Gestin de Operaciones

Clase: Como lograr operaciones competitivas en un mercado global

Ser exitosos no es nada sencillo, menos en un entorno cada vez ms competitivo como el actual. Para lograrlo, las empresas deben formular estrategias acertadas que aseguren viabilidad y proyeccin en el futuro. All la Gestin de Operaciones logra obtener aquellas ventajas competitivas que harn la diferencia.

La alta competitividad y los altos estndares se han apoderado de las reas de produccin de bienes y servicios. Los clientes se han vuelto cada vez ms exigentes y la globalizacin de los mercados ha trado consigo una competencia agresiva y numerosa. El cambio se ha transformado en un estado permanente y la innovacin va tan rpido que ya ni siquiera nos tomamos la molestia de seguirle el tranco. Pero ojo, no significa que todo sea un caos, en medio de estos nuevos escenarios se abren variopintas posibilidades. Hoy por ejemplo acceder a financiamiento y tecnologas es un problema del pasado y factores como el capital, las nuevas maquinarias y softwares ya no son ventajas competitivas. Sin duda, una buena noticia para aquellos que no tenan los recursos necesarios para acceder a esos elementos y una mala noticia para los que a travs de estos elementos obtenan en forma fcil su ventaja diferenciadora y eran premiados por el mercado. Raya para la suma, si queremos ser exitosos hoy en da ya no basta slo con tener recursos. Hay que generar altos estndares, los que en la actualidad se consiguen a travs de la nueva nia bonita de las organizaciones: la gestin de las operaciones, quien en este nuevo mundo, adems de implementar el objetivo final de la compaa debe disearlo. As y slo as seremos capaces de generar productos competitivos y que lleguen en forma oportuna al cliente.
Mdulo 1 - Clase Mauricio Mndez -1-

Gestin de Operaciones

El rol de la Gestin de Operaciones en la empresa

Si comparramos a la empresa con un automvil, la gestin de operaciones vendra a ser el motor. En primer lugar, sin el motor el vehculo no puede andar y este a la vez tiene que estar sincronizado con los pedales, la caja de cambio y el resto del vehculo. Al igual que un motor, la gestin de operaciones es de una complejidad extrema, ya que su funcionamiento va a depender de un sinnmero de variables: de la estructura organizacional; de la diversidad de productos y servicios; del tamao de la empresa y de los tipos y nmero de procesos. En definitiva, es la responsable de los resultados econmicos de la compaa. De esta forma, cada una de las variables que dependen de la gestin operacional adquiere relevancia dependiendo de las caractersticas de la empresa. Por lo tanto, la importancia de cada proceso va a cambiar si la compaa produce materias prima, desarrolla productos elaborados o entrega servicios. En el caso de las productoras de materias primas, por ejemplo, los procesos productivos y de planificacin son los que adquieren mayor relevancia. En esa lgica, podemos decir que la gestin de operaciones se caracteriza por un conjunto de prcticas que dan la direccin al quehacer de los procesos. Y por lo mismo, le compete definir los estndares y metas que deben ser alcanzados por la compaa para mantener el control sobre los resultados y corregir las desviaciones, (para aportar al resultado de la compaa). Cabe hacer presente que cuando hablamos de los estndares, nos referimos a aquellos atributos de los productos o servicios, que son valorados por los clientes en la medida en que cumplen con sus expectativas. As como tambin, a los niveles de eficiencia y productividad en los procesos. El objetivo es obtener dichos productos y servicios a costos competitivos dentro del mercado. Por lo mismo, los estndares deben ser prcticas transversales a toda la organizacin, los que suelen diferenciarse por los niveles de responsabilidad que tienen las personas a su cargo. Pero ello, no implica que el resto de los involucrados deba desconocer su funcionamiento, todo lo contrario. Es fundamental que la empresa en forma global cuente con un conocimiento cabal y profundo de los procesos, lo que implica identificar las variables que afectaran el desempeo de la organizacin y la relacin entre los problemas y su impacto en los resultados. Cabe hacer presente que en la medida que se genera este conocimiento en los trabajadores se produce en forma natural un mayor involucramiento de los trabajadores con su empresa, pues aprenden a reconocer y a identificar la causa de los problemas que se generan. Un asunto de vital importancia pues los conflictos que se presentan en los procesos de una compaa nunca se deben a una sola causa, sino que por el contrario, ocurren producto de una multicausalidad de efectos. Por esta razn, el anlisis del desempeo debe ser acabado, realizarse en forma ordenada y sistemtica, buscando siempre identificar y erradicar las causas bsicas asociadas a los problemas contingentes.

La importancia de la estrategia en la Gestin Operacional

Las prioridades de los procesos varan segn el tipo de empresa que se trate, sin embargo lo que es igual para todas es que el objetivo final es lograr el mximo nivel de competitividad: conseguir el mejor producto con la mxima eficiencia en trminos de costos, tiempo y calidad.

Mdulo 1 - Clase Mauricio Mndez -2-

Gestin de Operaciones Sin ninguna duda, lo anterior es la clave de la gestin de operaciones, ahora cmo lo hacemos en un mercado cada vez ms estrecho y competitivo, es nuestra gran tarea. Sabemos que la mxima competitividad solo se podr alcanzar en la medida en que se establezcan y consoliden las mejores prcticas de gestin, lo que debe ir acompaado de un estilo de trabajo adecuado, conocido por todos los miembros de la organizacin y que permita alcanzar sustentabilidad en el tiempo de acuerdo al posicionamiento que se pretende lograr. Por lo tanto, el camino para lograrlo debe ser nuestro objetivo y la forma en que se toman las decisiones es vital. Hoy quien puede desconocer que debido a la inmediatez de los mercados ese jefe que desde el Olimpo lo supervisaba y lo decida todo, ha quedado en el pasado. En su lugar ha surgido el jefe coordinador de acciones, el que ha debido aprender a delegar responsabilidades en pos del buen funcionamiento de la organizacin. Para cumplir con eso, se han hecho indispensable contar con una estructura organizacional, compuesta por distintos niveles de responsabilidades y toma de decisiones. Un modelo ms rpido, pero que a su vez mucho ms complejo. Todas las piezas de la mquina deben estar en sincrona para no fallar en el camino. As, cada una de las decisiones que se tome en la compaa debe estar alineada a la estrategia global de la empresa, la que debe ser definida por su nivel ejecutivo superior. Para lo cual, el principal requisito es que la estrategia global sea conocida por todos los miembros de la organizacin y no slo por el directorio o la gerencia general. Luego, esta idea global debe ser desplegada en forma de objetivos y metas por cada una de las reas de la organizacin, adquiriendo diferentes lenguajes y especificidades segn roles, funciones y responsabilidades. As, los funcionarios de la empresa entendern qu rol juegan ellos dentro del objetivo global y cmo pueden aportar para que este se logre. Mientras ms claridad haya en los objetivos globales, ms enfoque se lograr en la organizacin. Desde esta perspectiva se pueden clasificar las decisiones para la gestin operacional en tres niveles: estratgico, tctico y operativo. 1. Decisiones estratgicas: si vamos desde lo ms general hasta lo ms especfico, en primer lugar se encuentran este tipo de decisiones. stas delinean el quehacer de la empresa de forma global y abarcan los horizontes de corto, mediano y largo plazo. Son determinaciones que afectan desde cmo se harn las cosas maana por la maana, hasta como se operar en el largo plazo. Por ejemplo, en una minera, dada su gran envergadura y baja flexibilidad, las decisiones estratgicas que se tomen hoy afectarn a la empresa por los prximos 10 o 20 aos. Son decisiones que determinan, entre otras cosas, cmo se usarn las capacidades de produccin; qu tipo de productos y en qu proporciones se producirn; los cambios en las lneas de productos; si se incorporar o no una nueva tecnologa; la bsqueda de nuevos mercados y el anlisis de las posibles inversiones y su factibilidad. 2. Decisiones tcticas: son las que se preocupan de la programacin eficiente de la produccin, es decir del uso de materiales y las capacidades productivas. Entre otras cosas, las decisiones tcticas permiten determinar las necesidades particulares de mano de obra; el programa de mantenciones de los activos en concordancia con el plan de ventas o de produccin; la licitacin de servicios de apoyo al proceso productivo; si se debe operar o no por turnos extraordinarios; la compra de insumos; el balance de los inventarios o la prioridad de algunos clientes ante problemas de produccin. Todas estas decisiones recondicionan los diferentes procesos de la empresa.
Mdulo 1 - Clase Mauricio Mndez -3-

Gestin de Operaciones 3. Decisiones operacionales: al final de esta jerarqua se encuentran estas decisiones que tienen el objetivo de materializar y responder a las metas planteadas por los niveles superiores de la organizacin, es decir, son las encargadas de materializar el objetivo global. Tienen dos variables principales: (persiguen el cumplimiento de) los estndares programados y el tiempo. Es decir, se encargan del desempeo de los procesos en cuantos a los ritmos de produccin planificados; el rendimiento de la maquinaria y las lneas de proceso; los costos de produccin; la disponibilidad de activos proporcionada por el servicio de mantencin; la calidad de los productos y el cumplimiento de las especificaciones impuestas por los clientes.

Liderazgo participativo en la Gestin de Operaciones

Esta nueva estructura de decisiones, de la cual el jefe de antao qued relegado, trae consigo una nueva forma de ejercer el liderazgo. S, porque un sistema donde la autonoma en las decisiones y la comunicacin entre las diferentes reas de la compaa es fundamental, exige un equipo directivo que adems de liderar, logre que todos los miembros de la compaa sean lderes tambin. Cabe hacer presente que para pasar de una estructura de gestin del pasado a una de nivel mundial el gerente de operaciones y su equipo tiene dos tareas: las referentes a su rol dentro de la organizacin (los intereses y preocupaciones inmediatos de las reas operacionales) y las que permitirn consolidar estos estndares operacionales de nivel internacional. Esta ltima tarea, se refiere a estructurar las decisiones en estratgicas, tcticas y operativas y establecer planes y programas de trabajo complementarias entre las diferentes reas de la compaa. Las reas de accin de gerente de Operaciones son: a) Mejorar los resultados del negocio (corto y mediano plazo) b) Institucionalizar la aplicacin de prcticas de gestin (mediano y largo plazo). Cuando hablamos de establecer los nuevos estndares operacionales, no slo nos referimos a la promocin de estas prcticas en las labores correspondientes a la Gerencia de Operaciones. La responsabilidad del gerente de esta rea es difundirlas dentro de toda la organizacin, lo que incluye la creacin de instancias y espacios para dar a conocer estas prcticas y disponer de los sistemas de informacin y de las herramientas de gestin necesarias. Para lograrlo, la principal tarea del gerente de operaciones y su equipo, consiste en conducir da a da a sus equipos hacia ese objetivo, acompaarlos en los procesos, generando una cultura de gestin. El trabajo no es sencillo, pero permitir, no slo alcanzar estndares de clase mundial en los procesos, sino tambin generar una organizacin preparada para enfrentas los nuevos desafos y las mayores exigencias que impondrn los clientes. Por esta razn, el desarrollo de un liderazgo efectivo y la generacin de conviccin en los miembros de la organizacin, son tareas claves de los gerentes de operaciones. Estos deben ser capaces de formar equipos altamente calificados para cumplir esta tarea y proveer de instancias de sistematizacin y seguimiento para evitar que se abandone el objetivo a medio camino.
Mdulo 1 - Clase Mauricio Mndez -4-

Gestin de Operaciones Quizs donde ms se hace visible la importancia de la institucionalizacin de las prcticas de gestin es en el trabajo especfico de cada rea de la compaa. Ah, en la medida en que sus integrantes logren niveles de comprensin, dominio y aplicacin sistemtica de prcticas de gestin en su trabajo diario, mejora de los resultados de los procesos de manera sostenida y sustentable, sin la necesidad de requerir monitoreo, refuerzos o apoyos externos. Por ello, es fundamental para el xito de la institucionalizacin de las prcticas de gestin la comunicacin. Disponer de informacin oportuna y confiable es indispensable, ya que es la herramienta que posibilita el anlisis de las desviaciones y/o problemas en tiempo real y reaccionar frente a ellos. De esta forma, los anlisis de resultados y sus explicaciones, son reemplazados por los anlisis de problemas y definiciones de acciones. Es decir, se pasa de la clsica costumbre de dar explicaciones a la de actuar de forma oportuna. Pero qu sacamos con contar con toda la informacin y las variables que estn afectando a un proceso, si no se cuenta con la libertad de accin para solucionarlos? Es indispensable que a dems de acceder a la informacin, es indispensable que todos los miembros de la organizacin tengan una participacin activa dentro de los procesos. Para que las soluciones en tiempo real sean una realidad los trabajadores de la organizacin, desde el gerente que toma la decisin de emprender un proyecto hasta el operario que tendr que poner en marcha una nueva mquina, deben ser responsables del cambio de prcticas y del logro de resultados. Esto es gestin participativa, lo que requiere de un liderazgo eficaz de quien es responsable de las operaciones. De no ser as este tipo de gestin se traducira en prcticas desordenadas, alejadas del objetivo de la empresa y en una indisciplina operacional. Se trata de un modelo de trabajo donde los jefes deben sacar el mximo provecho del conocimiento y experiencia de sus dirigidos. Y desde esta prctica participativa, crear una masa crtica que contribuya al mejoramiento de los procesos de forma sustentable.

En resumen 1. En una economa global, no solo basta con fabricar un buen producto y entregar un buen servicio, sino que las empresas deben diferenciarse en cmo gestionan sus operaciones, adems de lograr los mejores estndares en sus procesos, si pretenden entregar productos de calidad a costos competitivos. 2. La tarea de los ejecutivos es lograr resultados e institucionalizar prcticas de gestin operacional, para hacer que el mejoramiento de los resultados del negocio sea sustentable. Para esto, su desafo principal es acompaar a sus equipos en este proceso. 3. Las decisiones sobre las operaciones de una empresa, se toman por el contexto dado por la estrategia global definida. Desde ese punto de vista, podemos clasificar las decisiones de operaciones en estratgicas, tcticas y operativas.

Mdulo 1 - Clase Mauricio Mndez -5-