CAPITOLUL 6 NEGOCIEREA ÎN PROCESUL DE APROVIZIONARE 6.

1 CONŢINUTUL NEGOCIERII Negocierea poate fi considerată ca fiind un proces desfăşurat în trei etape, astfel:  etapa de prenegociere;  etapa de negociere propriu-zisă, adică de întâlnire a părţilor; etapa postnegociere Etapa de prenegociere are un caracter de pregătire, ocazie cu care se colectează şi se analizează informaţiile, se stabilesc obiectivele urmărite şi se fundamentează strategiile care se vor aplica. Nu toate negocierile necesită acelaşi efort de pregătire, în sensul că timpul necesar pregătirii depinde de complexitatea negocierii şi de importanţa acesteia pentru firmă. Colectarea informaţiilor necesare negocierii Informaţiile necesare pentru a pregăti o negociere sunt proprii fiecărei situaţii. Tipul informaţiilor care se colectează depinde de circumstanţele negocierii. Principalele întrebări care trebuie adresate celeilalte părţi în cazul unei negocieri de aprovizionare se referă la următoarele aspecte: • La înţelegerea curentă (în situaţia în care aceasta există):

 Care este durata actualei înţelegeri?  Ce informaţii privind preţul sunt disponibile?  Dacă furnizorul a onorat la timp livrările?  Ce probleme s-au ridicat pe parcursul negocierii? • Aspecte privind livrările:

 Cu ce frecvenţă dorim să trimită furnizorul materiile prime?  În ce cantitate?  Cine răspunde de ambalare? • Aspecte financiare:

 În ce monedă se face tranzacţia?  Care sunt condiţiile de plată?  Dacă furnizorul solicită plata în rate şi dacă acestea pot fi negociate?

legislaţia cărei ţări stă la baza încheierii contractelor?  Dacă cerinţele firmelor cumpărătoare sunt clar stabilite? • Aspecte privind persoanele care vor negocia:  Cine sunt persoanele cu care se va negocia (persoane individuale sau o echipă)?  Au aceste persoane autoritatea de a ajunge la o înţelegere?  Care va fi componenţa echipei noastre? • Aspecte generale:  Care sunt punctele şi lipsurile noastre?  Care sunt punctele forte şi lipsurile celeilalte părţi?  Pe ce durată se va încheia contractul?  Cât timp avem la dispoziţie pentru a ajunge la o înţelegere cu furnizorul? În pregătirea negocierii trebuie luate în considerare următoarele aspecte: • Care sunt obiectivele negocierii. preţul mai bun poate avea prioritate medie. • Cât de importante sunt pentru firmă obiectivele urmărite? De exemplu. adică ce dorim să obţinem prin negociere? Obiectivele negocierii trebuie stabilite bazat pe evaluarea situaţiei generate de informaţiile disponibile. livrarea rapidă de către furnizor a materiilor prime poate avea prioritate maximă. Tendinţa negociatorilor cu experienţă este de a stabili pentru fiecare obiectiv o limită inferioară şi una superioară. adică nu numai un singur nivel dorit. . Posibilităţile privind nivelul pretenţiilor celor două părţi se poate exprima grafic conform Figurii (a) şi (b). Dacă se aplică reduceri pentru plata în avans? • Aspecte contractuale:  Cine răspunde de asigurarea informaţiilor?  La ce nivel sunt asigurate materiile prime?  În situaţia în care partenerii sunt din ţări diferite. iar îmbunătăţirea calităţii o prioritate minimă • Care este nivelul pretenţiilor fiecărei firme? Pretenţiile fiecărei firme constituie punctul de plecare în negociere.

 analiza poziţiei celeilalte părţi. a dorinţei acesteia de a colabora. faza de discuţii. colectarea unor informaţii suplimentare şi analiza acestora. Există şi alţi factori care influenţează desfăşurarea negocierii. faza de ajungere la o înţelegere.  clarificarea problemelor.  abordarea conflictului în mod creativ. Punctele forte şi lipsurile nu se referă numai la poziţia în negociere a celor două părţi.  testarea poziţiei celeilalte părţi.  faceţi de la început declaraţii scurte. Faza de introducere În această fază un negociator de succes acordă atenţie următoarelor aspecte:  crearea unei atmosfere propice pentru a ajunge la o înţelegere (amenajarea spaţiului în care se poartă discuţiile.  stilul de negociere. esenţiale.  menţinerea concentrării şi a controlului discuţiei. ajungerea la o înţelegere. .  experienţa în negociere. Această etapă comportă următoarele faze: • • • faza de introducere. cum ar fi:  abilitatea de a evita conflictul.  validarea presupunerilor făcute. Elemente esenţiale pentru această fază:  nu întârziaţi la întâlnire.Practica a dovedit că un negociator de succes trebuie să-şi cunoască punctele forte şi să influenţeze părerile celeilalte părţi în această direcţie.  utilizarea întrebărilor. Etapa de negociere propriu-zisă constă în discuţiile purtate între cele două părţi (furnizorul şi cumpărătorul).  căutaţi aspectele pozitive formulate de cealaltă parte. evitarea conflictului).

2 FORMAREA SPECIALIŞTILOR PENTRU NEGOCIERE ŞI CALITĂŢILE NECESARE . în locuri stabilite în prealabil. care necesită prezenţa faţă în faţă a partenerilor. • Negocieri prin întâlniri directe. Pe parcursul discuţiilor se recomandă următoarele:  dacă discuţiile intră în impas trebuie să încercaţi să sugeraţi o soluţie pentru a-l depăşi. Faza de discuţii Această fază deţine cea mai mare durată din toată negocierea. • 6. care sunt cele mai operative şi necesită costuri mai mici. telexuri. Negocierile în procesul de vânzare-cumpărare se prezintă sub următoarele forme: • • Negocieri prin corespondenţă (e-mail. cu scopul definitivării prin tratative a obiectului contractului. respectiv a firmei cumpărătoare. Negocieri telefonice. Faza de ajungere la o înţelegere Dacă pe parcursul discuţiilor cele două părţi ajung la o înţelegere atunci negocierea se încheie. a condiţiilor de colaborare şi de încheiere a contractului. Negocierea mixtă. colaborează de mai mult timp şi există încredere reciprocă între aceştia. nu luaţi rapid decizii. Această formă se poate folosi în următoarele sitauţii:  Procesul de vânzare-cumpărare se referă la produse deja cunoscute de către parteneri sau la produse standardizate  Partenerii se cunosc bine. Etapa postnegociere implică implementarea înţelegerii în cadrul firmei furnizoare. După încheierea negocierii fiecare parte trebuie să manifeste preocupare pentru ca înţelegerea să fie implementată. faxuri emailuri etc). În cazul în care implementarea este necorespunzătoare atunci relaţia dintre cele două părţi va avea de suferit.  evitaţi discuţiile prin care atacaţi sau blamaţi cealaltă parte. scrisori.  evaluaţi pe parcursul discuţiilor starea în care se află cealaltă parte şi ce doreşte să obţină în continuare. care îmbină formele menţionate anterior.  stabiliţi periodic un rezumat al discuţiilor pentru a evita confuzii ulterioare.

Un bun negociator are următoarele calităţi: • • • • • are capacitatea de a asculta şi stăpânirea de sine. de psihologie (privind înţelegerea comportamentului individual şi de grup al participanţilor la negociere). cunoştinţe legislative etc. dar întârzie decizia. este fidel intereselor părţii pe care o reprezintă în negociere. să fie preocupat continuu de îmbogăţirea experienţei în negociere. în sensul că trebuie să aibă cunoştinţe de specialitate tehnico-economice (legate de obiectul negocierii).  să asculte argumentele celeilalte părţi. adică este un bun organizator. Tipologia şefului echipei de negociere în raport cu restul membrilor echipei se poate manifesta astfel:  autoritar. Pregătirea prealabilă a persoanelor constă în studii teoretice a comportamentului partenerilor în faza de negociere şi în seminarii practice în cadrul cărora se simulează modul de desfăşurare a negocierilor. adică manifestă spirit de echipă. are spirit critic şi un orizont larg de cunoaştere. acceptă cu greu alte păreri. este competent profesional.Formarea calităţilor de negociator se asigură prin acumulări de cunoştinţe pe parcursul unui proces de pregătire prealabilă şi prin participare activă la negocieri (în acest fel dobândinduse experienţă).  să evite discuţiile în contradictoriu.  . obţine rezultate bune în negociere. cooperant.  intervenţia în discuţii a membrilor echipei să se facă organizat. cu acordul şefului de echipă. este analitic. este predispus la conflicte. • • În acţiunile sale negociatorul trebuie să respecte următoarele reguli de comportament:  să-şi păstreze calmul şi să evite stările de enervare. să cunoască foarte bine problema care va fi negociată. are putere de sinteză. încercând să amâne discuţiile dacă acestea au ajuns în impas.  să evite întreruperea bruscă a negocierii. urmăreşte obiectivele stabilite.

este agreat de colaboratori.  6. Negocierea preţului prezintă următoarele avantaje:  timpul de negociere este mai redus. care se repetă în procesul de aprovizionare al firmei respective. Cumpărătorul acţionează ca leader al unei echipe  Dacă obiectul negocierii îl constituie produse complexe.3. sursele de comerciale. în sensul că aceştia pot oferi cumpărătorilor potenţiali liste de preţuri sau cataloage de preţuri. cu un nivel tehnic ridicat. acceptă uşor scuze şi motivaţii. adică poate susţine bazat pe argumente punctul de vedere al firmei.  sprijinul specialiştilor din domeniul tehnic este numai rareori necesar. adică este un slab organizator. Echipa poate avea în componenţa sa două până la opt persoane. creativ. 6. În cadrul echipei se desemnează un leader numit negociator. iar analiza costului de producţie pentru contractele cu valoare mai mare. Examinează diferenţele existente între diferite preţuri oferite de furnizorii competitivi şi încearcă să stabilească cauzele acestora. • . pe baza informaţiilor existente în compartimentul de aprovizionare. cedează uşor. nu foloseşte autoritatea. elementele de evaluare sunt uşor de stabilit. depinzând de complexitatea şi importanţa aprovizionării care urmează a se efectua. ROLUL CUMPĂRĂTORULUI (BENEFICIARULUI) ÎN NEGOCIERE Cumpărătorul se poate afla în una din următoarele ipostaze:  Cumpărătorul acţionează ca fiind o singură persoană. care are rolul de a coordona un grup eterogen de specialişti cu opinii diferite asupra aceloraşi probleme. Analiza preţului este denumită negocierea preţului. revistele de afaceri informare fiind publicaţiile Furnizorii competitivi constituie surse foarte bune de informaţii pentru elementele de evaluare. permisiv.4 NEGOCIEREA PREŢULUI În general analiza preţului este folosită pentru contractele care au valoare mai mică. situaţie frecventă în cazul aprovizionării unor materii prime standard. În analiza preţului negociatorul procedează astfel: • Determină gradul de extindere a competiţiei pe piaţă şi interesul manifestat de furnizor pentru un anumit contract.

 clauze privind răspunderea părţilor pentru executarea parţială. costul forţei de muncă.  condiţiile de ambalare. adică costul proiectării. De obicei locul de desfăşurare a recepţiei este la furnizor.  persoanele împuternicite să semneze contractul. Preţul se stabileşte prin negociere şi se include în contract.  condiţiile de livrare şi de transport. dacă în contract nu se prevede altfel. .  condiţiile de recepţie cantitativă şi calitativă. Penalizările pentru neexecutarea întocmai a prevederilor contractului se pot stabili ca o sumă fixă sau procentual faţă de valoarea produselor nelivrate de furnizor (eventual şi pe zile de întârziere). 6. a caracteristicilor cerute pentru fiecare materie primă. cu întârziere sau neexecutarea obligaţiilor care le revin prin contract. Analiza costului de producţie. loc şi condiţii de desfăşurare.• Se analizează cauzele diferenţelor şi se fac anumite modificări ale cantităţilor comandate.  modalitatea de efectuare a probelor tehnologice. cheltuielile generale etc.  cantitatea care urmează a fi fabricată şi livrată.  formele de asistenţă tehnică şi garanţie.  produsul (adică materia primă) care constituie obiectul contractului. costul materiilor prime directe. Recepţia se precizează în contract ca formă. denumită negocierea costului constă în negocierea separată a fiecărui element al costului de producţie.  perioada la care se referă contractul.  preţul de vânzare şi modalitatea de plată.  condiţiile de calitate.5 CONŢINUTUL CONTRACTULUI DE VÂNZARE-CUMPĂRARE Contractul de vânzare-cumpărare trebuie să cuprindă:  denumirea şi sediul părţilor. amortizarea.  termenele de livrare a cantităţii care formează lotul de livrare. neprecizarea acestuia fiind un motiv de nulitate a contractului.  mărimea lotului de livrare.

care nu mai vizează deja raporturile dintre cele două părţi (furnizor şi cumpărător) Termenele de execuţie a contractului reprezintă momentele calendaristice până la care obiectul contractului (adică materiile prime) trebuie predate beneficiarului. Condiţiile de ambalare se precizează prin tipul de ambalaj.  la data formării loturilor de livrare. . când se verifică concordanţa produselor sub aspect cantitativ şi calitativ cu prevederile din contract. materialul din care trebuie confecţionat. caracteristicile care să-i asigure protecţia şi conservarea materiei prime. în cazul utilajelor tehnologice şi a instalaţiilor cu grad mare de complexitate. când se verifică concordanţa produselor sub aspect cantitativ şi calitativ cu prevederile din contract şi cu datele înscrise în documentele de livrare.  la data eliberării pentru consum a materiilor prime. Condiţiile de livrare şi de transport a materiilor prime se referă la precizarea în contract a părţii căreia îi revine sarcina livrării şi transportului: furnizorului sau cumpărătorului.  la data sosirii loturilor la firma cumpărătoare.În contract trebuie precizate momentele la care se desfăşoară recepţia:  pe faze de fabricaţie.