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MARCELO JOSE ROCHA DE MORAES

PROPOSTA DE IMPLANTAO DE CONTROLES INTERNOS NA EMPRESA ROTOTECH ROTOMOLDAGEM TCNICA LTDA.

Centro Universitrio Feevale Instituto de Cincias Exatas e Tecnolgicas Curso de Ps-Graduao Especializao em Auditoria e Percia Contbil

Professora orientadora: Clair Matter Mapelli

Novo Hamburgo, 2008

MARCELO JOSE ROCHA DE MORAES

PROPOSTA DE IMPLANTAO DE CONTROLES INTERNOS NA EMPRESA ROTOTECH ROTOMOLDAGEM TCNICA LTDA.

Monografia do curso de Ps-Graduao Especializao em Auditoria e Percia Contbil, com o ttulo PROPOSTA DE IMPLANTAO DE CONTROLES INTERNOS NA EMPRESA ROTOTECH ROTOMOLDAGEM TCNICA LTDA., submetido ao corpo docente do Centro Universitrio Feevale, como requisito necessrio para a obteno do grau de Especialista em Auditoria e Percia.

Aprovado por: BANCA EXAMINADORA

___________________________________ Professora Orientadora: Clair Matter Mapelli

___________________________________ Professor Avaliador 1

___________________________________ Professor Avaliador 2

AGRADECIMENTOS

Agradeo a Deus primeiramente por ter me dado foras, nunca me deixando desistir do meu objetivo, guiando sempre os meus passos e a minha mente para fazer sempre o melhor. Agradeo especialmente a minha esposa, que teve a compreenso e o carinho necessrio que eu precisava naquele momento, ao meu filho Felipe eu agradeo e peo desculpas por muitas vezes que eu tive que trocar a companhia dele para me dedicar aos estudos. Um agradecimento tambm especial a minha orientadora professora Clair pela orientao e conhecimento para o desenvolvimento desse trabalho e aos meus colegas de trabalho que prontamente contriburam atravs das entrevistas e proporcionaram dessa forma que esse trabalho fosse realizado.

RESUMO

O presente trabalho aborda a proposta de implantao de um sistema de controles internos. Entende-se por Controles Internos um sistema que tem por objetivo central: promover, monitorar, restringir, melhorar, governar e verificar as transaes efetuadas pela empresa com o intuito de atingir suas metas pr-estabelecidas. Com o objetivo de identificar, analisar e propor melhorias no sistema de controles internos adotados nos setores de faturamento, compras e contabilidade, este trabalho apresenta um estudo de caso na empresa Rototech. Para isso, a coleta de dados utilizadas foram: a tcnica da observao direta participante, onde o pesquisador interage em tempo real das atividades dos setores, e a entrevista estruturada, atravs de questionrios aplicados com os colaboradores das reas citadas. O objetivo proposto foi alcanado, pois foi avaliado o sistema de controle interno adotado pela a empresa e sugerido melhorias nos processos dos referidos setores. Este trabalho tem pretenso de contribuir para uma gesto de controle interno eficiente e satisfatrio e despertar o interesse nos estudantes sobre a importncia da obteno de um Sistema de Controle bem estruturado. Palavras-chave: Controles Internos. processos.

ABSTRACT

The present work approaches the proposal of implantation of a system of internal controls. A system is understood for Internal Controls that has for central objective: to promote, to monitor, to restrict, to improve, to govern and to verify the transactions effected by the company with intention to reach its preset goals. With the objective to identify, to analyze and to consider improvements in the system of adopted internal controls in the invoicing sectors, purchases and accounting, this work presents a study of case in the Rototech company. For this, the collection of used data had been: the technique of the participant direct comment, where the researcher interacts in real time of the activities of the sectors, and the structuralized interview, through questionnaires applied with the collaborators of the cited areas. The considered objective was reached, therefore the system of internal control adopted by the a company and suggested improvements in the processes of the related sectors was evaluated. Este trabalho tem pretenso de contribuir para uma gesto de controle interno eficiente e satisfatrio e despertar o interesse nos estudantes sobre a importncia da obteno de um Sistema de Controle bem estruturado. Word-keys: Internal controls. processes.

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

MRP Material Requeriment Planning CRC-SP - Conselho Regional de Contabilidade de So Paulo

SUMRIO

INTRODUO .................................................................................................................. 9 1 CONCEITOS E CONSIDERAES SOBRE CONTROLES INTERNOS ............. 12 1.1 OBJETIVOS DOS CONTROLES INTERNOS ............................................................. 14 1.2 CARACTERSTICAS DE UM SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS ................ 19 1.3 ESTRUTURA E PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL DE CONTROLES INTERNOS .......................................................................................................................... 21 1.4 NATUREZA DOS CONTROLE INTERNOS .............................................................. 25 1.4.1 Controles Internos contbeis .................................................................................... 25 1.4.2 Controles Internos administrativos/gerenciais ....................................................... 27 1.5 RESPONSABILIDADES NO SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS .................. 29 1.6 FINALIDADE E MTODOS DE AVALIAO DE CONTROLES INTERNOS ..... 31 1.7 FRAUDE E CONTROLE INTERNO ............................................................................ 34 1.8 RELAO CONTROLE INTERNO X AUDITORIA INTERNA ............................... 37 1.9 RELAO CONTROLE INTERNO X CONTABILIDADE ....................................... 38 2 METODOLOGIA ........................................................................................................... 39 3 ESTUDO DE CASO ........................................................................................................ 42 3.1 HISTRICO DA EMPRESA ......................................................................................... 42 3.2 AVALIAO DO CONTROLE INTERNO DO SETOR DE FATURAMENTO ....... 42 3.3 AVALIAO DO CONTROLE INTERNO DO SETOR DE COMPRAS .................. 45 3.4 AVALIAO DO CONTROLE INTERNO DO SETOR CONTBIL ....................... 48 3.5 ANLISE DAS OBSERVAES E ENTREVISTAS E SUGESTES DE MELHORIAS ................................................................................................................. 51 3.5.1 Setor de Faturamento ................................................................................................ 51 3.5.2 Setor de Compras ...................................................................................................... 52 3.5.3 Setor Contbil ............................................................................................................ 53

CONCLUSO ..................................................................................................................... 55 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ............................................................................. 58 APNDICE .......................................................................................................................... 60 ANEXO A Ordem de Fatura ............................................................................................. 62 ANEXO B Pedido de compra ............................................................................................ 63 ANEXO C Plano de Contas .............................................................................................. 64

INTRODUO

O controle interno uma ferramenta que deve funcionar como um filtro dentro das organizaes, a fim de detectar erros e irregularidades dentro dos processos e que possam estar prejudicando o desempenho geral da empresa. Atualmente, as organizaes esto envolvidas em um mercado bastante competitivo. Esse fato faz com que as empresas desenvolvam sistemas de controles internos flexveis a fim de monitorar seus processos. A economia do pas passa por transformaes que afetam diretamente as organizaes de tal forma que estas necessitam adaptar-se s novas condies do mercado competitivo. Cada vez mais as empresas necessitam de um sistema que auxilie na sua administrao e no controle de suas atividades. O sistema de CONTROLE INTERNO vem de encontro a essas necessidades, pois uma ferramenta de suma importncia para monitorar a eficincia e a eficcia das operaes, passando assim uma confiana maior aos administradores nas suas tomadas de decises. Os controles internos tm como finalidade fornecer contabilidade dados corretos, objetivando a escriturao exata dos fatos ocorridos, e que sejam evitados desperdcios e erros. importante tambm que estes controles tenham alcance suficiente para detectar irregularidade quando esta ocorrer. O Controle Interno aplicado e monitorado de forma contnua dentro da organizao tem o efeito preventivo sobre os procedimentos por ela adotado. Toda empresa criada com objetivo de gerar lucros ou bem estar da coletividade, e para que tenha um eficiente sistema contbil, necessitar de um controle mais efetivo no que diz respeito informao gerencial. O Controle Interno far este trabalho, ou seja, estar

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monitorando as operaes da empresa a fim de que as informaes sejam geradas com confiabilidade. O controle interno bem estruturado trs inmeros retornos positivos para a empresa desde que a proposta do trabalho seja bem assimilada pelos funcionrios e pela direo da empresa. Podemos citar algumas vantagens para a empresa com adoo de controles internos: a) assegurar a validade e integridade dos dados contbeis utilizados pela gerncia na tomada de decises; b) promover a eficincia operacional da empresa dentro das normas estabelecidas; c) transmitir confiana nos dados contbeis para tomada de decises d) proteger os ativos No ponto de vista acadmico, este trabalho fornece subsdios para pesquisa, agregando conhecimentos e servindo como bibliografia para novos trabalhos. O tema controle interno, mas a dada a sua amplitude, fez-se necessrio delimit-lo, optando-se por discorrer acerca da importncia e as vantagens para uma organizao de se ter um sistema de controles internos abrangendo os aspectos Financeiro, Contbil e Operacional. O presente trabalho apresenta um estudo sobre o sistema de controle interno utilizado nos setores de Faturamento, Compras e Contbil na Empresa Rototech Ltda. O sistema de Controle Interno uma ferramenta de controle dos processos e rotinas, que visa integridade e proteo do patrimnio, evitando possveis erros e irregularidades, proporcionado dessa forma o correto registro dos dados, resultando em informaes confiveis atravs de seus relatrios e demonstrativos. O objetivo geral desse trabalho propor empresa sugestes de melhorias nos controles internos e se for o caso, a implementao dos mesmos. Para tanto, faz-se necessria a concretizao de vrios objetivos especficos, a comear por analisar o sistema de controle interno adotado pela empresa, avaliar se os mesmos so suficientes, eficientes e eficazes. Ento, com base nesta anlise e avaliao, que dar-se- por meio de fluxogramas e de

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entrevistas com os colaboradores dos setores, pode-se contribuir com a gesto da empresa, sugerindo melhorias em matria de controles internos. Questiona-se nesse trabalho se os mtodos aplicados hoje pela empresa so suficientes e adequados para controlar a eficincia e a eficcia das atividades, caso se confirme a ineficincia dos mtodos, abre-se novo questionamento sobre quais seriam as adequaes necessrias que contribuiriam para a estruturao do sistema de controles internos para esta empresa. Questiona-se muito sobre mtodos porque acredita-se que os mtodos atualmente usados pela empresa no transmitem a segurana necessria quanto informaes para os administradores da empresa tomarem suas decises. Desse sentimento, surgiu a necessidade da criao de controles internos que assegurasse que empresa um maior controle e monitoramento de suas operaes, possibilitando que os objetivos da empresa sejam alcanados de maneira eficiente e eficaz com confiabilidade nas informaes.

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1 CONCEITOS E CONSIDERAES SOBRE CONTROLES INTERNOS

Para Migliavacca (2004, p.20-21)

controle interno defini-se como o planejamento organizacional e todos os mtodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequao e o suporte dos dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a aderncia s polticas definidas pela direo.

Controles internos um sistema que tem por objetivo central de promover, monitorar, restringir, melhorar, governar e verificar as transaes efetuadas pela a empresa sempre com o intuito de atingir suas metas pr-estabelecidas. Estas transaes citadas acima envolvem tanto atividades administrativas, contbeis e financeiras como atividades operacionais de fbrica. J para Attie (1998), o controle interno representa em uma organizao o conjunto de procedimentos, mtodos ou rotinas com o objetivo de proteger os ativos, produzir dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa. O controle interno no s abrange os aspectos contbeis e financeiros, mas tambm os operacionais dentro da organizao. Os problemas da falta ou uso inadequado do controle interno, seja esse controle na rea operacional (fabricao, conserto, manuteno, qualidade), ou administrativa (vendas, compras, contabilidade), levam as empresas a erros, desperdcios e a no atingirem os resultados esperados. No ponto de vista de Korbes (1999) o controle interno o plano da organizao e todos os mtodos e medidas coordenados, adotados dentro da empresa para salvaguardar seus ativos, verificar a adequao e confiabilidade de seus dados contbeis, promover a eficincia

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operacional e fomentar o respeito e obedincia s polticas administrativas fixadas pela gesto. Para Cassarro (1997) o sistema de controle interno compreende o plano de organizao e o conjunto coordenado de sistemas, mtodos e procedimentos adotados por uma empresa. J para Crepaldi (2004), o controle interno compreende o plano de organizao e todos os mtodos e medidas adotadas na empresa para salvaguardar seus ativos, verificar a exatido e fidelidade dos dados contbeis, desenvolver a eficincia nas operaes e estimular o seguimento das polticas administrativas prescritas. O Instituto Franais des Experts Comptables assim define na obra de Crepaldi (2004, p.242):

controle Interno formado pelo plano de organizao e de todos os mtodos e procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos, controlara validade dos dados fornecidos pela Contabilidade, ampliar a eficincia e assegurar a boa aplicao das instrues da direo.

Para Andrade (1999) um controle adequado aquele resultante de estruturas e sistemas capazes de propiciar uma razovel margem de garantia de que os objetivos e metas da empresa ou entidade, sero atingidos de maneira eficaz, eficiente e com a necessria economicidade. A eficcia do sistema de controle interno requer da estrutura montada, capacidade para avaliar e apreciar de maneira contnua, os resultados da organizao, comparando-a contra os objetivos, metas e oramentos propostos pela alta direo, documentando a atividade de controle, e fazendo-a interagir com as estruturas operacionais e de informaes. Essa interao ocorre atravs do monitoramento e cruzamento de dados ou, em outras palavras: a superviso, a observao, a anlise, a comprovao e a apreciao das atividades, sua mensurao e comparao contra os parmetros pr-estabelecidos. Na viso Teixeira (2008) ele ressalta a importncia dos controles internos para: - proteo dos ativos de eventuais roubos, perdas, uso indiscriminado ou danos morais (imagem da empresa);

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- Desenvolvimento do negcio sistema de controle interno que permita a administrao agir com a maior rapidez e segurana possvel nas tomadas de decises. - Resultados das operaes fornecer administrao, em tempo hbil, informaes que possibilitam o aproveitamento de todas as oportunidades de bons negcios, reduo de custo e aumento do nvel de confiana dos clientes e funcionrios da empresa.

1.1 OBJETIVOS DOS CONTROLES INTERNOS

Para Attie (1998) o conceito, a interpretao e a importncia do controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e prticas que, em conjunto, possibilitam a consecuo de terminado fim, ou seja, controlar. O controle interno tem quatro objetivos bsicos: A salvaguarda dos interesses da empresa Segundo Attie (1998) a salvaguarda dos interesses da empresa est relacionada proteo do patrimnio contra quaisquer perdas e riscos devidos a erros ou irregularidades. Uma empresa composta de bens, direitos e obrigaes que so divididos por diversos departamentos e setores que se responsabilizam individualmente por determinados resultados. Por exemplo, o almoxarifado responsvel pela estocagem, manuteno, guarda e distribuio dos produtos. O setor financeiro controla os saldos bancrios, entradas e sadas de numerrio. O setor de pessoal o responsvel pelo clculo e controle da folha de pagamento e pelos recolhimentos dos encargos sociais. Os principais meios que podem dar o suporte necessrio salvaguarda dos interesses da empresa para Attie (1998) so os seguintes: Segregao de funes: estabelece a independncia para as funes de execuo operacional, custdia fsica e contabilizao. Ningum deve ter sob sua inteira responsabilidade todas as fases inerentes a uma operao. Cada uma dessas fases deve, preferencialmente, ser executada por pessoas e setores independentes entre si.

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Sistema de autorizao e aprovao: compreende o controle das operaes atravs de mtodos de aprovaes, de acordo com as responsabilidades e riscos envolvidos. Na medida do possvel, a pessoa que autoriza no deve ser a que aprova para no expor a risco os interesses da empresa. Determinao de funes e responsabilidades: determina para cada funcionrio a noo exata de suas funes, incluindo as responsabilidades que compem o cargo. A existncia de organogramas claros que determinam linhas de responsabilidades e autoridades definidas por toda a linha hierrquica. Rotao de funcionrios: corresponde ao rodzio dos funcionrios designados para cada trabalho; possibilita reduzir as oportunidades de fraudes e resulta, geralmente, em novas idias de trabalho para as funes. Manuteno de contas de controle: indica a exatido dos saldos das contas detalhadas, geralmente controladas por outros funcionrios. Permite a realizao de confrontao permanente entre os saldos detalhados e o saldo sinttico, e a aplicao de procedimentos de comprovao da exatido dos registros. Seguro: compreende a manuteno de aplice de seguros, a valores adequados de reposio, dos bens, valores e riscos a que est sujeita a empresa. Legislao: corresponde atualizao permanente sobre a legislao vigente, visando diminuir riscos e no expor a empresa s contingncias fiscais e legais pela noobedincia aos preceitos atuais vigentes. Diminuio de erros e desperdcios: indica a deteco de erros e desperdcios na fonte; comumente essas falhas so originadas devido a controles mal definidos, falta de controles, cpias e vias excessivas etc. A diviso racional do trabalho, com a identificao clara e objetiva das normas, procedimentos impressos, arquivos e nmero de subordinados compatvel, fornece condies razoveis que permitem superviso suficiente e, consequentemente, prevenir-se contra ocorrncia de erros e desperdcios.

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Contagens fsicas independentes: corresponde realizao de contagens fsicas de bens e valores, de forma peridica, por intermdio de pessoa independente ao custodiante, visando maximizar o controle fsico e resguardar os interesses da empresa. Preciso e confiabilidade dos informes e relatrios contbeis, financeiros e operacionais. Ainda na viso de Attie (1998), o objetivo de controle interno relativo preciso e confiabilidade dos informes e relatrios contbeis, financeiros e operacionais compreende a gerao de informaes adequadas e oportunas, necessrias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na empresa. Uma empresa necessita constituir, para si, sistemas que lhe garantam conhecer os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos. Os efeitos ocorridos atravs da realizao de cada ato devem ser escriturados e levados, em tempo hbil, ao conhecimento dos administradores. A contabilidade controla os fatos que tem ressonncia contbil, porm no levanta um balancete dirio de cada fato transcorrido. Por outro lado, um pedido de venda ou de compra colocado no contabilizado at que haja documentaes suficientes para faz-lo. Os principais meios, para Attie (1998), que possibilitam dar o suporte necessrio preciso e confiabilidade dos informes e relatrios contbeis, financeiros e operacionais so os que seguem: Documentao confivel: corresponde utilizao de documentao hbil para o registro das transaes. A utilizao de provas independentes serve para comprovao mais segura de que as operaes e os registros esto em forma exata. Conciliao: indica a preciso ou diferenas existentes entre as diversas fontes de informao, visando manuteno equilibrada entre estas e eliminao tempestiva de possveis pendncias. Anlise: objetiva a identificao analtica dos itens em exame, de forma a possibilitar a constatao de sua constituio.

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Plano de contas: compreende a classificao dos dados da empresa dentro de uma estrutura formal de contas, com a existncia de um plano de contas bem definido. A existncia de um manual de contabilidade, acrescido do procedimento de uso das contas, fomenta a classificao e a utilizao adequada de cada conta. Tempo hbil: determina o registro das transaes dentro do perodo de competncia e no menor espao de tempo possvel. Estmulo eficincia operacional O objetivo do controle interno relativo ao estmulo eficincia operacional determina promover os meios necessrios conduo das tarefas, de forma a obter entendimento, aplicao e ao tempestiva e uniforme. As inmeras tarefas praticadas pelos diversos setores de uma empresa necessitam de uma linha mestra de raciocnio e de conduta. Cada um dos segmentos tem suas particularidades e cada indivduo precisa conhecer sua tarefa, para que a totalidade mova a empresa como um todo. Os principais meios que podem prover suporte ao estmulo eficincia operacional so os que seguem: Seleo: possibilita a obteno de pessoal qualificado para exercer com eficincia as funes especficas. Treinamento: possibilita a capacitao do pessoal para a atividade proposta; dele resultam melhor rendimento, menores custos e pessoal atento e ativo a funo. Plano de carreira: determina a poltica da empresa ao pessoal quanto s possibilidades de remunerao e promoo , incentivando o entusiasmo e a satisfao pessoal. Relatrios de desempenho: compreendem a identificao individual de cada funcionrio; indicam suas virtudes e deficincias e sugerem alternativas necessrias ao aperfeioamento pessoal e profissional.

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Relatrio de horas trabalhadas: possibilita a administrao mais eficiente do tempo despendido pelo pessoal e indica mudanas necessrias ou correo das metas de trabalho. Tempos e mtodos: possibilitam o acompanhamento mais eficiente de execuo das atividades e regulam possveis ineficincias do pessoal. Aderncia s polticas existentes O objetivo do controle interno, relativo s polticas existentes, assegurar que os desejos da administrao, definidos atravs de suas polticas e indicados por meio de seus procedimentos, sejam adequadamente seguidos pelo pessoal. A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar operando indefinidamente, gerando resultados favorveis que possibilitem sua permanncia e expanso de suas atividades. Seus desejos no passam de meros sonhos quando no se tem a estrutura de apoio necessria conjugao de suas atividades. Cada pessoa e cada segmento da organizao precisam funcionar harmonicamente, fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o mesmo objeto. Os principais meios que visam dar embasamento para a aderncia s polticas existentes so: a. Superviso: a superviso permanente possibilita melhor rendimento pessoal,

corrigindo-se rapidamente possveis desvios e dvidas decorrentes da execuo das atividades. Quando no so aplicados os procedimentos de controle adequados, a eficincia passa a depender, em grande parte, da superviso exercida. b. Sistema de reviso e aprovao: indica, atravs do mtodo de reviso e

aprovao, que polticas e procedimentos esto sendo adequadamente seguidos. c. Auditoria interna: possibilita a identificao de transaes realizadas pela

empresa que estejam em consonncia com as polticas determinadas pela administrao. No ponto de vista de Andrade (1999) os objetivos do controle interno incluem a garantia de que as vrias fases do processo decisrio, o fluxo de registro e informaes, a

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implementao das decises e feed-back sobre medidas tomadas, se revestem da necessria confiabilidade. Para tanto sub-dividem em: Controles Internos Preventivos Aqueles controles que tem como finalidade principal evitar que o erro ou a fraude ocorra, ou que o patrimnio seja colocado em risco. Visa tambm, garantir a tempestividade dos registros, operaes e informaes pertinentes e medidas a serem tomadas. Exemplos: Autorizao prvia ao lanamento, de qualquer documento nos sistemas oficiais de registro da empresa. Segregao entre a funo de registrar e a de custodiar ou de autorizar. O rodzio de funcionrios e a obrigatoriedade de frias aos titulares das funes. O treinamento dos funcionrios, supervisores e corpo gerencial. Controles Internos analticos Esse controle tem por objetivo anlise, de maneira contnua, dos atos e fatos ocorridos na empresa e registrados nos sistemas apropriados. Dentre os controles analticos, se encontram aqueles dirigidos ao exame e comprovao do principio da equivalncia de valores nas operaes e transaes da empresa.

1.2 CARACTERSTICAS DE UM SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS

Para Crepaldi (2004) um bom sistema de Controle Interno tem que ter as seguintes caractersticas:

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a) Um plano de organizao que proporcione apropriada segregao de funes e correta diviso das responsabilidades funcionais; Crepaldi (2004) complementa ressaltando que um elemento importante em qualquer plano de organizao a independncia estrutural das funes de operao, custdia, contabilidade e auditoria interna. b) Observao de prticas salutares no cumprimento dos deveres e funes de cada um dos departamentos da organizao. O esmero nas prticas observadas na execuo das tarefas e nas funes atribudas a cada um dos departamentos da empresa determinar a eficincia do controle interno e das contas que dele fazem parte. As prticas salutares devem prover os meios para assegurar a integridade das autorizaes, registros e custdias. c) Sistema de autorizao e procedimentos de escriturao adequados, que proporcionem controle eficiente sobre o ativo, passivo, receitas custos e despesas. Na viso de Crepaldi (2004), para que uma operao ou transao se concretize de maneira eficaz, necessrio que haja aprovao em cada uma das etapas para o cumprimento do programa de administrao, segundo as responsabilidades determinadas. Um plano de contas bem elaborado facilita a contabilizao e o conseqente controle contbil das operaes. d) Pessoal com adequada qualificao tcnica e profissional, para execuo de suas atribuies Um sistema de controle interno que funcione corretamente no depende apenas do planejamento efetivo da empresa e da eficincia dos procedimentos e prticas institudas. Ele depende tambm da competncia de todo o pessoal envolvido poder levar adiante, de forma eficiente e econmica, os procedimentos que devem ser adotados.

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1.3 ESTRUTURA E PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL DE CONTROLES INTERNOS

Para Andrade (1998) um controle interno adequado aquele resultante de estruturas e sistemas capazes de propiciar uma razovel margem de garantia de que os objetivos e metas da empresa ou entidade sero atingidos de maneira eficaz, eficiente e com a necessria economicidade. Razovel margem de garantia pode ser entendida como: medidas de efetividade e custos compatveis, estabelecidos para evitar desvios ou restring-los a um nvel tolervel. A eficcia do sistema de controle interno requer da estrutura montada, a capacidade para reavaliar e apreciar de maneira contnua, os resultados da organizao, comparando-os com os objetivos, metas e oramentos propostos pela alta direo, documentando a atividade de controle, e fazendoa interagir com as estruturas operacionais e de informaes. Essa interao ocorre atravs do monitoramento e cruzamento de dados ou, em outras palavras; a superviso, a observncia, a anlise, a comprovao e a apreciao das atividades, sua mensurao e comparao contra os parmetros pr-estabelecidos. Do ponto de vista do controle interno, a responsabilidade da administrao a de planejar, organizar, controlar e gerenciar a empresa, de modo a possibilitar uma razovel certeza de sucesso, estabelecendo, para tanto, as polticas a serem seguidas. Na funo de planejar e organizar os controles recomendvel fazer uso de instrumentos administrativos tais como: - Organogramas / Funcionogramas, descries de funes e manuais de operao - Fluxogramas e Macrofluxos - Normas / Manuais de procedimentos, etc.. Vrios objetivos da organizao devem ser entendidos como seus planos e declaraes estratgicas, no amplo sentido. O estabelecimento de objetivos precede sempre a

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escolha das metas e a seleo, desenho, implementao, e manuteno dos sistemas que tem como finalidade, a segurana na consecuo desses objetivos. Para Attie (1998), plano de organizao o mtodo pelo qual se organiza um sistema. A estrutura organizacional necessita corresponder a uma diviso, adequada e balanceada, de trabalho de forma que sejam estabelecidas as relaes de autoridade e responsabilidade entre os vrios nveis pelas parcelas de trabalhos exigidas para consecuo dos objetivos da empresa, e de maneira que sejam definidas claramente as responsabilidades e autoridades dos diversos nveis. O planejamento de um sistema, alm de resultar num sistema eficiente, prtico, econmico e til, deve levar em conta a definio de procedimentos especificamente destinados para promover o controle sobre as operaes e as atividades preferencialmente formalizadas atravs de manuais. J na viso de Crepaldi (2004) controles organizacionais servem como suporte para designar responsabilidades e delegar autoridade. A magnitude de muitas empresas faz com que a gerncia veja-se impossibilitada de administrar ou supervisionar pessoalmente as operaes. Em tais circunstncias, imprescindvel estabelecer uma estrutura organizacional adequada. Essa estrutura ainda na viso de Crepaldi (2004), um marco no qual se realizam as atividades de planejamento, execuo e controle das operaes da entidade e cuja eficcia depender de consideraes tais como: a) atribuio de responsabilidades e delegao de autoridade claramente definidas; b) segregao de funes incompatveis para evitar que sejam controladas por qualquer indivduo ou departamento da organizao; c) fornecimentos de recursos, inclusive pessoal competente, em quantidade suficiente para o cumprimento das responsabilidades atribudas; d) existncia de sistema de medio e avaliao do desempenho. No ponto vista de Teixeira (2008), as funes e normas tem que ser bem definidas. As responsabilidades e funes devem ser SEGREGADAS (separadas e definidas) a fim de que nenhuma pessoa possa controlar TODAS as fases de uma mesma transao ou processo

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crtico. Cada gerente deve ter a autoridade de tornar a ao corretiva necessria de acordo com suas responsabilidades. Para Teixeira, responsabilidades individuais devem ser sempre definidas a fim de que sejam efetivamente cumpridas. Um gerente que determina responsabilidades e delega autoridades aos subordinados deve ter um sistema efetivo de verificao para que as tarefas delegadas sejam efetivamente cumpridas. Os subordinados, a quem delegada autoridade, devem poder exercer tal autoridade sem superviso. No entanto, devem tambm trazer aos superiores quaisquer excees significativas. Ainda para Teixeira, para o bom andamento de uma poltica de controles internos na empresa, imprescindvel que os gerentes e administradores, alm de estilo e atitude exemplar, se comprometam com as funes de: - Estabelecer objetivos e metas o que se deseja atingir, em quanto tempo e a que custo (quais os recursos necessrios e suas estimativas de valores). Para que tais objetivos sejam cumpridos, algumas medidas tem que serem tomadas: - obter a participao das pessoas envolvidas; - expor as idias e estar aberto a receber crticas, ponderaes e sugestes. Pode-se vir a propor objetivos ainda mais audaciosos que aqueles que se pretendia atingir. Sero os objetivos de todos e no os seus e tero maiores possibilidades de xito. - formalizar com clareza, o que se pretende realizar/atingir; - definir em quanto tempo; - estabelecer como sero conduzidas as aes, deixando claro quem ser responsvel por quais aes e onde e quando elas devero ter lugar; - Planejar que a determinao, de como iremos agir para viabilizar a consecuo daqueles objetivos e metas. Planejar, portanto, estabelecer as diretrizes, estratgias e

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polticas que nortearo o desempenho de todos na empresa, responsveis por atingir os objetivos e metas. - Organizar a colocao, a disposio dos recursos, conforme previstos no planejamento, para que se possa agir e cumprir com os objetivos e metas. Organizar colocar o recurso certo, no lugar e no momento certo, sempre como determinado pelo planejamento. deixar bem claro quem faz o que, por qu , onde , quando e como. - Comandar sem ao nada realiza. Assim, o comando o meio de nos assegurarmos de que cada um cumprir com o quanto lhe tenha sido designado. fazer cumprir ordens dadas. - Coordenar o aspecto mais humano do conjunto de funes. saber orientar, ensinar, avaliar, premiar e, quando necessrio, punir. a harmonizao do trabalho das pessoas, uma forma de transformar um grupo em uma equipe. - Controlar a verificao do andamento dos trabalhos e das realizaes, comparado com aquilo que tnhamos em vista (nossos objetivos, metas, oramentos, etc.) e quando detectado que algo se comporta de modo inadequado ao que pretendemos e/ou que os resultados menos favorveis esto sendo alcanados, tomar as necessrias medidas de correo de rumo, atual e futuro. Para Teixeira, a organizao deve ser suficientemente flexvel para permitir mudanas em sua estrutura, havendo espaos para melhorias nos processos. As organizaes so vivas, dinmicas e muitas vezes preciso mudar para no ficar pra trs. Tudo deve ser questionvel. Organogramas e manuais de procedimentos devem ser preparados para ajudar o planejamento, controlar as mudanas, e fornecer um melhor entendimento da forma da organizao, interligao de autoridades e distribuio de responsabilidades. As estruturas organizacionais variam conforme a empresa, devendo cada uma definir uma estrutura adequada de: - poderes e responsabilidades bem esclarecidos, mediante um organograma de conhecimento amplo, e descries de suas funes.

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- Preparo do pessoal e proviso de recursos apropriados ao desempenho das responsabilidades atribudas. - Atribuio de responsabilidade e delegao de autoridade para tratar de assuntos tais como metas, objetivos, funes operacionais, forma de organizao, estilo administrativo, exigncias legais e fiscais.

1.4 NATUREZA DE CONTROLES INTERNOS 1.4.1 Controles Internos contbeis

Para Korbes (1999), controles contbeis so aqueles relacionados com a proteo dos ativos e a validade dos registros contbeis. Incluem geralmente os seguintes controles: - sistema de autorizao e aprovao; - separao das funes de escriturao e elaborao dos relatrios contbeis daquelas ligadas s operaes ou custdia dos valores; - controles fsicos sobre estes valores J para Migliavacca (2004), controles contbeis so compostos pelo plano organizacional, procedimentos e registros que se referem salvaguarda dos ativos e veracidade dos registros financeiros, e consequentemente so desenhados para prover certo nvel de certeza de que: a) As transaes contbeis sejam executadas de acordo com as autorizaes da administrao. b) As transaes sejam registradas afim de permitir a preparao de relatrios financeiros em conformidade aos princpios contbeis geralmente aceitos ou outros critrios aplicveis a esses relatrios, e manter controles sobre os ativos da empresa.

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c) O acesso aos ativos da empresa s seja permitido de acordo com a autorizao da administrao. d) Os registros contbeis dos ativos sejam comparados com sua existncia fsica em intervalos razoveis e que ao apropriada seja tomada a respeito de eventuais diferenas. Na viso de Andrade (1999) controles contbeis, so controles estabelecidos como parte do plano geral organizatrio, no tocante a estrutura contbil. Compreendem os mtodos e procedimentos voltados fundamentalmente proteo do patrimnio, que pode ser contra erro incidental e involuntrio ou contra erro premeditado e intencional, com ou sem apropriaes de valores. Assim, para Andrade, a organizao estar garantindo que os erros , quando ocorrem, sejam detectados pelo prprio sistema de controle interno e corrigidos dentro um prazo razovel pelas pessoas envolvidas, como parte de suas atribuies normais, e a custos razoveis para a empresa. Quanto mais eficiente o controle interno contbil, mais rapidamente sero corrigidos os erros produzidos pelos executores dos trabalhos, com a mnima utilizao de recursos. b) Contribuir para estimular eficincia operacional, estabelecendo um processo contnuo de classificar e ordenar as transaes e operaes por natureza, registrando-as de maneira a possibilitar a anlise dos atos e fatos econmicos contra os padres estabelecidos e, desta forma, produzir informaes ao corpo gerencial, que contenham indicaes de tendncias, realizaes, posies, riscos e contingncias que, quando utilizados adequadamente, podero ensejar medidas de estmulo eficincia operacional. c) Promoo de incentivo observncia das polticas e diretrizes estabelecidas pela direo. Andrade acredita que na medida em que os controles internos atuam adequadamente e com o necessrio rigor, todos os desvios de polticas e diretrizes devero ser em princpio detectados. Esse fato dever ter um efeito positivo sobre a organizao em geral, na medida em que demonstra que a falta de cumprimento e de atendimento s polticas, normas e procedimentos, no passar despercebida. O fato em si para Andrade se torna um motivador, para a disciplina e obedincia dos responsveis e executores dos trabalhos; o erro no passar despercebido; o erro no ficar impune.

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J para Crepaldi (2004) o controle interno representa em uma organizao os procedimentos, mtodos ou rotinas cujos objetivos so proteger os ativos, produzir os dados contbeis confiveis. Os controles contbeis compreendem o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos utilizados para salvaguardar o patrimnio e a propriedade dos itens que o compem. Compreendidos por: a) segregao de funes: cria independncia entre as funes de execuo operacional, custdia dos bens patrimoniais e sua contabilizao; b) sistema de autorizao: controla as operaes atravs de mtodos de aprovaes, de acordo com as responsabilidades e riscos envolvidos; c) sistema de registro: compreende a classificao dos dados dentro de uma estrutura formal de contas, existncia de um Plano de Contas que facilita o registro e preparao das demonstraes contbeis , e a utilizao de um manual descritivo para o uso das contas. J para Attie (1998) controles contbeis compreendem o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos relacionados, principalmente com a salvaguarda do patrimnio e a fidedignidade dos registros contbeis. Geralmente incluem os seguintes controles: sistema de autorizao e aprovao; separao das funes de escriturao e elaborao dos relatrios contbeis daquelas ligadas s operaes ou custdia dos valores; e controles fsicos sobre esses valores

1.4.2 Controles Internos administrativos

Para Korbes (1999) compreende o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos que dizem respeito eficincia operacional e adeso poltica traada pela administrao. Relaciona-se de forma indireta com os registros financeiros, abrangendo anlise estatsticas, relatrios de desempenho, programas de treinamento e controle de qualidade.

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No ponto de vista de Migliavacca (2004) os controles administrativos e gerenciais incluem, mas no se limitam, ao planejamento organizacional, procedimentos e registros que se referem aos processos de deciso ligados autorizao de transaes pela administrao. Essa autorizao, sendo uma funo gerencial associada diretamente responsabilidade de atingir os objetivos da organizao e sendo o ponto inicial para estabelecer controles contbeis sobre as transaes organizacionais. Na viso de Andrade (1999) a funo gerencial est voltada, de um lado, para fixao de planos, metas e objetivos para empresa, e, de outro, com o controle do desempenho global da mesma. Por isso mesmo, se define tambm controle como ao tomada pela gerncia para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas fixadas, possam ser atingidos. Compreende pois, o somatrio de todos os esforos, procedimentos e sistemas utilizados pela empresa par atingir suas metas e objetivos. Enquanto para a primeira tarefa o gerente concentra seus esforos no estudo das necessidades da empresa, sua organizao, capacidade de sobrevivncia, de competio, custos, margens, polticas, formao de pessoal, recursos, etc., na segunda, volta a sua ateno para a forma eficiente de controlar o andamento de todos os atos e fatos ligados ao desempenho global da empresa para garantir o cumprimento das metas pr-estabelecidos pela a empresa. J para Crepaldi (2004) os controles administrativos compreendem o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos utilizados para proporcionar eficincia s operaes, dar nfase poltica de negcios da empresa, bem como a seus registros financeiros. Compreendidos por: a) normas salutares, que observam prticas saudveis aos interesses da empresa no cumprimento de seus deveres e funes; b) pessoal qualificado, que esteja apto a desenvolver suas atividades bem instrudo e supervisionado por seus responsveis. Na viso de Teixeira (2008) controles administrativos compreendem o plano de organizao, os sistemas, mtodos e procedimentos pela direo com a finalidade de contribuir para:

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a) eficincia e eficcia operacional b) obedincia a diretrizes, polticas, normas e instrues da administrao. Teixeira (2008) cita como exemplos de controles administrativos programa de treinamento e desenvolvimento de pessoal, mtodos de programao e controle de atividades, sistemas de avaliao e desempenho e estudos de tempos e movimentos. Para Attie (1998), controles administrativos compreendem o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos que dizem respeito eficincia operacional e deciso poltica administrao. Normalmente, se relacionam de forma indireta aos registros financeiros. Com freqncia abrangem anlises estatsticas, estudos de tempo e movimentos, relatrios de desempenho, programas de treinamento e controle de qualidade.

1.5 RESPONSABILIDADES NO SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS

Para Boyton, Johnson, Kell (2002), responsabilidade da administrao estabelecer controles internos eficazes. Em particular, o principal executivo operacional deve estabelecer uma mensagem de cima que dissemine uma conscincia de controle por toda a organizao. Deve tambm tomar as medidas necessrias para que todos os componentes dos controles internos funcionem eficazmente. Um ambiente de controle eficaz pode reduzir a probabilidade de erros ou fraudes em uma empresa. J Andrade (1999), aborda a responsabilidade no sistema de controles internos por outra viso, aonde ele conclui que o ciclo de atividades, seja ele qual for, no ser administrado, conduzido ou aplicado por uma nica pessoa, ensejando maior certeza de que o processo ser controlado em si prprio, cada funo tendo a oportunidade de controlar a etapa precedente, ao mesmo tempo em que, qualquer ato de atentado ao patrimnio ou eficcia do processo, exige uma associao entre os distintos elementos de ciclo, fato que por si s, seria um limitador e complicador para sua consecuo.

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Segundo Attie (1998) a administrao responsvel pelo planejamento, instalao e superviso de um sistema de controle interno adequado. Qualquer sistema, independentemente de sua solidez fundamental, pode deteriorar se no for revisto. O sistema de controle interno segundo Attie (1998), deve estar sujeito contnua superviso para determinar se: a) A poltica interna presente est sendo corretamente interpretada; b) As mudanas em condies operativas tornaram os procedimentos complicados, obsoletos ou inadequados; e c) Quando surgem falhas no sistema, so tomadas prontamente medidas eficazes e corretivas. A partir do instante em que os administradores passam a exercer forte presso e influncia no sistema de controle interno, conseguem aderncia do pessoal que depende das aes de seu administrador. Funes de controle existem em todos os nveis da organizao. As funes de controle devem ser posicionadas nos mais altos nveis para preservar sua independncia e objetividade. Attie (1998) conclui seu raciocnio dizendo: a mais visvel evidncia do compromisso da administrao para uma organizao controlada so as polticas, prticas e procedimentos a serem seguidos. Para Teixeira (2008), as responsabilidades e funes devem ser segregadas afim de que nenhuma pessoa possa controlar todas as fases de uma mesma transao ou processo critico. Cada gerente deve ter a autoridade de tomar a ao corretiva necessria de acordo com suas responsabilidades. Responsabilidades individuais devem ser definidas a fim de que sejam efetivamente cumpridas.

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1.6 FINALIDADES E MTODOS DE AVALIAO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

Para Crepaldi (2004) a avaliao do controles internos tem como escopo principal determinar a natureza, a profundidade e a extenso dos exames finais de balano e, como escopo secundrio, sugerir aprimoramento em relatrio especfico. A avaliao do sistema de controle interno na viso de Crepaldi (2004) compreende: a) Determinar os erros ou irregularidades que poderiam acontecer; b) Verificar se o sistema atual de controles detectaria de imediato esses erros ou irregularidades; c) Analisar as fraquezas ou falta de controle, que possibilitam a existncia de erros ou irregularidades, a fim de determinar a natureza, data e extenso dos procedimentos de auditoria; d) Emitir relatrio-comentrio dando sugestes para o aprimoramento do sistema de controle interno da empresa. O processo de avaliao de controle interno consta de trs etapas, a saber: O realce do sistema; A avaliao propriamente dita do sistema; A realizao de testes de cumprimento de normas; Crepaldi ressalta o objetivo de cada etapa no processo de avaliao do sistema: Realce do sistema

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Seu objetivo fornecer informao mediante discusso com as pessoas responsveis pelo controle interno. Parte-se do pressuposto que o sistema funcione. Essas discusses, apenas com o pessoal de alto nvel hierrquico da organizao, em geral produzem evidncia menos confivel que aquelas feitas com pessoas encarregadas dos procedimentos. Uma significativa evidncia pode ser obtida mediante a prpria documentao de controle interno da rea, por exemplo, manuais, descries de tarefas e fluxogramas. Essa documentao oferece evidncia de como as pessoas envolvidas encaram os procedimentos de controle. Avaliao propriamente dita: Tendo documentado o sistema de controle interno, deve-se proceder a sua avaliao crtica para determinar sua eficcia e os pontos passveis de melhoria. Muitas vezes, nessa etapa, conclui-se que o sistema no eficaz. Sendo assim, no se executaro os testes de cumprimento, pois ainda que os resultados sejam satisfatrios, no se atingiro os objetivos. Ainda para Crepaldi (2004), durante a fase de avaliao, um aspecto de grande importncia a identificao dos controles-chaves do sistema pois so estes que asseguram que um sistema produza informao fidedigna e servem de base para satisfao dos objetivos da auditoria. Testes de cumprimento de normas internas: A terceira etapa do processo de reviso e avaliao do sistema de controle interno a realizao dos testes de cumprimento. No basta formar-se uma opinio sobre a eficcia do sistema, baseando-se em representaes verbais ou escritas, feitas por funcionrios. Cumpre constatar que o sistema funciona realmente como foi descrito, pois, a bem da verdade, pode haver diferenas substanciais entre o que foi relatado e o que foi fielmente aplicado. Um teste de cumprimento realiza-se em diversas etapas: a) Determinar os objetivos do teste. Em termos gerais, procura-se confirmar que os controles previamente identificados como controles-chaves funcionaram durante todo o perodo submetido a exame;

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b) Definir o universo. O universo o conjunto de transaes homogneas submetidas ao sistema de controle e registro que se trata. Por exemplo, se tiver realizando um teste de desembolso poder-se-ia definir o universo como todos os desembolsos feitos, exceto salrios. Andrade (1999) destaca os vrios mtodos utilizados para a avaliao dos controles internos: A aplicao de questionrios dirigidos A montagem de tabelas de controle A fluxogramao dos trajetos operacionais e dos trmites administrativos O acompanhamento das operaes, transaes e decises, atravs dos registros gerenciais e contbeis institudos. O teste direto dos procedimentos em vigor As anlises e variaes de desempenho, em relao aos parmetros, oramentos e planos estabelecidos. Cada um desses mtodos apresenta vantagens e desvantagens, dependendo dos objetivos que a empresa deseja atingir atravs dos controles estabelecidos. Um dos mtodos mais difundidos para Andrade a aplicao de questionrios dirigidos, seja na forma narrativa ou na forma alternativa. A forma narrativa compreende os questionrios organizados a partir de questes que requerem uma resposta extensiva (narrao) de maneira a transmitir a idia essencial do procedimento utilizado. A forma alternativa, so os questionrios estruturados de maneira a exigir apenas 3 possveis respostas por parte do entrevistado: sim, no e no aplicvel. Para possibilitar esse

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procedimento, as perguntas precisam ser estruturadas de maneira tal que se busque a ineficincia, insuficincia do controle atravs de uma seqncia de respostas idnticas. Para Attie (1998) usualmente so trs as formas utilizadas para o registro dos procedimentos de controle interno, ou seja, a descritiva, a de utilizao de fluxograma e a de questionrios. Em qualquer dos casos utilizados, o registro dos procedimentos deve ser feito de forma clara e objetiva, documentando-se adequadamente o conhecimento obtido. O registro feito por assunto, com a pormenorizao dos controles existentes e seus reflexos contbeis, obedecendo-se aos seguintes critrios: Apresentao de todas as operaes em forma lgica e seqencial; Registro de todos os documentos emitidos e os controles mantidos; Registro dos arquivos e forma de controle; Registro dos relatrios de importncia contbil preparados; e Cargos das pessoas que pratica as operaes ou os responsveis pela rea.

1.7 FRAUDE E CONTROLE INTERNO

Segundo Andrade (1999) a fraude pode ser caracterizada como o resultado de irregularidades e atos ilegais praticados contra a empresa, com manifesta inteno de seu autor. O termo fraude aplica-se, portanto, a atos voluntrios de: Omisso ou manipulao de documentos, informaes, valores e bens; A adulterao de documentos, registros, demonstraes contbeis e informaes.

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Esse problema tambm se faz presente na administrao pblica. Para Crepaldi (2004) os resultados de pesquisas realizadas sobre as fraudes nas empresas apontam que esse um problema comum e crescente a todas elas, decorrentes do enfraquecimento dos valores ticos, morais, sociais e, principalmente, ineficcia dos sistemas de controles internos, embora os fatores que motivam as pessoas a cometerem fraude possam ser classificados em trs aspectos: Oportunidade para comet-la e escond-la; Presso por dificuldades financeiras; e Racionalizao do entendimento sobre a falta cometida. Ainda de acordo com Crepaldi (2004), a maioria dos entrevistados concorda que a melhor maneira para reduzir as fraudes sua preveno. Alm disso, reconhecem que nas fraudes h sinais de advertncia que podem ser percebidos, permitindo evit-las ou identificlas. O mesmo autor entende que bons controles internos apenas previnem contra a fraude e minimizam os riscos de erros e irregularidades, porque, por si s, no bastam para evit-los. Assim por exemplo, a segregao de uma operao em fases distintas, dirigidas a diversas pessoas, reduz a chance de ocorrerem irregularidades, porm, no pode impedir que elas ocorram, caso as diversas pessoas que intervm no processo se puserem de acordo para cometer algum ato fraudulento. J para Attie (1998) a fraude assume mltiplas modalidades. Das diversas classificaes de fraudes at hoje tentadas, reveste-se de interesse a que as divide em: No encobertas so aquelas em que o autor no considera necessrio esconder, porque o controle interno muito fraco. Um exemplo seria a retirada de dinheiro do caixa, sem se efetuar nenhuma contabilizao.

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Encobertas temporariamente so feitas sem afetar os registros contbeis; por exemplo; retirar dinheiro proveniente das cobranas, omitindo o registro delas de modo que seu montante possa ser coberto com o registro de cobranas posteriores, e assim sucessivamente. Encobertas permanentemente nesses casos, os autores da irregularidade preocupam-se em alterar a informao contida nos registros e outros arquivos, para assim ocultar a irregularidade. Attie (1998), conclui dizendo que o sistema de controle interno deve permitir detectar todas as irregularidades. Um bom sistema de controle interno oferece maiores possibilidades de pronta identificao de fraudes em qualquer que seja a sua modalidade identificao. Entretanto, o acordo entre dois ou mais integrantes da organizao pode fazer deteriorar e cair por terra o melhor sistema de controle interno. Segundo Migliavacca (2004) a fraude um problema srio para todas as instituies. Segundo estudos das autoridades criminais americanas, o perfil do fraudador, (que pode tambm ser aplicado ao nosso universo), o seguinte: uma pessoa normal J com algum tempo de casa Um funcionrio que conhecemos e em que confiamos Ele gasta, ao invs de poupar, o que rouba No inicio ele tem a (boa) inteno de devolver o que rouba Geralmente opera sozinho Depois de certo tempo fica descuidado quanto aos seus mtodos Geralmente compulsivo

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Trabalha at altas horas e tem bom conceito com seus colegas Geralmente tem cesso ao caixa e valores da organizao Em 80% dos casos homem Tem idade entre 25 e 40 anos Para Migliavacca, um programa para prevenir e detectar a violao das leis e procedimentos por meio dos controles internos um ponto crucial para minimizar a oportunidade e ocorrncias de fraudes.

1.8 RELAO DOS CONTROLES INTERNOS X AUDITORIA INTERNA

Para Attie (l998) o objetivo da auditoria interna assessorar a administrao no desempenho eficiente de suas funes, fornecendo-lhe anlise, avaliaes, recomendaes e comentrios sobre as atividades auditadas. Attie (1998) ainda conclui que as normas de auditoria relativas ao mbito do trabalho asseguram que a auditoria interna deve proceder ao exame e avaliao da adequao e eficcia do sistema de controle interno e da qualidade do desempenho na realizao do trabalho. A finalidade da reviso da adequao do sistema de controle interno determinar se ele estabelece certeza razovel de os objetivos da organizao so cumpridos de maneira eficiente e econmica. Ainda na viso de Attie, a finalidade da reviso para determinar a eficcia assegurar que o sistema de controle interno funciona como deve e a finalidade quanto aplicabilidade do desempenho assegurar que os objetivos da organizao foram atingidos.

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1.9 RELAO CONTROLES INTERNOS X CONTABILIDADE

Reinhemer (2006), na sua monografia sobre controles internos, faz meno a um artigo do CRC-SP (2000, p.61) onde diz que o controle interno a viga mestra em que a administrao se baseia para medir o alcance dos objetivos e metas, e a garantia de que as diretrizes esto sendo seguidas corretamente. O controle interno, em conjunto com a contabilidade, deve garantir que: As operaes sejam executadas de acordo com as autorizaes gerais e especficas da administrao; Todas as operaes sejam registradas oportunamente, pelo valor correto, nas contas adequadas e no perodo contbil certo, de forma que a preparao das demonstraes contbeis seja feita dentro de critrios estveis e que possa haver um controle contbil dos ativos; O acesso aos ativos seja feito apenas por uma pessoa autorizada pela administrao, para minimizao da ocorrncia de fraudes, e no caso de existir alguma, haver a possibilidade de descobrimento rpido e determinao de sua extenso; A comparao dos registros de controle dos ativos com os ativos existentes ocorra com intervalos razoveis para que sejam tomadas as medidas saneadoras em caso de constatao de diferenas; A localizao de erros e desperdcios seja possvel, promovendo ao mesmo tempo uniforme e a correo ao se registrarem as operaes; A eficincia e a motivao do pessoal sejam estimuladas; Um controle eficiente sobre os aspectos vitais e estratgicos do negcio possa ser obtido.

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2 METODOLOGIA

O trabalho est embasado na pesquisa bibliogrfica e um estudo de caso sobre uma proposta de implantao de Controles Internos na empresa citada na introduo. Na pesquisa bibliogrfica busca-se explicar um problema utilizando, para isto, o conhecimento disponvel a partir das teorias existentes (livros, revistas, artigos...). Na pesquisa bibliogrfica, o investigador parte de um tema/problema e, a partir disso, identifica as teorias produzidas, analisando-as e avaliando as possveis contribuies na compreenso do referido problema, objeto da investigao. No estudo de caso, a pesquisa realizada sobre determinado indivduo, grupo, famlia com o objetivo de examinar aspectos variados de sua vida. a estratgia de pesquisa que busca examinar um fenmeno no seu contexto. Para Beuren, a pesquisa do tipo estudo de caso caracteriza-se principalmente pelo estudo concentrado de um nico caso. Este estudo preferido pelos pesquisadores que desejam aprofundar seus conhecimentos a respeito de determinado caso especfico. Na viso de Lakatos e Marconi (2007), geralmente no estudo de caso, utiliza-se mais de uma tcnica para coletar dados, no presente trabalho sero adotadas as seguintes tcnicas: Observao Direta Participante: Para Lakatos e Marconi (2007), a observao direta participante consiste na participao real do pesquisador com a comunidade ou grupo. Ele se incorpora ao grupo, confundi-se com ele. Fica to prximo quanto os membros do grupo e participa das atividades deste.

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Para Mann (l970, p. 96) a observao participante uma tentativa de colocar o observador e o observado do mesmo lado, tornando-se o observador um membro do grupo de molde a vivenciar o que eles vivenciam e trabalhar dentro do sistema de referncias deles. Sero observados os setores de: Faturamento, compras, e Contabilidade, no intuito de verificar se os mesmos tem controles internos eficientes e eficazes para monitorar suas atividades. Entrevista Estruturada: Ainda para Lakatos e Marconi (2007), entrevista estruturada aquela em que o entrevistador segue um roteiro previamente estabelecido. As perguntas feitas ao indivduo, so pr-determinadas. Ela se realiza de acordo com um fenmeno elaborado e efetuada de preferncia com pessoas selecionadas de acordo com um plano. Essa entrevista tem como finalidade observar a maneira, os procedimentos e os controles internos adotados pelos setores observados para monitorarem suas atividades. Pesquisa documental: Essa pesquisa tambm tem o objetivo de evidenciar o documento que o setor est utilizando e avaliar se o mesmo est dando o suporte suficiente para uma boa aplicabilidade do Controle Interno. Para Gil (apud BEUREN), a pesquisa documental baseia-se em materiais que ainda no receberam um tratamento analtico ou que podem ser reelaborados de acordo com os objetivos da pesquisa. Citam-se alguns documentos importantes dos referidos setores: - Faturamento: relatrio do preo de venda, pedido de vendas - Compras: relatrio de MRP (Material Requirement Planning), pedido ou ordem de compra

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- Contabilidade: balancete, mapas de rateios de despesas A anlise e Interpretao dos dados para Best (1972, p. 152 apud LAKATOS; MARCONI, 1991, p. 167) representa a aplicao lgica dedutiva e indutiva do processo de investigao. A importncia dos dados no est em si mesmo, mas em proporcionarem respostas s investigaes.

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3 ESTUDO DE CASO

3.1 HISTRICO DA EMPRESA

A empresa em questo, objeto do estudo de caso, uma empresa do ramo metalrgico, situada em So Leopoldo, voltada especificamente a industrializao de peas e partes plsticas dentro um processo de rotomoldagem fornecendo os produtos para tratores, plantadeiras, colheitadeiras e afins, atendendo dessa forma clientes diretamente da rea agrcola. Entre os clientes, destaca-se John Deere, AGCO e CNH. A referida empresa tem como misso, satisfazer as necessidades dos clientes, acionistas e colaboradores, garantindo o sucesso da organizao, e como valores, garantir a qualidade do produto, tica na gesto dos negcios, inovao tecnolgica, aperfeioamento e valorizao dos colaboradores e decidir com base em dados e fatos. A empresa foi fundada em 199l, tendo portanto 17 anos de existncia, contendo no seu quadro funcional aproximadamente 120 funcionrios.

3.2 AVALIAO DO CONTROLE INTERNO DO SETOR DE FATURAMENTO

O setor de faturamento responsvel pela emisso de todas as notas fiscais de sada, seja ela de venda, de servio ou uma simples remessa. Para esta entrevista foi escolhida a auxiliar de faturamento, que responsvel pela emisso de notas fiscais. A seguir, apresentam-se os resultados da entrevista estruturada e da observao participante feita neste setor.

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A pergunta n 1, questiona se todo faturamento de produtos e servios suportado pelo formulrio de Pedido de Faturamento devidamente preenchido. A resposta do entrevistado de que no totalmente, pois a ordem de fatura, conforme ANEXO A, s existe para aqueles itens de linha, ou seja, itens da produo. No entanto, para a solicitao de servios e revendas no existe nenhum formulrio padro. Foi observado nesse processo que mesmo nos itens de linha, a ordem de fatura no vem completa, faltando, por exemplo, a assinatura do solicitante, transportadora, etc. A pergunta n 2 questiona se todos pedidos de faturamento so assinados pelos nveis adequados e previamente aprovados pelo departamento de crdito e cobrana. A resposta do entrevistado de que aqueles valores j so pr-aprovados, ou seja, no fechamento do negcio os preos j so definidos juntamente com aprovao do gerente de vendas e o Diretor comercial. Foi observado nesse processo que j existe uma sistemtica bem definida com as devidas aprovaes das partes envolvidas no negcio. A pergunta n 3 questiona se os pedidos de faturamento de produtos que no sejam normalmente comercializados pela a empresa, como venda de ativos, so previamente aprovados pela direo da empresa. A resposta confirma que toda venda de ativos previamente aprovada pela direo da empresa A observao sobre esse procedimento deixa claro que a baixa de ativos imobilizados da empresa so efetuadas com a aprovao e o consentimento da direo. A pergunta de n 4 questiona se os preceitos legais so estritamente obedecidos quando da emisso de notas fiscais e faturas, por pessoal treinado e com conhecimento tcnico suficiente. A resposta sim, a pessoa responsvel possui certa experincia e preocupase muito com os preceitos legais, sendo que, qualquer dvida quanto a algum procedimento a pessoa reporta-se rea fiscal. Fica muito claro na observao o comprometimento do colaborador do referido setor.

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A pergunta de n 5 questiona se as notas fiscais depois de emitidas so conferidas por outra pessoa. E se esta conferncia est sendo evidenciada. A resposta do entrevistado no muito clara, pois as notas fiscais no conferidas por todos os setores competentes. Neste caso, observou-se que as notas fiscais emitidas diariamente s so conferidas pelo setor de faturamento e pelo setor fiscal. O setor do contas a receber no faz essa conferncia diria das notas fiscais emitidas. A pergunta de n 6 questiona se os canhotos destacveis, comprovantes da efetiva entrega das mercadorias, so coletados e mantidos em ordem numrica. Tambm questiona se os mesmos so colados na cpia da referida nota fiscal. A resposta do entrevistado de que os canhotos no so grampeados na 2 via, mas so destacados e organizados em ordem numrica e devidamente arquivados. Foi observado nesse processo que os canhotos no so anexados s notas fiscais, pois as mesmas vo para a encadernao. A pergunta de n 7 questiona se existe um limite mnimo de valor para se efetuar um faturamento, de acordo com a determinao da Diretoria. Segundo a resposta do entrevistado, no existe um valor mnimo de faturamento Foi observado que no existe um valor mnimo em virtude dos produtos j terem um valor unitrio considervel A pergunta de n 8 questiona se existe um critrio e procedimentos legais para o cancelamento de notas fiscais. A resposta do entrevistado enftica, pois declarou no existir nenhum critrio e nenhum procedimento legal para o cancelamento de notas fiscais. Observou-se ento, que, ocorre uma demanda grande de cancelamentos e nesse processo no existem pessoas autorizadas a fazer tal solicitao, assim como no existe a evidncia do motivo para tal cancelamento e muito menos a aprovao de um superior.

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3.3 AVALIAO DO CONTROLE INTERNO DO SETOR DE COMPRAS

O setor de Compras responsvel por toda negociao comercial da empresa e a efetiva aquisio de matrias-primas, materiais diversos e contrataes de servios. Para esta entrevista foi escolhida a auxiliar de compras, responsvel pela emisso da ordem de compra. A seguir, apresentam-se os resultados da entrevista estruturada e da observao participante feita neste setor. A pergunta de n 1 questiona se existe uma requisio de material devidamente aprovada por pessoas autorizadas para se efetuar as compras de grandes ou pequenos itens. O entrevistado responde que sim, existe uma requisio eletrnica no sistema feita pelo solicitante com aprovao do seu superior quando for requisio para compra. J quando for requisio do almoxarifado, no tem necessidade de autorizao. A observao constata que o processo integrado e atende bem os pr-requisitos do sistema, facilitando a continuidade do processo como um todo. A pergunta de n 2 questiona se existe uma formalidade que determine autoridade por nveis hierrquicos e de limites de valor para aprovar uma ordem de compra. E quem determina essa alada. A resposta positiva. Existe um procedimento que determina as pessoas responsveis por aprovar ou rejeitar as ordens de compra, bem como limites de aladas de valores por aprovador. Quem determina essa alada a direo da empresa. Foi observado nesse processo que o prprio sistema j direciona os responsveis para liberar ou rejeitar as ordens conforme limites de aladas. A pergunta de n 3 questiona em que momento o comprador emite uma ordem de compra para gerar o pedido. A resposta do entrevistado que o comprador s emite a ordem de compra depois que a solicitao de cotao for liberada pelo aprovador responsvel. Foi observado nesse processo que existem etapas a serem seguidas. O usurio efetua uma requisio solicitando uma cotao de compra. A requisio fica aguardando a aprovao

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do responsvel autorizado pela liberao, s depois de liberado que o comprador pode emitir a ordem de compra e gerar um pedido, conforme ANEXO B, junto ao Fornecedor. A pergunta de n 4 questiona quantas cotaes de diferentes fornecedores so obtidas para compra de valores substanciais. A resposta de que so obtidas at trs cotaes. Por meio da observao, verifica-se que o processo est funcionando assim como o descrito acima. A pergunta de n 5 questiona se o contato com Fornecedores de materiais feito pelo pessoal de compras ou tambm por outras pessoas de outros departamentos. A resposta do entrevistado que o contato com Fornecedores no especificamente feito pelo setor de compras, tem outros departamentos que tambm entram em contato. Foi observado nesse processo que o contato de outros setores com Fornecedores so especificamente para detalhamentos ou dvidas tcnicas, sendo a funo de cotar e comprar somente do setor de compras. A pergunta de n 6 questiona se existe uma numerao e um controle seqencial no arquivamento de requisies e ordem de compra. Segundo a resposta do entrevistado, existe uma numerao gerada pelo sistema tanto para requisies como para ordem de compra aonde os mesmos so devidamente arquivados A observao positiva, o processo est funcionando assim como o descrito acima. A pergunta de n 7 questiona se existe um sistema adequado que registre os recebimentos parciais nas ordens de compras em aberto, dando baixa e trazendo o saldo atualizado. A resposta do entrevistado sim, existe um software de gesto que atende bem esse requisito, baixando do pedido (vide ANEXO B) os itens que efetivamente foram recebidos, fornecendo o saldo do itens a receber. A observao certifica que o processo est funcionando assim como o descrito acima.

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A pergunta de n 8 questiona se os ajustes de preos solicitados pelos fornecedores so previamente analisados e questionados e quem so os responsveis pela aprovao. O entrevistado afirma os reajustes so pr-acordados e autorizados somente pelo Diretor da empresa e, no podendo haver qualquer movimentao no preo que no esteja pr-acordado. A observao confirma a resposta dada ao questionamento. O processo est funcionando assim como o descrito. A pergunta de n 9 questiona se o comprador se certifica de que foram processados somente ajustes de preo nos devidos itens e se os mesmos foram previamente aprovados. Questiona tambm o que feito com esse relatrio de reajuste. A resposta do entrevistado que sim, o comprador recebe um relatrio da direo com os itens a serem reajustados e entra no sistema para fazer as devidas alteraes de preo. O relatrio de reajuste devidamente arquivado. A observao confirma a resposta dada ao questionamento. O processo est funcionando assim como o descrito. A pergunta de n 10 questiona se existe uma conferncia de preo, quantidade e condies de pagamento no momento do recebimento do material. A reposta do entrevistado no. Apenas a quantidade e a referncia do material comprado so conferidos. Foi observado que o procedimento no todo executado, pois no so conferidos a quantidade e as condies de pagamento no recebimento do material. A pergunta de n 11 questiona se a incluso ou excluso de um fornecedor na relao dos fornecedores autorizados efetuada por meio de um processo formal devidamente aprovado pelo responsvel de compras. A resposta do entrevistado negativa, pois, quem aprova a incluso ou excluso de um fornecedor na empresa o Diretor, atravs de uns prrequisitos definidos por eles. Observou-se nesse procedimento que a Direo responsvel pela aprovao ou no da incluso ou excluso do Fornecedor, mas o setor de compras quem solicita essa incluso ou excluso de um determinado fornecedor na lista mestra, segundo ANEXO C, e o setor

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de qualidade quem verifica se aquele Fornecedor est dentro dos padres de fornecimento pr-definidos pela Direo da empresa.

3.4 AVALIAO DO CONTROLE INTERNO DO SETOR CONTBIL

O setor Contbil responsvel por concentrar todas as informaes geradas pelos setores da empresa e atravs de relatrios demonstrar para os gestores a situao financeira e econmica da organizao. Para esta entrevista, foi escolhido o analista contbil responsvel pela anlise e conciliaes dos lanamentos contbeis. A seguir, apresentam-se os resultados da entrevista estruturada e da observao participante feita neste setor. Na pergunta de n 1 foi questionado se as transaes registradas pela a empresa permitem o preparo e elaborao dos relatrios contbeis de acordo com os princpios da contabilidade. O entrevistado respondeu que no. As transaes ainda no seguem alguns princpios contbeis, como o principio da competncia, com lanamentos feitos fora do perodo da competncia. Foi observado que no h um comprometimento dos outros setores em preservar esses registros dentro do ms de competncia, aonde a contabilidade est fazendo esse papel de conscientizao junto aos setores. Com isso, dificulta a elaborao e a credibilidade dos relatrios contbeis, pois podem haver distores decorrentes de informaes no to precisas. Na pergunta de n 2 se questiona se os registros contbeis dos ativos da empresa so periodicamente comparados com sua existncia fsica e se so feitos os ajustes necessrios a respeito dessas diferenas. A resposta afirmativa. Os registros dos ativos so efetuados atravs dos lanamentos das notas fiscais, aonde no seu recebimento fsico ele confrontado com documento. Mensalmente feito o inventrio fsico dos materiais e so feitos os devidos ajustes se necessrio.

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A observao foi positiva, pois os ativos entram corretamente na empresa e so devidamente registrados. Na pergunta de n 3 se questiona se existe um Manual de procedimentos Contbeis em que sejam especificados o uso adequado das contas e registro das transaes. O entrevistado responde que no, a empresa no tem esse manual, os lanamentos so feitos por orientao do responsvel e por orientao dos analistas. Observou-se nesse caso que realmente hoje a contabilidade no tem esse manual, mas j est sendo desenvolvido um manual de contas e centro de custos para melhor auxiliar os colaboradores na hora dos registros contbeis. Na pergunta de n 4 questionou-se acerca da existncia de um plano de contas completo e atualizado de acordo com os princpios contbeis expressando ao mximo e claramente a sua natureza. Sim, responde o entrevistado, existe um plano de contas, VIDE ANEXO C, respeitando toda a estrutura para registrar as demonstraes financeira e econmica da empresa. Segundo a observao, esse processo est funcionando assim como o descrito acima. Na pergunta de n 5, se questiona se o software integrado adotado pela empresa preenche todos os requisitos dos princpios de contabilidade e da legislao. O entrevistado responde que o software supre todas as necessidades contbeis e fiscais. A observao positiva, esse processo est funcionando assim como o descrito acima. Na pergunta de n 6 se questiona se no setor de Contabilidade existe uma segregao de funes, lanamentos, conciliaes e de custdia das propriedades da empresa para a salvaguarda dos ativos. O entrevistado responde que sim, foi feito h pouco tempo na empresa um levantamento pelo RH da descrio por funo de cada colaborador do setor, aonde fica evidenciado a atividade de cada um.

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Pela observao, constatou-se que realmente existe a segregao de funes na prtica e no apenas documentado na rea de Recurso Humanos. Na pergunta de n 7, se questionou se os lanamentos contbeis so revisados e aprovados de acordo com os nveis de responsabilidade pr-estabelecidas, obedecendo a uma adequada separao de funes. Sim, responde o entrevistado. Os lanamentos contbeis so revisados pelos responsveis de acordo com os nveis de responsabilidade. A observao foi positiva, esse processo est funcionando assim como o descrito acima. A pergunta de n 8 questiona se existe uma comparao dos resultados efetivamente realizados com os resultados previamente orados nos seus centros de custos. O entrevistado disse que no. Hoje a empresa no tem um plano oramentrio e por conseqncia no efetiva a comparao com o realizado. Segundo a observao, o contador executa uma anlise das contas mais significativas fazendo uma comparao entre os meses (competncia x ms anterior) para analisar a variao. A pergunta de n 9 questiona se os registros contbeis so suportados por documentos originais e se esses documentos so evidenciados, por exemplo, atravs de um carimbo de lanado. A resposta positiva, todos os registros so feitos atravs da nota fiscal original. Observou-se que esse processo est funcionando assim como o descrito acima. A pergunta de n 10 questiona se existe um monitoramento e um chek list dos lanamentos-chaves a serem efetuados no ms. O entrevistado responde que no, hoje o setor no tem completo esse chek list, ficando alguns lanamentos chaves sem controles de lanamento.

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Constatou-se atravs da observao que esse procedimento muito importante para a contabilidade, pois assegura os registros contbeis em tempo hbil e se controla a correta contabilizao dos fatos. A pergunta de n 11 questiona se os Livros Fiscais so periodicamente conciliados com os registros contbeis e em que momento os ajustes so feitos. Segundo o entrevistado, os impostos so devidamente conciliados com a contabilidade, so apurados os saldos a pagar dos mesmos e escriturados nos livros fiscais dentro dos prazos legais. Observou-se que esse processo est funcionando assim como o descrito acima.

3.5 ANLISE DAS OBSERVAES E ENTREVISTAS E SUGESTES DE MELHORIAS

Procurou-se nessa anlise abordar os processos aonde demonstraram atravs das entrevistas e observaes alguma deficincia no processo e sugerir a partir da melhorias ou at criao de novos controles para os processos.

3.5.1 Setor de Faturamento

No questionamento n 1 do setor em questo, sob viso de Andrade (l999) fica evidenciado a falta de manual bem estruturado e a definio de um responsvel por tal procedimento. Sugere-se a partir dessa anlise, a criao de normas para esse procedimento, como o correto preenchimento da ordem de fatura para os produtos de linha, aonde o responsvel pelo faturamento no aceitar se no vier devidamente preenchido todos o campos da ordem pelo solicitante, bem como criar um formulrio padro para solicitao de servios e revenda, exigindo da mesma forma o correto preenchimento sob pena de retornar ao solicitante.

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J no questionamento de n 5 do setor em questo, Andrade ressalta a importncia de se criar um procedimento de conferncias segregadas de setores depois das notas fiscais emitidas, para confirmar a exatido dos nmeros encontrados. Sugeriu-se como sugesto a partir dessa anlise, criar um procedimento de conferncia depois da nota fiscal emitida, fazendo com que o setor do faturamento, contas a receber e fiscal atravs de um relatrio cheguem ao mesmo valor, monitorando o cumprimento desse procedimento. Na viso de Andrade o questionamento de n 8 do setor em questo, deixa claro a falta de procedimento, a definio de uma pessoa autorizada para efetuar os cancelamentos e ter o visto de um responsvel aprovador. Sugere-se ento criar um procedimento, um formulrio padro a ser preenchido sempre que for solicitado ao faturamento um cancelamento de nota. Esse formulrio dever ser preenchido por um colaborador devidamente autorizado, constando o motivo do cancelamento e o visto do responsvel para tal procedimento, bem como o visto da rea fiscal viabilizando esse processo.

3.5.2 Setor de Compras

Quanto ao questionamento de n.10, a anlise de Andrade baseia-se na importncia de se cumprir um procedimento na ntegra, sob pena de prejudicar os processos posteriores, ocasionando muitas vezes em re-trabalho e perda de tempo. Criar uma sistemtica de manter o colaborador capacitado para um bom desempenho da atividade em questo, ressaltando a importncia do procedimento de conferncia de todos os campos da Nota fiscal com o pedido de compra, para evitar danos futuros.

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3.5.3 Setor Contbil

No questionamento de n 1 do setor em questo, Andrade (l999) no seu ponto de vista, ressalta a importncia do comprometimento das pessoas com o processo e a tempestividade dos Registros contbeis. Sugeriu-se a criao de uma planilha de controle com todas as despesas que obrigatoriamente tem que ser contabilizadas no ms de competncia, nomeando um outro funcionrio como responsvel pelo monitoramento daquele controle. Sob a anlise de Andrade, referente ao questionamento de n 3, os registros incorretos e inadequados na contabilidade s reforam a criao de um manual contbil que auxiliem os colaboradores na hora dos lanamentos. Sugeriu-se criar um manual contbil especificando as contas contbeis, a sua descrio e a sua aplicabilidade para facilitar ao usurio na hora de classificar alguma despesa ou at uma obrigao por exemplo. J no questionamento de n 8, para Andrade, a adoo de um mtodo de anlise de suma importncia para controlar os resultados da empresa. Sugeriu-se a criao de um plano-oramentrio, que de vital importncia para a empresa controlar e analisar a variao do resultado das contas, garantindo desta forma, a realizao do que foi planejado, o que ir auxili-la tambm no cumprimento dos seus objetivos estratgicos. 1 Na viso de Andrade sobre o questionamento n 10, a criao de um procedimento identificando os lanamentos vitais para a contabilidade, determinando prazos e responsveis pelos registros imprescindvel para que se tenha nmeros confiveis em tempo hbil.

Segundo Ishisaki (2003) oramento seria a necessidade que a empresa tem de comunicar a seus gerentes os planos de ao,que, que se forem executados de acordo com as polticas e diretrizes neles embutidos, devero dar origem a resultados, que, em termos econmicos e financeiros, devero corresponder s metas e aos objetivos programados e que possibilitaro empresa atingir sua misso e propsitos bsicos.

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Sugeriu-se a criao de um cronograma para o fechamento contbil, aonde sero definidas as atividades relevantes para o encerramento, estipulando prazos e responsveis para concluso das atividades.

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CONCLUSO

Aps o trabalho efetuado, fica evidente a importncia das empresas de um modo geral e principalmente da empresa em questo, possurem um sistema de controle interno eficiente e eficaz. A empresa que hoje estiver mais e melhor organizada, se destacar em termos de competitividade e ter mais chance de sucesso nos negcios. Alm da avaliao do sistema de controle interno da empresa em questo, muito importante a anlise e sugestes no sentido de buscar cada vez mais a eficincia nos processos para que auxilie de maneira eficaz a alta administrao da empresa nas tomadas de decises. O objetivo principal desse trabalho foi a anlise dos procedimentos e controles internos adotados pela a empresa Rototech de So Leopoldo e propostas de melhorias ou implantao de novos controles. Verificou-se nesse trabalho a necessidade de melhorias em alguns processos e a criao de novos controles na empresa, a fim de que a organizao se mantenha organizada sempre em busca da competitividade no mercado. O problema de pesquisa a ser respondido questionava se Os mtodos aplicados hoje pela empresa so suficientes e adequados para controlar a eficincia e a eficcia das atividades da empresa? Caso no sejam suficientes e adequados, quais adequaes contribuiriam para a estruturao do sistema de controles internos para esta empresa? A partir deste questionamento, num primeiro momento avaliaram-se as entrevistas aplicadas nos setores de Faturamento, Compras e Contabilidade.

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No desenvolvimento do trabalho verificou-se que os controles internos e procedimentos adotados pela empresa no supriam suas necessidades, deixando muitas falhas nos processos. Baseado nesses fatos, procurou-se sugerir algumas adequaes, como segue: a criao de um procedimento para o correto preenchimento da ordem de fatura dos produtos de linha, aonde o responsvel pelo faturamento no aceitar a ordem, se no vierem devidamente preenchidos todos o campos da mesma pelo solicitante,bem como criar um formulrio padro para solicitao de servios e revenda, exigindo da mesma forma o correto preenchimento, sob pena de retornar ao solicitante. Criar um procedimento de conferncia depois da nota fiscal emitida, fazendo com que os setores do faturamento, contas a receber e fiscal, atravs de um relatrio, cheguem no mesmo valor. Recomenda-se tambm monitorar o cumprimento desse procedimento. Criar um formulrio padro a ser preenchido sempre que for solicitado ao faturamento um cancelamento de nota. Esse formulrio dever ser preenchido por um colaborador devidamente autorizado, constando o motivo do cancelamento e o visto do responsvel para tal procedimento, bem como o visto da rea fiscal viabilizando esse processo. Criar uma sistemtica de manter o colaborador capacitado para um bom desempenho da atividade em questo, ressaltando a importncia do procedimento de conferncia de todos os campos da Nota fiscal com o pedido de compra, para evitar danos futuros. Criar uma planilha de controle com todas as despesas que obrigatoriamente tem que ser contabilizadas no ms de competncia, nomeando um funcionrio como responsvel pelo monitoramento daquele controle. Criar um manual contbil especificando as contas contbeis, a sua descrio e a sua aplicabilidade para facilitar ao usurio na hora de classificar alguma despesa ou at uma obrigao, por exemplo.

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A criao de um plano-oramentrio para a empresa controlar e analisar a variao do resultado das contas, que ir auxili-la tambm no planejamento estratgico da empresa. Criar um cronograma para o fechamento contbil, aonde sero definidas as atividades relevantes para o encerramento, estipulando prazos e responsveis para concluso das atividades. Esse trabalho foi muito gratificante, tanto no mbito pessoal como no profissional, pois foi possvel aprofundamento no assunto, o qual muito atrativo e ao mesmo tempo traz importantes contribuies para a organizao e crescimento da empresa. Para finalizar, percebe-se que os objetivos foram alcanados, atravs do embasamento terico e o estudo de caso, avaliando o sistema de controle interno adotado pela a empresa e sugerindo melhorias na organizao dos processos. Este trabalho tem pretenso de contribuir para uma gesto de controle interno eficiente e satisfatrio e despertar o interesse nos estudantes sobre a importncia da obteno de um Sistema de Controle bem estruturado.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria. So Paulo: Atlas, 2007. ANDRADE, Armando. Eficcia, eficincia e economicidade. So Paulo: A.andrade, 1999. ATTIE, William. Auditoria Conceitos e aplicaes. So Paulo: Atlas, 1998. BEUREN, Ilse Maria. Gerenciamento da Informao. 2. ed. So Paulo: Atlas, 2000. BOYNTON, Willian; JOHNSON, Raymond n.; KELL, Walter G. Auditoria. So Paulo: Atlas, 2002. CASSARRO, Antnio Carlos. Controles Internos e Segurana de Sistemas. So Paulo: Ltr, 1997. CREPALDI, Slvio Aparecido. Auditoria Contbil. So Paulo: Atlas, 2004. ISHISAKI, N. A Utilizao do Oramento Empresarial: Um Estudo em Empresas da Regio do Vale do Paraba So Paulo, Brasil. Taubat, 2003. 198p. Dissertao KORBES, Renito Jose. Auditoria Contbil. Rio Grande do Sul, 1999. 131p. Tese (Bacharel em Cincias contbeis) Centro Universitrio Feevale. LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade. Fundamentos de Metodologia Cientfica. 6. ed. So Paulo: Atlas, 2005. MIGLIAVACCA, Paulo N. Controles internos nas Organizaes. So Paulo: Edita, 2004.

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PRODANOV, Cleber Cristiano. Manual de Metodologia Cientfica. 3.ed. Novo Hamburgo, Feevale, 2003. REINHEMER, Andra Betina. Avaliao do Sistema de Controle Interno da Entidade ABC. Rio Grande do Sul, 2006. 116p. Monografia (Bacharel em Cincias contbeis) Centro Universitrio Feevale. TEIXEIRA, Paulo Henrique. Manual de Controladoria Empresarial. Curitiba: Maph Editora, 2008

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APNDICE

Segue as perguntas feitas nos referidos setores: Setor de Faturamento: A pergunta n 1, questiona se todo faturamento de produtos e servios suportado pelo formulrio de pedido de faturamento devidamente preenchido. A pergunta n 2 questiona se todos pedidos de faturamento so assinados pelos nveis adequados e previamente aprovados pelo departamento de crdito e cobrana. A pergunta n 3 questiona se os pedidos de faturamento de produtos que no sejam normalmente comercializados pela a empresa, como venda de ativos, so previamente aprovados pela direo da empresa. A pergunta de n 4 refere-se aos preceitos legais, se os mesmos so estritamente obedecidos quando da emisso de notas fiscais e faturas, por pessoal treinado e com conhecimento tcnico suficiente. A pergunta de n 5 questiona se as notas fiscais depois de emitidas so conferidas por outra pessoa. E se esta conferncia est sendo evidenciado. A pergunta de n 6 questiona se os canhotos destacveis , comprovantes da efetiva entrega das mercadorias, so coletados e mantidos em ordem numrica. E se os mesmos so colados na cpia da referida nota fiscal. A pergunta de n 7 questiona se existe um limite mnimo de valor para se efetuar um faturamento , de acordo com a determinao da diretoria. A pergunta de n 8 questiona se existe um critrio e procedimentos legais para o cancelamento de notas fiscais. Setor de Compras: A pergunta de n 1 questiona se existe uma requisio de material devidamente aprovada por pessoas autorizadas para se efetuar as compras de grandes ou pequenos itens. A pergunta de n 2 questiona se existe uma formalidade que determine autoridade por nveis hierrquicos e de limites de valor para aprovar uma ordem de compra. E quem determina essa alada. A pergunta de n 3 questiona em que momento o comprador emite uma ordem de compra para gerar o pedido. A pergunta de n 4 questiona quantas cotaes de diferentes fornecedores so obtidas para compra de valores substanciais. A pergunta de n 5 questiona se o contato com Fornecedores de materiais feito pelo pessoal de compras ou tambm por outras pessoas de outros departamentos. A pergunta de n 6 questiona se existe uma numerao e um controle seqencial no arquivamento de requisies e ordem de compra. A pergunta de n 7 questiona se existe um sistema adequado que registre os recebimentos parciais nas ordens de compras em aberto, dando baixa e trazendo o saldo atualizado. A pergunta de n 8 questiona se os ajustes de preos solicitados pelos fornecedores so previamente analisados e questionados. E quem so os responsveis pela aprovao.

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A pergunta de n 9 questiona se o comprador se certifica que foram processados somente ajustes de preo nos devidos itens e se os mesmos so previamente aprovados. E o que feito com esse relatrio de reajuste. A pergunta de n 10 questiona se existe uma conferncia de preo, quantidade e condies de pagamento no momento do recebimento do material. A pergunta de n 11 questiona se a incluso ou excluso de um fornecedor na relao dos fornecedores autorizados efetuado por meio de um processo formal devidamente aprovado pelo responsvel de compras. Setor Contbil: Na pergunta de n 1 foi questionado se as transaes registradas pela a empresa permitem o preparo e elaborao dos relatrios contbeis de acordo com os princpios da contabilidade. Na pergunta de n 2 se questiona se os registros contbeis dos ativos da empresa so periodicamente comparados com sua existncia fsica. E so feitos os ajustes necessrios a respeito dessas diferenas. Na pergunta de n 3 se questiona se existe um Manual de procedimentos Contbeis em que sejam especificados o uso adequado das contas e registro das transaes. Na pergunta de n 4 questionou-se se existe um plano de contas completo e atualizado de acordo com os princpios contbeis expressando ao mximo e claramente a sua natureza. Na pergunta de n 5 se questiona se o software integrado adotado pela empresa preenche todos os requisitos dos princpios de contabilidade e da legislao. Na pergunta de n 6 se questiona se no setor de Contabilidade existe uma segregao de funes, lanamentos , conciliaes e de custdia das propriedades da empresa para a salvaguarda dos ativos. Na pergunta de n 7 se questionou se os lanamentos contbeis so revisados e aprovados de acordo com os nveis de responsabilidade pr-estabelecidas , obedecendo a uma adequada separao de funes. A pergunta de n 8 questiona se existe uma comparao dos resultados efetivamente realizados com os resultados previamente orados nos seus centros de custos. A pergunta de n 9 questiona se os registros contbeis so suportados por documentos originais. E esse documentos so evidenciados, por exemplo, atravs de um carimbo de lanado. A pergunta de n 10 questiona se existe um monitoramento e um chek list dos lanamentos-chaves a serem efetuados no ms. A pergunta de n 11 questiona se os Livros Fiscais so periodicamente conciliados com os registros contbeis e os ajustes so feitos em que momento.

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ANEXO A ORDEM DE FATURA

ORDEM DE FATURA

RQ VENDAS 02

CLIENTE................................................................ DESCRIO E CDIGO .............................................................. .............................................................. ......................................................... TOTAL DEVOLUO QUANT. PESO ............... ............... .............. ..............

DATA ........../............/................ VOLUME N NF .............. .............. ............. . ............... ............... ..............

TOTAL .............

VENDA

TRANSPORTADORA................................................... ASS. EMITENTE.......................

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ANEXO B PEDIDO DE COMPRA

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ANEXO C PLANO DE CONTAS

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ROTOTECH LTDA (PRODUO) Listagem Cadastro Contas Pgina: 1 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 29/08/2008 - 10:28:21 Cta --------100000 110000 111000 111100 111101 111200 111201 111202 111204 111205 111206 111207 111210 111211 111212 111213 111214 111300 111303 111304 111313 112000 112100 112101 112102 112103 112104 112105 112200 112201 112202 112203 112204 112205 112206 112207 112208 112210 Ttulo -------------------------------ATIVO ATIVO CIRCULANTE DISPONIVEL CAIXA Caixa Matriz BANCOS CONTA MOVIMENTO Banco Do Brasil S.A Banco Bradesco S.A Banco Real Banco Real - Servio AGCO Banco Real - Servio JDB Banco Banrisul Banco SAFRA Banco Rural Factoring Plata Fomento Mercanti Factoring Cirinvest Banco Real Investimento 6724287 APLICACOES FINANCEIRAS Aplicacoes Banco Itau Aplicacoes Banco Real Banco Banespa DIREITOS REALIZ. A CURTO PRAZO CLIENTES Clientes - Mercado Interno Clientes Exportacoes Cheques Em Cobranca Provisao Devedores Duvidosos Cheques a Compensar (-) DESCONTO DE DUPLICATAS On Line - Soc. Fomento Mercantil Plata - Fomento Mercantil Credi Master - Fomento Mercantil Banco Real Desconto Cirio - Adm. de Valores Banco do Brasil Banco Banrisul Compror Banco SAFRA Natureza -------------Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Credora Credora Credora Credora Devedora Credora Devedora Devedora Devedora Devedora Tipo ---------Titulo Titulo Titulo Titulo Ativo Titulo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Titulo Ativo Ativo Ativo Titulo Titulo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Titulo Passivo Passivo Passivo Ativo Passivo Ativo Ativo Ativo Ativo

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112300 112301 112302 112303 112304 112305 112306 112307 112308 112309 112310 112311 112312 112313 113000 113100 113101 113102 113103 113104 113200 113201 113300 113301 113302 113400 113401 113402 113403 113404 113500 113501 113502 113503 113600 113601 113602 114000 114100 114101 114102 114103 114104 114105 114106 114107 114108 114109 114110 114111 114115

ADIANTAMENTO DIVERSOS Adiantamento Para Viagens Adiantamentos A Fornecedores Adiantamento De Salrios Emprestimos A Funcionrios Antecipacao 13 Salrio Antecipacao De Ferias Adiantamento a importao Adiantamento Jair Farias Adiantamento a Terceiros Titulos a Receber Importacoes em Andamento Arredondamento Salrio Devoluo Clientes ESTOQUES PRODUCAO DO ESTABELECIMENTO Produtos Acabados Produtos Em Elaboracao Transitria de Ordem de Produo Conta da Ordem por Servico MERCADORIAS Mercadorias Para Revenda MATERIAS PRIMAS E EMBALAGENS Materia Prima Embalagem ALMOXARIFADO Materiais auxiliares Materiais de manuteno Material de Expediente Material de segurana MATERIAL DE 3os EM NOSSO PODER Material de 3os em Nosso Poder Redutora Matl de 3os Nosso Pode Matl de 3os em Nosso Poder MATERIAL NOSSO EM PODER DE 3os Material Nosso em Poder de 3os Material Nosso em Poder de 3os VALORES E CREDITOS RECUPERAVEIS TRIBUTOS RECUPERAVEIS Icms A Recuperar Ipi A Recuperar IRRF a recuperar Ipi a compensar Icms a recuperar - CIAP IRRF a compensar IRPJ a compensar CSSL a Compensar PIS A Compensar COFINS A Compensar Abono do PIS Icms Complementar

Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora

Titulo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Titulo Titulo Ativo Ativo Ativo Ativo Titulo Ativo Titulo Ativo Ativo Titulo Ativo Ativo Ativo Ativo Titulo Ativo Ativo Ativo Titulo Ativo Ativo Titulo Titulo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo

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114116 115000 115100 115101 115102 115103 120000 121000 121100 121101 121102 121103 122000 122101 122102 122103 122104 122105 122106 130000 131000 131100 131101 132000 132100 132102 132103 132104 132105 132106 132107 132108 132109 132110 132111 132112 132113 132114 132200 132201 132202 132203 132204 132205 132300 132301 132302 132303 132304 132305

(-) Icms s/ Remessa DESPESA DO EXERCICIO SEGUINTE APROP EXERCICIO SEGUINTE Assinat/Publicacoes a Apropriar Seguros A Apropriar Valores a regularizar- 2007/2008

Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora

Ativo Titulo Titulo Ativo Ativo Despesa Titulo Titulo Titulo Ativo Ativo Ativo Titulo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Titulo Titulo Titulo Ativo Titulo Titulo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Despesa Titulo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Titulo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo

REALIZAVEL A LONGO PRAZO Devedora DEPOSITOS JUDICIAIS/CRD. E VALR Devedora DEPOSITOS JUDICIAIS Depsitos Judiciais Depsitos Judiciais - FGTS Csll - Defesa Notificacao CRDITOS E VALORES REALIZAVEIS Parcelamento REFIS III Turiscar do Brasil Obrigaes Eletrobrs Emprstimo Helmuth Petroll Parcelamento Inss CHG Mutuo - ROTOTECH ATIVO PERMANENTE INVESTIMENTOS PERMANENTES CONTROLADAS E COLIGADAS Controladas E Coligadas IMOBILIZADO BENS EM OPERACAO Prdios e Construcoes Benfeitorias - Muro de conteno Instalacoes Maquinas E Equipamentos Moveis E Utensilios Computadores e Perifricos Veiculos Fornos e esteiras Matrizes/gabaritos Softwares Ferramentas Equip. Telecomunicacoes Formas e Matrizes IMOBILIZACOES EM ANDAMENTO Construcoes Em Andamento Adtos A Consorcios De Bens Banco Real - Leasing Mquinas em Andamento Banco Banrisul - Leasing (-) DEPRECIAO ACUMULADA Depr. Acum. de prdios e constr. Depr. Acumulada de benf./muro Depr. Acumulada de Instalaes Depr Acumulada Maquinas/Equiptos Depr Acumulada Moveis/Utensilios Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora

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132306 132307 132308 132309 132310 132311 132312 133000 133100 133101 133102 133200 133201 200000 210000 211000 211100 211101 211102 211103 211110 212000 212100 212101 213000 213200 213201 213202 213203 213204 213205 213206 213207 213208 213209 213210 213211 213212 213213 213214 214000 214100 214101 214103 214104 214105 214106 214107

Depr Depr Depr Depr Depr Depr Depr

Acumulada Acumulada Acumulada Acumulada Acumulada Acumulada Acumulada

Computadores e Pe Fornos e Esteiras De Veiculos De Ferramentas Equip Telecomunic Software Matrizes/Gabarito

Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora

Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Ativo Despesa Titulo Titulo Ativo Ativo Titulo Ativo Titulo Titulo Titulo Titulo Passivo Passivo Passivo Passivo Titulo Titulo Passivo Titulo Titulo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Titulo Titulo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo

DIFERIDO APROPRIAO DE GASTOS Pesquisa/Desenvolv Produtos ERP - Datasul

(-) AMORTIZAES ACUMULADAS Devedora Amortizacoes Pesq/Desenv Produto Devedora PASSIVO PASSIVO CIRCULANTE EXIGIBILIDADES A CURTO PRAZO INSTITUIES FINANCEIRAS Banco Real Banco Banrisul Bco Real cta Vinculada Banco do Brasil FORNECEDORES FORNECEDORES NACIONAIS Fornecedores - Dirio Auxiliar OBRIGACAO SOC/TRABALHISTA/PREV OBRIGACAO SOC/TRABALHISTA/PREV Salrios A Pagar Inss A Recolher Fgts A Recolher Provisao De Ferias Provisao De 13. Salrio Contribuicao Sindical A Pagar Penso alimentcia a pagar Rescises trabalhistas a pagar Pro-Labore a pagar Contrib. Soc. a recol. s/ Folha INSS s/proviso de frias INSS s/proviso de 13 salrio FGTS s/proviso de frias FGTS s/proviso de 13 salrio OBRIGACOES FISCAIS Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora

IMPOSTO/CONTRIBUICOES A RECOLHER Credora Irfj a recolher Credora Icms A Pagar Credora Pis A Pagar Credora Cofins A Pagar Credora IRRF A Recolher Credora CSLL a Recolher Credora

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214108 214109 214110 214111 214112 215000 215100 215101 215200 215201 215202 215203 215204 215205 215206 215207 215208 215209 215210 220000 221000 221100 221101 221102 221103 221104 221105 221106 221107 222000 222100 222101 222102 222103 222104 290000 291000 291100 291101 291102 292000 292100 292101 292102 293000 293100 293101 294000

ISSQN a recolher-terceiros Ipi A Pagar CSLL/PIS/COFINS a recolher Iss A Recolher Outros Imptos/Contrib A Recolher OUTRAS OBRIGACOES ADIANTAMENTO CLIENTES Adiantamento Clientes CREDORES DIVERSOS Seguros a pagar Aluguis a pagar Cheques a pagar Helmuth Ulrich Petroll Eugnio Petroll Irineu Lehnen - RPA RGE Rio Grande energia SA Mutuo - ROTOTECH Emprestimo - Cristian Petroll valores a regularizar-2007/2008 PASSIVO EXIGIVEL A LONGO PRAZO EMPRESTIMOS E FINANCIAMENTOS INSTITUIES E TERCEIROS ICO Polymers Rotomec Engineering Alexandre Oliveira prod.alim. Helmuth Ulrich Petroll Helur administradora de bens Christian Mallman Petroll Christian Mallman Petroll - BB OUTRAS OBRIGAES A LONGO PRAZO PARCELAMENTOS Parcelamento INSS 36014004/1 Parcelamento COFINS 120x Parcelamento INSS 35993731/4 Parcelamento PIS 120x PATRIMONIO LIQUIDO CAPITAL SOCIAL CAPITAL SOCIAL INTEGRALIZADO Capital Social Subscrito Capital Social A Integralizar RESERVAS DE CAPITAL RESERVA CAPITAL ORIGEM TERCEIROS Reserva De Incentivos Fiscais Doacoes/Subvencao P/Investimento

Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora

Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Titulo Titulo Passivo Titulo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Titulo Titulo Titulo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Passivo Titulo Titulo Passivo Passivo Passivo Passivo Titulo Titulo Titulo Passivo Passivo Titulo Titulo Passivo Passivo Titulo Titulo Passivo Titulo

RESERVAS DE REAVALIACAO Credora RESERVA REAVALIACAO BENS PROPRIO Credora Imoveis Credora RESERVAS DE LUCROS Credora

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294100 294101 295000 295100 295101 295102 295103 300000 310000 311000 311100 311101 311102 311103 311104 311200 311201 311202 311203 319000 319100 319101 319102 319103 319200 319201 319202 319203 319300 319301 319302 319400 319401 319402 319403 319404 319405 319406 319407 320000 321000 321100 321101 322000 322100 322101 322102

RESERVAS ESTATUTARIAS Reserva Legal LUCROS OU PREJUIZOS ACUMULADOS RESULTADOS ACUMULADOS Lucros/Prejuizo Acumulados Lucro/Prejuizo Exercicio Lucros Distribuidos RECEITAS RECEITAS DE VENDAS RECEITAS BRUTAS DE VENDAS RECEITA BRUTA DE VENDA NACIONAL Receitas De Vendas Produto Receitas De Vendas De Mercadoria Receitas De Vendas De Servicos Receitas De Vendas De Sucatas RECEITA Receita Receita Receita BRUTAS DE VENDA EXTERIOR Venda Produto Exportacao Venda Mercadoria Export Venda Servico Exterior VENDAS VENDAS Vendas Vendas Vendas NACIONAIS Produto Mercadoria Sucata

Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora

Titulo Passivo Titulo Titulo Passivo Passivo Passivo Titulo Titulo Titulo Titulo Vendas Vendas Vendas Vendas Titulo Vendas Vendas Vendas Titulo Titulo Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Receita Receita Receita Titulo Titulo Titulo Receita Titulo Titulo Receita Receita

DEDUCOES DAS DEDUCOES DAS Devolucoes De Devolucoes De Devolucoes De

DEDUCOES DAS VENDAS EXTERIOR Devolucoes Produto Exportacao Devolucoes Mercadoria Exportacao Devolucoes Sucata No Exterior

ABATIMENTOS E DESCONTOS S/VENDAS Devedora Abatimentos Devedora Descontos Incondicionais Devedora IMPOSTOS INCIDENTES S/VENDAS Ipi S/Vendas Icms S/Vendas Pis S/Vendas Cofins S/Vendas Iss S/Vendas PIS - retido COFINS - retido OUTRAS RECEITAS RECEITAS FINANCEIRAS RENDIMENTO S/OPERACAO FINANCEIRA Rendimento Aplicacao Financeira OUTRAS RECEITAS FINANCEIRAS RECEITA COM FORNECEDOR/CLIENTES Juros Descontos Obtidos Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora

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322103 322104 322105 322106 340000 341000 341100 341101 341102 400000 410000 411000 411100 411101 420000 421000 421100 421101 421102 421103 428000 428100 428101 428102 428103 429000 429100 429101 429102 429103

Variacao Cambial Ativa Receitas Diversas Multa Valores a regularizar -2007/2008 RESULTADO NAO OPERACIONAL RESULTADO NAO OPERACIONAL RECEITA NAO OPERACIONAIS Ganhos Na Venda De Imobilizado Ganhos Na Venda De Investimentos CUSTOS CUSTOS DOS PRODUTOS VENDIDOS CUSTOS DOS PRODUTOS VENDIDOS CUSTOS DOS PRODUTOS VENDIDOS Custos Dos Produtos Vendidos ABSORCAO ABSORCAO DE CUSTOS ABSORCAO DE CUSTOS Mao De Obra Direta Mo de Obra Indireta Gastos Gerais ABSORCAO CUSTOS PRODUTIVOS TRANSFERENCIA P/CONTAS DE CUSTOS Transferncia p/contas de MOD Transferncia p/contas de MOI Transferncia p/contas de GGF ABSORCAO CUSTOS PARA ESTOQUE TRANSFERENCIA DE CUSTO P/ESTOQUE Transferencia de MOD p/ estoque Transferencia de MOI p/ estoque Transferencia de GGF p/ estoque

Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Credora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora

Receita Receita Receita Receita Titulo Titulo Titulo Receita Receita Titulo Titulo Titulo Titulo Despesa Titulo Titulo Titulo Despesa Despesa Despesa Titulo Titulo Despesa Despesa Despesa Titulo Titulo Despesa Despesa Despesa

600000 610000 611000 611100 611101 611102 611103 611104 611105 611106 611107 611108 611109 611110 611111 611112 611113 611114 611115 611116 611200

DESPESAS DESPESAS OPERACIONAIS DESPESAS SALARIOS/ENCARGOS SALARIOS E ORDENADOS Salarios E Ordenados Horas Extras Ferias Aviso Previo Indenizado 13 Salario Adicional Noturno Comissoes Insalubridade Abono Pecuniario Indenizacoes Trabalhistas Arredondamento Salario Participacao No Lucro Gratificacoes Mao De Obra Temporaria Rescisoes Estagiarios ENCARGOS S/SALARIOS E ORDENADOS

Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora

Titulo Titulo Titulo Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo

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611201 611202 611203 611204 611205 611300 611301 611302 611303 611304 611305 611306 611307 611308 611309 611310 611311 612000 612100 612101 612102 612103 612104 612105 612106 612107 612108 612109 612110 612111 612112 612113 612114 612115 612200 612201 612202 612203 612204 612205 612206 612207 613100 613101 613102 613103 613104 613105 613106 613200 613201 613202

Inss Inss Fgts FGTS IRRF

Folha De Pagamento S/Mao De Obra Temporaria - Rescisorio S/RPA

Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora

Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa

BENEFICIOS DIVERSOS Material De Seguranca Refeicao Transportes E Vale Transporte SESI e Ambulatorio Seguro De Vida Em Grupo Assistencia E Convenio Medico Uniformes E Roupas Profissionais Cursos E Treinamentos Cesta Basica E Alimentacao Beneficios Diversos Participao de Resultados - PPR DESPESAS SERVICOS DIVERSOS PRESTACAO DE SERVICOS Auditoria E Consultoria Sci / Serasa Despesas Cartorio Assistencia Tecnica Servicos De Seguranca Servicos De Informatica Honorarios Advocaticios Servicos Graficos Comissoes Representantes Custos com beneficiamento Outras Prestacoes de Servicos Servicos de Limpeza Servios de calibrao/mediio Honorarios Contabeis Honorrios PF - RPA DESPESAS DE COMUNICACAO Correspondencia E Malote Link De Internet Despesas Com Telefone Despesas Diversas Correio Fretes De Remessas Malote Sedex DESPESAS MENSAIS FIXAS Energia Eletrica Agua Alugueis Condominio Telefone Aluguel de Maquinas/Equipamentos DESPESAS COM CONSUMO Material De Expediente Material de Limpeza/Conservacao

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613203 613204 613205 613206 613207 613208 613209 613210 613211 613212 613213 613214 613215 613216 613300 613301 613302 613303 613304 614000 614100 614101 614102 614103 614104 614105 614106 614107 614108 614109 614200 614201 614202 614203 614204 615000 615100 615101 615102 615103 615104 615105 615106 615107 615108 616000 616100 616101 616102 616103

Refeicoes E Lanches Material De Uso E Consumo Material Auxiliar Fotocopias / Xerox Material De Copa E Cozinha Combustiveis E Lubrificantes Pecas E Ferramentas Material de Segurana Conducao Taxi / Onibus Estacionamento / Pedagio Embalagem Material De Informatica Amostra Gratis Material de Medicao/Calibragem DESPESAS COM BENS Depreciacao/Amortizacao Imobilizado De Pequeno Valor Anuidades Arrendamento Mercantil - Leasing DESPESAS VIAGEM E DESLOCAMENTOS DESPESAS COM VIAGEM Passagem Aerea-Despesa de Viagem Passagem Diversas-Despesa Viagem Gasolina - Despesas Com Viagem Estacionam/Pedagios-Desp Viagem Estadia/Hospedagem - Desp Viagem Taxi/Locomocao - Desp Com Viagem Lanche/Refeicao -Desp Com Viagem Telefone - Despesas Com Viagem Diversos - Despesas Com Viagem DESLOCAMENTOS Combustiveis E Lubrificantes Fretes E Carretos Transporte Municipal Despesa Com Estacionamento DESPESAS COM MANUTENCAO DESPESAS COM MANUTENCAO Manutencao Maquinas/Equipamentos Manutencao Predios/Instalacoes Manutencao De Veiculos Manutencao Moveis E Utens Manutencao Sistema/Softwa Manut.Eqptos Inform/Hardw Manutencao Diversas Manuteno de Matrizes DESPESAS DIVERSAS DESPESAS SOCIAIS Evento Social Interno-Recreacoes Conducao Aux. Funeral

Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora

Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Titulo Despesa Despesa Despesa

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616200 616201 616202 616203 616300 616301 616302 616303 616400 616401 616402 616403 616500 616501 616502 616600 616601 616602 616603 616604 616605 616606 616607 616608 616609 616610 616700 616701 616702 616703 616704 616705 616706 616707 616708 616800 616801 619100 619101 619102 619103 619104 619105 619106 619107 620000 621000 621100 621101

CONTRIBUICOES P/CLASSES Associacao De Classe Contr. Assistencial Contribuicao Sindical Empregador DESPESAS ASSINATURA/MENSALIDADE Seguros Assintura De Jornais E Revistas Anuidades e Mensalidades DESPESAS COM GESTAO Erp - Sistema Integrado Qualidade Total Certificacao Iso PRO-LABORE Pro-Labore Inss - Diretores PROPAGANDA/PUBLICIDADE/BRINDES Out-Door Televisao Radio Jornais / Revistas Outras Midias / Publicacoes Assessoria De Imprensa Catalogo/Mala-Diret/Cartao Expositores/Display/Pdv/Outros Patrocinio Servicos Grafica Rapida DESPESAS GERAIS Taxi/Locomocao Refeicoes E Lanches Copias E Encadernacoes Processos Judiciais Provisao p/Devedores Duvidosos Baixa de Titulos Incobraveis Crachas Despesas Diversas DESPESAS IMPORTACAO Despesas com Importacao DESPESAS DE AJUSTES DE ESTOQUE Ajuste Medio Ajuste Inventario Refugo Compra /industrializ.Maro/2008 (-) Crdito de impostos s/compra Estoque inicial acum-Mar/2008 (-) Estoque final acum.Mar/2008 DESPESAS INDEDUTIVEIS DESPESAS INDEDUTIVEIS DIVERSAS CONCESSOES Brindes

Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Credora Devedora Credora Devedora Devedora Devedora Devedora

Titulo Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Receita Despesa Receita Titulo Titulo Titulo Despesa

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621102 621103 621200 621201 621202 621203 621204 630000 631000 631100 631101 631102 631103 631104 631105 631106 631107 631108 631200 631201 631202 631203 631300 631301 631302 631303 631304 640000 641000 641100 641101 641102 641103 641200 641201 641202 641203 641204 641205 641206 641207 690000 691000 691100 691101 691102 900000 911000 911001

Doacoes Outras Concessoes INFRACOES Multas Fiscais Indedutiveis Multas De Transito Auto De Infracao Outras Infracoes TRIBUTOS IMPOSTOS E TRIBUTOS TRIBUTOS FEDERAIS Ipi Pis - Outras Cofins - Outras Taxas E Contribuicoes Cpmf Iof/Ioc Imposto Sobre Importacao Siscomex TRIBUTOS ESTADUAIS Taxas E Contribuicoes Icms Ipva TRIBUTOS MUNICIPAIS Iptu Alvara Taxas E Contribuicoes ISS DESPESAS FINANCEIRAS DESPESAS FINANCEIRAS DESPESAS FINANCEIRAS Correcoes Monetarias Variacao Cambial Passiva Variacao Monetaria Passiva ENCARGOS FINANCEIROS Juros Diversos Descontos Concedidos Despesas Bancarias Despesas De Cobranca Multa Juros s/ titulos descontados Juros s/ Emprestimos IR E CONTRIB.SOCIAL IR E CONTRIB.SOCIAL IR E CONTRIB.SOCIAL Contrib. Social Lucro Liquido Imposto De Renda TRANSITORIAS PATRIMONIAL Alteracao de Bens

Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora Devedora

Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Titulo Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Titulo Titulo Despesa Despesa Despesa Titulo Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Titulo Titulo Titulo Despesa Despesa Titulo Titulo Despesa

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Desmembramento de Bens Uniao de Bens Implantacao de Bens Integracao PT/RECTO Correcao Monetaria CAIXA E BANCOS Modulo Caixa e Bancos Encontro de Contas ACR/APB FATURAMENTO Clientes Impostos Descontos RECEBIMENTO / ESTOQUES Devolucao de Clientes Fornecedores Substituicao de Titulos Transferencia de Estoques Trans. Aplicacao de Produtos Devolucao de Fornecedores Mao de Obra Aplicacao Debito Direto Implantacao Saldo Estoque FORNECEDORES IMPORTACAO Recebimento Fisico PAGADORIA Pagadoria - Debito Pagadoria - Credito CONTAS DE RATEIO Refeicao - Sal e Mel Ulbra/Saude Energia Eletrica Agua Transporte - Vale Transporte Locacao da Empilhadeira Servicos de Informatica Material de Limpeza SESI e Ambulatorio Uniforme - Producao Unimed - CHG Uniforme - Administrativo Refeicao - Bom Dia Ltda Cesta Basica Telefone Servicos de Seguranca Internet Consumo de papel A4 Seguros Despesas de Correio

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CENTRO UNIVERSITRIO FEEVALE PS-GRADUAO ESPECIALIZAO EM AUDITORIA E PERCIA CONTBIL

MARCELO JOSE ROCHA DE MORAES

PROPOSTA DE IMPLANTAO DE CONTROLES INTERNOS NA EMPRESA ROTOTECH ROTOMOLDAGEM TCNICA LTDA.

Novo Hamburgo, 2008