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La planificacin

1. Definicin 2. Caractersticas de la planificacin 3. Ventajas de la planificacin 4. Desventajas de la planificacin 5. Principios de la planificacin 6. Principios de la administracin aplicados en la planificacin. 7. Importancia de la planificacin 8. Tipos de planes

DEFINICIN:

La planificacin desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administracin:

George Terry

"La planificacin es seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales."

Idalberto, Chiavenato

"La planificacin es una tcnica para minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeo de la empresa."

David, Ewing

"La planificacin es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo no sucederan" La planificacin es la primera funcin administrativa porque sirve de base para las dems funciones. Esta funcin determina por anticipado cules son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo terico para actuar en el futuro. La planificacin comienza por establecer los objetivos y detallar los planes

necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificacin determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en qu orden debe hacerse.

Las premisas de la planificacin.


CARACTERSTICAS DE LA PLANIFICACIN:

Las caractersticas ms importantes de la planificacin son las siguientes: 1. La planificacin es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningn plan de accin, sino que se realiza continuamente en la empresa. 2. La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la planificacin se halla ligada a la previsin. 3. La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificacin funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisin. 4. La planificacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas: la planificacin constituye un curso de accin escogido entre varias alternativas de caminos potenciales. 5. La planificacin es sistemtica: la planificacin debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin como totalidad. 6. La planificacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo. 7. La planificacin es una tcnica de asignacin de recursos: tiene por fin la definicin, el dimensionamiento y la asignacin de los recursos humanos y no humanos de la empresa, segn se haya estudiado y decidido con anterioridad.

8. La planificacin es una tcnica cclica: la planificacin se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutndose, la planificacin permite condiciones de evaluacin y medicin para establecer una nueva planificacin con informacin y perspectivas ms seguras y correctas. 9. La planificacin es una funcin administrativa que interacta con las dems; est estrechamente ligada a las dems funciones organizacin, direccin y control sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organizacin. 10. La planificacin es una tcnica de coordinacin e integracin: permite la coordinacin e integracin de varias actividades para conseguir los objetivos previstos. 11. La planificacin es una tcnica de cambio e innovacin: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipacin y debidamente programados para el futuro.
VENTAJAS DE LA PLANIFICACIN

Existen muchas ventajas para la planificacin que deben estimular a todos los gerentes en todos los niveles de cualquier organizacin. Entre las cuales podemos mencionar las siguientes: 1. Requiere actividades con orden y propsito. Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. 2. Seala la necesidad de cambios futuros. La planificacin ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible una posible participacin. 3. Contesta a las preguntas "y que pasa si" Tales preguntas permiten al que hace la planificacin, a travs de una complejidad de variables ver e intuir los posibles planes de contingencia. 4. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la planificacin est dando los resultados buscados. 5. Estimula la realizacin. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan proporciona al que hace los planes la orientacin y el impulso de realizar y lograr los objetivos. 6. Obliga a la visualizacin del conjunto. Esta comprensin general es valiosa, pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento

ms pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades administrativas. 7. Aumenta y equilibra la utilizacin de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se dispone. 8. Ayuda al gerente obtener status. La planificacin adecuada ayuda al gerente a proporcionar una direccin confiada y agresiva.
DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACION

Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificacin. 1. La planificacin est limitada por la exactitud de la informacin y de los hechos futuros. La utilidad de un plan est afectada por la correccin de las premisas utilizadas como sub-secuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran parte del valor del plan. 2. La planificacin cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificacin excede a su contribucin real. Creen que sera mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo fsico que deba hacerse. 3. La planificacin tiene barreras psicolgicas. Una barrera usual es que las personas tienen ms en cuenta el presente que el futuro. 4. La planificacin ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificacin obliga a los gerentes a una forma rgida de ejecutar su trabajo. 5. La planificacin demora las acciones. Las emergencias y apariciones sbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar el tiempo valioso reflexionando sobre la situacin y diseando un plan. 6. La planificacin es exagerada por los planificadores. Algunos crticos afirman que quienes hacen la planificacin tienden a exagerar su contribucin. 7. La planificacin tiene limitado valor prctico. Algunos afirman que la planificacin no solo es demasiada terica.
PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN

Los principios de la planificacin ms importantes son los siguientes:

Principio de la contribucin a objetivos el objetivo de los panes y sus componentes es lograr y facilitar la consecucin de los objetivos de la organizacin, con inters particular en alcanzar el objetivo principal.

Principio de la primaca de la planificacin la primera funcin administrativa que desempea la gerencia es la planificacin, que facilita la organizacin, la direccin y el control. Principio de la iniciacin de la planificaciones la alta gerencia la planificacin tiene su origen en la alta gerencia, porque esta es responsable de alcanzar los objetivos de la organizacin y la forma ms eficaz de lograrlos es por la planificacin. Principio de la penetracin de la planificacin la planificacin abarca todos los niveles de la empresa. Principio de la eficiencia de operaciones por planificacin las operaciones eficientes se pueden efectuar mediante un proceso formal de planificacin que abarca objetivos, estrategias, programas, polticas, procedimientos y normas. Principio de la flexibilidad de la planificacin el proceso de planificacin debe ser adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en los planes de la organizacin. Principio de sincronizacin de la planificacin los planes a largo plazo estn sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a su vez, lo estn con los a corto plazo, par alcanzar ms eficaz y econmicamente los objetivos de la organizacin. Principio de los factores limitantes la planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes (mano de obra, dinero, mquinas, materiales y administracin) conjuntndolos cuando elaboren los planes. Principio de estrategias eficaces una gua para establecer estrategias viables consiste en relacionar los productos y servicios de la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades de los consumidores. Principios de programas eficaces para que los programas sean eficaces deben ser una parte esencial de la planificacin a corto y largo plazo y debe n estar integrados a la planificacin estratgica, tctica y operacional. Principios de polticas eficaces las polticas se basan en objetivos de la organizacin; mediante estas es posible relacionar objetivos con funciones, factores fsicos y personal de la empresa; son ticas definidas, estables, flexibles y suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias de polticas superiores.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN APLICADOS A LA PLANIFICACIN

En su enfoque prescriptivo y normativo, los autores clsicos y neoclsicos defienden la aplicacin de principios universales que deben ser el norte de la planificacin. Estos principios se refieren a la mejor manera de realizar la planificacin. Entre los innumerables principios sealados por los diversos autores destacan dos: 1. Principio de la definicin del objetivo: la planificacin que comienza luego de determinar la idea de lo que pretende realizar, o de la fijacin del objetivo que se pretende alcanzar, se basa en esa idea u objetivo. La finalidad de la planificacin es determinar quin, cundo y cmo se alcanzara la idea o el objetivo. 2. Principio de la flexibilidad de planificacin: la planificacin no termina con el comienzo de la actividad que se pretende llevar a cabo, sino que es permanente y aplicable a las actividades que no estn en funcionamiento como a las que si lo estn. Debe tener cierta flexibilidad, puesto que su ejecucin puede mostrar ciertos defectos o fallas no previstas que pueden corregirse durante el desarrollo.
IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN

En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia de la planificacin para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si los gerentes definen eficientemente la misin de su organizacin estarn en mejores condiciones de dar direccin y orientacin a sus actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan ms sensibles ante un ambiente de constante cambio. Supone un marco temporal de tiempo ms largo que otros tipos de planificacin. Ayuda a orientar las energas y recursos hacia las caractersticas de alta prioridad. Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar activamente ya que ella desde su punto de vista ms amplio, tiene la visin necesaria para considerar todos los aspectos de la organizacin. Adems se requiere adhesin de la alta direccin para obtener y apoyar la aceptacin en niveles ms bajos. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. Minimiza el trabajo no productivo y se obtiene una identificacin constructiva de los problemas y las potencialidades de la empresa. Por ltimo, cabe destacar que la planificacin es la primera funcin del proceso administrativo, por tanto, realizar una buena planificacin conlleva a tener una buena

organizacin, direccin y control de la empresa lo cual se traduce en una administracin cien por ciento efectiva.
TIPOS DE PLANES

SEGN SU CLASE:

El plan es un producto de la planificacin, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de planificacin y el proceso de implementacin del mismo. El propsito de los planes se encuentra en: La previsin, la programacin y la coordinacin de una secuencia lgica de eventos. Los planes deben responder al qu (objeto), cmo (medios), cundo (secuencia), dnde (local) y por quin (ejecutante o persona). Entre los diversos tipos de planes figuran: objetivos metas, polticas, procedimientos, mtodos, programas y presupuestos. Al respecto, algunos tratadistas consideran que de los anteriores planes, las ms importantes son las polticas y los programas, dentro de los que se incluyen los objetivos y los procedimientos.

OBJETIVOS

Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo regular los objetivos de mayor jerarqua representan el fin hacia el cual se dirige la empresa, la direccin, el staff. Los objetivos son las metas que se quiere alcanzar con relacin a los inversionistas, a los consumidores, al personal, entre otros. Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a los que constituyen el plan bsico de la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al alcance de los de la organizacin. Los objetivos o metas son planes y requieren de un proceso de planeacin al igual que el resto de los planes.

POLTICAS

Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la accin de quienes se tenga a cargo. Es en este punto donde los administradores deben ser sagaces para que los subordinados no acepten como polticas una serie de pequeas decisiones que no se tomaran con este objetivo. Y usualmente las polticas se apoyan y precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las polticas generales de la empresa son tomadas por el consejo de administracin, en las cuales se basaran las polticas de los departamentos Todas estas delimitan un rea o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que las decisiones sean slidas y contribuyan al alcance los objetivos. Al igual que hay diversos tipos de objetivos, tambin los hay de polticas, entre ellas tenemos: polticas de promocin

interna, de competir con base en los precios, polticas en publicidad o polticas departamentales, como el contratar los ingenieros egresados de las universidades o impulsar la participacin de los empleados para contribuir con la cooperacin. Con respecto a las polticas se debe tener en cuenta que: a. Cuando se elaboren las polticas debe tenerse en cuenta la opinin de quienes a aplicarlos. b. Las polticas deben declararse por escrito. c. Debe ser difundidos y revisadas peridicamente, la interpretacin de estas debe ser uniforme en toda la organizacin. d. Existen polticas sobre produccin, finanzas, relaciones pblicas, etc. e. Existen polticas relacionas con planeacin, control, organizacin, favorecen, la coordinacin y el trabajo en equipo, las consultas sobre asuntos fundamentales y la elaboracin de criterios e iniciativa pero dentro de unos lmites.

PROCEDIMIENTOS

Son planes por que establecen un mtodo o forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son planes relacionados con mtodos de trabajo o ejecucin. Sirven como guas de accin ms que de pensamiento pues sealan el cmo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales y se representan a travs de flujo gramas. Cmo se relacionan los procedimientos y los planes? Ilustrativamente podemos explicar esta relacin apelando a otro ejemplo ms de Koontz: La poltica de la compaa X concede vacaciones a los empleados, los procedimientos establecidos para llevar a cabo esta poltica deben distribuir las vacaciones para evitar interrupciones en el trabajo, establecer salarios de vacaciones y proveer los medios para que soliciten sus vacaciones, etc. Es importante recordar que los procedimientos sobrepasan la lnea departamental, es decir, que pasan del departamento de produccin al departamento de ventas, al de finanzas, etc.

METODO

El mtodo es fundamental para toda accin, el cual puede definirse como la manera prescrita para el desempeo de una tarea dada con consideracin adecuada del al objetivo, instalaciones disponibles y gastos totales de tiempo, dinero y esfuerzo.

Un mtodo trata con una tarea que comprende un paso en un procedimiento y especfica como se va ejecutar este paso. Por lo general est confinado a un departamento y con frecuencia a los esfuerzos de un empleado que se dedica a una tarea especfica.

PRESUPUESTO

Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en trminos numricos, estn relacionados con dinero, ya sea a travs de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en trminos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversin, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de ste, si antes no ha reflejado los planes. Los presupuestos pueden ser planes estratgicos si cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tcticos cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes operacionales. Si su dimensin es local y de corto plazo.

PROGRAMAS

Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlacin que se da entre este ltimo con las actividades que deban llevarse a cabo. Tambin pueden definirse como un conjunto de metas, polticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una accin especfica, la programacin puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeo tamao o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar actividades, hasta programas complejos o de gran tamao, en donde ya se requieren tcnicas matemticas, bases de datos, etc. Un programa primario puede requerir muchos programas derivados de la planeacin de los negocios, por ejemplo es extrao encontrar un programa que se sostenga a s mismo, por lo general se subordinan unos con otros, lo que hace muy difcil la planeacin. Es por esto que la planeacin coordinada requiere de ciertas habilidades administrativas que permitan el logro de los objetivos.

SEGN SU FIN NUEVOS

Es aquella planificacin que se pretende plantear, por lo tanto an no existe y se necesita de un estudio previo, es donde se identifica un nuevo objetivo por lo tanto se desarrolla un nuevo plan.

VIGENTES

Son aquellos planes que ya estn establecidos, y se estn ejecutando.

Estos ya han sido elaborados y se encuentra en estudio para determinar su de efectividad a travs de otro funcin administrativa el control y poder saber si se lograra cumplir con el objetivo, en caso de presentar posibles fallas este podr ser corregido.

CORRECTIVOS

Son aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los ya establecidos con anterioridad, por lo general son correcciones en pequeas fallas en los planes actuales. En estos planes se determina las posibles fallas que no permitiran alcanzar los objetivos establecidos. Son complementarios de los planes vigentes.

SEGN SU USO UNA SOLA VEZ

Estos planes hacen referencia a los que se establecen para lograr un objetivo especifico en un momento especifico, es decir aquellos que se laborar para realizar una actividad o tarea nica, que no se repetir o por los menos no se repetir en un periodo de tiempo largo.

VARIAS VECES

Son los planes que se desarrollan con la finalidad de ser ejecutados en varias ocasiones, es un estilo de planificacin cclica por al ser ejecutada en su totalidad no finaliza sino por el contrario comienza de nuevo, es una planificacin continua.

SEGN SU PERODO DE REALIZACION

Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes perodos:

CORTO PLAZO

Tambin llamada planificacin operativa; se lleva a efecto en cada planta y almacn. Es una extensin de la planificacin a mediano plazo, con gran nfasis en los presupuestos flexibles, los relacionados con los niveles de produccin especficos durante el perodo no mayor a un ao. Incluye el uso de pronsticos trimestrales de ventas suministrados por mercadotecnia.

MEDIANO PLAZO

Es un subconjunto de la planificacin a largo plazo. Se centra en las mismas reas que la planificacin a largo plazo, pero dentro de un marco de tiempo menor (de dos a cinco aos). Los estados financieros pro forma en este perodo son ms detallados que aquellos para la planificacin a largo plazo. En definitiva se refinan los planeas estratgicos a largo plazo de la organizacin al desarrollar planes financieros

ms especficos. El resultado de este nivel de planeacin sirve como entrada para la planeacin a corto plazo. Se relaciona primordialmente con la planificacin financiera, de manera que pueda colocar a la organizacin en la mejor postura financiera para materializar las oportunidades descubiertas por la planificacin a largo plazo.

LARGO PLAZO

Su parte central est formada por las consideraciones estratgicas en cuanto a oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas. Una caracterstica distintiva de este tipo de planificacin es el descubrir oportunidades, y despus desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas oportunidades. Se concentra en la extrapolacin de datos recopilados de fuentes externas e internas para proyectar la informacin relacionada con la comercializacin y distribucin, tcnica y de instalaciones, financiera, de recursos humanos y otros aspectos. Comienza con un entendimiento realista de los mercados, productos, plantas, almacenes, mrgenes, utilidades, retorno sobre la inversin, flujo de efectivo, disponibilidad de capital, capacidades de ingeniera y habilidades y capacidades del personal
BIBLIOGRAFA

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Sussana Costa La planificacin Administracin