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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO SANTIAGO MARIO INGENIERA DE SISTEMAS SAN CRISTBAL, EDO.

TCHIRA

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UNIDAD No. 1

REALIZADO POR: Ordoez Zulma, C.I. 10.164.100

SAN CRISTBAL, 02 DE JUNIO DE 2013

INTRODUCCIN

El concepto de Sistema es una forma de pensamiento ms que una metodologa precisa, y en consecuencia est estrechamente ligado a las modernas ideas sobre organizacin e informacin. El trmino Sistema quiere decir un conjunto de componentes interrelacionados que funcionan, dentro de sus restricciones o limitaciones, hacia un fin comn, por tanto los resultados alcanzados por un componente no pueden evaluarse considerndolo aislado, sino que debe considerarse en el contexto de funciones continuas y juzgrsele segn su aportacin a la consecucin de los objetivos globales del sistema. En este informe nos pasearemos sobre los conceptos bsicos de sistemas, sus caractersticas, tipos, funciones, elementos e importancia de los sistemas; as como una breve explicacin de lo que significa la Organizacin como sistema y sus caractersticas.

SISTEMAS

DEFINICIN
Los Sistemas son un conjunto de elementos que guardan estrechas relaciones entre s, con normas ordenadas que se deben seguir para lograr un propsito.

TIPOS DE SISTEMAS

En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o abstractos: Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware. Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos: Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea. No reciben ningn recurso externo y nada producen que sea enviado hacia afuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinista y programado y que opera con muy pequeo intercambio de energa y materia con el ambiente, como las mquinas. Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es ptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximndose a una operacin adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organizacin. Sistemas aislados: son aquellos sistemas en los que no se produce intercambio de materia ni energa.

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS


De la definicin de Bertalanffy, segn la cual el sistema es un conjunto de unidades recprocamente relacionadas, se deducen dos conceptos: el propsito (u objetivo) y el de globalizado (totalidad). Esos dos conceptos reflejan dos caractersticas bsicas en un sistema. Las dems caractersticas dadas a continuacin son derivan de estos dos conceptos. a) Propsito u objetivo: Todo sistema tiene uno o algunos propsitos u objetivos. Las unidades o elementos u objetos, como tambin las relaciones, definen una distribucin que trata siempre de alcanzar un objetivo. b) Globalismo o totalidad: todo sistema tiene una naturaleza orgnica, por la cual una accin que produzca cambio en una de las unidades del sistema, con mucha probabilidad producir cambios en todas las otras unidades de ste. En otros trminos, cualquier estimulacin en cualquier unidad del sistema afectar todas las dems unidades, debido a la relacin existente entre ellas. El efecto total de esos cambios o alteraciones se presentar como un ajuste del todo al sistema. El sistema siempre reaccionar globalmente a cualquier estmulo producido en cualquier parte o unidad. Existe una relacin de causa y efecto entre las diferentes partes del sistema. As, el Sistema sufre cambios y el ajuste sistemtico es continuo. De los cambios y de los ajustes continuos del sistema se derivan dos fenmenos el de la entropa y el de la homeostasia. e) Entropa: Es la tendencia que los sistemas tienen al desgaste, a la desintegracin, para el relajamiento de los estndares y para un aumento de la aleatoriedad. A medida que la entropa aumenta, los sistemas se descomponen en estados ms simples. La segunda ley de la termodinmica explica que la entropa en los sistemas aumenta con el correr del tiempo, como ya se vio en el captulo sobre ciberntica. A medida que aumenta la informacin, disminuye la entropa, pues la informacin es la base de la configuracin y del orden. Si por falta de comunicacin o por ignorancia, los estndares de autoridad, las funciones, la jerarqua, etc. de una organizacin formal pasan a ser gradualmente abandonados, la entropa aumenta y la organizacin se va reduciendo a formas gradualmente ms simples y rudimentarias de individuos y de grupos. De ah el concepto de negentropa o sea, la informacin como medio o instrumento de ordenacin del sistema. d) Homeostasis: Es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del medio ambiente.

La definicin de un sistema depende del inters de la persona que pretenda analizarlo. Una organizacin, por ejemplo, podr ser entendida como un sistema o subsistema, o ms aun un supersistema, dependiendo del anlisis que se quiera hacer: que el sistema Tenga un grado de autonoma mayor que el subsistema y menor que el supersistema.

FUNCIONES DE UN SISTEMA
Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biolgicos y mecnicos esta afirmacin es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque estn constituidos por una estructura celular que permite contracciones.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA
El sistema se caracteriza por ciertos elementos o parmetros. Parmetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripcin dimensional de un sistema especfico o de un componente del sistema. Los parmetros de los sistemas son: Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energa para la operacin del sistema. Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios. Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el fenmeno que produce cambios, es el mecanismo de conversin de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos. Retroaccin o retroalimentacin o retroinformacin (feedback): es la funcin de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, mantenindola controlada dentro de aquel estndar o criterio.

Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Est en constante interaccin con el sistema, ya que ste recibe entradas, las procesa y efecta salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, tambin puede ser una amenaza.

ORIGEN
El origen de la Teora General de Sistemas surgi con los trabajos del Ludwig VonBertalanffy (Alemn), publicados durante los aos 1950 a 1968. Desde lo histrico la teora de la administracin cientfica us el concepto de sistema hombre-mquina, pero se limit al nivel de trabajo fabril. En relacin con los trabajadores, la teora de las relaciones humanas ampli el enfoque: hombremquina, se transformaron maneras de evaluar la produccin y una visin nueva en las tcnicas de gestin gerencial. La teora estructuralista considera a la empresa como un sistema social, reconociendo que existe un sistema formal como otro informal dentro de un sistema integrado. La teora del comportamiento conlleva a la teora de la decisin, donde la empresa se ve como un sistema de decisiones, ya que todos los trabajadores de la empresa toman sus decisiones e interactan dando lugar a la trama del comportamiento organizacional. Luego de la segunda guerra mundial y mediando la matemtica se aplic la investigacin operacional, para resolver la complejidad de problemas utilizando diversas variables. Con respecto a la relacin clientes-vendedor, la teora de las colas (filas) se program para que sta sea ptima respecto a una esperada afluencia de clientes. En tiempos muy lejanos, los sistemas eran cerrados, no se tenan en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensin de la retroalimentacin -feedback-, bsico para sobrevivir. Este enfoque antiguo fue dbil, ya que se utiliz pocas variables significativas de la realidad de entonces y otras veces se ha sustentado con variables impropias.

IMPORTANCIA
La teora de sistema permite considerar los fenmenos dentro de un enfoque global, para integrar temticas a veces distintas. La teora general de sistemas no soluciona problemas o da soluciones prcticas, pero produce teoras y conceptos de aplicacin en una realidad social determinada.

El pensamiento sistmico es integrador, tanto en el anlisis de las situaciones como en las conclusiones que nacen a partir de all, proponiendo soluciones en las cuales se tienen que considerar diversos elementos y relaciones que conforman la estructura de lo que se define como "sistema", as como tambin de todo aquello que conforma el entorno del sistema definido. La base filosfica que sustenta esta posicin es el Holismo (del griego holos = entero). Bajo la perspectiva del enfoque de sistemas la realidad que concibe el observador que aplica esta disciplina se establece por una relacin muy estrecha entre l y el objeto observado, de manera que su "realidad" es producto de un proceso de co-construccin entre l y el objeto observado, en un espacio tiempo determinados, constituyndose dicha realidad en algo que ya no es externo al observador y comn para todos, como lo plantea el enfoque tradicional, sino que esa realidad se convierte en algo personal y particular, distinguindose claramente entre lo que es el mundo real y la realidad que cada observador concibe para s.

LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA


Desde el punto de vista de la teora de sistemas, se puede considerar a las empresas como un sistema abierto que pertenece a otro sistema mayor, del que recibe los insumos en forma de demandas y al que entrega las salidas en forma de productos o servicios y est formado por varios subsistemas abiertos interactuantes que afectan su desarrollo, integrados a su vez por procesos ejecutados a travs de la realizacin de determinadas actividades y entre los que se encuentran el sistema de informacin administrativo; el sistema Logstico; el de Planificacin; el Sistema Contable; el sistema de Produccin; el de Comercializacin o Distribucin; y el sistema Financiero, entre otros.

CARACTERSTICAS DE LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA


1.- El sistema de informacin administrativo puede ser considerado como uno de los subsistemas de cuyo buen funcionamiento depende el xito de la organizacin a la que pertenece, ya que ste pone al servicio de los gerentes datos internos y externos que se convierten en informacin para la toma de decisiones, para que planifiquen, controlen y dirijan los correspondientes grupos de trabajo en la empresa a la que pertenecen y tomen decisiones a largo plazo con un mayor alcance. Las entradas de este sistema son los datos e informacin interna de la empresa a la que pertenece y del ambiente que la rodea, controla y admite como

tal; luego, de toda esta informacin identifica la que se desve de las metas; interpreta la requerida dndole un formato til para la gerencia, permitindole a esta interactuar con la base de datos y la base de modelos de la empresa, mediante un proceso de consulta. Y la salida de ste sistema es el conjunto de informes peridicos, anlisis especiales, respuestas a preguntas concretas y apoyo a las decisiones de los gerentes que interactan con l para resolver los problemas de la empresa. 2.- Los Sistemas Logsticos son los constituidos por el conjunto de elementos que dan respuesta a los problemas que tienen que ver con las entradas de materias primas en las empresas y las salidas de productos terminados, as como tambin comprende del estudio de todo lo relativo al transporte o distribucin de los productos, desde el proveedor hasta la empresa y desde aqu al consumidor final. Por lo tanto, estos sistemas comprenden, en la empresa, desde el pronstico de ventas, la compra y el procesamiento de las materias primas y su control en los inventarios, hasta el embarque de los productos hacia los almacenes correspondientes, para la venta respectiva. 3.- El Sistema de Planificacin permite decidir por adelantado que hacer; como; cuando y quien ha de hacerlo, en los distintos aspectos de la actividad econmica de la empresa, incluye la seleccin de los objetivos empresariales; las metas departamentales y las formas de alcanzarlos entre los diversos cursos de accin, de acuerdo a medidas proyectadas y conforme a un plan o programa con objetivos definidos de manera ordenada e integral, cubriendo la brecha que va desde: Dnde estamos? hasta Dnde queremos ir?. 4.- El Sistema Contable es el constituido por sistemas cuantitativos por medio de los que se realizan el registro histrico, el anlisis y la comunicacin de los datos econmicos. Acumula datos y provee de procedimientos para procesar tal informacin. En otras palabras, es el sistema que permite registrar; clasificar; resumir e interpretar la informacin necesaria para suministrar en momentos determinados y en base a registros tcnicos, informacin de las actividades econmicas realizadas por la empresa. Cabe destacar que este sistema es de gran importancia para la administracin de la empresa, debido a que provee a sus gerentes de toda la informacin razonada relacionada con su gestin de toma de decisiones, en forma tcnica, razonada y eficiente. 5.- El sistema de Produccin est conformado por el conjunto de operaciones por medio de las cuales se transforman las materias primas en productos terminados, empleando para ello fuerza de trabajo y medios de produccin. Es decir que, este

sistema tiene como objetivo la elaboracin de productos (bienes o servicios), en condiciones prefijadas de cantidad; calidad; costos; plazo de entrega y nivel de servicio, sin incluir los procesos de embarque y distribucin. Esta dividido en tres (03) grandes componentes: El sistema de aprovisionamiento; el sistema de transformacin propiamente dicho y la infraestructura. El sistema de aprovisionamiento tiene por funcin proveer a los sistemas productivos de la serie de materiales que los mismos requieren obtener del exterior, sin los cuales no pueden comenzar a realizar las actividades de transformacin que darn lugar a los productos que posteriormente se colocarn en el mercado. Y la infraestructura, apoya al sistema de aprovisionamiento y al sistema de transformacin propiamente dicho y comprende de procesos tales como los de: planificacin; programacin; control de calidad; control de tiempos; control de consumos; diseo de las tareas y el mantenimiento, entre otros. 6.- El sistema de Comercializacin o Distribucin es el conjunto de actividades interdependientes que permiten coordinar las personas; tareas; los materiales y las maquinarias para poner a la disposicin del usuario o consumidor los productos y servicios y abarca desde la produccin hasta la llegada del producto al sitio de uso o consumo, incluyendo los intermediarios; los canales de distribucin (transporte y sistemas de almacenamiento), y la manipulacin y manejo de los productos a lo largo de su recorrido. 7.- El sistema Financiero es el dirigido al logro de los fondos y recursos necesarios para el desenvolvimiento de las actividades de la empresa entre cuyas principales funciones se encuentran: a.- La evaluacin de las necesidades de empleo de los recursos en las distintas partidas del Activo, de acuerdo con los objetivos de la empresa a la que pertenece. b.- Formulacin de balances a determinadas fechas futuras a partir de las cuentas de ingresos previstas para los periodos comprendidos entre las mismas. c.- Establecimiento de las polticas sobre el manejo de los Activos.

d.- Estimacin de los movimientos de caja y establecimiento de las previsiones respecto a los mismos. e.- Control del movimiento de caja.

f.- Anlisis de las distintas fuentes para la obtencin de los recursos y eleccin de las ms adecuadas. g.- Negociacin para la efectiva obtencin de recursos desde fuentes externas: Bancos y Bolsas de Valores, entre otros. h.- Anlisis de las cuentas de ingresos y Balances de ejercicios cerrados, con atencin en la determinacin del beneficio real de la empresa. i.- Fijacin de polticas de aplicacin de beneficios en orden al autofinanciamiento y a la negociacin futura de recursos. j.- Control de la funcin contable en general, por ser la base de los anlisis y decisiones financieras.

BIBLIOGRAFA

Instituto Universitario Carlos Soublette. Conceptos Gerenciales, en: http://conceptosgerencialesiunics.blogspot.com/2012/06/la-organizacion-comosistema.html Ronald Solano. Teora de Sistemas, http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml en: