LA ORGANIZACIÓN COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas. Fayol (1972), define la organización diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y

administrativa. Melinkoff (1987), con relación al titulo del escrito la define como el proceso administrativo a través del cual se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico( misión, visión, objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuación).

Según Melinkoff (1987), para estructurar una organización es preciso trabajar con los siguientes elementos: a) Los principios generales. b) Los sistemas de organización. c) Los instrumentos metodológicos.

a) PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN. Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente en el acto de construir una organización. Desde el periodo clásico de la administración se han establecido quince principios que deben observarse al

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1. En la actualidad. en el organismo debe existir una serie de canales de supervisión que deben estar conectados por canales de comunicación. Así se habla de la misión de la universidad. se pueden enumerar en orden jerárquico de la siguiente manera. 2. de la misión del Ministerio de Sanidad y Asistencia Social. Principios de los canales de Supervisión bien definida: según este principio. etc. la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida. Principio del espacio control: de acuerdo con este principio. 5. el medio ambiente físico. la preparación de los subordinados. Principio del equilibrio dirección-control: este principio establece que. 2 . tomando en cuenta la naturaleza del trabajo. 3. pero el jefe máximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada. a medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarquía mayor. 4. Se aconseja que el numero de personas este entre 7 y 8. Principio del Objetivo: de acuerdo con este principio. la capacidad del jefe. Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: de acuerdo con este principio. debe reservar para sí el control de funcionamiento de la organización sea total o de la parte de ésta que delegue.organizar una empresa o institución según Melinkoff (op cit). se debe establecer el número de personas que deben depender de otra directamente. Estos fines ayudaran a estructurar en forma adecuada a la empresa o institución. diversos enfoques de la administración denominan misión a esta constelación a fines mas generales y permanentes. la organización debe establecer los fines permanentes o (teología) hacia los cuales se encamina la organización.

para evitar confusiones con otros hechos o cosas semejantes. luego debe ser adiestrado.6. 10. Principio de la unidad de mando: afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de más de un jefe sobre la misma materia. Principio de la moral interna: este principio establece que debe haber responsabilidad. los problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerárquico correspondiente. 12. entre los integrantes de la empresa. Principio de identificación: este principio establece que todos los actos o hechos que se sucedan o que sea susceptibles de suceder en la institución y la cantidad de cosas que se manejen. 7. ni debería ser menor. recibiendo entrenamiento. Principio de la excepción: se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios. colaboración y compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes. Principio de fijación de responsabilidades: este principio establece que la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implica la autoridad delegada. tanto directivos como subalternos. Principio de simplicidad: establece que dentro de cualquier organismo sólo deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del organismo. Principio de la selección y adiestramiento del personal: se enuncia diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa. deben tener su identificación adecuada. 11. 3 . 8. 9.

debe crear grupos.  Spriegel: 4 . 15. Principio de jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde en directivo superior hasta el último subordinado y que ésta debe funcionar claramente a través de toda organización.13. etc. Para que trabajen en una sola especialidad o área de actividades. Principio de especialización: establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica. Una buena descentralización distribuye las decisiones y la autoridad en los procesos de ejecución y concentra en la dirección superior las decisiones de política y de orden normativo. secciones. por delegación de autoridad. b) LOS SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN. c) Sistema lineal y de Staff. los diversos elementos humanos y materiales de un organismo. 14. b) Sistema funcional. dependencias. Son distintas formas de poner en coordinación sistemática. p 45). la adopción de decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias de dirección intermedias. Principio de centralización – descentralización: se enuncia diciendo que hay centralización cuando la adopción de decisiones y la responsabilidad están centradas en la dirección superior de la institución y que hay descentralización cuando. los sistemas funcionales y los sistemas mixtos. A continuación se mencionan los sistemas de organización que describen algunos autores referidos por Melinkoff en su texto las organizaciones (2000.  Reyes Ponce y Jeener: a) Sistema lineal. Los principales son los sistemas lineales.

Se califica de jerárquico porque establece relaciones determinadas por ordenes que emanan desde un mismo departamento. b) Sistema funcional. que van desde la máxima autoridad hasta el último funcionario. c) Sistema lineal y de asesoria.  Agramonte: a) Puros: Sistema lineal. c) Sistema mixto (Lineal y Staff). otros autores lo denominan sistema escalar o vertical porque la autoridad o responsabilidad es escalonada. de organización Comisional Sistema de organización lineal o de línea jerárquica (perspectiva fayoliana). d) Sistema Comisional. Desventajas del sistema lineal: a) No hace uso de las ventajas de la especialización. Ventajas del sistema lineal: a) La organización resulta sencilla de comprender. Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Henry Fayol (1972). b) Genera rapidez en la ejecución de las ordenes. b) Los jefes deben tener conocimientos diversos 5 . En este tipo de sistema la cantidad de funciones y la autoridad va disminuyendo a medida que desciende la escala jerárquica.a) Sistema lineal. b) Sistema funcional. c) Es de gran utilidad en las empresas pequeñas. d) Mixtos: Lineal Funcional. d) Hay clara definición de la autoridad responsabilidad e) Se mantiene la eficacia en la disciplina y la unidad de mando. siguiendo los niveles de la organización. el mismo tiene como característica particular que las funciones generales reposan en la autoridad superior al establecer a partir de esta las líneas de mando. autoridad y comunicaciones.

d) No estimula el entrenamiento de los ejecutivos. d) Existe la posibilidad de descuido de algunas funciones. Ventajas del sistema funcional: a) Aprovecha las ventajas de la especialización. Desventajas del sistema lineal: a) A veces se dificulta fijar la responsabilidad final en cuanto al resultado de cierta actividad. En este sistema vale más la especialización que la posición jerárquica de los hombres. Este enfoque organizacional tiene como particularidad que en lugar de concentrar las funciones. Sistema de organización lineal con staff. 6 . unidades o dependencia que forman los organismos.c) La perdida de hombres claves pone en peligro el funcionamiento de la empresa. Para ello clasifica las funciones de acuerdo a las características y agrupa en unidades especializadas. asesoria o plana mayor. b) Facilita el entrenamiento del personal debido a las exigencias de cada cargo. c) Se facilita el control directo. El sistema no descansa en hombres sino en las funciones. b) La supervisión es múltiple. Sistema de organización funcional o Tayloriano. Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Frederick Taylor (1972). las distribuye en diversas autoridades superiores o intermedias. d) Se puede lograr la cooperación de todos los funcionarios. pues se basa en la diversidad de funciones que se realizan en un organismo. e) Demasiada rigidez debido a la restringida discrecionalidad. las funciones similares o parecidas. c) Se descarta el principio de unidad de mando.

Ventajas del sistema de línea y de staff: a) Se aprovechan las ventajas de la especialización b) Se mantiene la unidad de mando. d) La asesoria no es de obligatoria aceptación por la unidad de línea. descansa en un consejo. Más frecuentemente existen consejos. En la práctica este modelo de organización de autoridad superior colegiada es poco frecuente. comités o comisiones intermedios dentro de una institución. b) Los funcionarios asesores tratan de evadir responsabilidad por no tener autoridad. c) Los funcionarios de línea descargan la mayor parte de su trabajo en la dependencia asesora o funcionarios asesores. ubicado en el vértice de la pirámide. 7 . Organización comisional y tipos de comités o comisiones. asesoria o plana mayos. solo tienen autoridad de mando sobre el personal de sus sistemas asesores. comité o comisión. Las unidades de asesoramiento sólo tienen autoridad de asesoramiento.Esa un sistema de uso corriente en las grandes empresas donde se realizan gran número de funciones de cierta magnitud o complejidad. estado mayor. Es un sistema de organización lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias asesoras denominadas staff. no tienen mando sobre el personal de línea. c) Se comenta la cooperación entre los funcionarios de línea y asesoria Desventaja del sistema de línea y staff: a) Puede generar confusión entre la autoridad de línea y asesoria. la autoridad superior que detenta el poder de decisión. En este tipo de Organización. sea que ésta se organice lineal o funcionalmente o en forma mixta. En Venezuela ha sido adoptado por las Universidades Nacionales u Oficiales.

5. 8 . Debido a las considerables variaciones en la autoridad asignada a los consejos y comités. ha surgido mucha confusión acerca de su naturaleza. Comités permanentes: Pueden ser formales e informales pero son estables en la estructura. c) Todos mandan y no adquieren responsabilidad autoridad. Comités ejecutivos: son los que ejecutan decisiones. 4. 7. 6. tienen poder de decisión. Comités temporales: Son informales y se crean por un tiempo determinado. 2. Consejos o comités de staff: Asesoran. 3. Comités informales: No están establecidos en la estructura. Consejos o comités de línea: La autoridad que detentan es de línea Pueden tomar decisiones realizan una función determinada. 8. Comités formales: Están establecidos explícitamente en la estructura organizativa. Dependiendo de su autoridad pueden ser: 1. en la repartición de la Un consejo o comité en un grupo de personas encargado de ciertas funciones especificas o de resolver un problema especifico. se les asignan deberes y autoridad. b) Se reciben aportes valiosos. duran un tiempo indefinido. b) Dificultan la toma de decisiones. la autoridad colectiva consume mucho tiempo en reuniones.Ventajas: a) Los cometes fomentan la cooperación entre los integrantes. Comités consultivos: resuelven consultas formuladas por las instancias subordinadas. no tienen autoridad de mando. Desventajas: a) Alto costo en tiempo y dinero. Se organizan para estudiar y dar opinión sobre un problema o tema específico.

Establecer la política básica.  Nivel intermedio o nivel de coordinación y asesoria: Las funciones del nivel intermedio son más especializadas. En la base de la misma se ubica el menor grado de autoridad. Elaborar el plan sectorial nacional de la organización. 4. y se encuentra el mayor numero de personas para la ejecución de los planes. adoptando la forma de una pirámide. estadística. Sus funciones son. las políticas. Diseñar. organización. normas generales y los métodos para seleccionar los cuadros competentes para las diferentes posiciones de responsabilidad dentro de la organización. Tiene a su cargo las siguientes funciones generales: 1. En él se necesitan cuadros de especialistas para integrarlo. Existe un principio universalmente aceptado según el cual toda organización de carácter nacional debe ser estructurada en tres niveles. Diseñar la organización.  Nivel superior o nivel normativo: Es el nivel responsable de la planificación. publicaciones. etc. las normas generales y los sistemas relacionados con el plan sectorial nacional (de salud. De esta manera. 9 . de educación. programas y para el logo de los objetivos. a través de informes.NIVELES EN LA ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES DE ALCANCE NACIONAL. 5. en el vértice de la misma se encuentre ubicada la máxima autoridad. etc. Establecer las medidas de control más efectivas. 3. de acuerdo con la organización y su funcionamiento. delegar la autoridad en los responsables del nivel inferior y solucionar todos los problemas prácticos relacionados con el plan sectorial nacional. dirección y control activo de la organización como un todo. 2.

8. 7. de acuerdo a los lineamientos o normas del plan nacional. Fomentar y mantener la moral del trabajo. 6. ESTRUCTURA PIRAMIDALY NIVELES DE UNA ORGANIZACIÓN NACIONAL. 4. 10 . Asegurar el buen uso y mantenimiento de los materiales disponibles. Coordinar las distintas dependencias y unidades bajo su control para el mejor cumplimiento de los planes de trabajo. 2. Dar asesoria técnica a todos los organismos bajo su control y desarrollar cuadros directivos a través del adiestramiento de persona. Ejecutar las actividades del programa de trabajo. a) Establecer las relaciones necesarias con otros organismos. 4. 3. Registrar y evaluar continuamente las actividades bajo su control. Aplicar las normas administrativas. 5. Elaborar el programa de trabajo de su nivel. Sus funciones generales son. y leyes vigentes solucionando los conflictos y problemas que se puedan presentar. necesidades y realizaciones en su nivel. Lograr la coordinación entre todas las unidades de su nivel. 9. Mantener un control continuo durante la ejecución del programa. Administrar el funcionamiento de la organización a su nivel 3. 2. Llevar un control eficiente de las dependencias a su cargo  Nivel inferior o nivel ejecutivo y ejecutor: Este nivel tiene la responsabilidad directa de la ejecución de las actividades y tareas. para el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización. Informar en el ámbito superior sobre actividades.1. 5. 1. para el mejor logro de su programa de trabajo. 10. Adaptar el plan nacional a las necesidades y recursos de su nivel. Asegurar el cumplimiento de las tareas asignadas tanto en cantidad como en calidad. experiencias.

Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada departamento y sección de la organización. 11 . oficinas. de líneas que representan los canales de supervisión coordinación o y comunicación que existirá en la institución. El organigrama describe graficamanete la división del trabajo que se establecerá y la relación que se dará entre las distintas áreas de actividades. Ventajas de los organigramas: 1. Esté permite conocer la ubicación que se da de lo9s distintos departamentos. Los principales instrumentos metodológicos de la organización son los organigramas y manuales. Los organigramas: una organigrama es la representación gráfica que muestra como están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una institución o empresa. secciones. que conforman la institución. a través. Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de la organización.NIVEL SUPERIOR NORMATIVO NIVEL INTERMEDIO COORDINADOR ASESOR NIVEL INFERIOR EJECUTIVO DIRECTO Las herramientas o instrumentos metodológicos de la organización. etc. 2.

3. Organigramas horizontales de izquierda a derecha. Organigrama mixto. Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad de la organización. Clasificación de los organigramas: De acuerno a su disposición geométrica. 12 . Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organización. 5. organigramas verticales de tipo clásico 2. 3. los organigramas se adaptan al tipo de sistema organizativo que intentan representar entre los cuales tenemos: 1. 4. dirección y control. Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se establecen las coordinaciones dentro de la organización.

Organigramas escalares.4. por tanto corresponden a la sujeción a cierta simbología: Nombre Simbología Significado Departamentos o divisiones de la organización que varían en importancia de acuerdo a su tamaño. Organigramas circulares o concéntricos. 5. Rectángulos Líneas continuas Verticales Líneas continuas Horizontales 13 . Líneas de mando de una división superior a una inferior. Indican la unión entre órganos de asesoria. Algunas reglas para su construcción Los organigramas describen relaciones a lo interno en cualquier organización.

Importancia y necesidad de los manuales administrativos. 3) Manuales de sistemas y procedimientos. Clasificación de los manuales administrativos. El propósito fundamental de los manuales es el de sistematizar las funciones y operaciones que realiza la organización. Los manuales administrativos. funciones. 2) Manuales de políticas. así como instruir al personal sobre los objetivos. El manual administrativo es un documento que incluye en forma sistematizada las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas deben ser realizadas. la supervisión y el mejor desempeño de los ejecutivos. normas. Manuales de organización: es un instrumento que contiene detalles de la empresa u organización tales como: 14 . La importancia del manual administrativo reside en el hecho de suministrar información para la acción al servir de guía para la ejecución del trabajo. políticas. procedimientos u otros aspectos de la institución.Líneas discontinuas Horizontales Significan coordinación unen por los dos lados a dos rectángulos que mantienen relaciones de coordinación. autoridad. A su vez el manual tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento. Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categorías: 1) Manuales de organización.

es un manual de trámites y métodos de trabajo. los formularios de registro y sus respectivos instructivos. los flujogramas de los procesos. así mismo prescriben los limites generales dentro de los cuales deben realizar se las a actividades. Manual de sistemas y procedimientos: es llamado. objetivos corporativos). A través de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa de la empresa institución. 4) Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo. 15 . la descripción de procedimientos.1) Nivel estratégico corporativo de la empresa (misión. también manual de operación. Una correcta formulación de las políticas en un manual. Es quizás el manual más común en las organizaciones. permitirá: 1) Agilizar el proceso decisorio. visión. 2) Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y adecuar las actividades a los objetivos de la institución. El manual de procedimientos incluye la descripción de normas. 3) Las relaciones entre la función de línea y la de asesoria. 2) La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó esa estructura. que son la guía básica para la acción. Manuales de políticas: incluye en forma escrita las políticas de la empresa. 4) Servir de base para una constante y efectiva revisión. sobre las prácticas generales de la organización para que la información sea útil se requiere que la información se comunique a través de la línea de mando de la organización. 2) Constituyen una guía indispensable para el trabajo a ejecutar. 3) Facilitar la descentralización. Los manuales de sistemas y procedimientos. ofrecen una serie de ventajas ente ellas tenemos: 1) Constituyen una útil fuente de información.

a condición de que efectivamente se basen en una estructura lógica. procesos y procedimientos. se obtienen a través de la lectura del manual. 16 . Ayudan a producir un mejoramiento sostenido de las operaciones. al evitar las preguntas de rutina. 5) Permiten la revisión constante y el mejoramiento de las políticas.  Instrucciones para el uso del manual.  Organigrama. en sus distintas manifestaciones.3) Constituyen una herramienta útil para el adiestramiento de nuevos empleados y también para todos aquellos funcionarios que perteneciendo a la organización son ascendidos de categoría. ya que la respuesta rápida a las mismas.  Cuerpo principal.  Objetivos generales de la organización. que es el de ayudar a la gerencia en el cometido de su gestión. las partes principales de un manual son las siguientes: 1) Manual de organización:  Contenido o índice.  Misión y filosofía de la empresa. Estructura de los manuales Los manuales ofrecen una serie de ventajas. de lo contrario pierden el sentido de su objetivo. de la institución.  Introducción: señala el propósito del manual y la ayuda que puede brindar a las personas responsables de su aplicación. 6) Permiten un ahorro de tiempo. 9) Constituyen un elemento importante para la revisión y evaluación objetiva de las prácticas institucionales. normas y procedimientos. 7) Constituyen un freno a la improvisación.  Descripción de todas las funciones comunes a las distintas unidades que conforman a la organización. en la medida en que se los consulte con la debida frecuencia. 4) Eliminan duplicaciones innecesarias de actividades. 8) Permiten generar un legado histórico de la evolución administrativa de la empresa.  Estructura organizativa (descripción general).

Cuerpo principal. utilizando los principios científicos de la administración. la necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de 17 . A los fines de mantener vigente el manual y evitar su abandono por obsolescencia. 2. Desde el momento en que se inicie el proceso de implementación del manual. Contenido o índice Introducción. Alcance del procedimiento. 3. además. Formular instructivos. Una buena organización debe satisfacer. la que mantendrá un registro estadístico de consultas.  Glosario de términos. 2)                Manual de políticas. Instrucciones para su uso. se deben establecer programas regulares de auditoria para determinar si las prácticas actuales coinciden con los procedimientos escritos. Estructura o flujo de pasos de cada procedimiento. El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente y eficaz. EL PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN. Recomendaciones al momento de emplear los manuales. Normas que lo fundamentan. Políticas de la institución. Esta tarea que debe estar a cargo de la unidad responsable de la sistematización administrativa. se deberá llevar a cabo un plan estricto de seguimiento. Objetivos del procedimiento. Responsabilidad por la ejecución de los procedimientos. se inicia el control de su aplicación. Descripción de las funciones por áreas o departamentos con su respectivo organigrama. Glosario de términos. Responsabilidad por la ejecución de los procedimientos. Descripción de los procedimientos mismos. Procedimientos que se utilizan dentro del sistema. (Con anexos si los hay). 1. sistemas y procedimientos. entrevistas y encuestas.

En síntesis. Koontz. Curso de Administración Moderna. Caracas. 4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos. Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas actividades o funciones a realizar por la institución. Mc Graw Hill. con las funciones. Izurreta. Revista de planificación estratégica. Identificar las funciones. Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la organización. L (1992). Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución de las actividades. En qué consiste el proceso de planificación estratégica. 3. Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de cargos. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos. 2. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la organización.esfuerzo. 7. 5. 4. 3. Política. Planificación y Gobierno. UCV. Bibliografía consultada 1. Editorial fundación Altadir. El PES. el menor costo y el máximo rendimiento. 6. Caracas. México. 18 . Matus. Editores Miguel Angel García e Hijos. Caracas. F (1997). actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales de la organización. tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen. Castillo. En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son: 1. O (1972). 2. 8. C (1990).

7. Maracaibo. Notas de Planificación. Luz. (1972). H (1989). Los Procesos Administrativos. ULA. F y Fayol.5. Caracas. L (1981). Taylor. Principios de la Administración Científica. 8. R (1987). Melinkoff. Moyer. Muñoz. Mérida. Editorial contexto. Planificación Estratégica Situacional. 6. 19 .