CURSO DE ENTRENAMIENTO

INDICADORES DE GESTION Y LA PLANIFICACION ESTRATEGICA

INFORMACION PREPARADA POR: ING: ALEXIS SALAZAR

INDICADORES DE NGESTION:
Es una expresin cuantitativa que permite conocer el comportamiento de algo. Define: 1. A quien voy a controlar. 2 A que voy a evaluar: a) La funcin operativa b) El que ejecuta la funcin Ejemplo. Eficacia = (cantidad Real/ cantidad prevista)*100 Calidad: Es el grado de concordancia entre las caractersticas de un producto/servicio y los requerimientos que debe sastifacer. Efectividad: Es la medida de la propia contribucin al objetivo de quien recibe nuestro producto o servicio. Para medirla hay que tener como referencia los indicadores de gestin del cliente que refleje la repercusin en el producto o servicio sobre ella. Valor Estndar: Valor terico, valor del mercado. TABLERO DE COMANDO: (Balance store card) Tiene 5 Indicadores. Es el tablero con los indicadores a seguir, para su evaluacin y control. Indicador de Eficacia: Referido a las tareas. Que hice con respecto a lo que tena que hacer, cuanto logre respecto a lo que tenia que lograr. Real respecto a lo programado. La eficacia es la medida en que se cumplen los objetivos de produccin/servicio en cantidad y plazo Indicador de Eficiencia: Lo hiciste bien y poco recurso, cuanto recurso respecto a lo programado. Relaciona los recursos Estndar y los reales consumidos Indicador de Efectividad: La gestin ser efectiva si logra que el cliente reciba el producto/servicio que debe recibir., de modo que estos ltimos mejoren su gestin. Referido al indicador del requerimiento del cliente Indicador de Calidad: cuantificar las especificaciones del producto logradas con respecto a la que tena que lograr. Cuanto rechazo tengo respecto al total de la produccin. Que especificaciones de producto estoy logrando respecto al estndar. Grado de concordancia del producto respecto a lo esperado por el cliente. Indicador de Productividad: Referido a la produccin total respecto a el recurso utilizado, Ejemplo 7 piezas de producto por hora-hombre. Mide la salida/ cada una de las entradas Caso particular: La puesta a mil: Caso particular del indicador de productividad. Adopta unidades inversas.

Aplicable a la materia prima principal. Da una idea de la cantidad de materia prima consumida por cada unidad de la misma presente en el producto terminado.

OBSRVACION: PARA CADA TAREA DEBEMOS VERIFICAR LOS INDICADORES

UNIDAD DE ANALISIS

INSUMOS. Todo lo que necesito. Con que lo voy hacer PROCESO

(PRODUCTO/SERVICIO) A UN CLIENTE ES LO QUE VOY A FABRICAR. QUE VOY HACER

EJEMPLO: PROCESO: Mantenimiento taller Zonal del rea de la planta MATESI TAREAS: Inspeccin de equipos Planificar y Programar Ejecucin del mantenimiento preventivo y programado Ejecucin del mantenimiento correctivo Pruebas y chequeos Entrega de equipos a operaciones. INSUMOS: Contratos de obras y servicios Mano de obra propia y contratada Presupuesto anual operativo Equipo mvil y herramientas

Materiales y repuestos Servicios de talleres externos Manuales y procedimientos

PRODUCTO: Garantizar el 100% del factor de utilizacin de la planta. CLIENTE: Operaciones planta de Matesi

PARA CADA TAREA DEBEMOS VERIFICAR LOS 5 INDICADORES Algunos de estos son: %Eficacia en programas= (Programas ejecutados/programas a ejecutar)*100 % sobre tiempo =( horas totales sobre tiempo/ horas totales de horas hombre/*100 GERENCIA DE MANTENIMIENTO

QUIEN ES EL CLIENTE. Operaciones Matesi Indicador de Impacto. Efectividad de cada modulo Factor de utilizacin Gerencia Mantto Matesi TAREAS:

PARA QUE ESTA: Garantizar la efectividad de los equipos y as cumplir el pan de produccin

Ejecutar los planes de mantenimiento, su ejecucin y cumplimiento Control de demoras, establecer mejoras continuas. Administrar recursos asignados

La gerencia es efectiva si cumple con el fin, cuando resuelve el problema de la organizacin. Satisface el cliente

El desempeo: Evala la forma de hacer la tarea Rendimiento: Evala el Resultado

Satisfaccin del cliente.: Hay dos formas, la segunda garantiza la eficacia y Rendimiento

SASTIFACCION DEL CLIENTE

1)

Por Simpata Por pedido

Sastifaccion subjetiva Sastifaccion Objetiva

2)

Por Resultados

Cliente contento por que se hace lo que se le pide

Los Puestos de trabajo

Se contrata personal para Resolver problemas, y eso se mide en resultados. Cada puesto ejecuta tareas que debe garantizar el resultado de la gerencia. La cantidad de tareas define la cantidad. Los puestos de trabajo son los motores que empujan el barco al objetivo. Lo ideal es conseguir el objetivo con cero personas. La empresa no esta para crear empleos, esta para Ganar dinero y crear riquezas y ser cada da mas productiva. Riqueza que ser repartida entre los actores: Accionistas, Comunidad, gobierno, Empleados, sindicato. Proveedores externos Los puestos de trabajo deben estar diseados para cumplir con tareas que garanticen el objetivo. Todo el personal que se contrata es por la existencia de un problema, para el sector o para la organizacin es quien ejecuta la tarea, quien ejecuta el rol operativo y quien el rol estratgico. El mapa de proceso muestra las tareas a ser ejecutadas.

FODA
Es una herramienta de anlisis estratgico, que permite analizar elementos internos o externos de Planes, programas y proyectos. El FODA se representa a travs de una matriz de doble entrada, llamada matriz FODA, en la que el nivel horizontal se analizan los factores positivos y los negativos. En la lectura vertical se analizan los factores internos y por tanto controlables del programa o proyecto y los factores externos, considerados no controlables. Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que indican que somos capaces, que tenemos para lograr el objetivo, como son nuestras capacidades frente al entorno. Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno, no son controlables, aparecen, y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas. Las Debilidades son problemas internos (Bombas de tiempo), que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse. Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra ste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario disear una estrategia adecuada para poder sortearla. En sntesis:

las fortalezas deben utilizarse las oportunidades deben aprovecharse las debilidades deben eliminarse las amenazas deben sortearse (manejarse)

MATRIZ FODA ( anlisis del contexto)

FACTORES INTERNOS Controlables FACTORES EXTERNOS No Controlables

FORTALEZAS

(+) DEBILIDADES (-)

OPORTUNIDADES (+) AMENAZAS(-)

Planificar
Es prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el presente hasta un futuro deseable. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro sino de tomar las decisiones pertinentes y a tiempo para que ese futuro ocurra.

Estrategia
Conjunto de decisiones y criterios por los cuales una organizacin se orienta hacia el logro de sus objetivos. Es decir, involucra su propsito general y establece un marco conceptual bsico por medio del cual, sta se transforma y se adapta al dinmico medio en que se encuentra inserta. El concepto de planificacin estratgica se refiere a la capacidad de observacin y de anticipacin frente a desafos y oportunidades que se generan, tanto de las condiciones externas a una organizacin, como de su realidad interna. Como ambas fuentes de cambio son dinmicas, este proceso es tambin dinmico. La planificacin estratgica debe ser entendida como un proceso participativo, que no va a resolver todas las incertidumbres, pero que permitir trazar una lnea de propsitos para actuar en consecuencia. La conviccin en torno a que el futuro deseado es posible, permite la construccin de una comunidad de intereses entre todos los involucrados en el proceso de cambio, lo que resulta ser un requisito bsico para alcanzar las metas propuestas. Debe comprometer a todos los miembros de una organizacin, ya que su legitimidad y grado de adhesin, depender del nivel de participacin con que se implemente.

Proceso
Conjunto de acciones y tareas que involucran a los miembros de la organizacin en la bsqueda de claridades respecto a su quehacer .

Rol operativo y estratgico.

El rol estratgico es el que juega a definir el que y el rol operativo es el que surge al ejecutar el como. Todo sector debe tener ambos pensamientos. Nivel o Sector EMPRESA ESTRATEGICO Cual es el producto que la empresa debe fabricar y para que mercados Cual es el producto que el departamento debe entregar y cuales son los clientes internos a cuya gestin contribuir? OPERATIVO Recibe el cliente el producto adecuado, y mejora este su gestin como consecuencia de su uso? Recibe el cliente interno o externo, el producto/servicio que necesita, y mejora este su gestin como consecuencia de su uso?

GERENCIA O DPTO.

El rol operativo cumple el estndar el estratgico lo majora y lo cambia. El rol operativo hace, el estratgico cuestiona, siempre en busca de la mejora El rol operativo contesta el como, el estratgico el por qu. El rol operativo no ve el entorno, el estratgico se compara con el. El rol operativo trabaja con el da a da, el estratgico con el maana Gestin Conjunto de acciones y decisiones que toma el responsable de un rea para llevar adelante su trabajo, y garantizar el objetivo. ACCIONESSSSS. Gestion no es llevar un numero, es ver cual fue el resultado de una accin y comparar con el indicador establecido.

Misin de la organizacin:
Cul es la razn de ser de la organizacin, del sector, o de la unidad? Para que esta la unidad? En el caso de la gerencia Mantenimiento Matesi Para que existe?

Oportunidades y amenazas: (Anlisis del entorno, factores externos)

Cules sern las demandas que plantear el entorno? Qu tipo de dificultades y obstculos pueden entorpecer nuestra capacidad de respuesta? Que factores externos como laborales, polticos, energticos nos afectan? Ejemplo: falta de dlares para repuestos importados para la parada.

Fortalezas y debilidades de la organizacin:

Qu es lo que somos capaces de hacer? Qu elementos de la estructura interna podran ser inadecuados frente a una

mayor exigencia productiva? Tenemos la tecnologa adecuada? Cual es la obsolescencia de equipos. La gerencia de mantenimiento Matesi pudiera definir sus fortalezas y/o debilidades en los siguientes bloques:

Cdigo: Versin: Fecha Rev: Vigencia: Hoja:

MDPMTO00001 4.0 21/06/2007 10/08/2006 2 de 2

MANTENIMIENTO_ MAPA DETALLADO

Procesos de MATESI (Operativos, Lab.) Gerencia Industrial Mantenimiento SIDOR

Requerimientos Operativos/ Equipos Planes y Programas Produccin Mantto. de equipos

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE PRODUCCION PLANIFICACION

PROGRAMACION SISTEMA DE MANTTO SAP Equipos aptos para la produccin (cantidad-calidad) Procesos: (Operativos/ Servicios, equipos calibrados y verificados Logstica/ entre otros)

Procesos y Calidad

Requerimento de mejora del Control Proceso

CONTROL

Audit., Mejoras Cualit., Pautas Sist. de la Calidad

Hardware/ Software Proy./ Serv. Tec/ Inversiones/ Reing. Organigrama/ RH/ Descripcin de cargo/ Plan de Capacitacin/ Planes de Desarrollo/ Evaluaciones Equipos Mviles AUTOMACIN Y CONTROL Auditorias/ Leyes y Asesoras SERVICIOS INDUSTRIALES E INTENDENCIA Insumos, Repuestos, Servicios INGENIERIA DE MANTENIMIENTO INGENIERIA DE PLANTA INSPECCIN Y EJECUCIN MANTENIMIENTO CORRECTIVO/ PREVENTIVO/ PREDICTIVO INSPECCIN Y EJECUCIN DE SERVICIOS/ AJUSTES , CALIBRACIN Y VERIFICACIN

Informtica Ingeniera de Proy. e Inversiones SIDOR

RRHH Tenaris Vzla RRII Tenaris Vzla

Aumento Disponibilidad de Equipos Mejora de Equipos Nuevas Instalaciones y Equipos Mejora en el sistema de Control Servicios Industriales y Generales Modificacin/ elaboracin y resguardo de los Planos

Procesos: (Operativos/ Procesos/ entre otros)

Logstica Medio Ambiente

Compra

Todo MATESI

SALA TCNICA

Documentos: Procedimientos Generales de Calidad / Prcticas/ Instrucciones Transitorias/

HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

SEGURIDAD

EJECUCION

MANO DE OBRA

ORDENES DE TRABAJO

Ejemplo de Matriz FODA .

OPORTUNIDADES AMENAZAS

.- Aumento del precio del Acero .-Falta de gas .-Aprovechar estructura de otras empresas hermanas .-Racionamiento electrico .- Definicion de nuevos precios de contratos de gas, electricidad .-Falta de pellas CONTEXTO EXTERNO .-Falta de divisas para compra de repuestos FORTALEZAS DEBILIDADES Plantilla de repuestos para algunos equipos no esta completa No se cuenta con una sala tecnica bien estructurada

CONTEXTO INTERNO

Registro de control de indicadores Planes de mantenimiento bein definidos Registro de control de Paradas Registro y control eventos de seguridad

Si no hay suficiente coincidencia entre la misin de la organizacin, sus capacidades y las demandas del entorno, entonces estaremos frente a una organizacin que desconoce su real utilidad y alcance. Por el contrario, un claro sentido de lo que es la misin, permite guiar las decisiones sobre qu oportunidades y amenazas considerar, y cules desechar. Un efectivo plan estratgico ayuda a balancear las fuerzas, a reconocer potencialidades y limitaciones, a aprovechar los desafos y a encarar los riesgos.

Beneficios Del Plan Estratgico

Mejora el desempeo del sector, unidad y de la organizacin: Tiene un efecto estimulante en las personas. Activa el reto y el desafio Permite pensar en el futuro, visualizar nuevas oportunidades y amenazas, enfocar la misin de la organizacin y orientar de manera efectiva su rumbo, facilitando la direccin y liderazgo. Es como un juego de ajedrez donde se mueven las piezas y se ve un resultado. Permite enfrentar los principales problemas de las organizaciones: Como la asignacin de recursos humanos, financieros, etc. Introduce una forma moderna de gestin:

Exige conocimiento profundo de la organizacin, ayuda a tomar el control sobre s mismas y no slo a reaccionar frente a estmulos externos. Requiere mayor participacin, mejorar la comunicacin y coordinacin entre los distintos niveles, mejorar las habilidades de administracin, entre otras.

Pasos a seguir en la planificacin estratgica

1. Definir la finalidad del sector. La finalidad del sector es el problema de la organizacin. Para que esta el sector dentro de la organizacin? 2. Planteamiento Estratgico (visin). Si quiero alinear mi sector con la empresa debo preguntarme: Cuales son los grandes temas de la empresa? Cuales con los grandes temas de mi rea o sector. Para saber cual es la agenda del sector hay que conocer el contexto. 2.1 Hay que tener un paquete de informacin para saber si lo que se hace es lo mas importante. Hacer un listado de informacin que necesito (indicadores del contexto del sector o del ambiente externo de la empresa) 2.2 Establecer lneas de trabajo, donde tengo que hacer foco, cuales son las tareas o reas mas criticas. 2.3 Grandes temas: Donde hay que hacer foco. Seguridad, Cambio $, Aspecto laboral, Gas, Electricidad, Falta de pellas, Imagen corporativa. Estructura, sistemas de informacin. Mano de obra, Tecnologa. 3 Definir lneas de trabajo y objetivos estratgicos.

Definicin de la Misin: (Propsito de la organizacin, para que esta?)

Identifica los propsitos y lmites de la organizacin, es decir, la declaracin fundamental que le da el carcter constitutivo a la organizacin y a su accin.
Cul es nuestro propsito hoy en Matesi y cul debiera ser en el futuro?

La misin determina la estructura de la organizacin, los criterios de asignacin de recursos, las posibilidades de desarrollo de las personas, etc.

Para qu existe la organizacin? Cules son los principales productos y/o servicios que genera? Quines son nuestros clientes? Pueden otros ofrecer los mismos productos o servicios? Si es as, cul es nuestra especificidad?

Qu opinan los clientes acerca de la calidad de nuestros productos o servicios? Cul es la poblacin objetivo y cul es la cobertura actual?

El anlisis mbito externo

Se refiere a la identificacin de los factores exgenos, ms all de la organizacin, que condicionan su desempeo, tanto en sus aspectos positivos (oportunidades), como negativos (amenazas). La evolucin econmica del pas, su crecimiento y desarrollo, las relaciones internacionales, los tratados de comercio. Los cambios demogrficos y culturales que alteran los niveles de demanda. El desarrollo tecnolgico y los avances cientficos que la organizacin debera conocer y eventualmente adoptar. Cambios en sectores internos ajenos a nuestro sector que afectan la gestion El riesgo de factores naturales (clima, terremotos, inundaciones, sequa, fenmeno el nio). Aspectos polticos y legales, etc. El anlisis permite identificar amenazas y oportunidades que el ambiente externo genera para el funcionamiento y operacin de la organizacin. Es preciso entender que estas externalidades no son estticas ni definitivas.

El Anlisis mbito Interno

Es el relevamiento de los factores claves que han condicionado el desempeo pasado, la evaluacin de dicho desempeo y la identificacin de las fortalezas y debilidades que presenta la organizacin en su funcionamiento y operacin en relacin con la misin. Comprende aspectos de la organizacin, tales como sus leyes orgnicas, los recursos humanos de que dispone, la tecnologa a su alcance, su estructura formal, sus redes de comunicacin, su capacidad financiera, etc. Es vlido reiterar que un ambiente participativo e informado, facilita la introduccin de cambios que, entre otras cosas, deben propiciar una mayor realizacin personal y profesional de todos los implicados. Se trata de identificar dnde estn realmente las ventajas relativas, en un contexto de cambio acelerado, en el que la tradicin es un valor rescatable, en tanto se le de espacio a la creatividad. Qu somos? y En qu estado nos encontramos? El Diagnostico operativo.

Esta revisin y reflexin de todo lo que est dentro de las fronteras del sector o de la organizacin, debe cubrir:

Niveles: Estratgico, Tctico, Operativo. Funciones: Comercial, Produccin, Finanzas, Recursos Humanos. Procesos: Liderazgo, Motivacin, Conflictos, Toma de Decisiones, Comunicacin, etc. Sistemas: Informacin, Incentivos, Control de Gestin, Remuneraciones, etc.

Determinacin de Objetivos Estratgicos

Son los logros que la organizacin quiere alcanzar en un plazo determinado. Deben guardar coherencia con la misin y con el anlisis del mbito externo e interno. Si se ha logrado un buen listado de las debilidades y fortalezas de la institucin, junto con las oportunidades y amenazas que presenta el entorno, su anlisis combinado puede entregar un adecuado panorama dentro del cual determinar los objetivos estratgicos.

Matriz de Anlisis FODA

OPORTUNIDADES AMENAZAS

FORTALEZAS DEBILIDADES

Potencialidades Riesgos Desafos Limitaciones La combinacin Fortalezas y Oportunidades generan potencialidades, sealan las lneas de accin ms prometedoras para la organizacin. Las limitaciones, determinadas por una combinacin de debilidades y amenazas, colocan una seria advertencia. Crean miedos y temores mientras que los riesgos y los desafos, determinados por su correspondiente combinacin de factores, exigirn una cuidadosa consideracin a la hora de marcar el rumbo que la organizacin deber asumir hacia el futuro deseable.

Existe una diferencia entre el estado presente y el estado deseado de la organizacin o del sector, por lo que la determinacin de los objetivos va a implicar cambios y transformaciones para algunas de sus reas, y estabilizacin o consolidacin para otras. Los objetivos estratgicos surgen como respuesta a una pregunta esencial:

Qu debemos lograr en el corto mediano y largo plazo para que la organizacin, gerencia o Dpto., tenga un accionar coherente con su misin?

Comentarios Foda no es una herramienta de manejo de crisis. La idea es no llegar a ella Est asociada con procesos de desarrollo a mediano y largo plazo. La restriccin ms grande se produce cuando los que dirigen la organizacin no saben, desconocen, o no estn dispuestos a actuar sobre lo que se planifica. Se requiere ACCIOOONNNNN. Sobre el paln. Los propios miembros de un sector o de la organizacin son quienes generalmente mejor saben lo que se debe hacer. El tema esta en la metodologa y el como lograr hacerla. Somos lo que pensamos, si pensamos que somos eficientes y planificamos, actuamos en ese sentido eso seremos.

RESUMEN: Indicadores de gestin y planificacin estratgica

Situacin deseada. Amenazas en el camino Oportunidades (+)

ra pa n o ti min s ge a e el c d ir s re rreg o ad co c i y d In edir m

PUNTO B

Que se quiere lograr. Objetivo estratgico

PUNTO A Situacin actual. Realidad actual del Sector Fortalezas y debilidades. Revisin de grandes temas

La Visin es el horizonte: Definir el camino y polticas de accin. La misin es lo que definimos que somos para llegar a la visin.