RELATÓRIO DE REUNIÃO

Também conhecido como Ata de Reunião, é um documento que registra resumidamente as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembleias. Para evitar qualquer modificação posterior a ata deve ser redigida de tal maneira que isso não seja possível:       

Sem parágrafos ou alíneas, ocupando todo o espaço da página; Sem abreviaturas; Números escritos por extenso; Sem rasuras nem emendas; Sem uso de corretivo Com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo; Com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões. Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa “digo”, como neste

exemplo: “Aos dezesseis dias do mês de julho, digo, de junho, de dois mil e cinco…” Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se em tempo: “Em tempo: Onde se lê julho, leia-se junho”. Por mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decisões tomadas em reuniões devem ser registradas, formalizadas, e divulgadas a todos a quem as informações puderem interessar por meio de um documento chamado “ata de reunião”. Por muito tempo, as atas de reunião foram os documentos formalizados das decisões tomadas em empresas, condomínios e associações. Elas continuam sendo um excelente instrumento, principalmente porque elas se tornaram mais flexíveis quanto ao seu formato, sua apresentação. O que antigamente se resumia a uma estrutura rígida, com linguagem até de difícil compreensão, hoje tem por objetivo democratizar o acesso às decisões tomadas.

das hh:mm as hh:mm: Local: Espaço Físico Introdução: Descrição do título do evento. Dificilmente uma ata conterá mais informações além destas. dd de mmm de aaaa. onde seja possível visualizar todos os participantes e ouvi-los com clareza. de fácil leitura e identificação (em especial) das decisões tomadas. Mas no geral. deixando os leitores com dúvidas sobre algum aspecto da reunião. data. a ata de reunião se tornou um documento muito mais simples de ser elaborado do que se imagina. (Aliás. hora. ITENS BÁSICOS DE UMA ATA DE REUNIÃO           Título da Reunião: Cidade. Seu teclado e seu digitar não são barulhentos (o barulho certamente atrapalhará a reunião) 3. tenha de qualquer . E uma ata que não abranja todos estes itens ficará incompleta. O papel deve ser em quantidade o suficiente para que você não precise economizar nas anotações e a caneta deve ser testada antes da reunião!  Se preferir fazer a ata diretamente no computador. É importante lembrar que a ata deve ser um documento sucinto. participantes. Participantes: Nome completo/Instituição Agenda: Agenda/pauta da reunião: temas tratados e respectivos responsáveis Desenvolvimento: Descrição dos principais temas discutidos na reunião Conclusões: Descrição das conclusões e decisões provenientes da reunião Recomendações: Descrição das recomendações provenientes da reunião Distribuição: Pessoas a quem a ata deve ser enviada Uma boa ata irá conter esses tópicos. Você digita rápido o suficiente 2.  Leve papel e caneta. Você terá condições de salvar as alterações de tempos em tempos para evitar a perda de informações por queda de energia/bateria. local. certifique-se que: 1. DICAS PARA REDIGIR UMA BOA ATA DE REUNIÃO  Posicione-se em um local mais central. Principalmente no que diz respeito às informações que devem constar em um documento deste tipo e a linguagem a ser utilizada.Algumas orientações gerais continuam válidas.

anote o tempo de gravação decorrido. faça uma gravação do áudio da reunião. Quando estiver revisando ou passando a limpo suas anotações. caso isso ocorra. Assim. vale lembrar que em uma ata de reunião. você produzirá uma ata de reunião imparcial e completa. As pessoas devem saber o que foi discutido e decidido.maneira um papel e uma caneta. sua opinião não interessa. Por último. por mais grosseiro que pareça. 4. . Sempre que possível. Se você perder alguma informação. você saberá o momento certo da gravação para ouvir e complementar sua ata. independente do seu posicionamento sobre os fatos. a reunião continuará independente do restabelecimento da energia elétrica). como esperado por todos. Dessa forma.

E. Aprovação da agenda A agenda foi unanimemente aprovada conforme distribuída. Presentes: [Lista de participantes] da reunião A. Aprovação da minuta A minuta da reunião anterior foi unanimemente aprovada confirme distribuída. B. Minuta enviada por: Aprovada por: [Digite o nome aqui] [Digite o nome aqui] . D. Novo negócio Resuma a discussão de novos problemas. C.MODELO 1: [NOME DA ORGANIZAÇÃO/COMITÊ] Minuta 27 de maio de 2013 Abertura: A reunião regular da (o) [Nome da Organização/Comitê] foi convocada às [hora] em [data] no (na) [local] por [Moderador da reunião]. Agenda da próxima reunião Relacione os itens a serem discutidos na próxima reunião. Problemas em aberto Resuma a discussão de cada problema existente. Adiamento: A reunião foi adiada às [hora] por [Pessoa]A próxima reunião geral será às [hora] em [data] no (na) [local]. informe os próximos passos e atribua os itens de ação. informe o resultado e atribua os itens de ação.

Novo negócio a) [Novo negócio/resumo da discussão] b) [Novo negócio/resumo da discussão] VI. IV. Atas enviadas por: [Nome] Atas aprovadas por: [Nome] . II. Encerramento [Nome do facilitador da reunião] encerrou a reunião às [horário do encerramento da reunião]. Aprovação das atas da reunião passada [Nome do secretário da empresa] leu as atas da última reunião. As atas foram aprovadas. Chamada de ordem [Nome do facilitador da reunião] chamado para organizar as reuniões regulares da empresa [Nome da empresa/comitê] às [hora da reunião] em [data da reunião] na sala [Local da reunião]. Estavam presentes: [Lista dos participantes] III.MODELO 2: [Nome/Departamento da empresa] Atas da reunião [Data] I. Chamada [Nome do secretário da empresa] fez a chamada. Assuntos em pauta a) [Assunto/resumo da discussão] b) [Assunto/resumo da discussão] V.