 19........... Consulte valor histórico valor primário ...... 24 Arquivo Histórico..................... 9.... 14. Consulte valor histórico Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 25 ....... 13.......6 valor secundário .. 25 Auto de Entrega .................. 8.......................... 19..... 16 fase inactiva ........ 4...........18..

Anexo Anexo 1 Portaria de Gestão de Documentos nº 684/2006 Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 26 .

º 208/2002. Por outro lado. pelos Ministros da Educação e da Cultura. quer em termos de eficácia e de rentabilização de meios. permite a assunção mais objectiva das suas novas competências na salvaguarda da documentação com valor histórico. à semelhança da grande maioria dos serviços da Administração Pública. na sequência da missão e competências que lhe são atribuídas pelo Decreto-Lei n. gerador de custos e ineficiências que importa reduzir. entretanto. arquitectónico. de 17 de Outubro. o seguinte: 1. pedagógico ou cultural e na sua divulgação. inúmeras vantagens. sem qualquer valor patrimonial e com os prazos de conservação já prescritos. quer em termos de racionalização dos procedimentos de gestão documental e de gestão de espaços. de 10 de Dezembro. regulamentar a avaliação. A Ministra da Educação A Ministra da Cultura Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 27 . científico.º 12/2004.Anexo Ministérios da Educação e da Cultura Portaria nº 684/2006 A Portaria nº33/99.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação. assim. selecção e determinação dos prazos de conservação administrativa e a eliminação dos documentos produzidos pela Secretaria-Geral do Ministério da Educação. bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados. Nestes termos. 3. de 20 de Janeiro.º É revogada a Portaria nº33/99.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Educação. 2. A presente portaria visa. para as várias unidades orgânicas deste serviço central e para os seus arquivos. e no nº2 do artigo 2º do Decreto-Lei nº121/92. de 2 de Julho: Manda o Governo. A Secretaria-Geral do Ministério da Educação. A possibilidade de proceder à eliminação de conjuntos documentais. anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante. de 20 de Janeiro. Em … de … de 2006. representa. ao abrigo do disposto na alínea a) do nº 1 do artigo 1º do Decreto-Lei nº447/88. tornaram imperioso proceder à revisão da referida Portaria. tem vindo a assistir ao crescimento exponencial da documentação de arquivo. aprovou o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Educação. As alterações. introduzidas na estrutura orgânica da Secretaria-Geral pelo Decreto Regulamentar n. de 28 de Abril.

Avaliação 1. Âmbito de aplicação O presente regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida pela Secretaria-Geral do Ministério da Educação no âmbito das suas atribuições e competências.A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela Secretaria-Geral do Ministério da Educação. 4. Artigo 2º. Selecção 1. anexo I do presente Regulamento. aplicam-se por analogia. Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos. findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semi-activa. Artigo 3º. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 28 .Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo.Sempre que uma série não estiver prevista numa determinada actividade.O processo de avaliação dos documentos dos arquivos da Secretaria-Geral do Ministério da Educação tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação. de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.É da responsabilidade da Secretaria-Geral do Ministério da Educação a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa. adiante designado por IAN/TT. sob proposta da SecretariaGeral do Ministério da Educação. 3. a determinação do destino final dos documentos.Anexo Regulamento de Conservação Arquivística da Secretaria-Geral do Ministério da Educação Artigo 1º. 2.Os prazos de conservação são os que constam da Tabela de Selecção. as orientações estabelecidas para as séries homólogas constantes da tabela de selecção. 5.

Artigo 5º. 2.Findos os prazos de conservação em fase activa.A tabela de selecção deve ser submetida a revisões. Remessas para arquivo definitivo 1.Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 29 . de acordo com a tabela de selecção.Anexo 2.Os documentos e/ou a informação cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente. Remessas para arquivo intermédio 1. excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do nº2 do artigo 10º.As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais. a documentação com reduzidas taxas de utilização. de acordo com o estipulado na tabela de selecção. 2. Tabela de selecção 1. Artigo 6º. com vista à sua adequação às alterações da produção documental. 3.Para efeitos do disposto no nº2. ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio. Artigo 4º.As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que cada uma das unidades orgânicas da Secretaria-Geral do Ministério da Educação vier a determinar. deve a Secretaria-Geral do Ministério da Educação obter parecer favorável do IAN/TT. 2. enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional. mediante proposta devidamente fundamentada. deverá.A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental. deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário. b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida.A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico. 4. ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10º. 2. desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa no IAN/TT. 2. 3. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 30 . 5.Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na Tabela de Avaliação e Selecção. c) A guia de remessa será feita em triplicado. contudo. obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo.Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II ao presente Regulamento.Anexo Artigo 7º.A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10º. Artigo 8º. após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente. d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental. Eliminação de documentos 1. global ou parcialmente. Formalidades das remessas 1.As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5º e 6º devem obedecer às seguintes formalidades: a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova. deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. as séries documentais que entenderem. não se justificando a sua conservação permanente. ficando o original no serviço destinatário. as instituições podem conservar por prazos mais dilatados. sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem. a título permanente ou temporário.A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos. A sua eliminação poderá.

2. Formalidades da eliminação 1. Artigo 12º.Anexo Artigo 9º. bem como pelo responsável do arquivo. definidos internamente.O acesso e comunicabilidade dos arquivos da Secretaria-Geral do Ministério da Educação. atenderá a critérios de confidencialidade da informação. c) O referido auto será feito em duplicado.O modelo consta do anexo III ao presente regulamento. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 31 . autenticidade. segurança. de 2 de Julho. em conformidade com a lei geral. b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa.Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto na presente Portaria. nos termos do nº2 do artigo 5º do Decreto-Lei nº121/92. 2. nos termos legais. Artigo 11º. Acessibilidade e comunicabilidade 1.A substituição do suporte dos documentos é permitida desde que seja garantida a sua preservação. Fiscalização 1. ficando o original no serviço que procede à eliminação. durabilidade e consulta.As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8º devem obedecer às seguintes formalidades: a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial. sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento. Artigo 10º.A substituição do suporte dos documentos a que alude o nº2 do artigo 3º do presente Regulamento só pode ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT. Substituição do suporte 1.

(8) (6) 2 1(9) 3 3 Informação recuperável na série nº312. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Área temáticofuncional Administração e Gestão Destino Final Observações (1) 3(1) (2) 2 5 2 5 3 2 2 2 1 2 2 C C C C C C C E (4) CP (5) E CP (7) CP (7) E (8) E C C Após publicação Enquanto útil (2) (2) 5 3(3) 5 2 3 3 3 (6) (6) (3) Após revisão (4) Informação recuperável na Secretaria de Estado da Administração Pública. Documentação relativa à Comissão de Revisão dos Institutos Públicos Processos de candidatura a projectos de financiamento Planos e relatórios de actividades Processo relativo a greves Actas de reuniões Registo dos despachos enviados ao CIREP Despachos Circulares Guias de remessa de documentação Requisições de bens de consumo (duplicados) Registo da correspondência recebida Correspondência recebida Fase activa Fase semi-activa Nº de ref.Anexo 1 Tabela de Selecção Prazos de Conservação Série Documentos preparatórios à elaboração de diplomas legais Estudos preparatórios para a Sociedade de Informação e o Governo Electrónico Processo de acompanhamento da Reforma da Administração Pública Estudos preparatórios para a criação dos quadros privativos do M. (7) Conservar uma colecção de originais. (5) Enquanto vigorar. Após o encerramento do livro. Eliminar as convocatórias e as ordens de trabalho. (9) Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 32 .E.

disciplinares e de inquérito Autos de aposentação. acidentes de trabalho e acidentes de viação Registo e depósito dos estatutos das associações de estudantes do ensino não superior Memorandos de envio de estatutos de associação de alunos Registo e depósitos dos estatutos das associações de pais Memorandos de envio de estatutos de associação de pais Informações e pareceres (duplicados) Minutas de contratos Memorandos: assuntos gerais 3 3 3 5 5 5 5(1) 3 1(12) 1(12) 3 3 3 3 3 3 3 2 2 2 5 5 5 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 E (10) E (11) E C C C C C C C C C C C C E (13) E (13) (10) Informação recuperável na série nº208.17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 Assuntos Jurídicos Registo da correspondência expedida Copiador de correspondência expedida Protocolo da correspondência Processos de contencioso administrativo Processos nas instâncias jurisdicionais não administrativas Processos de impugnação administrativa Projectos de diplomas Estudos jurídicos Processos de averiguações. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 33 . Informação recuperável na série nº209. (13) Informação recuperável na série nº126. (11) (12) Após conclusão do processo.

Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 34 . 3 1 1 2 1 2 2 2 Informação recuperável na série nº71. (16) (15) (14) Informação recuperável na série nº7.34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 Contabilidade Guias de remessa de documentação Fichas de projectos e actividades Registo da correspondência recebida Correspondência recebida Registo de correspondência expedida Copiador de correspondência expedida Recursos financeiros Orçamento Projectos de orçamento Orçamentos Contas de gerência Pedidos de alteração orçamental Pedidos de antecipação de duodécimos Balancetes Guias de reposição e depósito Boletins de identificação de fornecedores Registo dos ficheiros enviados ao Sistema Central de Contabilidade Mapas de reconciliações bancárias (duplicados) Comunicações aos fornecedores dos pagamentos efectuados por transferência bancária Mapas auxiliares de pedidos de libertação de crédito Concursos de pessoal: informações de cabimento e memorandos Processos de restituição de valores Processos de autorização de despesa Documentos de receita 2 3 5 5 5 5 2 2 2 2 2 2 2 (2) 2 5 5 5 5 8 8 8 8 8 8 8 2 1 1 8 1 3 8 8 E (8) E (14) C C E (10) E (11) C C C C C C C E E E (15) E C E (16) E C C Informação recuperável nas séries nº126 e nº131.

Tesouraria 3 Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 35 . transferência e encerramento de contas bancárias Registo de entrada de receita por entidade 2 (2) 8 8 2 3 1 2 3 2 8 2 7 3 7 7 7 7 C E (1) C E (11) E (17) E E (18) C E (19) C E (19) CP E (1) C C C C C (19) (18) (17) 2 1 2 1(9) 1 2 1 2 1 3 2 3 3 3 (2) Informação recuperável na série nº197. Informação recuperável na série nº372.56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 Processo de cooperação com o Instituto do Ambiente Despachos de delegação de competências (duplicados) Processos de financiamento para formação de pessoal (Programa Operacional da Região de Lisboa e Vale do Tejo) Comunicação do valor das rendas de casa do Estado à Direcção-Geral do Património Mapas relativos ao trabalho extraordinário e de fim-de-semana Requisições e guias de entrega de bens de consumo Documentos relativos à rede global de telecomunicações (duplicados) Processos de saldos de gerência Processos de ajudas de custo (duplicados) Guias de reposição abatidas e não abatidas Processos de concurso de pessoal e de atribuição de subsídios de residência (duplicados) Balancetes de execução orçamental Processos relativos à publicação de subsídios no Diário da República Guias de desconto e receita Pedidos de autorização de pagamento Mapas de reconciliações bancárias Processos de abertura. Informação recuperável na série nº188.

(24) Após o abate ou alienação do equipamento. 2(21) 2 (2) Após o termo de encerramento do livro. 3 Informação recuperável na Direcção-Geral do Património. liquidação e gestão dos fundos de maneio Circulares da Direcção-Geral do Orçamento Ficheiro de inventário Mapas de inventário Ficheiro de bens de consumo corrente Ficheiro de fornecedores Ficheiro de assinaturas de livros e revistas Requisições oficiais Guias de entrega de material Autos de cedência de bens e equipamentos Processos de aquisição de bens e serviços Processos de abate de equipamentos Processos de manutenção e de reparação de equipamentos Registo das propostas de aquisição de bens e serviços Registo de contratos assinados com empresas Registo de facturas Registo de informações Processos de viaturas Modelos de recolha de dados (IRDCM) enviados à Direcção-Geral do Património 3 3 (6) (20) (20) (2) (2) (2) 7 7 3 3 7 8 1 1 1 1 3 2 C C E C C E E E E E C E CP (22) E (24) E E E E E E (26) (22) (21) (20) Em actualização permanente. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 36 . reconstituição. 3 2 (23) Conservar os autos de abate. (23) 1(9) 1(9) 1 1(9) (25) (9) (25) (26) Enquanto existir a viatura. Até o equipamento estar operacional.74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 Aprovisionamento e Património Guias de receita Constituição.

2 3 2 1(9) 2 2 2 2 1(9) 3 (2) (29) Conservar as actas de reuniões. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 37 . actas Fichas de projectos e actividades Guias de remessa de documentação Requisições de bens de consumo (duplicados) Registo de correspondência recebida Correspondência recebida Registo da correspondência expedida Copiador da correspondência expedida Protocolo da correspondência Recursos Humanos Balanço Social Documentação relativa ao Conselho Coordenador da Avaliação 5(12) 5 E 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 (27) 3 7 2 7 7 3 2 1 3 3 3 3 1 2 - C C E (28) C E E CP (7) CP (29) E (14) E (8) E C C E E E CP (30) C (27) Condicionado à vigência do contrato.94 Processos relativos a acidentes e transgressões c/veículos pertencentes e não pertencentes à frota da Secretaria-Geral Processos relativos a contratos de arrendamento Núcleo de Apoio TécnicoAdministrativo Orçamento: fichas de controlo. relatórios trimestrais e informações de alteração orçamental Contas de gerência (duplicados) Processos de cabimento e documentos anexos Pedidos de libertação de créditos Circulares da Direcção-Geral do Orçamento Despachos (duplicados) Reuniões de serviço: convocatórias. 3 3 3 3 (6) (6) (28) Informação recuperável na série nº42. ordens de trabalho. (30) Eliminar os elementos preparatórios.

(6) (6) 2 2 2 2 2 1(9) (20) 1(9) (32) Enquanto o funcionário se mantiver no serviço (33) (32) 5 (12) Conservar nos processos individuais. 2 (2) 2 (12) (20) Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 38 . (34) (31) (2) (2) Informação recuperável na série nº124.113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 Cadastro e Provimento Processos de implementação dos quadros privativos Listas de pessoal da SG por unidade orgânica Documentos de suporte ao carregamento da Base de Dados da Administração Pública (BDAP) Despachos (duplicados) Circulares da Direcção Geral do Orçamento Guias de remessa de documentação Registo de correspondência recebida Correspondência recebida Registo da correspondência expedida Copiador da correspondência expedida Protocolo da correspondência Ficheiros de pessoal Registo de abertura de processos individuais Processos individuais Processos de mudança de índice e de escalão Processos disciplinares Processos de reclassificação e reconversão do pessoal Processos de mobilidade de pessoal Processos de concursos Mapas dos funcionários distribuídos por serviços (2) 3 3 3 3 1 5 1 8 - C C E (31) CP (7) E E (8) E C E (10) E (11) E C C C C (33) C E (8) CP CP (34) C Conservar os documentos da abertura à decisão do procedimento.

(38) (2) 2 2 2 1 1 1 1 (20) (20) Conservar os memorandos sujeitos a despacho. (37) 1 ano após o termo de encerramento do livro. Informação recuperável na série nº161. (39) Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 39 .133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 Mapas de pessoal do quadro único Mapas de pessoal dirigente Listagens de pessoal contendo a data de atribuição dos escalões Listas de pessoal da Secretaria-Geral por unidade orgânica (duplicados) Mapas de assiduidade (duplicados) Documentos relativos ao Regime Jurídico de incompatibilidades e impedimentos de altos cargos públicos Despachos de afectação Certidões e declarações (duplicados) Livros de termos de posse e de aceitação Escalões enviados aos Vencimentos e à Informática Mapas das alterações da situação profissional dos funcionários Informações (duplicados) Avisos de concurso Memorandos (duplicados) Requisições de consulta dos processos Registos dos processos consultados Registos das fotocópias Inventário dos processos em arquivo Registos dos processos entrados no Arquivo do Cadastro (20) (35) (2) 2 2 2 3 3 1 2 2 2 2 1 - C C C E (36) E (37) C E (31) E C C E (28) E (31) E (31) CP (39) E E E C C (35) Até cessação das funções 2 3 2 2 2 (38) (36) Informação recuperável na série nº114.

3 1 3 1 2 Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 40 . atrasos) Pedidos de recuperação do vencimento de exercício perdido (duplicados) Informações (duplicados) Fichas dos funcionários beneficiários da ADSE Boletins de inscrição e alteração na ADSE Processos de Prestações Complementares Protocolos de envio de documentos de despesas a ADSE Protocolos de entrega de cartões da ADSE Registo de entrada dos recibos para a ADSE 1(9) 1 (20) 1 1 1 3 3 3 5 2 2 2 3 1 1 2 1 2 1 3 E E C E C E C C E C E E E C (33) E E (40) E C E E (19) E E E (40) 2 (20) 2 2 2 2 5 3 3 3 (6) 2 1 2 (20) Informação recuperável na série nº187. faltas.152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 Prestações complementares Assiduidade Requisições de bens de consumo (duplicados) Folhas de reparação de equipamentos Lista dos processos com informação sobre acidentes de serviço Registos biográficos (duplicados) Registo dos processos enviados Estatísticas dos trabalhos efectuados Relatórios de Educadores de Infância Autos especiais de contagem de tempo de serviço Registo de assiduidade Mapas de assiduidade Listas de antiguidade Boletins de justificação de faltas Mapas de férias Pedidos de horários especiais Justificação das ausências (tratamentos ambulatórios.

175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 Vencimentos e Abonos Listas de pessoal para processamento de vencimentos Boletins mecanográficos Folhas manuais de processamento (duplicados) Mapas de assiduidades (duplicados) Mapas com descontos para a segurança social e outras entidades Mapas das alterações da situação profissional dos funcionários (duplicados) Declarações de lavagens de viaturas Boletins de horas extraordinárias Processos de atribuição de prestações familiares Processos de atribuição de pensões de alimentos Processos de atribuição de subsídios vitalícios Processos de atribuição de pensões por morte Pedidos de recuperação do vencimento do exercício perdido Notas anuais de abono Folhas de vencimento e outros abonos Mapas auxiliares de pedidos de libertação de crédito (duplicados) Mapas de encargos de funcionários por serviço Circulares da Direcção Geral do Orçamento (duplicados) Propostas de promoção e progressão na carreira (20) 5 1 2 3 5 5 5 3 1 1 1 E C E (28) E (37) C E (28) E C C C C C C C C E (41) C E E (42) Informação recuperável nas séries nº127. 2 Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 41 . (6) (6) (6) 2 2 (32) 1 1 (6) Informação recuperável na série nº51. (42) (41) (37) 5 (2) 1 3 2 5 2 (6) Informação recuperável na série 161. nº131 e nº142.

Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 42 . 2 (6) 2 (32) 2 (44) (2) (44) (45) Até conclusão do processo. (9) 3 3 1 3 3 2 3 3 (46) Informação recuperável na série nº65. (43) Até publicação em Diário da República.194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 Expediente Geral Complementos de pensão da Caixa Geral de Aposentações (duplicados) Mapas de encargos dos quadros privativos Processos de aposentação Fichas anuais de abonos e descontos Autorizações para a realização de horas extraordinárias Documentos de suporte à elaboração das remunerações mensais dos guardas das escolas Documentos relativos à segurança social e outras entidades Declarações de identificação para efeitos de IRS Processos contenciosos de endividamento Guias de depósito validadas Registo de entrada das guias de reposição abatidas e não abatidas Guias de reposição abatidas e não abatidas (duplicados) Registo geral de correspondência recebida Registo de correspondência recebida com registo (com ou sem aviso de recepção) Registo geral de correspondência expedida Copiador geral de correspondência Sinopses da correspondência recebida (distribuição por serviços) Guias de entrega de correspondência expedida (colecção de modelos dos CTT) Protocolo de correspondência 2 3 (43) 1 2 5 3 2 3 5 2 2 2 2 1 2 2 E (19) C C C C C C E C E (45) E E (46) C E C C E E E (19) Informação recuperável na série nº188. Informação recuperável na série nº69.

nº188. Conservar os pareceres do Auditor Jurídico. Informação recuperável nas séries nº85. nº228.213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 Desenvolvimento Estatutário e Inovação Requisições de bens de consumo (duplicados) Processo relativo à elaboração da Carta da Qualidade Processo relativo à implementação do Modelo CAF Estudos sobre o clima organizacional da SG Despachos (duplicados) Informações (duplicados) Memorandos (duplicados) Fichas de projectos e actividades Requisições de bens de consumo (duplicados) Guias de remessa de documentação Registo de correspondência recebida Correspondência recebida Registo da correspondência expedida Copiador da correspondência expedida Protocolo de correspondência Desenvolvimento das Projectos de desenvolvimento de carreiras e de carreiras recursos humanos Propostas (duplicados) Pareceres e informações elaboradas na unidade orgânica Pareceres da Direcção Geral da Administração Pública Pareceres da Divisão dos Assuntos Jurídicos e do Auditor Jurídico (9) 1 3 5 1 2 1 3 3 3 3 2 2 2 2 5 E C C C CP (7) E CP (39) E (14) E E (8) E C E (10) E (11) E C E (48) C C CP (49) (49) (47) (48) (6) 2 5 5 (2) (2) 3 (9) 2 2 2 2 2 3 3(47) 3 3 3 5 Após conclusão do procedimento. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 43 .

documentação técnica e pedagógica Processos de acompanhamento de acreditação Estatísticas Propostas de formação (duplicados) Inventário do parque informático e licenciamentos Listas e memorandos relativos a bens de consumo (duplicados) Pareceres sobre aquisição de equipamentos e aplicações Manuais de procedimentos Informações.233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 Sistemas e tecnologias de informação Formação Orientações técnicas Processos de acompanhamento da aplicação do SIADAP Diagnóstico e avaliação das necessidades de formação Planos de formação Processos relativos à realização de acções de formação interna Processos relativos à realização de acções de formação externa Organização e controlo da execução das acções de formação (duplicados) Colecção de curricula dos formadores Manuais . propostas. memorandos e credenciais Despachos (duplicados) Processos de concursos públicos para aquisição de bens e serviços informáticos 3 5 3 2 2 2 2 (2) (6) 2 2 2 3 3 3 1 1 1 2 1 2 2 2 5 C C C C C C E (50) C C E C C C E C CP (7) C CP (7) CP (51) (51) (50) Informação recuperável na série nº54. (6) 2 2 3 2 3 (6) 1 2 5(47) Conservar as actas de reunião do júri. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 44 .

1 1 3 (44) 3 (9) (44) 3 3 Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 45 . salões e feiras Processos relativos à realização de sessões de informação (2) 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 C C E (14) E E C E E CP (7) C E (52) C C E C C C C C C C (52) 2 3 3 3 3 3 3 (6) (6) 1 (20) Informação recuperável na série nº131.252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 Relações Públicas Estudos técnicos Inquéritos à utilização das Tecnologias de Informação e Comunicação na Administração Pública Fichas de projectos e actividades Guias de remessa de documentação Registo de correspondência recebida Correspondência recebida Registo da correspondência expedida Copiador da correspondência expedida Despachos Despachos internos da Secretaria-Geral Documentação relativa a concursos Registo dos requerimentos Copiador de requerimentos Talões comprovativos de entrega de documentos Processos relativos à prestação de serviços ao cidadão Processo de implementação de um sistema de qualidade na Função Pública Processos relativos à satisfação dos utilizadores Livros de reclamações Processos de acompanhamento das reclamações Documentação relativa à participação em fóruns.

273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 Informação e Documentação Listas das escolas do Ensino Básico e Secundário Circulares e ofícios-circulares Sumários de legislação Memorandos de envio dos estatutos de associações de pais e estudantes Memorandos Estatísticas Fichas de projectos e actividades Guias de remessa de documentação Registo da correspondência recebida Correspondência recebida Copiador da correspondência expedida Correspondência recebida/expedida sem registo no Expediente Geral Instrumentos de descrição documental Fichas de identificação de utilizadores Requisições de documentação Listas de livros e revistas para assinaturas e aquisição Guias de entrega de livros e revistas Protocolos de doação de espólios documentais Protocolos de cooperação com outras Instituições Processos relativos à realização de sessões de informação internas e externas Processos de colocação/difusão de informações na Intranet (20) (6) (20) 3 2 3 2 2 2 2 2 1 1 1 2 3 - C C C E (53) CP (39) C E (14) E (8) E C E (11) C C E E C E C C C E Informação recuperável nas séries nº28 e nº30. (53) 2 3 2 3 2 3 3 3 3 (2) 1 1 (2) 2 3 (6) 2 (20) Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 46 .

2 3 5 3 5 (6) 1(12) Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 47 .294 295 296 297 298 299 300 301 302 303 304 305 306 307 308 309 310 311 312 313 314 315 Processos de cedência de montras para exposições temporárias Processos de elaboração de documentos gráficos Folhetos de divulgação de actividades Publicações produzidas na unidade orgânica Manuais técnicos elaborados na unidade orgânica Exames nacionais e de provas de aferição Sumários de legislação Processos relativos à satisfação dos utilizadores Estudos relativos à modernização de serviços públicos de informação Actas de reuniões organizadas na unidade orgânica Despachos Processos de aquisição de serviços (duplicados) Memorandos Informações (duplicados) Orientação para trabalhos de investigação Pedidos de estágios Guias de incorporação de documentação no Arquivo Histórico Autos de entrega de documentação Guias de remessa de documentação Autos de eliminação Planos de classificação Processos de avaliação de documentação 3 (2) 2 1 3 2 2 2 1 1 2 3 2 2 - E C CP (7) CP (7) CP (7) CP (7) C C C C CP (7) E (54) CP (39) E C C C C C C C C (54) 1 (2) (2) (2) (2) 2 3 3 (6) 3 2 2 (2) Informação recuperável na série nº85.

316 317 318 319 320 321 322 323 324 325 326 327 328 329 330 331 332 Equipamentos Educativos Regulamentos internos Estudos arquivísticos Processos relativos à organização de exposições culturais Mapas estatísticos Agradecimentos dos utilizadores Estatísticas do sector da reprografia/microfilmagem Fichas de projectos e actividades Requisições de bens de consumo (duplicados) Correspondência recebida Copiador de correspondência expedida Processos administrativos de projecto e construção de escolas Peças desenhadas do Arquivo Técnico Diagnósticos dos espaços para ciências experimentais: Inquéritos sobre os laboratórios do ensino secundário Processos relativos a segurança escolar Processos de concurso de fornecimento de mobiliário Educação pré-escolar: requisitos pedagógicos e técnicos Processos relativos à análise de áreas e custos de soluções de projecto de escolas do ensino básico e secundário Programas de concurso de mobiliário escolar e material didáctico para o apetrechamento de instalações escolares (6) 3 1(12) 2 3 3 3 2 3 3 10(55) (2) 2 3 2 2 2 2 2 10 5 5 2 C C C C C E E (14) E C E (11) C C C C C C C (55) Após conclusão do empreendimento. (2) (2) 10(12) 3 3 333 5(12) 2 C Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 48 .

346 (2) - C Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 49 .334 Processo sobre a Marca de Qualidade do LNEC para empreendimentos de construção Documentação relativa à participação em congressos. seminários e reuniões Actas de reuniões e pareceres da Comissão Técnica (CT 133) sobre a qualificação de empresas de construção em matéria de obras públicas Propostas e pareceres sobre o regulamento geral do ruído em edifícios Processos sobre a acessibilidade dos alunos deficientes e a eliminação das barreiras arquitectónicas Estudos geológicos/geotécnicos Documentação técnica de referência sobre caracterização de mobiliário escolar Processos de concurso de qualificação de mobiliário escolar Catálogos de materiais e amostras Processos de concurso de pré-qualificação de equipas projectistas para a elaboração de projectos de edifícios escolares Processos de concurso para o aquecimento de escolas Processos sobre a avaliação do parque escolar e a adequação de projectos de escolas Processos de elaboração de programas de espaços de instalações escolares e tipologias de escolas (2) - C 335 5 3 C 336 5 3 C 337 338 339 340 341 342 343 344 345 5(1) 5 5 (2) 5 5 5 10 5 5 5 C C C C CP CP (3) 10(12) (2) 5(56) 5(56) 5 C C C (56) Após conclusão do concurso. colóquios.

5 2 5 (6) 3 3 1(9) 3 Conservar os documentos referentes à formação feita por entidades externas à S.347 348 349 350 351 352 353 354 355 356 357 358 359 360 361 362 363 364 Processo de colaboração técnica com o LNEC em acções conjuntas Processos de preservação do património escolar Boletins de itinerários/Ajudas de custo Processos relativos à rede escolar Processos relativos ao Prémio Excelência do PEB/OCDE Processos sobre a participação do Ministério da Educação no programa PEB/Relações Internacionais Processos sobre a participação da área dos Equipamentos Educativos no PRODEP Processo relativo a propostas de aquisição de publicações Processos de aquisição de equipamento informático Despachos e ordens de serviço (duplicados) Propostas e pareceres (duplicados) Memorandos/Comunicações internas Informações elaboradas na unidade orgânica (duplicados) Circulares Processo relativo a formação de pessoal Documentos relativos a ADSE e Obras Sociais Requisições de bens de consumo Fichas de projectos e actividades 5 5(12) 2 (2) 5 5 3 5 5 5 2 2 5 1 5 2 2 1 2 C C E C C C C E C C C C C C CP (58) E E E (8) (57) 5(12) 5 10 3 3(57) (6) Após recepção do material.G. (58) Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 50 .

365 366 367 368 369 370 371 Guias de remessa de documentação Registo da correspondência recebida Copiador de correspondência expedida Instalações e Gestão Processos dos edifícios afectos ao Ministério da Patrimonial Educação Peças desenhadas dos edifícios afectos ao Ministério da Educação Processos de avaliação dos imóveis afectos ao Ministério da Educação Documentação relativa à participação no Fórum Estudante e no Salão Europeu do Estudante Processo de implementação da rede global de telecomunicações do Ministério da Educação Processo relativo à segurança em edifícios de tipo administrativo Credenciais para acesso ao edifício Relatórios diários elaborados pela Segurança Despachos e normas relativos à utilização de telefones do Estado e telefones pessoais Informações elaboradas na unidade orgânica (duplicados) Ofícios-circulares da Direcção-Geral do Património relativos à sucessão de arrendamentos Fichas de projecto e actividades Guias de remessa de documentação 2 3(9) 5 (2) 3 5 5 3 E E (4) C (6) C C C C (2) 10 3 372 373 374 375 376 377 378 379 380 5 (2) (6) 5 1 5 2 2 - C C E E E C E E (14) E (10) 2 (6) 5 1 3 2 Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 51 .

381 382 Registo de correspondência recebida Copiador da correspondência expedida 3 3 2 2 E E (11) C: Conservação CP: Conservação Parcial E: Eliminação Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 52 .

compra.Local.11 O representante de ------------------------------------------. e assinado pelos representantes das duas entidades. --------------------------. 12 .3 e ----------------------------------------------------. acessibilidade e sua comunicação.8 e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos. doação.12 ------------------------------------------------(Assinatura) 1 2 -------------------------------------------(Assinatura) . dando cumprimento ----------------------------------------. feito em duplicado.Designação da entidade remetente. 9 .4.7 conforme consta na Guia de Remessa em anexo que. -------.Nome e cargo do responsável da entidade remetente. 8 . depósito.de -------.Nome e cargo do responsável da entidade destinatária. rubricada e autenticada por estes representantes. fica a fazer parte integrante deste auto. podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico no que respeita à conservação. O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de -----------------------------------------------------------------. 11 .6 da documentação proveniente de -----------------------------------------------. procedeu-se à ----------------------------------.Data.Designação da entidade destinatária. incorporação. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 53 .Anexo Anexo II Auto de Entrega (a preencher em duplicado) Aos -----. 6 . Da entrega lavra-se o presente auto.1.9.5.Natureza do acto: transferência.Designação da entidade remetente. 10 .2 perante ------------------------------------------------------------------. 4 .de ---------------------------.dias do mês de --------------. . 3 .Diploma legal ou despacho que autoriza o acto.10.Designação da entidade destinatária. etc. O representante de -------------------------------------------------. no ----------------------------. 7 .Data.Designação da entidade destinatária.de --------------. 5 .

Anexo Guia de Remessa de documentos (a preencher em triplicado) Entidade Remetente Remessa de Saída nº: Data: Responsável: Entidade Destinatária Remessa de Entrada nº: Data: Responsável: Identificação do Arquivo Fundo: Série: Tabela de Selecção – Refª. Datas extremas: Número e Tipo de Unidades de Instalações Pastas Caixas Livros Maços Rolos Outros Suporte Documental Papel Microfilme Magnético Outro Dimensão Total (em metros lineares): Nº. Tipo Título Cota Datas extremas Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 54 .

15 . procedeu-se à venda/inutilização por --------. na presença dos baixo assinados. documentos a seguir identificados: Identificação do Arquivo Fundo: Série: Tabela de Selecção – Ref.de ---------------------.Local.16. em ---------------15 . maceração.Anexo Anexo III Auto de eliminação nº Aos ------dias do mês de---------------de -------------. Número e Tipo de Unidades de Instalações Pastas Caixas Livros Suporte Documental Papel Datas extremas: Maços Rolos Outros Microfilme Magnético Outro Dimensão Total (em metros lineares): Unidades de Instalação Título Datas extremas Cotas O Responsável pelo Arquivo _______________________________ 13 14 O Responsável pela Instituição _________________________________ . incineração. 16 . 17 .13.Data.14. no(a) ----------------------------------------------. Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 55 ./ ------.Forma de eliminação utilizada: trituração.17.Designação do serviço responsável pela custódia da documentação-arquivo.Diploma legal que autoriza o acto. . e disposições da Tabela de Selecção. de acordo com artigo(s) ----------da Portaria nº -----.

Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 56 .

Secretaria-Geral do Ministério da Educação Arquivo Histórico 57 .

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