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SUPERINTENDECIA DE SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS

Orfeo Gpl
Manual de Usuario
Revisin 2.0.0 En revisin
Versin Fecha Autor Descripcin No aplica Descripcin Versin Fecha En Revisin No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica 2.0.0 23/02/2010 Edwin Garibello

2.0.0 23/02/2010 Diana Beltran 2.0.0 23/02/2010 Sandra Moreno 2.0.0 23/02/2010 Angie Gordillo 2.0.0 23/02/2010 2.0.0 23/02/2010 Luz adriana Tito medina

2.0.0 23/02/2010 Angie Bejarano

TABLA DE CONTENIDOS
1. Introduccin 2. Mdulo General 2.1. Cmo ingresar a Orfeo? 2.2. Informacin del sistema 2.3. Estructura General de Carpetas 2.4. Estructura General Mdulo Radicacin 2.5. Estructura General Mdulo Carpetas 2.6. Informados 3. Radicacin de Documentos 3.1. Elaborar un documento para radicar como "de salida (-1)". 3.2. Radicar un documento de salida como anexo a un documento de Entrada (padre). 3.3. Radicacin de entrada (-2) 3.4. Radicacin de Memorandos Internos (-3). 3.5. Radicacin de resoluciones (-5) 3.6. Quin asigna el Nmero de Radicado de Salida (NRS) a un documento 3.7. Modificacin de los datos de un registro de entrada 3.8. Explicacin vista Documentos anexos 3.9. Modificacin de un documento anexo 3.10. Generar copias del documento a radicar 3.11. Como consulto la informacin de envo de un Radicado de salida 3.12. Radicacin masiva de documentos de salida 3.13. Campos de combinacin para la radicacin de salida 3.14. Como marcar un documento como impreso 3.15. Clasificacin de los radicados segn la tabla de retencin documental (TRD) 4. Digitalizacin de documentos 4.1. Aplicativo de Digitalizacin 4.2. Recomendaciones para la digitalizacin de documentos 4.3. Digitalizacin de documentos - Scanner Kodak I260 4.4. Recomendaciones para la digitalizacin de documentos 4.5. Manual de instalacin Orfeoscan (Digitalizador) 5. Consultas 5.1. Mdulo de consultas

Captulo 1. Introduccin
Se pretende que esta gua, adems de brindar la informacin necesaria sobre la operacin y funcionalidad del Sistema de Gestin Documental - ORFEO, se convierta en un documento principal al que un usuario del sistema deba acudir cuando requiera soporte bsico sobre el alcance de esta herramienta para el cumplimiento de sus funciones. ORFEO es una herramienta que se ha construido tomando como base un cambio de cultura organizacional y que debe evolucionar a medida que su uso se haga de forma masiva. Partiendo de ese concepto, la Oficina de Informtica en cumplimiento de su labor como proveedor de soluciones informticas, pretende que ORFEO sea el punto de partida para la construccin de un gran sistema de informacin, cuya finalidad sea la automatizacin de tareas que permita a los funcionarios de la entidad realizar tan solo (como excepcin) aquellas actividades que indispensablemente deban hacerce de manera operativa. De esta forma un usuario del sistema podr dedicar mas tiempo al anlisis de su gestin y optimizar el aporte de su labor. Teniendo en cuenta que ORFEO es un producto en desarrollo y que ha sido diseado por la entidad acorde a sus necesidades en cuanto al manejo de la informacin con la cual realiza su diaria gestin, el contenido que se encontrar a continuacin es susceptible de modificaciones en el tiempo. Los cambios que se realicen sern comunicados de manera oportuna y se harn basados en la retroalimentacin que se pueda obtener de la utilizacin de este aplicativo. Anotando el agradecimiento que debe manifestarse a quienes han participado en el proceso de implementacin y a aquellos que da a da basan el desarrollo de sus actividades en la utilizacin de ORFEO, la Oficina de Informtica espera seguir contando con el apoyo y la participacin de todos, en busca de optimizar la funcin que ste debe cumplir.

Captulo 2. Mdulo General 2.1. Cmo ingresar a Orfeo?


El acceso a Orfeo se puede realizar por tres opciones. En cualquiera de los casos se debe abrir el Explorador de internet, digitar la direccin, el usuario y contrasea que se le asign para sta aplicacin. 1. http://192.168.0.232/orfeo Figura 2-2. Login de Orfeo

2.2. Informacin del sistema


Figura 2-3. Informacin del sistema AYUDA: Mediante este vnculo se puede ingresar al manual donde se puede consultar los diferentes procedimientos y la manera fcil de realizarlos en el sistema. INFO: Se encuentran los datos generales de cada usuario como documento de identificacin, fecha de nacimiento, No. de extensin, correo electrnico, No. de AT (equipo), piso. Se recomienda tener actualizado sus datos en el sistema. CREDITOS: Reconocimiento de la comunidad Orfeo al esfuerzo significativo de todos sus miembros, en especial a los integrantes de la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios, Comisin de Regulacin de Agua Potable y Saneamiento Bsico y Departamento Nacional de Planeacin. CONTRASEA: Al ingresar a este vnculo se puede cambiar la contrasea del usuario para el ingreso al sistema. Cuando se realice un cambio de contrasea, se debe cerrar la sesin y volver a ingresar con la nueva clave.

ESTADISTICAS: Permite generar estadsticas de los documentos que se encuentran actualmente en la dependencia. Se puede agrupar el listado por tipo de documento, adems de mostrar los registros uno a uno, o simplemente contarlos. CERRAR: Cierra la sesin en el momento que no se desea continuar en el aplicativo. Es importante que siempre la sesin quede completamente cerrada en el sistema, por este motivo al querer terminar la sesin se debe realizar por esta opcin.

2.3. Estructura General de Carpetas


Figura 2-4. Estructura de las carpetas Administracin: Mdulo a travs del cual un usuario con permiso especial maneja la informacin requerida para alimentar los datos de usuarios y perfiles, dependencias, carpetas, envo de correspondencia, tipos documentales, servicios, tipos de radicacin, pases, departamentos, municipios, tarifas y contactos. Envios: Este es el proceso final correspondiente al envo de los documentos de salida que son entregados a las diferentes agencias de correo para su reparto. Este perfil lo tienen los funcionarios del grupo de correspondencia que tengan este permiso. Modificacion: Cuando se requiere modificar la informacin del documento inicial porque faltan datos o estn errados y estos se requieren para realizar la radicacin de salida. Esta opcin es asignada por permisos a los usuarios establecidos. Imprimir: Luego de imprimir el documento fsico, en el sistema se debe marcar el radicado de salida (carta) como impreso. De esta manera ya se encuentra listo el documento fsico para ser entregado en Correspondencia y efectuar el respectivo envo. Annulacin: Cuando existe un nmero de radicado que se ha generado en el sistema y este se debe anular por alguna razn como duplicidad del documento (dos radicados generados para una misma carta), o el radicado ya no se va a enviar a su destino, se debe realizar el proceso de anulacin mediante el sistema. Tablas de retencin Documental: Mdulo creado para la administracin de la informacin manejada por el Grupo de Biblioteca y Archivo, de la creacin y modificaciones de las series, subseries y tipos documentales de cada una de las dependencias de la Entidad. Consultas: Este mdulo permite ubicar de acuerdo a unos parmetros seleccionados un radicado o radicados que concuerden con dicha solicitud de bsqueda. Archivo: Se reflejan los documentos a los cuales se les a creado o asignado expediente. Dev Correo: Documentos radicados de salida, devueltos por la Agencia de correo por diferentes inconsistencias en la entrega de las comunicaciones.

2.4. Estructura General Mdulo Radicacin


Consiste en capturar la informacin bsica de todos los documentos que son recibidos, remitidos hacia las dependencias y/o generados por la Entidad, a los cuales se le asignar un nmero de radicado, y este a su vez, ser quien lo identifique dentro de los diferentes trmites de la Entidad.

Salida: Este proceso consiste en crear un registro nuevo y/o poder anexar una respuesta o comunicacin a un destinatario. O si tiene en su poder un documento cuyo trmite requiere la generacin de otro (una respuesta a oficio, un requerimiento de informacin, una remisin de informacin cualquier otro tipo de documento) que deba ser radicado como de salida. Entrada:Consiste en capturar la informacin bsica de todos los documentos que son recibidos en la Entidad a los cuales se le asignar un nmero de radicado. La opcin de radicacin de entrada son asignadas por permisos a los usuarios establecidos, que conforman el Grupo de Correspondencia. Figura 2-5. Estructura de las carpetas Memorandos Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de documentos generados por las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus funciones con destino interno. La opcin de radicacin de memorandos son asignadas por permisos a los usuarios establecidos. Resolucin Con el propsito de facilitar la numeracin y fechado automtico de resoluciones, se implement el mdulo de Radicacin de Resoluciones, permitiendo realizar este procedimiento de manera automtica. La opcin de radicacin de resoluciones son asignadas por permisos a los usuarios establecidos. Rad FaxProceso realizado para crear un registro nuevo, de la documentacin recibida por este medio, recepcionado en gestin documental para darle tramite tramite como radicado e iniciar los procesos necesarios a la solicitud. MasivaProceso realizado para crear un registro nuevo, de la documentacin recibida por este medio, recepcionado en gestin documental para darle tramite tramite como radicado e iniciar los procesos necesarios a la solicitud. Asociar ImgenesA travs de esta opcin se asocia la imagen de un documento radicado interno o carta con la firma original, en el proceso del sistema.

2.5. Estructura General Mdulo Carpetas


Figura 2-6. Estructura de Carpetas

Son las carpetas que vienen por defecto al crear cualquier usuario, estas son: Entrada, Salida, Memorandos, Resoluciones, Vo.Bo., Devueltos, Agendados No Vencidos, Agendado Vencido, Informados, Nueva Carpeta (carpetas personales).

2.6. Informados
Figura 2-7. Seleccionar informado Con esta funcionalidad se puede enviar una copia de un documento a cualquier usuario para su informacin y si es necesario su respectivo trmite. El sistema le permite a un usuario bsico informar un radicado o otro, sin importar si pertenece o no a su misma dependencia. 1.Dar click en el botn "INFORMAR" 2.Marcar al final del registro en el cuadro de seleccin el (los) radicado(s), que desea Informar. 3.Seleccionar de la lista desplegable, la dependencia a la cual se informar el (los) radicado(s) escogido(s). 4.Dar click en el botn enviar | >>|. 5.El sistema despliega una ventana donde se escribe el comentario respectivo.

Figura 2-8. Descripcin del informado

6.Selecciona el nombre del usuario a quien se le informar el (los) radicado(s)

7.Por ltimo se da click en el botn "REALIZAR". 8.El sistema realiza la confirmacin de los radicados que se han sido informados. Figura 2-9. Confirmacin informado

Nota Cuando se necesite informar un radicado y adems reasignarlo a un usuario, se debe realizar primero los informados a los usuarios que lo requieren y por ltimo se debe hacer la reasignacin.

Captulo 3. Radicacin de Documentos 3.1. Elaborar un documento para radicar como "de salida (1)".
1. En la direccin http://internasapp.admin.gov.co/superwiki/tiki-index.phppage=M+GESTION+DOCUMENTAL se encuentran algunas plantillas diseadas de acuerdo a la directiva presidencial de imagen del Estado. Para elaborar un comunicado que requiera ser radicado como de salida, seleccione una de las dos plantillas configuradas como raya uno (-1) en el tamao que necesite (Carta u Oficio). Estas plantillas han sido predefinidas en blanco para que usted incluya el contenido del documento y contienen campos de combinacin que permiten que el sistema inserte de manera automtica los datos correspondientes al No. de Radicado y la fecha de ste. Figura 3-1. Documentos Alojados en SIGME

Los campos de combinacin se reconocen porque sus nombres se encuentran escritos entre asteriscos (*). Figura 3-2. Documentos Alojados en SIGME

Hay otros campos de combinacin con los que usted puede crear sus propias plantillas para la generacin de documentos que deba elaborar peridicamente. Qu otros campos de combinacin puedo utilizar Aquellos que estn entre asteriscos , por ejemplo -*NOMBRE* Cmo puedo crear mis propias plantillas Los campos para combinacin deben seguir los siguientes parmetros,

*NOMBRE*, ir dentro de los asterisco *, no ir tildados, estar escritos en maysculas y dejar si es necesario los espacios con raya al piso. 2. Abra la plantilla y elabore el documento que debe ser radicado como de salida. Figura 3-3. Documentos en Formato SIGME

3. Seleccione dentro del disco duro de su computador, la ubicacin en la que va a almacenar el archivo que acaba de elaborar y asegrese de seleccionar la opcin Documento de word en el campo Guardar como tipo:. Figura 3-4. Documentos en Formato SIGME

Ahora ya tiene un documento listo para ser anexado a un documento de entrada y radicarlo como de salida.

3.2. Radicar un documento de salida como anexo a un documento de Entrada (padre).


Figura 3-5. Ubicacin en la carpeta del documento Si tiene en su poder un documento cuyo trmite requiere la generacin de otro (una respuesta a oficio, un requerimiento de informacin, una remisin de informacin cualquier otro tipo de documento) que deba ser radicado como de salida, deber seguir las indicaciones relacionadas a continuacin: 1. Elabore y guarde el documento que va a radicar. 2. Ubquese en la carpeta (predeterminada personal) en la cual se encuentra el documento a tramitar. 3. Haga click sobre el vnculo de "Fecha de radicado" del documento que desea gestionar para ingresar a la vista de informacin general del documento. Adicionalmente al anlisis que haga al documento para determinar la gestin que se debe realizar, es necesario verificar que la informacin mnima necesaria para poder registrar un envo de correspondencia como Nombres y Apellidos de un remitente o el nombre de la ESP y sus respectivas direcciones, Departamentos y Municipios se encuentren correctamente registrados. De no encontrarse correcta la informacin deber modificar el registro. 4. Haga click sobre la pestaa "Documentos". En la vista "Documentos" encontrar un vnculo llamado "Anexar Archivo". 5. haga click en Anexar Archivo. Figura 3-6. Seleccin por fecha

El cual lo lleva a una ventana en la cual deber. a. Seleccionar el tipo de anexo .doc de la lista desplegable. b. Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a anexar requiere ser radicado como de salida. c. Seleccionar de la lista desplegable la opcin Salida

d. Escribir una breve referencia que describa el documento que va a anexar. e. Dar click en examinar y adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para su respectiva radicacin. 1. Estando en la vista que permite seleccionar los datos correspondientes al (los) destinatarios a los cuales se dirige el documento, haga click sobre el botn "Examinar". Figura 3-7. Anexar Archivo

Figura 3-8. Anexar Archivo

2. El sistema mostrar la ventana de "Elegir archivo" por medio de la cual usted deber localizar el archivo que previamente usted ha elaborado y almacenado en su equipo y que va a adjuntar al registro para su radicacin.

Figura 3-9. Subir archivo

5. Despus de haber localizado y seleccionado el archivo a adjuntar, haga click sobre el botn "Abrir". El archivo ser mostrado como vinculado y usted deber confirmar la seleccin haciendo click sobre el botn "Actualizar" Figura 3-10. Subir archivo Al hacer click sobre el botn "ACTUALIZAR" el archivo ser anexado y la ventana mostrar un aviso que indica que se llev a cabo la operacin con xito. Haga click sobre el botn "cerrar" y saldr de esta ventana. 6. La vista Documentos mostrar entonces el registro correspon-

diente al documento que ha anexado. Figura 3-11. visualizar archivo subido

7. Si ya ha revisado el documento y est satisfecho con el contenido haga click sobre el vnculo "Asignar Rad" (este vnculo slo aparecer a aquellos usuarios que tengan este permiso). El sistema le preguntar si desea utilizar uno de los nmeros del con-

secutivo asignado a su dependencia para radicar de salida. Si est seguro de hacerlo haga click sobre el botn "Aceptar" de lo contrario haga click sobre el botn "Cancelar" para volver a la forma anterior. Figura 3-12. Confirmacin de adjuntar archivo

8. Si seleccion la opcin Aceptar, el sistema mostrar una pantalla en la cual aparece el nmero de radicado que le ha sido asignado al documento. Adems por medio del vnculo Ver Archivo usted podr ver el documento final que ser impreso. Figura 3-13. Informacin del documento Radicado 9. Haga click en el botn Atrs del explorador para regresar a la vista de Documentos. Ahora ya puede imprimir el documento, marcarlo como impreso y remitirlo a correspondencia para su correspondiente envo. Recuerde que si no lo marca como impreso, en la Oficina de Correspondencia no podrn realizar el proceso de envo.

3.3. Radicacin de entrada (-2)


Figura 3-14. Mdulo de Radicacin Consiste en capturar la informacin bsica de todos los documentos que son recibidos en la Entidad, a los cuales se le asignar un nmero de radicado, y este a su vez, ser quien lo identifique dentro de los diferentes trmites de la entidad. La opciones de radicacin de entrada son asignadas por permisos a los usuarios establecidos. Se deben seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el botn en Radicacin de Entrada: 2. El sistema despliega una vista donde se realiza una verificacin previa para saber si el documento ha sido recibido por otro medio y ya se encuentra radicado, o para realizar las relaciones de anexo y asociado segn sea el caso. Continuamos con el proceso, en donde para realizar bsquedas, tenemos los siguientes criterios: Referencia (No. de Oficio), No. de Radicado, Identificacin (T.I., C.C., Nit), Nombres. Adicionalmente y para

ms rapidez en la bsqueda se especifica si el radicado ha sido por: Ciudadano, Otras Empresas, Entidad y/o Funcionarios. Adems existe un rango de fecha para realizar la bsqueda. Por defecto el sistema siempre busca en el ltimo mes de acuerdo a los parmetros solicitados. Si se desea realizar la bsqueda en otra fecha diferente se debe ampliar el rango. Figura 3-15. Mdulo de Radicacin

3. Existen 3 formas de radicar un documento: Figura 3-16. Tipo de radicacin

A) Nuevo (Copia de datos): Se selecciona cuando el documento a radicar no tiene ningn antecedente en la Entidad. B) Como Anexo: Se selecciona cuando al realizar la verificacin previa, ya existen datos en la entidad y el documento a radicar pertenece al mismo expediente. En el sistema se crea un vnculo que indica que el documento ser anexo de otro. C) Asociado: Se selecciona para el caso de los documentos que llegan con una carta de remisin indicando varios expedientes. Figura 3-17. Tipo de radicacin

4. El sistema ingresa a un mdulo de radicacin donde se debe digitar la fecha del documento y la cuenta interna de la comunicacin y luego pasar a los datos generales del documento que son diligenciados en tres pestaas diferentes de acuerdo a las siguientes indicaciones: Remitente: Persona o empresa que remite el documento a la Entidad. Predio: Persona o empresa de la cual una Entidad enva documentacin que debe ser tramitada por la Entidad Entidad. Ministerios, gobernaciones, alcaldas que envan documentacin a la Entidad. 5.Para alimentar esta informacin se da click sobre el botn BUSCAR. 6. El sistema trae una nueva pantalla para realizar el cargue de la informacin que ser incluida en la radicacin de entrada, la cual debe ser previamente buscada en una base de datos con el fin de garantizar que la informacin est completa y sea la correcta. Figura 3-18. Buscar Por

a) Seleccionar los datos que se necesitan de acuerdo al tipo de documento usuario, Entidad u Otro tipo de empresa. b) Si se tiene el nmero de documento o de identificacin se puede buscar por este campo. c) Si se tiene el nombre del destinatario. d)Seleccionar el botn BUSCAR, para realizar la bsqueda. 7. Cuando la bsqueda ha sido efectiva, se selecciona en la parte derecha al final del registro columna (COLOCAR COMO) el link, REMITENTE, dependiendo del papel que va a desempear durante el trmite del documento. Figura 3-19. Resultado de la busqueda

8. Los datos seleccionados aparecer ubicndose en el mdulo DATOS A COLOCAR EN LA RADICACIN, y si la informacin es correcta se debe dar clic en el vnculo PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACIN. En este momento se cierra esta ventana y los datos escogidos son ubicados en el primer mdulo, para completar la informacin de: a. Dignatario: Corresponde a la persona que firma el documento. b. Seleccin de Continente, Pas, Departamento y Municipio. c. Asunto d. Medio de Recepcin e. Descripcin de anexos f. Dependencia a la cual ser radicada (Responsable del trmite del documento) g. Cuando la informacin se encuentra completa se da clic en el botn "RADICAR" Figura 3-20. Informacin del radicado

10.A continuacin el sistema despliega el nmero de radicacin de entrada. (-2) de acuerdo al consecutivo correspondiente para los documentos de entrada. Este nmero ser el que va a identificar el documento durante todo el proceso.

Figura 3-21. Nmero radicado

11. Si en el documento registra copia a otra dependencia: Figura 3-22. Informar a una dependencia

a) Se selecciona el nombre de la dependencia. b) Dar click en Modificar Datos. c) El sistema confirma el envo de este informado. 12. El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de entrada del Jefe de la dependencia a la cual se envi. En este momento est creado el registro para iniciar su trmite. Los documentos fsicos se deben digitalizar y encadenar el registro creado con la imagen.

3.4. Radicacin de Memorandos Internos (-3).


Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de documentos generados por las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus funciones con destino interno. Para radicar un memorando interno se debe: Figura 3-23. Mdulo de Radicacin 1. Tener los permisos establecidos para la radicacin de Memorandos. 2. Elaborar el archivo con el memorando previamente en formato word, en la plantilla diseada para tal fin (Memorando Interno), que se encuentra disponible en http://intranet.admin.gov.co/sigmecalidad/CALIDAD/GESTION_DOCUMENTAL/FORMATO_GD/GD-F010_F_MEMORANDO_INTERNO.doc 3. Ingresar por el mdulo de carpetas en Memorandos

4. El sistema despliega un formulario donde se realiza una verificacin previa para saber si el memorando que se radicar es una respuesta generada a un radicado ya existente y asi realizar las relaciones de anexo o de asociado segn sea el caso. Cuando se va a anexar el memorando a un radicado padre, este deber estar asignado en Orfeo al mismo usuario que realiza la radicacin. 5. Para anexar el memorando a un radicado padre se digita el No. del Radicado, en el campo asignado, se selecciona el rango de fecha y se da click sobre el botn BUSCAR. Figura 3-24. Mdulo de Radicacin

6. Cuando el documento es encontrado por el sistema se marca el botn de seleccin, y se da click en el botn "Como Anexo" Figura 3-25. Anexos

7. El sistema ingresa a un mdulo de radicacin donde se debe digitar la fecha del documento y luego pasar a los datos generales del documento que son diligenciados en tres pestaas diferentes de acuerdo a las siguientes indicaciones: Remitente: Persona o empresa que remite el documento a la SSPD. Predio: Persona o empresa que se encuentra afectada. Empresa: Empresa de Servicios Pblicos ESP, contra la que se presenta la denuncia. Cuando se hace anexo a un radicado ya existente estas pestaas aparecern alimentadas con la informacin correspondiente, de lo contrario se ingresa por el botn Buscar para diligenciar esta informacin. Para el caso de los memorando internos se puede realizar la bsqueda por FUNCIONARIO

8. Se diligencian los datos faltantes como Asunto, Tipo de documento (en este caso solo aparece Memorando Interno), dependencia y usuario actual (Cuando el memorando es anexo de un radicado padre debe aparecer la dependencia y el usuario que realiza la radicacin) Figura 3-26. Mdulo de Radicacin

9. Cuando la informacin se encuentra completa se da clic en el botn RADICAR. 10. El sistema despliega una pantalla con la confirmacin del nmero de radicacin de la Resolucin. Esta numeracin tiene la misma estructura y su secuencia se maneja de la misma forma que la de correspondencia de salida. Es decir, un consecutivo nico para el nivel central y uno para cada una de las territoriales, pero en lugar de raya uno (-1), los Memorandos Internos tienen nmero de identificacin raya cinco (-3) al final. Ejemplos: (AAAA DEP 000000 3) = 2005 524 000001 3, 2005 800 000002 3 , 2005 400 000003 3 , 2005 600 000004 3, 2005 100 000005 3, etc...) Figura 3-27. Confirmacin de radicado

Figura 3-28. Carpeta memorandos 11. El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de "Memos" del usuario. 12. Ingresar a la carpeta Memos 13. Ubicar el radicado perteneciente al memorando y hacer click sobre el vnculo de "Fecha de radicado" 14. Hacer click sobre la pestaa "Documentos". 15. En la vista "Documentos" dar click al vnculo llamado "Anexar Archivo" el cual lo lleva a una ventana preliminar donde se debe seleccionar el Tipo de documento a anexar. En esta lista desplegable solo se podrn anexar aquellos documentos que cada dependencia puede manejar.

16. Se selecciona el tipo de documento (Memorando Interno) y se da click en el botn "Aceptar" 17. Inmediatamente se despliega una ventana para seleccionar los datos del destinatario y seleccionar la plantilla ya preparada correspondiente al Memorando. Figura 3-29. Anexar archivos

a. Seleccionar el tipo de documento anexo (.doc). b. Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a anexar requiere ser radicado. c. Seleccionar del menu desplegable el tipo de radicacin. d. Seleccionar el destinaratio e. Escribir una breve descripcin del asunto. f. Adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para su respectiva radicacin. 18. Al hacer click sobre el botn "ACTUALIZAR" el archivo se anexa y la ventana muestra un aviso que indica que se llev a cabo la operacin con xito. Hacer click sobre el botn "cerrar" para salir de esta ventana. Es importante esperar que aparezca la confirmacin del archivo anexado correctamente, antes de dar click en el botn "Cerrar", de lo contrario el archivo no ser anexado correctamente presentndose posteriormente problemas al intentar abrirlo. Figura 3-30. Descripcin del documento

Figura 3-31. Asignar nmero radicado

19. Si ya se ha revisado el documento y est satisfecho con el contenido hacer click sobre el vnculo "Asignar Radicado" (este vnculo slo aparecer a aquellos usuarios que tengan este permiso). El sistema le preguntar si est seguro de realizar la operacin. Para confirmar hacer click sobre el botn "Aceptar" o de lo contrario hacer click sobre el botn "Cancelar" para volver a la forma anterior. Figura 3-32. Confirmar nmero de radicacin

20. Al seleccionar la opcin "Aceptar", el sistema muestra una pantalla en la cual aparece el nmero de radicado que le ha sido asignado al documento. (Este corresponde al mismo nmero de radicado realizado inicialmente) Figura 3-33. Confirmar memorando generado

Al ingresar por el vnculo "Ver Archivo" se puede ingresar al documento para imprimirlo. 21. Despues de imprimir el documento y una vez se haya firmado el memorando, el funcionario encargado deber entregar el original en el Grupo Centro de Gestin Documental y Correspondencia para su digitalizacin y reemplazo de la imagen con la firma correspondiente. Una vez digitalizado el Memorando y en caso que vaya dirigido a varios destinatarios, el funcionario que tenga el Memorando en su bandeja de Orfeo, realizar los informados a partir del segundo destinatario. La actividad de reasignar al primer destinatario la realizar el responsable de la dependencia o grupo en Orfeo.

3.5. Radicacin de resoluciones (-5)


Con el propsito de facilitar la numeracin y fechado automtico de resoluciones de acuerdo con lo establecido en la circular interna SSPD 000001 del 07 Enero de 2005, Orfeo implement el mdulo de Radicacin de Resoluciones, permitiendo realizar este procedimiento de manera automtica. Para radicar una resolucin se debe: 1. Tener los permisos establecidos para la radicacin de Memorandos.

2. Elaborar el archivo con el memorando previamente en formato word, en la plantilla diseada para tal fin (Memorando Interno), que se encuentra disponible en http://intranet.admin.gov.co/sigmecalidad/CALIDAD/GESTION_DOCUMENTAL/FORMATO_GD/GD-F-010_F_MEMORANDO_INTERNO.doc 3. Ingresar por el mdulo de carpetas en Memorandos Figura 3-34. Mdulo de Resoluciones 4. El sistema despliega un formulario donde se realiza una verificacin previa para saber si el memorando que se radicar es una respuesta generada a un radicado ya existente y asi realizar las relaciones de anexo o de asociado segn sea el caso. 5. Para anexar el memorando a un radicado padre se digita el No. del Radicado, en el campo asignado, se selecciona el rango de fecha y se da click sobre el botn BUSCAR. 6. Cuando el documento es encontrado por el sistema se marca el botn de seleccin, y se da click en el botn "Como Anexo" 7. El sistema ingresa a un mdulo de radicacin donde se debe digitar la fecha del documento y luego pasar a los datos generales del documento que son diligenciados en tres pestaas diferentes de acuerdo a las siguientes indicaciones: Remitente: Persona o empresa que remite el documento a la SSPD. Predio: Persona o empresa que se encuentra afectada. Empresa: Empresa de Servicios Pblicos ESP, contra la que se presenta la denuncia. Cuando se hace anexo a un radicado ya existente estas pestaas aparecern alimentadas con la informacin correspondiente, de lo contrario se ingresa por el botn Buscar para diligenciar esta informacin.

8. Se diligencian los datos faltantes como Asunto, Tipo de documento (en este caso solo aparece Resolucin), dependencia y usuario actual (Cuando el memorando es anexo de un radicado padre debe aparecer la dependencia y el usuario que realiza la radicacin) Figura 3-37. Mdulo de Radicacin

9. Cuando la informacin se encuentra completa se da clic en el botn RADICAR.

Figura 3-38. Confirmacin de radicado

Figura 3-39. Carpeta resoluciones 10. El sistema despliega una pantalla con la confirmacin del nmero de radicacin de la Resolucin. Esta numeracin tiene la misma estructura y su secuencia se maneja de la misma forma que la de correspondencia de salida. Es decir, un consecutivo nico para el nivel central y uno para cada una de las territoriales, pero en lugar de raya uno (-1), los Memorandos Internos tienen nmero de identificacin raya cinco (-3) al final. Ejemplos: (AAAA DEP 000000 3) = 2005 524 000001 3, 2005 800 000002 3 , 2005 400 000003 3 , 2005 600 000004 3, 2005 100 000005 3, etc...) 11. El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de "Resolucion" del usuario. 12. Ingresar a la carpeta Resoluciones 13. Ubicar el radicado perteneciente a la resolucin y hacer click sobre el vnculo de "Fecha de radicado" 14. Hacer click sobre la pestaa "Documentos". 15. En la vista "Documentos" dar click al vnculo llamado "Anexar Archivo" el cual lo lleva a una ventana preliminar donde se debe seleccionar el Tipo de documento a anexar. En esta lista desplegable solo se podrn anexar aquellos documentos que cada dependencia puede manejar. Figura 3-40. Anexar archivos

16. Inmediatamente se despliega una ventana para seleccionar los datos del destinatario y seleccionar la plantilla ya preparada correspondiente al Memorando.

Figura 3-41. Descripcin del documento

a. Seleccionar el tipo de documento anexo (.doc). b. Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a anexar requiere ser radicado. c. Seleccionar del menu desplegable el tipo de radicacin.

d. Seleccionar el destinaratio e. Escribir una breve descripcin del asunto. f. Adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para su respectiva radicacin. 17. Al hacer click sobre el botn "ACTUALIZAR" el archivo se anexa y la ventana muestra un aviso que indica que se llev a cabo la operacin con xito. Hacer click sobre el botn "cerrar" para salir de esta ventana. Es importante esperar que aparezca la confirmacin del archivo anexado correctamente, antes de dar click en el botn "Cerrar", de lo contrario el archivo no ser anexado correctamente presentndose posteriormente problemas al intentar abrirlo. Figura 3-42. Archivo anexado correctamente

En la pestaa "Documentos" mostrar entonces el registro correspondiente al documento que ha anexado. Figura 3-43. Confirmar nmero de radicacin

19. Si ya se ha revisado el documento y est satisfecho con el contenido hacer click sobre el vnculo "Asignar Radicado" (este vnculo slo aparecer a aquellos usuarios que tengan este permiso). El sistema le preguntar si est seguro de realizar la operacin. Para confirmar hacer click sobre el botn "Aceptar" o de lo contrario hacer click sobre el botn "Cancelar" para volver a la forma anterior. Figura 3-44. Confirmar nmero de radicacin

20. Al seleccionar la opcin "Aceptar", el sistema muestra una pantalla en la cual aparece el nmero de radicado que le ha sido asignado al documento. (Este corresponde al mismo nmero de radicado realizado inicialmente) Figura 3-45. Confirmar memorando generado Al ingresar por el vnculo "Ver Archivo" se puede ingresar al documento para imprimirlo. 21. Despus de imprimir el documento y una vez se haya firmado el memorando, el funcionario encargado deber entregar el original en el Grupo Centro de Gestin Documental y Correspondencia para su digitalizacin y reemplazo de la imagen con la firma correspondiente.

3.6. Quin asigna el Nmero de Radicado de Salida (NRS) a un documento


La generacin y asignacin del NRS es un proceso que ORFEO realiza internamente despus de haber recibido la instruccin correspondiente y que para el usuario debe ser transparente. Es decir no es necesario que una persona est pendiente del orden en que se asigna un NRS ni que se haga responsable de administrar el consecutivo de radicacin. La entidad tiene por cada Direccin Territorial su propio cdigo y es duea de un consecutivo de hasta 999.999 oportunidades de radicacin que puede ejecutar de manera autnoma. ORFEO ha sido configurado por defecto para que el jefe de rea o de grupo, segn el caso, sea quien tenga la posibilidad de dar la instruccin con tan solo hacer un click sobre un vnculo correspondiente como se mostrar mas adelante. Sin embargo, cualquier usuario podra acceder a ese vnculo siempre y cuando su superior lo autorice y previa configuracin de su perfil de usuario en el sistema. Para ello el jefe de la dependencia deber informar dicha autorizacin y solicitar el ajuste necesario mediante el servicio de soporte (GTS) soporte@superservicios.gov.co, de acuerdo al procedimiento ya establecido.

3.7. Modificacin de los datos de un registro de entrada


Figura 3-46. Ubicacin de datos a modificar

Si necesita modificar la informacin del documento inicial porque faltan datos o estn errados y estos se requieren para realizar la radicacin de salida, siga las siguientes indicaciones: 1. Estando en la vista de Informacin General haga click en el vnculo identificado con el No. de Radicado que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Este vnculo lo lleva a una vista en la que podr modificar ciertos datos permitidos (esta opcin se maneja por permisos) como por ejemplo el Departamento o el Municipio del Usuario/Remitente, Predio y Empresa. 2. Cuando haya hecho las modificaciones correspondientes debe hacer click en el botn MODIFICAR DATOS. Al hacerlo el sistema muestra la confirmacion de la modificacin y el mensaje que se ha incluido en el registro histrico del radicado.

Figura 3-47. Ubicacin de datos a modificar

3.7. Modificacin de los datos de un registro de entrada


Si necesita modificar la informacin del documento inicial porque faltan datos o estn errados y estos se requieren para realizar la radicacin de salida, siga las siguientes indicaciones: 1. Estando en la vista de Informacin General haga click en el vnculo identificado con el No. de Radicado que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Figura 3-46. Vnculo radicado

Este vnculo lo lleva a una vista en la que podr modificar ciertos datos permitidos (esta opcin se maneja por permisos) puede modificar todos los datos de este radicado. Los datos que directamente puede modificar son: Dignatario, continente, pis, departamento, municipio, Asunto, Desc Anexos y Dependencia. Para modificar los dems datos es necesario ingresar por el botn |Buscar|. Figura 3-47. Ubicacin de datos a modificar

Puede realizar la busqueda por los campos Documento o Nombre y pulsa |Buscar| Figura 3-48.

Una vez desplegadas las coincidencias segn la busqueda, Seleccione los datos que desea colocar en el radicado pulsando sobre Remitente o Predio, segn la informacin que necesite transferir al formulario. Figura 3-49.

Pulse el botn |PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACION|

Figura 3-50.

Figura 3-51. Mensaje de Modificacin 2. Cuando haya realizado las modificaciones correspondientes debe hacer click en el botn |MODIFICAR DATOS|. Al hacerlo el sistema muestra la confirmacion de la modificacin y el mensaje que se ha incluido en el registro histrico del radicado.

3.10. Generar copias del documento a radicar


Figura 3-53. Buscar destinatario

Si se requiere enviar copia del mismo documento a diferentes destinatarios de los que aparecen en los datos del radicado (Remitente), al momento de seleccionar el archivo para anexar y actualizar, se visualiza un mdulo correspondiente a las Copias donde se debe ingresar por el botn BUSCAR, para seleccionar los datos a escoger para el nuevo destinatario. Los datos escogidos en la bsqueda del nuevo destinatario pasan al registro de copias, donde se debe: Figura 3-54. Grabar destinatario

Seguidamente se debe pulsar aceptar.

Figura 3-55. Actualizar destinatario en el radicado

a. Si el destinatario es una Empresa y va dirigido a alguna persona en especial de la misma, diligenciar el campo Dirigido a. b.Seleccionar el botn Grabar Destinatario. c. El sistema confirma que ha sido agregado el destinatario. d. Se debe oprimir nuevamente los botones Examinar y Actualizar, dar click en el botn Cerrar e. El sistema despliega una nueva pantalla en donde se da clic en la Accin Asignar Rad. Figura 3-56. Asignar un nmero de radicado

Figura 3-57. Confirmacin radicado

Al momento de radicar el documento, el sistema despliega una nueva ventana donde se puede confirmar la generacin del documento radicado, y la cantidad de copias que se generaron. Al devolverse con el botn Atrs del explorador, se ingresa por la fecha del radicado y la pestaa documentos, en donde se aprecia el original del documento (con vnculo) y la copia (sin vnculo) la cual es determinada en la columna TIPO. Si se ha olvidado grabar una copia a un documento y este ya est radicado, se debe: Figura 3-58. Informacin cantidad de copias

Figura 3-59. Grabar una copia a un documento

Figura 3-60. Actualizar una copia a un documento

a. Ingresar por el vnculo de Modificar b. Buscar los datos del destinatario c. Grabar destinatario. d. Adjuntar archivo nuevamente y Actualizar registro. e. Cerrar f. En sistema trae de nuevo la vista generacin de documentos, dar clic en el vnculo Re-Generar, se genera nuevamente el radicado y guarda en el sistema las copias nuevas que se incluyeron.

3.11. Como consulto la informacin de envo de un Radicado de salida


En esta pestaa se puede visualizar todo el flujo histrico que ha tenido un documento desde el momento de su radicacin hasta el ltimo usuario donde se encuentra actualmente. Cada que se realiza un movimiento en un radicado se crea un registro histrico. La vista de los documentos histricos se divide en tres partes. 1. Datos de radicacin:Aqui se encuentran los datos del usuario y dependencia actual, el usuario y dependencia que radic el documento. Figura 3-61. Datos de radicacin

2. Flujo del documento:En esta seccin se puede observar todo el flujo del documento y cada uno de los comentarios que los usuarios han hecho en el momento de trasladar el radicado a un usuario o cuando lo ha cambiado de carpeta. Este registro se va creando cada vez que el usuario realiza un movimiento del radicado. Se puede visualizar la dependencia que realiza el movimiento, la fecha y hora, el usuario que lo realiza y el comentario que cada usuario escribe al trasladar un documento. Los datos estn en orden cronolgico, de la fecha ms reciente a la fecha de radicacin o creacin del documento. Figura 3-62. Ordenamiento cronolgico

3. Datos de Envo: Aqu se verifican los datos de envo de los documentos radicados de salida. Se puede consultar los radicados de salida que corresponden al documento padre al que se le realiza la consulta, la dependencia que realiza el envo, fecha y

hora de envo, destinatario con su direccin, departamento y municipio, el tipo de envo o agencia de correo, el nmero de planilla en que se envi y la descripcin de anexos que se enviaron. Figura 3-63. Datos de envo

Recuerde que cualquier documento generado como radicado de salida en el sistema, sin importar que se haya entregado personalmente o enviado por fax, internet, etc., se debe entregar a correspondencia con su respectiva copia para realizar el envo oficial.

3.12. Radicacin masiva de documentos de salida


Por medio de esta herramienta se puede generar varias cartas de salida(-1) con una plantilla creada previamente por el usuario, que contiene el mismo texto y sern remitidas a diferente destinatario. Para realizar este proceso siga las indicaciones relacionadas a continuacin: 1. Se debe tener los permisos para la radicacin masiva. 2. Creacin previa de archivos teniendo en cuenta los campos de combinacin. 3. Archivo CSV (Base de datos): Este archivo corresponde a un archivo plano que se debe generar con ciertas especificaciones para poder generar los nmeros de radicado y donde la combinacin de correspondencia depende bsicamente de la estructura del archivo. Se debe tener en cuenta el nombre de los campos asignados a cada columna como se muestra a continuacin: Este archivo corresponde a un archivo plano que se debe generar con ciertas especificaciones para poder generar los nmeros de radicado y donde la combinacin de correspondencia depende bsicamente de la estructura del archivo. Se debe tener en cuenta el nombre de los campos asignados a cada columna como se muestra a continuacin: Los campos de combinacin se escriben en mayusculas El campo *ASUNTO* es obligatorio

Tabla 3-1. Codigos por Dependencia


NOMBRE CAMPO *TIPO* *DOCUMENTO* *NOMBRE* *PRIM_APEL* *SEG_APEL* *DIGNATARIO* *DIR* *MUNI_NOMBRE* *ASUNTO* *DESC_ANEXOS* *ID* *NUIR* *TIPO_DOC* *TEL* *MAIL* DE CAMPO OLBIGATORIO Si -Si ---Si Si Obligatorio ------TIPO DE LONGITUD DATO Entero Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Nmerico Carcter Nmerico Nmerico Carcter 1 14 100 20 Segundo apellido destinatario 50 30 20 40 20 4 15 2 50 50 Nombre de la persona a la que va dirigida una comunicacin(para el caso de empresas) Direccin del destinatario Nombre exacto de la base(Maysculas) --Es el campo "IDENTIFICADOR_EMPRESA" de la tabla de Bodega de empresas -0 - Cdula de ciudadania 1 - Tarjeta de identidad 2 - Cdula de extranjera 3 Pasaporte 4 - Nit 5 - Nuir Telfono de contacto Correo electrnico DESCRIPCIN 0 - ESP, 1 - OTRA EMPRESA, 2 - PERSONA NATURAL No. de cdula - No. Nit Si es empresa nombre de la empresa, para el caso de persona natural se puede grabar todo el nombre completo en este campo o separar los apellidos en los campos siguientes Primer apellido destinatario

El archivo debe ser guardado en formato (CSV, delimitado por comas), y en la primer fila debe ir el nombre del campo como se muestra en la tabla encerrado entre asteriscos (*NOMBRE*), y la palabra en mayscula. 4. Plantilla carta modelo. Se debe crear el modelo de la carta teniendo en cuenta las plantillas creadas para este fin ( formato Word, conservando el escudo y membrete de la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios)estas plantillas las podr encontrar en: http://internasapp.admin.gov.co/superwiki/tiki-index.phppage=M+GESTION+DOCUMENTAL Para la plantilla se debe tener en cuenta que en el texto se deben incluir los campos de combinacin, con el mismo nombre de los campos que estn en el archivo CSV (3.1) y que al radicarlos sern combinados para cada uno de los registros que aparecen en el. Estos archivos se deben guardar en un documento de fcil ubicacin. Ingrese a ORFEO y seleccione el vnculo Radicacin Masiva que se encuentra al final de la lista de carpetas. El sistema despliega un men principal donde se encuentra: Figura 3-67. Generar radicacin Masiva

Generando la radicacin masiva El sistema despliega una ventana para seleccionar la Plantilla a trabajar y el Archivo CSV con la base de datos de los destinatarios (Archivos previamente preparados en el numeral (1 y 2)) 5. Se debe dar click sobre el primer botn Examinar al frente de PLANTILLA y abrir el archivo de la Plantilla desde la ubicacin que se encuentre. 6. Luego de seleccionarlo la plantilla, se realiza el mismo procedimiento para seleccionar el archivo CSV. Se debe dar click sobre el botn Examinar al frente de CSV y abrir el archivo CSV desde la ubicacin que se encuentre. 7. Se selecciona el tipo de documento con el que se irn todas las cartas. Este tipo de documento se despliega de acuerdo a los que la dependencia pueda manejar. 8. Cuando se han seleccionado los datos anteriores se da click en el botn "Enviar Prueba". El sistema realiza una prueba de los datos realizando la combinacin de correspondencia de acuerdo a la plantilla y a la base de datos. El sistema muestra en la pantalla los registros que se han generado como prueba, para realizar una verificacin tanto del nmero de registros como del archivo .doc, correctamente combinado. Para guardar el archivo se da click sobre el link "Guardar Archivo" (a)

Para verificar que la combinacin de correspondencia se realiz correctamente se debe abrir el archivo guardado y verificar que los campos incluidos en la plantilla fueron combinados correctamente. 9. Luego de haber verificado que la combinacin de correspondencia se est haciendo correctamente, se genera la combinacin defintiva, seleccionando el botn Generar Definitivo. 10. El Sistema pide una confirmacin para realizar este procedimiento ya que se tomarn los consecutivos de la dependencia para generar los radicados; este proceso es irreversible. 11. El sistema genera los registros definitivos y despliega la vista con los nmeros de radicados generados, con la opcin de guardar el archivo definitivo y abrir el listado para entregar a Correspondencia. 12. Se deben enviar al grupo de correspondencia dos (2) copias de las cartas generadas (1 para enviar al destinatario y 1 para guardar el consecutivo en el archivo de la Entidad). 13. Los documentos fsicos son entregados a correspondencia en el mismo orden en que sale el listado. Como recuperar un listado Con esta opcin el sistema permite recuperar un listado generado por radicacin masiva, para ser entregado con el grupo de cartas a enviar. 1. El sistema despliega la ventana donde presenta las radicaciones masivas que la dependencia ha generado Para recuperar el listado se busca el grupo al cual pertenece la radicacin masiva y se selecciona al final del registro (a), se marcar en el radio boton que aparece y se da click en el botn recuperar listado.

3.13. Campos de combinacin para la radicacin de salida


Para un manejo prctico y sencillo al generar los documentos de salida, se ha implementado en el sistema la combinacin automtica de algunos campos definidos y grabados en la informacin del radicado padre, para ser utilizados en las respectivas plantillas del envo del documento. Al definir las plantillas con campos de combinacin, permite ahorrar tiempo en las labores diarias, ya que al momento de la radicacin estos campos establecidos son reemplazados por la informcin de acuerdo a la grabada en el radicado padre Tabla 3-2. Campos de combinacin
NOMBRE DE CAMPO (0 - ESP, 1- OTRA EMPRESA , 2 - PERSONA NATURAL) DOCUMENTO REMITENTE DOCUMENTO PREDIO NOMBRE DEL PREDIO NOMBRE DEL REMITENTE NOMBRE DE LA EMPRESA DIGNATARIO DIRECCIN PREDIO DIRECCIN REMITENTE DIRECCIN EMPRESA MUNICIPIO PREDIO VARIABLE *TIPO* *DOC_R* *DOC_P* *NOM_P* *NOM_R* *NOM_E* *DIGNATARIO* *DIR_P* *DIR_R* *DIR_E* *MPIO_P* TIPO DE DATO Entero Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto

NOMBRE DE CAMPO MUNICIPIO REMITENTE DEPARTAMENTO EMPRESA ASUNTO IDENTIFICADOR DE EMPRESA TELEFONO PREDIO TELEFONO REMITENTE TELEFONO EMPRESA MAIL PREDIO MAIL REMITENTE MAIL EMPRESA NUMERO DE RADICACION DE SALIDA CUENTA INTERNA FECHA DEL RADICADO DE ENTRADA NIT DE LA EMPRESA FECHA DE RADICACION DE SALIDA NUMERO DE RADICACION DE ENTRADA NUMERO DE RADICACION DEL DOCUMENTO PADRE SECTOR NUMERO DE PAGINAS DIGITALIZADAS DESCRIPCION ANEXOS FECHA DE HOY (CORTA) FECHA DE HOY (NORMAL) NUMERO DEL DOCUMENTO FECHA DEL DOCUMENTO LOGIN DEL FUNCIONARIO QUE PROYECTA NOMBRE DEL FUNCIONARIO QUE PROYECTA CUIDAD DE LA TERRITORIAL NOMBRE CORTO DE LA TERRITORIAL EJ:NORTE DIRECCION DE LA TERRITORIAL FECHA DE UN SEGUNDO DOCUMENTO NOMBRE DEL RECURSO EJ.: QUEJA / APELACION NUIR DE LA ESP

VARIABLE *MPIO_R* *DEPTO_E* *ASUNTO* *ID* *TEL_P* *TEL_R* *TEL_E* *MAIL_P* *MAIL_R* *MAIL_E* *RAD_S* *CTA_INT* *F_RAD_E* *NIT_E* *F_RAD_S* *RAD_E* *SECTOR* *NRO_PAGS*

TIPO DE DATO Texto Texto Texto Numrico Numrico Numrico Numrico Texto Texto Texto Numrico Texto Fecha Numrico Fecha Numrico Texto Numrico

*RAD_E_PADRE* Numrico

*DESC_ANEXOS* Texto *F_HOY_CORTO* Fecha *F_HOY* *NUM_DOCTO* *F_DOCTO* *LOGIN* *CIU_TER* *TER* *DIR_TER* *F_DCTO* *NOM_REC* *NUIR_E* Fecha Numrico Fecha Texto Texto Texto Texto Texto Fecha Texto Texto

*FUNCIONARIO* Texto

NOMBRE LARGO DE LA TERRITORIAL EJ: DIRECCION TERRITORIAL NORTE *TER_L*

Recuerde que el xito de la combinacin dependen del correcto diligenciamiento de los campos, tanto en las plantillas como de la informacin grabada en el radicado padre.

3.14. Como marcar un documento como impreso


Figura 3-70. Mdulo de impresin Con el documento fsico firmado y escaneado, se debe marcar en el sistema el documento radicado para su respectivo envo. Para realizar este procedimiento se debe: 1. Ubicar la carpeta impresin en la lista de Radicacin. En esta carpeta se visualizarn todos los documentos radicados memorandos y de salida generados por la dependencia y que se encuen-

tren con los datos de envo completos. Si existe algn error al anexar los documentos no aparecer el radicado en la lista de impresin. 2. Ubicar el nmero de radicado que el sistema asign al documento y que ser marcado como impreso.

Figura 3-71. Marcar datos como impresos

a. Seleccionar el radicado a marcar en el recuadro al final del registro. b. Presionar Click en el botn "Marcar Documentos como Impresos" c. Se mostrara una pantalla con la informacin de los documentos a ser marcados como impresos. Figura 3-72. Documentos marcados como impresos

3. El sistema realiza una verificacin sobre los datos correspondientes al envo. Si los datos del destinatario se encuentran completos el registro ser marcado y en el campo "Estado", dir OK. 4. Si falta algn dato bsico del destinatario como nombre, direccin, municipio o departamento, el registr no se marcar. Se debe ir a la carpeta donde se encuentra el radicado de salida para realizar las respectivas modificaciones y nuevamente marcar el documento como impreso. De esta manera ya se encuentra listo el documento fsico para ser entregado en Correspondencia y efectuar el respectivo envo.

Adicionalmente y como un control de sus radicados de salida, en la misma pantalla existe la posibilidad de Generar Listado de Entrega, dando clic en el botn mencionado. El sistema genera un pantallazo en donde se puede seleccionar:

Figura 3-73. Generar listado de Entrega a) Rango de fechas b) Rango de horas c) Tipos de Radicacin: Memorandos, Salida, etc. d) Oprimir Generar Con el listado generado se puede llevar el control de: los documentos entregados a correspondencia, generados en la dependencia y/o llevar datos estadsticos.

3.15. Clasificacin de los radicados segn la tabla de retencin documental (TRD)


De acuerdo a la ley 524 de 2000 establecido por el Archivo General de la Nacin, indica que: "Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos." La elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental es una labor que como la norma lo indica, todas las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas deben llevar a cabo y que se recomienda implementar tambin en cualquier otra organizacin sin importar su naturaleza orgnica-funcional. Figura 3-74. Carpeta de entrada En nuestro Sistema de Gestin Documental - ORFEO, se realiza la aplicacin de las tablas de retencin documental asignando la respectiva identificacin a cada radicado generado en el sistema, teniendo en cuenta la Serie, Subserie y Tipo documental al que pertenece y de esta manera poder ser clasificado en el rea de archivo. El rea de archivo es el encargado de asignar las series, subseries y tipos documentales a cada dependencia en el sistema ORFEO, de acuerdo con la funcin que realiza cada una de ellas, para que los usuarios del sistema pueda clasificar sus documentos. Todos los radicados que se generen dentro del sistema, sin importar el tipo de radicacin, debern ser clasificados en su Tabla de Retencin Documental

respectiva, si esta operacin no es realizada, no se podr dar como finalizado un documento, es decir no se podr Archivar. Para la clasificacin de un documento se debe: 1. Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que ser clasificado: 2. Ingresar al radicado por la fecha de radicacin: Figura 3-75. Seleccionar la fecha del radicado

3. El sistema se ubica en la pestaa de Informacin General, que es donde se encuentra el link para ingresar a TRD: Figura 3-76. Pestaa Informacin general

4. Dar click en el botn TRD (...) :

Figura 3-77. Seleccionar TRD

5. El sistema despliega una nueva ventana donde se visualizara la serie, subserie y tipo documental que puede utilizar dicha dependencia. 6. Seleccionar de acuerdo al documento en que est trabajando los datos correspondientes a la TRD. A medida que se va seleccionando la serie, se despliegan las subseries que se encuentran asignadas y los tipos documentales con los que se pueden identificar el documento. Figura 3-78. Aplicar TRD

Se debe tener en cuenta que el tipo de documento se encuentra ligado al tipo de radicacin, es decir, existen tipos documentales que se restringen nicamente a un tipo de radicacin como por ejemplo, el tipo documental "Derecho de Peticin de consulta", es un documento que ingresa a la entidad, por lo tanto solamente se podr clasificar en los radicados que sean de entrada (-2). 7. Dar click en el botn "Insertar" 8. El sistema realiza la actualizacin del documento, indicando su respectiva clasificacin, cdigo (dependencia + cod. serie + cod. subserie), nombre de la serie, nombre de la subserie, tipo de documento, dependencia, accin Figura 3-79. Insertar TRD

Nota: Si se cre una clasificacin que no era, se puede dar click en el link "Borrar", que se encuentra debajo de la accin y se vuelve a crear. Un documento solamente puede ser clasificado una vez por la dependencia, pero se puede clasificar varias veces en dependencias diferentes de acuerdo a la funcin que realice cada una, respecto al trmite dado. 9. Dar click en el botn "Cerrar" 10. El sistema realiza la actualizacin indicando la tipificacin realizada por el usuario. Esta se puede observar en la pestaa de Informacin general, y se guarda el registro histrico indicando el nombre del usuario que realiz la tipificacin. Figura 3-80. TRD visualizada

Figura 3-81. TRD visualizada en el histrico

Clasificacin de los radicados anexos en la respectiva tabla de retencin documental Los radicados que son generados a partir de la pestaa de documentos, tambien deben ser clasificados en la Tabla de Retencin documental respectiva. Para clasificar estos documentos se debe: 1. Ingresar a la pestaa de documentos donde se encuentra el(los) radicado(s) generados: Figura 3-82. Aplicando la TRD a los anexos

2. Dar click en el link "Tipificar" que aparece en la columna de "ACCION"

3. El sistema despliega la ventana donde se visualizara la serie, subserie y tipo documental que puede utilizar dicha dependencia. 4. En este momento se realizan los mismos pasos para realizar una tipificacin normal seleccionando serie, subserie y tipo documental.

Figura 3-83. Aplicar TRD

5. El sistema realiza la actualizacin del documento, indicando su respectiva clasificacin, cdigo (dependencia + cod. serie + cod. subserie), nombre de la serie, nombre de la subserie, tipo de documento, dependencia, accin. Figura 3-84. Insertar TRD

6. Dar click en el botn "Cerrar" y el sistema se ubica nuevamente en la pestaa documentos marcando en la Columna "TRD" una letra "S" indicando que el documento se encuentra tipificado. Figura 3-85. Documento tipificado

NOTA: Todos los radicados generados en la pestaa de documentos debern estar Clasificados en su "TRD" para poder dar finalizado un trmite, de lo contrario al intentar archivar o reasignar el radicado el sistema enviar un mensaje indicando: Figura 3-86. Documento tipificado

Captulo 4. Consultas 4.1. Mdulo de consultas


Figura 4-1. Modulo de consulta Este modulo permite ubicar los radicados que concuerden con los parmetros de bsqueda requerida por el usuario. El definir parmetros ms exactos de consulta hace que el sistema se enfoque en campos especficos y no busque en todos los datos del sistema as brindando un mejor tiempo de respuesta. Para realizar una consulta debe: 1. Seleccionar el vnculo "Consultas", que se encuentra en la parte superior de la seccin de Carpetas: Para realizar una consulta debe: 1. Seleccionar el vnculo "Consultas", que se encuentra en la parte superior de la seccin de Carpetas: Se desplegara una ventana con el modulo de consulta: Figura 4-2. Modulo de consulta

A continuacin se describen los elementos de la vista del modulo 1. Radicado: No se genera ningn cambio a nivel de consulta, es decir se sigue manejando igual. Donde al seleccionar la bsqueda por nmero de radicado el sistema verifica que ese radicado exista dentro del rango de fechas seleccionado. Se puede digital todo el nmero o solamente una parte de el 2. Expediente por: Al seleccionar la bsqueda por expediente el sistema verifica que este contenga un radicados para ejecutar la consulta. Se puede digital todo el nmero o solamente una parte de el. Este parmetro de bsqueda contiene un nuevo campo, donde se puede seleccionar la bsqueda de expediente por Nmero o por Nombre.

Figura 4-3. Modulo de consulta

Se debe tener en cuenta que si se selecciona Nmero, el sistema presenta radicados que estn incluidos en el nmero de expediente indicado. Si se selecciona la opcin de Nombre se debe ingresar una palabra para realizar la bsqueda en los descriptores de expedientes, el sistema presenta los radicados estn incluidos los expedientes que contienen mnimo un descriptor con el nombre indicado. 3. Identificacin: No se genera ningn cambio a nivel de consulta, es decir se sigue manejando igual. Donde al seleccionar la bsqueda por identificacin el sistema valida que el numero ingresado se encuentre registrado en la base de datos. Se debe digitar todo el nmero de identificacin. 4. Buscar Por: Al utilizar la consulta Buscar por el sistema mostrar todos los radicados que contengan las palabras digitadas en algunos de los campo nuevos, seleccionado como filtro de la lista, que son: Asunto, Direccin, telfono, Ciudadano, Esp's (Empresas de Servicios Pblicos que estn en SUI), Empresas (Otras empresas que no son Esp's), Funcionarios, Cuenta Interna Nombre (Remitente, Destinatario) que existan en la base de datos dentro del rango seleccionado de fechas. Figura 4-4. Buscar por.jpg

Si no cambia el criterio de bsqueda, el sistema por defecto busca en el ?Asunto?. Es importante que si est buscando por un nombre de persona o de empresa debe cambiar el criterio de bsqueda para que el sistema le presente los resultados esperados, de lo contrario generar el mensaje No hay Resultados. 5. Tipo de Documento: No se genera ningn cambio a nivel de consulta, es decir se sigue manejando igual. Donde la opcin que permite consultar los radicados que correspondan al tipo de documento con que se radic. El sistema traer como resultado nicamente los que se encuentren dentro del rango de fecha seleccionado. 6. Dependencia Actual: No se genera ningn cambio a nivel de consulta, es decir se sigue manejando igual. Donde al limitar la bsqueda de los radicados por Dependencia Actual el sistema enviar nicamente los radicados que se encuentren actualmente en cualquier usuario de la dependencia que se especifique y dentro del rango de fecha seleccionado. 7. Paginacin: Activa la visualizacin de las pginas de consulta en una nueva pestaa. 8. Buscar en radicados de: No se genera ningn cambio a nivel de consulta, es decir se sigue manejando igual. Donde se puede realizar la bsqueda en todos los tipos de radicados registrados en el sistema o en algn tipo de radicado en especifico ya sea de entrada, de memorandos, de resoluciones, de salida, ect. 9. Rango de fecha: Desde Fecha 10. Rango de fecha: Hasta Fechas No se genera ningn cambio a nivel de consulta, es decir se sigue manejando igual. Donde el Rango de fecha limita un rango de fechas de radicacin para realizar la bsqueda solo en determinado tiempo. El rango de fecha para la consulta, est por defecto para el ltimo mes, si desea una bsqueda en un rango mayor deber ampliar este rango para una bsqueda. 11. Limpiar y Buscar: No se genera ningn cambio a nivel de consulta, es decir se sigue manejando igual. Dando clic en la opcin, limpiar la informacin de los datos ingresados 12. Otras Consultas: Se generaron cambio de ubicacin de las opciones:

Bsqueda por histrico, Reporte por Usuario y Bsqueda por Expedientes. este metodo de busqueda se desplegara en una nueva ventana

MANUAL DE ADMINISTRACION DE ORFEO

ADMINISTRACION DE ORFEO

Administracin de edificios

En esta ventana vamos a encontrar todos los edificios que posea la entidad con sus correspondientes opciones de edicin y borrado as como el botn de creacin de un Nuevo Edificio Creacin de edificios Para la creacin de un edificio damos clic en el botn NUEVO EDIFICIO y nos aparece la siguiente ventana donde vamos primero a seleccionar el departamento y ciudad del edificio, luego se ingresa el nombre del edificio, una sigla para el mismo y el nmero de divisiones que tiene el edificio (o sea los pisos en la mayora de casos) .

Acto seguido de da clic en el botn >> que nos conducir a la siguiente ventana donde podremos llenar el nombre y la sigla de cada divisin o piso

Acto seguido damos clic en Grabar y nos aparece la siguiente ventana, en la cual podemos ingresar las relaciones de padre a hijo comenzando por la relacin mas grande, lo primero es escoger la divisin donde queremos hacer las relaciones (por ejemplo Piso1), despus se procede a llenar los campos con las relaciones sea si tiene zona-estante-entrepao debe colocar en la

primer fila el numero de zonas que tendra la divisin que se escogi, el nombre de la zona y una sigla; en la segunda columna seria numero de estantes que tendra cada zona, un nombre genrico para el estante y una sigla; y en la tercera seria cuantos entrepaos tiene cada estante, el nombre genrico y la sigla. Finalmente habiendo llenado esos campos procedemos a dar clic en el cuadro respectivo de cada fila que se lleno para que se habiliten y se creen las relaciones, esta funcionalidad nos permite crear mltiples relaciones simplemente dando clic en los cuadros de los campos que deseamos, se deben crear las relaciones de arriba abajo para que as se vallan creando las relaciones del mismo modo

Como nos podemos dar cuenta toca ingresar las relaciones de a grupos, una vez echo esto le damos grabar y tenemos la opcion de seguir ingresando relaciones o salir. Edicin de Edificios En esta pantalla nos mostrara el contenido del edificio que hayamos escogido y podremos crear nuevas relaciones y adems podremos editar o borrar cada uno de los tems que nos muestra.

Para crear una nueva relacin tenemos 2 opciones: 1.Damos clic en el botn NUEVO, acto seguido nos aparece la siguiente ventana, donde podremos crear una nueva relacin simplemente escogiendo en primer lugar la divisin del edificio o el edifico mismo donde vamos a crear la relacin, acto seguido escogemos cual va a ser el padre de la relacin por ejemplo si la relacin va a ser el crear una nueva zona en el piso 1 del edificio primero escogemos el nombre del edificio y luego en el padre escogemos el piso1, acto seguido escribimos cuantas zonas vamos a crear y cual va a ser nombre genrico que va a tener as como su sigla

2.Damos clic en el botn NUEVO INGRESO GRUPO en la cual nos aparece la siguiente ventana, donde podremos crear una relacin mltiple del edificio, para esto simplemente escogemos la divisin del edificio donde vamos a crear las nueva relaciones y acto seguido procedemos a llenar los campos de Hijo, Sigla y Catidad, por ejemplo si tiene zona-estante-entrepao debe colocar en la primer fila el numero de zonas que tendra la divisin que se escogi, el nombre de la zona y una sigla; en la segunda columna seria numero de estantes que tendra cada zona, un nombre genrico para el estante y una sigla; y en la tercera seria cuantos entrepaos tiene cada estante, el nombre genrico y la sigla. Finalmente habiendo llenado esos campos procedemos a dar clic en el cuadro respectivo de cada fila que se lleno para que se habiliten y se creen las relaciones, esta funcionalidad nos permite crear mltiples relaciones simplemente dando clic en los cuadros de los campos que deseamos, se deben crear las relaciones de arriba abajo para que as se vallan creando las relaciones del mismo modo Para editar una relacin damos clic en el crculo correspondiente el cual nos llevara a la siguiente ventana donde podremos hacer las modificaciones pertinentes del registro. Para el caso de Borrar una relacin se da clic en el circulo correspondiente y este nos lleva a una pantalla de verificacin de eliminacin y una vez se le de en el boton Borrar el registro ser borrado del sistema. Borrado de Edificios Para el caso de Borrar un edificio se da clic en el circulo correspondiente del edifico a borrar y este nos lleva a una pantalla de verificacin de eliminacin y una vez se le de en el botn Borrar todos los registros del edificio y el edificio mismo ser borrado del sistema. Administracin de relacin de Edificios-Dependencia En esta ventana podemos crear, editar o borrar una relacin de los edificios con las dependencias donde se este archivando, bsicamente para crear una nueva relacin se da clic en el botn NUEVA RELACION y acto seguido aparecer la siguiente ventana donde podremos crear la relacin. En esta ventana debemos seleccionar la dependencia a la que queremos asociarle una relacin, acto seguido seleccionamos el departamento, ciudad y el edificio con el que queremos realizar la relacin, en este punto tenemos dos opciones una dejarlo as y la relacin se creara de la dependencia con todo el edificio pero si lo que queremos es realizar la relacin de la dependencia con una de las divisiones del edificio debemos proceder a seleccionar como en este caso el piso o la divisin deseada y para ingresar la relacin damos clic en el botn Ingresar y el registro se creara en la Base de Datos. Para editar una relacin simplemente damos clic en el circulo correspondiente a la relacin deseada y posteriormente aparecer la siguiente ventana donde podremos hacer los cambios respectivos y finalmente se le da en el botn Modificar donde la relacion se actualizara en la B ase de Datos.

Finalmente para Borrar una relacin damos clic en el circulo correspondiente de la relacin que queremos eliminar y nos aparecer la siguiente ventana donde podremos confirma que deseamos borrar ese registro dando clic en el botn Borrar.

MODULO DE ARCHIVO
A este usuario le aparece la siguiente pantalla:

1. Bsqueda Bsica:
Una seleccin que indica el lugar en el que se encuentra ubicado el usuario compuesto por: - Un rotulo denominado LISTADO DE: que corresponde al campo Expedientes. - Un rotulo denominado USUARIO: que corresponde al valor del nombre del usuario actual. - Un rotulo denominado DEPENDENCIA: que corresponde al valor del nombre de la Dependencia actual. La segunda seccin corresponde a las opciones de bsqueda por: - Una caja de texto habilitada para escritura rotulado como Expediente. - Una caja de texto habilitada para escritura rotulado como Radicado. - Una lista de seleccin rotulada como Fecha de Inclusin Inicial y Final. Por defecto se toma un rango de 1 mes. - Un botn en estado habilitado rotulado como Buscar. - Lista de seleccin de las dependencias existentes en el sistema. Por defecto esta se encuentra seleccionada en Todas las dependencias - Un rotulo denominado Listar por: correspondiente a la seccin de ordenamiento de los registros presentados de acuerdo con su estado (Por Archivar / Archivados /Por Excluir) cada uno con un link de acceso. Segn el hipervnculo seleccionado, el sistema presenta las listas de documentos presentes en la lista ordenada por el criterio del mismo. 1.1. De acuerdo con la bsqueda solicitada el sistema despliega la informacin encontrada. Por defecto se muestra la lista de los documentos pendientes Por Archivar Las columnas que se presentan estn identificadas por los siguientes encabezados: -Radicado Entrada. Equivale al nmero de radicado del documento que ya ha sido incluido en expediente virtual y que esta pendiente por archivar en fisico.

-Fecha Radicado. Fecha de radicacin del documento incluido en el expediente virtual. -Expediente. Nmero del expediente virtual en el que fue incluido el radicado. -Fecha Inclusin. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que i ncluy el documento en el expediente virtual. -Tipo Documental. Muestra el tipo documental asignado al Radicado de acuerdo con la tabla de retencin documental de cada entidad. -Archivado?. Equivale al valor Si si el documento ya ha sido ubicado fsicamente dentro de su expediente y a No en caso contrario. Adems son hipervnculos que llevan al usuario a la vista de Ubicacin Fsica del Expediente. Se despliega una tabla la cual se describe en el numeral B.1.4 de este documento. -Ubicacin. Corresponde a la ubicacin fsica del expediente, listndose de la siguiente forma: por ejemplo (Edificio (Sigla del edificio),Piso(Sigla del piso ), Estante(ES),Entrepao(EN) y Caja(C)), separado por rayas y segn clasificacin de cada entidad. Estas siglas son parametrizables y corresponden al campo que se llama en el administrador del modulo. Estos encabezados adems son hipervnculos que permiten que el usuario ordene la lista presentada de acuerdo a la columna del encabezado que seleccione. 1.2. Al dar clic en el link Archivados, el sistema trae los radicados que ya se encuentran ubicados fsicamente en el respectivo expediente. (Estos se muestran de color verde) El encabezado de bsqueda se mantiene y se visualizan los radicados con la fecha de archivo correspondiente. Adicionalmente se obtiene el link para ingresar a la bsqueda Avanzada.

Las columnas que se presentan estn identificadas por los siguientes encabezados:

-Radicado Entrada. Equivale al nmero de radicado del documento que ya ha sido i ncluido en el expediente virtual y que esta pendiente por archivar en fisico. -Fecha Radicado. Fecha de radicacin del documento incluido en el expediente virtual. -Expediente. Nmero del expediente virtual en el que fue incluido el documento. -Fecha Inclusin. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que incluy el documento en el expediente virtual -Tipo Documental. Muestra el tipo documental asignado al Radicado de acuerdo con la tabla de retencin documental de cada entidad. -Archivado Por. Muestra el login de la persona que archivo en fsico este radicado. -Fecha de Archivo. Corresponde a la fecha en la que el documento ha sido ubicado fsicamente dentro de su expediente. No deben haber radicados que no hayan sidos incluidos en un expediente virtual. Se despliega una tabla la cual se describe en el numeral B.1.4 de este documento. 1.3 Al dar clic en el link Por Excluir, el sistema trae los documentos que han sido solicitado para excluir y que se encont raban ubicados fsicamente. (Estos se muestran de color rojo). Aparecen las siguientes opciones: El encabezado de bsqueda se mantiene y se visualizan los radicados con la fecha de archivo correspondiente.

Las columnas que se presentan estn identificadas por los siguientes encabezados: -Radicado Entrada. Equivale al nmero de radicado del documento que ya ha sido incluido en expediente virtual y que esta pendiente por archivar en fisico. -Fecha Radicado. Fecha de radicacin del documento incluido en el expediente virtual. -Expediente. Nmero del expediente virtual en el que fue incluido el documento. -Fecha Inclusin. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que incluy el documento en el expediente virtual. -Tipo Documental. Muestra el tipo documental asignado al Radicado de acuerdo con la tabla de retencin documental de cada entidad. -Ubicacin. Corresponde a la ubicacin fsica del expediente, listndose de la siguiente forma: por ejemplo (Edificio(ED),Estante(ES),Entrepao(EN) y Caja(C)), separado por rayas y segn clasificacin de cada entidad. Estas siglas son parametrizables y corresponden al campo que se llama en el administrador del modulo.

-Fecha de Archivo. Corresponde a la fecha en la que el documento ha sid o ubicado fsicamente dentro de su expediente. No presenta ningn valor en caso de que el documento no haya sido incluido en el expediente virtual. Se despliega una tabla la cual se describe en el numeral B.1.4 de este documento. -Excluir. Muestra un icono con forma de carpeta. Al dar clic en el aparece el siguiente aviso:

1.4. Para clasificar un documento fsicamente, se selecciona el hipervnculo de valor No, el cual se encuentra en la vista de Por Archivar de alguno de los radicados no ubicados fsicamente en el expediente al que corresponde. Para las dems vistas el hipervnculo es la fecha de archivo que esta ubicado en la columna de Fecha de Archivo y muestra la informacin de ubicacin fsica. 1.5. Presenta la vista de Ubicacin Fsica del documento de acuerdo con la parametrizacin realizada en el sistema para cada uno de los rtulos de los campos, estos irn apareciendo a medida que se vayan seleccionando cada uno de los tems. Esta seleccin se dar a partir del tem inmediatamente siguiente al de EDIFICIO. A su vez si se desea almacenar mas de un radicado de un mismo expediente, basta con seleccionar en el cuadro adjunto al numero de radicado y numero de folios correspondiente a este mismo, que se encuentra en la parte de debajo de la ventana. Adems de esto si el radicado posee anexos que no se encuentren en ORFEO bastara con colocar el numero de los folios anexos en el cuadro adjunto al numero del radicado, por otra parte si se desea ingresar nuevas Unidades Documentales en el expediente se selecciona los radicados pertenecientes a esa y se deselecciona los que no sin importar si ya se encuentran archivados o no. El siguiente es un ejemplo de cmo quedara para un piso seleccionado, el cual esta compuesto por:

El sistema muestra el numero de Unidad Documentales que posee el expediente, dejando por defecto el numero de la Unidad Documental del radicado por donde entro a la pantalla de ubicacin, si se desea ver todos los radicados que se encuentran en esta Unidad Documental toca dar clic en el botn >>, pero si se desea ver una Unidad Documental especifica basta con colocar el numero en el cuadro de texto anexo al texto No, y dar clic en el botn >> y se traern los radicados pertenecientes. Adems cuando la Unidad Documental alcanza un mximo estipulado en la entidad aparecer el siguiente cuadro que dice que debe pasar a la siguiente Unidad Documental.

El usuario determinara los datos del expediente de acuerdo con su ubicacin fsica y da clic en el botn Archivar. Apena s se hace esta opcin el nmero de folios del expediente se actualizara sumando todos los folios de cada radicado que se encuentre almacenado fsicamente.

El sistema cambia el estado del radicado, indicando que se encuentra Archivado y adems se generara un registro y una actualizacin tanto del histrico, como de la tabla de ubicacin del expediente, con el login de la persona que ubico fsicamente este expediente. Por otro lado si la dependencia no posee el permiso de inclusin a un archivo fisico de un edificio o a un edificio determinado de archivacion no va a poder almacenar en ninguno de los 2, asi como si desea modificar la ubicacin fisica de un expediente al que ya se le asigno una ubicacin determinada no lo va a poder hacer y le aparecera el siguiente cuadro:

2. Bsqueda Avanzada
En esta pgina encontraremos las opciones de bsqueda avanzada, las cuales se pueden ver en la siguiente figura. Las opciones de fecha archivo y fecha de cierre del expediente, se deben habilitar dando clic en el cuadro de seleccin, si se selecciona solo este cuadro nicamente se busca en la fecha puesta mientras que al dar clic en los 2 cuadros de seleccin habilita la bsqueda por estos tips desde la fecha puesta hasta el da de hoy. La opcin que aparece al lad o de Piso El resto de las opciones es llenar o escoger las opciones correspondientes y dar clic en Buscar.

3. Reporte por Radicados Archivados


Al dar clic en el link Reporte por Radicados Archivados, aparecer la siguiente pantalla donde podr gener ar un reporte de los radicados que han sido archivados fsicamente, de acuerdo a cada uno de los tems solicitados. En el tem Dependencia que Archiva, se muestran nicamente las dependencias que tienen permiso para archivar documentos. El tem Tipo de Radicado permite filtrar el reporte segn sean de entrada, salida, memorandos o resoluciones. El tem Usuario que archiva, muestra los usuarios que pueden archivar documentos y que pertenecen a la dependencia seleccionada. Las fechas tienen por defecto rango de un mes, pero son modificables. El resultado es un reporte con el nmero de radicados archivados fsicamente por cada usuario y el nmero de folios. Es posible ver en detalle los radicados archivados por usuario (mediante el link VER DETALLES) o todos los radicados archivados (mediante el link VER TODOS LOS DETALLES).

4. Cambio de Coleccin
Al dar clic en el link Cambio de Coleccin aparecer la siguiente pantalla donde podr efectuar esta accin, ya sea por caj as o por expedientes.

Para cualquiera de los 2 tems la pantalla se divide en 2, la primer parte es por DATOS ORIGEN , en la cual se selecciona l os documentos de origen. Para Por Cajas las opciones son el ao, la dependencia, la serie, subserie y el rango de cajas que s e desea mover, el cual muestra en la caja de hasta el mximo numero de cajas que tiene ese ao, dependencia, serie y subserie. Y para Por Expedientes, la opcin es escribir el numero del expediente y al dar clic en el botn adjunto este traer los datos del expediente, los cuales se muestran en los campos de seleccin, los cuales se podrn modificar, as como se podr seleccionar el rango de la unidad documental que se desea mover. La segunda parte son los datos de la nueva ubicacin, los cuales en el caso de Por Expediente se toman como base los datos del mismo expediente. A su vez las determinadas opciones aparecern a medida que se seleccionan en los mens de seleccin. Si al seleccionar una opcin no se despliega mas opciones esto quiere decir que se llego al tem anterior al de caja para el de Por Cajas o de la unidad documental para el caso de Por Expediente Y al dar clic en el botn Cambiar se producir el cambio de coleccin a las nuevas ubicaciones dadas.

5. Inventario Consolidado Capacidad


Al dar clic en el link Inventario Consolidado Capacidad aparecer la siguiente ventana donde se podr consultar, dependiend o de la seleccin inicial de el departamento, el municipio y el edificio, as como de la unidad mnima de almacenamiento; Cuantos (estantes totales, cajas totales, estantes ocupados, cajas ocupadas) para el caso de caja y para el caso de entrepao (entrepaos totales, estantes totales, entrepaos ocupados, estantes ocupadas), espacio ocupado en m lineales, espacio libre en m lineales y el porcentaje libre que tiene en las bodegas, as como el total de estos valores.

6. Inventario Documental
Al dar clic en el link Inventario Documental, aparecer la siguiente pantalla donde podr ingresar la informacin necesaria para generar el inventario.

Al seleccionar el ao, la dependencia, la serie , la subserie as como un rango de fechas de almacenamiento en archivo, as como el poder escoger un rango de expedientes mostrando en el campo de hasta el mximo numero de expediente que se encuentra con las caractersticas seleccionadas, adems se contara con un campo de observaciones, las cuales deben ser generales para todo el inventario que se esta realizando. Al dar clic en el botn Agregar la informacin ser insertada en la tabla del inventario documental. Al dar clic en el botn Limpiar la informacin agregada en el inventario ser borrada de la tabla de inventario documental. Al dar clic en el botn Generar aparecer la siguiente ventana donde se podr ver el inventario documental en el formato nico exigido. Figura 1 Al dar clic en el botn CargarCSV aparecer la siguiente ventana donde se podr buscar el archivo a cargar, al dar clic en el botn examinar y al dar clic en el botn de Cargar, se ejecutara la accin de carga de los tems modificados por la bodega.

Por otra parte al dar clic en el botn GenerarCSV que se encuentra en la Figura 1, que es la ventana de generacin del inventario, aparecer la siguiente pantalla donde se podr ingresar el nombre del archivo y al dar clic en el botn Generar aparecer un link con la informacin de donde se encuentra el archivo. Para poder descargar el archivo se debe dar clic derecho del Mouse y dar clic en la opcin de guardar link en donde podr escoger el sitio de descarga en su PC.

7. Radicados Archivados Sin Expediente

En esta ventana se realiza una bsqueda de radicados que no se encuentren en expediente y que hallan sidos mandados a la dependencia 999 o sea que hallan sido mandados a Archivar. De acuerdo a la seleccin de la serie, subserie, el tipo documental, el tipo de radicado y un rango de fechas de los radicados; adems si se inserta el nmero del radicado en el campo correspondiente este mostrara si se encuentra en esa dependencia y si no fue incluido en un expediente. Al seleccionar cualquiera de los tems anteriormente dichos y dar clic el en botn Buscar, despliega la siguiente informacin No Radicado, Fecha Radicado, Serie, Subserie y Tipo Documental. Al dar clic en el hipervnculo del nmero del radicado se accede a la figura que se encuentra en bodega y al dar clic en el hipervnculo de la fecha ingresara a la pantalla donde se muestran los datos del radicado.

8. Alerta de Traslado de archivos


Esta ventana aparecer como opcin del men principal de archivo, por medio de esta ventana se podr buscar los radicados que estn prximos a cambiar de estado en archivo. Se predefine un rango de 15 das antes de la fecha actual, para mostrar los radicados, pero este rango puede ser cambiado. En la primera parte muestra los radicados que se encuentran en Archivo de Gestin y en la segunda parte muestra los radicados prximos a pasar a Archivo de Central. (Ver Figuras 2)

Figura 2 Al dar clic en el hipervnculo del nmero del expediente se acceder a la pantalla donde se muestra de los datos de Ubicacin Fsica y al dar clic en el hipervnculo del nmero del radicado se accede a la pantalla donde se muestra de los datos del radicado.

9. Bsqueda Archivo Central


En esta ventana se puede buscar por cualquiera de los tems mostrados o la combinacin de ellos, y teniendo en cuenta que para buscar por un rango de fechas toca primero seleccionar el cuadro de seleccin. Ver figura 3. 9.1 Al dar click en el hipervnculo del nmero de radicado este nos llevara a la siguiente pantalla donde podr modificar los datos de este radicado si posee un permiso de archivo 3 o 4, de lo contrario este hipervnculo no se activara. Ver figura 4 9.2 Al dar click en el hipervnculo de la fecha de radicacin este nos llevara a la ventana del histrico del radicado, donde se sabr quien ingreso ese radicado, en que fecha y hora; As como quien o quienes lo modificaron, la fecha y la hora del mismo. Esto lo podr ver si posee un permiso de archivo 3 o 4, de lo contrario este hipervnculo no se activara. Ver figura 5.

Figura 3

Figura

Figura 4

B.10. Bsqueda Archivo Fondo de Gestin


En esta ventana se puede buscar por cualquiera de los tems mostrados o la combinacin de ellos, y teniendo en cuenta que para buscar por un rango de fechas toca primero seleccionar el cuadro de seleccin. Ver figura 3. 10.1 Al dar click en el hipervnculo del nmero de radicado este nos llevara a la siguiente pantalla donde podr modificar los datos de este radicado si posee un permiso de archivo 3 o 4, de lo contrario este hipervnculo no se activara. Ver figura 4 10.2 Al dar click en el hipervnculo de la fecha de radicacin este nos llevara a la ventana del histrico del radicado, donde se sabr quien ingreso ese radicado, en que fecha y hora; As como quien o quienes lo modificaron, la fecha y la hora del mismo. Esto lo podr ver si posee un permiso de archivo 3 o 4, de lo contrario este hipervnculo no se activara.

Figura 3

Figura 5

B 11. Ingreso Archivo Central

Esta ventana consta de una serie de campos los cuales deben ser llenados de acuerdo al levante de informacin que se halla hecho en el Archivo Central de la Entidad, esta opcin es un desarrollo que aunque se puede acceder a travs de ORFEO no esta integrada al mismo y por lo tanto solo funciona como una forma de control de inventarios del Archivo Central, para los radicados que se hacen por ORFEO se debe utilizar las dems opciones con las que cuenta este modulo. Para tener en cuenta el formato que se debe utilizar para el ingreso de las fechas es YYYY/MM/DD, si no son ingresadas de esta forma el sistema botara un error. Los nicos campos obligatorios son el Nro del Expediente, el Nombre o Titulo, las fechas extremas y la vigencia del documento, una vez llenado estos campos se procede a dar clic en el botn Ingresar y el registro se ingresara en la tabla correspondiente. Pero si tenemos la informacin en un archivo Excel lo nico que debemos hacer es copiar esta informacin en un CSV el cual debe tener en la primera fila los nombres predefinidos de las columnas segn un formato y como tal debe ser llenado de la misma forma como aparece en el formato siguiente, finalmente se guarda el archivo, se abre despus con el bloc de notas se eliminan las comas que tenga y se reemplazan los ; con , .

Una vez hecho esto se le da clic en el botn Insertar Archivo CSV seguidamente nos aparecer la siguiente ventana, donde podremos buscar el archivo y dndole clic en el botn Cargar s e ingresara la informacin del mismo a la base de datos

B 12. Ingreso Fondo Documental


Esta ventana consta de una serie de campos los cuales deben ser llenados de acuerdo al levante de informacin que se halla hecho en los Fondos Documentales de la Entidad, esta opcin es un desarrollo que aunque se puede

acceder a travs de ORFEO no esta integrada al mismo y por lo tanto solo funciona como una forma de control de inventarios de los Fondos Documentales con los que cuente la entidad, para los radicados que se hacen por ORFEO se debe utilizar las dems opciones con las que cuenta este modulo. Para tener en cuenta el formato que se debe utilizar para el ingreso de las fechas es YYYY/MM/DD, si no son ingresadas de esta forma el sistema botara un error. Los nicos campos obligatorios son el Nro del Expediente, el Nombre o Titulo, las fechas extremas y la vigencia del documento, una vez llenado estos campos se procede a dar clic en el botn Ingresar y el registro se ingresara en la tabla correspondiente

Tipos de radicacion y Secuencias


En esta pagina se encuentran varias explicaciones del funcionamiento de las secuencias con los tipos de Radicacion, es de tener en cuenta que si se usa un usuario con permiso de creaccion de secuencias, cuando se intente radicar, ADODB creara las secuencias automaticamente. En Postgres y Oracle se usan secuencias nativas pero en MsSql las secuencias como tablas. Enviado por oscar.paruma. Tengo entendido que la parametrizacin se debe realizar en el campo DEPE_RAD_TP1 (para radicados de salida) y en el campo DEPE_RAD_TP2 (para radicados de entrada) de la tabla DEPENDENCIA. Ejemplos:
Para la numeracin de radicados de salida:

Si se defini que la dependencia 900 va a utilizar el consecutivo de la dependencia 529 para radicacin de salida (-1), en el campo DEPE_RAD_TP1 debe colocarse 529 y se debe crear la secuencia SECR_TP1_529.

Para la numeracin de radicados de entrada:

Si se defini que la dependencia 900 va a utilizar el consecutivo de la dependencia 905 para radicacin de entrada (-2), en el campo DEPE_RAD_TP2 debe colocarse 905 y se debe crear la secuencia SECR_TP2_905. * Si se defini que la dependencia 900 va a utilizar su propio consecutivo para radicacin de salida (-1) y radicacin de entrada (-2), en el campo DEPE_RAD_TP1 debe colocarse

900 y se debe crear la secuencia SECR_TP1_900 y en el campo DEPE_RAD_TP2 debe colocarse 900 y se debe crear la secuencia SECR_TP2_900. aadir nuevo comentario Parametrizacion De Tipos de Radicacion Enviado por wvelandia el Mi, 2007-07-18 14:18.

Tengo entendido que la parametrizacin se debe realizar en el campo DEPE_RAD_TP1 (para radicados de salida) y en el campo DEPE_RAD_TP2 (para radicados de entrada) de la tabla DEPENDENCIA. Ejemplos:
* Para la numeracin de radicados de salida: Si se defini que la dependencia 900 va a utilizar el consecutivo de la dependencia 529 para radicacin de salida (-1), en el campo DEPE_RAD_TP1 debe colocarse 529 y se debe crear la secuencia SECR_TP1_529.

Para la numeracin de radicados de entrada:

Si se defini que la dependencia 900 va a utilizar el consecutivo de la dependencia 905 para radicacin de entrada (-2), en el campo DEPE_RAD_TP2 debe colocarse 905 y se debe crear la secuencia SECR_TP2_905.

Si se defini que la dependencia 900 va a utilizar su propio consecutivo para radicacin de salida (-1) y radicacin de entrada (-2), en el campo DEPE_RAD_TP1 debe colocarse 900 y se debe crear la secuencia SECR_TP1_900 y en el campo DEPE_RAD_TP2 debe colocarse 900 y

se debe crear la secuencia SECR_TP2_900. Enviado por mmera el Jue, 2007-07-26 19:28. Hola Les explico paso a paso como se debe hacer para la parametrizacin de un tipo de radicin en Orfeo. En este mismo procedimiento se define si se va a trabajar con unidades de correspondencia diferentes donde se debe realizar una numeracin independiente Para la creacin de un nuevo tipo de radicacin realice los siguientes pasos: Ejemplo, creacin de un tipo de radicacin (-9) para la dependencia 160 1. Creacin del tipo de radicacin En la tabla SGD_TRAD_TIPORAD, agregar un nuevo registro, indicando el tipo de radicacin y el icono caracterstico:
SGD_TRAD_CODIGO: 9 SGD_TRAD_DESCR: PROYECTOS

2. Creacin de la secuencia a crear: Se crea la secuencia de acuerdo al nmero de radicacin con que saldr cada uno de los documentos radicados y la dependencia con la cual se tomar el consecutivo
SECR_TP9_160

Si existen varias territoriales o Unidades de correspondencia se deben crear las secuencias tantas veces como se necesiten. 3. Permisos en la tabla DEPENDENCIA Se crea en la tabla DEPENDENCIA la columna DEPE_RAD_TP9 - NUMBER (3)

En este campo se indica qu dependencia tendr permiso de numeracin con este tipo de radicacin y de donde tomar la secuencia para numerar. Para este campo se escribe el nmero correspondiente a la secuencia que numerar. En la tabla DEPENDENCIA:
DEPE_CODI: 160 DEPE_NOMB: OFICINA DE INFORMATICA DEPE_RAD_TP9: 160 DEPE_CODI: 170 DEPE_NOMB: GRUPO PROYECTOS DEPE_RAD_TP9: 160

4. Tipos de documentos que se manejarn asociados a dicho tipo de radicacin: Se crea en la tabla SGD_TPR_TPDCUMENTO la columna SGD_TPR_TP9 NUMBER (1) Aqu se indicarn qu tipo de documentos se podrn radicar asociados a esta numeracin. Para habilitar un tipo de documento a la radicacin, se habilita (1) o se deshabilita (0) cada documento de la tabla, para que aparezca en el formulario de radicacin. En la tabla SGD_TPR_TPDCUMENTO
SGD_TPR_CODIGO: 1 SGD_TPR_DESCRIP: Acta SGD_TPR_TP9:1

5. Creacin del permiso en la tabla de usuario: Se crea en la tabla de USUARIO la columna USUA_PRAD_TP9 - NUMBER (1) En esta tabla se habilita a los usuarios que tendrn permiso de radicacin, se habilita (1) o se deshabilita (0),
USUA_CODI: 995 *DEPE_CODI: 160 USUA_NOMB: PEDRO PEREZ USUA_PRAD_TP9:1

Si se asigna el permiso a un usuario, se debe verificar que su dependencia se encuentra parametrizada con el permiso correspondiente en la tabla Dependencia (punto 3)

6. Creacin de la carpeta predeterminada Se crea en la tabla de CARPETA un registro correspondiente al nombre que llevar en el sistema ese tipo de radicacin donde sern alojados los radicados generados por un usuario para este tipo de radicacin.
CARP_CODI:9 CARP_DESC: PROYECTOS

Esta carpeta se reflejar en las carpetas predeterminadas de los usuarios del sistema (se maneja de la misma manera que la carpeta de Entrada, Vo.Bo, etc)

Dependencias o Areas
La tabla dependencia cuenta con los siguientes campos. DEPE_CODI Indica cdigo de Dependencia o rea. DEPE_CODI_PADRE Cdigo dependencia padre. DEPE_CENTRAL Ya no se usa. Se usaba para indicar de que rea tomara la secuencia de radicacin de entrada.

DEPE_CODI_TERRITORIAL Indica, en que territorial o grupo se encuentra esta rea. Se usa para saber que dependencias se encuentran en un sitio o edificio. Esto si la entidad o empresa posee varias sedes. Se toma una como la mas significativa de cada sede y las otras quedan asignadas a esta. Se usa tambin para definir las reas de envo de correspondencia por la cual se enviara la documentacin que genera la dependencia respectiva.

Parametros Locales
Este documento explica como se realizara la parametrizacion de datos de los nombres usados en el sistema que pueden cambiar entre paises o entre las mismas entidades. Crear un archivo con local en el directorio.
/include/local

Definicion de Variables en el archivo "localColombia.php"


$descRadicado = "Radicado"; $descDepartamento = "Departamento"; $descMunicipio = "Municipio"; $descPais = "Pais"; $descExpediente = "Expediente"; $descNombre = "Nombre"; $descApellido = "Apellido"; $descAsunto = "Asunto"; $descCuentaI = "Oficio, Cuenta Interna";

Ejemplo 2. Definicion de Variables en el archivo "localEcuador.php"


$descRadicado = "Registro"; $descDepartamento = "provincia"; $descMunicipio = ""; $descPais = "Pais"; $descExpediente = "Expediente"; $descNombre = "Nombre"; $descApellido = "Apellido"; $descAsunto = "Asunto"; $descCuentaI = "Oficio, Cuenta Interna";

Ademas este archivo podria ser configurado no solo entre paises, permitiendo tener terminologia distinda entre entidades. ej. "localColombiaSSPD.php"; en el config.php sedebe incluir la direccion de este archivo.
$FILE_LOCAL = "localColombia.php";

Estas variables estaran en la session de Orfeo.