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PROCESO INSPECCIN, VIGILANCIA Y CONTROL

Cdigo: IVC-PD-05 Versin: 1.0 Fecha: Marzo 20 de 2013 Pgina: Pgina 1 de 7

PROCEDIMIENTO AUTORIZACIN PARA LABORAR HORAS EXTRAS


1. Objetivo

Establecer las directrices para autorizar o negar una solicitud presentada por un empleador para laborar tiempo suplementario u horas extras. 2. Alcance Inicia con la recepcin de la solicitud suscrita por parte del empleador para la autorizacin de horas extras, hasta la ejecutoria del acto administrativo que autoriza o niega el trabajo suplementario u horas extras. 3. Definiciones ARL: Administradora de Riesgos Laborales DT: Direccin Territorial Horas extras o trabajo suplementario: Es aquel que excede la jornada mxima legal o jornada convenida. Jornada ordinaria de trabajo: La que convengan las partes o la mxima legal. Jornada mxima legal: Son ocho (8) horas diarias y cuarenta y ocho (48) horas a la semana. 4. Generalidades del Procedimiento En Materia Laboral: Las excepciones a la jornada mxima legal del trabajo son: los cargos de direccin, confianza o de manejo, los del servicio domstico, los que ejerciten actividades discontinuas o intermitentes y los de simple vigilancia cuando residen en el lugar o sitio de trabajo. El artculo 162 numeral 2 del CST modificado por el Decreto 13 de 1967, establece: Las actividades no contempladas en el presente artculo slo pueden exceder los limites sealados en el artculo anterior, mediante autorizacin expresa del Ministerio del Trabajo y de conformidad con los convenios internacionales del trabajo ratificados. En las autorizaciones que se concedan se determinar el nmero mximo de horas extraordinarias que pueden ser trabajadas, las que no podrn pasar de doce (12) semanales, y se exigir al (empleador) llevar diariamente un registro de trabajo suplementario de cada trabajador, en el que se especifique: nombre de ste, edad, sexo, actividad desarrollada, nmero de horas laboradas, indicando si son diurnas o nocturnas, y la liquidacin de la sobre remuneracin correspondiente ().

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El artculo 22 de la Ley 50 de 1990 adicion al Captulo II del Ttulo VI Parte Primera del Cdigo Sustantivo del Trabajo, el siguiente artculo sin nmero identificativo: Lmite del trabajo suplementario. En ningn caso las horas extras de trabajo, diurnas o nocturnas, podrn exceder de dos (2) horas diarias y doce (12) semanales. Cuando la jornada de trabajo se ample por acuerdo entre empleadores y trabajadores a diez (10) horas diarias, no se podr en el mismo da laborar horas extras. En Materia de Riesgos Laborales: El Decreto 2566 de 2009, por el cual se adopta la tabla de enfermedades profesionales, seala en el numeral 42 del artculo 1 que las patologas causadas por estrs en el trabajo comprenden "Trabajos con sobrecarga cuantitativa, demasiado trabajo en relacin con el tiempo para ejecutarlo, trabajo repetitivo combinado con sobrecarga de trabajo. Trabajos con tcnicas de produccin en masa, repetitiva o montona o combinada con ritmo o control impuesto por la mquina. Trabajos por turnos, nocturno y trabajos con estresantes fsicos con efectos psicosociales, que produzcan estados de ansiedad y depresin, infarto del miocardio y otras urgencias cardiovasculares, hipertensin arterial, enfermedad cido pptica severa o colon irritable" La Resolucin 2646 de 2008 por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificacin, evaluacin, prevencin, intervencin y monitoreo permanente de la exposicin a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinacin del origen de las patologas causadas por el estrs ocupacional, establece en su artculo 6 que los empleadores deben identificar, como mnimo, un conjunto de aspectos enmarcados en las categoras de factores existentes en la empresa, los cuales hacen parte de la evaluacin de los factores psicosociales intralaborales. El literal h) del artculo 6 de la sealada Resolucin identifica a la Jornada de Trabajo incluyendo el trabajo nocturno, en turnos, as como las horas extras como un aspecto a ser evaluado dentro del factor psicosocial. El Decreto 2090 de 2003 establece en su artculo 2 las actividades de alto riesgo para la salud del trabajador las cuales implican la disminucin de la expectativa de vida saludable del mismo. Por dicho motivo no es posible que se autorice Trabajo Suplementario para estos casos. La Resolucin 1792 de 1990 por medio de la cual se adoptan los valores lmites permisibles para la exposicin ocupacional al ruido, establece que los valores ah expuestos son aplicados a ruido continuo e intermitente sin exceder la jornada mxima laborable vigente de ocho (8) horas diarias. La Resolucin 2400 de 1979, establece que la exposicin a cualquier factor de riesgo (fsico, qumico, biolgico, ergonmico, psicosocial), por encima de los lmites permisibles, genera dao en la salud de los trabajadores.

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Las Resoluciones 2844 de 2007 y 01013 de 2008, Adopta de obligatoria referencia las Guas de Atencin Integral en Salud Ocupacional, basadas en la evidencia: dolor lumbar inespecfico, desrdenes msculoesquelticos por movimiento repetitivo, hombro doloroso, neumoconiosis e hipoacusia neurosensorial, asma ocupacional, exposicin a benceno, plaguicidas, inhibidores de colinesterasa, dermatitis de contacto y cncer ocupacional, en la que se definen los lmites permisibles de exposicin para estas patologas. En cuanto a la Autorizacin: La vigencia de la autorizacin para trabajar tiempo suplementario, depender de las necesidades de la empresa, las cuales debern estar debidamente motivadas en la solicitud realizada, tiempo que en todo caso no podr superar un (1) ao. De igual forma se deber analizar el impacto de la autorizacin de horas extras en la seguridad y salud en el trabajo de los trabajadores. Jurisdiccin a la cual se debe hacer la solicitud: La empresa deber presentar la solicitud en la Direccin Territorial de su domicilio principal, indistintamente de que la autorizacin requerida sea para uno o varios centros de trabajo ubicados en zonas geogrficas diferentes al domicilio principal, para este ltimo, la Direccin Territorial que autorice o niegue, deber informar a la Direccin Territorial de la jurisdiccin respectiva. En caso de existir organizacin sindical en la empresa solicitante, se dar traslado para que emitan concepto sobre los motivos expuestos por el empleador. De igual forma, se le deber comunicar a la organizacin sindical de ah en adelante todas las actuaciones administrativas. En caso de que terceros se constituyan como parte, igual procedimiento se seguir. No se podr expedir esta autorizacin a Consorcios o Uniones Temporales, ya que estos no son sujetos de derechos y obligaciones, en caso de requerirse, se deber verificar las condiciones en cada una de las sociedades que conforman la respectiva forma contractual, ya que son estas quienes tienen a su cargo las obligaciones laborales de los trabajadores y se autorizaran cada una por separado. El trmite de autorizacin de horas extras se debe realizar en un trmino de diez (10) das hbiles, sin perjuicio del trmino legal que se tiene para resolver los recursos. 5. Descripcin de las Actividades Nro. Actividad Recepcionar, verificar y radicar la solicitud de autorizacin de horas extras suscrita por el Representante Legal o Apoderado, dirigida a la Direccin Territorial del domicilio principal de la empresa, que deber contener los siguientes anexos: Responsable Auxiliar Administrativo y/o Tcnico Administrativo Registro / Documento Registro sistematizado de informacin Solicitud radicada

1.

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1. Relacin de actividades (cargos) para los cuales se solicita la autorizacin. 2. Certificacin expedida por parte de la ARL. 3. Manifestacin expresa sobre la existencia o no de organizacin sindical en la empresa. 4. Manifestacin expresa sobre la existencia o no de Pactos o Convenciones Colectivas en caso de contar con alguno, verificar que se haya anexado la parte pertinente del mismo donde se estableci la jornada laboral, el horario de trabajo y el trabajo suplementario. 5. Conformacin del COPASO o VIGIA OCUPACIONAL y dos (2) ltimas actas con evidencias de su debido funcionamiento. 6. Reglamento de trabajo (si es el caso). 7. Certificado de existencia y representacin legal.

2.

3.

4.

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Director Territorial/ Coordinador del Grupo de Atencin Estudiar la solicitud de autorizacin de horas extras a fin de al Ciudadano y verificar cumplimiento de requisitos. Trmites / Inspector de trabajo / funcionario De existir organizacin sindical se dar traslado de la Director Territorial/ solicitud, para que en un trmino mximo de cinco (5) das Coordinador del hbiles, emita concepto de los motivos expuestos por el Grupo de Atencin empleador. Igual procedimiento se seguir, con aquellas al Ciudadano y terceras personas que puedan resultar directamente Trmites / Inspector afectadas por la decisin, cuando ests se constituyan como de trabajo / parte, previa indicacin del inters de participar en la funcionario actuacin. Director Territorial o Coordinador del Elaborar acto administrativo concediendo o negando la Grupo de Atencin autorizacin para laborar horas extras. al Ciudadano y Trmites Auxiliar Administrativo y/o Notificar a los interesados el acto administrativo. Tcnico Administrativo Si interponen recursos, remitirse a procedimiento Trmite a Auxiliar / Tcnico recursos contra los actos administrativos, relacionados con el Administrativo proceso de Inspeccin, Vigilancia y Control IVC-PD-09. De lo Direccin Territorial

Documentos soportes revisados

Acto Administrativo

Notificacin

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contrario finaliza el procedimiento. Fin

6. Requerimientos Tcnicos del Procedimiento (puntos de control de las actividades del numeral 5). Actividad 2: Normatividad a consultar: Cdigo Sustantivo del Trabajo- CST Decreto 13 de 1967 Decreto 995 de 1968 Resolucin 2400 de 1979 Resolucin 1792 de 1990 Decreto 2090 de 2003 Resolucin 2844 de 2007 Resolucin 2646 de 2008 Resolucin 01013 de 2008 Resolucin 2646 de 2008 Decreto 2566 de 2009 Se verifica que la documentacin entregada cumpla: 1. Estar suscrita por el Representante Legal o Apoderado, dirigida a la Direccin Territorial del domicilio principal indicando: los lugares donde se requiere laborar horas extras, las razones claras que justifican la peticin y la vigencia requerida que en toda caso no podr ser superior a un (1) ao. 2. Relacin de actividades (cargos) para los cuales se solicita la autorizacin. 3. Certificacin expedida por parte de la ARL a la cual la empresa se encuentra afiliada, especificando: a. Las exigencias de carga fsica, psicosocial y dems riesgos para los cargos que requieren trabajar horas extras. b. Evaluacin donde se establezca a manera general si los trabajadores que desempeen los cargos que requieren trabajar horas extras, por este hecho se veran afectados por las exigencias de carga fsica, psicosocial y dems riesgos (Tomando como referencia los programas de vigilancia epidemiolgica). c. Existencia en la empresa solicitante de los programas de vigilancia epidemiolgica de factores de riesgo, relacionados con las actividades laborales, para las que est solicitando autorizacin de horas extras. 4. Manifestacin expresa sobre la existencia o no de organizacin sindical en la empresa.

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5. Manifestacin expresa sobre la existencia o no de Pactos o Convenciones Colectivas, en caso de contar con alguno, verificar que se haya anexado la parte pertinente del mismo donde se estableci la jornada laboral, el horario de trabajo y el trabajo suplementario. 6. Conformacin del COPASO o VIGIA OCUPACIONAL y dos (2) ltimas actas con evidencias de su debido funcionamiento. 7. Reglamento de trabajo (si es el caso), verificar la parte correspondiente a la Jornada Laboral y al Trabajo Suplementario. 8. Certificado de existencia y representacin legal, no superior a treinta (30) das. Actividad 4 Garantizar que en el acto administrativo se incluya: En el acto administrativo se establecer la obligatoriedad de dar cumplimiento a lo preceptuado, en el Artculo 2 del Decreto 995 de 1968, como lo es el llevar por parte del empleador diariamente por duplicado un registro de trabajo suplementario el cual deber entregarse al trabajador. En el acto administrativo donde se concede la autorizacin se ordenar la inclusin del mismo en el capitulo respectivo del Reglamento de Trabajo. En el acto administrativo que concede o niega la autorizacin se ordenar la publicacin del mismo en todos los lugares, establecimientos o centros de trabajo.

7. Anexos CONTROL DE CAMBIOS No. Versin tem del Cambio Cambio realizado Motivo del Cambio Fecha del cambio

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CONTROL DE DOCUMENTOS Revis Luis Ernesto Gmez Londoo

Nombre

Cargo

Elabor Stella Salazar Molina Alvaro Gonzalez Gonzalez Subdirectora de Gestin Territorial Inspector de Trabajo Direccin Territorial de Cundinamarca

Aprob Maria Patricia Marulanda Calero Directora de la Direccin de Inspeccin, Vigilancia, Control y Gestin Territorial

Representante de la Direccin para el SIG

Firma