You are on page 1of 59

Nom du client (ligne 1) Nom du client (ligne 2

)
Titre du projet (ligne 1) Titre du projet (ligne 2)
Projet : (numéro de projet du client)

Nom du service

Manuel de projet

Date N/Réf. : 123-P123456-123-XX-X123-12

Nom du client (ligne 1) Nom du client (ligne 2)
Titre du projet (ligne 1) Titre du projet (ligne 2)
Projet: Numéro du client

Nom du service Manuel de projet
Préparé par : Chargé de projet

Dessau inc.
1200, boul. Saint-Martin Ouest, bureau 300 Laval (Québec) Canada H7S 2E4 Téléphone : 514.281.1010 Télécopieur : 450.668.8232 laval@dessau.com www.dessau.com

NO

DE RÉVISION

DATE
20 octobre 2003 5 avril 2011

REGISTRE DES RÉVISIONS ET ÉMISSIONS DESCRIPTION DE LA MODIFICATION ET/OU DE L’ÉMISSION

00 01

Émission officielle Mise à jour au système qualité

Date N/Réf. : No document; selon nomenclature appropriée

TABLE DES MATIÈRES

Page 1 INTRODUCTION.......................................................................... 1
1.1 DÉFINITION ET OBJECTIFS DU MANUEL..........................................................................1 1.2 MISE À JOUR ET ARCHIVAGE............................................................................................1

2 GESTION DE L’ENVERGURE........................................................ 1
2.1 ENTENTE CONTRACTUELLE.............................................................................................1 2.2 DESCRIPTION DU PROJET.................................................................................................2 2.3 DESCRIPTION DU MANDAT DE DESSAU..........................................................................2 2.3.1 Structure de découpage du projet.......................................................................................5 2.3.2 Méthodologie et programme de travail................................................................................5 2.3.3 Livrables de Dessau........................................................................................................... 6 2.4 PROCÉDURE DE GESTION DES CHANGEMENTS............................................................6

3 GESTION DES ÉCHÉANCES......................................................... 1
3.1 ÉCHÉANCIER....................................................................................................................... 1 3.2 SUIVI ET CONTRÔLE...........................................................................................................2 3.2.1 Mise à jour et traitement des données................................................................................2 3.2.2 Analyse de la mise à jour de l’échéancier et mesures correctives......................................2

4 GESTION DES COÛTS................................................................. 1
4.1 BUDGET............................................................................................................................... 1 4.2 SUIVI ET CONTRÔLE...........................................................................................................2 4.2.1 Mise à jour et traitement des données................................................................................2 4.2.2 Analyse des résultats et mesures correctives.....................................................................2

5 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES.....................................1
5.1 ORGANIGRAMME................................................................................................................1 5.2 LISTE DES INTERVENANTS................................................................................................1 5.3 RÔLES ET RESPONSABILITÉS..........................................................................................1 5.3.1 Descriptions de tâches........................................................................................................1 5.3.2 Matrice de responsabilités..................................................................................................2 5.4 ASSIGNATION DU PERSONNEL.........................................................................................2 5.5 DÉVELOPPEMENT DE L'ESPRIT D’ÉQUIPE......................................................................2

Titre du projet N/Réf. : No document; selon la nomenclature appropriée

Date Page i

Dessau inc.

TABLE DES MATIÈRES
6 GESTION DE LA QUALITÉ........................................................... 1
6.1 OBJECTIFS QUALITÉ.......................................................................................................... 1 6.2 EXIGENCES À RENCONTRER............................................................................................1 6.2.1 Critères de conception .......................................................................................................1 6.2.2 Autres exigences contractuelles particulières ....................................................................1 6.2.3 Codes, normes, exigences réglementaires et légales.........................................................1 6.3 PLAN QUALITÉ.................................................................................................................... 2 6.4 BILAN DU PROJET..............................................................................................................2

7 GESTION DE LA DOCUMENTATION ET DES COMMUNICATIONS. .1
7.1 SYSTÈME DE CLASSEMENT..............................................................................................1 7.2 IDENTIFICATION ET NUMÉROTATION DES DOCUMENTS..............................................1 7.3 NIVEAUX D’APPROBATION DES DOCUMENTS................................................................2 7.4 RÉCEPTION ET DISTRIBUTION DES DOCUMENTS..........................................................3 7.4.1 Politique d’acheminement et de distribution........................................................................3 7.4.2 Matrice de distribution des documents................................................................................4 7.5 ARCHIVAGE......................................................................................................................... 4 7.6 RÉUNIONS............................................................................................................................ 5 7.7 RAPPORTS........................................................................................................................... 5 7.8 FORMULAIRES ET MODÈLES DE DOCUMENTS...............................................................5 7.9 FACTURATION..................................................................................................................... 6 7.10 RELATIONS PUBLIQUES..................................................................................................6 7.11 CONFIDENTIALITÉ.............................................................................................................6

8 GESTION DES RISQUES.............................................................. 1
8.1 IDENTIFICATION..................................................................................................................1 8.2 IMPACT, PROBABILITÉ D’OCCURRENCE, COÛTS, DOMMAGES...................................1 8.3 MESURE DE MITIGATION...................................................................................................2

9 GESTION DES APPROVISIONNEMENTS.......................................1
9.1 RESPONSABILITÉ DE L’APPROVISIONNEMENT..............................................................1 9.2 PROCESSUS D’APPROVISIONNEMENT............................................................................2 9.3 ADMINISTRATION DES CONTRATS ET DES BONS DE COMMANDE.............................3 9.3.1 Contrats.............................................................................................................................. 3 9.3.2 Achats................................................................................................................................. 4 9.4 ÉVALUATION DES FOURNISSEURS ET ENTREPRENEURS............................................5
Titre du projet N/Réf. : No document; selon la nomenclature appropriée Date Page ii

Dessau inc.

TABLE DES MATIÈRES
10 GESTION DE LA CONSTRUCTION..............................................1
10.1 STRATÉGIES ET RÈGLES.................................................................................................1 10.2 IMPLICATION DE L’ÉQUIPE DE CONSTRUCTION DURANT LA CONCEPTION............1 10.3 MANUEL DE CHANTIER....................................................................................................1

Titre du projet N/Réf. : No document; selon la nomenclature appropriée

Date Page iii

Dessau inc.

de même que les stratégies et méthodes de gestion qui seront utilisées pour l’exécution et le contrôle du projet. Ces instructions n’apparaîtront pas lors de l’impression. qui définit les principaux paramètres du projet (envergure. : No document.1 DÉFINITION ET OBJECTIFS DU MANUEL Le manuel de projet est un document formel. Dans la fenêtre qui s’ouvrira. ressources). • • 1. 1. du budget et de l’échéancier. cochez « Inclure dans le document : TEXTE MASQUÉ ». échéancier.2 définir le cadre de gestion qui guidera l’exécution du projet.1 INTRODUCTION Les instructions pour compléter le manuel de projet sont inscrites en bleu. Titre du projet N/Réf. selon la nomenclature appropriée Date Page 1 Dessau inc. faciliter les communications entre les intervenants. budget. Il vise essentiellement à : • documenter et regrouper les hypothèses et décisions établies au lancement du projet. approuvé. selon l’évolution du projet. la majorité de son contenu se retrouve sous forme d’annexes pouvant être remplacées et mises à jour individuellement. Si vous désirez que les instructions apparaissent à l’impression. • documenter la référence de base (« baseline ») qui servira de point de comparaison pour le contrôle de l’envergure. . vous devez sélectionner le menu « Fichier » puis « Imprimer » et ensuite « Options ». L’original du manuel est conservé selon le système de classement défini pour le projet. Chaque révision est numérotée et transmise aux intervenants concernés selon la matrice de distribution établie pour le projet. MISE À JOUR ET ARCHIVAGE Comme le manuel se veut un outil de gestion dynamique.

le chargé de projet peut également définir de manière sommaire la méthodologie qui sera appliquée (soit de manière globale pour le projet ou selon chaque lot/activité). Finalement. : No document. comme la gestion de l'envergure inclut également la gestion des changements. Dans ce chapitre. Si la nature du projet l’exige ou si le client le demande. (Note : Ce contrat doit avoir été revu conformément aux exigences du manuel qualité de Dessau. celles-ci doivent être documentées par le chargé de projet et classées au dossier). Si des divergences existent entre l’offre de service et le contrat final. Le chargé de projet démontre ensuite sa compréhension du projet en définissant brièvement le projet et le mandat et en réalisant la structure de découpage du projet (morcellement du projet en lots puis en tâches/activités). Elle s’appuie sur un contrat clair et sur une bonne compréhension du mandat.2 GESTION DE L’ENVERGURE (La gestion de l’envergure vise à définir et à contrôler ce qui est inclus ou non dans le projet.) 2. titre :       Contrat no       Bon de commande no       Lettre du       Résolution de conseil de       Addenda no       Autre :       Cette entente contractuelle a été revue par le chargé de projet conformément aux exigences du manuel qualité de Dessau.1 ENTENTE CONTRACTUELLE L’entente contractuelle intervenue le       entre       comprend les documents suivants : Documents d’appel d’offres. en date du       et no       et no       et       Titre du projet N/Réf. selon la nomenclature appropriée Date Page 1 Dessau inc. Une copie du document principal de l’entente contractuelle apparaît à l’annexe 1. le chargé de projet doit indiquer comment les changements par rapport au mandat initial seront documentés et gérés. le chargé de projet doit démontrer qu’il a en main un contrat clair et en indiquer les références. Il identifie ensuite clairement les livrables. titre :       Offre de services professionnels. .

: stabilité. approvisionnement et gestion de construction est définie. il y a parfois lieu de quantifier ou nuancer l’importance relative de certaines prestations. etc. politique d’un pays) Le mode de réalisation (ingénierie traditionnelle. BOOT ou autre) 2. qualité. 1 à 2 pages).) et le contrat dictent souvent l’étendue des services. ex. . IAC. et quelles contraintes doivent être respectées en priorité pour le client) Les hypothèses (éléments que l’on assume comme étant vrais pour baser nos décisions. dates cibles importantes. IAGC. etc.2. Il est donc essentiel que le lecteur en comprenne bien le contexte. selon la nomenclature appropriée Date Page 2 Dessau inc. clé en main. l’entente devra être notamment explicite sur les activités suivantes : Les services fournis par Dessau dans le cadre du présent mandat incluent : Ingénierie : Études de préfaisabilité Avant-projet définitif (Identification de la solution et réalisation des plans et devis sommaires) Plans et devis détaillés Services au bureau durant la construction Services au chantier durant la construction Mise en service Exploitation Autre :       Titre du projet N/Réf. les informations suivantes devraient êtres incluses : • • • • • • • • • Nom et situation physique du projet L’identification et la mission sociale du client L’identification du bailleur de fonds s’il est différent La raison d’être ou la finalité du projet (pourquoi le client entreprend-t-il ce projet ?) Les objectifs poursuivis (que veut-on améliorer ou changer ?) Une description technique du projet et les livrables majeurs Les contraintes principales et les priorités du client face aux contraintes (budget. clé en main. Suite à des négociations avec le client. gérance. gérance. Elle doit être écrite en considérant que le manuel de projet constitue probablement le premier document qu’un nouvel employé affecté au projet aura à lire. Il est important de noter que même si le mode de réalisation (ingénierie traditionnelle. : No document. BOT. Entre autres.3 DESCRIPTION DU MANDAT DE DESSAU (C’est à cette section que l’étendue de nos services en ingénierie.2 DESCRIPTION DU PROJET (Cette section contient une brève description du projet (env.

Disciplines concernées : Science de la terre Environnement Civil Structure Mécanique Électricité Automatisation Télécommunications Procédé Approvisionnement : Appels d’offres Bon de commande et contrats Surveillance qualité Relance Transport et logistique Gestion de l’entrepôt au chantier Administration des bons de commandes et des contrats Autre :       Gestion projet : Planification/contrôle de coûts Estimation Coordination Comptabilité de projet Secrétariat Gestion documentaire Autre :       Gestion de construction : Service d’un gérant Service d’un surintendant ou coordonnateurs de chantier Titre du projet N/Réf. : No document. selon la nomenclature appropriée Date Page 3 Dessau inc. .

un fournisseur de technologie. de même que les responsabilités professionnelles et monétaires de chacun des partenaires.). . ceux-ci doivent être définis clairement ainsi que les responsabilités professionnelles et monétaires correspondantes. selon la nomenclature appropriée Date Page 4 Dessau inc. un entrepreneur. un promoteur.Planificateur/contrôleur de coûts Administration de contrats des entrepreneurs Agent de prévention – santé et sécurité Secrétariat Gestion documentaire Inspecteurs Ingénieurs résidents Comptabilité de projet Autre :       Services fournis par les sous-traitants ou partenaires Architecture Ingénierie :       Procédé industriel Approvisionnement Construction Autre :       Si les services sont rendus par un consortium (entreprise conjointe avec une autre firme de génie-conseil. : No document.) Services fournis par le client Autre :       Si des services ou produits sont fournis par le client. il est essentiel de définir clairement le niveau de participation de notre firme (%). Services exclus (sans s’y limiter) Autre :       Titre du projet N/Réf. etc.

Dans ce cas. Ce morcellement constitue ce que l'on appelle la Structure de Découpage de Projet (SDP) ("Work Breakdown Structure (WBS)" en Anglais) et devrait être effectué selon les instructions fournies dans le Manuel Qualité de l’entreprise. il s’agit ici de faire référence à l’offre de service (le chargé de projet devrait alors réviser le contenu de l’offre de service et d’indiquer les modifications à apporter s’il y a lieu.1 Structure de découpage du projet La structure de découpage du projet (morcellement du projet en lots de travail) est présentée à l’annexe 2.3. .2. La codification utilisée pour la numérotation des lots peut être conforme à celle de Dessau (voir manuel qualité) ou à la demande du client. La responsabilité d'un lot de travail doit être confiée à un seul mandataire par contrat ou par mandat.3. le chargé de projet doit la réviser et la modifier au besoin . il est préférable d'en faire un seul lot. (Chez Dessau on divise habituellement les projets en « lots » eux-mêmes morcelés en « tâches » ou en « activités » selon le type et la complexité du projet. : No document. incluant la méthodologie qui sera utilisée pour les différentes étapes du projet (ou les différents lots). Si une activité ou dépense est commune à plusieurs lots. Si une structure de découpage a déjà été présentée dans l’offre de service. 2. incluant les activités de gestion et de support administratif Autosuffisance : Il est souhaitable que les lots de travail soient le plus possible indépendants les uns des autres afin de minimiser les besoins de coordination interlots Vision systémique : Il est toujours préférable de procéder à partir des livrables et non à partir des disciplines Unicité : Une même activité ou dépense ne peut être rattachée qu'à un seul lot. : plans et devis). Finalement. Un lot correspond habituellement à une phase d’un projet ou à un livrable (ex. Les règles suivantes devraient normalement être respectées : Exhaustivité : Toute activité ou dépense reliée au projet doit être rattachée à un lot.2 Méthodologie et programme de travail Une description de la méthodologie et du programme détaillé de travail est fournie : Dans l’offre de service À l’annexe 3 Autre :       Ne s’applique pas (Il convient à ce stade de définir un programme de travail détaillé. La méthodologie et le programme de travail sont parfois définis dans l’offre de service. un même mandataire peut avoir la responsabilité de plusieurs lots de travail. selon la nomenclature appropriée Date Page 5 Dessau inc.) Titre du projet N/Réf.

Elle inclut : • • • • • Les rapports à produire Les devis Les spécifications La liste des plans Autres (Énumérez les livrables de Dessau (documents. La gestion des changements est donc un élément important du succès d’un projet.3. selon la nomenclature appropriée Date Page 6 Dessau inc. . etc. La procédure qui sera utilisée devra tenir compte de ces deux types de changements et prévoir des modalités d’application pour ceux-ci.3 Livrables de Dessau La liste des livrables de Dessau est présentée à l’annexe 4. l’échéancier et la qualité.4 PROCÉDURE DE GESTION DES CHANGEMENTS C’est le propre de tout projet de subir des changements. Les changements peuvent être initiés par le client ou par tout autre intervenant du projet. l’instigateur du changement devra être Titre du projet N/Réf. Note : Deux types de changements surviennent généralement lors de la réalisation d’un projet. Il est donc essentiel de gérer efficacement les changements pour assurer l’atteinte des objectifs du client. : No document. Ils sont les changements au projet qui n’ont pas d’impact sur les contrats de fourniture et de construction et les changements au projet qui ont un impact sur les contrats de fourniture et de construction. Dans tous les cas.2. Les changements à l’envergure du projet affectent invariablement le budget. matériel informatique. La gestion des changements devra être réalisée selon une procédure existante de l’entreprise ou une procédure spécifique au projet (qui devra être approuvée par l’entreprise quant au respect du système qualité). Il doit aussi promouvoir l’identification hâtive des changements pour réduire l’impact sur le projet. de l’entreprise et des partenaires. Le chargé de projet doit s’assurer que la procédure appliquée spécifie les éléments suivants: • • • • • • Qui peut initier un changement Qui est responsable d’évaluer l’impact du changement sur le projet Qui approuve les changements Quel est le processus de suivi et de contrôle des changements Quels sont les formulaires requis Quels sont les systèmes informatiques requis (s’il y a lieu) Le chargé de projet doit s’assurer que tous les membres de l’équipe et le client comprennent et appliquent le processus de gestion des changements.) tels que définis au contrat et clarifiés avec le client) 2.

clairement identifié informatique. selon la nomenclature appropriée Date Page 7 Dessau inc.) sur les formulaires utilisés ou dans le système Les changements au projet ou au mandat seront gérés conformément à la procédure fournie à l’annexe 5. : No document. Titre du projet N/Réf. Les changements seront gérés à l’aide du logiciel      . . Cette procédure respecte le système qualité de Dessau.

alors qu'à l'étape de l'avant-projet. il est possible d'obtenir un degré de précision de 5% à 10%. à chaque période de mise à jour. la marge peut être limitée à 20%. . Il montre les principaux jalons suivants : Activité Début Fin Titre du projet N/Réf. selon la nomenclature appropriée Date Page 1 Dessau inc. celui-ci peut se limiter à une liste de dates à respecter en fonction des livrables. l’échéancier de base peut être révisé en cours de réalisation mais le chargé de projet doit conserver une copie de l’échéancier original. dont la durée est fonction du degré d'incertitude relative à l'estimation de la durée de l’activité. Cette marge est répartie à chacune des activités. au fur et à mesure du déroulement du projet. Dans le cas de modifications majeures au projet. il n'est pas rare d'avoir des marges pouvant atteindre 35% à 50% de la durée du projet. permettant de couvrir les imprévus. Par ailleurs. (Note : Dans une étude de faisabilité. Dans le cas ou l’envergure ou le type du projet ne justifie pas l’élaboration d’un échéancier détaillé.1 GESTION DES ÉCHÉANCES ÉCHÉANCIER Il s’agit ici de présenter un échéancier directeur (ou échéancier de base) qui correspond au mandat original et qui servira par la suite de point de repère ou de comparaison avec la réalité. Souvent il peut s’agir de celui que l’on a préparé pour l’offre de service.3 3. Marges Tout échéancier comporte une « Marge ». suite aux plans et devis définitifs. : No document.) L’échéancier directeur de réalisation du projet est présenté à l’annexe 6.

Les fréquences de mise à jour suivantes sont recommandées : Durée du projet Fréquence recommandée 0 1 fois semaine (si requis) Aux 2 semaines 1 fois par mois < 3 semaines 3 – 6 semaines 6 – 12 semaines > 12 semaines Lors de la mise à jour. Le chargé de projet s’assure que la procédure appliquée spécifie les éléments suivants: • • • • • Qui effectue l’analyse ? En quoi consiste l’analyse ? Comment les résultats sont présentés au client (rapport périodique ou autre) ? Dans quelles circonstances des mesures correctives s’imposent ? Qui est en charge d’identifier et de faire appliquer les mesures correctives ? De manière générale l’analyse des résultats consiste à déterminer quelles activités ont débuté plus tôt/plus tard que prévu. à comparer leur durée réelle à leur durée planifiée et à évaluer l'écart entre la date de fin prévue d'une activité et la date de fin planifiée dans l'échéancier de base (original ou révisé). La mise à jour a pour but de faire le point sur la situation réelle en vue de la comparer aux objectifs planifiés.2 Analyse de la mise à jour de l’échéancier et mesures correctives L’analyse de la mise à jour sera réalisée selon une procédure existante de l’entreprise ou une procédure spécifique au projet (qui sera approuvée par l’entreprise quant au respect du système qualité). Titre du projet N/Réf. selon la nomenclature appropriée Date Page 2 Dessau inc.2. . La fréquence de mise à jour est fonction de la durée du projet. il importe de s'assurer que cette activité ne se situe pas sur le chemin critique du projet (marge=0 ou marge très faible). Lorsqu'une activité accuse un retard par rapport à l'objectif qui avait été tracé. La fréquence de mise à jour de l’échéancier sera de      . 3. il est important d’intégrer les changements approuvés afin d’en mesurer l’impact sur l’échéancier.3. Le traitement des données sera effectué à l’aide du logiciel      . Décrire le logiciel si requis. : No document.2.2 3.1 SUIVI ET CONTRÔLE Mise à jour et traitement des données La mise à jour sera effectuée conformément à la procédure fournie à l’annexe 7.

Titre du projet N/Réf. il y a lieu d'en faire part au client au préalable. • réduire la somme de travail à accomplir. Si elles sont critiques. Si cette cause apparaît comme un symptôme d'une situation pouvant se perpétuer. Si la marge de temps s'approche de son seuil critique. il faut considérer les activités subséquentes et vérifier si elles sont critiques ou s'il y a de la marge. selon la nomenclature appropriée Date Page 3 Dessau inc. il est essentiel de vérifier la cause de ce retard. L’analyse des résultats sera effectuée conformément à la procédure fournie à l’annexe 7. • faire accomplir le travail sur plus d'un quart . • faire du temps supplémentaire . Si aucune des mesures ci-haut n'est possible. . • remplacer le personnel par du personnel plus efficace . Les mesures correctives possibles sont: • placer des activités en parallèle . il faut alors accepter qu'il y ait un délai et réduire la marge de temps en conséquence. : No document. il faut déterminer par quels moyens leur durée peut être réduite.Lors du retard d’une activité. • mettre plus de personnel pour accomplir la tâche .

il s’agit de valider le budget de base du projet qui servira ensuite de modèle pour la comparaison des coûts à chaque période de mise à jour. tel que défini au contrat.) Titre du projet N/Réf. 3. . formation) 2. promotion. susceptibles d'être encourus.4 4. Le coût des heures facturables correspond aux heures-personnes facturables fois le coût du salaire de base de l’employé (sans les dépenses). Cependant. imprimerie.1 GESTION DES COÛTS BUDGET Le budget global du projet est présenté à l’annexe 8. Pour être complet. : No document. kilométrage (selon le client). sous forme de profits. Les contingences nonutilisées retournent normalement à l’entreprise. les contingences sont utilisées pour couvrir les coûts imprévus. Une saine gestion des contingences est nécessaire si l'on veut respecter un budget et un échéancier. etc. préparation d’offres de services. Le temps non-facturable (ex : travail administratif. Ce budget peut être celui présenté dans l’offre de service. soit : 1. le budget doit être ventilé par activités et inclure l’ensemble des coûts du projet qui sont gérés ou suivis par Dessau (selon le cas) : • • • • • ingénierie gestion de projet approvisionnement construction sous-traitants Le chargé de projet évalue l’ensemble des éléments qui affectent les coûts et les revenus du projet. À ce stade. selon la nomenclature appropriée Date Page 1 Dessau inc. le chargé de projet s’assure que ce budget est complet et que la répartition des coûts aux différents postes budgétaires est réaliste. Les dépenses non-facturables (ex. Les dépenses facturables pour le projet. Coûts indirects Le budget doit également tenir compte des coûts indirects. le gestionnaire peut transférer l'argent des contingences vers les lots. : frais généraux. Les contingences. Comme pour la planification des échéances. Au fur et à mesure que le projet se précise. et dont l'importance varie selon le degré de précision de cette estimation. 2. Cet item constitue la seule marge de manœuvre pour couvrir les ajustements qui sont inclus dans l’envergure contractuelle du projet et qui ne peuvent pas faire l’objet d’un changement d’envergure au contrat. Coûts directs bruts Les coûts directs bruts comprennent trois éléments qui sont : 1.

Le chargé de projet s’assure que la procédure appliquée spécifie les éléments suivants: • • • • • Qui effectue l’analyse? En quoi consiste l’analyse? Comment les résultats sont présentés au client (rapport périodique ou autre)? Dans quelles circonstances des mesures correctives s’imposent? Qui est en charge d’identifier et de faire appliquer les mesures correctives? De manière générale. selon la nomenclature appropriée Date Page 2 Dessau inc.2 Analyse des résultats et mesures correctives Comme pour le suivi de l’échéancier. Titre du projet N/Réf. Décrire le logiciel si requis 4.2. Le traitement des données sera effectué à l’aide du logiciel      . : No document. l’analyse des résultats est réalisée grâce à un indice de performance. .2 4. l’analyse des résultats sera réalisée selon une procédure existante de l’entreprise ou une procédure spécifique au projet (qui sera approuvée par l’entreprise quant au respect du système qualité).1 SUIVI ET CONTRÔLE Mise à jour et traitement des données La mise à jour sera effectuée conformément à la procédure fournie à l’annexe 9.Coûts directs projet Les coûts directs au projet sont calculés avec l’équation suivante : Coûts directs projet = (Coûts directs bruts des salaires facturables x Taux de majoration inter service) + Dépenses facturables + Contingences Marges Le chargé de projet doit évaluer les marges de profits avec les deux équations suivantes : Marge brute = Revenu – coûts directs bruts – coûts indirects Marge projet = Revenu – coûts directs projet – coûts indirects 4. La fréquence de mise à jour du budget sera de      .2.

Les courbes de performance dans le temps Un excellent outil de reconnaissance de l'évolution de la performance dans le temps. la courbe des heures ou dollars dépensés et à être dépensés cumulatifs. il convient de réviser la contingence du budget et informer le client lorsque celle-ci approche son seuil critique.Indice de performance et théorie de la valeur gagnée Pour déterminer la performance des coûts d'un projet. il faut prendre action pour redresser la situation. L’analyse de la performance du projet sera effectuée conformément à la procédure présentée à l’annexe 9. la courbe des heures ou dollars gagnés cumulatifs. on peut faire appel à la technique de la valeur gagnée qui consiste à multiplier le pourcentage d'avancement physique d’une activité par le budget pour cette activité. selon la nomenclature appropriée Date Page 3 Dessau inc. Titre du projet N/Réf. Ces trois courbes représentent d'une façon plus visuelle l'évolution et l'état actuel des coûts du projet et illustre d'un seul coup d'œil la performance à l'égard des coûts et de l'échéancier. est la superposition sur un même graphique des trois courbes suivantes : • • • la courbe des heures ou dollars budgétés cumulatifs suivant l'échéancier de base. La performance est ensuite calculée par la formule : Performance = heures ou dollars gagnés / heures ou dollars dépensés (encourus) Si l’avancement physique du projet ne correspond pas à l’avancement des coûts. Si aucune mesure corrective n’est applicable. : No document. .

2 LISTE DES INTERVENANTS Donnez la liste des intervenants du projet (client. Donnez la description des tâches des principaux membres de l’équipe Dessau et des partenaires (voir « Guide et lexique de gestion des services d’ingénierie » de l’AICQ). celui-ci doit être présenté dans le « manuel de chantier » (voir section 11 « Gestion de construction ») L’organigramme du projet est donné à l’annexe 10.5 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES La gestion des ressources humaines consiste à utiliser le plus efficacement possible les ressources affectées au projet.1 RÔLES ET RESPONSABILITÉS Descriptions de tâches Les descriptions de tâches associées aux différentes fonctions de l’équipe de projet sont données à l’annexe 12. Les intervenants spécifiques au chantier sont donnés dans le « manuel de chantier » (voir section 11 « Gestion de construction »). sous-traitant. S’il existe un organigramme spécifique au chantier. Titre du projet N/Réf. : No document. Présentez un organigramme du client si disponible. 5. etc. L’organigramme du chantier est donné dans le manuel de chantier à l’annexe      . le fax et le courriel des individus. partenaire.3 5. l’obtention des ressources compétentes (par embauche ou par recrutement à l’interne) et le développement de l’esprit d’équipe. présentez un organigramme spécifique pour le bureau international. 5. le numéro de téléphone. Note : il y a lieu de présenter un ou plusieurs organigrammes selon le niveau de détail requis. Elle nécessite une planification des fonctions requises pour un projet. 5. .1 ORGANIGRAMME Présentez l’organigramme du projet incluant les parties prenantes. personnel de Dessau. selon la nomenclature appropriée Date Page 1 Dessau inc.3. firme de consultants (architectes ou autres). Si requis. La liste des intervenants du projet est donnée à l’annexe 11.) incluant l’adresse des entreprises. La liste des intervenants du chantier et leurs coordonnées sont donnés dans le manuel de chantier à l’annexe      .

L'ensemble des intervenants impliqués dans le projet La nature des responsabilités de ces intervenants (ex.3. Supervise. Approuve. de telle manière que l’équipe accomplisse davantage que la somme des contributions individuelles. du CP. : No document. Vérifie. selon la nomenclature appropriée Date Page 2 Dessau inc.5 Qui assigne quel personnel (rôle du client. : Exécute. Elle est outil de communication efficace qui procure une vision globale et synthétique l'ensemble des relations entre les participants à un projet. Une matrice de responsabilités typique contient 3 types d'informations : • • • de de un de L'ensemble du travail à exécuter selon la Structure de Découpage de Projet. chacun ayant ses propres objectifs. selon les personnes auxquelles on s'adresse.) La matrice de responsabilités peut être plus ou moins détaillée. 5. etc. DÉVELOPPEMENT DE L'ESPRIT D’ÉQUIPE Le « Team-building » (développement de l’esprit d’équipe) est le processus par lequel le chargé de projet amène les membres de son équipe.2 Matrice de responsabilités La matrice de responsabilités définit Qui fait Quoi pour chacun des lots travail/tâche du projet. administrateur de contrats. besoins et perspectives. du CD. Les tâches associées aux différentes fonctions de l’équipe de chantier sont données dans le manuel de chantier à l’annexe      . . etc. À cette section. si requis)? Le processus de cessation d’emploi ou de réassignation Les documents nécessaires. La matrice de responsabilité est présentée à l’annexe 13. Elle permet de faire le lien entre la structure de découpage projet (organigramme technique) et l'organigramme fonctionnel du projet.4 ASSIGNATION DU PERSONNEL Décrire la procédure d’assignation du personnel qui inclut : • • • • 5. il est préférable d’y consigner les descriptions des fonctions telles que directeur de chantier.)? À quel moment le personnel sera assigné (faire un échéancier de mobilisation. 5. surintendant. responsable du contrôle qualité.Comme le manuel de chantier sera sur les lieux des travaux. du DS. le CP doit déterminer s’il désire mettre en place une procédure de développement de l’esprit d’équipe qui inclurait notamment : Titre du projet N/Réf. etc. Participe. à travailler ensemble de façon efficace pour le succès du projet.

acceptation des désaccords Titre du projet N/Réf. faiblesses. . selon la nomenclature appropriée Date Page 3 Dessau inc.• • • La rencontre individuelle des membres à une fréquence définie pour déterminer leurs forces. communiquer les attentes. clarifier la contribution souhaitée (cette démarche se situe en marge de la démarche corporative en matière d’évaluation du personnel puisqu’elle est spécifique au projet) L’évaluation périodique du fonctionnement de l’équipe en tenant compte des indicateurs d’une équipe efficace vs inefficace (voir ci-dessous) Les autres approches qui pourraient être privilégiées pour développer l’esprit d’équipe Indicateurs d’une équipe inefficace • Ambiguïté des rôles et des objectifs • Passivité des membres • Transfert des responsabilités aux autres • Absence d’initiative et de créativité des membres • Méfiance entre les membres • Conflits latents Indicateurs d’une équipe efficace • Objectifs clairs et partagés • Intégration des objectifs personnels et d’équipe • Encouragement de la créativité et de la diversité des idées • Encouragement de l’initiative • Collaboration entre les membres • Responsabilisation des membres • Respect mutuel. : No document. intérêts. besoins.

6. selon la nomenclature appropriée Date Page 1 Dessau inc. le client peut exiger que les coûts relatifs aux changements ne dépassent pas 10% des coûts totaux de construction. Titre du projet N/Réf. toute autre exigence déterminée par l’entreprise. Dans le cadre de la gestion de services professionnels. exigences réglementaires et légales Les codes et normes qui seront utilisés lors de la conception et la construction du projet sont : Donner la liste les codes et normes utilisés pour le projet où indiquer les documents qui les définissent. Pour les travaux de construction. 6.3 Codes.2 Autres exigences contractuelles particulières Indiquer toute exigence particulière propre au contrat 6. : No document.2. afin de satisfaire l’ensemble des exigences. Les inspecteurs sont généralement présents au chantier ou en usine pour contrôler le respect des exigences et dénoncer les écarts.2.1 OBJECTIFS QUALITÉ En fonction des exigences de la version ISO 9001 : 2008 de la norme. Par exemple. les questions au questionnaire « Évaluation de la satisfaction clients » sont des objectifs à atteindre. Dessau est accréditée selon la norme ISO 9001 : 2008. déterminer quels objectifs spécifiques le client désire atteindre en termes de qualité. .6 GESTION DE LA QUALITÉ La gestion de la qualité vise à s’assurer que le projet satisfait les objectifs et les exigences du client et les autres exigences telles : les exigences réglementaires et légales.2 6. normes. De plus.2. le respect des plans et devis constitue l’exigence à satisfaire par les fabricants et les constructeurs. Les objectifs qualité doivent être facilement mesurables. il s’agit principalement d’établir un plan qualité visant à clarifier quelles procédures et instructions sont appliquées par qui (et quand) et de s’assurer que les revues et vérifications sont effectuées. 6.1 EXIGENCES À RENCONTRER Critères de conception Donner les critères de conception. les exigences non formulées par le client mais nécessaires pour la bonne marche du projet.

selon la nomenclature appropriée Date Page 2 Dessau inc. le plan qualité est le document spécifiant les processus du système qualité et les ressources à mettre en œuvre pour la réalisation du présent contrat.6.3 PLAN QUALITÉ Tel que défini par la norme ISO 9001 :2008. gestion de projet et gestion de construction et identifie les procédures et instructions particulières au projet. 6. ce plan qualité standard est complété par un plan qualité spécifique qui fournit d’avantage d’information sur les activités d’ingénierie. Il est complété pour tous les projets et utilisé. les écueils à éviter et qui donne les commentaires et recommandations pertinents. le directeur ou chargé de projet doit compléter un « Rapport de fermeture de projet » qui décrit les résultats. . Pour le présent projet. Titre du projet N/Réf.4 BILAN DU PROJET En fin de projet. Le plan qualité spécifie qui est responsable du processus et quels enregistrements qualité prouvent que le processus satisfait aux exigences. approvisionnement. Le plan qualité standard de Dessau est tel que montré à la section 9 du Plan de projet présenté à l’annexe 14 (Le Plan de projet est une version sommaire du Manuel de projet. afin d’enregistrer un projet dans le système de l’entreprise). : No document. Les procédures et instructions particulières au projet sont mentionnées à l’annexe 15.

selon la nomenclature appropriée Date Page 3 Dessau inc. .Activité % Avanc. Procédure Instruction Enregistrement Responsable Participants GESTION DE PROJET Estimation Gestion des changements Contrôle des coûts Contrôle des échéances Revue de projet Rapport de fermeture de projet INGÉNIERIE Revue des critères de conception Vérification des intrants Revue de projet (incluant revue de conception) Vérification des livrables 100% APPROVISIONNEMENT Sélection des fournisseurs Spécifications Vérification du produit acheté SURVEILLANCE ET CONTRÔLE QUALITÉ Vérification des dessins d’atelier Inspections en chantier Contrôles et essais 0%-5% Continu Titre du projet N/Réf. : No document.

la diffusion. le classement et l’archivage de l’information. Elle contribue au succès du projet en assumant les liens essentiels entre les personnes. 7. : No document. les idées et l’information. celles-ci doivent être d’une couleur spécifique selon le type de documents qu’elles contiennent. Le CP doit s’informer auprès de son service ou du coordonnateur systèmes de son centre d’opérations pour connaître la liste préconisée au moment de la réalisation de son projet.2 IDENTIFICATION ET NUMÉROTATION DES DOCUMENTS Afin de faciliter le classement et de garantir la traçabilité des documents. Il peut également adapter cette codification en fonction des besoins du projet et de l’entente contractuelle. selon la nomenclature appropriée Date Page 1 Dessau inc. Elle touche la génération. soit : No de série 1 2 3 4 5 6 Couleur de la chemise Orange Blanc Rouge Bleu Vert Rose. Afin de faciliter l’organisation des chemises de classement. mauve et jaune Contenu Documents administratifs Documents de conception Documents de réalisation Documents de gestion de projet Documents qualité Documents contractuels et de facturation Ceci représente la méthode de classement des chemises type de Dessau. Le CP doit s’informer de la codification en vigueur au moment de la réalisation de son projet. Cette méthode peut être appelée à changer au fil des ans. la codification suivante sera utilisée : Dessau possède une méthode de codification standard. 7. Chaque service de Dessau possède habituellement sa liste type de chemises de classement. .1 SYSTÈME DE CLASSEMENT La liste des chemises de classement pour le projet est donnée à l’annexe 16. Voici un exemple de codification : Titre du projet N/Réf.7 GESTION DE LA DOCUMENTATION ET DES COMMUNICATIONS La gestion de la documentation et des communications vise le transfert efficace et au bon moment de l’information relative au projet.

en établissant cette liste. La structure de codification est détaillée à l’annexe 17. : No document.(No révision).(No sous-lot)(discipline). mais il est très utile de clarifier avec celui-ci et avec les intervenants externes les niveaux et la nature des approbations qui incombent à chaque intervenant.(No du service maître). 7. plusieurs approbations normalement réservées au client peuvent être transférées à notre entreprise.YY-123-P123456-0123-123-XX-X123-12 (type de document). tenir compte de l’instruction « Niveaux de responsabilité des signataires autorisés». Les documents suivants devront faire l’objet d’une approbation au préalable par le client : Voici une liste non exhaustive de documents qui peuvent faire l’objet d’une approbation de la part du client : • • • • • • • • • • • • • Contrats de construction ou d’expertise conseil Bons de commande fournisseurs Plans de travail pour services additionnels Rapports techniques Rapports d’avancement Plans et devis pour appels d’offres Liste des soumissionnaires pré-qualifiés Rapports d’analyse des appels d’offres Demandes de changement donnant lieu à un avis de changement Avis de changement Avenants au contrat Réceptions des ouvrages Factures Les documents suivants devront faire l’objet d’une approbation au préalable par la direction de Dessau : Approbations corporatives Ces approbations sont normalement d’ordre administratif.(No lot).(No projet). La nature des mandats accordés par le client donne une bonne indication. Les documents visés sont les suivants : • Offres de services • Contrats de services professionnels et avenants • Conventions d’entreprises conjointes Titre du projet N/Réf.(No séquentiel). . BOT.3 NIVEAUX D’APPROBATION DES DOCUMENTS Les niveaux d’approbation peuvent sensiblement varier dépendant du mode d’exécution des projets. On doit. Lorsque les projets sont exécutés en mode clés en main. selon la nomenclature appropriée Date Page 2 Dessau inc. BOOT etc.

Le chargé de projet peut autoriser certaines personnes à recevoir la correspondance directement. vérification et distribution. Autres approbations requises : 7. Titre du projet N/Réf. Approbations en chantier Approbation du directeur de chantier Ces approbations sont celles qui sont reliées au fonctionnement quotidien du chantier.4. on doit suivre les instructions suivantes. Correspondance administrative Toute correspondance administrative est acheminée via le chargé de projet. : No document. Programmes des travaux des entrepreneurs Méthodes de travail Commandes mineures pour achats et services de construction Factures ou décomptes des fournisseurs de biens ou services Feuilles de temps et matériel pour travaux en dépenses contrôlées Approbations par la surveillance Il s’agit des documents d’ordre technique tels que : Dessins de fabrication et d’assemblage Demandes d’équivalence de produits Décomptes progressifs Demandes d’autorisation de coulées Conformité des ouvrages Approbations par les autres intervenants Il faut ici reprendre la liste des autres intervenants et indiquer les approbations qui leur incombent. Plus spécifiquement.4 7.• • • • • Sous-contrats de services professionnels Commandes majeures pour achats et services de construction Autorisation de voyage Autorisation de formation Factures Les documents devant faire l’objet d’une approbation par le personnel de chantier sont inscrits dans le manuel de chantier à l’annexe      .1 RÉCEPTION ET DISTRIBUTION DES DOCUMENTS Politique d’acheminement et de distribution L’instruction IQ-09-GQ-06 « Vérifier les intrantsType de vérification des intrants d’un projet » décrit les éléments à suivre en matière de réception. . selon la nomenclature appropriée Date Page 3 Dessau inc.

Distribution Le récipiendaire ou l’émetteur de toute documentation a la responsabilité de distribuer l’information aux personnes concernées et d'indiquer le nom de ces personnes avec la mention "c. Titre du projet N/Réf. La documentation envoyée en c.2 Matrice de distribution des documents La matrice de distribution du projet est donnée à l’annexe 18. selon la nomenclature appropriée Date Page 4 Dessau inc. L’ingénieur de projet peut autoriser certains intervenants à recevoir la correspondance directement (autorisation verbale ou écrite).Correspondance technique La correspondance ou documentation technique est acheminée au coordonnateur technique.5 ARCHIVAGE L’archivage papier et informatique du projet est réalisé conformément aux exigences du système de gestion de la qualité de l’entreprise.c. compte-rendu de réunion) est imprimée et classée au dossier du projet. Le destinataire peut préciser l’action vis-à-vis du nom concerné. aussi nommé ingénieur de projet. Photographies Les photographies électroniques peuvent être conservées sous forme électronique si elles sont identifiées comme telles sur la liste de classement. .c. action particulière ou information seulement.: commentaires ou approbation reçus par courriel. : No document. est pour vérification. 7. Correspondance électronique Toute correspondance électronique comprenant des intrants à la conception ou au développement du projet ou tout autre information pertinente au projet (ex. qui l’acheminera aux chargés de discipline des disciplines concernées.4. Certains documents peuvent être conservés sous forme électronique s’ils sont identifiés comme tels sur la liste de classement." (copie conforme) sur la première page du document (s'il n'y apparaît pas déjà). 7.

selon la nomenclature appropriée Date Page 5 Dessau inc.7 RAPPORTS Donner le type. Type Avancement périodique Étude de concept Fréquence 7. Type Démarrage client Démarrage interne Revue des critères de conception Coordination interdisciplinaire Revue de projet (incluant revue de conception. 7. Ils comprennent : • • • • Formulaire de télécopie En-tête de lettre Fiche de transmission Mémo Titre du projet N/Réf.6 RÉUNIONS Donner le type. Indiquer qui est responsable de trier et rassembler les documents. budget et échéancier) Coordination de Chantier Date ou fréquence client CP IP Présences CD RA RC RPCC CS CP : Chargé de projet IP : Ingénieur de projet CD : Chargé de discipline RA : Responsable approvisionnement RC : Responsable construction RPCC : responsable PCC CS : coordonnateur systèmes 7.Indiquer les particularités s’il y a lieu. . Indiquer si les documents seront rassemblés dans un même lieu à la fin du projet. : No document.8 FORMULAIRES ET MODÈLES DE DOCUMENTS Les formulaires et modèles utilisés sur le projet sont donnés à l’annexe 19. Insérer les formats types en annexe. la fréquence et le format (si nécessaire) des rapports qui devront être livrés au client. la fréquence et les participants aux réunions.

Indiquer ces mêmes informations sur la matrice de distribution. à partir du contrat avec le client. Celles-ci doivent également être indiquées au Plan de projet. renvoie. 7. 7. Titre du projet N/Réf. aux conditions administratives et commerciales) • Format type de document d’appel d’offre (contrat de construction et/ou de services) et de demande de soumission (achats de fourniture et équipement) • • • 7. notes.9 Cartouche de plan type Feuille de temps Facture FACTURATION La fréquence des factures au client sera de      . selon la nomenclature appropriée Date Page 6 Dessau inc. Inscrire les autres particularités de la facturation.11 CONFIDENTIALITÉ Indiquer ici les éléments sur le projet qui sont confidentiels.• • • • Réquisitions Bon de commande Format type des rapports Format type de devis techniques (le devis technique doit exclure toutes références. : No document.10 RELATIONS PUBLIQUES Les relations publiques avec les médias et les groupes externes sont généralement réservées au client ou à la direction de l’entreprise. Indiquez qui coordonne les relations publiques et qui est le porte parole officiel du projet. etc. .

8 GESTION DES RISQUES Un risque est défini comme une menace pour le succès d’un projet générée par une situation ou un événement susceptible de se produire. il y a le dépassement budgétaire. selon la nomenclature appropriée Date Page 1 Dessau inc. il faut maintenant identifier les répercussions sur le déroulement du projet. PROBABILITÉ D’OCCURRENCE. faiblesses. de réduction d’impact. si à l’intérieur d’un avant projet le client doit choisir entre deux options véritablement différentes. Titre du projet N/Réf. telle que contenue dans un contrat normalisé semblable à celui recommandé par l’AICQ. le glissement dans l’échéancier et la non-disponibilité des ressources rares ou uniques. Là encore. la revue des forces. : No document. Présumer qu’une option sera choisie avec certitude et ne pas imaginer la suite des événements dans le cas où ce serait l’autre qui serait retenue constituerait une imprudence sinon une erreur. de déflection ou de contingence. Les mesures de mitigation des risques peuvent être des mesures de prévention. . il s’agit de simplement identifier les incertitudes. DOMMAGES 8. le recours à une assurance de responsabilité civile et professionnelle constitue un excellent outil de gestion des risques. Il y a plusieurs moyens de dresser cette liste. D’un point de vue légal. il s’agit de déterminer « Qu’est-ce qu’il arrive si ? » Par exemple. Il ne faut pas chercher à établir les conséquences ou trouver des solutions. opportunités et menaces IMPACT. voici quelques outils : • • • • • • • • • • • la revue des études antérieures la revue des données historiques les termes de référence les expériences passées du client l’expérience du chargé de projet l’expérience des spécialistes le brainstorming l’analyse des hypothèses les listes de vérification des diagrammes tels que : de cause à effet.2 Une fois les incertitudes répertoriées. de processus. etc.1 IDENTIFICATION À cette étape. 8. COÛTS. Parmi les risques les plus courants que l’on retrouve dans la gestion des services professionnels. il s’agit plutôt d’une collecte de données. on ne cherche pas à quantifier ou trouver des solutions. L’approche proactive de gestion du risque est de tenter de prévoir les événements pour diminuer la probabilité qu’ils surviennent ou pour mieux se préparer à y faire face. il nous faut établir les conséquences des deux avenues possibles. mais il ne peut remplacer une bonne définition des services à rendre.

3 (Prévention. selon la nomenclature appropriée Date Page 2 Dessau inc. : No document. .Parmi les conséquences. déflection (transférer le risque à un tiers. contingences)). objectifs et exigences du client) MESURE DE MITIGATION 8. réduction d’impact. Titre du projet N/Réf. il nous faut vérifier les impacts sur les quatre aspects suivants : • • • • sur les coûts sur l’échéancier sur l’envergure des travaux (et aussi de notre mandat) sur la qualité (produit selon les attentes.

firmes spécialisées. . L’approvisionnement établit la stratégie de transport et de logistique du projet en collaboration avec l’équipe du projet (transport des équipements via des transitaires ou transporteur du client.).1 GESTION DES APPROVISIONNEMENTS RESPONSABILITÉ DE L’APPROVISIONNEMENT L’approvisionnement est responsable de l’acquisition des biens et services requis dans le cadre d’un projet. etc. etc. revêtement métallique. De plus.). par exemple. : No document. contrat d’installation et contrats de fabrication et installation (ex.). ou formule mixte selon le contexte et compétitivité des prix reçus). jusqu’à la fin du cycle global d’acquisition.9 9. L’approvisionnement est responsable de préparer le plan d’acquisition des biens et services et qui inclut une description de l’envergure de l’approvisionnement à donner au projet ainsi que les stratégies d’approvisionnement (en fonction. selon la nomenclature appropriée Date Page 1 Dessau inc. l’approvisionnement est responsable de fournir les services suivants : • • • • • Émission des bons de commande (Service des achats) Émission des contrats (Service des contrats) Surveillance de la qualité Relance Transport et logistique Titre du projet N/Réf. achats (mineurs et majeurs). des exigences de contenu monétaire. des spécialités impliquées et de la disponibilité des fournisseurs ou entrepreneur ainsi que la stratégie d’achat des matériaux et équipements du projet. L’approvisionnement participe au découpage des lots (avec PCC et ingénierie) compte tenu de l’échéancier du projet. Le cycle d’approvisionnement comprend l’ensemble des activités qui s’étendent depuis la réception d’une demande de service d’approvisionnement (DSA) et de ses documents en annexes émise par l’ingénierie. : charpente d’acier. etc. inclure le transport au bon de commande. soit : les contrats de services (architectes. de l’impact des retombées économiques.

Le client peut imposer ses propres clauses commerciales qui seront adaptées au contexte du projet. des affaires juridiques et des assurances. . L’approvisionnement établit la structure des documents d’appel d’offres (et des contrats en résultant) ainsi que des demandes de soumission (et des bons de commande en résultant). De façon générale. Les principales étapes du processus d’acquisition de biens et services sont les suivantes : Titre du projet N/Réf. les dossiers suivants sont inclus aux documents d’appel d’offres (contrats) et aux demandes de soumission (achats) : Lettre d’invitation Formulaire d’accusé de réception Directives aux soumissionnaires Formulaire de contrat (contrats seulement) Cahier des clauses générales Cahier des clauses particulières Cahier des assurances Cahier d’environnement (contrats seulement) Cahier des relations de travail et sécurité (contrats seulement) Documents techniques (incluant. selon la nomenclature appropriée Date Page 2 Dessau inc. L’approvisionnement prépare les clauses commerciales standards du projet en collaboration avec les responsables de la construction. : No document. devis techniques.• • • Achats au chantier Gestion de l’entrepôt – Chantier Administration des bons de commande et des contrats incluant la fermeture administrative complète. devis techniques. liste des dessins et données exigées du fournisseur) Cahier de surveillance de la qualité Cahier de relance. liste des dessins et données exigées du fournisseur) qui relève de l’ingénierie.2 PROCESSUS D’APPROVISIONNEMENT Le processus d’appel d’offres (contrats) et de demande de soumission (achats) varie selon que le projet soit issu du secteur public ou du secteur privé. 9. transport et logistique Formulaire de soumission La préparation de tous ces documents est (achats seulement) (achats seulement) sous la responsabilité de l’approvisionnement à l’exception des documents techniques (incluant.

une délégation d’autorité au responsable désigné doit être transmise à l’entrepreneur. au soumissionnaire adjudicataire. Le client est normalement responsable de cette étape. Analyse des soumissions reçues. Émission des documents d’appel d’offres ou demande de soumission aux soumissionnaires et distribution interne.3. Réunions de coordination avec l’entrepreneur. Titre du projet N/Réf. selon la nomenclature appropriée Date Page 3 Dessau inc. Préparation du document d’appel d’offres ou de demande de soumission (sections commerciales et techniques). Émission de la liste des soumissionnaires et recherche des approbations requises (secteur privé). 9. (hebdomadaires. sélection d’un entrepreneur ou fournisseur et recommandation. Publication de l’avis d’appel d’offres dans les journaux (secteur public).3 ADMINISTRATION DES CONTRATS ET DES BONS DE COMMANDE L’administration du contrat ou du bon de commande commence après l’octroi. Le contrat peut donc être administré par le spécialiste des contrats de l’approvisionnement. Les étapes principales de l’administration des contrats sont les suivantes : • • Réunion de démarrage avec l’entrepreneur. Assemblage et émission de la copie conforme du contrat ou du bon de commande. Advenant que le contrat ne soit pas administré par l’approvisionnement.• • • • • • • • Préqualification des fournisseurs et entrepreneurs. par l’approvisionnement.1 Contrats Les procédures du projet doivent définir le département qui a la responsabilité d’administrer le contrat (approvisionnement ou construction) suivant l’octroi et l’émission de la copie conforme. 9. . Octroi du contrat ou du bon de commande. : No document. bi-mensuelles ou mensuelles selon la complexité du contrat et sa criticité). par un administrateur de contrat attitré ou par le chargé de projet selon l’envergure ou la complexité du lot et/ou du projet.

l’administrateur du bon de commande peut être assisté d’un agent de relance (responsable de s’assurer du respect des dates de livraison).3. La tenue de cette réunion dépend de l’envergure et de la complexité du bon de commande.• • • • • • • Gestion des changements aux contrats. : No document. approvisionnement. Libération de l’équipement chez le fournisseur et transport au site des travaux. • • • • • • Réception et distribution à l’ingénierie des dessins du fournisseur pour approbation. transport et logistique. Les étapes principales de l’administration des bons de commande sont les suivantes : • Réunion de démarrage avec le fournisseur. relance. . Approbation du décompte définitif et fermeture administrative complète du ou des contrats. Réception définitive des travaux. Titre du projet N/Réf. d’un superviseur en contrôle qualité (responsable du contrôle de la qualité en usine) et d’un coordonnateur en transport et logistique. Transfert de l’équipement à l’entrepreneur installateur. Archivage des dossiers selon les procédures établies incluant l’évaluation de la satisfaction du service rendu.2 Achats Les bons de commande peuvent être administrés par l’acheteur ou par le chargé de projet selon le contexte du projet et la complexité de la commande. Gestion des changements aux bons de commande. Approbation de la facture finale. selon la nomenclature appropriée Date Page 4 Dessau inc. Approbation de la facturation progressive. Selon l’envergure du projet. Suivi des déficiences. évaluation de la satisfaction de la commande et fermeture administrative complète du bon de commande. 9. Doivent être présents à cette rencontre l’ingénierie. Réception provisoire des travaux. qualité. Approbation des décomptes progressifs.

).). Titre du projet N/Réf. règles. : No document. collaboration. Pour les achats (fournisseurs). etc. . La banque de données des fournisseurs et entrepreneurs doit être mise à jour compte tenu de l’évaluation et les fournisseurs et entrepreneurs à risque doivent être identifiés. qualité de la présentation des demandes de supplément. en plus des points énumérés ci-haut pour les achats. l’administrateur doit compléter un formulaire d’évaluation des fournisseurs ou entrepreneurs. ÉVALUATION DES FOURNISSEURS ET ENTREPRENEURS À la fermeture du contrat ou du bon de commande. etc.4 Archivage des dossiers selon les procédures établies. le respect des échéanciers et des délais de livraison ainsi que la qualité du suivi administratif du fournisseur (respect des termes et conditions du bon de commande pour la facturation.) doivent être appréciées. etc. sécurité et relations de travail doit être évalué. les points à évaluer couvrent la qualité du produit fourni (soudure. En ce qui a trait au contrat. les statistiques de santé et sécurité de l’entrepreneur (fréquence et gravité) doivent être compilées et la qualité de la gestion des sous-traitants ainsi que l’attitude de l’entrepreneur au chantier (respect des consignes de sécurité. respect des normes.• 9. selon la nomenclature appropriée Date Page 5 Dessau inc. le volet santé.

2 GESTION DE LA CONSTRUCTION STRATÉGIES ET RÈGLES IMPLICATION DE L’ÉQUIPE DE CONSTRUCTION DURANT LA CONCEPTION Indiquer l’implication de l’équipe à chaque étape du projet. une liste des entrepreneurs. Titre du projet N/Réf. les procédures applicables à la construction. gestion des coûts.) Les activités de préparation du site Les codes et normes Le plan qualité (activités de contrôle et de surveillance en chantier) Les notions de santé et sécurité (responsabilité.) Tel qu’identifié tout au long du présent document. .1 10.10 10. selon la nomenclature appropriée Date Page 1 Dessau inc. les descriptions de tâches. Il contient notamment : • • • • • • • • • Le découpage des lots de construction L’étendue des services au chantier L’organigramme de chantier La description de tâches du personnel de chantier Les procédures applicables au chantier (gestion des changements. etc. règles. le découpage des lots de construction. etc. Le manuel de chantier est présenté à l’annexe 20. etc.3 MANUEL DE CHANTIER La manuel de chantier est une version condensée du manuel de projet dont le contenu s’adresse spécifiquement au personnel de chantier pour le guider dans la réalisation de ses tâches. : No document. 10. le manuel de chantier peut inclure un organigramme de chantier.

Annexe 1 ENTENTE CONTRACTUELLE .

Annexe 2 STRUCTURE DE DÉCOUPAGE DE PROJET (WBS) .

Annexe 3 PROGRAMME DE TRAVAIL .

Annexe 4 LISTE DES LIVRABLES .

Annexe 5 GESTION DES CHANGEMENTS .

Annexe 6 ÉCHÉANCIER DE RÉFÉRENCE .

Annexe 7 SUIVI/CONTRÔLE ÉCHÉANCIER .

Annexe 8 BUDGET DE RÉFÉRENCE .

Annexe 9 SUIVI/CONTRÔLE DES COÛTS .

Annexe 10 ORGANIGRAMME .

Annexe 11 LISTE DES INTERVENANTS .

Annexe 12 DESCRIPTION DE TÂCHES .

Annexe 13 MATRICE DE RESPONSABILITÉS .

Annexe 14 PLAN QUALITÉ .

Annexe 15 PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS SPÉCIFIQUES AU PROJET .

Annexe 16 LISTE DE CLASSEMENT .

Annexe 17 STRUCTURE DE CODIFICATION DES DOCUMENTS .

Annexe 18 MATRICE DE DISTRIBUTION .

Annexe 19 MODÈLES DE DOCUMENTS ET FORMULAIRES .

Annexe 20 MANUEL DE CHANTIER .