INFORME FINAL - FINIQUITO

IMPLANTACION Aplicacin a2 Nombre del Cliente XXXXXXXXXXXX

Maracaibo, Febrero 2.006

INDICE

1. Introduccin...

Pg. 2

2. Objetivos y Alcance..

Pg. 3

3. Reglas de la implantacin

Pg. 4

4. Datos de la Implantacin.

Pg. 5

5. Objetivos logrados...

Pg. 6

6. Resumen de Avance..

Pg. 10

7. Estrategias y plan de Implantacin.

Pg. 10

8. Productos ...

Pg. 9

9. Limitaciones

Pg. 9

10. Recomendaciones..

Pg. 11

1. INTRODUCCION
El siguiente informe tiene como finalidad principal establecer un resumen pormenorizado de las actividades realizadas por la empresa (Distribuidor a2) en la implantacin de la(s)

aplicaciones: a2 Herramienta Administrativa Configurable o a2 Contabilidad o a2 Nmina en XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Se estableci este compromiso en respuesta al objetivo de producir un efectivo control en las cajas o puntos de venta del comedor citado.

En principio se realizo una instalacin perentoria y provisional para las cajas o punto de ventas. Este esquema dio soporte a la operacin inminente del XXXXXXXX para el da XX de XXXXXXX de 200X, entendiendo que esta experiencia, servira de base para la operacin posterior de todo el ambiente integrado Cajas-Servidor XXXXXX.

Se cumplieron todos los pasos necesarios para la operatividad del Software a2: Instalacin software administrativo y Manager, operacin, configuracin adecuada, adiestramiento a usuarios, as como revisin de parmetros de instalacin en Servidor, generaciones de estaciones y accesos desde los diferentes estaciones de los usuarios involucrados.

En el presente documento se detallan aspecto relativos a como se implant, a travs del software a2, los requerimiento bsicos de informacin para el XXXXXXXXXXX. El alcance de esta implantacin estuvo circunscrito al proceso de adaptacin que permite el software, tal y cual viene definido en su esquema estndar y las configuraciones y adaptaciones que el mismo permite.

2. OBJETIVOS Y ALCANCE
Los objetivos iniciales derivados de las reuniones con los usuarios comprometidos en el proyecto fueron los siguientes

PUNTO DE VENTAS:

1)

Instalacin y configuracin de software punto de venta Versin 2.42 para tres (3) puntos de venta (cajas) disponibles.

2)

Creacin de nuevo usuarios y sus perfiles de acceso en el software (A Nivel Dominio / Nivel de software a2)

3)

Diseo y configuracin de la estructura de datos que soporta la solucin (Cdigo: Empleados, Inventarios)

4)

Creacin de departamento de Inventarios para clasificacin y optimizacin de reportes de ventas

5) 6) 7)

Carga de los productos de inventarios disponibles para la venta Carga de los datos (CI, Nombre) de los empleados. Carga de la configuracin y perfil de seguridad para manejo y operacin de los puntos de venta.

8) 9)

Induccin a los usuarios (Cajeros) en el uso de la herramienta a2 punto de ventas Diseo e instalacin de ticket o factura emitida en los puntos de venta.

10) Configuracin de lectores de cdigo de barras para identificacin de Empleados SERVIDOR: 1) Establecimiento y creacin de carpetas, accesos y privilegios para la Instalacin de toda la plataforma de software a2 (Administrativo, a2 Manager, a2 Cash) (Ver Anexo ) 2) red. 3) 4) 5) Instalacin y configuracin de Software a2 Manager Versin 1.02 bajo ambiente de red. Creacin de usuarios del software (Cajeros, Supervisor, Administrador de sistema, etc) Creacin de carpetas para respaldos masivos (Dentro del mismo Servidor) Instalacin y configuracin de Software Administrativo a2 Versin 2.80 bajo ambiente de

6) 7)

Induccin general en el uso de la herramienta Administrativa (Ver Anexo) Induccin general en el uso de la herramienta a2 Manager (Ver Anexo)

3. REGLAS DE LA IMPLANTACION
REGLAS ESTABLECIDAS POR LA EMPRESA CHROMAG AL PROYECTO DE IMPLANTACION 1.- Se establece un plan de trabajo planificado (Proyecto) con un Lder de proyecto asignado por el cliente quien ser la persona de enlace entre ambas partes. El plan de actividades especificado se inicia simultneamente con la implantacin y el adiestramiento a usuarios finales. Se definir conjuntamente un cronograma de actividades planificadas a fin de garantizar la realizacin del proyecto en el tiempo estipulado. 2.- El cliente proveer a nuestros analistas, toda la informacin necesaria para la sistematizacin de los Procesos. El cliente firmar, con previa verificacin, la hoja reporte de actividades realizadas presentada por el consultor de manera de convalidar los progresos alcanzados. 3.- La empresa se compromete a cumplir con la asesora contratada en los trminos expuestos en los anexos y en los planes descriptivos. El tiempo estimado de implantacin es de cinco (5) Semanas aproximadamente, y la fecha de inicio del proyecto ser acordada de mutuo acuerdo 4.- La empresa no se hace responsable por la prdida (por omisin y/o negligencia), dao o alteracin de datos o informacin, tiempo de trabajo, daos a los equipos (Software, Hardware y/o de red), del mal funcionamiento de los sistemas, virus, gusanos informticos, spyware, que afecten el buen funcionamiento de los sistemas a2 o que generen inconsistencias e inestabilidad a la plataforma donde se encuentra instalado el software, sea cual fuere su causa. 5.- La empresa no se hace responsable por la operacin indebida del software a2 por parte de los usuarios, as mismo, por la falta de comprensin conceptual del proceso de implantacin realizado por nuestros consultores que deriven datos o informacin incorrectos o indeseables.

4. DATOS DE LA IMPLANTACION
DOCUMENTOS BSICOS DE ARRANQUE 1) Registro de Informacin Fiscal (RIF) y el nmero informacin tributaria (NIT) 2) Listado de Empleados usuarios del Comedor 3) Listado de informacin de Proveedores 4) Listado de productos (Subsidiados y No Subsidiados y servicios) 5) Listado de cajeros. Polticas de operacin 6) Formatos de facturas ticket. Condiciones generales 7) Definicin del flujo administrativo bsico del Comedor TIPO DE SOFTWARE Y DATOS DE LA(S) LICENCIA(S Software Adquirido a2: Una(1) Licencia Software Herramienta Administrativa Versin 2.80 Una(1) Licencia Software a2 Manager Versin 1.20 Tres(3) Licencias a2 Punto de venta Versin 2.42

Seriales de las Licencias a2: Licencia Software Administrativo: Licencia Software a2 Manager: Licencia Punto de Venta 1: Licencia Punto de Venta 2: Licencia Punto de Venta 3: XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX

Nombre de la Empresa: XXXXXXXXXXXXXXXXX. Rif/Nit: J-XXXXXXXXXX-X

Representante Legal: Lic. XXXXXXXXXXX Direccin Fsica: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Telfono y Fax: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Ciudad donde ser usada la licencia: XXXXXXX e-mail de la Empresa: Ramo de la empresa: XXXXXXXXXXXX Distribuidor (que le vendi al cliente XXXXXXXXXXX.

e-mail donde enviar el archivo (.a2) : Entrega en oficinas Observaciones:

INSTALACION CENTRAL Y CONFIGURACION DE ESTACIONES. No. de Empresas o sucursales a instalar: 1

a) Empresa/ Sucursal: XXX Periodo actual: Enero 2006 Diciembre 2006 b) Tipo de Cierre: Mensual Abierto c) Cierre sugerido: Anual Instalacin de a2 Administrativo bajo ambiente de: Redes.

d) Stand-Alone (Solo un equipo) e) f)

No. Servidores:__1__ Servidor Proxy ABA Otro ____ Firewall Tipo de Red: Win NT Win 2000 Server Peer-To-Peer Novell Linux Otro g) No. Estaciones: Windows 95 Windows 98 Windows Xp: 3 Windows Millenium Windows 2000 Windows 2000 professional Windows Nt Workstation

USO DE LOS DATOS: Conversin de datos: Si No Archivo: Empleados

XXXX a2 Otro (indique): ___________ a) Diseo, creacin, configuracin y carga (cantidad) de datos de los Archivos: Si No b) Definicin de la estructura del cdigo para manejo de los archivos bsicos: Si No Provedores Departamentos Inventario Depsitos Zonas Clientes Vendedores Operadores Operaciones Conceptos Tarjetas Crdito c) Definicin de correlativos. Especifique por modulo: (Si No ):__Tomar los correlativos que genere el sistema a partir del Mes XXXXX del ao 200x CONFIGURACIN DE MENUS a2 Y ESTRUCTURAS DE DATOS DE LA EMPRESA (Si No ) Se deber establecer la configuracin de Mens para: Departamentos Empleados Todos) Proveedores Depsitos Zonas Bancos Inventario de Productos Vendedores Conceptos Servicio Operaciones Beneficiarios

MDULO DE CONTROL DE EMPLEADOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Esquema de carga de Informacin bsica del cliente (Cdigo, Nombre, etc.) Tipos de clientes (Contribuyente Esp. Consumidor final, Exportacin, Exento) Poltica. Descuentos Porcentaje: xx % Maneja autorizados. Quienes. Tiene esquema Especial Maneja convenios de Precio : Departamento Producto (Precio/Descuento) Maneja precio por defecto. Definir: P.V.P Maneja Limite de credito Descuento mximo: Fijo____ Variable Moneda: Bs. US. $. Euro Otras ____ Maneja estadsticas

MDULO DE ADMINISTRACIN DE USUARIO (a2 Sistema) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Numero de cuentas de usuario X (Ver Anexo) Expiracin. Restricciones. Usuarios temporales o permanentes. Asignaciones de impresin Creacin de perfiles de usuario para administracin Asignacin de polticas para mantener controles transacciones del software Configuracin de polticas de usuarios Configuracin de pantallas de facturacin Direccionamiento de documentos Configuracin de impresoras Men de mdulos segn caractersticas de cada usuario.

USUARIOS DEL SISTEMA a2

NOMBRE DE USUARIO ADMINISTRADOR a2 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx SRA. xxxxxxxxxxxxxA CAJERA 1 CAJERA 2 CAJERA 3

USARIO SOFTWARE a2 MASTER MANAGER SUPERVISOR CAJA1 CAJA2 CAJA3

CLAVE xxxxx xxxxx TSJ001 TSJ002 TSJ003

5. OBJETIVOS LOGRADOS
Se realiz el levantamiento de informacin para la automatizacin de los procesos. As como, reuniones con el personal de la Gerencia (Lic. xxxxxxxxx, Sra. xxxxx, personal de informtica, cajeras, etc) para el establecimiento de esquemas de trabajo a objeto de cubrir los requerimientos bsicos de esta unidad. Se instalaron tres ambientes de software para discretizar el modelo xxxxxx uno en las cajas y dos en el Servidor xxxxxxxxxx Se instal un (1) Software Administrativo para la carga de datos, el control y manejo de los inventarios, Control y emisin de reportes de ventas e incorporacin de las nuevas estructuras de datos. Se instal un(1) Software a2 Manager para el control y administracin general de los puntos de venta (cajas) va red Se instalaron tres (3) puntos de ventas (a2 Cash) en el rea de XXXXXX para tres (3) usuarios o cajeras. Esto incluy: a) Configuracin de: Display, Gaveta de dinero, impresora y lector de cdigo barras (LCC), b) Carga inicial de datos y c) Diseo de tickets o facturas. Se instal accesos a estos software para los usuarios: Supervisor (Sr. XXXXXXX) y administrador. Se realiz un adiestramiento al personal de Recursos Humanos para carga inicial y posterior de datos bsicos del sistema (Empleado, Productos de inventario) Se hicieron adecuaciones a los mens del software segn caractersticas de cada usuario.

Se hicieron recomendaciones en cuanto a codificacin de los empleados (clientes) y productos de inventario. Se efectu un taller de Adiestramiento bsico, para manejo, operacin y configuracin del software de punto de venta para 5 usuarios (Cajeras, Supervisores)

6. RESUMEN

OBJETIVOS ALCANZADOS SOFTWARE, IMPLANTACION Y ADIESTRAMIENTO Segn propuesta No. XXXXXX-XXX, se han cubierto los siguientes aspectos: Act. 1 Descripcin Instalacin Licencia Software Administrativo 2.80 en Servidor XXXX Instalacin, personalizacin y parametrizacin del Software bajo ambiente de red Windows 2003 Instalacin y generacin de Software a2 Manager 1.2 en Servidor XXXX Instalacin, personalizacin y parametrizacin del Software bajo ambiente de red Windows 2003 Instalacin y generacin de Software a2 Punto de Ventas 2.42 para tres(3) cajas o estaciones locales en XXXXXXX Instalacin, personalizacin y parametrizacin del Software en estaciones locales y bajo ambiente de red Adaptacin de procesos de Administrativo de Control Configuracin, y adaptacin de reporte para la emisin del calculo a pagar a la concesin (60%) segn ventas diarias Adiestramiento a usuarios finales (Ver Anexo explicativo) Logrado 100% Status Operativo

100%

Operativo

100%

Operativo

100%

Disponible

100%

Completado

7. ESTRATEGIAS Y PLAN DE IMPLANTACION

La estrategia y metodologa usada en esta implantacin fue la siguiente: EN CUANTO AL SOFTWARE a2 SOFTWAY BAJO RED Se instalaron las ltimas ms recientes versiones del software a2 Softway tomadas del Website de a2 Softway Casa de Software. Se establecieron los accesos de usuarios a la Red y al software a2 Softway respectivo. EN CUANTO A LA ADAPTACION DE PROCESOS Se recogi la documentacin de base (Segn informe de arranque de proyecto). Se realizaron las entrevistas a usuarios ( XXXXXXXXX, XXXXXXX, Sistemas), segn lista de comprobacin de para levantamiento inicial de informacin relevante. Se cargaron los archivos bsicos (departamentos, empleados, productos, cajeros,

relacionados) y se establecieron los criterios de control y consulta.

EN CUANTO AL ADIESTRAMIENTO DE LOS USUARIOS. Se realiz el adiestramiento a usuarios de todos los mdulos y los procesos involucrados en cada rea. Esta actividad era realiz simultneamente a la implantacin del software.

EN CUANTO AL CONTROL DEL PROYECTO

Se buscaron conformidades y hallazgos que asegurasen la operatividad del sistema integrado. Se realiz una prueba integral del sistema y emiti reportes emblemticos de cada actividad y se compararon los resultados con otros medios manuales y resultaron OK.

8. PRODUCTOS
Los productos derivados de la implantacin son los siguientes: 1. a2 PUNTO DE VENTA (a2 CASH): Aplicacin diseada especialmente para la venta al detal de productos y servicios de forma rpida, sencilla y segura. Es un sistema pensado especficamente para ambiente dinmico de transacciones. Resuelve con eficiencia y sencillez todos los procesos que permiten automatizar las ventas, facturar productos y/o servicios, administrar los cierres de caja en mltiples formas de pago, operar con lectores de cdigos de barra, incorporar claves de acceso por cajero y supervisor y obtener estadsticas de ventas. Versatilidad que le permite personalizar el sistema de acuerdo a las necesidades del negocio. Manejo de altos volmenes de transacciones. Manejos de turnos para cajeros. Manejo de impresoras Fiscales Epson. Manejo de cdigos nicos asociados. Manejo de seriales. Manejo de lotes y vencimientos Manejo de tallas y colores. Administracin de mltiples correlativos de factura (series de factura). Manejo de caja rpida (Mximo nmero de productos).Capacidad de operar en modo protegido de manera que si interrumpe el suministro de energa todos los tems que se incluyeron antes de la cada se restituyan automticamente. Manejo de fotos en el punto para productos y clientes. FUNCIONALIDADES: Consulta rpida de precios Apertura de caja Bloqueo Arqueo de caja por pantalla. Productos vendidos en el turno Productos vendidos en el da Configurar Turnos Asignacin de usuarios. Mantenimiento de archivos. Devolucin de la transaccin Anular operacin Eliminar tems Cantidad de tems Cargar transacciones pendientes Guardar transacciones Preliminar de la operacin Reimprimir operacin Totalizar transaccin Precios (cambio de precios de precio) Cortes X Cortes Z

2. a2 HERRAMIENTA ADMINISTRATIVA: a2 es una herramienta administrativa configurable que permite consolidar operaciones administrativas bajo un slido concepto e interfaz. La organizacin administrativa de a2 esta conformada en mdulos o departamentos, todos relacionados de manera lgica: Inventario Proveedores Clientes Bancos Ventas Vendedores Reportes del Sistema Compras Generador de Informes Personalizados Consolidacin Contable

FUNCIONALIDADES: La herramienta cuenta con un mdulo de administracin de usuarios que rene una serie de caractersticas: Bases de datos configurables. Posibilidad de crear campos adicionales a las bases de datos e incorporarlas fcilmente al sistema y a los formatos de impresin. Directorios de datos asignados por el administrador del sistema. Administracin de nmeros de correlativos y parmetros del sistema. Creacin de cuentas de usuarios. Manejo de alto nivel de transacciones de manera confiable.

Multi Moneda. Multi Usuario. Bases de datos configurables. Formas (pantallas) configurables. Formatos de impresin adaptables a los existentes en las empresas y posibilidad de crear mltiples documentos de salida por transaccin (factura, presupuesto, orden de compra, entre otros) y dirigirlos a cualquier impresora instalada en la red. Mens totalmente diseados segn las necesidades de cada empresa. Construccin de slidos perfiles de usuario con la ayuda de polticas por transacciones que permiten una fcil administracin y mantenimiento. Estadsticas, proyecciones y grficos acumulables hasta 36 meses o periodos. Histricos de Clientes permite llevar la informacin acumulada del ltimo precio que se le dio al cliente en los tems de inventario, igualmente registra la informacin relacionada al documento con el cual se hizo la transaccin. Histrico de Bancos: Crea un histrico de las transacciones conciliadas permaneciendo luego en el mdulo de bancos slo las transacciones actuales. Manejo de Imgenes (fotos, logos) en todos los archivos. Privacidad del documento. Mdulos de respaldo (Backup) y recuperacin de datos para resguardo de la informacin Integracin para asientos automticos Administrativos en: Ventas, Compras y Bancos, segn funciones operativas de la empresa.

3. a2 MANAGER: Herramienta que permite, de manera sencilla y en todo momento, la gestin de todos los puntos de venta de la empresa. Este software asegura que las operaciones no fallen, que estn todas coordinadas y todo funcione bien para optimizar el tiempo. En este contexto, y en un entorno tan critico como el de un Comedor o Restaurante, resulta clave poder disponer de una herramienta de gestin que permita engranar todas las operaciones y ayude al desarrollo del negocio: esa la funcin de a2 Manager de Punto de Ventas. Permite trabajar bajo una misma plataforma en tiempo real todos los a2 puntos de ventas instalados en la empresa. Es un software destinado para el proceso y control de las ventas. Permite disponer de toda la informacin consolidada de todas las ventas y movimientos realizados en todos los puntos de venta. Permite que los puntos de ventas cajas puedan trabajar online sobre el servidor de datos bien, con procesos de comunicacin diferidos. Cuando los puntos de ventas no estn conectados es decir pierden la comunicacin con el servidor de datos en tiempo real, se utiliza un programa de comunicaciones propio de a2 para la automatizacin de tareas de importacin y exportacin de datos entre la estacin y el servidor. Las modificaciones de artculos y precios realizadas por la central se importan tambin peridicamente. de comunicaciones propio de a2 para la automatizacin de tareas de importacin y exportacin de datos entre la estacin y el servidor. Las modificaciones de artculos y precios realizadas por la central se importan tambin peridicamente. Al estar activo en a2 Punto de Venta el modo de actualizacin diferida, todas las transacciones que este procese sern en (Modo local), quedando estas pendientes por actualizar las bases de datos de a2 Herramienta Administrativa Configurable. Procesar diferido nos permite actualizar dichas bases de datos. Esquemas de Actualizacin: En lnea: Nos permite trabajar con una conexin en red, actualizando las transacciones en tiempo real. Al estar activo el punto de venta en modo en lnea ninguna de las opciones de configuracin quedan disponibles ya que estas no son requeridas.

 Modo de Falla: Nos permite trabajar con una conexin en red la cual si por cualquier motivo inesperado presenta una falla en la comunicacin con el servidor, automticamente todas las transacciones pasan al estatus de modo local es decir son registradas en la maquina donde esta instalado el punto de venta, para esto a2 manager ejecuta una aplicacin que verifica de manera transparente para el operador (cajero) la comunicacin entre la estacin de trabajo (punto de venta) y el servidor, una vez restaurada la misma todas las transacciones que fueron procesadas en modo local son subidas al servidor, actualizando todos los archivos de datos de la aplicacin a2 Herramienta Administrativa Configurable. Diferida: Todas las transacciones son registradas en la estacin de trabajo es decir en modo local, para que en un proceso posterior estas sean registradas en el servidor actualizando los archivos correspondientes. FUNCIONALIDADES: Instalar Punto de Venta Nuevos Registrar punto de ventas Actualizar Puntos de Venta Monitoreo de los Puntos de Venta Configurar los Puntos de Venta Actualizar configuracin Enviar configuracin de los POS Ventas Configurar turnos de los cajeros Asignar usuarios a los Puntos Enviar mensajes (Mensajera de Texto) Envi de precios (Actualizar Precios) Impresin de etiquetas Consultar transacciones Ver totales de las transacciones Ver productos de las transacciones Ver totales particulares Manejo de caja Procesar diferido Puntos y promociones Arqueo de caja Efectuar Cortes X Efectuar Cortes Z Reporte de Productos vendidos Reporte de Cortes X y Z, efectuados Reporte de Ventas diarias

-Posibilidad de asignar los puntos de ventas a un grupo lo que nos permitir obtener la informacin consolidada, al crearlo y agruparlos podemos visualizar todas las operaciones de los puntos de ventas que conforman el departamento. -Monitoreo: caracterstica principal que ofrece la posibilidad de visualizar en tiempo real todas las operaciones que se realizan en los puntos de venta instalados. Posibilidad de enviar mensajes -Posibilidad de consultar transacciones procesadas (Facturas Devoluciones) y poder visualizar los tems as como la forma de pago que se efectu la misma. -Permite controlar todas las operaciones de entradas y salidas que se efectan en cada punto de venta a2, tales como lo son: entrada, salida, deposito a banco un cambio de cheque. -Puntos y Promociones: Este esquema es una opcin innovadora la cual hoy en da es muy utilizada por muchos establecimientos comerciales. Forma de promocionar e incentivar al cliente, en el que puede acumular puntos por cada transaccin de compra que realice, as como gozar de otros beneficios y promociones. Los puntos pueden ser utilizados como una forma de pago. -Nos permite visualizar imprimir por Punto de Venta (Equipo) los cortes X y Z disponibles. -Configuracin Punto de Venta - Actualizar Configuracin: Nos permite desde a2 manager actualizar la configuracin de los puntos de ventas. Cortes X y Z: Nos permite realizar un corte X y un cierre Z desde a2 manager, facilidad que se ofrece para que los cajeros simplemente retiren dinero en caja y el supervisor gerente lo pueda elaborar. Se hace necesario antes de realizar el corte el punto de venta deber estar bloqueado.

9. LIMITACIONES DE LA IMPLANTACION
El esquema implantado solo sirve para tres (3) cajas o puntos de ventas. Si quisiera ampliarse habra que adquirir nuevas licencias de Puntos de venta y a2 manager Es proceso de instalacin del software a2 se retras debido a la falta de configuracin de perfiles de usuarios en la red Windows de la red XXXXX Se realizaron pocas pruebas de ensayo debido a la premura en la inauguracin del XXXXXX No se registraron todos los datos de avance del proyecto a travs de un documento semanal de actividades que se haba definido para tal fin. Este deba ser presentado todos los das viernes al lder del proyecto interno con todos los anexos pertinentes. Desarrollar y mantener actualizado el plan del Proyecto fue tarea difcil, esto debido en tanto, a las diferentes actividades no canalizadas de usuarios y asesores. Caractersticas de requerimientos a gran nivel de detalles e irrelevantes producen distorsiones a los objetivos centrales de implantacin definidos por los consultores. El rendimiento de la maquina asignada a la lder de proyecto del XXXXXX fue realmente deficiente, hasta el punto, de hacer uso de otras maquinas fuera del horario de los usuarios para correr procesos bsicos de la implantacin.

10. RECOMENDACIONES
Adelantar la carga manual de las operaciones desde el XX de XX 2006. Para esto se cuentan con la estructura operativa y de respaldos (Backups). Los usuarios deben comprometerse con el proceso de continuidad del software, convalidacin sus resultados y estableciendo nuevos requerimientos, as como tambin un apego absoluto a las polticas de respaldo establecidas en la implantacin. Desarrollar materiales de adiestramiento enfocados bajo el esquema de normas y procedimientos. Una vez abordado un proyecto de esta envergadura, la gerencia debe seguir involucrada en el proceso a fin de hacer el mejor seguimiento al proceso de implantacin ya ejecutado de manera de evaluar su continuidad y operatividad. Se debern realizar respaldos diarios de la informacin o transacciones de los puntos de venta. As tambin, como regularmente de las aplicaciones instaladas en el servidor.

*** FINIQUITO DE PROYECTO ***

CLIENTE: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX CONSULTOR(ES): Asesores a2 REPRESENTANTE: XXXXXXXXX FECHA: XX/XX/2006

FECHAS DEL PROYECTO Fecha de Inicio del Proyecto: _XX__/_XX_/_200x__

Fecha de entrega del Proyecto:_XX__/_XX_/_2006__ Duracin del proyecto: Sesiones consultores_____ Horas_____ Das ____ Semanas ____ Meses____

Modalidad de proyecto: Proyecto Abierto (Por objetivo Completo) Cerrado (Tiempo en Horas/Das/Meses) Propsito y mbito: Implantacin y adaptacin de procesos administrativos de la empresa. El proyecto se circunscribe al rea de administracin de acuerdo a las Leyes, decretos, planes y normativas definidas en el Pas. REPRESENTANTES Y USUARIOS DEL CLIENTE Nombre Lder de Proyecto Usuario: Usuario: Lic. XXXXXXXX Sra. XXXXXXXX Sr. XXXXXXXXX Telfono 0414-XXXXXXXXX// XXXX 0414-XXXXXXXXX //XXXX 0416-XXXXXXXXX //XXXX e-mail XXXXX@tXXX

PERSONAL CONSULTOR DE XXXXXXXXXX ASIGNADO AL PROYECTO Lic. XXXXXXX Lic. XXXXXXX Consultor a2 Consultor a2 Mvil 0412-XXXXXX XXXXXXXX@cantv.net Mvil 0412-XXXXXX XXXXXXXX@cantv.net

FINIQUITO DEL PROYECTO DE IMPLANTACIN

Yo, XXXXXXXXX, representante de la empresa XXXXXXXXXXXXXXXXX manifiesto que recib conforme y certifico que el proyecto de implantacin del software a2 realizado por la empresa consultora XXXXXXXXXXXXX, en los procesos

administrativos del XXXXXXXXXXXXXXXX de XXXXXXXXXXXX, se cumpli en un 100% a nuestra entera satisfaccin, segn lo establecido en los planes descriptivos de la cotizacin No. XXXX-XXX de Fecha XX/XX/200x

En la cuidad de XXXXXXX a los XXXXXXXX das del mes de XXXXXX del 2.006

_____________________________ Lic. Representante del Cliente C. I.:

ANEXO A DESCRIPCION DEL PLAN DE ADIESTRAMIENTO DE LOS SISTEMAS a2 EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

PROCESO 01: Levantamiento de Informacin inicial Levantamiento de informacin inicial. Revisin, planificacin y asesora de la informacin bsica suministrada en los diferentes esquemas del negocio. Anlisis de las diferentes actividades departamentales a fin de definir polticas de uso de los sistemas de manera eficiente y coordinada. Definicin y modelacin de los procesos administrativos. Parametrizaciones especiales del sistema a2 Administrativo. Adiestramiento para carga de datos bsicos. Adecuacin de mens segn caractersticas del Cliente.

PROCESO 02: Diseo, Creacin, configuracin y carga de la base de datos de los archivos adecuados, segn caractersticas del cliente. Clientes. Clasificacin (Contribuyentes especiales, normales, etc.) Proveedores. Clasificacin. Tipos. Departamentos.Tipos Depsitos. Inventarios (Ventas/Compras). Operaciones. Seriales Bancos Monedas. Servicios. Operaciones. Vendedores Conceptos. Beneficiarios.

PROCESO 03: Definicin y operacin del Modulo de Inventario Departamento de Inventario: Costo Promedio. Deposito o almacenes Configuracin de clientes Internos Operaciones de: Cargos, Descargos y trasferencias de inventario. Ajuste de Inventarios: Existencia (Inventario Fsico). Mximos y mnimos (automticos/manuales) Ajustes de precios (automticos o manuales). Ajustes de Impuestos. Configuracin de polticas de operaciones de inventario. Configuracin de producto. Servicios (Cartera de Servicios al cliente) Manejo de estadsticas, grficas y proyecciones. Manejo de producto exentos y gravables. Elaboracin y adaptacin de lo formatos de: Presupuesto Facturas Presupuesto Nota de Entrega Pedido Devolucin

PROCESO 04: Operacin del mdulo de Facturacin Punto de Ventas Como configurar turnos Elaboracin de Apertura de caja Consulta rpida de precios Como hacer bloqueo de la caja Como hacer un arqueo de caja por pantalla. Como hacer reporte de Productos vendidos en el turno Como hacer reporte de Productos vendidos en el da Elaboracin de Facturas y devoluciones de Facturacin. Establecimiento de convenios de precios y descuentos particulares. Configuracin de clientes Libro de Ventas IVA. Listados asociados. Asignacin de usuarios. Mantenimiento de archivos. Como hacer devolucin de la transaccin Como Anular operacin Como Eliminar tems Cantidad de tems Cargar transacciones pendientes Como hacer guardar transacciones Preliminar de la operacin Como hacer reimprimir operacin Como hacer totalizar transaccin Precios (cambio de precios de precio) Como hacer Cortes X Como hacer Cortes Z

PROCESO 05: Operacin del Mdulo del Reportes o Informes Kardex de Inventario. Movimientos de transacciones. Rentabilidad de productos. Inventario fsico. Reposicin de Facturacin (Fallas diarias). Listas de precios. Ofertas vigentes. Listados de facturas procesadas. Facturas por zona. Facturas por clasificacin. Facturas por clientes Listados de facturas diario (Cierre diario) Listado de Facturacin por periodo. Relacin de productos vendidos Estados de cuenta de Clientes (Moneda nacional, extranjera o reexpresados) Anlisis de vencimientos de clientes y proveedores. Listado de Cuentas por Cobrar (CxC). Listado de Cuentas por Pagar (CxP). Listados general de rdenes de pago emitidas. Listado de ordenes de pago por Proveedores Listado de transacciones de compra (NEP) Relacin de pagos y cobros. Listado Compras diarias. Relacin de productos comprados Libro de de IVA Facturacin/Compras Relacin de comisiones. Relacin de productos por vendedor. Relacin de productos pendientes por vendedor (Pedidos) Listados de Banco: General de bancos. Listado de transacciones. Resumen de movimientos. Conciliaciones. Transacciones por conceptos Configuracin e impresin de etiquetas de inventario. Manejo de cdigo de barra. Otras

PROCESO 06: Mdulo de Administracin de Usuario y mantenimiento Configuracin de nmeros correlativos y parmetros del sistema. Opciones de Cierres (Mes, trimestre, semestre, otros). Ordenamiento de ndices. Respaldos masivos (Back Ups) y recuperacin de datos. Creacin de cuentas de usuario. Expiracin. Restricciones. Usuarios temporales o permanentes. Configuracin de Mens. Formas configurables por usuario. Asignaciones de impresin. Creacin de perfiles de usuario para administracin. Asignacin de polticas para mantener controles en todas las transacciones del software a2. Activacin de usuarios

PROCESO 07: Pruebas y revisin general del sistema