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BIENVENIDA

Bienvenido a COBIT Advisor (Audit). Este manual contiene informacin para ayudarle a 3RD EDITION comenzar y obtener el mejor resultado de COBIT Advisor (Audit). Dividido en una serie de mdulos fciles de leer, este manual est destinado a ser utilizado como fuente de referencia del software de Methodware e incluye:
! Instalar su Producto Methodware ! Localizar y Administrar Archivos ! Establecer y Mantener la Seguridad ! Utilizar COBIT Advisor3RD EDITION (Audit) ! Importar y Exportar ! Trabajar con Grficos ! Filtrar y Ordenar Informacin ! Administrar y Mantener Informacin ! Consolidar los Resultados de Archivos Completados ! Sincronizar Archivos ! Elaboracin de Informes ! Referencia ! Resolucin de Problemas
3RD EDITION

Todo el software de Methodware se desarrolla utilizando el Motor Advisor Pathfinder para satisfacer necesidades especficas de Auditora y Administracin de Riesgos. El Motor Advisor Pathfinder permite:
! Que el producto sea adaptado eficientemente a los requerimientos de su organizacin. ! Una estructura e interfaz de usuario consistente a travs de todas las aplicaciones.

Bienvenida
MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Octubre 2001 PGINA 1

Como resultado directo, el software de Methodware comparte una infraestructura comn, y por consiguiente, a travs de todo el manual se utilizan ejemplos genricos derivados de una cantidad de diferentes productos del rango de software de Methodware para ilustrar las caractersticas y funciones comunes. Le damos la bienvenida a sus comentarios y opiniones Methodware es lider mundial en el desarrollo de software de administracin de riesgos, auditora interna y proceso de TI. Estamos orgullosos de proveerle productos de software de alta calidad y buscar activamente su retroalimentacin durante su desarrollo. Para ayudarnos en bsqueda de mejora contnua, si usted tiene cualquier comentario acerca de la documentacin o la ayuda en lnea, por favor envelos por e-mail a feedback@methodware.com. Para mayor informacin acerca de Methodware y sus productos, visite nuestro website.
sitio web e-mail Fax Telfono www.methodware.com advisor@methodware.com +64 4 385 1614 +64 4 801 2820

Bienvenida
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detalles del copyright


Ninguna parte de esta manual en lnea puede ser reproducida o transmitida en ninguna forma ni por ningn medio, sea electrnico o mecnico, incluyendo, pero no limitado al fotocopiado, sin permiso previo por escrito de Methodware Limited. El copiado o duplicacin de esta ayuda en lnea o de cualquier parte de ella es una violacin a la ley. Copyright 2001 Methodware Limited. Todos los derechos reservados. La informacin de este manual en lnea est sujeta a cambio sin previo aviso y no constituye un compromiso de parte de Methodware Limited. Las compaas, nombres y datos utilizados en los ejemplos son ficticios a menos que se indique lo contrario. Para todos los precios y productos, nos reservamos el derecho de realizar ajustes debidos a errores, condiciones cambiantes del mercado, discontinuacin de productos o errores tipogrficos. Manual de Referencia Methodware. Versin 1.0: Octubre 2001. Methodware Limited Level 2, Crombie Lockwood House 150 Cuba Street PO Box 27 415 Wellington Nueva Zelanda COBIT Advisor3RD EDITION (Audit) y COBIT3RD EDITION Management Advisor estn basados en COBIT Copyright 1996 y 1998 por la Information Systems Audit and Control Foundation, y es utilizado con permiso de la Information Systems Audit and Control Foundation. Todos los derechos reservados. El copyright de AS/NZS 4360:1999 es propiedad conjunta de Standards Australia y Standards New Zealand. Ninguna parte del mismo puede ser reproducido, almacenado en un sistema de recuperacin de informacin en cualquier formato o transmitidos por cualquier medio sin permiso previo por escrito del Chief Executive de Standards New Zealand. Advisor Pathfinder es una marca registrada de Methodware Limited. Microsoft Windows 95, Microsoft Windows 98, Microsoft Windows NT 4.0, Microsoft Windows 2000, Microsoft Word, Microsoft Excel son marcas registradas de Microsoft Corporation.

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INSTALAR SU PRODUCTO METHODWARE


mnimo hardware
! Pentium 90 ! 20 MB de espacio libre en disco. ! 64MB de RAM disponible. NOTA: La memoria tiene el mayor impacto en el desempeo del sistema, mejorando el mismo si se utilizan 128MB o ms.

requerimientos de software
! Microsoft Windows 95 / Microsoft Windows NT 4.0 o sistemas operativos posteriores. ! Microsoft Word 7 [o posterior]. Para generacin de formularios electrnicos y formateo de reportes. NOTA: Muchos de los reportes que se pueden generar estn en RTF (Formato Texto Enriquecido) que soporta un amplio rango de caractersticas de formateo (incluyendo estilos automticos Microsoft Word, tablas, cabeceras y pis de pginas, y entradas de autotexto). En forma predeterminada, se carga Microsoft Word como editor de reportes RTF. Si no dispone del Microsoft Word 7 [o posterior], puede cambiar este predeterminado por otro editor de reportes RTF, sin embargo, tenga en cuenta que algunas de las caractersticas de formateo podran no estar soportadas y en consecuencia no podr producir formularios electrnicos.

! Microsoft Excel 97 [o posterior]. Para la produccin de reportes con resultados en formato grfico. ! Un Explorador Web. Para ver y enviar formularios y reportes HTML por Internet/su Intranet.

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instrucciones de instalacin Siga las instrucciones de instalacin recibidas con el CD/Diskette/E-mail.


IMPORTANTE: NOTA: Debe instalarse el Motor Advisor PathfinderTM antes del producto Methodware.

Las soluciones Multi-Usuario se implementan como funcin de grupo de trabajo, no como cliente/servidor. El archivo maestro multi-usuario de administracin de riesgos/auditora reside en un servidor de archivos y es accedido simultneamente por ms de una mquina.

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acuerdo de licencia de software


LEA DETENIDAMENTE LOS SIGUIENTES TERMINOS Y CONDICIONES ANTES DE INSTALAR CUALQUIER SOFTWARE DE METHODWARE. AL INSTALAR CUALQUIER SOFTWARE SIGNIFICA QUE USTED ACEPTA ESTOS TERMINOS Y CONDICIONES. SI NO ESTA DE ACUERDO CON ELLOS LA INSTALACION SE DARA POR TERMINADA. METHODWARE LIMITED ("el Licenciante") est autorizado a licenciar el software Advisor ("el Software"). Al instalar este Software usted acepta la licencia no-exclusiva para utilizarlo bajo los siguientes trminos y condiciones.

1. Derechos de Uso y Limitaciones


Usted puede: (a) Utilizar el Software en una nica CPU para propsitos de su actividad comercial; (b) Copiar el Software en cualquier mquina - en forma impresa o legible a efectos de "back up" para soporte del uso del Software en ese nico equipo. (c) Transferir el Software y esta licencia a un tercero, si el mismo acepta los trminos y condiciones de esta licencia. Si usted transfiere el Software, usted debe en ese mismo momento; (i) Transferir todas las copias en forma impresa o legible para el equipo a dicha parte; o (ii) Destruir todas las copias no transferidas.

Usted no deber: (a) Utilizar, copiar, modificar, transferir, asignar o sublicenciar el Software en forma completa o en parte excepto que est expresamente previsto en esta licencia. (b) Remover del Software cualquier identificacin del producto, notas del copyright u otras notas o restricciones propietarias. (c) Utilizar el Software para propsitos de "timesharing", alquiler o "service bureau".

Este Convenio no le da derecho a mantenimientos o nuevas versiones del Software.

2. Trmino
Esta licencia tiene vigencia hasta su terminacin. Usted puede terminarla en cualquier momento destruyendo el Software junto con todas sus copias, en cualquier forma que estuvieren. Esta licencia tambin se terminar si usted falla en cumplir cualquier trmino o condicin de la misma. Usted acuerda en destruir en el momento de la terminacin, el Software junto con todas sus copias, en cualquier forma que estuvieren.

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3. Garanta Limitada
(a) El Licenciante garantiza que el soporte magntico en el que est grabado el Software est libre de defectos en sus materiales o fabricacin bajo uso normal por un perodo de treinta das desde la fecha en que usted instale el Software. Si descubre un defecto en el soporte durante el perodo de garanta, usted puede retornar el medio magntico al Licenciante para su reemplazo sin cargo. Este es el nico remedio de que dispone en el caso de un defecto en el medio magntico. Usted asume la responsabilidad por la seleccin del software para lograr los resultados esperados, y por la instalacin, uso y resultados obtenidos del Software. (b) Sujeto al prrafo precedente, el Licenciante no garantiza que las funciones contenidas en el Software satisfarn sus requerimientos o que la operacin del Software ser ininterrumpida o libre de errores. El riesgo total respecto de la calidad y desempeo del software es suyo. Si el Software prueba ser defectuoso usted asume el costo total de todo soporte, reparacin o correccin necesarios. (c) Las garantas contenidas en este acuerdo son, con la extensin permitida por la ley, exclusivas y estn en lugar de toda otra garanta expresa o implcita. incluyendo, sin limitaciones, cualquier garanta prevista en el "Sale of Goods Act 1908", el "Contractual Remedies Act 1979" o el "Consumer Guarantees Act 1993".

(d) Con la extensin que las provisiones del "Fair Trading Act 1986" y otros estatutos, reglas o regulaciones actualmente vigentes en Nueva Zelanda puedan implicar ciertas condiciones o garantas o impongan obligaciones sobre el Licenciante las cuales no puedan, o no puedan excepto con una extensin limitada, ser excluidas, restringidas o modificadas por las disposiciones de esta licencia, tales restricciones y modificaciones excluidas se aplicarn slo con la extensin que no pueda ser excluida. La responsabilidad del Licenciante en virtud de cualquier condicin o garanta implcitas que no puedan ser excludas estarn limitadas a discrecin del Licenciante a alguna de las siguientes posibilidades: (i) El reemplazo de cualquier medio magntico; o (ii) El reembolso de la tarifa de la licencia. (e) En ningn caso el Licenciante ser responsable hacia usted por cualquier dao, incluyendo lucro cesante, prdida de ahorros, u otros daos incidentales o consecuentes que surjan del uso o imposibilidad de uso del Software, an si el Licenciante hubiera sido advertido de la posibilidad de ocurrencia de tales daos o por cualquier reclamo de cualquier otra parte. (f) Adems de la limitacin mencionada, la responsabilidad del Licenciante hacia usted o cualquier otro por daos en cualquier caso no exceder la tarifa de la licencia pagada por el Software.

4. Copyright
(a) Usted est en conocimiento de que el Software est sujeto a copyright. Usted no deber durante o cualquier tiempo luego de expirar o terminar la licencia permitir cualquier acto que viole ese copyright y, sin limitar la generalidad de lo antedicho, usted acepta especficamente que no copiar el Software salvo que la presente licencia autorice expresamente lo contrario. (b) Usted deber indemnizar al Licenciante en su totalidad contra cualquier responsabilidad, costo y gasto en el que el Licenciante deba incurrir ante un tercero como resultado de cualquier violacin de las disposiciones de esta licencia respecto del copyright o como resultado de que el software viole el copyright de un tercero, en el caso en que dicha violacin sea causada o permitida por usted, o por cualquiera de sus empleados, subcontratistas, agentes o terceros sobre los que usted ejerza un control razonable.
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5. Uso Indebido
Deber notificarnos de inmediato si alguien hace un reclamo contra usted como que el Software infringe sus derechos. Si usted nos da suficiente notificacin nosotros a nuestra opcin podemos: (a) Hacer que el Software no infringa los derechos del tercero; (b) Obtener para usted el derecho de utilizar el Software; o (c) Realizarle un reembolso total de la tarifa de licencia que usted haya pagado.

Este es su nica reparacin en el evento de un reclamo por uso indebido.

6. Preguntas
Si tiene algunas preguntas que realizar concernientes a esta licencia puede contactar al Licenciante por escrito a PO Box 27 415, Wellington, Nueva Zelanda.

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LOCALIZAR Y ADMINISTRAR ARCHIVOS


Para obtener detalles sobre estructura de directorios y ubicacin de archivos tipos de archivos dilogo Predeterminados cambiar la denominacin predeterminada de los archivos cambiar el directorio predeterminado para archivo de informes cambiar el directorio data predeterminado cambiar la denominacin predeterminada de los archivos de informes cambiar el tamao predeterminado del papel de los informes cambiar el editor RTF predeterminado cambiar la fuente predeterminada crear un archivo predeterminados cambiar el nombre del modelo generar Modelos de Usuario Final ejecutar Modelos de Usuario Final mantener versiones diferentes mover sus archivos de datos mover su producto Methodware y sus archivos de datos juntar archivos zipear archivos archivar archivos eliminar archivos Ver pgina 3 4 5 6
ver el mdulo informes

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ver el mdulo informes ver el mdulo informes ver el mdulo informes ver el mdulo administrar y mantener informacin ver el mdulo administrar y mantener informacin

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Localizar y Administrar Archivos
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instalar parches actualizar el Motor Advisor Pathfinder cargar otros productos Methodware restaurar un "backup" desinstalar su producto Methodware

20 20 21 21 22

Localizar y Administrar Archivos


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estructura de directorios y ubicacin de archivos


La siguiente es una lista de todos los directorios que son creados automticamente durante la instalacin estndar de un producto Methodware.
El Directorio Methodware Methodware\lib Contiene Archivos requeridos para ejecutar el Motor Advisor PathfinderTM y el generador de reportes. Archivos requeridos para ejecutar el Motor Advisor PathfinderTM. IMPORTANTE: Para asegurar que su producto Methodware opere correctamente es esencial que no se muevan los archivos que se encuentran en este directorio. Archivos requeridos para ejecutar su producto Methodware. IMPORTANTE: Para asegurar que su producto Methodware opere correctamente es esencial que no se muevan los archivos que se encuentran en este directorio. El directorio predeterminado para sus archivos y reportes. NOTA: Usted puede cambiar este predeterminado.

Methodware\*Nombre

Methodware\*Nombre\data

*Nombre = el nombre de su producto Methodware. Opcionales que dependen de su Producto Methodware Methodware\*Nombre\versions Mapas de conversin para convertir y abrir archivos creados en versiones previas de su producto Methodware. IMPORTANTE: Para asegurar que su producto Methodware opere correctamente es esencial que no se muevan los archivos que se encuentran en este directorio. Grficos de ejemplo en formato bitmap (.bmp) que se pueden utilizar para personalizar sus Modelos de Usuario Final. Modelos genricos (si se los suministra).

Methodware\*Nombre\bitmaps Methodware\*Nombre\models

Methodware\*Nombre\templates Archivos plantilla para convertir y cargar la informacin contenida en archivos de administracin de auditora/riesgos creados en otros Productos Methodware. Methodware\*Nombre\*EndUserModelName Directories * EndUserModelName. Estos sub-directorios son rotulados automticamente con los primeros ocho caracteres (menos espacios y caracteres especiales) del nombre que le di al respectivo archivo individual de estructura (en el campo Nombre en la ventana Detalles Modelo) desde el cual gener los Modelos de Usuario Final. Por cada Modelo de Usuario Final nico que usted genera, se crear automticamente un nuevo sub directorio. Cada sub-directorio Modelo de Usuario Final contiene sus propios directorios data y versions para albergar todos los archivos relativos a esos Modelos de Usuario Final.
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tipos de archivos
Cuando usted crea un nuevo archivo, se crean automticamente los siguientes archivos de datos para almacenar la informacin que usted ingresar en el archivo. Extensin de Archivo *.atv *.usr *.fpt Descripcin Este archivo contiene su informacin de actividad y puntajes. Este archivo contiene los detalles generales que ingresa en el archivo. Este archivo contiene todos los datos almacenados en los camos memo del archivo. IMPORTANTE: Para asegurar que usted pueda abrir un archivo es esencial que los archivos de datos *.atv, *.usr y *.fpt estn guardados juntos en el mismo directorio. *.lik *.ctr [Slo para Soluciones Multi-Usuario.] El archivo de datos vnculo. Este archivo almacena los vnculos entre registros en la base de datos principal. [Slo para Soluciones Multi-Usuario.] El archivo de datos de control. Este archivo registra las ids de los usuarios actuales del archivo maestro. Se soportan hasta 255 usuarios concurrentes. En la prctica, el desempeo del sistema parece deteriorarse por encima de 10, aunque esto depende del desempeo de la Red y la velocidad de la mquina. [Slo para Soluciones Multi-Usuario.] Archivos de datos memo adicionales (i.e. fp1, fp2 etc). Cuando un usuario se registra en el sistema se le da acceso exclusivo de grabacin a su propio archivo memo. Todos los usuarios subsiguientes tienen acceso de lectura. Posteriormente, se crean archivos .fpx a medida que ms usuarios acceden en forma concurrente al archivo maestro. IMPORTANTE: Los archivos de datos *.lik, *.ctr y *.fpx se guardan en el mismo directorio que el archivo maestro Multi-Usuario. * Estos archivos de datos son rotulados, en forma predeterminada, con los ocho primeros caracteres del nombre que se le ha dado al archivo en el campo Nombre del Modelo [Revisin] en la ventana Detalles (menos espacios y caracteres especiales). Usted puede cambiar este predeterminado. sec.lst [Slo para Soluciones Multi-usuario] El archivo de seguridad. Este archivo contiene "ids" de usuario, passwords y detalles de grupos de seguridad. IMPORTANTE: Este archivo debe estar presente en el directorio del Modelo de Usuario Final para que el usuario final pueda abrir/crear un archivo maestro. CONSEJO: Si desea reubicar y/o enviar un archivo por email, utilice la opcin Mover Archivos.

*.fpx

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dilogo Predeterminados
Este dilogo le permite cambiar las definiciones predeterminadas que se aplican a sus archivos. Cualquier definicin que cambie se aplicar a los archivos existentes y a los subsiguientes que se creen. Usted puede cambiar los predeterminados teniendo o no abierto un archivo. Si hay un archivo abierto, los cambios que realice en los predeterminados tambin se aplicarn a ese archivo. En este dilogo se siguientes elementos: pueden cambiar los

La Opcin Tabla Idioma Tamao de Papel Predeterminado Editor RTF Diccionario Ortogrfico Incluir Adjuntos en los Zips

le Permite Cambiar para que el producto Methodware muestre y reporte informacin en otro idioma. Cambiar el tamao predeterminado del papel utilizado en los reportes. Cambiar el editor utilizado para formatear reportes RTF. Cambiar diccionario ortogrfico. Los archivos que haya adjuntado al archivo no se incluye en los archivos zipeados a menos que est marcada la opcin Incluir adjuntos en zips en el dilogo Predeterminados. Elije entre tener los nombres de los nuevos archivos de datos guardados automticamente (lo predeterminado) o manualmente Cambiar la denominacin predeterminada de los archivos de reportes. Cambiar el directorio predeterminado que contiene sus archivos CONSEJO: Cambiar al disco de la red - aprovechar de los "backups" de la red, etc.
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Guardar Archivos utilizando Nombre Predeterminado (generado) Utilizar Dilogo Guardar Estndar para Reportes Diccionario de Datos Predeterminado

Directorio Guardar Reportes Definir Fuente Predeterminada Definiciones E-Mail Crear Archivo Predeterminados Eliminar Archivo Predeterminados

Cambiar el directorio predeterminado que contiene sus reportes Cambiar la fuente predeterminada para campos memo Cambiar las definiciones de email predeterminadas. Crear un Archivo Predeterminados conteniendo toda la informacin que ha ingresado en las listas de seleccin para el archivo actual. Si ha creado un archivo Predeterminados y no desea que las listas de seleccin predeterminadas sean incluidas en sus archivos futuros, haga clic en el botn Eliminar Archivo Predeterminados.

cambiar la denominacin predeterminada de los archivos

Para cambiar la denominacin predeterminada de sus archivos de datos:


1. Haga clic en la opcin Predeterminados... del men Archivo. 2. Haga clic en el campo Guardar archivos utilizando el nombre predeterminado (generado) (para remover la marca). 3. Haga clic en el botn Aplicar. NOTA: Para rehabilitar el predeterminado, haga clic nuevamente en el campo para insertar la marca.

cambiar el directorio data predeterminado

Para cambiar el directorio predeterminado para sus archivos de datos:


1. Haga clic en la opcin Predeterminados... del men Archivo. 2. Ingrese (o seleccione utilizando el botn Examinar) el nuevo directorio en el campo Directorio Data Predeterminado. 3. Haga clic en el botn Aplicar. CONSEJO: Utilice esta funcin para pasar al disco de la red y aprovechar los "backups" de la red, etc.
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cambiar el nombre del modelo


NOTA: Esta opcin slo est disponible en productos Builder de Methodware.

Cuando crea un archivo nuevo de estructura usted debe ingresar un nombre en el campo Nombre de Detalles del Modelo en la ventana Detalles Modelo. El nombre que ingresa:
" es utilizado para rotular los archivos de datos para su archivo de estructura. " controla la forma en que se pueden intercambiar los archivos de evaluacin creados en los Modelos de Usuario Final (que usted genera desde ese archivo de estructura).

Por ejemplo:
Escenario 1: Usted genera un Modelo de Usuario Final desde un archivo de estructura que tiene un Nombre de Detalles del Modelo "Estructura 1". Usted luego actualiza el archivo de estructura y genera nuevamente una versin actualizada del Modelo de Usuario Final. En este escenario, los archivos creados en las dos versiones del Modelo de Usuario Final pueden ser intercambiadas. Escenario 2: Usted genera un Modelo de Usuario Final desde un archivo de estructura con un Nombre de Detalles del Modelo "Estructura 1". Luego actualiza el archivo y cambia el nombre del archivo de estructura en el Nombre de Detalles del Modelo a "Estructura 2" y luego genera nuevamente una versin actualizada del Modelo de Usuario Final. En este escenario, los archivos creados en las dos versiones del Modelo de Usuario Final no pueden ser intercambiadas. Usted normalmente slo cambia el campo Nombre de Detalles del Modelo cuando desea generar un nuevo Modelo de Usuario Final. Esta accin asegura que los archivos creados en los viejos Modelos de Usuario Final no sean abiertos inadvertidamente y utilizados en los nuevos Modelos de Usuario Final.

Si desea abrir los archivos creados en viejos Modelos de Usuario Final en un nuevo Modelo de Usuario Final:
1. Haga clic en el botn Nombres Modelos Previos. Aparecer el dilogo Nombres Modelos Previos. 2. Ingrese todos los Nombres de Detalles del Modelo de archivos de estructura previos. 3. Genere el nuevo Modelo de Usuario Final. Todos los archivos creados en Modelos de Usuario Final generados desde archivos de estructura con los "Nombre(s)" de Detalles del Modelo que ingres en el Dilogo Nombres de Modelos Previos pueden ahora ser abiertos en el nuevo Modelo de Usuario Final. IMPORTANTE: " " Luego de haber hecho cambios al tamao u orden de su estructura o a las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo nmero de versin al archivo antes de regenerarlo. Los cambios (excepto los realizados en los reportes) son guardados automticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en su Modelo de Usuario Final existente, necesitar regenerarlo.
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generar Modelos de Usuario Final


NOTA: Esta opcin slo est disponible en productos Builder de Methodware.

Cuando usted ha terminado de definir su estructura de riesgo y las opciones del modelo est en condiciones de generar el Modelo de Usuario Final.

Para generar un Modelo de Usuario Final:


1. Haga clic en el botn Generar Modelo de la ventana Principal. 2. Escriba un nombre para el archivo del Modelo de Usuario Final y seleccione el directorio en que desea guardarlo. 3. Se crea un archivo *.adv para el Modelo de Usuario Final. * El nombre de este archivo depende del nombre que escribi en el paso 2. NOTA: No puede generar un Modelo de Usuario Final si: " no ha ingresado un nombre en el Campo Nombre de Detalles del Modelo. " no hay un nmero de versin.

ejecutar Modelos de Usuario Final


NOTA: Esta opcin slo est disponible en productos Builder de Methodware.

Para ejecutar un Modelo de Usuario Final generado:


1. Realice alguna de las siguientes acciones: " " NOTA: " Si hace clic en el botn Ejecutar Modelo, la Herramienta Builder y su archivo se cerrar automticamente cuando ejecute el Modelo de Usuario Final. Para reabrirlo utilice el mtodo indicado abajo. Para informacin sobre cmo navegar el Modelo de Usuario Final, por favor consulte la ayuda en lnea del Modelo de Usuario Final o el Manual del Usuario. La construccin de la estructura ser de naturaleza iterativa. Si es necesario, se pueden realizar cambios al archivo de datos y se puede regenerar un Modelo de Usuario Final actualizado. Haga clic en el botn Ejecutar Modelo de la ventana Principal de la Herramienta Builder. Seleccione de la lista el Modelo de Usuario Final que desea y haga clic en el botn OK. Haga doble clic en el archivo *.ADV del Modelo de Usuario Final en el Explorador Windows.

"

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METHODWARE SOFTWARE INFORMATION MODULE Diciembre 2001 PGINA 8

Para retornar a la Herramienta Builder desde el Modelo de Usuario Final:


1. En el Modelo de Usuario Final haga clic en la opcin Cargar otro Modelo del men Archivo. Aparecer el dilogo Cargar Modelo. 2. Seleccione el nombre de su producto Herramienta Builder de Methodware y haga clic en el botn Cargar. El Modelo de Usuario Final se cerrar y aparecer la ventana Principal de la Herramienta Builder. 3. Abra su archivo seleccionndolo de la lista de los archivos abiertos ms recientemente del men Archivo.

mantener versiones diferentes


NOTA: Esta opcin slo est disponible en los productos Builder de Methodware.

Los nmeros de versin permiten compatibilidad hacia atrs de los archivos creados en los Modelos de Usuario Final. Cuando se realizan cambios en la estructura en las opciones del Modelo de Usuario Final que impactan en el tamao u ordenamiento, debera asignarse un nuevo nmero de versin. Por ejemplo, si usted:
" agrega o remueve un item de la estructura necesitar asignar un nuevo nmero de versin " slo cambia la descripcin de un item, usted no necesita asignar un nuevo nmero de versin.

Cuando cambia el nmero de versin y luego regenera un Modelo de Usuario Final, la Herramienta Builder genera automticamente un archivo de "mapeo". Este archivo de mapeo mapea las IDs nicas de los items de su estructura. El mismo le permite esencialmente abrir, en el Modelo de Usuario Final regenerado, los archivos que fueron creados en Modelos de Usuario Final previos generados desde el mismo archivo de Herramienta Builder. Estos archivos de mapeo estn localizados en el directorio versions del Modelo de Usuario Final y son titulados utilizando el nmero real de versin. Por ejemplo, si usted genera un Modelo de Usuario Final con un nmero de versin de 2 entonces el archivo de mapeo en ese directorio versions del Modelo de Usuario Final es rotulado 2.
IMPORTANTE: Si usted no cambia el nmero de versin entre nuevas iteraciones de un Modelo de Usuario Final, y luego abre un archivo de datos creado en una versin previa, el archivo se puede corromper y los datos se pueden perder.

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Para asignar un nuevo nmero de versin:


1. Haga clic en el botn Detalles Modelo de la ventana Principal. 2. Aumente la cantidad en el campo Nro.Versin. CONSEJO: La historia de versiones de modelos se pueden registrar en la solapa Versin de la ventana Detalles Modelo. Durante el desarrollo y testeo de su Modelo de Usuario Final, usted estar generando varias versiones del modelo antes de lograr su aprobacin. Bajo esta situacin, usted no necesita cambiar el nmero de versin, dado que no habr necesidad de abrir, en cada nueva versin del modelo, archivos de prueba creados en versiones anteriores del modelo.

NOTA:

mover sus archivos de datos


NOTA: Slo para soluciones Multiusuario: Esta funcin no se puede realizar si hay ms de un usuario trabajando concurrentemente en el archivo maestro.

Para mover sus archivos de datos:


1. Abra su archivo de datos. 2. Haga clic en la opcin Mover Archivos en el men Archivo. 3. Realice alguna de las siguientes acciones: " Envelos va e-mail. Si hace clic en la opcin mail: - se zipean sus archivos de datos. - se abre su aplicacin de e-mail. - se adjunta el archivo zipeado a un nuevo mensaje que est listo para completar y enviar. NOTA: Para realizar esto tambin puede hacer clic en el botn de la ventana Principal.

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METHODWARE SOFTWARE INFORMATION MODULE Diciembre 2001 PGINA 10

" Enve va LAN/WAN. Si hace clic en esta opcin: - se zipean sus archivos de datos. - se abre el Explorador de Microsoft Windows listo para seleccionar el drive de disco y el directorio. " Enve va diskette. Si hace clic en la opcin floppy: - se zipean sus archivos de datos. - se le avisa que inserte un floppy en su drive a:\. - se copia el archivo zipeado en el floppy. ADVERTENCIA: Los archivos que haya adjuntado al archivo no son incluidos en los archivos zipeados a menos que se marque la opcin Incluir adjuntos en los zips en el dilogo Predeterminados. Se accede al dilogo Predeterminados desde el men Archivo.

mover su producto Methodware y sus archivos de datos

Para mover su producto Methodware y sus archivos de datos a otra estructura de directorio y/o PC:
1. Utilice la funcin Mover archivos para transferir sus archivos de datos. NOTA: Slo para Soluciones Multiusuario: Esta funcin no puede ser realizada cuando hay ms de un usuario trabajando concurrentemente en el archivo maestro.

2. Instale el Motor Advisor PathfinderTM en la nueva PC. 3. Instale su producto Methodware. NOTA: El simple copiado y pegado de un producto Methodware impedir el funcionamiento de la versin pegada.

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juntar archivos
NOTAS: " " Esta funcin puede no estar disponible en su producto Methodware. Slo para Soluciones Multiusuario: Esta funcin no se puede realizar cuando est ms de un usuario trabajando concurrentemente en el archivo maestro.

La funcin Juntar archivos permite que se junten o intercalen en un nico archivo los detalles de dos o ms archivos. Esto es til cuando ms de un revisor est llevando a cabo la revisin/auditora, teniendo asignada cada uno de ellos una porcin diferente para evaluar y completar. Los detalles de los archivos que se estn intercalando se agregan en el archivo abierto actualmente, de tal forma que si el mismo campo ha sido completado en ms de un archivo, todos los comentarios se agregan juntos.
CONSEJOS: " Crear un nuevo archivo y luego juntar los archivos existentes en el mismo. De tal forma usted puede guardar las versiones originales de los archivos como "backups". " Cuando se crean archivos mltiples con el deseo de intercalarlos en uno al completarlos, utilice la funcin alcance para asegurar que cada archivo se enfoca en un nico aspecto, por ejemplo, asegure que inicialmente cada archivo se enfoca en un componente diferente de la Metodologa COBIT. Esto asegurar que los resultados de los archivos no se sobreescribirn/entrarn en conflicto entre ellos durante el proceso de unin.

Para juntar archivos:


1. Haga clic en la opcin Juntar Archivos en el men Archivo. Aparecer la ventana Abrir Archivo Cliente.

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2. Seleccione en el lado derecho de esta ventana el directorio que contiene los archivos que desea juntar al archivo que tiene abierto. Una vez seleccionado el directorio, aparecer sobre la izquierda, en la Lista Archivos Cliente, una lista de todos los archivos vlidos . 3. Sostenga la tecla <CTRL> y haga clic en cada archivo que desea juntar al archivo abierto. 4. Haga clic en el botn Transferir Seleccionado. Los archivos se muestran en la lista Archivos Seleccionados. CONSEJOS: " Tambin puede agregar archivos a la lista Archivos Seleccionados utilizando alguno de los siguientes mtodos: - Haga doble clic en un archivo. - Seleccione un archivo, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Transferir. - Haga clic en el botn Transferir Todo para agregar todos los archivos de la lista Archivos Cliente. " Si transfiere accidentalmente un archivo a la lista Archivos Seleccionados, antes de hacer clic en el botn Cargar puede removerlo utilizando alguno de los siguientes mtodos: - Haga doble clic en el archivo en la lista Archivos Seleccionados. - Seleccione el archivo en la lista Archivos Seleccionados, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Remover. 5. Haga clic en el botn Cargar.

zipear archivos
Para ahorrar espacio en su disco duro o red, cuando no est en uso usted puede comprimir y almacenar un archivo de administracin de auditora/riesgo en un archivo zipeado. Los archivos zipeados se pueden abrir directamente en el producto Methodware sin necesidad de realizar una extraccin. No se requieren otros programas de software para abrir el archivo zipeado. Sin embargo, para abrirlo usted puede utilizar otro software de descompresin, por ejemplo el WinZip.
CONSEJOS: " Utilice la funcin Mover Archivos para comprimir y mover/e-mail automticamente un archivo individual. " Utilice la caracterstica Administrador de Archivos para comprimir ms de un archivo.

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Para zipear un archivo:


ADVERTENCIA: Los archivos que haya adjuntado al archivo no son incluidos en los archivos zipeados a menos que se marque la opcin Incluir adjuntos en los zips en el dilogo Predeterminados. Se accede al dilogo Predeterminados desde el men Archivo.

1. Abrir el archivo. 2. Hacer clic en la opcin Zipear/Guardar Archivos en el men Archivo. 3. Elija alguna de las siguientes opciones: NOTA: Slo estn activas estas opciones cuando se abre un archivo.

" Zipear Archivo y Eliminar. Seleccione esta opcin si desea zipear una copia del archivo actual y eliminar el original. " Zipear Archivo. Seleccione esta opcin si desea zipear una copia del archivo actual. NOTA: Para deszipear su archivo, haga clic en la opcin Zipear/Guardar Archivos, Deszipear en el men Archivo. Esta opcin crea un directorio temp en el directorio data predeterminado y extrae el contenido del archivo zipeado en este directorio.

Para abrir un archivo zipeado:


1. Haga clic en la opcin Abrir del men Archivo. El archivo zipeado se lista en la lista Cliente/Archivo junto con los otros archivos. 2. Haga doble clic en el archivo zipeado.

archivar archivos
Para ahorrar espacio en su disco duro o en la red, usted puede comprimir y almacenar sus archivos individuales de administracin de auditora/riesgos en un "archivero" cuando no se utilizan. Puede crear una cantidad ilimitada de "archiveros" en los cuales puede colocar una cantidad ilimitada de archivos de administracin de auditora/riesgos. Los archivos que se almacenan en un archivero se pueden extraer cuando se los requiere, y ser colocados nuevamente en el archivero en cualquier momento. No se requiere ningn otro software para agregar o extraer archivos desde su archivero(s). Sin embargo, usted puede utilizar otros programas de descompresin, por ejemplo el WinZip para abrir sus archiveros y agregar o extraer archivos.
Localizar y Administrar Archivos
METHODWARE SOFTWARE INFORMATION MODULE Diciembre 2001 PGINA 14

Sus archiveros se pueden mover, copiar, renombrar y eliminar como cualquier archivo normal con el Explorador de Windows.
NOTA: Tambin puede utilizar la funcin Zipear Archivo para comprimir un archivo individual de administracin de auditora/riesgos.

acceder al administrador de archiveros

Para acceder al Administrador de Archiveros:


1. Cerrar el archivo actual. 2. Hacer clic en la opcin Zipear/Archivar Archivos, Administrar Archiveros en el men Archivo. Aparecer una ventana vaca Administrador Archiveros.

NOTAS: " Si ya existen archiveros, la ventana Administrador Archiveros mostrar los detalles del ltimo archivero abierto. " Si el ms reciente archivero abierto fue: - cerrado sin que se le agregara ningn archivo de administracin de auditora/riesgos; o - fue eliminado, removido o renombrado, Aparece un dilogo informndole que no puede ser abierto.

Haga clic en el botn OK en este dilogo y se exhibir la ventana Administrador Archiveros.


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abrir archiveros existentes Cuando se accede al Administrador de Archiveros se muestra automticamente el archivero abierto ms recientemente.

Para abrir otros archiveros existentes:


1. Realice alguna de las siguientes acciones: " Haga clic en el botn Abrir Archiveros en la ventana Administrador Archiveros y haga doble clic en el archivero que desea abrir. " Elija un archivero reciente en la lista del men Archivo. " Haga clic en la opcin Abrir del men Archivo y luego doble clic en el archivero que desea abrir.

crear un nuevo archivero

Para crear un archivero:


1. Realice alguna de las siguientes acciones: " Haga clic en el botn Archivero Nuevo. " Haga clic en la opcin Nuevo en el men Archivo. Aparece el dilogo Crear Archivero.

2. Seleccione el directorio en el cual desea que resida el archivero. 3. Escriba un nombre para el archivero y haga clic en el botn Guardar. Aparece nuevamente la ventana Administrador Archiveros con el nombre del nuevo archivero en la barra de ttulo.

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4. Agregue o transfiera archivos al archivero. NOTA: Si no agrega o transfiere archivos al archivero, el archivero no se guardar cuando cierre la ventana Administrador Archiveros.

agregar/transferir archivos en un archivero


IMPORTANTE: " Cuando usted agregue archivos a un archivero, los archivos originales no se eliminan. " Cuando transfiera archivos a un archivero, los archivos originales se eliminan.

Para agregar/transferir archivos en un archivero:


1. Realice alguna de las siguientes acciones: " Para agregar archivos, haga clic en el botn Agregar Archivos. " Para transferir archivos, haga clic en el botn Transferir Archivos. Aparecer la ventana Abrir Archivo Cliente. 2. Seleccione los archivos que desea agregar/transferir y haga clic en el botn Cargar. CONSEJO: Haga clic en la cabecera de una columna para cambiar el contenido a ordenamiento de fecha/alfabtico/numrico, ascendente/descendente. 3. Una vez terminado haga clic en el botn Cerrar Archivero.

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remover archivos desde un archivero


IMPORTANTE: Esta accin eliminar en forma permanente el archivo de administracin de auditora/riesgos si slo est localizado en este lugar.

Para remover un archivo desde un archivero:


1. Abra el archivero. 2. Seleccione el archivo. 3. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Remover. El estado del archivo cambiar a Remover. Sin embargo, el archivo no ser removido del archivero hasta que usted no cierre el archivero.

CONSEJO: La opcin Restaurar Estado cambiar el estado nuevamente al estado anterior a la remocin, slo si se lo utiliza antes de cerrar la sesin del Administrador de Archiveros.

extraer archivos desde un archivero Para ver, modificar y/o elaborar informes desde un archivo que est en un archivero, necesitar extraerlo.

Para extraer un archivo desde un archivero:


1. Abra el archivero. 2. Seleccione el archivo de administracin de auditora/riesgo. CONSEJO: Si desea extraer todos los archivos haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Seleccionar Todo.

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3. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Extraer. El archivo ser extrado en el directorio data predeterminado. Sin embargo, el archivo no ser removido del archivero.

NOTA:

Tambin puede extraer archivos de administracin de auditora/riesgos desde un archivero utilizando otro software de descompresin, por ejemplo el WinZip.

eliminar archivos
NOTAS: " " Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware. Los archivos eliminados utilizando este mtodo no se remueven a la Papelera de Reciclaje del Explorador de Windows, los mismos son eliminados en forma permanente.

Para eliminar un archivo:


1. Haga clic en la opcin Eliminar Archivos en el men Archivo de la ventana Principal. Aparecer la ventana Eliminar Archivos Cliente.

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2. Seleccione en el lado derecho de la ventana el directorio que contiene el archivo que desea eliminar. Una vez que haya seleccionado el directorio, aparecer sobre la izquierda una lista de todos los archivos vlidos. 3. Seleccione el archivo que desea eliminar y haga clic en el botn Eliminar. 4. Haga clic en el botn OK para confirmar. CONSEJO: Ordene la lista de archivos haciendo clic en las cabeceras de columna Nombre, Nombre Archivo y Fecha. Hacer clic en estas cabeceras le permitir cambiar de orden ascendente a descendente.

instalar parches
Ocasionalmente su producto Methodware puede requerir ajustar "bugs" aplicando parches o realizar mejoras funcionales menores. Si se requiere realizar tales cambios, los mismos sern suministrados en un archivo denominado patches.sll. El archivo patches.sll debe ser instalado en el directorio Methodware/Lib de su disco local (usualmente su disco c:\ ]. Para las soluciones Multiusuario, el archivo debe ser instalado en el directorio Lib local de las PCs de todos los usuarios. Para instalarlo, simplemente copie el archivo desde el floppy que se le suministr (o guarde el adjunto si lo recibi por e-mail) en el directorio Lib. Su producto Methodware reconocer y aplicar automticamente el archivo parche cada vez que se ejecute.
CONSEJO: Para ver si se est aplicando el archivo parche mire en la ventana Acerca (haga clic en el botn Acerca en la ventana Principal o haga clic en la opcin Acerca del men Ayuda).

actualizar el Motor Advisor Pathfinder


Este producto fue desarrollado por Methodware Limited utilizando el Motor Advisor Pathfinder . La funcionalidad clave disponible en el producto es llevada a cabo por este motor.
TM

Con regularidad mejoramos la funcionalidad disponible en los productos Methodware colocando un motor actualizado en nuestro website, www.methodware.com. Le invitamos para que baje el motor actualizado y ponga al da el motor existente, sin cargo alguno, y pueda disfrutar de las funcionalidades adicionales.
NOTA: Asegrese de cerrar su Producto Methodware antes de ejecutar el programa de actualizacin del motor.

IMPORTANTE: Para las soluciones Multiusuario, asegrese que el motor actualizado es consistentemente instalado en las PCs de todos los usuarios. Si los usuarios acceden a los mismos archivos maestros multiusuarios utilizando diferentes versiones del motor, podran ocurrir problemas con el software multiusuario.
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cargar otros productos Methodware


Todos los productos Methodware estn desarrollados utilizando el Motor Advisor Pathfinder . Si ha comprado otros productos dentro del rango de productos Methodware, la opcin Cargar otro modelo le permite pasar a ellos fcilmente .
TM

Para cargar otro producto Advisor registrado:


1. Haga clic en la opcin Cargar otro modelo en el Men Archivo. Aparecer la ventana Cargar Modelo.

2. Seleccione el modelo registrado que desea y haga clic en el botn Cargar. NOTA: Si el modelo que desea cargar no est registrado, puede registrarlo haciendo clic en el botn Otro.

restaurar un "backup"
Usted puede restaurar una versin de "backup" de un producto Methodware en forma temporaria o permanente.

Para restaurar temporariamente un "backup":


IMPORTANTE: Este mtodo slo le permite ver el "backup". Si desea realizarle cambios o reemplazar la versin actual de su producto Methodware por el "backup", deber restaurar el "backup" en forma permanente. 1. En la ventana Principal, no estando abierto ningn archivo, haga clic en la opcin Cargar Modelo en el men Archivo. Aparecer la ventana Cargar Modelo. 2. Haga clic en la opcin Otro... . Se mostrar un dilogo.
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3. Cambie el campo Archivos de Tipo a Todos los Archivos (*.*), seleccione el archivo de "backup" que desea restaurar, y luego haga clic en el botn Abrir. Aparece un dilogo mientras se est cargando el "backup".

Para restaurar permanentemente un "backup":


1. En el Explorador de Windows, elimine el archivo *.adv. 2. Renombre al *.bak como *.adv. * El nombre de este archivo est basado en el nombre real de su producto Methodware.

desinstalar su producto Methodware

Para desinstalar su producto Methodware:


1. Utilice la opcin Agregar/Quitar Programas de Windows. NOTA: La estructura de directorio y el contenido del directorio data no se remover, permitindole hacerlo manualmente o reubicar/zipear y almacenar sus archivos.

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METHODWARE SOFTWARE INFORMATION MODULE Diciembre 2001 PGINA 22

ESTABLECER Y MANTENER LA SEGURIDAD


NOTA: Esta opcin es aplicable slo a las soluciones Multiusuario.

Un archivo de seguridad controla el acceso a un archivo maestro multiusuario de administracin de auditoras/riesgo. Este archivo de seguridad trabaja en dos niveles. El mismo:
! Permite que slo usuarios autorizados puedan acceder al archivo maestro multiusuario. ! Determina el nivel de acceso de cada usuario autorizado.

Los usuarios autorizados de un archivo maestro se identifican por sus ids de usuario. Grupos de Seguridad controlan el nivel de acceso que tiene cada usuario. Cada grupo determina a qu tiene acceso de grabacin y/o de slo lectura el usuario en el archivo maestro. Methodware ingres en el archivo de seguridad, al momento de la compra, los grupos de seguridad y la id de usuario de la persona responsable por administrar seguridad. Es responsabilidad del "Oficial de Seguridad" ingresar las restantes ids de usuario, asignar los grupos de seguridad apropiados y mantener el archivo de seguridad desde ese momento en ms.
NOTA: Usted slo puede acceder y mantener el archivo de seguridad si se le ha asignado el grupo de seguridad S (Seguridad).

Se pueden realizar cambios en el archivo de seguridad en cualquier etapa. Dependiendo de cmo se accede al archivo de seguridad, los Oficiales de Seguridad llevarn a cabo la seguridad controlando los archivos maestros en diferentes formas.

Establecer y Mantener la Seguridad


MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Diciembre 2001 PGINA

Si cambia el archivo de seguridad cuando no hay abierto ningn archivo maestro de administracin de auditoras/riesgo, todos los archivos maestros de aministracin de auditoras/riesgo subsiguientes creados a partir de ese momento son, en forma predeterminada, controlados por la informacin modificada de ese archivo de seguridad. Esto significa que:
! Slo los usuarios con ids listadas en el archivo de seguridad modificado podrn acceder a las nuevas revisiones y trabajar con ellas sujetos a sus respectivas restricciones individuales de acceso. ! Cualquier archivo maestro existente no es afectado por los cambios. Por ejemplo, si usted agreg nuevos usuarios, ellos no podrn acceder a los archivos maestros existentes. Para mayores detalles ver actualizar archivos maestros existentes con la nueva informacin de seguridad.

Si usted cambia el archivo de seguridad cuando hay abierto un archivo de administracin de auditoras/riesgo, los cambios que haga sern exclusivos para ese archivo maestro y no impactan en la seguridad de otros archivos maestros.

IDs de usuarios
NOTA: Esta opcin es aplicable slo a las soluciones Multiusuario.

El Oficial de Seguridad es responsable por el ingreso y mantenimiento de las ids de usuario en el archivo de seguridad para aquellos usuarios que requieren acceso a los archivos maestros multiusuario
NOTA: La cantidad mxima de usuarios que se pueden ingresar en el archivo de seguridad es igual a la cantidad de licencias adquiridas.

Las ids de usuario estn integradas con nombre de "login" de Windows de forma tal que que se puede utilizar el mismo nombre cuando se definen otros usuarios. No se requerir un "login" adicional por parte del usuario.

Establecer y Mantener la Seguridad


MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Diciembre 2001 PGINA

grupos de seguridad
NOTA: Esta opcin es aplicable slo a las soluciones Multiusuario.

Los grupos de seguridad estn predefinidos y no se pueden cambiar. El Oficial de Seguridad es responsable por la asignacin de los grupo(s) apropiados de seguridad a cada id de usuario listada en el archivo de seguridad.
NOTAS: ! Si usted requiere ingresar grupos diferentes en el archivo de seguridad, contacte a Methodware. ! Se puede asignar ms de un grupo de seguridad a un id de usuario.

"

Para ver una lista de los grupos de seguridad disponibles:


1. Haga clic en la opcin Editar Archivo de Seguridad en el men Archivo. Aparecern las Ids de Usuario y los Grupos de Seguridad. La mitad inferior de esta ventana muestra los grupos de seguridad de su producto Methodware.

Establecer y Mantener la Seguridad


MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Diciembre 2001 PGINA

agregar usuarios al archivo de seguridad


NOTA: Esta opcin es aplicable slo a las soluciones Multiusuario.

IMPORTANTE: ! Usted slo puede acceder y mantener el archivo de seguridad si se le ha asignado el grupo de seguridad S (Seguridad). ! Para realizar sus cambios al estndar, seguridad predeterminada para todos los archivos multiusuario creados desde ese momento en ms, acceda al archivo de seguridad cuando no est abierto un archivo de administracin de auditoras/riesgo. ! Para guardar los cambios exclusivos para un archivo maestro, acceda al archivo de seguridad teniendo ese archivo maestro de administracin de auditoras/riesgo abierto.

"

Para agregar un nuevo usuario:


1. Haga clic en la opcin Editar Archivo de Seguridad en el men Archivo. Aparecer la ventana Ids de usuario y Grupos de Seguridad.

2. Haga clic en el botn Agregar. 3. Escriba el nombre de logon de windows (del sistema) para el nuevo usuario. 4. Haga clic en el botn OK. 5. Ingrese los grupo(s) de seguridad en el campo Grupos. 6. Repita los pasos 2 - 5 para cada nuevo usuario. 7. Haga clic en el botn Cerrar una vez completado.
Establecer y Mantener la Seguridad
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editar el acceso de seguridad de un usuario


NOTA: Esta opcin es aplicable slo a las soluciones Multiusuario.

IMPORTANTE: ! Usted slo puede acceder y mantener el archivo de seguridad si se le ha asignado el grupo de seguridad S (Seguridad). ! Para realizar sus cambios al estndar, seguridad predeterminada para todos los archivos multiusuario creados desde ese momento en ms, acceda al archivo de seguridad cuando no est abierto un archivo de administracin de auditoras/riesgo. ! Para guardar los cambios exclusivos para un archivo maestro, acceda al archivo de seguridad teniendo ese archivo maestro de administracin de auditoras/riesgo abierto.

"

Para editar la seguridad para un usuario:


1. Haga clic en la opcin Editar Archivo de Seguridad en el men Archivo. 2. Para modificar una id de usuario, seleccinela y haga clic en el botn Editar Nombre. CONSEJO: Presione la primera letra de la id de usuario para recorrer rpidamente la lista. 3. Para cambiar el grupo de seguridad asignado, seleccione la id de usuario y luego sobreescriba los grupo(s) existente segn corresponda. 4. Haga clic en el botn Cerrar una vez completado.

eliminar el acceso de seguridad de un usuario


NOTA: Esta opcin es aplicable slo a las soluciones Multiusuario.

IMPORTANTE: ! Usted slo puede acceder y mantener el archivo de seguridad si se le ha asignado el grupo de seguridad S (Seguridad). ! Para realizar sus cambios al estndar, seguridad predeterminada para todos los archivos multiusuario creados desde ese momento en ms, acceda al archivo de seguridad cuando no est abierto un archivo de administracin de auditoras/riesgo. ! Para guardar los cambios exclusivos para un archivo maestro, acceda al archivo de seguridad teniendo ese archivo maestro de administracin de auditoras/riesgo abierto. Si usted tiene un archivo maestro abierto, no puede eliminar del archivo de seguridad el nombre de la persona que cre ese archivo maestro.

Establecer y Mantener la Seguridad


MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Diciembre 2001 PGINA

"

Para eliminar un usuario:


1. Haga clic en la opcin Editar Archivo de Seguridad en el men Archivo. 2. Seleccione la ID de Usuario. 3. Haga clic en el boton Eliminar. 4. Haga clic en el botn Cerrar cuando est completado.

actualizar archivos maestros existentes con la nueva informacin de seguridad


NOTA: Esta opcin es aplicable slo a las soluciones Multiusuario.

Con el tiempo las ids existentes sern eliminadas y se agregarn nuevas ids de usuario al archivo de seguridad reflejando el movimiento del personal. Estos cambios no se reflejan automticamente en los archivos maestros existentes, necesitan ser realizados directamente en cada archivo maestro segn corresponda.

"

Para actualizar rpidamente la seguridad de un archivo maestro existente con los detalles actuales de seguridad:
1. Abra el archivo maestro existente. 2. Haga clic en la opcin Editar Archivo de Seguridad del men Archivo. 3. Haga clic en el botn Actualizar desde Lista Maestra. IMPORTANTE: Si se han comprado licencias adicionales, usted necesitar primero hacer clic en el botn Actualizar Licencias para aumentar la cantidad mxima del contador de ids de usuario. Toda la seguridad existente para ese archivo maestro ser reemplazada por los detalles de seguridad actuales.

Establecer y Mantener la Seguridad


MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Diciembre 2001 PGINA

UTILIZAR COBIT ADVISOR3RD EDITION (AUDIT)


Este mdulo detalla los pasos claves para realizar la auditora que involucra la utilizacin de COBIT 3RD EDITION (Audit). Advisor
PASO Cree un archivo de auditora

1 2
Dominios/Sub-Dominios

consulte la pgina 2 Determine los componentes relevantes de la Estructura COBIT

consulte la pgina 4

Criterios de Informacin

Recursos TI

Realice evaluaciones

Evaluacin de Alto Nivel a Nivel de Dominios

consulte la pgina 13
Evaluacin Detallada de Objetivos de Control

Monitoree, administre e informe los resultados

Evaluacin Detallada de Guas de Auditora

consulte la pgina 24

Utilizar COBIT Advisor3RD EDITION (Audit)


MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Octubre 2001 PGINA

paso 1: crear un nuevo archivo de auditora

Para crear un nuevo archivo de auditora:


1. Realice una de las siguientes acciones: en la ventana Principal. " Haga clic en el botn " Haga clic en la opcin Nuevo en el men Archivo. Aparecer la ventana Detalles.

Ingrese detalles de la auditora en los campos apropiados.

Ingrese detalles acerca de la auditora en las solapas apropiadas.

En estas solapas confirme o modifique las escalas de evaluacin.

2. Escriba un nombre descriptivo para el archivo de auditora en el campo Nombre Auditora. Este campo debe ser completado dado que se lo utiliza como base para el nombre del archivo de datos. 3. Complete los campos restantes segn corresponda. NOTA: Los detalles ingresados aqu se muestran en la seccin ttulo de los informes claves. . Aparecer un dilogo requiriendo confirmacin.

4. Una vez completado haga clic en el botn

5. Haga clic en Yes para confirmar la creacin del archivo de auditora. Se crean archivos de datos para el nuevo archivo de auditora y aparece la ventana Principal.
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MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Octubre 2001 PGINA

CONSEJOS: " Haga clic en el botn Detalles en la solapa Navegacin de la ventana Principal para ver y/o modificar estos detalles. " Para ingresar un nuevo elemento de la lista, haga clic en un item en blanco de la lista e ingrese el texto. Presione la tecla <Enter> y se crear un nuevo item vaco en la lista. Para eliminar o insertar items en la lista, haga clic en el botn derecho del mouse sobre un item de la lista y aparecer el men eliminar/insertar.

modificar detalles del archivo de auditora Usted puede cambiar los detalles del proyecto del archivo de auditora en cualquier etapa. Los cambios que realice se guardan automticamente a medida que los efecta.

Para modificar los detalles del archivo de auditora:


1. Haga clic en el botn Detalles en la solapa Navegacin de la ventana Principal. Aparecer la ventana Detalles. 2. Modifique los detalles segn corresponda.

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paso 2: determine los componentes relevantes de la Estructura COBIT


Este paso involucra:
" Defina el alcance de su archivo de auditora. " si es necesario, personalice la Estructura COBIT agregando sus sub-dominios, objetivos de control y guas de auditora especficos.

definir el alcance de la auditora


Definir el alcance involucra determinar las partes de la Metodologa COBIT que son relevantes para la auditora. Utilizando la funcionalidad de definir el alcance, usted puede personalizar la auditora a sus requerimientos especficos. Adems de esto, estos atributos se pueden cambiar en cualquier momento permitiendo realizar un anlisis "what-if" (qu sucede si......).
IMPORTANTE: Para definir fuera del alcance de la auditora a los sub-dominios definidos por el usuario (los que usted ha agregado), necesita hacer clic en el campo N/D en la ventana Sub-Dominios o seleccionar Yes en la columna N/D de la solapa Sub-Dominios.

definir el alcance de los dominios/sub-dominios relevantes Cualquiera de los 4 dominios (Planeamiento y Organizacin, Adquisicin e Implementacin, Entrega y Soporte y Monitoreo) pueden removerse de la auditora si no son requeridos. Al remover un dominio se remueven todos sus componentes, tales como: los sub-dominios predefinidos y los definidos por el usuario, objetivos de control y guas de auditora. Dentro de cada uno de los dominios y sub-dominios predefinidos se puede dejar fuera del alcance a cualquier sub-dominio en forma individual, en lugar de dejar fuera del alcance a todo el dominio.
NOTAS: " En forma predeterminada todos los dominios y sub-dominios son relevantes. " Para definir fuera del alcance de la auditora a los sub-dominios definidos por el usuario (los que usted ha agregado), simplemente haga clic en el campo N/D en la ventana Sub-Dominios o seleccione Yes en columna N/D de la solapa Sub-Dominios. " Sus preferencias de alcance se pueden cambiar en cualquier etapa durante la auditora.

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Para definir el alcance de Dominios/Sub-Dominios predefinidos:


1. Haga clic en el botn Seleccionar Dominios/Sub-Dominios en la solapa Navegacin de la ventana Principal. Aparecer la ventana Alcance Dominios.

2. En la mitad superior de esta ventana deseleccione los dominios considerados no aplicables. (Una marca indica que son relevantes). NOTA: Para obtener una definicin de un dominio haga clic en el botn correspondiente.

3. Por cada dominio relevante haga clic en la solapa apropiada y seleccione slo los sub-dominios que son relevantes. NOTA: Slo se listan los sub-dominios pre-definidos. Los sub-dominios definidos por el usuario se dejan fuera del alcance de la auditora haciendo clic en el campo N/D (para remover la marca) en la ventana Sub-Dominios o seleccionando Yes en la columna N/D de la solapa Sub-Dominios.

4. Ingrese comentarios sobre sus preferencias de alcance en la solapa Narrativa. 5. Una vez completado realice una de las siguientes acciones: " Haga clic en el botn " Haga clic en el botn para retornar a la ventana Principal. para moverse a la ventana Criterios de Informacin.

Los botones de los dominios dejados fuera del archivo quedan deshabilitados en la solapa Navegacin de la ventana Principal.
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definir el alcance de los Criterios de Informacin relevantes Cada sub-dominio tiene impacto en uno o ms Criterios de Informacin segn est definido en la Estructura COBIT. Los Criterios de Informacin pueden tener un efecto primario o secundario. Al seleccionar los Criterios de Informacin relevantes, usted puede crear un archivo de auditora altamente focalizado. Los sub-dominios que slo tienen relacin con los criterios de informacin dejados fuera del alcance, son removidos del archivo de auditora.
NOTAS: " Para los sub-dominios predefinidos todos los criterios de informacin son en forma predeterminada relevantes. " Esta opcin no deja fuera del alcance a los sub-dominios definidos por el usuario.

Para definir el alcance de los Criterios de Informacin:


1. Haga clic en el botn Seleccionar Criterio Informacin en la solapa Navegacin de la ventana Principal. Aparecer la ventana Alcance Criterios de Informacin.

2. Deseleccione el criterio de informacin que no desea enfocar durante la auditora. NOTA: Para obtener una definicin de los criterios de informacin y los significados de primario y secundario haga clic en los botones correspondientes.

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3. Una vez completado, realice una de las siguientes acciones: " Haga clic en el botn " Haga clic en el botn NOTAS: " La seleccin de criterios de informacin se puede cambiar en cualquier momento. " Los criterios de informacin afectados por cada: - sub-dominio pre-definido se muestran en la ventana Sub-Dominios con una P o S. - sub-dominio definido por el usuario se muestran en la ventana Sub-Dominios con una marca. para retornar a la ventana Principal. para moverse a la ventana Recursos de TI.

definir el alcance de los Recursos de TI relevantes Cada sub-dominio impacta en uno o ms recursos de TI. En forma predeterminada todos los recursos de TI son relevantes para los sub-dominios predefinidos.
NOTA: Esta opcin no deja fuera del alcance a los sub-dominios definidos por el usuario.

Para definir el alcance de los Recursos de TI:


1. Haga clic en el botn Seleccionar Recursos TI en la solapa Navegacin de la ventana Principal. Aparecer la ventana Alcance Recursos de TI.

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2. Deseleccione los recursos de TI que no son relevantes. NOTA: Para obtener una definicin de cada recurso de TI haga clic en el botn para retornar a la ventana Principal. correspondiente.

3. Una vez completado haga clic en el botn NOTAS:

" Se pueden realizar cambios en los recursos de TI en cualquier momento. " Los recursos de TI requeridos por cada sub-dominio se muestran en la ventana Sub-Dominios con una marca.

agregar sub-dominios Dependiendo de sus preferencias de alcance, su archivo de auditora contendr automticamente los detalles de hasta 34 sub-dominios definidos en el modelo COBIT. Los detalles de estos subdominios se pueden modificar segn sea requerido. Si se requieren sub-dominios adicionales siga el siguiente procedimiento:

Para agregar un nuevo sub-dominio a un dominio:


1. Acceda a la solapa de Sub-dominios en la ventana Principal. 2. Haga clic en el botn Agregar Sub-dominios.

3. En el dilogo resultante, seleccione el dominio en el cual desea ubicar el nuevo sub-dominio. 4. Haga clic en el botn Agregar Item. NOTA: Este botn solo est habilitado si usted ha seleccionado un dominio.

5. Escriba un nombre para el sub-dominio y haga clic en el botn OK. NOTA: Usted no puede cambiar el nombre de un sub-dominio una vez que lo ha creado.
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El sub-dominio se agrega al final de todos los sub-dominios existentes para el dominio. Aparece la ventana SubDominios con el nuevo sub-dominio a la vista.

6. Complete los detalles segn corresponda. 7. Haga clic en el botn una vez completado.

eliminar sub-dominios Slo se pueden eliminar los sub-dominios definidos por el usuario. Si un sub-dominio pre-definido es considerado no relevante para la auditora, debe definirlo fuera del alcance de sta.

Para eliminar un sub-dominio definido por el usuario:


1. Acceda a la solapa Sub-dominios en la ventana Principal. 2. Haga clic en el botn Agregar Sub-dominios. 3. En el dilogo resultante seleccione el sub-dominio que desea eliminar. 4. Haga clic en el botn Eliminar Item. NOTA: Este botn slo est habilitado si se ha seleccionado un sub-dominio definido por el usuario. una vez completado.

5. Haga clic en el botn NOTA:

Tambin se puede definir fuera del alcance de la auditora a los sub-dominios definidos por el usuario (los que se han agregado) haciendo clic en el campo N/D en la ventana Sub-Dominios o seleccionando Yes en la columna N/D de la solapa Sub-Dominios.
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MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Octubre 2001 PGINA

agregar objetivos de control Dependiendo de la definicin del alcance, su archivo de auditora contendr automticamente los detalles de hasta 318 objetivos de control definidos en el modelo COBIT. Los detalles de estos objetivos de control pueden ser modificados segn sea necesario. Si se requieren objetivos de control adicionales, siga el procedimiento que se describe abajo:

Para agregar un nuevo objetivo de control a un sub-dominio:


1. Acceda a la ficha Objetivos de Control en la ventana Sub-Dominios. 2. Realice una de las siguientes acciones: " Haga clic en el botn derecho del mouse y seleccione la opcin "Agregar Objetivo de Control". " Haga clic en el botn . 3. Escriba un nombre para el objetivo de control y haga clic en el botn "OK". Aparecer la ventana Objetivos de Control con el nuevo objetivo de control a la vista.

4. Complete los campos y solapas relevantes segn corresponda.


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10

5. Una vez completado haga clic en el botn NOTAS:

" Cuando se agrega un objetivo de control en la ficha Objetivos de Control de la ventana Sub-Dominios, se establece automticamente un vnculo entre el sub-dominio a la vista y el nuevo objetivo de control. " Tambin se pueden agregar objetivos de control al archivo en la ficha Objetivos de Control de la ventana Principal y ser vinculados a los sub-dominios en una etapa posterior. " Todos los objetivos de control, independientemente de donde sean incorporados, se listan en la ficha Objetivos de Control de la ventana Principal. " Se puede seguir la pista del progreso de los tests de los objetivos de control utilizando la Funcin Alerta.

agregar guas de auditora Dependiendo de su definicin del alcance, su archivo de auditora contendr automticamente los detalles de hasta 376 guas de auditora definidas en el modelo COBIT. Los detalles de estas guas de auditora pueden ser modificadas segn se requiera. Si se requieren guas de auditora adicionales, siga el siguiente procedimiento:

Para agregar una nueva gua de auditora:


1. Acceda a la ficha Guas de Auditora en la: " ventana Sub-Dominios si desea vincularla a un sub-dominio. " ventana Objetivos de Control si desea vincularla a un objetivo de control. 2. Realice una de las siguientes acciones: " Haga clic en el botn derecho del mouse y seleccione la opcin "Agregar Gua de Auditora". . " Haga clic en el botn 3. Escriba un nombre para la gua de auditora y haga clic en el botn "OK". Aparecer la ventana Guas de Auditora con la nueva gua de auditora a la vista.

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4. Marque la gua de auditora como relevante y luego complete los campos y solapas restantes segn corresponda. 5. Una vez completado haga clic en el botn NOTAS: " Cuando se agrega una gua de auditora en la solapa Guas de Auditora de la ventana de Sub-Dominios, se establece automticamente un vnculo entre el sub-dominio a la vista y la nueva gua de auditora. " Cuando se agrega una gua de auditora en la solapa Guas de Auditora de la ventana Objetivos de Control, se establece automticamente un vnculo entre el objetivo de control a la vista y la nueva gua de auditora. NOTA: Sin embargo, la gua de auditora no se vincula automticamente al sub-dominio padre. Si es necesario, usted deber establecer este vnculo en forma separada. .

" Las guas de auditora se pueden agregar tambin al archivo en la solapa Guas de Auditora de la ventana Principal y ser vinculadas a sub-dominios u objetivos de control en una etapa posterior. " Todas las guas de auditora, independientemente de donde se hayan agregado, se listan en la solapa Guas de Auditora de la ventana Principal. " Puede seguir la pista del progreso de las guas de auditora utilizando la Funcin Alerta.

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paso 3: realizar evaluaciones


El enfoque "de arriba hacia abajo" de COBIT Advisor fcilmente evaluaciones a tres niveles:
1. evaluacin de alto nivel a nivel de sub-dominios. 2. evaluacin detallada a nivel de objetivos de control. 3. evaluacin detallada de guas de auditora. NOTA: Cada evaluacin es realizada en forma independiente y puede ser re-evaluada en cualquier momento para reflejar los cambios.
3RD EDITION

(Audit) le permite realizar rpida y

Todas estas evaluaciones se pueden llevar a cabo dentro de un mismo archivo de auditora. Los resultados de las evaluaciones pueden ser vistas en formato grfico y en informes de un amplio rango de formatos. Adems, se pueden realizar fcilmente resmenes comparativos de Dominios y consolidacin de evaluaciones de mltiples archivos de auditora.

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realizar una evaluacin de alto nivel


Realizar una evaluacin de alto nivel involucra la evaluacin de cada sub-dominio relevante en una escala que va de "Nada" a "Excelente". Los resultados de esta evaluacin se pueden ver en:
" grfico Evaluacin Dominios. " grfico Colores Dominios. " ventana Resumen Evaluacin.

Para realizar una evaluacin de alto nivel:


1. Cree un nuevo archivo de auditora. 2. Defina el alcance de la auditora. 3. Haga clic en un botn "Dominios" en la solapa Navegacin de la ventana Principal. Aparecer la ventana SubDominios con detalles del primer sub-dominio asociado al mismo a la vista.

En este deslizador registre su evaluacin.

4. Revise el texto en la solapa Considerar.

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5. Evale el sub-dominio moviendo el deslizador de Evaluacin a la posicin apropiada. 6. Registre las razones para su evaluacin en la solapa Evaluacin. 7. Registre las observaciones apropiadas en las solapas Recomendacin y Respuesta Gerencia. NOTA: Marque el campo Incluir en Informe a Gerencia en la solapa Recomendacin para asegurar que se incluyan las recomendaciones en el informe a Gerencia

8. Agregue observaciones segn corresponda en la solapa Observaciones. 9. Haga clic en el botn y repita los pasos 4-8 para cada sub-dominio asociado al Dominio.

, aparecer la ventana Resumen Evaluacin. 10. Una vez evaluado el ltimo sub-dominio y hecho clic en el botn En esta ventana comente sobre las fortalezas y debilidades identificadas. 11. Una vez completado haga clic en el botn para retornar a la ventana Principal.

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realizar una evaluacin detallada


Realizar una evaluacin detallada comprende:
" evaluar los objetivos de control asociados con los sub-dominios. " evaluar cada sub-dominio relevante en una escala de "Nada" a "Excelente".

Los resultados de esta evaluacin se pueden ver en el:


" grfico de Evaluacin Dominios. " grfico Colores Dominios. " grfico Evaluacin Objetivos de Control. " grfico Colores Objetivos de Control. " ventana Resumen Evaluacin.

Para realizar una evaluacin detallada:


1. Cree un nuevo archivo de auditora. 2. Defina el alcance de la auditora. 3. Haga clic en el botn Dominios en la solapa Navegacin de la ventana Principal. Aparecer la ventana SubDominios con los detalles del primer sub-dominio asociado al mismo a la vista. 4. Seleccione la solapa Objetivos de Control. 5. Haga doble clic en el nombre del primer objetivo de control listado. Aparecer la ventana Objetivos de Control con los detalles del objetivo de control a la vista.

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6. Determine y registre la relevancia del objetivo de control para la auditora en el campo Relevante. 7. Complete los siguientes campos/solapas como corresponda: " Importancia " Puntaje Riesgo " Solapa Evaluacin " Solapa Recomendacin. NOTA: Marque el campo Incluir en Informe a Gerencia para asegurar que las recomendaciones sean includas en el informe Gerencial.

" Solapa Respuesta Gerencia. 8. Agregue observaciones segn corresponda en la solapa Observaciones. 9. Haga clic en el botn y repita los pasos 5-9 para cada cada objetivo de control asociado al sub-dominio. para retornar a la ventana Sub-

10. Una vez evaluado el ltimo objetivo de control, haga clic en el botn Dominios.

Este deslizador exhibe el promedio de las evaluaciones de los objetivos de control para el sub-dominio. En este deslizador registre su evaluacin del subdominio.

11. Revise el texto en la solapa Considerar.


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12. Evale el sub-dominio moviendo el deslizador de evaluacin a la posicin apropiada. NOTA: Tome en cuenta sus evaluaciones del objetivo de control, el promedio de las cuales se ilustra en el Deslizador de Evaluacin de OC adyacente.

13. Registre los detalles correspondientes en la solapa Evaluacin. 14. Registre las observaciones que surjan en las solapas Recomendacin y Respuesta Gerencia. NOTA: Marque el campo Incluir en Informe a Gerencia en la solapa Recomendacin para asegurar que las recomendaciones sean includas en el informe Gerencial.

15. Agregue observaciones segn corresponda en la solapa Observaciones. 16. Haga clic en el botn y repita los pasos 5-15 para cada sub-dominio asociado al Dominio.

, aparecer la ventana Resumen Evaluacin. 17. Una vez evaluado el ltimo sub-dominio y hecho clic en el botn En esta ventana, comente sobre las fortalezas y debilidades identificadas. 18. Una vez completado haga clic en el botn para retornar a la ventana Principal.

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realizar una evaluacin detallada de guas de auditora


Realizar una evaluacin detallada de guas de auditora comprende:
" evaluar las guas de auditora asociadas a los sub-dominios. " evaluar los objetivos de control asociados a los sub-dominios. " evaluar cada sub-dominio relevante en una escala de "Nada" a "Excelente".

Los resultados de esta evaluacin se pueden ver en el:


" grfico de Evaluacin Dominios. " grfico Colores Dominios. " grfico Evaluacin Objetivos de Control. " grfico Colores Objetivos de Control. " ventana Resumen Evaluacin.

Para realizar una evaluacin detallada de guas de auditora:


1. Cree un nuevo archivo de auditora. 2. Defina el alcance de la auditora. 3. Utilice los objetivos de control detallados de COBIT (de los Objetivos de Control COBIT) para obtener una visin ms amplia de los procesos de TI seleccionados para esta auditora. Una vez refinado el alcance desarrolle los objetivos de auditora utilizando los Objetivos de Control de COBIT. El alcance y objetivos de la auditora deberan ser discutidos con el cliente durante la conferencia previa al inicio del trabajo. NOTA: Este paso debe ser repetido segn sea requerido durante la auditora. Ver Realizar una Evaluacin Detallada para obtener detalles sobre la realizacin de una evaluacin de Objetivos de Control.

4. Desarrolle el Programa de Trabajo de la Auditora. a. Si existe un programa de trabajo de la auditora: i. Compare los objetivos de la auditora con los Objetivos de Control de COBIT. ii. Compare los pasos del programa de auditora con las actividades de las Guas de Auditora de COBIT. iii. Agregue las actividades de auditora sugeridas por los manuales y guas especficas de la plataforma (ej: paquetes de seguridad, LANs), organizacionales, legales y regulatorios. Si no hay un programa de trabajo de auditora, ejecute los pasos indicados arriba, pero desarrolle el programa de auditora utilizando COBIT, en lugar de comparar un programa existente con COBIT para completarlo.

b.

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Para desarrollar el programa de auditora:

Para desarrollar el programa de auditora:


1. Seleccione un sub-dominio en la solapa Dominios de la ventana Principal y haga doble clic para editarlo. 2. Seleccione la solapa Guas de Auditora. 3. Haga doble clic en el nombre de la primera gua de auditora listada. Aparecer la ventana Guas de Auditora.

4. Determine y registre la relevancia de la gua para la auditora en el campo Relevante. 5. Complete los siguientes campos/solapas segn corresponda: " Tipo " Realizado por " Evaluacin " solapa Evaluacin " solapa Notas Evaluacin " solapa Recomendacin. NOTA: Marque el campo Incluir en Informe a Gerencia para asegurar que la recomendacin sea includa en el informe Gerencial. " solapa Respuesta Gerencia

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6. Agregue observaciones segn corresponda en la solapa Observaciones.

7. Para resumir su trabajo de auditora, evale el sub-dominio moviendo el deslizador de Evaluacin a la posicin apropiada. Registre los detalles apropiados relacionados con su evaluacin en la solapa Evaluacin. 8. Durante la auditora registre las observaciones apropiadas en las solapas Recomendacin y Respuesta Gerencia.

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agregar observaciones Las observaciones se pueden agregar y vincular automticamente a:


" sub-dominios en la solapa Observaciones de la ventana Sub-Dominios " objetivos de control en la solapa Observaciones de la ventana Objetivos de Control, y a " guas de auditora en la solapa Observaciones de la ventana Guas de Auditora.

Las observaciones tambin se pueden agregar en la solapa Observaciones de la ventana Principal y vincularlas a items en una etapa posterior.

Para agregar una observacin:


1. Acceda a la solapa de Observaciones apropiada. 2. Realice una de las siguientes acciones: " Haga clic en el botn derecho del mouse y seleccione la opcin Agregar Observacin. 3. " Haga clic en el botn . Escriba un nombre para la observacin y haga clic en el botn OK. Aparecer la ventana Observaciones con la nueva observacin a la vista.

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4. Complete los campos y solapas con los detalles de la observacin segn corresponda. 5. Una vez completado haga clic en el botn NOTAS: " Todas las observaciones, independientemente de donde se hayan incorporado, se listan en la ficha Observaciones de la ventana Principal. " Usted puede seguir la pista del progreso de las observaciones utilizando la Funcin Alerta. .

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ver evaluaciones grficamente


Los resultados de sus evaluaciones se grafican instantneamente.
" grfico Evaluacin Dominios " grfico Colores Dominios " grfico Evaluacin Objetivos de Control " grfico Colores Objetivos de Control

grfico Evaluacin Dominios

Este grfico muestra las evaluaciones de sub-dominios a nivel de dominios y/o sub-dominios.
NOTE: El score de evaluacin para un sub-dominio slo se mostrar en este grfico si: " el sub-dominio es relevante para la auditora (indicado por una marca en el campo N/D de la ventana Sub-Dominios). " el dominio al cual est vinculado el sub-dominio est definido dentro del alcance de la auditora.

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Para acceder a este grfico:


1. Realice una de las siguientes acciones: " Seleccione la solapa Grficos en la ventana Sub-Dominios o en la ventana Principal. " Haga clic en el botn en la solapa Sub-Dominios de la ventana Principal. " Seleccione la solapa Grfico Procesos en la ventana Resumen Evaluacin.

Dependiendo del lugar en que se accede a este grfico los scores de evaluacin se mostrarn a nivel de dominios y/o sub-dominios. Se pueden ver los scores de evaluacin a cada nivel haciendo doble clic en una barra del grfico. Al nivel ms bajo aparece la ventana Sub-Dominios. Para retornar al grfico, haga clic en el botn grfico Colores Dominios El Grfico de Colores Dominios, en forma similar al Grfico de Evaluacin Dominios, tambin muestra los resultados de evaluaciones de sub-dominios a nivel de dominio y/o sub-dominio, pero lo hace utilizando colores. en la ventana Sub-Dominios.

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El eje de las X del grfico muestra la cantidad de dominios/sub-dominios que se estn graficando. Para los dominios/sub-dominios evaluados como:
" pobre, la barra se exhibir en rojo. " adecuado, la barra se exhibir en amarillo. " entre pobre y adecuado, la barra se exhibir en sombreado naranja. " excelente, la barra se exhibir en verde. " entre adecuado y excelente, la barra se exhibir en un sombreado verde/amarillo.

En consecuencia, los colores de las barras en el grfico diferir dependiendo de los scores de evaluacin para cada dominio/sub-dominio. Por ejemplo, la barra podra mostrar un cambio gradual de rojo a amarillo a verde, o, si la evaluacin es pobre, se mostrar ms roja, o, si la evaluacin es excelente se mostrar ms verde.
NOTA: Slo se mostrar en el grfico un score de evaluacin para un sub-dominio si: " el sub-dominio es relevante para la auditora (indicado por una marca en el campo N/D en la ventana Sub-Dominios). " el dominio al que est vinculado el sub-dominio est dentro del alcance de la auditora.

Para acceder a este grfico:


1. Realice una de las siguientes acciones: " Haga clic en el botn en la solapa Sub-Dominios de la ventana Principal.

" Seleccione la solapa Grficos en la ventana Principal.

Dependiendo del lugar en que se accede a este grfico, los scores de evaluacin se muestran a nivel de dominio y/o sub-dominio. Los scores de evaluacin se pueden ver a cada nivel haciendo doble clic en una barra del grfico. Al nivel ms bajo se muestra la ventana Sub-Dominios. Para regresar al grfico, haga clic en el botn de la ventana Sub-Dominios.

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grfico Evaluacin Objetivos de Control

Este grfico muestra las evaluaciones de objetivos de control a nivel de dominio y/o sub-dominio.
NOTA: El score de evaluacin para un objetivo de control slo intervendr en este grfico si: " el objetivo de control es relevante para la auditora (indicado por una marca en el campo Relevante de la ventana Objetivos de Control). " el objetivo de control est vinculado a un sub-dominio. " el sub-dominio al cual est vinculado el objetivo de control es relevante para la auditora (indicado por una marca en el campo N/D en la ventana Sub-Dominios).

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Para acceder a este grfico:


1. Realice una de las siguientes acciones: " Seleccione la solapa Grficos en la ventana Principal. " Haga clic en el botn Principal. en la solapa Objetivos de Control o en la solapa Sub-Dominios de la ventana

Dependiendo del lugar en que se accede a este grfico, los scores de evaluacin se muestran a nivel de dominio y/o sub-dominio. Los scores de evaluacin se pueden ver a cada nivel haciendo doble clic en una barra del grfico. Al nivel ms bajo se muestra la ventana Sub-Dominios. Para regresar al grfico, haga clic en el botn grfico Colores Objetivos de Control El Grfico de Colores Objetivos de Control muestra los resultados de evaluaciones de objetivos de control a nivel de dominio, sub-dominio y objetivo de control utilizando colores. de la ventana Sub-Dominios.

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Los objetivos de control se evalan utilizando una escala de 5 puntos. Estas evaluaciones se representan en el grfico utilizando diferentes colores. Para los controles evaluados como:
" Sin Controles - la barra se muestra en Rojo. " Controles Pobres - la barra se muestra Naranja. " Controles Adecuados - la barra se muestra Amarilla. " Controles Buenos - la barra se muestra en Verde Claro. " Controles Excelentes - la barra se muestra en Azul. " No Evaluado - la barra se muestra Prpura. NOTA: El score de evaluacin para un objetivo de control slo intervendr en este grfico si: " el objetivo de control es relevante para la auditora (indicado por una marca en el campo Relevante de la ventana Objetivos de Control). " el objetivo de control est vinculado a un sub-dominio. " el sub-dominio al cual est vinculado el objetivo de control es relevante para la auditora (indicado por una marca en el campo N/D en la ventana Sub-Dominios).

Para acceder a este grfico:


1. Seleccione la solapa Grficos en la ventana Principal.

Los scores de evaluacin se pueden ver a cada nivel haciendo doble clic en una barra del grfico. Al nivel ms bajo se muestra la ventana Objetivos de Control. Para regresar al grfico, haga clic en el botn de la ventana Objetivos de Control.

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IMPORTAR Y EXPORTAR
Usted puede exportar los detalles de los items de su archivo a archivos externos que pueden luego ser importados en archivos subsiguientes. Este proceso le permite desarrollar bancos de datos de items re-utilizabales ahorrando tiempo y duplicacin de informacin. Usted puede exportar e importar distintos niveles de informacin, desde detalles de todo el archivo, a detalles de un item especfico seleccionado. Tambin puede importar los detalles de items desde un archivo .txt, automatizando en forma efectiva su ingreso de datos inicial.
Para obtener detalles sobre exportar items importar items exportados importar items desde un archivo .txt preparar archivos .txt para importar exportar estructuras importar estructuras exportar archivos importar archivos exportados Ver pgina 2 2 3 4 5 6 6 7

Importar y Exportar
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exportar items

Para exportar los detalles de los items (del mismo tipo):


1. En la solapa del item, realice alguna de las siguientes acciones: " Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Exportar. " Haga clic en el botn . 2. En el dilogo resultante, seleccione un directorio e ingrese un nombre de archivo para los datos que est exportando. 3. Haga clic en el botn Guardar. Los detalles se guardan en un archivo .EXP. NOTAS: " Para exportar los detalles de un item individual, seleccione el item en la solapa correspondiente, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Exportar Seleccionado. " La exportacin incluye todos los items vinculados. Por ejemplo, si se exportasen riesgos, tambin se incluirn en el archivo exportado los detalles de todos los controles y, si es aplicable, los tratamientos vinculados con esos riesgos . " Slo se exportan los items visibles. Esto significa que si hay filtro activo, no se incluirn en el archivo exportado los items que han sido dejados afuera por el filtro .

importar items exportados


NOTA: Esta opcin puede no estar disponible para algunos items en su producto Methodware.

Usted puede importar los detalles de los items que han sido exportados desde otros archivos.
IMPORTANTE: " Luego de haber hecho cambios al tamao u orden de su estructura o a las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo nmero de versin al archivo antes de regenerarlo. " Los cambios (excepto los realizados en los reportes) son guardados automticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en su Modelo de Usuario Final existente, necesitar regenerarlo.

Para importar los detalles de items exportados:


1. En la ficha del item, realice una de las siguientes acciones: " Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Importar. " Haga clic en el botn .
Importar y Exportar
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2. En el dilogo resultante seleccione el archivo .EXP. 3. Haga clic en el botn Cargar para cargar el archivo y retornar a la ventana Principal. Los items importados se agregarn en las solapas correspondientes. NOTA: Cuando se exportaron los item(s), los detalles de todos los items vinculados a ellos tambin fueron exportados en el mismo archivo. Cuando usted importe los item(s) tambin importar los detalles de todos los items que tengan vinculados.

importar items desde un archivo .txt


NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware.

Si usted ya tiene informacin de sus items de auditora en formato electrnico, puede, utilizando el siguiente procedimiento, importar los detalles directamente en el archivo del producto Methodware y automatizar en forma efectiva el ingreso inicial de datos.
IMPORTANTE: " Luego de haber hecho cambios al tamao u orden de su estructura o a las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo nmero de versin al archivo antes de regenerarlo. " Los cambios (excepto los realizados en los reportes) son guardados automticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en su Modelo de Usuario Final existente, necesitar regenerarlo.

Para importar detalles de items desde un archivo de texto:


1. Prepare su archivo electrnico. 2. En su producto Methodware, acceda a la solapa del item. 3. Realice alguna de las siguientes acciones: " Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Importar. " Haga clic en el botn . 4. En el dilogo Archivo, cambie el Tipo de Archivo a archivos .txt, y luego seleccione el archivo. 5. Haga clic en el botn Cargar para cargar el archivo y retornar a la ventana Principal. Los items importados se agregarn en las solapas apropiadas.

Importar y Exportar
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preparar archivos .txt para importar


NOTA: Esta opcin puede no ser aplicable a su producto Methodware.

Preparar un archivo electrnico para importar en sus productos Methodware involucra guardar el archivo como un archivo .txt y luego formatearlo utilizando las convenciones que se detallan abajo. Este formateo comprende colocar prefijos en la informacin con palabras claves y nombres de campos. Para prepararlo, necesitar imprimir una lista de los nombres de campos para la informacin que est importando.
NOTAS: " Esta funcin tiene mejor utilizacin cuando usted desea automatizar la transferencia de una gran cantidad de informacin. Recuerde que cuando se trata de una pequea cantidad de informacin usted puede copiar y pegar texto desde otras aplicaciones en su archivo. " Todas las palabras claves y nombres de campos son sensitivas al tipo de letra.

Para formatear un archivo electrnico para importacin:


1. Asegrese que el archivo slo contiene detalles de items del mismo tipo, por ejemplo, todos riesgos o todos controles. Si hay en el archivo detalles de otros tipos de items los mismos deben ser separados y colocados en un archivo independiente. 2. Estructure la informacin de forma tal que los detalles de un item individual estn juntos y que una lnea representa una nueva pieza de informacin. 3. Coloque un prefijo en cada nombre de item con una palabra clave [pgina] y un espacio. 4. Para toda la informacin restante para ese item, prefije cada lnea de nueva informacin con el nombre apropiado de campo entre [ ] . 5. Repita los pasos 3 y 4 para los detalles de los items restantes. 6. Convierta su archivo electrnico a un archivo .txt.

Importar y Exportar
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exportar estructuras
NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware.

Usted puede exportar los detalles de todos los items de la estructura de su archivo. El archivo exportado puede luego ser importado en un nuevo archivo y personalizado segn corresponda.

Para exportar su estructura:


1. En la solapa Estructura realice alguna de las siguientes acciones: " Haga clic en el born derecho del mouse y luego en la opcin Exportar Items. " Haga clic en el botn . 2. En el dilogo resultante, seleccione los componente(s) de la estructura que desea exportar. Haga clic en el botn OK. 3. Sleccione un directorio y escriba un nombre de archivo para los datos que est exportando. El archivo se guarda como un .DEC 4. Haga clic en el botn Guardar para guardar el archivo que se exporta y retornar a la ventana Principal. NOTAS: " Tambin se exportan todos los items vinculados a los items exportados. Por ejemplo, si se exportan los detalles de un item individual padre, tambin se exportarn los detalles de todos los items y notas de revisin adjuntos a ese item. " Slo se exportan los items visibles, en consecuencia, si se aplic algn filtro a algunos items vinculados a la estructura, los items que sean dejados afuera por el filtrado no se incluirn en el archivo exportado. " Tambin puede exportar los detalles de un item individual de la estructura y los items vinculados con el mismo, seleccionando el item de la estructura, haciendo clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Exportar item seleccionado (con dependientes). La informacin exportada tambin se guarda en un archivo .DEC.

Importar y Exportar
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importar estructuras
NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware.

IMPORTANTE: " Luego de haber hecho cambios al tamao u orden de su estructura o a las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo nmero de versin al archivo antes de regenerarlo. " Los cambios (excepto los realizados en los reportes) son guardados automticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en su Modelo de Usuario Final existente, necesitar regenerarlo.

Para importar los detalles de una estructura exportada:


1. En la solapa Estructura realice una de las siguientes acciones: " Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Importar Items. " Haga clic en el botn . 2. En el dilogo resultante, seleccione el archivo .DEC que desea importar. 3. Haga clic en el botn Cargar para cargar el archivo y retornar a la ventana Principal. Los items importados se agregarn en la lista correspondiente. NOTA: Usted puede importar los detalles desde ms de un archivo .DEC al mismo tiempo haciendo clic en el botn derecho del mouse y en la opcin Importar Items (multi).

exportar archivos
Usted puede exportar los detalles de un archivo completo para conformar la base de archivos subsiguientes en otros productos Methodware.

Para exportar un archivo:


1. Realice alguna de las siguientes acciones: de la ventana Principal. " Haga clic en el botn " Haga clic en la opcin Exportar... del men Archivo. 2. En el dilogo resultante, seleccione un directorio e ingrese un nombre de archivo para el archivo que est exportando. 3. Haga clic en el botn Guardar. Los detalles del archivo se guardan en un archivo .OBJ que se puede importar en otros productos Methodware que sean apropiados.
Importar y Exportar
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importar archivos exportados


NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware.

Usted puede importar los detalles de un archivo entero, que haya sido exportado desde otro producto Methodware, para conformar la base de informacin de su archivo. Su producto Methodware es uno dentro de un conjunto de productos de software de administracin de riesgos y auditora. La informacin de los productos Methodware puede ser transferida o importada en su producto utilizando plantillas de importacin. Estas plantillas son archivos de texto con una extensin .dsc y estn ubicados en el directorio Methodware/*Nombre/templates. Cuando utiliza la caracterstica de importacin, su producto Methodware busca ese directorio y luego le permite seleccionar la plantilla ms apropiada a sus necesidades. Las plantillas controlan:
" Qu items se importan (Por ejemplo, riesgos y controles, o slo riesgos, o slo controles y tratamientos). " Si la desagregacin [mapa de estructura] est poblado de informacin " Qu traducciones tienen lugar dado que la informacin en el producto fuente puede necesitar ser correspondido con el campo apropiado en su producto. " Qu condiciones se requieren para importar. Por ejemplo, quizs slo se importan los riesgos tratados. IMPORTANTE: " Luego de haber hecho cambios al tamao u orden de su estructura o a las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo nmero de versin al archivo antes de regenerarlo. " Los cambios (excepto los realizados en los reportes) son guardados automticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. Sin embargo, para reflejar los cambios en su Modelo de Usuario Final existente, necesitar regenerarlo.

Para importar un archivo:


1. Realice alguna de las siguientes acciones: de la ventana Principal. " Haga clic en el botn " Haga clic en la opcin Importar... del men Archivo. Aparece un dilogo Importar Archivo. Este dilogo lista los ltimos 8 archivos exportados. Por cada archivo tambin se lista el nombre del producto Methodware desde el cual fue exportado. Si el archivo que desea no est en la lista puede seleccionar Otro... y luego buscar el archivo (*.obj) utilizando un dilogo abrir estndar de Windows. Luego de seleccionar el archivo aparecer la lista de plantillas de importacin disponibles. 2. Seleccione la plantilla apropiada a sus necesidades, por ejemplo, "importar slo la Desagregacin". La informacin ser convertida y cargada.

Importar y Exportar
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TRABAJAR CON GRFICOS


Su producto Methodware tiene una cantidad de funciones generales que le permiten maximizar las facilidades de elaboracin de grficos.
Para obtener detalles sobre ver la informacin subyacente formas alternativas de ver la distribucin de puntajes de evaluacin imprimir un grfico individual imprimir grficos mltiples definiciones de impresora para grficos copiar grficos de matriz en otras aplicaciones insertar grficos de formato Microsoft Excel en Microsoft Word cambiar los rtulos en el grfico de matriz personalizar la leyenda del grfico de matriz Ver pgina 2 3 5 6 7 9 9 10 12

Trabajar con Grficos


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ver la informacin subyacente


La forma en que se accede a los grficos y el tipo de grfico al que se accede, gobiernan la forma en que se muestran los resultados. Por ejemplo, si los puntajes estn totalizados al ms alto nivel, exhibidos al ms bajo nivel o reflejan algn filtrado y/u ordenamiento que se pudiera haber aplicado. Si usted accede a un grfico de barras desde la solapa Grficos, el nivel ms alto se presenta generalmente primero. Si accede al grfico haciendo clic en el botn , se presenta generalmente primero el nivel ms bajo. Todos los grficos a los que se accede haciendo clic en el botn reflejan los filtros u ordenamientos que se han aplicado en la solapa desde la cual se accede. Prcticamente de la misma forma que en los grficos de barras, se puede acceder a mayor informacin en los grficos de matriz. Usted tambin tiene la opcin de personalizar la informacin presente en la leyenda y cambiar los rtulos que se muestran en la grilla del grfico de matriz actual.

Para ver la informacin subyacente...


desde un grfico de matriz: 1. Realice una de las siguientes acciones: " Haga doble clic en los detalles de un item listado en la leyenda de un grfico de matriz. " Seleccione un item en la leyenda, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Ver Item. Se muestra la ventana de detalles del item con la informacin sobre ese item en particular. Para retornar al . grfico de matriz, haga clic en el botn para un grfico de barras: 1. Haga doble clic sobre una barra del grfico.

2. Contine haciendo doble clic en cada barra. Cuando alcanza el nivel ms bajo, aparece la ventana de detalles del item con la informacin sobre ese item en particular. 3. Para retornar al grfico, haga clic en el botn . .

4. Para retornar al nivel ms alto de graficacin haga clic repetidamente en el botn NOTA:

Este botn slo se muestra si usted ha avanzado hacia un nivel ms bajo respecto del nivel ms alto disponible.

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formas alternativas de ver la distribucin de puntajes de evaluacin


NOTA: Algunas de estas caractersticas podran no estar disponibles en su Producto Methodware.

CONSEJOS: " Para agrandar el grfico actual para que ocupe toda la ventana Herramienta de Consolidacin, presione <ALT + Z>. Presione nuevamente para devolver el grfico a su tamao predeterminado. para recalcular las definiciones de ejes para asegurar que los puntajes de " Haga clic en el botn evaluacin se ajusten dentro del grfico.

Para mostrar en el grfico los puntajes subyacentes:

1. En el campo Dispersin, seleccione un nivel desde la lista de seleccin descolgable. Los puntos que representan los puntajes individuales que conforman los puntajes particulares de evaluacin para ese nivel se superponen sobre cada barra del grfico. CONSEJO: 1 = el nivel ms alto de agrupamiento.

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Para ver la enumeracin de los puntajes comprendidos en los resultados para un nivel particular:

1. Defina el campo Exhibir por a nmero. Esto cambiar el eje de las X y le permitir ver la cantidad real de items en el grupo evaluado por la leyenda de color.

Para ver como porcentaje los resultados para un nivel particular:

1. Defina el campo Exhibir por a porcentaje. Esto cambiar el eje de las X a porcentaje permitindole ver el porcentaje de items en un grupo evaluado por la leyenda de color.

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Para ver una representacin ms en negro y blanco:


El mismo grfico exhibido en: 31 colores. 5 colores.

1. Utilice la casilla Color para ver una figura ms en "Negro y Blanco" de los resultados de la consolidacin aumentando/disminuyendo la cantidad de colores que se exhiben en el grfico. NOTA: En forma predeterminada se exhiben 31 colores.

imprimir un grfico individual

Para enviar un grfico a la impresora


1. Haga clic en el botn .

2. Determine las definiciones de impresin. 3. Haga clic en el botn Imprimir. NOTAS: " Los grficos se incluyen automticamente en los reportes relevantes disponibles desde la solapa [Navegacin e] Informes de la ventana Principal. Tambin pueden ser insertados manualmente en otros reportes disponibles en el Dilogo Informes Listas.

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" Todos los grficos a los que se accede haciendo clic en el botn reflejan los filtros y ordenamientos que se hayan aplicado a la solapa actual. Se puede imprimir un grfico que contenga slo los resultados de evaluaciones especficas, por ejemplo, en orden ascendente o slo aquellos puntajes que estn por arriba o por debajo de un cierto valor, aplicando filtros y ordenamientos apropiados en la solapa, antes de acceder al grfico e imprimirlo. . Esto ordenar al " Usted puede aplicar un ordenamiento simple al grfico haciendo clic en el botn grfico por puntajes de evaluacin. Haga clic nuevamente para cambiar de orden ascendente a descendente. " Haga clic en el botn se ajusten al grfico. para recalcular la definicin de los ejes y asegurar que los puntajes de evaluacin

imprimir grficos mltiples


Se puede imprimir el grfico actual y los grficos subyacentes en una nica accin. Por ejemplo, si est viendo el grfico al ms alto nivel, usted puede imprimir ese grfico y todos los grficos que muestren los puntajes subyacentes para ese nivel.

Para enviar los grficos actual y subyacentes a la impresora:


1. Haga clic en el botn .

2. En el dilogo resultante seleccione los items o pginas que desea imprimir.

CONSEJO:

Haga clic en el botn Seleccionar Todo para seleccionar la lista entera.

3. Luego se le preguntar si desea que se divida la numeracin de pginas en secciones. Esto le permite numerar las pginas como A1, B1, C1 etc. Si selecciona Yes (Si) a este aviso luego se le mostrar otra lista pidindole que seleccione dnde quiere que se corten las secciones. Una vez tomada esta decisin, aparece el dilogo Predeterminados de Impresin de Grficos.
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4. Determine las definiciones de impresin. 5. Haga clic en el botn Imprimir. NOTAS: " Los grficos son automticamente incluidos en los informes relevantes disponibles desde la solapa [Navegacin e] Informes de la ventana Principal. Tambin pueden ser insertados manualmente en otros reportes disponibles en el Dilogo Informes Listas. reflejan los filtros y ordenamientos que " Todos los grficos a los que se accede haciendo clic en el botn se hayan aplicado a la solapa actual. Se puede imprimir un grfico que contenga slo los resultados de evaluaciones especficas, por ejemplo, en orden ascendente o slo aquellos puntajes que estn por arriba o por debajo de un cierto valor, aplicando filtros y ordenamientos apropiados en la solapa, antes de acceder al grfico e imprimirlo. . Esto ordenar al " Usted puede aplicar un ordenamiento simple al grfico haciendo clic en el botn grfico por puntajes de evaluacin. Haga clic nuevamente para cambiar de orden ascendente a descendente. para recalcular la definicin de los ejes y asegurar que los puntajes de evaluacin " Haga clic en el botn se ajusten al grfico.

definiciones de impresora para grficos


Para imprimir el grfico actual haga clic en el botn Impresin Grficos. para exhibir la ventana Predeterminados

En esta ventana usted puede controlar los siguientes elementos:


NOTA: Dependiendo del grfico que est imprimiendo algunas opciones podran no estar disponibles.
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Opcin Ttulo Sub-Ttulo

Descripcin El ttulo del grfico que se imprime en la lnea ms alta del grfico. En forma predeterminada el ttulo es el nombre que se le di a la revisin. El subttulo del grfico que se imprime en la segunda lnea del grfico. En forma predeterminada el subttulo es el nombre del rea que se grafica. NOTA: Si se estn imprimiendo mltiples grficos, el producto Methodware imprime automticamente el subttulo e ignora cualquier cambio que usted haya hecho en los subttulos.

Mrgenes Bordes

Color Izquierda, Espacio y Derecha Fuente Ttulo

Fuente Texto

Nmeros Pginas

Guardar / Cargar / Restaurar Predeterminados

Asigna mrgenes a la pgina. El tamao de los mrgenes determinar el tamao del grfico tanto en el ancho como en el alto de las barras individuales. Si se lo marca, imprime un borde alrededor del grfico. Si el grfico tiene rtulos muy largos podra necesitar suprimir el borde dado que los rtulos se imprimirn encimndose sobre el borde. Controla los colores de las barras del grfico. En forma predeterminada el color de las barras es Rojo (para indicar no logrado) y Verde (para indicar logrado). Se pueden cambiar estos colores utilizando el "Selector Colores". Controla la fuente de las lneas de ttulo del grfico. En forma predeterminada esta es Bold 18pt Times Roman. Reducir el tamao de esta fuente permite mostrar ttulos ms largos. Controla la fuente de los rtulos de las barras. El tamao de fuente de los rtulos determina el tamao de las barras. El predeterminado es 12pt Times Roman, y si hay rtulos muy largos se podra reducir esta fuente. Imprime nmeros de pgina en el grfico con prefijos. Si se marca numeracin, el grfico exhibe un nmero de pgina impreso en el pi a la derecha. Este nmero se puede especificar utilizando el campo nmero (predeterminado es 1). Se puede utilizar un prefijo del nmero (Ej: Apndice A1). Si se imprimen mltiples grficos y se utilizan los prefijos, el producto Methodware cambiar automticamente el prefijo y el nmero. Esta opcin slo est disponible para los grficos acumulativos. Si usted define un conjunto de predeterminados que quiere reutilizar, gurdelos en un archivo (haga clic en Guardar Predeterminados). Luego podr recargarlos haciendo clic en la opcin Cargar Predeterminados en cualquier momento. Las definiciones del grfico actual se retienen durante la sesin actual, pero se revertirn a las definiciones predeterminadas cuando usted salga del producto Methodware. Puede hacer clic en la opcin Restaurar Predeterminados para restaurar las definiciones a las predeterminadas. Abre un dilogo estndar de impresora para la impresora que usted tiene conectada actualmente. Este dilogo le permite elegir de qu impresora imprimir y la cantidad de copias que desea imprimir. Una vez que las definiciones de impresin estn correctas, haga clic en el botn Imprimir para imprimir el grfico.

Definicin Impresora

Imprimir

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copiar grficos de matriz en otras aplicaciones


Usted puede imprimir grficos de matriz individuales y copiar los grficos de matriz en el portapapeles de Microsoft Windows para pegarlos en otras aplicaciones.

Para copiar el grfico de matriz y la leyenda en el portapapeles:


1. Haga clic en el botn . El grfico de matriz y la leyenda estn ahora en el portapapeles listos para ser pegados en otras aplicaciones. CONSEJOS: " Para copiar slo el grfico de matriz sostenga la tecla <CTRL> presionada mientras hace clic en el botn . " Para copiar slo la leyenda en Microsoft Word, coloque el cursor sobre la leyenda, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Columnas Informe.

insertar grficos de formato Microsoft Excel en Microsoft Word

Para insertar un grfico de formato Microsoft Excel en Microsoft Word:


1. Haga clic en el botn . Se abrirn automticamente el Microsoft Excel y el Microsoft Word. Una vez realizado esto aparecer un dilogo. 2. Haga clic en el botn OK y cierre Microsoft Excel. NOTA: Si tiene abierto el Microsoft Word cuando hace clic en el botn posicin actual del cursor. , el grfico se insertar en la

Para modificar el grfico en Microsoft Word utilizando el vnculo Microsoft Excel:


1. Haga doble clic en el grfico para lanzar el vnculo Microsoft Excel y mostrar la barra de herramientas "Grfico".

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Tambin puede hacer clic en el botn derecho del mouse y exhibir un men edicin para el grfico.

2. Utilice la barra de herramientas "Grfico" para cambiar cualquier aspecto del grfico incluyendo:: " Rtulos de los Ejes. " Ttulo del grfico. " Leyenda. " Formato del grfico y tipo de fuente. " Tipo de grfico, por ejemplo, puede cambiarlo a rea 3-D o grfico piramidal, etc. NOTA: No hay vnculo entre los cambios que usted realice en el grfico en Microsoft Word utilizando Microsoft Excel y el grfico en su producto Methodware.

cambiar los rtulos en el grfico de matriz

Para cambiar los rtulos del grfico de matriz:


1. Haga clic en el botn derecho del mouse sobre la leyenda del grfico de matriz y luego en la opcin Cambiar Rtulos Grfico. Aparece el dilogo Cambiar Rtulo.

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2. Seleccione el nuevo rtulo que desea exhibir. La lista de rtulos posibles son las columnas que se exhiben actualmente en la leyenda. Usted puede cambiar las columnas que se exhiben en la leyenda. 3. Defina los campos Cantidad de Filas y Cantidad de Items/Fila para ajustar la forma en que se exhiben los rtulos. TIP: La Cantidad de Filas x la Cantidad de Items/Fila = Mxima cantidad de items que se pueden mostrar.

4. Haga clic en el botn OK.

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personalizar la leyenda del grfico de matriz

Para personalizar la leyenda del grfico de matriz:


1. Haga clic en el botn derecho del mouse sobre la leyenda. 2. Haga clic en la opcin Editar Columnas. Aparecer el Editor de Columnas. 3. Utilizando este editor usted puede: " Agregar columnas a la leyenda. " Remover columnas de la leyenda. " Importar columnas adicionales. " Reordenar las columnas. " Redimensionar las columnas. Para mayores detalles ver el mdulo administrar y mantener informacin. CONSEJO: " Las columnas que elije para exhibir en la leyenda determina las opciones entre las cuales usted podr seleccionar para personalizar los rtulos del grfico de matriz. " Usted puede reajustar la relacin grfico matriz/exhibicin leyenda moviendo el cursor sobre la lnea negrita que las separa. Cuando est en la posicin correcta, el apuntador del cursor cambiar a una flecha horizontal de doble cabeza. Haga clic y sostenga el botn izquierdo del mouse y arrastre la lnea hacia la izquierda o hacia la derecha de la pantalla.

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FILTRAR Y ORDENAR INFORMACIN


Habr muchas preguntas que usted se har respecto de su informacin de evaluacin. El filtrado y ordenamiento de la informacin es el medio principal con el que puede analizar la informacin y encontrar respuestas a sus preguntas. Se pueden filtrar y ordenar todos los niveles de informacin. Los filtros y ordenamientos que aplique tambin se reflejarn en los grficos e informes que usted puede ver y generar de cualquiera de las solapas de items. Usted puede guardar sus filtros y ordenamientos y luego aplicarlos nuevamente a los mismos u otros archivos.
NOTAS: ! Slo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones personalizadas de filtros y ordenamientos sern exclusivas para usted y/o su PC y no impactarn en otros usuarios del archivo maestro. ! Los filtros y ordenamientos se remueven cuando usted cierra la sesin actual de su producto Methodware. ! Los filtros y ordenamientos permanecen activos si usted slo cierra el archivo pero mantiene abierta la sesin actual de su producto Methodware. Estos filtros se aplican luego automticamente en cada archivo subsiguiente que usted abra durante esa sesin. y . ! Puede guardar y aplicar nuevamente sus filtros y ordenamientos utilizando los botones Para obtener detalles sobre filtrar columnas de texto filtrar columnas de listas de seleccin filtrar columnas de fecha filtrar columnas de nmeros filtrar items de informes aplicar filtros padres guardar y reaplicar filtros remover filtros ordenar informacin de una columna ordenar la informacin de los informes Ver pgina 2 3 5 6
ver el mdulo informes

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ver el mdulo informes

Filtrar y Ordenar Informacin


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filtrar columnas de texto


El filtrado de texto le permite reducir la informacin que aparece para mostrar slo la informacin que coincida con un criterio de texto especfico. Se puede aplicar un filtro de texto a cualquier columna de una solapa que contenga texto. Cuando se haya aplicado un filtro de texto, el contenido de la columna de texto aparecer en rojo con letras itlicas.

"

Para aplicar un filtro de texto:


1. Mueva el mouse al ttulo de la columna de texto. 2. Haga clic en el botn izquierdo del mouse y luego en la opcin Filtrar. Aparecer la ventana Filtros de Texto. 3. Haga clic en un item vaco de la lista y escriba el texto sobre el que desea filtrar. Si necesita crear un nuevo item vaco en la lista, haga clic en el casillero (que contiene el *) a la izquierda del item de lista. Tambin se pueden insertar y eliminar los items seleccionndolos, haciendo clic en el botn derecho del mouse, y luego en Insertar o Eliminar. 4. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn radial And (Y) si desea que el filtro deje pasar slo los items que coinciden con todos los items de la lista del filtro. ! Haga clic en el botn radial Or (O) si desea que el filtro deje pasar los items que coinciden con alguno de los items de la lista del filtro. 5. Haga clic en el botn radial Yes (Si) si desea que el filtro sea sensitivo al tipo de letra. 6. Haga clic en el botn OK. Los items que no coincidan con el criterio del texto de filtro se remueven de la exhibicin.
Filtrar y Ordenar Informacin
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NOTAS: ! Slo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones personalizadas de filtros sern exclusivas para usted y/o su PC y no impactarn en otros usuarios del archivo maestro. ! Los filtros se remueven cuando usted cierra la sesin actual de su producto Methodware. ! Los filtros permanecen activos si usted slo cierra el archivo pero mantiene abierta la sesin actual de su producto Methodware. Estos filtros se aplican luego automticamente en cada archivo subsiguiente que usted abra durante esa sesin. ! Puede guardar y aplicar nuevamente sus filtros utilizando los botones y .

filtrar columnas de listas de seleccin


El filtrado de seleccin le permite reducir la informacin que aparece para mostrar slo la informacin que coincida con un criterio de seleccin especfico. Se puede aplicar un filtro de seleccin en cualquier columna de una solapa que contenga items que hayan sido seleccionados desde una lista predefinida. Por ejemplo, puede aplicar un filtro de seleccin en la columna Prioridad de la solapa Notas de Revisin para ver slo los items con un estado particular de prioridad. Cuando se haya aplicado un filtro de seleccin, el contenido de la columna de seleccin aparece en rojo con letras itlicas.

Filtrar y Ordenar Informacin


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"

Para aplicar un filtro de seleccin:


1. Mueva el mouse al ttulo de la columna de seleccin. 2. Haga clic en el botn izquierdo del mouse y luego en la opcin Filtrar. Aparecer la ventana Filtros de Seleccin. 3. Haga clic en los casilleros de los items de seleccin que quiere dejar afuera del filtrado para remover las marcas. Una vez aplicado el filtro slo aparecern los items que coincidan con la seleccin marcada. 4. Si lo desea, haga clic en el casillero Incluir Vacos (Sin Respuesta), para incluir los items que no tengan definido este atributo. [Por ejemplo, si est aplicando un filtro en la columna de estado, usted podra desear marcarlo para ver tambin los items que no tienen asignado un estado]. 5. Haga clic en el botn OK. Los items que no coincidan con el criterio de seleccin sern removidos de la exhibicin. NOTAS: ! Slo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones personalizadas de filtros sern exclusivas para usted y/o su PC y no impactarn en otros usuarios del archivo maestro. ! Los filtros se remueven cuando usted cierra la sesin actual de su producto Methodware. ! Los filtros permanecen activos si usted slo cierra el archivo pero mantiene abierta la sesin actual de su producto Methodware. Estos filtros se aplican luego automticamente en cada archivo subsiguiente que usted abra durante esa sesin. ! Puede guardar y aplicar nuevamente sus filtros utilizando los botones y .

Filtrar y Ordenar Informacin


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filtrar columnas de fecha


El filtrado de fechas le permite reducir la informacin que aparece para mostrar slo la informacin que coincida con un rango de fecha especfico. Se puede aplicar un filtro de fecha en cualquier columna de una solapa que contenga fechas. Cuando se haya aplicado un filtro de fecha, el contenido de la columna de fecha aparecer en rojo con letras itlicas.

"

Para aplicar un filtro de fecha:


1. Mueva el mouse al ttulo de la columna de fecha. 2. Haga clic en el botn izquierdo del mouse y luego en la opcin Filtrar. Aparecer la ventana Filtro de Fecha. 3. Seleccione las fechas Antes y Despus segn corresponda. Para ello realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en los campos de Fecha (en las posiciones de da, mes o ao) y escriba un valor. CONSEJO: Haga clic en las posiciones de da, mes o ao del campo Fecha y luego en los botones Arriba y Abajo para aumentarlo o disminuirlo. ! Haga clic en los botones Hoy o Ayer para ingresar automticamente las fechas de hoy o ayer. NOTA: No tiene que definir ambas fechas Antes y Despus.
Ventana Filtro de Fechas

4. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn radial Between (AND) (Entre) Para filtrar las fechas que estn dentro del rango de fechas que estableci. ! Haga clic en el botn radial Outside (Or) (Fuera) para filtrar las fechas que estn fuera del rango de fechas que estableci. 5. Si lo desea, haga clic en el casillero Incluir Vacos (No Respondido) para incluir los items que no tienen definido este atributo. 6. Haga clic en el botn OK. Los items que no coincidan con el criterio de filtrado son removidos de la exhibicin. NOTAS: ! Slo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones personalizadas de filtros sern exclusivas para usted y/o su PC y no impactarn en otros usuarios del archivo maestro. ! Los filtros se remueven cuando usted cierra la sesin actual de su producto Methodware. ! Los filtros permanecen activos si usted slo cierra el archivo pero mantiene abierta la sesin actual de su producto Methodware. Estos filtros se aplican luego automticamente en cada archivo subsiguiente que usted abra durante esa sesin. y . ! Puede guardar y aplicar nuevamente sus filtros utilizando los botones
Filtrar y Ordenar Informacin
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filtrar columnas de nmeros


El filtrado numrico le permite reducir la informacin que aparece para mostrar slo la informacin que coincide con un rango numrico especfico. Se puede aplicar un filtro numrico en cualquier columna de una solapa que contenga nmeros. Por ejemplo, puede aplicar un filtro numrico a la columna Ponderacin en la solapa Preguntas para ver slo aquellas preguntas con un cierto peso. Cuando se haya aplicado un filtro numrico, el contenido de la columna numrica aparece en rojo con letras itlicas.

"

Para aplicar un filtro numrico:


1. Mueva el mouse al ttulo de la columna numrica. 2. Haga clic en el botn izquierdo del mouse y luego en la opcin Filtrar. Aparecer la ventana Filtro Numrico. 3. Especifique el rango de nmeros en que est interesado escribiendo los nmeros correspondientes en los campos Greater than (mayor que) y Less than (menor que). 4. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn radial And (Y) para filtrar los nmeros que estn dentro del rango que estableci. ! Haga clic en el botn radial Or (O) para filtrar los nmeros que estn fuera del rango que estableci. 5. Haga clic en el botn OK. Los items que no coincidan con el criterio del filtro numrico sern removidos de la exhibicin. NOTAS: ! Slo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones personalizadas de filtros sern exclusivas para usted y/o su PC y no impactarn en otros usuarios del archivo maestro. ! Los filtros se remueven cuando usted cierra la sesin actual de su producto Methodware. ! Los filtros permanecen activos si usted slo cierra el archivo pero mantiene abierta la sesin actual de su producto Methodware. Estos filtros se aplican luego automticamente en cada archivo subsiguiente que usted abra durante esa sesin. ! Puede guardar y aplicar nuevamente sus filtros utilizando los botones y .
Ventana Filtro de Nmeros

Filtrar y Ordenar Informacin


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aplicar filtros padres


Los filtros simples de fecha, texto, seleccin y nmeros slo filtran la informacin contenida en la solapa en la que se aplican. Sin embargo, podran haber circunstancias en que usted desee aplicar los filtros a solapas que contienen detalles de items subordinados. Denominado "Filtro Padre", usted podra utilizar esta funcin de filtrado de segundo nivel cuando por ejemplo, ha aplicado un filtro en la solapa de Areas de Riesgo y desea ver slo los riesgos, controles y/o tratamientos que se relacionan con las reas de riesgo filtradas. Cuando se ha aplicado un filtro padre, el contenido de la columna filtrada aparece con tipografa en azul.

En este ejemplo, se ha aplicado un filtro de nmeros a la columna Score de Riesgo en la solapa Procesos para ver slo los procesos con altos scores de riesgo. Luego se aplic un filtro padre en la solapa Riesgos para ver slo los riesgos de los procesos de alto riesgo.

Filtrar y Ordenar Informacin


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"

Para aplicar un filtro padre:


1. Aplique un filtro en la solapa de los items padre (ej: solapa de Procesos). 2. Acceda a la solapa de los items subordinados (ej: solapa de Riesgos). 3. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Parent Filter (Filtro Padre). NOTAS: ! Slo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones personalizadas de filtros sern exclusivas para usted y/o su PC y no impactarn en otros usuarios del archivo maestro. ! Los filtros se remueven cuando usted cierra la sesin actual de su producto Methodware. ! Los filtros permanecen activos si usted slo cierra el archivo pero mantiene abierta la sesin actual de su producto Methodware. Estos filtros se aplican luego automticamente en cada archivo subsiguiente que usted abra durante esa sesin. ! Puede guardar y aplicar nuevamente sus filtros utilizando los botones y .

guardar y reaplicar filtros


Todos los filtros y ordenamientos que aplique a un archivo se remueven cuando usted cierra la sesin actual de su producto Methodware. Usted puede guardar los filtros y ordenamientos actuales que han sido aplicados en una solapa. Una vez guardadas, estas definiciones se pueden cargar nuevamente en una fecha posterior y aplicarlas en la solapa.
NOTAS: Slo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones de filtrado personalizadas son exclusivas para usted y/o su PC y no impactarn en otros usuarios del archivo maestro.

"

Para guardar los filtro(s) y ordenamiento(s) que han sido aplicados en una solapa:
1. En la solapa filtrada/ordenada, haga clic en el botn .

Filtrar y Ordenar Informacin


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2. Escriba un nombre para su criterio de filtrado/ordenamiento. 3. Haga clic en el botn OK.

"

Para aplicar nuevamente un criterio de filtrado/ordenamiento guardado:


1. En la solapa apropiada del item, haga clic en el botn NOTA: . Los filtros sern reaplicados en la solapa actual.

Si se ha guardado ms de una definicin de filtrado aparecer un dilogo.

Seleccionar Definiciones Filtrado/Ordenamiento. Seleccione en la lista el filtro(s) que desea y haga clic en el botn OK.

remover filtros

"

Para remover un filtro de una columna:


1. Mueva el mouse sobre el ttulo de la columna filtrada. 2. Haga clic en el botn izquierdo del mouse y luego en la opcin Filtro. Aparecer la ventana especfica del Filtro. 3. Haga clic en el botn Restaurar.

"

Para borrar todos los filtros aplicados en una solapa:


1. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn izquierdo del mouse y luego en la opcin Restaurar Filtros. ! Haga clic en el botn .

"

Para remover un filtro padre:


1. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Restaurar Filtro Padre.

Filtrar y Ordenar Informacin


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"

Para eliminar filtros guardados:


NOTA: Esto se puede realizar si se ha guardado ms de un filtro. . Aparecer el dilogo Seleccionar Definiciones

1. En la solapa apropiada, haga clic en el botn Filtros/Ordenamientos. 2. Seleccione el filtro. 3. Haga clic en el botn Eliminar.

ordenar informacin de una columna


Usted puede aplicar mltiples niveles de ordenamientos a la informacin resumen de las solapas para asistirlo en el anlisis de la informacin.
NOTA: Slo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones de ordenamiento personalizadas son exclusivas para usted y/o su PC y no impactarn en otros usuarios del archivo maestro.

"

Para ordenar el contenido de una columna:


1. Apunte el mouse al ttulo de la columna que desea ordenar.

Filtrar y Ordenar Informacin


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2. Haga clic en el botn izquierdo del mouse y luego en Sort Ascending (Orden Ascendente) o Sort Descending (Orden Descendente). El contenido de la columna se reordenar segn corresponda y aparecer una flecha en la cabecera de la columna: ! una flecha hacia ! arriba indica que se aplic un ordenamiento ascendente. ! una flecha hacia " abajo indica que se aplic un ordenamiento descendente. NOTA: Se puede aplicar un nuevo criterio de ordenamiento. Si se aplica un segundo ordenamiento en una columna diferente, esto constituye un ordenamiento dentro de otro ordenamiento, y aparecern dos flechas hacia arriba/abajo en la cabecera de la columna, y asi sucesivamente para tres y ms ordenamientos.

"

Para restaurar un ordenamiento:


1. Apunte el mouse al ttulo de la columna ordenada. 2. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Restaurar Ordenamiento. NOTAS: ! Slo para Soluciones Multi-Usuario: Sus definiciones personalizadas de ordenamientos sern exclusivas para usted y/o su PC y no impactarn en otros usuarios del archivo maestro. ! Los ordenamientos se remueven cuando usted cierra la sesin actual de su producto Methodware. ! Los ordenamientos permanecen activos si usted slo cierra el archivo pero mantiene abierta la sesin actual de su producto Methodware. Estos ordenamientos se aplican luego automticamente en cada archivo subsiguiente que usted abra durante esa sesin. ! Puede guardar y aplicar nuevamente sus ordenamientos utilizando los botones y .

Filtrar y Ordenar Informacin


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ADMINISTRAR Y MANTENER INFORMACIN


Su producto Methodware tiene una cantidad de funciones generales que le permiten administrar y mantener su archivo. Los detalles de su archivo pueden ser modificados en cualquier etapa para reflejar nueva informacin, retroalimentacin de datos y cambios de opiniones. Se pueden modificar en cualquier etapa los detalles de su archivo para reflejar la nueva informacin, la retroalimentacin y los cambios de opiniones.
NOTA: Todos los cambios realizados al archivo son automticamente guardados a medida que se realizan, de forma tal que no es necesario guardar antes de salir.

Para obtener detalles sobre abrir un archivo existente cambiar los nombres de items bloquear items modificar los detalles de items copiar y pegar items combinar los detalles de dos o ms items ingresar y formatear texto agrandar la ventana actual cambiar la fuente predeterminada buscar por una palabra/frase ejecutar un control ortogrfico crear un vnculo entre items modificar listas de seleccin descolgables crear un archivo predeterminados personalizar las columnas exhibidas en una solapa

Ver pgina 3 4 5 5 6 7 8 9 10 13 14 14 17 18 19
Administrar y Mantener Informacin
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retener evaluaciones adjuntar archivos de soporte evaluar el archivo ver items que requieren seguimiento mostrar una lista de usuarios actuales utilizar la opcin definir items ver un resumen de la informacin de columnas eliminar items utilizar sealadores guardar el archivo cerrar su producto Methodware

22 22 24 25 26 27 28 29 30 31 32

Administrar y Mantener Informacin


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PGINA 2

abrir un archivo existente


NOTAS: ! Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware. ! Para Soluciones Estndar: Aunque se trate de una solucin de usuario individual, los archivos de datos pueden residir en el entorno de la red. La primera persona que acceda a la red tendr la capacidad completa de edicin de los archivos. A cualquier persona que acceda posteriormente a los mismos archivos de datos se le notificar que los mismos ya se encuentran abiertos para edicin y se le otorgar acceso de slo-lectura. ! Para Soluciones Multi-Usuario : Las versiones de software multi-usuario son compatibles con sus equivalentes de usuario individual, usted puede abrir y trabajar con archivos creados en versiones de usuario individual. ! Para Productos COBIT: Los archivos creados en COBIT Advisor versin 1.01 y/o archivos de 2nd Edition pueden ser abiertos en COBIT Advisor3RD EDITION (Audit). Cuando se los abre, estos archivos sern convertidos, crendose un nuevo archivo y permaneciendo el archivo viejo sin cambios.

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Para abrir un archivo existente:


1. En la ventana Principal realice una de las siguientes acciones: . ! Haga clic en el botn ! Haga clic en la opcin Abrir... en el men Archivo. Aparece la ventana Abrir Archivo Cliente.

2. Seleccione en el lado derecho de esta ventana el directorio que contenga el archivo que desea abrir. Una vez seleccionado el directorio, aparecer sobre la izquierda una lista de todos los archivos vlidos.
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PGINA 3

3. Seleccione el archivo y haga clic en el botn Abrir. CONSEJOS: ! Ordene la lista de archivos disponibles haciendo clic en las cabeceras de columna Nombre Cliente, Nombre Archivo y Fecha. El hacer clic en estas cabeceras le permite cambiar de orden ascendente a descendente. ! Haga clic en el campo Slo-Lectura para abrir el archivo en modo de slo-lectura. ! Tambin puede abrir un archivo existente al: - Hacer un doble-clic en el archivo de datos ( .usr o .atv ) en el Explorador de Windows. - Seleccionar el archivo desde la lista de los archivos abiertos ms recientemente del men Archivo (se listan los ltimos 8).

cambiar los nombres de items


NOTAS: ! No se pueden cambiar los nombres de items definidos por el desarrollador. ! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) son guardados automticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. ! Slo para los productos Herramientas Builder: - Luego de realizar cambios en el tamao u orden de su estructura o en las opciones del Modelo de Usuario Final , asigne un nuevo nmero de versin al archivo antes de regenerarlo. - Para reflejar sus cambios en un Modelo de Usuario Final existente necesitar regenerarlo. ! Slo para Soluciones Multi-Usuario: Los detalles del mapa de estructura son almacenados en un registro individual. Slo un usuario puede editar este registro a la vez. El primer usuario que abre el archivo bloquea el mapa de estructura. A medida que abren el archivo los usuarios subsiguientes, se les avisa que el mapa est bloqueado.

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Para cambiar el nombre de un item en el mapa de estructura:


1. Haga clic en la solapa Estructura de la ventana Principal. 2. Expanda su mapa de estructura. 3. Haga clic en el item para destacarlo. 4. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el item nuevamente. ! Presione <Enter>. NOTA: Si realiza demasiado rpido los pasos 3 y 4, aparece la ventana Detalles del item. Necesitar cerrar la ventana y tratar nuevamente.

5. Sobreescriba el nombre existente con el nuevo nombre y presione <Enter>.


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PGINA 4

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Para cambiar el nombre de un item:


1. Seleccione el item en la solapa items. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn derecho del mouse y nuevamente en la opcin Cambiar Nombre. ! Haga clic en el botn . 3. Escriba el nuevo nombre y haga clic en el botn OK.

bloquear items
NOTA: Esta opcin es aplicable slo a las Soluciones Multi-Usuario.

Cuando edita un item en la ventana detalles de items, por ejemplo, un riesgo en la ventana Riesgos, se aplica automticamente un "bloqueo" al item. Cuando se sale de la ventana de detalles el bloqueo es automticamente removido. Mientras un bloqueo est vigente, le aparece un dilogo "bloqueo" a cualquier otro usuario que intente acceder a la ventana de detalles para ese item.
NOTAS: ! No se aplica un bloqueo cuando usted est cambiando los detalles en las solapas utilizando las listas descolgables o la opcin Definir Items (a la que se accede haciendo clic en el botn izquierdo del mouse sobre el ttulo de la columna). Si usted cambia los detalles de un item que ya est bloqueado, utilizando cualquiera de estos mtodos, su cambio no se guarda. ! Los items bloqueados se identifican en las solapas de la ventana Principal en caracteres grises .

modificar los detalles de items


Usted puede cambiar su informacin de auditora/revisin en cualquier etapa. Los cambios que realice (excepto en los reportes) se guardan automticamente a medida que se realizan.
NOTAS: ! No se puede editar la informacin que se copia en la Herramienta Consolidacin. La informacin es de slo-lectura y si se requiere realizarle cambios, necesitar editar el archivo en el producto Methodware y luego cargarlo nuevamente en la Herramienta Consolidacin. ! Slo para Soluciones Multi-Usuario. Cuando edita un item en la ventana detalles de items, por ejemplo, un riesgo en la ventana Riesgos, se le aplica al item un bloqueo en forma automtica. Cuando sale de la ventana detalles, el bloqueo se remueve automticamente. Cuando est vigente el bloqueo, le aparece un dilogo a cualquier otro usuario que intente acceder a la ventana de detalles de ese item. - No se aplica un bloqueo cuando se estn cambiando los detalles en las solapas utilizando las listas descolgables o la opcin Definir Items. Si cambia los detalles de un item que est bloqueado por otro usuario, utilizando alguno de estos mtodos, su cambio no se guardar. - Los items bloqueados se identifican por la letra grisada en las solapas de la ventana Principal.
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PGINA 5

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Para modificar los detalles de un item:


1. Seleccione la solapa apropiada. Por ejemplo, si desea modificar los detalles de un riesgo, usted podra acceder a cualquier solapa de Riesgos. 2. Seleccione el item que desea modificar y realice alguna de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Editar ... . ! Haga doble clic en el item. ! Haga clic en el botn . . Aparecer la ventana de detalles del item. 3. Edite los detalles segn se requiera y haga clic en el botn

CONSEJO: Si desea acceder a los detalles de dos items (del mismo tipo) simultneamente: 1. Vaya nuevamente a la solapa en que estaba en el Paso 1 (arriba). 2. Seleccione el segundo item, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Editar...(Abrir Ventana Separada).

copiar y pegar items


NOTAS: ! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) son guardados automticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. ! Slo para los productos Herramientas Builder: - Luego de realizar cambios en el tamao u orden de su estructura o en las opciones del Modelo de Usuario Final , asigne un nuevo nmero de versin al archivo antes de regenerarlo. - Para reflejar sus cambios en un Modelo de Usuario Final existente necesitar regenerarlo. ! Slo para Soluciones Multi-Usuario: Los detalles del mapa de estructura son almacenados en un registro individual. Slo un usuario puede editar este registro a la vez. El primer usuario que abre el archivo bloquea el mapa de estructura. A medida que abren el archivo los usuarios subsiguientes, se les avisa que el mapa est bloqueado.

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Para copiar:
1. Seleccione el item en la solapa apropiada. NOTA: Los items de la estructura slo pueden ser copiados desde la solapa Estructura de la ventana Principal. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Copiar... . ! Haga clic en el botn .
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Para pegar:
1. Luego de copiar un item, realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Pegar... . ! Haga clic en el botn . 2. Escriba el nombre del nuevo item y haga clic en el botn OK. El nuevo item aparecer al final de la lista de item existentes.

combinar los detalles de dos o ms items


Si ha duplicado items inadvertidamente puede intercalar o combinar sus detalles en un nico item. Esta accin se realiza en la solapa del item. Cuando combina los detalles de dos items, primero identifique el item primario y luego el secundario. El secundario es el que se intercalar.
NOTAS: ! No obstante estar combinado, igual seguir existiendo el item secundario y sus detalles relevantes como item individual - el mismo no es eliminado. ! Los cambios (excepto los realizados a los reportes) son guardados automticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el trabajo antes de salir del archivo. ! Slo para los productos Herramientas Builder: - Luego de realizar cambios en el tamao u orden de su estructura o en las opciones del Modelo de Usuario Final , asigne un nuevo nmero de versin al archivo antes de regenerarlo. - Para reflejar sus cambios en un Modelo de Usuario Final existente necesitar regenerarlo.

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Para combinar dos items:


1. En la solapa apropiada, seleccione el item secundario. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Copiar... . ! Haga clic en el botn 3. Seleccione el item primario. 4. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Combinar... . Los detalles del item secundario estn ahora intercalados en el primario. .

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PGINA 7

ingresar y formatear texto


Muchas ventanas contienen fichas de formato de texto enriquecido (RTF) que le permiten ingresar el texto en la forma requerida. En estas fichas puede ingresar una cantidad de texto ilimitada. Si es necesario aparecen barras de rolido vertical u horizontal.
CONSEJO: Presione <ALT + Z> para agrandar el campo entero de ingreso de texto. Presione nuevamente para volverlo a su tamao predeterminado.

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Para formatear el texto:


1. Seleccione el texto. 2. Haga clic en el botn derecho del mouse para acceder al men RTF.

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PGINA 8

3. Elija entre las siguientes opciones de formateo: Negrita Itlica Subrayar Normal Cortar Copiar Pegar Fuente Color Prrafo Tabular Borrar Todo NOTA: Poner en negrita el texto seleccionado. Poner en letras itlicas el texto seleccionado. Subrayar el texto seleccionado. Remover Negritas, Itlicas y Subrayado del texto seleccionado. Copiar el texto seleccionado al portapapeles y removerlo del campo. Copiar el texto seleccionado al protapapeles. Pegar el texto almacenado en el portapapeles. Seleccionar una fuente para el texto seleccionado. Seleccionar un color para el texto seleccionado. Indentar, alinear el texto seleccionado y/o insertar vietas. Definir posiciones de tabulacin para el texto seleccionado. Remover todo el formateo del texto seleccionado.

Usted puede cambiar la fuente predeterminada para los Campos de Texto Enriquecido haciendo clic en la opcin Predeterminados... del men Archivo.

agrandar la ventana actual


Usted puede agrandar o aumentar el panel de enfoque actual para que ocupe la pantalla entera. Esta es una herramienta sumamente til cuando se ingresan o leen grandes cantidades de texto.

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Para agrandar el panel de enfoque actual:


1. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en la opcin Panel Zoom en el men Edicin. ! Presione <ALT+Z> NOTA: Para restaurar, haga clic en la opcin Panel Zoom (o presione nuevamente <ALT+Z>).

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PGINA 9

cambiar la fuente predeterminada


Muchas ventanas contienen fichas con formato de texto enriquecido (RTF) que le permiten ingresar el texto en el formato requerido. Usted puede controlar el tipo de fuente predeterminado del texto que ingrese.
CONSEJO: Los cambios en la fuente predeterminada no afecta el texto existente. Defina la fuente predeterminada antes de ingresar la informacin de evaluacin, ej: al comienzo de la revisin, para asegurar la obtencin de un estilo consistente. Es tambin importante elegir una fuente clara, de fcil lectura tanto para la pantalla como para la impresin.

NOTAS: ! Una vez realizada la eleccin, todo el texto que se ingrese en los campos RTF vacos ser en la fuente predeterminada. ! El cambio de este predeterminado no se aplica a las ventanas (distintas de la ventana Principal) ya abiertas hasta que las mismas sean cerradas y reabiertas nuevamente. ! Slo para soluciones Multi-Usuario: Cada usuario tiene la habilidad de definir una fuente predeterminada para todo el texto que ingrese en el archivo maestro. Pueden ocurrir conflictos cuando dos usuarios editan el mismo campo utilizando diferentes fuentes. ! Muchos de los reportes estndar contendrn texto en la fuente predeterminada. Deben definirse estndares para asegurar consistencia. Estos estndares podran considerar tambin otras convenciones de estilo y formateo de texto , por ejemplo, maysculas vs. minsculas o negrita vs. no negrita.

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Para cambiar la fuente predeterminada:


1. Haga clic en la opcin Predeterminados... del men Archivo. 2. Haga clic en el botn Definir fuente predeterminada. 3. Defina las propiedades de la fuente predeterminada. 4. Haga clic en el botn Aplicar.

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PGINA 10

definir topes de tabulacin Los topes de tabulacin se definen en la ventana Definir Topes Tabulacin.

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Para acceder a la ventana Definir Topes Tabulacin:


1. Seleccione el texto. 2. Haga clic en el botn derecho del mouse. 3. Haga clic en la opcin Tabs desde el men RTF.

En la ventana Topes de Tabulacin puede realizar las siguientes acciones:

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Definir topes de tabulacin:


1. Seleccione pulgadas (inches) o centmetros. 2. Ingrese las posiciones de los topes en la lista.

Para insertar topes de tabulacin:


1. Seleccione una entrada. 2. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Insertar.

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PGINA 11

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Para eliminar un tope de tabulacin:


1. Seleccione el tope de tabulacin. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn Borrar (Clear). ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Eliminar (Delete).

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Para borrar todos los topes de tabulacin:


1. Haga clic en el botn derecho del mouse. 2. Haga clic en la opcin Borrar Todo (Clear All).

formatear prrafos Usted puede indentar, alinear y/o colocar vietas en el texto que ingresa utilizando la ventana Formatear Prrafos.

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Para acceder a la ventana Formatear Prrafos:


1. Seleccione el texto. 2. Haga clic el botn derecho del mouse. 3. Haga clic en la opcin Prrafos del men RTF.

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PGINA 12

En la ventana Formatear Prrafos usted puede realizar las siguientes acciones:

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Indentar texto:
1. Seleccione pulgadas (inches) o centmetros. 2. Ingrese la distancia que desea indentar desde el margen izquierdo o derecho. 3. Si es necesario defina un indentado diferente para la primera lnea del prrafo.

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Para alinear texto:


1. Seleccione la opcin relevante (izquierda (left), derecha (right) o centro (center)) en la lista descolgable.

Para insertar vietas (bullets):


1. Marque el casillero Estilo Vietas (Bullets). Se insertarn vietas en cada lnea del texto seleccionado.

buscar por una palabra/frase

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Para buscar por una palabra o frase particular:


1. Haga clic en la opcin Buscar en el men Edicin. Aparece la ventana Buscar.

2. Ingrese la frase o palabra que desea encontrar. 3. Haga clic en el casillero Comparar Letra si requiere que la bsqueda sea sensitiva al tipo de letra. 4. Haga clic en el botn Buscar. NOTAS: ! Se buscarn tanto los campos modificables como los no modificables. ! El botn Buscar est deshabilitado hasta que usted ingrese un texto en el campo Buscar.

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PGINA 13

ejecutar un control ortogrfico

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Para realizar un control ortogrfico:


1. Haga clic en la opcin Control Ortogrfico en el men Edicin. NOTAS: ! Si usted activa el control ortogrfico en la ventana Principal, se verifica su archivo completo. Si lo activa desde cualquier otra ventana, slo se verificar la informacin de esa ventana. ! Usted puede cambiar el diccionario ortogrfico utilizando la opcin Predeterminados... del men Archivo. Se suministran tres diccionarios (Ingls Americano, Ingls Britnico y Espaol). Se dispone de otros diccionarios idiomticos. Para mayores detalles contacte a Methodware. ! Slo para soluciones Multi-Usuario: Si un usuario ha definido su diccionario ortogrfico en un idioma y otro usuario en otro idioma - se puede producir una sobreescritura y el archivo maestro contendr una mezcla de ambos idiomas.

crear un vnculo entre items


Usted puede asociar o vincular items con otros items creando "vnculos" (links). La ventana Referencias Vnculadas lista los items del mismo tipo (por ejemplo, riesgos, controles o tratamientos) que no estn an vinculados al item en contexto. La lista puede ser filtrada u ordenada haciendo clic en el ttulo de la columna y luego Filter (Filtrar), Sort Ascending (Orden Ascendente), o Sort Descending (Orden Descendente). Para crear un vnculo entre dos objetos cualesquiera se sigue el mismo procedimiento. ejemplo: Por

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Para crear un vnculo entre un riesgo y un control:


1. Acceda a la solapa Controles en la ventana Riesgos. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Vincular a... . ! Haga clic en el botn . Aparecer la ventana Referencias Vinculadas con una lista de los controles que an no estn vinculados al riesgo.

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PGINA 14

3. En esta ventana seleccione los control/es que desea vincular al riesgo y haga clic en el botn Crear Vnculos. NOTAS: ! Cuando se vinculan items estos no se duplican. Por ejemplo, si usted vincula un riesgo a dos reas diferentes de riesgo, es el mismo riesgo y, en consecuencia, slo puede tener una evaluacin a un mismo momento. Siguiendo con este ejemplo, si usted requiere evaluaciones separadas para cada vnculo riesgo/rea de riesgo, copie el riesgo y luego pguelo en la solapa de Riesgos de la ventana Areas de Riesgos teniendo el rea de riesgo apropiada en el contexto. ! La vinculacin en su producto Methodware es inherente. Cuando usted agrega sus items en una ventana de detalles, por ejemplo, usted agrega controles a un riesgo en la solapa Controles de la ventana Riesgos, dichos controles son vinculados en forma automtica al riesgo. Slo requieren ser vinculados los items que se agregan en las solapas de la ventana Principal. ! La opcin Remover vnculos duplicados (a la que se accede haciendo clic en el botn derecho del mouse en la solapa de items) remueve cualquier vnculo duplicado que puediera tener ese item con el item en contexto. ! Los cambios (excepto los realizados en los reportes) son guardados automticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario que guarde su trabajo antes de salir del archivo. ! Slo para los productos Herramientas Builder: - Luego de realizar cambios en el tamao u orden de su estructura o en las opciones del Modelo de Usuario Final, asigne un nuevo nmero de versin al archivo antes de regenerarlo. - Para reflejar sus cambios en un Modelo de Usuario Final existente necesitar regenerarlo.

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PGINA 15

eliminar un vnculo entre items


Los vnculos entre items se pueden remover en cualquier etapa. Esta accin no eliminar al item de la revisin; slo remover el vnculo del item. Para eliminar un vnculo entre dos items cualesquiera se sigue el mismo proceso. Por ejemplo:

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Para eliminar un vnculo entre un riesgo y un control:


1. Acceda a la solapa Controles en la ventana Riesgos. 2. Seleccione los control(es) a ser desvinculados. 3. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Eliminar Vnculo. ! Haga clic en el botn . Se remueve el vnculo entre el control y el riesgo en contexto y se remueve la exhibicin del control en esa solapa. NOTAS: ! Usted no puede eliminar los vnculos definidos por el desarrollador. ! La opcin Remover vnculos duplicados (a la que se accede haciendo clic en el botn derecho del mouse en la solapa de items) remueve cualquier vnculo duplicado que puediera tener ese item con el item en contexto. ! Los cambios (excepto los realizados en los reportes) son guardados automticamente en el momento en que se realizan, por tal motivo no es necesario que guarde su trabajo antes de salir del archivo. ! Slo para los productos Herramientas Builder: - Luego de realizar cambios en el tamao u orden de su estructura o en las opciones del Modelo de Usuario Final , asigne un nuevo nmero de versin al archivo antes de regenerarlo. - Para reflejar sus cambios en un Modelo de Usuario Final existente necesitar regenerarlo.

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PGINA 16

modificar listas de seleccin descolgables


Los datos se pueden ingresar en muchos campos haciendo una seleccin desde listas de seleccin descolgables de esos campos. Las opciones disponibles en esas listas se pueden modificar, agregar o eliminar, segn corresponda. La mayora de las listas son globales - ej: se puede acceder y modificar la misma lista desde ms de una ventana.

CONSEJO: Los items de las listas se pueden ordenar alfabticamente haciendo clic en la barra gris en la parte superior de la lista, una vez para orden ascendente y dos veces para orden descendente.

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Para acceder a una lista de seleccin:


1. Haga clic en el botn correspondiente al campo. Aparecer un dilogo Editar Columna y, si es aplicable, con una lista de nombres ya disponibles para seleccin.

Para insertar un item en la lista:


1. Seleccione el item de la lista que est directamente debajo de la posicin en que desea agregar el nuevo item. 2. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Insertar. 3. Escriba un nombre para el nuevo item. NOTA: Aunque no hay lmite para la cantidad de item que puede tener en una lista de seleccin, si usted est generando formularios word, la cantidad mxima de items para cada lista de seleccin es 25. Si se excede este mximo, podran no aparecer las opciones o no poder ser seleccionadas. Parar mayores detalles ver el mdulo informes.

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PGINA 17

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Para cambiar un item de la lista:


1. Seleccione el item en la lista. 2. Edite el item segn corresponda. CONSEJOS: ! Haga clic en el botn Auto Letra: - Una vez para colocar en maysculas la primera letra de cada palabra de la lista. - Dos veces para transformar todos los items a maysculas. - Tres veces para transformar a minsculas. ! Haga clic en el ttulo de la columna de la lista para ordenar la lista alfabticamente en orden ascendente. Haga clic nuevamente para un ordenamiento descendente.

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Para eliminar un item de la lista:


1. Seleccione el item. 2. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Eliminar. Se eliminar el item sin pedir confirmacin.

crear un archivo predeterminados


Haga clic en el botn Crear Archivo Predeterminados para guardar toda la informacin que haya ingresado en las listas de seleccin para el archivo actual. Todos los archivos subsiguientes que cree contendrn, en forma predeterminada, la informacin de listas de seleccin "predeterminada". Usted puede personalizar estas listas segn lo requiera.
NOTA: Sus personalizaciones no afectan el archivo predeterminados.

Si no desea que se incluyan en sus archivos futuros las listas de seleccin predeterminadas, haga clic en el botn Eliminar Archivo Predeterminados. Los archivos subsiguientes no contendrn las listas predeterminadas pero note que las mismas no son removidas del archivo actual ni de los otros archivos existentes.
CONSEJO: Si elimina accidentalmente el archivo predeterminados, antes de cerrar el archivo actual, haga clic nuevamente en el botn Crear Archivo Predeterminados. Esto guardar sus listas actuales en un nuevo archivo predeterminados. En un momento dado usted slo puede tener un archivo de predeterminados. Cada vez que haga clic en el botn Crear Archivo Predeterminados se crea un nuevo archivo predeterminados sobreescribindose el existente.
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NOTA:

PGINA 18

personalizar las columnas exhibidas en una solapa


Usted puede personalizar la informacin que se exhibe en la mayora de las solapas agregando, removiendo y redimensionando columnas. Las definiciones personalizadas se pueden exportar e importar entre distintos archivos.
NOTAS: ! Los cambios realizados en las columnas se guardan automticamente, y son retenidas an luego de que usted salga del producto Methodware. ! Slo para Soluciones Multi-Usuario: Las definiciones que realiza son exclusivas para usted y su PC y no impactarn en otros usuarios del archivo maestro.
Las columnas que se exhiben actualmente en la solapa.

En esta solapa se pueden exhibir columnas adicionales. Agregue una nueva columna seleccionndola y haciendo clic en el botn Agregar.

Haga clic para reordenar la columna resaltada en la lista Mostrar estas columnas. Altere el ancho de la columna resaltada en la lista Mostrar estas columnas.

Importar definiciones desde otro archivo de auditoria o exportar definiciones desde este archivo de auditoria.

Haga clic para restaurar las definiciones predeterminadas de columnas. Seleccione la columna que desea remover de la lista "Mostrar estas columnas" y luego haga clic en este botn para remover la exhibicin de esa columna.

agregar columnas

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Para agregar una columna:


1. En la solapa apropiada haga clic en el botn . Aparecer la ventana Editor Columnas.

2. Seleccione la columna que desea agregar en la lista Columnas Disponibles. 3. Haga clic en el botn Agregar.

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PGINA 19

reordenar columnas

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Para reordenar columnas:


1. En la solapa apropiada haga clic en el botn . Aparecer la ventana Editor Columnas.

2. Seleccione la columna en la lista Mostrar estas columnas. 3. Haga clic en los botones Mover Arriba y Mover Abajo segn corresponda para mover la columna a la nueva posicin. o 1. En la solapa apropiada haga clic en el ttulo de la columna y arrstrela a la nueva posicin.

redimensionar columnas

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Para redimensionar columnas:


1. En la solapa apropiada haga clic en el botn . Aparecer la ventana Editor Columnas.

2. Seleccione la columna en la lista Mostrar estas columnas. 3. Altere el ancho de la columna en el campo Ancho (Width). o 1. En la solapa apropiada mueva el cursor al borde derecho del ttulo de la columna (el cursor cambiar a una flecha izquierda/derecha) 2. Arrastre el borde de la columna hacia la izquierda o hacia la derecha segn correponda.

remover columnas

"

Para remover una columna:


1. En la solapa apropiada haga clic en el botn . Aparecer la ventana Editor Columnas.

2. Seleccione la columna en la lista Mostrar estas columnas. 3. Haga clic en el botn Remover.

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PGINA 20

exportar definiciones de columnas

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Para exportar definiciones de listas de columnas:


1. En la solapa apropiada haga clic en el botn . Aparecer la ventana Editor Columnas.

2. Haga clic en el botn Exportar. Aparecer una caja de dilogo. 3. Escriba un nombre de archivo (*.clm) para el item. 4. Haga clic en el botn Guardar.

importar definiciones de columnas

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Para importar definiciones de listas de columnas:


1. En la solapa apropiada haga clic en el botn . Aparecer la ventana Editor Columnas.

2. Haga clic en el botn Importar. Aparecer una caja de dilogo. 3. Seleccione el archivo y haga clic en el botn Abrir.

restaurar columnas predeterminadas

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Para restaurar las definiciones predeterminadas:


1. En la solapa apropiada haga clic en el botn . Aparecer la ventana Editor Columnas.

2. Haga clic en el botn Restaurar a Predeterminados.

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PGINA 21

retener evaluaciones
NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware.

Cuando realiza una evaluacin para un nuevo perodo, usted puede retener las evaluaciones del perodo anterior para propsitos de comparacin. La informacin de evaluaciones anteriores es retenida como informacin de slo-lectura. Por ejemplo, utilcelo para transferir todas las evaluaciones de brechas existentes y las medidas actuales de los indicadores claves de desempeo (KPIs) en la preparacin para un nuevo perodo.

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Para retener evaluaciones:


1. Abra el archivo. 2. Haga clic en la opcin Rotar en el men Archivo. Puede reversar este proceso utilizando la opcin Reversar Rotacin en el men Archivo pero slo durante la sesin actual.

adjuntar archivos de soporte


Durante el curso de la auditora/revisin, se recopilar documentacin electrnica (por ejemplo, planillas de clculo, documentos Microsoft Word, grficos y documentos RTF). En su producto Methodware usted puede adjuntar estos archivos de soporte a su archivo de auditora/revisin y vincularlos especficamente a los item(s) relevantes. Una vez adjuntos al archivo usted puede modificar en forma directa los archivos de soporte, imprimirlos, y eliminarlos o remover su vnculo al archivo cuando el mismo ya no es relevante.

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PGINA 22

Una vez adjuntos a la auditoria usted puede modificar directamente los archivos, imprimirlos y eliminar o remover su vnculo con la auditora cuando el mismo ya no es relevante, utilizando el men que aparece con un clic derecho del mouse.

NOTA:

No se incluye el archivo real entre los archivos de datos del archivo de auditora. Usted no podr acceder a los adjuntos si:

! Mueve los archivos de auditora/revisin a otra PC o los enva a otro assessor a menos que est marcada a opcin Incluir adjuntos en zips en el dilogo Predeterminados. Usted accede al dilogo Predeterminados desde el men Archivos. ! Mueve los archivos reales que haya adjuntado a menos que reestablezca su vnculo al archivo de auditora adjuntndolos nuevamente.

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Para adjuntar un archivo:


1. Acceda a la solapa Adjuntos apropiada y haga clic en el botn derecho del mouse. 2. Haga clic en la opcin Agregar Item. Aparecer una caja de dilogo. 3. Localice y haga doble clic en el archivo que desea adjuntar. El archivo aparece en la solapa Adjuntos. CONSEJOS: ! Tambin puede adjuntar un archivo arrastrndolo y dejndolo en el panel Adjuntos desde el Explorador de Windows. ! Usted puede crear y adjuntar instantneamente un nuevo archivo haciendo clic en el botn derecho del mouse cuando est en el panel Adjuntos, haciendo clic en la opcin Nuevo y luego seleccionando ya sea Documento (.DOC), Planilla de Clculo (.XLS), Archivo de Texto (.TXT), o Archivo RTF (.RTF). ! Como con el Explorador de Windows usted puede: - Ver sus archivos adjuntos en diferentes formas, por ejemplo, por "Iconos Grandes" o por "Detalles". - Ordenar los adjuntos, por ejemplo, por nombre, tamao y fecha.
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Para abrir un archivo adjunto:


1. Seleccione el adjunto. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga doble click sobre el mismo. ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Editar Item. NOTA: Los archivos adjuntos pueden ser: ! copiados y pegados en solapas Adjuntos de otras ventanas ! impresos haciendo clic en la opcin Imprimir Item.

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Para eliminar un adjunto:


NOTA: Esta accin slo eliminar el vnculo, no el archivo real que est adjunto.

1. Seleccione el adjunto. 2. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Eliminar Item.

evaluar el archivo
Usted puede efectuar una evaluacin completa del archivo para asegurar que los vnculos y cambios recientes estn aplicados y actualizados.

"

Para evaluar su archivo:


1. Realice una de las siguientes acciones: de la ventana Principal. ! Haga clic en el botn ! Haga clic en la opcin Evaluar Ahora en el men Editar. ! Presione <CTRL+E>.

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PGINA 24

ver items que requieren seguimiento


Usted puede ver e imprimir una lista de todos los items en los archivos que requieren seguimiento. Para realizar esto necesita definir el criterio de Alerta, el cual controla:
! Los tipos de items que se muestran. Slo se exhiben los tipos de items seleccionados que requieren seguimiento, por ejemplo: Riesgos y Controles. ! Rango de fechas de alerta. Slo se exhiben los items que tienen una fecha de seguimiento dentro de este rango de fechas. Este rango de fechas pueden ser en el presente, futuro o pasado. La fecha real de seguimiento para cada item se determina en la ventana de detalles del item del Producto Methodware . NOTA: Slo para Soluciones Multi-Usuario: Su criterio de Alerta personalizado permanece exclusivo para usted y/o su PC y no impactar en otros usuarios del archivo maestro.

"

Para definir un criterio de alerta:


1. Haga clic en la opcin Editar Alertas del men Archivos.

Seleccione el tipo de tem sobre el cual desea ser alertado.

Haga clic para desactivar la funcin alerta para un tipo de tem. Para el tipo de tem seleccionado, establezca la fecha de Alerta ingresando la cantidad de das antes o despus de hoy.

2. Seleccione el tipo de item. 3. Defina la fecha de Alerta ingresando la cantidad de das antes o despus de hoy. CONSEJO: Para ver todos los items que requieren seguimiento hoy defina el campo Cantidad de Das en 0. 4. Si es necesario repita para cada tipo de item. CONSEJOS: ! Para definir alertas para todos los tipos de item haga clic en el botn Habilitar Todo. Si selecciona ms de un tipo, usted necesita definir individualmente el campo Cantidad de Das para cada uno de ellos. ! Deshabilite una alerta para un tipo de item seleccionando primero el tipo de item y luego haciendo clic en el casillero Deshabilitar Alerta. Se pueden deshabilitar las alertas para todos los tipos de items haciendo clic en el botn Deshabilitar Todo.
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"

Para ver el registro de alertas:

1. Realice una de las siguientes acciones: de la ventana Principal. ! Haga clic en el botn ! Haga clic en la opcin Mostrar Alertas del men Archivo. El Registro de Alertas muestra los nombres y fechas de seguimiento de los items que satisfacen su criterio de alerta. NOTA: Los items slo aparecern si son relevantes para la revisin y estn abiertos - esto es, que no han sido marcados como cerrados o completados en sus ventanas individuales de detalles.

mostrar una lista de usuarios actuales


Usted puede ver una lista de los usuarios que estn trabajando actualmente en el archivo maestro multi-usuario.

"

Para exhibir una lista de usuarios actuales:


1. Haga clic en la opacin Mostrar Usuarios del men Archivo.

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PGINA 26

utilizar la opcin definir items


La opcin Definir Items le permite ingresar informacin de una columna lista de seleccin para todos los items listados en una solapa en una nica accin. Por ejemplo, en la preparacin de las evaluaciones para el nuevo perodo, usted podra utilizar esta opcin para borrar las evaluaciones anteriores de la columna Evaluacin de los items colocndoles No Definido.
ADVERTENCIA: CONSEJO: Para reversar el cambio, usted necesitar reingresar la informacin.

Aplique un filtro de seleccin en la solapa y luego utilice la opcin Definir Items para cambiar el contenido de las columnas que coinciden con su criterio de filtrado.

"

Para utilizar la opcin definir items:


1. Acceda a la solapa del item. 2. Mueva el mouse sobre el ttulo de la columna de la lista de seleccin que desea cambiar y luego haga clic en el botn izquierdo del mouse.

3. Haga clic en la opcin Definir Items. Aparece un dilogo con una lista de todas las entradas posibles para la columna. 4. Seleccione la nueva entrada para la columna y haga clic en el botn OK. 5. En el dilogo resultante haga clic en el botn Yes (Si) para confirmar su accin.

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PGINA 27

ver un resumen de la informacin de columnas


Usted puede ver un resumen del contenido de una columna para todos los items actuales listados en una solapa.

Esta caracterstica est disponible para todas las:


! Columnas de fechas ! Columnas que ofrecen "multi-choice" [columnas con listas de seleccin] ! Columnas numricas [NOTA: La columna Ref es alfanumrica y no puede ser sumarizada]

" "

Para ver un resumen:


1. Haga clic en el botn izquierdo del mouse sobre el ttulo de una columna. 2. Haga clic en la opcin Sumarizar. Aparecer una ventana con un resumen de la informacin de la columna.

Para imprimir (o guardar) su resumen:


1. Haga clic en el botn Imprimir en la ventana resumen. Aparecer un dilogo con las siguientes opciones: ! Imprimir - enva el resumen a una impresora. ! Guardar - guarda la informacin de resumen como un archivo de texto (.TXT). ! Guardar y Editar - guardar como un archivo de texto y abrir el archivo para verlo y editarlo en su editor de textos predeterminado. NOTA: No se reflejarn en el resumen los detalles de cualquier item que no est visible [que ha sido dejado afuera por aplicacin de un filtro]. Si una columna no puede ser sumarizada, al hacer clic en esta opcin no ocurrir ninguna accin.
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PGINA 28

eliminar items
NOTAS: ! Usted no puede eliminar items predefinidos (definidos por el desarrollador). Estos son items que son inherentes a su producto Methodware. Si es aplicable a su producto, los items pre-definidos considerados No Relevantes pueden ser: - definidos individualmente como No Relevantes en la ventana o solapa de detalles del item. Para entonces removerlos de la vista, definir un filtro de seleccin sobre la columna Relevante en la solapa de los items, para mostrar slo aquellos items que son relevantes. - dejados fuera del alcance del archivo. ! Si usted est slo deseando eliminar el vnculo(s) a otros items, haga clic en el botn . ! Cada item que usted agregue es numerado secuencialmente en forma automtica. Cuando se elimina un item su nmero no es reutilizado. Para renumerar todos los items secuencialmente, utilice la opcin Reconectar todos los vnculos.

"

Para eliminar un item del mapa de estructura y todos los items vinculados al mismo:
1. Seleccione el item en el mapa de estructura. 2. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Eliminar Fila e Items Vinculados.

"

Para eliminar un item, cortar el vnculo con otros items pero dejar esos items intactos:
1. Seleccione el item. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Eliminar... . ! Haga clic en el botn . 3. Haga clic en el botn Yes (Si) para confirmar esta accin y eliminar el item en forma permanente.

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PGINA 29

utilizar sealadores
Usted puede definir sealadores para registrar lugares en el archivo. Los bookmarks son tiles para registrar una posicin antes de salir de un archivo, de forma tal que cuando lo abra la prxima vez pueda retornar rpidamente al lugar en que haba dejado. Todos los sealadores definidos se listan en la ventana Sealadores.

Para ir a una posicin sealizada, haga doble clic en el sealador, o seleccinelo y haga clic en el botn "Ir a".

Usted puede ordenar la lista de sealadores por nombre o localizacin.

Esta ventana se puede abrir en cualquier momento, y se puede realizar una seleccin desde la lista que lo lleve directamente a la ventana indicada.
NOTA: Slo para Soluciones Multi-Usuario: Sus sealadores son exclusivos para usted y/o su PC y no impactarn en otros usuarios del archivo maestro.

"

Para crear un sealador:


1. Abra la ventana que desea sealizar. 2. Realice una de las siguientes acciones: de la ventana Principal. ! Haga clic en el botn ! Haga clic en la opcin Sealadores del men Edicin. Aparecer la ventana Sealadores. 3. Escriba un nombre para el nuevo sealador y haga clic en el botn Agregar.

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PGINA 30

"

Para ir a un sealador:
1. Haga clic en la opcin Sealadores del men Edicin. Aparecer la ventana Sealadores. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga doble clic en la entrada del sealador. ! Haga clic en la entrada del sealador y luego en el botn Ir a (Goto). CONSEJO: Ordene la lista de sealadores por nombre o ubicacin haciendo clic en los botones apropiados al pi de la ventana Sealadores.

"

Para eliminar un sealador:


1. Haga clic en la opcin Sealadores del men Edicin. Aparecer la ventana Sealadores. 2. Seleccione el sealador y luego haga clic en el botn Eliminar.

guardar el archivo
Usted puede cambiar la informacin de auditora/revisin en cualquier etapa. Estos cambios que realiza (excepto a informes y archivos de consolidacin) son automticamente guardados a medida que se realizan. CONSEJO: Cuando usted ingresa/cambia informacin en un archivo todos los productos Methodware recalculan automticamente las variables necesarias. Sin embargo, el desempeo de su sistema operativo, puede impactar en la velocidad en que esto se realiza. Tambin, si usted est trabajando en una solucin Multi-Usuario, los cambios pueden no ser instantneamente visibles para otros usuarios concurrentes y los cambios que estos realicen pueden no ser instantneamente visibles para usted. Para asegurar que se aplican y actualizan sus vnculos y cambios recientes presione <CTRL+E> o haga clic en el botn de la ventana Principal.

guardar cambios en reportes Los cambios que se realicen en los reportes no se guardan automticamente y se pierden cuando se cierra el archivo. Para asegurar que se guarden los cambios en los reportes, necesita exportar el informe cambiado.

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PGINA 31

guardar cambios en la consolidacin A diferencia de los archivos de su Producto Methodware, su archivo de consolidacin no se guarda automticamente. Si va a analizar ms de una vez la misma combinacin de archivos, usted puede guardar la consolidacin de tal forma usted dispondr en forma permanente de una rpida instantnea. Una vez guardado usted puede remitirse fcilmente al archivo para anlisis posteriores. Usted puede inclusive cargar los mismos archivos en la consolidacin luego de un perodo de tiempo para analizar el progreso.

cerrar su producto Methodware

"

Para salir:
1. Realice alguna de las siguientes acciones: ! Haga clic en la opcin Cerrar en el men Archivo. ! Haga clic en el botn { } de la ventana Principal (en la esquina superior derecha). NOTA: Sus cambios (excepto los realizados en los reportes) se guardan automticamente a medida que se realizan, por tal motivo no es necesario guardar el archivo antes de salir.

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PGINA 32

CONSOLIDAR LOS RESULTADOS DE ARCHIVOS COMPLETADOS


NOTA: Este mdulo puede no ser aplicable a algunos productos Methodware.

La Herramienta Consolidacin es un componente de la mayora de los productos Methodware y le permite cargar y ver los detalles de las evaluaciones completadas. Esta herramienta le permite combinar, intercalar y analizar los resultados de mltiples archivos creados utilizando un producto Methodware durante cualquier perodo, sector del negocio, ubicacin geogrfica o combinacin de ellos.
Para obtener detalles sobre comprender lo bsico describir la ventana de la herramienta consolidacin cmo comenzar acceder a la herramienta consolidacin cargar archivos en la consolidacin crear una nueva consolidacin renombrar archivos de consolidacin seleccionar las secciones a consolidar de un archivo ver la informacin consolidada actualizar archivos de consolidacin remover archivos de la consolidacin guardar archivos de consolidacin abrir un archivo de consolidacin existente Ver pgina 3 5 6 6 6 9 9 9 10 11 12 13 14

Consolidar los Resultados de Archivos Completados


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agrupar resultados localizar la informacin que desea acumular resultados comparar resultados filtrar resultados enrolar y ver los detalles de consolidacin a distintos niveles ocultar los resultados de un archivo ponderar los resultados de un archivo mostrar y editar alertas crear y utilizar consultas para localizar informacin

14 18 19 19 20 22 22 23 24 24

Consolidar los Resultados de Archivos Completados


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comprender lo bsico
La clave al utilizar la Herramienta Consolidacin es identificar las preguntas que usted se est haciendo respecto de su informacin. Comprender claramente estas preguntas le ayudar a decidir qu funciones sern de mejor ayuda para obtener las respuestas. Qu tipos de archivos puedo consolidar? Se puede cargar en la consolidacin cualquier cantidad y combinacin de archivos similares de evaluacin y formularios Word/HTML completados. Usted puede inclusive cargar directamente en la consolidacin archivos de evaluacin que haya zipeado, sin necesidad de deszipearlos. Puedo cambiar la informacin en la Herramienta Consolidacin? Cuando usted carga un archivo en la consolidacin, usted est realmente cargando una copia de la informacin que contiene ese archivo en ese momento. Su archivo fuente permanece intacto y no se ve afectado de ninguna forma por las acciones que usted ejecute en la Herramienta. De igual forma, si se realizan cambios en el archivo fuente luego de cargarlo en la consolidacin, estos cambios no se muestran en la consolidacin. No se puede editar la informacin que se copia en la Herramienta Consolidacin. La informacin es de slo- lectura y si se requieren cambios, necesitar editar el archivo en el producto Methodware y luego cargar nuevamente el archivo en la Herramienta Consolidacin.

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Qu informacin puedo ver? La Herramienta Consolidacin provee acceso a la misma informacin que usted puede ver de un archivo en su producto Methodware pero en forma de slo-lectura.

Como la informacin es de slo-lectura, la mayor parte de la informacin se muestra en gris y todos los campos estn desactivados.

De igual forma que en su producto Methodware, en la Herramienta Consolidacin usted puede:


! Acceder y ver la informacin subyacente simplemente haciendo doble clic en un tem de una solapa o grfico. ! Utilice los mismos botones de navegacin para moverse por las ventanas de detalle de slo-lectura para localizar la informacin que requiere.

Puedo ver la informacin consolidada fuera de lnea? Usted puede abrir fuera de lnea una consolidacin guardada y an poder perforar y ver los detalles subyacentes. Esto es asi porque el archivo de consolidacin incorpora copias completas de los archivos originales. Los predeterminados para un archivo pueden sin embargo determinar si se pueden o no ver algunos de los archivos de soporte que han sido adjuntados, por medio de solapas de Adjuntos, a un archivo consolidado. Para mayores detalles ver cargar archivos en la consolidacin en la pgina 6.
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describir la ventana de la herramienta consolidacin


Se accede a todos los detalles para una consolidacin y a todos la funcionalidad disponible desde una ventana central, la ventana Herramienta Consolidacin. Esta ventana aparece cuando usted accede a la Herramienta y est esencialmente dividida en dos reas principales, la Lista Cliente/Archivo, y el Area de Trabajo.
Utilice menes para acceder a funciones y a la ayuda en lnea. Acceda rpidamente a funciones comunes utilizando los botones de la Barra de Herramientas. Elija si desea acumular o comparar los resultados de los archivos consolidados. Lista Archivo/Cliente. Usted puede estructurar los archivos de esta lista en cualquier combinacin. Por ejemplo, Utilice en cada solapa los botones de la Barra de Herramientas para acceder a las funciones como lo hara en su producto Methodware. En las solapas se muestra toda la informacin. Estas solapas diferirn dependiendo de los archivos que est consolidando.

Tambin se puede acceder a funciones adicionales mediante:

! Un clic en el
botn izquierdo del mouse sobre la cabecera de una columna, y

Haga doble clic en un tem en el rea de Trabajo para ver mayor informacin.

! Un clic en el
botn derecho del mouse cuando est en el rea de Trabajo.

Acceda rpidamente a opciones adicionales mediante un clic en el botn derecho del mouse en la Lista Archivo/Cliente.

Lista Cliente/Archivo Esta lista muestra los nombres de los archivos que ha cargado en la consolidacin. Usted puede cargar todo o parte de una cantidad ilimitada de archivos de evaluacin y formularios Word/Html completed en la consolidacin y luego utilizando una variedad de mtodos, puede agrupar aquellos archivos en una estructura de su eleccin. Una vez cargados, los resultados de los archivos individuales pueden ser fcilmente ocultados y ponderados para evaluar su impacto individual sobre los resultados generales.

Area de Trabajo Esta rea de la ventana Herramienta Consolidacin muestra los detalles de los archivos que haya cargado en la consolidacin. Desde aqu puede acceder y ver todos los detalles de los archivos cargados, aplicar varios ordenamientos y filtros, ejecutar consultas complejas y generar informes sobre su informacin consolidada.

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cmo comenzar
Cuando accede por primera vez a la Herramienta Consolidacin, se le presenta una ventana en blanco. A partir de all usted necesita decidir qu archivos desea cargar en la consolidacin. Este captulo describe cmo acceder a la Herramienta y cargar los archivos. Tambin describe la forma de administrar los archivos que cargue.

acceder a la herramienta consolidacin


Puede acceder a la Herramienta Consolidacin desde la mayora de los productos Methodware.
NOTA: Slo para Productos Builder de Methodware. Se puede acceder a la Herramienta Consolidacin desde la Herramienta Builder y es una caracterstica opcional en los Modelos de Usuario Final que se generen.

"

Para acceder a la Herramienta Consolidacin:


1. En la ventana Principal de su producto Methodware, realice alguna de las siguientes acciones: de la ventana Principal. ! Haga clic en el botn ! Haga clic en Abrir Herramienta Consolidar en el men Archivo. Se cerrar su producto Methodware y aparecer la ventana de la Herramienta Consolidacin. Cuando acceda por primera vez a la Herramienta Consolidacin, se le presenta una ventana en blanco. Desde aqu necesita decidir qu archivo desea cargar en la consolidacin.

cargar archivos en la consolidacin


Cuando carga un archivo en la consolidacin, usted est realmente cargando una copia de la informacin que contiene ese archivo en ese momento. El archivo fuente permanece intacto y no se ve afectado de ninguna forma por las acciones que se realicen en la Herramienta. De igual forma, si se realizan cambios en el archivo fuente luego de haberlo cargado en la consolidacin, estos cambios no se muestran en la consolidacin.
CONSEJO: Slo para las Soluciones Multiusuario: Para asegurar que usted est cargando una copia actualizada, coordine la carga de archivos en la consolidacin con otros usuarios para asegurar que no se estn realizando cambios al mismo tiempo que usted est cargando los archivos.

Se pueden cargar en la consolidacin cualquier cantidad y combinacin de archivos similares y formularios Word/HTML completados. Se pueden cargar directamente en la consolidacin archivos que se hayan zipeado sin necesidad de dezipearlos antes.
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IMPORTANTE: Si desea poder ver fuera de lnea, los detalles de cualquier archivo de soporte que haya sido adjuntado a los archivos que usted carga en la consolidacin, usted necesita antes de cargar los archivos: 1. 2. 3. 4. Abrir el archivo en su producto Methodware particular. Hacer clic en la opcin Predeterminados... , Guardar adjuntos con zip en el men Archivo. Cuando se lo selecciona aparece una marca. Zipear el archivo utilizando la opcin Zipear Archivos. Ver el mdulo localizar y administrar archivos. Extraer en su disco duro los archivos zipeados.

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Para cargar archivos en la Herramienta Consolidacin:


NOTA: Para crear una nueva lista de consolidacin, haga clic en el botn detalles de la consolidacin actual, la misma se perder. , sin embargo, si no guarda los

1. En la ventana Herramienta Consolidacin, realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn . ! Haga clic en la opcin Cargar Archivos en el men Edicin. ! Haga clic en el botn derecho del mouse y clic en la opcin Cargar Archivos. Aparecer la ventana Abrir Archivo Cliente.

CONSEJO:

Tambin puede hacer clic en la opcin Cargar Todos Archivos en el men Edicin. Esta opcin le permitir cargar todos los archivos contenidos en el directorio data predeterminado.

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2. Elija el directorio que contiene los archivo(s) que desea cargar. CONSEJOS: ! Ordene la lista de Archivos Cliente haciendo clic en las cabeceras de columnas Nombre, Nombre Archivo y Fecha. Haciendo clic en estas cabeceras cambia entre orden ascendente y descendente. ! Imprima una lista detallada de los archivos disponibles en el directorio seleccionado haciendo clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Imprimir Lista. En la lista Archivos Cliente se muestra una lista de archivos vlidos y formularios Word/HTML completados. 3. Seleccione los archivos a cargar utilizando uno o una combinacin de los siguientes mtodos: NOTA: Se pueden cargar en una misma consolidacin archivos con el mismo nombre. Estos se listarn separadamente y no se sobreescribirn. Para evitar cualquier confusin, una vez cargados en la consolidacin usted puede renombrarlos.

! Para seleccionar un archivo individual para cargar: - Haga doble clic en el archivo en la lista Archivos Clientes; o - Seleccione el archivo en la lista Archivos Clientes, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en el botn Transferir. ! Para seleccionar una combinacin de archivos, realice una de las siguientes acciones: - Presione y sostenga la tecla <Control> y haga clic en varios archivos en la lista Archivos Clientes y luego haga clic en el botn Transferir Seleccionados; o - Presione y sostenga la tecla <Shift> y haga clic en una secuencia de archivos y luego en el botn Transferir Seleccionados. ! Para seleccionar todos los archivos en la lista Archivos Clientes, haga clic en el botn Transferir Todo. Todos los archivos que seleccion para cargar se exhiben en la lista Archivos Seleccionados. CONSEJOS: ! Para remover un archivo de la lista Archivos Seleccionados, simplemente haga doble clic sobre el mismo, luego en el botn derecho del mouse y haga clic en la opcin Remover. ! Si usted est repetidamente cargando el mismo archivo definido en la consolidacin, luego que haya seleccionado e ingresado los archivos en la lista Archivos Seleccionados, haga clic en el botn Guardar Lista. Esto guardar la lista Archivos Seleccionados. Usted puede luego en cualquier momento, hacer clic en la Cargar Lista Guardada para recuperar esa lista y cargar en la consolidacin. 4. Haga clic en el botn Cargar para cargar los archivos. Aparecer la ventana Consolidacin con los archivos que seleccion. 5. Guarde la consolidacin.

Para crear una nueva lista de consolidacin, haga clic en el botn , sin embargo, si usted no guarda los detalles de la consolidacin actual, los mismos se perdern.

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crear una nueva consolidacin

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Para crear una nueva consolidacin:


1. Si corresponde, guarde los detalles de la consolidacin actual. Si no hace sto, se perdern los detalles de esa consolidacin. 2. Haga clic en el botn .

3. Cargue los archivos en la consolidacin.

renombrar archivos de consolidacin


Usted puede renombrar un archivo consolidado simplemente seleccionndolo en la lista Cliente/Archivo y haciendo un slo clic. Un recuadro slido delinear el nombre del archivo y usted podr entonces sobreescribir con el nuevo nombre y presionar <enter>.
NOTA: Los nombres de los archivos cargados en la misma consolidacin no tienen que ser nicos, sin embargo ayuda colocarles rtulos diferentes para evitar confusiones.

seleccionar las secciones a consolidar de un archivo


Cuando carga un archivo en la consolidacin, toda la informacin de ese archivo es automticamente copiada y luego cargada. Sin embargo, puede ser que algunas veces usted slo desee ver ciertas secciones de los archivos consolidados, por ejemplo, podra querer ver slo la seccin de riesgos. La Herramienta Consolidacin le permite seleccionar las secciones particulares de los archivos que usted desea consolidar. Esto se puede realizar antes de cargarlos en la consolidacin o despus de haberlos cargado. Los detalles de cualquier seccin no seleccionada se ocultan de los resultados de la consolidacin. La seleccin realizada se puede cambiar en cualquier momento para exhibir las secciones ocultas, u ocultar otras secciones, sin necesidad de cargar nuevamente los archivos en la consolidacin.
NOTA: Grandes archivos de consolidacin pueden requerir recursos intensivos. Eligiendo ocultar las secciones que no son necesarias, usted puede mejorar el uso de memoria y el desempeo del sistema.

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Para seleccionar secciones a consolidar:


1. Haga clic en la opcin Cambiar secciones a consolidar... en el men Archivo.

2. En el dilogo resultante, deseleccione las secciones que no desea mostrar en la consolidacin. CONSEJOS: ! Si los resultados no estn mostrando el cambio ms reciente presione <CTRL+E>. ! Para mostrar nuevamente las secciones ocultas, simplemente seleccinelas nuevamente.

ver la informacin consolidada


En el momento que se carga un archivo en la consolidacin se copia toda la informacin relacionada con ese archivo. Por cada archivo cargado, la ventana de la Herramienta Consolidacin presenta una vista predeterminada de la informacin resumen. Se puede ver la informacin subyacente de igual forma que en el producto Methodware que la origin. Toda la informacin que se puede ver desde la Herramienta Consolidacin es de slo-lectura y no puede ser cambiada. Si cuando est viendo los archivos consolidados, identifica reas que requieren cambios, necesitar abrir y actualizar el archivo fuente en su producto Methodware, y luego cargar nuevamente en la consolidacin el archivo actualizado.

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"

Para acceder a mayor informacin:


! Desde una solapa, realice alguna de las siguientes acciones: - Haga doble clic en el nombre del item, o . - Seleccione el item y haga clic en el botn ! Desde un grfico de barras , haga doble click en una barra del grfico. ! Desde un grfico matriz, haga doble clic en el nombre del item en la leyenda. Para regresar a la ventana de la Herramienta Consolidacin haga clic en el botn NOTAS: ! Tambin puede perforar hacia abajo dentro de las ventanas de slo-lectura. Por ejemplo, puede acceder a los detalles sobre un control vinculado desde la ventana Riesgos. Lo mismo es verdadero an si usted ha deseleccionado la seccin Riesgos utilizando la opcin Cambiar secciones para consolidar. ! Dependiendo de cmo cargue los archivo en la consolidacin, usted puede ver en lnea o fuera de lnea los detalles de los archivos de soporte que han sido adjuntados a los archivos consolidados. Para mayores detalles ver cargar archivos en la consolidacin en la pgina 6. .

actualizar archivos de consolidacin


Es importante comprender que cuando usted carga archivos en la herramienta de consolidacin, realmente est cargando copias de esos archivos. No hay un vnculo entre las copias que carga en la Herramienta y sus contrapartes originales. Los archivos fuente permanecen intactos y no son afectados por las acciones que usted realice en la Herramienta. De igual forma, si se realizan cambios en los archivos fuente luego de cargarlos en la consolidacin, estos cambios no aparecern en la consolidacin. Para actualizar una consolidacin, usted necesita cargar nuevamente los archivo(s) actualizados. Cuando usted carga nuevamente un archivo en la consolidacin, el archivo existente en la consolidacin no se sobreescribir. Necesitar remover de la consolidacin el archivo existente, y luego renombrar y reposicionar el archivo actualizado en la lista Cliente/Archivo, segn corresponda. En forma predeterminada, el archivo de consolidacin es automticamente actualizado luego de cada cambio que usted realiza. Por ejemplo, cuando usted agrega un cuestionario a la consolidacin, crea o remueve un grupo, u oculta los puntajes de uno o ms cuestionarios, usted ver instantneamente el cambio realizado en los registros del archivo de consolidacin. Para grandes consolidaciones, puede tomar algn tiempo actualizar el archivo de consolidacin despus de realizar cada cambio. Usted tiene la opcin de anular la funcin de actualizacin automtica y actualizar manualmente el archivo de consolidacin en el momento en que usted elija hacerlo, ej: actualizar el archivo luego de realizar cada cambio o slo actualizarlo luego de realizar una cantidad de cambios.
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Para anular la actualizacin automtica:


1. Acceda al men Edicin. 2. Deseleccione la opcin de Auto-Clculo. NOTA: Para rehabilitar la opcin de auto-clculo simplemente seleccinela nuevamente.

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Para actualizar manualmente el archivo de consolidacin:


1. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en la opcin Forzar Evaluar en el men Edicin. ! Presione <CTRL+E> NOTA: El archivo de consolidacin no reflejar los cambios hasta que se realice esta accin.

remover archivos de la consolidacin

"

Para remover un archivo de la consolidacin:


1. Seleccione el archivo en la Lista Cliente/Archivos. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn . ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Eliminar. ! Haga clic en la opcin Eliminar Lnea del men Edicin. NOTAS: ! Cuando usted elimina un archivo de la consolidacin realmente no lo est eliminando, simplemente lo est removiendo de la consolidacin. ! Tambin puede eliminar un grupo (y los archivos de ese grupo) de la consolidacin utilizando el mismo mtodo. Si slo desea eliminar el grupo y mantener los archivos de ese grupo, seleccione el grupo y haga clic en el botn .

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guardar archivos de consolidacin


A diferencia de los archivos de su Producto Methodware, el archivo de consolidacin no se guarda automticamente. Su consolidacin actual, los archivos que ha cargado, cualquier agrupamiento realizado, cualquier filtro aplicado, se perdern cuando usted realice algunas de las siguientes acciones:
! Cree una nueva consolidacin. ! Abra una consolidacin existente. ! Cierre el archivo de consolidacin. ! Cierre la Herramienta Consolidacin. ! Cargue su Producto Methodware.

Si usted estar analizando ms de una vez la misma combinacin de archivos, puede guardar la consolidacin para poder contar permanentemente con una preparacin rpida del material. Una vez guardado, puede acceder fcilmente al archivo para anlisis futuros. Tambin puede, luego de un perodo de tiempo, cargar los mismos archivos en la consolidacin para analizar el progreso.
CONSEJOS: ! En lugar de guardar los archivos en un archivo de consolidacin nico y grande, usted podra considerar su agrupamiento y guardarlos en archivos de consolidacin separados, ms pequeos. Por ejemplo, usted podra agrupar y guardar sus archivos en archivos de consolidacin separados basados en la ubicacin geogrfica. Para luego ver los resultados combinados como un modelo global, todo lo que necesita hacer es cargar todos los archivos de consolidacin individuales, en una nueva consolidacin. ! Si usted est cargando repetidamente el mismo conjunto de archivos en la consolidacin, luego de seleccionar e ingresar los archivos en la lista Archivos Seleccionados, haga clic en el botn Guardar Lista. Esto guardar la lista Archivos Seleccionados. Usted puede luego en cualquier momento, hacer clic en Cargar Lista Guardada para recuperar esa lista para cargarla en la consolidacin. Para mayores detalles ver cargar archivos en la consolidacin en la pgina 6.

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Para guardar el archivo de consolidacin:


1. Realice alguna de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn . ! Haga clic en la opcin Guardar del men Archivo. 2. Escriba un nombre para la consolidacin y haga clic en el botn OK. El archivo de consolidacin se guarda con el format .sav

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abrir un archivo de consolidacin existente


NOTA: Si tiene una consolidacin actualmente a la vista y desea retener la informacin para uso futuro, debe guardarla antes de abrir un archivo existente, caso contrario la perder.

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Para abrir un archivo de consolidacin existente:


1. En la ventana Herramienta de Consolidacin realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn . ! Haga clic en la opcin Cargar del men Archivo. Aparecer una caja de dilogo. 2. Seleccione la consolidacin guardada (.sav) y haga clic en el botn Abrir.

agrupar resultados
En forma predeterminada, los archivos que carga en la consolidacin se muestran al nivel ms alto en la Lista Cliente/Archivo. Habr muchas formas en que usted querr organizar, ver y rotar los resultados de esos archivos. Por ejemplo, usted puede querer agrupar y ver los resultados de los archivos consolidados para una ubicacin geogrfica especfica o unidad de negocio o cubriendo un perodo dado de tiempo. La Herramienta de Consolidacin le facilita el proceso de organizar los archivos consolidados en una jerarqua o estructura de su eleccin. Usted no est limitado por la cantidad de grupos que puede crear o la cantidad de archivos que puede colocar dentro de un grupo o la cantidad de niveles dentro de los cuales puede colocarlos. Una vez agrupados, los detalles de los archivos agrupados son automticamente enrolados en los niveles de esos grupos para ver, graficar y elaborar informes. Se pueden ver los resultados subyacentes de un grupo, en cualquier etapa, haciendo doble clic en cualquier item asociado a ese grupo. Esencialmente, hay dos formas principales en que se pueden agrupar los archivos; manualmente y automticamente por respuesta clave.

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agrupar manualmente sus archivos Usted puede agrupar los archivos cargados en la consolidacin en cualquier estructura que satisfaga sus necesidades. No est limitado en la cantidad de grupos que puede crear o la cantidad de archivos o sub-grupos que puede colocar en un grupo.

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Para agrupar sus archivos:


1. Reordene la lista de cuestionarios cargados en sus grupos segn se requiera, utilizando uno de los siguientes mtodos: y segn corresponda. ! Seleccione un archivo y utilice los botones ! Seleccione un archivo, haga clic en el botn derecho del mouse y en las opciones Mover Arriba y Mover Abajo segn corresponda. 2. Seleccione el primer archivo en un grupo y realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn . ! Haga clic en el botn derecho del mouse y en la opcin Insertar Grupo. ! Haga clic en la opcin Insertar Grupo del men Edicin. 3. Escriba un nombre para el grupo y presione <Enter>. Todos los archivos debajo de ese nombre estn ahora en ese grupo. 4. Repita los pasos 2 y 3 para otros grupos. NOTAS: ! Los grupos creados luego bajo un grupo existente forman parte automticamente de ese grupo existente. Si desea que todos sus grupos estn al mismo nivel, seleccione el nombre del grupo y haga clic en el botn . Esto mover el grupo y los archivos que estn en ese grupo en un nivel. y . ! Se puede reposicionar un grupo entero haciendo clic en el nombre del grupo y utilizar los botones

agrupar sus archivos utilizando campos claves Usted puede agrupar sus archivos consolidados por el contenido de campos claves. Estos campos estn listados en el campo Agrupar Por. Simplemente seleccionando un campo en esta lista, los resultados consolidados se reagruparn automticamente de acuerdo con sus respuestas al campo seleccionado.
ADVERTENCIA: Esta opcin cambiar los agrupamientos existentes y/o el orden de los archivos en la Lista Cliente/Archivo.

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Para agrupar los archivos por respuesta:


1. Seleccione el campo que desea utilizar para agrupar la informacin en el campo Agrupar Por.
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NOTAS: ! Si este campo no ha sido completado, el archivo se agrupa automticamente bajo el grupo No Agrupado. Este grupo es "invisible" - los resultados de los archivos que estn en ese grupo se ocultan de la vista. ! Usted puede cambiar el nombre del grupo No Agrupado simplemente destacndolo, haciendo un clic y sobreescribiendo encima. ! Para restaurar los resultados del grupo oculto, haga clic en el nombre del grupo No Agrupado y luego en . Puede ocultar nuevamente los resultados repitiendo esta accin. el botn ! Puede remover este agrupamiento haciendo clic en Ninguno en el campo Agrupar Por. ! Esta forma de agrupamiento no impacta en los filtros que haya aplicado. ! Las opciones disponibles en la lista de campos Agrupar Por fueron determinadas por el desarrollador de su producto Methodware. ! Slo para Productos Builder de Methodware. La lista de campos Agrupar Por contendr los campos adicionales "multi-choice" y de seleccin del Modelo de Usuario que usted haya determinado en la solapa Globales de la Herramienta Builder.

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trabajar con grupos Para administrar la lista de archivos de la Lista Cliente/Archivo usted puede expandir los grupos para ver los archivos individuales que hay en ese grupo y colapsarlos para mostrar slo el nombre del grupo. Estas acciones no cambian la informacin que se muestra en las solapas.

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Para ver los archivos que hay en un grupo:


1. Expanda el grupo utilizando uno de los siguientes mtodos: ! Seleccione el grupo y haga clic en el botn ! Haga clic en el smbolo "+" prximo al grupo. . ! Seleccione el grupo, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Expandir/Contraer.

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Para colapsar un grupo expandido:


1. Colapse un grupo expandido utilizando uno de los siguientes mtodos: ! Seleccione el grupo y haga clic en el botn ! Haga clic en el smbolo "-" prximo al grupo. . ! Seleccione el grupo, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Expandir/Contraer.

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Para eliminar un grupo:


NOTA: Cuando elimina un grupo utilizando los siguientes mtodos, no se eliminan los archivos contenidos en ese grupo. Los mismos son movidos al grupo que est por encima de ellos en la lista Cliente/Archivo.

1. Seleccione el grupo y realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn . ! Seleccione el grupo, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Eliminar Grupo. ! Haga clic en la opcin Eliminar Grupo en el men Edicin. CONSEJO: Para eliminar el grupo y el contenido del grupo, seleccione el grupo y haga clic en el botn .

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localizar la informacin que desea


Analizar los resultados de mltiples archivos ya no es una tarea consumidora de tiempo o desalentadora. La Herramienta Consolidacin hace rpida y fcil la tarea de anlisis proveyendo distintas formas de localizar y ver la informacin que necesita. El mtodo a seleccionar depender de la pregunta que uno se haga. Al utilizar la Herramienta usted puede:
! ver los resultados de los archivos que carg como un perfil completo. Para mayores detalles ver acumular resultados en la pgina 19. ! comparar los resultados individuales de cada archivo cargado. Para mayores detalles ver comparar resultados en la pgina 19. ! localizar registros especficos definiendo y aplicando distintos filtros. Al utilizar filtros usted simplemente describe las caractersticas o contenido de la informacin que desea localizar y permite que la Herramienta Consolidacin recupere slo aquellos registros que coinciden con su descripcin. Por ejemplo, usted puede querer ver los riesgos con un score de evaluacin por encima de cierto valor. Para mayores detalles ver el mdulo filtrar y ordenar informacin. ! ordenar su informacin aplicando mltiples ordenamientos numricos/alfabticos ascendentes o descendentes. Para mayores detalles ver el mdulo filtrar y ordenar informacin. ! agrupar los resultados. Para mayores detalles ver agrupar resultados en la pgina 14. ! ocultar los resultados. Para mayores detalles ver ocultar los resultados de un archivo en la pgina 22. ! ponderar los resultados. Para mayores detalles ver ponderar los resultados de un archivo en la pgina 23. ! acumular los resultados a distintos niveles. Para mayores detalles ver enrolar y ver los detalles de consolidacin a distintos niveles en la pgina 22. ! crear consultas simples o ms complejas para aislar e identificar slo aquellos archivos de la consolidacin que coinciden con un criterio especfico. Por ejemplo, localizar aquellos archivos que tienen un segmento(s) particular respondido de una manera particular. Para mayores detalles ver crear y utilizar consultas para localizar informacin en la pgina 24. ! generar informes sobre los resultados. Para mayores detalles ver el mdulo informes.

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acumular resultados
NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware. Si esta opcin no est disponible, los archivos de consolidacin estn, en forma predeterminada, en modo "comparar".

Usted puede acumular los resultados de archivos completados cargados en la consolidacin. Esta opcin le permite ver el perfil completo para todos los archivos cargados en la consolidacin. Utilcela para intercalar automticamente y luego promediar los resultados de los items de todos los archivos cargados en la consolidacin. Por ejemplo, esta opcin intercalar automticamente los detalles de los mismos riesgos presentes en cada uno de los archivos consolidados para mostrar un promedio de los puntajes de evaluacin combinados.

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Para acumular los resultados de los archivos cargados:


1. Haga clic en el botn radial Acumular en parte superior izquierda de la ventana. Una vez seleccionado: ! Los detalles Resumen en las solapas del item se reordenarn automticamente por orden de item. NOTA: No cambiar cualquier ordenamiento existente. ! Para todos los items similares los puntajes son acumulados, promediados y luego graficados. NOTAS: ! No se acumularn los detalles de las secciones no graficadas, por ejemplo, Detalles y Resmenes Ejecutivos. ! No se acumulan los puntajes al nivel ms bajo.

comparar resultados
NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware. Si esta opcin no est disponible, los archivos de consolidacin estn, en forma predeterminada, en modo "comparar".

La opcin Comparar presenta los resultados individuales de cada uno de los archivos cargados en la consolidacin permitindole luego comparar los resultados.

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Para comparar los resultados de los archivos cargados:


1. Haga clic en el botn radial Comparar en la parte superior izquierda de la ventana. Una vez seleccionado: ! Los detalles Resumen en las solapas del item se reordenarn automticamente en orden de archivo/grupo. NOTA: No cambiar cualquier definicin de ordenamiento existente. ! Los puntajes para cada archivo/grupo son graficados por separado.

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filtrar resultados
Habr muchas preguntas que usted se har sobre los archivos consolidados. Estas irn desde el simple "cuntos?" hasta el complejo "cuntos de un tipo particular, de ciertas reas, dentro de un cierto rango de fecha, son evaluados como...?". La Herramienta Consolidacin no establece reglas sobre los tipos de preguntas que se pueden hacer sobre la informacin consolidada. El rango disponible de opciones de filtro hace sencillo obtener las respuestas, an las ms complejas. Para mayores detalles ver el mdulo ordenar y filtrar informacin. Una vez aplicado se puede guardar el criterio de filtro para reutilizarlo en la consolidacin cuando sea requerido. filtrar resultados por el contenido de campos claves Contenidos en las ventanas de Detalles, y si es aplicable, en las de Resmenes Ejecutivos de su producto Methodware hay campos "globales", por ejemplo, Tamao Unidad de Negocio y Nombre. Se puede filtrar la informacin consolidada por los resultados capturados en estos campos.
NOTAS: ! La lista de campos globales que puede utilizar para filtrar fue determinada por el desarrollador de su producto Methodware. ! Slo para Productos Builder de Methodware. La lista de campos globales contendr los campos adicionales del Modelo de Usuario Final que usted determin en la solapa Globales de la Herramienta Builder.

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Para aplicar un filtro global:


1. Haga clic en la opcin Filtrar del men Edicin. Aparecer la ventana Filtros Consolidacin.

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La lista de campos globales disponibles sobre los cuales se puede ordenar.

El rango de respuestas posibles para el archivo global seleccionado.

Utilice un conector si desea filtrar sobre ms de un campo o respuesta posible.

Su criterio de filtro.

2. Seleccione el campo global en el campo Lista Claves Globales. 3. Seleccione la respuesta dentro del rango expuesto de respuestas posibles. 4. Si es aplicable, agregue criterios adicionales. Adicione a su criterio, segn corresponda: ! AND que recuperar los registros que contengan todo el criterio. ! OR que recuperar los registros que contengan algunos de sus criterios. 5. Haga clic en Cerrar para completar la aplicacin del filtro. Una vez que haya aplicado un filtro global, los archivos que no coincidan el criterio de filtrado son deshabilitados y sus resultados ocultados de la consolidacin.

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Para restaurar un filtro global:


1. Haga clic en la opcin Restaurar Filtros en el men Edicin. NOTA: Slo est habilitada esta opcin si se ha aplicado un filtro global.

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enrolar y ver los detalles de consolidacin a distintos niveles


La informacin que se ve en los grficos es rotada automticamente a distintos niveles. Estos niveles estn determinados por la estructura de los archivos que se estn consolidando y la forma en que usted ha agrupado y posicionado los archivos en la consolidacin. Usted tiene la opcin de rotar y ver la informacin resumen que se muestra para cada item (por ejemplo, Riesgos o Controles) en las solapas de la ventana Herramienta de Consolidacin, tambin a esos niveles. En cada una de las solapas de los items de la Consolidacin, el campo Nivel presenta los niveles disponibles para la consolidacin actual. El nivel ms bajo (indicado por el nmero ms alto) muestra todos los items en los archivos consolidados.

ocultar los resultados de un archivo


Usted se puede dar cuenta de que uno o ms de los archivos no est completado o que est en una etapa diferente de evaluacin o madurez que los otros. La opcin Ocultar/Mostrar le permite evaluar el impacto en su perfil de riesgo que tienen los resultados de un archivo o grupo en particular. Utilizando esta opcin usted puede ver instantneamente cmo luce su perfil de riesgo si remueve el archivo/grupo de la consolidacin.

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Para ocultar los resultados de un archivo/grupo:


1. En la lista Cliente/Archivo, seleccione el grupo o archivo. 2. Realice una de las siguientes acciones: . ! Haga clic en el bon ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Hacer Invisible. ! Haga clic en la opcin Hacer Invisible del men Edicin. El grupo o archivo ser grisado en la lista Cliente/Archivo y los resultados de ese grupo o archivo se remueven de la vista.

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Para mostrar nuevamente los resultados de un archivo/grupo oculto:


1. En la lista Cliente/Archivo, seleccione el grupo o archivo oculto. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn . ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Restaurar a Visible. ! Haga clic en la opcin Restaurar a Visible en el men Edicin. Aparecern nuevamente los resultados de ese grupo o archivo.
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ponderar los resultados de un archivo


En forma predeterminada, los puntajes para los archivos que carga en la consolidacin y para cualquier grupo que cree, son ponderados al 100%, permitindole ver los puntajes exactos (ponderacin x puntaje). En situaciones en las cuales los resultados de un archivo o grupo pudieran incorrectamente producir desvos en los resultados generales, usted puede ajustar sus ponderaciones individuales. Por ejemplo, usted puede desear reducir el peso de un archivo si esa unidad de negocio es de menor importancia relativa para la operacin de la compaa. Por supuesto, esto podra ser al revs para unidades de negocio importantes o vitales. Por ejemplo:
Archivo 1 Archivo 2 Archivo 3 Archivo 4 Archivo 1 Archivo 2 Archivo 3 Archivo 4 Ponderacin (100%) (100%) (100%) (100%) (100%) (50%) (300%) (100%) Scores 50 50 75 80 50 25 225 80

Los mismos archivos con las ponderaciones ajustadas:

Usted puede aumentar o disminuir las ponderaciones para asegurar que la importancia relativa de los archivos cargados est correctamente reflejada en los grficos y reportes de consolidacin.
NOTAS: ! Tambin puede aplicar ponderaciones a los grupos. Los nuevos grupos tambin son ponderados automticamente con el 100%. ! Slo para Productos Builder de Methodware. Esta funcin de ponderacin es adicional a cualquier ponderacin que hubiera aplicado al item cuando lo defin en la estructura.

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Para alterar la ponderacin de un archivo/grupo:


1. En la lista Cliente/Archivo, seleccione el grupo o archivo. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Definir Peso. Escriba el nuevo peso y haga clic en el botn OK. ! Haga nuevamente clic en el grupo o archivo, sobreescriba el peso existente segn corresponda y presione <Enter>.
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mostrar y editar alertas


Usted puede ver e imprimir una lista de todos los items que requieren seguimiento en los archivos consolidados. Para mayores detalles ver el mdulo administrar y mantener informacin.

crear y utilizar consultas para localizar informacin


Una consulta es una descripcin de los registros que desea recuperar desde un archivo de consolidacin. Como su nombre lo indica, una consulta ayuda a responder cuestiones especficas sobre la informacin del archivo de consolidacin. Por ejemplo, "Qu preguntas no han sido an respondidas?" o "Qu preguntas han sido respondidas de cierta manera?". La funcin Consulta le permite localizar, entre los archivos cargados en la consolidacin, slo aquellos archivos que coincidan con un criterio determinado. La funcin Consulta efectivamente "filtra" los archivos consolidados mientras que los filtros simples de texto y fecha le permiten filtrar slo la informacin consolidada. Las consultas que puede crear pueden ser desde simples a complejas. Y la clave para crear una consulta es comprender claramente la pregunta que desea realizar. Su criterio de seleccin para las consultas consiste en una descripcin de los registros que desea recuperar y de la informacin que esos registros deberan contener. Por cada item en su criterio de seleccin de consulta usted especifica un criterio que se debe comparar. Por ejemplo, usted puede crear una consulta para mostrar slo aquellas cuestiones respondidas de una forma particular, ej: "No Respondido". Para ver registros para preguntas respondidas como "No Respondidas" o "No Aplicable", usted puede expandir su consulta con una condicin OR. Usted tambin puede estrechar su consulta con una condicin AND. Por ejemplo, para ser incluida en los resultados de la consulta usted podra querer las preguntas respondidas como "No Respondidas" del rea de Wellington; la pregunta debe tener como respuesta "No Respondida" y ser de un archivo para el rea de Wellington. Todas las consultas que usted cree se pueden guardar para uso posterior.

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Para ejecutar una consulta:


1. Haga clic en la opcin Consulta del men Edicin. Aparecer la ventana Consulta.

Seleccione en la jerarqua el tem a consultar. Este rbol est ordenado de la misma forma que la solapa Esquema en su producto Methodware.

Si usted desea colocar otro tem en su consulta, seleccione el conector deseado. Seleccione los parmetros de su consulta. La informacin disponible en este panel depende de las opciones disponibles para el tem que seleccion.

Se mostrarn aqu los detalles del tem que seleccion y los parmetro(s).

2. Especifique el criterio de la consulta. 3. Expanda la estructura y seleccione el item que desea consultar. Se muestra el rango de respuestas posibles para ese item. 4. Seleccione la respuesta en la cual est interesado. La respuesta que selecciona se muestra en el campo Descripcin Regla. 5. Expandir el criterio de consulta con una condicin OR 5.1 Haga clic en el botn radial OR. 5.2 Seleccione su segundo criterio de consulta. 5.3 Repita para cada criterio adicional en la consulta. Los registros deben contener cualquiera de los valores para ser incluidos en los resultados de la consulta. 6. Restringir el criterio con una condicin AND 6.1 Haga clic en el botn radial AND. 6.2 Seleccione su segundo criterio de consulta. 6.3 Repita para cada criterio adicional en la consulta. Los registros deben contener todos los valores para ser incluidos en los resultados de la consulta.
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7. Haga clic en el botn Ejecutar Consulta. CONSEJOS: ! Guarde el criterio de consulta para uso futuro haciendo clic en el botn Guardar. ! Utilice el botn Restaurar Consulta para borrar la consulta. ! Ordene y o aplique filtros adicionales a los registros recuperados.

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SINCRONIZAR ARCHIVOS
NOTA: Esta opcin es aplicable slo a las soluciones Multiusuario.

Usted puede copiar o "sinc" items de un archivo maestro para editar fuera de lnea, por ejemplo, cuando no est conectado a la red. Una vez que los items han sido sincronizados hacia afuera, no se pueden realizar cambios en esos items en el archivo maestro hasta que no sean resincronizados o su copia "sinc" sea invalidada por el Administrador. En su copia "sinc", usted puede cambiar los detalles de los items que sincroniz pero no cualquier otro item.
Para obtener detalles sobre hacer una copia sincronizada invalidar items sincronizados resincronizar una copia sinc con el archivo maestro Ver pgina 2 3 4

Sincronizar Archivos
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hacer una copia sincronizada


NOTAS: ! Esta opcin es aplicable slo a las soluciones Multiusuario. ! Si es aplicable a su software multiusuario, usted no puede sincronizar el mapa de estructura. Los detalles del mapa de estructura estn almacenados en nico registro. Slo un usuario puede editar este registro a la vez. El primer usuario que abre el archivo bloquea el mapa de estructura. A los usuarios subsiguientes que abren el archivo se les informa que el mapa de estructura est bloqueado.

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Para sincronizar items:


1. Haga clic en la opcin Crear Copia Sinc en el men Archivo. Slo est habilitada esta opcin cuando est abierto un archivo maestro multiusuario.

Slo se exhibe este botn a los usuarios con el grupo de seguridad "Administrador".

2. Expanda la estructura del archivo y seleccione el primer item a editar fuera de lnea. 3. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Sync Out (Sinc Afuera). NOTAS: ! AMARILLO = el item est disponible para sincronizar. ! ROJO = el item ya est sincronizado para otro usuario. (La id del usuario aparece a continuacin del item.) ! VERDE = el item est sincronizado para usted. (Su id de usuario aparece a continuacin del item.) ! GRIS = los items agrupados bajo esa seleccin son una combinacin de los mencionados arriba. ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Remove Sync (Remover Sinc) para reversar el proceso (esto se complementa con Sync Out). 4. Repita los pasos 2 y 3 para los items siguientes.
Sincronizar Archivos
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5. Haga clic en el botn Crear Copia Sinc. 6. En el dilogo resultante, seleccione un directorio y escriba un nombre para su archivo sincronizado (sinc). 7. Haga clic en el botn Guardar. El archivo maestro es copiado automticamente, aparece nuevamente la ventana Principal, y : ! Los items sincronizados aparecen en letra gris en el archivo maestro. ! Cuando se selecciona el item, la barra de estado identifica al item como estando sincronizado y su id de usuario como propietario del archivo sinc. ! Otros usuarios slo pueden acceder a los detalles del item sincronizado en modo de slo-lectura. ! En la columna Sync Owner (Propietario Sinc) de la solapa del item(s) aparece su id de usuario.

invalidar items sincronizados


NOTA: Esta opcin es aplicable slo a soluciones Multiusuario.

Si a usted se le ha asignado un grupo de seguridad Administrador, puede invalidar cualquier item sincronizado y ponerlo nuevamente disponible para editar en el archivo maestro.
IMPORTANTE: Cuando se realiza sto, los archivos sinc que contienen a ese item se vuelven invlidos. Los cambios que se realicen en esos archivo no pueden ser resincronizados nuevamente en el archivo maestro.

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Para invalidar archivos sinc:


1. Haga clic en la opcin Crear Copia Sinc en el men Archivo. Slo est habilitada esta opcin cuando hay abierto un archivo. 2. Expanda la estructura del archivo y seleccione el primer item sincronizado que desea invalidar. 3. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Remove Sync (Remover Sinc). 4. Repita los pasos 2 y 3 para los siguientes items sinc. 5. Haga clic en el botn Guardar Cambios. NOTA: Slo aparecer este botn si se le ha asignado el grupo de seguridad Administrador.

Sincronizar Archivos
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resincronizar una copia sinc con el archivo maestro


NOTA: Esta opcin slo es aplicable a soluciones Multiusuario. El nombre y ubicacin del directorio del archivo maestro estn almacenados en su copia sinc. Si se muda el archivo maestro usted no podr resincronizar. ADVERTENCIA:

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Para resincronizar:
1. Conctese a la red. 2. Abra su copia sinc.

3. En el dilogo resultante, seleccione una de las siguientes opciones:


Resincronizar (Eliminar Sinc) Actualizar el archivo maestro con sus cambios Y eliminar la copia sinc. Cuando se completa el proceso aparece el archivo maestro actualizado y sus items que estaban sincronizados ya no lo estn. Actualizar el archivo maestro con sus cambios Y luego crear una nueva copia sincronizada. Cuando se completa el proceso aparece su nueva copia sinc. Ver "Nota abajo". Actualizar el archivo maestro con sus cambios Y luego crear una nueva copia sincronizada. Cuando se completa el proceso aparece el archivo maestro. Ver "Nota abajo". Eliminar su copia sinc sin actualizar el archivo maestro. Abrir el archivo maestro sin actualizarlo y dejando su copia sinc intacta. Abrir su copia sinc sin actualizar el archivo maestro.

Resincronizar (Abrir Sinc)

Resincronizar (Abrir Maestro)

Cancelar Sincronizar (No actualizar y eliminar sinc) Abrir Maestro Abrir Sinc

*NOTA:

Si usted ha eliminado un item (ej: un riesgo) en su copia sinc, luego de resincronizar, el item no es eliminado en el archivo maestro. Slo se remueve el vnculo entre ese item y otros items.

Sincronizar Archivos
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ELABORACIN DE INFORMES
Con unos pocos clics de mouse se puede generar un amplio rango de reportes estndar y modificables de alta calidad, focalizados sobre todos los aspectos de su archivo. Dependiendo del producto Methodware que est utilizando, los reportes se pueden generar en RTF (Formato de Texto Enriquecido), DBF (Formato de Base de Datos) y HTML (Hyper Text Markup Language). Usted puede personalizar la mayora de los informes para capturar e imprimir su propia informacin exclusiva. Los cambios que puede realizar van desde simplemente alterar el aspecto del reporte hasta cambiar el tipo de informacin y su nivel de detalle. Para obtener lo mejor de las caractersticas de elaboracin de informes de Methodware, usted requiere:
! El Microsoft Word 97 [o superior]. Para generacin de formularios electrnicos y formateo de los reportes. NOTA: En forma predeterminada, se carga automticamente el Microsoft Word como editor de reportes RTF. Si usted no tiene instalado el Microsoft Word 97 [o posterior], debe cambiar este predeterminado por otro editor de reportes RTF, sin embargo, tenga en cuenta que podra no disponer de algunas de las caractersticas de formateo y que no estara en condiciones de producir los formularios electrnicos de Word.

! El Microsoft Excel 97 [o posterior]. Para produccin de reportes conteniendo resultados en formato grfico. ! Una coneccin a Internet/su Intranet. Para poder utilizar formularios y reportes HTML/Web.

Elaboracin de Informes
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informes RTF (Formato de Texto Enriquecido)


Los reportes RTF soportan un amplio rango de caractersticas de formateo de Microsoft Word y permiten la produccin de reportes sofisticados, de alta calidad. Las caractersticas de formateo soportadas incluyen:
! Estilos automticos de Microsoft Word ! Tablas, incluyendo control sofisticado de sombreado, bordes de color y contenido. Ver utilizar el diseador de celdas en la pgina 44. ! Cabeceras y pis de pginas. Ver utilizar caracteres especiales en la pgina 64 para mayores detalles. ! Entradas de Autotexto

Usted puede tambin generar reportes RTF simples de columnas que son esencialmente un "vuelco" o descarga de la informacin de una solapa. Los reportes tabulares son una herramienta til cuando usted desea realizar una rpida "toma de inventario" de la informacin contenida en una solapa en particular. Estos reportes pueden ser personalizados mediante filtrado y/u ordenamiento del contenido de la solapa antes de generar el reporte y mediante las opciones:
! seleccionar el nivel de informacin que se informa ! seleccionar la orientacin de la pgina ! guardar (y reimportar) el informe para uso futuro

Cuando se genera un reporte RTF, el mismo se carga automticamente en el editor RTF predeterminado. Microsoft Word es el editor RTF preferido ya que permite el formateo adicional de los reportes. Si no dispone del Microsoft Word o desea utilizar otro Visualizador/Editor RTF, puede cambiar este predeterminado. Sin embargo, tenga en cuenta que si lo hace muchas de las caractersticas de formateo podran no estar soportadas. Una vez generado, no habr un vnculo futuro entre la informacin reportada y su archivo.

Elaboracin de Informes
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formularios Word
Los formularios Word estn diseados para exportar a Microsoft Word 97 (o posterior) informacin que requiere input y/o confirmacin.
NOTA: Es posible suministrar un formulario Word a un receptor que tenga Microsoft Word 95. Realice esto guardando el formulario (una vez generado en Microsoft Word 97) como documento 95 y reversando luego el proceso cuando cargue las respuestas del formulario completado en su archivo.

Los formularios Word, disponibles en la mayora de las solapas, son ideales para obtener input y retroalimentacin de su informacin. Estos formularios contienen campos modificables, indicados por un sombreado, que los receptores de los formularios completan en el Microsoft Word. Los formularios completados pueden ser cargados en su archivo al regresar, para actualizar la informacin.
IMPORTANTE: Asegrese que el archivo no sea modificado, (por ejemplo, que no se agreguen items adicionales o eliminen items existentes), entre el momento de generacin del formulario y la carga del formulario completado a su regreso. Recomendamos hacer backup de todos los archivos en los cuales usted va a estar generando formularios.

informes DBF (Formato Base de Datos)


Los reportes en formato DBF compatible permiten anlisis estadstico de los puntajes de evaluacin. Estos reportes exportan el contenido de los campos numricos y de texto del archivo en una estructura plana que puede ser luego cargada en Microsoft Excel u otra planilla de clculo y bases de datos. Los reportes DBF estn disponibles en las solapas de la ventana Principal y en la Herramienta Consolidacin haciendo clic en el botn . Una vez generado el reporte en DBF no hay un vnculo posterior entre la informacin reportada y el archivo de origen.

Elaboracin de Informes
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informes / formularios HTML


Los reportes HTML (Hyper Text Mark-up Language) permiten que la informacin sea leda y despachada utilizando un Explorador Web estndar. Se pueden generar dos tipos de reportes HTML:
! reportes HTML (estticos); y ! formularios HTML.

Los reportes HTML soportan la mayora de las caractersticas estndar de la versin 3.2 de HTML incluyendo:
! Hojas de estilo cascada ! Tablas ! Hipervnculos ! Entradas de formularios, en los cuales puede editar la informacin que desea que le regresen por e-mail completada para cargarla en el archivo.

Los formularios HTML se pueden generar utilizando la mayora de los exploradores de web modernos y estn diseados para exportar a un sitio web o intranet informacin especfica que requiere input y/o confirmacin. Cuando el receptor(es) del formulario ha respondido las preguntas apropiadas, hace clic en el botn Formulario-E-mail para enviarle a usted el formulario de regreso por e-mail. Las respuestas de los formularios completados se pueden cargar en su archivo para actualizar su estructura de cuestionario.
IMPORTANTE: Asegrese que el archivo no sea modificado, (por ejemplo, que no se agreguen items adicionales o eliminen items existentes), entre el momento de generacin del formulario y la carga del formulario completado a su regreso. Recomendamos hacer backup de todos los archivos en los cuales usted va a estar generando formularios.

NOTA:

Si tiene dificultades con su explorador web por favor contctenos.

Elaboracin de Informes
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cambiar la denominacin predeterminada de los archivos de informes


En forma predeterminada, cuando usted genera un reporte, el archivo para ese reporte es rotulado utilizando la siguiente convencin:
nombrearchivo.RTF (o .HTML o .DBF) nombrearchivo =Para reportes RTF y HTML, los primeros caracteres del nombre del archivo + un nmero. Este nmero es secuencial, aumentando cada vez que se genera otro reporte. El nombre de archivo es de 8 caracteres de largo. =Para reportes DBF se le solicita que escriba un nombre de archivo.

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Para cambiar la denominacin predeterminada de los archivo de reportes:


1. Haga click en la opcin Predeterminados del men Archivo.

2. Haga clic en en el campo Utilizar dilogo guardar estndar de informes (para insertar una marca). 3. Haga clic en el botn Aplicar. Ahora cada vez que genere un reporte aparecer un dilogo estndar "Guardar archivo" indicndole que ingrese un nombre de archivo para el reporte. NOTA: Para rehabilitar lo predeterminado, haga clic nuevamente en el campo Utilizar dilogo guardar estndar de informes para remover la marca.
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cambiar el directorio predeterminado para archivo de informes


Cada vez que usted genera un reporte se crea un archivo nico para dicho reporte. En forma predeterminada, este archivo es almacenado en el directorio Methodware\*Nombre\data. [*Nombre = el nombre de su producto Methodware].
NOTA: Los archivos de informes permanecern en el directorio data para uso futuro hasta que usted los elimine.

"

Para cambiar el directorio predeterminado para archivo de reportes:


1. Hacer clic en la opcin Predeterminados del men Archivo.

2. Ingrese (o seleccione utilizando el botn Examinar correspondiente) el nuevo directorio en el campo Directorio Guardar Informes. 3. Haga clic en el botn Aplicar.

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cambiar el tamao predeterminado del papel de los informes

"

Para cambiar el tamao del papel de los informes:


1. Haga clic en la opcin Predeterminados... del men Archivo en la ventana Principal. Aparecer el dilogo Predeterminados.

2. Seleccione entre las opciones disponibles el campo Tamao Papel Predeterminado. Actualmente se dispone de dos opciones, A4 y US Letter. La opcin predeterminada est determinada por la definicin en su Pas.

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cambiar el editor RTF predeterminado


En forma predeterminada se carga como editor de reportes RTF el Microsoft Word. Microsoft Word es el editor RTF preferido dado que permite el formateo adicional de los reportes. Si usted no dispone del Microsoft Word o desea utilizar otro Visualizador/Editor RTF, puede cambiar este predeterminado.
NOTAS: ! Si usted no dispone del Microsoft Word o algn editor RTF compatible, usted puede instalar el Visualizador Word para ver los reportes RTF. El Visualizador Word es provisto por Microsoft como visualizador gratuito para los documentos Microsoft Word/RTF y est disponible en el CD-ROM de Methodware. ! Los Editores RTF distintos del Microsoft Word pueden no seportar muchas de las caractersticas de modificacin.

"

Para cambiar el editor RTF predeterminado:


1. Haga clic en la opcin Predeterminados... del men Archivo en la ventana Principal. Aparecer el dilogo Predeterminados.

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2. Haga clic en el botn Otro. NOTA: Si usted tiene instalado el Microsoft Word estarn habilitados los botones radiales Word y Otro. Si este no est instalado, slo estar habilitado el botn Otro.

3. En el dilogo Archivo resultante localice y seleccione el archivo .EXE del editor RTF elegido. Cuando complete el nombre de archivo y la ubicacin del directorio del nuevo editor RTF aparecer debajo el botn Otro.

generar informes
NOTAS: ! Slo para Soluciones Multi-Usuario: Si estn otros usuarios concurrentemente en el archivo, se recomienda realizar un Evaluar Ahora para asegurar que la informacin est actualizada y correcta antes de generar reportes. ! Una vez generados, no hay un vnculo posterior entre el informe y su archivo. (Algunos reportes de listas se pueden modificar para que contengan campos que puedan ser completados en Microsoft Word. Los campos completados pueden luego ser cargados en su archivo).

"

Para generar un reporte:


CONSEJO: Tambin puede hacer clic en la solapa apropiada y luego en el botn RTF de columnas que contenga los detalles de la solapa actual. 1. Haga clic en la solapa apropiada. NOTA: Si est en la solapa Informes [Reportes] de la ventana Principal simplemente haga doble clic en el reporte. Se genera el reporte y no se requiere ninguna accin posterior. . Aparece el dilogo Informes Listas. para generar un informe

2. Haga clic en el botn

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3. Seleccione el reporte. 4. Defina el ttulo y sub-ttulo del reporte en los campos Ttulo y Sub-Ttulo. 5. Si corresponde: ! aplique ordenamientos y filtros a la informacin que est incluyendo en el informe. NOTA: El reporte reflejar automticamente los ordenamientos y/o filtrados que haya aplicado a la solapa actual.

! seleccione el tamao y orientacin del papel del informe. ! determine los mrgenes de la pgina. NOTA: Cambiar el tamao de papel, orientacin y mrgenes del informe, impactar en el ancho de las celdas de cualquier tabla que contenga el informe.

6. Haga clic en el botn Imprimir. Aparecer un dilogo indicando la cantidad de registros que se estn reportando y un indicador de progreso. Cuando el informe est completo: ! Si es un reporte RTF, se le avisar que cambie a Microsoft Word (o su Editor RTF especificado) para ver, modificar, imprimir y/o guardar el reporte. NOTA: Cuando se generan reportes en este formato, los mismos son automticamente cargados en Microsoft Word y guardados como un documento .RTF.

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! Si es un formulario WORD, se le avisar que cambie a Microsoft Word para ver, modificar, imprimir y/o guardar el reporte segn corresponda. CONSEJO: En Microsoft Word, asegrese que no est marcada la opcin Texto Oculto. Al desactivar esta opcin se ocultar toda la informacin que est entre {}. Usted encontrar la opcin Texto Oculto en la solapa Ver en la ventana Opciones a la cual se puede acceder desde el men Herramientas. ! Si es un reporte o formulario HTML, haga clic en el botn OK del dilogo resultante para lanzar su explorador web y mostrar el reporte. NOTA: En forma predeterminada estos reportes son guardados automticamente en el directorio Methodware\*Nombre\data [donde *Nombre = abreviatura del nombre de su producto Methodware]. Sus archivos de reportes estn rotulados con un nombre que es de 8 caracteres de largo, comprendiendo los caracteres del nombre dado al archivo actual y un nmero secuencial. Este nmero aumenta cada vez que usted ejecuta un nuevo reporte del mismo estilo. Sus archivos de reportes permanecern en el directorio para uso futuro hasta que usted los elimine. Usted puede cambiar los predeterminados.

! Si es un reporte DBF: 1. En el dilogo resultante escriba un nombre para el reporte y seleccione un directorio para el reporte. 2. Cuando el reporte est completo, aparece un dilogo detallando la cantidad total de registros que fueron incluidos en el reporte DBF, que es la cantidad total de lneas de esa solapa particular desde la cual ejecut el informe. 3. Abra el Microsoft Excel u otra base de datos para ver, imprimir y modificar el reporte segn corresponda.

generar informes RTF de columnas


Si los reportes existentes no proveen la combinacin de informacin que usted requiere, y no tiene el tiempo para personalizar un reporte, hay una alternativa rpida. Si lo requiere tambin puede utilizar esta opcin para transferir la informacin a una planilla de clculo.

"

Para generar un reporte RTF de columnas:


1. Seleccione la solapa. 2. Si es conveniente, filtre y/u ordene el contenido de la solapa. 3. Haga clic en el botn . Aparece el dilogo Nivel Informe.

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4. Seleccione el nivel del reporte tabular. NOTA: Si est imprimiento un reporte de mltiples niveles, haga clic en el casillero Informar Grupos Vacos si desea imprimir la informacin del nivel ms alto an si no tiene vnculos. Ver niveles de informes RTF de columnas en la pgina 35.

5. Haga clic en el casillero Guardar Plantilla Informe si desea guardar el reporte en un archivo. Ver guardar informes RTF de columnas en la pgina 35. 6. Seleccione la orientacin de la pgina. 7. Haga clic en el botn Informe. NOTA: Si hace clic en la opcin Guardar Plantilla Informe, se le pedir que escriba un nombre para la plantilla.

La informacin que est actualmente en la solapa ser extractada en formato RTF, cargada automticamente en Microsoft Word (u otro editor RTF especificado) y guardado como un archivo .rtf. Una vez completado, aparecer un dilogo indicndole que cambie al Microsoft Word para ver el reporte.

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separar informes y enviarlos por e-mail


Dependiendo de su producto Methodware, usted puede confeccionar listas que contengan detalles de contacto de los miembros del equipo de auditora (auditores, revisores y/o propietarios de los riesgos [procesos]) entre los cuales usted pueda luego seleccionar cuando deba asignar responsabilidades por cada item de revisin/auditora.
CONSEJO: Estos pueden ser individuos o entidades, por ejemplo, sectores o unidades individuales del negocio.

Son las direcciones de e-mail que usted ingrese en estas listas las que permiten que funcionen las opciones Separar Informe e Email. Utilizando esta opcin, para cada reporte listado en el Dilogo Informes Listas, usted puede:
! ordenar la informacin del reporte en grupos en base a los cuales el item ha sido asignado, ! generar un reporte separado para cada grupo, y ! enviar por e-mail cada reporte a la direccin de email del grupo asignado.

Por ejemplo, usted podra separar el informe de Riesgos por propietario de Riesgo para generar reportes de riesgo relevantes para cada propietario de Riesgo y luego enviar por email cada reporte al propietario indicado.
IMPORTANTE: ! Usted necesita establecer las definiciones de su servidor de e-mail para utilizar un cliente de email MAPI (por ejemplo Outlook Express) o ingresar una direccin de servidor SMTP. ! Las direcciones de email para todos los individuos (o entidades) asignados a los items de auditora/revisiones deben ser ingresados en las listas apropiadas. NOTA: Utilice la opcin Separar Informe por Elementos Lista Columnas para "separar" sus informes por otra informacin.

"

Para separar y enviar un reporte por email:


1. Seleccione la solapa apropiada y haga clic en el botn . Aparecer el Dilogo Informes Listas.

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2. Seleccione el reporte y haga clic en el botn derecho del mouse. 3. Seleccione la opcin Separar Informe e Email. Aparecer el Dilogo Separar Informes.

4. Seleccione un "Propietario" en la lista descolgable Informar por. 5. Asegrese que est marcado el casillero Informes E-Mail. Si este no est marcado, los informes no sern enviados por e-mail.
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6. Complete los campos asunto E-Mail y mensaje E-Mail. NOTA: Usted puede cambiar su programa predeterminado de email utilizando el botn Definiciones Servidor Mail.

7. Haga clic en el botn Ejecutar. NOTA: El asunto y mensaje sern agregados automticamente en los respectivos campos de su programa de e-mail, ej: Outlook Express.

Cada reporte es almacenado en un archivo separado que es adjuntado automticamente al mensaje de e-mail y enviado a la direccin del "Propietario" indicado. Una vez terminada esta operacin aparecer un registro que lista los reportes generados y los reportes que no han sido enviados (ya sea porque el campo estaba vaco o no haba una direccin de e-mail para el "Propietario".

separar informes por elementos de listas de columnas


Por cada reporte listado en el Dilogo Informes Listas, usted puede:
! ordenar la informacin del reporte en grupos en base al contenido de una columna seleccionada, y ! generar un reporte separado para cada grupo.

Por ejemplo, usted podra separar un reporte de Riesgos por propietario de Riesgos, para generar reporte(s) de Riesgos que sean relevantes slo para cada propietario de Riesgos.
IMPORTANTE: ! Usted necesita establecer las definiciones de su servidor de e-mail para utilizar un cliente de email MAPI (por ejemplo Outlook Express) o ingresar una direccin de servidor SMTP. ! Las direcciones de email para todos los individuos (o entidades) asignados a los items de auditora/revisiones deben ser ingresados en las listas apropiadas. CONSEJO: Utilice la opcin separar informes y enviarlos por e-mail en la pgina 13 para separar automticamente y enviar sus reportes por email.

"

Para separar un reporte:


1. Seleccione la solapa apropiada y haga clic en el botn . Aparecer el Dilogo Informes Listas.

2. Seleccione el reporte y haga clic en el botn derecho del mouse. 3. Haga clic en la opcin Separar Informe por Elementos Lista Columnas. Aparecer el Dilogo Separar Informe.

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4. Seleccione una columna de la lista de seleccin descolgable Informar por. NOTA: Las columnas de la lista son las que se muestran actualmente en la solapa en la que usted est elaborando el reporte. Estas columnas se pueden modificar.

5. Haga clic en el botn Ejecutar. Una vez completado aparecer un registro listando los reportes generados e indicando dnde se los puede localizar. Los detalles de los items que no tienen ninguna informacin en esta columna estn contenidos en un archivo separado.

filtrar items de informes


NOTA: Slo se puede filtrar la informacin de los reportes disponibles en el dilogo Informes Listas

Se reflejarn en su informe todos los filtros aplicados actualmente en la solapa desde la cual est elaborando los reportes. Adems, usted puede aplicar filtros adicionales al reporte antes de generarlo. Utilice estos filtros adicionales para determinar si el reporte debe contener:
! Un item especfico ! Slo aquellos items que coinciden con un filtro de su eleccin ! Todos los items

Estos filtros adicionales se aplican a todos los niveles de un reporte. Por ejemplo, si est generando un reporte sobre riesgos para reas de riesgo, la informacin del reporte se filtrar con cualquier filtro aplicado a los riesgos y a las reas de riesgo.

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En la ilustracin de arriba, se han aplicado filtros, y, como resultado de esos filtros, el informe de Riesgos slo mostrar los riesgos que tienen un valor de Consecuencia Catastrfica, Mayor o Moderada y un valor de Probabilidad Casi Certeza, Probable o Moderada.

El panel Lista de Filtros en el dilogo Informes Listas muestra los filtros que se han aplicado a los items que se estn informando. Si se han aplicado filtros, los mismos sern aplicados al reporte slo si la opcin Rango Impresin est definida como Items Filtrados.

"

Para informar sobre un item seleccionado:


1. En la solapa apropiada seleccione el item que desea informar. 2. Haga clic en el botn 3. Seleccione el reporte. 4. Defina la opcin Imprimir Rango al Item Seleccionado. 5. Haga clic en el botn Imprimir. . Aparece el dilogo Informes Listas.

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"

Para informar sobre items filtrados:


1. En la solapa apropiada aplique filtros a los items que desea informar. 2. Haga clic en el botn 3. Seleccione el informe. NOTA: Todos los filtros que haya aplicado a la solapa se listan en el panel Lista de Filtros. . Aparece el dilogo Informes Listas.

4. Defina la opcin Rango Impresin a Items Filtrados. 5. Haga clic en el botn Imprimir.

"

Para informar sobre todos los items:


1. En la solapa apropiada haga clic en el botn 2. Seleccione el reporte. 3. Defina la opcin Rango Impresin a Todos los Items. NOTA: Esto pasar por alto cualquier filtro que pudiera estar listado en el panel Lista de Filtros. . Aparecer el dilogo Informes Listas.

4. Haga clic en el botn Imprimir.

"

Para remover un filtro de un reporte:


1. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga doble clic en el filtro en el panel Lista de Filtros del dilogo Informes Listas. Este mtodo remover el filtro del reporte, no de la aplicacin. ! Haga clic en el botn del reporte. para remover el filtro de la solapa. Este mtodo remover el filtro de su archivo y

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ordenar la informacin de los informes


NOTA: Slo se puede ordenar la informacin que est en los reportes disponibles en el dilogo Informes Listas

Se vern reflejados en el reporte todos los ordenamientos aplicados en la solapa desde la cual se estn elaborando los informes . Adems se pueden aplicar ordenamientos adicionales al reporte antes de generarlo haciendo clic en las definiciones de ordenamiento Primario, Secundario y Terciario en el dilogo Informes Listas. Por cada una de estas definiciones, usted tiene la opcin de especificar si el ordenamiento es en orden ascendente o descendente. Ordenar el contenido de un reporte implica seleccionar en una lista descolgable sobre qu columnas de la solapa actual se desea realizar el ordenamiento. Esta lista descolgable refleja las columnas que se muestran actualmente en la solapa. En consecuencia, si se hubieran removido columnas de la vista en dicha solapa, las mismas no aparecern en la lista y por lo tanto no se podr ordenar en base a ellas.

"

Para ordenar items en un reporte:


1. Haga clic en el botn en la solapa apropiada. Aparecer el dilogo Informes Listas.

2. Seleccione el reporte que contiene la informacin que desea ordenar. 3. Defina el criterio de ordenamiento. Para realizar esto primero haga clic en la flecha hacia abajo en el campo de ordenamiento Primario para que aparezca una lista de las cabeceras de columna de la solapa actual y luego seleccione la cabecera de columna que desea ordenar. 4. Haga clic en el botn radial de ordenamiento A (Ascendente) o D (Descendente). 5. Si es necesario, repita el proceso en los campos de ordenamiento Secundario y Terciario. 6. Haga clic en el botn Imprimir.

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modificar y trabajar con informes


Todos los reportes disponibles en el dilogo Informes Listas se pueden modificar. El proceso de modificar y trabajar con estos reportes es idntico con algunas excepciones. En particular, algunas funcionalidades RTF no estn disponibles en los informes HTML. A menos que se mencione especficamente lo contrario, esta seccin de ayuda es aplicable a todos los reportes. Modificar el contenido de un reporte implica definir o redefinir la informacin que se va a incluir en cada nivel del informe y cmo debe aparecer esa informacin. La cantidad de niveles que se pueden reportar depende de los niveles establecidos en su archivo y del tipo de informe que seleccione. El primer paso (y ms importante) en la modificacin de un reporte es identificar el reporte que coincide ms estrechamente con el output que intenta emitir. El conjunto de reportes estndar disponibles desde cada solapa deberan proveer como mnimo un ejemplo de la informacin en el formato de reporte que usted requiere. Por ejemplo, si desea producir un reporte personalizado HTML sobre riesgos y los controles vinculados, usted debera modificar un reporte HTML de la solapa Riesgos (o Controles) que ya est informando sobre riesgos y controles. Si no puede encontrar un reporte que coincida con su requerimiento, necesitar contactar al desarrollador del modelo (probablemente a Methodware o uno de sus Distribuidores) para que le construya una plantilla que usted pueda modificar.
! Se define o redefine el contenido de los reportes y formularios RTF y HTML en la ventana Definicin Informes. ! Se define el contenido de los reportes DBF en el dilogo Campos Seleccionados Para Informes. IMPORTANTE: NOTA: Usted debe guardar los reportes modificados antes de salir del archivo o de su producto Methodware, dado que los cambios en los reportes no se guardan automticamente.

Antes de modificar un reporte es recomendable hacer una copia del mismo como "backup". Ver copiar y pegar informes en la pgina 27.

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dilogo informes listas


Usted puede acceder al dilogo Informes Listas haciendo clic en el botn solapas. en la mayora de las

El dilogo Informes Listas provee un mecanismo flexible, modificable para imprimir reportes. Cuando se selecciona un reporte y se lo ejecuta, los items seleccionados para el reporte pueden ser:
! Todos los items de la lista, o ! Los items filtrados de la lista (la lista de filtros se muestra en el panel Lista de Filtros), o ! Slo el item seleccionado en la lista.

Cualquier cambio que realice a un reporte, independientemente del tamao del cambio, slo se retiene para la sesin actual y se pierde cuando se cierra esta sesin. Para asegurar que se guarden sus cambios, necesita exportar el dilogo Informes Listas que contiene los reportes que han cambiado. Ver guardar informes nuevos/modificados en la pgina 32.

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Los elementos que se pueden controlar desde el dilogo Informes Listas son los siguientes:
Opcin Descripcin

Vista Informes Lista de Informes Lista de Filtros

Establecer este campo para que liste slo los tipos de reportes que son de inters. Lista los reportes disponibles para ser generados. El campo Vista Informes afectar esta lista. Muestra los filtros que se han aplicado a los items que se reportan. (Ver filtrar items de informes en la pgina 16). Si se han aplicado filtros, estos sern aplicados al reporte slo si el campo Rango Impresin est definido como Items Filtrados. NOTA: Se pueden aplicar filtros a todos los niveles del informe.

Ttulo y Subttulo Ordenamiento

Esta opcin est slo disponible para reportes generados en Microsoft Word, y permite que aparezcan en el informe comentarios descriptivos. Permite que el reporte sea ordenado de acuerdo a claves de ordenamiento primaria, secundaria y terciaria. Para cada una de estas claves, utilice los botones A (Ascendente) y D (Descendente) para especificar orden ascendente o descendente, respectivamente. El ordenamiento puede utilizar cualquiera de las cabeceras de columna. Ver ordenar la informacin de los informes en la pgina 19. Permite que se incluyan en el informe todos los items, slo los items filtrados, o slo el item seleccionado. Esta opcin slo est disponible para reportes generados en Microsoft Word y le permite cambiar el tamao del papel del informe. NOTA: Cambiar este predeterminado afectar el ancho de las columnas de todas las tablas que contenga el informe. Esta opcin slo est disponible para los reportes generados en Microsoft Word y le permite seleccionar la orientacin del reporte.

Rango de Impresin Tamao del Papel

Orientacin

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ventana definicin de informe


Todos los formularios e informes RTF y HTML se modifican en la ventana Definicin Informes. Para acceder seleccione el reporte que desea modificar en el dilogo Informes Listas y haga clic en el botn .

La ventana Definicin Informes comprende una cantidad de lneas de definicin del reporte, con cada lnea definiendo el contenido del mismo. Cada lnea est segmentada en 5 columnas:
Columna Nivel Posicin Tabla Estilo Descripcin Descripcin Define el nivel en el archivo desde el cual se extrae/se relaciona el contenido de la lnea del reporte. Define el lugar del informe en que aparecer el contenido de la lnea. Permite que el contenido de la lnea sea representado en una tabla. Permite formatear el contenido de la lnea. Define el contenido de la lnea. Esta columna puede incluir cualquiera de los siguientes datos: ! Texto definido por el usuario. ! Campos y Variables Globales. ! Caracteres Especiales. ! Expresiones If.
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El campo Descripcin Seleccionada muestra la misma informacin que la columna Descripcin para la lnea de reporte actualmente seleccionada, pero representada de una mejor forma para editar descripciones largas. El campo Nombre Plantilla muestra la plantilla de Microsoft Word o la hoja de estilo "cascading" de HTML que controla los estilos utilizados para formatear el reporte. La plantilla predeterminada de Microsoft Word provista con su modelo se denomina outline.dot. La hoja de estilo "cascading" predeterminada provista es styles.css. Para mayor informacin sobre hojas estilo "cascading", consulte la documentacin sobre el HTML Standard 3.2 . El casillero Incluir Grupos Vacos est visible slo si el reporte est informando mltiples niveles de pginas. Por ejemplo, el reporte podra ser sobre riesgos y los controles que stos tienen vinculados. Si est marcado el casillero Incluir Grupos Vacos, el informe tambin contendr los riesgos que no tienen controles (ej: riesgos que tienen un grupo control vaco). Si el casillero no est marcado estos registros no sern informados. Cuando se genera un informe, el generador de reportes lee el contenido de la ventana Definicin de Informes para ese reporte lnea por lnea, en el orden de arriba hacia abajo y ordena la informacin por niveles. En consecuencia, el ordenamiento de las lneas del informe dentro de cada nivel es importante.
IMPORTANTE: ! Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente. ! El botn Cancelar cancela todos los cambios que haya realizado y lo regresa al dilogo Informes Listas. El botn Cerrar guarda los cambios que haya realizado y lo regresa al dilogo Informes Listas.

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descripcin barra de herramientas


Botn Nombre verificar informe Descripcin Verifica el informe para detectar errores, y nombres de campos, caracteres especiales y constantes de caracteres invlidos. Cualquier error que se encuentre se muestra en un dilogo resultante. Ver una lista de todos campos del sistema. Al hacer hacer doble clic sobre un campo se insertar el nombre de campo en la lnea actual del informe. Ver una lista de todos los caracteres especiales disponibles. Al hacer doble clic sobre un carcter este se insertar en la lnea actual del informe. Ver una lista de todas las variables globales. Al hacer hacer doble clic sobre una variable global esta se insertar en la lnea actual del informe. Insertar una expresin IF. Copiar la definicin de lnea de informe seleccionada. Abrir un dilogo de multi seleccin que le permite seleccionar y copiar mltiples definiciones de lneas de informe. Pega una definicin de lnea de informe copiada a continuacin de la lnea actualmente seleccionada. Abrir un dilogo de multi seleccin que le permite seleccionar mltiples definiciones de lineas de informe para eliminarlas. Cuando se cierra este dilogo las lineas que seleccion se remueven del informe. Buscar y reemplazar todas las ocurrencias de un texto especfico o una cadena de texto (la bsqueda es sensitiva al tipo de letra). Abrir el Diseador de Celdas para definir el contenido y aspecto de la tabla de word. El Diseador de Celdas slo se abrir si la lnea seleccionada es una tabla. Si la lnea seleccionada no es una tabla un dilogo le preguntar si desea cambiarla. Ver y editar la lista de estilos de formateo.. NOTA: Este botn (y funcin) puede no estar habilitada en su Producto Methodware. Establece las definiciones del Grfico Excel. Todos los rtulos que se utilizan en los Grficos Excel deben definirse en esta lista.

lista de campos lista de caracteres especiales lista global expresin IF copiar lnea copiar mltiples lneas pegar lnea eliminar mltiples lneas

reemplazar abrir diseador de celdas

editar estilos editar definiciones de grficos EXCEL

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Botn

Nombre botn guardar definicin del informe botn imprimir definicin del informe botn editar variables de grupo botn editar variables de frmula

Descripcin Guardar la definicin del informe en un archivo. Imprimir (o guardar en un archivo de texto) la definicin del informe. Abrir un dilogo que le permite definir variables de grupo para utilizar en el informe. Abrir un dilogo que le permite definir variables de frmula para utilizar en el informe.

dilogo campos seleccionados para informe


Los reportes DBF se modifican en el dilogo Campos Seleccionados para Informe. Para acceder a este dilogo, seleccione el reporte DBF en el dilogo Informes Listas y luego haga clic en el botn . En este dilogo se encuentran los siguientes campos.
Campo Lista de Pginas Descripcin Una lista de los niveles desde los cuales se puede reportar. La eleccin de niveles depende del reporte en contexto. Cuando se selecciona un nivel, el contenido del panel Lista de Campos muestra todos los campos para ese nivel. Una lista de los campos para un nivel dado, determinado por el nivel seleccionado en el panel Lista de Pginas. La lista de campos DBF seleccionados para el reporte en contexto. Para cada campo DBF seleccionado aparece la siguiente informacin: Tipo El tipo de item que se est reportando. Este puede ser Seccin, Objetivo, Pgina, o Grupo. Nivel El nivel de la lista de pginas desde el cual fue seleccionado el item. Nombre El nombre del campo en la lista de campos. Datos El tipo de output. Este puede ser Numrico (Number) o Cadena de Caracteres (String). Campo El nombre del campo para el archivo de base de datos. Ancho El ancho del campo. Decimales La cantidad de decimales para los campos numricos. Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.
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Lista de Campos Seleccin

IMPORTANTE:

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copiar y pegar informes


NOTA: Usted puede copiar y pegar slo los reportes disponibles en el dilogo Informes Listas

"

Para copiar un reporte:


1. Haga clic en el botn 2. Seleccione el reporte. 3. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Copiar Informe. ! Haga clic en el botn . . Aparecer el dilogo Informes Listas.

"

Para pegar un reporte:


1. Luego de copiar un reporte, acceda al dilogo Informes Listas en el que desea desea pegar el reporte. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Pegar Informe. ! Haga clic en el botn . 3. Escriba un nombre nico para el reporte copiado y haga clic en el botn OK. El nuevo reporte aparecer al pi de la lista de items. NOTA: Si ya existe un reporte con el mismo nombre en ese dilogo Informes Listas, aparecer un dilogo avisndole que ingrese un nombre nico.

IMPORTANTE:

Usted debe guardar los reportes modificados antes de salir del archivo o de su producto Methodware, dado que los cambios en los reportes no se guardan automticamente.

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cambiar nombres de informes


NOTA: Usted puede cambiar los nombres de los reportes disponibles en el dilogo Informes Listas

"

Para cambiar el nombre de un reporte:


1. Haga clic en el botn 2. Seleccione el reporte. 3. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Editar Nombre Informe. ! Haga clic en el botn . Aparecer un dilogo con el nombre del reporte seleccionado. 4. Sobreescriba el nuevo nombre y haga clic en el botn OK para completar la accin. IMPORTANTE: NOTA: Usted debe guardar los reportes modificados antes de salir del archivo o de su producto Methodware, dado que los cambios en los reportes no se guardan automticamente. . Aparecer el dilogo Informes Listas.

Si ya existe un reporte con el mismo nombre en ese dilogo Informes Listas, aparecer un aviso indicndole que lo cambie.

completar formularios Word

"

Para completar un Formulario Word:


1. Genere el formulario. 2. En Microsoft Word, recorra el formulario con la tecla de tabulacin y compltelo utilizando las listas de seleccin o ingresando texto, segn corresponda. NOTA: El texto que ingresa no puede ser formateado y usted no puede modificar el documento de ninguna forma excepto completar los campos sombreados.

3. Una vez completado guarde el formulario y cierre el Microsoft Word. Los resultados deben ser guardados como un archivo .RTF. CONSEJO: Para guardar intacto el formulario original, utilice la opcin Guardar Como.

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completar formularios HTML

"

Para completar un Formulario HTML:


1. Genere el formulario 2. Utilice las herramientas de navegacin para trabajar el formulario (subrayado y en azul) y complete los detalles requeridos de la siguiente forma: ! Haga clic en las flechas hacia abajo y seleccione y/o ! Escriba texto donde corresponda. 3. Una vez completado haga clic en el botn E-Mail Form (o Submit) (localizado directamente bajo la tabla de contenido del Formulario) para enviarlo por e-mail.

cargar formularios HTML completados


IMPORTANTE: Si le ha dado el mismo formulario a ms de un individuo para que lo completen, cuando reingresen sus respuestas estas se sobreescribirn. Asegrese que su archivo no haya sido modificado (por ejemplo, que no se haya alterado el alcance) entre la generacin del formulario y la carga del formulario completado nuevamente en el archivo. Le recomendamos respaldar todos los archivos en los cuales estar generando formularios.

"

Para cargar un Formulario HTML completado en su archivo:


1. Abra el archivo. 2. Haga clic en la opcin Cargar Formulario HTML en el men Archivo de la ventana Principal. 3. Realice una de las siguientes acciones: ! Cargue el archivo de texto que guard desde el servidor (Ver completar formularios HTML en la pgina 29. ! Cargue el adjunto del e-mail. NOTA: Usted puede reversar la carga mientras su archivo est an abierto haciendo clic en la opcin Reversar Carga HTML en el men Archivo. Esta opcin slo est disponible luego de cargar un formulario HTML. Esta opcin slo reversa la ltima carga - independientemente del tipo (si la carga subsiguiente fue un formulario Word esta opcin reversar esa carga).

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cargar formularios Word completados


Usted puede cargar los detalles de formularios word completados en su archivo para ver los resultados. Dependiendo del mtodo que utilice, usted puede actualizar su archivo con los resultados del formulario word que carga, o puede crear un nuevo archivo con los detalles del formulario word.
NOTA: Ver el tpico Herramienta Consolidacin para obtener detalles sobre cmo cargar y ver los resultados de ms de un formulario word.

IMPORTANTE: Si ha dado el mismo formulario a ms de un individuo para que lo complete, sus respuestas se sobreescribirn en el input. Asegrese que su archivo no haya sido modificado (por ejemplo, que no se haya alterado el alcance) entre la generacin del formulario y la carga del formulario completado nuevamente en el archivo. Le recomendamos respaldar todos los archivos en los cuales estar generando formularios.

"

Para cargar y ver un Formulario Word completado:


1. Cierre el archivo actual. 2. Haga clic en el botn Crear desde Formulario en la ventana Principal. 3. Seleccione el archivo .RTF del formulario. NOTA: o 1. Abra el archivo. 2. Haga clic en la opcin Cargar Formulario Word en el men Archivo de la ventana Principal. 3. Seleccione el archivo .RTF del formulario. NOTA: Usted puede reversar la carga mientras su archivo est an abierto haciendo clic en la opcin Reversar Carga Word en el men Archivo. Esta opcin slo est disponible luego de cargar un formulario Word. Esta opcin slo reversa la ltima carga - independientemente del tipo (si la carga subsiguiente fue un formulario HTML esta opcin reversar esa carga). Este mtodo crear un nuevo archivo conteniendo los detalles del formulario que carg.

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eliminar un informe

"

Para remover temporariamente un reporte:


1. Haga clic en el botn 2. Seleccione el reporte. 3. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Eliminar Informe. ! Haga clic en el botn NOTA: . Para esta accin no se requiere confirmacin . . Aparecer el dilogo Informes Listas.

El reporte ser removido. Esta accin es temporaria y slo para la sesin actual. Cuando se cierre el archivo y luego se reabra, el reporte estar restaurado en el dilogo Informes Listas. CONSEJO: Usted puede guardar (exportar) el dilogo Informes Listas modificado en un archivo externo y luego reimportarlo para utilizarlo en sesiones subsiguientes. Para mayores detalles, Ver guardar informes nuevos/modificados en la pgina 32.

"

Para eliminar permanentemente un reporte:


1. Haga clic en la opcin Editar Definiciones Informes en el men Archivo de la ventana Principal. Esta opcin slo est disponible cuando no hay ningn archivo abierto. Aparecer la ventana Editar Informes Listas . 2. Haga clic en la solapa que contenga el reporte. CONSEJO: Las flechas, si estn presentes indican que hay ms solapas que las que se estn viendo actualmente. Para ver todas las solapas, haga clic en las flechas adelante o atrs para moverse por toda la lista de solapas, o redimensione la ventana. Una vez que se muestran todas las solapas las flechas desaparecen.

3. Haga doble clic en el reporte. 4. Confirme la eliminacin en el dilogo resultante. 5. Haga clic en el botn Guardar de la ventana Editar Informes Listas. NOTA: No se eliminar el reporte si no se hace clic en el botn Guardar.

Una vez que se hace clic en el botn Guardar se le indicar que realice un backup. Es altamente recomendable realizar un backup dado que la copia de backup puede ser reutilizada si los cambios realizados estn incorrectos.

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guardar informes nuevos/modificados


Los cambios que realiza en los reportes se pierden cuando usted cierra el archivo. Para asegurar que se guarden los cambios, necesita realizar las siguientes acciones antes de cerrar el archivo.

"

Para guardar un reporte nuevo/modificado:


1. Haga clic en el botn 2. Haga clic en el botn . en la solapa apropiada. Aparecer el dilogo Informes Listas.

3. En el dilogo resultante, escriba un nombre para el reporte lista y seleccione el directorio en que debe guardarse. Le archivo se guarda con la extensin .RPT CONSEJO: Para exportar un nico reporte, seleccione el reporte, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Exportar Informe Seleccionado. NOTA: El reporte lista puede ser: ! cargado temporariamente en el archivo si as lo requiere, o ! cargado permanentemente en el archivo.

cargar informes temporariamente (importacin)


Para acceder y trabajar con reportes que han sido exportados, usted puede:
1. 2. Cargar temporariamente los reportes nuevos/modificados Cargar permanentemente el reporte nuevo/modificado

Este tpico explica la opcin 1.

"

Para cargar temporariamente un reporte:


1. Haga clic en el botn de la solapa apropiada. Aparecer el dilogo Informes Listas.

2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Importar Informe(s). ! Haga clic en el botn . 3. En el dilogo resultante, localice y seleccione el reporte lista (en el formato .RPT) que desea cargar y luego haga clic en el botn Abrir. Aparecer un dilogo conteniendo una lista de todos los reportes guardados en ese archivo.
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4. Seleccione el reporte(s) nuevo/modificado que desea cargar en su archivo. CONSEJOS: ! Para seleccionar reportes realice una de las siguientes acciones: - Haga clic sobre ellos individualmente. - Haga clic en el botn Seleccionar Todos. ! Para deseleccionar un reporte haga nuevamente clic en el reporte o utilice el botn Deseleccionar Todos. 5. Una vez que ha seleccionado el reporte(s) que desea cargar, realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn Reemplazar Lista para reemplazar el dilogo Informes Listas completo con los informes seleccionados. ! Haga clic en el botn Agregar a Lista para agregar a la lista los reportes seleccionados. NOTAS: ! Si alguno de los informes que est agregando tiene el mismo nombre que los reportes ya existentes en la lista, aparecer un dilogo Cambiar Nombre avisndole que ingrese nombres nicos. ! Estos cambios no son guardados permanentemente - son slo para esa sesin.

cargar permanentemente informes nuevos/modificados


Para acceder y trabajar con reportes que han sido exportados usted puede:
1. 2. Cargar temporariamente el reporte nuevo/modificado Cargar permanentemente el reporte nuevo/modificado

Este tpico explica la opcin 2. Una vez cerrado su producto Methodware, todos los reportes creados o modificados durante esa sesin se perdern, dado que los mismos no son guardados automticamente en forma permanente.

"

Para guardar permanentemente un reporte nuevo/modificado:


1. En el dilogo Informes Listas, seleccione su reporte nuevo/modificado. 2. Guarde el informe. 3. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Hacer Permanentes Informes Modificados. NOTA: Slo para productos Herramientas Builder de Methodware. Si usted ha modificado un reporte en un Modelo de Usuario Final y lo hizo permanente, cuando usted genere un nuevo Modelo de Usuario Final, su reporte modificado no estar disponible en el nuevo modelo. Para colocar su reporte modificado en el nuevo modelo necesitar importar el informe guardado, y hacerlo permanente en la forma que se describi arriba.
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guardar informes RTF de columnas


Los reportes RTF de columnas se pueden utilizar como plantilla para modificar informes. La opcin Guardar Plantilla Informe en el dilogo Niveles Informe le permite guardar el reporte y luego recargarlo para reutilizarlo actualizando as los vnculos. Si marca esta opcin, cuando ejecute el reporte se le indicar que ingrese un nombre para el archivo de reporte. La descripcin del informe tabular ser luego guardada en el formato .RPT Esta plantilla puede luego ser cargada y modificada como un informe de listas, desde el dilogo Informes Listas. Ver cargar informes temporariamente (importacin) en la pgina 32 y cargar permanentemente informes nuevos/modificados en la pgina 33.
NOTA: Aunque le de un nombre nico al archivo que almacena el reporte RTF de columnas, cuando cargue ese archivo en el dilogo Informes Listas va el botn , el reporte real se titular "Lista Informe para Columnas". Usted puede desear renombrarlo con un nombre ms descriptivo.

guardar la definicin de informes RTF/HTML


Los cambios que realice en los reportes disponibles en un archivo son exclusivos para ese archivo y slo se retienen para la sesin actual. Si desea reutilizar el reporte modificado en una fecha posterior, debe guardar sus cambios utilizando el procedimiento que se describe abajo antes de salir del archivo/producto Methodware.

"

Para guardar definiciones de reportes:


1. En la ventana Definicin Informe que contiene el reporte modificado, haga clic en el botn .

2. En el dilogo resultante escriba un nombre para el reporte modificado y seleccione el directorio donde se guardar. NOTAS: ! El reporte se guarda con la extensin .RPT ! El reporte puede ser cargado temporariamente en su archivo para continuar hacindole cambios o cargado permanentemente una vez que estn completos los cambios.

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imprimir definiciones de informes RTF/HTML


En la ventana Definicin de Informes usted tiene la opcin de imprimir o guardar a un archivo de texto la definicin de sus reportes y formularios HTML/RTF.

"

Para imprimir una definicin de reporte:


1. En la ventana Definicin Informe teniendo el reporte deseado en el contexto, haga clic en el botn 2. En el dilogo resultante, haga clic en uno de los siguientes botones: ! Impresora para mostrar un dilogo de impresin en el cual usted puede establecer las definiciones de impresin e imprimir en consecuencia, o ! Archivo. Si hace clic en este botn se le indicar que ingrese un nombre y seleccione una ubicacin de directorio. El archivo es guardado con el formato .TXT. .

niveles de informes RTF de columnas


Cuando genera reportes RTF de columnas, puede seleccionar el nivel de informacin que contendr el informe. Por ejemplo, desde la solapa Riesgos de la ventana Principal, usted puede disponer de dos opciones de nivel; Riesgos, y Riesgos y Controles. La opcin "Riesgos" producir un informe que contendr slo la informacin de las columnas exhibidas actualmente en la solapa Riesgos. La opcin "Riesgos y Controles" producir un informe que contendr no slo los riesgos listados actualmente en la solapa, sino tambin detalles de todos los controles vinculados.
NOTA: Si se dispone de slo un nivel de informacin el reporte se autogenerar.

Informar Grupos Vacos Cuando se imprimen reportes RTF de columnas, los items impresos en forma predeterminada son los items listados en la solapa desde la cual se genera el reporte. Sin embargo, usted tiene la opcin (como se explica arriba) de seleccionar e imprimir no slo esos items, sino tambin los detalles de los items vinculados. Una vez que ha seleccionado un reporte multi nivel RTF de columnas , en el dilogo Nivel Informe se habilita el casillero Informar Grupos Vacos. En forma predeterminada este casillero est marcado, lo que asegura que se listen todos los items de la solapa an si no hay vnculos. Si se deja este casillero en blanco, los items listados en la solapa que no estn vinculados no aparecern en el reporte.
NOTA: Si esta opcin est inactiva, el reporte seleccionado slo contendr un nivel y en forma predeterminada se informarn todos los items listados en la solapa.
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agregar campos en un informe DBF


Cada campo seleccionado se convierte en un campo (or columna) del reporte. Cuando se ejecuta un reporte DBF, se genera un registro (o fila) por cada una de las pginas de ms bajo nivel seleccionadas para el reporte.

"

Para agregar un campo a un reporte DBF:


1. Acceda al dilogo Campos Seleccionados Para el Informe. 2. Seleccione el nivel del campo que desea agregar en el campo Lista de Pginas. Por ejemplo, si desea seleccionar un campo de riesgo seleccione el nivel de Pgina. El panel lista de Campos se actualizar para mostrar todos los campos disponibles para el nivel seleccionado. 3. En el panel Lista de Campos, haga doble clic en el campo que desea agregar, o seleccione el campo, y luego haga clic en el botn Agregar. El campo se agregar al final de la lista Seleccionada de campos DBF. NOTAS: ! Cuando se ha agregado un campo usted puede seleccionarlo en la lista Seleccionada y cambiar las columnas Ancho y Decimales. ! Usted puede agregar todos los campos del panel Lista de Campos al reporte DBF simplemente haciendo clic en el botn Agregar Todos. ! La creacin de DBFs no soporta campos Memo (dado que Excel no soporta esta caracterstica). Esto significa que los campos de texto se guardan con campos de caracteres de longitud fija. Se puede especificar un ancho de hasta 256 caracteres. IMPORTANTE: Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.

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renombrar campos DBF


Cuando se selecciona un campo para el reporte DBF, se genera automticamente un nombre para el campo. Este nombre est limitado a 10 caracteres, utilizando la primera letra del tipo, el nmero de nivel y luego los primeros 8 caracteres del nombre. Usted puede modificar este nombre.

"

Para modificar un nombre de campo de reporte DBF:


1. Acceda al dilogo Campos Seleccionados Para Informes. 2. Haga clic en la columna Campo que contiene el nombre del campo que desea cambiar 3. Sobreescriba el nombre existente seleccionado con el nuevo nombre. NOTA: Si el nombre de campo ya est en uso, el ltimo carcter ser reemplazado con un dgito para crear un nombre nico.

IMPORTANTE:

Usted debe guardar los reportes modificados antes de salir del archivo o de su producto Methodware, dado que los cambios en los reportes no se guardan automticamente.

reordenar campos DBF


El reporte DBF se imprimir en el orden de las lneas, de arriba hacia abajo, de la ventana Campos Seleccionados para Informe. En consecuencia, para imprimir la informacin en un orden distinto, necesitar reordenar las lneas.

"

Para cambiar el orden de las lneas de un Reporte DBF:


1. Acceda al dilogo Campos Seleccionados para Informe. 2. Haga clic en la columna de la izquierda de la lnea seleccionada 3. Arrastre la lnea a la posicin correcta. Tan pronto como comience a arrastrar aparecer el nmero actual de la lnea. IMPORTANTE: Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.

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cambiar el ancho de campos DBF


El ancho predeterminado de los campos DBF es de 64 caracteres (si el campo es una cadena de caracteres) o 10 caracteres (si el campo es un nmero). No obstante, usted tiene la opcin de cambiar el ancho.

"

Para cambiar el ancho de un campo de reporte DBF:


1. Acceda al dilogo Campos Seleccionados Para Informe. 2. Haga clic en la columna Ancho que desea cambiar

3. Sobreescriba el ancho seleccionado con una nueva medida. NOTAS: ! El ancho de cualquier campo no puede exceder los 256 caracteres. ! La creacin de DBFs no soporta campos Memo (dado que Excel no soporta esta caracterstica). Esto significa que los campos de texto se guardan con campos de caracteres de longitud fija. Se puede especificar un ancho de hasta 256 caracteres. IMPORTANTE: Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.

alterar los puntos decimales de campos DBF numricos


En forma predeterminada, la cantidad de decimales para los campos numricos de reportes DBF es 1. No obstante, usted puede cambiar esto en el dilogo Campos Seleccionados Para Informe simplemente seleccionando el decimal y sobreescribindolo.

NOTA:

Para los campos que contienen cadenas de caracteres la definicin para la columna Decimal es "0".

IMPORTANTE:

Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.

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eliminar campos DBF

"

Para eliminar una lnea en un reporte DBF:


1. Acceda al dilogo Campos Seleccionados para Informe. 2. Seleccione el campo. 3. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Eliminar. NOTA: Si elimina un campo por error, haga clic en el botn Cancelar. Esta accin cancelar sus cambios y lo retornar al dilogo Informes Listas.

IMPORTANTE:

Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.

modificar los niveles informados


La informacin que ingresa en su archivo es almacenada bajo distintos "Niveles". Estos niveles categorizan la informacin, y para recuperar esa informacin e incluirla en un reporte, necesitar determinar en qu nivel est almacenada la informacin que desea reportar.
IMPORTANTE: ! Cada lnea de la ventana Definicin Informe debe tener un nivel seleccionado para especificar sobre qu nivel est reportando esa lnea. ! Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.

Los niveles disponibles


NOTA: Usted no puede modificar la lista de niveles disponibles.

Los niveles que pueden ser informados estn determinados por la estructura del archivo particular sobre el que se est trabajando y por las selecciones realizadas cuando el reporte que est modificando fue definido en el momento de su desarrollo. Generalmente usted puede determinar los niveles haciendo referencia al nombre del informe, por ejemplo, un reporte de Riesgos y Controles tendr dos niveles, uno para los riesgos y otro para los controles de los riesgos.
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Los siguientes niveles de los reportes son estndar a travs de todos los informes RTF/HTML y estn siempre disponibles para seleccin:
! Page Header (Cabecera de Pgina) ! Page Footer (Pi de Pgina) ! 1 Sectn (Seccin) ! 1 Page (Pgina)

Las selecciones restantes disponibles dependen de los niveles del archivo y del reporte que est modificando, y pueden incluir todas o algunas de las siguientes:
x Obj x page x group CONSEJO: Donde x es un nmero relativo a la cantidad de niveles. Este nmero comienza con el nmero 2 (por ejemplo, 2 Obj, 3 Obj, etc) Donde x es un nmero impar (por ejemplo 1 page, 3 page, 5 page, etc) Donde x es un nmero par (por ejemplo 2 group, 4 group, 6 group, etc) En la solapa Esquema (si est disponible), el carcter especial (Seccin) o Level (Nivel), (Pgina). representa un Objective (Objetivo), y representa una Section representa una Page

Qu nivel selecciono? El nivel que selecciona necesita corresponderse con el tipo de informacin que est reportando. Por ejemplo, si est reportando sobre:
! riesgos y notas de revisin habr dos niveles de pginas, uno para los riesgos y otro para las notas de revisin. ! reas de riesgo y sus riesgos, habr tambin dos niveles de pginas, mas pginas adicionales para cada agrupamiento de rea de riesgo. Estos agrupamientos se denominan Objectives (Objetivos) (abreviados como OBJ en la definicin de Informes). Seleccione el nivel Si usted desea

Page Header Page Footer 1 sectn

para insertar una cabecera en el informe. NOTA: Tambin puede utilizar los caracteres especiales [headerStart] y [headerEnd]. para insertar un pi en el informe. NOTA: Tambin puede utilizar los caracteres especiales [footerStart] y [footerEnd]. para insertar una entrada "off line" (fuera de lnea) en el informe. Por ejemplo, para insertar una figura, o una cadena de caracteres de texto definida por el usuario al comienzo (header) o al final (footer) del informe. para definir valores de AutoTexto. para reemplazar "keys" (claves) en el informe con valores de AutoTexto.
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AutoText Value AutoTextKey

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Seleccione el nivel

Si usted desea

x page

x Obj

x group

para informar sobre todos los items de un grupo particular. Por ejemplo, si est informando sobre controles, 1 page proveer todos los controles independientemente del nivel (desde el nivel ms bajo del informe). para informar slo sobre aquellos items a un nivel de objetivo particular. Por ejemplo, si seleccion 2 Obj (desde el objetivo a nivel 2) el reporte contendra el nombre y el nmero de todos los items vinculados/adjuntos a los items del nivel 2. para informar slo sobre aquellos items a un nivel de grupo particular. Por ejemplo, si seleccion 1 group el reporte contendra el nombre y nmero de los items vinculados/adjuntos a los items del grupo 2.

posicionar campos de informes RTF/HTML


Cada nivel seleccionado para un reporte RTF/HTML tiene dos posiciones, "Header" (Cabecera) y "Footer" (Pi). Para cada nivel, la posicin "Header" imprimir primero el contenido de esa definicin de lnea del informe y la posicin "Footer" imprimir al final el contenido de esa definicin de lnea del informe. Dentro de cada nivel, el orden de las definiciones de lneas del informe determina el orden en el cual se informar el contenido de esas definiciones de lneas. Generalmente la mayor parte de la informacin se imprime en el header (por ejemplo, el nombre de la pgina de "preguntas", seguido por el nombre de cada "pregunta", seguido por la descripcin de la "pregunta").
NOTA: La definicin de posicin es ignorada para Page Header y Page Footer y no tiene efecto para la pgina de ms bajo nivel (dado que al nivel ms bajo no hay agrupamiento).

IMPORTANTE:

Se deben guardar los reportes modificados antes de salir del archivo/dejar el producto Methodware, dado que los cambios en los reportes no son guardados automticamente.

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definir tablas en informes RTF/HTML


Usted puede definir una tabla en un reporte RTF/HTML utilizando la columna Tabla de la ventana Definicin Informe.
IMPORTANTE: Se deben guardar los reportes modificados antes de salir del archivo/dejar el producto Methodware, dado que los cambios en los reportes no son guardados automticamente.

definir el contenido de la tabla El aspecto de una tabla se define estableciendo la columna de la Tabla a NoBorder o Border. Una vez definido esto, cada campo en el respectivo campo Descripcin se convertir automticamente en una celda individual de la tabla. Para crear una celda vaca, escriba dos comillas simples separadas por un espacio (' '). El contenido de una celda puede ser cualquier combinacin de:
! Texto definido por el usuario ! Campos del Informe ! Variables Globales ! Variables del Informe ! Caracteres Especiales ! Expresiones IF NOTA: El contenido de una celda ocultar palabras si es muy largo para el ancho de la celda.

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definir el ancho de celdas de la tabla El ancho de las celdas de una tabla se puede definir utilizando {x} - donde x es el ancho de la celda precedente, en centmetros. Por ejemplo, p5number {1} definir la celda p5number con un ancho de 1 cm.
CONSEJO: 1 pulgada = 2.54 centmetros.

El ancho de una celda, no definida utilizando {x}, se calcula automticamente en base a la cantidad de celdas de la tabla y el ancho de la pgina (como est determinado en los campos Tamao Papel y Orientacin del dilogo Informes Listas).
NOTAS: ! Si usted redefine el tipo de pgina y la orientacin de un reporte, se recalcula automticamente el ancho de las celdas para todas las tablas. ! Tambin puede utilizar el diseador de celdas para definir el ancho de las celdas de una tabla .

definir el aspecto de la tabla El diseador de reportes tiene control completo sobre el aspecto de las celdas de la tabla. En particular:
! Bordes Individuales (Izquierdo, Derecho, de Arriba y de Abajo), ! Color ! Estilo ! Sombreado ! Altura de la Fila ! Ancho, Estilo y Color del Borde.

Estos atributos pueden ser establecidos utilizando caracteres especiales, por ejemplo NoBorder y Border, pero un mecanismo ms eficiente es utilizar el Diseador de Celdas.
NOTA: Formatear tablas HTML es de lejos ms restrictivo que las tablas RTF o de Formularios Word, por ejemplo, las celdas de las tablas slo pueden tener todos los bordes o ningn borde. Cualquier formato aplicado a una tabla HTML que no sea soportado ser ignorado.

Sigue un ejemplo de definicin de tabla en un informe.

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La lnea de informe de arriba producir el reporte ilustrado abajo.

utilizar el diseador de celdas


El Diseador de Celdas provee una interfaz simple para disear el aspecto de una tabla en un reporte. Al utilizar esta herramienta de diseo usted puede controlar el aspecto de las celdas de una tabla incluyendo bordes, estilos y colores. acceder al diseador de celdas

"

Para acceder al Diseador de Celdas:


NOTA: Solo se puede acceder al Diseador de Celdas para una lnea de reporte con la columna Tabla definida como Border (Borde) o No Border (Sin Borde).

1. En la ventana Definicin de Informes, seleccione la definicin de lnea de reporte que contiene las celda(s) de tabla que desea disear. 2. Haga clic en el botn .

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utilizar el diseador de celdas


IMPORTANTE: Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.

"

Para utilizar el Diseador de Celdas:


1. Seleccione la celda que desea estilizar en la lista Aplicar a. Esta lista contendr, para la definicin de lnea de reporte seleccionada, todas las celdas de tabla que hay en esa lnea. NOTAS: ! Para agregar una nueva celda a la lista haga clic en el botn misma tiene un rtulo vaco y est definido entre ' ' (comillas). ! Para eliminar una celda de la lista haga clic en el botn ! Utilice los botones y . . Cuando se agrega una nueva celda la

! Para editar el rtulo de la nueva celda haga clic en el campo Celda: Rtulo. para cambiar el orden de las celdas.

! Se pueden seleccionar mltiples celdas para permitir que los cambios que se realicen utilizando el Diseador de Celdas sean aplicados a todas las celdas seleccionadas en una sla accin. 2. Utilice los campos apropiados de la ventana Diseador de Celdas para formatear las celda(s) segn lo desee. (Se puede ver abajo una descripcin completa de cada campo). 3. Haga clic en el botn OK cuando finaliza. 4. Los cambios que haya realizado son convertidos en la definicin estndar de texto para la definicin de lnea de informe seleccionada. Si lo desea, usted puede realizar cualquier cambio necesario en forma manual.

Por ejemplo la lnea de arriba editada en el diseador de celdas produce la siguiente descripcin de lnea de informe:
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Cuando se ejecuta el reporte se produce el siguiente output:

Cuando se ejecuta el reporte se produce el siguiente output:

describir los campos y solapas de la ventana diseador de celdas

Campo

Descripcin

Campo Aplicar A

Lista de todas las celdas actuales de la lnea seleccionada del reporte. Para la lnea del informe en contexto, usted puede agregar nuevas celdas a esta lista, eliminar celdas existentes y cambiar su orden de aparicin en el reporte utilizando la barra de herramientas ubicada directamente debajo de esta porcin de la ventana del Diseador de Celdas. Utilizar estos campos para determinar, entre tres elecciones disponibles, la altura de la celda seleccionada. Auto (la predeterminada) Permite determinar automticamente la altura de la fila por el contenido y formateo de las celdas. Como mnimo Establece la altura de la fila al nmero de centmetros especficados en el campo Altura. Si el contenido de la fila es mayor que el nmero especificado la altura de la fila ser expandida. Establece la altura de la fila en el nmero exacto de centmetros especificados en el campo Altura. Si el contenido de la fila es mayor que el nmero especificado el excedente no se mostrar.

Altura de Fila

Exactamente

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Campo Celda : Campo Rtulo

Descripcin El rtulo puede ser un campo o una constante cadena de caracteres. Las constantes cadenas de caracteres deben estar encerradas entre comillas ' '. Se puede seleccionar un nombre de campo en la lista de campos haciendo clic en el correspondiente. botn NOTA: Si se han seleccionado mltiples celdas en la lista de campos Aplicar A se deshabilita el panel de edicin de rtulos. El estilo que se aplicar a la celda. El estilo ingresado debe ser definido en el archivo plantilla de informe Word (.dot). Se puede acceder a la lista definida de correspondiente. estilos actual haciendo clic en el botn NOTA: Los estilos son sensitivos al tipo de letra. Seleccione un color para la celda haciendo clic en este campo. Aparecer el selector de colores estndar desde el cual usted podr realizar la seleccin deseada. NOTA: Si se selecciona un color y luego se aplica un sombreado, la aplicacin del sombreado impactar en el color. Determine el sombreado a ser aplicado a la celda seleccionando un nivel de sombreado en la caja de seleccin descolgable de este campo. NOTA: El sombreado se aplica independientemente del color. Se se seleccion un color y luego se aplica un sombreado, la aplicacin del sombreado impactar en el color. Seleccione un color de fuente para la celda haciendo clic en este campo. Aparecer el selector de colores estndar desde el cual usted podr realizar la seleccin deseada. NOTA: Si se selecciona un color y luego se aplica un sombreado, la aplicacin del sombreado impactar en el color. Si la celda(s) seleccionada es un rtulo este campo se habilita permitindole definir la cantidad de posiciones decimales a la cual se redondearn los campos numricos del informe (de 0 a 9). Si la celda(s) seleccionada tiene aplicado un redondeo, el botn Restaurar Redondeo permitir restaurar el redondeo. NOTA: Un redondeo de 0 no es lo mismo que sin redondeo. Si se aplica un redondeo a un campo no-numrico se muestra 0 en el informe (o sea, que si se aplica un redondeo, el campo es forzado a convertirse en un campo numrico). Ingrese una cadena de caracteres en este campo para ser utilizado como prefijo del contenido de la celda. Esto se puede utilizar para, por ejemplo, proveer un smbolo monetario. Ingrese una cadena de caracteres en este campo para ser utilizado como sufijo del contenido de la celda. Esto se puede utilizar para, por ejemplo, proveer un smbolo % a continuacin del clculo del porcentaje.
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Celda : Campo Estilo

Celda : Campo Color

Celda : Campo Sombreado

Celda : Campo Color Fuente

Celda : Campo Redondear A

Celda : Campo Prefijo de Celda Celda : Campo Sufijo de Celda

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Campo

Descripcin

Celda : Slo est habilitada esta opcin si la celda(s) seleccionada es un rtulo. Haga clic Campo Estado para Importar en el botn radial apropiado para determinar si el campo puede ser alterado por el usuario final y luego importado nuevamente en el archivo. Las opciones son: Campo Estndar El receptor del reporte no puede alterar el campo. No habilitada la importacin. Campo Formulario Si se selecciona esta opcin el reporte es generado como un Formulario Word. El reporte/formulario slo puede ser abierto en modo protegido y al receptor slo se le permite ingresar informacin en los campos destacados como Campos Formulario. Usando la opcin Cargar Formulario Word en el men Archivo de la ventana Principal usted puede luego cargar el formulario completado nuevamente en su archivo. Si se selecciona esta opcin la celda es destacada como un campo que puede ser alterado o completado por el receptor del reporte. El reporte completado puede luego ser importado nuevamente en su archivo.

Campo Modificar

NOTA:

Esta funcionalidad ha sido reemplazada por la funcionalidad Campo Formulario. Sin embargo, aun debera ser utilizada cuando usted desea importar campos formateados de texto dado que la funcionalidad Campo Formulario no soporta RTF (campos de texto enriquecido).

Campo Ancho de Celda

El ancho de la celda se puede especificar en centmetros. El ancho de las celdas no definido es calculado automticamente en base a la cantidad de celdas y el ancho de la pgina. Si se seleccionan mltiples celdas cualquier cambio en el ancho de las celdas se aplicar a todas las celdas seleccionadas. Para asistir en el clculo del ancho de las celdas, su producto Methodware estimar el ancho mnimo requerido para una celda cuando la celda seleccionada es una constante de caracteres. Para lograr un clculo preciso, haga clic en el botn Clculo Fuente para definir la fuente con la misma fuente utilizada en el reporte (las fuentes utilizadas en los informes son determinadas por los estilos aplicados desde la plantilla word y no son registradas automticamente en la definicin de celdas). La fuente seleccionada se muestra debajo del panel ancho de celda junto con el ancho sugerido. Para transferir el ancho sugerido al ancho actual haga clic en el botn Definir Ancho.

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Campo Campo Borde de Celda

Descripcin Microsoft Word soporta 22 estilos distintos de bordes de celdas. Estos estilos se pueden aplicar a cualquier borde (superior, inferior, izquierdo o derecho). Esto, combinado con el ancho del borde de celda y el color del borde de celda, provee un amplio rango de combinaciones de formateo posibles. Para asistir a la aplicacin de bordes de celda el Diseador de Celdas le permite seleccionar la combinacin apropiada de opciones de bordes (estilo, ancho y color) y luego aplicar esta combinacin a todos o algunos de los bordes. Tambin se puede aplicar una sombra en los lados inferior y derecho de un borde utilizando el casillero Sombra.

"

Para seleccionar una combinacin de bordes:

1. Seleccione un estilo en la lista de Estilos. 2. Seleccione un color haciendo clic en el panel color. 3. Cambie el ancho predeterminado (de 1) ingresando un valor. Se permiten decimales y fracciones, por ejemplo, . NOTA: No todos los estilos estarn afectados por un cambio en el ancho. Si se selecciona ms de una celda consecutiva se muestra un botn Esquema adicional. Haga clic en este botn para crear un borde esquema (la celda que est ms a la izquierda tendr aplicados bordes superior, inferior e izquierdo; la celda que est ms a la derecha tendr aplicados bordes superior, inferior y derecho; cualquier celda entre ellas slo tendr bordes superior e inferior).

"

Para aplicar una combinacin seleccionada:

1. Haga clic en el botn de borde apropiado, , , ,y . NOTA: Si un borde ya est activado esto lo desactivar, y necesitar hacerle clic nuevamente para aplicar el nuevo estilo. 2. Haga clic en el panel vista preliminar en la porcin apropiada. Al haga clic en una esquina se aplicarn ambos bordes. Si un borde ya est aplicado esto lo desactivar, y se necesitar hacer clic nuevamente en el panel vista preliminar para aplicar el nuevo estilo. 3. Haga clic en el botn para activar todos los bordes.

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Campo

Descripcin

"

Para remover un borde:

1. Haga clic en el botn apropiado de borde. 2. En el panel vista preliminar haga clic en la porcin apropiada. Al hace clic en una esquina se remover ambos bordes. 3. Haga clic en el botn para desactivar todos los bordes.

aplicar estilos de formato a informes RTF/HTML


Los reportes se formatean utilizando un rango de estilos predefinidos. Por cada lnea de la definicin del reporte en la ventana Definicin de Informes, se selecciona un estilo apropiado en una lista de estilos disponibles. Para los reportes RTF, los detalles de los estilos de formateo estn contenidos en la plantilla de Microsoft Word normal.dot (indicado en el campo Nombre Plantilla de la ventana Definicin de Informe y localizada en el directorio Methodware\*Nombre [donde *Name = una abreviatura del nombre de su producto Methodware]. Luego de leer el reporte Microsoft Word carga automticamente la plantilla. Para los reportes HTML, se aplican estilos utilizando hojas de estilo cascada. La hoja estilo cascada predeterminada que se provee es styles.css . Usted puede modificar un estilo existente, editando la lista de estilo en la plantilla segn corresponda. Una vez seleccionado un estilo, cuando se ejecute el reporte el contenido del campo Descripcin correspondiente ser formateado en ese estilo.
IMPORTANTE: Se deben guardar los reportes modificados antes de salir del archivo/dejar el producto Methodware, dado que los cambios en los reportes no son guardados automticamente.

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crear y modificar estilos Microsoft Word

"

Para crear/modificar un estilo:


1. Abra la plantilla de estilo outline.dot en Microsoft Word. (Esta plantilla est ubicada en el directorio Methodware\*Nombre [donde *Nombre = una abreviatura del nombre de su producto Methodware). 2. Cree o modifique el estilo. (Para detalles sobre cmo realizar esta tarea, consulte el manual o ayuda en lnea de Microsoft Word). 3. Guarde sus cambios y cierre Microsoft Word. 4. En su archivo, acceda a la ventana Definicin de Informe para el reporte en el cual desea utilizar el estilo nuevo/modificado. 5. Haga clic en el botn . Aparecer una ventana Editor Listas conteniendo la lista completa de estilos disponibles para el reporte en contexto.

6. En esta ventana, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Insertar. 7. Escriba el nombre del estilo nuevo/modificado y haga clic en el botn OK. El nuevo estilo estar ahora disponible para seleccin. NOTA: La lista modificada de estilos slo se aplicar al reporte en contexto. No es global para el archivo ni para su producto Methodware. Si desea que el estilo nuevo/modificado est disponible para ser seleccionado y utilizado en otros reportes, necesitar agregarles ese estilo repitiendo los pasos 4-7 de arriba.

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eliminar estilos Si selecciona un estilo en la lista de columnas Estilo que ha sido removido de la plantilla outline.dot, el estilo para esa seccin particular del reporte ser predeterminado al estilo Normal. Para evitar cualquier confusin potencial, si usted est normalmente creando o modificando estilos, le recomendamos actualizar regularmente la lista de estilos disponibles para todos los reportes.

"

Para eliminar un estilo:


1. Abra la plantilla de estilo outline.dot de Microsoft Word. (Esta plantilla est ubicada en el directorio Methodware\*Nombre [donde *Nombre = una abreviatura del nombre de su producto Methodware]. 2. Elimine el estilo. (Para obtener detalles de cmo realizar esta tarea, consulte el manual o ayuda en lnea de Microsoft Word). 3. Guarde sus cambios y cierre el Microsoft Word. 4. En su archivo, acceda a la ventana Definicin de Informes para el reporte desde el cual desea eliminar el estilo. 5. Haga clic en el botn . Aparecer una ventana Editor Listas conteniendo la lista completa de estilos disponibles para el reporte en contexto. 6. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Eliminar. NOTA: El estilo solo se eliminar de la lista de estilos disponibles para el reporte en contexto. Esta eliminacin no es global para el archivo ni para su producto Methodware. Si otros reportes tienen disponible ese estilo, necesitar tambin eliminarles el estilo a ellos repitiendo los pasos 4-6 de arriba.

notas y consejos sobre utilizacin de estilos


! Los Estilos de Heading (Cabecera) son estilos predefinidos que permiten numerar un reporte y definirle una tabla de contenido. Se soportan hasta nueve niveles de "heading" (cabecera). ! Cuando se aplica un estilo a una tabla, usted puede aplicar diferentes estilos a las celdas individuales utilizando el carcter especial [style styleName]. Para hacer asi, inserte el carcter especial, por ejemplo, [style Bold] en el campo Descripcin o Descripcin Seleccionada luego del contenido de la celda especfica. Este carcter especial se superpondr, para esa celda, al estilo que aparece en la columna Estilo para esa definicin de lnea del reporte. Tambin puede utilizar el Diseador de Celdas. ! Si selecciona un estilo en la lista de columnas Estilo que ha sido removido de la plantilla outline.dot, el estilo para esa seccin particular del reporte ser predeterminado al estilo Normal. CONSEJO: Usted puede obtener una impresin de los estilos existentes en la plantilla outline.dot siguiendo el siguiente procedimiento: 1. Abra el archivo plantilla. 2. Haga clic en al opcin Imprimir del men Archivo. 3. Haga clic en la opcin Estilos en la lista de seleccin Qu Imprime.
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insertar tabuladores en informes RTF/HTML


Se pueden insertar tabuladores en un reporte para mejorar el formato del informe en la ventana Definicin de Informes. Esto se realiza utilizando el carcter especial [tab]. Una vez insertado usted puede controlar la posicin de los topes de tabulacin utilizando comandos {t }.
IMPORTANTE: Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.

"

Para insertar un tabulador:


1. Ingrese el lugar en que debe parar el tabulador. Los topes de tabulacin pueden ser justificados a la izquierda, en el centro, o a la derecha, y se miden en centmetros. CONSEJO: 1 pulgada = 2.54 centmetros.

Los siguientes son algunos ejemplos: {tl 3} - tabulador izquierdo hace tope a 3 centmetros. {tc 7.5} - tabulador central hace tope a 7.5 centmetros. {tr 14} - tabulador derecho hace tope a 14 centmetros. 2. Inserte o escriba el carcter especial [Tab]. 3. Ingrese el texto o campo que desea tabular. Por ejemplo, la siguiente definicin de lnea de informe:

cuando se la reporta, es:

NOTAS: ! Se pueden ingresar en cualquier punto de la definicin de lnea. ! El carcter especial [Tab] debe ser insertado antes del campo o texto a tabular. CONSEJO: Puede ser ms fcil la lectura/comprensin de la definicin de lnea del reporte si usted estructura sus tabuladores y topes de tabulacin como sigue: Performed: ' P1ctrlPerf {tl4} [tab] 'Ctrl Fact: ' P1ctrlFact {tl7} [tab] 'Costed Fact: ' P1costFact [round1] {tl0.5} [tab] 'Costed Ctrl: ' P1costed [round1]

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definir el contenido de informes RTF/HTML


El contenido real de un reporte es definido en la columna Descripcin de la ventana de Definicin Informes. El campo Descripcin Seleccionada muestra el contenido completo de la columna Descripcin para la definicin de lnea del informe, actualmente seleccionada.
CONSEJO: Es ms fcil modificar el contenido en el campo Descripcin Seleccionada, o si es una tabla, es ms fcil utilizar el Diseador de Celdas

El contenido de un reporte puede ser cualquier combinacin de:


! Texto definido por el usuario ! Campos del informe ! Variables globales ! Variables del informe ! Caracteres especiales ! Expresiones IF

agregar texto adicional en informes RTF/HTML


Usted puede insertar texto adicional y espacios en sus informes RTF/HTML para clarificar, rotular y mejorar el formato de la informacin que se reporta.
IMPORTANTE: Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en los reportes no se guardan automticamente.

"

Para insertar texto:


1. En la ventana Definicin Informes con el reporte especfico en contexto, posicione su cursor en el lugar en que desea que se inserte el texto en el campo Descripcin Seleccionada. 2. Escriba el texto que desea entre comillas simples. 3. En este ejemplo, el texto Riesgo se imprimir antes del contenido de los campos p3number y p3name, si no est vaco el contenido del campo p3number.

4. En este ejemplo, el texto vinculado directamente a Riesgo se imprimir si est vaco el contenido del campo p5number.
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"

Para insertar espacios:


1. Posicione su cursor en el lugar en que desea que se inserte el espacio en el campo Descripcin Seleccionada. 2. Ingrese ' '. NOTAS: ! Los espacios se pueden utilizar para crear celdas vacas en una tabla, por ejemplo:

En este ejemplo aparecer una celda en blanco, de 1cm de ancho sin bordes, antes de la celda que contiene el texto 'Action Plan' definido por el usuario que es de 5 cm de ancho. ! Tambin se pueden utilizar los espacios para crear una lnea vaca en el informe, por ejemplo:

utilizar campos de informe


Toda la informacin que ingrese a su archivo se incorpora en un campo nico. Utilizar campos de Informe cuando establece definiciones de lneas de informe para los reportes le permite extraer y reportar fcilmente esa informacin. ver e imprimir los campos de informe disponibles

"

Para ver los campos de Informe disponibles para utilizar:


1. En la ventana Definicin de Informe haga clic en el botn .

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NOTAS: ! Esta lista muestra todos los campos que estn disponibles para el reporte y tipo de item del contexto. ! No se puede modificar el contenido de esta lista.

La Lista Campos de Informe detalla para cada campo disponible:


Nombre Campo Informe Descripcin

Label (Rtulo)

Un rtulo dado al campo y utilizado por el generador de reportes. Este rtulo es de 10 caracteres. ! El primer carcter denota el objeto del campo, por ejemplo, P=Pgina, C=Grupo, O=Objeto, S=Seccin. ! El segundo carcter denota el nivel del campo. ! Los caracteres restantes son el nombre del campo. La definicin del objeto del campo. Este puede ser pgina, grupo, Obj (Objetivo), o Sectn (Seccin). El nivel del campo. El nombre del campo. El tipo de campo. Este puede ser: ! String indicando que el contenido del campo es texto. ! Number indicando que el contenido del campo es numrico. ! Boolean indicando que el contenido del campo es un clculo.

Object (Objeto) Level (Nivel) Name (Nombre) Type (Tipo)

"

Para imprimir la lista de campos de Informe:


1. Abra la lista de campos disponibles. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn Imprimir. ! Presione <ALT+P>. 3. Haga clic en la opcin Impresora. 4. Defina el criterio de impresin y luego imprima la lista.

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"

Para guardar la lista como un archivo .TXT:


1. Abra la lista de campos disponibles. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn Imprimir. ! Presione <ALT+P>. 3. Haga clic en la opcin Archivo. 4. Escriba el nombre del archivo y seleccione un directorio. 5. Haga clic en el botn Guardar.

insertar campos de informe


NOTA: En general los campos de Informe se insertan en lneas de definicin de informes que tienen su columna Nivel establecida para corresponder con los niveles y objetos de los campos del Informe. Por ejemplo, el campo de Informe P1costFact sera insertado en una lnea con la columna Nivel definida como 1 page. SIN EMBARGO, se puede insertar cualquier campo de Informe en cualquier nivel y ms de una vez (si es necesario), y para cada nivel se pueden definir una cantidad ilimitada de campos.

"

Para insertar un campo de Informe:


1. Abra el reporte en la ventana Definicin Informe. 2. Coloque el cursor en la posicin deseada en el campo Descripcin o en el campo Descripcin Seleccionada. NOTAS: ! Si es en el campo Descripcin, el campo de Informe siempre se insertar al final de la descripcin, independientemente del lugar en que est posicionado el cursor. ! Si es en el campo Descripcin Seleccionada, el campo de Informe se insertar en el lugar exacto en que est posicionado el cursor.

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3. Realice una de las siguientes acciones: ! Escriba el campo de Informe directamente en el campo. para mostrar la lista de campos de Informe. Inserte el campo deseado haciendo ! Haga clic en el botn doble clic sobre el mismo, seleccionndolo y haciendo clic en el botn OK, o seleccionndolo y presionando <ALT+O>. IMPORTANTE: Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente. CONSEJOS: ! Luego de insertar una cantidad de campos de Informe, haga clic en el botn campos invlidos. para verificar y detectar

! No tiene importancia asegurarse que haya espacios entre los campos de Informes que se insertan, porque estos se insertan automticamente cuando se genera el informe. Sin embargo, si agrega espacios ser ms fcil leer la definicin del informe.

utilizar variables globales


Las variables globales actan y son utilizadas de la misma forma que los campos de Informes, sin embargo, estas no son especficas para el reporte en contexto. Usted puede agregar estas variables a cualquier reporte. Generalmente, las variables Globales proveen la informacin que es capturada en la primera pgina de su informe (la ventana Detalles del Modelo [Revisin]). ver e imprimir las variables globales disponibles

"

Para ver las variables Globales disponibles para utilizar:


1. En la ventana Definicin de Informes haga clic en el botn .

NOTA:

El contenido de esta lista no se puede modificar.


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"

Para imprimir la lista de variables Globales:


1. Abra la lista de variables disponibles. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn Imprimir. ! Presione <ALT+P>. 3. Haga clic en la opcin Imprimir. 4. Defina el criterio de impresin e imprima la lista.

"

Para guardar la lista como un archivo .TXT:


1. Abra la lista de variables disponibles. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn Imprimir. ! Presione <ALT+P>. 3. Haga clic en la opcin Archivo. 4. Escriba el nombre del archivo y elija un directorio. 5. Haga clic en el botn Guardar.

insertar variables globales

"

Para insertar una Variable Global:


1. Abra el informe en la ventana Definicin de Informes. 2. Coloque el cursor en la posicin deseada en el campo Descripcin o en el campo Descripcin Seleccionada. NOTAS: ! Si es en el campo Descripcin, el campo de Informe siempre se insertar al final de la descripcin, independientemente del lugar en que est posicionado el cursor. ! Si es en el campo Descripcin Seleccionada, el campo de Informe se insertar en el lugar exacto en que est posicionado el cursor.

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3. Realice una de las siguientes acciones: ! Escriba la variable Global directamente en el campo. para mostrar la lista de variables Globales. Inserte la variable deseada haciendo ! Haga clic en el botn doble clic sobre ella, seleccionndola y haciendo clic en el botn OK, o seleccionndola y presionando <ALT+O>. IMPORTANTE: CONSEJOS: ! Luego de insertar una cantidad de Variables Globales, haga clic en el botn la existencia de variables invlidas. para verificar en el informe Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.

! No tiene importancia asegurarse que haya espacios entre los campos de Informes que se insertan, porque estos se insertan automticamente cuando se genera el informe. Sin embargo, si agrega espacios ser ms fcil leer la definicin del informe.

utilizar variables de informe


Las variables de Informes se pueden definir y ser utilizadas en un reporte. Hay dos tipos de variables de Informes, variables de frmula y de agrupamiento. Una vez que se define una variable la misma se puede utilizar en cualquier lugar de la definicin del reporte.
IMPORTANTE: Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.

variables de frmula Estas variables derivan su valor de la aplicacin de una frmula a cada registro. Por ejemplo, usted podra desear combinar varios campos de texto en un nico campo (como para poder ser informado en una celda individual). Para editar variables de frmula, haga clic en el botn de Variables. para que aparezca el dilogo Desarrollo

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La parte superior izquierda de este dilogo muestra la lista de variables que han sido definidas. Las variables son procesadas en el orden en que son listadas, por tal motivo las variables que estn ms abajo en la lista pueden utilizar resultados de variables colocadas ms arriba. Cuando se hace clic en el botn Agregar Variable debe ingresarse un nombre de variable. Este nombre se utiliza en la definicin de informe para reportar el resultado de la variable. Se puede asignar un for expression a la variable para filtrar los registros que tendrn la variable calculada. Estn soportados los siguientes tipos de variables de informe:
string number Estas variables se definen escribiendo una frmula en la ventana de frmula. Estas variables se definen escribiendo una frmula en la ventana de frmulas. Si se define una variable numrica la misma podr acumularse en los niveles ms altos. Las frmulas de acumulacin soportadas son: conteo, suma, promedio, alto y bajo. Si se selecciona un tipo de acumulacin(ej: algo distinto de ninguno) entonces los nuevos rtulos de informe se hacen disponibles para ser utilizados en el reporte. Note en el ejemplo de arriba que hay una variable o2average pero no una variable o2aString. Esto es as porque aString es una variable de caracteres que no puede ser acumulada. Cuando se especifica una acumulacin, el sistema calcular valores para cada uno de los niveles del reporte. La combinacin de estas dos nuevas caractersticas proveen una caracterstica poderosa de excepcin de reporte. Por ejemplo usted puede escribir un informe que: ! Cuente la cantidad de riesgos de alto valor ! Sume el valor de los riesgos altos que no tienen controles adjuntos. Usted tambin puede especificar la cantidad de decimales a la cual debe redondearse la variable utilizando el campo Redondear a.

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Group

Estas variables agrupan el contenido de un campo en un grupo asociado para derivar un valor nico para la variable. En el ejemplo de abajo, el nombre de todos los controles en el grupo control se almacena en la variable crlNombrevariable. El indicador de nivel de pgina se utiliza para determinar qu nivel de pgina tiene adjunto el grupo (en este caso el primer nivel: riesgos).

Utilizando la definicin de arriba en el siguiente segmento de reporte:

producir el siguiente output:

El campo de seleccin Nivel para guardar determina a qu nivel del reporte se calcula y almacena la variable. Por ejemplo, si tiene dos niveles de reporte: seccin y pgina, entonces unnivel para guardar de 1 calcular y almacenar una variable individual a nivel de seccin. Un lnivel para guardar de 2 calcular la variable en cada registro y lo almacenar a nivel de pgina. Frmula Las frmulas en variables String (de caracteres)/Numeric (numricas) pueden combinar cualquier operador y nombre de campo vlido. Algunas funciones vlidas, apropiadas al tipo de la variable, se listan a continuacin de la caja de frmula.

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Para insertar una funcin haga doble clic en la funcin de la lista. Tambin se muestra la lista de campos posibles. Tambin se muestra la lista de nombres de campos posibles. Para insertar un nombre de campo haga doble clic en la lista. variables de agrupamiento Estas son variables numricas en las cuales el valor se deriva del agrupamiento de todos los registros por los valores de un item (el item categora) calculando luego un valor para el informe. Por ejemplo, usted puede desear promediar el score de riesgo para las distintas categoras de riesgo. Usted puede en consecuencia agrupar por Categora de riesgo y promediar el elemento score de riesgo. Para editar variables de grupo haga clic en el botn de Grupo con la lista de variables. .Aparecer el dilogo Desarrollo Variables

Los botones de la izquierda le permiten agregar variables, moverlas hacia arriba y hacia abajo, copiarlas, pegarlas y eliminarlas. Se describen abajo los restantes campos de este dilogo.
Campo Descripcin Este campo muestra una lista de todos los campos disponibles. El campo seleccionado es utilizado para agrupar los registros. El valor de la variable para cada registro ser calculado sobre la categora agrupada. Este campo determina el mtodo de clculo para la variable de grupo. Los mtodos soportados son promedio, suma y conteo. Este campo muestra una lista de todos los campos disponibles. El campo seleccionado es utilizado para calcular la variable. Este campo determina la cantidad de lugares decimales a los cuales se redondea la variable.
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Group On (Agrupar Sobre)

Method (Mtodo) Variable Round To (Redondear a)

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utilizar caracteres especiales


Se utilizan caracteres especiales para modificar los reportes RTF/HTML. Estos caracteres se definen dentro de corchetes [ ]. describir los caracteres especiales disponibles Se listan abajo los caracteres disponibles para usar. Esta lista est dividida en dos partes. La primera parte lista los Caracteres Especiales que no pueden ser definidos utilizando el Diseador de Celdas. La segunda parte lista los Caracteres Especiales utilizados slo en tablas. (NOTA: Las funciones que realizan estos caracteres se pueden definir tambin utilizando el Diseador de Celdas. Se recomienda que siempre que sea posible utilice el Diseador de Celdas para realizar estas funciones).
Carcter Especiales Descripcin

[backgroundColour: colour] Slo para utilizar en reportes HTML. Utilizar para determinar el color de fondo de HTML. El colour (color) puede ser uno de los descriptores de color vlidos (black, blue, brown, chiseledGray, cyan, darkBlue, darkCyan, darkGray, darkGreen, darkPink, darkRed, gray, green, paleGray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separados por comas (ej: 123, 12, 123). [backgroundImage: filename] Slo para utilizar en reportes HTML. Utilizar para insertar una imagen en un reporte HTML, donde "filename" es el nombre de la imagen real a insertar. El archivo de imagen debe estar almacenado en el mismo directorio que su archivo, (generalmente el directorio methodware\*Nombre\data [donde *Nombre = una abreviatura del nombre de su producto Methodware]). [bookmark: fieldName] Utilizar para crear un sealador usando el contenido de "fieldName". Se puede utilizar entonces un hipervnculo [hyperlink: fieldName] para referirse nuevamente al item sealizado. Esto se puede utilizar para denotar registros duplicados (utilizando la expresin {if duplicated}) con el hipervnculo duplicado hacia atrs a la primera referencia. Utilizar para cancelar el estilo de formateo "bold font" (fuente negrita). Utilizar conjuntamente con el carcter [boldOn]. Utilizar para formatear en negrita todo el texto que est a continuacin de este carcter. Todo el texto a continuacin de boldOn estar en tipo de letra negrita. Utilizar conjuntamente con el carcter [boldOff]. Utilizar para definir un borde en la celda de la tabla. Utilizar para determinar el ancho de un borde.
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[boldOff] [boldOn]

[border] [border: width]

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Carcter Especiales [borderColour: colour]

Descripcin Utilizar para definir el color de un borde. El colour puede ser uno de los descriptores de color vlidos (black, blue, brown, chiseledGray, cyan, darkBlue, darkCyan, darkGray, darkGreen, darkPink, darkRed, gray, green, paleGray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separado por comas (ej: 123, 12, 123). Utilizar para determinar el estilo de un borde. El descriptor es el descriptor RTF para el borde. Para informacin sobre estilos vlidos ver utilizar el diseador de celdas en la pgina 44. Utilizar para definir un borde en la parte inferior de la celda de tabla. Utilizar para determinar el ancho del borde inferior de una celda de tabla. Utilizar para definir el color del borde inferior. El colour puede ser uno de los descriptores de color vlidos (black, blue, brown, chiseledGray, cyan, darkBlue, darkCyan, darkGray, darkGreen, darkPink, darkRed, gray, green, paleGray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separado por comas (ej: 123, 12, 123). Utilizar para determinar el estilo de formateo del borde inferior de una celda de tabla. El descriptor es el descriptor RTF para el borde. Para informacin sobre estilos vlidos ver utilizar el diseador de celdas en la pgina 44. Para utilizar slo en reportes HTML. Utilizar para insertar una vieta en el texto precedente. Para utilizar en lneas de definicin de reportes que slo tienen la columna "Tabla" establecida como "Border" (Borde) o "No Border" (Sin Borde). Utilizar para establecer el color de fondo de una celda de tabla. El colour puede ser uno de los descriptores de color vlidos (black, blue, brown, chiseledGray, cyan, darkBlue, darkCyan, darkGray, darkGreen, darkPink, darkRed, gray, green, paleGray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separado por comas (ej: 123, 12, 123). Utilizar para definir el color del texto. El colour puede ser uno de los descriptores de color vlidos (black, blue, brown, chiseledGray, cyan, darkBlue, darkCyan, darkGray, darkGreen, darkPink, darkRed, gray, green, paleGray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separado por comas (ej: 123, 12, 123). Reservado para uso del sistema. Utilizar para insertar un retorno de carro (o nueva lnea) antes o despus de la cadena de caracteres dependiendo de donde est posicionado. Este carcter es til si desea crear la ilusin de una lnea en blanco. Utilizar para exhibir el valor del contador interno. Se puede utilizar el contador para numerar los registros en el orden en que son informados. Se puede incrementar el contador utilizando el carcter [incrementCounter] y restaurar utilizando el carcter [resetCounter]. Utilizar para aplicar un sombreado del 40% a una celda de tabla.
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[borderStyle: descriptor]

[bottomBorder] [bottomBorder: width] [bottomBorderColour: colour]

[bottomBorderStyle: descriptor] [Bullet] [cellColour: colour]

[colour: colour]

[columnHeader] [cr]

[counterValue]

[darkShade]

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Carcter Especiales [date] [dateFormat]

Descripcin Utilizar para insertar la fecha actual del sistema antes o despus de la cadena de caracteres dependiendo de dnde est posicionado. Utilizar para exhibir las fechas en el mismo formato de las definiciones predeterminadas de la PC del usuario (ej: DD/MM/YY o MM/DD/YY). Es til en reportes tipo formulario para indicarle al usuario el formato en que deben ingresarse las fechas. Utilizar para formatear el campo de fecha precedente. Estn soportados los siguientes formatos: (Fecha de ejemplo: 23/3/01) [dateformat: dayName] Viernes [dateformat: dayOfMonth] [dateformat: dayOfYear] [dateformat: daysInMonth] [dateformat: daysLeftInYear] [dateformat: firstDayOfMonth] [dateformat: longDate] [dateformat: mmyy] [dateformat: monthName] [dateformat: monthNameAbbreviated] [dateformat: year] 23 82 31 283 01/03/01 Viernes, 23 Marzo 2001 Marzo 2001 Marzo Mar 2001

[dateFormat: format]

[description:level] [field] [footerStart] / [footerEnd]

Utilizar para insertar las descripciones de items en el reporte, donde "level" es el nivel en que aparecen los item(s) en su archivo. Utilizar para definir la celda de tabla como un campo en un reporte tipo formulario. Ver formularios Word en la pgina 3 Utilizar para especificar el comienzo y fin de una definicin de pi de pgina. Esto permite especificar distintos pis de pgina para las diferentes secciones del reporte. Todos los items entre [footerStart] y [footerEnd] se convierten en el pi de pgina para la seccin. Los [footerStart] y [footerEnd] deben coincidir (ej: no se puede tener uno sin el otro). Esto se debe utilizar conjuntamente con el carcter [section] para insertar los cortes de seccin. EJEMPLO: [graph:standard:1] Utilizar para insertar en el reporte un grfico en formato Microsoft Excel. Deben estar instalados el Microsoft Word y el Microsoft Excel.

[graph:label:level]

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Carcter Especiales [headerStart] / [headerEnd]

Descripcin Utilizar para especificar el comienzo y fin de una definicin de cabecera. Esto permite especificar diferentes cabeceras de pgina para las distintas secciones del reporte. Todos los items entre [headerStart] y [headerEnd] se convierten en la cabecera de pgina para la seccin. [headerStart] y [headerEnd] deben coincidir (ej: no se puede tener uno sin el otro). Utilizar conjuntamente con el carcter [section] para insertar el corte de seccin. Utilizar para crear un hipervnculo al sealador especificado por "fieldName". El sealador se define con el carcter [bookmark: fieldName]. Esto se puede utilizar para sealar denotar registros duplicados (utilizando la expresin {if duplicated}) con el hipervnculo duplicados atrs hacia la primera referencia. Para utilizar slo en reportes HTML. Utilizar para insertar una imagen en un informe HTML, donde "imageFile" es el nombre de la imagen real a insertar. El archivo de imagen necesita ser un formato reconocido de figura HTML vlida (ej: GIF o JPEG). El archivo de imagen debe estar almacenado en el mismo directorio que el archivo en el cual se est generando el reporte, (usualmente Methodware\*Nombre\data [donde *Nombre = una abreviatura del nombre de su producto Methodware]). Si se mueve el reporte el archivo de imagen debe acompaarlo. Utilizar para incrementar en una unidad el contador interno del reporte y mostrar el resultado. Se puede utilizar el contador para numerar los registros en el orden en que son informados. Se puede exhibir el contador sin incrementarlo utilizando el carcter [counterValue] y restaurarlo utilizando el carcter [resetCounter]. Esto incrementa el contador pero no exhibe el resultado. Se puede exhibir el contador sin incrementarlo utilizando el carcter [counterValue] y restaurarlo utilizando el carcter [resetCounter]. Utilizar para cancelar el estilo de formateo "Italic". Utilizar conjuntamente con el carcter [italicOn]. Utilizar para formatear en itlica todo el texto que est a continuacin de este carcter. Todo el texto a continuacin de italicOn estar en tipo de letra itlica. Utilizar conjuntamente con el carcter [italicOff]. Utilizar para forzar la orientacin del informe a formato horizontal. Utilizar para definir un borde sobre la izquierda de la celda de tabla. Utilizar para determinar el ancho del borde izquierdo de una celda de tabla. Utilizar para definir el color del borde izquierdo de una celda de tabla. El colour puede ser uno de los descriptores de color vlidos (black, blue, brown, chiseledGray, cyan, darkBlue, darkCyan, darkGray, darkGreen, darkPink, darkRed, gray, green, paleGray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separado por comas (ej: 123, 12, 123).

[hyperlink: fieldName]

[image: imageFile]

[incrementCounter]

[incrementCounterHidden]

[italicOff] [italicOn]

[landscape] [leftBorder] [leftBorder: width] [leftBorderColour: colour]

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Carcter Especiales

Descripcin

[leftBorderStyle: descriptor] Utilizar para determinar el estilo de formateo del borde izquierdo de una celda de tabla. El descriptor es el descriptor RTF para el borde. Para informacin sobre estilos vlidos ver utilizar el diseador de celdas en la pgina 44. [lightShade] [modify] Utilizar para aplicar un sombreado del 10% a una celda de tabla. Utilizar para permitir que los receptores del informe/formulario modifiquen el contenido de celdas de la tabla (en el informe generado) y tambin permitirle importar los cambios al regreso en su archivo. Para utilizar slo en tablas word. Ver cargar formularios Word completados en la pgina 30. [noborder] Agregue este carcter luego de una descripcin de celda para evitar que se coloque un borde alrededor de una celda de tabla. Slo para utilizar en una tabla word en la que la lnea de definicin de informe tiene la columna "Tabla" definida como "Border" (Borde). Agregue este carcter luego de una descripcin de celda para evitar que se coloque un borde debajo de la celda de tabla. Slo para utilizar en una tabla word en que la lnea de definicin de informe tiene la columna "Tabla" definida como "Border" (Borde). Agregue este carcter luego de una descripcin de celda para evitar que se coloque un borde a la izquierda de la celda de tabla. Slo para utilizar en una tabla word en que la lnea de definicin de informe tiene la columna "Tabla" definida como "Border" (Borde). Agregue este carcter luego de una descripcin de celda para evitar que se coloque un borde a la derecha de la celda de tabla. Slo para utilizar en una tabla word en que la lnea de definicin de informe tiene la columna "Tabla" definida como "Border" (Borde). Agregue este carcter luego de una descripcin de celda para evitar que se coloque un borde arriba de la celda de tabla. Slo para utilizar en una tabla word en que la lnea de definicin de informe tiene la columna "Tabla" definida como "Border" (Borde). Utilizar para insertar un nmero de pgina. Utilizar para insertar un corte de hoja antes o despus de la definicin de lnea del informe, dependiendo del lugar en que est posicionado. Se aplica un borde de pgina en todas las pginas de la seccin actual con un ancho de un 1 pt. Se aplica un borde de pgina en todas las pginas de la seccin actual con un ancho de n pts (ej: [pageBorder: 0.5] tendr un borde de pt. Se aplica un borde de pgina en todas las pginas del documento con un ancho de 1 pt. Se aplica un borde de pgina a todas las pginas del documento con un ancho de n pts (ej: [pageBorderAll: 0.5] tendr un borde de pt.
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[noBottomBorder]

[noLeftBorder]

[noRightBorder]

[noTopBorder]

[number] / [pageNumber] [page] / [pageBreak] [pageBorder] [pageBorder: nWidth] [pageBorderAll] [pageBorderAll: nWidth]

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Carcter Especiales [pageBorderExclFirst] [pageBorderExclFirst: nWidth] [pageBorderFirst] [pageBorderFirst: nWidth] [picture: fieldName]

Descripcin Se aplica un borde de pgina en todas las pginas de la seccin actual, excepto la primera, con un ancho de 1 pt. Se aplica un borde de pgina a todas las pginas de la seccin actual, excepto la primera, con un ancho de n pts (ej: [pageBorderExclFirst: 0.5] tendr un borde de pt. Se aplica un borde de pgina a la primera pgina de la seccin actual con un ancho de 1 pt. Se aplica un borde de pgina a la primera pgina de la seccin actual con un ancho de n pts (ej: [pageBorderFirst: 0.5] tendr un borde de pt. Inserta en el informe la figura definida en el fieldName . Por ejemplo se puede insertar un grfico (o foto) en la tapa del informe. Nota: el "fieldname" debe ser un nombre de archivo de un archivo grfico vlido (.jpg, .bmp etc). Utilizar para forzar la orientacin de informe a formato vertical. Utilizar para prefijar una cadena de caracteres definible con el contenido de la celda de tabla. Los smbolos ' ' no se requieren. Protege el documento. El usuario final puede desproteger el documento y luego hacerle cambios pero esto previene realizar cambios inadvertidamente. NOTA: esto no funcionar si se utilizan comandos de autotexto o tabla de contenido (dado que esto tratar de hacer cambios en el documento luego de que el documento sea abierto y en esos casos el documento ser abierto ya protegido).

[portrait] [prefix 'string'] [protect]

[resetCounter]

Utilizar para restaurar a 0 el contador interno del informe. Este contador se puede utilizar para numerar registros en el orden en que son informados. Se puede incrementar el contador utilizando el carcter [incrementCounter] y reportar sin incrementar utilizando el carcter [counterValue]. [resetPageNumber] Utilizar para forzar el nmero de pgina nuevamente a 1 para la seccin del informe. Utilizar conjuntamente con el carcter [section] que fuerza un corte de seccin. [resetPageNumber: number] Utilizar para forzar el nmero de pgina para esa seccin al nmero especificado number . Por ejemplo, usted puede desear que la primera pgina de la seccin sea numerada con 0. Utilizar conjuntamente con el carcter [section] que fuerza un corte de seccin. [rightBorder] [rightBorder: width] [rightBorderColour: colour] Utilizar para definir un borde sobre la derecha de la celda de tabla. Utilizar para determinar el ancho del borde derecho de una celda de tabla. Utilizar para definir el color del borde derecho de una celda de tabla. El colour puede ser uno de los descriptores de color vlidos (black, blue, brown, chiseledGray, cyan, darkBlue, darkCyan, darkGray, darkGreen, darkPink, darkRed, gray, green, paleGray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separado por comas (ej: 123, 12, 123).

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Carcter Especiales [rightBorderStyle: descriptor] [round integer]

Descripcin Utilizar para determinar el estilo de formateo del borde derecho de una celda de tabla. El descriptor es el descriptor RTF para el borde. Para informacin sobre estilos vlidos ver utilizar el diseador de celdas en la pgina 44. EJEMPLO: [round 1] Utilizar para redondear el nmero precedente a una cantidad especificada de posiciones decimales. Por ejemplo, 1=0.0, 0=0. Utilizar para insertar un corte de seccin con un corte de pgina. Este carcter realiza una funcin similar a la de corte de seccin en un documento Microsoft Word. Le permite por ejemplo, especificar una cabecera y pi diferentes para ciertas secciones del reporte e imprimir una seccin particular del informe con una orientacin distinta de la predeterminada, ej: si el predeterminado es horizontal, usted puede forzar una seccin especificada del informe para que se imprima vertical. Para especificar una nueva cabecera de pgina o pi de pgina para la seccin utilice los caracteres [headerStart] / [headerEnd] o [footerStart] / [footerEnd]. Utilizar para insertar un corte de seccin sin un corte de pgina. Utilizar para desproteger una seccin. Esto puede ser utilizado en un reporte Word tipo Formulario para crear una porcin desprotegida dentro de un documento protegido. Utilizar para aplicar un sombreado del 20% a una celda de tabla. Utilizar para aplicar un sombreado del int% a una tabla de celda. El valorint puede ser cualquiera entre 1 y 100. EJEMPLO: [style Bold] Utilizar para aplicar formateo al contenido de una celda de tabla. Cuando se utiliza este carcter debe haber un espacio entre "style" y el nombre real del estilo, por ejemplo [style Bold] El estilo debe ser definido en el archivo plantilla de word (.dot) asociado con el reporte. NOTA: Los nombres de estilos son sensitivos al tipo de letra.

[section]

[sectionContinuous] [sectionUnprotect]

[shade] [shade: int] [style styleName]

[subtitle] [suffix 'string'] [submit]

Utilizar para insertar el subttulo del informe desde el campo Sub-Title del dilogo Inforemes Listas. Utilizar para agregar una cadena de caracteres definible al contenido de la celda. Los smbolos ' ' no son requeridos. Utilizar para crear un botn enviar de HTML (submit button). Cuando se hace clic en este botn el formulario es enviado a 'http://methodware.face.co.nz/forms/formresponse.ptm'. Esta inscripcin predeterminada procesa el formulario en un formato de texto que al regresar puede ser cargado en el modelo utilizando la opcin Cargar Formulario HTML del men Archivo. Slo para utilizar en informes HTML.
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Carcter Especiales [submit: webAddress]

Descripcin Utilizar para crear un botn enviar de HTML (submit button) que cuando el receptor hace clic enva el formulario a la "webAddress" especificada. Slo para utilizar en informes HTML. Utilizar para crear un botn enviar de HTML o Word (submit button). En formularios HTML el formulario es enviado por e-mail a form@methodware.com. En formularios Word la direccin a la que se debe enviar el formulario debe ser ingresada por el usuario. Slo para utilizar en informes HTML.

[submitByMail]

[submitByMail: e-mailAddress] [submitByMail: ask]

Utilizar para crear un botn enviar de HTML (submit button) que, cuando el receptor hace clic enva el formulario por e-mail a "e-mailAddress". Slo para utilizar en informes HTML. Crear un botn enviar de HTML (submit button). Si se utiliza la palabra clave ask en este smbolo entonces cada vez que se ejecuta el informe se le pregunta al receptor por una direccin de e-mail para enviar el formulario. La direccin es almacenada en el Registro y es utilizada como predeterminada en el aviso para los usos subsiguientes. Slo para utilizar en informes HTML. EJEMPLO: [submitLabel: E-Mail form] Utilizar el rtulo como un botn en el que el usuario tiene que hacer clic para enviar (o e-mail) el formulario. IMPORTANTE: Este smbolo debe estar colocado antes del comando [submit]. Si no se utiliza este carcter el rtulo del botn se revertir al predeterminado. NOTA: El rtulo predeterminado para el botn es "Submit Query".

[submitLabel: string]

[submitByMail: prompt]

[tab]

Slo para utilizar en informes HTML. Crea una macro enviar de Word (submit macro) (slo para reportes Word) con el rtulo de aviso. IMPORTANTE: Necesitar utilizar los comandos [section] [sectionUnprotect] antes de utilizar el comando [submitByMail] porque Word no permite ejecutar una macro en un documento protegido. En consecuencia, la seccin que contiene el comando [submitByMail]/[submitByMail: ...] debe estar desprotegida. Utilizar para insertar un tabulador. Usted puede especificar la posicin y justificacin del tabulador. ver insertar tabuladores en informes RTF/HTML en la pgina 53. EJEMPLO: [tableOfContents:1] Requiere que est instalado el Microsoft Word Utilizar para insertar una tabla de contenido en el informe. La tabla de contenido est basada en los estilos de la cabecera. El level indica la cantidad de niveles de cabecera a utilizar. Se pueden representar hasta nueve niveles. Si no se ingresa ningn nivel, la tabla de contenido quedar predeterminada en tres niveles.
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[tableOfContents] / [tableOfContents: level]

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Carcter Especiales [time] [title] [titlePage] [tocBackBottomOnly]

Descripcin Utilizar para insertar la hora actual del sistema antes o despus de la cadena de caracteres dependiendo de donde se posiciona. Utilizar para insertar el ttulo del reporte segn se detalla en el campo Ttulo del dilogo Informes Listas. Utilizar para suprimir la cabecera y pi de la primera pgina del reporte. Para utilizar slo en informes HTML. Muestra el vnculo Retornar a tabla de Contenido slo para los items de nivel inferior de la jerarqua. Si se inserta una Tabla de Contenido, inserta un vnculo hacia atrs en cada nivel de cabecera para permitirle al receptor saltar hacia atrs a la tabla de contenido. Si se lo utiliza, el vnculo "Atrs" se mostrar solamente en el item de nivel inferior. NOTA: Usted necesitar utilizar el character [tableOfContents:level] para decirle al informe cual es el nivel inferior (el predeterminado es 3).

[tocBackLabel: text]

[tocBacklevels: numbers]

Define los rtulos a mostrar en los vnculos de la Tabla de Contenido (Slo para Informes HTML). El predeterminado es 'Retornar a Tabla de Contenido'. En los informes HTML si se inserta una Tabla de Contenido se inserta un vnculo hacia atrs en cada nivel de cabecera para permitirle al usuario saltar hacia atrs a la Tabla de Contenido. (ej: [tocbacklevels: 2 3]). Especifica los niveles de una tabla de contenido que usted desea tener con el mensaje hacia atrs. Si se inserta una Tabla de Contenido en los informes HTML, se inserta un vnculo hacia atrs en cada nivel de cabecera para permitirle al usuario saltar hacia atrs a la Tabla de Contenido. Utilizar para definir un borde en la parte superior de una celda de tabla.. Utilizar para determinar el ancho del borde superior de una celda de tabla. Utilizar para definir el color del borde superior de una celda de tabla. El colour puede ser uno de los descriptores de color vlidos (black, blue, brown, chiseledGray, cyan, darkBlue, darkCyan, darkGray, darkGreen, darkPink, darkRed, gray, green, paleGray, pink, red, white, yellow) o un valor red (rojo), green (verde), blue (azul) separado por comas (ej: 123, 12, 123).

[topBorder] [topBorder: width] [topBorderColour: colour]

[topBorderStyle: descriptor] Utilizar para determinar el estilo de formateo del borde superior de una celda de tabla. El descriptor es el descriptor RTF para el borde. Para informacin sobre estilos vlidos ver utilizar el diseador de celdas en la pgina 44.

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ver e imprimir la lista de caracteres especiales

"

Para ver los Caracteres Especiales disponibles para usar:


1. En la ventana Definicin de Informe haga clic en el botn .

NOTA:

El contenido de esta lista no puede ser modificado.

"

Para imprimir la lista de Caracteres Especiales:


1. Abra la lista de caracteres disponible. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn Imprimir. ! Presione <ALT+P>. 3. Haga clic en la opcin Impresora. 4. Defina los criterios de impresin e imprima la lista.

"

Para guardar la lista como un archivo .TXT:


1. Abra la lista de caracteres disponibles. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn Imprimir. ! Presione <ALT+P>.
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3. Haga clic en la opcin Archivo. 4. Escriba el nombre del archivo y elija un directorio. 5. Haga clic en el botn Guardar.

insertar caracteres especiales


NOTA: Una gran cantidad de Caracteres Especiales son especficos para definiciones de lneas de tablas. Un mecanismo de lejos ms eficiente para obtener en un informe los resultados que tienen estos caracteres es utilizar el Diseador de Celdas.

"

Para insertar un Carcter Especial en un reporte:


1. Abra el reporte en la ventana Definicin de Informe. 2. Coloque el cursor en la posicin deseada en el campo Descripcin o el campo Descripcin Seleccionada. NOTAS: ! Si es en el campo Descripcin, el carcter especial se insertar siempre al final de la descripcin independientemente del lugar en que est posicionado el cursor. ! Si es en el campo Descripcin Seleccionada, el carcter se insertar exactamente en el lugar en que est posicionado el cursor. 3. Realice una de las siguientes acciones: ! Escriba el Carcter Especial directamente en el campo. para mostrar la lista de caracteres disponibles. Inserte el carcter deseado ! Haga clic en el botn haciendo doble clic sobre el mismo, seleccionndolo y haciendo clic en el botn OK, o seleccionndolo y presionando <ALT+O>. IMPORTANTE: Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente. CONSEJO: Luego de que usted haya insertado una cantidad de Caracteres Especiales, haga clic en el botn para verificar que no existan caracteres invlidos en el reporte.

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utilizar expresiones IF
{If Expressions} permiten que los reportes contengan informacin slo si es verdadera una condicin particular. Estas expresiones se pueden utilizar para modificar cualquier informe RTF/HTML a menos que se especifique donde utilizarlas. describir las {expresiones IF} soportadas

{Expresiones IF}

Descripcin

Window Type

Page Nil

{if type 4 controls} Slo se reportar la lnea si el tipo de ventana de la pgina coincide con los tipos de la expresin If. El nmero es opcional y se puede utilizar para especificar el nivel especfico sobre el cual debe aparecer el tipo de ventana. {if nil 4} Slo aparecer la lnea si no hay pgina a ese nivel. Esto ocurre cuando un informe tiene mltiples niveles y no hay vnculos para una pgina particular de un nivel ms bajo. {if notNil 4} Slo aparecer la lnea si hay una pgina a ese nivel. {if empty fieldName} Slo aparecer la lnea si el contenido del campo "fieldName" est vaco. NOTA: Usted debe utilizar el campo no formateado no el campo RTF para obtener el resultado correcto dado que aunque los campos RTF a menudo aparecen vacos, podran contener comandos de formateo.

Page notNil Text Empty

Text Not Empty

{if notEmpty fieldName} Slo aparecer la lnea si el contenido del campo "fieldName" no est vaco. NOTA: Usted debe utilizar el campo no formateado no el campo RTF para obtener el resultado correcto dado que aunque los campos RTF a menudo aparecen vacos, podran contener comandos de formateo.

Text Includes

{if fieldName includes string} Slo aparecer la lnea si el contenido del campo "fieldName" incluye la cadena de caracteres. La bsqueda no es sensible al tipo de letra.

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{Expresiones IF}

Descripcin

Text Includes Not

{if fieldName includesNot string} EJEMPLO: {if P1acceptR1 includes Yes} donde "Yes" es una cadena de caracteres. Slo aparecer la lnea si el contenido del campo "fieldName" no incluye la cadena de caracteres. La bsqueda no es sensitiva al tipo de letra, en consecuencia el ejemplo de arriba ser verdadero en todos los casos en que la palabra "Yes" o "yes" no ocurran en el campo P1acceptR1. {if fieldName equals string} Slo aparecer la lnea si el contenido del campo "fieldName" iguala a la cadena de caracteres. La bsqueda no es sensitiva al tipo de letra y los espacios son ignorados. CONSEJO: Usted puede sustituir la cadena de caracteres con otro "fieldName" para comparar el contenido de dos campos separados y luego reportar condicionalmente. Usted necesita diferenciar el segundo campo "fieldName" con signos $, ej: {if fieldName equals $fieldName$}, para diferenciarlo de la cadena de caracteres.

Text Equals

Text Equals Not

{if fieldName equalsNot string} Slo aparecer la lnea si el contenido del campo "fieldName" no iguala a la cadena de caracteres. La bsqueda no es sensitiva al tipo de letra y los espacios son ignorados. {if fieldName greater number} Slo aparecer la lnea si el valor numrico del campo "fieldName" es mayor que el nmero constante. {if fieldName less number} Slo aparecer la lnea si el valor numrico del campo "fieldName" es menor que el nmero constante. {if changed fieldName} Slo aparecer la lnea si el valor del campo "fieldName" ha cambiado respecto del valor del registro anterior. Esta expresin es til para suprimir valores repetidos. {if notChanged fieldName} Slo aparecer la lnea si el valor del campo "fieldName" no ha cambiado respecto del valor del registro anterior. {if aboutToChange fieldName} Slo aparecer la lnea si el valor del campo "fieldName" est por cambiar en el prximo registro. Esto es til para proveer informacin resumen al final de valores repetitivos. {if notAboutToChange fieldName } Slo aparecer la lnea si el valor del campo "fieldName" no est por cambiar en el prximo registro.
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Text Value Greater

Text Value Less

Value changed

Value not changed

Value aboutToChange

Value notAboutToChange

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{Expresiones IF}

Descripcin

SectionVisible

{if visible sectionNumber} EJEMPLO: {if visible 2} Slo aparecer la lnea si es visible la seccin identificada por la "sectionNumber". {if notVisible sectionNumber} EJEMPLO: {if visible 2} Slo aparecer la lnea si no es visible la seccin identificada por la "sectionNumber".

Section Not Visible

atEnd notAtEnd Duplicated

{if atEnd} Slo aparecer la lnea en el ltimo registro. {if notAtEnd} La lnea aparecer en todos los registros excepto en el ltimo. {if duplicated pageLevel} Slo aparecer la lnea si la pgina especificada por el nivel definido en "pageLevel" ya ha sido reportada. EJEMPLO: Es posible que en su archivo una nota de revisin est vinculada a ms de un control. En consecuencia, al reportar sobre controles y notas de revisin pueden producirse notas de revisin duplicadas. Usted puede detectarlas utilizando la sentencia {if duplicated 3}.

Not Duplicated

{if notduplicated pageLevel} Slo aparecer la lnea si la pgina especificada por el nivel definido en "pageLevel" no ha sido reportada. EJEMPLO: Es posible que en su archivo una nota de revisin est vinculada a ms de un riesgo. En consecuencia, al reportar sobre riesgos y notas de revisin se pueden notas de revisin duplicadas. Usted puede detectarlas utilizando la sentencia {if notduplicated 3}.

ver e imprimir las {expresiones IF} soportadas

"

Para ver una lista de las {Expresiones IF} soportadas :


1. En la ventana Definicin de Informe Word, haga clic en el botn NOTA: El contenido de esta lista no se puede modificar. .

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"

Para imprimir la lista de {Expresiones IF}:


1. Abrir la lista de expresiones. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn Imprimir. ! Presione <ALT+P>. 3. Haga clic en la opcin Impresora. Aparecer el dilogo de impresin. 4. Defina el criterio de impresin e imprima la lista.

"

Para guardar la lista como un archivo .TXT:


1. Abra la lista de expresiones. 2. Realice una de las siguientes acciones: ! Haga clic en el botn Imprimir. ! Presione <ALT+P>. 3. Haga clic en la opcin Archivo. 4. Escriba un nombre para el archivo y elija un directorio. 5. Haga clic en el botn Guardar.

insertar y utilizar {expresiones IF}

IMPORTANTE:

Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.

"

Para insertar una {Expresin IF} en un reporte:


1. Abra el reporte en la ventana Definir Informe Word. 2. Coloque el cursor en la posicin deseada en el campo Descripcin o en el campo Descripcin Seleccionada. NOTAS: ! Si es en el campo Descripcin, el carcter especial se insertar siempre al final de la descripcin independientemente del lugar en que est posicionado el cursor. ! Si es en el campo Descripcin Seleccionada, el carcter se insertar exactamente en el lugar en que est posicionado el cursor.
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3. Realice una de las siguientes acciones: ! Escriba la expresin directamente en el campo. para mostrar la lista de expresiones soportadas. Inserte una expresin haciendo ! Haga clic en el botn doble clic sobre ella, seleccionndola y haciendo clic en el botn OK, o seleccionndolo y presionando <ALT+O>. 4. Cambie las variables (indicado entre " ") en la expresin segn corresponda. NOTAS: ! Usted puede insertar ms de una {Expresin IF} en una lnea de definicin de informe. ! Todas las {Expresiones IF} deben evaluar como verdadero para que la lnea del informe aparezca en el reporte. ! Estas expresiones son generalmente insertadas al comienzo de la definicin de lnea del reporte. CONSEJO: Luego de que usted haya insertado una cantidad de expresiones, haga clic en el botn verificar que el informe no tenga algn funcionamiento invlido. EJEMPLOS: para

Slo se imprime la primera lnea si el campo O3Number contiene algo, mientras que slo se imprime la segunda lnea si la pgina es una pgina de evaluacin.

En este ejemplo, slo se informar la primera lnea cuando el tipo de pgina sea assess1 o assess1a. La segunda lnea slo se informar cuando el campo P4Answer es no igual a No. Otro ejemplo de cuando se puede utilizar una {Expresin If} es cuando usted tiene dos tipos de ventanas distintos seleccionadas para el mismo nivel. Por ejemplo, un riesgo puede tener controles adjuntos y usted los desea a todos en el mismo informe. En este ejemplo usted puede especificar distintas definiciones de lneas para cada tipo y poner una expresin condicional de tal forma que slo se impriman cuando corresponda.

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asignar niveles de autotexto y claves de autotexto


La caracterstica de AutoTexto de Microsoft Word le permite asignar un nombre nico a un grupo de palabras o figuras en un diccionario de AutoTexto. Entonces, en lugar de ingresar manualmente el texto o figura cada vez que se la necesita, usted puede simplemente ingresar un nombre particular para activar el diccionario de AutoTexto el cual reemplazar automticamente ese nombre particular con su texto o figura. En su producto Methodware, usted puede utilizar esta caracterstica de AutoTexto para crear plantillas de reportes. Por ejemplo, para insertar una gran cantidad de texto estndar al comienzo de un reporte o insertar el logo de su compaa al pi de cada pgina del informe.
IMPORTANTE: Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.

Claves de AutoTexto

"

Para utilizar la caracterstica de AutoTexto:


1. Agregue el texto o figura que desee en el diccionario de AutoTexto del archivo plantilla (el archivo plantilla predeterminado es outline.dot). La clave de AutoTexto que asigne debe ser nica. Para mayores detalles sobre realizar sto consulte la ayuda en lnea de Microsoft Word. 2. Defina una lnea en la definicin de reporte en la ventana Definicin de Informe e ingrese la palabra clave de AutoTexto. Este ser el lugar en que se insertar su texto (o figura) cuando se genere el reporte. Por ejemplo, una definicin de reporte podra ser:

Esto insertar el literal "frontPage" (la clave de AutoTexto) al comienzo del reporte. 3. En la columna Nivel, seleccione el nivel AutoTextKey (Clave Auto Texto) para permitir que su producto Methodware reemplace el literal con la entrada de AutoTexto. La descripcin de la lnea del AutoTextKey contiene el nombre de la entrada de AutoTexto que ser reemplazada. Por ejemplo, para la lnea de arriba usted definira una entrada de AutoTexto de:

Cuando se ejecute el reporte el literal "frontPage" ser reemplazado por la entrada frontPage en el diccionario de AutoTexto.

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NOTA:

Si la entrada de AutoTexto est en las secciones cabecera de pgina o pi de pgina (por ejemplo el logo de su compaa en el pi de la pgina), usted necesita agregar el comando [footer] pi de pgina o [header] cabecera de pgina al final de la entrada de AutoTextKey. Por ejemplo: Esto buscar el pi de pgina para el texto companyLogo y lo reemplazar con la entrada del diccionario de AutoTexto. Si tiene mltiples secciones con distintas cabeceras/pis definidos (ej: utilizando los caracteres especiales [footerStart] / [footerEnd] ) y desea insertar AutoTextos necesita utilizar un comando [findFirst: text] para buscar en el documento la seccin apropiada para el texto, antes de abrir el pi de pgina. Por ejemplo, "companyLogo [findFirst: Appendix One] [footer]" buscar en el documento el Appendix One, luego se abrir el pi de pgina en ese punto del documento y el texto companyLogo ser reemplazado con la entrada del diccionario de Auto Texto.

Valores de AutoTexto A menudo usted puede tener un bloque de texto introductorio que requiere algunos cambios menores cuando se ejecuta el reporte, por ejemplo el nombre del archivo necesita ser insertado en el reporte. Es posible crear una entrada de AutoTexto en Microsoft Word y luego buscar y reemplazar texto con la nueva entrada de Auto Texto creada. Usted utilizara el nivel "AutoTextValue" para realizar sto. La descripcin "AutoTextValue" consiste en: "Key Value" (Valor Clave), donde "Key" es el nombre de la entrada de AutoTexto a crear, y "Value" es el valor a asignar. Por ejemplo, la siguiente descripcin: creara una entrada de AutoTexto llamada "clientName" y le asigna el valor de "clientName global". Usted puede luego crear un comando AutoTextKey para buscar el documento por "clientName" y reemplazarlo con la entrada de AutoTexto mientras se est generando el reporte. Combinar AutoTextValue y AutoTextKey

El ejemplo de arriba muestra como se combinan AutoTextValue y AutoTextKey. La AutoTextKey "frontPage" insertar el texto desde la plantilla. El texto insertado incluye dos referencias a "clientName". El AutoTextValue establece "clientName" en el diccionario de Auto Texto de Microsoft Word y luego el AutoTextKey comanda la bsqueda y reemplaza "clientName" con el nuevo valor.
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insertar grficos EXCEL en informes


Se pueden insertar grficos en reportes Microsoft Word en formato Microsoft Excel utilizando alguno de los siguientes mtodos:
1. Manualmente, generando el reporte y luego en la solapa o ventana Grficos haciendo clic en el botn insertar el grfico en la posicin actual del cursor en Microsoft Word; o para

2. Automticamente, modificando el reporte para incluir el grfico cuando es generado en Microsoft Word. A continuacin se detalla como realizar esta funcin. NOTAS: ! Para que opere esta funcin deben estar instalados tanto el Microsoft Word como el Microsoft Excel. ! This function is not available for HTML or DBF reports.

"

Para insertar automticamente un grfico en formato Microsoft Excel en un reporte:


IMPORTANTE: Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.

1. Acceda a la ventana Definicin de Informes teniendo el reporte deseado en contexto. 2. Defina el lugar del informe en que deber insertarse el grfico utilizando el carcter especial [graph:label:level]. El label es el rtulo de definicin del grfico explicado con mayor detalle abajo. El level es el indicador de nivel para el grfico. Por ejemplo, 1 graficar a nivel de seccin, 2 graficar objetivos de primer nivel y as sucesivamente. En el ejemplo de abajo se inserta dentro de una tabla un grfico a nivel de seccin.

3. Defina los detalles del grfico haciendo clic en el botn . Aparecer el dilogo Macros de Grficos para Informe. En este dilogo se define el tipo de grfico para cada rtulo definido en [graph:label:level ]. Consulte abajo para mayores detalles.

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Para definir el grfico:


1. Haga clic en el botn para exhibir el dilogo Macros de Grficos para Informe. Se deben definir en este dilogo todos los rtulos de grficos que se utilizan en el reporte.

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2. Para cada rtulo se define el tipo de grfico: Rtulo Componente Se utiliza para identificar el grfico en el reporte. Este rtulo no es sensitivo al tipo de letra. Para elegir el tipo de grfico deseado. NOTA: Algunos de estos tipos de grficos pueden no estar disponibles en su producto Methodware.

Barras Cumulativas Barras Acumulativas por Categora Barras de Brecha Barra Individual Barras de Puntajes Barras Consolidadas Barras Acumulativas Consolidadas 3. Para cada componente seleccionado, haga clic en el botn Editar Componente y defina los detalles del grfico segn corresponda. Estos detalles son los rtulo(s) de los puntos a ser representados y la Macro Excel que crear el grfico. 4. Regrese al dilogo Macros de Grficos para Informe e ingrese la escala deseada en el campo Scaling% (% escalamiento) (se recomienda 50%). Este % determina el tamao al que se escalar el grfico en el informe. A menos que se aplique un escalamiento, la mayora de los grficos sern ms grandes que los bordes estndar de las pginas.

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Macros Microsoft Excel Cuando se inserta un grfico en un informe Microsoft Word, para crear y formatear el grfico se ejecuta automticamente una Macro Microsoft Excel. Una vez creado por la macro, el grfico se inserta como un objeto en el reporte del Microsoft Word. Una vez en el reporte usted puede hacer doble clic sobre el grfico y cambiarle el formateo. La macro de Microsoft Excel puede ser editada para cambiar el aspecto del grfico. Para realizar sto, es altamente recomendable que usted registre la macro en Microsoft Excel y copie el resultado en la caja de macros. El comando Chart.Wizard es crtico para la creacin de un grfico y debera ser cambiado con cuidado. Este debera ser la primera lnea de cualquier macro. Las Macros deben estar registradas como macros compatibles con Microsoft Excel 4.0. Las macros de Visual Basic no estn actualmente soportadas. grfico acumulativo de barras

"

Para definir Grficos Acumulativos de Barras:


1. Haga clic en el botn Editar Componente en el dilogo Macros de Grficos para Informes y determine lo siguiente: Leyenda y Rtulo Los rtulos de la leyendas del grfico (a mostrarse en el grfico) y los valores numricos correspondientes que sern graficados. Cada lnea en la lista constituye una serie separada en el grfico acumulativo de barras. El rtulo para el eje de las X. El rtulo para el eje de las Y.

Eje de las X Eje de las Y

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Macro

La macro de Microsoft Excel que crear y formatear el grfico. El comando Chart.Wizard es crtico para la creacin del grfico y debera ser cambiado con cuidado. La parte [size] (tamao) y [numOfBars] (cantidad de barras) del comando Chart.Wizard no debera ser alterada dado que es reemplazada durante la insercin del grfico con la cantidad correcta de filas/columnas.

grfico acumulativo de barras por categora

"

Para definir Grficos Acumulativos de Barras por Categora:


1. Haga clic en el botn Editar Componente en el dilogo Macros de Grficos para Informes y determine lo siguiente: Leyenda y Rtulo Los rtulos de la leyendas del grfico (a mostrarse en el grfico) y los valores numricos correspondientes que sern graficados. Cada lnea en la lista constituye una serie separada en el grfico acumulativo de barras. Se utiliza este rtulo para crear las barras del grfico. Cuando se genera el grfico, todas las pginas son reunidas en las categoras definidas por el rtulo categorizado, siendo representada cada categora por una barra. El rtulo para el eje de las X. El rtulo para el eje de las Y. La macro de Microsoft Excel que crear y formatear el grfico. El comando Chart.Wizard es crtico para la creacin del grfico y debera ser cambiado con cuidado. La parte [size] (tamao) y [numOfBars] (cantidad de barras) del comando Chart.Wizard no debera ser alterada dado que es reemplazada durante la insercin del grfico con la cantidad correcta de filas/columnas.

Categorizar por

X Axis Y Axis Macro

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grfico de barras de brechas

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Para definir un Grfico de Barras de Brechas:


1. Haga clic en el botn Editar Componente en el dilogo Macros de Grficos para Informes. La Barra de Brecha puede tener tres valores representados en un grfico de barras apiladas: Primera Barra Brecha El valor numrico representado. La diferencia entre la primera barra y la evaluacin "adecuada". Si se especifica un rtulo el valor "adecuado" se deriva del documento. Si no se define ningn rtulo (o no se localiza el rtulo) se utiliza el valor predeterminado. Si la Primera Barra es mayor que el valor de la Brecha no se muestra ninguna barra. El valor "mximo" de la barra. Si se especifica un rtulo el valor "mximo" se deriva del documento. Si no se define ningn rtulo (o no se localiza el rtulo) se utiliza el valor predeterminado. La macro de Microsoft Excel que crear y formatear el grfico. El comando Chart.Wizard es crtico para la creacin del grfico y debera ser cambiado con cuidado. La parte [size] (tamao) y [numOfBars] (cantidad de barras) del comando Chart.Wizard no debera ser alterada dado que es reemplazada durante la insercin del grfico con la cantidad correcta de filas/columnas.

Tercera Barra

Macro

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grfico de barra nica

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Para definir Grficos de Barra Unica:


1. Haga clic en el botn Editar Componente en el dilogo Macros de Grficos para Informes y determine lo siguiente: Rtulo Eje de las Y Macro El valor numrico representado. El rtulo para el Eje de las Y. La macro de Microsoft Excel que crear y formatear el grfico. El comando Chart.Wizard es crtico para la creacin del grfico y debera ser cambiado con cuidado. La parte [size] (tamao) y [numOfBars] (cantidad de barras) del comando Chart.Wizard no debera ser alterada dado que es reemplazada durante la insercin del grfico con la cantidad correcta de filas/columnas.

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grfico de barras de desagregacin

El grfico de barras de desagregacin est diseado especficamente para ser utilizado con V3 modelos creados mediante una desagregacin (por ejemplo procesos en PRo Audit Advisor ). El grfico slo seleccionar para graficar los items que estn en el nivel ms alto de la desagregacin. El nivel es determinado por el nombre del grupo de desagregacin. Este nivel se ingresa en el campo de rtuloGroup .

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Para definir los Grficos de Barras de Desagregacin:


1. Haga clic en el botn Editar Componente del dilogo Macros de Grficos para Informes y determine lo siguiente: La Barra de Desagregacin puede tener tres valores representados como grfico de barras apiladas: Primera Barra Brecha El valor numrica que se representa. La diferencia entre la primera barra y la evaluacin "adecuada". Si se especifica un rtulo el valor "adecuado" se deriva del documento. Si no se define ningn rtulo (o no se localiza el rtulo) se utiliza el valor predeterminado. Si la Primera Barra es mayor que el valor de la Brecha no se muestra ninguna barra. El valor "mximo" de la barra. Si se especifica un rtulo el valor "mximo" se deriva del documento. Si no se define ningn rtulo (o no se localiza el rtulo) se utiliza el valor predeterminado. La macro de Microsoft Excel que crear y formatear el grfico. El comando Chart.Wizard es crtico para la creacin del grfico y debera ser cambiado con cuidado. La parte [size] (tamao) y [numOfBars] (cantidad de barras) del comando Chart.Wizard no debera ser alterada dado que es reemplazada durante la insercin del grfico con la cantidad correcta de filas/columnas.

Tercera Barra

Macro

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grfico de barras de puntajes Este es un formato especializado de grfico que no es relevante para ninguno de los productos estndar de Methodware. grfico de barras consolidado Este es un formato especializado de grfico que no es relevante para ninguno de los productos estndar de Methodware. grfico de barras acumulativo consolidado Este es un formato especializado de grfico que no es relevante para ninguno de los productos estndar de Methodware.

insertar/eliminar/reordenar lneas de definicin de informes RTF/HTML


IMPORTANTE: Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.

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Para insertar una lnea en una definicin de reporte:


1. Seleccione la lnea que est antes del lugar en que desea insertar la nueva lnea. Una vez seleccionada la lnea estar destacada y aparecer una caja en la columna de la izquierda. 2. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Insertar.

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3. Se insertar una lnea vaca. Su nueva lnea contiene los siguientes predeterminados: ! el nivel de la columna es definido al nivel de la lnea seleccionada. ! el campo de la columna Posicin se predetermina como Cabecera. ! la columna Tabla se predetermina como Ninguna. ! la columna Estilo se predetermina como Normal. NOTAS: ! La ltima lnea de la ventana Definicin de Informe est siempre vaca (indicado por el asterisco en la columna de la izquierda ). Cuando ingresa algo en la descripcin de esa lnea (y presiona <Enter>) o selecciona un nivel, se insertar automticamente una nueva lnea vaca. ! Las lneas vacas que no tienen un nivel o descripcin se borrarn automticamente cuando se cierra la ventana de Definicin de Informes.

" "

Para eliminar una lnea en una definicin de reporte:


1. Seleccione la lnea. 2. Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Eliminar.

Para cambiar el orden de una lnea en una definicin de reporte:


1. Haga clic en el casillero que est ms a la izquierda de la lnea seleccionada ( ).

2. Arrastre la lnea a la posicin correcta. Tan pronto como comience a arrastrar, debera aparecer el nmero actual de la lnea.

buscar y reemplazar texto del informe RTF/HTML


Busque y reemplace texto o cadenas de caracteres especficos del reporte haciendo clic en el en la ventana Definicin de Informes. Una vez realizado el clic, aparecer un dilogo botn sensitivo a la letra que le permitir ingresar el texto o cadena de caracteres que desea buscar y el texto o cadena de caracteres con el cual lo desea reemplazar.

IMPORTANTE:

Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.
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validar datos del informe RTF/HTML


Una vez que usted ha creado un nuevo reporte, o modificado uno existente, necesitar verificar que sus cambios sean vlidos. Puede realizar esto fcilmente haciendo clic en el botn de la ventana Definicin de Informes. Cuando hace el clic, el reporte es verificado automticamente para detectar cualquier campo, carcter o palabra clave invlidos. Si no hay campos invlidos, aparecer una caja de dilogo diciendo "no se encontraron errores" (no errors found). Si se detectan errores, estos se listarn en un dilogo resultante.

IMPORTANTE:

Usted debe guardar sus reportes modificados antes de salir del archivo/dejar su producto Methodware dado que los cambios en reportes no se guardan automticamente.

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teclas de atajo
En la mayora de las ventanas se dispone de teclas de atajo que le permiten realizar las siguientes acciones:

Desde la mayora de las ventanas: ABRIR SALIR CORTAR COPIAR PEGAR BORRAR DESHACER BUSCAR BUSCAR SIGUIENTE CTROL.ORTOGRAFIA EVALUAR AHORA SIGUIENTE ANTERIOR SEALADORES ZOOM AYUDA Abrir un archivo existente Salir del archivo actual Cortar el texto/item seleccionado Copiar el texto/item seleccionado Pegar el contenido portapapeles Borrar el texto/item seleccionado Deshacer la ltima accin Abrir la funcin buscar Buscar nuevamente Realizar un control ortogrfico Evaluar el archivo Ir al item siguiente Retornar al item anterior Abrir la ventana Sealadores Agrandar la ventana actual Acceder a la pgina contenido de la ayuda en lnea <Ctrl+O> <Ctrl+Q> <Ctrl+X> <Ctrl+C> <Ctrl+V> <Del> <Ctrl+Z> <Ctrl+F> <Ctrl+G> <F7> <Ctrl+E> <Ctrl+N> <Ctrl+P> <Ctrl+B> <Alt+Z> <F1>

Desde la ventana Herramienta Consolidacin: NUEVO GUARDAR CARGAR INSERTAR GRUPO ELIMINAR GRUPO ELIMINAR LINEA HACER VISIBLE MOVER ARRIBA MOVER ABAJO MOVER IZQUIERDA MOVER DERECHA EXPANDIR/CONTRAER AYUDA Crear un nuevo archivo de consolidacin Guardar el archivo de consolidacin actual Cargar otro archivo de consolidacin Insertar un nuevo grupo Remover el grupo seleccionado Remover el archivo seleccionado Hacer visibles/invisibles los archivos consolidados Mover el item seleccionado hacia arriba Mover el item seleccionado hacia abajo Mover el item seleccionado hacia la izquierda Mover el item seleccionado hacia la derecha Expandir/contraer grupos seleccionados Acceder a la pgina contenido de la ayuda en lnea <Alt+N> <Alt+S> <Alt+L> <Ctrl+J> <Ctrl+K> <Ctrl+B> <Ctrl+I> <Alt+Up arrow> <Alt+Down arrow> <Alt+Left arrow> <Alt+Right arrow> <Alt+Z> <F1>

Referencia
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glosario de trminos A
Aceptar el Riesgo Administracin de Riesgos Analizar el Riesgo Una decisin informada de aceptar la probabilidad y las consecuencias de un riesgo particular. La aplicacin sistemtica de polticas gerenciales, procedimientos y prcticas a las tareas de identificar, analizar, evaluar, tratar y monitorear los riesgos. Un uso sistemtico de la informacin disponible para determinar cun a menudo pueden ocurrir eventos especificados y la magnitud de sus consecuencias probables.

C
Consecuencia Control de Riesgos El producto de un evento o situacin expresado cualitativa o cuantitativamente, que puede ser una prdida, perjuicio, desventaja o beneficio. La parte de la administracin de riesgos que involucra la provisin de polticas, estndares y procedimientos para eliminar, evitar o minimizar los riesgos adversos que enfrenta una organizacin.

E
Evaluar el Riesgo El proceso utilizado para determinar las prioridades de administracin de riesgos evaluando y comparando el nivel de riesgo contra estndares predeterminados, objetivos de niveles de riesgo u otros criterios. Un incidente o situacin, que ocurre en un lugar particular durante un intervalo particular de tiempo. Una decisin informada de no verse involucrados en una situacin de riesgo.

Evento Evitar el Riesgo

F
Frecuencia Una medida de la probabilidad, expresada como la cantidad de ocurrencias de un evento en un perodo dado. Ver tambin Probabilidad.

I
Identificacin de Riesgos El proceso de determinar lo que puede suceder, por qu y cmo.

M
Monitor Verificar, supervisar, observar crticamente, o registrar el progreso de una actividad, accin o sistema sobre una base regular para identificar cambios.

Referencia
Modulo Informativo Del Software Methodware Octubre 2001 Pgina

N
Notas de Revisin Notas realizadas por el auditor relativas a preocupaciones u observaciones relativas a la auditora. Se pueden realizar notas de revisin en cualquier etapa del proceso de auditora.

O
Observaciones de Auditora Las observaciones que surgen cuando se identifican debilidades (u otros aspectos detectados que requieren seguimiento). Las observaciones se pueden identificar en cualquier etapa durante el proceso de auditora. Organizacin Una compaa, firma, empresa, asociacin, u otra entidad legal, parte de ellas, ya sea annima o no, pblica o privada, que tiene su propia funcin(es) y administracin.

P
Peligro (hazard) Prdida Probabilidad (Likelihood) Probabilidad (Probability) Una fuente potencial de dao o una situacin con potencial para causar prdida. Cualquier consecuencia negativa, financiera o de otro tipo. Una descripcin cualitativa de probabilidad y frecuencia. La probabilidad de un resultado especfico, medido por la relacin de resultados especficos respecto a la cantidad total de resultados posibles. La probabilidad se expresa como un nmero entre "1" y "0", indicando "0" un resultado imposible y "1" certeza del resultado. Una entidad de auditora o unidad auditable. Puede utilizarse PRo Audit Advisor para desarrollar un modelo jerrquico de entidades de auditora. Por ejemplo, un megaproceso, proceso principal, modelo de negocio de subprocesos.

Proceso

R
Riesgo Riesgo Residual La chance de algo suceda que tendr un impacto sobre los objetivos. Es medida en trminos de consecuencias y probabilidades. El nivel restante de riesgo luego de haberse tomado medidas de tratamiento de los riesgos.

T
Tratamiento de los Riesgos Seleccin e implementacin de opciones apropiadas para encarar los riesgos.

Referencia
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utilizar la barra de herramientas


Abajo estn representados los botones disponibles en las barras de herramientas de los productos Methodware. Todos o algunos de estos botones estn disponibles en la mayora de las ventanas y solapas de su producto Methodware. La funcionalidad de cada botn es bsicamente la misma independientemente de la ventana o solapa en que est disponible. Algunos botones podran no estar disponibles.
Botn Nombre Descripcin

cortar copiar

Haga clic en este botn para cortar o remover el item seleccionado. Haga clic en este botn para copiar el item seleccionado (y tambin los items que tiene vinculados) al portapapeles de Microsoft Windows. NOTA: El portapapeles puede contener una copia de cada tipo de item, por ejemplo, si usted copia primero un riesgo y luego copia un control, el portapapeles puede contener tanto al riesgo como al control. Sin embargo, si usted copia primero un riesgo y luego copia otro riesgo, el segundo riesgo copiado se sobreescribir sobre el primero.

pegar

Haga clic en este botn para pegar el item (del mismo tipo) que est almacenado actualmente en el portapapeles de Microsoft Windows (el item que fue cortado o copiado en ltimo trmino). Cuando pegue un item, se le avisar que escriba un nuevo nombre para el mismo para evitar sobreescribir algn item con el mismo nombre. Haga clic en este botn para exportar los detalles de los items listados en la solapa actual. NOTAS: # Tambin se exportarn los detalles de todos los items vinculados a los items de la solapa actual. # Para exportar items especficos, utilice las opciones de filtrado antes de hacer clic en este botn. Si se encuentra en el Herramienta Consolidacin, haga clic en este botn para guardar el archivo de consolidacin.

exportar

importar

Haga clic en este botn para importar items que han sido exportados desde otro archivo.

Referencia
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Botn

Nombre

Descripcin

restaurar filtro reportes edicin

Haga clic en este botn para restaurar todos los filtros que estn aplicados actualmente en la solapa que est la vista. Haga clic en este botn para mostrar la lista de los reportes que se pueden generar, relacionados con el contenido de la solapa actual. Haga clic en este botn para acceder a una ventana que contiene detalles del el item seleccionado. Por ejemplo, si usted hace clic en este botn en la solapa Riesgos, aparece la ventana Riesgos con los detalles del riesgo seleccionado. Haga clic en este botn para cambiar el nombre del item seleccionado. NOTA: Este es el nico mtodo para cambiar el nombre de un item.

editar nombre

agregar

Haga clic en este botn para agregar un item especfico en la ventana o solapa actual. Una vez hecho el clic, aparecer un aviso solicitando un nombre para el item particular que est agregando. Luego de escribir el nuevo nombre, aparecer una ventana de detalle especfica del item que se agreg en la cual se pueden ingresar mayores detalles. Si usted est en la Herramienta Consolidacin, haga clic en este botn para cargar archivos en la consolidacin.

eliminar

Haga clic en este botn para eliminar el item seleccionado. Una vez hecho el clic aparecer un mensaje de advertencia solicitando confirmacin para esta accin, con objeto de prevenir una eliminacin accidental. NOTAS: # Si hay items subordinados, estos tambin se eliminarn. # No se pueden eliminar los items pre-definidos. # En la Herramienta Consolidacin, este botn slo remueve al archivo de la consolidacin, no lo elimina.

graficar vincular

Haga clic en este botn para ver sus puntajes de evaluacin en formato grfico. Haga clic en este botn para elegir un item a vincular al item actual. Este botn abre una ventana que contiene todos lo items disponibles (del mismo tipo) que se pueden vincular al item en contexto. En consecuencia se pueden crear vnculos individuales seleccionando los item(s) requeridos y haciendo clic en el botn Crear Vnculos.
Referencia
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Botn

Nombre

Descripcin

eliminar vnculo

Haga clic en este botn para remover el vnculo entre el item abierto y el item seleccionado. NOTA: No se pueden remover los vnculos pre-definidos.

editar columnas generar RTF

Haga clic en este botn para personalizar las columnas que se muestran en la solapa actual. Haga clic en este botn para crear un reporte tabular Microsoft Word de los detalles contenidos en la solapa actual, con las columnas tal como estn definidas actualmente. Haga clic en este botn para cargar definiciones de filtros y ordenamientos guardados previamente. Haga clic en este botn para guardar las definiciones de filtros y ordenamiento actuales. Haga clic en este botn para mover el item seleccionado un nivel hacia afuera. Al mover un grupo un nivel hacia afuera, tambin se movern todos los items de ese grupo. Haga clic en este botn para mover el item seleccionado un nivel hacia adentro. Al mover un grupo un nivel hacia adentro tambin se movern todos los items de ese grupo. Haga clic en este botn para mover el item seleccionado hacia arriba. Al mover un grupo hacia arriba tambin se movern todos los items de ese grupo. Haga clic en este botn para mover el item seleccionado hacia abajo. Al mover un grupo hacia abajo tambin se movern todos los items de ese grupo. Haga clic en este botn para expandir/contraer el grupo seleccionado. CONSEJO: Si est trabajando en la Herramienta Consolidacin y desea trabajar con todos los grupos, utilice la opcin Expandir Todo/Contraer Todo del men Esquema.

cargar definicin filtros y ordenamiento guardar definicin filtros y ordenamiento mover hacia afuera

mover hacia adentro

mover hacia arriba

mover hacia abajo

expandir/contraer

nuevo

Haga clic en este botn para crear un nuevo archivo de consolidacin. El archivo actual de consolidacin se perder y se abrir uno nuevo vaco. Asegrese de guardar el archivo de consolidacin existente si esto es necesario. Haga clic en este botn para abrir un archivo de consolidacin existente.
Referencia
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abrir

Botn

Nombre

Descripcin

insertar grupo

Haga clic en este botn para insertar un grupo arriba del item actualmente seleccionado. Todos los grupos/archivos debajo de la lnea seleccionada y al mismo nivel o ms abajo se mueven automticamente al nuevo grupo. Haga clic en este botn para eliminar un grupo. Los archivo que estn en el grupo se mueven automticamente al nivel siguiente hacia arriba en la lista Archivos Cliente. Haga clic en este botn para ocultar los detalles de un archivo/grupo de la consolidacin. NOTAS: # Cuando est oculto, el grupo/archivo se muestra en gris y los detalles para el archivo/grupo no aparecen en: - Las solapas de la consolidacin. - Los grficos de la consolidacin. - Los reportes generados desde la consolidacin. # Utilice este botn nuevamente para revelar los detalles de un archivo/grupo oculto. # Tambin se ocultan todos los detalles de los archivos que estn en el grupo.

eliminar grupo

ocultar/mostrar detalles

anterior

Haga clic en este botn para ir hacia atrs al item anterior en una seccin, por ejemplo, la ltima nota de revisin en la ventana Notas de Revisin. Haga clic en este botn para cerrar la ventana actualmente abierta. En la mayora de los casos usted retornar a la ventana anterior o a la ventana Principal. Haga clic en este botn para acceder al item siguiente en una seccin, por ejemplo, la siguiente pregunta en la ventana Preguntas. Si est en la ventana Detalles y no hay otras ventanas abiertas, este botn lo regresar a la ventana Principal. Haga clic en este botn para cerrar cualquier archivo actualmente abierto y crear un nuevo archivo. Haga clic en este botn para cerrar cualquier archivo actualmente abierto y abrir un archivo existente. Haga clic en este botn para cerrar el archivo actual.

cerrar

siguiente

nuevo archivo abrir archivo cerrar archivo

Referencia
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Botn

Nombre

Descripcin

importar archivo

Haga clic en este botn para importar un archivo exportado. En conjuncin con exportar, esta opcin permite que los datos sean transferidos de un producto Methodware a otro. NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware.

exportar archivo

Haga clic en este botn para exportar el archivo. En conjuncin con importar (si est disponible), esta opcin permite transferir datos de un producto Methodware a otro. Haga clic en este botn para realizar una evaluacin completa del archivo para asegurar que estn correctos todos los vnculos, que estn correctas todas las evaluaciones, y que los puntajes de evaluacin hayan sido aplicados correctamente en los grficos. Utilice esta funcin si piensa que los resultados no se estn calculando correctamente.

recalcular

sealadores

Haga clic en este botn para definir sealadores que registren lugares en su archivo. Las posiciones sealizadas se muestran en la ventana Sealadores. Los Sealadores son tiles para registrar una posicin antes de salir de su archivo, de forma tal de poder regresar a dicho lugar cuando reabra el archivo.

cargar archivos generados ver alertas mover por e-mail

Haga clic en este botn para cargar los detalles de todos los archivos de auditora generados. Haga clic en este botn para ver e imprimir, en base a un criterio de alerta, una lista de items que requieren seguimiento. Haga clic en este botn para zipear automticamente los archivos de datos de su archivo y moverlos utilizando el e-mail. Slo esta disponible esta opcin en la ventana Principal. Haga clic en este botn para cargar un formulario Word en su archivo con las respuestas completadas. Haga clic en este botn para abrir la Herramienta Consolidacin. NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware.

cargar formulario Word consolidacin

ayuda

Haga clic en este botn para acceder al archivo de Ayuda.

Referencia
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ventana Alcance Criterios de Informacin


Usted define el alcance de su auditora sobre tres ventanas de alcance, la ventana Dominios/SubDominios, la ventana Criterios de Informacin y la ventana Recursos de TI. Cada sub-dominio en el modelo COBIT tiene definidos efectos primarios y/o secundarios sobre un criterio especfico de informacin. La ventana Alcance Criterios de Informacin permite definir los criterios de informacin relevantes.

acceder a la ventana Alcance Criterios de Informacin

Para acceder a la ventana Alcance Criterios de Informacin:


1. Realice una de las siguientes acciones: # Haga clic en el botn Seleccionar Criterio Informacin en la solapa Navegacin en la ventana Principal. # Acceda a la solapa Esquema en la ventana Principal, expanda la auditora, luego la seccin Resumen Ejecutivo y luego doble clic en Resumen Ejecutivo. NOTAS: # Se dispone de ayuda sensitiva al contexto en todas las ventanas presionando <F1>. # Segn sea necesario, estas ventanas pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas.

Referencia
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descripcin de la ventana La ventana Alcance Criterio de Informacin lista las reas que cada sub-dominio individual puede impactar. Cada sub-dominio individual puede relacionarse con uno o ms criterios de informacin. Y para los sub-dominios pre-definidos, la relacin se identifica como primaria o secundaria. Una tilde indica que el criterio de informacin est alcanzado o es relevante para la auditora, la ausencia de tilde indica que no es relevante o que est fuera del alcance de la auditora.
NOTA: Haga clic en el botn apropiado para obtener una descripcin de: # cada criterio de informacin listado, y/o # las definiciones de primario y secundario.

Al dejar fuera del alcance a un criterio de informacin, tambin deja fuera del alcance o remueve todos los sub-dominios individuales que slo estn asociados con ese criterio. Si se define el alcance de un sub-dominio fuera de una auditora entonces todos sus objetivos de control vinculados y guas de auditora tambin quedarn fuera del alcance (a menos que estn vinculados a otro sub-dominio que est dentro del alcance).
NOTAS: # Los sub-dominios, objetivos de control y guas de auditora definidos por el usuario no son afectados por las definiciones de alcance. # Para dejar fuera del alcance a un sub-dominio definido por el usuario, haga clic en el campo N/D (para remover la tilde) en la ventana Sub-Dominios. # El alcance de la auditora se puede cambiar en cualquier momento. CONSEJOS: # Haga clic en el botn para acceder a la ventana Alcance Dominios/Sub-Dominios o en el botn para retornar a la ventana Principal. # En la ventana Sub-Dominios, los Criterios de Informacin aplicables y con qu grado ( (P) Primario o (S) Secundario) para cada sub-dominio a la vista se muestran en una matriz en la ESQUINA SUPERIOR DERECHA.

Referencia
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10

ventana Alcance Dominios/Sub-Dominios


Usted define el alcance de su auditora sobre tres ventanas de alcance, la ventana Dominios/SubDominios, la ventana Criterios de Informacin y la ventana Recursos de TI. La ventana Alcance Dominios/Sub-Dominios le permite definir los dominios relevantes y los sub-dominios predefinidos.

acceder a la ventana Alcance Dominios/Sub-Dominios

Para acceder a la ventana Alcance Dominios/Sub-Dominios:


1. Realice una de las siguientes acciones: # Haga clic en el botn Seleccionar Dominios/Sub-Dominios en la solapa Navegacin de la ventana Principal. # Acceda a la solapa Esquema en la ventana Principal, expanda el archivo de auditora, luego la seccin Detalles y luego haga doble clic en Dominios. NOTAS: # Se dispone de ayuda sensitiva al contexto en todas las ventanas presionando <F1>. # Segn sea necesario, estas ventanas pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas.
Referencia
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11

descripcin de la ventana La ventana Alcance Sub-Dominios lista los dominios y como est definido en el Modelo COBIT, sus sub-dominios relacionados predefinidos. Una tilde indica que un dominio est en el alcance o es relevante para la auditora, ningna tilde indica que no es relevante o que est fuera del alcance de la auditora. Dejando a un dominio fuera del alcance, usted tambin deja fuera del alcance o remueve todos los sub-dominios individuales que slo estn asociados con ese dominio.
NOTA: Haga clic en el botn apropiado para obtener una descripcin de cada uno de los dominios listados.

Para cada dominio, la solapa apropiada de esta ventana lista los sub-dominios pre-definidos asociados. Todos los sub-dominios (los pre-definidos y los definidos por el usuario) pueden ser dejados fuera de la auditora al dejar fuera de la auditora a un dominio - se desactiva la solapa. Alternativamente dentro de cada uno de los dominios, un sub-dominio pre-definido puede ser dejado afuera removiendo su tilde.
NOTAS: # Los sub-dominios pre-definidos y los definidos por el usuario pueden ser dejados afuera de la auditora haciendo clic en el campo N/D (para remover la tilde) en la ventana Sub-Dominios. # Si se deja fuera del alcance de la auditora a un sub-dominio entonces todos sus objetivos de control y guas de auditora quedarn tambin fuera del alcance (a menos que estn vinculados a otro subdominio que est dentro del alcance). # Los objetivos de control y guas de auditora que usted haya agregado por si mismo no estn afectados por las definiciones de alcance. # El alcance de la auditora se puede cambiar en cualquier momento. CONSEJOS: # Haga clic en el botn para acceder a la ventana Detalles o en el botn para acceder a la ventana Alcance Recursos de TI. # Ingrese detalles acerca de sus preferencias de alcance en la solapa Narrativa.

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ventana Alcance Recursos de TI


Usted define el alcance de su auditora sobre tres ventanas de alcance, la ventana Dominios/SubDominios, la ventana Criterios de Informacin y la ventana Recursos de TI. Cada sub-dominio del Modelo COBIT impacta en uno o ms recursos de TI. La ventana Alcance Recursos de TI le permite definir los recursos de TI relevantes para la auditora.

acceder a la ventana Alcance Recursos de TI

Para acceder a la ventana Alcance Recursos de TI:


1. Realice una de las siguientes acciones: # Haga clic en el botn Seleccionar Recursos TI en la solapa Navegacin de la ventana Principal. # Acceda a la solapa Esquema en la ventana Principal, expanda el archivo de auditora, luego la seccin Detalles y haga doble clic en Recursos TI. NOTAS: # Se dispone de ayuda sensitiva al contexto en todas las ventanas presionando <F1>. # Segn sea necesario, estas ventanas pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas.

Referencia
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descripcin de la ventana La ventana Alcance Recursos de TI lista los recursos de informacin tal como estn definidos en el Modelo COBIT. Cada sub-dominio se puede relacionar con uno o ms Recursos de TI. Una marca indica que el recursos de TI est dentro del alcance o es relevante para la auditora, ninguna marca indica que no es relevante o que queda fuera del alcance de la auditora.
NOTA: Haga clic en el botn listado. correspondiente para obtener una descripcin de cada recurso de informacin

Al dejar fuera del alcance a un recurso de TI, usted tambin deja fuera del alcance o remueve a todos los sub-dominios individuales que slo estn asociados a ese recurso. Si un sub-dominio es dejado fuera del alcance en una auditora, todos los objetivos de control y guas de auditora vinculados tambin quedarn fuera del alcance (a menos que estn vinculados a otro sub-dominio que est dentro del alcance).
NOTAS: # Los sub-dominios, objetivos de control y guas de auditora definidos por el usuario, no son afectados por las definiciones de alcance. # Para dejar fuera del alcance a un sub-dominio definido por el usuario, haga clic en el campo N/D (para remover la marca) en la ventana Sub-Dominios. # El alcance de la auditora se puede cambiar en cualquier momento. CONSEJOS: # Haga clic en el botn para acceder la ventana Alcance Criterios de Informacin o en el botn para retornar a la ventana Principal. button to access the Information Criteria Scoping window or the button to return to the Home window. # En la ventana Sub-Dominios, la matriz en la ESQUINA INFERIOR DERECHA identifica los Recursos de TI que estn especficamente administrados por el sub-dominio en consideracin - no aquellos que meramente forman parte del sub-dominio. Por ejemplo, el sub-dominio "Administrar Datos" se concentra particularmente en la integridad y confiabilidad del recurso datos mientras que disponibilidad y confidencialidad son primariamente provistos por los sub-dominios que administran los recursos que utilizan los datos (ej: aplicaciones y tecnologa).

Referencia
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ventana Detalles
La ventana Detalles le permite acceder y mantener detalles fundamentales del proyecto relacionados con la auditora.

acceder a la ventana Detalles

Para acceder a la ventana Detalles:


1. Realice una de las siguientes acciones: # Haga clic en el botn Detalles de la solapa Navegacin en la ventana Principal. # Acceda a la solapa Esquema en la ventana Principal, expanda la auditora, luego la seccin Detalles, y haga doble clic en Detalles. NOTAS: # Se dispone de ayuda sensitiva al contexto en todas las ventanas presionando <F1>. # Segn sea necesario, estas ventanas pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas.

Referencia
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describir los campos y solapas de esta ventana

Campo

Descripcin

Nombre Auditora Preparado por Fecha Comienzo Fecha Finalizacin Fecha Seguimiento

Un nombre descriptivo para el archivo de auditora. Este campo debe ser completado dado que es la base para el nombre del archivo de datos. Los nombres, posiciones y nmeros de contacto del equipo de auditora. La fecha en que comenz la auditora o est programado que comience. La fecha en que se complet la auditora o est programado completarla. La prxima vez que debe hacerse seguimiento de la auditora. CONSEJO: Todos los campos de fecha cuentan con conversiones de das "comunes". Por ejemplo, si escribe "today" (hoy), "tomorrow" (maana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep", etc en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic para salir del campo, su entrada se convertir automticamente en el formato numrico de fecha correcto.

Revisado por Solapa

El nombre de la persona/s responsable por revisar el archivo de auditora. Descripcin

Entrevistados Responsables

Los nombres, posiciones y nmeros de contacto de las personas que se entrevistan durante el curso de la auditora. Los nombres, ttulos, direcciones de email y nmeros de contacto de las personas responsables por componentes de la auditora. NOTA: Usted puede intercambiar emails con estas personas.

Registro de Tiempo Otros Detalles Auditora Listas Configuraciones (1)

El lapso de tiempo que se espera que tome la auditora, las actividades claves y fechas. Comentarios y detalles generales acerca de la auditora. Esta solapa permite la modificacin de tres escalas: # La escala de evaluacin para los objetivos de control. # La escala de importancia para los sub-dominios y objetivos de control. # La escala de Puntaje de Riesgo para la evaluacin del riesgo para los subdominios y objetivos de control. Esta solapa permite la modificacin de dos escalas: # El estado de las evaluaciones de sub-dominios. # Las medidas de evaluacin para los tests de las guas de auditora.

Listas Configuraciones (2)

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ventana Guas de Auditora


La ventana Guas de Auditora le permite definir, evaluar y mantener los detalles de las guas de auditora individuales.

acceder a la ventana Guas de Auditora

Para acceder a la ventana Guas de Auditora:


1. Realice una de las siguientes acciones: # Acceda a la solapa Guas de Auditora en la ventana Principal, ventana Sub-Dominios o ventana Objetivos de Control y luego realice una de las siguientes acciones: Haga doble clic en una gua de auditora. Seleccione una gua de auditora, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Editar Gua Auditora. . Seleccione una gua de auditora y haga clic en el botn

# Acceda a la solapa Esquema en la ventana Principal, expanda el archivo de auditora, luego la seccin Guas de Auditora, y haga doble clic en una "gua de auditora".
Referencia
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CONSEJO: Haga clic en los botones NOTAS:

para navegar a travs de las lista completa de guas de auditora.

# Se dispone de ayuda sensitiva al contexto en todas las ventanas presionando <F1>. # Segn sea necesario, estas ventanas pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas.

descripciones de campos

Campo

Descripcin

Descripcin Gua de Auditora

Una descripcin/comentarios completos de la gua de auditora. NOTA: En este campo se muestra en forma predeterminada para las guas de auditora predefinidas una descripcin de la Metodologa COBIT. Si se requiere esta puede ser modificada.

Tipo

El tipo de gua de auditora. Todas las guas de auditora se clasifican en uno de estos tipos: # Comprender/Obtener # Comprender/Entrevistar # Sustantivo/Identificar # Sustantivo/Realizar # Evaluar # Cumplimiento. Para las guas de auditora definidas por el usuario, se puede asignar un tipo ingresndolo directamente en este campo o seleccionndolo de la lista de seleccin disponible haciendo clic en la flecha hacia abajo. Las guas de auditora individuales se pueden marcar como relevantes o no relevantes seleccionando Relevante o No Relevante. Los detalles de las guas de auditora "No Relevantes" pueden verse, pero sus scores de evaluacin no se grafican ni se muestran en ningn informe. NOTA: Cuando se inicia un nuevo archivo de auditora todas las guas de auditora son, en forma predeterminada, no relevantes.

Relevante

Programada para Test

Si la gua de auditora est programada para ser testeada. Una marca indica que la gua de auditora ser objeto de testeo.

Referencia
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Campo

Descripcin

Programado para

La fecha en que la gua de auditora est programada para testeo. Slo se puede ingresar una fecha en este campo si est marcado el campo Programado para Test. A todas las guas de auditora con una fecha en este campo se les puede hacer seguimiento utilizando la funcin Alerta. Desde la solapa Guas de Auditora de la ventana Principal puede aplicar un filtro a este campo para determinar qu Gua de Auditora auditar. CONSEJO: Todos los campos de fecha cuentan con conversiones de das "comunes". Por ejemplo, si escribe "today" (hoy), "tomorrow" (maana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep", etc en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic para salir del campo, su entrada se convertir automticamente en el formato numrico de fecha correcto.

Realizado por

El nombre del auditor que realiza la evaluacin de la gua de auditora. CONSEJO: # Escriba entradas directamente en el campo o haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione en la lista de seleccin. # Haga clic en el botn correspondiente para definir y modificar la lista de seleccin.

Evaluacin

La evaluacin del test de la gua de auditora. La escala predeterminada de evaluacin es "An No Testeada", "Efectiva", "No Efectiva" y "No Testeada". El puntaje predeterminado de evaluacin para cada gua de auditora es "No Testeada". Se puede ingresar una evaluacin directamente en este campo o seleccionarla en la lista de seleccin haciendo clic en la flecha hacia abajo. NOTA: La escala de evaluacin se puede modificar en la solapa Listas Configuracin (2) de la ventana Detalles.

Solapa

Descripcin

Notas Evaluacin Recomendacin Respuesta Gerencia

Detalles de la evaluacin de la gua de auditora. Una marca en el campo Incluir en Informe Gerencial asegura que el texto ingresado sea incluido en el Informe Gerencial. Detalles de las respuestas de gerencia a la recomendacin realizada.

Referencia
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19

Solapa

Descripcin

Observaciones

Una lista de los detalles resumen de todas las observaciones vinculadas a la gua de auditora. Haga doble clic en el nombre de una observacin para acceder a mayores detalles. Todas las observaciones listadas en esta solapa tambin se listan en la solapa Observaciones de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Agregar, modificar y eliminar observaciones. NOTA: Todas las observaciones agregadas en esta solapa se vinculan automticamente a la gua de auditora a la vista.

# Importar y exportar informacin de observaciones. # Crear y/o eliminar los vnculos establecidos entre las observaciones existentes y una gua de auditora. # Ordenar y filtrar la informacin que se muestra. # Personalizar las columnas exhibidas. Haga clic aqu para obtener una descripcin completa de las columnas disponibles. Adjuntos Una lista de todos los archivos externos de soporte adjuntos a la gua de auditora. En esta solapa usted puede adjuntar archivos de soporte, abrirlos, imprimirlos y remover sus vnculos con la auditora cuando los mismos ya no son necesarios. Una lista de todos los sub-dominios y objetivos de control a los cuales est vinculada la gua de auditora. Acceda a la ventana de detalles relevantes para estos items haciendo doble clic en sus nombres.

Vnculos

Referencia
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ventana Objetivos de Control


La ventana Objetivos de Control le permite definir, evaluar y mantener los detalles de los objetivos de control.

acceder a la ventana Objetivos de Control

Para acceder a la ventana Objetivos de Control:


1. Realice una de las siguientes acciones: # Acceda a la solapa Objetivos de Control en la ventana Principal o en la ventana Sub-Dominios y luego realice una de las siguientes acciones: - Haga doble clic en un objetivo de control. - Seleccione un objetivo de control, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Editar Objetivo de Control. . - Seleccione un objetivo de control y haga clic en el botn # Acceda a la solapa Esquema en la ventana Principal, expanda el archivo de auditora, luego la seccin Objetivos de Control y haga doble clic en un "objetivo de control".
Referencia
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CONSEJO: Haga clic en los botones NOTAS:

para navegar a travs de toda la lista de objetivos de control.

# Se dispone de ayuda sensitiva al contexto en todas las ventanas presionando <F1>. # Segn sea necesario, estas ventanas pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas.

descripciones de campos

Campo

Descripcin

Descripcin Objetivo de Control

Una descripcin/comentarios completos del objetivo de control. NOTA: Para los objetivos de control predefinidos se muestran en este campo en forma predeterminada las descripciones del Modelo COBIT. Si se lo requiere, estas descripciones se pueden modificar.

Relevante

Los objetivos de control individuales se pueden marcar como relevantes o no relevantes seleccionando Relevante o No Relevante. Los detalles de los objetivos de control "No Relevantes" pueden verse, pero sus scores de evaluacin no se grafican ni se muestran en ningn informe. NOTA: Cuando se inicia un nuevo archivo de auditora todos los objetivos de control son, en forma predeterminada, relevantes.

Evaluacin

Evale los objetivos de control seleccionando el rtulo de evaluacin ms apropiado en la lista de seleccin descolgable. Los rtulos de "evaluacin" le brindan opciones con las cuales usted puede determinar en qu medida la entidad que est siendo revisada satisface el resultado deseado del objetivo de control. El valor asignado al rtulo que usted selecciona se utiliza para calcular un score numrico de evaluacin para el objetivo de control. La escala predeterminada de evaluacin puede ser aceptada tal como est, o modificarse de acuerdo con las necesidades. La escala de evaluacin se define y mantiene en las solapas Listas Configuraciones de la ventana Detalles. La escala que usted defina debera reflejar las necesidades y naturaleza de la organizacin.

Evaluacin Anterior

El score de evaluacin del perodo anterior para el objetivo de control. Ver tambin: Rotar Evaluaciones

Referencia
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Campo

Descripcin

Importancia

La importancia evaluada del objetivo de control en relacin con el sub-dominio. Esto se puede utilizar para determinar qu objetivos de control necesitan ser evaluados con mayor profundidad. Si se realiza una evaluacin inicial (preliminar), este campo debera ser utilizado para determinar dnde se requieren recursos de auditora. Los puntajes de importancia predeterminados son "Ningn Impacto", "Algn Impacto", "Impacto Moderado", "Impacto Sustancial" y "Crtico". El puntaje apropiado de importancia puede ingresarse directamente en el campo o seleccionarse en una lista de seleccin haciendo clic en la flecha hacia abajo. NOTA: La lista de puntajes de importancia se puede modificar en la solapa Listas Configuraciones (1) de la ventana Detalles.

Puntaje Riesgo

El grado de riesgo asociado con el objetivo de control. Este es un campo alternativo al campo Importancia. Cuando mayor es el riesgo, es ms importante que la evaluacin del objetivo de control sea positiva. Los puntajes de riesgo predeterminados son "Bajo", "Moderado" y "Alto". Se puede ingresar un puntaje directamente en este campo o seleccionarse en una lista de seleccin haciendo clic en la flecha hacia abajo. NOTA: Estos puntajes se pueden modificar en la solapa Listas Configuraciones (1) de la ventana Detalles.

Realizado por

El nombre del auditor responsable por revisar el objetivo de control. CONSEJO: # # Escriba entradas directamente en el campo o haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione en la lista de seleccin. Haga clic en el botn {bmc edit.BMP} correspondiente para definir y modificar la lista de seleccin.

Programado para Revisar

Si el objetivo de control est programado para revisar. Una marca indica que el objetivo de control ser revisado. A todos los objetivos de control con una fecha en este campo se les puede hacer seguimiento utilizando la funcin Alerta. Desde la solapa Objetivos de Control de la ventana Principal puede aplicar un filtro a este campo para identificar los Objetivos de Control que estn pendientes.

Referencia
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Campo

Descripcin

Fecha Revisin

La fecha en que est programado para revisin el objetivo de control. Slo se puede ingresar una fecha en este campo si est marcado el campo Programado para Revisin. A todos los objetivos de control que tienen una fecha en este campo se les puede realizar seguimiento utilizando la funcin Alerta. Desde la solapa Objetivos de Control de la ventana Principal puede utilizar las caractersticas filtrar y ordenar para determinar qu objetivo de control evaluar. CONSEJO: Todos los campos de fecha cuentan con conversiones de das "comunes". Por ejemplo, si escribe "today" (hoy), "tomorrow" (maana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep", etc en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic para salir del campo, su entrada se convertir automticamente en el formato numrico de fecha correcto.

Responsible

El nombre de la persona que es responsable por el objetivo de control. CONSEJOS: # # Escriba entradas directamente en el campo o haga clic en la flecha hacia abajo y elija en la lista de seleccin. Haga clic en el botn correspondiente para definir y modificar la lista de seleccin.

Solapa

Descripcin

Notas de Control Evaluacin Recomendacin

Notas y detalles adicionales acerca del objetivo de control. Comentarios acerca de la forma en que se realiz la evaluacin del objetivo de control. Detalles de las recomendaciones del objetivo de control. Una marca en el campo Incluir en Informe Gerencial asegura que el texto ingresado sea incluido en el Informe Gerencial. Detalles de las respuestas de gerencia a las recomendaciones realizadas.

Respuesta Gerencia

Referencia
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Solapa

Descripcin

Observaciones

Una lista de los detalles resumen de todas las observaciones vinculadas al objetivo de control. Haga doble clic en el nombre de una observacin para acceder a mayores detalles. Todas las observaciones listadas en esta solapa tambin se listan en la solapa Observaciones de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Agregar, modificar y eliminar observaciones. NOTA: # # # # Todas las observaciones agregadas en esta solapa se vinculan automticamente al objetivo de control a la vista.

Importar y exportar informacin de observaciones. Crear y/o eliminar los vnculos establecidos entre las observaciones existentes y un objetivo de control. Ordenar y filtrar la informacin que se muestra. Personalizar las columnas exhibidas. Haga clic aqu para obtener una descripcin completa de las columnas disponibles.

Guas de Auditora

Lista de todas las guas de auditora predefinidas y definidas por el usuario vinculadas al objetivo de control. Haga doble clic en el nombre de una gua de auditora para acceder a mayores detalles. Todas las guas de auditora listadas en esta solapa tambin se listan en la solapa Guas de Auditora en la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Agregar, modificar y eliminar guas de auditora. NOTAS: Todas las guas de auditora agregadas en esta solapa se vinculan automticamente al objetivo de control a la vista. # No se pueden eliminar las guas de auditora predefinidas. Importar y exportar informacin de las guas de auditora. Crear y/o eliminar los vnculos establecidos entre guas de auditora existentes y un objetivo de control. Ordenar y filtrar la informacin que se muestra. Personalizar las columnas exhibidas. Haga clic aqu para obtener una descripcin completa de las columnas disponibles. #

# # # # Adjuntos

Una lista de todos los archivos externos de soporte adjuntos al objetivo de control. En esta solapa usted puede adjuntar archivos de soporte, abrirlos, imprimirlos y remover sus vnculos con la auditora cuando los mismos ya no son necesarios. Una lista de todos los sub-dominios a los cuales est vinculado el objetivo de control. Acceda a la ventana de detalles relevantes para estos items haciendo doble clic en sus nombres.

Vnculos

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ventana Observaciones
La ventana Observaciones le permite establecer y administrar los detalles de las observaciones que surjan durante la auditora.

acceder a la ventana Observaciones

Para acceder a la ventana Observaciones:


1. Realice una de las siguientes acciones: # Acceda a la solapa Observaciones en la ventana Principal, la ventana Sub-Dominios, la ventana Objetivos de Control, o la ventana Guas de Auditora y luego realice una de las siguientes acciones: - Haga doble clic en una observacin. - Seleccione una observacin, haga clic en el botn derecho del mouse y haga clic en la opcin Editar Observacin. . - Seleccione una observacin y haga clic en el botn # Acceda a la solapa Esquema en la ventana Principal, expanda el archivo de auditora, luego la seccin Observaciones, y haga doble clic en una "observacin".
Referencia
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o CONSEJO: Haga clic en los botones ingresadas durante la auditora. NOTAS:

para navegar a travs de la lista completa de observaciones

# Se dispone de ayuda sensitiva al contexto en todas las ventanas presionando <F1>. # Segn sea necesario, estas ventanas pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas.

descripciones de campos

Campo

Descripcin

Descripcin Observacin Tipo

Una descripcin detallada de la observacin. La categorizacin de la observacin para propsitos de administracin de proyectos. Los tipos predeterminados que se pueden asignar son: "Recomendacin", "Revisin Gerencia" y "Notas Revisor". CONSEJOS: # # Escriba entradas directamente en el campo o haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione en la lista de seleccin. Haga clic en el botn correspondiente para definir y modificar la lista de seleccin.

Prioridad

La prioridad ("Alta", "Media" o "Baja") asignada a la observacin. Se puede ingresar una prioridad directamente en este campo o seleccionarla en la lista de seleccin haciendo clic en la flecha hacia abajo. El estado asignado a la observacin. El rango de estado es "Registrada", "Emitida", "Respuesta", "Resuelta" y "Cerrada". Se puede ingresar un estado directamente en este campo o seleccionar en la lista de seleccin haciendo clic en la flecha hacia abajo. El nombre de la persona que detect la observacin. CONSEJO: # # Escriba entradas directamente en el campo o haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione en la lista de seleccin. correspondiente para definir y modificar la Haga clic en el botn lista de seleccin.

Estado

Detectado por

Referencia
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Campo Quin es Responsible

Description El nombre de la persona que es responsable por revisar la observacin. CONSEJOS: Escriba entradas directamente en el campo o haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione en la lista de seleccin. correspondiente para definir y modificar la # Haga clic en el botn lista de seleccin. La fecha en que se hizo seguimiento por ltima vez/se debe realizar el prximo seguimiento de la observacin. A todas las observaciones con una fecha en este campo se les puede hacer seguimiento utilizando la funcin Alerta. Tambin desde la solapa Observaciones de la ventana Principal puede aplicar un filtro a este campo para determinar las Observaciones que deben ser objeto de seguimiento. La fecha en que la observacin fue registrada o detectada por primera vez. La fecha en que se emiti la observacin. La fecha en que la observacin fue revisada o respondida por ltima vez (o est programado hacerlo). La fecha en que la observacin fu resuelta (o est programado que lo sea). La fecha en que la observacin fue cerrada (o est programado hacerlo). CONSEJO: Todos los campos de fecha cuentan con conversiones de das "comunes". Por ejemplo, si escribe "today" (hoy), "tomorrow" (maana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep", etc en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic para salir del campo, su entrada se convertir automticamente en el formato numrico de fecha correcto. #

Seguimiento

Registrada fecha Emitida fecha Respuesta Resuelta Cerrada

Solapa Registrado Emitido Respuesta Resuelto Cerrado Adjuntos

Descripcin Comentarios relativos al registro de la observacin. Comentarios realizados en el momento en que la observacin fue detectada. Esta solapa detalla la respuesta(s) de la gerencia a la observacin. Comentarios realizados en el momento en que se resolvi la observacin. Comentarios realizados en el momento en que se cerr la observacin. Una lista de todos los archivos externos de soporte adjuntos a la observacin. En esta solapa usted puede adjuntar archivos de soporte, abrirlos, imprimirlos y remover sus vnculos con la auditora cuando los mismos ya no son necesarios. Una lista de todos los sub-dominios, objetivos de control y guas de auditora a los cuales est vinculada la observacin. Acceda a la ventana de detalles relevantes para estos items haciendo doble clic en sus nombres.

Vnculos

Referencia
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ventana Principal
La ventana Principal es la ventana ms importante y siempre aparece en forma predeterminada cuando se comienza a utilizar el software.

Los conos, solapas y menes de esta ventana brindan acceso a todas las funciones disponibles.
NOTAS: # La mayora de las funciones estn deshabilitadas hasta que se crea un nuevo archivo de auditora o se abre uno existente. Cuando se abre un archivo de auditora, en la parte superior derecha de esta ventana se despliega el nombre de la auditora y otros detalles claves. # Se dispone de ayuda sensitiva al contexto en todas las ventanas presionando <F1>. # Segn sea necesario, estas ventanas pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas.

Referencia
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ventana Resumen Ejecutivo


La ventana Resumen Ejecutivo le permite establecer y administrar un resumen del archivo de auditora.

acceder a la ventana Resumen Ejecutivo

Para acceder a la ventana Resumen Ejecutivo:


1. Realice una de las siguientes acciones: # Haga clic en el botn Resumen Ejecutivo en la solapa Navegacin de la ventana Principal. # Acceda a la solapa Esquema de la ventana Principal, expanda la auditora, luego la seccin Resumen Ejecutivo, y luego haga doble clic en Resumen Ejecutivo. NOTAS: # Se dispone de ayuda sensitiva al contexto en todas las ventanas presionando <F1>. # Segn sea necesario, estas ventanas pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas.

Referencia
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describir los campos y solapas de esta ventana

Campo

Descripcin

Resumen preparado por Estado Informe Borrador Preparado Provisional Final Cerrado

El nombre de la persona que prepar o actualiz por ltima vez los etalles del resumen ejecutivo. El estado actual del resumen ejecutivo seleccionado de una lista de seleccin entre "Borrador", "Provisional", "Final" y "Cerrado" La fecha en que se prepar el borrador del resumen ejecutivo. La fecha en que se prepar el resumen ejecutivo. La fecha en que se complet el resumen ejecutivo provisional. La fecha en que se finaliz el resumen ejecutivo. La fecha en que se cerr el resumen ejecutivo. CONSEJO: Todos los campos de fecha cuentan con conversiones de das "comunes". Por ejemplo, si escribe "today" (hoy), "tomorrow" (maana), "3 weeks" (3 semanas), 5 sep", etc en el campo, cuando pulse el tabulador o haga clic para salir del campo, su entrada se convertir automticamente en el formato numrico de fecha correcto.

Solapa

Descripcin

Introduccin etodologa onclusiones

Una introduccion al resumen ejecutivo, incluyendo el propsito y objetivos de la auditora. Detalles sobre la forma en que se realiz la auditora. Las conclusiones de la auditora.

Referencia
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31

ventana Resumen Evaluacin


La ventana Resumen Evaluacin provee un resumen de las evaluaciones de sub-dominios para cada dominio.

acceder a la ventana Resumen Evaluacin

Para acceder a la ventana Resumen Evaluacin:


1. Realice una de las siguientes acciones: # Haga clic en un botn Resumen Dominio en la solapa Navegacin de la ventana Principal. # Acceda a la solapa Esquema de la ventana Principal, expanda el archivo de auditora, luego la seccin Dominios, y luego haga doble clic en Resumen de.... CONSEJO: La ventana Resumen Evaluacin tambin se exhibe cuando se hace clic en ltimo sub-dominio para un dominio. NOTAS: # Se dispone de ayuda sensitiva al contexto en todas las ventanas presionando <F1>. # Segn sea necesario, estas ventanas pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas.
Referencia
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luego de ver el

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descripcin de los campos y solapas de esta ventana

Campo

Descripcin

Areas de Fortalezas

Areas de Debilidades

Para el dominio a la vista, los sub-dominios que se consideran reas de fortalezas (los que tienen resultados de evaluaciones > 2/3). No se mostrarn los subdominios que no se evaluaron o que estn marcados como No Relevantes. Para ver mayores detalles haga doble clic en el nombre del sub-dominio. Para el dominio que est a la vista, los sub-dominios que se consideran reas de debilidades (los que tienen resultados de evaluaciones < 1/2). No se mostrarn los sub-dominios que no han sido evaluados o que estn marcados como No Relevantes. NOTA: Si no se han indicado reas de fortalezas usted podra desear comentar sobre las reas de buen desempeo.

Para ver mayores detalles haga doble clic en el nombre del sub-dominio. Solapa Descripcin

Fortalezas Debilidades

Ingrese comentarios sobre las fortalezas para su inclusin en el informe resumen. Ingrese comentarios sobre las debilidades para su inclusin en el informe resumen.

Referencia
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33

ventana Sub-Dominios
La ventana Sub-Dominios le permite definir, evaluar y mantener los detalles de los sub-dominios relevantes para la auditora.

acceder a la ventana Sub-Dominios

Para acceder a la ventana Sub-Dominios:


1. Realice una de las siguientes acciones: # Haga clic en un botn de Dominio en la seccin Evaluacin de la solapa Navegancin en la ventana Principal. # Seleccione la Solapa Sub-Dominios en la ventana Principal y luego realice una de las siguientes acciones: - Haga doble clic en un sub-dominio. - Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Editar Dominio. . - Seleccione un sub-dominio y haga clic en el botn

Referencia
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# Acceda a la solapa Esquema en la ventana Principal, expanda el archivo de auditora, luego la seccin Dominios y haga doble clic en un "dominio". CONSEJO: Haga clic en los botones evaluando. NOTAS: # Se dispone de ayuda sensitiva al contexto en todas las ventanas presionando <F1>. # Segn sea necesario, estas ventanas pueden ser maximizadas, minimizadas y redimensionadas. o para navegar a travs de toda la lista de sub-dominios que est

descripciones de campos Para mostrar las distintas dimensiones de los sub-dominios a travs de los cuales se puede encarar la estructura COBIT, (Dominios, Criterios de Informacin y Recursos de TI) la ventana SubDominios exhibe dos ilustraciones. El Dominio al cual est relacionado el sub-dominio y los Criterios de TI para el dominio se detallan en la ESQUINA SUPERIOR IZQUIERDA de la ventana Sub-Dominios. Los Criterios de Informacin aplicables al sub-dominio, y slo para los sub-dominios predefinidos, con qu grado (Primario o Secundario), se muestra en la matriz de la ESQUINA SUPERIOR DERECHA. La segunda matriz en la ESQUINA INFERIOR DERECHA identifica los Recursos de TI que estn especficamente administrados por el sub-dominio en consideracin - no aquellos que meramente forman parte del sub-dominio. Por ejemplo, el sub-dominio "Administrar Datos" se concentra particularmente en integridad y confiabilidad del recurso datos mientras que disponibilidad y confidencialidad son primariamente provistos a travs de los sub-dominios que administran los recursos que utilizan los datos (ej: aplicaciones y tecnologa).

Referencia
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35

Campo

Descripcin

N/A

deslizador de Evaluacin

Si el sub-dominio es relevante para la auditora. Una marca indica que el subdominio es relevante. Aunque los atributos de un sub-dominio "no relevante" se siguen viendo, los mismos no se tomarn en cuenta en los grficos de evaluacin ni se mostrarn en los principales reportes que se generen. Se evala un sub-dominio moviendo este deslizador a la posicin apropiada en la escala de "Nada" a "Excelente". Los resultados de esta evaluacin se muestran en el Grfico Evaluacin Dominios. NOTA: Este deslizador ser desactivado si se marca al sub-dominio como No Relevante.

deslizador de Evaluacin OC El promedio de los scores de evaluacin de los objetivos de control, para todos los objetivos de control aplicables que estn asociados al sub-dominio. Cuando se realiza una evaluacin a nivel de sub-dominios este deslizador brinda un score sugerido, basado en el promedio de evaluacin de los Objetivos de Control. Solapa Descripcin

Considerar

De la Metodologa COBIT, los aspectos que se deben tomar en consideracin cuando se evala un sub-dominio. NOTA: Este texto no se puede modificar.

Objetivos de Control

Lista de todos los objetivos de control pre-definidos y definidos por el usuario vinculados al sub-dominio. Haga doble clic en el nombre de un objetivo de control para acceder a mayores detalles. Todos los objetivos de control listados en esta solapa tambin se listan en la solapa Objetivos de Control en la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Agregar, modificar y eliminar objetivos de control. NOTAS: Todos los objetivos de control agregados en esta solapa se vinculan automticamente al sub-dominio a la vista. # No se pueden eliminar los objetivos de control predefinidos. Importar y exportar informacin de los objetivos de control. Crear y/o eliminar los vinculos establecidos entre objetivos de control existentes y un sub-dominio. Ordenar y filtrar la informacin que se muestra. Personalizar las columnas exhibidas. Haga clic aqu para obtener una descripcin completa de las columnas disponibles. #

# # # #

Referencia
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Solapa Guas de Auditora

Descripcin Lista de todas las guas de auditora predefinidas y definidas por el usuario vinculadas al sub-dominio. Haga doble clic en el nombre de una gua de auditora para acceder a mayores detalles. Todas las guas de auditora listadas en esta solapa tambin se listan en la solapa Guas de Auditora en la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Agregar, modificar y eliminar guas de auditora. NOTAS: Todas las guas de auditora agregadas en esta solapa se vinculan automticamente al sub-dominio a la vista. # No se pueden eliminar las guas de auditora predefinidas. # Importar y exportar informacin de las guas de auditora. # Crear y/o eliminar los vnculos establecidos entre guas de auditora existentes y un sub-dominio. # Ordenar y filtrar la informacin que se muestra. # Personalizar las columnas exhibidas. Haga clic aqu para obtener una descripcin completa de las columnas disponibles. Descripcin de la evaluacin del sub-dominio incluyendo el razonamiento detallado que hay detrs de la evaluacin y por qu la evaluacin real difiere respecto del valor sugerido. Al pi de esta solapa se muestran los siguientes scores de evaluacin para el subdominio: # El score de evaluacin actual. # El score de evaluacin de perodos anteriores. # El score promedio de las evaluaciones de los objetivos de control vinculados. # Los scores de evaluacin de perodos anteriores de los objetivos de control vinculados. Los campos restantes de esta solapa incluyen:
Importancia La importancia del sub-dominio. La escala predeterminada de importancia es "Sin Impacto", "Algn Impacto", "Impacto Moderado", "Impacto Sustancial" y "Crtica". NOTA: Esta escala se puede modificar en la solapa Listas Configuraciones (1) de la ventana Detalles. El estado de la evaluacin del sub-dominio. NOTA: Las opciones predeterminadas de estado se pueden modificar en la solapa Listas Configuraciones (2) de la ventana Detalles. La siguiente fecha en que debe revisarse la evaluacin del subdominio. CONSEJO: Puede obtenerse una lista de sub-dominios por estado utilizando la funcin Alerta. El grado de riesgo asociado al sub-dominio. Los puntajes predeterminados de riesgo son "Bajo", "Moderado" y "Alto". NOTA: Estos puntajes se pueden modificar en la solapa Listas Configuraciones (1) de la ventana Detalles.
Referencia
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Evaluacin

Estado

Fechas Estado

Puntaje Riesgo

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Solapa

Descripcin

Recomendacin

Recomendaciones para el sub-dominio. El casillero en esta solapa le permite marcar los comentarios /recomendaciones para su inclusin en el Informe Gerencial. Respuesta de gerencia a la evaluacin/recomendaciones para el sub-dominio. Una marca en el campo Incluir en Informe Gerencial asegura que el texto ingresado sea incluido en el Informe Gerencial. Una lista de los detalles resumen de todas las observaciones vinculadas al subdominio. Haga doble clic en el nombre de una observacin para acceder a mayores detalles. Todas las observaciones listadas en esta solapa tambin se listan en la solapa Observaciones de la ventana Principal. En esta solapa usted puede: # Agregar, modificar y eliminar observaciones. NOTA: # # # # Todas las observaciones agregadas en esta solapa se vinculan automticamente al sub-dominio a la vista.

Respuesta Gerencia

Observaciones

Importar y exportar informacin de observaciones. Crear y/o eliminar los vnculos establecidos entre las observaciones existentes y un sub-domino. Ordenar y filtrar la informacin que se muestra. Personalizar las columnas exhibidas. Haga clic aqu para obtener una descripcin completa de las columnas disponibles.

Grficos Adjuntos

Muestra los scores de evaluacin para todos los dominios/sub-dominios relevantes. Una lista de todos los archivos externos de soporte adjuntos al sub-dominio. En esta solapa usted puede adjuntar archivos de soporte, abrirlos, imprimirlos y remover sus vnculos con la auditora cuando los mismos ya no son necesarios. Esta solapa brinda una forma rpida de navegacin de los dominios y sub-dominios del archivo de auditora, en forma similar a la navegacin de los archivos en el Explorador Microsoft Windows. Cada dominio se indica por el smbolo . Haciendo clic en el "+" que precede al smbolo se expande la seccin para mostrar los sub-dominios individuales, indicado por el smbolo , que comprende ese dominio. Una vez expandido, se puede acceder a detalles especficos del sub-dominio haciendo doble clic sobre el mismo.

Esquema

Referencia
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solapa Esquema

Esta solapa brinda una forma de navegar rpidamente la informacin del archivo de auditora, en forma mucho ms similar a la forma en que se navegan los archivos en el Explorador de Microsoft Windows. Utilizando esta solapa usted puede navegar rpidamente por el archivos actual de auditora:
# Detalles del Archivo de Auditora # Resumen Ejecutivo # Sub-Dominios # Objetivos de Control # Guas de Auditora, y # Observaciones

El componente o seccin clave del archivo de auditora se indica por el smbolo . Haciendo clic en el "+" que precede al smbolo se expande la seccin para mostrar los items individuales, como lo indica el smbolo , que comprende esa seccin. Por ejemplo, expandiendo la seccin Dominios se muestran nombres de todos los sub-dominios aplicables a la auditora. Una vez expandido, se puede acceder a los detalles especficos de un item haciendo doble clic sobre el mismo.
Referencia
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solapa Guas de Auditora


La solapa Guas de Auditora est disponible en la ventana Principal, en la ventana Sub-Dominios y en la ventana Objetivos de Control.

Si est viendo esta solapa:


# en la ventana Principal, la solapa muestra los detalles resumen de todas las guas de auditora para la auditora. En esta solapa usted puede: - agregar y eliminar guas de auditora. - importar y exportar informacin de guas de auditora. - personalizar las columnas que se muestran. - ordenar y filtrar la informacin que se muestra. - generar informes relacionados especficamente con las guas de auditora. # en la ventana Sub-Dominios/Objetivos de Control, la solapa slo muestra los detalles resumen de las guas de auditora vinculadas al item que est a la vista. En esta solapa usted tambin puede crear y/o eliminar los vnculos establecidos entre las guas de auditora existentes y el item a la vista.

Referencia
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descripcin de los columnas En esta solapa se pueden mostrar las siguientes columnas:
NOTA: Haga clic en el botn para personalizar los campos exhibidos en una solapa.

Columna Nro.

Descripcin El nmero de la gua de auditora. Las primeras dos posiciones del nmero indican el dominio/sub-dominio al cual se relaciona la gua de auditora. Si se agrega una nueva gua de auditora su numeracin comenzar en 5. El nombre de la gua de auditora. Este puede ser modificado haciendo clic en el . botn Si el objetivo de control es relevante para la auditora. Los objetivos de control individuales se pueden marcar como Relevante o No Relevante haciendo clic en esta columna y seleccionando Yes (Si) o No. Un valor de Yes marca al objetivo de control como relevante. NOTAS: # Los detalles de los objetivos de control marcados como No Relevante aparecen en esta solapa, pero sus scores de evaluacin no se grafican. # Cuando se comienza un nuevo archivo de auditora todas las guas de auditora son, en forma predeterminada, no relevantes.

Nombre Relevante

Tipo

Evaluacin

El tipo de gua de auditora. Las guas de auditora se clasifican como: # Comprender/Obtener # Comprender/Entrevistar # Sustantivo/Identificar # Subtantivo/Realizar # Evaluar # Cumplimiento La evaluacin del test de la gua de auditora. La escala de evaluacin predeterminada es "Aun no Testeada", "Efectiva", "No Efectiva" y "No Testeada". El puntaje de evaluacin predeterminado para cada gua de auditora es "No Testeado". NOTA: Esta escala se puede modificar en la solapa Listar Configuraciones (2) de la ventana Detalles.

Realizado por Programado

El nombre del auditor que est realizando la evaluacin de la gua de auditora. Si la gua de auditora est programada para ser testeada.

Referencia
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Columna Fecha

Descripcin La fecha en que la gua de auditora es/fue programada para testeo. CONSEJO: Usted puede obtener una lista de los tests de las guas de auditora programadas para seguimiento utilizando la Funcin Alerta.

Cant.Adjuntos Cant.Observ. Cant.Vnculos Incluir

La cantidad total de documentos externos de soporte adjuntos a la gua de auditora. La cantidad total de observaciones vinculadas a la gua de auditora. La cantidad total de items a los que est vinculada la gua de auditora. Si las recomendaciones de la gua de auditora deben ser includas en el Informe Gerencial.

Para acceder a los detalles de una gua de auditora:


1. Seleccione una gua de auditora y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic sobre el mismo. # Haga clic en el botn . # Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Editar Gua de Auditora.

Referencia
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solapa Navegacin
Cuando usted accede por primera vez al software, en forma predeterminada siempre se mostrar en la ventana Principal la solapa Navegacin.

En esta solapa usted puede:


# Ingresar y mantener los detalles claves del proyecto del archivo de auditora. # Definir el alcance de la auditora. # Crear y mantener un resumen ejecutivo. # Ver, evaluar y mantener los detalles de los dominios haciendo clic en un botn Dominios en la seccin Evaluacin. NOTA: Slo estarn habilitados los botones para los dominios que estn dentro del alcance de la auditora.

# Ver y mantener los detalles de resumenes de evaluacin haciendo clic en un botn Dominios en la seccin Resumen.

Referencia
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solapa Objetivos de Control


La solapa Objetivos de Control est disponible en la ventana Principal y en la ventana SubDominios.

Si est viendo esta solapa:


# en la ventana Principal, la solapa muestra los detalles resumen de todos los objetivos de control para la auditora. En esta solapa usted puede: - agregar y eliminar objetivos de control. - importar y exportar informacin de objetivos de control. - personalizar las columnas que se muestran. - ordenar y filtrar la informacin exhibida. - generar informes relacionados especficamente con los objetivos de control. - ver evaluaciones grficamente a nivel de objetivo de control. # en la ventana Sub-Dominios, la solapa slo muestra los detalles resumen de los objetivos de control vinculados a los sub-dominios a la vista. En esta solapa usted tambin puede crear y/o eliminar los vnculos establecidos entre los objetivos de control existentes y un sub-dominio.

Referencia
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descripcin de los columnas En esta solapa se pueden mostrar las siguientes columnas:
NOTA: Haga clic en el botn para personalizar los campos exhibidos en una solapa.

Columna

Descripcin

Nro.

El nmero del objetivo de control. Las primeras dos posiciones del nmero indican el dominio/sub-dominio al cual est relacionado el objetivo de control. Si se agrega un nuevo objetivo de control su numeracin comenzar con 5. El nombre del objetivo de control. Esto se puede modificar haciendo clic en el botn . Si el objetivo de control es relevante para la auditora. Se pueden marcar los objetivos de control individuales como Relevante o No Relevante haciendo clic en esta columna y seleccionando Yes (Si) o No. Un valor de Yes marca al objetivo de control como relevante. NOTA: # Los detalles de los objetivos de control marcados como No Relevantes se muestran en esta solapa, pero sus scores de evaluacin no se grafican. # Cuando se inicia un nuevo archivo de auditora todos los objetivos de control son en forma predeterminada relevantes.

Nombre Relevante

Importancia

La importancia evaluada del objetivo de control en relacin con el sub-dominio. La escala predeterminada de importancia es "Sin Impacto", "Algn Impacto", "Impacto Moderado", "Impacto Substancial" y "Crtico". NOTA: Se puede modificar esta escala en la solapa Listar Configuraciones (1) en la ventana Detalles.

Evaluacin

La evaluacin de cmo la entidad que est siendo evaluada est logrando el resultado deseado del objetivo de control. La escala de evaluacin predeterminada es "Sin Controles", "Controles Pobres", "Controles Adecuados", "Controles Buenos", y "Controles Excelentes". El puntaje predeterminado de evaluacin para cada objetivo de control es "No Evaluado". NOTA: Esta escala se puede modificar en la solapa Listar Configuraciones (1) de la ventana Detalles.

Realizado por Programado

El nombre del auditor que est realizando la evaluacin del objetivo de control. Si el objetivo de control est programado para revisin.

Referencia
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Columna

Descripcin

Fecha

La fecha en que el objetivo de control es/fue programado para revisin. CONSEJO: Usted puede obtener una lista de los objetivos de control programados para revisin utilizando la Funcin Alerta.

Responsable Cant.Adjuntos Cant.Observ. Cant.Vnculos Cambiado Score Objetivo Control Incluir Eval.Anterior Puntaje Riesgo

El nombre de la persona/entidad responsable por el objetivo de control. La cantidad total de documentos externos de soporte adjuntos al objetivo de control. La cantidad total de observaciones vinculadas al objetivo de control. La cantidad total de sub-dominios a los cuales est vinculado el objetivo de control. Si la evaluacin para el objetivo de control ha cambiado respecto del valor de evaluacin del perodo anterior. La evaluacin actual del objetivo de control. Este score de evaluacin se muestra en el Grfico Evaluacin Objetivos de Control. Si las recomendaciones del objetivo de control deben ser incluidas en el Informe Gerencial. El score de evaluacin del perodo anterior para el objetivo de control. El grado de riesgo asociado al objetivo de control. Los puntajes de riesgo predeterminados son "Bajo", "Moderado" y "Alto". NOTA: Estos puntajes se pueden modificar en la solapa Listar Configuraciones (1) en ventana Detalles.

Para acceder a los detalles de un objetivo de control:


1. Seleccione un objetivo de control y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic sobre el mismo. # Haga clic en el botn . # Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Editar Objetivo Control.

Referencia
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solapa Observaciones
La solapa observaciones est disponible en la ventana Principal, la ventana Sub-Dominios, la ventana Objetivos de Control y la ventana Guas de Auditora.

Si est viendo esta solapa


# en la ventana Principal, la solapa muestra los detalles resumen de todas las observaciones ingresadas durante la auditora. En esta solapa usted puede: - agregar y eliminar observaciones. - importar y exportar informacin de observaciones. - personalizar las columnas que se exhiben. - ordenar y filtrar la informacin exhibida. - generar informes relativos especficamente a las observaciones. # en cualquier otra ventana, la solapa slo muestra los detalles resumen de las observaciones vinculadas al item que est a la vista. En estas solapas usted tambin puede crear y/o eliminar vnculos establecidos entre las observaciones existentes y otros items.

Referencia
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47

descripcin de los columnas En esta solapa se pueden mostrar las siguientes columnas:
NOTA: Haga clic en el botn para personalizar los campos exhibidos en una solapa.

Columna

Descripcin

Nro.

Un nmero secuencial nico que se asigna automticamente a la observacin cuando se la incorpora. NOTA: Cada observacin que se agrega es numerada secuencialmente con una secuencia nica. Cuando se generan nuevas observaciones, la numeracin no se reutiliza.

Nombre Tipo

El nombre de la observacin. El mismo se puede modificar haciendo clic en el . botn El tipo de observacin. Los tipos predeterminados que se pueden asignar son: # Recomendacin # Revisin Gerencia # Notas Revisor NOTA: Estos predeterminados se pueden modificar en la ventana Observaciones haciendo clic en el botn correspondiente al campo "Tipo".

Prioridad Estado

La prioridad ("Alta", "Media", o "Baja") asignada a la observacin. El estado asignado a la observacin. El rango de estado es: # Registrada # Emitida # Respuesta # Resuelta # Cerrada El nombre del auditor responsable por la observacin. La fecha en que la observacin es/fu programada para seguimiento. CONSEJO: Usted puede obtener una lista de las observaciones programadas para seguimiento utilizando la Funcin Alerta.

Responsable Seguimiento

Referencia
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Column

Descripcin

Cant.Adjuntos Cant.Vnculos Resuelta Cerrada Emitida Registrada Detectada por Respuesta

La cantidad de documentos externos de soporte adjuntos a la observacin. La cantidad de items a los que est vinculada la observacin. La fecha en que se resolvi la observacin. La fecha en que se cerr la observacin. La fecha en que se emiti la observacin para ser encarada. La fecha en que se registr la observacin. El nombre del auditor que detect la observacin. La fecha en que se respondi por ltima vez a la observacin.

Para acceder a los detalles de una observacin:


1. Seleccione una observacin y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic sobre la misma. # Haga clic en el botn . # Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Editar Observacin.

Referencia
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49

solapa Sub-Dominios
La solapa Sub-Dominios est disponible en la ventana Principal y muestra los detalles resumen de todos los sub-dominios.

En esta solapa usted puede:


# agregar, modificar y eliminar sub-dominios. # personalizar las columnas que se exhiben. # ordenar y filtrar la informacin que se exhibe. # generar informes relacionados especficamente con los sub-dominios. # ver evaluaciones grficamente a nivel de sub-dominio.

Referencia
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50

descripcin de los columnas En esta solapa se pueden mostrar las siguientes columnas:
NOTA: Haga clic en el botn para personalizar los campos exhibidos en una solapa.

Columna

Descripcin

Nro.

El nmero del sub-dominio. El primer dgito indica el dominio al cual pertenece el sub-dominio: 1- Planeamiento, 2 - Adquisicin e Implementacin, 3 - Entrega y Soporte, 4 - Monitoreo. El nombre del sub-dominio. Si el sub-dominio es relevante para la auditora. Los sub-dominios Individuales se pueden marcar como Relevante o No Relevante haciendo clic en esta columna y seleccionando Yes (Si) o No. Un valor de Yes marca al sub-dominio como relevante. NOTA: Los detalles de los sub-dominios marcados como No Relevantes se muestran en esta solapa, pero no se grafican sus scores de evaluacin.

Nombre N/A

Score OC Relev

La evaluacin actual del sub-dominio. Este score de evaluacin se muestra en el Grfico de Evaluacin Dominios. La cantidad total de objetivos de control relevantes adjuntos al sub-dominio. NOTA: Cuando se inicia un nuevo archivo de auditora todos los objetivos de control son, en forma predeterminada, relevantes. Para cambiar la relevancia de un objetivo de control editar la columna Relevante en la solapa Objetivos de Control de la ventana Sub-Dominios.

Guas Relev

La cantidad total de guas de auditora relevantes adjuntas al sub-dominio. NOTA: Cuando se inicia un nuevo archivo de auditora todas las guas de auditora son, en forma predeterminada, no relevantes. Para cambiar la relevancia de una gua de auditora edite la columna Relevante en la solapa Guas de Auditora de la ventana Sub-Dominios.

Cant.Obs. Importancia

La cantidad total de observaciones adjuntas al sub-dominio. La importancia del sub-dominio. La escala predeterminada de importancia es "Sin Impacto, "Algn Impacto", "Impacto Moderado", "Impacto Sustancial" y "Crtica". NOTA: Esta escala se puede modificar en la solapa Listar Configuraciones (1) en la ventana Detalles.

Referencia
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Columna Status

Descripcin El estado de la evaluacin del sub-dominio. NOTA: Las opciones predeterminadas de estado se pueden modificar en la solapa Listar Configuraciones (2) en la ventana Detalles.

Fechas Estado

La prxima fecha de revisin de la evaluacin del sub-dominio. CONSEJO: Usted puede obtener una lista de los sub-dominios por estado utilizando la Funcin Alerta.

Puntaje Riesgo

El grado de riesgo asociado al sub-dominio. Los puntajes predeterminados de riesgo son "Bajo", "Moderado" y "Alto". NOTA: Estos puntajes se pueden modificar en la solapa Listar Configuraciones (1) de la ventana Detalles.

# Cant.Adjuntos Aplicaciones Disponibilidad Cumplimiento Confidencialidad Camb.Eval.OC Eval.Obj.Ctrl. Datos Efectividad Eficiencia Instalaciones Incluir Integridad Gente Eval.OC Previa

El nmero del sub-dominio en la Estructura COBIT. La cantidad de documentos externos de soporte adjuntos al sub-dominio. Si el sub-dominio es relevante para el recurso de TI "Aplicaciones". Si el sub-dominio tiene a "disponibilidad" definido como Criterio de Informacin primario o secundario. Si el sub-dominio tiene "cumplimiento" definido como Criterio de Informacin primario o secundario. Si el sub-dominio tiene "confidencialidad" definido como Criterio de Informacin primario o secundario. Si las evaluaciones para los objetivos de control adjuntos al sub-dominio han cambiado respecto del valor de evaluacin anterior. La evaluacin de los objetivos de control adjuntos al sub-dominio. Si el sub-dominio es relevante para el recurso de TI "Datos". Si el sub-dominio tiene "efectividad" definido como Criterio de Informacin primario o secundario. Si el sub-dominio tiene "eficiencia" definido como Criterio de Informacin primario o secundario. Si el sub-dominio es relevante para el recurso de TI "Instalaciones". Si el sub-dominio debe ser includo en el Informe Gerencial. Si el sub-dominio tiene "integridad" definido como Criterio de Informacin primario o secundario. Si el sub-dominio es relevante para el recurso de TI "Gente". Para el sub-dominio en contexto, los scores de evaluacin de los objetivos de control del perodo anterior, acumulados a nivel de sub-dominio.

Referencia
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Columna Score Previo Confiabilidad Score c/Cambio Tecnologa

Descripcin El score de evaluacin del perodo anterior para el sub-dominio. Si el sub-dominio tiene "confiabilidad" definido como Criterio de Informacin primario o secundario. Si la evaluacin para el sub-dominio ha cambiado respecto del valor de evaluacin del perodo anterior. Si el sub-dominio es relevante para el recurso de TI "Tecnologa".

Para acceder a los detalles de un sub-dominio:


1. Seleccione un sub-dominio y luego realice una de las siguientes acciones: # Haga doble clic sobre el mismo. # Haga clic en el botn . # Haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Editar Sub-Dominio.

Referencia
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53

men archivo

El men Archivo est disponible en la mayora de las ventanas y le permite realizar las siguientes acciones:
La opcin del men Le permite

Cerrar Archivo Nuevo

Cierra el archivo actual. Crea un nuevo archivo. Esta opcin est slo disponible en la ventana Principal. NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware. Si ha sido removida, se abrir un nico archivo cuando usted acceda a su producto Methodware.

Abrir

Abre un archivo existente. NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware.

Guardar

Guarda los cambios que haya hecho en su archivo.


Referencia
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54

La opcin del men

Le permite

Guardar Como

Guardar su archivo como uno nuevo con otro nombre. NOTA: Slo para Soluciones Multi-Usuario: Esta funcin no se puede realizar cuando hay ms de un usuario trabajando concurrentemente en el archivo maestro.

Comprimir Archivo...

Comprime el tamao de los archivos de datos de su archivo. NOTA: Slo para Soluciones Multi-Usuario: Esta funcin no se puede realizar cuando hay ms de un usuario trabajando concurrentemente en el archivo maestro.

Eliminar Archivos

Elimina archivos. NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware.

Exportar Importar

Exporta el archivo. En conjuncin con la opcin Importar (si est disponible), esta opcin permite transferir los datos de un producto Methodware a otro. Importa un archivo exportado. En conjuncin con la opcin Exportar, esta opcin permite transferir datos de un producto Methodware a otro. NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware.

Rotar...

Rotar las evaluaciones actuales para permitir realizar nuevas evaluaciones. Todas las evaluaciones rotadas se muestran luego en ventanas apropiadas para propsitos de comparacin. NOTAS: # # Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware. Slo para Soluciones Multi-Usuario: Esta funcin no se puede realizar cuando hay ms de un usuario trabajando concurrentemente en el archivo maestro.

Reversar Rotacin

Reversa la rotacin de las evaluaciones, siempre que se realice antes de cerrar la sesin actual. NOTAS: # # Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware. Slo para Soluciones Multi-Usuario: Esta funcin no se puede realizar cuando hay ms de un usuario trabajando concurrentemente en el archivo maestro.

Mostrar Alertas Editar Alertas

Ver e imprimir, en base a un criterio de alerta, una lista de items que requieren seguimiento. Definir el criterio de alerta - el item que desea y el lapso de tiempo del alerta.

Referencia
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55

La opcin del men

Le permite

Predeterminados...

Esta opcin abre un dilogo que le permite cambiar los predeterminados para el archivo actual y los subsiguientes que se creen en el futuro. NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware.

Abrir Herramienta Consolidar Abre la Herramienta Consolidacin.

Juntar Archivos Cargar Formulario Word Cargar Formulario HTML

Intercalar los detalles de dos o ms archivos separados en el archivo actual. Cargar en su archivo un formulario Word con respuestas completadas. Cargar en su archivo un formulario HTML con respuestas completadas. NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware.

Cargar Reporte RTF

Ingresar en un reporte RTF. Los detalles se pueden cargar nuevamente en el archivo. NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware.

Reversar Carga Cargar Otro Modelo Mover Archivos... Enviar Archivos

Deshacer la accin de arriba, siempre que se realice antes de cerrar el archivo. Abrir otros productos Methodware instalados. Zipea automticamente los archivos de datos de su archivo y los mueve utilizando la opcin elegida. Esta opcin slo est disponible en la ventana Principal. Enviar, va e-mail, un archivo completado al desarrollador de su producto Methodware. NOTA: Esta opcin puede no estar disponible en su producto Methodware.

Zipear/Archivar Archivos..

Zipea automticamente y coloca en archiveros los archivos de datos de su archivo. NOTA: Slo para Soluciones Multi-Usuario: Esta funcin no se puede realizar cuando hay ms de un usuario trabajando concurrentemente en el archivo maestro.

Salir

Cierra la sesin actual de su producto Methodware.

Referencia
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56

men archivo [herramienta consolidacin]

El men Archivo le permite realizar las siguientes acciones:


La opcin del men Le permite

NOTA: Nuevo

Algunas de estas opciones pueden no estar disponibles en su producto Methodware. Crea una nueva consolidacin. NOTA: Est seguro de guardar la consolidacin existente. Si no la guarda, la consolidacin actual se perder.

Guardar Cargar Mostrar Alertas Edit Alerts

Guarda la consolidacin actual. Abre un archivo de consolidacin existente. Ver e imprimir, en base a un criterio de alerta, una lista de items que requieren seguimiento. Definir el criterio de alerta - el tipo de item que desea y el perodo de alerta.

Cambiar secciones a consolidar Elegir qu secciones de los archivos desea consolidar Esto se puede realizar antes de cargarlos en el archivo o despus de haberlos cargado. Los detalles de las secciones no seleccionadas no se muestran en la consolidacin. Cargar Otro Modelo Salir Abrir otros productos instalados de Methodware. Cerrar la sesin actual de su producto Methodware.

Referencia
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57

men ayuda

El men Ayuda le permite acceder al archivo de Ayuda y tambin incluye una ventana Acerca. Esta ventana contiene detalles del Motor Advisor Pathfinder y del Producto Methodware en particular que usted est utilizando, y provee un vnculo al sitio web de Methodware.
TM

CONSEJO:

Desde todas las ventanas se dispone de ayuda sensitiva al contexto presionando <F1>.

Referencia
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58

men edicin

El men Edicin est disponible en la mayora de las ventanas. Desde este men usted puede:
La opcin del men Le permite

Cortar Copiar Pegar Borrar Deshacer Buscar Buscar Nuevamente Controlar Ortografa

Cortar el texto seleccionado. Copiar el texto seleccionado al portapapeles. Pegar texto que ha sido copiado en el portapapeles Borrar de la pantalla el texto seleccionado. Deshacer la accin inmediata anterior. Buscar en el archivo actual las ocurrencias de una palabra o frase, permitindole realizar, en consecuencia, una bsqueda y reemplazo. Utilizado en conjuncin con la funcin Buscar, busca la siguiente occurrencia de la palabra o frase. Realiza un control ortogrfico. Si se activa el control ortogrfico en la ventana Principal se verificar toda la informacin del archivo. Si se lo activa en otra ventana, slo se verificar esa ventana. El control ortogrfico utiliza un Diccionario Espaol. Si est instalado el Microsoft Word, el verificador de ortografa abrir automticamente el diccionario de Microsoft Word acostumbrado. Se puede cambiar este diccionario utilizando el botn Opciones. Realiza una evaluacin completa sobre el archivo para asegurar que todos los vnculos estn correctos, todas las evaluaciones estn correctas, y que los puntajes de evaluacin han sido aplicados correctamente en los grficos. Utilice esta funcin si piensa que los resultados no se estn calculando con precisin. Exhibe el item siguiente, por ejemplo, si est viendo riesgos en la ventana Riesgos, esta funcin lo llevar al siguiente riesgo.

Evaluar Ahora

Siguiente

Referencia
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59

La opcin del men

Le permite

Anterior Sealizar

Exhibe nuevamente el item anterior, por ejemplo si est viendo los controles en la ventana Controles, esta funcin lo llevar de vuelta al control anterior. Definir sealadores para registrar lugares del archivo. Las posiciones sealizadas se muestran en la ventana Sealadores. Los Sealadores son tiles para registrar una posicin antes de salir del archivo de forma de poder regresar rpidamente al mismo lugar cuando reabra el archivo. Aumenta el panel de enfoque actual para que ocupe toda la ventana. Esto es til cuando necesita ingresar o leer gran cantidad de texto en un campo de texto. Al seleccionar nuevamente Panel Zoom (presionando <ALT+Z>) se reducir el panel a su tamao predeterminado.

Panel Zoom

Referencia
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60

men edicin [herramienta consolidacin]


NOTA: Este asunto puede edicin [no ser aplicable a algunos productos Methodware.

El men Edicin le permite realizar las siguientes acciones:


La opcin del men Le permite

NOTA:

Algunas de las opciones pueden no estar disponibles en su producto Methodware. Agrega un archivo a la consolidacin. Para cargar en la consolidacin todos los archivos del directorio de datos predeterminado Actualiza la consolidacin manualmente para reflejar los cambios recientes. Este es el predeterminado. Recalcula instantneamente la consolidacin para reflejar los cambios. Inserta un grupo sobre la lnea actualmente seleccionada. Todos los items al mismo nivel y debajo del item seleccionado son movidos automticamente al nuevo grupo. Remueve un grupo y coloca su contenido en el siguiente nivel hacia arriba. Remueve del archivo de consolidacin el archivo seleccionado. Aplica un filtro utilizando el contenido de los campos Globales. Estos campos fueron definidos por el desarrollador de su producto Methodware. Generalmente se relacionan con los campos claves disponibles en las ventanas de Detalles y Resumen (Ejecutivo). NOTA: Slo para los productos Herramienta Builder. Estos campos tambin incluyen los campos adicionales definidos en la solapa Globales de la Herramienta Builder.
Referencia
Modulo Informativo Del Software Methodware Octubre 2001 Pgina

Cargar Archivos Cargar Todos los Archivos Forzar Evaluacin Auto Calcular Insertar Grupo

Eliminar Grupo Eliminar Lnea Filtrar

61

La opcin del men

Le permite

Restaurar Filtrar Hacer Invisible/ Restaurar a Visible Panel Zoom

Restaura la accin descripta arriba. Cambiar de visible a no-visible los archivos consolidados. Aumentar el panel de enfoque actual para ocupar la ventana completa. Esto es til cuando necesita ingresar o leer una gran cantidad de texto en un campo de texto. Seleccionando el Panel Zoom nuevamente (presionando <ALT+Z>) se reducir el panel a su tamao predeterminado.

Referencia
Modulo Informativo Del Software Methodware Octubre 2001 Pgina

62

men esquema [herramienta consolidacin]


NOTA: Este asunto puede no ser aplicable a algunos productos Methodware.

El men esquema le permite realizar las siguientes acciones:


La opcin del men Mover Arriba Mover Abajo Mover Izquierda Le permite Mover el archivo/grupo seleccionado hacia arriba en la lista Cliente/Archivo. Mover el archivo/grupo seleccionado hacia abajo en la lista Cliente/Archivo. Mover el archivo/grupo seleccionado un nivel hacia adentro. Utilizar cuando usted desea: # Remover un archivo de un grupo. El archivo aparecer automticamente debajo del grupo expandido en un nivel. # Achatar su estructura removiendo un grupo de dentro de un grupo. Mover el archivo/grupo seleccionado un nivel hacia afuera. Utilizar cuando usted desea: # Crear grupos dentro de grupos. # Mover un archivo hacia adentro de un grupo. Expandir o contraer un grupo para mostrar u ocultar su contenido. CONSEJO: Tambin puede hacer clic en los smbolos "+" y "-" que se muestran a la izquierda del nombre del grupo en la lista Cliente/Archivo. Expandir Todo/Contraer Todo Expandir o contraer todos los grupos en la lista Cliente/Archivo.

Mover Derecha

Expandir/Contraer

Referencia
Modulo Informativo Del Software Methodware Octubre 2001 Pgina

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men seccin

El men Seccin lista las secciones que hay en su archivo, por ejemplo, las secciones Detalles Modelo, Riesgos y Notas Revisin.
NOTA: El men Seccin no est disponible en la ventana Principal.

Para ir a la primera pgina de cualquier seccin:


1. Seleccione el men Seccin. 2. Seleccione la seccin en la lista.

Referencia
Modulo Informativo Del Software Methodware Octubre 2001 Pgina

64

men ventana

El men Ventana lista todas las ventanas de su producto Methodware que usted tiene actualmente abiertas.

$ $

Para cambiar a una ventana abierta:


1. Seleccione el men Ventana. 2. Seleccione la ventana en la lista.

Para cerrar una ventana:


1. Haga clic en el botn NOTA: localizado en el pi derecho de la ventana.

Si selecciona la ventana Principal y la misma no aparece, esto es porque debe cerrarse primero la ventana actual .

Referencia
Modulo Informativo Del Software Methodware Octubre 2001 Pgina

65

RESOLUCIN DE PROBLEMAS
Este mdulo contiene consejos para resolver los problemas ms comunes que se pueden encontrar cuando se utiliza un software de Methodware.
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Para consejos en las siguientes reas


soporte de servicio tcnico y a clientes resolucin de problemas al instalar y actualizar resolucin de problemas en general resolucin de problemas en elaboracin de informes 2 3 7 12

Resolucin de Problemas
MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Febrero 2002 PGINA 1

soporte de servicio tcnico y a clientes


El soporte tcnico pos venta es realizado desde nuestras oficinas en Wellington. Se nos puede contactar entre las 9am y las 5pm horas tiempo de Nueva Zelanda, de Lunes a Viernes en el telfono +64 4 801 2820, o por e-mail a: advisor@methodware.com. Llmenos o envenos un e-mail para:
! Analizar sus necesidades. ! Obtener ms informacin sobre nuestros productos. ! Comprar el CD de Methodware que contiene copias de demostracin de todo nuestro software y otra informacin relevante de los productos. ! Averiguar sobre Socios Aliados de Methodware en su rea. ! Obtener respuestas a preguntas tcnicas.

Si se requiere soporte adicional se pueden acordar convenios de mantenimiento. Estos convenios proveen servicios de soporte con prioridad preferencial, incluyendo respuesta en el mismo da a los e-mails y actualizaciones sin cargo de los productos. Por favor, contctenos para obtener mayores detalles. Tambin puede visitar nuestro sitio web http://www.methodware.com para obtener respuestas a las FAQs (preguntas realizadas frecuentemente).

Resolucin de Problemas
MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Febrero 2002 PGINA 2

resolucin de problemas al instalar y actualizar


Esta seccin le provee soluciones a aspectos comunes que podra encontrar cuando est instalando o actualizando el software de Methodware.
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Para obtener error/aspecto

ayuda

sobre

el

siguiente
3 3 5 5 5 5 6 6 6

mi PC no puede leer el CD-ROM de instalacin la copia de demostracin ha expirado el cdigo de activacin de la compra ha sido rechazado no puedo encontrar el *.cfg cannot locate VVM31.DLL when loading Advisor (o algo parecido) no se encontr uno de los archivos de librera necesarios para ejecutar esta aplicacin (Oserror 16r485) Missing class GraphDiffComponent; Enter Library name to bind; unknown.sll (o algo parecido) an illegal operation was performed violacin de acceso a memoria

mi PC no puede leer el CD-ROM de instalacin


Causa Posible: Acciones Correctivas: 1. Pruebe en otra mquina. 2. Contctenos para obtener un nuevo CD-ROM. Algunos drives de CD-ROM ms viejos tienen problemas leyendo nuestros CDROMs.

la copia de demostracin ha expirado


Causas Posibles: ! El cdigo que ingres est incorrecto. ! El cdigo que ingres ha expirado. Acciones Correctivas:
Resolucin de Problemas
MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Febrero 2002 PGINA 3

1. Ingrese el cdigo correcto. Note que el cdigo es sensitivo al tipo de letra. 2. Contctenos para obtener un cdigo de demostracin nuevo/extendido.

Resolucin de Problemas
MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Febrero 2002 PGINA 4

el cdigo de activacin de la compra ha sido rechazado


Causas Posibles: ! Usted puede haber intentado ingresar por error el cdigo del demo. ! Usted puede haber intentado ingresar el cdigo correcto pero en la versin demo del producto. Acciones Correctivas: 1. Ingrese el cdigo de activacin correcto. Note que el cdigo es sensitivo al tipo de letra. 2. Baje los archivos de instalacin de la versin "full" del producto desde nuestro sitio web www.methodware.com.

no puedo encontrar el *.cfg


Causas Posibles: Accin Correctiva: Los archivos del software estn corruptos. Esto puede haber ocurrido cuando se estaban bajando/o transfiriendo los archivos. Baje los archivos nuevamente desde nuestro sitio web www.methodware.com

cannot locate VVM31.DLL when loading Advisor (o algo parecido)


Causas Posibles: 1. Los archivos claves relativos a su producto Methodware: ! han sido movidos de sus directorios predeterminados; o ! no estn correctamente instalados. 2. Usted puede tener instalada una versin vieja del Motor Advisor PathfinderTM y/o del producto Methodware. Acciones Correctivas: 1. Si es necesario, desinstale todos los productos viejos de Methodware. 2. Reinstale el Motor Advisor PathfinderTM y su producto Methodware.

no se encontr uno de los archivos de librera necesarios para ejecutar esta aplicacin (Oserror 16r485)
Causas Posibles: Accin Correctiva: No estn instalados los archivos de control ortogrfico. Contctenos para obtener los archivos de instalacin del controlador ortogrfico.

Resolucin de Problemas
MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Febrero 2002 PGINA 5

Missing class GraphDiffComponent; Enter Library name to bind; unknown.sll (o algo parecido)
Causas Posibles: Accin Correctiva: Usted ha pasado a una versin ms nueva del producto Methodware pero est utilizando una versin vieja del Motor Advisor PathfinderTM. Baje e instale el actualizador del Motor Advisor PathfinderTM desde nuestro sitio web www.methodware.com. Asegrese de cerrar todos los productos Methodware antes de ejecutar el archivo actualizador.

an illegal operation was performed


Causa Posible: Accin Correctiva: Hay un conflicto con un archivo en particular en su disco local. Busque en su disco local el archivo install.dll. Renmbrelo como install.old y luego ejecute nuevamente el programa de instalacin para su producto Methodware.

violacin de acceso a memoria


Causas Posibles: Accin Correctiva: Hay un conflicto con un archivo en particular en su disco local. Busque en su disco local el archivo install.dll. Renmbrelo como install.old y luego ejecute nuevamente el programa de instalacin para su producto Methodware.

Resolucin de Problemas
MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Febrero 2002 PGINA 6

resolucin de problemas en general


Esta seccin le provee soluciones a aspectos comunes que podra encontrar cuando est utilizando las funciones generales del software de Methdoware.
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Para obtener ayuda sobre el siguiente error/aspecto


no puedo acceder o abrir.... no puedo acceder/modificar un item en el archivo inmediatamente despus de una cada/falla del sistema no puedo leer o modificar los detalles de items cannot locate VVM31.DLL when loading Advisor (o algo parecido) se detect un nombre ambiguo tmpdde los puntajes de archivo/evaluacin no reflejan los cambios recientes runtime Error: see error.log for more details el End User Model bitmap no se muestra correctamente la numeracin de los items no es secuencial la numeracin de los items se ha duplicado vnculos duplicados en items lento desempeo del sistema 8 8 8 5 9 9 9 9 11 11 11 11

Resolucin de Problemas
MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Febrero 2002 PGINA 7

no puedo acceder o abrir....


La funcionalidad disponible en su producto Methodware ha sido adaptada para satisfacer las necesidades de su organizacin. Las siguientes funcionalidades pueden haber sido deshabilitadas en su producto: ! La habilidad de crear y cargar los detalles de archivos existentes. En este caso, el archivo que se carga cuando usted abre su producto Methodware es el nico archivo sobre el cual puede trabajar, obtener informes o generar formularios. ! La habilidad de definir el alcance de su archivo rea, o por enfoque o por ambos. ! La habilidad de ver y mantener resmenes en el archivo para las reas sujeto claves. ! La habilidad de consolidar y analizar los resultados de mltiples formularios/archivos. ! La habilidad de crear un resumen ejecutivo en el cual pueda registrar y mantener detalles resumen incluyendo los resultados de su anlisis sobre la auditora/revisin completada.

no puedo acceder/modificar un item en el archivo inmediatamente despus de una cada/falla del sistema
Causa Posible: Accin Correctiva: Puede haber quedado un bloqueo de registro en la base de datos, previniendo el acceso de usuarios subsiguientes. Esta situacin es controlada utilizando un mecanismo de bloqueo cronometrado. Cuando un usuario ingresa con su id de usuario se carga la hora. Este registro es actualizado regularmente mientras el usuario est conectado. Si el usuario se cae, el bloqueo se cortar luego de 5 minutos y cualquier bloqueo que tuviere aplicado se ignora.

no puedo leer o modificar los detalles de items


Causa Posible: Accin Correctiva: Se aplic automticamente un bloqueo a nivel de archivo (sistema) para asegurar que cuando se agreguen registros no haya conflicto de archivos. Estos bloqueos son breves (normalmente duran slo milisegundos) pero es posible que puedan durar algo ms. Si se produce un bloqueo de lectura, intente acceder nuevamente a los detalles de los items por un segundo ms. Si el bloqueo an no se elimina, cierre el archivo maestro y rebralo nuevamente.

Resolucin de Problemas
MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Febrero 2002 PGINA 8

se detect un nombre ambiguo tmpdde


Causa Posible: Accin Correctiva: Hay un conflicto entre la plantilla del generador de reportes y la plantilla del informe. Elimine o reemplace el archivo de plantilla normal.dot al cual est mapeado el Microsoft Word.

los puntajes de archivo/evaluacin no reflejan los cambios recientes


Causas Posibles: Todos los productos Methodware recalculan automticamente las variables necesarias cuando usted cambia/ingresa informacin en un archivo. El desempeo de su sistema operativo puede afectar la velocidad de esta operacin. Si est trabajando en una solucin Multiusuario, sus cambios pueden no ser instantneamente visibles a otros usuarios actuales y los cambios que ellos realicen podran no ser instantneamente visibles para usted. Presione <CTRL+E>. Esta accin asegurar que todos los vnculos y cambios recientes estn aplicados correctamente.

Accin Correctiva:

runtime Error: see error.log for more details


Causa Posible: Todos los productos Methodware han sido objeto de testeos extensivos, sin embargo, de todas formas podran presentarse situaciones que no hayan sido previstas por el equipo de desarrollo. El entorno de desarrollo de los productos Methodware es muy robusto, motivo por el cual no deberan aparecer mensajes de "General Protection Fault (GPF)". En la mayora de los casos este mensaje no tiene implicancias y puede ser ignorado. Sin embargo, si usted encuentra un conjunto de circunstancias que hacen que siempre aparezca este mensaje por favor hganoslo saber. Enve por Email el archivo error.log (generalmente localizado en el directorio Methodware) a advisor@methodware.com con un breve mensaje describiendo las circunstancias que originaron el mensaje. Nosotros le proveeremos correcciones para estos errores en un archivo denominado patches.sll que puede ser obtenido desde nuestro sitio web www.methodware.com.

Accin Correctiva:

el End User Model bitmap no se muestra correctamente


Causa Posible: Accin Correctiva: El bitmap est en una resolucinn superior a los 256 colores y es ms grande que el tamao asignado de 430 x 45 pixels. Reformatee el bitmap a 256 colores y/o redimensinelo como sea necesario. Regenere el Modelo de Usuario Final.

Resolucin de Problemas
MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Febrero 2002 PGINA 9

NOTA:

Si usted cambia el nombre del archivo bitmap necesitar seleccionar este archivo nuevamente en el campo Archivo Bitmap de la solapa Opciones de la ventana Detalles, antes de regenerar el modelo.

Resolucin de Problemas
MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Febrero 2002 PGINA 10

la numeracin de los items no es secuencial


Cada tipo de item que usted agrega es numerado secuencialmente con un nmero nico. Si usted elimina un item, el nmero de ese item no es reutilizado para los items nuevos subsiguientes del mismo tipo. Para realinear la numeracin en la solapa de los items, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Reconectar todos los vnculos. Esta opcin renumerar sus items secuencialmente y tambin ordenar los vnculos segn se requiera. NOTA: Slo para las Soluciones Multiusuario: Esta funcin no se puede realizar si hay ms de un usuario trabajando actualmente en el archivo maestro.

la numeracin de los items se ha duplicado


Si la numeracin de los vnculos est duplicada en la solapa de los items, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Renumerar duplicados. Esta opcin renumerar los items secuencialmente. NOTA: Slo para las Soluciones Multiusuario: Esta funcin no se puede realizar si hay ms de un usuario trabajando actualmente en el archivo maestro.

vnculos duplicados en items


Si usted descubre items vinculados duplicados, haga clic en el botn derecho del mouse y luego en la opcin Remover vnculos duplicados. NOTA: Slo para Soluciones Multiusuario: Esta funcin no puede realizarse cuando hay ms de un usuario trabajando actualmente en el archivo maestro.

lento desempeo del sistema


! Verifique que usted dispone de las especificaciones mnimas de hardware. ! Para soluciones Multiusuario, la operacin de una versin multiusuario ser ms lenta cuando se agregan/eliminan items y vnculos. Esto es as porque el sistema necesita realizar control y bloqueo de registros para asegurar que los datos no se sobreescriban.

Resolucin de Problemas
MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Febrero 2002 PGINA 11

resolucin de problemas en elaboracin de informes


Esta seccin le provee soluciones a aspectos comunes que podra encontrar cuando est generando informes en el software de Methodware.
Para obtener ayuda sobre el siguiente error/aspecto ejecuta un informe Word y no sucede nada resolucin de problemas con formularios Word Ver pgina 12 12

ejecuta un informe Word y no sucede nada


Causa Posible: La comunicacin entre su producto Methodware y Microsoft Word es a travs de un vnculo DDE (Direct Document Exchange). Este vnculo se puede haber bloqueado, haciendo que los dos productos dejen de comunicarse. ! Ejecute nuevamente el informe. ! Salga de su producto Methodware y del Microsoft Word y reinicie ambos productos.

Accin Correctiva:

resolucin de problemas con formularios Word


! Los formularios Word estn diseados para trabajar en Microsoft Word 97 SR-2 o posterior. Los formularios creados en versiones anteriores de Microsoft Word no operarn correctamente. ! Asegrese que el archivo no se haya modificado (por ejemplo, que no se agregaron items adicionales, no se eliminaron items existentes o no se alteraron las opciones de alcance) entre la generacin del formulario y la carga del formulario al regresar nuevamente en el archivo. Nosotros recomendamos hacer backup de todos los archivos desde los cuales estar generando formularios. ! La cantidad mxima de items para cada lista de seleccin en un formulario Word es de 25. Si se excede este mximo las opciones pueden, o bien no aparecer, o no ser seleccionadas en Microsoft Word.

Resolucin de Problemas
MODULO INFORMATIVO DEL SOFTWARE METHODWARE Febrero 2002 PGINA 12