You are on page 1of 8

1.

DESCRIPCIN DE LA APLICACIN DE LOS INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS

Siendo las 9:30 am del da 13 de abril de 2013 se llev a cabo la visita a la empresa INFORMTICA DOCUMENTAL S.A.S, para aplicar la encuesta y lista de chequeo pertenecientes al proyecto de investigacin Organizacin de Documentos en la Empresa Informtica Documental. El propsito claro de aplicar los instrumentos de recoleccin de informacin en la entidad, es apoyar las actividades del diagrama de Gantt del proyecto de investigacin las cuales son las siguientes: Encuesta: Conocer la procedencia y tipos de documentos a organizar en la entidad Determinar los sistemas de ordenacin Ubicar los documentos en los lugares asignados para su conservacin Organizar los documentos teniendo en cuenta las normas establecidas que reglamentan la ordenacin

Lista de Chequeo: Identificar las dependencias de la entidad y verificar el estado de los documentos que se encuentran en las mismas Establecer los nombres y nmeros que llevaran las series y sub series en las carpetas

Con el fin de obtener informacin correspondiente a la implementacin de los procesos de organizacin documental en la entidad, el conocimiento y cumplimiento de las normas establecidas por el Archivo General de la Nacin. Al ingresar a la entidad el grupo de investigacin fue recibido por el Seor Alejandro Rodrguez Supervisor del rea de archivo de la entidad, con quien se haba establecido una conversacin telefnica el da anterior, en la cual se le explic la razn por la que se haca necesario ingresar a la empresa. Se le coment que los aprendices SENA estaban realizando un proyecto de investigacin, que necesitaban llevar a cabo una encuesta al personal que labora en la empresa y a su vez aplicar una lista de chequeo a los documentos; el seor Alejandro escuch las razones y se concret la visita a la empresa para el da 13 de abril a las 9:30 am. Sin embargo hizo saber que este da solo se podra aplicar la encuesta, que para aplicar la lista de chequeo era necesario hablar personalmente con el Coordinador quien decidira si era posible o no, lo cual se hara ese mismo da, debido a que esto requera una autorizacin especial. Habiendo llegado puntuales a la empresa el da 13 de abril a la hora acordada, el seor Alejandro Supervisor del rea de archivo, hizo el respectivo acompaamiento al grupo de investigacin hasta el lugar donde se encontraba laborando el personal, a quien se aplicara los respectivos instrumentos de recoleccin de datos, el cual en este da sera la encuesta Siendo conscientes que el personal se encontraba en hora laboral y que deban interrumpir sus labores, se acord con el Supervisor que se realizara una breve introduccin del porqu de la visita, donde se

dara una corta explicacin al personal y se le manifestara las razones por las cuales era necesaria la colaboracin de ellos Tambin se acord con l, que la encuesta se aplicara a grupos de 5 personas, con un tiempo asignado de 10 minutos para el diligenciamiento de la misma y de esta manera no interrumpir demasiado las labores que estaban realizando. Luego de haber acordado esto con el Supervisor, y habiendo llegado al rea de archivo se procedi a informar al personal sobre el motivo de la visita, lo cual se tard un tiempo aproximado de 15 minutos, donde se les hizo una breve introduccin sobre el tema y se les coment que era necesaria la colaboracin de 19 de ellos. De esta manera, el grupo de investigacin procedi a aplicar la encuesta al primero de los cuatro grupos que fueron escogidos por el mismo Supervisor, tardando el tiempo acordado; y as se continu hasta completar el total de la muestra seleccionada que fueron 19 personas las cuales contaban con el conocimiento sobre el tema de la organizacin de archivos en la entidad. Aprovechando la visita y que an el grupo de investigacin se encontraba en la entidad, se le solicit al Supervisor la informacin sobre los documentos que all manejaban a lo cual dio la informacin requerida, comentando que manejaban un volumen alto de documentos aproximadamente 2500, los cuales se elaboran y organizan de acuerdo a 10 formatos que toman como base. Contando con esta informacin se procedi a seleccionar la muestra por la cual se elaborara la lista de chequeo de acuerdo a los formatos que la entidad manejaba y posteriormente llevar a cabo la aplicacin del instrumento de recoleccin de datos a los documentos. El grupo de investigacin seleccion 4 formatos de los 10 que la entidad toma como base para la organizacin de los documentos los cuales fueron: -Historias laborales -Hojas de vida -Memorandos -Facturas de exportacin As habiendo seleccionado los formatos se escogi la muestra de los documentos los cuales seran 100 por cada uno, para un total de 400 los que apoyaran las actividades del diagrama de Gantt mencionadas en un comienzo, para verificar el estado de los documentos en la entidad. Habiendo obtenido la informacin con relacin a los documentos y finalizada la aplicacin de las encuestas, el grupo de investigacin se dirigi hasta la oficina del Coordinador para preguntarle si sera posible ingresar al archivo de la organizacin, con el fin de aplicar la lista de chequeo a los documentos all presentes. Con el objetivo de verificar el cumplimiento de las normas establecidas por el Archivo General de la Nacin e identificar el(los) sistema(s) de ordenacin que se llevan a cabo en la organizacin de todos los documentos en la entidad. El seor Mauricio Guerrero Coordinador del rea de archivo, explic que eso sera un poco complicado, ya que el acceso a este lugar es restringido para personas comunes, debido a que la documentacin que all reposa es privada y nadie a parte del personal de archivo puede tener acceso a aquel lugar, sin embargo, el Seor Mauricio Guerrero prometi llamar para informar sobre la decisin final. Habiendo finalizado la actividad de ese da el grupo se dispuso a salir de la entidad.

El da 13 de abril a horas de la tarde se recibi la llamada de la secretaria de la empresa quien inform que se podra ir el da lunes 15 de abril para ingresar al archivo, pero que el grupo de investigacin tendra vigilancia mientras estuviera dentro del mismo y que deba ser breve, debido a que se encontraban en hora laboral.

Fue as como a las 10:30 del da 15 de abril, despus de dejar todos los objetos personales en la portera como el celular y otros, el grupo de investigacin debi someterse a una requisa, para que le fuera permitido continuar con el proceso. Posteriormente se ingres a la entidad donde una persona encargada del lugar destinado para los documentos indic las dependencias de la entidad y a su vez dio a conocer las reglas que se deberan cumplir para ingresar all. Fue necesario explicarle a esta persona el proceso que se realizara y el por qu se deba ingresar a la empresa con las listas de chequeo y se le explic que eran para verificar si la elaboracin y ordenacin de los documentos era de acuerdo a las normas establecidas por el AGN.

Luego de haber cumplido con todas las reglas y tras haber escuchado las recomendaciones del gua, entre ellas, que se contaba con un tiempo asignado de dos horas mximo, se pudo dar inicio al proceso de la aplicacin de la lista de chequeo. All se pudo observar detalladamente cada serie de documentos y verificar que efectivamente estaban organizados cronolgicamente utilizando procesos de foliacin y clasificacin y cumpliendo con las normas principales establecidas por el Archivo General de la Nacin como son los acuerdos 060 del 2001 y 042 del 2000, y las leyes 594 del 2000 y 007 de 1997. Tambin se pudo observar que efectivamente los documentos estaban ubicados de manera ordenada principalmente en archiveros, estantera fija y rodante; Las caractersticas del lugar permitan que los documentos se conservaran adecuadamente por mucho tiempo. Sin embargo, se encontr que algunos de los documentos estaban rasgados, arrugados, manchados y demasiado deteriorados dificultando su lectura; se logr identificar que todas estas imperfecciones eran causadas por la humedad, el polvo, la manipulacin y por la presencia de hongos en parte de las paredes. Finalizando el proceso de aplicacin de la lista de chequeo, cumpliendo con el diligenciamiento del total de la muestra de los documentos, y habiendo conocido las dependencias, se dio por terminado el propsito de la actividad de ese da. Sin embargo, luego de realizar estas dos visitas se evidenci que an era necesaria una tercera, en la cual se pudiera participar o por lo menos observar cmo se realiza el proceso de organizacin de los documentos, y como establecen las series y sub series en los mismos, colaborar en la instalacin de los documentos en los lugares asignados para su conservacin. El grupo decidi comunicarse nuevamente con el supervisor, aunque un poco inquietos por el hecho de saber que en la entidad se encontraban bastante ocupados y probablemente una tercera visita sera un poco incomoda. Aun as se llam nuevamente al seor Alejandro Rodrguez el da 23 de abril y se le coment que la actividad an no estaba concluida y que si consideraba posible una tercer visita a la entidad, para llevar a cabo la verificacin y confirmacin de las respuestas en los instrumentos aplicados con lo que el grupo pudiera observar. El supervisor dijo que exista alguna posibilidad, pero se necesitara nuevamente un permiso para ingresar y que en el momento no era posible dar la respuesta, que para esto se deba esperar y que l hablara con la persona que poda autorizar el ingreso. Luego de esperar la respuesta varios das, el supervisor llam, informando al grupo que el permiso de ingresar a la entidad estaba aprobado para el da 27 de abril, que se deba estar all a las 9:00 am y que ese da se podra ir, pero, que no se contaba con mucho tiempo y era necesario ser breves. Fue as como el da acordado el grupo se dirigi a la entidad, al llegar all el seor Alejandro Rodrguez recibi nuevamente y luego de la requisa y al haber dejado los objetos personales en portera, dirigi al grupo primeramente a la bodega donde se encontraban organizando los documentos y asignndole las series.

Se cont con un tiempo aproximado de 10 minutos en este lugar para observar el proceso, luego el seor Alejandro gui al grupo hasta el lugar donde tenan toda la Estantera, el grupo pudo percatarse como ubicaban los archivos all. Sin embargo, tambin se observ que se encontraban en ese lugar muchas cajas en las cuales tenan guardados documentos para archivar, que an no haban sido instalados en las estanteras.

Habiendo llevado a cabo la actividad de ese da se dio por concluido, las visitas a la empresa. ASPECTOS POSITIVOS Se evidenci una excelente actitud de parte del Coordinador Mauricio Guerrero, el Supervisor Alejandro Rodrguez y todo el personal, los cuales colaboraron y aportaron muchas ideas tiles al proyecto de investigacin. A pesar que el personal de la entidad se encontraba bastante ocupado en sus labores, se evidenci el inters por responder a las preguntas de la mejor manera posible, atendiendo a las explicaciones e instrucciones. El recibimiento al grupo en las tres visitas realizadas a la empresa siempre fue amable, brindando en todo momento un trato cordial. Se recibi una gran colaboracin al obtener las respuestas a las preguntas de acuerdo al conocimiento que tienen sobre la organizacin de archivos en la empresa, El grupo de investigacin se mostr agradecido con el seor Coordinador por permitir llevar a cabo la actividad a su personal de archivos, aun estando en hora laboral. Fue muy grato saber que las tres veces que fue necesario ingresar a la empresa se obtuvieron respuestas positivas, al haber sido autorizado el ingreso al grupo.

En general la atencin, dedicacin, disposicin y paciencia que tuvieron para con el grupo de investigacin fue excelente, ya que de una u otra forma colaboraron para llevar a cabo el objetivo de este proyecto de investigacin. ASPECTOS NEGATIVOS En un principio fue necesario esperar alrededor de 15 minutos, debido a que el personal se encontraba laborando y deban dejar sus labores para prestar la debida atencin. Fue una gran decepcin para el grupo al escuchar del Coordinador que era muy difcil el ingreso a los archivos, ya que esto representaba para el grupo tener que buscar otra entidad que si permitiera el ingreso, para llevar a cabo el proceso de la aplicacin de los instrumentos de recoleccin de datos. No fue posible participar en la organizacin de los documentos, ni la instalacin de los mismos, ya que no era permitido, slo se pudo observar el proceso. No se cont con mucho tiempo para llevar a cabo el proceso de la aplicacin de la encuesta y la lista de chequeo, debido a que se encontraban laborando. CONCLUSIONES

De la aplicacin del proceso se concluy que: Se tard mucho tiempo en conseguir una empresa que permitiese realizar el proceso e ingresar a su archivo, debido a que el ingreso a este lugar es solo para personal autorizado, sin embargo y luego de mucho buscar se encontr una entidad que permiti llevar a cabo el proceso. Sin ningn contratiempo se pudo llevar a cabo la aplicacin de los instrumento a la poblacin elegida, a pesar de que llovi el da asignado para realizar el proceso y debido a ello se gener congestin vehicular en el trayecto que conduca a la entidad.

El Supervisor encargado del personal dej ver su inters al ser muy colaborador y comprensivo al momento de la aplicacin de los instrumentos. Las 19 personas quienes colaboraron para diligenciar la encuesta estaban presentes y atendieron las explicaciones, siendo respetuosos, cordiales y pacientes. Fue un xito la aplicacin de los instrumentos ya que se pudo realizar lo programado, aunque el primer da de visita solo se pudo realizar una parte del proceso que fue la aplicacin de la encuesta al personal que labora en archivo, sin embargo, dieron la oportunidad de aplicar la segunda parte del proceso ya programado, la aplicacin de la lista de chequeo a los documentos.

1. REGISTRO DE CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN DE LA ENCUESTA Y LISTA DE CHEQUEO

Siendo las 2:00 pm del da 15 de abril de 2013 se reuni el grupo de investigacin con el fin de realizar la clasificacin de la informacin obtenida en las encuestas y listas de chequeo, teniendo en cuenta los parmetros establecidos para realizar este proceso como son: la clasificacin del material bueno, material incorrecto pero corregible e incorrecto pero desechable Teniendo en cuenta lo anterior se llev a cabo la clasificacin de la informacin y se obtuvieron los siguientes resultados 1.1 RESULTADOS DE LA ENCUESTA 1.1.1 MATERIAL BUENO: En general, se consideran las 19 encuestas como material bueno ya que todas cumplen con los siguientes criterios: -Fecha de aplicacin de los instrumentos de recoleccin de datos; -datos de la entidad como son: nombre y direccin; -nmero de encuesta; -nombre del encuestado, cargo que desempea y tiempo que lleva laborando en la -no presentan tachones, ni enmendaduras; -las respuestas son acordes a las preguntas formuladas; -las respuestas cumplen con el objetivo de la encuesta, que consiste en: -Conocer el sistema de ordenacin que aplica la entidad a los documentos; -verificar el cumplimiento de las normas establecidas por el Archivo General de la Nacin; -obtener conocimiento de cules son los lugares adecuados para la ubicacin y conservacin de los documentos; -conocer que datos se deben tener en cuenta al momento de organizar los documentos, tales como: la fecha, el destinatario, lugar de origen; entidad;

-permite conocer cules son las causas que generan dificultades en el proceso de organizacin de los documentos y que a su vez, produce inconvenientes para la consulta de la informacin contenida en los mismos. NOTA En general se consideran las 19 encuestas como material bueno a excepcin de las respuestas a las preguntas que se mencionaran en el material incorrecto pero corregible y en el material incorrecto y desechable. MATERIAL INCORRECTO PERO CORREGIBLE: Se consider material incorrecto pero corregible a la pregunta nmero 6 de todas las encuestas ya que la formulacin de la pregunta no fue clara y el encuestado no interpret fcilmente la informacin Sin embargo, dieron respuesta pero se present un poco de dificultad para clasificar y tabular los resultados del instrumento de recoleccin de datos. Por lo tanto fue necesario establecer las prioridades de las variables (fecha, destinatario, lugar de origen y hora de ingreso), que tienen en cuenta en la entidad segn los siguientes criterios: Partiendo de 1 a 4 considerando: 4 El dato ms importante a tener en cuenta para organizar los documentos; 3 el dato que consideran como segunda opcin en caso de no existir el primero; 2 el tercer dato que algunas veces utilizan en la empresa al organizar los documentos; 1 el dato que poco o nunca se tiene en cuenta en la entidad para la organizacin de los documentos; MATERIAL INCORRECTO Y DESECHABLE: Al realizar la clasificacin de la informacin de las encuestas, se encontraron respuestas que fue necesario anularlas debido a que: -En la encuesta nmero 16 y 19 la pregunta 10 no se respondi teniendo en cuenta el parmetro establecido, el cual era pregunta de seleccin mltiple con nica respuesta y a la cual dieron doble respuesta. -En la encuesta nmero 18 y 19 la pregunta 7 tampoco se respondi teniendo en cuenta el parmetro establecido, el cual era pregunta de seleccin mltiple con nica respuesta a la cual tambin dieron doble respuesta. -En la encuesta nmero 16 no se dio respuesta a la pregunta 11, quedando esta en blanco. RESULTADOS DE LA LISTA DE CHEQUEO 1.2.1 MATERIAL BUENO:

En general se tomaron las 400 listas de chequeo como material bueno ya que todas cumplen con los siguientes criterios: -Fecha de aplicacin de los instrumentos de recoleccin de datos;

-datos de la entidad como son: nombre y direccin; -contienen los nombres de los documentos que se van a evaluar; -no presentan tachones, ni enmendaduras; -las respuestas son acordes a las preguntas formuladas -las respuestas cumplen con el objetivo de la lista de chequeo, que consiste en:

-Verificar el estado de los documentos; -conocer cules son los agentes biolgicos que pueden afectar el estado de los documentos; -conocer las unidades de conservacin en las cuales se deben almacenar los documentos para proteger la informacin contenida; -determinar qu datos son indispensables para la organizacin de los documentos; -conocer cules son los acuerdos que reglamentan la ordenacin y conservacin de los documentos en la entidad y -establecer si la empresa tiene en cuenta dichos acuerdos. MATERIAL INCORRECTO PERO CORREGIBLE:

Se encontraron algunas listas de chequeo con correcciones, debido a que al principio se desconoca los agentes biolgicos que afectaban a los documentos y se respondieron sin tener en cuenta esto, hasta que hicieron una observacin al grupo y fue necesario corregirlas. MATERIAL INCORRECTO Y DESECHABLE: No se evidenci material incorrecto y desechable ya que no existieron errores que afectaran el resultado de la informacin, las preguntas fueron claras y precisas ,no presentndose dificultades para clasificar y tabular las listas de chequeo.

10

11