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Fase 2: REVISIN DE LA LEGISLACIN, PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVAS

Esta Fase se basa en los resultados de la Fase I de Estudio Preliminar. EMPRESA COMERCIAL ABC PROGRAMA DE AUDITORIA FASE II EVALUACIN DE LA LEGISLACIN, PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVAS DEL REA DE TESORERA AUDITORES RESPONSABLES: TIEMPO TOTAL PREVISTO: 01/05/2013 3 Meses FECHA DE INICIO:
REF . P/T EJE. POR TOTAL HORA S

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS

1. OBJETIVO Determinar si la funcin y organizacin del rea, directiva y normativa son las adecuadas para el desempeo del Departamento de Tesorera. Determinar y tener claridad sobre la normativa externa e interna y las polticas y procedimientos generales del Departamento de Tesorera. Determinar la vigencia y actualizacin de las directivas, normativas y legislacin y dems aspectos de importancia, relativos al ente auditado 2. PROCEDIMIENTOS 2.0 Solicitar el Manual de Organizacin y funciones, Legislacin, Normativas internas y externas, polticas y normas al Departamento de Tesorera. 2.1 Analizar las normas internas y externas de tesorera, y el Manual de organizacin y funciones elaboradas por la directiva encargada del rea, y determinar su cumplimiento. 2.2 Analizar la informacin sobre antecedentes del Sistema de tesorera, planificacin estratgica del rea auditada y determinar con claridad: a. Por qu y para qu se cre el Departamento de tesoreria (Misin y Visin). b. Si los objetivos iniciales del rea han sido modificados desde su creacin hasta la fecha de inicio de la auditora. 2.3 Analizar las normas externas sobre el marco legal del rea, establecer y relacionar con precisin las disposiciones legales vigentes que regulan las operaciones y actividades, indicando los aspectos que regulan o reglamentan. 2.4 Analizar la organizacin del rea auditada y si existe separacin de funciones para establecer con claridad la organizacin formal y real, las principales delegaciones de autoridad y asignacin de responsabilidades a las diversas sub-reas que integran el Sistema de Tesorera. 2.6 Establecer las generalidades del sistema de control interno y externo. En cuanto al control externo indicar si la entidad contrat con una firma privada de contadores pblicos, en el ao anterior y en el ao actual, servicios de auditora externa a la misma rea y cules fueron los resultados.

FECHA DE FINALIZACIN: 30/07/2013 REVISADO: VANESSA TOLEDO

FECHA: 03/06/2013

NORMATIVAS Normas Externas Ley 28194 - LEY DE BANCARIZACIN (Art. 3, 4 y 5) Las normas de Bancarizacin exigen que todo pago de sumas de dinero a partir de S/. 3,500 USD 1,000 deba ser realizado utilizando medios de pago como depsitos en cuentas, giros, transferencias de fondos, cheques no negociables, entre otros. Ley N 27287.- LEY DE TTULOS VALORES Esta Ley esclarece que los Ttulos Valores son documentos necesarios para legalizar el ejercicio del derecho patrimonial que se incorpora en estos debido a que logran ser de contenido crediticio, corporativo o de participacin y de tradicin o representativo de mercancas, por lo cual tiene que conllevar ciertos requisitos especficos segn el tipo y caractersticas propias de este. (Pagares, ch/., bonos, letras de cambio u otros) REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE PAGO RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 007-99/SUNAT Este reglamento establece que comprobante de pago es un documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso, o la prestacin de servicios. Y que slo se consideran comprobantes de pago los que cumplan con todas las caractersticas y requisitos mnimos establecidos.

Normas internas MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) En el Ttulo IV SISTEMA DE TESORERA 1.- CARGO: TESORERO SUB-REAS: INGRESOS Y EGRESOS / GIRO DE CHEQUES a) Funcin Principal del Cargo: 1) Desarrollar las actividades y registros del Sistema de Tesorera, informando sobre los ingresos y egresos y manteniendo la documentacin sustentatoria que la respalde. b) Funciones Especficas del Cargo: 1) Informar al rea de Contabilidad sobre los ingresos y egresos. 2) Ser responsable del manejo de fondos e informar sobre los saldos de las Cuentas. 3) Levantar arqueos sorpresivos de Caja, consignando su conformidad o disconformidad. 4) Revisar y visar los documentos sustentatorios antes de efectuar el giro. 5) Supervisar, coordinar y conducir las actividades de control de ingresos y egresos financieros. 6) Coordinar con la Gerencia General la implementacin de Normas y Procedimientos de Tesorera. 7) Llevar el control de las Cartas Fianza 8) Elaborar informes tcnicos, directivas y otros documentos normativos relacionados con el Departamento de Tesorera. 9) Cumplir otras funciones que le asigne el Gerente Financiero. 10) Desarrollar el control previo de la documentacin contable, antes del compromiso y giro, dando conformidad a travs de su visacin o devolviendo a las dependencias o a los rindentes, la documentacin no sustentada o con errores, e informando a la Gerencia sobre el proceso de control efectuado. 11) Coordinar, controlar y evaluar el cumplimiento de los objetivos, funciones, actividades y metas del rea informando mensualmente su desempeo y las medidas correctivas que correspondan. 12) Coordinar y verificar peridicamente, el mantenimiento actualizado del Software donde se registra los documentos, elaborando una copia de seguridad Semanal. 13) Cumplir con los plazos establecidos y preveer los fondos para los pagos de tributos. 14) Informar mensualmente sobre las rendiciones pendientes, de acuerdo a las normas y directivas vigentes. 1) Revisar los documentos sustentatorios antes de efectuar el giro. 2) Confeccionar los cheques previa aprobacin de la jefatura debiendo indicarse la afectacin contable respectiva.

Confeccionar las cartas rdenes para el pago de haberes, bienes y servicios. Verificar que los comprobantes de pago tengan la firma de recib conforme, indicando el nombre completo de quien recibe el cheque, DNI, en caso de ser recepcionado por una entidad deber contar con el sello respectivo. 5) Controlar las firmas de las planillas de pago informando las novedades que hubiere. 6) Mantener al da el registro de control, de cheques y no recibir informacin que no cumplan con los requisitos antes mencionados. c) Lneas de autoridad: o El Tesorero de Ingresos y Egresos depende jerrquicamente del Gerente Financiero. d) Requisitos mnimos del cargo: o Ttulo de Contador P.C., Administrador, Economista, o carrera afn. o Capacitacin especializada en el rea. o Experiencia mnima de tres aos en actividades especializadas.

3) 4)

2.- CARGO: CAJERO SUB-REA: FONDO FIJO DE CAJA CHICA a) Funcin Principal del Cargo 1) Ejecucin de actividades de manejo del fondo fijo para pagos en efectivo y caja. b) Funciones Especficas del Cargo: 1) Responsable del manejo del fondo para pagos en efectivo, realizando la Rendicin de Cuentas mensuales. 2) Mantener en caja de seguridad el dinero en efectivo recaudado y/o habilitado por diferentes conceptos, as como los cheques en blanco, cartas fianzas y todo documento valorado, en coordinacin con el Tesorero. 3) Recepcionar, controlar y entregar la documentacin correspondiente a los recursos Directamente Recaudados a Contabilidad. 4) Informar la relacin de los cheques con vigencia mayor de un mes para su anulacin. 5) Verificar previamente al pago, que los comprobantes de pago cuenten con los documentos de rdenes de compra y servicio original y copias debidamente confeccionadas y firmadas por el jefe de almacn, as como la Gua de remisin y acta de conformidad. c) Lneas de autoridad: o El Cajero depende del Tesorero. d) Requisitos mnimos del cargo: o Estudios universitarios o estudios en Instituto Superior que incluyan materias relacionadas con la especialidad. o Experiencia en labores de caja.

POLTICAS Y NORMAS GENERALES DE TESORERA

DIRECTIVA N 01-2013 POLTICAS Y NORMAS DEL SISTEMA DE TESORERA

Principios del Departamento de Tesorera a) Transparencia Los servidores encargados de ejecutar las operaciones previstas en el reglamento deben velar porque los mismos se efecten en el marco de las leyes en vigencia. b) Oportunidad La ejecucin de los actos previstos en este reglamento deber ser realizada con la oportunidad debida. c) tica Funcionaria Los servidores deben velar por que su comportamiento est enmarcado en tos valores de tica, honestidad, imparcialidad y responsabilidad
Polticas Y Normas Del Departamento De Tesorera 1. Los Colaboradores del rea no deben tener vnculo familiar, hasta de tercer grado de consanguinidad. 2. Todos los Comprobantes de Ingresos y Gastos deben guardar el Orden Cronolgico y Numrico. 3. Mantener en fondo fijo de la empresa un aproximado de S/. 1500.00 para gastos menores de la empresa. 4. Todos los Comprobantes que se emitan de Ingresos y Gastos, deben indicar: La fecha, el nmero de Recibo, Concepto, Nombre de la persona que recibe e importe Total. 5. Mantener al da el registro de Ingresos, cuidando el Orden Cronolgico (por fechas) y numeracin. 6. Los Gastos que se realicen deben estar incluidos en el Presupuesto de cada rea aprobado por la Alta Direccin. 7. Los dineros que se entreguen a Rendir cuenta, slo pueden ser Autorizados por el Gerente General, Gerente Financiero y Tesorero, en ese Orden de prioridad, antes de entregar cualquier importe. Salvo que se trate de suma Urgencia debidamente justificada con documentos probatorios, podr obviarse este punto. 8. Las entregas a rendir cuenta se efectuaran mediante la emisin de un recibo de Caja pre numerado, consignando los datos de DNI, firma y nombre completo. Asimismo, deben de ser rendidas en un plazo mximo de 48 horas, caso contrario se descontar a la persona que lo recibi o entreg. 9. Los Recibos de Ingresos y Gastos Anulados deben archivarse cronolgicamente con todas sus copias, conjuntamente con los dems comprobantes, llevando la palabra ANULADO o el sello restrictivo anulado, no es necesario indicar el motivo por el cual fue anulado. 10. Recibir y custodiar los ttulos y valores pertenecientes a la Empresa y de aquellos entregados a ste en calidad de garanta o depsito. 11. Controlar la totalidad de cuentas bancarias manejadas por la Empresa 12. Asistir y preparar informes peridicos requeridos para el control de rendiciones de cuentas.

13. El tesorero deber custodiar los documentos, fondos, valores, cartas-fianza y otros en una caja de seguridad con clave e implementar medidas de seguridad adecuadas en un lugar rodeado de condiciones que impidan su sustraccin, o deterioro del dinero en efectivo,

14. Los ingresos que por todo concepto perciba la Entidad deben ser depositados en cuentas bancarias nominativas en forma inmediata e intacta.( dentro de las 24 horas, debiendo en todo momento observar los procedimientos de seguridad para el traslado del efectivo, cheques y otros valores) 15. EI documento sustentatorio para la apertura del Fondo para Pagos en Efectivo es la Resolucin de la Gerencia General, 0 de quien haga sus veces, en la que se seale la dependencia a la que se asigna el fondo, el responsable nico de su administracin, los responsables a quienes se encomienda el manejo de parte de dicho fondo, el monto total del fondo el monto mximo para cada adquisicin y los procedimientos y plazos para la rendicin de cuentas debidamente documentada, entre otros aspectos. 16. Debe evitarse en lo posible recibir ingresos mayores a S/.2000.00 directamente en efectivo, con el objeto de evitar los riesgos inherentes a su uso.

17.Contar con un seguro de Fondo de Deposito vigente, que cubra los robos o siniestros que puedan acontecer, bajo responsabilidad del Gerente Financiero. (si pasara alguna contingencia se debera de cobrar por cuotas al responsables(s)
18. Debe practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes (con una frecuencia mensual) sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva, a fin de determinar su existencia fsica, al igual que su concordancia con los saldos contables. - Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se realiz en su presencia y que le fueron devueltos en su totalidad - Un arqueo conlleva la formulacin de un acta que evidencie la situacin objetiva encontrada durante el conteo, as como las expresiones de conformidad o disconformidad expresada por los responsables de los fondos o valores y, por los funcionarios que intervienen en el arqueo. - Si durante el arqueo de fondos o valores se detecte cualquier situacin de carcter irregular, sta debe ser comunicada inmediatamente a la gerencia o a quien haga sus veces y, a la Oficina de Auditora Interna, para la adopcin de las medidas correctivas que el caso amerite. - Son funcionarios competentes para efectuar arqueos: el jefe de tesorera, el contador, el administrador, el auditor interno, y cualquier otro que sea designado por la superioridad. El resultado del arqueo debe ser informado a los niveles superiores correspondientes. 19. Los comprobantes de pago tramitados y cancelados, obligatoriamente debern llevar un sello de PAGADO. EL sello restrictivo de PAGADO, permite inutilizar los comprobantes y documentos pagados, debiendo consignar adems el nmero del cheque girado, nmero de cuenta corriente y entidad bancaria y, la fecha del pago. Una vez agotado el trmite del pago, los documentos de gasto debidamente sustentados deben ser marcados con el sello restrictivo, que indique en forma visible su condicin de documento pagado, procedindose luego a entregarlo a Contabilidad para su archivo correspondiente. 20. Debe haber Separacin de funciones, una misma persona no puede tener el control y
registro del activo financiero, bajo responsabilidad del Gerente Financiero. 21. Es indispensable hacer control diario a la posicin bancaria, mediante consulta de saldos y movimientos, asegurando el ingreso y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas.