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PE.06.

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GESTIÓN DE RECLAMACIONES

PE.06.9

GESTIÓN DE RECLAMACIONES
INDICE

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. PROCEDIMIENTO

4.1. Introducción.
4.2. El Registro de la Reclamación.
4.3 Recepción de la Reclamación
4.4. Evaluación y decisión.
4.5. Cierre de la Reclamación.
4.6. Aplicación de acciones correctivas.

5. RESPONSABILIDADES

6. CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

7. ANEXOS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Coordinador Calidad Especifique aquí CARGO Especifique aquí CARGO

FECHA: 27/02/07 FECHA: FECHA:

Este documento es propiedad de NOMBRE DEL CENTRO quien se reserva el derecho de solicitar su devolución cuando así se estime oportuno. No se
permite hacer copia parcial o total del mismo, así como mostrarlo a empresas o particulares sin la expresa autorización por escrito de NOMBRE DEL
CENTRO.

Fecha de distribución: xx/xx/xx.
El presente documento forma parte del Sistema de Calidad del Colegio Salesiano Stmo. Sacramento. en la fecha de
distribución reflejada. Su vigencia solo está garantizada para aquellas copias en soporte informático que se encuentren
en cada momento en la ruta:
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1. OBJETO

Establecer un método para la identificación y el tratamiento de las
reclamaciones de los clientes.

2. ALCANCE

El presente procedimiento será de aplicación para todas las quejas y
reclamaciones presentadas por alumnos, padres y otras partes
interesadas externas al Colegio Salesiano Stmo. Sacramento.

3. DEFINICIONES

Reclamación: Expresión de insatisfacción por cualquier medio de
transmisión que el cliente realiza sobre alguno de los aspectos
relacionados con los servicios que el Colegio Salesiano Stmo.
Sacramento presta.

Para el Colegio Salesiano Stmo. Sacramento el término reclamación y
queja son sinónimos

4. PROCEDIMIENTO

4.1. Introducción.

En este procedimiento se describe un método para definir cómo actuará
el personal de Colegio Salesiano Stmo. Sacramento, ante la recepción
de una reclamación, de forma que se asegure su control y tratamiento de
manera eficaz, evitando que situaciones de insatisfacción del cliente
queden sin analizar y, en su caso, solucionar.

Se propone un modo de actuación basado en la cumplimentación de un
registro de reclamación (R.R.C) por cada reclamación que se reciba.
Como consecuencia de este proceso se determinarán las pertinentes
acciones correctivas y preventivas, según define el PE.06.6 Acciones
Correctivas y Preventivas.

Se resalta el hecho de que las reclamaciones siempre deben ser
adecuadamente gestionadas. Esto es independiente de que el cliente
tenga o no tenga razón y, por tanto, la reclamación proceda o no
proceda.

Fecha de distribución: xx/xx/xx.
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Todo el personal de Colegio Salesiano Stmo. Sacramento debe tener en
cuenta que una reclamación no tiene porque ser un hecho objetivo
expresado por un cliente. Es simplemente un juicio que debe ser
analizado y, en su caso, solucionado.

4.2. El Registro de Reclamaciones (R.R.C).

Es donde se describe de manera clara y detallada la reclamación
recibida. Su formato se define en el Anexo del presente procedimiento y
en él se incluye:

• Código de la Reclamación: el código de cada reclamación será
la fecha y hora de recepción de la reclamación; siendo su
formato, DD/MM/AA HH-MM.

• La Descripción de la Reclamación., de la manera más exacta y
concreta posible.

• Los datos para la Identificación de la Reclamación en relación
al reclamante.

• Identificación del Receptor de la Reclamación

• Tratamiento a aplicar para resolver la reclamación.

• Identificación de la autoridad que cierra el R.R.C. conclusiones
y fecha del cierre.

El RRC puede ser sustituido por los formatos oficiales que, en su caso,
haya podido imponer la Administración Educativa.

4.3 Recepción de reclamaciones

En el Colegio Salesiano Stmo. Sacramento el canal para la recepción de
reclamaciones es la Secretaría del Centro, en su horario establecido,
mediante instancia modelo, o correo electrónico al Centro indicando los
datos reseñados en el punto anterior.

En el Centro, la Secretaría será la encargada de derivar las
reclamaciones a los responsables de gestionar las mismas, quienes
deberán iniciar el RRC.

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4.4. Evaluación y Decisiones.

Una vez iniciado el R.R.C, la evaluación y decisión sobre la reclamación
la realizará el responsable directamente superior del personal afectado
por la reclamación, junto con el personal afectado. En caso de duda,
siempre se elevará la reclamación hacia las funciones superiores en el
organigrama hasta, de llegar al Director del Centro.

En la evaluación siempre se analizará la extensión en la que la
reclamación procede o no procede.

De ser procedente, siempre se analizará la necesidad de tomar medidas
inmediatas que solucionen el problema al reclamante.

4.5. Cierre de la Reclamación

Los R.R.C son siempre cerrados por el responsable del área relacionada
con el fin de verificar que se han llevado a cabo las acciones decididas
tras la evaluación y comunicadas al Coordinador de Calidad.

De no proceder una reclamación del cliente, no se considerará cerrada
hasta que no se haya informado al reclamante de la procedencia y se le
hayan explicado los motivos, quedando cerrada.

Todos los R.R.C. deberán ser aportados a las reuniones del Grupo
Coordinador de Calidad donde se realizará un resumen de las
Reclamaciones ocurridas durante el período, y en función del análisis de
esta información el Grupo podrá determinar la aplicación de acciones
correctivas y/o preventivas.

Los RRC son confidenciales y solo tendrá acceso el Grupo Coordinador
de Calidad y la Secretaría.

4.6. Aplicación de Acciones Correctivas.

Del análisis de las reclamaciones en las reuniones del Grupo
Coordinador de Calidad, se puede derivar la aplicación de acciones
correctivas que intenten eliminar las causas que las producen o han
podido producir.

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El método y las responsabilidades establecidas en el Colegio Salesiano
Stmo. Sacramento para su aplicación están descritas en el PE.06.6
Acciones correctivas y preventivas.

4. RESPONSABILIDADES.

La Secretaría del Colegio Salesiano Stmo. Sacramento es responsable
de derivar las reclamaciones recepcionadas a las funciones definidas
para su gestión.

Estas funciones deben registrar dirigirla al responsable del área afectada
quien junto con el personal implicado evaluarán la situación y tomarán
las decisiones oportunas.

El Coordinador de Calidad informará de todas las reclamaciones
producidas en las reuniones del Grupo Coordinador de Calidad.

5. CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD.

Los Registros de Reclamaciones de Clientes.
• Se considera un registro de la calidad.
• Se identifican y codifican por su título y código.
• La custodia final de los registros es responsabilidad del
Coordinador de Calidad.

6. ANEXOS.
Anexo 1: Control de modificaciones.
Anexo 2: Registro de Reclamación de cliente

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ANEXO 1

CONTROL DE MODIFICACIONES

Revisión Modificación Fecha

0 Edición inicial del documento. Sin modificaciones

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ANEXO 2

REGISTRO DE RECLAMACIÓN DE CLIENTE

REGISTRO DE R.R.C.-XXX-aa/nn.
Incluya aquí su logo
RECLAMACIÓN DE CLIENTE Fecha:

CLIENTE:

CURSO/NIVEL:
□ FORMACIÓN NOMBRE:
□ OTRAS ACTIVIDADES: . . . . . . . . . . . . . . . . . . PROFESOR:
OTRO PERSONAL:

DESCRIPCIÓN DE LA RECLAMACIÓN

Recibida por: Fecha:

TRATAMIENTO

CIERRE (COMPROBACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DEL PROBLEMA).

Realizado por: Fecha:

Fecha de distribución: xx/xx/xx.
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