FUNDAMENTOS DE GERENCIA DE PROYECTOS

Muy frecuentemente. buenas y malas. en el prólogo de su libro sobre gestión del proyecto de software. El desarrollo de proyectos es una parte fundamental para toda empresa u organización que desea obtener éxito en las áreas que involucran un proyecto. etc. tanto buenos como malos. Dados los antecedentes.Desarrollo de Sistemas Para lograr la realización de un proyecto es muy importante que se lleven a cabo una serie de pasos y procedimientos de investigación. los cuales permitirán abrir aún más las perspectivas que tenemos de dicho proyecto. El Desarrollo de Proyectos es una herramienta de una gran utilidad y es por esto que he decidido llevar a cabo una recopilación de los pasos que conlleva la realización de un proyecto. y he observado a numerosos gestores de proceso de datos. La aclaración de estos aspectos permitirá obtener una visión más clara de los problemas que serán resueltos con la realización del proyecto. Lo que describe Page-Jones son los síntomas que aparecen como resultado de una serie de problemas técnicos y de gestión. si . ¿cuál es el problema?. Sin embargo. ¿cómo se realizan los procesos actuales?. Métodos y etapas del Desarrollo de Proyectos Pressman nos comenta que Meiler Page-Jones. Para llevar a cabo el desarrollo de un proyecto nos planteamos algunas preguntas: ¿existe un problema?. al iniciar un proyecto es claro que se debe de conocer a fondo los pasos y procedimientos de investigación que requiere un proyecto. he visto con horros cómo estos gestores se peleaban inútilmente con proyectos terribles. La ejecución clara y objetiva de estos procedimientos de investigación son las que nos permitirán obtener un enfoque claro de lo que deseamos obtener y como lo habremos de lograr. hace una declaración a la que se sumarían muchos especialistas de la ingeniería de software: He visitado docenas de empresas. intentaban cumplir plazos imposibles o entregaban sistemas que decepcionaban a sus usuarios y acababan dedicando gran cantidad de tiempo al mantenimiento.

Se establecen interdependencias entre las tareas. Por la experiencia que he desarrollado en la implementación de sistemas de información esta aseveración de Pressman se debe de tomar muy en cuenta en cualquier tipo de implementación ya que si la gestión del proyecto es débil tendremos muchas probabilidades de no cumplir con las expectativas del proyecto. y sin embargo. b) Estimación: Una de las actividades cruciales del proceso de gestión de proyectos de software en donde se tienen que obtener estimaciones de esfuerzo humano requerido (normalmente en personas-mes). como el propio producto. Se hace la asignación de personal y de otros recursos. Estos pasos se aplican a lo largo del proceso de ingeniería del software. a pesar de todo.El análisis de riesgos consiste realmente en una serie de pasos de control de los riesgos que nos permiten "combatirlos": identificación de riesgos. resolución de riesgos y supervisión de riesgos.se emitiera un veredicto sobre cada proyecto. . Se estima el esfuerzo asociado con cada tarea. de la duración cronológica del proyecto (en fechas) y del costo (monetario). Se crea una "red de tareas". Para realizar una gestión efectiva Pressman sugiere las siguientes etapas: a) Métricas del Software: Involucra la generación de mediciones y métricas para el proyecto para entender tanto el proceso técnico que se utiliza para desarrollar un producto. estrategias de control de riesgos. d) Planificación: La planificación de un proyecto de software no difiere de la planificación de cualquier proyecto de ingeniería. Se desarrolla una agenda de fechas. Se identifica una serie de tareas del proyecto. El proceso se mide para intentar mejorarlo e intentar aumentar su calidad. c) Análisis de Riesgos: El análisis de riesgos es algo vital para una buena gestión del proyecto. se emprenden muchos proyectos sin que se hayan considerado los riesgos concretos. es muy probable que se encontrara un rasgo común: la gestión del proyecto fue débil.

1 Determinación de la Factibilidad Factibilidad se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados. la factibilidad se apoya en 3 aspectos básicos:    Operativo. comienza la actividad de seguimiento y control. Detección de Necesidades. 2. Si una tarea se sale de la agenda. el gestor puede utilizar una herramienta de planificación automática sobre el proyecto para determinar el impacto del error de planificación sobre los hitos intermedios y sobre la fecha final de entrega. El gestor del proyecto sigue la pista a cada tarea establecida en la agenda. pero cualquier metodología debe de cubrir las siguientes etapas: 1. De este modo.Para esto se realiza un estudio de factibilidad que sirve para recopilar datos relevantes . reordenar las tareas o (como último recurso) modificar los compromisos de entrega para resolver el problema no detectado. En ese caso se pueden reasignar recursos. Estudio de Factibilidad 2. El éxito de un proyecto está determinado por el grado de factibilidad que se presente en cada una de los tres aspectos anteriores. Económico. Etapas del Desarrollo de Proyectos. Consiste en delimitar las fronteras y el alcance de las necesidades que se desean atender y sobre la cuales existen posibilidades de definir un proyecto. se puede controlar mejor el desarrollo del software. Existen muchas metodologías de implementación de sistemas. Técnico.e) Seguimiento y Control: Una vez que se ha establecido la agenda de desarrollo.

Costo del desarrollo / adquisición. Costo del tiempo del personal. En las empresas se cuenta con una serie de objetivos que determinan la posibilidad de factibilidad de un proyecto sin ser limitativos.            Mejora del sistema actual.sobre el desarrollo de un proyecto y en base a ello tomar la mejor decisión. 2. Para esto dentro de los estudios de factibilidad se complementan dos pasos en la presentación del estudio: . Uso garantizado. El objetivo de un estudio de factibilidad es auxiliar a una organización a lograr sus objetivos y cubrir la metas con los recursos actuales en las siguientes áreas. Factibilidad Técnica. Operación garantizada.2 Presentación de un estudio de Factibilidad Un estudio de factibilidad requiere ser presentado con todas la posibles ventajas para la empresa u organización. desarrollo o implementación. Costo del tiempo. Disponibilidad de tecnología que satisfaga las necesidades. si procede su estudio. pero sin descuidar ninguno de los elementos necesarios para que el proyecto funcione. Factibilidad Operativa. Factibilidad Económica. La investigación de factibilidad es un proyecto que consiste en descubrir cuáles son los objetivos de la organización. Tiempo del analista. Costo de estudio. luego determinar si el proyecto es útil para que la empresa logre sus objetivos. nunca deben definirse con recursos que la empresa no es capaz de dar. La búsqueda de estos objetivos debe contemplar los recursos disponibles o aquellos que la empresa puede proporcionar.

En la delimitación del problema se deben de escribir cada uno de los recursos y procesos que intervienen dentro del área del proyecto. Un estudio de factibilidad debe representar gráficamente los gastos y los beneficios que acarreará la puesta en marcha del sistema. Se deben de proporcionar todos los elementos posibles que ayuden a soportar con bases firmes y concretas todos los elementos (recursos. . para tal efecto se hace uso de la curva costo-beneficio. El primer paso se refiere a presentar un estudio con los requisitos óptimos que el proyecto requiera. El objetivo de delimitar el problema es disminuir el grado de complejidad del proyecto para atender solo aquellos aspectos que son requeridos. estos elementos deberán ser los necesarios para que las actividades y resultados del proyecto sean obtenidos con la máxima eficacia. Requisitos Mínimos. para analizar cada uno de ellos y seleccionar aquellos que realmente intervengan dentro del problema identificado. este paso trata de hacer uso de los recursos disponibles de la empresa para minimizar cualquier gasto o adquisición adicional.Requisitos Óptimos. personal e ideas) que son necesitados por el proyecto para su operación óptima. El segundo paso consiste en un estudio de requisitos mínimos. el cual cubre los requisitos mínimos necesarios que el proyecto debe ocupar para obtener las metas y objetivos. Planeación del Proyecto Delimitación del problema La delimitación del problema se refiere a identificar todos aquellos aspectos que son importantes para el desempeño de una actividad y aislar todos aquellos que no interfieren en el mismo.

control y mantenimiento de un proyecto. estas etapas deben ser definidas en función de sus características e importancia que presenten. . La definición de etapas de desarrollo de un proyecto consiste en la identificación y organización de todas las actividades y procesos importantes que intervienen en la búsqueda de una meta u objetivo.Elaboración del proyecto. posteriormente debe de asignarse un nivel de importancia a cada una de ellas considerando aquellas actividades estrictamente necesarias para alcanzar el objetivo deseado. Esta prioridad a nivel de importancia debe de ser considerada más importante dentro de un modo eficaz (llegar al objetivo). Ahora debe de asignarse un rango o nivel aprobatorio para cada actividad que permitirá eliminar directamente aquellas que no cumplan con el criterio asignado. Ciclo de vida del desarrollo de un Proyecto: El ciclo de vida de proyecto se refiere a las etapas y actividades necesarias para la creación. Este nivel mínimo será asignado considerando los niveles más bajos que hayan sido puestos a las actividades para minimizar su impacto en el resultado final. También podríamos definirlo como la secuencia de actividades necesarias hasta alcanzar el producto del proyecto. Las actividades resultantes deben ser descritas y desarrolladas para conocer sus características. En este se definen las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin.

Entregables: son los resultados que se generan en cada fase y pueden ser materiales o inmateriales. debemos de especificar los entregables que servirán para evaluar el proceso de ciclo de vida de proyecto a través de los resultados de cada tarea. Los elementos observables de cada fase son: las actividades. estos servirán para evaluar si el proyecto está cumpliendo con los requisitos de realización. Por eso debemos tomar en cuenta los siguientes factores:       Miedo de los usuarios finales Usuarios que se rehúsan al cambio Falta de apoyo Falta de disponibilidad de recursos tecnológicos o humanos Prioridades puestas en otros proyectos Cambios en la estructura de la organización Cada una de las amenazas anteriores tiene que ver con alguno de los activos de proyecto. Amenazas: Existen también amenazas que pueden poner en riesgo alguna etapa del Ciclo de Vida de Proyecto. una fase puede considerarse como un micro-proyecto compuesto por un conjunto de pequeñas fases. Para llevar un adecuado control. por lo que los elementos más importantes son de un ciclo de vida son: Fases: Las fases son un conjunto de actividades relacionadas entre sí que cubren un objetivo del proyecto. a delimitar los objetivos y a prever situaciones que pueda representar algún riesgo en el ciclo de vida de desarrollo del proyecto.Elementos de Ciclo de Vida de Proyecto Todos los ciclos de vida están compuestos por fases sucesivas y estas a su vez están compuestas por tareas. además de que pueden ayudar a tomar decisiones acerca del desarrollo del proyecto. los datos de entrada que pueden ser los datos de una fase anterior. los datos de salida. . y por esto. Si un proyecto es muy grande se necesitará una mayor definición de cada fase. Una fase resulta muy útil en un proyecto ya que nos ayuda a simplificar la ejecución del mismo. resultados de la fase.

Ciclo de Vida en Espiral: En este ciclo se definen iteraciones de cada una de las fases. Ciclo de Vida con Prototipos: Este ciclo de vida consta de la realización de prototipos a lo largo del desarrollo del producto. estas metodologías ayudarán a a cubrir los siguientes objetivos:    Definir las actividades para la realización del proyecto Lograr congruencia entre los diversos proyectos que realiza una organización Tomar decisiones para detener o seguir con un proyecto Tipos de Ciclos de Vida del Proyecto Ciclo de Vida Lineal: Todas las fases se descomponen de manera lineal. solo se realizan una vez y hasta que se completa una fase se puede pasar a la siguiente de lo contrario no se podría avanzar. . los cuales a lo largo del ciclo progresan hasta que alcancen el estado deseado. en cada iteración se realiza una serie de entregables no definitivos del producto. A lo largo del ciclo en espiral. estas se definen dependiendo del tiempo que el equipo de desarrollo crea el necesario para el desarrollo del producto. Debido a que muchas veces se desconoce cómo será el producto final la definición de prototipos ayuda tanto al equipo de desarrollo como al cliente a tener un mayor conocimiento del producto que se quiere. cada que se cumplen las iteraciones de cada una de las fases se verá la evolución del producto.Actualmente muchas organizaciones grandes o pequeñas adoptan una metodología de ciclo de vida para la administración de sus proyectos. y ya sea que tengan un enfoque propio o que la organización haya recurrido a la compra de paquetes de administración que posteriormente ajustan a sus necesidades.

Si hacemos una buena comunicación en nuestro entorno existe más posibilidades que el equipo se sienta parte de la solución final y con bastante motivación para poder trabajar de buena forma. La motivación puede ser expresada de varias formas. También en el mercado existen un sin fin de libros en el cual explican de forma acabada la formación de un líder de proyectos y algunos dicen que un buen desarrollador después va a ser un buen jefe de proyecto. ya que un desarrollador puede ser muy buen programador pero no es lo mismo desarrollar que gestionar… Pero ¿Cuáles son las cualidades de un Project Manager? Comunicación: E la gestión y en todo los trabajos. tener o hacer una comunicación efectiva es esencial para que el equipo de trabajo tenga el conocimiento de que es lo que se está desarrollando y que objetivo tiene el proyecto.Cinco cualidades para ser un buen jefe de proyecto Para un líder de proyecto existen muchas cualidades y habilidades que debe manejar… por ejemplo experiencia. . Es importante que los empleados se sientan a gusto y no se genere un ambiente competitivo ya que eso deriva en estrés o un mal ambiente laboral. una y la más conocida es lo monetario. otra forma de motivación es también dar beneficios en horarios de salida. estudios. Motivación: El mantener a su equipo con motivación da como resultado un trabajo bien realizado. inglés. Organización: Esta cualidad está relacionada con ser capaz de designar tareas y en el cual debe haber una confianza entre jefe-empleado en el cual se deriva a trabajadores responsable y puedan cumplir con lo encargado. cosa en el cual difiero. etc. también puede ser que al empleado lo motive la distinción ya sea con un correo en agradecimiento con los realizado o en una reunión destacar la colaboración de la persona. También está relacionado con las capacidades de cada empleado y en cual(es) tareas tiene mejores condiciones para realizar dichas tareas.

Es la persona que tiene la responsabilidad total del planeamiento y la ejecución acertados de cualquier proyecto. materiales y humanos. Líder de proyecto. la arquitectura. saber que ante una situación se puede contar con él para ayudar a la resolución del problema. buena persona. Recordemos que el líder de proyecto no da problemas. . organizado. técnico y programación.Liderazgo: Ser un líder cercano. supervisando las funciones y los recursos de análisis funcional. siempre tiene los objetivos claros. Responsable de detectar las necesidades de los usuarios y gestionar los recursos económicos. esto ayuda ante alguna situación el jefe puede ayudar con una posible solución o por lo menos guiar por donde puede solucionarse. para obtener los resultados esperados en los plazos previstos y con la calidad necesaria. etc. El jefe siempre es jefe y no quiero decir que es una persona que hace trabajar a los empleados con un látigo sino tiene que ser el ejemplo de cómo se trabaja bien. el desarrollo de software y diversas ocupaciones que se basan en la generación o manutención de un producto. Misión Su misión es la de dirigir y coordinar los proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones de un área de la empresa. debe ser la persona que motiva a los demás. amistoso. no es malo en sí… pero cuando los empleados miran a su jefe como un amigo o un partner y no como un jefe está mal porque traspasan la línea de la confianza y puede generar conflictos posteriormente. solo debe dar solución. Este título se utiliza en la industria de la construcción. Conocimiento: El jefe debe ser capaz de saber sobre la tecnología en el cual se está desarrollando la solución. con el fin de satisfacer las necesidades de los usuarios y asegurando la adecuada explotación de las aplicaciones. etc.

. medo ambiente. Establece las líneas de trabajo a seguir para garantizar la calidad e integridad de los artefactos del proyecto. El resto del día se verá complementado con planeación. Mantiene el control del resultado de estas reuniones. diseño.Al principio el líder asigna prioridades para su propio trabajo.Funciones               Gestiona y asigna recursos humanos y de otro tipo. Un líder de proyecto necesita detener el desarrollo si un programa no está funcionando de la forma apropiada. Coordina las interacciones con los clientes y los usuarios finales. También el líder de proyecto señala los riesgos del proyecto. Suministra al equipo el informe del ciclo de desarrollo. En muchos casos es responsable de varios proyectos que están cambiando constantemente por diferentes factores. pruebas. Esta persona debe tener un conocimiento profundo de arquitectura de software. Informa sobre el estado actual del proyecto. generando documentación escrita del proyecto. liderando juntas con el equipo. Define las prioridades de las tareas dentro y/o relacionadas con el proyecto. Planifica y asigna las tareas de la forma más razonable posible. integración de datos mediciones de desempeño e implementación. Define la organización y estructura del proyecto. Planifica y realiza las reuniones de control del equipo de desarrollo en el tiempo establecido. levantamiento de requerimientos desarrollo. Establece los horarios de trabajo del equipo de desarrollo. Planifica las interaciones. entrevistando clientes y revisando métricas de desempeño. Motiva y organiza el equipo de trabajo para lograr un objetivo definido. Mantiene el plan del proyecto. Requiere que el líder esté “alerta” o anticipando aspectos de prioridades. Líder de Proyecto en las Tecnologías de la Información Un líder de proyecto en TI toca todas las etapas del ciclo de vida del software.

distribución de tareas y administración del tiempo. Dominio de los artefactos generados en un proceso de desarrollo de software. De cualquier forma lo que queda como recompensa del trabajo bien hecho y orgulloso de ser parte de la “victoria”. Conocimiento del completo ciclo de vida de un proyecto software según RUP. Cualquier frustración de proyectos anteriores cancelados. Dominar técnicas de planificación de tiempo. estructuración de equipo. el líder de proyecto debe ser una persona amable y ocupada y que pueda minimizar daño tanto en el equipo como en el proyecto. estimación de costos. Dominio de Controles de versiones. Dominio de Organización de equipos de desarrollo de software.                   Artefactos y controles Lista de Stakeholders y Responsabilidades Supervisa y rectifica Documento Visión del proyecto Contratos con el cliente Carta de liberación del sistema Plan de gestión y mitigación riesgos Reporte de Estatus del Proyecto Estudio de factibilidad Planificación del proyecto (Project) Registro de control de tiempo de los miembros del equipo. estimación de proyectos y estimación de riesgos.En algunas organizaciones el rol del líder de proyecto se subestima y no son reconocidos como debería. En todas las situaciones. La planeación es la clave para el éxito de los proyectos. Plan de métricas del proyecto Habilidades Dominar técnicas de motivación y organización del trabajo en grupo Dominar técnicas de distribución y asignación de recursos humanos y materiales. Utilizar métodos de comunicación.El líder no debe ser la persona que se pase constantemente “apagando fuegos”.    . decisiones de la dirección incorrectas y de un equipo incompetente se borran (temporalmente) durante el día de la victoria. Dominio de herramientas de planificación como el Microsoft Project.

Cumple promesas.    Metodologías Ágiles de desarrollo de software. perseverancia. prioriza. tiene momentos de reflexión solo o sola. pero no son más que eso. . ¿cómo te das cuenta que eres un buen coach? Si un miembro de tu equipo te pide que presencies una de sus presentaciones al cliente para que le digas qué cosas se pueden mejorar. es optimista. Después de la creatividad e innovación falta la ejecución. Se debe crear e innovar pensando en la ejecución desde un principio. humildad). el liderazgo se demuestra con las relaciones interpersonales. Creatividad e innovación: las ideas se han convertido en la materia prima de los proyectos exitosos. lealtad. Excelencia en relaciones personales: el liderazgo no tiene nada que ver con el cargo o el título. Ser el entrenador del equipo: aconseja. dice la verdad. fomenta el respeto y logra relaciones de confianza duraderas y genuinas. Eficacia personal: se enfoca en lo valioso. sino que se encuentra dentro de una sociedad. coraje. Dominio de metodologías de investigación. motiva y valora a su gente. Dominar Normas de Calidad y Estándares Internacionales. la organización contribuye a la sociedad. escucha atentamente. sino que tienen actitudes que inspiran a las personas de su entorno y las mueven para actuar. licencia de software) de Siete características de un líder exitoso Excelencia en las actividades básicas del día a día: actúa apasionadamente. sociedad) no están alineados. Los líderes no dirigen personas. Adaptación al cambio: Heráclito dijo “Lo único constante en el universo es el cambio”. demuestra sus valores en pequeños actos con todos. y eso es lo que pasa en el mundo de los negocios hoy. todo el tiempo (honestidad. ¿para qué trabajas Una empresa no es simplemente una entidad solitaria que interactúa con pares. organización. dentro de un contexto del que es parte. Dominar principios de la Legalidad de la producción software(propiedad intelectual. re-clasifica las metas. Si esos tres elementos (proyecto. materia prima. Conciencia social: el proyecto contribuye a la organización. te está pidiendo que seas su coach. “para la pelota”. comparte experiencias pasadas generosamente. observa cosas que se pueden mejorar.

El entorno en la administración de proyectos Que es la administración de proyectos?: es la manera de como los administradores emplean sus conocimientos. • Optimiza el uso de los recursos organizacionales. • Trabajo en equipo. organización. para ello se va ver su importancia y sus funciones. recursos humanos y tecnología y así poder llegar a un objetivo del proyecto. Beneficios • Roles y responsabilidades. control. • Énfasis en la calidad. • Eficiente calendarización del plan de trabajo. empresas donde pueda llegar a una solución de algún tipo de problema que se pueda estar presentando en la organización. • Establece claras medidas de éxito en los proyectos (calidad. • Identifica y selecciona proyectos que estén alineados al plan estratégico empresarial. • Control continúo del proyecto. • asegura la salida rápida de productos y servicios . tiempo y costo). materiales. • Satisfacción del cliente. • Temprana identificación de los problemas. en donde se toma en cuenta la capital. Como se puede llegar al objetivo del proyecto?: Tenemos que emplear una planeación. y así poder satisfacer los requerimientos del proyecto. Donde se emplea la administración de proyectos?: en las organizaciones. habilidades. herramientas y técnicas para la realización de un proyecto. dirección. • Permite a la organización disciplinar sus esfuerzos a los objetivos estratégicos. tiempo.

el tiempo. organización.La gestión de proyectos también conocida como administración de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance (esta disciplina normalmente se ha utilizado en países desarrollados). y muchos autores dicen que el pmbok es tomado como base para la gestión de la mayoría de los proyectos. ¿Qué tomaré como base para el desarrollo del proyecto?: Después de haber buscado en internet un documento o un manual que me guiara en el proceso de la administración de proyectos. dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. paso descripción 1 2 3 4 5 inicio planificación ejecución control y monitoreo Cierre . emprendido para crear un producto o un. y creo que es la mejor herramienta para tomar como base. También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas. aunque no deja de tener críticas por algunos escépticos. programas y operaciones de cualquier área. El pmbok reconoce 5 procesos básicos y 9 áreas de conocimiento comunes a casi todos los proyectos. único y progresivo. Es la planeación. y costo definidos. los conceptos básicos son aplicables a proyectos. un proyecto es un esfuerzo temporal.

y gestión de la procura (logística) en proyectos . gestión de costos en proyectos.Los procesos se traslapan e interactúan a través de un proyecto o fase. etc. gestión del alcance en proyectos. los procesos son descritos en términos de: entradas (documentos. productos.). etc. gestión de recursos humanos en proyectos. gestión de la calidad en proyectos. gestión del tiempo en proyectos. planes. diseños. gestión del riesgo en proyectos. herramientas y técnicas (mecanismos aplicados a las entradas) y salidas (documentos. las nueve áreas del conocimiento mencionadas en el pmbok son: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 gestión de la integración de proyectos.). gestión de la comunicación en proyectos.