You are on page 1of 15

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA COLEGIO UNIVERSITARIO DE CARACAS PROGRAMA NACIONAL

DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN TRAYECTO II, TRIMESTRE 2 UNIDAD CURRICULAR: ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS PROFESOR: DAVID ANTONIO CASTAÑOS MONJE P & C 2013 TEMA III MANUALES ADMINISTRATIVOS

Definición: Un Manual es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información e instrucciones diversas, tales como: historia de la Organización, políticas, normas, procedimientos, entre otros que se consideran importantes o necesarios para una mejor ejecución de trabajo o actividades de la Organización. Los manuales se presentan por lo general en carpetas de gancho a presión de tapa dura lo que facilita sustituir o introducir información que pierde vigencia o nueva, según sea el caso. El contenido de información de los manuales viene separado por capítulos, partes, secciones o unidades, con separadores de pestaña, lo que facilita al usuario buscar rápidamente la información que requiera, además, de un índice general que viene al principio del manual, cada capitulo o sección, tiene su índice y glosario de términos, lo que permite una mejor función habilidad para el usuario. Clasificación de los Manuales: a) Por su contenido: . De Historia de la Organización.

1

en el sector privado el manual del grupo Polar. . Macro-administrativos: Son manuales que contienen información completa de grandes organizaciones: Por ejemplo: en el sector publico el manual del Gobierno Nacional. . b) Por su función especifica o área de actividad puede ser: . El Manual de Procedimientos presenta sistemas y técnicas específicas que señalan los procedimientos que se deben seguir para lograr un trabajo eficiente y estandarizado. descripción de puestos. Generales. Producción. Por Ejemplo: los manuales de operación financiera. funciones de las unidades orgánicas. . atribuciones. contiene información detallada referente a: Directorio. 2 . . Finanzas. legislación. Contenido Múltiple. Políticas. . De Personal. c) Por su área de aplicación pueden ser: . Procedimientos. De Ventas . estructuras.. Antecedentes. . entre otras. . Normas. en los que se establecen instrucciones especificas sobre el manejo de los recursos y el registro de una dependencia. De Servicios al Público Por ejemplo: El manual de Organización.

para deslindar responsabilidades. Presentar una visión conjunta de la entidad. . Coadyuvar a normalizar los controles de los tramites de procedimientos y unificar las actividades. en el sector privado. 3 . . entre otros. Los Manuales Administrativos permiten alcanzar los siguientes objetivos: . Gerente General. evitando la repetición de instrucciones y directrices. Por ejemplo: el Manual de Ministerio de educación. para el sector privado se refiere a las decisiones tomadas por una Junta de Directores. Facilitar el reclutamiento y la selección de personal. Gerentes de Departamentos. . . el Manual del Banco Provincial. evitar duplicidades y detectar omisiones. facilitando el adiestramiento y orientación del personal. ministeriales o departamentales y el cómo se deben aplicar en la practica. . Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. sirven para explicar las normas más generales con un lenguaje que puedan comprender los empleados de todos los niveles. Proporcionar información básica para la planificación e implantación de medidas de modernización administrativa. Objetivos de los Manuales: El objetivo fundamental de los manuales administrativos es el de explicar en términos accesibles el porqué de las decisiones gubernamentales. 1) Los manuales administrativos. Cultura y Deportes. Micro-administrativos: son los que contienen información de una sola entidad.. Precisar las funciones encomendadas a cada Unidad administrativa. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo.

Pueden existir manuales generales de organización que se refieren a la totalidad de la empresa y manuales de organización específicos o departamentales que se refieren a una unidad orgánica en particular o a una función especifica. facilitando su incorporación al trabajo de las distintas Unidades. 2) Políticas Generales de la Organización. los grados de autoridad y responsabilidad. . los canales de comunicación y coordinación. antecedentes. legislación. Contenido de los Manuales: para Louis A. Explica la Jerarquía. atribuciones. así como los organigramas que describen en forma grafica la estructura orgánica. funciones de las unidades administrativas que integran la organización y la descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular. Servir como un instrumento útil para la orientación e información al público. Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. las funciones y actividades. 3) Principios de Organización que han servido como base al tipo de organización adoptada. Allen (2007).. Este tipo de manual contiene información detallada referente al directorio. los manuales deben contener la siguiente información: 1) Declaración de los Objetivos de la Organización. . estructura. 4 . los grados de autoridad y responsabilidad. Servir de medio de integración y orientación al nuevo personal que ingresa. 2) El Manual de Organización es aquel que expone con detalle la estructura de la Organización y señala los puestos y las relaciones existentes entre ellos. los niveles jerárquicos. 4) Glosario de términos usados en el manual u organización.

describe los principales aspectos que deben contener los manuales de organización. Hendrick (2005). Por productos. 11) Sistema de numeración. 6) Procedimientos de la organización para preparar y aprobar cartas de Organización y descripción de puestos y modificaciones a la organización. tales como: 5 . clasificación e identificación del contenido de manual e índice. 9) Descripción de puestos. 6) Políticas de Organización relacionadas con aspectos fundamentales de la dirección. 7) Responsabilidades comunes aplicables a los altos niveles y funciones comunes de los departamentos.5) Nombre de las Unidades Administrativas y de los puestos. de la siguiente manera: 1) Prologo e Introducción 2) Carta de organización de la Alta Dirección. entre otros) Amplitud del grado de centralización o descentralización) La relación entre el personal Asesor y de Línea 4) Gráficos divisionales o departamentales. James G. 5) Descripción de trabajos resumidos para cada miembro de la Dirección. 10) Descripción de actividades de los comités. 8) Cartas de Organización. en la cual el Ejecutivo en Jefe. explica temas tales como: Modelo de la Organización (Geográfica. 3) Interpretación de la estructura básica de la organización.

. C) Control. Este se elabora al finalizar el trabajo. a quien va dirigido el manual. como se va a usar y cuando sé harán las revisiones y actualizaciones. Nivel jerárquico que comprende. Los temas que tratan el documento y los propósitos básicos que se pretenden alcanzar. Aquí se deben especificar los siguientes datos: . 7) Índice (lista alfabética del personal directivo con referencias cruzadas a los números de la grafica de la organización. Unidades responsables de su elaboración. . d) Desarrollo del pensamiento directivo. . Esto se puede elaborar al principio o final del trabajo. b) Índice o contenido: aquí se incluye la relación de capítulos que conforman el manual. 6 . .a) Planificación. Según Gustavo Quiroga Leos (1997). b) Comunicación. en su caso. Numero de revisión. En algunos casos se incluye un mensaje del Director General o director de la empresa a los usuarios del manual. Lugar y fecha de elaboración. Nombre Oficial del organismo o la unidad a que se refiere. Cantidad de ejemplares Impresos. c) Prologo e Introducción: Contiene una explicación al lector o consultor de la metodología adoptada en el desarrollo del trabajo y las dificultades afrontadas por los analistas. los manuales deben contener: a) Identificación: (nombre del manual y la empresa). . . Titulo y extensión del manual si es general o especifico.

. Especialización. Leyes. Licenciatura. y los cargos que ocupan dentro de la estructura de organización. 7 . Reglamentos. El Directorio. f) Legislación o Base Legal: se hace una relación de los principales ordenamientos o disposiciones jurídicas. evolución de la Organización. Códigos. Dirección y teléfono oficial: dirección de la oficina. Constitución. . . entre otros. debe contener la siguiente información: Nombre: Nombres y apellidos completos de funcionario. Datos de currículo: Estudios académicos realizados: Técnico. . Convenios. actividades profesionales. teléfono oficial y extensión. Decretos. entre otros. . Acuerdos y circulares. Tratados.d) Directorio: Consiste en una relación de los puestos ejecutivos principales en el área descrita en el manual. incluyendo creación. Maestría. . cuando fue creada. Phd. cargos desempeñados dentro y fuera de la dependencia. Investigaciones. Puesto Oficial: Nombre completo de cargo oficial que desempeña en la organización. . e) Antecedentes Históricos: se hace una breve descripción del origen de la Organización. de las que se derivan las atribuciones de las unidades orgánicas o de la dependencia en general: Esto debe presentarse de la siguiente manera: . Doctorado.

y canales formales de comunicación. Es recomendable: . k) Descripción de Puestos: se utiliza cuando los componentes de la estructura en la unidad orgánica corresponden a puestos específicos. i) Organigrama: Es la representación grafica de la estructura orgánica. esta descripción corresponde a las actividades que integran cada uno de los puestos. tanto en lo referente al titulo de la unidad como su nivel jerárquico de adscripción. Que la descripción de funciones siga el orden establecido en la estructura orgánica.g) Atribuciones: aquí de transcribe en forma completa y textual las facultades otorgadas a la entidad o unidad orgánica de la cual se trate. y el mismo debe reflejar. . en forma esquemática la posición de las unidades orgánicas que la componen otras. asesoramiento. Niveles Jerárquicos. Cuando el manual se refiere a una unidad orgánica en particular. coordinación. Que la descripción de las funciones se inicie con un verbo en tiempo infinitivo. Que los títulos de los órganos sean los mismos que se señalan en el apartado de la estructura orgánica. entre 8 . La estructura orgánica debe corresponder a su representación grafica en el Organigrama. j) Funciones: corresponde a la descripción de las actividades inherentes a cada uno de los cargos o unidades orgánicas contenidos en la estructura que le permite cumplir con sus atribuciones legales. y sus respectivas relaciones de autoridad. h) Estructura Orgánica: es una descripción ordenada de los principales cargos o unidades orgánicas de la dependencia en función de sus relaciones jerárquicas. como en el caso de los manuales departamentales. .

Por ejemplo: un puesto de analista de Organización y Métodos y 20 personas trabajando en ese mismo puesto.“El puesto es la Unidad Básica de trabajo en una estructura de organización”. entre otros. a la comisión interna de administración o a cualquier unidad que le competa según sea el caso: Este proyecto debe contener la siguiente información: . El puesto esta integrado por un conjunto de actividades y de requerimientos necesarios para llevarlo a cabo. requisitos. se recomienda colocarlo al final de cada capitulo para facilitar su uso. es decir. Departamentos u oficinas. con ejemplos de la información que debe contener cada apartado del manual. Fases del proceso de elaboración del Manual: A) Presentación de Proyecto: la unidad de O y M debe presentar el proyecto a la Gerencia General. Especificación del puesto: escolaridad y conocimiento. periódicas o eventuales) . . El contenido básico de una descripción de puesto puede estar conformado por: . experiencia. condiciones de trabajo. 9 . . Identificación del puesto (indicando el nombre del mismo y su ubicación en la estructura orgánica). Un puesto puede tener una o varias plazas. Una Proposición sobre el contenido del manual. responsabilidad. Grado de detalle del manual que se va a elaborar. Descripción de la actividad básica o general. k) Glosario: términos básicos o abreviaturas utilizadas en el manual. Descripción de actividades especificas (permanentes. los niveles jerárquicos que abarca: Dirección. .

. acuerdos. reglamentos. documentos relacionados con el tema. circulares. observación directa. . formularios. b. B) Recolección de Información sobre el contenido del Manual: se debe comunicar a las unidades orgánicas la manera en que se procederá a obtener la información necesaria para la elaboración del manual y las técnicas de investigación a ser aplicadas (entrevistas. Fuentes Documentales: Leyes. Un calendario de tiempo para la recolección de información. la forma en que deberán participar los miembros de la dependencia. diagramas de flujo. Se debe informar sobre el avance en la recopilación de información a los organismos de asesoría o de dirección. Personas: personal involucrado en las unidades orgánicas para las que se elabora el manual: La información sobre la organización y funciones se obtiene de los servicios públicos principales y la información sobre las funciones y actividades. y las técnicas de análisis administrativo que se denominan técnicas de investigación administrativa. Fuentes de Información: a. entre otros. manuales administrativos existentes. entre otros). cuestionarios. así como. Presupuesto aproximado. organigramas. Para cada uno de los apartados se combinan las técnicas de investigación para recopilar información documental y de campo. tiene la función de asesorar a los responsables de las unidades orgánicas para aclarar dudas y resolver problemas. decretos. 10 . del personal encargado de realizarlas. que puedan surgir en el proceso de recopilación de información y en el proceso mismo de elaboración del manual. La Unidad de O y M.

La diferencia vertical de las tareas establece la jerarquía y el número de niveles en la organización. Técnicas Administrativas que se aplican en la elaboración de Manuales de Organización: 1) Análisis y diseño de la estructura de Organización: la estructura formal de la organización. La diferenciación Horizontal origina la departamentalización.c. con el objeto de mantener un sentido de continuidad y unificación. C) Análisis de la información: se debe depurar y clasificar la información de acuerdo con los apartados del manual: En esta fase se utilizan las técnicas administrativas tales como elaboración de organigramas. es decir. tienden a especializarse. Se deben presentar los organigramas ya elaborados. Realidad administrativa: La presencia en el lugar donde se realizan las funciones y actividades. descripción de funciones y de puestos. la observación directa de las oficinas y en general de las actividades de toda la unidad orgánica. es el resultado de normas y prescripciones sobre la manera en que sé interrelacionan las unidades orgánicas y la forma en que se ejecutan las actividades. La especialización es la consecuencia de la división del trabajo. Se debe unificar la terminología en la redacción del manual. pues las personas localizadas en una unidad orgánica y la misma unidad. 11 . la división adecuada de las actividades de la Organización en departamentos con el propósito de cumplir con los objetivos de la organización. es decir. debido al hecho de que ambas realizan la misma tarea. De esta diferenciación resultan los niveles jerárquicos de una determinada organización. 2) División del trabajo: es un proceso que se sigue para ubicar eficientemente las funciones o actividades entre las personas y las unidades orgánicas de la empresa.

Debido a que las organizaciones cada vez son más complejas y especializadas. se utiliza por 12 . se utiliza el cuadrilla o grupos de trabajo. Esta se basa en el hecho de que en el órgano de ejecución (autoridad criterio de departamentalización por productos. La diferenciación de las actividades de la organización que supone la departamentalización es complementaria con la integración de las actividades de la organización mediante la coordinación. 4) Tipos de Organización: Organización Lineal: es aquella en donde existe una Jerarquía de autoridad en la que los superiores reciben obediencia de sus subordinados. Organización Funcional: es el tipo de estructura de organización que aplica a cada tarea el principio de especialización de las funciones. El origen de este tipo de organización es la supervisión funcional propuesta por Taylor.Por lo general. Es el origen del staff o de la asesoría. se hace necesario contar con especialistas que puedan actuar con mayor rapidez y flexibilidad. para los niveles jerárquicos más altos se utiliza el criterio de departamentalización por funciones: En los niveles de mando intermedios comúnmente. por cliente o por territorios geográficos. y en los niveles inferiores. La denominación lineal obedece a que entre el superior y el subordinado existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad. 3) Delegación de Tareas: la delegación de autoridad o de tarea es un acto bilateral mediante el cual un superior jerárquico confiere deberes y exige responsabilidades a un subordinado y le concede la autoridad que necesita para desempeñar tales funciones. Organización de línea-staff: es el resultado de la combinación de las dos anteriores.

clasificación y elaboración de Organigramas: los Organigramas son la representación grafica de las estructuras organizativas de las empresas. los mismos varían en formas de acuerdo con las necesidades. Ejemplo: planificar. por ejemplo: asesorar. presupuestar. sin que contenga necesariamente la secuencia. 6) Descripción de funciones: es una relación de lo que hace una persona o unidad orgánica. ni el método conforme a los cuales deban ejecutarse de acuerdo con: a) Su naturaleza: a.2) Funciones específicas o de rama: Es el grupo de actividades cuyo ejercicio esta reservado. de consulta. Organización matricial (para administración por proyectos ): es una estructura multidimensional que procura maximizar las virtudes y minimizar los defectos de la estructura funcional y de proyecto. entre otras. independientemente de su especialidad o actividad. a veces con cierto tipo de autoridad. requerimientos y estilos en cuanto a su presentación. Lo principales beneficios de la organización matricial son el equilibrio de los objetivos. en el ejercicio normal de sus funciones especificas. 13 . de auxilio. a. investigar. 5) Definición. supervisar.de línea) y los órganos de apoyo y asesoría (autoridad funcional) existen también relaciones de consejo. la coordinación de los departamentos funcionales y la apreciación de los objetivos del proyecto por conducto de la oficina del coordinador del proyecto. a funcionarios de la rama correspondiente y que supone un área de especialización. entre otros.1) Funciones Generales o Fundamentales: Son las que realizan todos los administradores. coordinar.

sobre la cual el director tiene autoridad. que se asignan generalmente a un órgano de mando intermedio. c) Nivel de órgano responsable o grado de especialización: c. y las cuales. forma un área de trabajo o esfera de acción. en otros órganos de servicio para el cumplimiento de sus funciones. en aquellas actividades o campos que requieran conocimiento y experiencia técnica especializada. organización de inventarios. Son funciones primarias la administración de recursos financieros. 7) Análisis y descripción de puestos: la estructura del análisis de puestos comprende dos fases principales: una referente a la descripción del puesto en el 14 . Son funciones específicas o de rama.2) Función de asesoría y apoyo: es un grupo de actividades que tienen por objeto aconsejar e informar a los órganos que realizan alguna función. de personal. como un departamento u oficina y se conocen con el nombre de funciones secundarias o subfunciones. Pueden ser de carácter técnico o practico. entre otros. forman el ámbito sobre el cual el jefe de esa unidad orgánica tiene autoridad.1) Funciones Primarias: constituyen el conjunto de actividades afines cuyo cumplimiento es responsabilidad de un alto nivel ejecutivo. como el director.1) Funciones de Línea: denominada también funciones básicas. c.b) Objeto o Fin: b. Un ejemplo seria el reclutamiento y selección de personal. b. directamente relacionadas con el objeto de la dependencia. b. adquisiciones. Estas actividades.2) Funciones Secundarias o Subfunciones: una función primaria puede subdividirse en varios grupos de actividades más homogéneas y especializadas.3) Funciones complementarias o de apoyo: es un grupo de actividades auxiliares o de servicio requeridas por los órganos básicos y asesores. entre otros.

15 . (2010). esfuerzos. aptitudes. responsabilidad y condiciones de trabajo que se deben reunir para desempeñar las tareas del puesto. en la que se describen habilidades. Sexta Edición. Gustavo. y la otra referente a la especificación del puesto.que se señala la actividad genérica del mismo y las actividades especificas permanentes. conocimientos. México: Editorial Trillas. periódicas y esporádicas o eventuales. BIBLIOGRAFÍA Quiroga. Organización y Métodos en la Administración Pública.