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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCÓ
INDICADORES DE GESTIÓN PROCESOS
PROCESO MACROPROCESO RESPONSABLE

POR GESTION DE CALIDAD

CÓDIGO VERSIÓN FECHA

C-CAL-01 V5 27/09/2011

GESTION DE CALIDAD GERENTE DE CALIDAD

INDICADORES
INDICADOR EFICACIA Auditorias realizadas OBJETIVO Medir el cumplimiento de las auditorias programadas Verificar la eficacia de las acciones formuladas OBJETIVO Medir la participacion de los auditores capacitados por la Universidad FÓRMULA Nùmero de auditorìas realizadas/nùmero de auditorìas programadas

Eficacia y acciones INDICADOR EFICIENCIA Participacion de Auditores

(acciones cerradas / acciones formuladas)*100 FÓRMULA Auditores que participaron en auditorias/Total auditores certificados

Mejoramiento del SIDEGIN PROCESO MACROPROCESO RESPONSABLE INDICADOR EFICACIA Boletines informativos Periódico Institucional editado INDICADOR EFICIENCIA Actualización página web INDICADOR EFECTIVIDAD Visitas página web Visitas Canal de tv virtual Miembros en Grupo o Red Social UTCH en facebook PROCESO MACROPROCESO

(Acciones correctivas, preventivas y de mejora Medir el grado de definición de acciones en el ejecutadas / Total acciones correctivas, preventivas Sistema de Gestión de la Universidad y de mejora definidas) *100

GESTION DE COMUNICACIÓN
GESTION ESTRATEGICA JEFE DE PRENSA Y COMUNICACIONES INDICADORES OBJETIVO Medir la producción de boletines informativos semestralmente Medir número de ediciones del periódico institucional anual OBJETIVO Medir el número de actualizaciones realizadas a la página web x trimestre OBJETIVO Medir el número visitas mensuales a la página web Medir el inceremento en el numero visitas trimestralmente a la página web del canal Medir el numero de miembros registrados en el Grupo

CÓDIGO VERSIÓN FECHA FÓRMULA

C-COM 01 V-5 09/10/2011

Número de boletines realizados / número de boletines programados x 100 # de ediciones realizadas / # de ediciones programadas x 100 FÓRMULA # de actualizaciones realizadas / # actualizaciones programadas x 100 FÓRMULA Número de visitas mes actual -Número de visitas mes anterior No visitas trimestre actual-No visitas trimestre anterior Número de miebros mes anterior -Número de miembros mes actual CÓDIGO VERSIÓN C-BYS-01 5

GESTIÓN DE BIENES Y DE SERVICIOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA

No de seguimientos a procesos y procedimientos realizados / No de seguimientos a procesos y procedimientos programados FÓRMULA No. de auditores capacitados. de proveedores superior con calificación a 80 puntos / Total de proveedores evaluados)*100 CÓDIGO VERSIÓN FECHA FÓRMULA No.RESPONSABLE INDICADOR EFICIENCIA Plan de Compra VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO INDICADORES OBJETIVO Controlar que los estimativos de precios se ajuste cada vez mas a la realidad del mercado Medir la actualización del inventario de los bienes adquiridos por la Institución. de auditores realizando auditorìas / No. INDICADOR EFICIENCIA Eficiencia en la utilizaciòn del Evaluar el recurso humano disponible para recurso humano. Gestiòn de Control. de planes de mejoramiento subsanados / No. GESTION DOCENCIA GESTION DOCENCIA VICERRECTORA DE ACADEMICA INDICADORES OBJETIVO Medir la percepción de estudiantes con respecto al desempeño del docente Determinar el porcentaje de docentes capacitados de acuerdo al Plan de Capacitación Institucional Conocer las condiciones de calidad de los programas Académicos OBJETIVO Conocer los estudiantes mayor al percentil 75 en la prueba Identificar el N° de horas asignadas a la docencia Programas autoevaluados INDICADOR EFICIENCIA Resultados satisfactorios proebas ECAES Horas de docencia asignadas PROCESO MACROPROCESO RESPONSABLE EFICACIA GESTION DE EXTENSION Y SERVICIOS GESTION DE EXTENSION VICERRECTOR DE EXTENSION INDICADORES OBJETIVO . de auditorìas internas realizadas / No. de planes de mejoramiento concertados. Director de Control Interno. INDICADOR EFECTIVIDAD Planes de mejoramiento concertados PROCESO MACROPROCESO RESPONSABLE INDICADOR EFICACIA Satisfacciòn de estudiantes con docentes Profesores capacitados OBJETIVO Medir la efectividad del mejoramiento. INDICADORES OBJETIVO Evaluar el cumplimiento del Plan de Auditorìas y seguimientos a procesos y procedimientos OBJETIVO FECHA 07/10/2011 FÓRMULA (Valor de las compras realizadas en trimestre / Valor de compras programadas en el trimestre)*100% (No. realizar las Auditorìas. OBJETO Realizar seguimiento a los proveedores en cuanto al cumplimiento de requisitos establecidos por la institución. De bienes adquiridos)*100 FÓRMULA (No. De bienes inventariados/ No. de auditorìas programadas. FÓRMULA No. CÓDIGO VERSIÓN FECHA FÓRMULA N° de estudiantes satisfechos/ Total de estudiantes encuestados*100 Docentes capacitados /Total de docentes *100 N° de programas autoevaluados/N° total de programas FÓRMULA N° de estudiantes con percentil mayor a 75/N° de estudiantes que presentaron la prueba N° de horas asignadas a la docencia/N° total de horas vinculadas * 100 CÓDIGO VERSIÓN FECHA FÓRMULA C-EXS-01 7 27/09/2011 C-DOC-01 2 02/09/2011 C-CIN-01 V4 03/04/2011 Control de inventarios INDICADOR EFECTIVIDAD Evaluación a proveedores PROCESO MACROPROCESO RESPONSABLE INDICADOR EFICACIA GESTIÓN DE CONTROL INTERNO Indice de cumplimiento de Programa de Auditorìa.

Grado de cumplimiento de casos Cumplimiento de prácticas acadèmicas en el CMUTCH Convenios establecidos EFICIENCIA Conocer el grado de cumplimiento de los casos Medir el nivel de cumplimiento de solicitudes de prácticas demandas Medir el grado de gestión de convenios OBJETIVO Nº de casos resueltos/Nº de casos aceptados No de practicas realizadas / No de pràcticas demandadas No de convenios formalizados / No de convenios gestionados FÓRMULA No de solicitudes atendidas/Total de solicitudes demandadas FÓRMULA Nº de ususarios satisfechos/No. De docentes con Medir la calidad de los docentes y el esfuerzo tiempo y catedraticos llevandolos a tiempo Maestria TC E por tener personal capacitado. Medir la calidad de los docentes y el esfuerzo por tener personal capacitado. De ususarios encuestados Nº de egresados satisfechos/Nº de egresados encuestados N° de encuesta con calificación ≥4/Número de encuesta aplicadas CÓDIGO VERSIÓN FECHA FÓRMULA Actividades ejecutadas / Programadas C-DEI-01 V-5 10/10/2011 Oportunidad en la prestaciòn Medir la oportunidad del servicio de graficas de servicios demandados universitarias EFECTIVIDAD Satisfación con las Asesorías Contables Grado de satisfacción del egresado Grado de satisfacción del cliente del Auditorio PROCESO MACROPROCESO RESPONSABLE INDICADOR EFICACIA Revisión por la dirección: OBJETIVO Medir la satisfaciòn de los usuarios con los servicios de asesorías Medir la satisfacción de los egresados Medir la satisfacción del cliente GESTIÓN DIRECTIVA Y DESARROLLO INSTITUCIONAL GESTION ESTRATEGICA JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN Indicadores OBJETIVO Medir el Nivel de cumplimiento de las actividades programadas en las revisiones por la dirección que se realizan en la Universidad tecnologica del Choco Medir la ejecución de las actividades programadas en el plan operativo de la institución. OBJETIVO Medir la participación de los convenios en el presupuesto de la Institución Medir la participación de las Rentas propias en el presupuesto de la Institución Area m2 / Numero de alumnos Obra ejecutada / Obras programadas FÓRMULA Numero deAdministrativos /no. completo Cobertura de estudiantes en Medir la cobertura de la institución en No de studiante Matriculados en pregrado pregrado pregrado semestralmente Distribucion racional de las aulas de clase Avance fisico y financero de las obras en ejecución INDICADOR EFICIENCIA Relación Administrativo por Docente INDICADOR EFECTIVIDAD % en convenios en el presupuesto anual de la UTCH % en rentas propias en el presupuesto anual de la UTCH PROCESO Capacidad de las intalaciones de la UTCH Medir los avances de las obras que estan ejecutando en el momento. OBJETIVO Medir la Relación administrativo . Cumplimiento del plan operativo No.docente. De docentes en TCE FÓRMULA Sumatoria del valor de los contratos / Presupuesto total de la Institución Sumatoria de las rentas propiasos / Presupuesto total de la Institución CÓDIGO C .DON-01 GESTION DOCUMENTAL Y NORMATIVA . De docentes con Doctorado TC E Actividades ejecutadas / Programadas Sumatoria de los docentes con Doctorado + medio tiempo y catedraticos llevandolos a tiempo completo Sumatoria de los docentes con Maestria + medio No.

de radicados recibidos )*100 (No. De documentos históricos digitalizados / No. De documentos transferidos al archivo central) *100 CÓDIGO VERSIÓN FECHA FÓRMULA * presupuesto de ingresos ejecutado/ presupuesto de ingresos programado * presupuesto de gastos ejecutado/ presupuesto de gastos programado * presupuesto de ingresos recaudados mes/ presupuesto de ingresos programado mes * presupuesto de gastos ejecutados mes/ presupuesto de gastos programado mes FÓRMULA * informes contables presentados/informes contables a presentar CÓDIGO VERSIÓN FECHA C-GIT-001 VERSION 4 07/07/2011 C-FIN-01 4 03/06/2011 GESTION FINANCIERA GESTION ADMINISTRATIVA JEFE FINANCIERO INDICADORES OBJETIVO Determinar el nivel de cumplimiento del presupuesto de ingresos Determinar el nivel de cumplimiento del presupuesto de gastos Determinar el nivel de recaudo Determinar el nivel de ejecucion de gastos mensual OBJETIVO Oportunidad de los informes Determinar la presentación oportuna de contables informes contables PROCESO MACROPROCESO RESPONSABLE INDICADOR EFICACIA Restablecimiento de los servicios informatico y de comunicaciones Mantenimiento de equipos informaticos y de comunicaciones Rescuperacion de equipos INDICADOR EFICIENCIA GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE TELECOMUNICACIONES GESTION ADMINISTRATIVA JEFE DE INFORMATICA INDICADORES OBJETIVO Mantener los servicios informaticos y de comunicaciones en optimo funcionamiento Conservar los equipos informaticos y de comunicaciones en funcionamiento Recuperar los equipos informaticos y de comunicaciones averiados OBJETIVO FÓRMULA Servicio informaticos y de comunicaciones restablecidos / servicios informaticos y de comunicaciones caidos Equipos con mantenimiento preventivo/ total de equipos en la utch Equipos recuperados/ total de equipos dañados en la utch FÓRMULA . de expedientes ingresados a la base de datos / No. de direccionamientos erróneos / No. de series consignadas en las TRD) *100 FÓRMULA (No. de expedientes abiertos en medio físico por dependencia / No.MACROPROCESO RESPONSABLE INDICADOR EFICACIA manejo eficaz de las comunicaciones Organización de los expedientes en el archivo central Cumplimiento de la aplicación de las TRD INDICADOR EFICIENCIA Documentos históricos conservados en otros soportes PROCESO MACROPROCESO RESPONSABLE INDICADOR EFICACIA Nivel de cumplimiento del presupuesto de ingresos Nivel de cumplimiento del presupuesto de gastos Nivel de recaudo Nivel de ejecucion de gastos mensual INDICADOR EFICIENCIA GESTION DOCUMENTAL Y NORMATIVA SECRETARIA GENERAL INDICADORES OBJETO No errores en tramite de entrega de comunicaciones internas y externas alistamiento de documento para proceso de digitalizacion Organización de los expedientes en el archivo central OBJETO Grado deterioro del documento original VERSIÓN FECHA V-4 03/07/2011 FÓRMULA (No. de expedientes custodiados ) *100 No.

01 4 16/11/11 6 Mayo DE 2011 C-INV-01 4 GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN Vicerrector (a) de Investigaciones INDICADORES OBJETIVO Jovenes Investigadores Evaluar la Proporcion de Jovenes aprobados por COLCIENCIAS Investigadores aprobados por COLCIENCIAS con base en lo planificado por con base en lo planificado por año. La publicacion de articulos de investigacion en la UTCH La ejecución de proyectos de investigacion en la UTCH LOGISTICA EDUCACTIVA GESTIÓN ADMINISTRATIVA JEFA BIBLIOTECA INDICADORES OBJETIVO Medir y controlar el cumplimiento de los objetivos propuestos OBJETIVO FÓRMULA Porcentaje de eficacia alcanzado %E ficacia = S pres/ S sol *100% S pres= Servicios prestados S sol= Servicios solicitados FÓRMULA Porcentaje de eficiencia alcanzado . Articulos producto de investigacion.Pertinencia %E fectividad = Clientes que aplican el servicio. INDICADOR EFICACIA Gupos escalafonados en COLCIENCIAS INDICADOR EFECTIVIDAD Libros producto de Investigacion por año. OBJETIVO La publicación de libros de investigacion en la UTCH por año.Recursos Tecnicos %Efcia = Rtecutilizado/ Rtecdispo*100% Medir y controlar la productividad con la cual Administrar y ejecutar los Rtecutlizado = Recursos tecnicos utilizados se administraron los recursos de logistica R tecdisponibles= Recursos tecnicos disponibles recursos para la prestación de educativa. año. Proyectos de investigacion PROCESO MACROPROCESO RESPONSABLE INDICADOR EFICACIA .optimizacion de respuesto para equipos informaticos y de comunicaciones INDICADOR EFECTIVIDAD Efectividad en la recuperacion de equipos informaticos y de PROCESO MACROPROCESO RESPONSABLE INDICADOR EFICACIA Reparar los equipos informaticos y de comunicacion optimizando la utilizacion de los repuestos OBJETIVO Determinar la sastifaccion de los usarios por la recuperacion de sus equipos Repuestos utilizados en la recuperacion de equipos/total stock de repuesto FÓRMULA Usuarios sastifechos/total equipós de informatica y de comunicación recuperados CÓDIGO VERSIÓN FECHA FÓRMULA # de jovenes investigadores por COLCIENCIAS por año/# de jovenes investigadores programados por año. FÓRMULA Nº de Grupos escalafonados / Nº Grupos Registrados en colciencias FÓRMULA Nº de libros publicados / Nº de libros Producidos.cientifico. profesional y tecnico/clientes que solicitan el servicio * 100% . para la obtención de los resultados .Cumplimiento DE LOS SERVICIOS al cliente INDICADOR EFICIENCIA OBJETIVO Proporción de grupos escalafonados en COLCIENCIAS. Nº de proyectos ejecutados / Nº de proyectos gestionados CÓDIGO VERSIÓN FECHA C-LED . Nº de articulos prublicados / Nº articulos producidos por año.Satifaccion INDICADOR EFECTIVIDAD OBJETIVO Satisfacción al cliente Medir la satisfacción del cliente S sat= Servicios satisfechos S pres= Servicios prestados .Recursos Fisicos un buen servicio del proceso y cumplimiento del objetivo %Efcia = Rfisutilizado/ Rfisdispo*100% Rfisutilizado= Recurso fisico utilizado Rfisdispo = Recurso fisico disponible FÓRMULA Porcencentaje de efectividad alcanzado .

demandas) CÓDIGO VERSIÓN FECHA FÓRMULA Nro. trabajo tomar medidas preventivas y correctivas PROCESO MACROPROCESO GESTION DE REGISTRO Y CONTROL GESTION DE DOCENCIA . Para medir cantidad de Decisiones judiciales que han sido fallados a favor de la Universidad OBJETIVO Numero de tutelas presentadas por violación al derecho de petición / Numero de tutelas Numero de procesos fallados a favor de la U FÓRMULA N° de encuesta con calificación ≥4/N° de encuestas realizadas FÓRMULA Tiempo utilizado en responder/Tiempo asignado para responder (Tutelas. Capacitaciones realizadas sobre nro capacitaciones programadas C-HUM . Nivel bueno 279-372 puntos + nivel excelente 373-465 puntos sobre el numero de trabajadores encuestados N° de inspecciones realizadas sobre n° de inspecciones programadas CÓDIGO VERSIÓN C-GRC -01 5 Clima laboral Medir el clima laboral de los empleados de la institución Inspecciones a los puestos de Verificar las condiciones de trabajo y salud. INDICADORES OBJETIVO Evaluación el cumplimiento del plan de capacitación sobre desempeño laboral Evaluación el cumplimiento del plan de capacitación sobre desempeño laboral Nro.PROCESO MACROPROCESO RESPONSABLE INDICADOR EFICACIA Tutelas presentadas en contra de la Universidad por violación al Derecho de Petición Decisiones judiciales a favor de la Universidad INDICADOR EFICIENCIA GESTIÓN JURÍDICA ASESOR JURÍDICO GESTIÓN JURÍDICA CÓDIGO VERSIÓN FECHA FÓRMULA C-JUR .05 v5 07/09/11 satisfacción de la comunidad Para medir la satisfacción de la comunidad Universitaria en cuanto a la Universitaria en cuanto a la asesoría Jurídica asesoría Jurídica INDICADOR EFECTIVIDAD OBJETIVO Excelentes resultados en Medir el rendimiento en cuanto al cuanto a los procedimientos procedimiento interno de la Oficina Jurídica internos de la Oficina Jurídico PROCESO MACROPROCESO RESPONSABLE INDICADOR EFICACIA Índice de cumplimiento plan de capacitación Índice de cumplimiento plan de capacitación salud ocupacional GESTION HUMANA GESTION HUMANA GRUPO DE TALENTO HUMANO Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS. Acciones Populares. Capacitaciones realizadas sobre nro capacitaciones programadas Desempeño laboral INDICADOR EFECTIVIDAD Accidentes de trabajo Medir la eficacia en el desempeño del talento humano OBJETIVO Para prevenir los accidentes de trabajo Porcentaje del personal calificado satisfactoriamente sobre total personal calificado FÓRMULA N° accidentes de trabajo reportados sobre n° promedio de trabajadores Numero de trabajadores que según la encuesta están en las 2 escalas más altas de 4.01 3 10/11/11 INDICADORES OBJETIVO Para medir cuantas son las tutelas que son presentadas en contra de la Universidad por violación al Derecho de Petición.

RESPONSABLE INDICADOR EFICACIA Tasa de absorción de estudiantes JEFE DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO INDICADORES OBJETIVO Medir el número de estudiantes admitidos que se matriculan en los diferentes programas academicos.Oficina de Planeación y Gestión de Calidad. OBJETIVO Disminuir el numero de quejas y reclamos relacionados con el proceso de sistematización. . OBJETIVO Medir el nivel de satisfaccióncon la oportunidad en el servicio Nivel de satisfaccion de los clientes con la calidad de los servicios Medir la atencion al cliente Atencion al cliente Fuente. Conocer el grado de cumplimiento en la realización de solicitudes de constancias y certificados. FECHA FÓRMULA 01/06/2011 (# de estudiantes nuevos matriculados en pregrado y postgrado / # admitidos)*100 (Numero de solicitudes de certificados y constancias atendidas vencidas / numero de solicitudes recepcionadas vencidas) x 100 FÓRMULA Nº de quejas y reclamos sobre el sistema CÓDIGO VERSIÓN FECHA FÓRMULA Cantidad de PQRS respondidas fuera del tiempo/Total PQRS FÓRMULA (Número de encuestados insatisfechos con la oportunidad / Número de encuestados)*100 (Nº de encuestas con satisfaccion en calidad/encuestas aplicadas)*100 (Encuestas con insatisfaccion en la atencion/Encuestas realizadas)*100 C-REC-01 V-3 22/10/2010 Atención de solicitudes INDICADOR EFECTIVIDAD Quejas y reclamos PROCESO MACROPROCESO RESPONSABLE INDICADOR EFICACIA Cumplimiento de terminos legales de atención a PQRS INDICADOR EFECTIVIDAD Oportunidad en la atencion Calidad en el servicio GESTION RELACION CON EL CLIENTE GESTION ESTRATEGICA COORDINADOR OFICINA ATENCION AL CLIENTE INDICADORES OBJETIVO Medir el cumplimiento de los terminos legales de respuesta a las PQRS.